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OFICINA DE PLANIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR · entre otros), para el desarrollo de la...
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OFICINA DE PLANIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR INFORME ANUAL DE GESTIÓN AÑO 2017 Resumen ejecutivo Eduardo Sibaja Arias Director de OPES Marzo, 2018
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OFICINA DE PLANIFICACIÓN DE LA
EDUCACIÓN SUPERIOR
INFORME ANUAL DE GESTIÓN
AÑO 2017
Resumen ejecutivo
Eduardo Sibaja Arias
Director de OPES
Marzo, 2018
CONTENIDO
CONTENIDO ........................................................................................................... 2
PRESENTACIÓN .................................................................................................... 3
ASPECTOS METODOLÓGICOS ............................................................................ 4
RESULTADOS SUSTANTIVOS DE LA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE OPES 5
1. Dirección de OPES ........................................................................................ 5
2. Divisiones: Académica, Coordinación y Sistemas ......................................... 9
2.1 División Académica ................................................................................. 9
2.2 División de Coordinación ...................................................................... 12
2.3 División de Sistemas ............................................................................. 16
3. Áreas de apoyo: CETIC, Oficina Administrativa y ODI ................................ 19
3.1 Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC) ......... 19
3.2 Oficina Administrativa ........................................................................... 26
3.3 Oficina de Desarrollo Institucional (ODI) ............................................... 30
4. Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE) ...................................... 31
CONCLUSIONES .................................................................................................. 33
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PRESENTACIÓN
De conformidad con el artículo 11 de la Constitución Política y la normativa
establecida por la Contraloría General de la República (CGR) presento este
informe anual de mi gestión como Director de la Oficina de Planificación de la
Educación Superior (OPES).
Este informe tiene como objetivo comunicar las acciones y los logros más
relevantes en la gestión sustantiva de la OPES en el año 2017, conforme lo
establecido en el artículo 7 del Convenio de Coordinación de la Educación Superior
Universitaria Estatal.
Cabe destacar que la Dirección de OPES prepara documentos de relevancia
técnica y administrativa, asesora y coordina a nivel académico, técnico y
administrativo entre las instituciones signatarias del Sistema de Educación
Superior Universitaria Estatal (SESUE) y ofrece al Consejo de Rectores los
servicios coadyuvantes que se requieran en el desempeño como su secretaría
general.
Este documento está estructurado de tal manera que permite mostrar la
metodología seguida para elaborar el informe, los resultados sustantivos de la
gestión de OPES en cada uno de sus divisiones, áreas y oficinas. Presenta un
resumen de los recursos financieros y presupuestarios de la institución, la situación
del control interno y el estado de las recomendaciones de Auditoria Interna; y
finaliza con las principales conclusiones.
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ASPECTOS METODOLÓGICOS
El proceso metodológico desarrollado para la elaboración del informe anual de
gestión, ha sido el siguiente:
Análisis de la normativa y requerimientos de la CGR para la elaboración de
informes anuales de gestión.
Solicitud mediante MEMO-OPES-1-2018 del 17 de enero de 2018, a cada
jefe de división, área y oficina del informe de gestión de cada una de sus
áreas con el detalle de las principales acciones y logros más relevantes en
cumplimiento de la planificación y gestión institucional y los compromisos
adquiridos por ley.
Análisis y revisión de los informes de gestión de cada división y área con el
fin de sistematizar e integrar información relevante y pertinente para el
CONARE.
Análisis de acciones de la Dirección en materia de secretaría técnica y de
otros documentos de relevancia para el periodo 2017 relacionados con:
control interno, informe de comunicación, presentación de la evaluación
presupuestaria y del Plan Anual Operativo (PAO), seguimiento de informes
de las recomendaciones emitidas en los informes de Auditoria Interna, entre
otros.
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RESULTADOS SUSTANTIVOS DE LA GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE OPES
1. Dirección de OPES
En este apartado se consigna la gestión sustantiva de la Dirección, la cual se
enmarca en:
Como secretaría técnica del CONARE se atendieron 26 sesiones, se
comunicaron 558 acuerdos, se le dio seguimiento y se concluyeron 521
acuerdos, quedando pendientes 37 acuerdos.
Atención de 2.397 tipos documentales registrados referentes a consultas o
solicitudes, planeadas por medio de comunicaciones recibidas de parte de
los programas, las divisiones, la Asesoría Legal, la Auditoría Interna y de
las oficinas coadyuvantes; así como de las universidades y de las
comisiones inter-universitarias; ministerios, instituciones de Gobierno,
organismos extranjeros, nacionales e internacionales, empresas de
carácter público y privado, embajadas, representaciones diplomáticas y de
particulares.
Negociación del FEES. Se participó en diez reuniones de la Comisión de
Enlace para la negoción del Fondo Especial para el Financiamiento de la
Educación Superior (FEES) con todo lo que ello implicó, desde la
elaboración de propuestas hasta la atención de reuniones con estudiantes
y sindicatos universitarios; así como de las consultas los medios de
comunicación.
Atención de requerimientos correspondientes al Índice de Gestión
Institucional (IGI) 2017 e impulso de acciones de mejoramiento institucional,
obteniendo como resultado un 80.6, donde la mejor calificación
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corresponde a: contratación administrativa, presupuesto, control interno y
planificación. Es importe indicar que se tomarán acciones para incluir en los
planes de trabajo de las áreas, las gestiones necesarias para mejorar la
calificación de los componentes de gestión financiera, servicio al usuario y
recursos humanos.
La administración realizó la gestión de seguimiento de la atención de las
recomendaciones emitidas en los informes de auditoría: en el INF-008-2017
de seguimiento del periodo 2015 y INF-002-2016 sobre seguimiento de las
recomendaciones emitidas en los informes de los periodos 2013 y 2014,
con corte al 31 de agosto de 2015. En total se dio seguimiento a 344
recomendaciones, con un resultado de 44% aplicadas, en el siguiente
gráfico se muestra el porcentaje de cumplimiento:
Gráfico N°.1 Porcentaje de cumplimiento de recomendaciones de Auditoria Interna
Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por la Auditoría Interna.
Fortalecimiento de la coordinación entre programas del CONARE, las
divisiones, áreas y oficinas de OPES, mediante mecanismos de integración
sistémicos y acciones conjuntas.
29%
22%
44%
5%
Parcialmente aplicadas Pendientes Aplicadas Canceladas
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Coordinación y seguimiento del Proyecto Mejoramiento de la Educación
Superior (PMES) financiado con recursos del Banco Mundial a efectos de
garantizar una correcta ejecución. En el periodo en análisis se ha ejecutado
y comprometido un 83% (US$166.557.654) del presupuesto del proyecto.
Se realizaron 11 reuniones de coordinación del proyecto y se atendió una
misión del Banco Mundial y una del Comité de Seguimiento y Evaluación
del Proyecto de Mejoramiento Institucional -CSE- (Universidad de
Salamanca -USal-).
Atención de estudios, requerimientos o solicitudes de la CGR.
A partir del mes de junio inicia funciones el área de comunicación
institucional, estableciéndose tres objetivos, a saber:
1) Divulgar información sobre el quehacer del CONARE que contribuya a
reforzar su presencia masiva en el contexto nacional. Las principales
acciones desarrolladas fueron:
a) 102 publicaciones en medios institucionales con un alcance en
reproducción de 167.148 veces.
b) 91 entrevistas en medios de comunicación escritos, electrónicos,
radio y televisión.
c) 17 comunicados de prensa.
2) Fortalecer el posicionamiento del CONARE por medio de campañas de
comunicación y de promoción sobre actividades, programas y
proyectos, lo cual favorezca la formación de una percepción positiva
ante los diferentes públicos meta, las acciones desarrolladas fueron:
a) Se colaboró en la organización de cuatro actividades: mesa redonda
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sobre informe de la Academia, inauguración de la Oficina Centro
Costa Rica de Universidad de Osnabrück (OCCR) y el CONARE,
Túnel de la Ciencia de la Sociedad Max Planck y traspaso de la
presidencia del CONARE.
b) Se ejecutaron tres campañas: Costa Rica Educada, el Túnel de la
Ciencia y Aniversario del CONARE.
3) Convertir al CONARE en una fuente de información y consulta para la
prensa. En este tema se mantienen reuniones constantes con la prensa
y la entrega de propuesta de entrenamiento de voceros y manejo de
medios para la institución.
El porcentaje de cumplimiento de las metas del PAO para el Programa
OPES fue de 82% y la ejecución presupuestaria de un 83%, esta presenta
un aumento del 7% con respecto al año 2016.
En materia de control interno se realizó un análisis del Sistema Específico
de Valoración Riesgos (SEVRI) vinculado al PAO del CONARE
determinándose que el nivel de riesgo en su mayoría es medio y bajo con
un 67% y 24% respectivamente, y solo un 9% es alto. Para la atención de
estos riesgos se tomaron 55 medidas de administración de riesgos y se
elaboró un plan de administración de riesgos institucionales vinculado al
PAO.
Coordinación de las acciones de las universidades para apoyo por la
emergencia de la tormenta Nate, ante solicitud del despacho del Ministerio
de Educación Pública.
Coordinación de labores relacionadas con la Agenda de Cooperación y
Apoyo Mutuo de la Comisión de Enlace (Agenda de Cooperación
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Universidades-Gobierno). Los proyectos que conforman la agenda son en
total 129 proyectos que se encuentran actualmente en ejecución en las
cinco universidades estatales, con vinculaciones con una o más
instituciones del gobierno, con un financiamiento total de ₡1.301.059.602.
Las áreas en las cuales se ha estado abordando el trabajo de cooperación
se describen en el siguiente gráfico:
Gráfico No.2 Agenda de Cooperación
Clasificación de Proyectos según Norma CINE, UNESCO
Fuente: División de Coordinación.
Participación en comisiones relacionadas con temas de regionalización,
Sede Interuniversitaria Alajuela y articulación e integración
interuniversitaria.
2. Divisiones: Académica, Coordinación y Sistemas
2.1 División Académica
Proceso de autorización de carreras en las universidades públicas, se
elaboraron 27 dictámenes de autorización o modificación de carreras, los
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Servicios
Tecnologías de la información y la…
Artes y humanidades
Ciencias sociales, periodismo e…
Administración de empresas y derecho
Salud y bienestar
Ingeniería, industria y construcción
Agricultura, silvicultura, pesca y…
Educación
Ciencias naturales, matemáticas y…
Cantidad de Proyectos
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cuales fueron enviados a la Dirección de OPES para su trámite
correspondiente ante el CONARE.
Procesos de Investigación en Educación Superior, en las siguientes
temáticas:
a) Investigación de inserción laboral en la disciplina de biología: Las
principales acciones estuvieron enmarcadas en la socialización de los
principales resultados mediante reuniones con los Vicerrectores de
Docencia, con el Director de OPES, con los Directores de las Escuela
de Biología de la UCR y de la UNA, con las Asambleas de ambas
escuelas y presentación ante el CONARE el 14 de noviembre de 2017.
Elaboración de dos artículos de investigación a la luz del estudio
realizado.
b) La formación de profesionales en el área de la Ingeniería en Costa Rica:
situación actual y perspectivas: la investigación consistió básicamente
en la elaboración de información de índole cuantitativa sobre diversos
aspectos de las siguientes disciplinas del área de ingeniería: ingeniería
industrial, ingeniería civil, ingeniería mecánica, ingeniería topográfica,
ingeniería electrónica e ingeniería eléctrica. La información incluye
universidades públicas y privadas y abarca los siguientes aspectos:
oferta académica, carreras acreditadas, aspectos sociodemográficos,
estudiantes matriculados, estudiantes graduados, estudiantes de primer
ingreso, situación de empleo, entre otros.
c) Sector Turismo: una visión desde los empleadores y los expertos. En
particular se percibe que existe una sobreoferta de profesionales en ésta
área y poco reconocimiento profesional de éstos.
d) En forma coordinada principalmente con la Comisión de Vicerrectores
de Docencia y con el aval de la Dirección de OPES, se ha iniciado con
el diseño de los siguientes estudios: ingenierías relacionadas con
recursos naturales, el desempeño profesional de los ingenieros
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graduados de universidades costarricenses: la visión desde el sector
empleador. Inserción laboral de los graduados universitarios en el área
de turismo.
Coordinación interuniversitaria: las comisiones interuniversitarias que son
atendidas por esta División son: Vicerrectores de Docencia, Directores de
Posgrado, Decanos de Educación, Gestión de la Calidad para la Excelencia
Académica, Currículo Universitario, Tecnologías de Información y
Comunicación en la Educación Superior y Subcomisión de Proyectos de
Docencia.
Sede Interuniversitaria de Alajuela (SIA). Con respecto al presupuesto de
la Sede se ejecutó un 91,8% (₡1.102.724.771,85) del total de presupuesto
en remuneraciones, servicios, materiales y suministros y bienes duraderos.
La matrícula total de la SIA fue de 2.136. Se desarrollaron gestiones
administrativas de la sede relacionados con servicios generales, se brindan
las facilidades, acompañamiento y apoyo en el proceso de solicitud y
asignación de espacio físico de uso común (aulas, laboratorios y talleres,
entre otros), para el desarrollo de la docencia y otras, propias de la Sede.
En colaboración con la Oficina de Desarrollo Institucional (ODI) se logró
desarrollar un total de cuatro instructivos de procedimientos del área
administrativa de la Sede. Se realizó una inversión de más de ¢50 millones
en equipo tecnológico y de comunicación (proyectores, analizadores de
redes, discos duro y otros), el cual se pone a disposición para el desarrollo
de las actividades académicas, estudiantiles, administrativas y otras
propias del quehacer universitario; además del desarrollo de actividades
interuniversitarias como Expo Vocaciones y Feria de la Salud. El 8 de mayo
de 2017, en el marco del X Aniversario de la SIA, se llevó a cabo la primera
graduación conjunta, que contó con un total de 71 graduandos.
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Elaboración de dictámenes para la apertura de carreras en universidades
privadas. Según lo establecido en el artículo 3, inciso c) de la Ley de
Creación del Consejo Nacional de Enseñanza Superior (CONESUP), le
corresponde a este órgano la función de autorizar toda escuela y carreras
que se impartan en las universidades privadas, previo estudio que realice
la Oficina de Planificación de la Educación Superior del CONARE. En
cumplimiento de lo anterior, en OPES se elaboraron 12 dictámenes de
apertura de carreras, los cuales fueron debidamente enviados al CONESUP
para el trámite correspondiente.
Elaboración y seguimiento del PAO de la División Académica y
estimaciones presupuestarias y seguimiento al SEVRI.
Otras acciones desarrolladas fueron: elaboración del Marco Nacional de
Cualificaciones de la Educación y Formación Técnica Profesional de Costa
Rica, participación de otras comisiones como: Comisión Interinstitucional de
Gestión Curricular, Comisión Interinstitucional para la Acreditación de
Carreras de Medicina, actualización del documento Evolución Histórica de
las Oportunidades Académicas en Educación Superior de Costa Rica,
2002-2016, Estudio sobre Demanda Laboral de Profesiones en la
Educación Superior, actualización del estudio Características de los
Diplomas del Extranjero presentados a CONARE para su Reconocimiento
y Equiparación, expediente único de carreras, actualización de la base de
datos de oferta académica y el documento Posibilidades de Estudio en la
Educación Superior Estatal.
2.2 División de Coordinación
Fortalecimiento del sistema integrado de la educación superior, entre otros
aspectos, por el trabajo interuniversitario realizado en cada área asignada
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y mediante el avance en el trabajo para la creación de un nuevo modelo de
articulación e integración interuniversitaria. En este punto se realizó un
análisis conceptual sobre el nuevo modelo, una caracterización de las
comisiones interuniversitarias existentes, una profundización en cuanto a la
conceptualización de la tarea encomendada y se coordinó el equipo
institucional de trabajo.
Se actuó como unidad coordinadora del CONARE en lo que respecta a las
acciones realizadas por las comisiones de vicerrectores en cuanto a la
Declaratoria 2017 del CONARE: “Las Universidades Públicas por la Vida,
el Diálogo y la Paz”. Se rindieron dos informes a la Dirección y se dio
seguimiento, durante todo el año a lo encomendado.
Se colaboró y asesoró en las acciones interuniversitarias para propiciar un
cambio en los modelos de desarrollo, nacional y centroamericano, desde la
ciencia, la tecnología, la vinculación con la sociedad, el arte y la cultura. Los
funcionarios de las áreas de extensión y acción social, investigación y vida
estudiantil participaron dentro de los equipos asesores de la Comisión de
Vicerrectores respectiva, durante sus acciones a nivel de diversos sistemas
y consejos del Consejo Superior Universitario Centroamericano y del Caribe
(CSUCA).
La continuación de un trabajo conjunto entre el Gobierno y las Instituciones
de Educación Superior Universitaria Estatal para la concreción y ejecución
una Agenda de Cooperación, mediante proyectos conjuntos, que den
cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo de financiamiento del Fondo de
la Educación Superior Universitaria Estatal 2017, artículo 8, fue otro logro.
Se elaboró un informe con los proyectos conjuntos del año 2017, a saber,
129 proyectos. La agenda fue comunicada oficialmente el 25 de julio por el
Gobierno. Para esto, se confeccionaron también, con la aprobación de la
Comisión de Vicerrectores de Extensión y Acción Social, lineamientos, una
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guía para la formulación de cada iniciativa e para la elaboración de
informes. Además, se dio seguimiento continuo a la ejecución de estos, de
forma coordinada con MIDEPLAN y el MEP.
Incorporación de la rendición de cuentas como acción universitaria e
interuniversitaria. En el 2017, se realizaron, entre otros, jornadas y
campañas presenciales y digitales, para la exposición de resultados, se
llevó a cabo la medición de la investigación universitaria por medio de
indicadores y la construcción de nuevos según las nuevas necesidades de
esa área. En el Área de Vida Estudiantil se inició la construcción de una
guía con indicadores adecuados y pertinentes para esta. En el Área de
Extensión y Acción Social se trabajó en equipo en la búsqueda de asesoría
internacional en este campo. También, se entregó la in formación lo
correspondiente a la División de Coordinación en cuanto a la Consulta
Nacional de Indicadores de Ciencia y Tecnología 2015 hecha por el MICITT.
Dentro del Área de Extensión y Acción Social se realizaron visitas de campo
para complementar la evaluación multi e interdisciplinaria de los problemas
claves para el desarrollo comunal y territorial, planteados en los proyectos
interuniversitarios de Extensión y Acción Social, que contaron con recursos
del Fondo del Sistema 2017.
Se brindó la asesoría y la participación en la elaboración de una estrategia
para el Área de Investigación, informada y aprobada por el CONARE; su
desarrollo iniciará en el año 2018.
La consolidación de un sistema para evaluación y seguimiento de los
proyectos interuniversitarios con recursos del Fondo del Sistema en el Área
de Investigación, con el establecimiento de nueva normativa, mayor
monitoreo y la consolidación de una base de datos.
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La promoción, el seguimiento y la evaluación de proyectos
interuniversitarios que favorecen la creación de un verdadero sistema
universitario de apoyo a los estudiantes para que su vida universitaria
propicie una formación integral como personas. En cuanto a esto, durante
el 2017 se realizó, entre otros, una mejora en el sistema de admisión
conjunta, mejoras en la evaluación y seguimiento de los proyectos
interuniversitarios, los cuales consisten en la conformación de sistemas
interuniversitarios que den apoyo a los estudiantes en las áreas de vida
saludable y universitaria (salud, deporte, recreación), éxito académico,
equidad, accesibilidad y facilidad en el proceso de admisión y escogencia
de carrera, entre otros.
Se trabajó brindando aportes a la tarea de definición estratégica de
internacionalización de las Instituciones de Educación Superior
Universitaria Estatal.
En el área de Investigación se colaboró a nivel institucional e
interuniversitario en la concreción de diversas iniciativas y tareas como:
a) firma del convenio con la Sociedad Max Planck,
b) firma del convenio con la Cooperación Latinoamericana de Redes
Avanzadas denominado “La Referencia”,
c) revisión y retroalimentación de varios informes de la Organización para
la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE),
d) informe técnico sobre el documento “La productividad de las
universidades públicas”.
Se brindó asesoría y seguimiento para la atención de las 302 reuniones de
los equipos y comisiones interuniversitarias por parte del personal de la
División de Coordinación, en Extensión y Acción Social, Investigación, Vida
Estudiantil e Internacionalización y Cooperación Externa.
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En el año 2017 se trabajó en la realización de tres estudios aprobados por
las áreas de coordinación: en el área de Extensión y Acción Social, dentro
del estudio Logros e impacto de los proyectos interuniversitarios con
recursos del Fondo del Sistema. Período 2011 – 2015. En el área de
Investigación se elaboraron estudios coordinados y dirigidos por la
Subcomisión de Indicadores de la Investigación Universitaria. En el área de
Vida Estudiantil se inició la construcción de una Guía de indicadores de vida
estudiantil.
En el área de planificación y control interno se dio seguimiento al PAO del
CONARE 2017 y se dio seguimiento a las medidas para la mitigación de los
riesgos del mismo planteadas para el año 2017, así como la preparación de
informes sobre la autoevaluación del control interno de ese mismo año.
2.3 División de Sistemas
Atención de las comisiones: Observatorio Laboral de Profesiones (OLaP) y
Directores de Planificación (CDP). En dichas comisiones se preparan
documentos relacionados con el informe de resultados del OLAP y el
seguimiento y monitoreo del Plan Nacional de la Educación Superior
(PLANES).
Con respecto a las estadísticas universitarias se atendieron durante el 2017
los siguientes productos:
a) Bases de datos y tabulación de estadísticas de diplomas 2016 y,
matrícula, admisión y cupos 2017.
b) Nueva versión de las estadísticas de diplomas 2016.
c) Actualización y unificación de las bases de datos de diplomas 2013-
2016 para publicar en el sitio web.
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d) Estadísticas de Educación Terciaria (cuestionario UNESCO) con
información de matrícula 2016 y diplomas 2015.
e) Centro de Estadísticas de la Educación Superior Costarricense
-CENEES- (Proyecto de matrícula y admisión de universidades
privadas). Para el 2017 se cerró la recolección de datos de las
universidades privadas con 40 universidades de las 54 participantes, y
se presentó un avance en la recolección de la información de un
74,07%. Con respecto a las cinco universidades internacionales que
operan en el país, el 100% de ellas entregó la información.
f) Como parte de la labor de la División de Sistemas, se atendieron
solicitudes para instituciones gubernamentales en relación con
estadísticas disponibles; por ejemplo: UNESCO, Asamblea Legislativa,
colegios profesionales, medios de comunicación, Ministerio de Ciencia,
Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), Ministerio de Salud,
programas de CONARE, universidades públicas y privadas.
g) Como parte de la atención de solicitudes, se registraron 116 correos
electrónicos a la dirección: [email protected], con
consultas de información de diferentes usuarios, relacionadas con
temas como: perfil de la persona graduada, estudio de seguimiento de
la condición laboral de las personas graduadas de las universidades
costarricenses, datos sobre diplomas otorgados, matrícula y admisión,
entre otros.
Atención de cuestionarios, de reuniones y de documentos del proceso de
adhesión del país a la OCDE.
Se generaron tres nuevos productos relacionados con estadísticas de la
educación superior:
a) Manual de Indicadores de Talento Humano del Sistema de Educación
Superior Universitaria Estatal. Consiste en la creación de una serie de
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indicadores que cuentan con el aval de la Comisión de Directores de
Recursos Humanos del CONARE, que contemplan variables socio-
demográficas y académicas del personal que labora en las
universidades estatales con corte a mayo 2016. Los resultados de este
proyecto fueron presentados al CONARE mediante oficio OF-DS-106-
2017 de fecha 29 de setiembre de 2017. Al respecto, los señores
rectores en la sesión N° 23-2017 celebrada el 31 de octubre de 2017,
aprobaron el documento y autorizaron la publicación del mismo en el
sitio web del SIESUE/CONARE.
b) Manual de indicadores de becas otorgadas a estudiantes del Sistema
de Educación Superior Universitaria Estatal. Busca conocer la
composición y características sociodemográficas y académicas de los
estudiantes que contaban con algún tipo de beca, a mayo del 2016, en
alguna de las universidades estatales.
c) Rendimiento y deserción. Es el estudio de una cohorte de estudiantes
que ingresaron a las universidades estatales en el 2011. Se realizó un
seguimiento hasta el 2016, con el propósito de analizar su rendimiento
académico y el éxito en la educación superior estatal en sus estudios
académicos y la obtención de un diploma.
Planificación de la educación superior: en este tema se elaboró el
Indicadores para el seguimiento del artículo 7 del acuerdo de financiamiento
del FEES 2016, como complemento a los indicadores del Informe de
Seguimiento y Monitoreo del PLANES 2016-2020 – Logros 2016. Se
contribuyó en la generación de informes técnicos para la negociación del
FEES y se elaboró información para la defensa del informe publicado por la
Academia de Centroamérica.
Como se indica en el Informe de Labores del OLaP, en el 2017 se trabajó
en varios productos de forma simultánea a la publicación del Estudio de
seguimiento de la condición laboral de las personas graduadas 2011–2013,
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tales como Radiografía Laboral II, el sitio web asociado a este proyecto, el
brochure y el manual de indicadores vinculados al estudio. Producto de este
mismo estudio, se encuentran en proceso los informes específicos para
cada universidad y siete artículos de investigación que profundizan temas
de interés. Adicionalmente, se generaron tres estudios: Estudio de
poblaciones de personas graduadas de universidades costarricenses
2000–2015, Perfil de la persona graduada en grado y Perfil de la persona
graduada en posgrado.
El Sistema de Información de la Educación Superior Universitaria Estatal
(SIESUE) está liberado desde el año anterior y se continúa actualizando la
información con nuevos indicadores y los resultados del monitoreo y
seguimiento del PLANES. Adicionalmente, funcionarios de la División
actualizaron los resultados de las actividades sustantivas y estratégicas de
las universidades, que a la fecha se han logrado recopilar de la evaluación
del 2016.
3. Áreas de apoyo: CETIC, Oficina Administrativa y ODI
3.1 Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC)
Gobierno de Tecnologías de Información (TI). Se desarrollaron acciones en
procura de un mayor acercamiento (alineación) de los servicios de las TIC
con los objetivos institucionales, lo que permitió cumplir integralmente con
algunos pendientes regulatorios (Normas técnicas de gestión y control de
las TI / IGI 2017 e informes de Auditoría Interna), entre estas:
– Puesta en operación del Comité Gerencial de Tecnologías de
Información y Comunicación (CGTIC). Asesoría técnica al CGTI para la
ejecución de las funciones y responsabilidades de dicho Comité.
– En coordinación con la ODI se logró la operatividad para la gestión del
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portafolio de riesgos TIC.
– En coordinación con la ODI se logró el desarrollo del Plan Específico de
Tecnologías de Información y Comunicación del CONARE (PETIC-
CONARE).
– Se logró la puesta en puesta en marcha de la metodología para la
atención integral de productos estratégicos: Marco estratégico de TI,
modelo de entrega de servicios, Plan de Continuidad de TI, Marco para
la gestión de la calidad, Plan de atención a las Normas Técnicas,
desarrollo de un comité para canalizar requerimientos de TIC de los
programas y divisiones CONARE, iniciativas que se establecieron en el
PETIC-CONARE.
– Se ejecutaron acciones conjuntas para mejorar la integración y
optimización de la información e infraestructura del CONARE.
Gestión de servicios de TI / Mesa de Servicio. A partir del trabajo realizado,
se dio continuidad a las iniciativas orientadas a establecer un mecanismo
regulado y automatizado para atender y registrar solicitudes a través de un
punto único de contacto, mediante el cual se resuelven o canalizan las
necesidades de los usuarios de los diferentes programas y divisiones del
CONARE, obteniendo resultados favorables en los siguientes aspectos:
– Se formalizó el documento denominado Niveles de prestación de
servicios (acuerdo a nivel de servicio ANS) del CeTIC.
– Se culminó el proceso de configuración de la mesa de servicio mediante
la herramienta automatizada OTRS.
– Se culminó el proceso de configuración de la base de datos de la
configuración del CETIC (CMBD).
– Se formalizó el documento Lineamientos para la gestión de servicios de
TI prestados por terceros. Con el fin de implementar procesos ITIL
(gestión de incidentes, gestión de cambios, gestión de problemas,
gestión del portafolio de TI).
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Virtualización. Con el propósito de continuar con la estandarización de la
plataforma de virtualización, se robustece la misma por medio de una
ampliación de las capacidades de hardware de los servidores. Esto permitió
la migración de más servicios de misión crítica hacia la nueva
infraestructura. Con lo cual se mejora la disponibilidad y la tolerancia a fallos
sobre dichos servicios.
Seguridad perimetral. Bajo la premisa de preservar la seguridad de la
infraestructura de TI y la información, así como para aplicar las mejores
prácticas con respecto a las necesidades de comunicación internas y
externas, se logró la puesta en marcha de nuevos equipos con mayores
capacidades y mejores condiciones técnicas, fortaleciendo principalmente
el monitoreo, el reporte y el control del tráfico de la red de datos de la
institución
Movilidad digital. Se logra la puesta en marcha de la infraestructura para
soportar tecnologías de virtualización de escritorios y servicios en
CONARE.
Gestión de la información. Se logró la puesta en marcha de la plataforma
para soportar la solución de gestión documental a través de la solución de
software libre “Alfresco Comunity Edition”.
Redes inalámbricas. Se logró la gestión adecuada de las redes
inalámbricas institucionales, lo cual permitió la prestación de un servicio
estable y permanente, acorde a las necesidades institucionales.
Centro de datos. El CETIC logró la adecuada gestión del centro de datos
con una estructura que cubre las necesidades de operación de la
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institución, tales como control de acceso, energía ininterrumpida (UPS) y
sistema de aire acondicionado. En coordinación con la Administración y la
oficina de servicios generales, se logra la renovación de los bancos de
baterías de la UPS central del edificio y de la UPS de respaldo del centro
de datos, con lo cual se garantiza la continuidad de los servicios ante
eventuales fallas en el sistema de abastecimiento eléctrico.
Red celular. En coordinación con la Oficina Administrativa se logró la
adecuada gestión de la infraestructura celular instala en el edificio, lo que
permitió la adecuada prestación del servicio.
Plataforma de correo. Se gestionó adecuadamente el servicio de correo
electrónico. Se realizan actividades orientadas a la implementación de un
modelo para la migración del servicio de correo electrónico a la “nube”. Se
migran los usuarios institucionales a un directorio activo para gestionar los
perfiles de correo electrónico y su respectiva integración con las
plataformas Office 365 de Microsoft.
Redes avanzadas. En procura de mejorar la continuidad y calidad de
servicios que se brindan mediante la infraestructura de redes avanzadas, el
CETIC en su rol de contraparte nacional, logró la ejecución del 100% de los
compromisos adquiridos para mantener la conectividad de la Red CONARE
con redes avanzadas (Red Clara/LACNIC). Así mismo, participó
activamente en procesos de coordinación y formación técnica de la Red,
gestión de incidentes y fallas de la Red. Finalmente, se gestionó el
contenido presupuestario para dar continuidad al proyecto durante el
siguiente período.
Portal de CONARE. Se brinda el mantenimiento preventivo y correctivo a la
plataforma que soporta el portal web de CONARE, así mismo se brinda el
servicio para la actualización de los contenidos del portal garantizando
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elementos de usabilidad (navegación, contenido, descarga, web
responsive) y seguridad.
Infraestructura de almacenamiento. Se logra la adquisición de una nueva
plataforma para mejorar la capacidad y la gestión integral del
almacenamiento y procesamiento de datos de cara a la implementación de
nuevos proyectos tanto para el CONARE como para el CENAT, para ello
se realizaron las siguientes actividades conjuntas:
− Dimensionamiento de la necesidad de almacenamiento del CONARE y
el CENAT.
− Plan de manejo de las capacidades de almacenamiento y
procesamiento de datos.
− Gestión de la plataforma de almacenamiento y procesamiento.
− Dimensionamiento y pruebas con base a los nuevos requerimientos.
Gestión de proyectos. Durante el período 2017 se ejecutaron actividades
de coordinación, asesoría, desarrollo y soporte técnico en proyectos de
implementación de sistemas de información, dentro de los que destacan los
siguientes:
a) GRP (Government Resource Planning). Se continuó con el proceso de
coordinación técnica del proyecto e implementación de los ambientes
de pruebas y producción (virtualización de servidor de aplicaciones,
Appeon y base de datos) para validación de requerimientos, pruebas
de concepto e inicio de paralelos.
b) ENLACE. Se continuó con proceso de actualización y soporte del
módulo de planilla, mientras continúa el paralelo en el GRP.
c) GPA. Se continuó con el proceso de acompañamiento técnico de la
solución, brindando respaldo y continuidad.
d) Sistema Oficina de Reconocimiento y Equiparación (SORE) en la web.
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Se mantuvo coordinación técnica con los técnicos (informáticos y
usuarios expertos) de las Oficinas de Registro de las universidades,
los directores de registro de las universidades, la ORE y la empresa
desarrolladora de la segunda etapa del proyecto, de esta manera se
incorporaron mejoras integrales al producto.
e) Sistema Web CENEES. En coordinación con la División de Sistemas
se brindó un proceso de inducción para las universidades privadas.
Asimismo, se atendieron solicitudes de mejora de la plataforma.
f) Información sobre la Universidades Estatales (INFOUES). Se brindó
acompañamiento técnico, trabajando conjuntamente con la Comisión
de Orientadores de la Instituciones de Educación Superiora (CDOIES)
y con la empresa desarrolladora.
g) Portal SINAES. Se brindó el soporte técnico para el mantenimiento del
portal.
h) Sistema de Becas de Universidades Estatales (SIBEUNE). Por medio
de la Comisión Técnica en Sistemas de Información se brinda
acompañamiento técnico en la gestión del proyecto SIBEUNE.
i) Sistema de Información de las Universidades Estatales (SIESUE). En
coordinación con la División de Sistemas se brindó asesoría técnica,
se realizó la actualización de contenidos y su integración con
herramientas de Inteligencia de Negocios (Tableau).
j) Plataforma OLAP. Se mantuvo coordinación técnica para la
habilitación de la plataforma, se realizó la implementación del ambiente
de desarrollo y se brindó acompañamiento técnico para el desarrollo
de una solución que soporte procesos relacionados con diplomas,
situación laboral, matrícula y oferta académica.
Soporte y desarrollo web. Se brindó continuidad en tareas de actualización
y desarrollo de contenidos web.
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Publicación y difusión. Se colaboró con la publicación oportuna de
información por medio del portal de CONARE y listas de distribución
Asesoría en TI. Se mantuvo asesoría para el desarrollo de términos de
referencia asociados con servicios de TI:
− Compras Institucionales
− Renovación de Licencias
− Definición de términos de referencia
− Participación activa en reuniones y comisiones a nivel nacional y
regional
Atención de incidentes, audio, video, internet y difusión. Se continuó
brindando soporte técnico a diferentes actividades internas y externas de la
Institución, dentro de las cuales destacan:
− Lanzamiento del último Informe del Estado de la Nación (2017).
− Relanzamiento de plataforma HIPATIA del Estado de la Nación.
− Sesiones y videoconferencias para el Proyecto de Mejoramiento de la
Educación Superior con el Banco Mundial.
− Ceremonias de acreditación SINAES.
− Se brindó soporte técnico y se logró la satisfactoria atención de
aproximadamente 2,633 incidentes por medio del sistema de ventanilla
única del CETIC.
− Se brindó soporte técnico durante todo el evento Túnel de la Ciencia.
Gestión de la Red CONARE y su integración con redes avanzadas. El
CETIC en su rol de administrador técnico del nodo central de la Red
CONARE y como contraparte técnica para la vinculación de ésta Red con
redes avanzadas.
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Plan Específico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC).
Se realizaron talleres de capacitación y de construcción con funcionarios
del CETIC para la formulación del PETIC, que se encuentra en proceso de
revisión para la respectiva aprobación en primera instancia por el Comité
Gerencial TIC, y posteriormente, por la Dirección OPES. Una vez logrado
esto se procederá con la formalización, divulgación y puesta en marcha.
Mediante el acompañamiento de la ODI se logró dar continuidad al proceso
integral para cumplir con lineamientos internos y externos sobre la gestión
de los riesgos asociados a las tecnologías de información y comunicación.
Lo anterior permitió desarrollar iniciativas orientadas a implementar
medidas preventivas y correctivas que atiendan las principales necesidades
en lo que a continuidad de la operación de los componentes de misión
crítica de la plataforma informática institucional se refiere.
3.2 Oficina Administrativa
En materia del Departamento de Gestión del Talento Humano (DGTH) se
definieron 13 iniciativas con un 80% de implementación. Dentro de las
acciones desarrolladas están: el plan de implementación del manual de
cargos, implementar el módulo de talento humano del GRP, atención de
resultados de la encuesta de satisfacción de usuario, clima organizacional
y actualización del plan de inducción y reinducción.
Algunos de las principales acciones que demandan la mayor parte del
tiempo de los funcionarios del DGTH se presentan en la siguiente
ilustración.
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Trabajos de mayor demanda en el Departamento de Gestión de Talento Humano
Fuente: Departamento de gestión de talento humano.
En la Unidad de Proveeduría se tramitaron un total de 934 órdenes de
compra, se realizaron 400 contrataciones directas, 22 licitaciones
abreviadas y cinco públicas, y se atendieron 507 resoluciones. Como parte
de las acciones se implantó un plan de mejora de los servicios relacionado
con: registro de proveedores, plazo de trámite de las contrataciones,
talleres de revisión de procedimientos y, manejo y garantía de equipos.
Además, se tomaron medidas de control con respecto al SEVRI del área y
se atendieron actividades ordinarias y especiales. También se impartieron
capacitaciones sobre contratación administrativa y uso del Sistema SICOP-
Merlink. Por último, se participó de las comisiones: jefes y directores de
Proveeduría y oficinas de Suministros y en la Comisión Interna de Gestión
Ambiental.
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En la Unidad de Mantenimiento se atendieron 159 tickets de solicitudes de
diferentes usuarios. Con respecto al índice de mantenimiento, se realizaron
108 mantenimientos preventivos y 24 correctivos.
El área de la Biblioteca realizó 17 sesiones de capacitación sobre el uso de
los recursos de información disponibles, la creación del proyecto de
“Repositorio Institucional”, además, en la atención del SEVRI y en otros
actividades ordinarias y especiales. Las estadísticas de uso de recursos de
información evidencian que se realizaron 3.238 descargas, se realizaron
9.349 consultas en las bases de datos web of sicience y scopus, y se
recibieron 5.990 visitantes para uso de la biblioteca digital.
Otra área a cargo de la Dirección de la Oficina Administrativa es el Archivo
Central, donde se realizaron actividades como: el control de calidad a
13.985 unidades documentales, atención de 161 consultas documentales,
se tuvo acceso por diferentes medios a 1.410 documentos y se ejerció la
representación de CONARE-OPES en la Comisión de Archivos
Universitarios.
El Departamento de Gestión Financiera desarrolló las siguientes acciones:
a) Área de Tesorería. Se efectúan los pagos a proveedores de bienes y
servicios nacionales e internacionales, se realiza el pago de salarios al
personal y también el pago de cuotas e impuestos a los entes para los
cuales hemos recaudado y retenido los fondos correspondientes.
b) Área de Control Presupuestario. Vela por el correcto manejo de los
fondos públicos, su ejecución y liquidación, para el CONARE y sus
programas. Preparó los informes trimestrales de ejecución
presupuestaria y la liquidación presupuestaria anual, que deben ser
reportadas al Ente Contralor, en cumplimiento de las normas y
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directrices establecidas.
c) Área de Cuentas por Pagar. El área de cuentas por pagar se reciben
las facturas de proveedores nacionales con órdenes de compra
gestionadas por la Unidad de Proveeduría, realizando el registro y
trámite de pago, o en el caso la devolución de facturas por no cumplir
con algún requisito para el trámite de pago (sin contenido
presupuestario, fecha errónea, no dirigida a CONARE, entre otros).
También se realizaron actualizaciones a la herramienta de control de
facturas, logrando reducir los tiempos de apertura y carga del archivo.
d) Área de Cuentas por Cobrar. El Área de Cuentas por Cobrar vela por la
recepción, registro y control de las cuentas por cobrar del CONARE
generadas por las actividades comerciales o por la asignación de
adelantos o liquidaciones de viáticos, en ajuste al sistema informático
vigente (Wizdom). En coordinación con los administradores de cada
programa, realizó un esfuerzo por homologar el formulario de solicitud
de adelanto de viáticos dentro del país y solicitudes de viáticos al
exterior, en cumplimiento con el artículo 8 del Reglamento de Gastos
de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría
General de la Republica.
e) Área de Contabilidad. Al cierre del 2017 la contabilidad institucional
logró un avance del 85% en la implementación de las Normas
internacionales de contabilidad del sector público (NICSP), a inicios del
año se contrató personal por servicios especiales, para realizar
levantamiento de los activos fijos de la institución y realizar la carga
masiva al sistema informático vigente (Wizdom).
Para el 2018, se mantiene dicha contratación para la depuración y
finalización del registro, depreciación, amortización de los activos fijos.
Finalmente, los estados financieros de este periodo junto con sus notas
fueron remitidos a Contabilidad Nacional en forma digital mediante el
sistema gestor, creado para ese fin.
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Otras acciones desarrolladas fueron: el levantamiento de los activos fijos
de la institución, la carga al sistema informático vigente (Wizdom) e inicio
de la depuración de los mismos según lo establecido en la NICSP 17
“Propiedad, planta y equipo”, respuesta a las recomendaciones de los
informes de años anteriores a la Auditoría Interna, con su evidencia, la
conclusión de la correcta parametrización del catálogo contable y su
vinculación a los otros módulos del sistema Wizdom.
3.3 Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)
En el proceso de planificación estratégica y operativa se elaboraron los
siguientes documentos: Plan de Acción del Plan Estratégico 2017-2020,
Plan Específico de Tecnologías de Información y Comunicación del
CONARE, Plan Específico del CENAT, Plan Anual Operativo y Evaluación
del Plan Anual Operativo y Presupuesto, modificación al PAO y
reasignación del presupuesto 2017 según los requerimientos de las
diferentes dependencias, cumplimiento de las directrices de la CGR.
En el proceso de calidad, se revisaron 13 procedimientos y 21 instructivos
y cuatro informes de evaluación de servicios. Además, se encuentran
acciones en proceso relacionadas con lograr un compromiso hacia la
calidad institucional.
En materia de control interno se coordinó el proceso de respuesta del
cuestionario del Índice de Gestión Institucional (IGI) y verificación de
evidencias presentadas, valoración de riesgos en 13 procedimientos
institucionales, informe de SEVRI vinculado al PAO 2017, informe de
autoevaluación del Sistema de Control Interno del CONARE 2017,
valoración de riesgos del CETIC, capacitación y asesoría técnica en el tema
de ética en la función pública.
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En materia de financiamiento, se desarrollaron actividades relacionadas
con: apoyar y asesorar al CONARE en el proceso de negociación del
convenio de financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal,
elaboración de propuestas de escenarios para el CONARE y la Comisión
de Vicerrectores de Administración, elaboración de informes sobre el
Programa Macroeconómico 2016-2017 y su revisión y estimación de FEES
por institución. El resultado de todas estas actividades fue el Acuerdo de
Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2018.
En el proceso de gestión del Fondo del Sistema (FS) los principales
resultados fueron: solicitudes de contratación de bienes y servicios
tramitadas, transferencias realizadas, elaboración de los informes de
ejecución presupuestaria trimestrales, gestión del proceso de asignación de
recursos del Fondo de Sistema 2018.
Además, otras actividades y atención de solicitudes planteadas tanto a por
la CGR, el MICITT y las universidades; y el apoyo directo a la Comisión de
Vicerrectores de Administración y a la Comisión de Asuntos Financieros.
4. Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE)
La Comisión de Reconocimientos y Equiparaciones efectuó un total de 39
reuniones, de las cuales 20 fueron reuniones virtuales y 19 fueron
presenciales.
Se tramitaron un total de 623 expedientes, de los cuales 502 son de la
Universidad de Costa Rica (UCR), 22 del Instituto Tecnológico de Costa
Rica (TEC), 74 de la Universidad Nacional (UNA), 24 de la Universidad
Estatal a Distancia (UNED) y uno de la Universidad Técnica Nacional
(UTN). De estos 57% fueron nacionales y 43% de extranjeros.
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El total de expedientes enviados a consulta a las universidades fueron 19,
distribuidos de la siguiente manera: UCR 15, TEC 2 y UNA 2
Se realizaron 16 consultas a la Asesoría Legal.
Desarrollo del Sistema Oficina de Reconocimiento y Equiparación (SORE).
Durante el año 2017 se llevó a cabo la implementación del SORE, para lo
cual se realizaron diferentes pruebas con miras a su implementación.
Posteriormente se llevó a cabo la ejecución de un plan piloto. De lo anterior,
se obtuvo valiosa retroalimentación la cual fue transmitida a los compañeros
de CETIC con el fin de realizar los ajustes correspondientes. Una vez
atendido lo indicado en el párrafo anterior, la Comisión de Reconocimiento
y Equiparación tomó la decisión de implementar el mismo en una primera
fase. Se resalta como ventaja de dicha implementación.
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CONCLUSIONES
La gestión del año 2017 se ha caracterizado por importantes avances en el
desempeño enmarcado en acciones que contribuyan a una efectividad estratégica
y operativa de la institución con la atención de las recomendaciones de la Auditoria
Interna y de la Contraloría General de la República, la comunicación institucional
por medios de comunicación y de redes sociales, la atención adecuada de los
asuntos y gestiones planteadas en los diferentes tipos documentales presentados
a la Dirección de OPES; así como la atención eficiente, eficaz y oportuna de la
comunicación y de la ejecución de los acuerdos tomados por el CONARE.
Cabe resaltar que en este periodo el Consejo Nacional de Rectores logró la mejor
negociación política y técnica posible del Fondo Especial para el Financiamiento
de la Educación Superior (FEES) para el año 2018, con el apoyo de esta oficina.
Hemos trabajado en la alineación de la planificación estratégica institucional y
operativa con la estructura organizacional, por medio de una gestión capaz de
integrar estos dos procesos vitales para la institución.
Se obtuvieron resultados satisfactorios en las áreas académicas y administrativas
a partir de la innovación de prácticas de trabajo y de la racionalización en el uso
de los recursos, por medio de un modelo de trabajo que propició una mayor y mejor
coordinación, mediante la construcción de sinergias y del trabajo en equipo,
enfocados en una perspectiva sistémica e integral.
Por último, será necesario continuar profundizando en los asuntos estratégicos
relacionados con: planificación integral del sistema SESUE, financiamiento
universitario por medio del FEES, gestión institucional y acción sistémica con el
propósito de modernizar e informatizar los procesos mediante plataformas
interactivas de información y bases de datos dinámicas y agilizar la toma de
decisiones en aras de una gestión académica y administrativa efectiva y eficaz. ~
