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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA GESTION CÓDIGO S-SEG-FT-007 VERSIÓN 01 FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 16 VIGENTE DESDE 13/11/2014 1 AUDITORIA ESPECIAL SEGUIMIENTO PLAN DE ADQUISICIONES AÑO 2015 OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, OCTUBRE DE 2015

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AUDITORIA ESPECIAL

SEGUIMIENTO PLAN DE ADQUISICIONES AÑO 2015

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTA, OCTUBRE DE 2015

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION .............................................................................................................................................. 3

2. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................................... 3

3. ALCANCE .......................................................................................................................................................... 3

4. METODOLOGIA .............................................................................................................................................. 3

5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA .............................................................................................................. 4

6. OBSERVACIONES A LA EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ........................... 6

7. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................ 16

8. RECOMENDACIONES .................................................................................................................................. 16

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AUDITORIA ESPECIAL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ADQUISICIONES A AGOSTO DE

2015

1. INTRODUCCION

Este informe es el seguimiento realizado al Plan Anual de Adquisiciones durante los meses de enero a

agosto de la actual vigencia publicado por la entidad el 26 de enero en su página Web y en la página de

la Unidad Administrativa Especial - Colombia Compra Eficiente.

2. OBJETIVO GENERAL

Verificar el cumplimiento que la Entidad ha tenido frente a las programaciones realizadas en el Plan de

Anual de Adquisiciones de la vigencia actual, la ejecución de los diferentes procesos que se involucran

en la compra de bienes y servicios, en busca de eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos.

3. ALCANCE

Verificar la ejecución de los recursos con respecto a las programaciones realizadas en el Plan de Anual

de Adquisiciones al mes de agosto de 2015, sexta modificación realizada al Plan.

4. METODOLOGIA

Para llevar a cabo el seguimiento al Plan de Adquisiciones, se solicitó la base de datos de la

contratación realizada en al año 2015, las adiciones a los contratos del año 2014, realizadas en el año

2015, su imputación y ejecución presupuestal y los procesos de contratación que se encuentran en

trámite.

Se analizaron los Planes Anuales de Adquisiciones el inicial publicado el 26 de Enero de 2015 y el

ultimo que contempla la séptima modificación realizada por la Entidad el 8 de julio de 2015, la cual se

encuentra vigente, las ejecuciones durante los primeros ocho (8) meses del año, se elaboraron cuadros

por conceptos de: Contratación de prestación de servicios personales y contratación de compra de

bienes y servicios y por cada uno de los proyectos de inversión y de gastos de funcionamiento en que se

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ejecutaron, buscando el cumplimiento en los valores programados y ejecutados y la oportunidad en que

se llevó a cabo su ejecución.

Es de anotar que los estudios y análisis sobre el contenido de este estudio, se encuentran debidamente

documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Oficina de Control

Interno.

5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

A continuación se presenta el cuadro del Plan Anual de adquisiciones inicial publicado por la entidad el

26 de enero de 2015, por un valor de $ 56.434.019.634, esta desagregado por contratos de prestación de

servicios personales y contratos de compra de bienes y servicios, de la siguiente manera:

MES

CONTRATOS DE

PRESTACION DE

SERVICIOS

PERSONALES

CONTRATOS DE

COMPRA DE BIENES

Y SERVICIOS

TOTAL MES %

PARTICIPACION

ENERO 22,824,100,001 518,443,000 23,342,543,001 41.36

FEBRERO 6,000,714,000 4,489,136,000 10,489,850,000 18.59

MARZO 0 6,658,616,272 6,658,616,272 11.80

ABRIL 0 15,062,169,710 15,062,169,710 26.69

MAYO 56,000,000 436,889,031 492,889,031 0.87

JUNIO 126,900,000 139,051,350 265,951,350 0.47

JULIO 0 0 0

AGOSTO 0 0 0

SEPTIEMBRE 0 0 0

OCTUBRE 0 72,000,000 72,000,000 0.13

NOVIEMBRE 0 50,000,000 50,000,000 0.09

TOTAL 29,007,714,001 27,426,305,363 56,434,019,364 100.00

Durante la presente vigencia la Entidad ha realizado al Plan de Adquisiciones siete (7) modificaciones,

con incrementos y disminuciones en su valor, y en las fechas de iniciación de los diferentes procesos de

contratación, como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

La última modificación efectuada al Plan de Adquisiciones fue publicada por la entidad con fecha del 8

de julio de 2015, como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

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MODIFICACIONES

No. FECHA VALOR

PRIMERA 18/02/2015 59.510.949.558

SEGUNDA 06/04/2015 60.382.560.593

TERCERA 23/04/2015 60.554.917.707

CUARTA 06/05/2015 60.619.058.707

QUINTA 06/05/2015 52.306.365.870

SEXTA 08/07/2015 57.553.262.535

SEPTIMA 08/07/2015 57.129.772.637

La última modificación realizada al Plan Anual de Adquisiciones presenta la siguiente conformación:

MES

CONTRATOS DE

PRESTACION DE

SERVICIOS

PERSONALES

CONTRATOS DE

COMPRA DE

BIENES Y

SERVICIOS

TOTAL MES

ENERO 22.923.300.000 56.105.000 22.979.405.000

FEBRERO 6.267.964.000 5.146.797.749 11.414.761.749

MARZO 1.670.700.000 4.617.438.000 6.288.138.000

ABRIL 0 3.356.211.625 3.356.211.625

MAYO 56.000.000 5.303.198.128 5.359.198.128

JUNIO 126.900.000 812.089.350 938.989.350

JULIO 1.128.780.000 724.301.717 1.853.081.717

AGOSTO 481.636.342 0 481.636.342

SEPTIEMBRE 348.750.000 359.723.239 708.473.239

OCTUBRE 62.600.000 515.227.533 577.827.533

NOVIEMBRE 243.711.000 3.318.993.193 3.562.704.193

TOTAL 33.310.341.342 24.210.085.534 57.520.426.876

Al 31 de agosto del presente año, el Plan Anual de Adquisiciones presentaba una programación por

valor de $ 52.671.421.911, compuesto así: En contratos de prestación de servicios personales por la

suma de $ 32.655.280.342 y en contratos para la compra de bienes y servicios por $ 20.016.141.569,

equivalente a un 91.57%, del valor total del Plan para esta vigencia.

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Una vez realizado el análisis a las modificaciones del PAA se pudo constatar que la séptima

modificación efectuada, presenta las siguientes situaciones:

1. La fecha registrada en el Plan Anual de adquisiciones es del 8 de julio de 2015 y las fechas de

publicación efectuadas en la página WEB del Idipron, así como en la página de Colombia

Compra Eficiente es del 7 de septiembre, lo que se evidencia la incoherencia de la fecha de

modificación y la respectiva publicación.

2. Esta modificación publicada por la Entidad registra un valor de $ 57.129.772.637, y una vez

efectuado el respectivo análisis a los conceptos y valores establecidos por proyecto de inversión

estos suman $ 57.520.426.876, se evidencia un mayor valor de $ 390.654.239, con respecto al

valor publicado.

6. OBSERVACIONES A LA EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

EJECUCION ENERO

CONCEPTO

ENERO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 22,923,300,001 3,007,503,659

13.12

BIENES Y SERVICIOS 56,105,000 36,905,000

65.78

TOTAL 22,979,405,001 3,044,408,659 13.25

Como se puede apreciar en el cuadro anterior la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones durante el

presente mes, fue de solamente un 13.25%, la menor ejecución que se presento fue en contratación de

prestación de servicios personales con un 13.12%. La ejecución de la contratación de bienes y servicios

obedeció a la adición del contrato del año 2014 No. 20140703 por $ 36.905.000 y en el mes de febrero

fueron ejecutados $ 19.000.000.

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EJECUCION FEBRERO

CONCEPTO FEBRERO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 6.267.964.000 3.769.176.948 60,13

BIENES Y SERVICIOS 5.283.616.290 831.552.069 15,74

TOTAL 11.551.580.290 4.600.729.017 39,83

Para el mes de febrero se programaron $ 11.551.580.290 y se ejecutaron $ 4.600.729.017 como se

puede apreciar en el cuadro la ejecución fue de un 39.83%, la ejecución de la contratación de servicios

personales fue de un 60.13%, y de la contratación de bienes y servicios de un 15.74%. De los $

5.283.616.290, programados para este mes, solamente se ejecutaron en febrero $ 831.552.069,

equivalente a un 15.74%, en marzo se ejecutaron $ 4.960.440.990, en abril $ 48.825.214 y en mayo de

$ 859.332.596, para un total de $ 6.700.150.869.

El mayor valor ejecutado respecto a lo programado para este mes obedeció a la compra de alimentos en

la Bolsa Mercantil de Colombia ya que los convenios de los comedores comunitarios no fueron

contemplados en el Plan de Adquisiciones. Se programaron para la compra de alimentos en el mes de

febrero un valor de $ 3.032.975.300 y se adquirieron 4.869.452.080.

Hay programado un proceso por $ 17.833.000 para la compra de dotación de cómputo- computadores

portátiles y video beam, el cual se llevó a cabo a través de otro contrato y de la Bolsa mercantil de

Colombia.

Se programó un proceso para el suministro de gas, mantenimiento de tanques estacionarios y redes de

gas por $ 18.900.000 con cargo al Proyecto de Inversión No. 959 y el contrato se adjudicó por $

28.900.000, no se tuvo en cuenta en la programación $ 10.000.000, que correspondían al Proyecto de

Inversión No. 968.

EJECUCION MARZO

CONCEPTO

MARZO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

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PRESTACION DE

SERVICIOS 1,660,700,000 4,810,876,042

289.69

BIENES Y SERVICIOS 4,712,913,426 24,002,000 0.51

TOTAL 6,373,613,426 4,834,878,042 75.86

Como se puede verificar en el cuadro la ejecución en el mes fue de un 75.86%, el de mayor ejecución

es el de contratación de prestación de servicios personales con un 289.69%, y el de contratación de

bienes y servicios con 0.51%, en abril se ejecutaron $ 3.059.589.998, en mayo de $ 70.348.640 y en

junio de $ 662.425.000. De un total de veintitrés (23) procesos de compra de bienes y servicios

programados quedaron pendientes de ejecución cinco (5) procesos como: Alquiler de bodega para

almacenamiento de equipo y elementos varios; compra materiales y suministros de oficina e insumos

de papelería; realización de actividades de capacitación en gestión del riesgo para los jóvenes

beneficiarios; insumos médicos y suministros (agujas, balines, medición corriente); ejecutar las

actividades de capacitación programadas para los funcionarios del IDIPRON, en cumplimiento del plan

institucional de capacitación, por un valor de $ 170.475.426.

Se había programado la adición del contrato de transporte del año 2014 por $ 580.580.000, con un valor

inicial de $ 1.200.000.000, y con una primera adición en el año 2014 de $ 100.000.000, y en 2015 se le

realizo una segunda adición de $ 500.000.000, quedando en el plan una partida de $ 80.580.000.

EJECUCION ABRIL

CONCEPTO

ABRIL %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 0 2,906,117,200 N/A

BIENES Y

SERVICIOS 3,492,542,430 20,400,000 0.58

TOTAL 3,492,542,430 2,926,517,200

83.79

Como se pude verificar en el cuadro la ejecución en el mes de abril de 2015 fue de 83.79%, la mayor

ejecución se presentó en la contratación de servicios personales ya que no se programó y se ejecutaron

$ 2.906.117.200, y la contratación de bienes y servicios para este mes solo fue de $ 20.400.000

equivalente a un 0.58%, en el mes de mayo se ejecutaron $ 342.568.000, en junio $ 740.584.905, en

julio $ 163.641.678 y agosto $ 93276.315. De un total de veintiún (21) procesos programados,

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quedaron pendientes de ejecución cinco (5) procesos como: Suministro de dotaciones elementos de

protección, seguridad industrial, vestuario, tela y lencería; Infraestructura - arriendo sede formativa

Misión Bogotá; Mantenimiento de Registradoras; Insumos de Ferretería (Materiales y elementos de

construcción) y Suministro e instalación Planta de tratamiento de aguas residuales – Florida por $

1.933.189.710.

Es de anotar que durante este mes se programó el arrendamiento de la sede formativa Misión Bogotá

por $ 600.000.000, y una vez analizado el contrato vigente el cual tiene un plazo de ejecución del 30 de

diciembre de 2014 al 29 de diciembre de 2015.

Se programó el suministro de gas, mantenimiento de tanques estacionarios y redes de gas por $

252.110.000, con cargo a los Proyectos de Inversión No. 959 por $ 222.110.000 y el No. 968 por $

30.000.000, el contrato se adjudica por $ 282.200.000, quedo faltando programar al proyecto No. 959,

la suma de $ 30.090.000.

EJECUCION MAYO

CONCEPTO

MAYO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 56,000,000 6,924,230,495 12,365

BIENES Y

SERVICIOS 5,303,198,128 5,238,698,128 98.78

TOTAL 5,359,198,128 12,162,928,623 226.95

Como se puede analizar en el cuadro anterior la ejecución de la programación del plan de adquisiciones

en el mes de mayo fue de un 226.95%, la mayor ejecución se presentó en la contratación de prestación

de servicios personales con un 12.365% y de la contratación de bienes y servicios con un 98.78%, en

junio se ejecutaron dos (2) procesos por $ 17.936.204. De un total de ocho (8) procesos programados

quedaron pendientes de contratarse dos (2) procesos como: Insumos de Peluquería y Belleza y

Adquisición e instalación de sistemas de protección contra caídas, por $ 44.500.000.

La ejecución realizada en la contratación de bienes y servicios durante este mes, incluye la contratación

realizada por $ 4.854.307.163 con diferentes entidades en cumplimiento del convenio No. 006 de 2015,

suscrito con el Sena.

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EJECUCION JUNIO

CONCEPTO

JUNIO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 126,900,000 6,087,355,065 4,797

BIENES Y

SERVICIOS 812,689,350 10,538,000 1.30

TOTAL 939,589,350 6,097,893,065 649.00

Como se puede apreciar en el cuadro la ejecución del Plan de Adquisiciones para este mes fue de un

649%, La mayor ejecución se presentó en la contratación de servicios personales con un 4,797%. La

contratación de bienes y servicios fue de solo un 1.3% equivalente a un $ 10.538.000. De un total de

ocho (8) procesos programados tres (3) de estos no se habían ejecutado como: Servicios de Salud de

Primer y segundo nivel - San Francisco y la Vega; Elementos de Ergonomía e Insumos, Materiales,

Suministros, Equipos y Servicios (Línea Juventud) por valor de $ 736.951.350.

EJECUCION DE JULIO

CONCEPTO

ACUMULADO A JULlO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE

SERVICIOS 1,128,780,000 117,460,000 10.41

BIENES Y SERVICIOS 714,537,003 200,091,078 28.00

TOTAL 1,843,317,003 317,551,078 17.23

Como se puede apreciar en el cuadro la ejecución para este mes fue de un 17.23%, la ejecución de la

contratación de prestación de servicios fue de un 10.41 de lo programado para el mes. La contratación

de bienes y servicios fue de un 28%, de un total de once (11) procesos programados para este mes, se

ejecutaron 2, uno en agosto y otro en junio; se ejecutaron procesos de los meses de abril por

$ 163.641.678 y de junio por $ 36.449.400. de un total de 11 procesos programados, ocho (8) no se

ejecutaron como: Suministro de Tóneres, cartuchos, discos grabables y otros elementos de sistemas;

Mantenimiento de Equipos de Enfriamiento; Mantenimiento UPS; Servicio de camionetas, camiones;

Fumigación, Control de roedores y lavado de tanques; Servicio de Alquiler de Grúas; Compra de

Elementos de aseo y bolsas para la separación de residuos sólidos y la Compra e Instalación de Equipo

de Sonido para la Unidad de Protección Integral La Florida, por valor de $ 592,747,000, un (1) proceso

se llevó a cabo en septiembre.

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EJECUCION AGOSTO

CONCEPTO

ACUMULADO A AGOSTO %

PROGRAMADO EJECUTADO EJECUCION

PRESTACION DE SERVICIOS 596,700,000 64,800,000 10.86

BIENES Y SERVICIOS 0 195,338,355 N/A

TOTAL 596,700,000 260,138,355 43.60

Como se puede observar en el cuadro anterior la contratación de prestación de servicios fue de un

10.86% con respecto a lo programado. Para la compra de bienes y servicios no se programó ningún

proceso, pero se ejecutaron $ 195.338.355, correspondientes a procesos programados en los meses de

marzo por $ 59.420.000; abril por $ 93.276.315; junio por $ 13.652.040 y julio de $ 28.990.000.

EJECUCION POR PROYECTOS

CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES

AREA/PROYECTO

ENERO FEBRERO MARZO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

PROYECTO 968 22,824,100,001 625,453,659 799,000,000 1,960,181,948 1,581,550,000 3,414,020,834

FUNCIONAMIENTO 99,200,000 80,300,000 342,500,000 318,900,000 79,150,000 121,483,333

PROYECTO 959 0 2,600,000 144,250,000 0 0 133,050,000

PROYECTO 722 0 2,299,150,000 4,337,100,000 1,243,550,000 0 602,400,000

PROYECTO 969 0 0 645,114,000 68,345,000 0 49,921,875

PROYECTO 960 0 0 0 178,200,000 0 490,000,000

TOTAL 22,923,300,001 3,007,503,659 6,267,964,000 3,769,176,948 1,660,700,000 4,810,876,042

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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 12 de 16

VIGENTE DESDE 13/11/2014

12

AREA/PROYECTO

JULIO AGOSTO ACUMULADO A AGOSTO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

PROYECTO 968 0 69,880,000 0 9,300,000 25,387,550,001 19,379,074,201

FUNCIONAMIENTO 0 0 0 0 520,850,000 520,683,333

PROYECTO 959 136,280,000 47,580,000 146,700,000 55,500,000 427,230,000 428,480,000

PROYECTO 722 992,500,000 0 450,000,000 0 5,779,600,000 5,776,375,000

PROYECTO 969 0 0 0 0 645,114,000 458,886,875

PROYECTO 960 0 0 0 0 0 1,124,020,000

TOTAL 1,128,780,000 117,460,000 596,700,000 64,800,000 32,760,344,001 27,687,519,409

CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS POR PROYECTOS

AREA/PROYECTO

ENERO FEBRERO MARZO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

331140105722 0 0 2,579,000,000 0 185,470,000 2,399,883,434

3311401050960 985,000 985,000 1,217,274,290 0 19,750,000 70,116,631

3311401130968 9,700,000 9,500,000 1,001,068,000 635,552,069 538,454,000 2,473,862,880

3311401070969 0 0 30,000,000 0 38,250,000 357,618

3311401050959 26,420,000 26,420,000 446,900,000 696,000,000 3,456,200,000 38,900,000

AREA/PROYECTO

ABRIL MAYO JUNIO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

PROYECTO 968 0 2,510,567,200 56,000,000 6,611,430,495 126,900,000 4,178,240,065

FUNCIONAMIENTO 0 0 0 0 0 0

PROYECTO 959 0 32,000,000 0 0 0 157,750,000

PROYECTO 722 0 109,800,000 0 238,800,000 0 1,282,675,000

PROYECTO 969 0 148,100,000 0 50,000,000 0 142,520,000

PROYECTO 960 0 105,650,000 0 24,000,000 0 326,170,000

TOTAL 0 2,906,117,200 56,000,000 6,924,230,495 126,900,000 6,087,355,065

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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 13 de 16

VIGENTE DESDE 13/11/2014

13

3311401050640 0 0 0 0 74,687,000 0

FUNCIONAMIENTO 19,000,000 0 9,374,000 19,000,000 400,102,426 11,322,428

TOTAL 56,105,000 36,905,000 5,283,616,290 1,350,552,069 4,712,913,426 4,994,442,991

AREA/PROYECTO

ABRIL MAYO JUNIO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

331140105722 422,570,000 1,598,712 0 57,051,920 37,845,000 243,264,041

3311401050960 47,706,710 1,500,000 0 814,572,516 644,600,000 35,530,253

3311401130968 1,517,338,114 218,164,830 4,980,307,163 4,979,622,683 43,425,000 417,999,265

3311401070969 2,000,000 0 0 0 0 5,201,729

3311401050959 1,341,960,000 2,691,207,078 34,500,000 262,667,840 41,288,000 580,083,446

3311401050640 86,584,760 322,423,653 251,352,965 33,240,960 4,280,000 53,983,596

FUNCIONAMIENTO 74,382,846 198,311,904 37,038,000 59,400,480 41,251,350 95,421,779

TOTAL 3,492,542,430 3,433,206,177 5,303,198,128 6,206,556,399 812,689,350 1,431,484,109

AREA/PROYECTO

JULIO AGOSTO ACUMULADO AGOSTO

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

331140105722 16,500,000 20,000,000 0 14,128,136 3,241,385,000

2,735,926,243

3311401050960 4,400,000 600,000 0 0 1,934,716,000

923,304,400

3311401130968 414,150,000 141,791,078 0 33,719,623 8,504,442,277

8,910,212,428

3311401070969 6,000,000 2,000,000 0 0

76,250,000

7,559,347

3311401050959 158,549,728 14,700,000 0 101,474,507 5,505,817,728

4,411,452,871

3311401050640 54,550,275 0 0 1,865,000

471,455,000

411,513,209

FUNCIONAMIENTO 60,387,000 21,000,000 0 44,151,089

641,535,622

448,607,680

TOTAL 714,537,003 200,091,078 0 195,338,355 20,375,601,627

17,848,576,178

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FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 14 de 16

VIGENTE DESDE 13/11/2014

14

La ejecución acumulada a 30 de agosto de 2015 por cada uno de los proyectos de inversión presento el

siguiente comportamiento:

CONSOLIDADO A AGOSTO DE 2015

AREA/PROYECTO

PRESTACION DE SERVICIOS CTOS COMPRAS B Y S %

EJECUCION

PROGRAMADO EJECUTADO PROGRAMADO EJECUTADO

3311401050640 471,455,000 411,513,209 87.29

3311401050959 427,230,000 428,480,000 5,505,817,728 4,411,452,871 81.58

3311401050960 0 1,124,020,000 1,934,716,000 923,304,400 54.90

3311401130968 25,387,550,001 19,379,074,201 8,504,442,277 8,910,212,428 83.47

3311401070969 645,114,000 458,886,875 76,250,000 7,559,347 64.66

331140105722 5,779,600,000 5,776,375,000 3,241,385,000 2,735,926,243 95.58

FUNCIONAMIENTO 520,850,000 520,683,333 641,535,622 448,607,680 83.39

TOTAL

32,760,344,001 27,687,519,409 20,375,601,627 17,848,576,178 85.70

84.52 87.60

Como se puede apreciar la ejecución durante los primeros ocho meses del año de la contratación de

servicios personales fue de un 84.52% y de la contratación de compras de bienes y servicios fue de un

87.60%, para un acumulado en el año del 85.70%, del total de la programación establecida en el Plan

Anual de Adquisiciones para este periodo de análisis.

PROCESOS NO INICIADOS

FECHA

ESTIMADA

PROCESO

DESCRIPCION VALOR

Febrero Servicios de Salud I Y II Nivel Carmen de Apicala - Edén 4.000.000

Marzo Alquiler de bodega para almacenamiento de equipo y elementos varios 5.000.000

Marzo Realización de actividades de capacitación en gestión del riesgo para los

jóvenes beneficiarios 10.000.000

Marzo Insumos Médicos y suministros (agujas, balines, medición corriente) 20.000.000

Abril Mantenimiento de Registradoras 27.720.000

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15

Abril Infraestructura - arriendo sede formativa Misión Bogotá 600.000.000

Mayo Adquisición e instalación de sistemas de protección contra caídas 34.500.000

Junio Servicios de Salud de Primer y segundo nivel - San Francisco y la Vega 2.000.000

Junio Elementos de Ergonomía 90.951.350

Junio Insumos, Materiales, Suministros, Equipos y Servicios (Línea Juventud) 644.000.000

TOTAL 1.438.171.350

Existen procesos programados en el Plan de Adquisiciones que a la fecha de este análisis aún no se han

iniciado por un valor de $ 1.438.171.350, de los cuales los más representativos se encuentran en

Insumos, materiales, suministros equipos y servicios línea juventud con un 44.78%, Arriendo Sede

Formativa Misión Bogotá, con un 41.72% y elementos de ergonomía con un 6.32%.

PROCESOS EN EJECUCION

FECHA ESTIMADA

PROCESO DESCRIPCION VALOR OBSERVACION

Marzo Ejecutar las actividades de capacitación programadas para los funcionarios

del IDIPRON, en cumplimiento del plan institucional de capacitación 44,078,000 Área Jurídica

Abril Suministro e instalación Planta de tratamiento de aguas residuales - Florida 260,000,000 Área Técnica Revisión

Abril Insumos de Ferretería (Materiales y elementos de construcción) 597,200,000 Área Técnica Revisión

Mayo Insumos de Peluquería y Belleza 10,000,000 Área Jurídica

Julio Transporte de materiales, herramientas y equipos para actividades y

Convenios Proyecto Inversión No. 968 289,900,000 Área Jurídica

Julio Adquisición, renovación y soporte licencias de antivirus para el IDIPRON 90,100,003 Adjudicado 15/09/2015

Julio Mantenimiento de Equipos de Enfriamiento 70,000,000 Área Jurídica

Julio Suministro de Toners, cartuchos, discos grabables y otros elementos de

sistemas 112,287,000 Área de Sistemas

Julio Fumigación, Control de roedores y lavado de tanques 10,800,000 Área Jurídica

Julio Servicio de Alquiler de Grúas 27,924,000 Enviado Al Área Jurídica

para publicación

Julio Compra de Elementos de aseo y bolsas para la separación de residuos

solidos 13,836,000

Esta listo envió área

jurídica

Julio Compra e Instalación de Equipo de Sonido para la Unidad de Protección

Integral La Florida 25,000,000

Enviado Área arreglo ficha

técnica

TOTAL 1,551,125,003

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FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 16 de 16

VIGENTE DESDE 13/11/2014

16

A la fecha de este análisis hay procesos que están en trámite en el Área Jurídica, para estudio, tres (3)

procesos devueltos a las áreas técnicas para su revisión y ajuste, por valor de $ 882.200.000

7. CONCLUSIONES

La cultura de la planeación en el proceso de adquisiciones es débil lo que no permite realizar su

respectivo control y seguimiento por parte de las instancias competentes, así como de no garantizar la

ejecución del presupuesto y la consecución de los resultados esperados.

Los controles existentes en este proceso (Responsables de proyectos, Oficina Asesora de Planeación,

Subdirección Técnica Administrativa y Financiera) no son efectivos en la medida en que no garantizan

la oportunidad, el tiempo de ejecución y la programación de los recursos.

8. RECOMENDACIONES

La entidad debe programar los diferentes procesos de compra de bienes y servicios de acuerdo a las

necesidades reales de insumos que requiera en cumplimiento de las metas establecidas en los diferentes

proyectos y en los meses que realmente se van a ejecutar los recursos buscando la garantía del goce

efectivo de los derechos de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes.

VºBº Auditor (a) Líder

FIRMA: _ (ORIGINAL FIRMADO) _______

NOMBRE:____________________________

VºBº Equipo Auditor*

FIRMA:_________________________________

NOMBRE:_______________________________

Aprobación Jefe Oficina de Control Interno

FIRMA: _ (ORIGINAL FIRMADO)

NOMBRE:___________________________________