Oficina de Comunicación a Distancia - Modelo Conceptual · sistema gestor de base de datos, es un...

Oficina de Comunicación a Distancia - Modelo Conceptual

Noelia Alcalde, Patricio Cesca, Matías Lazarte, Nicolás Neffa, Agustín Varela Ingeniería Biomédica, FACET, UNT – Av. Independencia 1800 – CPA (T4002BLF) – Tucumán - Argentina. E-mail: [email protected]

Resumen. La OCD (Oficina de Comunicación a Distancia) es un programa de referencia y contra-referencia que tiene como finalidad una mejor atención del paciente in situ como así también disminuir sus costos, mediante consultas sobre diagnóstico, tratamiento y el seguimiento conjunto, entre un profesional local y un hospital sede, a través del envío y recepción de documentos, como así también video conferencias, entre otros medios. En este trabajo diseñamos un modelo conceptual de la implementación de las OCD en el Hospital del Niño Jesús (HNJ) de la provincia de Tucumán y el Hospital Juan P. Garrahan (HG). Para ello utilizamos las herramientas de la Ingeniería de Requerimientos, subdisciplina de la Ingeniería de Software. El tema fue presentado en la materia Informática Médica, como un trabajo práctico que luego decidimos tomarlo como proyecto, teniendo como objetivo principal mejorar y estandarizar el sistema de información actual de dicha oficina.

1. Introducción El Hospital de Pediatría “Prof. Dr. Juan P. Garrahan” (HG), (Pichincha Nº 1890 (C1249ABP) - Ciudad Autónoma de Buenos Aires), es el hospital de mayor complejidad en Latinoamérica, con una capacidad para resolver una gran cantidad de consultas diarias. En un determinado momento, se detectó que un gran número de consultas eran de pacientes que venían del interior del país. Debido a que la consulta no era planificada previamente, requería de una cantidad de gastos adicionales para el paciente y su familia. Además, con frecuencia, el paciente retornaba a su domicilio sin haber podido completar todos los estudios por falta de turno debidamente otorgado en forma anticipada. Con el fin de poder resolver los problemas planteados, en el año 1997, surge la idea de implementar la Oficina Comunicación a Distancia (OCD) en Tucumán; un novedoso sistema de consulta a distancia abierto a todos los Hospitales Públicos del país. Es de carácter gratuito y la función principal es la de promover la resolución de las patologías de los pacientes en su lugar de residencia (in situ) reduciendo francamente sus costos. La primera OCD fue creada en el mismo hospital, luego se instalaron OCD´s en todo el país, actualmente funcionan más de 100 oficinas. En la provincia de Tucumán, el sistema trabaja desde el año 2002. Básicamente funciona con un médico clínico y un administrativo, esto puede variar según

XVIII Congreso Argentino de Bioingeniería SABI 2011 - VII Jornadas de Ingeniería Clínica Mar del Plata, 28 al 30 de septiembre de 2011

la complejidad con la que trabaja la OCD debido a que si posee mayor cantidad de consultas, dispone de más personal abocado a la tarea de realizar todas gestiones. 2. Marco Conceptual La Ingeniería de Sistemas se ocupa del proceso de diseño, desarrollo y producción de sistemas artificiales de forma lógica y ordenada. Si el objetivo es crear un sistema de información automatizado (sistema informático) que responda a una organización tal cual es, la forma de conocerla es a través de modelos. La Ingeniería de Software ha desarrollado herramientas y procedimientos muy bien definidos para la creación de modelos. La construcción del modelo es un proceso de carácter incremental: se toma conocimiento (elicitación), se construye el modelo (especificación) y se comprueba con los usuarios finales de la organización (validación). La disciplina que estudia el modelo actual (real) y genera el modelo futuro (informático) se conoce como Ingeniería de Requerimientos o Requisitos. En cuanto a la elicitación, tarea eminentemente social, existen diferentes técnicas: entrevistas, observación, estudio de la documentación, léxico extendido del lenguaje (LEL), análisis de tareas, metas y objetivos, casos de uso (CU), escenarios, prototipado, Join Application Development y otros. La mayoría son hartamente conocidas en otras disciplinas, pero no tanto el LEL, CU y escenarios que son propias de la informática. La especificación de requerimientos es el proceso central de Ingeniería de Requerimientos. Actúa como medio de control para los procesos de elicitación y de validación. Durante la especificación puede surgir la necesidad de mayor información acerca del problema. Esta necesidad dispara nuevamente el proceso de elicitación, por eso se dice que es un proceso de carácter incremental e iterativo. La validación de requerimientos no es otra cosa que la constatación de que el usuario está de acuerdo con lo realizado. Para cada una de las actividades mencionadas existen una serie de procedimientos y recomendaciones, que pueden ser expresados en una variedad de formas, utilizando texto, gráficos o una combinación de ambos. A continuación se describen algunos de los recursos que ofrece la ingeniería de requerimientos y son los que se han elegido para confección del modelo en este trabajo.

Universo del Discurso (UD): Se refiere al conjunto completo de términos usados en un dominio específico, puede definirse como una descripción abstracta y general de la parte o sector del universo real que se va a representar. Se manifiesta a través de un texto plano.

Léxico Extendido del Lenguaje (LEL): Se trata de una lista de términos que son extraídos del UD. Son los comunes a los expertos, tienen un significado especial o son relevantes en el contexto y conviene rescatarlos para facilitar la comunicación y la comprensión del sistema. Este glosario se va refinando en sucesivas etapas del desarrollo del modelo y se lo utiliza para describir características del sistema.

Para generar en el LEL se registran las palabras o frases peculiares o relevantes del dominio. Cada entrada del léxico se identifica con un nombre o Símbolo (o más de uno en caso de sinónimos) y tiene dos tipos de descripciones una llamada Noción que describe el significado del símbolo y la otra Impacto que describe cómo repercute en el sistema informático. Se materializa a través de una tabla a tres columnas, está escrito en lenguaje natural. Se deben cumplir dos principios básicos: circularidad y vocabulario mínimo.

Diagrama de Contexto (DC): Hace abstracción del contenido del sistema observándolo como una caja negra. De esta manera permite ver el sistema en su relación con el medio externo pudiendo rescatar las misiones del mismo.


También posibilita ver la información de los actores o componentes que interactúan con el sistema y qué es lo que intercambian (dinero, servicios, información, insumos, etc.).

Casos de Uso (CU): Se trata de una técnica donde se identifican actividades, actores y recursos. La estructura utilizada contiene los siguientes ítems: nombre, actores, recursos, precondiciones, diálogo (con o sin excepciones) y poscondiciones.

Es un componente muy importante del modelado porque expresa características dinámicas del sistema.

Diagrama de Casos de Uso (DCU): Es una herramienta gráfica que resume e interrelaciona los CU para tener una visión completa de cómo funciona el sistema.

Modelo Conceptual de Datos: Es un documento indispensable en la construcción de un sistema gestor de base de datos, es un esquema descriptivo de entidades y asociaciones identificadas en la organización. Como en casos anteriores, ésta es también una actividad que se realiza en varias etapas con el propósito de depurar y perfeccionar.

En la mayoría de los casos se utiliza el Modelo Relacional. La propuesta relacional se basa en la hipótesis de que cada fenómeno del mundo real puede ser descripto en una entidad. Es un documento gráfico donde se distinguen tres elementos: Entidad, Relación y Atributo.

Estudio de la documentación: Esta actividad es muy importante sobre todo en el ámbito de la salud ya que la actividad médica genera y utiliza una gran variedad de documentos en forma de protocolos, planillas de actividades, registros manuales, cronogramas de tareas, nomencladores, informes, historias clínicas; hasta una simple receta médica genera especial interés en el proceso del análisis y del rescate de información.

3. Desarrollo El proceso de elicitación comenzó con la presencia del Médico Referente (MR) de la OCD de Tucumán, a una de las clases de la materia Informática Médica (asignatura de 4º año de la carrera de Ingeniería Biomédica). En esta visita se nos brindó información acerca de la OCD y a raíz de esto nos planteamos profundizar el tema aplicando las herramientas adquiridas en clase. Para recopilar más información fuimos al Hospital del Niño Jesús (HNJ) que es donde se encuentra la OCD Central en el área pediatría en Tucumán, allí fuimos atendidos por cada uno de las personas involucradas, que con buena predisposición y atención nos brindaron más información. Relevamos el modo de trabajo, las instalaciones, los recursos e insumos de la OCD. En cuanto al modo de trabajo pudimos observar varias de las tareas que habitualmente se realizan como por ejemplo el envío de una solicitud de turno, la respuesta a una consulta realizada, etc. Los recursos materiales con que cuenta, dentro del espacio físico detectamos primordialmente de una línea telefónica exclusiva, ésta es el punto de acceso para los dispositivos que son utilizados para las gestiones de la OCD; el Fax es empleado para transmisión y recepción de documentos, se utiliza en forma permanente. Una computadora lleva el control de los eventos en una base de datos; una impresora multifunción que tiene como fin escanear los documentos que luego serán debidamente archivados en biblioratos, importante a la hora de obtener de forma inmediata cualquier documento que se requiera. También dispone de otra computadora utilizada para video conferencia, ésta se encuentra en otro sector. También nos entregaron los formularios que habitualmente utilizan para operar. Finalmente nos abocamos documentar la información. 4. Resultados Después de toda la información recogida en diferentes instancias elaboramos los siguientes documentos:


4.1 Universo del Discurso (UD)1 Se describen los pasos a seguir para una Consulta: el MR de la OCD (Tucumán) genera Formulario de Consulta que le entrega al Administrativo (A) que se encarga de verificar que se ajuste a convenio. Si está en condiciones, envía vía Fax la consulta y luego la archiva. El administrativo del HG recibe la consulta y verifica que se ajuste a convenio. Si está en condiciones, archiva la consulta y luego entrega al Médico del HG, quien se encarga de decidir la conducta específica, es decir, si es para un especialista (ME) o para clínica. Entrega la consulta al administrativo del HG para que el mismo distribuya la consulta al lugar especificado. A partir de este momento queda en espera a una Respuesta.

La Respuesta, se inicia cuando el ME o Clínico, dependiendo del caso, genera una propuesta o derivación, luego el administrativo del HG recibe la propuesta o derivación y verifica que se ajuste a convenio, si está en condiciones, la envía vía fax hacia la OCD (Tucumán) y luego la archiva. El A de Tucumán, recibe la respuesta y verifica que se ajuste a convenio, si está en condiciones, entrega al MR de la OCD (Tucumán) y luego archiva. En caso de ser una propuesta, comunica al Paciente, de otro modo, tramita la derivación correspondiente.

Solicitud de Turno: el MR de la OCD (Tucumán) genera un Formulario de Consulta indicando el turno solicitado, para luego entregarle al A (Tucumán) quien verifica que se ajuste a convenio, si está en condiciones, luego envía al administrativo HG. El administrativo del HG recibe la consulta y verifica que se ajuste a convenio, si está en condiciones, entrega al Médico del HG, quien se encarga de dialogar con sus colegas para determinar el turno y la condiciones, es decir, si es para un especialista o clínica; una vez determinado el Médico del HG comunica al administrativo del HG que gestione un turno. Confecciona y envía el formulario de solicitud de turno vía FAX. El A de la OCD (Tucumán) recibe el formulario de solicitud de turno y verifica que se ajuste a convenio, si está en condiciones, finalmente el turno se encuentra concretado y confirmado. En todos los casos los documentos generados y recibidos son cuidadosamente archivados. Destacamos que el envío y recepción de los formularios es vía Fax, y en algunos casos se realizan comunicaciones telefónicas. Destacamos la responsabilidad y la permanente actividad del A ya que debe controlar que la documentación este en forma correcta, porque no puede haber errores, se está tratando con la salud de las personas.

4.2 Léxico Extendido del Lenguaje En la tabla 1 se muestra parcialmente, el documento generado.

Tabla 1. Léxico Extendido del Lenguaje (LEL)

Símbolo Noción Impacto

Administrativo | A Administrativo de la OCD del HNJ Actualiza el sistema informático actual

Estudios Complementarios | EC

Estudios que se realizan sobre el paciente, para determinar o descartar posibles patologías. Por ejemplo: radiografías, ecografías, análisis de sangre y orina etc.

Estos documentos no son archivados en la OCD

1 Se ha realizado un extracto del UD por razones de espacio.


Formularios de Consulta | FC

Planilla que contiene datos del paciente y de la patología que presenta.

Comprende: fecha y hora, Hospital de origen, quien envía el formulario, datos del paciente, motivo de consulta, patología actual, estudios efectuados, impresión diagnostica, tratamientos efectuados.

Formularios de Propuesta | FP

Planilla por la cual el especialista da una propuesta sobre determinado caso.

Contiene: fecha y hora, hospital de origen, nombre y cargo de quien responde, datos del paciente, y la respuesta del médico

Fundación Garrahan | FG

ONG que brinda ayuda económica a las OCD

Se lleva un inventario de todos los recursos recibidos.

Historia Clínica | HC

Documento médico legal, que surge del contacto entre el médico y el paciente. Data sobre el o los estados de salud que presenta un paciente.

Se la identifica por NºHC y puede ser un código alfa-numérico.

Hospital de Pediatría “Prof. Dr. Juan P. Garrahan” |HG

Destinado a la atención de recién nacidos, niños y adolescentes (entre 0 y 15 años). www.garrahan.gov.ar

Hospital del Niño Jesús | HNJ

Hospital Público de Tucumán dedicado a la atención de niños y adolescentes (entre 1 y 15 años).

Derivación

Determinación de la atención médica de un paciente en un Centro Médico de mayor complejidad

Requiere de trámites previos, uno de ellos el Turno. Si se trata de un Caso crítico la OCD se encarga de los conseguir el traslado.

Médico Consultante | MC

Médico que realiza una consulta a un ME

Llena FC

Médico Especialista | ME

Médico que se especializa en alguna área en particular de la medicina. Determina en el mejor de los casos, lo que el MR no pudo resolver

Llena FP


Médico Referente | MR

Médico responsable de la OCD

Autoriza todos los trámites que realiza OCD. Firma los Formularios

Obra Social | Cobertura Médica

Beneficio que tienen las personas, previo pago, de los gastos para el cuidado de la salud, tales como consultas a médicos, internaciones, medicamentos, análisis clínicos, estudios especiales, etc.

Registrar Nombre de la Obra Social y Nº de Afiliado

Sistema Provincial de Salud | SI.PRO.SA

Ente dependiente del Ministerio de Salud de Tucumán. Aporta recursos humanos, infraestructura, ambulancias, recursos económicos para el traslado de pacientes cuando es necesario.

Se utilizan formularios específicos para documentar las acciones

4.3 Diagrama de Contexto (DC).

En la figura 1 se muestra el documento generado.

Figura 1. Diagrama de Contexto

OCD - HNJ

SIPROSA

OCD – Hospital Garrahan

HNJ (hospital del Niño Jesús)

Otras OCD(Provincia – Interior)

Gestión de traslado y alojamientoProvee avión sanitarioRRHH (Sueldo del personal)

Fundación Garrahan

Casa de Tucumán

Obras Sociales

Policía

InterconsultasTurnos

RecursosFormaciónBecas

Responde a FC con FPPosee recursosBrinda capacitaciónEntrega bibliografíaDa directivas de funcionamiento

Servicio SocialInfraestructuraOficina y sala de Videoconferencia

AlojamientoGestión de TrasladoAyuda Economica

Se hace cargo de los gastos del afiliado

Dispone de móviles y personal para ayudar al traslado de pacientes


4.4 Casos de Uso Se muestran a continuación ejemplos sobre algunos casos de uso que se realizaron. Consulta Nueva Actores: A, MR Recursos: FC Precondiciones: Llegó FC. A recibe FC MR controla correctitud de FC a – FC correcto / b – FC incorrecto [Si 3) a – CU: Generación de FP] [ Si 3) b – se devuelve FC para corrección] Postcondiciones: Si 4) a – en espera de FP Si 4) b – en espera de FC corregido Recepción de Formulario de Propuesta Actores: A, MR Recursos: FP Precondiciones: Llega un FP A recibe FP MR analiza FP a – En FP se solicita EC / b – En FP se recomienda tratamiento / c – MR determina que es necesaria un video conferencia / d – Internación [Si 3) a – CU: generación de turno][ Si 3) b – MR envía tratamiento][ Si 3) c – CU: coordinación de video conferencia][ Si 3) d – CU: protocolo de internación] Postcondiciones: Si 4) a - se genera turno para EC. Si 4) b - se informó al tratamiento. Si 4) c - se coordina fecha de video conferencia. Si 4) d – se realizó la internación. Generación de Turno Actores: A, MR, MC Recursos: teléfono Precondiciones: Es necesario solicitar EC Descripción: MR informa a A que es necesario EC A solicita y chequea si hay turno disponibles a – hay turno / b – no hay turno [Si 3) a – A informa a MR día y hora del turno] [ Si 3) b – A informa a MR] Postcondiciones: Si 4) a – se genera un turno y MR avisa MC. Si 4) b – A busca en otro centro de estudios. Coordinación de videoconferencia Actores: A, MR Recursos: teléfono Precondiciones: Es necesaria una videoconferencia MR informa que es necesario coordinar una video conferencia a A A coordina con otros administrativos fecha y hora para videoconferencia A informa a MR Postcondiciones: Se generó videoconferencia.


4.5 Dia

4.6 Mo

agrama de Ca

odelo Concep

asos de Uso (

ptual de Datos

Fi

(DCU)

s

gura 3. Mode

elo Conceptuual de Datos


4.7 Documentos Los documentos analizados para realizar los el presente trabajo fueron:

Formulario de Consulta Formulario para Turno de Hospital de Día Formulario de Propuesta Formulario de Comunicación Telefónica; donde se redacta la consulta realizada

telefónicamente y tiene una estructura similar al Formulario de Consulta de Turnos Vía Fax Planilla para ingreso de muestras al Laboratorio de Biología Molecular (Genética) Formularios Iniciales (usados únicamente en los CAPS)

Conclusión El trabajo nos mostró un área inexplorada aún por nosotros, donde pudimos aplicar nuestros conocimientos de la materia Informática Medica de la carrera de Ingeniería Biomédica. Sería algo útil para la gente que trabaja en la OCD lograr estandarizar el sistema informático, de manera tal que su trabajo en esta área de la salud se le facilite. Pudiendo resolver las gestiones de una forma más ágil y segura. Todo el personal de la OCD estudiada, mostró agradecimiento e interés en nuestro proyecto por todo lo anteriormente mencionado.

Agradecimientos A la responsable de la OCD en Tucumán; Dra. Cristina Garcia Mena de Alabarse y al técnico administrativo Ricardo Carrizo por toda su buena disposición a la hora de brindarnos toda la información. A la Ing. Susana Herrero por brindarnos su apoyo e incentivarnos para que este trabajo sea realizado. Referencias [1] R. Pressman, Ingeniería del software, Un enfoque práctico. Editorial McGraw-Hill. Cuarta edición. ISBN 84-481-1186-9, 1998. [2] A. Oliveros et al., Construcción de Escenarios a partir del Léxico Extendido del Lenguaje, Departamento de Investigación, Universidad de Belgrano, 1997 [3] P. J. Thomas, Definición de un Proceso de Elicitación de Objetivos, Tesis de Magister en Ingeniería de Software, Facultad de informática, UNLP, 2005 [4] http://www.garrahan.gov.ar [5] http://www.sgp.gov.ar/congresoap/sitio/docs/ponencias/C/Carniglia.pdf [6] http://www.medicinainfantil.org.ar/ [7] http://www.sap2.org.ar/35conarpe/pdf/75_01.pdf


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