Oc Team Grados&Awards

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Booklet OC Team Awards & Grados 2015-I AIESEC en ECI

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Transcript of Oc Team Grados&Awards

Booklet OC Team

Awards & Grados

2015-I

AIESEC en ECI

¡Anímate a tener un

experiencia enriquecedora

siendo parte del comité

organizador de un de los

eventos más importantes del

año en AIESEC ECI!

PROCESO DE APLICACIÓN

• La aplicación está divida en 3 partes:

- Preguntas Generales

- Preguntas Específicas

- Carta o video motivacional

• La aplicación debe adjuntarse en el siguiente link:

https://podio.com/webforms/11868060/821362

• La aplicación debe ser subida en formato PDF (Nombre de

archivo: NOMBRE_ Cargo al que aplica_2105-1)

• DDL para enviar las aplicaciones SÁBADO 11 ABRIL – 11:59 pm

Preguntas Generales

• ¿Por qué cree usted es importante el éxito de este

proyecto para el comité?

• ¿Cuanto tiempo dispone para el cumplimiento de las

tareas como OCVP?

Nombre

Completo Celular Correo Skype

Rol actual

en AIESEC

Preguntas específicas OCVP Marketing & Comunicaciones

• ¿Cómo puede asegurar la mejor comunicación entre EB, OC y

delegados?

• ¿ Que modelo de promoción propone utilizar para lograr una asistencia

de 100 personas al evento?

• ¿ Qué estrategias considera necesarias para apoyar y soportar el papel

de PR?

OCVP Logística

• ¿Qué estrategias utilizaría para asegurar el flujo de la agenda cuando los

delegados llegan tarde?

• ¿ Cuáles considera que son los temas de mayor importancia con

respecto a la logística del evento?

• ¿ Qué clase de materiales y recursos físicos necesitaría para este

evento?

Preguntas específicas OCVP Finanzas

• Proponga una estrategia para reducir la brecha entre le presupuesto

previsto y el ejecutado

• ¿Cuáles son los principales aspectos que se deben tener en cuenta para

un presupuesto de un evento de este tipo?

OCVP PR (Relaciones Públicas)

• Menciona 3 ideas de recaudación de fondos usaría para garantizar la

sostenibilidad del evento

• Menciona los beneficios tangibles que se ofrecerían a las empresas con el

fin de obtener el apoyo para el evento

• ¿Cual es la mejor manera de hacer que los resultados de PR sucedan en

una brecha corta de tiempo?

VIDEO O CARTA MOTIVACIONAL

En un video o una carta explica como esta experiencia en el comité

organizador del evento, te puede hacer un mejor líder (aplica los

valores de AIESEC y modelo de liderazgo)

BUENA SUERTE Y

ÉXITOS EN EL

PROCESO

MoF – OCVP Marketing

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Reporta a: OCP, LCVP Marketing, LCVP im&comm

Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015

Descripción del rol: Es el responsable de apoyar el evento en aspecto de

los medios y promoción, así como la gestión de la información de los

asistentes inscritos

Funciones principales

• Diseño de la publicidad para el evento

• Diseñar el material del evento (video, decoración, invitaciones,

certificados)

• Desarrollo de una campaña de expectativas para motivar a la

membresía del LC a la asistencia del evento

• Apoyar el proceso de PR

• Diseño de estatuillas, reconocimientos, y temáticas del evento

• Manejar los canales de comunicación con los delegados

Factores críticos de éxito:

Utilización de los medios digitales # asistentes al evento

MoF – OCVP Logística

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Reporta a: OCP, LCVP TM

Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015

Descripción del rol: Es el responsable de responder por toda la logística necesaria

para el evento, incluye principalmente la entrada a la ceremonia, flujo de la

agenda, espacio del evento, materiales.

Funciones principales

Búsqueda de materiales y recursos para las premiaciones y decoración para

ambientar el espacio

Asegurar un espacio con buen sistema de sonido y condiciones confortables

Coordinar con OCVP Marketing y OCVP Finanzas toda la logística necesaria

para evento

Coordinar la llegada, asistencia y pasabocas

Factores críticos de éxito:

• Flujo de la agenda

• Plan de riesgo logístico • Sostenibilidad del evento

MoF – OCVP Finanzas

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Reporta a: OCP, LCVP F&M

Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015

Descripción del rol: Es el responsable de manejar los recursos financieros del

proyecto y realizar el seguimiento de los egresos e ingresos en orden de

realizar un proyecto sostenible y de alta calidad.

Funciones principales

Crear el presupuesto del proyecto considerando 3 posibles escenarios:

pesimistas, normal y optimista de acuerdo al número de asistentes

Hacer el seguimiento al presupuesto del evento.

Manejar el efectivo relacionado con la compra de materiales.

Presentar un reporte de cierre contable después de la culminación del

proyecto

Manejar el inventario del proyecto con el fin que no hayan recursos

desperdiciados

Factores críticos de éxito:

• Sostenibilidad del proyecto • Ejecución del presupuesto

MoF – OCVP Relaciones públicas (PR)

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Reporta a: OCP, LCVP MKT y F&M

Tiempo del rol: 12 abril -12 mayo 2015

Descripción del rol: Es el responsable de manejar las relaciones con los

stakeholders externos para ganar patrocinios que aseguren la ejecución,

sostenibilidad y calidad del evento.

Funciones principales

Desarrollar un portafolio y estrategias para presentar al patrocinador

Desarrollar un plan de ventas que permitirá generar excelente

promoción y atraer inversionistas

Realizar el seguimiento de las ventas de principio hasta el final.

Factores críticos de éxito:

• #Cartas enviadas para patrocinio

• # Citas con posibles patrocinadores

• # Patrocinios para el evento

• Reporte a patrocinadores