1. 1. O BSERVACIO NES DE A U D ITO R IA
2. 2. Se entiende por "observaciones de una auditora" como el apartado del informe de auditora que el auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar
3. 3. Propiedadesde una observacin de Auditoria Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observacin de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la informacin obtenida en el curso de la auditoria Consideramos que una observacin de auditoria tiene los siguientes atributos: Condicin Criterio Efecto Causa Recomendacin
4. 4. Una observacin de auditoria bien confeccionada no solo constar de estos cinco atributos, sino que ser redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los dems. Los lectores de nuestros informes no experimentarn ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedi y como consideramos que debe corregirse.
5. 5. Condicin (lo que es) Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin. Refleja el grado que los criterios estn siendo logrados. CRITERIO (lo que debe ser) Lo que debera ser el CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos atributos bsicos de una observacin de auditoria. El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaracin de condicin requiere de mucha experiencia y discernimiento
6. 6. El criterio vara enormemente segn los objetivos de la auditoria Tenemos un amplio margen para escoger no slo el criterio mas adecuado sino tambin el grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en nuestro informe. Claro est, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar nuestro criterio, mayor ser la controversia provocada por nuestra observacin de auditoria. En estas situaciones es importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligacin de convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.
7. 7. Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser) Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de comparacin, a continuacin nos preguntamos, Qu significa todo esto?. Hemos establecido una diferencia entre lo que es y lo que debe ser; pero, Qu importancia tiene? Cul ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?.
8. 8. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado prctico es posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la administracin y conseguir que sea implementado durante la ejecucin de la auditoria, en cuyo caso solo se incluir como un comentario en nuestro informe final.
9. 9. El efecto real o potencial es: 1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida. 2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros. 3. Violacin de disposiciones generales. 4. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados o lo mejor posible). 5. Gastos indebido. 6. Control inadecuado de recursos o actividades. 7. Inseguridad de que el trabajo se est realizando debidamente. 8. Desmolarizacin del personal. 9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.
10. 10. Causa (el porqu sucedi) Si el informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observacin de auditoria no podr consistir en slo los tres atributos, hasta aqu mencionados. Deberemos identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo contrario, cmo puede iniciarse una accin correctiva apropiada?
11. 11. Una observacin de auditoria no encuentra plena expresin a menos que contenga informacin relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta: Que est ocasionando la existencia de este problema? 1. Falta de capacitacin, comunicacin o conocimiento de los requisitos. 2. Negligencia o descuido. 3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas. 4. Falta de honestidad. 5. Falta de supervisin adecuada. 6. Falta de delegacin de autoridad. 7. Auditoria en forma deficiente.
12. 12. Recomendacin Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lgico es considerar el tipo de accin que deber tener lugar para eliminar o reducir al mnimo la posibilidad de que se repita la situacin que consideramos negativa En caso de no ser posible recomendar un mtodo especifico o indicar el mejor mtodo de lograr una accin correctiva, es apropiado formular una recomendacin o sugerencia mas general para solucionar el problema.
13. 13. RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
14. 14. Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solucin de los problemas para ayudar a la eficiencia de la administracin. Las recomendaciones estarn orientadas a la mejor utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
15. 15. Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor. Las Conclusiones sern objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.
16. 16. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditora, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o funcionarios.
17. 17. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organizacin examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del auditor sern presentadas en el Informe de Auditora, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentacin de las Conclusiones.
18. 18. CONCLUSIONES DE AUDITORIA
19. 19. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mencin, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.