OBJETOS DE ACCESS

ESCUELA SUPERIOR

POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

DE EMPRESAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CÁTEDRA: INFORMÁTICA II

TEMA: MICROSOFT ACCESS

REALIZADO POR: KATHERINE CANTOS

SEMESTRE: TERCERO 1

PERÍODO ACADÉMICO: SEPTIEMBRE 2013 – FEBRERO 2014

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................... i

OBJETIVOS .............................................................................................................................................. ii

CAPÍTULO I .............................................................................................................................................. 3

Microsoft Access...................................................................................................................................... 3

1.1. Definición: ........................................................................................................................................ 3

1.1.1. Con Access puedes: ................................................................................................................. 3

1.2. Base de Datos: ............................................................................................................................... 3

1.2.1. Partes de una Base de Datos: .................................................................................................. 4

1.3. Campos calculados en una tabla: ................................................................................................. 4

1.3.1. Pasos para crear un campo calculado: ................................................................................ 4

1.3.2. Modificar un campo calculado: ............................................................................................ 5

1.4. Consulta: .......................................................................................................................................... 5

1.4.1. Tipos de Consultas: ..................................................................................................................... 6

1.4.1.1. Consultas de Selección: ...................................................................................................... 6

1.4.1.1.1. Crear consultas de selección: ..................................................................................... 6

1.4.1.2. Consultas de Parámetros: .................................................................................................. 7

1.4.1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas:................................................................ 8

1.4.1.4. Consulta de eliminación: ..................................................................................................... 8

1.4.1.5. Consulta de actualización: ................................................................................................. 8

1.4.1.6. Consulta de datos anexados: ............................................................................................. 8

1.4.1.7. Consulta de creación de tabla: ......................................................................................... 8

1.4.2. Importancia de las consultas: ............................................................................................. 9

1.5. Formularios: .................................................................................................................................... 9

1.5.1. Tipos de Formularios: .......................................................................................................... 10

1.5.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario:......................................... 10

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario .................................... 10

1.5.3. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ................................... 10

1.6. Macros: .......................................................................................................................................... 11

1.6.1. Explicación de las macros: .................................................................................................. 13

1.6.2. Nombres de Macro: ............................................................................................................. 13

1.6.3. Argumentos: .......................................................................................................................... 14

1.6.4. Condiciones: ........................................................................................................................... 14

1.7. Informes: ...................................................................................................................................... 15

1.7.1. Elementos de los Informes: ............................................................................................... 16

1.7.2. Para qué se usan los informes ........................................................................................... 17

1.7.3. Deberá utilizar un informe cuando: ................................................................................. 19

1.7.4. ¿Cómo funcionan los informes? ......................................................................................... 19

Conclusiones: ........................................................................................................................................ 22

Terminología: ........................................................................................................................................ 22

Web grafía: .......................................................................................................................................... 23

TABLA DE ILUSTRACIONES

Figura 1 Grupo otros en diseño de consulta. ........................................................................ 6

Figura 2 Campo de cuadrícula de diseño .............................................................................. 7

Figura 3 Herramienta Formulario. ....................................................................................... 10

Figura 4 Ilustración de macros. ........................................................................................... 12

Figura 5 Argumentos de acción. ........................................................................................... 14

Figura 6 Modelo Informe. ...................................................................................................... 16

Figura 7 Modelo Tabla para informe. .................................................................................. 18

Figura 8 Elementos del Informe. ........................................................................................ 20

Figura 9 Vista Diseño del Informe. ..................................................................................... 21

i

INTRODUCCIÓN

Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos

relacionales que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por

Microsoft Corporation en los Estados Unidos.

Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el

paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de

datos que pueden ser consultados por otros programas.

Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un

asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el

mantenimiento de una colección de música.

Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una

computadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una red

local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan

ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta o

bien, para captura de información.

Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser

complicado para el usuario novel. La información que se proporciona a continuación

está pensada para ayudarle a familiarizarse con los componentes que

integran Microsoft Access.

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/quienbill/quienbill.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml

ii

OBJETIVOS

Objetivo General:

Determinar los componentes de una base datos para su correcta aplicación en

el proyecto al fin del presente semestre y en la vida profesional de cada

estudiante.

Objetivos Específicos:

Comprender la diferencia que existe entre losdiferentes tipos de datos.

Analizar las diversas relaciones que se pueden dar una base de datos.

Identificar las principales funciones que se pueden desempeñar en Access.

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ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Microsoft Access Página 3

CAPÍTULO I

Microsoft Access

1.1. Definición:

Es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y

modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones.

Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el

paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases

de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un

sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la

de ofimática, como podría pensarse.

Permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y

columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso

dibujar distintos tipos de gráficas.

1.1.1. Con Access puedes:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento

nuevo en un inventario.

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar

la ubicación de un elemento.

Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un

artículo.

Organizar y ver los datos de distintas formas.

Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes

de correo electrónico, una intranet o Internet.

1.2. Base de Datos:

Herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos,

se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o




cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un

programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que

crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los

datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en

la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de

datos para revisarlos.

1.2.1. Partes de una Base de Datos:

Tablas

Formularios

Informes

Marcos

Módulos

1.3. Campos calculados en una tabla:

Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño

de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una

operación con valores de otros campos.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o

de una función. La mayoría de las veces estará representada por un cuadro de

texto y una etiqueta asociada.Las etiquetas se utilizan para representar

valores fijos como los encabezados de los campos y lostítulos, mientras que el

cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va

cambiando,normalmente será el contenido de un campo del origen de datos.

1.3.1. Pasos para crear un campo calculado:

1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.

2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la

derecha de la tabla y haga clic en el encabezado de

columna Haga clic para agregar.




3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a

continuación, haga clic en el tipo de datos que desee para el

resultado.

Access muestra el Generador de expresiones.

4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este

campo, por ejemplo:

[Cantidad] * [precio unitario]

5. Haga clic en Aceptar.

Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el

encabezado de campo para que escriba el nombre del campo.

6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.

1.3.2. Modificar un campo calculado:

1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.

2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.

3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic

en Modificar la expresión.

4. Access muestra el Generador de expresiones.

5. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias

para el cálculo.

NOTA No es necesario que la preceda la expresión con un

signo igual ( de =).

6. Haga clic en Aceptar

1.4. Consulta:

Una consulta es definida como el requerimiento específico de información

dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de

datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información




específica de todas nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar

para una consulta pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable,

ya que a pesar de que estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL

(Structured Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de

una manera sencilla, pero en la que sin embargo, debemos tener mucho

cuidado con las tablas y campos que necesitamos para obtener realmente la

información que solicitamos. Después de definir y ejecutar la consulta, los

resultados serán desplegados en un formato de hoja de datos.

1.4.1. Tipos de Consultas:

1.4.1.1. Consultas de Selección:

Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consultaobtiene los

datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de

datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas

restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para

agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros

tipos de totales.

1.4.1.1.1. Crear consultas de selección:

1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de

consulta.

Figura 1 Grupo otros en diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las

tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece

como una ventana en la sección superior del diseñador de

consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar

tablas.




3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar

en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de

la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra

la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.

Figura 2 Campo de cuadrícula de diseño

4. De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

5. De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la

cuadrícula de diseño.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar

los resultados en una hoja de datos.

7. De manera opcional, cambie los campos, expresiones o

criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva

los datos que desee incluir en la nueva tabla.

1.4.1.2. Consultas de Parámetros:

Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo

propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar

registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la

consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede

diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces

recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos

fechas.




1.4.1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas:

Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su

análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias

cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de

totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia

abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la

parte superior.

1.4.1.4.Consulta de eliminación:

Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede

utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se

colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación,

siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados

dentro de los registros.

1.4.1.5. Consulta de actualización:

Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.

Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las

tablas existentes.

1.4.1.6. Consulta de datos anexados:

Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más

tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies en una base

de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su

base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta

información en su base de datos principal, se hace una consulta de

datos anexados para agregar los nuevos registros a la tabla

ESPECIES de su base de datos principal.

1.4.1.7. Consulta de creación de tabla:

Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos

de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para

crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de

Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros

antiguos.




1.4.2. Importancia de las consultas:

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones

específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas;

Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;

Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

Calcular totales;

Crear formularios e informes;

Crear otras consultas y gráficos.

1.5. Formularios:

Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de

datos en un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos

sirve para navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus

informes de una manera fácil. El uso de formularios en una base de datos

ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de

datos fácilmente.

Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una

única presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de

una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o

editar los registros existentes. Además, un formulario puede ser creado

basado en otros formularios o y no precisamente en tablas o consultas.

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de

informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista

de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso

se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los

formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar

consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un

formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la

presentación de informaciones impresas Informes.




1.5.1. Tipos de Formularios:

De columnas

Tabular

Subformularios.

1.5.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario:

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario

con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos

del origen de datos subyacente están colocados en el formulario.

Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o

bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para

ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario 1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que

contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Figura 3 Herramienta Formulario.

1.5.3. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a

aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para

formularios en vez de las diversas herramientas de creación de

formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite

definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos

de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con

antelación las relaciones entre las tablas y consultas.




1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más

formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del

Asistente para formularios.

NOTA Si desea incluir en el formulario campos de

varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni

enFinalizar después de seleccionar los campos de la

primera tabla o consulta en la primera página del

Asistente para formularios. Repita los pasos para

seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás

campos que desee incluir en el formulario. A continuación,

haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

1.6. Macros:

Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente

establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros

se ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación

definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un

formulario”.

Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no

estar haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.

Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo

macros, pero con la ayuda de un asistente.

Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la

funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un

botón de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botón a

una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten

cada vez que se haga clic en el botón.

En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de

programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a




realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista

desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las

macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y

controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones

(VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles

en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que

escribir código de VBA.

Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un

formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a

continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una

macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego

se asocie al evento AlHacerClickdel botón, o la macro puede estar incrustada

directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica

nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se

haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.

Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la

siguiente ilustración.

Figura 4 Ilustración de macros.

Para mostrar el Generador de macros




En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no

está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del

botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.

1.6.1. Explicación de las macros:

El término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos

macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el

panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede

contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros.

Un grupo de macros se representa en el panel de exploración como un

objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros contiene más

de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto

independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros

relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la

columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro.

Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las

acciones requieren argumentos. Además, puede asignar nombres a las

macros de un grupo de macros y agregar condiciones para controlar la

forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se

describen estas funciones de forma más detallada.

1.6.2. Nombres de Macro:

Si un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar

nombres de macro. Se puede hacer referencia a la macro por el

nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se

debe asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de

macro no está visible en el Generador de macros, haga clic enNombres

de macro en el grupo Mostrar/Ocultar de la ficha Diseño.

Encontrará más información sobre la ejecución de macros en grupos de

macros más adelante en este artículo.




1.6.3. Argumentos:

Un argumento es un valor que proporciona información para la acción,

como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el

control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios y

otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el

panel Argumentos de acción, en la parte inferior del Generador de

macros.

Figura 5 Argumentos de acción.

Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es

la columna Argumentos, que permite ver (pero no editar) los

argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta

forma, es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario

seleccionar una acción para mostrar los argumentos. Para mostrar la

columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el

grupo Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.

1.6.4. Condiciones:

Una condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para

que se pueda realizar una acción. Se puede utilizar

cualquier expresión que pueda dar como resultado True/False o Sí/No.

La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado

False, No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la

acción se ejecutará.




Para que una condición pueda controlar más de una acción, escriba unos

puntos suspensivos (...) en la columnaCondición para cada acción

subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la expresión

devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones.

Si la condición devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se

ejecutarán.

1.7. Informes:

Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir

datos de tablas o de consultas.

La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se

pueden utilizar asistentes.

Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta,

etc.

Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de

informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser

una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe

elementos gráficos para hacerlo más atractivo. Como será visto, los informes

también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir

datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar

instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a

archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.




Figura 6 Modelo Informe.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales,

resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes

de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el

objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a

un origen de datos como una tabla o consulta.

1.7.1. Elementos de los Informes:

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una

base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para

mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan

obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la

lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear

informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por

ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado

determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se

muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio

del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información




que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o

un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la

función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado

de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se

imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada

página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas

se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada

nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el

nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto,

use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando

se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en

el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede

tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función

de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de

registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo

principal del informe.

Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de

registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen

para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe,

en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies

de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre

cada página.

Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe.

Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u

otra información de resumen de todo el informe.

1.7.2. Para qué se usan los informes

Access proporciona varias maneras de obtener información de la base

de datos. Puede:




Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un

proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más

de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.

Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al

mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y

modificar la información de la base de datos.

Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas

trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar

los datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a

diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un

gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en

formato de gráfico.

Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de

productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras

personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la

organización y la apariencia de la información.

Figura 7 Modelo Tabla para informe.

La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.




En este formulario aparecen los registros uno a uno.

En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.

En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos

registros para su impresión o distribución.

1.7.3. Deberá utilizar un informe cuando:

Desee imprimir información que utilice con regularidad.

Desee imprimir información para su distribución a otras

personas.

Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de

la información cuando la imprima.

Desee agrupar o resumir la información para su presentación a

otras personas.

1.7.4. ¿Cómo funcionan los informes?

La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar

un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la

información de un informe impreso puede proceder de una tabla o

consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros

datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan

como parte del diseño del informe.




Figura 8 Elementos del Informe.

El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan

en el diseño del informe.

Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta

subyacente.

Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el

diseño del informe.

En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista

Diseño, junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas

por fecha de expedición.




Figura 9 Vista Diseño del Informe.

El informe está agrupado por FechaEnvío, un campo procedente de la

consulta subyacente.

Los campos IdPedido, NombreCompañía e ImporteVenta también

proceden de la consulta subyacente.

La conexión entre el informe y su origen de datos se establece

mediante unos objetos gráficos denominadoscontroles. Los controles

pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos

que muestran imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y

líneas y rectángulos gráficos que permiten organizar visualmente los

datos y ayudan a que el informe resulte atractivo.

Conclusiones:

Microsoft Access es un programa que ha sido diseñado para poder manipular

grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de

datos.

Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un

orden con la información como las tablas y los formularios al igual que

también cuenta con elementos que ayudan al usuario o usuaria como, por

ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los datos, informes, utilizado

para imprimir la información y la base de datos, macros y módulos, utilizados

para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la

internas con el usuario.

Para nuestra carrera es de gran importancia el conocer y el poner en práctica

todo lo relacionada con el uso de Microsoft Access, ya que en el este mundo

globalizado es necesario estar a la vanguardia de la tecnología, ya que la

misma nos facilita el trabajo.

No debemos tomar a la ligera los conocimientos sobre como crear y utilizar

una herramienta tan importante como lo es Microsoft Access porque es en

nuestra formación como estudiantes donde adquirimos los conocimientos más

fundamentales que serán aplicados en el campo profesional.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes

de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se

relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos

obtener información sobre los pedidos de éstos.

Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear

un campo nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo

para usarlo como clave principal, establezca el tipo de datos del campo en

Auto numeración para asegurarse de que reúne las tres características

mencionadas en la lista anterior.

Terminología:

Macros de datos:Ahora puede adjuntar macros a eventos en las tablas. Esto

le permite ejecutar acciones siempre que se modifique, inserte o elimine un

registro. Estas macros se pueden usar, por ejemplo, para validar datos o

ejecutar un cálculo.

Base de Datos: Una base de datos es un conjunto de datos que

están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas

que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de

Bases de Datos

Tabla de Datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto

particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Web grafía:

http://office.microsoft.com

https://evirtual.espoch.edu.ec

http://www.slideshare.net

http://office.microsoft.com/es-es/access/

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http://www.slideshare.net/

OBJETOS DE ACCESS

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