OBJETIVOS DE SEGURIDAD E INDICADORES DE GESTIÓN

Mayo del 2016

AGENDA

Generalidades

Importancia planeación

Objetivos

Indicadores

Requisitos

Notas administrativas

Participación

Mente abierta

Trabajo en equipo

Práctica.

Uso celular

Expectativas

Julio del 2106

CADENA DE SUMINISTROS

FLUJO DEL COMERCIO INTERNACIONAL - ACTORES

EXPORTADOR

TRANSPORTE

INTERNO

OPERADOR

LOGISTICOPUERTOS DE ORIGEN

TRANSPORTE

INTERNACIONAL

PUERTOS DE DESTINO

IMPORTADOR

TRANSPORTE

AGENTE DE

ADUANA

Julio del 2106

CADENA DE SUMINISTROS RIESGOS

CONTAMINACION

BIOTERRORISMO

SABOTAJE

LAVADO ACTIVOS

INFILTRACION

PENETRACION

ROBOS

INFILTRACION

FALTA DE ENTREGA

INFILTRACION

PENETRACION

ROBOS

CONTAMINACION

CONTAMINACION

TERRORISMO

LAVADO

INFILTRACION

PENETRACION

CONTAMINACION

FALTA DE ENTREGA

AVERIAS

FALTA DE ENTREGA

TERRORISMOLAVADO

ESTAFA

FALTA DE ENTREGA

ROBOS

CONSPIRACIONES

ROBOS

INFILTRACION

“Mi cadena es tan fuerte como

mi eslabón más debil”

Política

Objetivos

generales

Objetivos

específicos

Metas

Indicadores

Mayo del 2016

DESGLOSE POLÍTICA

Proporcionar sentido de dirección (motivación

e inspiración)

Enfocar los esfuerzos (establecer prioridades)

Guiar planes y decisiones

¿ CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE

PLANTEAR OBJETIVOS ?

Mayo del 2016

Evaluar el progreso o desempeño

ACCIÓN:Tarea adesarrollar.Semanifiesta através deun verbo eninfinitivo.

META:Punto dereferenciacuantitativoo aspiraciónque se debealcanzar enel futuro.

INDICADORDE GESTIÓN:Unidad demedidagerencial quepermite evaluarel desempeñode un procesoen relación asus metas,objetivos yresponsabilidades.

RESPONSABLE:

Cargo quedeberesponder porla ejecuciónde lasaccionesasignadas

01

02

03

04

TIEMPO:definicióntemporal olapso en quese debenejecutar lasacciones.

05

COMPONENTES DE UN OBJETIVO

• Son expresiones formales de la política y el medio para

implementarla.

• Son propósitos formales que enmarcan planes de acción en la

organización.

• Expresan un solo resultado a lograr (procesos).

Indica el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora(maximizar, minimizar, eliminar, etc.).

Es el fin último al que se dirige una acción u operación. Es el

resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos. Se dice

que la persona después de haber identificado un objetivo cuyologro considere importante, tiene que ser capaz de describir las

acciones que representen el significado de éste.

OBJETIVOS VIDEO

Tener unos objetivos claros es vital en

cualquier empresa u organización.

Son imprescindibles para el éxito.

Se deben fijar metas realistas, pero

también ambiciosas.

OBJETIVOS

Existen dos tipos:

• Objetivos estratégicos o generales.

• Objetivos específicos o prácticos.

OBJETIVOS

Para poder alcanzar estos objetivos generales se necesitan

lograr antes los objetivos específicos.

Objetivos estratégicos, son los que validan esa misión y

esa visión que se han planteado como punto de partida.

OBJETIVOS

Gráficamente podría representarse

como una pirámide:

Base: Se encontrarían todos

los objetivos específicos.

Primer nivel: Le seguiría otro, menos

amplio aunque en ningún caso

menos importante, que sería el de

los objetivos estratégicos.

Por último: En la cúspide de la

pirámide, se situarían la visión y

la misión empresarial.

Objetivos estratégicos

Objetivos específicos

Visión

Misión

OBJETIVOS

La variedad de objetivos puede hacer

que se planteen varias cuestiones:

1. ¿Hay que centrarse en la visión o

misión o en los objetivos?

2. ¿Debe darse prioridad a los objetivos

de un tipo o a los de otro?

3. ¿Es importante el orden en la

consecución de las metas planteadas?

La clave está en ir consiguiendo cada día los objetivos específicos que se

hayan establecido, pero teniendo presente y entendiendo que no son más

que el camino para alcanzar un objetivo general. Y que es el objetivo

general el que conduce hacia la misión.

Específicos: indican ¿cuánto (PE: el

40%) qué será logrado (PE: Qué

conductas de quién o que resultados)

para cuándo (PE: para el 2020)?

Medibles. La información concerniente

al objetivo puede ser recogida, detectada

u obtenida de registros (al menos

potencialmente).

Alcanzables. No solamente los objetivos

en sí mismos son posibles, sino que es

probable que su organización sea capaz

de alcanzarlos.

Relevantes: Comprensión

clara de cómo estos

objetivos se ajustan a la

visión, misión, políticas,

Procesos.

Tiempo. Cuando serán

ellos logrados.

Necesitan control y

seguimiento.

CARACTERISTICAS DE LOS

OBJETIVOS

Debe ser alcanzable.

Debe ser fácil de

comprender.

No tiene porqué ser

cuantificable ni estar

expresado en cifras.

Debe estar acotado en el

tiempo.

Tiene que derivarse de

las estrategias, la misión y

la visión.Debe poder ser

convertible en tareas u

objetivos específicos.

Tiene que derivarse de

las estrategias, la misión y

la visión.

DIFERENCIAS ENTRE OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Debe ser siempre

cuantificable.

Debe estar limitado en el

tiempo.

Debe poder medirse

mediante indicadores,

números y sistemas, que

permitan su verificación.

Debe estar alineado con

la estrategia.

Debe ser realista y

alcanzable, pero al

mismo tiempo desafiante.

Siempre debe tener un

responsable.

DIFERENCIAS ENTRE OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS

VIDEO

INDICADORES

Los indicadores son necesarios para

poder mejorar. Lo que no se mide no se

puede controlar, y lo que no se controla no

se puede gestionar.

PARADIGMAS DE LA

MEDICIÓN

18

• La medición precede al castigo.

• No hay tiempo para medir.

• Medir es difícil.

• Hay cosas imposibles de medir.

• Es más costoso medir que hacer.

INDICADORES DE GESTIÓN

19

INDICADOR: Que indica o

sirve para indicar. Mostrar algo

con señales o indicios.

Es una herramienta

administrativa, cuantificable o

cualificable, que permite

evaluar el desempeño de

variables y objetivos trazados

el cual asociamos a metas

GESTIÓN: Acción y

efecto de administrar

DEFINICIÓN

VIDEO

Que se convierta en un sistema de alertas

tempranas

Que determine las tendencias y la causa raíz

del comportamiento productivo o de servicios

Que facilite la toma de decisiones, que

permita construir conocimiento, que oriente a

las personas, que alimente las políticas.

Mayo del 2016

QUE SE ESPERA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN

INDICADORES DE GESTIÓN

PAUTAS PARA DISEÑAR

INDICADORES

21

EFICACIA

Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos

planeados. Capacidad de alcanzar el efecto que espera

o se desea tras la realización de una acción.

Conocimiento de la organización

Información de soporte.

Identificación de las necesidades de la organización

Claridad en conceptos como ….

PAUTAS PARA DISEÑAR

INDICADORES

22

VALOR DE POTENCIALIDAD:

Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo

tanto, con el de productividad. Se orienta a la mejor

situación posible, con los recursos disponibles.

EFICIENCIA:

Relación entre el resultado

alcanzado y los recursos utilizados.

EXACTITUD

FORMA

INTEGRIDAD

TEMPORALIDAD ORIGEN

EXTENSIÓNRELEVANCIA

FRECUENCIA

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

OPORTUNIDAD

Proceso:

Medición de actividades

Resultados:

Salidas de proceso

Eficacia:

Mide el logro de los resultados

propuestos.

Qué se debe hacer

Nos indica si se hicieron las

cosas que se debian hacer

Eficiencia:

Mide el nivel de ejecución del

proceso.

Como se hicieron las cosas

El rendimiento de los recursos

utilizados

TIPOS DE INDICADORES

CARACTERÍSTICAS DE UN

INDICADOR DE GESTIÓN

Medible:

La característica descrita debe ser

cuantificable en terminos ya sea

de grado o frecuencia de la

cantidad

Entendible:

Debe ser reconocido fácilmente

por todos aquellos que lo usan

Controlable:

Debe ser controlable dentro de la

estructura de la organización 25

CÓMO ELABORO UN INDICADOR

DE GESTIÓN?

• Definir los atributos importantes: Obtener el mayor número del mayor

número de indicadores que puedan utilizarse (lluvia de ideas).

Seleccione los más apropiados

• Evaluar si los indicadores tienen las caracteristicas deseadas (medible,

entendible y controlable)

• Identificar las actividades principales de cada proceso

• Evaluar las actividades directamente relacionadas con las partes

interesadas del sistema de gestión

• Deben de tener metas que permitan evaluar el desarrollo de la actividad26

NATURALEZA DE LOS

INDICADORES DE GESTIÓN

EFICACIA:

• Relacionados con aspectos externos (cliente).

• Alcanzan o no alcanzan resultados

• Maneja diferentes variables

Unidades entregadas a tiempo

* 100

Unidades despachadas

27

INDICADOR DE EFICACIA

28

1. Nombre: PRODUCTO CONFORME

2. Procedimiento de cálculo: ((Productos suministrados-productos devueltos) /

productos suministrados) * 100

3. Unidad: %

4. Sentido: creciente

5. Fuente de información: Registro de entregas y registro de devoluciones

6. Frecuencia de la toma de datos: diaria

7. Meta: mínimo 90%

8. Frecuencia de análisis: mensual

9. Responsable del análisis: Dueño del proceso de gestión comercial

NATURALEZA DE LOS

INDICADORES DE GESTIÓN

EFICIENCIA

• Relacionados con aspectos internos.

• Son mejores o peores que algo (relativos).

• Dados en unidades producidas por recursos utilizados

con respectos a lo esperado

• Orientados al manejo de los parámetros de los

procesos. Manejan la misma variable

Unidades hora máquina producida

* 100

Unidades hora máquina esperada29

INDICADOR DE EFICIENCIA

30

1. Nombre: EFICIENCIA DEL MANEJO DE MANO DE OBRA

2. Procedimiento de cálculo: (unidades producidas por hora hombre / unidades

programadas de producción por hora hombre) * 100

3. Unidad: %

4. Sentido: Creciente

5. Fuente de información: programación de producción

6. Frecuencia de la toma de datos: diario

7. Meta: 89%

8. Frecuencia de análisis: semestral

9. Responsable del análisis: dueño del proceso de producción

VIDEO

METAS

Definir metas muy elevada tiene

como riesgo el que no sean

alcanzables y causen

desmotivación; es casi inadecuado

como poner metas fáciles de lograr

que provocan un desempeño

pobre del Sistema.

La meta del indicador de Gestión es el punto de llegada de unobjetivo “por esta razón se convierte en la base del mejoramiento”.

REQUISITOS BASC

NORMA BASC V - 5

4.4. Enfoque en procesos

La empresa debe determinar los procesos que incluyen todos los elementos

declarados en el alcance (ver 4.3). Debe documentar:

a) Las entradas y las salidas de los procesos.

b) La secuencia e interacción de estos procesos (mapa de procesos).

c) Criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los

indicadores del desempeño) necesarios para evidenciar la operación eficaz y el

control de estos procesos.

d) Los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad

(ver 7).

e) La responsabilidad y autoridad para estos procesos (ver 5.4).

f) Los riesgos relacionados con estos procesos (ver 6.1).

g) Evaluar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para

asegurarse que logren los resultados previstos.

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Gestión de Riesgos

La empresa debe mantener un procedimiento documentado para la

gestión de riesgos con base en el enfoque en procesos; este debe

incluir los siguientes elementos:

a) Identificación de riesgos

1. Identificar en qué proceso(s) se presenta(n)

2. Tener en cuenta los riesgos de los procesos de la empresa y

de la cadena de suministro, con base en el análisis del

contexto (ver 4.1), las partes interesadas (ver 4.2), el alcance

(ver 4.3) y los compromisos establecidos en la política de

gestión en control y seguridad (ver 5.2).

NORMA BASC V.05

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Gestión de Riesgos

b) Análisis y evaluación de riesgos

1. Los riesgos deben ser analizados y evaluados con base en la

probabilidad de ocurrencia (frecuencia estimada en la que

el riesgo puede presentarse) e impacto (consecuencias

estimadas en caso de que el riesgo suceda).

2. Se debe definir un método para determinar el nivel de

prioridad.

NORMA BASC V.05

Se revisan los principios de la gestión del riesgo, que son los criterios

clave para su éxito.

Se destaca el liderazgo de la alta dirección y la integración de la

gestión del riesgo, comenzando con la gobernanza de la organización.

Se pone mayor énfasis en la naturaleza iterativa, de la G.R., señalando

que las nuevas experiencias, el conocimiento y el análisis pueden llevar

a una revisión de los elementos del proceso, las acciones y los controles

en cada etapa del proceso.

Se simplifica el contenido con un mayor enfoque en mantener un

modelo de sistemas abiertos para adaptarse a múltiples necesidades y

contextos.2018

PRINCIPALES CAMBIOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

La G. R. hace parte de todas lasactividades asociadas con laorganización, interacción detodas las partes interesadas.

La G.R., contempla el contextointerno y externo, incluyecomportamiento humano yfactores culturales.

La G. R. está basada en losPrincipios, Marco de Referenciay el Proceso.

Organizaciones de todo tipo coninfluencias internas y externasque crean incertidumbre.

La G.R es iterativa, ayuda aestablecer estrategias, paralograr objetivos y tomardecisiones.

La G. R. es parte de lagobernanza y liderazgo, replicaa todos los niveles, contribuye ala mejora continua.

GENERALIDADES RIESGOS

Dirigido a los que creen en la gestión

del riesgo

In

Creación y

protección del valor

Integrada

Estructura y exhaustiva

Adaptada

InclusivaDinámica

Mayor información disponible

Factores humanos y culturales

Mejora continua

InLIDERAZGO Y

COMPROMISO

Diseño

ImplementaciónValoración

Mejora

Integración

Alcance, Contexto, Criterios

Identificación de los riesgos

Análisis de los riesgos

Valoración del riesgo

Tratamiento del riesgo

SEG

UIM

EIN

TO Y

REV

ISIÓ

N

CO

MU

NIC

AR

Y C

ON

SULT

AR

Evaluación del riesgo

Registro e informe

Principios Capítulo 4

Marco de referencia Capítulo

5 Proceso Capítulo 6

FUNDAMENTOS

Enfoque estructurado y

exhaustivo contribuye a

resultados coherentes y

comparables

La G. R., mejora

continuamente mediante

aprendizaje y experiencia

Los riesgos cambian por los contextos.

La G.R. anticipa, detecta, reconoce y

responde a cambios.

PRINCIPIOS – Capítulo 4

InCreación y protección del valor

Integrada

Estructura y exhaustiva

Adaptada

InclusivaDinámica

Mayor información disponible

Factores humanos y culturales

Mejora

continua

Parte de todas las actividades de

la organización

La G.R., es adaptable a los

contextos internos y externos

Participación de partes interesadas,

aporta.

Información de diferentes

fuentes

Influyen considerablemente

en todos los niveles y

etapas de la G.R.

MARCO DE REFERENCIA – CAPÍTULO 5

ISO 31000 / 2018

InLIDERAZGO Y

COMPROMISO

Diseño

ImplementaciónValoración

Mejora

Integración

Depende las estructuras, contexto, gobernanza,

proceso dinámico

• Organización y contexto.

• Alta dirección /

Compromiso con la G.R.

• Roles, responsabilidades.

• Asignación recursos.

• Métodos de consulta y

comunicación.

• Mediante plan con plazos y recursos

• Dónde, Cuándo, Cómo y Quién toma

decisiones.

• Modificar procesos.

• Seguridad de ser entendido.

• Medir periódicamente

desempeño, indicadores,

comportamiento esperado.

• Determinar si la G.R.,

permanece idonea para

apoyar el cumplimiento de

objetivos

• Adaptación.

• Mejora continua

Lima, Perú

26 de Octubre de 2009

PROCESO DEL RIESGO V- 2011

ESTABLECER EL CONTEXTO

IDENTIFCAR LOS RIESGOS

ANALIZAR LOS RIESGOS

EVALUAR LOS RIESGOS

TRATAR LOS RIESGOS

MO

NIT

OR

EAR

Y R

EVIS

AR

CO

MU

NIC

AR

Y C

ON

SULT

AR

PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO – Capítulo 6

Alcance, Contexto, Criterios

Identificación de los riesgos

Análisis de los riesgos

Valoración del riesgo

Tratamiento del riesgo

SEG

UIM

EIN

TO Y

REV

ISIÓ

N

CO

MU

NIC

AR

Y C

ON

SULT

AR Evaluación del riesgo

Registro e Informe

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Gestión de riesgos

c) Establecer controles operacionales

Con base en la prioridad de los riesgos se debe

establecer, documentar e implementar los métodos

adecuados, para evitar que estos se materialicen o

que en el caso de que así sea, su impacto sea menor.

NORMA BASC V - 5

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Gestión de riesgos

d) Respuesta a eventos

1. Documentar las actividades para responder en caso que se materialice un riesgo.

2. Con base en la prioridad de los riesgos, se debe realizar simulacros y establecer criterios

que permitan determinar la eficacia de las acciones establecidas.

Nota: se debe considerar en la planificación y ejecución de los simulacros, que estos no se

conviertan en un riesgo o puedan tener consecuencias negativas para la empresa.

3. En caso de que se materialice un riesgo, se debe solicitar una acción correctiva para

asegurar que se analizan las causas y de ser necesario que se gestione para evitar su

recurrencia.

Nota: el resultado de estas acciones debe retroalimentar la gestión de los riesgos

relacionados con el evento

NORMA BASC V - 5

REQUISITOS BASC

NORMA BASC V - 5

6.1.e. – Seguimiento (Riesgos - Planificación)

Debe establecer y monitorear indicadores que evidencien el seguimiento a

la eficacia de la gestión de riesgos.

8.1. - Seguimiento, medición, análisis y evaluación (Evaluación de

Desempeño)

La empresa debe establecer una metodología para dar seguimiento, medir,

analizar y evaluar el desempeño del SGCS BASC. Este debe incluir los

objetivos (ver 5.3) e indicadores de los procesos que lo integran (ver 4.4).

En caso de no alcanzar los resultados previstos (metas y criterios) debe

analizar las causas y proponer las acciones correspondientes.

REQUISITOS BASC

NORMA BASC V - 5

9.5.1 - Evidencias sobre los elementos de entrada: (Revisión por la dirección)

a) Cumplimiento de acuerdos documentados en revisiones por la dirección anteriores.

b) Los cambios en:

1. Los factores externos e internos que sean pertinentes.

2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y

reglamentarios.

3. La gestión de riesgos.

c) El cumplimiento de los objetivos.

d) La información sobre el desempeño del SGCS BASC, incluidas las tendencias relativas a:

1. Indicadores de los procesos.

2. No conformidades y acciones correctivas.

3. Resultados de seguimiento y medición.

4. Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

5. Resultados de las auditorías.

e) Asignación de los recursos.

f) Las acciones de mejora.

REQUISITOS BASC

ESTÁNDARES BASC V – 5 (5.0.1. – 5.0.2. y 5.0.3.)

4.2 – Programa de Capacitación: La empresa debe contar con un programa anual de

capacitación que incluya como mínimo:

a) Políticas del SGCS BASC (ver norma BASC 4.2), manejo de información (ver 6.1), de firmas y

sellos (ver 3.3), etc.

b) Gestión de riesgos, controles operacionales, preparación y respuesta a eventos.

c) Cumplimiento de los requisitos legales relacionados con sus funciones.

d) Impacto de las actividades individuales sobre el cumplimiento de los indicadores de eficacia

de los procesos.

e) Aplicación de los procedimientos del SGCS BASC.

f) Inspección de unidades de carga y unidades de transporte de carga (ver 2) y seguridad en los

procesos de manejo de carga (ver 3).

g) Prevención de adicciones al alcohol, drogas, juegos y otros, que incluya avisos visibles y material

de lectura.

h) Prácticas de prevención de corrupción y soborno.

i) Lavado de activos y financiación del terrorismo.

j) Prácticas de prevención de conspiraciones internas y actividades sospechosas.

QUÉ ES UN TABLERO DE CONTROL?

47

1. Nombre:

2. Procedimiento de cálculo:

3. Unidad:

4. Sentido:

5. Fuente de información:

6. Frecuencia de la toma de datos:

7. Meta:

8. Frecuencia de análisis:

9. Responsable del análisis:

TABLERO DE CONTROL

48

Nombre Fórmula Unidad SentidoFuente de

información

Frecuencia de la toma de datos

MetaFrecuencia de análisis

Responsable del análisis

Eficiencia

del manejo

de mano de

obra

(unidades producidas

por hora hombre /

unidades

programadas de

producción por hora

hombre) * 100

% Creciente Programaci

ón de

producción

Diario 89% Semestral Dueño del

proceso de

producción

TALLER

49

Nombre Fórmula Unidad SentidoFuente de

información

Frecuencia de la toma de datos

MetaFrecuencia de análisis

Responsable del análisis

Usando el modelo de Cuadro de Control

En grupos de 3, elaborar un objetivo e indicador de seguridad por cada uno de

los siguientes procesos,

Dirección

SIG

Materias Primas

Producción

Empaque

Despachos

Recursos humanos

TIC

MAPA DE PROCESOS

PROCESOS DE CONTROL Y DIRECCIÓN

Dirección y

Planeación

EstratégicaS.G.C.

Materias

primas Empaque

Gestión

Comercial

Gestión Adm.

y Financiera

Gestión de

Seguridad

Gestión

Informática

ProducciónEntradas Salidas

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

Gestión de Compras

Mejoramiento continuo ( S.G.C.

MAPA DE PROCESOS TEXTILES MODERNOS S.A.S

O

L

I

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Despacho

Recursos

Humanos

PREGUNTAS

G R A C I A S