Ofimática: aplicaciones informáticas de gestión

Elaborado por: Carlos Casas Antúnez

EDITORIAL ELEARNING

ISBN: 978-84-17446-50-5

Edición: 1.0

No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.

Índice

UD1. Conceptos básicos ........................................................ 9

1.1. Hardware, software y periféricos ........................................... 11

1.2. Sistemas operativos ............................................................. 22

1.3. Windows ............................................................................. 23

1.4. Principales funciones del escritorio y Herramientas ................ 26

1.5. Panel de control ................................................................... 34

1.6. Agregar o quitar programas .................................................. 42

1.7. Creación de carpetas, mover, cortar y copiar carpetas .......... 45

1.8. Instalación de un programa .................................................. 50

1.9. Utilización de material multimedia .......................................... 53

1.10. El Paint ................................................................................ 56

UD2. Aplicaciones ofimáticas. Conocimientos básicos y fun-cionamiento a nivel de usuario: procesador de textos .... 71

2.1. Introducción a Word ............................................................. 73

Ofimática: aplicaciones informáticas de gestión

2.2. Diseño y edición de documentos ......................................... 79

2.3. Cortar, copiar y pegar textos ................................................. 83

2.4. Formato ............................................................................... 87

2.5. Estilos ............................................................................... 101

2.6. Bordes y sombreados ........................................................ 102

2.7. Numeración y viñetas ......................................................... 104

2.8. Diseño de página ............................................................... 110

2.9. Insertar tablas .................................................................... 115

2.10. Insertar gráficos ................................................................. 123

2.11. Revisar .............................................................................. 129

2.12. Opciones de correspondencia ........................................... 130

2.13. Opciones de vista .............................................................. 141

2.14. Ortografía .......................................................................... 142

2.15. Opciones de impresión ...................................................... 146

2.16. La ayuda ........................................................................... 149

2.17. Grabación y recuperación de documentos.......................... 150

UD3. Hojas de cálculo: Excel............................................... 163

3.1. Concepto .......................................................................... 165

3.2. El entorno de Excel ............................................................ 167

3.3. Crear y abrir libros de trabajo .............................................. 172

3.4. Hojas ................................................................................ 178

3.5. Diseño y edición de una hoja de cálculo ............................. 182

Índice

3.6. Crear tablas ....................................................................... 186

3.7. Modificar ........................................................................... 201

3.8. Seleccionar elementos de una tabla ................................... 208

3.9. Formatos ........................................................................... 210

3.10. Insertar, eliminar filas y columnas......................................... 222

3.11. Opciones de impresión ...................................................... 224

3.12. Funciones de cálculo básicas............................................. 232

3.13. Gráficos............................................................................. 246

UD4. Bases de datos: Access............................................. 273

4.1. Ejecutar el programa .......................................................... 275

4.2. Crear una base de datos.................................................... 281

4.3. Componentes de la base de datos ..................................... 286

4.4. Insertar campos ................................................................. 289

4.5. Bases de datos relacionales ............................................... 299

4.6. Tablas: crear tabla y formato de tabla .................................. 300

4.7. Convertir texto en tablas y viceversa ................................... 316

4.8. Relaciones entre tablas. Formularios, consultas e informes .. 323

4.9. Vistas del formulario ........................................................... 328

4.10. Autoformatos ..................................................................... 336

4.11. El asistente para consultas ................................................. 339

4.12. Agrupación de registros ..................................................... 343

4.13. Informes ............................................................................ 354

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UD5. Presentaciones gráficas con Power Point .................... 369

5.1. Ejecutar el programa .......................................................... 371

5.2. Conceptos básicos ............................................................ 384

5.3. Elaboración de presentaciones sencillas ............................. 398

5.4. Modelos de diapositivas ..................................................... 402

5.5. Diapositivas en blanco ....................................................... 406

5.6. Añadir y eliminar diapositiva ................................................ 408

5.7. Modificar el orden .............................................................. 413

5.8. Maquetación de diapositivas: Dar formato. Incluir objetos, líneas y formas. Insertar archivo de audio. Transición y efec-tos. Presentación final ........................................................ 413

UD6. Nociones básicas para la navegación en Internet ......... 465

6.1. World Wide Web ............................................................... 467

6.2. Navegadores habituales ..................................................... 468

6.3. Internet Explorer ................................................................. 471

6.4. Abrir ventana ..................................................................... 473

6.5. Buscadores más habituales ............................................... 474

6.6. Pestañas ........................................................................... 478

6.7. Nueva pestaña .................................................................. 480

6.8. La barra de navegación ...................................................... 481

6.9. Barras de herramientas ...................................................... 483

6.10. Barras del explorador ......................................................... 486

6.11. Ayuda ................................................................................ 487

Índice

6.12. Favoritos ............................................................................ 490

6.13. Opciones de internet .......................................................... 491

6.14. Control de contenidos ........................................................ 498

6.15. Acceso telefónico a redes: Configuración ........................... 501

6.16. Correo electrónico ............................................................. 508

6.17. Web mail y correo pop ....................................................... 510

6.18. Outlook ............................................................................. 511

Glosario ............................................................................. 519

Soluciones ......................................................................... 523

Área: administración y gestión de empresas

UD1Conceptos básicos

Ofimática: aplicaciones informáticas de gestión

1.1. Hardware, software y periféricos

1.2. Sistemas operativos

1.3. Windows

1.4. Principales funciones del escritorio y Herramientas

1.5. Panel de control

1.6. Agregar o quitar programas

1.7. Creación de carpetas, mover, cortar y copiar carpetas

1.8. Instalación de un programa

1.9. Utilización de material multimedia

1.10. El Paint

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1.1. Hardware, software y periféricos

Si se desea obtener un máximo provecho del uso de cualquier sistema ope-rativo, es necesario conocer los diferentes elementos que forman el orde-nador. Es por ello que definiremos brevemente las diferentes partes que lo componen.

Carcasa: se trata del elemento físico en el que se alojan la mayoría de los dispositivos que componen el ordena-dor. Es una caja metálica compuesta por: una fuente de alimentación, un interruptor de encendido, un botón de reinicio y unas pequeñas luces que indican el funciona-miento de diferentes componentes.

Procesador: es el principal componente de un ordena-dor, girando toda la arquitectura del mismo en función del tipo de procesador que posea. Este elemento condicionará de qué tipo deben ser otros componentes: placa base, memorias, bus de datos, etc.

En el ámbito de los ordenadores personales son dos los tipos de procesado-res que se utilizan prácticamente en la totalidad de los mismos:

– Intel Core: fabricado por Intel, es el procesador que en teoría ofrece una mayor compatibilidad con el sistema operativo Windows, ya que el flujo de información en cuanto a desarrollo entre Intel y Microsoft es bastante fluido.

– AMD: fabricado por Advanced Micro Devices se ha con-vertido en una auténtica alternativa al uso de procesado-res Intel. Su coste en menor y ofrecen mayores prestacio-nes en tratamiento de imágenes.

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Memoria: la Memoria es el elemento encargado de almacenar los programas y datos que se utilizarán en los procesos que realiza el ordenador. No es posible ejecutar un programa si este no se aloja antes en la memoria. En un ordenador pueden coexistir diferentes tipos de memorias.

Placa base: este elemento, junto con el procesador y la memoria, forman el núcleo del ordenador. El hecho de cambiar el procesador (por ejemplo, en una renovación de equipo) puede obligar a cambiar la placa y las memorias.

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Se trata de una plataforma sobre la que se asientan gran cantidad de com-ponentes electrónicos del ordenador: procesador, chipset (conjunto de chips que complementa el funcionamiento de otros elementos de la placa), memo-ria, conectores, etc. Incluso muchas placas incorporan sobre ellas las tarjetas de vídeo, controladoras, sonido e incluso red; evitando así la ocupación de slots (ranuras de expansión) con dichas tarjetas.

Tarjeta de vídeo: consiste en un dispositivo que se conec-ta a una de las ranuras de expansión del ordenador y que permite transformar la señal digital transmitida por el orde-nador en una señal analógica que podrá ser reproducida por el monitor del ordenador.

Tarjeta de sonido: al igual que en el caso anterior, se trata de un elemento que convierte la señal digital del ordenador en una señal de tipo analógi-ca, en este caso en ondas sonoras.

Tarjeta de red: estas tarjetas permiten la cone-xión entre sí de varios ordenadores, pudiendo rea-lizarse esta conexión de ordenador a ordenador o bien canalizando todas las conexiones a través de un concentrador o Hub.

PERIFÉRICOS

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española se define pe-riférico como: “aparato auxiliar e independiente conectado a la unidad central de una computadora”, es decir, todo elemento que conecte a su ordenador (interna o externamente) recibe el nombre de periférico.

Los periféricos pueden ser clasificados en función del proceso que realizan. Así por ejemplo una primera clasificación los dividirá en:

– Periféricos de entrada. Solo permiten la introducción de información en el ordenador.

– Periféricos de salida. Solo permiten la obtención de información del or-denador.

– Periféricos de almacenamiento. Admiten operaciones de entrada y sa-lida de información del ordenador.

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Periféricos de entrada

Dada la diversidad de periféricos de entrada existentes en el mercado, y cuyo número aumenta día a día, es imposible hacer referencia a todos, por lo que limitaremos la descripción a los más importantes.

Ratón: consiste en una carca-sa que encierra en su interior una bola cuyo rodamiento acti-va unos sensores que transmi-ten la trayectoria que seguimos con el mismo. Actualmente, casi todos los ratones han cambia-do las bolas de rodamiento por sensores ópticos que recogen el movimiento realizado. Adicio-nalmente incorpora entre dos y cinco botones que sirven para seleccionar diferentes acciones. Su uso es generalizado debido a que tan-to programas como sistemas operativos están orientados a entornos de tipo gráfico.

Actualmente existe una gran variedad de ratones pudiendo encontrase rato-nes que transmiten el movimiento por infrarrojos o ultra-frecuencia, en lugar de usar el clásico cable que limita los movimientos. De la misma forma podemos encontrarnos con ratones que lugar de usar una bola para transmitir el roda-miento utilizan un sensor que determina la dirección del mismo.

Teclado: dispositivo formado por un cierto número de teclas, entre 84 y 102, las cuales transmiten la pulsación realizada al ordenador. Estas teclas se agru-pan según su propósito y podemos distinguir los siguientes grupos: teclado alfanumérico, teclado numérico, teclas de función y teclas de edición y movi-miento.

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Joystick: el uso de este periférico pertenece prin-cipalmente al campo de los videojuegos, desarro-llando un papel fundamental al ser el elemento que controla el funcionamiento de estos.

Existen múltiples formas y tamaños, con un mayor o menor número de pulsadores, pudiendo adoptar la forma de un volante, el mando de un avión, un simple palo, etc.

Escáner: es un periférico cuyo uso es cada vez más extendido, se utiliza para digitalizar imágenes. Estas digitalizaciones pueden ser fotografías, gráficos, esquemas e incluso texto. En este último caso es posible que el ordenador incluya capacidades para transformar el texto digitalizado en texto reconocible por un procesador de texto, en cuyo caso hablaremos de que el ordenador incluye un programa de OCR (Optical Character Recognition; Reconocimiento de Caracteres Ópticos).

Periféricos de salida

Al igual que en los periféricos de entrada existen numerosos periféricos de salida y sería casi imposible enumerarlos a todos. Limitaremos la exposición a los tipos más relevantes.

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Monitor: Se trata de un dispositivo que permite reproducir las imágenes. Es-tas se forman con puntos, estando relacionada su resolución con la de la tarjeta de vídeo.

Los monitores pueden ser a color o monocromos, si bien estos últimos son bastante raros hoy en día. Cada vez son usados con mayor frecuencia los monitores LFD de alta resolución (HD o superior).

El tamaño de un monitor se mide en pulgadas (15, 17, etc.). Este valor surge de medir la diagonal del cristal del monitor.

Impresora: las impresoras permiten la obtención de resultados en papel ya sea en forma de texto escrito o de representación gráfica. Existe infinidad de tipos de impresoras que se clasifican por el modo de impresión y por su velo-cidad. Así por ejemplo tenemos: impresoras de margarita, de cilindro, de bola, de matriz de puntos, de tambor, láser, chorro de tinta, térmicas, etc. Los tres tipos más usados en los ordenadores personales son:

– Matricial: Reciben su nombre de la cabeza de impresión, la cual está formada por pun-zones que mueven unos electroimanes for-mando el carácter que se desea imprimir.

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Una vez formado el carácter que se desea imprimir, los punzones golpean sobre la cinta de tinta que a su vez golpea sobre el papel formando los tan conocidos caracteres de punto que se pueden ver en facturas, recibos, listados, etc.

– Láser: Utiliza un sistema de impresión xerográfico con una fuente de luz producida por un rayo láser que carga electrostáticamente la superficie a la que se adhiere un polvo especial denominado tóner. Esta impresión es la que más calidad tiene de todas, aunque también es la más cara.

– Chorro de tinta: En estas impresoras, la tinta sale por una boquilla en forma de gotitas que se cargan electrostáticamente y son guiadas hacia el papel mediante placas de desviación para formar el carácter deseado. La calidad de este tipo de impresoras es cercana a la de las láser superando en algunos casos la resolución de estas. Son con diferencia las impreso-ras más utilizadas hoy en día debido a su relación calidad/precio.

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– Plotter: también denominado trazador gráfico. Son dispositivos que re-producen en papel todo tipo de gráficos e imágenes (planos, esquemas complejos, dibujo de piezas, grandes formatos, carteles, etc.). Son utiliza-dos principalmente en arquitectura y diseño gráfico. El trazo de la imagen se realiza mediante el uso de plumillas de tinta.

Periféricos de almacenamiento

Los periféricos incluidos en este grupo tienen como denominador común el archivo de datos e información. Existen diferentes tipos de dispositivos de al-macenamiento: discos, discos ópticos, cintas, cartuchos, pendrive, etc. Cada uno de ellos tiene ventajas e inconvenientes, y resultan más o menos adecua-dos para diferentes utilizaciones.

Disco duro: se trata de un disco magnético encerrado al vacío dentro de una caja metá-lica e instalada en el interior del ordenador. Las diferencias entre estos y los disquetes son numerosas, pero destacaremos que los discos duros son de metal y no de plástico como los flexibles. Los discos fijos son de una capacidad muy superior a la de un dis-quete siendo los más pequeños que usual-mente hoy se instalan en los ordenadores de 250 Gigabytes como mínimo. El acceso a un disco duro es mucho más rápido que el acceso a un disquete.

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CD-ROM: se trata de un soporte que almacena la información en formato digital sobre su superficie, la cual es una fina lámina de metal sometida a los impactos de un rayo láser. La capacidad de un CD-ROM puede variar entre los 650 Mbytes o 74 minutos musicales y los 900 Mbytes o 100 minutos musicales.

Los CD-ROM pueden ser de dos tipos:

– CD-R: solo admiten ser grabados una vez, con lo cual, una vez hecho no pueden reutilizarse de nuevo.

– CD-RW: admiten ser grabados y borrados, es decir, pueden reciclarse.

DVD: similares a los anteriores, pero admiten una capacidad muy superior a la de un CD-ROM. En el mercado podemos encontrarnos DVDs que parten desde 3 gigas de capacidad y que pueden llegar hasta 17.

Al igual que en el caso anterior podemos encontrarnos con que las unidades pueden ser lectoras o lectoras/grabadoras.

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Blu-ray: El disco Blu-ray, conocido como Blu-ray o sim-plemente BD (en inglés: Blu-ray Disc), es un formato de disco óptico de nueva generación, desarrollado por la Blu-ray Disc Association (BDA), empleado para vídeo de alta definición (HD), 3D y UltraHD y con mayor capaci-dad de almacenamiento de datos de alta densidad que la del DVD.

Una capa de disco Blu-ray puede contener alrededor de 20 GB o cerca de 6 horas de vídeo de alta definición más audio; también está en el mercado el disco de doble capa, que puede contener aproximadamente 50 GB. La ve-locidad de transferencia de datos es de 36 Mbit/s (54 Mbit/s para BD-ROM), pero ya están en desarrollo prototipos con velocidad de transferencia 2x (el doble, 72 Mbit/s).

Memoria USB: La memoria USB (Universal Serial Bus) denominado también lápiz de memoria, lápiz USB, memoria externa, pen drive o pendrive es un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos que utiliza memoria flash para guardar datos e información.

Estas memorias se han convertido en el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos más

Conceptos básicos1.1.Hardware, software y periféricos