NTP-899 Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo Implantacion 2.pdf

8/13/2019 NTP-899 Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo Implantacion 2.pdf

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OHSAS 18001. Sistemas de gestin de la seguridad ysalud en el trabajo: implantacin (II)

Notas Tcnicas de Prevencin

Redactores:

Manuel Bestratn BellovIngeniero Industrial

CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES

DE TRABAJO

Agustn Snchez-Toledo Ledesma

Ingeniero Tcnico Industrial

Esther Villa MartnezLicenciada en Ciencias Biolgicas

Este documento sobre el estndar OHSAS 18001 aportauna serie de reflexiones y orientaciones de carcter gene-ral para su correcta y eficaz implantacin. Complementalo reflejado en OHSAS 18002:2008, Directrices para laimplementacin de OHSAS 18001:2007, de necesaria lec-tura, y se basa fundamentalmente en la experiencia de losredactores del documento.

OHSAS 18001: Standard implementationOHSAS 18001: Implantation du standard

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1. ASPECTOS GENERALES PARA LA

IMPLANTACIN DE OHSASEstablecer, implementar y evaluar un sistema de gestinbasado en OHSAS 18001 es una declaracin generalsobre el establecimiento y mantenimiento de un siste-ma determinado de gestin de la SST dentro de unaorganizacin.

No existe un modelo nico para desarrollar e implan-tar un sistema de gestin de la SST en base a OHSAS18001. Cada organizacin debe personalizar el suyo pro-pio y hay que tener en cuenta que no existen solucionesestndar, solo pautas que pueden ser comunes. Por ello,en esta NTP se incluyen consideraciones generales ytambin algunas de especficas para desarrollar e im-

plantar sistemas de SST, requirindose de un procesocuidadosamente planificado y controlado para avanzarcon xito. Generar cambios en la organizacin, muchosde ellos relevantes -lo que depender de cual fuere elpunto de partida- para generar y consolidar cultura pre-ventiva, no es tarea fcil y se requiere de una buenadosis de compromiso de los mximos responsables dela organizacin, un proceso de actuacin bien disea-do y gestionado con un programa de concienciacin yformacin que lo materialice, y una potenciacin de losdiferentes cauces de participacin para lograr la impli-cacin de todos los miembros de la organizacin. Elestndar no debera ser visto como objetivo empresarialen si mismo, sino como un instrumento para mejorar demanera estable y continuada la eficiencia, en coheren-cia con los valores asumidos y objetivos estratgicosde la organizacin.

Para que una organizacin asuma satisfactoriamenteel estndar deber tener en cuenta algunos aspectosrelevantes como son: lo que realmente importa es la or-ganizacin, la implantacin del Sistema de Gestin de

SST, deber repercutir siempre en ella; la certificacin

conforme OSHAS 18001 no debe representar un objetivoen s para la empresa, sino un elemento facilitador y demedicin; la implantacin de OHSAS 18001 no debe sig-nificar un aumento de la burocracia, sino todo lo contrario,desarrollando para ello herramientas que faciliten la ges-tin; la organizacin deber marcar los plazos adecuadospara la implantacin del Sistema de acuerdo a sus nece-sidades y teniendo en cuenta los medios disponibles; yfinalmente, no hay un antes y un despus, representa uncamino de progresivos beneficios esperables.

Establecer implica un nivel de permanencia, y elsistema no debera considerarse establecido hasta quetodos sus elementos se hayan implementado de formaevidenciable. Cabe afirmar que una actividad est de-

bidamente implantada cuando se aplica correctamentede manera sistemtica por sus usuarios, generando losbeneficios esperados, tanto a nivel de resultados deri-vados de la propia actividad, como de satisfaccin desus usuarios y dems personal implicado. Por ejemplo,un procedimiento de investigacin de incidentes estaradebidamente implantado, cuando adems de estar contri-buyendo a la reduccin de los ndices de siniestralidad dela organizacin, est logrando que los accidentes tpicosgenerados no se repitan, al haberse extrado un buenaprendizaje de los mismos, y adems, los miembros dela organizacin, hayan sufrido o no accidentes, confenen los beneficios derivados de investigarlos todos cuandoocurran.

Mantener implica que una vez establecido el sistemaste sigue funcionando correctamente. Esto requiere deun esfuerzo activo por parte de la organizacin. Pense-mos que para que todo funcione con un nivel ptimo derespuesta, se requiere de un programa de mantenimiento,y ms, cuando se trata de comportamientos y actitudes,como es el caso.

Vigencia Actualizada Observaciones

VLIDA Complementa a las NTP 898 y 900


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El proceso de desarrollo, implementacin, evaluaciny accin de mejora, habra de estar basado igualmenteen el ciclo PHCA, tal como el propio estndar asume, porser ste un mtodo de probada eficacia y rentabilidad(ver fig.1). Este proceso tiene por objetivo la definicine implantacin en condiciones controladas de un plande implementacin-integracin, desarrollado especfica-mente en funcin de los objetivos, contexto y nivel demadurez de la organizacin. La primera fase, P (Plani-ficar) es la de desarrollo del Plan de implementacin-integracin, corresponde a la fase de anlisis y diseo,

tanto estratgico como operativo; la segunda, H (Hacer),es la de implantacin del plan propiamente dicho, conuna serie de consideraciones a tener en cuenta en cadauno de los requisitos del estndar y que se expondrnen el siguiente apartado; la tercera, C (Controlar), es lade revisin, medicin y seguimiento de lo ejecutado, yfinalmente, la cuarta, A (Actuar) es la de aplicar las co-rrespondientes mejoras en funcin de los resultados dela anterior fase de control; y as, sucesivamente. De lamisma manera que la legislacin obliga a elaborar unPlan de Prevencin para lograr con xito el proceso deintegracin de la PRL, se debera disponer tambin deun plan para la implementacin-integracin de la PRLsegn OHSAS 18001, a fin de optimizar los beneficios

del mismo. Ambos planes podran incluso coincidir en unsolo documento. Veamos a continuacin algunos rasgosesenciales de este proceso planteado en la figura 1.

2. FASE DE PLANIFICACIN. DESARROLLO DELPLAN DE IMPLEMENTACIN-INTEGRACIN

Cuando una organizacin decide implantar su Sistema deGestin de SST se pregunta si debe hacerlo de acuerdo aOHSAS y qu beneficios cabe esperar si as lo decidiese.En la mayora de los casos, las empresas toman su de-cisin en base a criterios no suficientemente analizados.Aunque nos podamos equivocar y ya se rectificar, ladecisin inicial debera ser objetiva, fruto de una profundareflexin y de un debate consensuado. Por tanto, la etapade anlisis resulta esencial. Podemos utilizar algunos ins-trumentos, como el mtodo DAFO, que permite analizardesde un punto de vista interno de la organizacin lasfortalezas y debilidades en materia de SST, y desde unpunto de vista externo, las oportunidades y amenazas a

las que estamos expuestos de no actuar debidamente,y por otra parte, lo que puede comportar de beneficiosoel hacerlo. Tengamos en cuenta que las empresas hande estar abiertas a su entorno social, en redes de coo-peracin con sus proveedores y clientes, para proyectarbuena reputacin y generar confianza.

Sobre todo, habra que identificar las debilidades denuestra organizacin y las amenazas externas y analizaren qu medida la implantacin del estndar ayudara ala correccin de las mismas. En cuanto a las fortalezasde nuestra organizacin y las oportunidades externas, el

anlisis ira orientado al refuerzo de las mismas, allanan-do el camino y ayudndonos a enfrentarnos a las debili-dades y amenazas.

Tambin podra recurrirse a la aplicacin de algunametodologa simplificada que permitiese adentrarse enel conocimiento de la cultura empresarial existente paradetectar aquellas carencias que estn condicionando queno se ponga la atencin necesaria sobre la SST y no seacontemplada como un verdadero valor. El modelo de Ex-celencia empresarial, EFQM, puede resultar de gran ayu-da al permitir objetivar ciertas carencias relevantes. Noobstante, el propio estndar OHSAS exige como puntode partida, una vez tomada la decisin de implantarlo, elverificar la situacin de la organizacin respecto al mismo.

En todo caso, ha de quedar claro que el diagnstico ini-cial basado en principios de objetividad, es indispensable.Una vez tomada la decisin de adoptar el estndar ha-

br que planificar su implantacin, plantendose una seriede cuestiones: Cul es el momento oportuno para iniciarel proceso?, qu plazo, aunque sea orientativo, puederepresentar el proceso?, puedo hacerlo con medios pro-pios o se debera recurrir a medios externos?, me interesacertificarlo? y quin lo habra de liderar? Pero para darrespuesta precisa a ello, veamos algunos aspectos remar-cables en esta primera fase de planificacin.

Beneficios esperados

Qu beneficios podemos obtener de la implemen-tacin de OHSAS en la organizacin (Siniestralidadrespecto al sector, percepcin interna de la preven-cin y cultura preventiva existente, nivel de cumpli-miento de la normativa y sanciones habidas, imagenexterna de la empresa, relacin con la representacinsindical, )?

Figura 1. Cuatro etapas esenciales para la implantacin de OHSAS 18.001

P

DESARROLLO DEL PLANDE IMPLEMENTACIN

Beneficios esperados Anlisis del contexto Seleccin del nivel deimplementacin

Elaboracin del plan deintegracin

Apoyo de la alta direccin

H

IMPLANTACIN DEL PLAN

A

ACCIN DE MEJORA DELSISTEMA IMPLEMENTADO

DE GESTIN DE LA SST

C

MEDICIN Y CONTROL

A

C

P

H Evaluacin de la eficaciadel plan

Seguimiento y mejora delSistema implantado


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Qu dificultades y barreras previsibles se presentarnen el proceso de implementacin a nivel personal y anivel organizacional?

Anlisis del contexto

Cules son los peligros y riesgos laborales ms sig-nificativos? Qu gravedad y trascendencia puedentener?

Qu modalidad preventiva tiene la organizacin?Cul ha sido su contribucin efectiva a los logros al-canzados? Cules han sido sus principales carencias?

Qu grado de integracin de la prevencin existe enla organizacin?, qu nivel de compromiso preventivoasumen los mandos?

Ante qu valores se fundamenta la organizacin?,qu contravalores condicionan?

Qu tipo de liderazgo impera en la organizacin? Cul es la consideracin humana y profesional de lostrabajadores como activo empresarial?

Qu nivel de implicacin tienen los trabajadores conla organizacin y con el proyecto empresarial? Seconoce el nivel de satisfaccin de los trabajadores ensu trabajo? En qu base objetiva ello se fundamenta,si es que se cree conocerlo?

Seleccin del nivel de implementacin

Este apartado establece las directrices para contestara la siguiente pregunta: qu estrategia y qu mtodode implementacin puedo aplicar a mi organizacin, so-

bre todo, en funcin del nivel de integracin de la accinpreventiva?La implementacin de un sistema de gestin segn

OHSAS 18001 conlleva cambios organizativos (organi-grama, responsabilidades, etc.) derivados de la necesi-dad de dotar a los propietarios de procesos de la res-ponsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para sugestin, as como para la gestin de los requisitos deOHSAS con otros sistemas de la organizacin.

Asimismo, la implementacin se puede aplicar pau-latinamente limitando su aplicacin a ciertos procesos,reas, o aplicarla a la totalidad de procesos de la orga-nizacin. En todo caso, es necesario que el proceso deimplantacin sea gradual y se vaya auto alimentando de

los logros que se vayan consiguiendo. La celeridad delproceso depende en gran medida del nivel de culturapreventiva existente y de la propia capacidad de la orga-nizacin para digerirlo. No obstante, implantar un sistemaque est bien diseado y que cuente con el apoyo de ladireccin, se sita en torno a los dos aos.

Hay que tener en cuenta que el proceso comportaruna serie de acciones para su debida planificacin en losmomentos oportunos, tales como: Definir la poltica de SST asociada a la visin em-

presarial, en cooperacin con todas las partesinteresadas

Establecer pautas para la integracin de todos sis-temas de gestin en vistas a su racionalizacin ysimplificacin

Desarrollar un manual del sistema de gestin dondese establezcan los objetivos y las directrices generalesde actuacin

Definir las responsabilidades y funciones de todo elpersonal en plena coherencia con los otros sistemasde gestin

Formalizar las vas de dilogo y participacin Establecer el plan de concienciacin y formacin con-

tinuada e integral del personal Identificar los requisitos legales exigibles Definir los procesos productivos, identificando en es-

pecial los crticos, contemplando factores tales como:definicin de propietarios, objetivos, indicadores, ele-mentos de entrada y salida de los procesos, instruc-ciones preventivas que se aplican en los mismos y lasadicionales que serian necesarias, etc.

Elaborar los necesarios procedimientos documenta-les con sus registros para las diferentes actividadespreventivas (control de riesgos, gestin de cambios,incluidos los contratistas, etc)

Elaboracin del plan de integracin

Como resultado de las actuaciones descritas en losapartados anteriores, se debera elaborar un plan de

implementacin-integracin que sirviera para ejecutareficazmente y de forma controlada lo planificado. El plandebera ya dar respuesta clara en trminos generales apreguntas esenciales, algunas seran: Qu objetivos persigue realmente la organizacin y

qu beneficios me va a aportar implementar el sistemay cundo?, qu objetivos persigue la implementacin?

Qu inversin y rentabilidad esperada tiene elproyecto?

Cales son las principales dificultades a superar?,qu estrategia sera recomendable para sortearlas?

En qu consiste realmente el plan de implementa-cin? y cundo habra que ir completando etapas?

Qu voy realmente a implementar de manera prio-

rizada y cundo: procedimientos, instrucciones, etc.? Cmo lo voy a implementar? Qu plan de comunicacin se va a llevar a cabo? Quin es el responsable y coordinador del proyecto

de implementacin? Qu actividades hay que planificar para su ejecucin

(programa que indique el qu, quin y cundo)Para la implementacin del sistema de gestin es nece-sario siempre partir de una buena identificacin de pe-ligros y evaluacin de riesgos, que es lo que determinalas necesidades de actuacin para su control, y de laatencin debida a las necesidades de las personas y dela organizacin.

Apoyo de la alta direccinDada la extensin de las actividades, los cambios quepueden provocar y las funciones afectadas en un proyec-to de implementacin, se precisa de una buena coordina-cin, por lo que es muy difcil avanzar si no se consigueel apoyo de la alta direccin.

El apoyo de la alta direccin se debe plasmar en elaporte de los recursos necesarios para llevar a cabo elplan aprobado, apoyar las acciones previstas y realizar eloportuno seguimiento al proyecto, y sobre todo, dar ejem-plo. Para la implementacin de un sistema de gestin dela SST segn OHSAS, son factores crticos: el apoyo,compromiso e implicacin de los altos directivos, ademsde un enfoque participativo. Habr que realizar todos losesfuerzos necesarios para que la direccin tome concien-cia grupalmente (comit de direccin si existe o el colec-tivo de directivos reunidos) de la necesidad de implantarun sistema eficaz que responda a su poltica de empresa.Los seminarios de directivos y expertos en la materia, atal efecto, pueden ser de gran ayuda.


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Es importante que la alta direccin designe un res-ponsable del proyecto o coordinador (normalmente elrepresentante de la direccin) con autoridad y visinglobal de la empresa y conocedor de las actividades re-lacionadas con la SST. Es recomendable presentar uninforme a la alta direccin que describa el proyecto deimplementacin que se desea llevar a cabo y facilite latoma de decisiones.

3. FASE DE EJECUCIN. LA IMPLANTACINDEL PLAN

Es importante tener en cuenta algunas consideracionesesenciales como las que se apuntan a continuacin,como punto de partida para la implantacin del plan: Hay que tratar la implantacin como una inversin

importante. Partir siempre de un diagnstico. Dnde estoy? qu

distancia me separa del objetivo al que pretendo llegar? Asegurar que la direccin va a demostrar un compro-

miso visible por lo acordado. Su involucracin y lide-razgo es fundamental.

Implicar a la organizacin. La participacin es el ca-mino inexcusable.

Formar, informar e involucrar a todo el personal relacio-nado con el proyecto y con el futuro Sistema.

Concebir la prevencin en un marco de desarrollo decompetencias de las personas, que sean evaluables

a travs del desempeo. Ello habra de formar partede la carrera profesional que las empresas deberanfacilitar por propio inters de la organizacin y de lostrabajadores.

Los especialistas en prevencin no disean el sistema,ayudan a darle forma.

Leer, analizar y comprender cada punto del estndarhasta comprender el por qu.

No implantar un requisito del estndar sin entendertotalmente su objetivo. No escribir, sin antes haberlo pensado todo bien. Planificar todas las actividades relevantes a realizar. No dar un paso adelante sin consolidar el anterior. Es

necesario alimentarse de los pequeos xitos del pro-pio proceso. Considerar un desarrollo por etapas.

El sistema es la herramienta, no el fin Establecer indicadores del proceso, generados en un

marco de dilogo y consenso. Utilizar y familiarizarse con un lenguaje sencillo y com-

prensible a toda la organizacin El sistema se disea para la organizacin, no para el

auditor Procurar no copiar y en ltimo extremo, hacerlo bien,

solo en aquello que sea posibilista La tarea del coordinador puede verse facilitada enor-

memente si se forma un comit o equipo de imple-mentacin con los responsables de los distintos de-partamentos y se planifican reuniones peridicas deseguimiento

EVALUACIN

FASE I

ELABORACINDE LA

DOCUMENTACIN

FASE II

FORMACIN

FASE III

IMPLANTACION

FASE IV

AUDITORAINTERNA

FASE VFASES

ACTIVIDADES

RESULTADOS

Anlisis de situa-cin actual (visitase informacin)

Anlisis de la infor-macin existente.

Identificacin delgrado de cumpli-miento de los re-quisitos legales deprevencin.

Identificacin deotros elementos degestin que cubran

requisitos de OHSAS 18001

Edicin de Manual,Procedimientos eInstrucciones.

Revisin y aproba-cin de la nuevadocumentacin.

Imparticin de cur-sos formativos a ladireccin, personaltcnico y/o conresponsabilidadesen el Sistemade Gestin dePrevencin

Imparticin decursos de sensi-bilizacin para elpersonal laboral dela empresa.

Definicin delprograma generalde implantacin.

Apoyo en laimplantacinde la nuevadocumentacin.

Visitas de apoyo yverificacin.

Correccin dela documenta-cin cuando seanecesaria.

Auditora del Sis-tema de Gestinde Prevencinimplantado.

Resolucin dedesviaciones.

Informe deevaluacin

Direccin y perso-nal responsableformado

Informe de Audi-toria interna

Documentacindel Sistemaelaborada

Sistema de gestinde prevencinimplantado

Planificacindetallada

Personal laboralsensibilizado yformado

Sistema revisadoy listo para su po-sible certificacin

Figura 2. Fases en la implantacin del estndar OHSAS 18001


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Seguimiento del plan deimplementacin-integracin

La organizacin debera programar el seguimientodel plan de implementacin con una frecuencia que

permita valorar el cumplimiento de los objetivos pre-vistos y prever los cambios que ayuden al xito de laimplementacin.Los cambios conllevan normalmente la actualizacin delplan. Los informes de la revisin deberan distribuirsea todas las partes implicadas en el proceso de imple-mentacin y tratarse en un marco de transparencia yde dilogo.

4. FASE DE CONTROL. REVISIN Y MEJORADEL SISTEMA IMPLEMENTADO

Una vez implementado el sistema de gestin se reco-mienda incorporar su revisin peridica en la revisin

por la direccin de acuerdo con los requisitos de OHSAS18001. Por ello, los resultados de las revisiones del plande implementacin deberan ser considerados en la revi-sin general del sistema por la alta direccin.

En la figura 2 se muestra un esquema de las fasesque suele comportar la implantacin de un sistema degestin de la SST en base a OHSAS, con las actividadesy resultados esperados.

BIBLIOGRAFA

(1) Ley 31/1995 y Ley 54/2003 de Prevencin de Riesgos Laborales

(2) Real Decreto 39/1997 y RD 604/2006, Reglamento de los Servicios de Prevencin

(3) INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJOGua Tcnica de integracin de la Prevencin en el Sistema General de Gestin de las empresas

(4) AENOROHSAS 18001:2007 Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo

(5) AENOROHSAS 18002:2008 Directrices para la implementacin de OHSAS 18001:2007

(6) OIT2001 Directrices sobre sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo

(7) AENORISO 9001:2008

(8) AENORISO 14001:2004

(9) AENORUNE 66177:2005 Gua para la integracin de los sistemas de gestin

(10) AENORUNE-EN ISO/IEC 17021 Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y la certificacin de siste-

mas de gestin.(11) AENOR

Gua para la auditora de los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo segn OHSAS 18001

(12) INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJOColeccin de Notas Tcnicas de Prevencin:NTP 576 Integracin de sistemas: Calidad, Prevencin y Medio AmbienteNTP 829 Nueva Cultura de Empresa y condiciones de trabajo. Factores de xito del cambioNTP 830 Integracin de la prevencin y desarrollo de competenciasNTP 848-850 Empresas de nueva creacin y condiciones de trabajoNTP 870 Excelencia empresarial y condiciones de trabajo


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