Módulo I. Introducción a la administración de proyectos

Capítulo 1. Conceptos básicos de administración de proyectos

Capítulo 2. Alcance del proyecto

Capítulo 3. Gestión de tiempos

Capítulo 4. Gestión de costos

Capítulo 5. Gestión de calidad

Capítulo 6. Gestión de recursos humanos

Capítulo 7. Gestión de comunicación

Capítulo 8. Gestión de riesgos

Capítulo 9. Gestión de adquisiciones

Capítulo 10. Integración, control y cierre

Apéndice 1. Cómo gestionar sus proyectos con MS-Project

Preguntas de autoevaluación

Cuestionario de Opción Múltiple 

Marco conceptual 

1.   Un proyecto tiene:

 a)   Resultado deseado, fecha límite y presupuesto limitado

2.   Las diferencias entre tareas y proyecto radican en que las tareas son:

 c)   Repetitivas y se mantienen en el tiempo3.   Cuál es el ciclo de vida típico de un proyecto:

 d)   Inicio - Planificación - Ejecución - Control - Cierre4.   Las variables de la restricción triple de todo proyecto son:

 e)   Ninguna de las anteriores5.   El proyecto podría fracasar si el administrador fija arbitrariamente el:

 a)   Alcance, Tiempo, Costos y Calidad

6.   ¿Cuál es la principal respuesta que debe responderse con un buen Plan?

 a)   ¿Qué? 

 b)   ¿Cómo? 

 c)   ¿Cuándo?

 d)   ¿Cuánto?

 e)   Todas las anteriores

7.   Señale la respuesta FALSA

 b)   PMP significa Project Management Personal8.   ¿Durante qué etapas del proyecto los stakeholders tienen mayor poder de influencia?

 a)   Inicio - Planificación

9.   ¿Cuáles serían ejemplos de stakeholders del proyecto?

 a)   Contratista

 b)   Trabajador

 c)   Cliente

 d)   Patrocinador

 e)   Todas las otras opciones

10.   ¿Cuál es la principal habilidad de un buen Director de Proyectos?

 c)   Comunicación

Alcance del proyecto 

1.   Entre los procesos de la administración del alcance se incluyen:

 a)   Planificación - Definición - Verificación

2.   Las metas que define el administrador del proyecto deben ser:

 c)   Temporales con una fecha de inicio y una fecha de finalización

3.   Con relación al Charter del proyecto se puede decir que:

 a)   Se identifica al proyecto y su importancia para la organización

4.   Con relación al alcance del producto se puede decir que:

 a)   Está incluido dentro del alcance del proyecto

5.   El alcance del proyecto debería incluir

 c)   Solamente el trabajo necesario para tener un proyecto exitoso6.   Se puede decir que la EDT:

 b)   Divide al proyecto en partes menores para que sea más fácil de administrar7.   Con base em la Tabla siguiente, cuál proyecto debería seleccionar:

 e)   Proyecto E

8.   En el plan de gestión del alcance se define cómo:

 a)   Elaborar la EDT

 b)   Verificar el alcance

 c)   Controlar el alcance

 d)   Todas las anteriores

 e)   Ninguna de las otras opciones

9.   Cuál de los siguientes ítems NO es una característica del Acta de Constitución del Proyecto:

 d)   Se utiliza como insumo para realizar un análisis cuantitativo del riesgo10.   Las cuentas de control

 d)   Suelen estar por encima de los paquetes de trabajo

Gestión de tiempos 

1.   Las actividades tienen dependencia obligatoria:

 d)   Cuando tienen una limitación física que determina el orden de las actividades

2.   Las actividades pueden tener dependencia discrecional:

 b)   Cuando la secuencia de las actividades es definida por el administrador del proyecto3.   Entre las herramientas de programación encontramos:

 a)   Método de actividad en la flecha (AOA)

4.   La Ruta Crítica

 b)   Está compuesta por las actividades, que si se retrasa alguna de ellas, se retrasa el proyecto5.   Las gráficas de Gantt se utilizan principalmente para:

 d)   La gestión de tiempos del proyecto6.   Ente las herramientas de agenda encontramos:

 a)   Diagrama de Pareto

 b)   Flujo causa-efecto

 c)   Cronómetro a cuarzo

 d)   Cronograma de Palmer

 e)   Ninguna de las anteriores

7.   Señale la respuesta FALSA

 e)   Con el Fast Tracking se aceleran las actividades agregando más recursos al proyecto8.   Determine la ruta crítica del siguiente diagrama de red donde las letras indican actividad y los números la duración (días) de cada una de ellas.

 a)   Ruta A - C - E

9.   En base al gráfico anterior, la holgura de la ruta F-G-H-I es:

 a)   1 día

10.   Cuál de los siguientes ítems NO forma parte de los procesos para gestionar los tiempos del proyecto:

 b)   Estructura de desglose del trabajo

Gestión de costos 

1.   Entre los procesos de la gestión de costos se incluyen:

 d)   Planificación de recursos - Estimación de costos - Presupuesto - Control de costos2.   ¿Cuál es la técnica de estimación más precisa?

 a)   Ascendente

3.   Entre las técnicas de estimación de costos se puede incluir:

 a)   Estimaciones análogas: utilizar estimaciones de costos de otros proyectos similares

4.   Para identificar si los recursos han sido sobre-asignados se puede utilizar:

 a)   Histograma de recursos

5.   En base a la siguiente Tabla, la línea base del proyecto en el mes 4 es:

 a)   $ 610

 b)   $ 1.190

 c)   $ 3.580

 d)   $ 1.780

 e)   Ninguna de las otras opciones

6.   Un proyecto ha presupuestado gastar $20.000 en los primeros 6 meses. Al finalizar el sexto mes se han gastado $25.000 y se ha trabajado por un valor equivalente a $10.000. Según el análisis del valor ganado, al

finalizar el mes 6:

 b)   El índice de desempeño de la agenda es 0,57.   Una forma simple y rápida para calcular el costo estimado al finalizar del proyecto, sería tomar el presupuesto total al finalizar y luego:

 b)   Dividirlo por el índice de desempeño del costo8.   Usted es el director de proyecto en una empresa de producción textil. Generalmente sus proyectos terminan gastando más de lo presupuestado y demorando más de lo que se esperaba. Por tal motivo, ha decidido mejorar los procesos de planificación, seguimiento y control. ¿Qué herramienta utilizará para evaluar la eficiencia en el progreso del cronograma?

 c)   Índice de desempeño de agenda9.   Un proyecto para el transporte y distribución de energía eléctrica está informando un índice de desempeño del costo de 0,72. Podríamos decir que:

 a)   El proyecto obtiene $0,72 por cada dólar gastado

10.   El valor planificado para la actividad A es de $600, está completa en un 80% y su costo actual es de $550. La actividad B había planificado un valor de $300, el avance real es del 60% y su costo actual asciende a $350. Por último, la actividad C con un costo planificado de $200, ya ha finalizado y su costo real fue de $300. El presupuesto total del proyecto es de $1100. ¿Cuál es el índice de desempeño del costo?

 b)   0,7167

Gestión de calidad 

1.   Entre los procesos de gestión de la calidad se incluyen:

 d)   Planeamiento - Aseguramiento - Control 2.   Señale la respuesta correcta :

 b)   La calidad del producto difiere de su rango3.   La optimización de calidad se logra cuando:

 b)   El beneficio marginal es igual al costo marginal

4.   En relación al aseguramiento de la calidad:

 a)   Se asegura que el proyecto cumpla con los requisitos de calidad prestablecidos

5.   Entre los diagramas de control de calidad se puede mencionar a:

 d)   Diagrama de Pareto6.   Una de las herramientas para el control de calidad es:

 d)   Diagrama causa-efecto7.   Señale la respuesta CORRECTA:

 c)   Dentro de las actividades para el control de calidad se incluyen: validación - verificación - revisión8.   Mencione cuál herramienta NO se utiliza para el Control de Calidad del Proyecto

 b)   Método de diagramación condicional9.   En relación al gráfico, señale la respuesta correcta:

 d)   La optimización de la calidad se alcanza en el punto D

10.   Usted está controlando la calidad del proyecto con un diagrama de Pareto. Esta herramienta lo ayuda a:

 c)   Focalizar sobre las polémicas más críticas para mejorar la calidad

Gestión de recursos humanos 

1.   En qué etapa del proyecto se identifican y asignan los roles y responsabilidades:

 a)   Etapas iniciales

2.   La relación entre el proyecto y las personas será:

 b)   Temporal y única3.   Cuál de las siguientes etapas se incluyen en la gestión de recursos humanos:

 b)   Desarrollar equipos de trabajo4.   Con respecto a la asignación de roles y de responsabilidad se puede decir que:

 d)   La asignación de responsabilidad se refiere a quién decide qué5.   En la matriz de responsabilidades:

 c)   Se representan las relaciones entre roles y responsabilidades del proyecto6.   Según el PMBOK, cuál de los siguientes items NO es un proceso de la gestión de recursos humanos:

 b)   Desarrollo de estilos de liderazgo7.   Eres el director del proyecto de fabricación de un nuevo alimento balanceado para perros. El proyecto es muy similar al Proyecto Gatos que llevaste a cabo el año pasado. ¿Qué podrías emplear al momento de planificar los recursos humanos del nuevo proyecto?

 c)   La descripción de roles y responsabilidades del Proyecto Gatos8.   ¿Cuál de los siguientes ítems NO es una estructura organizacional?

 e)   Matricial ajustada9.   En base al modelo de Kurt Lewis, ¿Cuáles son las etapas del proceso de cambio?

 c)   Descongelar - Mover - Congelar10.   ¿Cuál suele ser un obstáculo al buen funcionamiento del equipo de proyectos?

 a)   Objetivos poco claros

 b)   Comunicación pobre

 c)   Falta de liderazgo

 d)   Alta rotación del personal

 e)   Todas las anteriores

Gestión de comunicaciones 

1.   Los procesos de gestión para la administración de las comunicaciones son:

 b)   Planificación de la comunicación, distribución de la información, comunicar resultados y cierre administrativo2.   Entre las características de los stakeholders se pueden mencionar:

 a)   Sus intereses pueden ser afectados por la ejecución del proyecto

3.   Una herramienta para informar sobre los resultados del proyecto es:

 d)   Análisis del valor ganado4.   Un proyecto ha presupuestado gastar $9.000 en los primeros 4 meses. Al finalizar el cuarto mes se han gastado $10.000 y se ha trabajado por un valor equivalente a $12.000. Según el análisis del valor ganado, al finalizar el mes 4:

 c)   El índice de desempeño del costo es 1,25.   El índice de variación de agenda se mide por la diferencia entre:

 a)   Valor trabajado y costo presupuestado

6.   En relación a la tabla 7.1 responda: según el análisis del valor ganado, al finalizar el mes 4:

 Tabla 7.1

 a)   El índice de desempeño del costo es 1,25

7.   Con los mismos datos de la Tabla 7.1 responda: según el análisis del valor ganado, al finalizar el mes 5:

 a)   El costo estimado es $22.400

8.   ¿Cuál de los siguientes ítems NO es una estrategia para la gestión de conflictos?

 a)   Evadir

 b)   Forzar

 c)   Escuchar

 d)   Acordar

 e)   Colaborar

9.   ¿Qué se suele encontrar en el plan de comunicaciones?

 d)   Todas las anteriores10.   ¿Cuál de los siguientes ítems suele utilizarse como herramienta para gestionar a los interesados

 d)   Registro de polémicas

Gestión de riesgo 

1.   Los riesgos del proyecto

 b)   Pueden administrarse para mitigar su impacto en caso que ocurran2.   Los procesos de administración de riesgo son:

 a)   Planificación - Identificación - Análisis cualitativo - Análisis cuantitativo - Planificar la respuesta - Control y monitoreo

3.   Una de las herramientas para la identificación de riesgos es:

 d)   Método Delphi4.   En una matriz de riesgo se ha definido la probabilidad de ocurrencia y los impactos como alta (0,8), media (0,4) y baja (0,2). Que puntaje tendría un riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja y su impacto es medio.

 d)   0,085.   Las 4 técnicas o herramientas para la planificación de la respuesta al riesgo son:

 b)   Evitar - Transferir - Mitigar - Aceptar

6.   Los riesgos del proyecto:

 b)   Pueden administrarse para mitigar su impacto7.   Según el PMBOK, las 4 herramientas o estrategias para la planificación de la respuesta al riesgo son:

 b)   Prevención (o Evitar) - Transferir - Mitigar - Aceptar8.   Suponga que un proyecto tiene 3 actividades críticas con la siguiente estimación de duraciones (en días): Actividad A: optimista (24), más probable (32), pesimista (64); Actividad B: optimista (3), más probable (4), pesimista (5); Actividad C: optimista (1), más probable (3), pesimista (8). Desviación estándar total (de A, B, C) = 6,78. Según PERT, la duración de este proyecto, con una probabilidad del 95%, estará comprendida en un rango de días (redondeando a 2 decimales) de:

 b)   29,94 - 57,069.   Señale la respuesta FALSA:

 c)   La simulación de Montecarlo sólo puede realizarse con el software Crystal Ball10.   En relación a la siguiente matriz de riesgo con celdas en blanco que Ud. debería completar, responda la siguiente pregunta:

 d)   Un riesgo de probabilidad A e impacto M, tendrá una prioridad media

Gestión de abastecimiento 

1.   Entre los procesos de la administración del abastecimiento del proyecto figuran:

 b)   Elección de las fuentes de abastecimiento y administración de contratos2.   En el proceso de planificar el abastecimiento:

 b)   Ante la falta de confiabilidad en los proveedores es preferible la producción interna 3.   En la declaración de trabajo se describe:

 d)   Los items necesarios para que el proveedor comprenda claramente qué es lo que está pidiendo la organización4.   La distribución de productos de una empresa debería estar

 b)   En manos de contratistas externos o manejada en forma interna, dependiendo de cada proyecto en particular5.   Teniendo en cuenta los distintos tipos de contratos se puede decir que:

 c)   En los contratos de reembolso, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales más alguna utilidad6.   Entre los procesos de la administración del abastecimiento figuran:

 b)   Solicitud y cierre del contrato

7.   Una Empresa utiliza la siguiente matriz para selección de proveedores. El peso del criterio de post-venta debe ser completado por Ud. En base a esta matriz señale la respuesta correcta:

 a)   El puntaje del proveedor A es 10

 b)   El puntaje del proveedor C es 1,70

 c)   Debería seleccionarse el Proveedor B

 d)   Debería seleccionarse el Proveedor D

 e)   Ninguna de las otras opciones

8.   El director del proyecto está evaluando el mejor tipo de contrato para el trabajo a realizar. Las leyes de ese país prohíben que se lleve a cabo un contrato de costo reembolsable más un porcentaje del costo, para defender los intereses del comprador. ¿Por qué estará en vigencia este tipo de ley? Porque con el contrato de costo más porcentaje del costo_______

 c)   El vendedor tiene incentivos para no controlar los costos9.   La Empresa MDZ ha contratado a una Consultora Actuarial para que realice un fondo de jubilación y pensión en función de la antigüedad del personal de la Empresa MDZ. La Consultora ha fijado honorarios de $180 por hora mientras dure el proyecto. ¿Qué tipo de contrato han firmado las partes?

 b)   Por tiempo y materiales10.   Durante la etapa de planificación de las compras y adquisiciones de un proyecto de distribución de energía, se está evaluando la posibilidad de comprar algunos insumos en lugar de la fabricación propia. ¿Qué tipo de contrato tendrá mayor riesgo de costo para el vendedor de estos insumos?

 c)   Precio Fijo

Integración del proyecto 

1.   Las acciones correctivas en el proyecto deberían aplicarse

 c)   Cuando las desviaciones sean significativas en relación a la línea base2.   Cuál de los siguientes items NO es un resultado del control de cambios:

 e)   Análisis de la varianza3.   Entre los resultados más importantes del control de cambios figuran:

 d)   Actualización del plan y lecciones aprendidas4.   Considerando el control en la respuesta al riesgo podemos decir que:

 b)   Es un proceso continuo que se mantiene a lo largo de la vida del proyecto

5.   La etapa de cierre del proyecto

 a)   Generalmente consume muy pocos recursos en relación a la etapa de implementación

6.   En relación a los tipos de cierre del proyecto, podemos decir que:

 c)   El cierre administrativo finaliza con un compilado de los archivos del proyecto 7.   Uno de los procesos del proyecto consiste en crear lecciones aprendidas. ¿Cuál de las siguientes opciones es el mejor uso de las lecciones aprendidas?:

 d)   Utilizar la información histórica en futuros proyectos 8.   En base a la tabla anterior, señale la respuesta correcta:

 d)   El índice de variación de agenda es -8009.   Ud. está controlando el avance del proyecto en base a los datos de la Tabla a continuación, señale la respuesta FALSA:

 d)   En el proyecto se ha trabajado por $200 más de lo presupuestado

10.   ¿Cúal de los siguientes ítems NO se incluye entre las nueve áreas del conocimiento de la gestión de proyectos?

 a)   Alcance

 b)   Integración

 c)   Recursos humanos

 d)   Cierre

 e)   Comunicaciones

MS-Project 

1.   Una vez graficado el diagrama de Gantt con MS-Project:

 b)   Se puede ver la ruta crítica2.   MS-Project cuenta con las siguientes funcionalidades:

 a)   Permite visualizar la restricción triple del proyecto a través del botón Estadísticas.

3.   El MS-Project NO permite:

 a)   Ver la asignación de los recursos del proyecto.

 b)   Realizar el Análisis del Valor Ganado.

 c)   Planificar a partir de la fecha de inicio o finalización del proyecto.

 d)   Contar con alguna vista que permita ver el calendario del proyecto.

 e)   Ninguna de las anteriores.

4.   El MS-Project:

 d)   Sirve para gestionar los tiempos, los costos y los recursos humanos 5.   En cuanto al Análisis del Valor Ganado con el MS Project:

 b)   El programa la realiza automáticamente, si conoce la fecha de estado y el porcentaje de avance de cada tarea.6.   Señale la respuesta FALSA. En relación al software MS-Project:

 d)   Generalmente el Menú Ventana es el más utilizado7.   La tarea resumen del proyecto se agrega desde el menú

 d)   Herramientas8.   Los resultados del análisis del valor ganado se pueden ver desde el menú

 a)   Edición

 b)   Formato

 c)   Insertar

 d)   Herramientas

 e)   Ninguna de las anteriores

9.   ¿Qué tipo de dependencia entre tareas permite el MS Project?

 a)   Fin - Fin

 b)   Fin - Comienzo

 c)   Comienzo - Comienzo

 d)   Todas las anteriores10.   En el MS Project la duración de las actividades se establece en _______

 a)   Días

 b)   Horas

 c)   Minutos

 d)   Todas las anteriores

 e)   Ninguna de las anteriores