NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE … · Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y...

NORMATIVIDAD EN MATERIA DE

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Dirección General de Administración y Finanzas

Fecha de actualización: 3 Febrero 2010

Normatividad en Materia de Administración de Recursos


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III NNN DDD III CCC EEE I. MARCO JURIDICO ........................................................................................................... 4

Disposiciones Constitucionales ................................................................................................... 4 Leyes ........................................................................................................................................... 4 Estatutos ..................................................................................................................................... 5 Tratados ...................................................................................................................................... 5 Reglamentos ............................................................................................................................... 5 Decretos ...................................................................................................................................... 5 Acuerdos ..................................................................................................................................... 5 Oficios ......................................................................................................................................... 7 Normas ........................................................................................................................................ 7 Manuales ..................................................................................................................................... 9 Convenios ................................................................................................................................... 9 Lineamientos ............................................................................................................................... 9

II. PROPOSITO .................................................................................................................... 9 III. DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................................... 9 IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION .......................................... 11 V. DISPOSICIONES DE AHORRO .................................................................................... 12 VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO ....................................................................... 12 VII. CAPTACION DE INGRESOS ...................................................................................... 14 VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL ................................................................................... 14

* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica .............................................................................. 15 IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO .................................... 16

* Viáticos y Pasajes ................................................................................................................... 16 * Servicio para eventos ............................................................................................................. 18 * Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones ............................................................. 18 * Servicios de Difusión e Información ........................................................................................ 19

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS. ........................................................................................................................................... 19

* Generalidades ......................................................................................................................... 19 * Seguro de Bienes Patrimoniales ............................................................................................. 21 * Servicios de Fotocopiado ........................................................................................................ 21 * Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 ........................................ 21 * Servicio de cafetería ............................................................................................................... 22 * Servicio de llamadas de larga distancia .................................................................................. 22 * Estacionamiento ..................................................................................................................... 22 * Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación ................................. 22 * Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos .................................... 22 * Servicios de transportación terrestre ...................................................................................... 22



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* Tarjeta IAVE ............................................................................................................................ 23 * Mantenimiento del parque vehicular ....................................................................................... 23 * Pago de derechos del parque vehicular ................................................................................. 23 * Reporte de mantenimiento ...................................................................................................... 23 * Servicio de Seguridad ............................................................................................................. 24 * Mensajería Interna .................................................................................................................. 24 * Envíos de servicio postal y mensajería ................................................................................... 24 * Servicio Postal ........................................................................................................................ 25 * Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones ........................ 25 * Espacios físicos ...................................................................................................................... 25 * Solicitud de materiales ............................................................................................................ 26 * Solicitud de activos fijos .......................................................................................................... 26 * Adquisición de Bienes Informáticos ........................................................................................ 26 * Requisitos Fiscales y administrativos ..................................................................................... 27

XI. TRAMITES DE CHEQUES ........................................................................................... 27 XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) ................................................................. 28 XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS ................................................................................ 29 XIV. SERVICIOS PERSONALES ....................................................................................... 31

* Generalidades ......................................................................................................................... 31 * Disponibilidad presupuestal y prioridad de contratación ......................................................... 31 * Requisitos para el personal de nuevo ingreso ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios de investigación ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios y honorarios por proyecto: ........................................................ 33 * Contratación de personal ........................................................................................................ 34 * Contratación del Personal Extranjero ..................................................................................... 34 * Permanencia del personal ...................................................................................................... 35 * Política de antigüedad ............................................................................................................ 35 * Credencial para el personal .................................................................................................... 35 * Movimiento de personal .......................................................................................................... 36 * Cambio de Adscripción ........................................................................................................... 36 * Promociones ........................................................................................................................... 36 * Bajas de personal ................................................................................................................... 36 * Inducción ................................................................................................................................. 37 * Condiciones generales de trabajo .......................................................................................... 37 * Política de asistencia .............................................................................................................. 37 * Jornada de trabajo .................................................................................................................. 38 * Horas extraordinarias .............................................................................................................. 38 * Licencias sin goce de sueldo .................................................................................................. 39 * Licencia de maternidad y adopción ........................................................................................ 40 * Asignación y pago de remuneraciones ................................................................................... 40 * Incidencias de Personal .......................................................................................................... 41 * Carta poder ............................................................................................................................. 42 * Calendario de pago ................................................................................................................. 42 * Prestaciones y servicios ......................................................................................................... 42



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* Ayuda de lentes ...................................................................................................................... 42 * Canastilla maternal ................................................................................................................. 43 * Despensa ................................................................................................................................ 43 * Estímulo por proyecto ............................................................................................................. 43 * Ayuda de guardería ................................................................................................................ 43 * Periodo vacacional .................................................................................................................. 44 * Periodo vacacional / incapacidades ........................................................................................ 44 * Ajuste de calendario ............................................................................................................... 45 * Material didáctico .................................................................................................................... 45 * Aguinaldo ................................................................................................................................ 45 * Ayuda de transporte ................................................................................................................ 45 * Prima de antigüedad ............................................................................................................... 45 * Prima vacacional ..................................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores ....................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores a dependientes .............................................................................. 46 * Seguro de vida ........................................................................................................................ 47 * Días de descanso obligatorio .................................................................................................. 47 * Fondo de Ahorro ..................................................................................................................... 47 * Gastos de Comedor ................................................................................................................ 47 * Ayuda de Marcha .................................................................................................................... 48 * Menaje de casa ....................................................................................................................... 48 * Apoyo para útiles de trabajo ................................................................................................... 48 * Exámenes de grado ................................................................................................................ 48 * Prestaciones de seguridad social ........................................................................................... 48 * Otras prestaciones .................................................................................................................. 49 * Póliza de Seguro Mexicano y Americano de vehículos .......................................................... 50 * Capacitación y desarrollo del personal ................................................................................... 50 * Programa institucional de capacitación .................................................................................. 51 * Programa institucional de superación profesional .................................................................. 52 * Gratificación por antigüedad ................................................................................................... 52 * Higiene y Seguridad ................................................................................................................ 52 * Terminación de las relaciones de trabajo ............................................................................... 53 * Bajas ....................................................................................................................................... 53 * Actas de entrega-recepción .................................................................................................... 53 * Padrón de servidores públicos superiores .............................................................................. 54 * Servicio social ......................................................................................................................... 54 * Otros servicios ........................................................................................................................ 54

XV. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS COMPLEMENTARIOS ................. 55 XVI. EVALUACION Y SEGUIMIENTO ............................................................................... 58



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I. MARCO JURIDICO Disposiciones Constitucionales

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Leyes

Ley Federal del Trabajo.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Código Fiscal de la Federación.

Ley General de Deuda Pública.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Ley de Coordinación Fiscal.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Ley de Planeación.

Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.

Ley Federal de Entidades Paraestatales.

Ley para el Fomento de la Investigación Científica y Tecnológica.

Ley del Instituto de Seguridad Social al Servicio de los Trabajadores del Estado.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Ley del Impuesto sobre la Renta.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley de Ciencia y Tecnología.



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Estatutos Estatutos de la Asociación Civil del El Colegio de la Frontera Norte.

Tratados Tratado de Libre Comercio de América del Norte.

Reglamentos Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Estatuto Orgánico del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las Mismas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Decretos Decreto de Creación del El Colegio de la Frontera Norte.

Decreto por el que se recomienda que las inversiones en valores que realicen los servidores públicos las lleven a cabo por conducto de fideicomisos constituidos para ese único fin en sociedades nacionales de crédito o en acciones representativas de capitales de inversión.

Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Decreto por el que se aprueba el programa sectorial denominado Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Decreto por el que se crea el Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación. Acuerdos

Acuerdo por el que se establecen bases y lineamientos conforme a los cuales las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal formularán y presentarán sus programas anuales de requerimientos inmobiliarios, así como los relativos a obras en inmuebles destinados o utilizados para oficinas públicas.

Acuerdo que establece los casos en que deberán expedirse actas de venta o facturas de los bienes que se indican.

Principios de Contabilidad Gubernamental.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de los, donativos o beneficios en general que reciban los servidores públicos.

Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas,



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para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte, y para la determinación del grado de integración nacional.

Acuerdo para la adopción y uso por la Administración Pública Federal de la Clave Única de Registro de Población.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.

Acuerdo por el que se determinan los servidores públicos que deberán presentar declaración de situación patrimonial en adición a los que se señalan en la ley de la materia.

Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.

Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los Lineamientos generarles para la aplicación de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de comunicación electrónica, en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como en la prestación de las inconformidades por la misma vía.

Acuerdo por el que se expide el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a la Corrupción en la Administración Pública Federal, como una comisión intersecretarial de carácter permanente.

Acuerdo por el que se dan a conocer a las dependencias y entidades qué productos objeto de una licitación internacional, deberán incluir en sus bases, la manifestación de los licitantes referente a que sus propuestas económicas, no se cotizan en condiciones de prácticas desleales de comercio internacional.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que deberán observar las dependencias y los organismos descentralizados de la Administración Pública



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Federal, para la recepción de promociones que formulen los particulares en los procedimientos administrativos a través de medios de comunicación electrónica, así como para las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas definitivas que se emitan por esa misma vía.

Acuerdo por el que se establecen las normas y lineamientos generales para la aplicación de recursos presupuéstales en materia de comunicación social.

Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la administración Pública Federal.

Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaratorias de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.

Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Oficios Oficio-Circular por el que se dan a conocer los modelos de contratos de obra pública a

base de precios unitarios, a precio alzado y de servicios.

Oficio-Circular por el cual se hacen algunas aclaraciones relacionadas con los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los Lineamientos y Procedimiento para el Control, Seguimiento y Cobro de las Sanciones Económicas, Multas y Pliegos de Responsabilidades.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión, conforme a los cuales las representaciones, delegaciones u oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo.

Oficio-Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal.

Normas Instructivo del Sistema de Programación y Presupuestación Anual para los

requerimientos de inmuebles y la realización de obras para oficinas y servicios de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la aplicación de los recursos federales destinados a la publicidad y difusión, y en general a las actividades de comunicación social.



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Lineamientos para la adquisición y enajenación de inmuebles por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Modelo de contrato que establece las estipulaciones que deberán contener los contratos de arrendamiento de inmuebles que con el carácter de arrendatarias celebren las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.

Reglas de Operación e Indicadores de Evaluación del Programa Calidad Integral y Modernización.

Reglas de Operación de los Programas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Procedimiento para que la Coordinación General de Política de Ingresos y de Coordinación Fiscal emita su opinión respecto a los ingresos excedentes obtenidos durante el ejercicio por las dependencias, órganos administrativos desconcentrados o entidades de la Administración Pública Federal, así como para que las Direcciones Generales de Programación y Presupuesto Sectoriales de la Subsecretaría de Egresos otorguen la autorización de ampliaciones presupuestarias para ejercer dichos ingresos.

Normas y Lineamientos Generales para las erogaciones destinadas a publicidad, propaganda, publicaciones oficiales y, en general, todas aquellas referentes a comunicación social, para el Ejercicio Fiscal del año 2001.

Norma para el otorgamiento de estímulos por productividad, eficiencia y calidad en el desempeño a los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para calcular los montos máximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie máxima a ocupar por servidor público, así como para calcular los ahorros netos.

Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte.



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Manuales Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Manual de Requerimientos de Información a dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República.

Manual de uso de las cuentas para el Fideicomiso, CONACYT.

Manual de registro de cuentas para aportaciones CONACYT.

Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Convenios Convenio de Desempeño.

Lineamientos Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE.

II. PROPOSITO El presente documento tiene el propósito de establecer los lineamientos básicos normativos a

los que deberán sujetarse todas las áreas de El Colegio de la Frontera Norte: Presidencia,

Secretarías, Direcciones Generales, Direcciones de Departamento Académico, Direcciones de

Departamento Administrativo, Direcciones Regionales, Coordinaciones, sin menoscabo de la

observancia de las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, estatutos, manuales y

disposiciones complementarias., y en general, de la normatividad vigente sobre el proceso

programático presupuestal, su ejercicio, adecuaciones e informes.

III. DISPOSICIONES GENERALES Los lineamientos que se presentan en este documento son de observancia obligatoria para las Unidades Académica y Administrativas adscritas a El Colegio de la Frontera Norte.

1. Durante el ejercicio fiscal del año 2004, las unidades deberán atender las disposiciones del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2004 (PEF 2002), publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

2. Es necesario aplicar acciones enfocadas a buscar la efectividad y uso óptimo del gasto público por lo que en el ejercicio fiscal 2004, se deberán atender puntualmente las



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disposiciones señaladas en el Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la Administración Pública para el ejercicio fiscal del año 2004.

3. Las Unidades de El Colef, se sujetarán estrictamente a los calendarios de presupuéstales. Cuando por alguna circunstancia un evento o un gasto no se realice en la fecha prevista, deberá de programarse en la nueva fecha si es necesario realizarlo, en caso contrario se convierte en una economía para el proyecto.

Para establecer cualquier compromiso, cada Unidad de El Colef deberá considerar previamente su disponibilidad presupuestaria dentro de su proyecto.

4. Las Unidades de El Colef no podrán contraer obligaciones que impliquen comprometer recursos de los subsecuentes ejercicios fiscales en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, tampoco podrán realizar la celebración de contratos, otorgamiento de concesiones, permisos, licencias y autorizaciones, o en cualquier otro acto de naturaleza análoga que impliquen la posibilidad de algún gasto contingente, o adquirir obligaciones futuras, si para ello no se cuenta con la autorización previa correspondiente.

En el caso de los proyectos financiados con recursos complementarios, si su desarrollo corresponde a ejercicios fiscales subsecuentes, se reprogramará su presupuesto en el ejercicio correspondiente, por parte de la Dirección de Finanzas.

5. De acuerdo al Programa de Trabajo de El Colef, los titulares de las Unidades, serán directamente responsables de la administración por resultados; por ello deben cumplir con oportunidad y eficiencia las metas y objetivos previstos en sus proyectos o programas de trabajo.

6. Las erogaciones previstas en el presupuesto autorizado, que no se encuentren devengadas al 31 de diciembre del año en curso, no podrán ejercerse, salvo el caso de los proyectos que reciben recursos complementarios, los cuales como se comentó en el punto 4, reprogramarán su presupuesto en el ejercicio posterior correspondiente.

7. Las adquisiciones de las partidas centralizadas deberá obtenerse invariablemente a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y ésta a su vez validará el requerimiento de las unidades responsables y en su caso procederá a hacer la solicitud a la Dirección de Finanzas. (ver Anexo DRMS: Relación de partidas centralizadas)

8. Toda adquisición o servicio que requieran las áreas, deberá generar un contrato, orden de compra o anticipo, y deberá ser coordinado invariablemente, por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, independientemente de la partida o tipo de gasto de que se trate, con excepción de los fondos fijos de caja.

9. Algunas partidas de gasto serán expresamente autorizados por la Presidencia, como es el caso de las salidas internacionales y la realización de algunos eventos. (ver Anexo DRMS Política de viáticos DRMS001 y Reglamento de viáticos)



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Todas las solicitudes para el ejercicio de las partidas deberán de ser autorizados por los jefes inmediatos correspondientes, independientemente de que se cuente con el recurso dentro de la disponibilidad presupuestal.

IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION 10. El proceso de programación presupuestación está orientado a dotar de mayor flexibilidad

y agilidad a la actividad presupuestaria, fortaleciendo la presupuestación, ejercicio, seguimiento y control de los recursos de que dispone la Institución. Éstos recursos pueden ser fiscales, complementarios o propios. (Ver anexo DF: Política DF015)

11. Para lo cual las actividades deberán realizarse con estricto apego a los plazos y términos establecidos en las disposiciones jurídicas, o convenios o cartas compromiso respectivas. Este proceso considera cuatro etapas fundamentales que son las siguientes:

Concertación de la Nueva Estructura

Metas, indicadores estratégicos, unidad de medida

Proyecto de Presupuesto de Ingresos de la Institución tanto de recursos fiscales, complementarios y propios.

Calendario de Gasto.

(Ver Anexo DF: Calendario de presupuesto)

12. La Dirección de Finanzas, solicitará a cada Unidad Responsable que elabore y calendarice el proyecto de presupuesto, de acuerdo a las necesidades reales de operación y conforme a los lineamientos establecidos, enviándolo para su autorización a la Junta Directiva y posteriormente a el CONACYT, para lo cual se ofrecerá asesoría permanente.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, deberá de calendarizarse en base al convenio o carta compromiso y a la disposición de los recursos financieros depositados en las cuentas de la Institución. (Ver Anexo DF: Formatos de presupuesto Políticas DF015 DF019)

13. Una vez autorizado el presupuesto por las entidades de Gobierno correspondientes, la Dirección de Finanzas se lo comunicará a las Unidades Responsables para iniciar el ejercicio presupuestal correspondiente, programando sus disponibilidades en los diversos proyectos.

En aquel caso de que sea necesario realizar un ajuste al presupuesto solicitado por las diversas áreas, éstas procederán a realizarlo en base a los techos financieros otorgados en autorización, con apoyo de la Dirección de Finanzas en caso necesario. (Ver Anexo DF: Políticas DF015 DF019)



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V. DISPOSICIONES DE AHORRO

14. La administración del presupuesto debe ser aplicada con estricto apego a los criterios de racionalidad establecidos. (Ver Anexo DF: Criterios de racionalidad)

VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO

15. De conformidad con el Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, se podrán solicitar adecuaciones (transferencias) al presupuesto para dotar de recursos a procesos y proyectos que no cuentan con la suficiencia presupuestal para llevarlos a cabo, tomando los recursos de aquellos que de alguna manera cuenten con una disponibilidad que lo permita.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios las transferencias de recursos se harán de acuerdo a lo establecidos en los convenios o en las cartas compromiso. (Ver anexo DF: Políticas DF015, DF019)

16. Todas las solicitudes de adecuación (transferencias) al presupuesto se deberán solicitaran a la Dirección de General Administrativa serán llevadas a cabo por la Dirección de Finanzas en común acuerdo con la áreas solicitantes. Estas transferencias podrán ser entre partidas o entre proyectos y a diferentes fechas del año.

Las solicitudes de transferencias de partidas de proyectos financiados con recursos complementarios serán presentadas para su autorización a la institución financiadora. (Ver anexo DF: Formato de transferencia o adecuación Políticas DF015, DF019)

Adecuaciones presupuestarias de inversión (Capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” y 6000 “Obras Públicas”)

17. Las unidades de El Colef enviarán a la Dirección de Finanzas quien a su vez se coordinará con la Dirección de Recursos Materiales, el presupuesto de sus necesidades de bienes de inversión correspondientes al Capítulo 5000 "Bienes Muebles e Inmuebles" y/o 6000 “Obras Públicas”. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios en conjunto con la Dirección General de Administración revisará la procedencia de dicho requerimiento y solicitará el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019, Formato de Presupuesto)

18. La totalidad de los bienes solicitados deberá contar con descripción completa y las características técnicas del bien, una estimación de su valor en el mercado incluidos los impuestos a la fecha de la solicitud. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS004 DRMS005, Formato: Solicitud de materiales)

Tratándose de bienes muebles e inmuebles programados en los proyectos financiados con recursos complementarios, sólo se requerirá solicitarlos a través de la Solicitud de materiales, para su compra, siempre y cuando se cuente con el recurso financiero disponible, y se encuentren incluidos en el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: DF008)



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19. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

20. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

21. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

22. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

23. Atendiendo lo que marca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para poder realizar las compras de mobiliario y equipo tiene que efectuar el proceso de licitación.

Cuando el resultado de una licitación conlleve a establecer una necesidad de recursos diferente (mayor o menor) a la contenida en el Oficio de Autorización de Inversión, debe informar oportunamente y por escrito a la Dirección General de Administración, notificando a su vez a la Dirección de Finanzas para que se realicen los ajustes presupuestales correspondientes.

24. La Dirección General Administrativa y la Dirección de Finanzas con base en la información de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, solicitará a El CONACYT el ajuste al oficio de autorización de inversión original.

25. No se tramitará ninguna solicitud de bienes de inversión que no se presente en tiempo conforme a las fechas límite establecidas por la Dirección de Finanzas, que no cuente con los dictámenes técnicos, descripciones y se apegue a la normatividad vigente. (Ver anexo DRMS: Políticas RMS005 y ver anexo DF: Política DF008)



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VII. CAPTACION DE INGRESOS 26. La captación de todos ingresos invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de

Finanzas, quien emitirá un recibo de ingresos y será la responsable de su registro, control y uso.

27. Todos los ingresos se depositarán en cuentas de cheques que para tal efecto tenga aperturadas El Colef, en las diferentes instituciones bancarias del país.

28. La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

29. El recibo de ingresos institucional tratándose de ingresos provenientes de recursos complementarios, deberá contener la siguiente información:

Nombre de la institución u organización financiadora que está proporcionando el ingreso.

Domicilio fiscal de la financiadora. Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. Monto del recibo. Tipo de moneda Concepto del ingreso.

30. Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. (Ver anexo DF: Política DF003, Formato de ingresos y anexo DF: DF019)

VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL

31. El ejercicio del presupuesto, comprenderá el manejo y aplicación de los recursos que realicen las unidades de El Colef, para dar cumplimiento a los objetivos y actividades institucionales contenidas en sus presupuestos aprobados.

32. El ejercicio del presupuesto se realizará de acuerdo al programa de disponibilidad presupuestal autorizada, cuyo objetivo es determinar los montos que se pueden ejercer por proyecto y por partida en forma mensual, incluyendo los proyectos financiados por recursos complementarios. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019)

33. El ejercicio del presupuesto se aplicará únicamente a través de los trámite de solicitud de viáticos, materiales u otros servicios a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, y a través de las solicitudes de honorarios o becarios y la nómina (sueldos y prestaciones) a la Dirección de Recursos Humanos. (Ver anexo DRMS: Políticas de DRMS01 y anexo DF:Políticas DF015 , DF019)



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* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica 34. Se define al fondo revolvente, como el mecanismo presupuestario que permite cubrir los

compromisos de carácter urgente, derivados del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados. (Ver anexo DF: Política DF002)

35. Para el caso de las Direcciones Regionales, el Fondo revolvente o de caja chica se establecerá mediante solicitud del Director Regional a la Dirección General Administrativa la que aprobará la creación o renovación del Fondo según el caso y la Dirección de Finanzas entregará el recurso para tal fin. (Ver anexo DF: Política DF002)

36. La entrega del Fondo revolvente o de caja chica se hará mediante oficio, recibo de constitución.

La delegación de la administración del Fondo por parte de la Dirección de Finanzas, implica la responsabilidad del titular del área solicitante y del o los empleados a cargo de su utilización. (Ver anexo DF: Política DF002)

37. Para el manejo del Fondo revolvente, se abrirá cuenta de cheques que deberá ser productiva, siempre que el monto de la comisión que se cobre por manejo de cuenta, sea inferior a los intereses que genere, en caso contrario, se deberá abrir cuenta de cortesía. En todos los casos se deberá registrar un mínimo de dos firmas de los empleados facultados para su manejo, ya que los cheques que se expidan, se firmarán en forma mancomunada, siempre siendo la primera firma el responsable del Fondo. (Ver anexo DF: Política DF002)

38. De los recursos del Fondo revolvente podrá conservarse en efectivo hasta el monto de las cantidades establecidas en disposiciones emitidas anualmente, como fondo fijo de caja.

En caso de que las unidades administrativas no requieran de una cuenta de cheques (Fondo revolvente), el monto en efectivo podrá ser hasta el monto establecido en las disposiciones anuales emitidas, como fondo de caja chica, debiendo reintegrar a la Dirección de Finanzas el excedente del monto asignado. (Ver anexo DF: Política DF002)

39. Los pagos que se efectúen mediante el Fondo autorizado, deberán realizarse con cheque a nombre del legítimo beneficiario o del proveedor del bien o servicio adquirido o contratado.

40. Los pagos efectuados a través del fondo de caja chica no deberán ser mayores a los establecidos en las disposiciones emitidas anualmente, por comprobante presentado.

41. Será responsabilidad de la Dirección de Finanzas y del área en la cual esté delegada la administración del Fondo revolvente o de caja chica, verificar que las erogaciones realizadas con cargo al mismo, se ajusten al presupuesto autorizado y a la disponibilidad de recursos en las partidas presupuestarias, a efecto de que en ningún momento la aplicación de los recursos implique adiciones al presupuesto aprobado.

42. El titular del Fondo verificará que los recursos del mismo se destinen a cubrir únicamente erogaciones con cargo a las partidas y conceptos de los capítulos 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales”.



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43. Tratándose del fondo de caja chica No se deberá cubrir gastos de carácter fijo como son: Telefonía convencional y celular, servicios de radiolocalización, energía eléctrica, de agua potable; servicios de arrendamiento de vehículos, edificios, locales y terrenos, honorarios profesionales y asimilables a sueldos, seguros, servicio de vigilancia, pasajes y viáticos, trabajo de campo, penas, multas y accesorios fiscales. (Ver anexo DF: Política DF002)

44. Todo comprobante presentado para su reembolso debe cubrir los requisitos fiscales y deberá contar con la firma del solicitante y su Director de Área, incluyendo una pequeña descripción del motivo del gasto. (Ver anexo DF: Política DF002)

45. No formarán parte del reembolso los comprobantes de gastos efectuados en el ejercicio anterior a la constitución de los fondos. (Ver anexo DRMS: Formato de solicitud de servicios varios)

46. Para el trámite de pago de reembolso del fondo, éste deberá entregarse con tres días de anticipación. (Ver anexo: Política DF002 y Formato de Solicitud de servicios varios)

47. A fin de facilitar el control y manejo del Fondo deberá utilizarse un reporte “Relación de movimientos bancarios” para registrar el manejo de la cuenta de cheques, así como del fondo de caja chica.

48. Las unidades, deberán enviar a la Dirección de Finanzas de forma mensual el reporte de ”Relación de movimientos bancarios” y copia del estado de cuenta del banco debidamente conciliado.

49. Los fondos revolventes asignados anualmente deberán reintegrarse a la dirección de finanzas a más tardar los primeros 10 días naturales del mes de diciembre.

IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO * Viáticos y Pasajes 50. Los viáticos y pasajes se otorgarán al personal académico y administrativo que requiera

desplazarse a una localidad distinta a la de su área de trabajo para el desempeño de una actividad oficial aprobada por El Colef asignándosele una comisión oficial, así como al personal visitante que acuda a una visita oficial y sea convocado por el propio El Colef, de conformidad con las normas emitidas para tal efecto, verificando previamente su disponibilidad presupuestal en el proyecto. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS001 y Reglamento de viáticos)

51. Para el otorgamiento de viáticos, las Áreas deberán presentar ante la Dirección de Recursos Materiales la “Solicitud de viáticos, pasajes y traslados” debidamente requisitaza, la cual contiene integrada la encomienda de la “Comisión”, para que los empleados realicen sus actividades en un lugar diferente a su centro de trabajo.



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La solicitud se tramitará ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual deberá especificar claramente los datos que en ella se solicitan, especialmente el nombre de la persona que se traslada, los lugares de estancia y el número de días y el origen del recurso que se utilizará presupuestalmente.

Cuando la solicitud sea para que el personal acuda a un evento, deberá adjuntar programa o invitación del mismo. (Ver anexo DRMS: Formato de Solicitud de Viáticos, pasajes y traslados)

52. La tarifa de viáticos se encuentra estructurada por zonas y por niveles de la organización:

53. Las solicitudes deberán estar autorizados por:

Tratándose de nacionales: Beneficiario Solicita Aprueba

Investigador Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Director de área Director general académico o administrativo

Secretario general académico o administrativo

Director general Secretario General Presidente

Secretario General Secretario General Presidente

En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto, viáticos y pasajes nacionales, la autorización de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico, y si es éste (como responsable de proyecto) quien tiene que salir le autorizará el Director General. Tratándose de Internacionales:

Beneficiario Solicita Aprueba Autoriza

Investigador Director de departamento académico o administrativo

Director general académico o administrativo

Presidente

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo


Presidente

Director de área Director general académico o administrativo

Secretario general académico o administrativo

Presidente

Director general Secretario General académico o administrativo

Presidente Presidente

Secretario General Secretario General Académico o administrativo




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En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto viáticos y pasajes internacionales, la aprobación de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico y la autorización la otorga el Presidente. Tratándose del Director de área como responsable de proyecto, lo autoriza la Dirección General Académica y la Presidencia.

54. Cuando el empleado requiera trasladarse en su propio vehículo, se le cubrirán los costos de los peajes y del combustible.

55. Para cumplir con una comisión fuera de las instalaciones del Colegio y que el traslado sea pagado por otras Instancias que no sean El Colef, se requiere que la autorización sea a través del formato de solicitud de viáticos, pasajes y traslados, firmada por el director del área.

56. El importe de los viáticos se entregará en cheque y los pasajes se entregarán en el boleto del transporte utilizado y será requisito indispensable comprobarlo en los siguientes cinco días hábiles al término de la comisión. La comprobación requerirá de cubrir los requisitos fiscales, salvo el caso de las salidas de campo de las cuales se dificulta, por el lugar donde se realiza, obtener comprobación requisitada.

57. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento de viáticos nacionales, internacionales, de campo y pasajes aprobado para la institución, se requiere a los empleados o a los responsables de recibir a los visitantes, que la comprobación de los recursos asignados por concepto de viáticos y pasajes se realice durante los cinco días hábiles siguientes a la conclusión de la comisión, anexando la o las facturas originales que reúnan requisitos fiscales.

* Servicio para eventos 58. Para la realización de eventos la Dirección de Recursos Materiales y Servicios,

proporcionará los insumos requeridos cuando se cuente con disponibilidad presupuestal para ello.

* Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones 59. La contratación de servicios de consultoría, asesoría, estudios e investigaciones para el

desarrollo de los proyectos, requerirá previamente a su presentación ante el Comité de Adquisiciones, de la autorización expresa del Presidente de El Colef, independientemente de la disponibilidad presupuestal.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.



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60. La contratación de dichos servicios deberá reducirse al mínimo indispensable conforme a lo dispuesto por el Presupuesto del ejercicio.

61. Para la contratación de estos servicios, se deberá comprobar que El Colef no cuenta con los recursos humanos disponibles para satisfacer los requerimientos técnicos de los servicios profesionales que se demandan.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.

62. Además de los requisitos señalados, los servicios deberán ser solicitados a la Dirección de Recursos Materiales quién contratará de acuerdo al procedimiento que marca la Ley de Adquisiciones y la de Obras Públicas, aplicable en materia de asesorías, estudios e investigaciones.

63. Las Unidades de El Colef que realicen erogaciones por estos conceptos, deberán adoptar las medidas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones fiscales, verificando que se efectúen las retenciones a que haya lugar.

* Servicios de Difusión e Información 64. Las erogaciones con cargo a las partidas del concepto 3600 “Servicios de Impresión,

Publicación, Difusión e Información”, requerirán de la aprobación previa de la Dirección General de Vinculación así como la Secretaria de Planeación.

65. El Área de difusión de El Colef formulará las solicitudes de material correspondiente, para contratar los servicios de impresión o de publicaciones oficiales especializadas que se requieran por parte de las áreas.

66. Para los casos de publicidad, publicaciones oficiales y demás actividades de comunicación social, se utilizarán preferentemente los medios de difusión del sector público.

67. Los gastos destinados a publicaciones únicamente procederán cuando estén directamente relacionados con la función sustantiva de las Unidades de El Colef, en términos de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y

SERVICIOS. * Generalidades

68. De conformidad con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la integración de los expedientes de solicitudes y su presentación ante el Comité de Adquisiciones.



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Con base en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios conducirá los procesos adjudicatorios que, conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, resulten procedentes y llevará a cabo los procedimientos para la adquisición y contratación de bienes y servicios solicitados y justificados por las Unidades Responsables solicitantes, sin perjuicio de los acuerdos que, sobre el particular, emanen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

69. La Adquisición y/o arrendamiento de vehículos aéreos, terrestres y fluviales deberán ajustarse a las disposiciones que en materia de ahorro, productividad y eficiencia emita la Secretaría de la Función Pública y aquellas que se establezcan en el Manual de sueldos y prestaciones para los servidores públicos de mando de la Administración Pública Federal que al efecto determine la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

70. Con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones jurídicas y normativas en materia de planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones de bienes, las Solicitudes de Materiales no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios vigente, únicamente se aceptarán cuando estén debidamente justificadas y resulten prioritarias para el desarrollo de las actividades institucionales que se desarrollen, realizándose una adecuación presupuestal para equilibrar el monto del presupuesto por área, debiéndose aclarar el porqué no se consideraron para su integración en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

71. Para su atención y efectos, en las solicitudes de materiales o de servicios se considerarán los siguientes aspectos:

Deberán de contar con la firma de autorización del responsable del proyecto y de sus jefes inmediatos.

Las solicitudes de bienes de marca determinada se ajustarán a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, por lo cual éstas deberán ser debidamente justificadas por el Área solicitante.

Cuando dichas solicitudes se sujeten a lo dispuesto en la Fracción I del Artículo 41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, invariablemente se deberá sustentar el ejercicio de la opción mediante el dictamen de procedencia que emita el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

En los casos en que las solicitudes de compra o de servicio no se integren conforme a lo expuesto en el presente, se tendrán por no presentadas.

72. Con base en las solicitudes de materiales que al efecto remitan las Unidades de El Colef a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, ésta efectuará de manera periódica y consolidada o individual, los procedimientos adjudicatorios correspondientes a la adquisición de estos bienes, procurando obtener las mejores condiciones de precio, calidad, financiamiento, oportunidad y tiempos de entrega, que propicien el ejercicio racional de los recursos presupuestarios.



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* Seguro de Bienes Patrimoniales 73. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la Unidad Responsable de la

conducción del proceso adjudicatorio, contratación, administración y supervisión de la póliza de aseguramiento de los bienes patrimoniales propiedad de El Colef o bajo su responsabilidad, de conformidad con los Lineamientos para que para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”.

74. Los casos de siniestro, robo o cualquier daño a los bienes patrimoniales de El Colef, deberá ser reportado, con la oportunidad que el caso amerite, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios cuando esto ocurra dentro de las Instalaciones de El Colef.

Si el siniestro ocurre fuera de las instalaciones del El Colef se procederá a levantar un acta ante el Ministerio Público que deberá de entregarse mediante oficio a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Servicios de Fotocopiado 75. La contratación del servicio de fotocopiado en las áreas de El Colef y Regionales,

corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asesorará a las regionales foráneas que pretendan contratar este servicio, con objeto de llevar a cabo los actos administrativos procedentes.

76. El uso directo por las áreas del servicio de fotocopiado se podrá utilizar con una tarjeta para fotocopiado, que proporcionará la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 77. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios asignará y administrará, los recursos

presupuestarios y efectuará los procesos adjudicatorios para la adquisición y contratación de los bienes y servicios correspondientes a los siguientes conceptos y partidas: 2600, Combustibles, Lubricantes y Aditivos. 3100, Servicios Básicos. 3200, Servicios de Arrendamiento. 3411, Servicios de Vigilancia. 3501, Mantenimiento y Conservación de Mobiliario y Equipo. 3501, Mantenimiento y Conservación de Bienes Informáticos. 3505, Servicio de Lavandería, Limpieza, Higiene y Fumigación.

78. Las Áreas, en su ámbito de atribuciones, serán responsables de supervisar la eficaz y oportuno suministro de bienes y prestación de los servicios correspondientes a los conceptos y partidas enunciados.



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* Servicio de cafetería 79. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá la responsabilidad de llevar a cabo

la contratación del servicio que proporcionará la cafetería dentro de las instalaciones de las oficinas centrales de El Colef, para aquel personal o estudiantes que requieran consumir sus alimentos, sin retirarse de las instalaciones. El costo de los consumos será a cargo de cada comensal, ya que el servicio estará concesionado con terceros.

* Servicio de llamadas de larga distancia 80. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá como responsabilidad la

administración del conmutador telefónico, para lo cual brindará el servicio de las llamadas de larga distancia.

Las llamadas que se realicen en forma personal, serán descontadas a los empleados, vía nómina.

* Estacionamiento 81. Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales, vigilar el uso de los espacios

de estacionamiento de vehículos.

* Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación 82. Conforme a las disposiciones jurídicas aplicables, la Presidencia de El Colef y la Secretaria

de Planeación son la instancia facultada para la asignación y determinación de las normas de operación de equipo de telefonía celular, de radiolocalización y de radiocomunicación, cuyo servicio deberá contratarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos 83. La adquisición, registro, control, distribución y asignación de acuerdo a las autorizaciones

del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ubicado en oficinas centrales, será facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, Unidad Responsable que, asimismo, realizará las mismas acciones en lo concerniente al mantenimiento y a la dotación de gasolina y aditivos necesarios para la operación de las unidades automotrices.

* Servicios de transportación terrestre 84. Toda vez que corresponde a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el control,

asignación y reasignación del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ésta brindará el servicio de transporte colectivo a de empleados adscritos a oficinas centrales, en días y horas hábiles.



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85. Brindará también los servicios de transportación que se requieran para la atención de visitantes distinguidos, invitados especiales y aquellos que por razones protocolarias realicen visitas oficiales.

* Tarjeta IAVE 86. Adquisición de la Tarjeta electrónica para cruce Vehicular que se otorga a los usuarios de

El Colef, como una prestación para compensar el costo del peaje de la caseta de CAPUFE ubicada en Playas de Tijuana así como para el control y uso de la misma. (ver Anexo DRMS9.1: Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE).

* Mantenimiento del parque vehicular 87. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios efectuar las acciones

conducentes para conservar en buen estado el parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, mediante los servicios que al efecto se contraten con talleres especializados en mantenimiento preventivo y correctivo de unidades automotrices, con sujeción a las disposiciones aplicables.

* Pago de derechos del parque vehicular 88. Los pagos de derechos correspondientes a tenencias, verificaciones de emisiones de

gases contaminantes, emplazamientos y revistas, correspondientes al parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, se realizarán a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, siempre y cuando los vehículos de referencia se encuentren asignados a las áreas de El Colef o Regionales.

89. El pago de estos derechos, en tiempo y forma, en las oficinas regionales si será responsabilidad de dichas Regionales.

* Reporte de mantenimiento 90. Para poder solicitar cualquier servicio de mantenimiento que se requiera en las áreas de

trabajo de El Colef, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Llenar y entregar el formato denominado reporte de mantenimiento en la Coordinación de Obras y Mantenimiento en las oficinas centrales, para solicitar el servicio de pintura, carpintería, electricidad, plomería y/o varios (chapas, focos, aire acondicionado, etcétera). El formato deberá estar debidamente requisitado.

91. En caso de ausencia del director del departamento para la firma de autorización del servicio, y siendo un servicio de necesidad básica (que impida el desarrollo de las labores del empleado), podrá ser firmado únicamente por el solicitante del servicio.



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* Servicio de Seguridad 92. La contratación del servicio de seguridad a bienes propiedad o bajo responsabilidad de El

Colef, y de empleados y visitantes que se encuentren en el interior de las instalaciones de la misma, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual conducirá el proceso adjudicatorio que conforme a las disposiciones legales aplicables corresponda.

* Mensajería Interna 93. Se entenderá como circuito interno el intercambio de documentos entre las oficinas de El

Colef.

94. No deberá utilizarse para el envío de valores, objetos personales y dinero en efectivo por el Circuito Interno de Mensajería, en caso de que así fuere queda bajo la responsabilidad del empleado que lo haya enviado, deslindando la responsabilidad de El Colef.

95. Toda la documentación que requiera ser enviada por el Circuito Interno deberá ser entregada en sobre cerrado.

96. La correspondencia interna podrá también ser depositada por el interesado en el casillero del destinatario, ubicado en las Oficinas centrales.

* Envíos de servicio postal y mensajería 97. Los documentos oficiales que se requieran enviar por el sistema de mensajería nacional e

internacional se deberán colocar en un sobre membretado y deberán ser entregados en la Coordinación de Servicios Generales, en las oficinas centrales.

98. Se realizarán envíos diariamente de todos aquellos paquetes que ingresan antes de las 12:00, de lo contrario se enviarán al siguiente día hábil.

99. El personal de la Coordinación realizará un recorrido entre las 13:00 y las 14:00 horas por los tres edificios a fin de recolectar la correspondencia que se enviará, la cual deberá estar previamente rotulada con los datos del remitente y destinatario. De no utilizarse este medio la correspondencia deberá ser entregada en el mostrador de la Coordinación de Servicios Generales donde se le dará el curso solicitado.

100. La correspondencia que se envíe deberá contener la información necesaria de manera clara y completa, para que pueda ser enviada, asimismo, se recomienda que los datos del remitente se incluyan en el paquete y/o documento para que en caso de ser devuelto sea notificado al usuario.

101. Cuando se requiera enviar paquetería urgente deberá llenarse una guía que será proporcionada por la Coordinación de Servicios Generales, ésta deberá requisitarse de manera clara y completa, además se recomienda que se incluya el nombre de algún



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contacto interno, para que en caso de algún problema con el paquete y/o documento, éste sea notificado.

* Servicio Postal 102. El servicio de correo en cualquiera de sus modalidades (ordinario, o registrado) estará

sujeto a lo dispuesto por los artículos 2 y 14, fracciones III, IV, V y VI de la Ley del Servicio Postal Mexicano.

103. Los documentos que se requieran enviar por cualquiera de las modalidades de Correo deberán ser entregados en sobre cerrado.

El contenido de cada sobre será responsabilidad de cada área solicitante, así como de enviar la documentación completa y datos correctos.

104. El servicio de Correo es exclusivamente para el envío y recepción de DOCUMENTOS OFICIALES.

105. Queda prohibido el uso de estos servicios para el envío y recepción de correspondencia personal. (tarjetas de crédito, estados de cuenta, suscripciones, etc.)

Igualmente está prohibido el envío de dinero en efectivo o documento negociables por cualquiera de las modalidades de correo.

Las Unidades Administrativas que deseen enviar documentos oficiales por esta vía deberán entregarlos en la Coordinación de Servicios de recepción localizadas en el Primer Edificio, primer piso.

* Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones 106. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en coordinación con

las áreas de El Colef y Regionales, conducir los procesos adjudicatorios correspondientes a la contratación de trabajos de obras públicas y de servicios relacionados con las mismas, así como, con base en la magnitud, complejidad y calendarización de los trabajos de esta naturaleza.

* Espacios físicos 107. Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios realizar las

acciones tendentes a la contratación de arrendamientos inmobiliarios y de la renovación de los contratos de esta naturaleza, de conformidad con las disposiciones legales que al efecto establezca la Secretaría de la Función Pública.

108. La distribución y asignación de espacios físicos en los inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, deberá sujetarse a la política de Techo financiero establecida por la Dirección de Finanzas, por lo que corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la aplicación de esta normativa, razón por la cual todos y cada uno



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de los proyectos de remodelaciones, readecuaciones, modificaciones y reasignaciones de espacios, deberán ser invariablemente validados por Recursos Materiales y Dirección de Finanzas por el techo presupuestal.

109. Conforme a las disposiciones aplicables, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá actualizar, en forma permanente, el inventario de bienes inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, con la finalidad de determinar el nivel de utilización y los espacios disponibles para su reasignación o, en su caso, llevar a cabo las acciones administrativas conducentes.

* Solicitud de materiales 110. La Coordinación de Compras se encarga de proveer, a todas las direcciones o

departamentos de El Colegio de la Frontera Norte, los materiales necesarios tales como: papelería, mobiliario y artículos de oficina, equipo y accesorios de computo, etcétera, siempre y cuando el área y proyecto cuenten con disponibilidad presupuestal.

Cualquier requerimiento deberá ser solicitado a través del formato de solicitud de materiales, mismo que deberá ser firmado por el director de área.

* Solicitud de activos fijos 111. Se deberá elaborar una solicitud de materiales, para solicitar el mobiliario y equipo

autorizado en el programa y presupuesto de inversión, con la autorización del responsable del proyecto y del director del área.

112. Para proyectos financiados con recursos complementarios y que tengan dentro de sus proyectos el presupuesto indicado, de igual manera deberán presentar una solicitud de materiales a la Dirección de Recursos materiales y servicios.

Los activos fijos que no se soliciten por medio del programa anual de adquisiciones presupuestados por área, se deberán prever para el siguiente ejercicio.

113. En caso esporádico de que el bien exista en almacén, se entrega al solicitante, mismo que firma de recibido en el formato de salida de almacén.

Al bien se le asigna el número de inventario en una etiqueta y se registra en el sistema de inventarios.

114. Al momento de la entrega del mobiliario y equipo al responsable permanente deberá de firmar un resguardo que ampare las características del bien y su número de inventario, para que le pueda dar seguimiento a su responsabilidad sobre los mismos.

* Adquisición de Bienes Informáticos 115. Tratándose de mobiliario y equipo informático, conforme a sus atribuciones, la

Coordinación de Computo (Informática) y la Dirección de Recursos Materiales y Servicios



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establecerán la coordinación necesaria para que todo el equipo dellcómputo y software solicitado por las áreas cuenten con un dictamen técnico por parte de la Coordinación de cómputo, para incluirlos en el programa de inversión.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, se ajustará a lo que especifiquen los convenios o cartas compromiso, tratando de que sea lo más compatible posible con el equipo existente en El Colef.

* Requisitos Fiscales y administrativos 114. La solicitud de adquisición de Materiales o Servicios varios se respaldará con los

documentos originales que justifiquen y comprueben la erogación respectiva y que cumplan con las disposiciones en la materia.

115. Es responsabilidad del Director de la unidad o equivalente y de los servidores públicos que directamente realicen el ejercicio de recursos, documentarlo con apego a las disposiciones aplicables en vigor, reuniendo la documentación comprobatoria con todos los requisitos legales y administrativos establecidos.

116. La documentación deberá ser original y a nombre de El Colegio de la Frontera Norte y contar con las firmas de autorización requeridas e invariablemente la del responsable.

117. Todos los comprobantes de personas físicas o morales, sujetos a retenciones de impuestos, deberán contener su respectiva constancia de entero y retención a la SHCP.

118. La documentación no deberá presentar tachaduras o enmendaduras y, en caso de que sea enviada para contabilización o comprobación, presentará el sello de PAGADO.

119. Todo retraso en el pago al legítimo beneficiario, que sea atribuible a una entrega inadecuada de la documentación soporte, será responsabilidad de la unidad remitente.

120. Con el propósito de describir los diversos requisitos que deberá cubrir la documentación comprobatoria del ejercicio del gasto, se esquematizan en el anexo de Requisitos fiscales.

121. La observación de las anteriores disposiciones, coadyuvará a que las actividades institucionales se realicen dentro del marco normativo establecido, contribuyendo a la oportuna realización de las actividades sustantivas y adjetivas de El Colef.

XI. TRAMITES DE CHEQUES 122. La solicitud para el pago de bienes y servicios se llevara a cabo por medio de los

formatos correspondientes a cada operación (servicios varios, viáticos y pasajes)

123. La recepción de las solicitudes se debe realizar en la ventanilla ubicada en la Dirección de Finanzas la cual debe cumplir con los requisitos establecidos.



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124. La ventanilla de recepción deberá sellar la solicitud, estipulando la fecha y la hora así como el nombre de la persona que recibe la misma.

125. Se llevará a cabo la emisión del cheque siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal y se cuente con flujo de efectivo.

126. Las solicitudes deberán entregarse con un mínimo de cinco días hábiles antes a la fecha de emisión del pago.

127. Las solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, deberán ser debidamente justificadas por escrito, contando con la autorización previa del Director de Área y del Director General Administrativo siempre y cuando se verifique con la Dirección de Finanzas la disponibilidad del recurso.

128. Aquellas solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, serán procesadas en forma cronológica según su recepción.

XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) 129. La emisión de los gastos por comprobar se realizará solo en casos excepcionales cuando

la naturaleza del evento no permita una identificación del monto o del concepto del gasto en forma inmediata, pero que es indispensable para la realización del mismo.

130. Se deberán otorgar gastos a comprobar únicamente con la debida autorización de los Directores de Departamento de conformidad a los presupuestos autorizados y a la disponibilidad.

131. Sólo se otorgarán gastos por comprobar a empleados que se encuentren contratados por plaza presupuestal.

132. Sé deberán de comprobar de conformidad al origen de la solicitud y con fecha posterior a la recepción de los recursos cumpliendo con los requisitos fiscales.

133. Para poder entregar oportunamente un cheque o transferencia bancaria con el monto del gasto por comprobar se deberá de solicitar los recursos con cinco días de anticipación.

134. Se deberá solicitar gastos a comprobar sólo cuando no exista una comprobación previa pendiente de entregar.

135. Los gastos a comprobar serán emitidos únicamente para el pago de bienes y servicios, no incluye el pago de servicios personales ni adquisición de activos fijos.

El pago de los viáticos se le da tratamiento como un gasto por comprobar.



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XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS 136. Todos los gastos efectuados por El Colegio de la Frontera Norte, deberán estar

debidamente soportados con documentación comprobatoria original, expedida a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. Salvo los boletos de pasajes que se encuentran a nombre del usuario.

137. Se deberá presentar ante la Dirección de Finanzas el formato denominado “Comprobación de gastos” el cual entre otras cosas, deberá especificar a qué solicitud o cheque se refiere la comprobación y deberá estar acompañado de la documentación comprobatoria correspondiente a esa solicitud o cheque-. La dirección de finanzas deberá sellar y firmar de recibido el formato para futuras aclaraciones.

138. Los comprobantes de gastos deberán estar firmados por el beneficiario del gasto y deberán contener los siguientes requisitos fiscales:

REQUISITOS FISCALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

Ser documentación original

Tener impreso los siguientes requisitos:

Nombre, denominación o razón social de quien la expida.

Domicilio Fiscal

Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.

Número de folio.

Lugar y fecha de expedición

Estar expedidos a favor de:

Nombre: El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Domicilio Fiscal: Km. 18.5 Escénica Tijuana- Ensenada

San Antonio del Mar

Tijuana, Baja California C.P. 22320

R.F.C.: CFN 860206-338

Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara

Precio unitario y valor total (con número y letra); así como el monto de los impuestos que, en los términos de las disposiciones fiscales, deban trasladarse.

Fecha de impresión, caducidad y datos de identificación del impresor autorizado.



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No tener tachaduras, enmendaduras y doble color de tinta.

La fecha de facturación deberá corresponder al ejercicio presupuestal vigente, posterior a la emisión del anticipo para gasto.

139. Las comprobaciones de salidas al extranjero no estarán sujetas a los requisitos anteriores, se presentará la documentación original otorgada por el prestador del bien o del servicio, expedido a nombre de El Colef.

140. En el caso de gastos por concepto de viáticos, solo se aceptarán comprobaciones por concepto de gastos de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro similar o conexo a éstos. Puede comprobarse hasta un 80% del monto otorgado, causando el 20% restante el Impuesto Sobre la Renta del 34% como lo marca el artículo 10, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, cargándose éste importe a la partida presupuestal correspondiente.

141. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

142. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.

143. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

144. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

145. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

146. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

147. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.



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148. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

149. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

150. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

XIV. SERVICIOS PERSONALES * Generalidades 151. Las disposiciones aquí mencionadas son aplicables a las siguientes categorías:

PLAZA PRESUPUESTAL,- Personal que pertenece al capítulo 1000 del Presupuesto Federal asignado sujeto a las disposiciones emitidas en la Ley Federal del Trabajo, la Legislación Federal del Trabajo Burocrático, la Ley del I.S.S.S.T.E., la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

HONORARIOS - Prestadores de servicios Profesionales asimilados a sueldos.

BECARIOS DE INVESTIGACION – Estudiantes activos del nivel medio o superior que reciben una asignación mensual por parte de la Institución como apoyo a su formación académica. Y a los cuales no les es aplicable la Legislación Federal del Trabajo Burocrático ni la Ley del I.S.S.S.T.E.

* Disponibilidad presupuestal y prioridad de contratación 152. Para la ocupación de cualquier plaza sea de base o confianza, se requiere que esté

disponible presupuestalmente, en cuanto a su categoría, tabulador y tiempo de contratación. Cuando el presupuesto lo permita y en cada trimestre se revisará la disponibilidad presupuestal, para estar en posibilidad de otorgar una beca para el desarrollo de sus estudios al personal técnico académico que se encuentre en superación académica y cuente con licencia con o sin goce de sueldo.

153. En el caso de proyectos financiados con recursos complementarios, para disponer de la plaza deberá de estar depositado el recurso en las cuentas bancarias de El Colef.



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154. Las Unidades de El Colef se abstendrán de contratar y asignar funciones a los candidatos, hasta en tanto no haya sido tramitado y aprobado el ingreso de la propuesta.

155. No se autoriza la creación de nuevas plazas, salvo lo previsto en el Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

* Requisitos para el personal de nuevo ingreso 156. Todos los trabajadores de nuevo ingreso deberán presentar a la Coordinación de

Relaciones Laborales, la siguiente documentación:

Solicitud de empleo

Currículum Vitae

Certificado médico original

Copia del acta de nacimiento

Copia de Credencial Federal Electoral (anverso y reverso)

Copia del último comprobante de estudios

Copia de comprobante de domicilio

Copia de la CURP

Hoja Única de servicios (si estuvo adscrito al ISSSTE)

Si es profesionista además de lo anterior:

Cédula Profesional.

La constancia de no inhabilitación del servidor público se tramitará por la Dirección de Recursos Humanos.

* Requisitos para los becarios de investigación 157. Todos los becarios de investigación deberán presentar a la Coordinación de Relaciones

Laborales, la siguiente documentación:

Solicitud de empleo

Currículum Vitae

Certificado médico original

Copia del acta de nacimiento.

Copia de Credencial Federal Electoral ( anverso y reverso)



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Copia del último comprobante de estudios vigente que los acredite como estudiantes activos (requisito indispensable).

Copia de comprobante de domicilio

Copia de la CURP

La constancia de no inhabilitación del servidor público se tramitará por la Dirección de Recursos Humanos.

* Requisitos para los becarios y honorarios por proyecto: 158.

Becario por proyecto:

Formato de datos generales

Constancia de estudios

Contrato de servicios

Carta de aceptación de beca de CONACYT

Identificación oficial con fotografía (anverso y reverso)

Comprobante de domicilio

Copia de acta de nacimiento (legible)

Copia de CURP

Honorarios por proyecto

Formato de datos generales

Contrato de servicios

Identificación oficial con fotografía (anverso y reverso)

Comprobante de domicilio

Copia de acta de nacimiento (legible)

Copia de CURP

Carta de descuento de ISPT



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159. Para estar en posibilidad de generar pago, el encargado del proyecto deberá proporcionar los documentos originales al departamento de Recursos Humanos, de lo contrario no se dará continuidad al proceso.

* Contratación de personal 160. Para la contratación del personal académico se procederá de acuerdo a CCT SIP-

COLEF, Estatuto del Personal Académico (Investigadores y Técnicos Académicos) y la Ley Federal del Trabajo. Para la elaboración del convenio de beca del Becario de Investigación se procederá de acuerdo a las políticas de Incorporación y permanencia de Becarios de Apoyo.

161. Para la contratación del personal por honorarios asimilados a sueldos, se procederá de acuerdo a las normatividades que para el caso expida la SHCP y la Secretaría de la Función Pública.

162. Las contrataciones deberán apegarse estrictamente a los niveles establecidos en los tabuladores de sueldos autorizados por la SHCP.

163. Cuando se contrate a Servidores Públicos Superiores y Mandos Medios, se solicitará el nombramiento respectivo a la Presidencia de la Institución, el cual debe contener nombre del trabajador, plaza que ocupará y carácter del nombramiento.

164. En ningún caso se aceptarán solicitudes de contratación con fecha retroactiva, el personal a contratar deberá ser mayor de edad independientemente la categoría en la que ingrese.

165. De acuerdo al Manual de Normas Presupuestarias para la administración pública federal, las altas del personal serán los días 1 y 16 del mes que corresponda.

166. A todos los candidatos a ocupar una vacante se les aplicará una batería psicológica.

* Contratación del Personal Extranjero 167. Para contratación de investigadores extranjeros, se deberá de contar con el documento

migratorio FM3 correspondiente.

168. En el caso de que no se cuente con éste documento a la llegada a El Colef, el trámite se efectuará por la Dirección de Recursos Humanos, siempre y cuando el extranjero no provenga de un país de nacionalidad restringida.

169. El costo respectivo al trabajador será cubierto por la Institución.

170. Es importante señalar que los trámites son únicamente relacionados con el trabajador, mas no se tiene responsabilidad con sus familiares.

171. La Dirección de recursos humanos podrá proporcionar la asesoría necesaria para los trámites relacionados con sus familiares a solicitud del trabajador.



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172. En todos los casos se procederá de acuerdo a la Ley y el Reglamento General de Población.

* Permanencia del personal 173. Al trabajador de nuevo ingreso, no académico, que sea contratado firmará un contrato por

tiempo u obra determinada según corresponda y será evaluado en el desarrollo del puesto por un lapso de 3 meses.

174. Se podrá firmar un contrato igual hasta los seis meses, una vez transcurrido este tiempo, se procederá a la contratación por tiempo indefinido.

175. En caso de que no cumpla con el perfil establecido, El Colegio de la Frontera Norte, podrá rescindirlo sin ninguna responsabilidad.

176. Para el área académica, el ingreso, la promoción, evaluación y la definitividad de los trabajadores académicos (Investigadores y Técnicos Académicos), serán determinados por comisiones dictaminadoras académicas por especialidad, de acuerdo con el Estatuto del Personal Académico. La reglamentación de los procedimientos de promoción, evaluación y definitividad respetarán en todo tiempo la garantía de audiencia del trabajador académico en cuestión.

* Política de antigüedad 177. Se tomará como fecha de ingreso para efectos de antigüedad en la Institución, la fecha

en que el personal académico, operativo o becarios de investigación, y la institución inicien con una relación de trabajo.

178. Se tomará como fecha de ingreso para efectos de antigüedad ante el ISSSTE la fecha de ingreso a la plaza presupuestal.

* Credencial para el personal 179. Se proporcionará a mas tardar a la quincena siguiente a su ingreso a los trabajadores de

El Colegio de la Frontera Norte una credencial que le permitirá identificarse como empleado de la misma y ésta será exclusivamente de uso personal.

180. El mal uso que de ella se haga será responsabilidad del titular de la misma y se hará acreedor a las sanciones que establezcan las leyes civiles.

181. En caso de contar con la credencial expedida por COLEF, ésta se deberá entregar a la Dirección de Recursos Humanos al momento de la baja del trabajador.

182. En caso de extravío, el trabajador deberá solicitarla a la Dirección de Recursos humanos para su reposición, la cual se emitirá en un plazo no mayor de cinco días hábiles de la solicitud.



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183. La Dirección de Recursos Humanos tomará una foto digital para expedir la credencial al personal de plaza, honorarios y becarios.

* Movimiento de personal 184. Cuando se solicite una asignación de plaza, de cualquier área, es importante que antes

de operar el movimiento, la Dirección de Recursos Humanos informará a la Dirección General Administrativa y a la Secretaria General de Planeación y Desarrollo Institucional, acerca del movimiento, sus impactos económicos y sus implicaciones dentro de los movimientos de plazas en la estructura.

185. Los movimientos de personal pueden ser por altas, promociones, bajas, cambio de adscripción, licencias, jubilación, muerte, entre otros.

* Cambio de Adscripción 186. Para que pueda efectuarse un cambio de adscripción (del personal de apoyo,

administrativo, honorarios y becarios), debe de existir una vacante y disponibilidad presupuestal en el departamento en el que se reubicará el trabajador, además debe ser autorizado por el Director General del área receptora.

187. En el caso de los investigadores y técnicos académicos se procederá de acuerdo al CCT SIP-COLEF y al Estatuto de personal Académico.

* Promociones 188. Las promociones de personal a plaza presupuestal (personal de apoyo, administrativo,

honorarios y becarios) de El COLEF, serán a propuesta y bajo la responsabilidad de los Directores del departamento de que se trate, quien debe autorizarla, siempre y cuando exista la vacante y la disponibilidad presupuestal.

189. El candidato sujeto a promoverse deberá contar con la capacidad y características que se requieran para desempeñar las funciones del puesto.

190. Se recomienda dar prioridad al personal con mayor antigüedad de la Dirección de departamento que esté bajo las categorías de Honorario asimilado a sueldo o bien como Becario de Investigación.

191. Las promociones que procedan, se aplicarán y en ningún caso podrán ser retroactivas, de conformidad a lo que establece el manual del ejercicio del presupuesto.

* Bajas de personal 192. Tomando en consideración que el pago de los sueldos y otras prestaciones actualmente

se otorgan mediante depósitos en cuenta de cheques personales, es necesario que cuando se tenga conocimiento de una baja tanto del personal operativo como de



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Servidores Públicos, ésta se notifique a la Dirección de Recursos Humanos dentro de las 24 horas siguientes.

193. Las bajas de personal que deberán informarse serán por los siguientes conceptos:

Baja por renuncia

Baja por conclusión de contrato

Baja por abandono de empleo

Baja temporal por licencia sin goce de sueldo

Baja por jubilación

Baja por defunción

194. Cuando las áreas de El Colef informen las bajas del personal en general en forma extemporánea y esto redunde en un depósito o pago indebido de sueldos o prestaciones, y multas ante ISSSTE por movimientos extemporáneos, serán responsables solidaria y subsidiariamente el Director de las Unidades y el Servidor Público en quien él deposite el control de las funciones administrativas.

* Inducción 195. La inducción para los empelados de nuevo ingreso incluye:

Video Institucional, plática y recorrido por las Instalaciones

* Condiciones generales de trabajo

Actas administrativas 196. Cuando el personal adscrito a El Colef comete irregularidades, se requiere levantar un

acta administrativa para asentar lo ocurrido y se remitirá a este departamento en un término no mayor de cinco días naturales posteriores a su formulación para el trámite correspondiente.

* Política de asistencia 197. La Coordinación de Relaciones Laborales será la encargada de llevar a cabo el control de

asistencia de los trabajadores administrativos, becarios, honorarios y técnicos académicos de El Colegio de la Frontera Norte.

198. Se elaborarán y remitirán las listas de asistencia a cada departamento en donde cada siete días se recolectarán y los jefes de cada departamento las entregarán con su firma de Vo.Bo., así como las debidas justificaciones o en su caso deducciones por escrito de los días no laborados de su personal para proceder al descuento vía nómina.



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* Jornada de trabajo 199. Las jornadas laborales para el personal de apoyo y administrativos, así como para los

honorarios asimilables y técnicos académicos serán de 40 horas semanales.

200. El horario para los trabajadores antes mencionados será de las 9:00 a las 17:00 hrs. de lunes a viernes; para los becarios de investigación será de 9:00 a 15:00 horas. de lunes a viernes.

201. Los trabajadores administrativos, personal de apoyo, honorarios asimilables y técnicos académicos contarán con una hora para comer, que será preferentemente de las 14:00 a las 15:00 hrs.

202. Para los trabajadores académicos, dada la naturaleza de su trabajo de investigación, el horario y el lugar de trabajo se ajustará a las necesidades de los planes y programas académicos aprobados por la Institución, a través de los departamentos académicos y direcciones regionales, a propuesta del trabajador investigador.

* Horas extraordinarias 203. Para que se acrediten horas extras por motivos de trabajo, a los trabajadores de El

Colegio de la Frontera Norte se procederá de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo.

204. Para el pago correspondiente se deberá seguir el siguiente procedimiento:

El formato de horas extras deberá entregarse a más tardar en la fecha indicada por el calendario de nómina ,de no ser así se pagará en la quincena siguiente, además de considerar que el motivo de la misma sea por tener que laborar en alguna actividad urgente ó caso distinto a la labor normal del trabajador.

205. Las Áreas de El Colef se abstendrán de efectuar compromisos que se traduzcan en erogaciones por este concepto y sólo se autorizarán en aquellos casos que estén previstos presupuestalmente previo trámite ante la Dirección de Recursos Humanos.

206. Se deberá eliminar la asignación y pago de horas extras en forma permanente. Este procedimiento sólo podrá ser aplicado por el tiempo estrictamente necesario para resolver problemas inherentes a la prestación del servicio, mismos que no podrán ser solucionados dentro de la jornada ordinaria del trabajador.

207. No deberá asignarse ni cubrirse tiempo extraordinario al personal que desempeña labores de tipo rutinario y que no estén contemplados dentro de los programas que incrementen directamente la productividad de los servicios.

208. Cuando por la naturaleza de las funciones se requiera temporalmente de la extensión del tiempo de prestación del servicio, sin menoscabo de lo previsto en los ordenamientos legales en vigor, deberán escalonarse los horarios del personal y establecerse las guardias necesarias, con la finalidad de disminuir en lo posible la autorización y pago de tiempo extraordinario.



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209. No se tramitará ningún pago de tiempo extraordinario que acumule más de tres quincenas o corresponda a ejercicios presupuéstales anteriores.

210. El tiempo extraordinario deberá ser considerado únicamente para la atención de cargas excesivas de trabajo real y estar debidamente justificado, conforme a lo estipulado en la Ley Federal del Trabajo y los lineamientos aplicables en la materia.

211. Invariablemente este tiempo extraordinario lo deberán devengar los trabajadores en forma total, puesto que se deducirán las ausencias aun cuando estas obedezcan a permisos, licencias, enfermedades.

212. La asignación del tiempo extra y el control del mismo será responsabilidad de cada una de las áreas, quienes tendrán la obligación de establecer los controles a través de listas de asistencia y tenerlos disponibles para los órganos fiscalizadores, sujetándose al menor tiempo extraordinario que se tenga que laborar.

213. Los Titulares de la Unidades Administrativas, deberán advertir al trabajador que labora tiempo extraordinario que éste se asigna por requerimiento de la Institución, por lo que su otorgamiento no genera derechos para que sea concedido en forma permanente.

214. El formato para el trámite del tiempo extraordinario, deberá remitirse a la Dirección de Recursos Humanos debidamente requisitado en los plazos fijados, con base en el calendario establecido.

215. El tiempo extraordinario será remunerado de acuerdo a la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado y las Condiciones Generales de Trabajo, tomando en cuenta el nivel salarial de su plaza.

216. El tiempo extraordinario deberá ser trabajado únicamente en el área de adscripción a la que pertenece el trabajador, por lo que de hacer caso omiso de esta recomendación, no procederá el pago correspondiente.

* Licencias sin goce de sueldo 217. El profesor investigador y el técnico académico de El Colegio de la Frontera Norte,

tendrán derecho a obtener licencia sin goce de sueldo en los siguientes términos:

Por causas de fuerza mayor o por motivos personales. Cuando el trabajador académico tenga un problema de fuerza mayor, debidamente comprobado, se otorgará un permiso de hasta tres meses sin goce de sueldo, pudiendo en todo caso acumular hasta un año de permiso sin goce de sueldo. Se consideran como ejemplos de problemas de fuerza mayor: enfermedad grave de un familiar directo, trámite personal de carácter legal etc.

Por motivos profesionales. El trabajador académico podrá obtener licencia hasta por un año sin goce de sueldo, por cada tres años de servicio a la Institución.



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De crianza. El profesor-investigador de El Colegio de la Frontera Norte, padres y madres, podrán solicitar un permiso de crianza sin goce de sueldo hasta por un año a partir del nacimiento de su hijo y hasta los seis años de edad.

A los trabajadores académicos por inscripción en algún programa de desarrollo académico, por iniciativa del trabajador académico y con el acuerdo de la Institución. En este caso, el tiempo del programa se contabiliza en la antigüedad laboral y todas sus prestaciones, salvo para el año sabático en el caso de los profesores investigadores.

Cuando se autoriza una licencia con o sin goce de sueldo, el área académica o bien la Presidencia de la Institución deberá informar a través de oficio a la Dirección de Recursos Humanos anexando a dicho oficio la documentación correspondiente, a fin de que esta Dirección lleve a cabo el registro correspondiente.

* Licencia de maternidad y adopción 218. Las madres trabajadoras disfrutarán de 90 días naturales de descanso, repartidos antes y

después del parto, con goce de salario íntegro.

219. Estos periodos de descanso se prolongarán por el tiempo necesario en caso de que se vean imposibilitadas para trabajar a causa del embarazo o del parto, previa licencia médica del I.S.S.S.T.E.

220. En caso de adopción de menores de 6 años, los 90 días contarán a partir del día de la adopción.

* Asignación y pago de remuneraciones

Formas de pago 221. El pago será quincenalmente depositado en cuentas personales abiertas en la Institución

de crédito con la que contrate El Colegio de la Frontera Norte.

222. La Coordinación de Nómina expedirá los recibos de pago que ampararán el depósito correspondiente y deberán ser firmados de recibido por el trabajador en la Coordinación de Tesorería dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha del depósito.

223. El trabajador que acumule tres recibos sin firma, se hará acreedor a que el siguiente pago sea a través de cheque que se entregará en la Coordinación de Tesorería.

224. Todas aquellas incidencias como renuncias, jubilación, término de efectos de nombramiento, defunción, licencias sin goce de sueldos, etc., deberán ser notificadas de manera inmediata por escrito a la Dirección de Recursos Humanos.

225. Los pagos indebidos por concepto de remuneraciones deberán reintegrarse a la Dirección de Finanzas, en su caso, mediante cheques de caja o certificado.



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226. Para los efectos del cierre del ejercicio presupuestal la recepción y trámite de la documentación que impliquen ingresos y promociones, se suspenderán del 30 de noviembre al 31 de diciembre, pudiendo recibirse excepcionalmente; dándole el trámite correspondiente en el siguiente ejercicio fiscal.

227. La Dirección de Recursos Humanos, será la responsable del ejercicio de los recursos presupuéstales del capítulo 1000 y de la conciliación presupuestal contra los auxiliares contables correspondientes de la Dirección de Finanzas, quedando esta última, como la responsable de la ministración oportuna de recursos financieros.

* Incidencias de Personal 228. Las incidencias del personal deberán reportarse a la Dirección de Recursos Humanos, de

acuerdo al calendario de nómina.

229. Las incidencias del personal que ocurran en el mes, deberán reportarse en el cierre de nómina, entendiéndose como tales las siguientes:

• Retardos

• Faltas injustificadas

• Faltas por comisión

• Vacaciones

• Faltas justificadas con constancia médica del ISSSTE

• Faltas justificadas con licencia médica del ISSSTE

• Permiso de omisión de firma en listas de asistencia

• Licencia sin goce de sueldo

• Justificación de entrada fuera de horario

• Constancia para cuidados maternos

• Falta por suspensión

• Licencia con goce de sueldo

• Constancia médica particular

• Licencia médica por maternidad

• Licencia pre-jubilatoria

• Justificación de salida fuera de horario



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* Carta poder 230. El trabajador que por motivos particulares se ausente de la Institución y designe a una

tercera persona para la firma de sus recibos de pago quincenales y/o el cobro de sus cheques, deberá de otorgarle autorización expresa para ello mediante formato de carta poder debidamente requisitado.

231. En ésta se deberá indicar:

• El nombre completo de la persona quien otorga el poder.

• El nombre completo de la persona a quien se le otorga el poder.

• El periodo de tiempo durante el cual será responsable de firmar los recibos de pago y/o los cheques.

• Describir el concepto por el cual el aceptante firmará.

• Nombre, dirección, firma y R.F.C. del otorgante.

• Nombre, dirección , firma y RFC del aceptante.

• Nombre, dirección, firma y RFC de dos testigos.

• Anexar copia de identificación oficial del otorgante y aceptante.

• Motivo por el cual deja la carta poder.

* Calendario de pago 232. El pago de remuneración al personal se efectúa durante los días hábiles de cada

quincena conforme a las fechas del calendario de pago que elabora la Coordinación de Nómina , el cual se dará a conocer durante los primeros quince días del mes de enero de cada año.

* Prestaciones y servicios 233. El personal con plaza presupuestal tendrán derecho a las prestaciones que se autoricen

bienalmente por la S.H.C.P. entre las cuales mencionaremos las siguientes:

* Ayuda de lentes 234. Se otorgará esta prestación cuando exista prescripción médica del I.S.S.S.T.E. La factura de

compra deberá ser entregada junto con la prescripción y oficio de solicitud de reembolso a la Coordinación de Relaciones Laborales de la Dirección de Recursos Humanos para que proceda al reembolso autorizado en el paquete de prestaciones del bienio correspondiente .



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235. En el caso de los investigadores no será necesario presentar la prescripción médica del ISSSTE, sin embargo, tiene que existir de igual forma una prescripción médica que los recomiende así como el oficio de solicitud de reembolso, se procederá de acuerdo a lo estipulado en el Contrato colectivo de Trabajo SIP-COLEF.

* Canastilla maternal 236. La prestación será otorgada a todas las madres trabajadoras de plaza presupuestal que tenga

un hijo, dicha prestación será de acuerdo al paquete de prestaciones autorizadas para el bienio correspondiente. El pago se hará vía nómina, siempre y cuando se presente la licencia por gravidez o incapacidad por maternidad expedida por el I.S.S.S.T.E. la cual deberá ser entregada a la Coordinación de Relaciones Laborales.

* Despensa

237. Se basará en el paquete de prestaciones autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; esta prestación se dará únicamente a los trabajadores de plaza presupuestal académica y administrativa, y al trabajador que labore tiempo parcial se le pagará la parte proporcional correspondiente.

* Estímulo por proyecto 238. Esta prestación se otorga únicamente a las plazas académicas de la Institución, de

acuerdo al paquete de prestaciones autorizadas por la SHCP.

* Ayuda de guardería 239. El Colegio de la Frontera Norte, como prestación adicional al trabajador con plaza

presupuestal que tengan un hijo desde 45 días de nacido o hasta 6 años de edad, se les otorgará una ayuda económica para el pago de guardería, hasta por dos hijos, dicha ayuda se entregará vía nómina.

240. Para realizar el trámite correspondiente de la ayuda de guardería, el trabajador deberá presentar copia fotostática del acta de nacimiento de su hijo junto con el oficio de solicitud a la Coordinación de Relaciones Laborales de la Dirección de Recursos Humanos, para que se efectúe el pago correspondiente.

241. Adicional a lo anterior, El COLEF cuenta con una Guardería, la cual proporciona servicio para los niños de 45 días de nacidos hasta los 6 años cumplidos.

242. Requisitos solicitados por la guardería de El Colef:

• 2 copias del acta de nacimiento del infante.

• 4 fotografías.



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• Copia de la Cartilla de Vacunación.

• Llenar la solicitud otorgada por la guardería.

• Original de carta de buena salud

• Carta de solicitud de ingreso

• Cubrir cuota de padres de familia

• Cubrir cuota de inscripción

• Cubrir cuota de mes de depósito.

243. La aceptación del menor será condicionado al cupo de las instalaciones.

244. En todo momento se procederá de acuerdo al Reglamento de la Guardería.

* Periodo vacacional 245. Las vacaciones serán de acuerdo al paquete de prestaciones autorizado por la SHCP en

el bienio que corresponda.

246. Para disfrutar de los períodos vacacionales, deberán tener un período de 6 meses consecutivos en la Institución, las vacaciones no son acumulables, ni podrán ser pagadas, de acuerdo al Artículo 30 de la Legislación Federal del Trabajo Burocrático.

247. De acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P., se otorgarán dos días hábiles de vacaciones después del décimo año de antigüedad, solo acumulable hasta el décimo quinto, a lo cual se establecerá el siguiente criterio:

• No se acumularán a los períodos de verano y diciembre

• Se necesitará oficio del jefe inmediato con autorización

• Los días se repartirán en dos semestres.

• Estos días no son acumulables.

* Periodo vacacional / incapacidades 248. Cuando por causas ajenas a la voluntad del trabajador, en el caso concreto de incapacidad

medica expedida por el ISSSTE, coincida con el periodo vacacional institucional, se procederá a lo siguiente:

249. El trabajador podrá gozar de sus vacaciones durante los dos meses posteriores a la fecha en que la incapacidad haya vencido, siempre y cuando no se acumulen con un período vacacional institucional, es decir, que no se acumulen a las vacaciones de verano y a las del



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mes de diciembre del año de que se trate, lo anterior con el propósito de que no se interrumpa el desarrollo y la labor diaria del departamento correspondiente.

250. Cuando un trabajador no pudiera hacer uso de sus vacaciones en el período de las vacaciones institucionales por necesidades del servicio, se podrán disfrutar en fechas posteriores, siempre y cuando no se acumulen con un período vacacional institucional.

* Ajuste de calendario 251. El Colef pagará al personal de plaza presupuestal 5 días de ajuste por calendario anual

que resulte en el año normal y 6 días en caso bisiesto, acumulable por la diferencia de días mes-calendario, tomando en consideración que se paga en bases quincenales, este pago se hará en forma anual.

* Material didáctico 252. Procede a otorgar las cuotas establecidas por la S.H.C.P. en sus tabuladores autorizados

al personal con plaza académica de la Institución.

* Aguinaldo 253. Todo los trabajadores de plaza presupuestal de El Colegio de la Frontera Norte tendrán

derecho al pago de aguinaldo que será de 40 días de sueldo bruto.

254. El Colegio de la Frontera Norte cubrirá la parte proporcional que corresponda al tiempo trabajado. El aguinaldo se cubrirá de la siguiente manera: 20 días de aguinaldo a más tardar el 15 de diciembre y los restantes a más tardar el 15 de enero del año siguiente.

* Ayuda de transporte 255. Se otorgará de acuerdo a la disponibilidad presupuestal y con apego a las prestaciones

autorizadas por la S.H.C.P.

* Prima de antigüedad 256. A los trabajadores académicos se les otorgará el 2% del salario tabular vigente, acumulable

por cada año de servicio hasta 20 año, pagadero a partir del quinto año. Y el 2.5% del vigésimo primero de servicio manteniéndose a partir de este ultimo factor porcentual acumulable hasta la jubilación del trabajador.

257. Para el trabajador no docente se otorgará el 1.8% del salario tabular vigente, acumulable por cada año de servicios hasta el 20 año , pagadero a partir del quinto año. Y el 2.3% del vigésimo primero año de servicios, manteniéndose a partir de este último factor porcentual acumulable hasta la jubilación del trabajador.



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258. Para el otorgamiento de esta prestación se tomara como base la fecha de alta en plaza presupuestal.

* Prima vacacional 259. Se otorgará 24 días al año al personal con plaza presupuestal y proporcional al personal

que labore menos de un año, de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P.

* Gastos médicos mayores 260. Todos los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte con plaza presupuestal tendrán

derecho a esta prestación, las condiciones generales de la póliza marcan una suma asegurada de 600 SMGM, 2 SMGM de deducible y 10% de coaseguro.

261. Para el pago directo del siniestro es necesario que se presente en Hospital de convenio y sean atendidos con médico de convenio con la aseguradora que en el momento esté contratada por el Colef, así como también es necesario presentar la credencial que acredita su inscripción ante la aseguradora.

262. En todos los casos se procederá de acuerdo a las condiciones generales de la póliza.

263. Del mismo modo por este medio se les proporcionan los números telefónicos de la oficina de los asesores: (664) 972-92-02.

264. El otorgamiento de los beneficios tal como:

Excimer lasser :se otorgarán al personal que de acuerdo al informe médico lo requiera y lo haya solicitado con oficio dentro de los plazos y términos que la Dirección de Recursos Humanos haya establecido.

Parto normal: se otorgarán de acuerdo a la fecha de solicitud del mismo.

265. Se dará de baja al personal con licencia sin goce de sueldo por más de 15 días.

* Gastos médicos mayores a dependientes 266. Todo trabajador de plaza presupuestal que desee dar de alta en este concepto, a un

dependiente (esposa (o) y/o hijos), deberá hacer el pago correspondiente, el cual variará de acuerdo a una tabla proporcionada por la aseguradora que contrate El Colef (La tabla estará basada en el sexo y edad del dependiente), el monto se le descontará vía nómina.

267. Esta póliza tiene renovación anual, el deducible, coaseguro y suma asegurada puede variar.

268. En todos los casos se procederá de acuerdo a las condiciones generales de la póliza.

269. Para solicitar la adscripción de este seguro, deberá remitir oficio a la Dirección de recursos humanos indicando el nombre, parentesco, fecha de nacimiento del dependiente



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y la autorización de que se le descuente vía nómina. Cuando se trate de menores de tres años, deberá anexar copia del acta de nacimiento. No se podrá solicitar la adscripción de hijos mayores de 25 años. Cuando se trate de dependientes de 18 a 24 años deberán acreditar que son estudiantes.

* Seguro de vida 270. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte, con plaza presupuestal, tendrán

derecho al seguro de vida y deberán proporcionar la información requerida incluyendo los nombre de los Beneficiarios.

271. De acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 11 de enero de 1993, se establecen nuevas condiciones para el aseguramiento de los servidores públicos. La suma asegurada para cada trabajador, en caso de fallecimiento o de incapacidad total y/o permanente, será igual a la cantidad equivalente a cuarenta veces el salario bruto mensual que perciba al momento del suceso.

* Días de descanso obligatorio 272. Se consideran como días no laborables las fechas: 1ro. de enero, el primer lunes de

febrero en conmemoración del 5 de febrero, el tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo, jueves y viernes de semana santa, 1ro, 5 y 10 de mayo, 15 y 16 de septiembre, 12 de octubre, 1, 2 y el tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre, 24, 25 y 31 de diciembre y 1ro de diciembre de cada 6 años (cuando corresponda el cambio del titular del poder Ejecutivo Federal). Los días autorizados pueden cambiar de acuerdo a lo autorizado en el paquete de prestaciones bianuales que corresponda.

273. Si en un día de descanso existe una actividad urgente que atender, el director nombrará a la persona indicada para la realización de dicha actividad. Y ese día será remunerado conforme a la Ley Federal del Trabajo.

* Fondo de Ahorro 274. El Colegio se compromete a retener hasta el 5% del sueldo tabular mensual de los

trabajadores con plaza presupuestal que expresamente y por escrito lo soliciten, proporcionando El Colegio el mismo porcentaje de ahorro por cada trabajador, este porcentaje no deberá modificarse en lo sucesivo.

* Gastos de Comedor 275. Cuando la disponibilidad presupuestal de la Institución así lo permita y en virtud de que

las instalaciones de San Antonio del Mar se encuentran fuera de la zona urbana de la ciudad de Tijuana, se otorgará al personal de San Antonio del Mar un subsidio para consumir los alimentos de la Cafetería de la Institución.



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* Ayuda de Marcha 276. Dependiendo de la disponibilidad presupuestal. En caso de muerte de un trabajador

(plaza presupuestal) o familiar en primer grado que dependiera económicamente de éste al momento del deceso, procede a otorgar la cantidad autorizada en el paquete de prestaciones que emita la SHCP a la presentación de la solicitud por escrito y del acta de defunción correspondiente.

* Menaje de casa 277. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

al personal docente.

* Apoyo para útiles de trabajo 278. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

a los profesores-investigadores de acuerdo a disponibilidad presupuestal un apoyo mensual para la adquisición de libros, sin necesidad de comprobación.

* Exámenes de grado 279. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

a los profesores-investigadores y personal técnico académico. El Colegio cubrirá el costo del transporte sujeto a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y a disponibilidad presupuestal.

* Prestaciones de seguridad social

o SAR

o ISSSTE

o FOVISSTE Sistema de ahorro para el retiro (S.A.R)

280. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte con plaza presupuestal, tendrán derecho al Sistema de Ahorro para el Retiro. I.S.S.S.T.E.

281. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte, con plaza presupuestal, honorarios y becarios tendrán derecho al servicio del I.S.S.S.T.E. Se le descontará vía nómina el monto correspondiente.

282. Dentro del marco de incapacidades se procederá de acuerdo a la Ley del ISSSTE vigente.



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283. En el caso de incapacidad para laborar, los profesores-investigadores tendrán derecho a recibir su salario íntegro conforme a lo establecido por la Ley del ISSSTE. En caso de incapacidad permanente para desempeñar sus actividades académicas e intelectuales, el trabajador recibirá, además de las prestaciones a que tenga derecho en el ISSSTE, el importe de tres meses de salario y veinte días de salario por cada año de servicios prestados, con independencia de su derecho a otras prestaciones. Si la incapacidad fuera parcial y pueda seguir desempeñando las actividades académicas e intelectuales, el trabajador podrá seguir laborando al servicio de El Colegio y éste le respetará su salario, posibilitándole una función acorde a su capacidad.

284. Los Becarios de Investigación gozarán de este derecho de acuerdo al convenio que para ello haya autorizado el propio ISSSTE.

285. Se dará de baja al personal con licencia sin goce de sueldo por más de 15 días. FOVISSSTE

286. Su finalidad es establecer y operar un sistema de funcionamiento que permita a los trabajadores obtener crédito barato y suficiente mediante préstamos con garantía hipotecaria. Además de coordinar y financiar programas de construcción de habitaciones destinadas a ser adquiridas en propiedad por los trabajadores que carezcan de ellas.

La aportación realizada por la Institución a dicho fondo es del 5% sobre el sueldo base y únicamente es otorgada por el personal de plaza presupuestal.

Cuando se presenten convocatorias se hará del conocimiento de todo el personal de la institución, el requisito indispensable para poder ser inscrito en la convocatoria es tener plaza presupuestal y cubrir los requisitos que en ella se publican.

* Otras prestaciones

Préstamos a corto plazo y complementarios de ISSSTE

287. Para obtener este préstamo se necesita tener plaza presupuestal ó ser personal por honorarios, así como cumplir con el periodo de cotización correspondiente.

288. Todo aquel interesado deberá remitir a la Dirección de Recursos humanos oficio en donde especifique que tipo de préstamo desea, una vez recibido se incluirá en la lista.

289. Cuando ISSSTE envíe la información del presupuesto autorizado a la Institución, se procederá de acuerdo a la lista de espera. Evaluación del personal administrativo y de apoyo

290. Dos veces al año se realizará una evaluación del desempeño de todo el personal administrativo y de apoyo de plaza , asi como también a los honorarios y becario de investigación.



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291. Todo jefe debe evaluar a su personal y analizar en conjunto el resultado de la misma. El formato de evaluación debe ir firmado por el empleado, el jefe inmediato y el jefe del área.

292. En caso de que la disponibilidad presupuestal lo permita se otorgará un estímulo cuyo monto ascenderá a la cantidad disponible del presupuesto. Para llevar a cabo lo anterior se dará prioridad al personal de plaza. Eventos

293. La Dirección de recursos humanos organizará los eventos para los empleados de acuerdo al programa que se autorice para tal fin y a la disponibilidad presupuestal asignada.

294. En el caso de las Direcciones regionales se les hará el envío del presupuesto correspondiente de acuerdo al personal activo.

295. Cuando la Institución tenga previsto dentro de su programa de eventos la entrega de obsequios, para tal fin, no se considerará al que se encuentre en condiciones de: licencia con o sin goce de sueldo, superación académica, año sabático , estudiantes y proyectos.

* Póliza de Seguro Mexicano y Americano de vehículos 296. Al personal que desee asegurar su vehículo deberá presentar una copia de la tarjeta de

circulación de su auto y solicitar el formato de cotización, para la determinación de su costo por la aseguradora.

297. El empleado deberá de otorgar la aprobación expresa de la cotización de la aseguranza para que proceda.

298. El tiempo de espera de la póliza es de aproximadamente 15 días hábiles, una vez que se le entregue, firmará la carta de autorización de descuentos vía nómina.

299. La contratación del seguro americano, es sólo para efectos de responsabilidad civil.

300. En caso de las Direcciones Regionales, mandarán vía fax la tarjeta de circulación y se les hará llegar el formato por la misma vía.

301. Es importante que se deberá contar con licencia de conducir vigente.

* Capacitación y desarrollo del personal 302. La capacitación, y actualización de todas las acciones de El Colef orientadas a la

formación de personal, se consideran prioritarias, así como las destinadas al desarrollo de los trabajadores. La Dirección de Recursos Humanos, será la encargada de integrar, instrumentar, operar y coordinar el Programa Institucional de Capacitación de el Colef.



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303. Las Unidades de El Colef y las Regionales deberán participar en el Programa de Detección de Necesidades de Capacitación. (Cedulas y oficios solicitud)

304. Todo evento de capacitación que se realice en El Colef sin importar la Unidad Ejecutora deberá estar contemplado en el Programa Institucional de Capacitación. Para su ejecución, estos eventos deberán contar con la autorización de la Dirección Recursos Humanos previa disponibilidad presupuestaria. (Verificar Dirección de Finanzas).

305. La Dirección Recursos Humanos, podrá solicitar a las Unidades de El Colef y Regionales, de conformidad con su especialidad el apoyo tanto en opinión técnica como en infraestructura física y humana para el desarrollo del Programa Institucional de Capacitación.

* Programa institucional de capacitación 306. Como parte de sus actividades regulares El Colef realiza un esfuerzo permanente

encaminado a impulsar la capacitación continua del personal de todas sus áreas académicas y administrativas.

307. Estas actividades de capacitación son organizadas por la Dirección de Recursos Humanos a través de programas anuales que se alimentan de las evaluaciones periódicas del desempeño de nuestro personal dentro del marco de su normatividad y de la disponibilidad financiera.

308. Al margen de este procedimiento existe la posibilidad de que cualquier miembro del personal solicite a esa dirección, a través de su director de área o departamento, el apoyo necesario para participar en cursos, talleres o seminarios que resulten relevantes para optimizar el desempeño de sus funciones. En estos casos, la oportunidad con la que se programen y soliciten los apoyos necesarios será un factor determinante para su aprobación, así como las disponibilidades presupuéstales de la institución.

309. En caso de requerir capacitación en algún área relevante para el desempeño de sus funciones, es importante plantearla en el presupuesto anual de su área, haciendo saber de esto a su director. En caso de programación extemporánea (fuera de presupuesto) podrán acudir a su director para solicitarla.

310. Su implementación se regirá por las disposiciones que en la materia expida La Ley Federal del Trabajo.

311. En lo que concierne a la capacitación del área académica se constituirá una Comisión Mixta de Capacitación integrada por dos representantes del Sindicato y dos de El Colegio de la Frontera Norte, encargados de definir y vigilar la instrumentación y operación del sistema, para mejorar la capacitación de los trabajadores académicos y sugerir las medidas tendientes a perfeccionarlos; todo esto conforme a las necesidades del personal académico y de El Colegio de la Frontera Norte.



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* Programa institucional de superación profesional 312. Como complemento al programa institucional de capacitación, El Colef ha dispuesto

implementar, en el marco de su normatividad y disponibilidades financieras, un programa de superación profesional que contribuya a la actualización, el desarrollo y fortalecimiento de su estructura administrativa, estimulando el arraigo y el mejor desempeño de su personal técnico y operativo.

313. Forman parte de este programa las actividades de actualización y superación académica impartidas por instituciones educativas locales, cuyo contenido resulta relevante para el desarrollo administrativo de El Colef y cuyos horarios sean compatibles con el desempeño de la actividad laboral.

314. Podrán ser incorporados a este programa aquellos miembros del personal técnico académico, administrativo y de áreas de aplicación tecnológica que cuenten con el grado de licenciado como mínimo, que se destaquen en el desarrollo de sus funciones, que tengan al menos 2 años de antigüedad laboral con plaza de tiempo completo en la institución o con plaza de honorarios y que cuenten con una amplia recomendación de su jefe inmediato superior. Queda excluido el personal con categoría de director y categoría superior. En todo momento se procederá de acuerdo al Programa de Superación Profesional y su Convocatoria del año que corresponda.

* Gratificación por antigüedad 315. De conformidad a la autorización de la Junta Directiva y a las prestaciones autorizadas

por la S.H.C.P. , El Colef, otorga un estímulo por cada diez años de servicio ininterrumpido de labor en la Institución, sujeto a disponibilidad presupuestal.

* Higiene y Seguridad 316. Según lo establece los artículos 132 de la Ley Federal del Trabajo y 43 de la Ley Federal

de los trabajadores al servicio del Estado, se deberán implantar programas de higiene y seguridad con la finalidad de prevenir riesgos de trabajo y procurar el bienestar físico, mental y social de sus trabajadores.

317. La Institución en conjunto con Protección civil en la Ciudad de Tijuana, Baja California creó el Plan de Contingencias, el cual es un instrumento de prevención que tiene como finalidad salvaguardar vidas y evitar daños a la propiedad y/o instalaciones, en caso de que se llegara a presentar una emergencia.

318. En nuestra Institución se cuenta ya con el Plan Interno de Contingencias, el cual se puede consultar en la Dirección de Recursos Humanos.

319. También se cuenta con botiquines de primeros auxilios ubicados en los en las distintas oficinas.



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320. Del mismo modo por este medio se les proporcionan los números telefónicos de “Baja Care” compañía que cuenta con ambulancia en Playas de Tijuana: 01-800-027-3320 y 6862031.

321. En las Direcciones Regionales también se cuenta con botiquín de primeros auxilios, así como personal capacitado para atenderlos.

322. Con base a la Ley General de Salud y al Reglamento sobre el consumo de Tabaco, se prohíbe fumar dentro de las instalaciones de El COLEF, por lo que cuando se realicen verificaciones en nuestras instalaciones y derivado de la inspección resultaran multas y/o sanciones a la Institución, se trasladará dicha responsabilidad al trabajador que haya cometido la falta en cuestión.

* Terminación de las relaciones de trabajo

Definición de la terminación de relación de trabajo 323. Se entiende como terminación del contrato o relación de trabajo, a la extinción de ésta

por mutuo consentimiento o como consecuencia de la interferencia de un hecho independiente de voluntad de los trabajadores o de los patrones que hace imposible su continuación.

* Bajas 324. Cuando se presente una baja, será responsabilidad del director notificar por escrito a la

Dirección de Recursos Humanos en un plazo no mayor de dos días naturales posteriores a la fecha en que se dé el movimiento.

325. El escrito deberá contener la siguiente información.

• Nombre.

• Departamento.

• Fecha de Baja.

• Motivo de Baja.

326. Para el pago del finiquito correspondiente al personal con plaza presupuestal se deberá realizar la constancia de no adeudo, una vez liberada se procederá con el trámite, remitiendo la solicitud de cheque correspondiente a la coordinación de Tesorería.

* Actas de entrega-recepción 327. Se elaborará una acta de entrega recepción de acuerdo el procedimiento establecido y se

llevará a cabo por los servidores públicos superiores y manos medios, así como los



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directores de las Direcciones Regionales, cuando por cualquier causa dejen de tener ese nombramiento.

* Padrón de servidores públicos superiores 328. Se aplicará el padrón de servidores públicos, a los servidores públicos superiores y

mandos medios, a los Directores de los Departamentos Académicos, Coordinadores de Maestría y doctorado, Directores regionales y a aquellas personas que tienen bajo su responsabilidad el manejo de valores.

329. Dependiendo del movimiento de que se trate deberán presentar su declaración de :

o Inicio / cambio

o Conclusión

o Modificación patrimonial anual

* Servicio social 330. Las Unidades de El Colef podrán solicitar el apoyo de la Dirección de Recursos Humanos

prestadores de servicio social de acuerdo a la detección de sus necesidades.

El prestador de servicio que se asigne, deberá desarrollar actividades dentro del programa por el cual fue solicitado y desempeñar funciones de acuerdo con su perfil académico.

Las Unidades de El Colef deberán reportar a la Dirección de Recursos Humanos los avances correspondientes al desarrollo del prestador del servicio.

La Dirección de Recursos Humanos es la única facultada para expedir constancias de inicio y término de servicio social.

Los programas para la prestación del servicio social dependerán de la autorización de la Universidad ó escuela con la que se tenga convenio ó se haya solicitado la prestación del servicio social.

* Otros servicios 331. La Dirección de Recursos Humanos proporcionará el servicio de entregas documentos

periódicos en forma natural o a petición expresa de los empleados interesados.



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XV. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS COMPLEMENTARIOS 332. El investigador responsable deberá presentar ante la Dirección Académica el protocolo de

investigación de acuerdo con los requerimientos establecidos incluyendo copia del formato de registro de proyectos y los presupuestos de ingresos y egresos calendarizados.

333. Una vez aprobado el protocolo se solicitará, ante la Dirección de Vinculación, el trámite de formalización del convenio o carta compromiso.

334. Se solicitará ante la Dirección General Académica el registro del proyecto al cual se le asignará un número control.

335. El responsable del proyecto solicitará, por escrito a la Dirección de Finanzas, el recibo de ingresos institucional, para lo cual deberá proporcionar la siguiente información:

• Nombre de la institución u organización financiadora. • Domicilio fiscal de la financiadora. • Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. • Monto del recibo. • Tipo de moneda. • Concepto del ingreso.

336. La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

337. Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

338. Los recursos estarán disponibles una vez que estos se encuentren acreditados en la institución bancaria, y que el proyecto este debidamente registrado en el sistema electrónico de El Colef, a través de los formatos de presupuestos.

339. Los recursos deberán ser ejercidos de conformidad a lo establecido en el convenio o carta compromiso. En el caso de que no este estipulado, se considerará lo presentado en el protocolo de investigación. En caso de transferencias ente partidas, se deberá atender a los requerimientos de la institución financiadora, para tal efecto se ofrecerá asesoría por parte de la Dirección de Finanzas.

340. Los recursos deberán solicitarse de acuerdo a las políticas generales establecidas en la institución, las cuales son:

341. Servicios personales



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342. Para la contratación de personal bajo el régimen de honorarios y becarios, se sujetaran a lo establecido en la Dirección de Recursos Humanos. Para el pago de dichos servicios, se deberá requisitar el formato denominado “ Solicitud de Servicios Varios”, el cual deberá entregarse ante la Dirección de Recursos Humanos para su respectivo trámite. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

343. Para la adquisición de materiales (papelería, consumibles, libros, revistas, etc.) se deberá solicitar de manera directa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del formato “Solicitud de Materiales”. Todas las adquisiciones deberán realizarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

344. Las adquisiciones que se soliciten a través del capitulo 5000 “ Activos Fijos” deberán estar previstas en el programa anual de inversión y su autorización estará sujeta a lo previsto por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Para tal efecto se deberá requisitar el Formato denominado “ Solicitud de Materiales” Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

345. Viáticos y pasajes: Estos se otorgarán de conformidad a las normas emitidas para tal efecto. Se deberá solicitar mediante el formato denominado “Solicitud de Viáticos y Pasajes” según lo establecido en las políticas de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato En el caso de viáticos al extranjero estos deberán estar autorizados además por el Presidente de la Institución.

346. Para la contratación de servicios varios que requiera el proyecto de investigación, se deberá solicitar el pago a través del formato denominado “Solicitud de servicios varios” ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

347. En caso de mantenimiento de maquinaria y equipo, esto se sujetará a lo establecido por la institución financiadora, en caso contrario solo se autorizaran para aquellos equipos adquiridos con recursos del proyecto.

348. La Dirección de Finanzas emitirá estados de cuenta donde se muestra el seguimiento financiero de ingresos y egresos a la fecha que se soliciten, por parte del responsable del proyecto. Dicho estado de cuenta proporcionará:

• Fecha • Beneficiario • Concepto del ingreso o gasto • Monto • Cantidad del ingreso • Cantidad del egreso • Saldo del proyecto • Resumen por tipo de gasto.



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349. La Dirección de finanzas proporcionará informe o copia de los estados de cuenta bancarios de aquellas cuentas de bancos que han sido signadas a los responsables de proyecto.

350. La Dirección de Finanzas emitirá comparativos para dar seguimiento a la disponibilidad presupuestal.

351. De acuerdo con los requerimientos de la institución financiadora, la Dirección de Finanzas elaborará informes financieros correspondientes acompañados de la copia de la documentación comprobatoria.

352. Overhead, participación del proyecto en los costos fijos de la institución.

353. Todos los proyectos que reciban recursos complementarios externos mayores al equivalente a $5,000.00 (cinco mil dólares americanos), se les aplicará desde un quince por ciento del total de la aportación programada, por concepto de participación en los costos fijos de la institución. Este porcentaje será aplicado a cada uno de los ingresos recibidos.

354. El participación en los costos fijos de la institución (overhead) de los proyectos de investigación que sean financiados desde las Direcciones Regionales tendrá la oportunidad de ser aplicado en el gasto operativo o de inversión de la Dirección General Regional correspondiente, previa autorización de Secretaria Académica.

355. La guarda del archivo de la documentación comprobatoria original, será responsabilidad de la Dirección de Finanzas.

356. Gastos de trabajo de campo: Esta partida está destinada al pago de los gastos derivados del trabajo de campo requerido para el desarrollo de los proyectos, de los cuales no se pueda obtener comprobantes que reúnan los requisitos fiscales.

357. Para efecto de su comprobación se deberá llenar el formato denominado “Justificación de gastos por concepto de trabajos de campo” en el cual tiene que estar autorizado por el Titular del proyecto y su jefe inmediato. Cabe mencionar que dichos gastos no se consideran como deducibles, por lo que se deberá cubrir un impuesto adicional de acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

358. Los gastos a comprobar originados por trabajo de campo deberán solicitarse a través del formato “ Solicitud de Servicios Varios” en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

359. El costo total de los proyectos financiados con recursos complementarios se integrará de los recursos aportados por la institución financiadora, más aquellos costos derivados de los servicios personales, materiales y servicios los cuales son cargados al presupuesto fiscal de la Institución.



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XVI. EVALUACION Y SEGUIMIENTO

360. Para el cumplimiento a la normatividad correspondiente, las unidades responsables deberán enviar, de manera mensualmente trimestral, la información programática correspondiente a los indicadores estratégicos que darán cumplimiento a las actividades institucionales.

361. La Dirección de Finanzas a través de la Dirección General de Administración proporcionará mensualmente trimestral, la información financiera del ejercicio de cada proyecto, en un comparativo donde se indique su presupuesto, su ejercicio y su disponibilidad presupuestal.

362. Trimestralmente se evaluará en conjunto con los responsables de los proyectos y sus jefes inmediatos el avance del ejercicio presupuestal.

∞

ANEXOS NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS


Fecha de actualización:

3 Febrero 2010

Normatividad en Materia de Administración de Recursos Dirección General de Administración y Finanzas

ANEXO

1

20092010

III NNN DDD III CCC EEE

1.- DIRECCIÓN DE FINANZAS ................................................................................. 4

1.1. Servicios ................................................................................................................. 4

1.2. Políticas .................................................................................................................. 7 1.2.1. Fondo revolvente/caja chica DF002 .................................................................................. 7 1.2.2. Gastos por comprobar DF005 ........................................................................................... 9 1.2.3. Adquisición de activos fijos DF008 .................................................................................. 10 1.2.4. Donativos DF011 ............................................................................................................. 12 1.2.5. Control presupuestal DF015 ............................................................................................ 13 1.2.6. Emisión de cheques DF018 ............................................................................................. 17 1.2.7. Proyectos recursos complementarios DF019 .................................................................. 18 1.2.8. Comprobación de gastos DF021 ..................................................................................... 21

1.3. Formatos .............................................................................................................. 23 1.3.1. Presupuestos ................................................................................................................... 23

1.3.1.1. Pantalla del sistema .................................................................................................. 23 1.3.1.2. Estimación de tiempos por empleado (Pantallas) ..................................................... 24 1.3.1.3. Asistencia a eventos y viáticos (Pantallas) ................................................................ 25 1.3.1.4. Organización de eventos (Pantallas) ......................................................................... 26 1.3.1.5. Capacitación (Pantallas) ............................................................................................ 27 1.3.1.6. Publicaciones (Pantallas) .......................................................................................... 28 1.3.1.7. Suscripciones (Pantallas) .......................................................................................... 29 1.3.1.8. Adquisición de libros (Pantallas) ............................................................................... 30 1.3.1.9. Mobiliario y equipo (Pantallas) .................................................................................. 31 1.3.1.10. Ingresos de recursos complementarios (Pantallas) ................................................ 32

1.3.2. Ingresos ........................................................................................................................... 33 1.3.2.1. Recibo de ingresos .................................................................................................... 33

1.3.3. Ejercicio del presupuesto (gastos) ................................................................................... 34 1.3.3.1. Comprobación de gastos ........................................................................................... 34 1.3.3.2. Justificación por trabajos de campo .......................................................................... 35 1.3.3.3. Gastos no sujetos a comprobación ........................................................................... 36

1.3.4. Ruta crítica presupuesto 2004 ......................................................................................... 37

2.- DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS ............................ 38

2.1. Servicios ............................................................................................................... 38

2.2. Reglamentos ........................................................................................................ 40 2.2.1. Reglamento de viáticos y pasajes ................................................................................... 40 2.2.2. Reglamento de correspondencia ..................................................................................... 51


ANEXO

2

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2.3. Políticas ................................................................................................................ 60 2.3.1. Viáticos y pasajes DRMS001 .......................................................................................... 60 2.3.2. Activos fijos DRMS002 .................................................................................................... 62 2.3.3. Uso de unidades DRMS003 ............................................................................................ 64 2.3.4. Asignación y uso de cubículos DRMS004 ....................................................................... 66

2.4. Formatos .............................................................................................................. 69 2.4.1. Compras .......................................................................................................................... 69

2.4.1.1. Solicitud de viáticos, pasajes y traslados .................................................................. 69 2.4.1.2. Solicitud de materiales .............................................................................................. 70 2.4.1.3. Solicitud de servicios varios ...................................................................................... 71

2.4.2. Servicios .......................................................................................................................... 72 2.4.2.1. Mantenimiento de vehículos ...................................................................................... 72 2.4.2.2. Préstamos de vehículos ............................................................................................ 73 2.4.2.3. Resguardo temporal de vehículo ............................................................................... 74 2.4.2.4. Salida de activos ....................................................................................................... 75

2.5. Normas ................................................................................................................ 76 2.5.1. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte. ............................................................................. 76

2.6. Manuales ........................................................................................................... 105 2.6.1. Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. .......................................................................................... 105

2.7 Lineamientos ....................................................................................................... 119 2.7.1. Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE. ........... 119

3.- DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ....................................................... 124

3.1. Servicios ............................................................................................................. 124

3.2. Reglamentos ...................................................................................................... 127 3.2.1. Reglamento Superación profesional .............................................................................. 127 3.2.2. Reglamento Estancia Infantil ......................................................................................... 131 3.2.3. Reglamento para el reconocimiento y evaluación del desempeño del personal administrativo y de apoyo ........................................................................................................ 136

3.3. Políticas .............................................................................................................. 147 3.3.1. Becarios DRH001 .......................................................................................................... 147 3.3.2. Horas extras DRH003 .................................................................................................... 150 3.3.3. Acta de entrega - recepción DRH004 ............................................................................ 151 3.3.4. Política aplicable a la prestación de ayuda de transporte.............................................. 153 3.3.5. Política aplicable a la prestación de menaje de casa .................................................... 154

3.4. Formatos ............................................................................................................ 155 3.4.1. Cédula de plaza administrativa ...................................................................................... 155 3.4.2. Cédula de becarios ........................................................................................................ 156


ANEXO

3

20092010

3.4.3. Cédulas .......................................................................................................................... 157 3.4.4. Solicitud de horas extras ............................................................................................... 158 3.4.5. Machote de acta de entrega-recepción ......................................................................... 159 3.4.6. Solicitud de seguro americano ...................................................................................... 170 3.4.7. Constancia de no adeudo .............................................................................................. 172 3.4.8. Solicitud de seguro mexicano ........................................................................................ 173 3.4.9. Tarjeta SAM´s y Costco ................................................................................................. 176

3.5. Otros .................................................................................................................. 177 3.5.1. Eventos .......................................................................................................................... 177 3.5.2. Botiquín .......................................................................................................................... 177 3.5.3. Brigadas ......................................................................................................................... 178

4.- ACUERDOS ...................................................................................................... 179

4.1. Acuerdos de la sesión ordinaria del consejo académico celebrada el día 3 de diciembre de 2002 ..................................................................................................... 179

4.2. Anexo ‐ Política general de aprobación de solicitudes presupuestales de los departamentos académicos y direcciones regionales con cargo a recursos fiscales. (Bolsas departamentales) .......................................................................................... 180


ANEXO

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1.- DIRECCIÓN DE FINANZAS

1.1. Servicios

Servicio Descripción

DF1. PROYECTOS Servicios que se prestan directamente a los responsables de los proyectos, independiente del origen de sus recursos, los cuales pueden ser fiscales o recursos complementarios con apoyo de financiamiento externo.

DF1.1. Capacitación financiera a responsables de proyectos

Capacitar a los responsables de proyecto en el uso y contenido de las partidas presupuestales y en el uso de la información financiera.

DF1.2. Asesoría en elaboración de proyectos

Auxiliar a los responsables, ya sean departamentos, áreas o proyectos, en la estructura financiera de los mismos, definiendo y clasificando sus ingresos y sus egresos.

DF1.3. Expedir cheques a responsables de proyectos

Elaboración en el marco de la disponibilidad presupuestal y de efectivo, de los cheques para satisfacer los gastos por servicios, como viáticos, arrendamientos, entre otros.

DF1.4. Seguimiento de proyectos financiados con recursos complementarios

Registrar con oportunidad y controlar los proyectos con financiamiento externo, tanto en sus ingresos como en sus egresos.

DF1.5. Entregar informes financieros Entregar informes financieros a quienes lo soliciten, tales como estados de cuenta y disponibilidad de proyectos, situación presupuestal, estados financieros.

DF1.6. Entregar informes a los aportantes de recursos complementarios

Proporcionar todos los informes requeridos por los aportadores de los fondos para operar los proyectos.

DF2. DEUDORES Dar seguimiento a todos los importes entregados para su comprobación.

DF2.1. Mantener informados a los deudores

Mantener informados a los deudores de los proyectos de sus compromisos de comprobación y de sus estados de cuenta.

DF2.2. Recibir comprobaciones de los deudores

Recibir revisando la razonabilidad de las comprobaciones proporcionadas por los responsables de los proyectos, proporcionando sus saldos pendientes en caso de que los hubiera.

DF3. FONDOS Proporcionar recursos financieros para hacer frente a gastos inmediatos.

DF3.1. Proporcionar fondos para pagos emergentes

Otorgar en custodia fondos fijos de caja o fondos revolventes para que las áreas afronten gastos menores en forma inmediata.


ANEXO

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20092010


DF3.2. Reponer los fondos fijos de caja o de fondos revolventes

Cuando lo soliciten los responsables de los fondos o de las oficinas regionales, y a solicitud de los responsables, extendiéndoles el cheque correspondiente.

DF4. EJERCICIO DEL GASTO Y

PASIVOS Dar seguimiento a cubrir los compromisos contraídos por la Institución para los diversos proyectos.

DF4.1. Pagar en forma directa o indirecta a los empleados, becarios o prestadores de servicios por honorarios

Revisar la documentación que tienen que firmar como recibido los empleados o becarios, recabando las firmas correspondientes y/o entregando los cheques en forma directa o depositando su transferencia bancaria.

DF4.2. Recibir la facturación y entregar contrarecibos

Recibir las facturas de los proveedores y acreedores que proporcionan servicios, programando la fecha de su pago.

DF4.3. Expedir cheques para acreedores y proveedores

Elaborar y entregar los cheques correspondientes o transferir los pagos correspondientes a quienes proporcionan servicios.

DF5. INGRESOS Dar seguimiento a la recepción de ingresos, a la venta de servicios, así como su registro en bancos.

DF5.1. Expedir facturas o recibos Expedir facturas o recibos a los aportantes de recursos, a quienes se les facture algún servicio o realice alguna adquisición de los productos como libros o souveniers.

DF5.2. Venta de tarjetas para fotocopiado

Controlar y vender las tarjetas necesarios para obtener el servicio de fotocopiado en la información.

DF5.3. Proporcionar reportes bancarios

Informar de sus estados de cuenta de bancos a los responsables de proyecto que cuentan con cuenta de cheques para el ejercicio de sus proyectos, así como de su información es bancarias.

DF6. INFORMACIÓN Proporcionar información financiera resultado de los movimientos efectuados en la recepción, en el uso y registro de los recursos financieros.

DF6.1. Proporcionar información financiera

Mantener informados a los responsables de los proyectos de los avances financieras de los mismos, de los ingresos recibidos y de los gastos realizados, en relación con lo programado.

DF6.2. Apoyar en la información de informes externos

Auxiliar a otras áreas responsables de integrar formatos del Sistema integral de información, en la información e información de la información al sistema central.

DF6.3. Proporcionar la información a las entidades de Gobierno

Elaborar y entregar los reportes financieros que requiere el Sistema integral de información, el INEGI u otras dependencias.

DF7. OTROS SERVICIOS Proporcionar servicios adicionales en forma expresa a quien lo solicite.

DF7.1. Proporcionar opinión sobre las licitaciones de compras

Participar con voz en los procesos de licitaciones a través del Comité de adquisiciones.

DF7.2. Auxiliar en la formulación de declaraciones de retenciones de impuestos o de recibos de honorarios

Auxiliar a la estructura de la determinación de los impuestos necesarios de retener en los prestadores de servicios que lo requieran.


ANEXO

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Servicio Descripción DF7.3. Proporcionar servicio de archivo

Proporcionar información verbal o documental que se encuentre en los archivos físicos de contabilidad o en el sistema financiero.

DF7.4. Atender a todas las consultas que se realicen

Resolver las dudas o consultas financieras de los responsables de proyectos, proveedores, acreedores, instituciones que así lo soliciten.


ANEXO

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20092010

1.2. Políticas

1.2.1. Fondo revolvente/caja chica DF002

Nombre Caja Chica (Fondo Revolvente) Clave

Fecha de Implementación DF 002 Enero 02 de 2000

Alcance A todo el personal que tenga a su custodia recursos financieros para caja chica (fondo revolvente)

Objetivo Normar la asignación y ejercicio de los recursos financieros necesarios para cubrir de manera oportuna los gastos menores de carácter urgente que se requieren en la institución.

Descripción • El fondo revolvente será utilizado exclusivamente para realizar gastos de bienes de consumo de carácter urgente que afecten los conceptos y partidas de los capítulos 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales” tales como: papelería, artículos menores de limpieza, refacciones menores, servicio de lavandería, servicio postal, etc.

• No se deberá cubrir gastos de carácter fijo como son: Telefonía convencional y

celular, servicios de radiolocalización, energía eléctrica, de agua potable; servicios de arrendamiento de vehículos, edificios, locales y terrenos, honorarios profesionales y asimilables a sueldos, seguros, servicio de vigilancia, pasajes y viáticos, trabajo de campo, penas, multas y accesorios fiscales.

• Así como aquellos conceptos, que por su naturaleza, no son aplicados a la

institución según lo establecido en el “ Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal”

• No está permitida la adquisición de activos fijos (mobiliario y equipo).

• No se permite la utilización del fondo para cubrir préstamos al personal.

• Los pagos efectuados a través del fondo no deberán ser mayores a $800.00

(ochocientos pesos 00/100 M.N.) o su equivalente en dólares, por comprobante presentado.

• Todo comprobante presentado para su reembolso debe cubrir los requisitos

fiscales.

• Todo comprobante presentado para su reembolso deberá contar con la firma del solicitante y su Director de Área, incluyendo una pequeña descripción del motivo del gasto.

• Una vez reembolsado el gasto al solicitante, el responsable del fondo deberá sellar

cada comprobante con la leyenda “PAGADO”.


ANEXO

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20092010

Nombre Caja Chica (Fondo Revolvente) Clave

Fecha de Implementación DF 002 Enero 02 de 2000

• La documentación presentada para cubrir los gastos a comprobar, deberá ser

congruente con la fecha en la cual se hayan entregado los recursos, por lo que no se aceptan comprobantes con fecha anterior.

• Los comprobantes de procedencia extranjera deberán ser cubiertos al tipo de

cambio vigente a la fecha de facturación, anotando esta paridad en el anverso del documento. La paridad deberá ser la emitida en el Diario Oficial de la Federación.

• La revolvencia del fondo se realizará una vez que haya sido erogado hasta un 50%

del mismo.

• Para el trámite de pago de reembolso del fondo, éste deberá entregarse con tres días de anticipación.

• Los fondos revolventes asignados anualmente deberán reintegrarse a la dirección

de finanzas a más tardar los primeros 10 días naturales del mes de diciembre.


ANEXO

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20092010

1.2.2. Gastos por comprobar DF005

Nombre Gastos por Comprobar Clave

Fecha de Implementación DF 005 Febrero 11 de 2003

Alcance A todo el personal de El Colegio de la Frontera Norte. Objetivo Normar el otorgamiento y comprobación de los recursos emitidos para cubrir los gastos

sin un destino específico previo. Descripción Emitir gastos por comprobar solo en casos excepcionales cuando la naturaleza

del evento no permita una identificación del monto o del concepto del gasto en forma inmediata, pero que es indispensable para la realización del mismo.

Otorgar gastos a comprobar con la debida autorización de los Directores de

Departamento de conformidad a los presupuestos autorizados y a la disponibilidad.

Otorgar únicamente gastos por comprobar a empleados que se encuentren

contratados por plaza presupuestal.

comprobar de conformidad al origen de la solicitud y con fecha posterior a la recepción de los recursos cumpliendo con los requisitos fiscales.

Solicitar los recursos con tres días de anticipación.

Presentar documentación que compruebe como máximo el monto otorgado.

Solicitar gastos a comprobar cundo no exista una comprobación previa pendiente

de entregar.

El tipo de cambio utilizado en la comprobación, se basará en la fecha de facturación tomando el estipulado en el Diario Oficial de la Federación de ese día.

Los gastos a comprobar serán emitidos únicamente para el pago de bienes y

servicios, no incluye el pago de servicios personales ni adquisición de activos fijos.


ANEXO

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20092010

1.2.3. Adquisición de activos fijos DF008

Nombre Activos fijos Clave

Fecha de Implementación DF 008 Marzo de 2003

Alcance Personal de la Institución Objetivo Normar el tiempo y la forma de autorización presupuestal, adquisición y entrega de

activos fijos Descripción • Las adquisiciones de activos fijos estarán sujetas a lo estipulado en la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. • Los departamentos deberán solicitar sus requerimientos de mobiliario y equipo a

través del Sistema de Información Presupuestal • Al solicitar la adquisición, reposición o ampliación de sus activos fijos se deberá

justificar plenamente su requerimiento. • Las adquisiciones de activos fijos se realizarán con base al flujo de efectivo,

procurando que se realicen a partir del segundo semestre del año correspondiente. • Las adquisiciones de activos fijos que se especifiquen y se patrocinen en los

convenios, a través de recursos complementarios, se presupuestarán en las fechas programadas por los propios convenios, siempre y cuando ya se haya recibido el recurso financiero respectivo.

• Los montos asignados para la adquisición de Activos Fijos será notificados a través

de la Dirección de Finanzas. • La definición de las adquisiciones de activos fijos se someterá a consideración del

Comité de Administración, previa propuesta de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

• Los activos fijos serán entregados a las Dependencias o proyectos con su debida

clave de inventario y resguardo, siendo indispensable su notificación a la Coordinación de contabilidad.

• En caso de entregar o recibir (transferir su uso) algún activos entre departamentos o

proyectos, es indispensable comunicarlo a la Dirección de Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su actualización correspondiente.

• En caso de daño, extravió o robo de algún activo es indispensable se notifique de

inmediato a la Dirección de Dirección de Recursos Materiales y Servicios y a la Dirección de Finanzas, para proceder a los efectos legales y registros a que haya lugar.

• En ningún caso los responsables de los activos fijos podrán disponer de ellos para su

uso personal o para terceros no empleados de la Institución.


ANEXO

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20092010

• El Comité de enajenaciones será el único facultado para dar de baja, en donación o

venta los activos fijos, previa autorización de la Junta Directiva de El Colef. • En caso de alguna responsabilidad por parte del responsable de su uso, se procederá

en consecuencia.


ANEXO

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20092010

1.2.4. Donativos DF011

Nombre Donativos Clave


Alcance A todas las personas que gestionan donativos, al la Coordinación de contabilidad Objetivo Determinar los requerimientos para la recepción de donativos

Descripción Los donativos podrán ser en dinero, en moneda nacional o en dólares, o en especie La aplicación de los donativos deberá estar relacionada con las actividades de El

Colegio de la Frontera Norte, A.C. La recepción de donativos estará sujeto a la presentación, por parte del donante, de

un documento que estipule el origen y la aplicación del mismo, así como la forma de entrega.

Para el caso de donativos en especie, se deberá entregar la factura original del bien

y un peritaje oficial para determinar su valor actual. Se registraran los donativos en especie al valor determinado en el peritaje.

Los donativos en dinero deberán expedirse con cheque nominativo a El Colegio de

la Frontera Norte, A.C. Para la elaboración del recibo, se deberá contar con la siguiente información:

o Nombre del Donante o Domicilio Fiscal o Registro Federal de Contribuyentes ( en caso de extranjeros no aplica) o Monto del donativo especificando el tipo de moneda. o Descripción del donativo

Tratándose de donativos en dinero, se emitirá el recibo una vez que se verifique la

liquidez en la cuenta bancaria, tratándose de donativos en especie hasta contar con el peritaje oficial sobre su valor.

Los recibos de donativo se entregarán en forma directa al donante.


ANEXO

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20092010

1.2.5. Control presupuestal DF015

Nombre Control Presupuestal Clave


Alcance A todo el personal de la institución Objetivo Normar los requerimientos para el ejercicio del Presupuesto de Egresos de la Institución.

Descripción • La codificación de los proyectos, tratándose de académicos, será responsabilidad de la Dirección académica, tratándose de administrativos de la Dirección General de Administración.

• La codificación y agrupación de las partidas de gasto e inversión se harán en base al

Clasificado por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal, expedido por la SHCP.

• Tratándose de recursos complementarios la codificación de las partidas se harán en

base a lo que especifica el Manual para el registro de los recursos del fondo de investigación científica y

• desarrollo tecnológico, emitido por el CONACYT. • Los pagos con cargo al Presupuesto de Egresos de la institución, se harán en apego

a lo establecido en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

• La Dirección de Finanzas a través de la Coordinación de Presupuestos, emitirá los

techos presupuestales, calendarizados mensualmente por proyecto y por partida. • Los responsables de los proyectos institucionales deberán elaborar, sus propuestas

de anteproyectos presupuestales a más tardar la primera quincena del mes de octubre.

• La verificación y validación de los anteproyectos de presupuestos se deberá realizar a

la primera quincena del mes de diciembre. • Los responsables de los proyectos institucionales deberán especificar, en sus

presupuestos, el calendario mensual de egresos por partida de gasto. • El ejercicio del gasto se realizara en estricto apego de las disponibilidades

presupuestales del proyecto. • Tratándose de proyectos con recursos complementarios, adicional a la disponibilidad

presupuestal debe existir la disponibilidad en el recurso financiero correspondiente, para poder ejercer el gasto.

• Los responsables de los proyectos institucionales deberán ejercer


ANEXO

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20092010



• Los recursos de conformidad a lo asignado en la disponibilidad calendarizada, en

caso de no ejercerlos en tiempo y forma, estos recursos se consideran una economía presupuestal la cual se reasignara a proyectos prioritarios.

• La coordinación de presupuestos deberá integrar las necesidades presupuestales de

cada área de la institución por proyecto y partida específica de gastos, de acuerdo a las peticiones de los responsables de las dependencias o proyectos.

o “Servicios Personales”

Tratándose del presupuesto fiscal del capítulo 1000 compete a la Dirección de Recursos Humanos la integración del mismo, especificando la calendarización mensual del gasto por partida. En el caso de recursos complementarios, compete a la Coordinación de Presupuestos la integración del presupuesto de egresos de acuerdo con las condiciones establecidas en los convenios respectivos. Los responsables de los proyectos especificarán de cada plaza el tiempo dedicado a cada proyecto, tanto de recursos fiscales como de recursos complementarios.

o “Materiales”

Tratándose del presupuesto fiscal del capítulo 2000 compete a la Dirección de Recursos materiales la estimación del presupuesto por cada proyecto y por partida de los materiales directos de uso. Tratándose de materiales de uso común será la propia Dirección de Recursos Materiales quien presupueste dentro de la misma, los montos destinados a éstos conceptos. En el caso de recursos complementarios, compete a la Coordinación de Presupuestos la integración del presupuesto de egresos de acuerdo con las condiciones establecidas en los convenios respectivos. En el caso del presupuesto para artículos del almacén, será la Dirección de Recursos Materiales, quien determine el monto por partida que debe de asignarse.

o “Servicios”

Tratándose del presupuesto fiscal del capítulo 3000 compete a cada uno de los proyectos solicitar lo requerido en las siguientes partidas:

- Viáticos - Pasajes - Hospedajes - Eventos, congresos


ANEXO

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20092010



- Publicaciones - Se podrán autorizar viáticos y pasajes a los investigadores que

participen en algún proyecto financiado con recursos complementarios. La aplicación de los montos deberá ajustarse al tabulador establecido en el “Reglamento de Viáticos Nacionales, Internacionales, Viáticos de Campo y Pasajes”.

- Los montos para viáticos y pasajes, así como el número de viajes por investigador, para la asistencia a eventos se otorgan de conformidad a la política general de aprobación de actividades y solicitudes presupuestales de los departamentos, la cual se emite a través de la Dirección General Académica.

- Las solicitudes especiales asociadas a proyectos institucionales, requerirán de una justificación del Director de área exponiendo la aportación de la actividad al proyecto Institucional, la asociación a las líneas temáticas departamentales u a algún producto concreto de la iniciativa.

- La asistencia a eventos estará restringida a la participación con ponencia, programa o carta de invitación / aprobación, cuando estas estén ligadas a las líneas temáticas departamentales.

- La organización de eventos estará sujeta a la política general de aprobación de actividades y solicitudes presupuestales de los departamentos, la cual se emite a través de la Dirección General Académica.

Tratándose de servicios de uso común será la propia Dirección de Recursos Materiales quien presupueste dentro de la misma, los montos destinados a éstos conceptos. En el caso de recursos complementarios, compete a la Coordinación de Presupuestos la integración del presupuesto de egresos de acuerdo con las condiciones establecidas en los convenios respectivos.

o “Activos fijos”

Tratándose del presupuesto fiscal del capítulo 5000 compete a cada uno de los proyectos solicitarlos. En el caso de recursos complementarios, compete a la Coordinación de Presupuestos la integración del presupuesto de egresos de acuerdo con las condiciones establecidas en los convenios respectivos. Tratándose de activos fijos de uso común será la propia Dirección de Recursos Materiales quien presupueste dentro de la misma, los montos destinados a estos conceptos.

• Se considerará como presupuesto ejercido en los respectivos proyectos, en el

momento de la autorización de cualquier tipo de solicitud para ejercer el gasto o la compra de activo.


ANEXO

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• Tratándose de presupuestos de recursos complementarios, se considerarán como

gasto en el momento que el recurso financiero sea depositado al fideicomiso. • Se podrán realizar transferencias entre partidas de gasto corriente. Para efectuar

cualquier transferencia se deberá atender los siguientes supuestos:

o Se cuente con disponibilidad de recursos en la partidas asignadas de origen.

o Se justifique plenamente la transferencia de acuerdo con las necesidades institucionales y del proyecto.

o Se cuente con la autorización de la Dirección General Académica, en caso de proyectos con financiamiento institucional o con la Dirección General de Administración tratándose de proyectos de administración; con los de financiamiento complementario se deberá acatar lo dispuesto en el convenio celebrado con la financiadora respectiva.

• Las ampliaciones presupuestales se deberán acatar conforme a las disposiciones

establecidas en los presupuestos de ingresos que le dan origen. • Las reducciones presupuestales presentadas en el ejercicio se aplicarán de

conformidad a los proyectos prioritarios o en lo que especifique la organización otorgante del recurso complementario.

• El ejercicio del presupuesto se deberá evaluar trimestralmente, en caso de

variaciones, los responsables de los proyectos deberán justificar su causa.


ANEXO

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20092010

1.2.6. Emisión de cheques DF018

Nombre Emisión de cheques y transferencias electrónicas. Clave

Fecha de Implementación DF 018

Alcance A todo el personal de la institución Objetivo Estipular el tiempo para la solicitud, procesamiento, emisión y entrega de cheques o pago

de de bienes y servicios. Descripción

• La solicitud para el pago de bienes y servicios se llevara a cabo por medio de los formatos correspondientes a cada operación (servicios varios, viáticos y pasajes)

• La recepción de las solicitudes se debe realizar en la ventanilla ubicada en la Dirección

de Finanzas la cual debe cumplir con los requisitos establecidos. • La ventanilla de recepción deberá sellar la solicitud, estipulando la fecha y la hora así

como el nombre de la persona que recibe la misma. • Se llevará a cabo la emisión del cheque siempre y cuando exista disponibilidad

presupuestal y se cuente con flujo de efectivo. • Las solicitudes deberán entregarse con un mínimo de cinco días hábiles antes a la

fecha de emisión del pago. • Las solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, deberán ser debidamente

justificadas por escrito, contando con la autorización previa del Director de Área y del Director General Administrativo siempre y cuando se verifique con la Dirección de Finanzas la disponibilidad del recurso.

• Aquellas solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, serán procesadas en

forma cronológica según su recepción.


ANEXO

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20092010

1.2.7. Proyectos recursos complementarios DF019

Nombre Proyectos con recursos complementarios Clave


Alcance A todo el personal Objetivo Normar el registro, control y seguimiento financiero de los proyectos de investigación

financiados con recursos externos complementarios Descripción • El investigador responsable deberá presentar ante la Dirección Académica el

protocolo de investigación de acuerdo con los requerimientos establecidos incluyendo copia del formato de registro de proyectos y los presupuestos de ingresos y egresos calendarizados.

• Una vez aprobado el protocolo se solicitará, ante la Dirección de Vinculación, el

trámite de formalización del convenio o carta compromiso. • Se solicitará ante la Dirección General Académica el registro del proyecto al cual se

le asignará un número control. • El responsable del proyecto solicitará, por escrito a la Dirección de Finanzas, el

recibo de ingresos institucional, para lo cual deberá proporcionar la siguiente información:

o Nombre de la institución u organización financiadora. o Domicilio fiscal de la financiadora. o Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. o Monto del recibo. o Tipo de moneda o Concepto del ingreso.

• La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras

externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

• Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos

únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. • Los recursos estarán disponibles una vez que estos se encuentren acreditados en la

institución bancaria, y que el proyecto este debidamente registrado en el sistema electrónico de El Colef.

• Los recursos deberán ser ejercidos de conformidad a lo establecido en el convenio o

carta compromiso. En el caso de que no esté estipulado, se considerará lo presentado en el protocolo de investigación. En caso de transferencias ente partidas, se deberá atender a los requerimientos de la institución financiadora, para tal efecto se ofrecerá asesoría por parte de la Dirección de Finanzas.

• Los recursos deberán solicitarse de acuerdo a las políticas generales establecidas

en la institución, las cuales son:


ANEXO

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20092010



• Servicios personales o Para la contratación de personal bajo el régimen de honorarios y becarios, se

sujetaran a lo establecido en la Dirección de Recursos Humanos. Para el pago de dichos servicios, se deberá requisitar el formato denominado “Solicitud de Servicios Varios”, el cual deberá entregarse ante la Dirección de Recursos Humanos para su respectivo trámite. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

• Para la adquisición de materiales (papelería, consumibles, libros, revistas, tc.) se

deberá solicitar de manera directa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del formato “Solicitud de Materiales”. Todas las adquisiciones deberán realizarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

• Las adquisiciones que se soliciten a través del capítulo 5000 “Activos Fijos” deberán

estar previstas en el programa anual de inversión y su autorización estará sujeta a lo previsto por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Para tal efecto se deberá requisitar el Formato denominado “Solicitud de Materiales” Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

• Viáticos y pasajes: Estos se otorgarán de conformidad a las normas emitidas para

tal efecto. Se deberá solicitar mediante el formato denominado “Solicitud de Viáticos y Pasajes” según lo establecido en las políticas de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato En el caso de viáticos al extranjero estos deberán estar autorizados además por el Presidente de la Institución.

• Para la contratación de servicios varios que requiera el proyecto de investigación, se

deberá solicitar el pago a través del formato denominado “Solicitud de servicios varios” ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

• En caso de mantenimiento de maquinaria y equipo, esto se sujetará a lo establecido

por la institución financiadora, en caso contrario solo se autorizaran para aquellos equipos adquiridos con recursos del proyecto.

• La Dirección de Finanzas emitirá estados de cuenta donde se muestra el

seguimiento financiero de ingresos y egresos a la fecha que se soliciten, por parte del responsable del proyecto. Dicho estado de cuenta proporcionará:

Fecha Beneficiario Concepto del ingreso o gasto Monto Cantidad del ingreso Cantidad del egreso Saldo del proyecto


ANEXO

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Resumen por tipo de gasto. • La Dirección de Finanzas proporcionará informe o copia de los estados de cuenta

bancarios de aquellas cuentas de bancos que han sido signadas a los responsables de proyecto.

• La Dirección de Finanzas emitirá comparativos para dar seguimiento a la

disponibilidad presupuestal. • De acuerdo con los requerimientos de la institución financiadora, la Dirección de

Finanzas elaborará informes financieros correspondientes acompañados de la copia de la documentación comprobatoria.

• Overhead (participación del proyecto en los costos fijos de la institución)

o Todos los proyectos que reciban recursos complementarios externos mayores al equivalente a $5,000.00 (cinco mil dólares americanos), se les aplicará desde un quince por ciento del total de la aportación programada, por concepto de participación en los costos fijos de la institución. Este porcentaje será aplicado a cada uno de los ingresos recibidos.

o El participación en los costos fijos de la institución (overhead) de los proyectos de investigación que sean financiados desde las Direcciones Regionales tendrá la oportunidad de ser aplicado en el gasto operativo o de inversión de la Dirección General Regional correspondiente, previa autorización de Secretaria Académica.

• La guarda del archivo de la documentación comprobatoria original, será

responsabilidad de la Dirección de Finanzas. • Gastos de trabajo de campo: Esta partida esta destinada al pago de los gastos

derivados del trabajo de campo requerido para el desarrollo de los proyectos, de los cuales no se pueda obtener comprobantes que reúnan los requisitos fiscales.

Para efecto de su comprobación se deberá llenar el formato denominado “Justificación de gastos por concepto de trabajos de campo” en el cual tiene que estar autorizado por el Titular del proyecto y su jefe inmediato. Cabe mencionar que dichos gastos no se consideran como deducibles, por lo que se deberá cubrir un impuesto adicional de acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Los gastos a comprobar originados por trabajo de campo deberán solicitarse a través del formato “Solicitud de Servicios Varios” en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

• El costo total de los proyectos financiados con recursos complementarios se

integrará de los recursos aportados por la institución financiadora, más aquellos costos derivados de los servicios personales, materiales y servicios los cuales son cargados al presupuesto fiscal de la Institución.


ANEXO

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20092010

1.2.8. Comprobación de gastos DF021

Nombre Comprobación de gastos Clave

Fecha de Implementación DF 021 2003

Alcance Todo el personal Objetivo Normar la presentación de la documentación para la cancelación de gastos sujetos a

comprobar Descripción • Todos los gastos efectuados por El Colegio de la Frontera Norte, deberán estar

debidamente soportados con documentación comprobatoria original, expedida a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A..C. Salvo los boletos de pasajes que se encuentran a nombre del usuario.

• Se deberá presentar ante la Dirección de Finanzas el formato denominado

“Comprobación de gastos” el cual entre otras cosas, deberá especificar a que solicitud o cheque se refiere la comprobación y deberá estar acompañado de la documentación comprobatoria correspondiente a esa solicitud o cheque-. La dirección de finanzas deberá sellar y firmar de recibido el formato para futuras aclaraciones.

• Los comprobantes de gastos deberán estar firmados por el beneficiario del gasto y

deberán contener los siguientes requisitos fiscales:

REQUISITOS FISCALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA • Ser documentación original • Tener impreso los siguientes requisitos:

Nombre, denominación o razón social de quien la expida. Domicilio Fiscal Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. Número de folio. Lugar y fecha de expedición

• Estar expedidos a favor de:

Nombre: El Colegio de la Frontera Norte, A.C. Domicilio Fiscal: Km. 18.5 Escénica Tijuana- Ensenada San Antonio del Mar Tijuana, Baja California, C.P. 22320 R.F.C.: CFN 860206-338

• Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara • Precio unitario y valor total (con número y letra); así como el monto de los impuestos

que, en los términos de las disposiciones fiscales, deban trasladarse. • Fecha de impresión, caducidad y datos de identificación del impresor autorizado.


ANEXO

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20092010

Nombre Comprobación de gastos Clave

Fecha de Implementación DF 021 2003

• No tener tachaduras, enmendaduras y doble color de tinta. • La fecha de facturación deberá corresponder al ejercicio presupuestal vigente,

posterior a la emisión del anticipo para gasto. • Las comprobaciones de salidas al extranjero no estarán sujetas a los requisitos

anteriores, se presentará la documentación original otorgada por el prestador del bien o del servicio.

TRATÁNDOSE de viáticos • En el caso de gastos por concepto de viáticos, solo se aceptarán comprobaciones

por concepto de gastos de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro similar o conexo a éstos. Puede comprobarse hasta un 80% del monto otorgado, causando el 20% restante el Impuesto Sobre la Renta del 34% como lo marca el artículo 10, cargándose éste importe a la partida presupuestal correspondiente.

• El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos

efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

• Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco

días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador. (OJO: El reglamento dice que deberán de ser reembolsados)

• En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos

emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

• Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su

comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

• Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de

actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.


ANEXO

23

20092010

1.3. Formatos 1.3.1. Presupuestos

1.3.1.1. Pantalla del sistema


ANEXO

24

20092010

1.3.1.2. Estimación de tiempos por empleado (Pantallas)


ANEXO

25

20092010

1.3.1.3. Asistencia a eventos y viáticos (Pantallas)


ANEXO

26

20092010

1.3.1.4. Organización de eventos (Pantallas)


ANEXO

27

20092010

1.3.1.5. Capacitación (Pantallas)


ANEXO

28

20092010

1.3.1.6. Publicaciones (Pantallas)


ANEXO

29

20092010

1.3.1.7. Suscripciones (Pantallas)


ANEXO

30

20092010

1.3.1.8. Adquisición de libros (Pantallas)


ANEXO

31

20092010

1.3.1.9. Mobiliario y equipo (Pantallas)


ANEXO

32

20092010

1.3.1.10. Ingresos de recursos complementarios (Pantallas)


ANEXO

33

20092010

1.3.2. Ingresos 1.3.2.1. Recibo de ingresos


ANEXO

34

2009 2010

1.3.3. Ejercicio del presupuesto (gastos) 1.3.3.1. Comprobación de gastos

COMPROBACION DE GASTOS NOMBRE PROYECTO

No. CHEQUE ORIGEN DEL GASTO IMPORTE PESOS

DOLARES

CANTIDAD A COMPROBAR

DESCRIPCION DE DOCUMENTOS No. FACTURA PROVEEDOR DESCRIPCION DEL SERVICIO MONTO

IMPORTE TOTAL DE DOCUMENTOS DEVOLUCION DE EFECTIVO TOTAL COMPROBADO

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, FIRMA Y SELLO

INTERESADO RESPONSABLE DEL PROYECTO VENTANILLA UNICA


ANEXO

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2009 2010

1.3.3.2. Justificación por trabajos de campo

JUSTIFICACION DE GASTOS POR CONCEPTO DE TRABAJOS DE CAMPO ( Cuando no sea posible conseguir comprobante)

NOMBRE DEL PROYECTO: HOJA DE RESPONSABLE: PERSONAL ACTIVIDAD FIRMA

FECHA PARTICIPANTE CONCEPTO IMPORTE RECIBIDO TOTAL

NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DEL PROYECTO

NOTA: ESTE FORMATO SOLO SE UTILIZARA CUANDO NO SEA POSIBLE OBTENER FACTURAS O COMPROBANTE FISCALES


ANEXO

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20092010

1.3.3.3. Gastos no sujetos a comprobación

FORMATO DE GASTOS NO SUJETOS A COMPROBACION

FECHA: BUENO POR $

CANTIDAD EN LETRA:

CONCEPTO:

AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:


ANEXO

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20092010

1.3.4. Ruta crítica presupuesto 2004

RUTA CRITICA ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 2004 PASO FECHA DESCRIPCION

1 27 de junio 2004 Reuniones para recabar información sobre ventajas y desventajas de la captura del presupuesto 2004.

al 8 de julio Reunión de la dirección de finanzas, con la Secretaría de Planeación y Desarrollo Administrativo, con la

Dirección General Administrativa, con la Coordinación de presupuestos, con la coordinación de sistemas.

2 del 30 de junio al 8 de Julio 2004

Reunión con las diferentes áreas costeadoras para recabar problemas del presupuesto 2004.

3 11-18 de Julio 2004 Revisión y ajustes a la captura de los formatos presupuestales 4 11-15 de agosto 2004 Revisión de formatos modificados

5 25-29 de agosto 2004 Reunión con los asistentes de todas las direcciones de área, para capacitación de captura de formatos presupuestales en sistema SICOLEF

6 1-5 de septiembre 2004 Reunión con los asistentes de las direcciones regionales, para capacitación de captura de formatos presupuestales en sistema SICOLEF

7 del 8 de septiembre al 30 de sept. 2004 Captura total de formatos presupuestales en sistema SICOLEF

8 del 1 al 17 de octubre Costeo de la captura presupuestal en el sistema SICOLEF

9 del 20 octubre al 14 de noviembre 2004

Autorizaciones por parte del área académica y del área administrativa de los presupuestos solicitados.

10 del 17 al 28 de nov 2004 Análisis y reportes de los presupuestos autorizados por dirección de área, Comparativos con ejercicio anterior y con presupuesto solicitado al CONACYT para el ejercicio 2004.

11 diciembre 2004 Se solicita al área académica y al área administrativa la realización de ajustes presupuestales

12 enero 2005 Ajustes contra presupuesto autorizado. 13 Febrero 16 2005 Se presenta el presupuesto al consejo de administración. 14 Febrero 27 2005 Difusión de presupuesto por área


ANEXO

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20092010

2.- DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

2.1. Servicios


DRMS1. SERVICIO DE VIÁTICOS, PASAJES Y TRASLADOS

Proporcionar el servicio de trámite de reservaciones de boletos de avión, autobús o tren, así como el trámite del pago de viáticos según reglamento aprobado.

DRMS2. SERVICIO DE IMPRESIÓN DE PUBLICACIONES

Proporcionar en forma coordinada con el área de Publicaciones, el servicio de impresión de las publicaciones producto de la función editorial y de todas aquellos trabajos que se requieran.

DRMS3. SERVICIO PARA EVENTOS Proporcionar el servicio de proporcionar los insumos para la organización de los eventos oficiales a efectuarse por las áreas de la Institución.

DRMS4. SERVICIO DE ENTREGA DE MATERIALES

Proporcionar el servicio de entrega de materiales de oficina, de informática, de audiovisual, etc. Acorde a las necesidades de los proyectos o áreas.

DRMS5. SERVICIO DE ENTREGA DE

MOBILIARIO Y EQUIPO

DRMS5.1 Servicio de entrega de mobiliario y equipo.

Proporcionar el mobiliario y equipo de oficina, de cómputo, etc., y entrega bajo resguardo a las áreas.

DRMS5.2 Servicio de traspaso o baja de mobiliario y equipo.

Respaldar con resguardo la permuta o cambio de áreas del mobiliario y equipo.

DRMS5.3 Servicio de autorización de salidas de mobiliario y equipo.

Autorizar en casos necesarios la salida del mobiliario y equipo de las instalaciones de la Institución.

DRMS6. SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

DRMS6.1 Mantenimiento de cubículos y áreas comunes.

Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de los cubículos y de las áreas comunes, como pintura, cambio de focos, cortinas o persianas, etc.

DRMS6.2 Servicio de instalación y/o reparación de telefonía y red telefónica.

Proporcionar el servicio de líneas telefónicas del conmutador, así como mantenerlo en óptimas condiciones de uso, proporcionando mantenimiento preventivo y correctivo.

DRMS7. SERVICIO VEHICULAR

DRMS7.1 Servicio de traslado a personal a las instalaciones de El Colegio.

Proporcionar el servicio de transporte colectivo para trasladar a los empleados y estudiantes de la ciudad a las Instalaciones del Colegio, en la ciudad de Tijuana y viceversa.


ANEXO

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20092010


DRMS7.2 Servicio de traslado a personal y préstamo vehicular.

Proporcionar el servicio de chofer con unidades del la Institución para traslados locales, y/o otorgar en préstamo las unidades para el traslado de empleados de la Institución.

DRMS8. SERVICIO DE

CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA OFICIAL

Proporcionar el servicio de correspondencia oficial, ya sea interna o externa, con el uso de correo, de paquetería o con propios.

DRMS9. OTROS SERVICIOS

DRMS9.1 Tarjetas IAVE Entregar y controlar las tarjetas IAVE para uso en la Caseta de Playas de Tijuana, en sustitución del pago de cuotas.

DRMS9.2 Tarjetas de fotocopiado

Proporcionar tarjetas para tener acceso al uso de las fotocopiadoras instaladas en las diversas áreas de la Institución, para reproducir documentos oficiales y de uso interno.

DRMS9.3 Llamadas de larga distancia Proporcionar a través del conmutador el servicio de llamadas de larga distancia a quien esté autorizado para ello.

DRMS9.4 Arrendamientos Proporcionar el servicio de arrendamiento de locales o de unidades de transporte, para realizar funciones oficiales de la Institución.


ANEXO

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20092010

2.2. Reglamentos

2.2.1. Reglamento de viáticos y pasajes

PRESENTACIÓN Y, EN SU CASO, APROBACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PUBLICOS

DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

De conformidad con lo estipulado en el artículo 31, fracción II del Instrumento Jurídico de Creación de El Colegio de la Frontera Norte, A.C., se solicita a este H. Órgano de Gobierno, la autorización de la Actualización de los Lineamientos para el Otorgamiento de Viáticos y Pasajes Nacionales e Internacionales a los Servidores Públicos de EL COLEF, conforme se anexa.


ANEXO

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20092010

LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES

A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

En atención a que el ejercicio del presupuesto debe realizarse con eficiencia, eficacia y transparencia para dar cumplimiento a las metas, objetivos y a las disposiciones establecidas en el Presupuesto de Egresos de la Federación que anualmente aprueba la H. Cámara de Diputados para cada ejercicio fiscal, siendo responsabilidad de los titulares de las Dependencias expedir los manuales y procedimientos internos orientados a lograr mayor flexibilidad operativa, fortaleciendo la presupuestación, ejercicio, seguimiento y control de los recursos públicos, y para efectos de cumplir con lo señalado en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007” que señalan “Que los gastos por concepto de viáticos y pasajes para las comisiones se deben ejercer bajo criterios de austeridad, racionalidad, honestidad, eficiencia, eficacia, economía y transparencia, para dar cumplimiento a los objetivos de los programas y a las funciones conferidas a las Dependencias y Entidades, de la Administración Pública Federal, tales como el intercambio de conocimientos institucionales; la representación gubernamental; la implementación de proyectos; la atención de la población en su lugar de residencia y la verificación de acciones o actividades de la Administración Pública Federal, entre otros. Las Unidades Administrativas que integran El Colegio de la Frontera Norte, A.C., por su operación tienen la necesidad de efectuar comisiones de trabajo nacionales e internacionales para lo que requieren recursos para los conceptos viáticos y pasajes, que se deben cubrir con cargo a sus presupuesto asignados. Como parte de la simplificación administrativa que realiza la administración de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. y con el propósito de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso de programación, presupuestación, ejercicio, comprobación, control, transparencia y rendición de cuentas, del otorgamiento de pasajes y viáticos se emiten los siguientes:


ANEXO

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20092010

LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE

EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C. 1. OBJETIVO Los presentes Lineamientos tiene por objeto establecer las disposiciones que deberán

observarse para la autorización, ejercicio, pago y comprobación de viáticos y pasajes nacionales e internacionales que se otorguen a los servidores públicos de El Colegio de la Frontera Norte, A.C., que son comisionados para desempeñar funciones en lugares distintos a los de su adscripción, de conformidad con las tarifas determinadas en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007 que señalan.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Los presentes Lineamientos son de observancia general para todas las áreas Académicas y

Administrativas de El Colegio de la Frontera Norte, A.C., siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por los ordenamientos jurídicos en la materia y en los términos de las normas contenidas en este documento. Para aplicarse a los servidores públicos, investigadores y demás personal, que por necesidad del servicio sean comisionados a lugar distinto de su adscripción.

3. SUJETOS

Los presentes Lineamientos son de aplicación obligatoria para los servidores públicos, investigadores y demás personal que se encuentren en el servicio activo dentro de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. quienes son responsables de su adecuada observancia y cumplimiento.

4. DEFINICIONES Para efecto de los presentes Lineamientos, deben entenderse los conceptos siguientes como:

Adscripción: Lugar en que se encuentre ubicada la unidad administrativa o el centro de trabajo del servidor público.

Área Administrativa: Unidad administrativa encargada de la gestión de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicios generales. EL COLEF: El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Comisión: Es la tarea o función conferida a los servidores públicos, investigadores y demás personal para que puedan realizar las actividades en un lugar distinto al de su adscripción. Lineamientos: A las disposiciones objeto de esta documento. Servidor Público: Los servidores públicos, investigadores y demás personal, que por necesidad del servicio sean comisionados a lugar distinto de su adscripción.


ANEXO

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20092010

Solicitud de Viáticos, Pasajes e Inscripciones: Es el documento oficial en el que se consigna

el nombre del beneficiario, objetivo, funciones, temporalidad, lugar de la comisión, importes y autorizaciones y que sirve para tramitar la asignación de recursos.

Pasajes Nacionales: Las asignaciones para la adquisición de pasajes aéreo o terrestre, para el cumplimiento de comisiones oficiales en el territorio nacional.

Pasajes Internacionales: Las asignaciones para la adquisición de pasajes aéreo o terrestre, para el cumplimiento de comisiones oficiales en el extranjero.

Tarifa: Tabla que consigna los montos diarios por nivel y zona, que se otorgan por concepto de viáticos, de conformidad con las “Normas que regulan los viáticos y pasajes, para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007.

Viáticos Nacionales: Las Asignaciones destinada a cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de los servidores públicos, investigadores y demás personal en el desempeño de comisiones temporales dentro del país en lugares distintos a los de su adscripción, se comprenden dentro de estas asignaciones los gastos referentes al pago de transportación local, lavandería, llamadas telefónicas, tarjetas para celular o cargas electrónicas de telefonía celular, propinas o maleteros y gastos inherentes al adecuado cumplimiento de la comisión, excluye la adquisición de artículos personales de uso permanente.

Viáticos Internacionales: Las Asignaciones destinada a cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de los servidores públicos, investigadores y demás personal en el desempeño de comisiones temporales fuera del país; comprende también el pago de transportación local, lavandería, llamadas telefónicas, tarjetas para celular o cargas electrónicas de telefonía celular, propinas o maleteros y gastos inherentes al adecuado cumplimiento de la comisión, excluye la adquisición de artículos personales de uso permanente.

5. GENERALIDADES 5.1 Las comisiones oficiales deben ser autorizadas por el Presidente, o en su caso, por los

Secretarios Generales, Directores Generales, o por Directores de Área, respecto de sus subordinados jerárquicos, y constituye la justificación para la asignación de viáticos y pasajes.

5.2 El ejercicio de las partidas 3811.- Pasajes Nacionales, 3817.- Viáticos Nacionales, 3813.- Pasajes Internacionales, 3819.- Viáticos en el Extranjero y 3814.- Viáticos de Campo, se debe realizar estrictamente en función de las necesidades sustantivas de EL COLEF y de los programas de trabajo aprobados por el mismo, así como de la asignación aprobada en el ejercicio fiscal correspondiente.

5.3 El ejercicio de las partidas de pasajes no necesariamente debe ser correlativo con la de viáticos, por lo que se pueden conceder pasajes nacionales e internacionales sin la solicitud de viáticos o viceversa.

5.4 De conformidad con las disposiciones de austeridad en el ejercicio del gasto público, las comisiones deberán ser las mínimas indispensables tanto en su número como en el de las personas asignadas y el periodo de las mismas; limitándolas a los casos en que se considere


ANEXO

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20092010

necesaria la presencia de los comisionados, cuando los asuntos no se puedan resolver a través de medios alternativos remotos (video conferencia, teléfono, correo electrónico, fax, etc.), y comprenderán los días estrictamente necesarios para el cumplimiento de la función.

6. COMISIONES 6.1 En el caso de las comisiones nacionales, los Titulares de Área y/o la persona que designe

serán los responsables de autorizar las comisiones correspondientes del personal a su cargo y la Dirección Administrativa deberá gestionar la reservación de avión y otorgamiento de viáticos con anticipación de al menos 5 días hábiles, salvo casos de excepción debidamente justificados por el área solicitante. En la solicitud deberán indicarse el motivo de la comisión, su duración y la justificación correspondiente. Por ningún motivo los Titulares de Áreas podrán autorizar sus propias comisiones, las que deberán ser aprobadas por su Jefe Inmediato a la persona que éste designe. A los servidores públicos que por necesidad del servicio se les comisione por un tiempo menos a 24 horas y deban regresar el mismo día a su lugar de adscripción, se les otorgará la cuota determinada en el numeral 8.1.6 de los presentes Lineamientos.

6.2 Las comisiones en el extranjero deberán ser autorizadas por el Presidente de EL COLEF o la persona que éste designe y la Dirección Administrativa gestionará la reservación de avión y otorgamiento de viáticos con anticipación de al menos 10 días hábiles ante el área correspondiente, indicando el motivo de la comisión, su duración y la justificación correspondiente; invariablemente deberá anexar el programa de trabajo que indique el periodo y las actividades a realizar durante la comisión, así como los resultados o beneficios esperados. En el caso de que sea el Presidente de EL COLEF, quien viaje, será la persona que designe quien suscriba la solicitud de comisión para realizar el trámite de los viáticos y pasajes correspondientes.

6.3 Las comisiones nacionales o al extranjero siempre deben atender los aspectos siguientes:

6.3.1. El desempeño de la actividad a realizar según la comisión, debe estar relacionado con las funciones que realiza el servidor público comisionado y con los objetivos de EL COLEF.

6.3.2. Estar determinadas en el calendario de los programas de trabajo de las áreas correspondientes conforme a programas prioritarios, salvo que se trate de comisiones derivadas de situaciones urgentes, imprevistas y plenamente justificadas.

6.3.3. Apegarse a criterios de austeridad y aplicación racional de los recursos, y considerar lo siguiente:

6.3.3.1 Que la comisión contribuya al mejoramiento de la operación y productividad de las áreas correspondientes y en general de EL COLEF.

6.3.3.2 Que las comisiones al extranjero atiendan el cumplimiento de compromisos contraídos por EL COLEF con otras instituciones u organismos internacionales, se encuentren plenamente justificadas y sean congruentes con los objetivos estratégicos de EL COLEF.

6.4. No se autorizan viáticos cuando:


ANEXO

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6.4.1. La comisión sea para desempeñar servicios en alguna organización, institución, partido político

o empresa privada que no tenga que ver con los objetivos de EL COLEF.

6.4.2. La comisión sea para desempeñar actividades para dependencias o unidades administrativas diferentes a la de su adscripción, salvo en casos específicos que por concurrencia de programas el representante de una unidad administrativa distinta así lo solicite.

6.4.3. No podrá autorizarse viáticos y pasajes para comisiones que tengan por objeto realizar tareas o funciones que puedan ser efectuadas por el personal de las oficinas o representaciones locales o regionales que tengan la dependencia o entidad en el lugar de la comisión.

7. PASAJES 7.1. El viaje en avión se autorizará solamente si la distancia entre ciudades es mayor a 300 km. o el

tiempo de recorrido por vía terrestre sea superior a 3 horas.

7.2. En vuelos naciones no se podrán adquirir pasajes de categoría de negocios o su equivalente Business class.

7.3. Para vuelos internacionales se adquirirán pasajes de categoría de turismo, salvo cuando el vuelo tenga una duración mayor a 6 horas, el Titular del Área en su caso, podrá solicitar al Presiente de EL COLEF su autorización para la adquisición de pasajes con categoría de negocios o su equivalente Business class.

7.4. Los servidores públicos deben conocer las disposiciones o políticas de cada servicio involucrado en el viaje ya que los cargos que se deriven por cambio de fecha, ruta, tarifa o cargos por cancelación serán, pagados por el servidor público que haya incurrido en ello, salvo casos debidamente justificados, ante la Dirección Administrativa.

7.5. El personal comisionado, podrá bajo su propio riesgo transportarse en automóvil particular, en este caso EL COLEF no asumirá responsabilidad alguna por fallas mecánicas o accidentes que ocurran antes o después del viaje, la distancia autorizada de la ciudad de origen a la ciudad de destino, no podrá ser superior a 500 Km.

7.6. Cuando se utilice el automóvil oficial o particular, se cubrirán los gastos de gasolina a razón de 1 litro por cada 5 KM. recorridos, así como los costos incurridos por concepto de lubricantes, peajes y estacionamientos.

7.7. Cuando se trate de viajes internacionales EL COLEF no realizará pago alguno por concepto de pasaporte y visa de los servidores públicos comisionados.

7.8. El ejercicio de los recursos por concepto de pasajes se debe realizar por la unidad administrativa correspondiente, de conformidad a las necesidades del servicio y con estricto apego al presupuesto autorizado en el ejercicio fiscal respectivo.

7.9. Cuando por algún requerimiento especial de un viaje sea necesario cambiar o complementar el itinerario del viaje y algún tramo no haya sido utilizado, dicho boleto deberá ser regresado al Área de Viajes para su recuperación en un término no mayor a 5 días hábiles.


ANEXO

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7.10. Los usuarios estarán facultados para la adquisición de boletos electrónicos a través de Internet, siempre y cuando sea comprobable que se adquirieron con el propósito de ahorrar en el ejercicio del gasto. En este caso se deberá realizar la comprobación bajo la modalidad de reembolso, incluyendo los pases de abordar, directamente a la Dirección Financiera.

8. VIATICOS 8.1. OTORGAMIENTO 8.1.1. El personal que sea comisionado tiene derecho al otorgamiento de viáticos de conformidad a

las tarifas vigentes autorizadas en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007.

8.1.2. La Dirección Administrativa es la encargada de realizar los trámites para su oportuna ministración.

8.1.3. Los viáticos se otorgarán exclusivamente por los días estrictamente necesarios para que el personal desempeñe la comisión conferida, apegándose a la zonificación y tarifas que se consignan en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007.

8.1.4. La duración máxima de las comisiones en que se autorice el pago de viáticos y pasajes no podrá exceder de 24 días naturales para las realizadas en territorio nacional y de 20 para las realizadas en el extranjero. La realización de dos o más comisiones en un mismo ejercicio fiscal no podrá rebasar un máximo acumulado de 48 días naturales. Excepcionalmente el Presidente de EL COLEF podrá autorizar el otorgamiento de viáticos y pasajes para comisiones que requieran mayor duración de la establecida en este numeral, siempre y cuando dichos periodos se encuentren justificados.

8.1.5. Para el personal operativo que deba acompañar en comisión nacional a un servidor público de mando medio o superior, se le podrá autorizar la asignación de viáticos correspondiente a un mando medio.

8.1.6. Cuando para el desempeño de la comisión no se requiera la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de hasta el 50% de la cuota asignada a viáticos nacionales en las zonas de la República Mexicana más económicas, conforme al grupo jerárquico que corresponda en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007. Por lo que se refiere a las comisiones en el extranjero que no requieran la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de un máximo de 225 dólares de los Estados Unidos de América, y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el euro, la cuota será de un máximo de 225 euros.


ANEXO

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8.1.7. El Presidente de EL COLEF, por excepción podrá autorizar montos distintos a las cuotas de viáticos nacionales e internacionales establecidas en la presente norma, incluyendo la homologación de cuotas en caso de que en el desempeño de una comisión un servidor público participe en ésta con algún superior jerárquico, sujetándose a lo siguiente: a) Las erogaciones que se ocasionen con motivo de las autorizaciones deberán estar plenamente justificadas y quedarán sujetas, en todo momento, a disponibilidad presupuestaria; b) Las autorizaciones no deberán generar una presión de gasto de la dependencia o entidad de que se trate, y c) Las autorizaciones se otorgarán bajo su responsabilidad. Los servidores públicos comisionados deberán observar, en todo tiempo, los principios de austeridad y racionalidad en el ejercicio de los recursos públicos federales.

8.2 OPERACIÓN DE LA TARIFA 8.2.1. Las cuotas que se señalan en la tarifa de viáticos nacionales e internacionales que se

consignan en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007 incluyen los gastos necesarios para el cumplimento de una comisión, como serian transporte local, alimentación, hospedaje, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería y cualquier otro gasto similar o conexo a éstos.

8.2.2. Los gastos que deban realizarse fuera de los conceptos señalados, deben cubrirse por medio de las partidas específicas contenidas en el Clasificador por Objeto del Gasto, con la autorización correspondiente.

8.2.3. Tratándose de comisiones que comprendan la estancia en distintas poblaciones, entidades federativas o países, la cuota que se asigne es la que marque la tarifa correspondiente a cada una de ellas, de acuerdo al número de días de permanencia en cada lugar.

8.2.4. En los casos en que coincida la estancia en dos o más localidades o países en un mismo día, se aplica la tarifa de la localidad o país en que se pernocte.

8.2.5. Las tarifas de viáticos nacionales señaladas se deben cubrir en moneda nacional conforme a la zona económica de que se trate y a partir de la fecha en que el servidor público desempeñe la comisión.

8.2.6. Las tarifas de viáticos internacionales se deben cubrir en dólares americanos. Para el caso de euros se otorgará el equivalente en dólares al tipo de cambio de la fecha de la solicitud.

8.2.7. Las tarifas constituyen los topes máximos autorizados, por lo que no pueden cubrirse cuotas mayores. Sin embargo, cuando EL COLEF lo considere pertinente, podrá definir tarifas inferiores a las señaladas en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal” publicadas conjuntamente por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y la Secretaría de la Función Pública el 28 de diciembre del 2007, en atención a las políticas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.


ANEXO

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8.2.8. Cuando por necesidades prácticas operativas se requiera tramitar paquetes que incluyan hospedaje y transporte se otorgarán viáticos únicamente para alimentos, traslados locales y otros gastos menores. La cuota asignada será de hasta el 30% de la cuota máxima destinada para viáticos en territorio nacional o en el extranjero, considerando el destino de la comisión. Los servidores públicos que utilicen esta opción, serán responsables de hacer la solicitud de viáticos solo con este importe.

8.3. COMPROBACIÓN La comprobación de los viáticos y pasajes se deberá realizar en forma individual por cada uno

de los oficios de comisión, presentando en la Coordinación de Contabilidad la documentación que reúna los requisitos fiscales necesarios que expidan las empresas que prestaron los servicios y es objeto de verificación que la fecha de los boletos de viaje coincida con la fecha o período de las funciones o comisión que motivan el traslado.

8.3.1. Los importes entregados por concepto de pasajes se comprobarán al 100% y en todos los casos será necesaria la presentación del boleto electrónico y los pases de abordar. Los importes entregados por concepto de viáticos (alimentación, hospedaje y transporte local) se comprobarán como mínimo el 80% en el entendido que el importe no comprobado causará un impuesto de acuerdo al Artículo 10 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, con cargo a la partida presupuestal del solicitante.

8.3.2. Las comprobaciones se harán en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de la fecha en que regresen de la comisión que les haya sido asignada.

8.3.3. Los documentos que amparen la comprobación deberán ser originales y reunir las siguientes características: - A nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. (excepto boleto de avión que es a

nombre del usuario). - Dirección fiscal de EL COLEF y RFC. - Factura de hotel con los días de estancia claramente anotados. - Facturas de hotel y restaurantes con cédula de registro federal de contribuyentes, para

viáticos en territorio nacional.

8.3.4. Los criterios que se seguirán para determinar los días efectivos reportados serán en función a lo siguiente:

- Días establecidos en la factura del hotel, - Fechas de salida y regreso en el boleto de avión - Fecha de los comprobantes que soportan la comprobación, y - Reporte de actividades

8.3.5. El servidor público comisionado, conjuntamente con la comprobación debe rendir un Reporte de Actividades realizadas que deberá contener:

• El nombre, cargo y adscripción del servidor público que realizó la comisión; • Lugar y periodo de la comisión; • Objeto de la comisión, detallando el propósito de la misma, un breve resumen de

resumen de las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribución para EL COLEF.

• La fecha de elaboración y firma autógrafa del servidor público que fue comisionado.


ANEXO

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8.3.6. En el caso de que los viáticos no sean comprobados conforme a lo establecido en los presentes Lineamientos, el servidor público comisionado debe reembolsar los recursos correspondientes en los plazos en que dichas erogaciones debieron ser comprobadas.

8.3.7 En el caso de pasajes aéreos la comprobación deberá ser invariablemente con la entrega de: 1. Copia de boleto de avión (esqueleto) ó Boleto electrónico 2. Pases de abordar

9. PRESCRIPCIÓN 9.1 Las acciones para exigir el pago de viáticos devengados a favor de servidores públicos no

prescribirán y empezarán a partir de los plazos en que dichas erogaciones debieron ser comprobadas.

10. COMPETENCIA ADMINISTRATIVA 10.1. La interpretación administrativa de los presentes Lineamientos es competencia de la Presidencia

de El Colef. 11. VIGILANCIA

La vigilancia del cumplimiento de los presentes Lineamientos corresponde al Área Administrativa y al Órgano Interno de Control.

Las tarifas aplicables serán las que publique la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública y se irán actualizando en la medida en que sean dadas a conocer mediante los oficios circulares o publicaciones en el D.O.F. que estas dependencias emitan.

T R A N S I T O R I O S PRIMERO. Los presentes LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., se expiden por la Junta Directiva, en su Segunda Sesión Ordinaria, celebrada el día 16 de octubre del 2008, en términos de lo dispuesto por el artículo 31, fracción II, del Decreto de Creación de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. SEGUNDO. Los presentes LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., entran en vigor el día 17 de octubre del 2008 en la ciudad de Tijuana, B.C. TERCERO. Se deroga el Reglamento de Viáticos y Pasajes, expedidos el día 12 de octubre del 2007 y quedan sin efecto las disposiciones administrativas internas que se opongan a los presentes Lineamientos. CUARTO.- Los presentes LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., deberán ser publicados en la página electrónica de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.


ANEXO

50

20092010

ANEXO 1

LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS Y PASAJES NACIONALES E INTERNACIONALES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION Y APLICACIÓN DE LAS NOTAS DE CREDITO DE PASAJES

Cuando por algún requerimiento especial de un viaje, sea necesario cambiar o complementar el itinerario del viaje y algún boleto o tramo no haya sido utilizado. Se requerirá instrumentar el siguiente sistema de control interno, para acreditar o recuperar su costo:

1. El usuario deberá notificar de inmediato al Área de Viajes que no pudo ser utilizado en todo o en parte un itinerario de los solicitados, así como devolver el boleto.

2. El Área de Viajes verificará a que línea aérea pertenece dicho viaje. Si el boleto corresponde a las

líneas aéreas Aeroméxico o Mexicana de Aviación, que son las que están en posibilidad de emitir una “Nota de crédito” realizará los trámites necesarios para la obtención de la misma. Cuando los boletos de avión provengan de otras aerolíneas se estará a lo dispuesto en el numeral 7.

3. La “Nota de crédito” que se obtiene podrá incluir un cargo o comisión por el trámite denominado por

sus siglas en inglés “Miscelaneous charge order” (MCO) mismo que será descontado al proyecto solicitante.

4. El Área de Viajes enviará a la Coordinación de Contabilidad de la Dirección Financiera copia de la

“Nota de crédito” para su registro contable donde se llevara un control de las notas de crédito recibidas, las aplicadas y el saldo a cargo de cada Aerolínea.

5. Cuando se requiera utilizar la “Nota de crédito” se deberá realizar una solicitud mediante escrito

dirigido a la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional quien analizara y autorizara en su caso su aplicación, en base al estado de cuenta mencionado en el párrafo anterior. De ser autorizada se podrá continuar con el trámite mediante el llenado de la forma: Solicitud de viáticos y pasajes.

6. Para la aplicación de una “Nota de crédito” se deberá realizar una nueva Solicitud de Viáticos,

Pasajes e Inscripciones (Oficio de comisión) con las siguientes características: a. Se deberá anexar la nota de crédito. b. El Área de viajes anotará “ceros” en el espacio para el costo del boleto de avión, o bien el

importe de la diferencia, en caso de que el costo del nuevo boleto sea mayor. c. En el espacio de “Observaciones” deberá hacer referencia a la nota de crédito que está

aplicando, así como al No. de Solicitud de Viáticos, Pasajes e Inscripciones (Oficio de comisión) donde se cargó el boleto de avión que originó la nota de crédito.

7. En caso de que el boleto no sea reembolsable, en principio se deberá descontar al empleado, o

bien, este ultimo podrá tramitar una solicitud de autorización por escrito para que el gasto sea cargado al Departamento al que pertenezca el empleado, anotando todas las razones y justificaciones de porque no fue posible utilizar dicho itinerario. La autorización deberá provenir invariablemente del área de Presidencia ó de la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional. De no autorizarse el cargo al Departamento, el importe correspondiente le será descontado de nómina en un máximo de 2 quincenas.


ANEXO

51

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2.2.2. Reglamento de correspondencia

En el Departamento de Servicios Generales se brinda el servicio de Correo Postal, Mensajería y Valijas para envíos de documentos oficiales. El interesado deberá solicitar el servicio y registrar el paquete en el formato que le indique el encargado de correspondencia. El personal del área realiza un recorrido todos los días a las 13:00 hrs. para recibir, entregar y distribuir correspondencia interna así como correspondencia externa.

I. ENVIOS DE CORRESPONDENCIA I.1. SERVICIO POSTAL

I.1.1. NACIONAL

A través de este servicio se realizan envíos por correo Normal y Mexpost, se cuenta con un servicio adicional “Registrado” para la seguridad de entrega del paquete.

Se realizan envíos todos los días de este servicio. A continuación se muestra una tabla con el peso y tiempo de entrega aproximado. Anexo 1, listado de precios.

SERVICIO PESO TIEMPO DE ENTREGA

NORMAL / REGISTRADO 1 Kg. Máximo 1 Semana

MEXPOST 1 a 20 Kg 2 a 3 días

La presentación correcta para estos tipos de servicio es la siguiente:

I.1.2. INTERNACIONAL A través de este servicio se realizan envíos a E.U.A. y a otros países del mundo. Se deberá llenar formulario de aduana cuando se envíen paquetes a otros países que sean sujetos al pago de derechos de aduana. Anexo 2, listado de precios.

I.1.2.1. NORMAL

• Este servicio es utilizado para el envío de tarjetas, cartas, sobres, tubos y paquetes pequeños.

• El costo de envío esta basado en el peso del paquete. • El tiempo de entrega es aproximadamente de 2 a 5 días.

REMITENTE

DESTINATARIO Persona que recibe

Persona que envía


ANEXO

52

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SERVICIOS ADICIONALES:

Correo Certificado • Este servicio proporciona un número de registro. • El servicio de correo certificado está disponible solamente para el Priority Mail y para envíos

de correo normal. • El correo certificado no provee un seguro de protección. • Este servicio es solo dentro de E.U.A.

Correo Registrado

• El correo registrado es la opción de servicio más segura ofrecida por el servicio postal. • Proporciona una indemnización del envió en caso de pérdida. • Este servicio funciona dentro y fuera de E.U.A.

Correo Asegurado

• Provee una cobertura contra daños hasta $5,000 dlls. • La cuota de la cobertura está basada en el valor del artículo. • Para los artículos asegurados por más de $50 dlls. El acuse de recibo (Return Receipt)

puede ser adicionado para la confirmación de la entrega, $1.75 dlls. extra.

Confirmación de Firma • Provee la fecha y hora de la entrega y nombre de la persona que firma de recibido. • Se puede solicitar una copia de la confirmación de firma por $1.80 dlls.

Confirmación de Entrega

• Provee la fecha y hora de la entrega. • Gratis cuando se pagan las etiquetas del Priority Mail.

Acuse de Recibo

• Provee el nombre de la persona que firma de recibido. • El comprobante es devuelto al remitente.


ANEXO

53

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FORMAS INCORRECTAS

FORMA CORRECTA

En la siguiente figura se muestra la forma correcta y formas incorrectas de escribir datos del destinatario:

LA FORMA CORRECTA . . .

No poner contraste

No usar letra script Caracteres muy juntos

No usar letras mayúsculas y minúsculas

Dirección inclinada

Dirección no visible en la ventana Logo debajo de la dirección de entrega

Información debajo de la dirección de entrega

MR JAMES JONES 4417 BROOK ST NE

WASHINGTON DC 20019-4649


ANEXO

54

20092010

La presentación correcta para este tipo de servicio es la siguiente:

EXPRESS MAIL • Este Servicio es el más rápido. • Ofrece un servicio de entrega garantizado. • Este servicio es para envíos dentro y fuera de U.S.A. • Dependiendo del destino, la entrega puede ser de 3 a 5 días.

PRIORITY MAIL

• Ofrece una entrega rápida. • El peso máximo para este tipo de correo es de 70 libras, y el tamaño máximo es 108

pulgadas de longitud. • Este servicio es solo dentro de los Estados Unidos. • El tiempo de entrega es aproximadamente de 3 a 5 días dependiendo del destino.

GLOBAL PRIORITY MAIL

• Global Priority Mail (correo prioritario mundial): Para enviar paquetes urgentes de 4 libras como máximo.

• Este servicio envía a más de 30 países de todo el mundo. • Dependiendo del destino la entrega puede ser de 3 a 5 días.

5/8 “

1/2 “

2 3/4 “

1/2 “

Dirección (Opcional) Información / Atención (Opcional) Nombre Dirección de Entrega Estado, Código Postal

CPRS 03672 MR S ONEILL PRES SEAN ONEILL INC 4321 MAPLE ST OAKTON MD 12345-6789

OCRAREA DE LECTURA

AREA DE FRANQUEO

AREA DIRECCIÓN DEL REMITENTE

BARCODE CLEAR AREA 5/8”

REMITENTE DESTINATARIO

Persona que Envía

Persona que Recibe


ANEXO

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El P.O. Box ubicado en Chula Vista California, debe ser utilizado exclusivamente para recibir correspondencia Oficial. I.2. MENSAJERIAS

Se realizan envíos todos los días de los paquetes que ingresen al departamento de Servicios antes de las 13:00 hrs. de lo contrario se enviara al día siguiente hábil.

Las mensajerías con las que cuenta El Colef para envíos de correspondencia son:

I.2.1. ESTRELLA BLANCA Este tipo de mensajería se transporta vía terrestre, utilizada para realizar envíos grandes.

Ejemplo: Cajas de Libros. En el caso de libros que no hayan sido impresos en México, se tendrá que redactar un oficio en el que se informe el lugar de impresión, cantidad y costo de cada libro. Los paquetes enviados a través de este medio no deben ir sellados ya que son revisados por esta mensajería.

- Tiempo de entrega aproximado: 1 a 2 semanas. - Costo: Depende del peso y destino.

1.2.2. AEROMEXPRESS

Este es uno de los servicios más rápidos de entrega de paquetes, el cual es utilizado únicamente para envíos Ocurre a nivel Nacional. Estos envíos deberán ser autorizados por el Director de Área.

- Tiempo de entrega aproximado: 12 hrs. - Costo: Depende del destino.

1.2.3. DHL INTERNACIONAL

Este es uno de los servicios más rápidos de entrega, a través de esta mensajería se realiza envíos Nacionales, Internacionales y al resto del mundo que sean de carácter Urgente.

- Tiempo de entrega aproximado: 24 a 48 hrs. dependiendo del destino. - Costo: Depende del lugar destino.

1.2.4 ESTAFETA

Esta mensajería es utilizada únicamente para realizar envíos a nivel Nacional, comúnmente utilizada para enviar documentos oficiales, Valijas a Direcciones Regionales y envíos personales.

Los envíos de valijas se realizan únicamente los días martes y jueves.

- Tiempo de entrega: 24 a 48 hrs. - Costo de Guía: $74.50 pesos (incluye un kilo) - Costo por Kilo: $24.00 pesos


ANEXO

56

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En el caso de envíos personales el interesado deberá realizar el pago en caja y entregar el comprobante de pago al personal de correspondencia para que se le proporcione el número de guía.

1.3. VALIJAS Se realizan envíos de valijas a la oficina ubicada en Abelardo L. Rodríguez, éste tipo de servicio será exclusivamente para enviar información oficial del COLEF. A continuación se muestran los horarios.

OFICINA DIAS HORARIO San Antonio del Mar Todos los días hábiles 10:00, 13:00 y 15:00 hrs.

II. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

El resto de la correspondencia (Servicio Postal y Valijas) que llegue al Departamento de Servicios será depositado en los casilleros correspondientes, para que el personal de cada área pase a recogerlos.

En la siguiente tabla se muestran los horarios de la recepción de valijas procedentes de la oficina de

Abelardo L. Rodríguez.

OFICINA DIAS HORARIO Abelardo L. Rodríguez Todos los días hábiles 12:30, 14:30 y 16:30 hrs.


ANEXO

57

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Estas tarifas incluyen IVA Depósitos Individuales

IV. PRODUCTOS FILATÉLICOS Por pieza

1. Hojillas filatélicas $2.50 Mas el valor de la(s) estampilla(s) u hoja recuerdo correspondiente que lleve.

2. Sobres de primer día de emisión 4.00 Mas el valor de la (s) estampilla u hoja recuerdo.

V. SERVICIOS ADICIONALES Por pieza 1. Registrado $4.50

Para entregar a cualquier persona que se encuentre en el domicilio

2. Acuse de Recibo 3.50 3. Reembolso por pieza 4.00 4. Seguro Postal por cada $2.00 ó fracción: 0.50 5. Giros Postales:

a) Para situación de fondos, una cuota de $3.50 y además el 3% sobre el valor del giro. (Mas I.V.A.) b) Para cubrir el valor de cada reembolso, una cuota de $3.50 y además el 4% sobre el valor del giro. (Mas I.V.A.)

6. Aviso de pago de giros a) Solicitado en el momento de expedición del giro 5.00 b) Solicitado dentro de los 30 días siguientes a la fecha de deposito 8.50

7. Cajas de apartados (alquiler por año) a) Tamaño chico. 110.00 b) Tamaño cuádruple 250.00

8. Llaves de cajas de apartados 20.00 9. Tarjetas de identificación Postal 40.00 10. Almacenaje: 3.50

(Previa petición del interesado, por pieza de mas de 500 gramos a partir del decimosexto día hábil de haberse notificado al destinatario, cuota diaria)

11. Reexpedición hacia población diferente Por pieza hasta un kilogramo, conteniendo mercancías, así como paquetería de mas de un kilogramo, se pagara por cada envió el franqueo correspondiente (ver indicaciones complementarias) Devolución hacia población diferente por paquete de mas de un kilogramo, se pagara el 50% del franqueo correspondiente (ver indicaciones complementarias)

12. Tramites extraordinarios: 15.00 (ver indicaciones complementarias)

* Por pieza Estas tarifas incluyen IVA

ANEXO 1


ANEXO

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Depósitos Individuales

I. CORRESPONDENCIA 1.- Cartas y Tarjetas Postales

Peso en gramos por pieza Hasta a 20 $6.00 Más de 20 a 40 7.00 Más de 40 a 60 8.50

Más de 60 a 80 9.50 Más de 80 a 100 11.50 Más de 100 a 200 13.00

Más de 200 a 300 14.50

Más de 300 a 400 17.00

Más de 40 a 500 19.00

Más de 500 a 1000 25.50

Más de 500 piezas consultar tarifa de depósitos masivos.

II. ENVIOS 1. Impresos en General.

Peso en gramos por pieza Hasta a 20 $5.00 Más de 20 a 40 6.00 Más de 40 a 60 7.00

Más de 60 a 80 8.50 Más de 80 a 100 9.00 Más de 100 a 500 16.00

Más de 500 a 1000 18.00

Deberá depositarse en sobres abiertos.


ANEXO

59

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NUEVAS TARIFAS DE FRANQUEO Efectivo junio 30, 2002 CORREO NORMAL Cartas, planos y primera onza del paquete $ 0.37 Dlls. Onza Adicional $ 0.23 Cualquier tarjeta $ 0.23 PRIORITY MAIL Hasta 1 lb. $3.85 EXPRESS MAIL Hasta 1/ 2 lb. $13.65 De 1/ 2 lb. Hasta 2 lb. $17.85 SERVICIOS ESPECIALES Correo Certificado $2.30 Ordenes de dinero ($0.01 - $500 dlls) $0.90 Ordenes de dinero ($500.01 - $1,000 dlls) $1.25 Acuse de Recibo $1.75 Acuse de Recibo de mercancía $3.00 Confirmación de entrega - Priority Mail $0.45 - Paquetes de Correo Normal y paquetes de servicio de Confirmación de Firma $0.55 Correo asegurado - Hasta $50 dlls. $1.30 - $50.01 hasta $100 dlls. $2.20 - $100.01 hasta $5,000 dlls. $2.20 mas $1.00 por cada $100

ANEXO 2


ANEXO

60

20092010

2.3. Políticas

2.3.1. Viáticos y pasajes DRMS001

Nombre Viáticos y pasajes Clave

Fecha de Implementación DRMS01 3 de Diciembre de 2002

Alcance Para el personal académico y administrativo Objetivo Homogeneizar y transparentar los criterios para el otorgamiento de los recursos en base a

niveles de la organización en base al reglamento correspondiente. Descripción • Para el trámite viáticos y pasajes se deberá presentar una “Solicitud de viáticos,

pasajes y traslados” ante la Dirección de Recursos Materiales, previamente autorizada. • Las solicitudes se aplican tanto para el personal adscrito a la Institución como para el

personal visitante a éste cuando se encuentre plenamente programado y justificado. • Las solicitudes presentadas deberán de contar con la disponibilidad de recursos

presupuestales en su proyecto, de recursos fiscales o complementarios, para proceder a su trámite.

• Las solicitudes deberán estar autorizados por:

Tratándose de nacionales: Beneficiario Solicita Aprueba Investigador Director de departamento

académico o administrativo Director general académico

o administrativo Resto de personal Director de departamento

académico o administrativo Director general académico

o administrativo Director de área Director general académico o

administrativo Secretario general

académico o administrativo Director general Secretario General Presidente

Secretario General Secretario General Presidente

En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto viáticos y pasajes nacionales, la autorización de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico, y si es éste (como responsable de proyecto) quien tiene que salir le autorizará el Director General.

Tratándose de Internacionales.


Investigador Director de departamento

académico o administrativo


Presidente

Resto de personal Director de departamento



Presidente


ANEXO

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20092010

Nombre Viáticos y pasajes Clave

Fecha de Implementación DRMS01 3 de Diciembre de 2002


Director de área Director general


Secretario general


Presidente

Director general Secretario General



Secretario General Secretario General

Académico o administrativo


En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto viáticos y pasajes internacionales, la aprobación de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico y la autorización la otorga el Presidente. Tratándose del Director de área como responsable de proyecto, lo autoriza la Dirección General Académica y la Presidencia. • Para cumplir con una comisión fuera de las instalaciones de El Colegio y que el

traslado sea pagado por otras Instancias que no sean El Colef, se requiere que la autorización sea a través del formato de solicitud de viáticos, pasajes y traslados, firmada por el director del área.

• La solicitud deberá apegarse a las tarifas establecidas de acuerdo a las zonas

establecidas en el “Reglamento de viáticos nacionales, internacionales, viáticos de campo y pasajes”, en caso contrario se devolverá al solicitante para su corrección.

• La solicitud deberá entregarse para iniciar su trámite con cinco días hábiles de

anticipación ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para estar en posibilidad de lograr beneficios en precios en todas las tarifas.

o Entre mayor sea la anticipación a la fecha del traslado se obtienen mejores tarifas que optimizan el presupuesto.

• Tratándose de pasajes invariablemente la reservación deberá realizarse ante la

persona encargada de viajes del área de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez autorizada la solicitud respectiva, y posterior a ello, se solicitará a la agencia de viajes autorizada por licitación para este fin, emita los boletos de avión respectivos.

• Tratándose de viáticos en dólares se da trámite al importe al tipo de cambio del día que

se autoriza su pago, y se pagará en pesos. Será el beneficiario quien realice el cambio de moneda en una institución bancaria conservando el comprobante para la justificación de la paridad.

• Los comprobantes de los gastos serán en la moneda del país donde se realice el

gasto.


ANEXO

62

20092010

2.3.2. Activos fijos DRMS002

POLITICAS

ACTIVOS FIJOS

• RESPONSABLES DE BIENES MUEBLES (USUARIOS DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO) Al recibir el usuario mobiliario o equipo, firma un resguardo el cual contiene los datos principales que identifican dichos bienes. Siendo a partir de este momento el responsable directo, quien deberá conservar copia de sus resguardos para atender revisiones, tanto del Encargado de Activos Fijos, como de posibles auditorías internas o externas. Cuando un equipo se transfiera de usuario, desaparezca, quede fuera de servicio, ó quede fuera de uso en su área, deberá informar según el caso como a continuación se indica:

• TRANSFERENCIA DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO: En los casos en los que algún usuario transfiera mobiliario o equipo a otro usuario que esté adscrito al mismo departamento, previa autorización del Director correspondiente, el responsable actual informará al Encargado de Activos Fijos en la Coordinación de Compras para que sea modificado el resguardo. Las transferencias de mobiliario y/o equipo entre departamentos distintos deberán ser autorizadas (por escrito) por los Directores de ambos departamentos y se informará al Encargado de Activos Fijos en la Coordinación de Compras, esto con la finalidad de actualizar los datos en el Sistema de Inventarios.

• ROBO O EXTRAVIO DENTRO DE LA INSTITUCION: Cuando se conozca el evento, el usuario responsable del bien deberá notificar por escrito, avalado con la firma de DOS testigos, el detalle de los hechos y pormenores a su jefe inmediato superior, quien a su vez se encargará de enviar un oficio informando de este evento a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con copia a la Coordinación de Compras. Esta última se encargará de levantar una Acta Administrativa Interna la cual deberá contener la firma del afectado y de los DOS testigos. La Coordinación de Servicios Generales a través del supervisor interno de vigilancia procede a realizar la investigación pertinente, de la cual deberá elaborar y presentar el informe a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con copia a la Coordinación de Compras. Así mismo se encargará de levantar una acta ante el Ministerio Público actuando como representante de El Colef. Del resultado que presente la Coordinación de Servicios Generales respecto al robo de un bien, procederá a proponer la baja y en su caso, solicitar la reposición del bien a la compañía de seguros de la Institución.

• ROBO O EXTRAVIO FUERA DE LA INSTITUCION: En el caso de robo de Activos Fijos que por motivos de trabajo se encuentren fuera de la Institución, el usuario afectado directamente procederá a levantar Acta ante el Ministerio Público, misma que deberá entregar a través de oficio a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con copia para su jefe inmediato superior y para la Coordinación de Compras quien deberá darle el seguimiento respectivo.


ANEXO

63

20092010

• FUERA DE SERVICIO U OBSOLECENCIA: Solicitar por escrito (con el Visto Bueno de su jefe inmediato superior) a la Coordinación de Compras la baja informando el motivo para que el activo sea retirado y, proceder a la liberación de Activo Fijos a su cargo.

• LIBERACION DE INVENTARIOS: En caso de separación, el usuario deberá entregar sin demora los artículos que se le facilitaron para el desarrollo de sus funciones, a fin de que se le extienda una “CONSTANCIA DE NO ADEUDO”.

• CONTROL DE SALIDAS Y ENTRADAS DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO:

SALIDA.- Cuando se requiera la salida de algún activo fijo fuera de la Institución, se deberá contar con la autorización, previo llenado del “FORMATO DE SALIDA DE MOBILIARIO Y EQUIPO“, el cual deberá de contener la firma de la Dirección de Recursos Materiales y/o la Coordinación de Compras; Nombre y firma del solicitante; Nombre y firma del Oficial en Turno; Y nombre y firma de la persona que saca el equipo. El original del formato se queda en poder del Encargado de Activos Fijos y se le da una copia al interesado y a el Oficial en turno.

ENTRADA.- El usuario (portador del bien) autorizado para retirar el equipo de la Institución,

será el responsable del bien hasta el momento de ingresarlo de nuevo a la Institución, y deberá notificarlo a la Coordinación de Compras entregando el formato de salida firmado por el guardia de seguridad, así como por el solicitante, quienes firmarán el mismo formato, notificando que el bien ingresó enviando copia a la Coordinación de Compras para el registro correspondiente.

• CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO PERSONAL:

Cuando algún usuario requiera ingresar a la Institución mobiliario y/o equipo personal, deberá presentarlo con el Oficial en turno a fin de que se registren en la bitácora el mayor número de datos posibles. Tratándose de equipo de cómputo y/o electrónico se deberá anotar:

Descripción Número de serie Modelo Color

Cuando el usuario decida llevarse el mobiliario y/o equipo personal, deberá hacerlo del conocimiento del Oficial en Turno, mismo que deberá verificar que los datos registrados en la bitácora coincidan con los del artículo que se menciona.

• LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO:

Se realiza levantamiento de inventario (verificación física) mensualmente, el cual consiste en seleccionar de forma aleatoria el resguardo de algún usuario y verificar que lo que se encuentra registrado en el resguardo coincida con lo que físicamente existe en el cubículo o espacio asignado al usuario. Paralelamente a esta revisión, se realiza un levantamiento general de inventario cada dos años, el cual consiste en verificar que los activos se encuentren físicamente con el usuario al que fueron asignados.


ANEXO

64

20092010

Esto se lleva acabo revisando los activos de cada uno de los usuarios que integran un departamento, incluyendo las Direcciones Regionales con las que cuenta la Institución en la República.

• PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS: La coordinación de compras por medio del encargado de Activos Fijos atiende las solicitudes sobre mantenimiento de mobiliario y equipo que los usuarios reportan y se encarga de coordinar en conjunto con el departamento de Obras y Mantenimiento la reparación de los mismos, aquellos activos que no sean posibles ser reparados por dicho departamento son canalizados para su reparación a un taller externo. La Coordinación de Obras y Mantenimiento realiza una revisión mensual (en la totalidad de las Instalaciones) de las condiciones en las que se encuentran los activos fijos, a fin de determinar cuáles de ellos requieren mantenimiento, definiendo si es interno o externo, así como cuales se deben proponer para baja.

2.3.3. Uso de unidades DRMS003 Normas o lineamientos para la utilización de un vehículo oficial en actividades académicas y de representación Institucional. Antecedentes: Como área administradora del parque vehicular la Coordinación de Servicios Generales debe asistir en las siguientes solicitudes:

• Apoyo a Investigadores en actividades académicas de campo. • Asistir a eventos de representación Institucional. • Traslado a invitados de El Colef. • Servicio de transporte domicilio-aeropuerto, aeropuerto-domicilio en viajes oficiales de El Colef. • Transporte de personal.

Con el propósito de atender esta necesidad El Colegio ha convenido en disponer, a través de la Coordinación de Servicios Generales de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la asignación de los vehículos para la realización de las actividades mencionadas. Solicitud y Autorización de Vehículos: Para la utilización de vehículos oficiales, el Coordinador de Servicios Generales, elaborará un control en donde calendarizará y programará oportunamente las solicitudes gestionadas mediante oficio o el formato de préstamo, recibidas ante esa coordinación. La solicitud será remitida por el Director de Área respectiva, a la Coordinación de Servicios Generales, por medio del formato anexo, de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. El investigador solicitará la aprobación a su inmediato superior, mediante forma “Autorización de Préstamo de Vehículo” (anexo), debidamente firmado, asimismo, se tramitará éste último a través de


ANEXO

65

20092010

la Coordinación de Servicios Generales con un mínimo de 3 días Hábiles de anticipación para su asignación, lo cual será de acuerdo a disponibilidad de automóviles.

2. Debe especificar claramente el horario o periodo de uso de la unidad. 3. Para otorgar cualquier vehículo, es indispensable que el usuario cuente con licencia de manejo

vigente.

4. Que sea para funciones relacionadas al trabajo que desempeñe.

5. Que sea empleado de El Colegio de la Frontera Norte. Se puede dar servicio de transporte a personal ajeno a la Institución, pero para poder hacer uso de la unidad en calidad de préstamo temporal es indispensable que sea empleado del COLEF.

__________________________________ Recepción del Vehículo: Una vez realizada la solicitud del vehículo y que se haya confirmado la disponibilidad del mismo; el usuario firmará un “Resguardo Temporal” (proporcionado por la Coordinación de Servicios Generales) en el que se especificarán las condiciones y kilometraje en que recibe el vehículo, firmado por él mismo, por el personal de seguridad en turno y responsable de vehículos de la Coordinación antes mencionada, comprometiéndose a devolverlo en el mismo estado y en el término convenido en el formato de solicitud y autorización de préstamo de vehículo para Trabajo de campo en Actividades Académicas o de representación institucional.

La unidad será entregada en las oficinas de representación de El Colef ubicadas en Blvd. Abelardo de la zona del río, presentado el formato debidamente autorizado al guardia de seguridad en turno.

En la guantera de la unidad se encuentran la tarjeta de circulación y la póliza de seguros, para que en caso de un percance se notifique de inmediato tanto a la compañía de seguros como a la Coordinación de Servicios Generales, es responsabilidad del usuario el notificar a la compañía de seguros y esperar al ajustador para realizar los trámites correspondientes, después de esta etapa la coordinación de servicios se encargara de darle seguimiento al reclamo del siniestro. Devolución del vehículo: La unidad deberá ser devuelta en las instalaciones de Abelardo L. Rodríguez, debiendo entregar las llaves al Guardia de Seguridad en turno, el cual revisará las condiciones en que es entregada contra las anotadas en el resguardo temporal, verificando datos y fecha comprometida para su entrega, para a su vez notificarlo a la Coordinación de Servicios Generales. Transporte Colectivo

Como una prestación para empleados y estudiantes de El Colef se proporciona servicio de transporte colectivo con las siguientes rutas:

• Pórticos. • Centro (calle 4ta.). • Abelardo.


ANEXO

66

20092010

• El soler. • Playas.

Horarios principales de transporte:

• Pórticos: 8:15 a.m. • Abelardo: 8:30 a.m.; 12:00 p.m. y 3:00 • Centro: 8:35 a.m. • San Antonio: 1:00 p.m.; 3:00 p.m.; 5:00 p.m. y 8:00 p.m.

Reglas para el uso de transporte:

• Respetar el horario de transporte. • No alimentar a niños dentro de la unidad. • No consumir alimentos dentro de la unidad. • No tirar basura (en su caso hacer uso de los dispositivos destinados para ello.) • No levantarse del asiento cuando la unidad este en movimiento. • Seguir las indicaciones que por su seguridad les dé el chofer. • No se permite transportar pasajeros de pie en las unidades. • Por seguridad de los niños cuide que permanezcan sentados. •• La unidad es para brindarle un servicio, por favor ayude a evitar que el mal uso la deteriore.

2.3.4. Asignación y uso de cubículos DRMS004

POLÍTICA PARA LA ASIGNACIÓN Y USO DE CUBÍCULOS Objetivo: La presente política tiene por objeto regular y controlar la asignación y uso de cubículos al personal académico y de las áreas administrativas para el óptimo desempeño de sus tareas o funciones dentro de las instalaciones de El Colef. 1. Requisitos para la asignación:

Deberá existir una solicitud en el formato del Anexo 1, avalada por el Director del Departamento

Académico o Director del Área en su caso, donde se plantee la necesidad del cubículo, la justificación y el tiempo requerido.

2. Asignación de Cubículos: La Secretaria General de Planeación y Desarrollo institucional (SGPDI), asignara los espacios

físicos en base a la disponibilidad existente. Dicha disponibilidad se verificara con base en el inventario de espacios que la Dirección de Recursos Materiales mantendrá actualizada.


ANEXO

67

20092010

3. Criterios de asignación de cubículos al Personal Académico:

El Colef proporcionará al investigador un cubículo preferentemente en la Dirección Académica donde se encuentre adscrito. Dicho cubículo deberá encontrarse en buenas condiciones y será habilitado con lo siguiente: escritorio, silla ejecutiva, dos sillas de visita y una extensión telefónica. En la medida de la disponibilidad de mobiliario adicional, se podrá asignar un archivero y un librero, para el adecuado desempeño de las actividades encomendadas.

4. Reasignación de cubículos desocupados en forma temporal:

Cuando un cubículo sea desocupado de forma temporal por personal académico que se separe de

sus actividades en El Colef por un período mayor a seis meses, deberá ser informado por escrito con anticipación a su Director Académico con copia a la Dirección de Recursos Materiales, así como dejar desocupado el cubículo, para que de ser necesario, dicho cubículo sea reasignado a otro investigador. El investigador conservará el derecho de ocuparlo nuevamente cuando se reintegre de manera normal a las funciones que venía desempeñando con anterioridad. En caso de que el aviso antes mencionado no se efectúe, El Colef podrá reasignar el cubículo procediendo a desocuparlo, para lo cual se levantara un acta circunstanciada, contando con el Visto Bueno del Director del Área, en presencia de un representante del Órgano Interno de Control En caso de que se encuentre una computadora dentro del cubículo, se procederá conforme a cualquiera de las siguientes opciones:

a) Se cambiara el disco duro por uno vacío y el anterior se guardara con las pertenencias de quien utilizaba el cubículo, para efectos de continuar aprovechando el equipo y evitar su obsolescencia.

b) Se guardara el equipo completo junto con las pertenencias de quien utilizaba el equipo.

5. Cubículos de Directivos:

Los cubículos que correspondan a puestos Directivos en las áreas académicas, serán asignados mientras dure dicho nombramiento. Una vez que existan modificaciones en los nombramientos, será reubicado lo más cercanamente posible a su lugar de adscripción.


ANEXO

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FORMATO DE SOLICITUD DE CUBICULO Categoría asignada Investigador visitante: Reincorporación: Tijuana, B.C. a de de 2010 Reasignación: Proyectos: Nuevo Ingreso: Fecha de la Solicitud

Nombre del solicitante: Nombre y departamento del director de área que autoriza:

Justificación:

Nombre del Proyecto:

Cargo del solicitante:

Periodo que se requiere el cubículo: Del: Al:

No. de Cubículo: Piso: Edificio: Ext:

Observaciones:

Nombre Cargo Firma del Jefe Inmediato Superior

ENTREGA DE CUBÍCULO

Tijuana, B.C. a de de 2010 Fecha de la Entrega

Nombre C.P. Abundio Villaseñor Quintero

Firma quien recibe cubículo Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Actualización: 19 Febrero 2009


ANEXO

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2009 2010

SOLICITUD DE VIÁTICOS, PASAJES Y TRASLADOS 3. PERSONAL COLEF

4. PERSONAL EXTERNO

1.No.

2. Fecha de de

5. Elaborar cheque a nombre de

8. Banco: 9. PASAJES

10. Precio 10.a. Pesos 10.b. Dólares 10.c. Paridad 10.d. Pesos 8.a. Cuenta: $ $

8.b. Nombre:

9.a. Lugar de origen 9.b. Destino 9.d. Fecha de salida

9.e. Llegada deseada

9.f. No. de vuelo, tren,

camión 9.g. Línea Clave:

Para designación de Comisión: Por medio de la presente informo que con base en las funciones que desempeña en esta institución deberá trasladarse al destino abajo mencionado.

9.c. Ruta 1

6. Vo. Bo. por: SECRETARÍA o DIRECCIÓN GENERAL 7. Autorizado por:

PRESIDENCIA 9.c. Ruta 2

Dr. Jorge Santibáñez Romellón 9.c. Ruta 3 9.c. Ruta 4

11. UNIDAD ADMINISTRATIVA 9. Origen del Recurso 10. Proyecto 11.a Mandos Superiores 11.b Dirección de Área 11.c Coordinación 003 003 55

14. Categoría

de personal que viaja

15. Zona 16. Ciudad 17. Días estanci

a

18. Viáticos Diario 19. Viático Total 20. Fecha de inicio de comisión

21. Fecha de

termino de comisión

22. Cuota de inscripción (Importe)

23. En caso de requerir Vehículo

18.a Pesos

18.b Dólare

s 19.a

Pesos 19.b

Dólares 22.a

Pesos 22.b

Dólares

23.a Peajes

23. b Costo gasolina

23.c Descripción del vehículo

24. SUMA:

25. Cuenta Deudora 26. Partida de gasto 27. Justificación (Objetivo y funciones) 28. TOTAL 28.a Dólares 28.b Pesos

29. SUMA

30. Solicitado por: ÁREA

31. Autorizado por: DIRECTOR DE ÁREA

32. Cotizado por: RECURSOS MATERIALES

33. Autorizado por: PRESUPUESTO

34. Autorizado para pago: FINANZAS

Recibí por concepto de viáticos en cumplimiento a las normas y tarifas para la aplicación de viáticos internacionales y nacionales del personal federal, emitidas por la 36. NOMBRE: S.H.C.P. (oficio G100/030/94), comprobando éste recibo el importe arriba mencionado. Día de de .Los Viáticos deberán ser comprobados a la Dirección de Finanzas a más tardar a los 5 días de su regreso de acuerdo a la fecha programada, en caso contrario autorizó a que se me descuente vía nómina. Deberé entregar el informe de cumplimiento de comisión en el mismo plazo, para dar cumplimiento a lo estipulado por SECODAM. 37. FIRMA:

2.4. Formatos 2.4.1. Compras

2.4.1.1. Solicitud de viáticos, pasajes y traslados


ANEXO

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2009 2010

2.4.1.2. Solicitud de materiales

SOLICITUD DE MATERIALES

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA 4. Origen del

Recurso 5. Proyecto

1. No. 3.a Mandos Superiores

3.b Dirección de Área

3.c Coordinación

2. Fecha de de

6. PARA USO DEL ÁREA SOLICITANTE 7. PARA USO DE RECURSOS MATERIALES

8. Partida 9. Cantidad solicitada 10. Descripción

11. Salida de almacén 12. Para cotizar 11.a Cantidad

surtida Uso almacén

11.b Precio unitario

11.c Importe

total

12a √

12.b Cantidad

13. TOTAL:

14. Solicitado por: RESPONSABLE DEL

PROYECTO

15. Autorizado por: DIRECTOR DEL

ÁREA

16. Recibida por: RESPONSABLE DE

LA VENTANILLA DE COMPRAS

17. Revisada existencia y costo

por: RESPONSABLE DEL ALMACÉN

18. Recibida para verificación:

PRESUPUESTAL

19. Autorizado por: PRESUPUESTOS

20. Entregada por: RESPONSABLE DEL

AMACÉN

21. Recibida por:


ANEXO

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2009 2010

2.4.1.3. Solicitud de servicios varios

SOLICITUD DE SERVICIOS VARIOS

3. a RECURSOS MATERIALES

3.b RECURSOS HUMANOS

1. No.

2. Fecha de De

4. Elaborar cheque a nombre de 5. Banco: 6. Para solicitar Honorarios o Arrendamientos

6.a Honorarios $

5.a. Cuenta: 6.b (+) IVA 6.c Subtotal

5.b. Nombre: 6.d (-) Retención de IVA 6.e (-) Retención ISR

6.f IMPORTE NETO 7. Observaciones

8. UNIDAD ADMINISTRATIVA 9. Origen del Recurso 10. Proyecto 8.a Mandos Superiores 8.b Dirección de Área 8.c Coordinación DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

11. Cuenta Deudora 12. Partida de gasto 13. Justificación (Objetivo y funciones) 14. TOTAL 14.a Dólares 14.b Pesos

15. Subtotal: 16. SUMA:

17. Solicitado por: ÁREA

18. Autorizado por: RESPONSABLE DEL ÁREA

19. Cotizado por: RECURSOS MATERIALES

20. Revisado por: RECURSOS HUMANOS

21. Autorizado: RECURSOS HUMANOS

22. Autorizado por: PRESUPUESTOS

23. Autorizado pago: FINANZAS


ANEXO

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200920092010

2.4.2. Servicios 2.4.2.1. Mantenimiento de vehículos

SOLICITUD DE MANTENIMIENTODE VEHICULOS.

Fecha: Solicitante:

Marca: Modelo: Placas:

GASOLINA: KMS:

Falla a reparar:

Taller asignado:

Costo:

Observaciones:

Vo. Bo.

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES

DATOS DE LA UNIDAD:

PARA USO EXCUSIVO DE SERVICIOS GENERALES

E F


ANEXO

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2.4.2.2. Préstamos de vehículos

NOMBRE DEL SOLICITANTE : ___________________________ FECHA :

DEPARTAMENTO :

SOLICITADO PARA:

No. DE LICENCIA : ___________________________ VEHICULO ASIGNADO :_

FECHA DE SALIDA : _________________

___________________________

NOTA :

FIRMA DEL SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO

FECHA DE REGRESO :_________________

AUTORIZACION DE PRESTAMO DE VEHICULOS

COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES

_________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________

SE AUTORIZA A LA INSTITUCION PARA LA SANCION QUE CORRESPONDA CONFORME A LA LEY POR EL MAL USO DEL VEHICULO POR PARTE DEL USUARIO.

___________________________

______________________________________

AUTORIZADO POR


ANEXO

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200920092010

2.4.2.3. Resguardo temporal de vehículo

RESGUARDO TEMPORAL DE PRESTAMO DE VEHÍCULO PARA TRABAJO DE CAMPO EN ACTIVIDADES ACADEMICAS

Fecha: __________________

Nombre del Usuario: Departamento: Destino: Fecha de Préstamo de la Unidad: Del: Al:

Objetivo:

Justificación Proyecto

No. De Licencia: Vencimiento:

Vehículo Asignado:

Autorización

_________________________ Firma del Director del área

___________________________ Firma del usuario

Vo.Bo. Coordinación de Servicios Generales


ANEXO

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200920092010

2.4.2.4. Salida de activos

FOLIO No. __________ FORMATO DE SALIDA DE MOBILIARIO Y EQUIPO

NOMBRE DEL SOLICITANTE: _____________________________________________________________________________ DEPARTAMENTO QUE SOLICITA LA SALIDA: _____________________________________________________________________________ MOTIVO DE LA SALIDA: _____________________________________________________________________________ FECHA DE SALIDA: ___________________________________________ FECHA ESTIMADA DE REGRESO: _______________________________________ DESCRIPCION DEL MOBILIARIO Y/O EQUIPO Y NUMERO DE INVENTARIO: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________ _____________________________________ NOMBRE Y FIRMA DE AUTORIZACION NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE (DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES) _____________________________________ _________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL OFICIAL EN TURNO NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SACA EL EQUIPO ORIGINAL.- ENCARGADO DE INVENTARIOS COPIA.- VIGILANCIA (OFICIAL EN TURNO) E INTERESADO


ANEXO

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200920092010

2.5. Normas 2.5.1. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición

Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte.

PRESENTACIÓN Y, EN SU CASO, APROBACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LAS NORMAS GENERALES PARA EL

REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

Con base en la cláusula tercera transitoria de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Se somete para su aprobación ante esta H. Junta Directiva las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte, A. C.


ANEXO

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200920092010

NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE

EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A. C.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Las presentes Normas establecen las bases, criterios y procedimientos

de carácter general para el registro, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de El Colegio de la Frontera Norte, A. C.

La aplicación de estas Normas se llevará a cabo sin perjuicio y en lo que no se oponga a las disposiciones legales y reglamentarias que regulen de manera específica los actos de que se trate.

SEGUNDA.- Para los efectos de estas Normas se entenderá por: I. Acuerdo administrativo de desincorporación: el documento a través del cual el

Director General de Administración y Finanzas desincorpora del régimen de dominio público los bienes y por lo tanto pierden su carácter de inalienables;

II. Afectación: la asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o servicio determinados;

III. Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es asimismo un dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una investigación y análisis de mercado;

IV. Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la Institución una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado;

V. Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de la Institución. Se ubican también dentro de esta definición los bienes muebles que por su naturaleza, en los términos del artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto se establecen;

VI. Bienes instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la Institución, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

VII. Bienes de consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Institución, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a


ANEXO

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200920092010

través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;

VIII. Bienes no útiles, son considerados aquéllos: a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento

en el servicio; b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio; c) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación; d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable; e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa

distinta de las señaladas; IX. CABM: el Catálogo de Bienes Muebles; X. Comité: el Comité de Bienes Muebles; XI. Áreas: las áreas que integran la Institución; XII. Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes; XIII. Desincorporación patrimonial: la separación de un bien del patrimonio de la

Institución; XIV. Dictamen de no utilidad: el documento en el que se describe el bien y se

acreditan las causas de no utilidad en términos de la fracción VIII precedente; XV. Disposición final: el acto a través del cual se realiza la desincorporación

patrimonial (enajenación o destrucción); XVI. Enajenación: la transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la

venta, donación, permuta y dación en pago; XVII. Ley: la Ley General de Bienes Nacionales; XVIII. Lista: la lista de valores mínimos que publica bimestralmente la Secretaría en el

Diario Oficial de la Federación; XIX. Normas: las presentes Normas Generales para el registro, afectación,

disposición final y baja de bienes muebles de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

XX. Procedimientos de venta: los de licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa;

XXI. Director de Recursos Materiales y Servicios: el servidor público con rango no inferior a Director, que tenga a su cargo la administración de los almacenes, y la distribución de bienes e insumos;

XXII. Secretaría: la Secretaría de la Función Pública, a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal;

XXIII. Valor para venta: el valor específico, asignado por el Director de Recursos Materiales y Servicios, para instrumentar la venta de bienes, con base al valor mínimo;


ANEXO

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XXIV. Valor mínimo: el valor general o específico que fije la Institución o para el cual ésta establezca una metodología que lo determine, o el obtenido a través de un avalúo.

XXV. Vehículos: los vehículos terrestres, y XXVI. Institución: El Colegio de la Frontera Norte, A. C. TERCERA.- El Director General de Administración y Finanzas de la Institución

emitirá los lineamientos y procedimientos institucionales específicos, manuales, instructivos y formatos que se requieran para la adecuada administración y control de los bienes muebles, almacenes e inventarios, con apego, en lo relativo al registro, afectación, disposición final y baja de dichos bienes, a lo previsto por estas Normas.

CAPÍTULO II

REGISTRO Y AFECTACIÓN

CUARTA.- Para efectos del registro de los bienes en inventarios, éstos se clasifican en “instrumentales” y “de consumo”, conforme a las definiciones contenidas en las fracciones VI y VII de la norma segunda, respectivamente.

QUINTA.- La Dirección General de Administración y Finanzas emitirá las directrices para definir el Catálogo de activos fijos. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios conjuntamente con la Coordinación de Compras definirán la nomenclatura de las claves asignadas a los bienes, la cual deberá quedar plasmada en una etiqueta adherible con código de barras en los términos de la cláusula siguiente.

SEXTA.- A los bienes instrumentales debe asignárseles un número de inventario que incluya la clave que le corresponda al bien, el progresivo que determine la propia Institución y, en su caso, otros dígitos que faciliten el control del bien. Los controles de los inventarios se llevarán en forma documental o electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o emplacados en los bienes.

Respecto de los bienes de consumo se llevará un registro global. SÉPTIMA.- Los bienes deben ser dados de alta en los inventarios a valor de

adquisición. Los bienes que, en su caso, produzca la Institución se registrarán de acuerdo con su

costo de producción. En caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser

asignado, para fines administrativos de inventario por el Director de Recursos Materiales y Servicios, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

OCTAVA.- En el caso de que la Institución carezca del documento que acredite la propiedad del bien o únicamente se cuente con fotocopia del mismo, el Director de Recursos Materiales y Servicios procederá a levantar acta en la que se hará constar que dicho bien es de propiedad de la Institución y que figura en los inventarios respectivos. En base a un oficio de notificación por parte del área que resguarde los documentos originales que acrediten la propiedad del bien.


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Cuando se extravíe la licencia, permiso o cualquier otra documentación necesaria para el uso o aprovechamiento del bien, se deberán realizar las gestiones conducentes a su reposición.

Sin perjuicio de lo anterior, será responsabilidad del Director General de Administración y Finanzas el establecer los controles que permitan la guarda y custodia de la documentación que ampare la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y la que por las características de cada bien, se requiera, de conformidad con las disposiciones legales respectivas.

NOVENA.- El Director de Recursos Materiales y Servicios determinará a los servidores públicos encargados de operar los mecanismos de control de los bienes que se ingresen a la Institución a través de áreas distintas del almacén.

DÉCIMA.- La afectación de los bienes deberá determinarse atendiendo a las necesidades reales para la prestación del servicio de que se trate, y se controlará a través de documentos respectivos, en los que se indicará el área, persona y/o servicio de asignación del bien.

Los bienes deberán utilizarse exclusivamente para el servicio al que estén afectos. Para cambiar la afectación de un bien deberán modificarse los documentos

correspondientes, dejando constancia del cambio. DÉCIMA PRIMERA.- Los bienes instrumentales serán objeto de resguardo

individual, medida que también podrá adoptarse en relación con los bienes de consumo en los casos en que esto sea factible y conveniente a juicio de la Institución.

DÉCIMA SEGUNDA.- El Director General de Administración y Finanzas establecerá las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios.

Cuando como resultado de la realización de inventarios los bienes no sean localizados, se efectuarán las investigaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el primer párrafo de la norma décima tercera y se notificará al Órgano Interno de Control a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que haya lugar, considerando para tal fin lo dispuesto en la norma quincuagésima segunda.

DÉCIMA TERCERA.- Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, la Institución deberá levantar acta administrativa haciendo constar los hechos, así como cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en la legislación aplicable en cada caso, procediéndose a la baja.

En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera la transmisión de dominio en favor de las aseguradoras, se procederá previamente a su desincorporación del régimen de dominio público, a través del acuerdo citado en la norma décima sexta.

DÉCIMA CUARTA.- En todos los casos de transferencia o donaciones en especie que reciba la Institución se deberá cotejar el inventario indicado en los documentos


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respectivos con el físico. De encontrar diferencias éstas se harán constar en el acta administrativa de recepción.

Asimismo, el Director de Recursos Materiales y Servicios verificará que se entreguen los documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes y, en su caso, los permisos que permitan su uso.

DÉCIMA QUINTA.- En términos de lo dispuesto en el artículo 137 de la Ley, la contribución del comodato de bienes al cumplimiento de metas y programas, así como los términos del control y seguimiento correspondientes, deberán hacerse constar en el contrato respectivo, el cual deberá ser suscrito por el Director General de Administración y Finanzas.

CAPÍTULO III

DEL ACUERDO ADMINISTRATIVO DE DESINCORPORACIÓN

DÉCIMA SEXTA.- El acuerdo administrativo de desincorporación se hará constar por escrito. Este acuerdo debe ser autorizado de manera indelegable por la Dirección General de Administración y Finanzas.

Dicho Acuerdo podrá incluirse en: a). En el Programa anual de disposición final de los bienes muebles. En este caso

el citado acuerdo surtirá efectos en el momento de su disposición final. Para la formulación del programa en el anexo 1 se presenta un formato, así como el instructivo respectivo, mismos que pueden ser utilizados en su formulación.

b). Tratándose de la donación, en la autorización que, en su caso, otorgue el Director General de Administración y Finanzas. Cuando se trate de los casos de donación que deben ser sometidos a autorización del Comité de Bienes Muebles, el acuerdo deberá obtenerse una vez que dicho órgano colegiado la autorice, salvo que se encuentre en el Programa a que se refiere el inciso a) de la presente Norma.

Dicho acuerdo podrá referirse a uno o más bienes debidamente identificados de manera individual.

DÉCIMA SÉPTIMA.- El acuerdo administrativo de desincorporación, únicamente es de aplicación en la Institución. De igual forma la expedición del acuerdo sólo debe realizarse en los casos de enajenación o destrucción.

DÉCIMA OCTAVA.- También será necesario expedir el acuerdo administrativo de desincorporación en los casos a que se refieren el cuarto párrafo del artículo 131 de la Ley.

DÉCIMA NOVENA.- El acuerdo deberá formar parte del o los expedientes en los que se contenga la información relativa a la desincorporación patrimonial de los bienes, cuya documentación será conservada por el tiempo que establezcan las disposiciones legales.


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CAPÍTULO IV DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA

VIGÉSIMA.- El Director de Recursos Materiales y Servicios conjuntamente con la

Coordinación de Compras establecerán las medidas que sean necesarias para evitar la acumulación de bienes no útiles, así como desechos de los mismos.

VIGÉSIMA PRIMERA.- La Institución procederá a la enajenación, transferencia, donación o destrucción de sus bienes sólo cuando hayan dejado de serles útiles.

El dictamen de no utilidad y la propuesta de disposición final del bien estarán a cargo de:

a). La elaboración del dictamen de no utilidad.- Deberá realizarse por el servidor público con rango no inferior a Coordinador adscrito al área técnica y enviarlo al área encargada de los inventarios o almacenes, y

b). La autorización del dictamen de no utilidad y la propuesta de disposición final.- Corresponderá de forma expresa al Director de Recursos Materiales y Servicios.

El dictamen de no utilidad contendrá cuando menos: 1). La identificación de los bienes no útiles. En este caso podrá anexarse una

lista en la que se identifiquen dichos bienes; así como, en su caso, el número de inventario correspondiente;

2). La determinación de si los bienes aún no son considerados como desecho, o bien se encuentran con esta característica;

3). La descripción de manera clara y contundente de porqué los bienes no son útiles, en términos de la norma segunda fracción VIII;

4). En su caso, la determinación de si se ubican en los supuestos del cuarto párrafo del artículo 131 de la Ley;

5). Fecha de elaboración, así como el nombre, cargo y firma de quien elabora y autoriza el dictamen de no utilidad, y

6). En su caso, otra información que se considere necesaria para apoyar el dictamen de no utilidad, tales como las normas emitidas conforme la Ley Federal sobre Metrología y Normalización; estudio costo beneficio, dictámenes elaborados por peritos, etc.

VIGÉSIMA SEGUNDA.- El Director General de Administración y Finanzas, autorizará de manera indelegable, a más tardar el 31 de enero de cada ejercicio fiscal, el programa anual de disposición final de bienes. Este programa sólo podrá ser modificado por dicho servidor público y, las adecuaciones correspondientes podrán realizarse antes de concluir el ejercicio que corresponda.

Las adecuaciones, podrán referirse, entre otros, a cambios en la disposición final o en la eliminación o adición de bienes o desechos.

Una vez autorizado el programa debe difundirse, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su autorización, en la página en Internet de la Institución.

VIGÉSIMA TERCERA.- La Institución procurará efectuar la venta de sus bienes dentro de la circunscripción territorial o regional en donde se encuentren, por lo que


ANEXO

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para determinar el procedimiento de venta aplicable en cada circunscripción, deberán tomar como referencia únicamente el monto del valor mínimo de dichos bienes, sin que la mencionada venta sea considerada como una acción para evitar la instrumentación de una licitación pública.

VIGÉSIMA CUARTA.- Corresponderá a la Institución verificar la capacidad legal y profesional de los valuadores distintos al Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales, instituciones de crédito y corredores públicos que pretendan contratar.

La vigencia del avalúo será determinada por el valuador de acuerdo con su experiencia profesional, sin que en ningún caso pueda ser menor a ciento ochenta días naturales. En su caso, se incluirá una fórmula o mecanismo para actualizar el avalúo.

La Institución no deberá ordenar la práctica de avalúos respecto de los desechos de bienes comprendidos en la lista. Cuando se considere que el valor incluido en dicha lista no refleja las condiciones prevalecientes en el mercado, el Director de Recursos Materiales y Servicios debe comunicarlo a la Dirección General de Administración y Finanzas.

En los avalúos que se emitan debe establecerse únicamente el valor comercial el cual se define como el valor más probable estimado, por el cual un bien se intercambiaría en la fecha del avalúo entre un comprador y un vendedor actuando por voluntad propia, en una operación sin intermediarios, con un plazo razonable de exposición donde ambas partes actúan con conocimiento de los hechos pertinentes, con prudencia y sin compulsión.

Cuando se demuestre que los avalúos no fueron emitidos en los términos establecidos en el contrato respectivo o se incurrió en prácticas indebidas, los valuadores serán sancionados en términos de las disposiciones legales correspondientes.

VIGÉSIMA QUINTA.- El valor mínimo considerado deberá estar vigente cuando menos hasta la fecha en que se difunda o publique la convocatoria o en la fecha en que se entreguen las invitaciones a cuando menos tres personas, según sea el caso.

En los casos de adjudicación directa, permuta o dación en pago, el valor mínimo deberá estar vigente en la fecha en que se formalice la operación respectiva.

VIGÉSIMA SEXTA.- Para determinar el valor mínimo de venta en el caso de vehículos, La Institución deberá:

I. Aplicar la Guía EBC o Libro Azul (Guía de Información a Comerciantes de Automóviles y Camiones y Aseguradores de la República Mexicana), edición mensual o trimestral que corresponda, a fin de establecer el valor promedio de los vehículos, el cual se obtendrá de la suma del precio de venta y el precio de compra dividido entre dos;

II. Verificar físicamente cada vehículo llenando el formato que para tal efecto se presenta en el anexo 3 a las presentes Normas, con la finalidad de obtener el factor de vida útil de los vehículos, mismo que resultará de la aplicación de las puntuaciones respectivas de cada uno de los conceptos de dicho formato, y

III. Multiplicar el factor de vida útil por el valor promedio obtenido.


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Cuando se trate de vehículos cuyos valores no aparezcan en la Guía EBC o Libro Azul (Guía de Información a Comerciantes de Automóviles y Camiones y Aseguradores de la República Mexicana), o bien de aquellos que hubieran sido importados a franja fronteriza, o debido al servicio al cual fueron afectos hubieren sufrido modificaciones y sus características no estén plenamente identificadas en el mencionado documento, como pueden ser, entre otros, camiones con cajas de carga, pipas-tanque y ambulancias, su valor será determinado conforme al vehículo equivalente en el libro azul o mediante avalúo.

Cuando los vehículos, por su estado físico, se consideren como desecho ferroso, la determinación de su valor mínimo deberá obtenerse con base en la lista.

En el supuesto de que los vehículos se encuentren con los motores desbielados, las transmisiones o tracciones dañadas, o que para su uso se requiera efectuar reparaciones mayores, el valor correspondiente se determinará a través de avalúo, salvo que se encuentren en el estado físico que se indica en el párrafo precedente.

El Director de Recursos Materiales y Servicios designará a los servidores públicos encargados de obtener el valor mínimo de los vehículos, conforme a lo dispuesto en esta Norma.

VIGÉSIMA SÉPTIMA.- La Institución podrá vender bienes mediante los procedimientos de:

I. Licitación pública incluyendo la subasta, II. Invitación a cuando menos tres personas, o III. Adjudicación directa. Para fines de estas Normas, la licitación pública inicia con la publicación de la

convocatoria en los términos indicados en el presente documento y la invitación a cuando menos tres personas con la entrega de la primera invitación; ambas concluyen con el fallo.

La donación, la permuta, la dación en pago, la transferencia y el comodato inician con la presentación al Comité y, en su caso con la autorización del Director General de Administración y Finanzas y, concluyen con la entrega de los bienes, a excepción del comodato, en el que termina con la restitución de los bienes a la Institución.

VIGÉSIMA OCTAVA.- Con el objeto de que la selección de los procedimientos para la venta de bienes se realice con criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para la Institución, se podrá llevar a cabo la venta de bienes sin sujetarse al procedimiento de licitación pública, a través del procedimiento de adjudicación directa cuando el valor de los bienes no sea superior al equivalente a mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

Asimismo, cuando el valor de los bienes no rebase el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, la Institución, bajo su responsabilidad, podrá convocar a una invitación a cuando menos tres personas, por considerarse actualizado el supuesto de excepción de situación extraordinaria, debido a los costos que implicaría su publicación en el Diario Oficial de la Federación, sin requerir autorización de la Junta Directiva.


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VIGÉSIMA NOVENA.- Las convocatorias públicas para la venta de los bienes, deberán difundirse por un periodo de 5 días hábiles a través de la respectiva página en Internet y, en su caso, en los medios electrónicos que establezca la Secretaría.

Por causas justificadas, la Institución podrá difundir en otras publicaciones la venta de los bienes muebles, siempre que ello no sea motivo para aumentar el valor de las bases de tener éstas un costo.

Las convocatorias podrán referirse a una o más licitaciones y contendrán como mínimo los siguientes datos:

I. Nombre de la Institución; II. Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes; III. Valor para venta de los bienes; IV. Lugar(es), fechas y horarios en que los interesados podrán obtener las bases y,

en su caso, precio y forma de pago de las mismas. La Institución podrá libremente determinar si las bases se entregarán en forma

gratuita o tendrán un precio, en cuyo caso podrán ser revisadas por los interesados previamente a su pago, el cual será requisito para participar en la licitación;

V. Lugar(es), fechas y horarios de acceso a los bienes; VI. Forma y porcentaje de la garantía de sostenimiento de las ofertas; VII. Lugar, fecha y hora de celebración de los actos de presentación y apertura de

ofertas y de fallo y, en su caso, de la junta de aclaraciones a las bases; VIII. Plazo máximo en que deberán ser retirados los bienes, y IX. Señalamiento de que se procederá a la subasta de los bienes que no se logre su

venta, siendo postura legal en primera almoneda las dos terceras partes del valor para venta considerado para la licitación, y un 10% menos en segunda almoneda.

El acto de presentación y apertura de ofertas deberá celebrarse dentro de un plazo no inferior a diez días hábiles contados a partir de la fecha de publicación en la respectiva página de internet, o de la entrega de las invitaciones, según sea el caso.

TRIGÉSIMA.- Las bases que emita la Institución para las licitaciones públicas se pondrán a disposición de los interesados, tanto en el domicilio señalado al efecto como en la página electrónica de la Institución, a partir del día de inicio de la difusión, hasta inclusive el segundo día hábil previo al del acto de presentación y apertura de ofertas.

Las bases deberán contener como mínimo lo siguiente: I. Nombre de la Institución; II. Descripción detallada y valor para venta de los bienes; III. Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar, como son la

acreditación de la personalidad del participante, la obligación de garantizar el sostenimiento de la oferta, de presentar la oferta en un solo sobre cerrado y, en su caso, de exhibir el comprobante de pago de las bases.


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La Institución podrá incluir otros requisitos, siempre y cuando se indique en las bases el objeto de ello y no limiten la libre participación de los interesados, como sería el caso, entre otros de que sólo pueden participar en una partida;

IV. Señalamiento de la obligatoriedad de una declaración de integridad, a través de la cual los licitantes, bajo protesta de decir verdad, manifiesten que se abstendrán de toda conducta tendiente a lograr cualquier ventaja indebida;

V. Instrucciones para la presentación de las ofertas; VI. Lugar, fecha y hora de celebración de los actos de presentación y apertura de

ofertas y emisión de fallo; VII. Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse

modificaciones hasta inclusive el segundo día hábil anterior al del acto de presentación y apertura de ofertas. Dichas modificaciones se harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión de la convocatoria, salvo que celebren una junta de aclaraciones en la que comuniquen las modificaciones. Será obligación de los interesados en participar en obtener la copia del acta de la junta de aclaraciones, misma que también será colocada en la página en Internet de la Institución y formará parte de las bases de la licitación. A la junta de aclaraciones podrá asistir cualquier persona, aun sin haber adquirido las bases de licitación, registrando únicamente su asistencia y absteniéndose de intervenir durante el desarrollo de la reunión;

VIII. Señalamiento de que será causa de descalificación el incumplimiento de alguno de los requisitos esenciales establecidos en las bases, así como el que las ofertas presentadas no cubran el valor de venta fijado para los bienes. También será motivo de descalificación si se comprueba que algún licitante ha acordado con otro u otros establecer condiciones para provocar la subasta u obtener una ventaja indebida. Los licitantes cuyas propuestas se ubiquen en el supuesto referente a que no cubran el valor de venta fijado para los bienes podrán participar en la subasta, salvo los que se compruebe que establecieron acuerdos para provocarla u obtener alguna ventaja indebida.

IX. Criterios claros para la adjudicación, entre los que se encuentra si la adjudicación se realizará por lote o por partida;

X. Indicación de que la garantía de sostenimiento de las ofertas se hará efectiva en caso de que se modifiquen o retiren las mismas, o el adjudicatario incumpla sus obligaciones en relación con el pago;

XI. Establecer que de presentarse un empate, la adjudicación se efectuará a favor del participante que resulte ganador del sorteo manual por insaculación que celebre la Institución en el propio acto de fallo. El sorteo consistirá en la participación de un boleto por cada oferta que resulte empatada y depositados en una urna transparente y vacía, de la que se extraerá el boleto del participante ganador;

XII. Fecha límite de pago de los bienes adjudicados;


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XIII. Lugar, plazo y condiciones para el retiro de los bienes; XIV. Causas por las cuales la licitación podrá declararse desierta; XV. Las reglas a las que se sujetará la subasta de los bienes;

XVI. En su caso, la fórmula o mecanismo para revisar el precio de los bienes cuando se trate de contratos que cubren el retiro de bienes o sus desechos y ello corresponde a un periodo al menos superior a dos meses, y

XVII. En su caso, las instrucciones para participar utilizando tecnologías de la información y comunicación, a través del sistema que establezca la Secretaría o el que desarrolle la Institución, siempre y cuando se garanticen los principios de fiabilidad, integridad e inalterabilidad.

TRIGESIMA PRIMERA.- En los procedimientos de licitación pública e invitación a cuando menos tres personas, la Institución exigirá a los interesados que garanticen el sostenimiento de sus ofertas mediante cheque certificado o de caja a favor de la Institución, cuyo monto será del 10% del valor para venta, documento que será devuelto a los interesados al término del evento, salvo el del participante ganador, el cual será conservado por la convocante a título de garantía de pago de los bienes.

Corresponderá a la Institución calificar y, en su caso, registrar, conservar y devolver las garantías que los licitantes presenten.

TRIGÉSIMA SEGUNDA.- Toda persona interesada que satisfaga los requisitos de las bases tendrá derecho a participar.

En la fecha y hora previamente establecidas, la Institución deberá iniciar el acto de presentación y apertura de ofertas, en el que se dará lectura en voz alta a las propuestas presentadas por cada uno de los licitantes, informándose de aquellas que se desechen por incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos, precisando las causas en cada caso.

No será motivo de descalificación el incumplimiento a algún requisito que haya establecido la Institución para facilitar la conducción del procedimiento, tales como: la utilización de más de un sobre, protección de datos con cinta adhesiva transparente, presentación de ofertas engargoladas o encuadernadas, varias copias de las propuestas, entre otros, y en general cualquier requisito cuyo propósito no sea esencial para la venta de los bienes;

La Institución emitirá un dictamen que servirá como base del fallo, pudiendo dar a conocer éste en el mismo acto o bien en acto público posterior, en un plazo que no excederá de cinco días hábiles contados a partir de la fecha del acto de presentación y apertura de ofertas.

La Institución levantará acta a fin de dejar constancia de los actos de presentación y apertura de ofertas y de fallo, la cual será firmada por los asistentes, sin que la omisión de este requisito por los licitantes pueda invalidar su contenido y efectos.

A los actos de carácter público de las licitaciones podrán asistir los licitantes cuyas propuestas hubiesen sido desechadas; así como cualquier persona aun sin haber adquirido las bases, en cuyo caso únicamente registrarán su asistencia y se abstendrán de intervenir durante el desarrollo de dichos actos.


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TRIGÉSIMA TERCERA.- En el caso de que el licitante ganador incumpla con el pago de los bienes, la Institución hará efectiva la garantía correspondiente y podrá adjudicarlos a la segunda o siguientes mejores ofertas que reúnan los requisitos establecidos.

Sin perjuicio del ejercicio de la garantía aludida en el párrafo precedente, aquellos licitantes que por causas imputables a los mismos no retiren los bienes en al menos dos ocasiones durante un año, contado a partir del día límite que tenía para el primer retiro, estarán impedidos para participar en procedimientos de venta de bienes que convoque la Institución durante dos años calendario a partir de que le sea notificada dicha situación.

TRIGÉSIMA CUARTA.- La Institución declarará desierta la licitación pública en su totalidad o en alguna(s) de sus partidas, según sea el caso, cuando se actualice cualquiera de los siguientes supuestos:

a) Ninguna persona adquiera las bases; b) Nadie se registre para participar en el acto de presentación y apertura de

ofertas; c) Cuando los licitantes adquirieron las bases, cumplieron con los requisitos para

su registro, pero incumplieron con otros requisitos esenciales de la licitación, entre los que se encuentran, el no presentar oferta para la licitación o ésta fue inferior al valor para venta o, no presentaron garantía de sostenimiento. En este supuesto en el acta del fallo se debe indicar que se procede a la subasta.

En los casos de los incisos a) y b), se debe asentar en el acta que se levante para dichos supuestos que también se declara desierta la subasta.

TRIGÉSIMA QUINTA.- La realización de la subasta se sujetará a lo siguiente: a) Se señalará en la convocatoria y en las bases de licitación, que una vez emitido

el fallo, se procederá a la subasta en el mismo evento, respecto de las partidas que se declararon desiertas en los términos del inciso c) de la norma trigésima cuarta, precisando que será postura legal en primera almoneda las dos terceras partes del valor para venta considerado para la licitación, y un 10% menos en segunda almoneda;

b) Debe establecerse en las bases el procedimiento que se describe en la presente Norma;

c) Sólo podrán participar quienes hubieren adquirido las bases de la licitación; cumplido con requisitos de registro y otorguen garantía respecto de las partidas que pretendan adquirir, la que servirá como garantía de sostenimiento de las posturas correspondientes y de pago en el caso del ganador.

El valor de la garantía de sostenimiento será del diez por ciento del valor para venta de la partida o partidas en las que pretenda adquirir y podrá ser presentada en las formas que se establecen en la trigésima primera de las presentes Normas;

d) En primera almoneda se considerará “postura legal” la que cubra al menos las dos terceras partes del valor para venta fijado para la licitación;

e) Las posturas se formularán por escrito conteniendo:


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El nombre y domicilio del postor; La cantidad que se ofrezca por los bienes, y La firma autógrafa del postor o representante registrado;

f) Iniciada la subasta se revisarán las posturas, desechando las que no cubran por lo menos la legal;

g) Se procederá, en su caso, a la lectura de las posturas aceptadas. Si hubiere varias se declarará preferente la mayor y, en caso de empate, se celebrará sorteo manual sólo para efectos de dicha declaración, en los términos señalados en la norma trigésima fracción XI;

h) Si en la primera almoneda no hubiere postura legal, se realizará enseguida una segunda, deduciendo en ésta un diez por ciento de la postura legal anterior;

i) Declarada preferente una postura, se preguntará a los postores si alguno desea mejorarla en el porcentaje o suma mínimos que al efecto determine previamente la Convocante en las reglas respectivas establecidas en las bases. En el caso de que alguno la mejore antes de que transcurran cinco minutos de hecha la pregunta, se interrogará a los demás sobre si desean pujarla y así sucesivamente se procederá con respecto a las pujas que se hagan. Pasados cinco minutos sin que se mejore la última postura o puja, se declarará fincada la subasta en favor del postor que la hubiere hecho.

En cuanto a la formulación de las pujas, le será aplicable lo dispuesto inciso e) anterior;

j) Si celebrada la segunda almoneda no se hubiese presentado postura legal, se declarará desierta la subasta;

k) La Institución resolverá, bajo su responsabilidad, cualquier cuestión que se suscite relativa a la subasta, y

l) La Institución, en el acta que levante con motivo de la subasta, deberá registrar todas y cada una de las posturas y pujas que se presenten, así como el desarrollo del evento.

Serán aplicables a la subasta, en lo que no contravengan su regulación específica, las disposiciones relativas a la licitación contenidas en las bases respectivas.

En caso de que el postor ganador incumpla con el pago de los bienes, la Institución hará efectiva la garantía correspondiente y podrá adjudicar dichos bienes a la segunda o siguientes mejores posturas o pujas aceptadas.

La subasta no debe incluirse en los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas y de adjudicación directa.

TRIGÉSIMA SEXTA.- Cuando se declaren desiertas la licitación y la subasta en una, varias o todas las partidas, la Institución, sin necesidad de autorización alguna, podrá venderlas a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa a valor de segunda almoneda.

TRIGÉSIMA SÉPTIMA.- La Institución, bajo su responsabilidad y cuando no sea posible aplicar los criterios señalados en la cláusula vigésima octava, previa autorización de la Secretaria podrá vender bienes sin sujetarse al procedimiento de licitación pública, celebrando los de invitación a cuando menos tres personas o de


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adjudicación directa, según resulte más conveniente al interés del Estado, cuando se esté en alguno de los siguientes supuestos:

I. Ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o

II. No existan por lo menos tres posibles interesados capacitados legalmente para presentar ofertas.

Para fines de la presente Norma la solicitud de autorización deberá efectuarse por escrito acompañando al menos lo siguiente:

1). Solicitud firmada por el Director de Recursos Materiales y Servicios; 2). Indicación y acreditamiento del supuesto que se invoca para la excepción a la

licitación; 3). Identificación del procedimiento que se aplicará, invitación a cuando menos tres

personas o adjudicación directa y, acreditamiento de al menos dos de los criterios de eficiencia, eficacia, economía, imparcialidad y honradez que fundamentan la selección del procedimiento de excepción;

4). Identificación de los bienes y su valor; 5). Copia del avalúo respectivo o referencia del valor mínimo, los que deberán

encontrarse vigentes tanto en la solicitud, como en lo dispuesto en la norma vigésima quinta;

6). Copia del dictamen de no utilidad; 7). Copia del acuerdo administrativo de desincorporación; 8). Constancia del dictamen favorable del Comité o Subcomité respectivo, en

términos de lo dispuesto en el artículo 141 fracción IV de la Ley, y 9). Tratándose de adjudicación directa, la identificación de quién es el adjudicatario,

salvo que se trate del caso contemplado en el artículo 31 fracción XII, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

En todo caso, la responsabilidad será del Secretario Ejecutivo del Comité o Subcomité, correspondiente, así como de la veracidad de la información remitida a la Secretaria.

TRIGÉSIMA OCTAVA.- El procedimiento de invitación, a cuando menos tres personas, se llevará a cabo conforme a lo siguiente:

I. La invitación debe difundirse entre los posibles interesados, de manera simultánea vía fax, correo electrónico, entre otros; a través de la respectiva página en Internet y en los lugares accesibles al público en las oficinas de la Institución.

II. En las invitaciones se indicará, como mínimo, la descripción y cantidad de los bienes a enajenar, su valor para venta, garantía, condiciones de pago, plazo y lugar para el retiro de los bienes y fecha para la comunicación del fallo;

III. Los plazos para la presentación de las ofertas se fijarán para cada operación atendiendo al tipo de bienes a enajenar, así como a la complejidad de su elaboración;


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IV. La apertura de los sobres que contengan las ofertas podrá realizarse sin la presencia de los postores correspondientes, pero invariablemente se invitará a un representante del órgano interno de control en la Institución, y

V. Las causas para declarar desierta la invitación a cuando menos tres personas serán: a). Cuando no se presenten propuestas, y b). Cuando ninguno de los participantes satisfaga los requisitos esenciales

establecidos en la invitación. TRIGÉSIMA NOVENA.- Tratándose de la venta de desechos generados

periódicamente, su desincorporación patrimonial debe realizarse de manera oportuna a través del procedimiento que corresponda, sin fraccionarlos, mediante contratos con vigencia de hasta un año. Para el caso de una vigencia mayor se requerirá la previa autorización del Comité o Subcomité, sin que pueda exceder de dos años.

En su caso deberá pactarse la obligación de ajustar los precios en forma proporcional a las variaciones que presente la lista o el índice que se determine. La falta de retiro oportuno de los bienes podrá ser motivo de rescisión del contrato.

CUADRAGÉSIMA.- La Institución, por conducto de la Dirección de Finanzas hará el entero del producto de la venta a la Tesorería de la Federación, y posteriormente podrán solicitar su recuperación, conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.

CUADRAGÉSIMA PRIMERA.- Las donaciones deberán formalizarse mediante la celebración de los contratos respectivos.

En el clausulado se establecerán las previsiones para que los bienes se destinen al objeto para el que fueron donados.

En ningún caso procederán donaciones para su posterior venta por el donatario, al menos durante un año posterior a la firma del contrato.

En los casos en que la donación requiera de la autorización de la Secretaría, se remitirá al menos lo siguiente:

1). Solicitud por escrito; 2). Identificación del donatario y la determinación de que se ajusta a los sujetos

señalados en el artículo 133 de la Ley. Cuando se trate de asociaciones de beneficencia o asistencia, educativas o culturales, así como las que prestan algún servicio asistencial público, copia simple del acta constitutiva de dichas asociaciones o sociedades y sus reformas.

En ningún caso procederán donaciones a asociaciones o sociedades de las que formen parte el cónyuge o los parientes consanguíneos hasta el cuarto grado, por afinidad o civiles, del o los servidores públicos que en cualquier forma intervengan en la donación;

3). Copia del dictamen de no utilidad de los bienes; 4). Constancia del dictamen favorable del Comité o Subcomité respectivo; 5). Copia de la autorización del Director General de Administración y Finanzas; 6). Copia del acuerdo administrativo de desincorporación, y


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7). Relación de los bienes a donar y su valor (indicando si se llevará a cabo a valor de adquisición o de inventario, uno u otro).

En todo caso, la responsabilidad será del Secretario Ejecutivo del Comité o Subcomité correspondiente, así como de la veracidad de la información remitida a la Secretaría.

CUADRAGÉSIMA SEGUNDA.- La transferencia de bienes no entraña transmisión de dominio, por lo que operará exclusivamente entre Dependencias.

CUADRAGÉSIMA TERCERA.- La Institución podrá llevar a cabo la destrucción de bienes cuando:

I. Por sus características o condiciones entrañen riesgo en materia de seguridad, salubridad o medio ambiente;

II. Exista respecto de ellos disposición legal o administrativa que la ordene; III. Exista riesgo de uso fraudulento, o IV. Habiéndose agotado los procedimientos de enajenación viables, no exista

persona interesada. La configuración de cualquiera de las hipótesis señaladas deberá acreditarse

fehacientemente. En los supuestos a que se refieren las fracciones I y II, la Institución deberá observar

las disposiciones legales o administrativas aplicables y la destrucción se llevará a cabo en coordinación con las autoridades competentes, de requerirse normativamente.

La Institución invitará a un representante del Órgano Interno de Control al acto de destrucción de bienes, del que se levantará acta para constancia, misma que será firmada por los asistentes.

CUADRAGÉSIMA CUARTA.- Los actos de disposición final que realice la Institución en sus representaciones fuera de la sede de Tijuana B. C., se regirán en lo procedente por la Ley y estas Normas, sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación del lugar donde se lleven a cabo.

CUADRAGÉSIMA QUINTA.- Sólo después de que se haya formalizado y consumado la disposición final de los bienes conforme a estas Normas y demás disposiciones aplicables, procederá su baja, la que también se deberá llevar a cabo cuando el bien se hubiere extraviado en definitiva, robado o entregado a una institución de seguros como consecuencia de un siniestro, una vez pagada la suma correspondiente.

La Institución deberá registrar las bajas que efectúen, señalando su fecha, causas y demás datos necesarios para conocer con precisión la disposición final de los bienes de que se trate.

La Institución deberá informar a la Junta Directiva de la Institución, durante la primera reunión del año siguiente, acerca del Programa Anual de Disposición Final de bienes muebles. Asimismo se informara al Comité acerca los resultados de dicho Programa, este informe deberá requisitarse en el formato que para tal efecto se anexa con el número 4 a estas normas y se referirá a los bienes dados de baja durante el año inmediato anterior.


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CAPÍTULO V COMITÉ DE BIENES MUEBLES

CUADRAGÉSIMA SEXTA.- El Presidente de la Institución deberá disponer el

establecimiento del Comité de Bienes Muebles respectivo, cuya integración y funcionamiento se sujetarán a lo previsto en el presente Capítulo.

CUADRAGÉSIMA SÉPTIMA.- El Comité se integrará por el Director General de Administración y Finanzas, quien lo presidirá; el titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, quien fungirá como Secretario Ejecutivo; los coordinadores de Compras, y de Obras y Mantenimiento y Servicios Generales y de las demás áreas que se considere necesario formen parte del Comité quienes fungirán como vocales con derecho a voz y voto. Fungirán como asesores con derecho a voz y no a voto, el representante que, en su caso, designe la Junta Directiva, así como un representante uno del órgano interno de control.

Los miembros titulares de los Comités podrán nombrar cada uno a un suplente, el cual deberá tener el nivel inmediato inferior y sólo podrá participar en su ausencia.

Los invitados que asistan a las sesiones para proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar, tendrán derecho a voz y no a voto.

CUADRAGÉSIMA OCTAVA.- Los documentos esenciales a que se refiere el penúltimo párrafo del artículo 141 de la Ley, son:

I. Dictamen de no utilidad para los casos de enajenación y transferencia; II. Solicitud o conformidad para donación, permuta, dación en pago, transferencia o

comodato de bienes, suscrita por él o los interesados; III. Constancias que acrediten debidamente la contribución del comodato con los

programas del Gobierno Federal. IV. Constancias que acrediten la procedencia e idoneidad de los solicitantes para

ser beneficiarios en los términos de los diversos supuestos previstos por la Ley, y

V. Relación de los bienes objeto de la operación y sus valores (de adquisición; de inventario; valor mínimo o de avalúo, según resulte aplicable).

CUADRAGÉSIMA NOVENA.- En términos de lo dispuesto en los artículos 140 y 141 de la Ley, los integrantes del Comité tendrán las siguientes funciones y responsabilidades:

I. Presidente: Proponer al Comité el orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar, sólo cuando se justifique, a reuniones extraordinarias;

II. Secretario Ejecutivo: Vigilar la correcta expedición del orden del día y del listado de los asuntos que se tratarán, incluyendo los documentos de apoyo necesarios; remitir a cada integrante del Comité la documentación de los asuntos a tratar en la reunión a celebrarse, así como levantar el acta correspondiente a cada sesión.


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También se encargará de registrar los acuerdos y realizar su seguimiento, de resguardar la documentación inherente al funcionamiento del Comité, y de aquellas otras que le encomienden el Presidente o el Comité.

Para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades, el Secretario Ejecutivo podrá auxiliarse de un Secretario Técnico, quien asistirá a las reuniones del Comité con derecho a voz y no a voto;

III. Vocales: Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en el Comité; analizar la documentación de la reunión a celebrarse; aprobar, en su caso, el orden del día; votar los asuntos con base en las constancias que obren en la carpeta de trabajo respectiva y realizar las demás funciones que les encomienden el Presidente o el Comité, y

IV. Asesores: Prestar oportuna y adecuada asesoría al Comité en el ámbito de su competencia. Los asesores no deberán firmar ningún documento que contenga cualquier decisión inherente a las funciones del Comité; únicamente suscribirán las actas de cada sesión como constancia de su participación.

QUINCUAGÉSIMA.- De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 140 y 141 de la Ley, las reuniones de los Comités se realizarán conforme a lo siguiente:

I. Las ordinarias se efectuarán mensualmente, siempre que existan asuntos a tratar. Sólo en casos justificados, a solicitud del Presidente del Comité o de la mayoría de sus miembros, se realizarán sesiones extraordinarias;

II. Invariablemente se deberá contar con la asistencia del servidor público que funja como Presidente del Comité o de su suplente. Se entenderá que existe quórum cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto; las decisiones se tomarán por mayoría; en caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad;

III. Se considerará como asistencia la participación de los miembros del Comité a través de videoconferencias en tiempo real, lo cual deberá hacerse constar en el acta respectiva, recabándose en su oportunidad las firmas correspondientes;

IV. El orden del día y los documentos correspondientes de cada sesión se entregarán a los integrantes del Comité cuando menos con dos días hábiles completos de anticipación para reuniones ordinarias, y de un día hábil completo para las extraordinarias. Dicha información podrá ser remitida utilizando medios magnéticos o a través de correo electrónico, siempre y cuando se cumpla con los plazos establecidos.

V. Los asuntos que se sometan a la consideración del Comité se presentarán en formatos que contengan la información resumida de los casos a tratar en cada sesión, los que firmarán, en su caso, los miembros asistentes que tengan derecho a voz y voto. De cada sesión se levantará acta, la cual invariablemente deberá ser firmada por todos los que hubiesen asistido, y

VI. No se requerirá que al inicio de cada ejercicio fiscal se lleve a cabo el protocolo de instalación o reinstalación del Comité; bastará que cada año se reinicie la numeración de las sesiones correspondientes.


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QUINCUAGÉSIMA PRIMERA.- Para establecer Subcomités en las oficinas regionales, se requerirá la autorización del Comité de la Institución.

Estos Subcomités operarán con las facultades que les asigne el Comité de la Institución, el que establecerá su integración, funciones específicas y la forma y términos en que deberán informarle de sus actividades.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

QUINCUAGÉSIMA SEGUNDA.- Cuando un servidor público extravíe un bien, la Institución, a través de la Dirección General de Administración y Finanzas, podrá dispensar el fincamiento de las responsabilidades en que incurra, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente, previo análisis y dictamen de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios en el sentido de que el bien propuesto cumple con las características antes definidas.

QUINCUAGÉSIMA TERCERA.- Los participantes que adviertan actos irregulares durante los procedimientos de venta podrán solicitar al Órgano Interno de Control en la Institución se aplique el recurso de revisión establecido en la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, a efecto de que éste determine lo conducente en términos de las previsiones de dicha Ley y, en su caso, imponga las sanciones previstas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

QUINCUAGÉSIMA CUARTA.- La Institución conservará en forma ordenada y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen conforme a las Normas, cuando menos por un lapso de cinco años, excepto la documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las disposiciones aplicables.


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TRANSITORIOS: PRIMERO.- Las presentes NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO,

AFECTACION, DISPOSICION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., se expiden por la Junta Directiva, en su segunda sesión ordinaria, celebrada el día 16 de octubre de 2008, en términos de lo dispuesto por el Art. 31, fracción II del Decreto de Creación de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

SEGUNDO.- Las presentes NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO,

AFECTACION, DISPOSICION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., entran en vigor al día siguiente de su autorización por la Junta Directiva.

TERCERO.- Se derogan las NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO,

AFECTACION, DISPOSICION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C, expedidas con anterioridad a estas y quedan sin efecto las Disposiciones Administrativas Internas que se opongan a las presentes Normas.

CUARTO.- Las presentes NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO,

AFECTACION, DISPOSICION Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C., deberán ser publicadas en la Página Electrónica de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.


ANEXO

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2009 2009 2010

ANEXO 1 ““PPRROOGGRRAAMMAA AANNUUAALL DDEE DDIISSPPOOSSIICCIIÓÓNN FFIINNAALL DDEE LLOOSS BBIIEENNEESS MMUUEEBBLLEESS””

(1) (2)

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO:____________________________________ (3) HOJA____________DE _____________ (4)

TIPO DE BIENES

UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

CALENDARIZACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL DETERMINACIÓN

DEL VALOR

RESULTADO AL FINAL DEL EJERCICIO

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

OBSERVA- CIONES

(8)

(5) (6) (7) (9) (10) (11) (7/11) (13) PRIMERO SEGUNDO TERCERO CUARTO (12)

TOTALES: (14)

TOTALES: (14)

(15)

________________________________________________________________________

AUTORIZA: (16)

____________________________________________________________

Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del programa Nombre y firma del Director General de

Administración y Finanzas


ANEXO

98

200920092010

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL ANEXO 1 “PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN FINAL DE LOS BIENES MUEBLES”

Los datos que deberán incluirse en el programa, aparecen numerados en orden

progresivo, los cuales se señalan en el espacio respectivo, dentro del formato correspondiente.

Cuando se imprima este formato deberán omitirse dichos números. 1. Siglas o logotipo de la Institución. 2. Nombre de la Institución. 3. Ejercicio que corresponda. 4. Número de la hoja y total de éstas. 5. Descripción del tipo de bienes programados para desincorporación en el

ejercicio que corresponda (mobiliario y equipo de oficina, de cómputo, maquinaria, vehículos, bienes de desecho según lista de valores mínimos, etc.).

6. Unidad de medida de los bienes (piezas, kilogramos, litros, etc.). 7. Cantidad de los bienes sujetos a desincorporación en el ejercicio. 8. Programación de las acciones correspondientes a la disposición final (por

trimestre [como en el formato], bimestral, mensual, etc.). 9. Señalar la disposición final que corresponda, enajenación, donación, permuta,

dación en pago, destrucción, etc. 10. Especificar la forma de obtener el valor de los bienes (avalúo, Guía EBC, lista de

valores mínimos, otro). 11. Para efectos de conocer el resultado, al final del ejercicio que termina se deberá

indicar la cantidad de bienes que fueron desincorporados. 12. La forma de reflejar el grado de cumplimiento en el ejercicio (se divide la

cantidad original programada entre la cantidad que se alcanzó al concluir el ejercicio).

13. Se podrá utilizar para señalar alguna información que se considere relevante para aclarar algún dato o para exponer aspectos del cumplimiento al programa.

14. Cantidad total de los bienes programados para desincorporar. 15. Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del programa. 16. Nombre y firma del Director General de Administración y Finanzas.


ANEXO

99

200920092010

ANEXO 2

ACUERDO ADMINISTRATIVO DE DESINCORPORACIÓN DEL RÉGIMEN DE DOMINIO PÚBLICO DE LA FEDERACIÓN DE BIENES MUEBLES QUE HAN DEJADO DE SER UTILES A EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 1o., 10, 12, 14, 26 y ____, fracción ____, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 1o., 3o., 4o., 6o. fracción XVII, y 130 de la Ley General de Bienes Nacionales (en su caso) el suscrito ___________________________________, Director General de Administración, expide el siguiente:

ACUERDO UNICO.- Se desincorporan del dominio público de El Colegio de la Frontera

Norte, A. C., los bienes que más adelante se detallan (o mencionar que se detallan en los anexos), que se encuentran al servicio de esta Institución y que han dejado de ser útiles al servicio de la misma, en términos del dictamen correspondiente; en consecuencia, los referidos bienes pierden el carácter de inalienables. Asimismo, se autoriza para que se realicen los trámites a que haya lugar para que se desincorporen del patrimonio de esta Institución. BIENES MUEBLES: (De acuerdo con el número de bienes, existe la posibilidad de describir pormenorizadamente los bienes o remitirse a anexos, en este caso, deberá vincularse perfectamente este documento con dichos anexos, anotándose el número del expediente del anexo, número de fojas, etc.).

TRANSITORIO UNICO.- El presente acuerdo surtirá plenamente sus efectos en el momento en

que se concrete la transmisión de la propiedad de los bienes muebles referidos.

Dado en la Ciudad de Tijuana, Baja California, a los ______ días del mes de _____ de dos mil _____.


ANEXO

100

200920092010

ANEXO 3 o ato

DETERMINACION DEL VALOR MINIMO DE VEHICULOS

(1)

DESCRIPCION: (4) Marca y Línea: Modelo: Tipo:

Motor: Serie: Placas: R.F.A.:Adscripción: (5)

CONCEPTO MAX REAL OBSERVACIONES CONCEPTO MAX REAL OBSERVACIONES CONCEPTO MAX REAL OBSERVACIONESA. CARROCERIA 35.0 (7) (8) Bujías 0.8 Tambores 2.0

Aletas 0.5 (9) (10) Cables de bujías 0.8 Discos 2.0

Biseles 0.2 Cables de batería 0.5 D. INTERIORES 15.0

Cajuela 2.0 Carburador o Inyect. 2.0 Acelerador 0.3

Calaveras 1.0 Claxón 0.5 Antena 0.2

Cofre 2.0 Clutch 2.6 Asientos 1.0

Cristales Puertas. 2.0 Dist. o Mod. DIS 2.5 Ceniceros 0.2

Defensas 2.0 Generador o Alt. 2.0 Elevadores Crist. 1.0

Espejo Retrovisor Lat. 0.5 Marcha 2.0 Encendedor 0.2

Faros cuartos 0.3 Monoblock 3.0 Espejo Retrovisor 0.5

Faros Unidades 0.7 Poleas 1.0 Freno de mano 0.2

Limpiadores 2.0 Filtros 0.5 Gato 1.0

Manijas Exteriores 1.0 Radiador 2.0 Inst. Eléctrica 1.0

Medallón Trasero 3.0 Regulador 0.6 Llanta de Refacc. 1.0

Molduras 0.8 Tapón de Aceite 0.3 Llave de ruedas 0.3

Parabrisas 3.0 Tapón Radiador 0.1 Manijas interiores 2.0

Parrilla 2.0 Insp. Niveles 1.0 Palanca de Veloc. 0.2

Puertas 4.0 Ventilador 1.0 Pedal Clutch 0.2

Salpicaderas 4.0 Ind. Manómetros 2.0 Pedal frenos 0.2

Tanque de Gasolina 1.0 C. SUSPENSION 20.0 Plafón luz interior 0.1

Tapón de Gasolina 0.2 Amortiguadores 2.0 Radio 1.0

Tapones de ruedas 0.8 Caja de Velocid. 3.0 Reloj 0.5

Toldo 2.0 Chasis (bastidor) 3.0 Respaldos 0.5

B. MOTOR Y SIST ELEC. 30.0 Dirección 2.0 Tablero Instrument. 1.0

Bandas 0.5 Llantas 2.0 Tapetes 0.1

Batería 0.5 Muelles 1.5 Vestidura 1.2

Bobina 1.0 Resortes 1.0 Viseras 0.1

Bomba de Gasolina 1.0 Rines 1.5 Volante Direcc. 1.0

Bomba de Agua 1.8

OBSERVACIONES GENERALES: (12) TOTAL: 100.0 (11) F.V.U. = (11) 100CALCULO VALOR MINIMO DE AVALUO: (13)

VALOR MINIMO DE AVALUO: (14)

(15) (16) (17)

RESPONSABLE VERIFICACION FISICA RESPONSABLE DEL CALCULO ENCARGADO DEL AREA

Ubicación: (6)

VO. BO.

V E R I F I C A C I O N F I S I C A

LOGOTIPO

DE LA

DEPENDENCIA

FOLIO:

NUMERO: (2)

FECHA: (DD/MM/AAAA). (3)(1)

No. Eco.:


ANEXO

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200920092010

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL ANEXO 3 “DETERMINACIÓN DEL VALOR MÍNIMO DE VEHÍCULOS”

1) Logotipo y nombre completo de la Institución. 2) Número consecutivo para el control interno de la Institución. 3) Fecha de llenado del formato. 4) Descripción completa conforme a la tarjeta de control (Marca, Línea, Modelo,

Tipo, Número Económico, Motor, Serie, Placas y, en su caso, número del Registro Federal de Automóviles).

5) Nombre del área donde estuvo adscrito el vehículo. 6) Localización del vehículo. 7) Calificación real de cada uno de los sistemas que integran la unidad.

(Carrocería, Motor y Sistema Eléctrico, Suspensión e Interiores). EJEMPLO:(Aletas 0.5) + (Biseles 0.0, Obs. Rotos) + (Cajuela 2.0) + (Calaveras 1.0) + (Cofre 2.0) + (Cristales puertas 1.5, Obs. Uno está estrellado) + (Defensas 3.0) + (Espejos laterales 0.0) + (Faros cuartos 0.3) + (Faros unidades 0.7) + (Limpiadores 2.0) + (Manijas exteriores 1.0) + (Medallón 3.0) + (Molduras 0.0, Obs. no tiene) + (Parabrisas 3.0) + (Parrilla 2.0) + (Puertas 4.0) + (Salpicaderas 4.0) + (Tapón de gasolina 0.2) + (Tapones de ruedas 0.4, Obs. sólo tiene dos) + (Toldo 2.0) = CARROCERÍA 32.6. NOTA: La calificación máxima que se le puede dar al sistema de CARROCERIA será de 35.0.

8) Observaciones para cada sistema. 9) Calificación de cada parte que compone los sistemas, de acuerdo al estado

físico en que se encuentra, en relación a la puntuación máxima. EJEMPLO: La calificación máxima de la parrilla es de 2.0, pero en caso de estar estrellada la real sería de 1.5 y de no tenerla 0.0.

Por otro lado, en caso de que alguna parte no le sea aplicable al tipo de vehículo que se verifica (como podrían ser las aletas, muelles, reloj), la calificación que se indicará será la máxima.

10) Observaciones para cada parte de los sistemas.- Invariablemente se deberán anotar las causas por las que, en su caso, se disminuya la calificación máxima para cada parte de los sistemas.

EJEMPLO: Biseles - rotos. 11) Suma del total de cada uno de los sistemas y obtención del factor de vida útil.

EJEMPLO: A+B+C+D = FACTOR DE 100 VIDA ÚTIL

12) Observaciones generales. NOTA: En caso de que se trate de vehículos equipados, se deberá tomar como

base para el cálculo del valor mínimo el que aparece para este tipo de unidades


ANEXO

102

200920092010

en la Guía EBC o Libro Azul (Guía de Información a Comerciantes de Automóviles y Camiones y Aseguradores de la República Mexicana).

13) Cálculo valor mínimo: Fórmula:

Precio de Venta (EBC) +

Precio de Compra (EBC) =

Valor Promedio X

Factor de Vida útil

=

VALOR MINIMO

2 14) Valor mínimo con número y letra. 15) Nombre y firma del servidor público responsable de la verificación física. 16) Nombre y firma del servidor público responsable del cálculo. 17) Nombre y firma del servidor público encargado del área.


ANEXO

103

2009 2009 2010

ANEXO 4 ““IINNFFOORRMMEE TTRRIIMMEESSTTRRAALL DDEE BBAAJJAA DDEE BBIIEENNEESS MMUUEEBBLLEESS””

(1) y (2) _________________________ (3) Número de folio

(4) Hoja No. De (5) trimestre Año

Clave CABM Tipo de bienes Cantidad y Unidad de Medida

Valor de Adquisición o de Inventario

Disposición Final Valor Mínimo Valor de la Operación

de Disposición Final Observaciones

(6)

(7) (8) (9) (10)

(11)

(12) (13)

Subtotales (14) (14) (14)

Totales (15) (16) (17) (18)

(19) ______________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del informe. Nombre y firma del Director de Recursos

Materiales y Servicios.


ANEXO

200920092010

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL ANEXO 4 “INFORME TRIMESTRAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES”

Los datos que deberán incluirse en el informe, aparecen numerados en orden progresivo, los

cuales se señalan en el espacio respectivo, dentro del formato correspondiente. Cuando se imprima este formato deberán omitirse dichos números. 1) Siglas o logotipo de la Institución. 2) Nombre de la Institución. 3) Número de folio que corresponda. 4) Número de la hoja y total de éstas. 5) Trimestre y año al que corresponda el informe. 6) Grupo y subgrupo que le correspondan a los bienes según la clasificación del Catálogo de

Bienes Muebles (CABM). 7) Descripción abreviada del tipo de bienes (vehículos, escritorios, archiveros, sillas, etc.). 8) Cantidad y unidad de medida de los bienes. 9) Valor de adquisición o de inventario de los bienes. 10) Señalar la disposición final que corresponda; debiendo incluir los casos de pérdida del bien

como son: robo, extravío y siniestro; tratándose de licitación pública, anotar el número de ésta y la fecha de realización.

11) Especificar el valor de los bienes: valor mínimo o de avalúo (cuando proceda) 12) Se deberá reportar el valor con que se hubiere efectuado la disposición final correspondiente,

tratándose de subasta indicar en que etapa se enajenaron los bienes (primera o segunda almoneda).

13) En su caso, si los bienes robados, extraviados o siniestrados hubieren sido pagados deberá señalarse el monto, así como nombre, denominación o razón social de la persona que realizó el pago.

14) Deberá señalarse un subtotal para cada disposición final que se reporta, con sus valores correspondientes.

15) Cantidad total de los bienes dados de baja por unidad de medida (piezas, kilogramos, litros, etc.).

16) El total de los valores de adquisición o de inventario. 17) El total del valor de los bienes: valor mínimo o de avalúo (cuando proceda). 18) El monto total de los valores con que se hubieren efectuado las diversas disposiciones

finales (venta, permuta, dación en pago, donación, transferencia o destrucción). 19) Nombre, cargo y firma del responsable de la elaboración del informe, así como nombre y

firma del Director de Recursos Materiales y Servicios, dichos datos deberán incluirse en cada hoja.


ANEXO

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2.6. Manuales 2.6.1. Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

APROBACIÓN DE LOS MANUALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES

MUEBLES Y EL MANEJO DE LOS ALMACENES DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

Con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la cláusula tercera de los

“Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el DOF, el pasado 11 de

noviembre de 2004”, esta H. Junta Directiva ha tenido a bien aprobar los Manuales para la

Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la

Frontera Norte, A.C., conforme se anexa.


ANEXO

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Í N D I C E

I. Antecedentes.………………………………….….….3

II. Marco Jurídico……………………………………….3

III. Definiciones…………………………………………. 3

IV. Objetivo……….………………………………………4

V. Metas………………………………………………… 5

VI. Distribución de áreas………………………………..5

VII. Políticas……………………….……………………....6

VIII. Órgano Interno de control……… ………………..11

IX. Transitorios…………………………………………11 Anexos ....………………..……………………..… 12


ANEXO

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200920092010

I. ANTECEDENTES. El jueves 11 de noviembre del 2004, fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación, los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. El Lineamiento Tercero, señala que el Director General de Administración de la Institución emitirá los lineamientos y procedimientos institucionales específicos, manuales, instructivos y formatos que se requieran para la adecuada administración y control de los bienes muebles, almacenes e inventarios, con apego, en lo relativo al registro, afectación, disposición final y baja de dichos bienes, a lo previsto por esas Normas. En cumplimiento con la disposición antes citada, se emite el presente “Lineamientos generales para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacenes en El Colegio de la Frontera Norte, A. C.” II. MARCO JURÍDICO.

II.1 Ley General de Bienes Nacionales II.2 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el jueves 11 de noviembre del 2004.

II.3 Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes

muebles de El Colegio de la Frontera Norte, A. C.

III. DEFINICIONES.

III.1 Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan la Institución, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad de servicio.

III.2 Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el

desarrollo de las actividades que realiza la Institución, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en su servicio.

III.3 Bienes de Activo Fijo: Bienes instrumentales adquiridos mediante Solicitud de

compra, recibo de donación u orden de producción interna, los cuales tengan las características que se especifique en las Políticas de activo fijo correspondientes y ser propiedad de El Colegio de la Frontera Norte, A. C.


ANEXO

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200920092010

III.4 Contrato Abierto: El definido en el Artículo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

III.5 Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión,

las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas.

III.6 Almacén General: Lugar donde se hace la recepción de los bienes adquiridos

mediante Solicitud de Materiales, elaborando la Entrada a Almacén, la cual certifica el ingreso de los bienes, se almacenan temporalmente y se distribuyen al usuario solicitante registrando la Salida de almacén.

III.7 Usuario Solicitante: Personal de la Institución, que mediante una Solicitud de

materiales, solicita a la Coordinación de compras, la compra de un bien mueble. III.8 Normas: Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de

bienes muebles de El Colegio de la Frontera Norte A. C. III.9 SIACFI: Sistema de Activos Fijos, Sistema computarizado por medio del cual se

controlan los activos fijos de la Institución. III.10 SIGA: Sistema Integral de Gestión Administrativa, Sistema computarizado por medio

del cual se controlan varios de los principales procesos administrativos de la Institución, entre ellas lo referente a la recepción y control de bienes que ingresan a los inventarios de la misma.

III.11 Institución: El Colegio de la Frontera Norte, A. C.

IV. OBJETIVO. Eficientar el control y resguardo de los bienes y racionalizar el aprovechamiento de los inmuebles destinados a su almacenamiento temporal. V. METAS.

V.1 Evitar la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes al almacén.

V.2 Proponer al Director General de Administración, cuando menos dos veces al año, la

disposición final de bienes muebles no útiles o de desechos. V.3 Promover la utilización de los contratos abiertos o programados en la adquisición de

aquellos bienes muebles que sus características lo permitan evitando la saturación de los almacenes de la Institución.


ANEXO

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200920092010

V.4 Reducir respecto del ejercicio anterior, las adquisiciones a través de los fondos revolventes.

V.5 Reducir las mermas, obsolescencia y pérdidas de bienes.

V.6 Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra

correspondiente. V.7 Determinar aquellos bienes de consumo que su almacenamiento requiere de amplias

superficies. VI. DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS. Como resultado del diagnóstico efectuado al inmueble con que cuenta la Institución, relativo a los espacios para el almacenamiento de bienes muebles, se determinó que dentro de sus instalaciones se cuenta con tres áreas definidas para el acopio y resguardo de bienes muebles, las cuales se encuentran bajo la responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, adscrita a la Dirección General de Administración, y su distribución es la siguiente:

a) Tras el edificio 3 del Campus de San Antonio del Mar, se encuentran ubicadas la bodega de materiales de oficina y consumibles de cómputo.

b) En la explanada anexa al edificio 1 del Campus de San Antonio del Mar, se encuentra

ubicada la bodega de materiales de limpieza, material eléctrico, plomería y herramienta. c) En explanada anexa al edificio 2 del Campus de San Antonio del Mar, se encuentra

ubicada la bodega donde se concentra todo el mobiliario, equipo de oficina y de investigación, que por sus condiciones de uso y grado de obsolescencia, ya no le es de utilidad al COLEF, y se encuentra en proceso de desincorporación, para proceder a su disposición final, así como aquellos que aun se encuentran en condiciones de uso para su entrega a otras áreas. En esta bodega se reciben los bienes que deberán de resguardarse para su marcaje y entrega.

VII. POLÍTICAS. VII.1 Indicadores.

Para la adecuada administración y control de bienes de consumo, la Institución contará con indicadores relativos a:

a) La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes muebles de lento o nulo movimiento.

b) Confiabilidad de los inventarios y asertividad de registros.


ANEXO

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c) La determinación óptima de existencias por productos. d) Tiempos de reposición de inventario. e) Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario. f) Compras directas a través de fondos revolventes.

VII.2 Inventarios.

VII.2.1 Bienes instrumentales.

Para la toma de inventarios de bienes instrumentales, el mismo se realizará con apego al procedimiento de Inventarios físicos de activos fijos, el cual tiene entre sus objetivos establecer los lineamientos para verificar la existencia física de bienes muebles de activo fijo, así como su correcto registro en la contabilidad de la Institución; así mismo, se señalan las actividades a seguir para la verificación física, la periodicidad para efectuar los inventarios y la responsabilidad de las áreas y servidores públicos involucrados en dicho proceso.

VII.2.2 Bienes de Consumo.

Para la toma de inventarios de bienes de consumo, el mismo se realizará con apego al procedimiento de Inventarios físicos de artículos de almacén, el cual tiene por objeto establecer los lineamientos para verificar la existencia física de bienes de consumo; así mismo, se señalan las actividades a seguir para la toma de inventarios, la periodicidad con que se realiza y la responsabilidad de las áreas y empleados involucrados en dicho proceso.

VII.3 Registro de Control. Son sujetos de registro todos bienes muebles y los actos relacionados con su administración, de acuerdo a sus características, los cuales estarán clasificados como bienes instrumentales y de consumo.

VII.3.1 Bienes Instrumentales y de Activos fijos.

Para identificar cualitativamente los bienes instrumentales y de activos fijos, se llevará a cabo lo siguiente:

i) El registro y control de los bienes adquiridos por la Institución, se llevará a cabo

conforme al procedimiento Solicitud de compra de artículos que no se encuentren en el almacén, el cual tendrá como objetivo definir los pasos a seguir para la recepción, control y distribución de los bienes adquiridos por la Institución, en donde se establece que se asignará un número de inventario y se emitirá una etiqueta con código de


ANEXO

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200920092010

barras, con el cual se identificarán los bienes muebles de activo fijo. La etiqueta de código de barras contendrá el logotipo de la Institución y un número consecutivo.

ii) El control de los inventarios, se llevará en forma documental, a través de un expediente

por empleado de la Institución, en el cual se archivarán los formatos para el registro y resguardo de activo fijo, transferencia o baja de activo fijo, por cada uno de los bienes instrumentales que los empleados de la Institución tienen bajo su resguardo y en forma electrónica, a través de un sistema de control denominado SIACFI, mediante el cual se conocerá el historial del bien desde su adquisición hasta su destino final.

iii) Para controlar la asignación de los bienes instrumentales a los empleados de la

Institución, se implementará un formato de resguardo de bienes muebles, un formato de transferencia de bienes muebles y un formato de bajas de bienes muebles, los cuales deberán de estar firmados por el usuario del bien.

iv) Para el alta en inventarios de los bienes instrumentales y de activos fijos, el área de

Control Patrimonial, llevará a cabo lo anterior, a valor de adquisición; respecto de los bienes muebles producidos en las propias instalaciones de la Institución, el valor se asignará de acuerdo al costo de producción, y tratándose de donaciones al valor de la donación.

v) De no conocerse el valor de adquisición, producción o donación de algún bien mueble,

el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario por el coordinador de compras, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

VII.3.2 Bienes de consumo.

Para el registro y control de los bienes de consumo, se llevará a cabo un registro global por tipo de bien. Para lo anterior, se contará con un sistema electrónico computarizado, denominado SIGA, el cual permitirá conocer el historial de los bienes de consumo desde su adquisición, ingreso, registro y distribución.

El importe relacionado con la adquisición de los bienes de consumo, presupuestal y contablemente se aplicará a las cuentas de “gasto”.

A cada tipo de bien, el Encargado de Almacén, asignará un código de identificación, controlando los artículos de materiales de oficina, consumibles de cómputo, intendencia, eléctricos, herramientas y telefonía, y/o de todos aquellos que por su naturaleza así se requiera.

VII.4 Mecanismos y controles.

VIII.4.1. Para la administración de bienes muebles y el manejo de almacenes y bodegas, el Área de Almacén, llevará a cabo la recepción de bienes adquiridos por la


ANEXO

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Institución, para lo cual, a través del Almacén general, se recibirán los bienes instrumentales y de consumo, se elaborará la nota de entrada, se sellará la remisión o factura al proveedor, se notificará la Coordinación de compras la llegada de los mismos, se almacenarán temporalmente los bienes y posteriormente se hará la entrega física al usuario solicitante, de conformidad con el Procedimiento de solicitud de materiales con existencia en el almacén y con el de Procedimiento de solicitud de materiales sin existencia en el almacén.

VII.4.2. Los recursos humanos y materiales para realizar las verificaciones físicas de

bienes instrumentales y de consumo, que se tengan programadas en el ejercicio fiscal correspondiente, serán proporcionados por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y/o por la Dirección de Finanzas, de conformidad con el alcance que se tenga previsto para el inventario.

VII.4.3. En el caso de que el usuario solicitante adquiera o reciba bienes directamente en

su lugar de trabajo o en alguna oficina regional, de acuerdo a lo solicitado en la requisición, por necesidades propias del proyecto que se desarrollará, notificará al Almacén de su recepción y aceptación, entregándole copias de la requisición o pedido u orden de compra autorizada por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y de la factura original en la que anotará su nombre, fecha y firma de aceptación, lo anterior con apego al procedimiento de solicitud de materiales sin existencia en el almacén.

VII.4.4. Para controlar los materiales de consumo como: Materiales de oficina,

consumibles de cómputo y materiales de mantenimiento, de intendencia, eléctricos, herramienta, telefonía, etc., se utilizará una bodega para su almacenamiento, control y posterior distribución al usuario solicitante, de conformidad con el procedimiento de solicitud de materiales con existencia en el almacén, el cual tendrá por objeto establecer las directrices para el control de bienes en el almacén, incluyendo materiales, herramientas y equipos.

Para el caso específico de la herramienta se llevara un resguardo por cada uno de los empleados de mantenimiento adscritos a la Coordinación de Obras y Mantenimiento. Este control consistirá en llevar un listado de herramientas personalizado, que se irá incrementando cada que se efectué una compra de herramienta.

Cada semestre se hará una revisión física de las herramientas para constatar que el personal cuenta con todas las herramientas asignadas y los faltantes deberán justificarse en un acta.

Dicha acta deberá contener las razones por las que ya no se cuenta con la herramienta y deberá estar autorizada por el Coordinador de obras y mantenimiento. Las razones por las que se podrá justificar la falta de alguna(s) de las herramienta(s) son:


ANEXO

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• Que por su uso y desgaste ya nos son útiles. • Que se hallan descompuesto o le falten piezas de tal forma que ya no se

puedan utilizar.

VII.5 Guarda y custodia de la documentación.

VIII.5.1. La guarda y custodia que ampare la propiedad de los bienes y sus registros correspondientes, estarán a cargo y bajo responsabilidad de la Dirección de Finanzas, con apego al procedimiento de registro de adquisiciones, el cual tendrá por objeto establecer los lineamientos para el control, guarda y custodia de los documentos contables en el archivo, en el cual se incluirán las actividades y responsabilidades del personal para su cumplimiento.

Para efectos de llevar a cabo una simplificación administrativa, se implementará un sistema electrónico para el control de registros de bienes instrumentales y de consumo, el cual permitirá a través del Intranet, consultar en tiempo real a quién se encuentran asignados los bienes, el total de bienes que el empleado de la Institución mantiene bajo su resguardo y el llenado del formato de transferencia de activo fijo. Cuando éstos cambien de ubicación, de empleado de la Institución, de edificio, piso y plaza; será de la exclusiva responsabilidad de usuario dar aviso al área de Control Patrimonial. Para lograr una mejor identificación de los bienes muebles, los mismos se identificarán por grupo de bienes.

VII.6 Simplificación administrativa y racionalización de las estructuras. Por lo que se refiere a los bienes de consumo, el sistema permitirá a través del SIGA conocer en tiempo real las existencias por cada tipo de bien y su costo. VII.7 Uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles. Para el adecuado uso y aprovechamiento de los bienes instrumentales y activos fijos, se contará con la política de asignación de mobiliario de oficina para el personal de la Institución, la cual tendrá por objeto, establecer los lineamientos para la asignación de superficies de trabajo y mobiliario de oficina, de acuerdo dependiendo a la naturaleza de su función. Asimismo, como medida adicional, al inicio de cada ejercicio fiscal, como parte del programa de depuración de bienes muebles, se solicitará a los empleados de la Institución, identifiquen los bienes bajo su resguardo que ya no sean útiles, estén obsoletos o se encuentren dañados y, en su caso, notifiquen al área de control patrimonial, para que se lleve a cabo su reasignación o su destino final. Para dar de baja los bienes se sujetara a lo que se especifique en la Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de El Colegio de la Frontera Norte


ANEXO

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A.C. y será de la exclusiva responsabilidad de los usuarios dar aviso al área de Control Patrimonial en los formatos que se habilitaran en la Intranet. VIII. ORGANO INTERNO DE CONTROL El órgano interno de control de la Institución será el responsable de verificar el cumplimiento a las disposiciones contenidas en los presentes lineamientos. IX. TRANSITORIOS PRIMERO.- Los presentes lineamientos entraran en vigor al DIA siguiente hábil de su aprobación por la Junta Directiva de la Institución. SEGUNDO.- Los presentes lineamientos se publicaran en la página de Internet de la Institución dentro de los treinta días hábiles siguientes a su publicación.


ANEXO

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FORMATOS ANEXOS

• Procedimiento de Solicitud de compra de artículos que no se encuentran en almacén. • Procedimiento de Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos). • Inventario físico de activos fijos. • Inventario físico de artículos.

DRMS.001 Solicitud de compra de artículos que se encuentran en el almacén. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicitud por el usuario Inicia

Requiere de materiales de consumo y lo solicita en forma documental y por sistema Usuario

Se recibe y se costea para determinar su importe y se afecta en sistema Encargado de compras

Verificación presupuestal Se verifica el importe para consultar la disponibilidad presupuestal por importe y por partida en el sistema

Coordinación de presupuestos

En caso de no contar con presupuesto se cancela y se notifica o se ajusta por el usuario Encargado de almacén

Autorización de entrega Si existe disponibilidad de la partida e importe se procede a acudir al almacén para tomar lo solicitado y entregarlo al usuario

Encargado de almacén

Se entrega el material El material seleccionado de los anaqueles del almacén se entrega al usuario con una firma previa de recibido y se registra en el almacén

Usuario Termina

DRMS.002 Solicitud de compra de artículos que no se encuentren en el almacén. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

Solicitud por el usuario Inicia

Requiere de materiales de consumo y lo solicita en forma documental y por sistema Usuario

Se recibe y se costea para determinar su importe y se afecta en sistema detectándose que no existe el artículo en el almacén

Encargado de compras

Verificación presupuestal Se verifica el importe para consultar la disponibilidad presupuestal por importe y por partida en el sistema


En caso de no contar con presupuesto se cancela y se notifica o se ajusta por el usuario Encargado de almacén

Pendientes de compra Si existe disponibilidad de la partida e importe se procede a registrarlo en la Relación de materiales a comprar


Cotización Se envía la relación de materiales a comprar al proveedor para su cotización Proveedor

Actualización y comparación Se actualiza la Relación de materiales a comprar con los precios propuestos por los proveedores y se selecciona al proveedor


Orden de compra Se elabora la Solicitud de compra para autorización y entrega a la coordinación de presupuestos y de contabilidad


Póliza contable y presupuestal

Las coordinaciones de contabilidad y de presupuestos elaboran y revisan las pólizas respectivas en el que se registra el compromiso con el proveedor

Coordinador de presupuestos y de contabilidad

Orden de compra Se elabora la Orden de compra y se entrega al proveedor para su surtido Encargado de compras


ANEXO

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Surtido de material El proveedor entrega el material anexando de la Orden de compra y de la factura Proveedor

Recepción del material

Se recibe el material verificándolo y revisando la congruencia con los documentos de la orden de compra y la factura y el material entregado, se elabora Nota de Entrada al Almacén y se acomoda en los anaqueles


Verificación de entregas pendientes de surtir a usuarios

Se revisa a que usuarios esta pendiente de surtir para verificar que ya exista el material en el almacén y se procede a su registro para elaborar la Salida del almacén y se empata con el proceso DRMS.001 Solicitud de compra de artículos que se encuentran en el almacén


Se entrega el material El material seleccionado de los anaqueles del almacén se entrega al usuario con una firma previa de recibido y se registra en el almacén

Usuario Termina

DRMS.003 Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos) que no se encuentren en el almacén

SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicitud por el usuario Inicia

Requiere de bienes muebles (activos fijos) y lo solicita en forma documental y por sistema Usuario

Se recibe y se costea para determinar su importe y se afecta en sistema detectándose que no existe el bien en el almacén en condiciones de uso. Si existe se pasa al punto de elaboración de resguardo y entrega del bien.


Verificación presupuestal Se verifica el importe para consultar la disponibilidad presupuestal por importe y por partida en el sistema y que se encuentre en el Programa de inversión autorizado


En caso de no contar con presupuesto se cancela y se notifica al usuario Encargado de almacén

Pendientes de compra Si existe disponibilidad de la partida e importe se procede a registrarlo en la Relación de bienes muebles (activos fijos) a comprar


Contrato

Se verifica que se encuentre en el contrato resultado de una licitación. Si es así pasa directamente a elaborar la Orden de compra. Si no fue sujeto a licitación se procede a cotizar


Cotización Se envía la relación de bienes muebles (activos fijos) a comprar al proveedor para su cotización Proveedor

Actualización y comparación

Se actualiza la Relación de bienes muebles (activos fijos) a comprar con los precios propuestos por los proveedores y se selecciona al proveedor


Orden de compra Se elabora la Solicitud de compra para autorización y entrega a la coordinación de presupuestos y de contabilidad


Póliza contable y presupuestal

Las coordinaciones de contabilidad y de presupuestos elaboran y revisan las pólizas respectivas en el que se registra el compromiso con el proveedor

Coordinador de presupuestos y de contabilidad

Orden de compra Se elabora la Orden de compra y se entrega al proveedor para su surtido Encargado de compras

Notificación a control patrimonial

Se le entrega una copia de la Orden de compra a control patrimonial para su conocimiento Encargado de almacén


ANEXO

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DRMS.003 Solicitud de compra de bienes muebles (activos fijos) que no se encuentren en el almacén

SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

Surtido de material El proveedor entrega el bien anexando de la Orden de compra y de la factura Proveedor

Recepción del material

Se recibe el material verificándolo la congruencia con los doctos. de la orden de compra y la factura y el bien entregado, se elabora nota de entrada Almacén y acomoda en el espacio correspondiente


Notificación a control patrimonial

Se notifica a Control patrimonial anexándole una copia de la factura y de la entrada de almacén Encargado de almacén

Verificación de entregas pendientes de surtir a usuarios

Se revisan usuarios pendientes de surtir para verificar que ya exista el bien en el almacén y se procede a su registro para elaborar la Salida del almacén y se entrega a Control patrimonial


Elaboración de resguardo Se procede a dar de alta el bien en el SIACFI y se procede a elaborar el resguardo y a etiquetar el bien

Encargado de control patrimonial

Se entrega el bien El bien se entrega al usuario con una firma previa de recibido en la Salida de Almacén y en el Resguardo y se registra en el almacén

Encargado de control patrimonial y auxiliar de almacén

Se archiva documentación Se archiva el resguardo con la copia de la factura y de la orden de compra

Encargado de control patrimonial Termina

DRMS.04 Inventario físico de de activos fijos SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

Preparación del inventario Se procede a imprimir una relación del Padrón de activos fijos por responsable


Se elabora el programa de toma de inventarios con tiempos y movimientos

Se notifica al usuario responsable de la visita para la toma de inventarios físicos

Se asigna a las personas para la toma de los inventarios en base al programa

Inventario físico

Se lleva a cabo la toma de inventario físico correlacionando la existencia física del bien y el Padrón de activos fijos. En caso de encontrarse una situación anormal sobre el bien o este no se localice se registra en el documento

Auxiliar en la toma de inventarios

Conciliación Se elabora una conciliación, si procede, entre lo localizado y lo no localizado y se notifica al usuario para su conocimiento, dándole tiempo de aclaración


Asignación de responsabilidad

Se le notifica al usuario de los bienes no localizados para su aclaración o responsabilidad correspondiente


Ajustes al inventario

Si proceden los cambios en el resguardo del Usuario se procede a hacer los ajustes en el SIACFI y se recaban las firmas de responsabilidad correspondientes

Encargado de control patrimonial y usuario custodiante del bien

Conciliación con contabilidad

Se procede a notificar a contabilidad de cualquier cambio ocurrido en el Padrón de activos fijos y se concilian los importes por partida

Encargado de control patrimonial y coordinador de contabilidad Termina


ANEXO

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DRMS.05 Inventario físico de de artículos SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

Preparation del inventario Se procede a imprimir una relación de Artículos de almacén en existencia Encargado de almacén

Se elabora el programa de toma de inventarios con tiempos y movimientos

Se asigna a las personas para la toma de los inventarios en base al programa

Inventario físico

Se lleva a cabo la toma de inventario físico correlacionando la existencia física del artículo y la Relación de artículos de almacén. En caso de encontrarse una situación anormal sobre el articulo este no se localice se registra en el documento

Auxiliar en la toma de inventarios

Conciliación Se elabora una conciliación, si procede, entre lo localizado y lo no Encargado de almacén

Asignación de responsabilidad

Se le notifica al usuario de los bienes no localizados para su aclaración o responsabilidad correspondiente Encargado de almacén

Ajustes al inventario Si proceden los ajustes en el sistema con la autorización de la autoridad correspondiente Encargado de almacén

Conciliación con contabilidad

Se procede a notificar a contabilidad de cualquier cambio ocurrido en la Relación de artículos de almacén y se concilian los importes por partida

Encargado de almacén y coordinador de contabilidad Termina


ANEXO

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2.7 Lineamientos 2.7.1. Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta

IAVE.

DRMS9.1: Tarjetas IAVE LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA EL CONTROL Y

ADMINISTRACIÓN DE LA TARJETA IAVE.

CAPITULO I Disposiciones Generales

1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la adquisición, asignación, control y uso

de las Tarjetas IAVE, así como establecer las obligaciones y responsabilidades del personal en el manejo de la misma.

2. Para efectos de los presentes Lineamientos se entenderá por:

a. EL COLEF: El Colegio de la Fronteras Norte, A. C. b. USUARIOS: personal de mando medios y superiores, Investigadores, Personal de

apoyo académico, administrativo, Honorarios y estudiantes que tiene derecho a la asignación de la tarjeta IAVE.

c. TARJETA IAVE: La Tarjeta electrónica para cruce Vehicular que se otorga a los usuarios de EL COLEF, como una prestación para compensar el costo del peaje de la caseta de CAPUFE ubicada en Playas de Tijuana.

d. CAPUFE: Al organismo público federal descentralizado denominado Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, que expide la Tarjeta IAVE.

e. CONTRATO: Convenio celebrado entre El Colef y CAPUFE para la adquisición de tarjetas IAVE y la determinación de servicios adheridos a dicha tarjeta como descuentos, promociones, etc…

3. Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria para los usuarios, los becarios,

personal de honorarios por proyecto y demás personas que se les otorgue tarjeta IAVE por autorización específica.

4. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y, en su caso, a la Dirección

General de Administración y Finanzas interpretar para efectos administrativos los presentes Lineamientos, así como resolver los casos no previstos en los mismos.

5. La Tarjeta IAVE puede ser de dos tipos:

a. Personal, la que se otorga a los usuarios y demás personal por autorización específica. b. Utilitaria, se asigna a vehículos y camiones oficiales de El Colef.


ANEXO

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CAPÍTULO II De la Adquisición de la Tarjeta IAVE y de los servicios obtenidos

6. El Director General de Administración y Finanzas y el Director de Recursos Materiales y

Servicios son los responsables de celebrar el contrato con CAPUFE para la adquisición y la obtención de servicios (descuentos, promociones, etc..) de las Tarjetas IAVE, así como de representar a El Colef para todos los efectos administrativos relacionados con dichas Tarjetas.

7. Las tarjetas IAVE y los servicios obtenidos, serán utilizados únicamente en el pago de peaje

de la caseta de Playas de Tijuana.

8. El Colef pagará el costo de peaje de las casetas necesarias al personal académico (sindicalizado) para trasladarse de su domicilio a las oficinas de El Colef en la sede que le corresponda.

9. La cantidad de tarjetas IAVE adquiridas (por primera vez) será acorde a la cantidad de

usuarios activos y que tienen derecho a la tarjeta IAVE en el momento de la celebración del contrato.

10. En caso que se requieran tarjetas IAVE adicionales a las establecidas en el contrato vigente,

La Coordinación de Servicios Generales será la encargada de solicitarlas mediante oficio autorizado por el Director General de Administración y Finanzas y/o el Director de Recursos Materiales y Servicios, anexando la totalidad de la documentación requerida por CAPUFE.

11. El costo de la tarjeta IAVE será el convenido en el contrato vigente. Cualquier modificación en

el costo será de común acuerdo entre las partes. Para efectuar el pago de la tarjeta, la Coordinación de Servicios Generales solicitará la factura correspondiente a nombre de El Colef y deberá contener la totalidad de los requisitos fiscales vigentes.

12. El Coordinador de Servicios Generales deberá revisar y validar las facturas originales, con

firma autógrafa, para su trámite de pago, ante la Dirección de Finanzas.

CAPÍTULO III De la Asignación y Control de la Tarjeta IAVE

13. Las tarjetas IAVE se asignarán únicamente a los usuarios que pretendan realizar los cruces

mínimos requeridos en el numeral 23 de estos lineamientos.

14. La asignación de la tarjeta IAVE a los usuarios, será por oficio a petición del jefe inmediato del usuario y dirigido a la Coordinación de Servicios Generales. Tratándose de personal de mando e investigadores, la petición la realizarán directamente por oficio a la Coordinación de Servicios Generales. En el caso de estudiantes será solicitada por el Director General de Docencia mediante oficio a la Coordinación de Servicios Generales. La solicitud deberá indicar nombre completo, domicilio, teléfono particular, RFC y área de adscripción, así como


ANEXO

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anexar copia de la tarjeta de circulación del vehículo, licencia de manejo vigente y comprobante de domicilio (recibo de luz, agua o teléfono).

15. Las tarjetas IAVE podrán asignarse a personas distintas a los usuarios, entre ellas, los becarios,

los honorarios por proyectos y demás personal, siempre y cuando pretendan cumplir con los cruces mínimos requeridos en el numeral 23 y cuenten con la autorización expresa del Secretario General de Planeación y Desarrollo Institucional y/o del Director General de Administración y Finanzas. Las solicitudes serán por oficio dirigido a la Coordinación de Servicios Generales por petición del titular del área o responsable del proyecto donde estén adscritos o laborando dichas personas, justificando a detalle su asignación. Dicho oficio deberá contar con las firmas de autorización requeridas.

16. La asignación de la tarjeta IAVE será a través de oficio emitido por el Coordinador de

Servicios Generales, en el cual se señalará el número de tarjeta IAVE, las condiciones y obligaciones de uso, entre otros aspectos.

17. La Coordinación de Servicios Generales llevará un padrón del registro y control de las

Tarjetas IAVE, tanto de tipo Personal como Utilitarias, en el que también se consignen los movimientos de alta de usuarios o cancelación de las mismas. Dicha tarjeta contendrá un número de identificación que será registrado a nombre del usuario y de las personas que se les autorizó su asignación. Los registros serán controlados por la Coordinación de Servicios Generales.

18. Cada usuario y demás personal que reciba una Tarjeta IAVE, deberá firmar la

correspondiente constancia de asignación que al efecto le extienda la Coordinación de Servicios Generales.

19. La Tarjeta IAVE es intransferible y de uso exclusivo del usuario y de las personas a quienes se les

autorizó su asignación.

20. Queda prohibido sin excepción alguna, la asignación de tarjetas IAVE a los usuarios y demás personal que no cuenten con licencia de manejo a su nombre y tarjeta de circulación del vehículo.

21. No se asignarán tarjetas IAVE a los usuarios, becarios, honorarios por proyecto y demás personal,

cuyo traslado terrestre vehicular más cercano de El Colef a su domicilio particular actual y viceversa, no requiera el cruce de la caseta de playas de Tijuana, excepto tratándose del personal académico señalado en el numeral 8. Cualquier controversia al respecto será decisión del Secretario General de Planeación y Desarrollo Institucional y/o Director General de Administración y Finanzas, la asignación de la tarjeta IAVE.

22. La Tarjeta IAVE de tipo personal asignada, tendrá como vigencia la duración del encargo y/o

comisión. En el supuesto de permisos, licencias, separación del cargo, renuncia, remoción o fallecimiento, según corresponda, deberán regresarla y la Coordinación de Servicios Generales deberá cancelarla ante CAPUFE y darla de baja en su padrón de registro y control.


ANEXO

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23. Para tener derecho a la permanencia en el uso de la tarjeta IAVE el usuario y las personas a quienes se les autorizó su asignación deberán efectuar un mínimo de 20 y un máximo de 42 cruces por mes calendario, en el entendido que habrá meses que el computo máximo será de 44 o 46 cruces. Si no cumplen en un periodo determinado con el mínimo requerido, la tarjeta IAVE será solicitada mediante oficio a través de la Coordinación de Servicios Generales, y si rebasa el máximo se le cobrará el importe de los cruces excedentes vía nómina con base en un reporte que emite CAPUFE a partir de la quincena inmediata siguiente a su determinación.

CAPÍTULO IV

De los pagos de peaje

24. El Colef pagará el importe total de los adeudos originados por el uso de la tarjeta IAVE por periodos decenales, con cortes los días: 1, 11 y 21 de cada mes, así como de periodos especiales con corte mensual basados en los detalles de cruces registrados a través de los sistemas electrónicos de la página de IAVE de CAPUFE. Las facturas deberán expedirse a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C., y cumplir con los requisitos fiscales vigentes.

25. Los usuarios y demás personas que no cuenten con tarjeta IAVE ni con viáticos y tengan que

realizar una comisión de trabajo, cuyo traslado vehicular requiera el cruce de la caseta de playas de Tijuana, El Colef reembolsará el costo de peaje a través de caja chica en la Coordinación de Servicios Generales, presentando el oficio de Comisión debidamente autorizado por su Jefe Inmediato y, en su caso, con Visto Bueno del Jefe Superior del comisionado.

CAPÍTULO V

De las obligaciones y responsabilidades en el uso de la Tarjeta IAVE

26. El usuario y demás personal desde el momento de recibir la Tarjeta IAVE, será responsable de su uso y custodia. En caso de daño, robo, destrucción y extravió de la tarjeta, notificara ante oficio a la Coordinación de Servicios Generales y pagará el costo de la tarjeta al precio convenido en el contrato. Es necesario que en el oficio se indique la forma de pago y, en su caso, la solicitud de la reposición de la nueva tarjeta. (En caso de daño de tarjetas usadas también se cobrará)

27. En cumplimiento de la normatividad de CAPUFE, se deberá colocar en el parabrisas del

vehículo la Tarjeta IAVE y circular por los carriles autorizados para el uso de la misma.

28. El usuario y demás personal deberá devolver la Tarjeta IAVE cuando termine su relación laboral, a la Coordinación de Servicios Generales o al área de Recursos Humanos, previo a la entrega de su finiquito o indemnización. Para la liberación de adeudo deberá entregar con un día de anticipación a la Coordinación de Servicios Generales para la revisión y confirmación del buen funcionamiento de la Tarjeta.

29. Cuando por alguna razón, el sistema de CAPUFE invalide la Tarjeta IAVE, el usuario y demás

personal deberá hacerlo del conocimiento a la Coordinación de Servicios Generales de forma


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inmediata, a efecto de realizar las gestiones que correspondan ante el organismo para detectar las causas que impidieron su uso, y proceder, si fuera necesario, a la reposición de la Tarjeta.

CAPITULO VI Transitorios

30. Los presentes Lineamientos entraran en vigor a partir del 1º. de julio de 2008. 31. Quedan sin efectos las disposiciones administrativas emitidas con anterioridad en esta

materia.

En Tijuana, Baja California, a los treinta días del mes de junio de dos mil ocho.


ANEXO

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3.- DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

3.1. Servicios


DRH1. SERVICIO DE REALIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL PERSONAL

DRH1.1 Alta ISSSTE Incorporar al personal al servicio de seguridad social.

DRH1.2 Movimientos ISSSTE Notificar los movimientos que originen los cambios en las cambios de nombramiento, incapacidades, bajas, entre otros, del personal

DRH1.3 Curp Dar de alta al personal que aún no cuente con su alta en el CURP, estructurar su nomenclatura y notificarlo ante la SHCP.

DRH1.3 Alta SAR Dar de alta al personal que aún no cuente con su alta en el SAR

DRH1.4 Tarjeta de débito Tramitar ante las Instituciones bancarias, deseada por el empleado, una tarjeta de débito para que en ella se deposite su remuneración.

DRH1.5 Préstamo Bancomer Tramitar ante las Instituciones bancarias, satisfaciendo los requerimientos documentales que exijan, préstamos para el personal.

DRH1.6 Descuentos en tiendas Promocionar ante tiendas por departamento u otras, la posibilidad de obtener descuentos para las compras que realicen los empleados en ellas.

DRH1. 7 Sé turista en tu Estado Promocionar ante la Secretaría de Turismo la tarjeta que le permita descuentos al empleado en sus viajes de descanso, dentro del Estado de Baja California.

DRH1. 8 Gastos médicos mayores Tramitar ante la Aseguranza correspondiente la póliza de gastos médicos mayores, para la protección de la salud del empleado.

DRH1. 9 Alta seguro de vida Tramitar ante la Aseguranza correspondiente la póliza de vida, para la protección de los beneficiarios del empleado.

DRH1. 10 Renovación seguro vida Tramitar ante la Aseguranza correspondiente la renovación de la póliza de vida, para la protección de los beneficiarios del empleado.

DRH1. 11 Seguro mexicano auto Tramitar ante la Aseguranza correspondiente la póliza de seguro de auto, para la protección económica del empleado.

DRH1. 12 Seguro americano auto Tramitar ante la Aseguranza correspondiente la póliza de seguro de auto para transitar en Estados Unidos, para la protección económica del empleado.

DRH1. 13 Membrecías tiendas Conseguir la promoción a través de tarjetas de tiendas departamentales para beneficio de la economía familiar del empleado.

DRH1. 14 Préstamos hipotecarios Tramitar la inscripción del trabajador que lo solicite, en las convocatorias de FOVISSSTE.


ANEXO

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DRH1. 15 Préstamos ISSSTE Tramitar ante el ISSSTE, satisfaciendo los requerimientos documentales que exijan, préstamos para el personal.

DRH1.16 Trámites migratorios Realizar los trámites migratorios ante el Instituto Nacional de Migración del personal de procedencia extranjera que presta sus servicios en la Institución.

DRH2. ENTREGA DE DOCUMENTOS EN FORMA EXPRESA O A PETICIÓN

DEL INTERESADO

DRH2.1 Entrega estados cuenta SAR Entregar los estados de cuenta del SAR para que el empleado conozca de la disposición de saldo que tiene en su ahorro.

DRH2.2 Constancias de percepciones y deducciones

Entregar anualmente la constancia de percepciones y deducciones para efectos de presentación de declaración de impuestos ante la SHCP, en su caso.

DRH2.3 Estados de cuenta FOVISSSTE Entregar los estados de cuenta a aquellos empleados que cuenten con un préstamo del FOVISSSTE, para que conozcan su saldo.

DRH2.4 Credencial Entregar la credencial personal del empleado que lo identifica como empleado de la Institución.

DRH2.5 Cartas de trabajo Elaborar cartas de trabajo, a petición expresa del empleado que la requiera, para demostrar la relación laboral con la Institución.

DRH2.6 Cartas SNI Elaborar cartas de trabajo, a petición expresa del empleado que la requiera, para demostrar la relación laboral con la Institución.

DRH2.7 Constancias no adeudo Elaborar, en caso de retiro del empleado, su constancia de no adeudo para proceder a entregar su finiquito.

DRH2.8 Hoja única de servicios Elaborar al empleado cuando se da de baja, como constancia de sus cotizaciones ante el ISSSTE (para aplicación a la jubilación o devolución de aportaciones)

DRH3. CONTRATACIÓN DE

PERSONAL PARA COLABORAR EN LOS PROYECTOS

DRH3.1 Altas de personal Al trabajador de nueva contratación al que se recontrata se le elabora el movimiento de alta, documento con el cual al autorizarse se da de alta en nómina.

DRH3.2 Padrón de servidores públicos Informar al servidor público de la necesidad de realizar su declaración patrimonial.

DRH3.3 Integración de expediente Servicio de recopilación y archivo de documentos personal, para integrar el historial del empleado.

DRH3.4 Vacaciones Servicio de periodos de descanso de acuerdo con se marca en la normatividad correspondiente.

DRH3.5 Incapacidades Servicio de seguimiento de incapacidades del empleado, para integrar al expediente.

DRH3.6 Licencias Capturar las licencias del personal para su historial.

DRH3.7 Listas de asistencia Servicio de seguimiento de las incidencias del empleado, para integrar su expediente y realizar los ajustes a sus pagos


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respectivos de sueldos.

DRH3.8 Incidencias Llevar un record de sus incidencias para efectos de su expediente personal.

DRH3.9 Historial empleado Integrar el expediente en el transcurso del tiempo de los movimientos e incidencias del empleado.

DRH3.10 Evaluación al desempeño Servicio de aplicación y seguimientos del desempeño del empleado, para efectos de su expediente y/o promoción.

DRH3.11 Jubilaciones Tramitar ante el ISSSTE lo procedente integrando su expediente, dándole seguimiento.

DRH3.12 Finiquitos Tramitar los finiquitos cuando el empleado tenga la necesidad voluntaria o involuntariamente de retirarse de la institución.

DRH4. FORMULACIÓN DE LA

NÓMINA PARA PAGO A EMPLEADOS Realizar los cálculos necesarios para integrar el pago neto del empleado, calculando las retenciones pertinentes.

DRH5. ORGANIZACIÓN DE CURSOS

DE CAPACITACIÓN Facilitar la formación y actualización de los empleados de acuerdo a las necesidades de capacitación.

DRH6. OTORGAMIENTOS DE

PRESTACIONES

DRH6.1 Lentes Pagar el monto de los lentes autorizado por la SHCP.

DRH6.2 Guardería Proporcionar el servicio de guardería a los niños de los empleados en las horas y días laborables.

DRH6.3 Canastilla Maternal Otorgar un importe para apoyo de los gastos por un nuevo nacimiento de un hijo del empleado.

DRH6.4 Despensa Auxiliar en el gasto familiar del empleado de acuerdo a los montos autorizados.

DRH6.5 Ajuste de calendario Equilibrar el pago del empleado para ajustar el calendario de pagos a 365 días de los 360 días cubiertos en la nómina quincenal.

DRH6.6 Material didáctico para personal académico

Apoyar a las necesidades de desarrollo de material didáctico para el empleado con plaza académica.

DRH6.7 Aguinaldo Coadyuvar a los gastos de fin de año al empleado.

DRH6.8 Ayuda de transporte Apoyar en los gastos de traslado a las áreas de la Institución al personal académico.

DRH6.9 Prima antigüedad o quinquenio Reconocer la permanencia del personal colaborando dentro de la Institución.

DRH6.10 Prima vacacional Apoyar al empleado en su gasto vacacional.

DRH6.11 Días de descanso obligatorio Reconocer el esfuerzo del empleado al colaborar en días obligatorios de descanso.

DRH6.12 Menaje de casa Apoyar al empleado académico de nuevo ingreso que tenga su residencia fuera de la ciudad donde se encuentren ubicadas las oficinas.

DRH6.13 Estímulo por proyecto Apoyar al empleado de acuerdo a su productividad en los proyectos.

DRH7. REGISTRO, TRÁMITE Y PAGO

DE BECARIOS Realizar el registro, seguimiento y pago a los becarios, estudiantes activos.


ANEXO

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DRH8. OTROS SERVICIOS

DRH8.1 Organización de eventos Organizar eventos de esparcimiento para los empleados de acuerdo a los calendarios propuestos para ello.

DRH8.2 Estancia infantil Proveer el servicio de guardería dentro de las instalaciones de la Organización en la ciudad de Tijuana, para los hijos de los empleados.

DRH8.3 Apoyar en las actas de entrega recepción cuando hay cambio de personal

Apoyar a la persona saliente y entrante de un puesto para que realice el Acta de entrega recepción de bienes y valores de su responsabilidad.

DRH9. PARTICIPACIÓN EN EL

COMITÉ DE SEGURIDAD E HIGIENE Prevenir los riesgos de salud para los empleados.

DRH10. INTEGRACIÓN DE LA BRIGADA DE ACCIDENTES

Dar a conocer a las personas ante quienes se tiene que recurrir en caso de accidente.

3.2. Reglamentos

3.2.1. Reglamento Superación profesional

PROGRAMA DE SUPERACION PROFESIONAL 2005

PARA EL PERSONAL TÉCNICO ACADÉMICO, ADMINISTRATIVO Y DE LAS ÁREAS DE APLICACIÓN DE TECNOLOGÍA1.

En el marco de las disposiciones jurídicas y normativas contenidas que rigen a El Colegio de la Frontera Norte, A. C. se dispone incorporar el presente programa de superación profesional del personal, que sustituye a los programas anteriores de superación administrativa y de técnicos académicos, bajo los siguientes OBJETIVOS GENERALES Establecer mecanismos que favorezcan el desarrollo y la modernización continua de los procedimientos de gestión institucional, mediante la constante actualización y superación profesional del personal técnico académico, administrativo y de áreas de aplicación tecnológica de El Colef. Fortalecer sus estructuras de apoyo académico, administrativa y tecnológica, estimulando el arraigo y el mejor desempeño profesional del personal técnico académico, administrativo y en áreas de aplicación tecnológica de El Colef. Contar con un programa que permita apoyar las inquietudes de superación profesional del personal antes indicado, en congruencia con las necesidades institucionales. Este programa incluye estudios de maestría, doctorado, especializaciones y diplomados. 1 SIGEF, Sistemas, Cómputo, Ecoparque, Biblioteca y Estadística.


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CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA Formarán parte de este programa las actividades de superación profesional de carácter académico impartido por instituciones educativas locales, que cubran los siguientes requerimientos: Contenido compatible y relevante para el quehacer académico, administrativo y tecnológico de El Colef. Horarios que no interfieran con el desempeño de la actividad laboral de los aspirantes. Costo máximo de hasta $ 33,000.00 pesos M. N. anual para el pago de inscripción y colegiaturas, contra entrega de los respectivos comprobantes fiscales. Máximo de un año de duración para especializaciones y diplomados. Dos años para programas de maestría, condicionado a la renovación de este programa. Cuatro años para programas de doctorado, condicionado a la renovación de este programa. Únicamente se apoyarán estudios en instituciones de prestigio BENEFICIARIOS Podrán ser incorporados a este Programa aquellos miembros del personal técnico académico, administrativo y de áreas de aplicación tecnológica que cuenten con el grado de licenciado como mínimo, que se destaquen en el desarrollo de sus funciones, que tengan al menos 2 años de antigüedad laboral con plaza de tiempo completo en la institución o con plaza de honorarios y que cuenten con una amplia recomendación de su jefe inmediato superior. Queda excluido el personal con categoría de director y categoría superior. Los beneficiarios obtendrán el apoyo de la institución, hasta un monto de $ 33,000.00 pesos M.N. anuales, por persona, para pago de los costos de inscripción, colegiatura, exámenes y gastos de titulación, siempre y cuando cumplan lo estipulado en este programa y no rebasen el monto anual estipulado. CONVOCATORIA La Convocatoria para participar en el Programa será difundida por medios electrónicos y/o impresos una vez al año y estará limitada a apoyar financieramente a personas para que realicen estudios de acuerdo a lo descrito en este programa y a las disponibilidades del presupuesto anual institucional, de la siguiente manera: Un apoyo para persona técnico académico, un apoyo para personal administrativo y un apoyo para personal de las áreas de aplicación de tecnología. En caso que en alguna de las áreas no se presenten solicitantes, se podrá asignar más de un apoyo a las áreas que cuenten con más de un solicitante, siempre y cuando se llenen todos los requisitos. A la fecha de publicación de la Convocatoria se establecerá un periodo de treinta días hábiles para que los interesados en participar en el Programa, se registren como postulantes y envíen su documentación completa, misma que será solicitada en la convocatoria. El apoyo para estudios será otorgado en forma anual, conforme los planes y programas de estudio presentados por los miembros que resulten seleccionados.


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La convocatoria se realizará una vez al año, previa renovación del programa anual correspondiente. REQUISITOS DE ADMISION AL PROGRAMA Carta del jefe inmediato, acreditando el nivel de desempeño en sus funciones, identidad institucional y actitud general en su trabajo. Carta de exposición de motivos en la que se manifieste el interés por continuar su formación profesional, así como la compatibilidad del programa de estudios deseado con sus funciones laborales y el impacto de estos estudios en su futuro desempeño. Información relativa a la institución que la promueve, características del programa, duración, horarios, costos, etc. Título del nivel académico actual. PROCESO DE SELECCIÓN PARA INGRESAR AL PROGRAMA Presentar en la fecha señalada por la convocatoria los requisitos solicitados ante la Dirección de Recursos Humanos, quien proporcionará un número de registro al interesado y al expediente y verificará la información proporcionada. La Dirección de Recursos Humanos elaborará una matriz de registro del contenido y verificación de información del expediente. Dividirá los expedientes en tres grupos: 1. Técnicos Académicos, 2. Personal Administrativo y 3. Personal en áreas de aplicación de tecnología. Analizará el contenido de los expedientes y en caso de que no se hayan cumplido con los requisitos, lo expondrá en la matriz de registro. Una vez cerrada la convocatoria, la Dirección de Recursos Humanos, presentará a la Comisión para Otorgamiento de Apoyos (COA), integrada por la Secretaría General Académica, Secretaría General de Planeación y Desarrollo Institucional y la Dirección General de Vinculación y Apoyo Académico, la totalidad de matrices de registro de los tres grupos y mostrará los expedientes que hayan cumplido con las especificaciones requeridas, para la evaluación final. El otorgamiento del apoyo se basará en los siguientes criterios: Impacto de los estudios en su desempeño institucional, trayectoria dentro de la institución, grado académico actual, antigüedad laboral, apoyos anteriores y recomendación del jefe inmediato. La COA evaluará y seleccionará a tres solicitantes, uno por cada grupo, y notificará a la Dirección de Recursos Humanos, mediante acta debidamente firmada, del otorgamiento de los apoyos referidos. En caso de dudas, esta comisión podrá solicitar información adicional de los solicitantes. Los miembros del personal que se hayan registrado serán notificados de los resultados por medio de la Dirección de Recursos Humanos. CONDICIONES PARA RECIBIR EL APOYO EN CASO DE APROBACION Firmar carta compromiso, con vigencia al término de los estudios, en la que se comprometan a mantener un buen nivel de desempeño académico y laboral, comprometerse a laborar en la institución un mínimo de dos años posteriores a la fecha de terminación de sus estudios. Asimismo, debe aceptar que en caso de no


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concluir los estudios en el plazo establecido o retirarse de la institución antes de cumplir los dos años de labores, posteriores a la culminación de sus estudios, reembolsar a la institución el apoyo recibido en los siguientes términos: La totalidad de los pagos realizados por la institución, en caso de no titularse en el término de 2 años y medio. Si se tituló y se retira de la institución, antes de los dos años de labores comprometidos en este instrumento, deberá resarcir a la institución de los fondos, en una proporción igual al tiempo no laborado. La totalidad de los pagos realizados por la institución, en caso de causar baja del programa, por cualquier causa. Proporcionar reportes o comprobantes de su aprovechamiento, semestralmente. Mantener un promedio de 85% de aprovechamiento en sus cursos. SEGUIMIENTO La Dirección de Recursos Humanos de El Colef será la encargada de dar seguimiento a las actividades de superación profesional, una vez que hayan sido otorgados los apoyos, a través de: Presentación por parte del interesado de las calificaciones o documentación verificable sobre la acreditación de las asignaturas registradas en cada periodo (bimestre, semestre, trimestre, etc.) SOLICITUD DE REINSCRIPCIÓN. Asimismo, cualquier persona que cause baja o incumplimiento de los términos de la Carta Compromiso, no podrá ser considerado de nuevo como posible beneficiario de este programa. La Dirección de Recursos Humanos informará, en forma semestral, a la COA sobre el aprovechamiento de las personas en el programa. Las personas que no llenen los requisitos establecidos en este programa, podrán ser dadas de baja por la COA y deberán reembolsarle a la institución el monto del apoyo recibido según se establece en este documento.


ANEXO

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3.2.2. Reglamento Estancia Infantil

1.- BENEFICIARIOS DEL SERVICIO. Serán beneficiarios del servicio los hijos de trabajadores y estudiantes del Colegio de la Frontera Norte, que tengan entre 46 días de nacidos y hasta 6 años cumplidos al 1ro. de septiembre. La estancia cuenta con 12 lugares en 3º de preescolar, 12 lugares en 2º de preescolar, 12 lugares en 1º. de preescolar, 12 lugares en el área de maternal II, 12 lugares en el área de maternal I y 10 lugares en el área de lactantes. En caso de que la demanda del servicio sea mayor a su oferta se elaborará una lista de espera sujeta a las siguientes prioridades de admisión detalladas más adelante y los espacios disponibles por grupo. En el caso de los lactantes, si no se incorpora al niño en la fecha solicitada, se pasará automáticamente a lista de espera (salvo en casos de fuerza mayor)1. Las prioridades de admisión por categoría de los beneficiarios son como sigue (siempre y cuando la solicitud se haya hecho con al menos 3 meses de anticipación):

a) Plaza b) Honorarios c) Becarios d) Estudiantes e) Proyectos (según los casos para no interrumpir la dinámica de trabajo de los grupos)

2.- REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN.

a) Copia de acta de nacimiento. b) Copia de la cartilla de vacunación actualizada. c) Constancia médica. d) 4 fotografías tamaño infantil. e) Llenar formato de inscripción y cubrir la cuota anual correspondiente. f) Pagar la primera mensualidad. g) Carta donde autoriza la mamá o papá a 2 personas que recoja al menor. h) Al niño se le deberá de proveer de todo lo requerido en la lista de materiales necesarios, de acuerdo

a la sala que le corresponda, en la cuarta semana de agosto. Excepto lactantes. 1 El caso de los lactantes por espacios


ANEXO

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3.- CUOTAS, INASISTENCIAS Y BAJAS.

a) Es obligatorio que los padres de familia efectúen un pago anual por cada niño por concepto de inscripción que será destinado a la compra de material educativo, que se aplicará en la segunda quincena del mes de junio de cada año.

b) Es obligatorio que los padres de familia efectúen el pago de su cuota mensual los cinco primeros días de cada mes, aún en periodo vacacional.

c) Bajo ninguna circunstancia se exentará del pago mensual cuando el niño deje de asistir por cualquier causa. En caso de solicitar la baja del niño de la Estancia, el niño perderá su lugar a menos de que se continúe con el pago mensual correspondiente hasta un mes a excepción de las licencias de gravidez, en caso contrario, al volver estará sujeto a que haya espacio disponible en la sala correspondiente.

d) No se admitirá a los niños cuando el padre no asista a las instalaciones de El Colef, a menos de que éste se encuentre en comisión por causas laborales dejando a una persona responsable del niño.

e) Las cantidades a pagar por concepto de inscripción y cuota mensual serán revisadas anualmente por la comisión mixta de la estancia infantil, sobre la base de la inscripción y cuotas vigentes.

4.- BECAS.

a) El Colegio de la Frontera Norte, a través de la estancia infantil, otorgará anualmente becas parciales

de la cuota mensual. Quedarán asignadas a niños de preescolar las becas necesarias para llegar al total del porcentaje requerido por el Sistema Educativo Estatal.

b) Se tomará como criterio para la asignación de las becas un estudio socioeconómico, elaborado por la encargada de la estancia y supervisado por la Comisión Mixta de la Estancia Infantil a las familias solicitantes del apoyo, en la segunda quincena de agosto.

c) Se tomará en cuenta para el otorgamiento de la beca, lo siguiente: • Ingresos Mensuales Familiares (estudio socioeconómico) y prestación de ayuda de

guardería • Número de hijos.

d) En caso de que durante el año quede vacante alguna de las becas, se asignará siguiendo los mismos criterios de otorgamiento y estará vigente hasta el final del ciclo escolar.

En junio de cada año se harán las solicitudes de beca para el siguiente ciclo escolar.


ANEXO

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5.- RECEPCIÓN Y ENTREGA DE LOS NIÑOS.

a) El horario de entrada de los niños a sus áreas será a las 9:00 a.m., con excepción de los investigadores, que por la naturaleza del trabajo que desempeñan tengan que llegar a las instalaciones del COLEF en horas posteriores a las estipuladas en este inciso con previo aviso.

b) Es responsabilidad de los padres notificar con anticipación (al menos un día antes) a la Estancia, en caso de que su hijo tenga que entrar o salir en un horario diferente a lo establecido.

c) La Estancia no proporciona desayuno, por lo que los niños deberán tomarlo en su casa, y en el caso de los lactantes, al menos una ingesta de leche.

d) La Estancia recibirá solamente a los niños que cumplan con los requerimientos de artículos de uso personal o material previamente establecidos por la misma (se entregará la lista al inscribir al niño).

e) Todos los niños deberán ingresar despiertos a la Estancia Infantil, para así corroborar que el niño se encuentra en buen estado de salud y evitar conflictos de cualquier índole.

f) Los padres de familia deberán de informar al momento de entregar a sus hijos (as), sí estos tuvieron algún accidente (mordidas, caídas, golpes en la cabeza, quemaduras, etc.) ya sea en su hogar o en otro lugar.

g) El horario de entrega de los niños será exclusivamente en la Estancia Infantil hasta las 16:50 horas. h) En caso de no ser el padre o madre, o de no estar registrado la persona que recoja al hijo(a), se

deberá de avisar personalmente o por teléfono y pedirle a la persona que recoja al niño que presente o muestre identificación.

6.- PRESENTACIÓN E HIGIENE.

a) Los niños deberán presentarse: aseados y peinados, y con las uñas cortadas. En caso de algún problema de higiene que pueda afectar a los demás niños, se suspenderá por 3 días. En caso de que se presente nuevamente el problema el niño será expulsado.

b) Los niños deberán presentarse con pañal limpio. c) No traerán alhajas, juguetes personales ni golosinas. d) Todas sus prendas vendrán marcadas con su nombre en un lugar visible, o la estancia no se hará

responsable de la pérdida de objetos. e) Todos los viernes se le entregará a los padres para su lavado, las sábanas, cobijas y otras cosas

que utilizan los niños durante la semana. f) Los niños deberán presentarse con el uniforme requerido de acuerdo al grupo que pertenecen.

7.- DIETA Y SALUD.

a) La estancia informará diariamente de los alimentos que se les proporciona a los niños, el cual será elaborado por la cocinera, con base al menú proporcionado por un nutriólogo.

b) La estancia infantil realizará un rol de los padres de familia para la compra semanal y extraordinaria de la despensa necesaria. Se entregará a la madre o al padre en su caso en cuestión la lista de la despensa el día viernes de cada semana, siendo su obligación entregar a la estancia la despensa completa apegada estrictamente a la lista el día lunes siguiente a más tardar a las 9:15 a.m.

c) En caso de que un niño requiera una dieta especial, los padres proporcionarán los insumos necesarios para la elaboración de dicha dieta y el justificante médico que avale el cambio.

d) Las mamás del área de lactantes que deseen alimentar a sus niños, lo harán en la sala de lactancia. e) Si el niño requiere que se le administre algún medicamento, el personal no está autorizado a aplicar

ningún medicamento. Será responsabilidad de la madre del niño o del padre en su caso de administrarlo.


ANEXO

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f) En caso de que alguno de los niños se accidente dentro de la Estancia, la Coordinación de la misma, está obligada a notificar inmediatamente a los padres del niño en cuestión y explicarles los detalles del accidente.

g) En caso de presentarse alguna urgencia o síntoma de enfermedad del niño, la Coordinación de la Estancia notificará de inmediato a los padres para que se hagan cargo personalmente de su niño.

h) No se admitirán niños con fiebre ni con síntomas de enfermedades infecto-contagiosas. i) La estancia cuenta con un botiquín de primeros auxilios. j) Mantener actualizada la cartilla de vacunación cada vez que se vacune al niño.

8.- DISCIPLINA (Relaciones entre Niños y Maestras).

a) Las maestras deberán enseñar a los niños en forma gradual, con paciencia y respeto, las reglas a seguir dentro del salón de clases y las comunicarán a los padres de familia para que apoyen con su seguimiento en casa.

b) Las maestras deberán tratar a los niños con respeto a su individualidad. c) En el caso de que algún niño muestre en forma repetida falta de respeto al trabajo de sus compañeros.

Por ejemplo destrucción del trabajo o de la comida de otros niños; o que provoque un daño físico a sus compañeros o maestros, tal como golpear o morder, las maestras deberán orientar la atención y energía del niño mediante actividades alternativas de aprendizaje durante una semana.

d) En el caso de que la actitud del niño persista, a pesar de los esfuerzos de sus maestras, la coordinación de la estancia se entrevistará de inmediato con los padres, a fin de solicitarles que busquen ayuda profesional que oriente, tanto a ellos como a las maestras, sobre el trato que se debe dar al menor en un plazo no mayor a 15 días. Asimismo, los padres y las maestras se comprometerán a trabajar de manera conjunta para ayudar al niño hasta que el psicólogo lo dé de alta.

e) En el caso de que los padres no busquen ayuda profesional para el niño, en esos 15 días, su permanencia en la Estancia Infantil quedará condicionada a que lo hagan. Si no hay cambio de conducta se dará de baja al menor por seguridad de sus compañeros.

9.- CONSIDERACIONES GENERALES.

a) Las quejas o comentarios sobre el servicio dado en la Estancia Infantil, que no hayan sido resueltos satisfactoriamente, a opinión del padre de familia, deberá hacerse por escrito a la dirección con copia a la Comisión Mixta de la Estancia Infantil a la brevedad posible.

b) La Coordinación de la Estancia considerará las observaciones y comentarios de los padres de familia, estableciendo para ello los siguientes mecanismos de comunicación:

a. Entrevista personal con la coordinadora y en caso que lo requieran los padres podrá estar presente la Comisión Mixta de la Estancia Infantil.

b. En caso de que el padre lo considere necesario pude solicitar una reunión con la Comisión Mixta de Estancia Infantil.

c. Buzón de quejas y sugerencias. d. Junta de padres de familia.

c) Las juntas deberán ser convocadas con una semana de anticipación a la fecha de su realización, y podrán ser solicitadas tanto por los padres, como por la Coordinación de la Estancia o por la Comisión Mixta de la Estancia.

d) Los Programas Educativos que se implementen podrán ser consultados por los padres de familia cuando así lo soliciten.

e) La Estancia proporcionará un informe escrito sobre el desempeño escolar de los niños a los padres que lo soliciten.


ANEXO

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f) La Estancia admitirá en calidad de visitantes, solo niños menores de 6 años hijos de trabajadores de El Colef, siempre y cuando exista espacio y personal suficiente para atenderlos, para lo cual deberán llenar un formato de solicitud donde se especifiquen los datos de los padres y donde localizarlos en caso de emergencia. El pago será de 50 pesos por día,

g) Por sanidad ambiental el acceso a la estancia estará restringido al personal de la misma, y en el área de lactantes solo podrán estar las maestras, salvo en las ocasiones en que la coordinación de la estancia lo determine.

h) No se podrá entregar, ni recoger a los niños en lugar distinto de la Estancia Infantil. i) En los meses de septiembre, enero y junio se realizarán simulacros de evacuación y se tomará el

tiempo record de salida. j) Se prohíbe proponer o dar gratificaciones al personal de la Estancia Infantil. k) En cada organización de festivales se consultará con los padres su capacidad de gasto para la

compra del vestuario, esto para evitar gastos excesivos o en otros casos se les solicitará de lo que ya tengan en su casa.

Horario de Atención: Lunes a Viernes 9:00 a 16:50 horas

El presente reglamento será revisado anualmente.

Tijuana, B. C. a 10 de junio de 2009

Atentamente Comisión Mixta de la Estancia Infantil

Profa. Maritza Gutiérrez Padilla Encargada de la Estancia Infantil

C.P. Aida Araceli Ochoa Directora de Recursos Humanos

Dra. Sárah Martínez Pellegrini Padres de familia

Lic. Teresa de Jesús Contreras Domínguez Integrante de la Comisión SIPCOLEF

Lic. Carlos Vladimir Ruelas González Integrante de la Comisión SIPCOLEF


ANEXO

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3.2.3. Reglamento para el reconocimiento y evaluación del desempeño del personal administrativo y de apoyo

I N D I C E

I.- OBJETIVO II.- LINEAMIENTOS GENERALES III.- COMITE DE EVALUACION IV.- REGLAMENTACION V.- DISPOSICIONES GENERALES


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OBJETIVO De acuerdo con la importancia que constituye el desarrollo del personal, en este caso el administrativo y de apoyo de El Colegio de la Frontera Norte A.C., se considera la implementación de un programa de Reconocimiento y Evaluación al Desempeño, cuyos resultados permitirán generar información útil y confiable referente a la situación actual del personal de referencia, al tiempo que se podrá apreciar su desempeño con objetividad. El presente documento está registrado en el Convenio de Desempeño de la institución, según consta en la cláusula segunda del capítulo II. Asimismo está inscrito en las prioridades establecidas tanto en el Plan Nacional de Desarrollo, como en el Programa Nacional de Modernización de la Administración Pública (PROMAP) bajo el subprograma relacionado con la dignificación, profesionalización y ética del servidor público, el cual tiene como objetivo contribuir directamente a la productividad. En virtud de que se busca promover y estimular un mejor desempeño del personal administrativo y de apoyo adscrito a El Colegio de la Frontera Norte A.C., es importante que se incentive un cambio de actitud y establecer compromisos con relación a su trabajo, con el fin de incrementar la calidad en el desempeño de sus funciones. Asimismo, es conveniente hacer del conocimiento de los empleados la situación que prevalece respecto de su desempeño, a fin de que haya retroalimentación continua, que genere la oportunidad de detectar también las necesidades de capacitación del personal, para desde allí conformar los programas de capacitación de la Institución, obteniendo además la información necesaria que sirva como base para el otorgamiento de compensaciones y promoción de categorías.

LINEAMIENTOS GENERALES

Personal a beneficiar: Los estímulos se otorgarán al personal que ocupe o tenga nombramiento de plaza administrativa y de apoyo adscrita a El Colef, por lo que en ningún caso se deberá considerar a los Servidores Públicos Superiores y de Mandos Medios, al personal académico, docente, científico y tecnológico. Fuentes de financiamiento: El pago de estos estímulos se hará con base a las economías que se generen del presupuesto aprobado a la Institución, así como de la generación de recursos propios, en la inteligencia de que su asignación no alterará el alcance de las metas ni la realización de los objetivos prioritarios de El Colef. Vigencia: La vigencia de los estímulos será por periodos de seis meses y tendrán el carácter de eventuales o transitorios, proporcionándose de acuerdo con las disponibilidades presupuestales del ejercicio fiscal y en función del desempeño del personal administrativo y de apoyo.


ANEXO

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COMITÉ DE EVALUACION

• Se integrará un Comité de Evaluación, el cual será presidido por el Titular de El Colegio de la Frontera Norte A.C, quien tendrá voto de calidad; el Secretario General de Planeación y Desarrollo Institucional, el Director General de Administración y Finanzas y el Director de Recursos Humanos.

• De cada área o departamento el Comité de Evaluación, recibirá, registrará, analizará y comprobará los

merecimientos de cada trabajador y la calificación emitida por el encargado del área o departamento. • El Comité de Evaluación, tendrá la facultad de resolver cualquier asunto no previsto en el presente

reglamento y apelaciones que se presenten, emitiendo en su oportunidad las resoluciones respectivas, mismas que serán de carácter irrevocable.

REGLAS ESPECÍFICAS PARA LA ASIGNACION DE LOS ESTIMULOS • Los estímulos se otorgarán al personal administrativo y de apoyo que tengan una antigüedad mayor de

tres meses dentro de la plantilla autorizada. • Los estímulos se cubrirán con las economías del presupuesto autorizado a El Colef y con los recursos

propios que se generen. • El recurso a repartir dependerá del monto total a distribuir, del número y nivel de empleados y de la

calificación asignada. • El estímulo individual dependerá de la calificación individual asignada y del sueldo del empleado. • La cantidad total para el pago de estímulos, será autorizada por el Presidente de El Colef. • El pago se efectuará cada seis meses.

POLITICAS DE EVALUACION AL DESEMPEÑO El Programa de Reconocimiento y Evaluación al Desempeño se considerará como una herramienta efectiva de retroalimentación, que ayudará al logro de los objetivos particulares y generales de la Administración. • El Comité de Evaluación realizará evaluaciones semestrales, a través de los formatos previamente

establecidos. • Se otorgará un plazo no mayor de 15 días hábiles después del cierre de cada semestre para proceder a

la aplicación de la evaluación. • La evaluación será aplicable a aquel trabajador que tenga una antigüedad en El Colef de tres meses en

adelante. • Es responsabilidad de cada Director de Área y de cada Coordinador evaluar objetivamente al personal a

su cargo, dado su carácter como factor determinante para considerar al trabajador en las promociones o compensaciones que puedan otorgarse.


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• Las áreas que no cumplan en tiempo y forma con las evaluaciones del desempeño de sus trabajadores, no serán consideradas para recibir estímulo.

• La información que se recabe será de carácter confidencial

DISPOSICIONES GENERALES

Los estímulos son beneficios económicos adicionales y en ningún caso tendrán el carácter de un derecho laboral o de obligatoriedad, ni estarán sujetos a negociaciones salariales

Ya que evaluar el desarrollo del personal requiere de un análisis minucioso, se recomienda ser lo más objetivo posible, tomando en consideración el desempeño general observado por el personal durante todo el periodo evaluado.

INSTRUCCIONES SOBRE EL LLENADO DE LA EVALUACION I.- DATOS GENERALES En esta parte se anotará la información que identifica al empleado y que facilita el procedimiento de datos, así como sus funciones y principales logros en el período a evaluar.

a) Registro de los antecedentes laborales del trabajador a evaluar (nombre, fecha de ingreso, número de empleado, puesto, antigüedad en el puesto, departamento y periodo a evaluar).

b) Elaboración de una lista de las funciones generales del puesto que desempeña el trabajador. c) Enlistar en orden de importancia tres principales funciones que haya realizado el trabajador en el

periodo a evaluar. II.- APRECIACION GENERAL Se refiere a la apreciación global que tiene el Jefe inmediato respecto al desempeño del personal a su cargo, sin llevar a cabo un análisis minucioso del mismo. Escala de calificación:

(5) Excelente.- Su desempeño es superior por encima de lo establecido para el puesto. (4) Muy Bueno.- Su desempeño es superior por encima de lo establecido. Supera el rendimiento de una persona competente. (3) Bueno.- Es competente. La persona satisface los requisitos establecidos para el puesto.

(2) Suficiente.- La persona cubre los requisitos mínimos aceptables del puesto, debe mejorar en un plazo breve. (1) Deficiente.- Insatisfactorio ó insuficiente. La persona en su desempeño y sus resultados no satisface los requisitos mínimos del puesto, se requiere tomar alguna medida o acción.


ANEXO

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III.- EVALUACION DEL RENDIMIENTO DEL TRABAJO Son los factores a calificar con sus correspondientes parámetros para valorar el desempeño mostrado en la realización de su trabajo, considerando una escala del 1 al 5. a) Aptitudes y conocimiento del puesto Parámetros de medición:

Si se tienen conocimientos parciales que no permiten el debido cumplimiento de los deberes, requisitos y especificaciones del puesto

Si se tienen conocimientos necesarios Si se tiene conocimientos suficientes Si se tienen conocimientos completos en todas las fases del trabajo, las cuales redundan en la

simplificación y mejoramiento constante de las funciones propias del área b) Volumen y/o cantidad de trabajo que desarrolla normalmente Parámetros de medición:

Si en el trabajo se muestran rendimientos mínimos requeridos por el puesto Si el trabajo es bueno, pero su desarrollo es insuficiente, respecto a la carga Si se cumple con la carga de trabajo asignada en forma satisfactoria de acuerdo con los

requisitos del puesto Si se realiza trabajo adicional que excede de los requisitos normales del puesto

c) Calidad de trabajo Parámetros de medición:

Si el trabajo que se desarrolla contiene errores pocos frecuentes Si el trabajo desarrollado es bueno, pero con deficiencias Si el trabajo es bueno, sin errores Si Las labores son de óptima calidad

d) Iniciativa Parámetro de medición:

Si se demuestra pocas veces, pero no es operante o realiza trabajos incompletos Si se demuestra pocas veces, algunas de cierto beneficio y se considera como un trabajo bueno Si se demuestra con frecuencia, siempre con beneficio y se considera como un trabajo muy

bueno. Si los trabajos realizados tuvieron efecto trascendente y se considera como sobresaliente.

e) Cooperación y trabajo en equipo Parámetro y medición:

Si se muestra poca voluntad para cooperar en nada más allá de sus obligaciones Si coopera en todo, siempre y cuando se solicite Si coopera en todo, sin que se le pida hacerlo Si colabora con entusiasmo y espontaneidad en los asuntos, en la medida de sus posibilidades


ANEXO

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f) Disciplina

Parámetro de medición: Si se admiten órdenes e instrucciones, pero siempre protesta, aunque cumple con ellas lo mejor

que puede Si se admiten órdenes e instrucciones, protestando esporádicamente Si se admiten órdenes e instrucciones, en general con buen modo, pero con cierto grado de

resistencia Si se admiten órdenes e instrucciones, de buen modo invariablemente

g) Responsabilidad Parámetro de desarrollo:

Si durante el horario de trabajo se advierte falta de cuidado en las labores Si el interés mostrado por el trabajo es aceptable, pero podría mejorarse Si el interés mostrado por el trabajo es aceptable Si muestra pleno interés y cuidado en todas las actividades encomendadas

IV.- POTENCIAL DE DESARROLLO Este apartado se refiere a la capacidad que tiene el trabajador para ser considerado a desarrollar actividades de mayor responsabilidad.

a) Planeación y organización de sus actividades b) Carácter y discreción en responsabilidades de índole especial c) Conocimientos y aptitudes para ocupar puestos de mayor responsabilidad.

V.- CAPACITACION Y MEJORA DE DESARROLLO Con el objeto de actualizar, modificar y enriquecer los programas existentes de capacitación y adiestramiento, se pretende detectar las necesidades del personal en aquellos aspectos de menor dominio o bien reforzar y actualizar la capacidad existente. Se busca también, detectar la posibilidad de aplicar en el desempeño de sus labores los conocimientos adquiridos en la capacitación.


ANEXO

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I. DATOS GENERALES NOMBRE: ______________________________________FECHA DE INGRESO:____________NUM. EMPLEADO:______ PUESTO______________________________________________ANTIGUEDAD EN EL PUESTO:___________________ DEPARTAMENTO:__________________________________________________________________________________ PERIODO A EVALUAR: ___________________________ CALIFICACION Y/O PUNTAJE _____________________ FUNCIONES GENERALES DEL PUESTO_______________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________

RESULTADOS OBTENIDOS ENLISTE EN ORDEN DE IMPORTANCIA LOS TRES PRINCIPALES TRABAJOS REALIZADOS DURANTE EL PERIODO DE REVISION Y COMPARE CONTRA LO PROGRAMADO, ESPECIFICANDO EL PORCENTAJE DE AVANCE: 1___________________________________________________________________________________ ___________% 2___________________________________________________________________________________ ___________% 3___________________________________________________________________________________ ___________% II. APRECIACION GENERAL DEFICIENTE (1) SUFICIENTE (2) BUENO (3) MUY BUENO (4) EXCELENTE (5) ------------------- --------------- ------------------ --------------------- ------------------ III. APTITUDES Y CONOCIMIENTO DEL PUESTO

1 2 3 4 5 CONOCIMIENTO Y HABILIDAD PARA DESARROLLAR SU TRABAJO ——— ——— ——— ——— DOMINIO QUE TIENE SOBRE OPERACION Y FUNCIONES DE SU PUESTO ——— ——— ——— ———


ANEXO

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2009 2009 2010

CAPACIDAD PARA REALIZAR SUS FUNCIONES ENCOMENDADAS, AUN SIN SUPERVISION ——— ——— ——— ——— CONOCIMIENTO DEL EQUIPO QUE OPERA ——— ——— ——— ——— CANTIDAD DE TRABAJO 1 2 3 4 5 DESARROLLA TODAS SUS TAREAS DENTRO DE SU JORNADA DE TRABAJO ——— ——— ——— ——— RAPIDEZ EN LA TERMINACION DE SU TRABAJO ( RITMO DE TRABAJO ) ——— ——— ——— ——— CALIDAD DE TRABAJO 1 2 3 4 5 PRECISION Y OPORTUNIDAD CON QUE REALIZA SUS TAREAS ——— ——— ——— ——— REVISION DE ACTIVIDADES Y/O TAREAS EVITANDO COMETER ERRORES ——— ——— ——— ——— LIMPIEZA Y PRESENTACION EN LOS TRABAJOS ASIGNADOS ——— ——— ——— ——— INICIATIVA 1 2 3 4 5 DA IDEAS PRACTICAS QUE MEJORAN EL FUNCIONAMIENTO Y/O SISTEMA DE SU TRABAJO ——— ——— ——— ——— DISPOSICION HACIA EL TRABAJO QUE MANIFIESTA A TRAVES DE ESMERO E INTERES EN EL MISMO ——— ——— ——— ——— ACTUALIZACION EN LAS FUNCIONES DE SU TRABAJO ——— ——— ——— ———


ANEXO

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2009 2009 2010

COLABORACION Y TRABAJO EN EQUIPO 1 2 3 4 5 DISPOSICION DE AYUDA PARA CON SUS COMPAÑEROS DE TRABAJO, JEFE INMEDIATO Y ATENCION A CLIENTES ——— ——— ——— ——— EFECTUAR Y/O APOYAR POR PROPIA INICIATIVA EN OTRAS ACTIVIDADES, SIN INSTRUCCIONES PREVIAS DE SU JEFE INMEDIATO ——— ——— ——— ——— INTERES Y COLABORACION EN LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS} ( ACTITUD HACIA EL TRABAJO ) ——— ——— ——— ——— GRADO DE DISPOSICION CON QUE SE VINCULA CON SUS COMPAÑEROS Y SUPERIORES ——— ——— ——— ——— DISCIPLINA 1 2 3 4 5 RESPONSABILIDAD EN CUANTO A LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD EN SU TRABAJO ——— ——— ——— ———

1 2 3 4 5 DISPOSICION PARA ASUMIR LAS NORMAS Y POLITICAS DEL CENTRO Y LAS INSTRUCCIONES MISMAS DE SU JEFE INMEDIATO ——— ——— ——— ——— ACTITUD ANTE LAS CRITICAS Y/O SUGERENCIAS EN Y PARA SU TRABAJO ——— ——— ——— ——— MANEJO DE LA INFORMACION QUE LE HA SIDO CONFIADA ——— ——— ——— ———


ANEXO

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2009 2009 2010

RESPONSABILIDAD 1 2 3 4 5 CUMPLIMIENTO EN LA REALIZACION DE LAS TAREAS O ACTIVIDADES ASIGNADAS ——— ——— ——— ——— CUMPLIMIENTO EN LAS OBLIGACIONES DEL PUESTO ——— ——— ——— ——— UTILIZACION DEL TIEMPO DE LA JORNADA DE TRABAJO ——— ——— ——— ——— CAPACIDAD PARA ANALIZAR, INTERPRETAR Y APLICAR POLITICAS Y NORMAS ESTABLECIDAS A EFECTO DE SOLUCIONAR PROBLEMAS ——— ——— ——— ——— PLANEACION Y ORGANIZACION 1 2 3 4 5 PLANEA Y JERARQUIZA SUS ACTIVIDADES CUIDANDO CUMPLIR CON SU TRABAJO EN EL TIEMPO ESTABLECIDO ——— ——— ——— ——— DA SEGUIMIENTO A LOS ASUNTOS ASIGNADOS HASTA LA CULMINACION DE LOS MISMOS ——— ——— ——— ——— MANTIENE UN ORDEN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y/O TRABAJOS ENCOMENDADOS ——— ——— ——— ——— IV. POTENCIAL Y MEJORA DE DESARROLLO

1 2 3 4 5 REUNE LOS CONOCIMIENTOS Y LA CAPACIDAD PARA OCUPAR PUESTOS DE MAYOR RESPONSABILIDAD ——— ——— ——— ——— CAPACIDAD PARA APLICAR EN EL TRABAJO LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS MEDIANTE LA CAPACITACION ——— ——— ——— ———


ANEXO

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2009 2009 2010

CAPACIDAD DE COMPROMISO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS Y METAS DE LA INSTITUCION ——— ——— ——— ——— V. CAPACITACION REQUERIDA CURSOS Y TEMAS DE ACTUALIZACION QUE SE REQUERIRAN PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO ( ANOTAR EN ORDEN DE IMPORTANCIA )

CURSO: MOTIVO: EXPECTATIVA: 1_________________________________ _____________________________ ______________________________ 2_________________________________ _____________________________ ______________________________ 3_________________________________ _____________________________ ______________________________ BREVES COMENTARIOS DE CARACTER GENERAL ( IMPORTANTE NO DEJAR EN BLANCO ESTE ESPACIO )

TRABAJADOR JEFE INMEDIATO JEFE INMEDIATO SUPERIOR

(JEFE DE SU JEFE )


ANEXO

147

200920092010

3.3. Políticas

3.3.1. Becarios DRH001

POLITICAS DE INCORPORACION Y PERMANENCIA DE BECARIOS DE APOYO

Marco Normativo: Desde un punto de vista normativo, de acuerdo al texto del Clasificador por Objeto de Gastos emitido por la S.H.C.P. el 13 de octubre del 2000, la partida de Becas (4107) de El COLEF constituye una "asignación destinada al sostenimiento o ayuda de estudiantes y personas que realizan estudios en planteles educativos del país o del extranjero". Bajo este marco, el desarrollo de una Política de mediano y largo plazo en materia de Incorporación de Becarios a El COLEF, deberá de sentar las bases necesarias de carácter jurídico, administrativo y operativo, que permitan que estos importantes recursos sean administrados en apego a las necesidades académicas y al cumplimiento de los objetivos de investigación y formación de recursos humanos que caracterizan a nuestra Misión institucional. En el contexto de El COLEF, se considerarán becarios aquellos estudiantes activos del nivel medio o superior que reciben una asignación mensual por parte de la Institución como apoyo a su formación académica, durante un período definido, no mayor a dos años. En complemento a lo anterior y como apoyo a su formación profesional, El COLEF se compromete a incorporarlos a la realización de proyectos o actividades afines con las de su campo de estudios. Tipos de Becarios de Apoyo: De acuerdo a la forma de reclutamiento y selección a través de la cual se incorporan a El COLEF, así como de acuerdo al origen de los recursos financieros utilizados para el pago de sus becas, los "becarios de apoyo" pueden ser de 2 tipos:

a) Los asignados a departamentos, autorizados como apoyo a la realización de una actividad específica, como parte del programa anual departamental. Estos becarios son apoyados con recursos fiscales, previstos en nuestro presupuesto anual.

Estos becarios se incorporarán a propuesta del Director Departamental, con el auxilio de la Dirección de Recursos Humanos en el reclutamiento de candidatos. Firmarán un convenio de duración anual que podrá ser renovado una sola vez, previa evaluación de su desempeño.

b) Los asignados a proyectos, son aquellos que son reclutados a través de convenios con otras Instituciones Educativas o por los propios responsables de los proyectos, de acuerdo a los protocolos propuestos y recursos presupuestales complementarios, obtenidos expresamente para las investigaciones respectivas.


ANEXO

148

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Estos becarios se incorporarán a propuesta de los responsables de los proyectos. Su permanencia dependerá de la duración del proyecto al que se incorporen sin que, en ningún caso, una misma persona pueda ser becario de la Institución por un período superior al de dos años. Cuando la disponibilidad presupuestal del capítulo 4000 así lo permita, se podrá tener becarios por proyecto pagados con recursos fiscales como apoyo por la celebración del convenio que se haya llevado a cabo entre EL COLEF y los financiadores y usuarios del proyecto, con este tipo de becarios no habrá período máximo de contratación . Niveles de Becarios: Desde el punto de vista administrativo existirán dos niveles de becarios dependiendo de su grado académico, con becas de montos diferenciados, de acuerdo a los tabuladores que se establecerán anualmente, según las previsiones presupuestales respectivas.

Categoría Monto Mensual de la Beca A: Estudiantes de nivel medio superior o superior. $3,789.00 - $ 14,500.00

Categoría Monto Mensual de la Beca

B: Estudiantes de nivel Maestría y Doctorado. $14,501.00 - $ 15,071.45

Nota: En el caso de los becarios por proyecto, los montos a pagar no deberán rebasar el tope del monto autorizado a la categoría A. Estudiantes de nivel medio superior o superior más un 30%. Actividades de los Becarios: Las actividades a desempeñar por los becarios incorporados a El COLEF dependerán de las características de los programas departamentales o de los proyectos de investigación en los que participen. Entre otras, se contemplan las actividades relativas a la operación de sistemas y manejo de técnicas para la captura, el procesamiento y análisis de información, así como la transcripción de trabajos supervisados y el desempeño de actividades administrativas, en apoyo a los proyectos de investigación o los programas departamentales en cuestión. El becario realizará sus actividades bajo la supervisión y dirección del Director de Departamento o, en su caso, del responsable del proyecto al que se encuentre adscrito, quien a su vez evaluará el desempeño del mismo. Al término del período por el que se otorga la Beca, el Director del Departamento o, en su caso, el responsable del proyecto reportará ante la instancia que corresponda el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos gestionándose, en su caso, la renovación de la Beca respectiva, según lo estipulado en este marco normativo.


ANEXO

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Derechos y obligaciones de los Becarios. El Becario gozará de los siguientes derechos durante el tiempo que permanezca adscrito a la Institución:

a) Recibir en forma quincenal el importe de su Beca.

b) Ser acreditado por sus servicios a los proyectos de El Colef, por los responsables de los mismos.

c) Recibir los créditos correspondientes a su participación en los proyectos de la Institución.

d) Acceder a los servicios de la Biblioteca, Cómputo, las bases de datos liberadas de El Colef y servicios de transporte oficial, en los mismos términos que el personal de apoyo de El Colegio.

e) Participar en los eventos académicos organizados y promovidos por la Institución.

f) Conocer con anticipación a la firma del Otorgamiento de Beca, las condiciones y actividades específicas a las cuales el becario se compromete. Asimismo, en el caso de que surja una divergencia con relación a dichas actividades, el becario podría apelar a las instancias académicas correspondientes.

Asimismo el Becario asumirá las siguientes obligaciones:

a) Realizar las tareas especificadas en el Acuerdo de Otorgamiento de Beca firmado con El Colef.

b) Dedicar 30 horas semanales (de lunes a viernes) a la realización de las actividades comprometidas

con la Institución.

c) Mantener las áreas y equipos que le sean facilitados en las mejores condiciones de operación, limpieza y eficiencia.

d) Cumplir con todas las normas de comportamiento y desempeño derivadas de la reglamentación

Institucional.


ANEXO

150

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3.3.2. Horas extras DRH003

Propósito Establecer procedimientos claros y uniformes en las practicas de trabajo de tiempo extra, así como su forma de pago

Fecha de Efectividad Este formato entrará en vigor a partir del 1o. de Mayo del 2004. Alcance Este procedimiento se aplica al personal de plaza presupuestal de Apoyo

Académico y Administrativo. Responsabilidad Empleado Requisitar el formato de autorización

para tiempo extra Director o Jefe Inmediato Verificar y autorizar el tiempo extra Jefe Inmediato Superior Firma de Visto Bueno el tiempo extra Recursos Humanos El pago correcto del tiempo extra Definiciones Se define el tiempo extra, aquel que se labora en exceso al tiempo normal de

trabajo, y por actividades extraordinarias que no son las propias del puesto, el cual tendrá una duración de acuerdo a la siguiente tabla:

Duración Horario Días Total

Semanal 8 Hrs. 9:00 am a 5:00 pm Lunes a viernes 40 Hrs. En esta jornada se incluyen 1 hrs para comer, que se comuta como

tiempo trabajado, Formatos aplicables Autorización para tiempo extra Procedimiento Paso Acción 1 Se pagará tiempo extra sobre las horas trabajadas, después de

cumplida el tiempo normal de trabajo. 2 El empleado entrega debidamente requisitado el formato para

tiempo extra al Director o jefe inmediato. 3 El Director o jefe inmediato verifica y autoriza el tiempo extra

reportado por el empleado y recaba la firma de Visto Bueno del jefe inmediato superior.

4 El Director o jefe inmediato envía el formato a la Dirección de Recursos Humanos

5 Después de completado el horario de trabajo de 40 hrs en una semana, deberá pagarse el tiempo extra, con una compensación de 100 % más por cada hora laborada por las primeras 3 hrs diarias durante tres días a la semana ,por las horas subsecuentes que excedan de nueve horas a la semana se pagará un 200 % más del salario.

6 Cuando se trabaje en día sábado, se pagará como día de descanso trabajado, en caso de se labore tiempo extra al horario normal para este día, las horas se acumularán a las horas extras ya laboradas en la semana.


ANEXO

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7 Cuando se trabaja en día Domingo, se pagará como día de descanso trabajado, además de la prima dominical correspondiente.

8 Cuando se trabaje en días de descanso obligatorio y además sea festivo otorgados por la ley o de manera general a todos los empleados, se pagará un 200 % además del salario normal por las horas trabajadas, sin acumular este tiempo a las horas extras que se hubieran trabajado durante la semana, a menos que se trabaje a cambio de recibir el beneficio de descansar otro día, previamente notificado, en cuyo caso, se considera como tiempo normal.

9 Solamente el Director o jefe inmediato de cada área podrá permitir a un empleado trabajar horas extras.

10 En los casos de empleados que hayan tenido ausentismo injustificado, no deberán autorizarse para trabajar tiempo extra dentro de la misma semana en que se haya registrado la falta.

3.3.3. Acta de entrega - recepción DRH004 Fundamento. Con base al Decreto y Acuerdos publicados en el Diario Oficial de la Federación los días 14 de septiembre de 2005 y 13 de octubre de 2005 respectivamente por la Secretaría de la Función Pública. Objeto Garantizar la continuidad en la prestación de los servicios públicos, así como el aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y materiales, preservando los documentos, valores, programas, estudios y proyectos existentes en El Colef, a la fecha en que los servidores públicos se separen de su empleo, cargo o comisión, para que quienes los sustituyan en sus funciones, cuenten con los elementos necesarios que les permitan cumplir cabalmente con sus tareas y obligaciones. Sujetos Todos los servidores públicos superiores y mandos medios, así como los Directores de Direcciones Regionales de El Colef. Lineamientos Con base al acuerdo por la SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA el 13 de octubre de 2005, todos los servidores públicos superiores y mandos medios, así como los Directores de Direcciones Regionales de El Colef, aplicarán las disposiciones relativas a la entrega y recepción de la Unidad y los asuntos a su cargo, en el momento en que sean destituidos de sus puestos. Como parte del procedimiento, se establece, en la normatividad respectiva, lo siguiente:

I. La entrega y recepción se hará al tomar posesión del empleo, cargo o comisión, previa protesta. En los casos en los que la separación de un servidor público se efectúe sin existir nombramiento o designación de su sucesor, se nombrará a quien por naturaleza de sus funciones se estime conveniente, para efectuar la recepción.

II. Los documentos o información que se agreguen al acta administrativa serán sobre los aspectos más

relevantes. El titular de la entidad los presentará en forma concentrada y global (instructivo 2) , mientras los demás servidores lo harán en forma analítica (instructivo 1)


ANEXO

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III. La verificación de lo contenido en el acta será realizada por el servidor público entrante o por el Órgano Interno de Control, en un término no mayor de quince días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega y recepción, lapso en el que se harán aclaraciones y proporcionará información adicional, de ser solicitada.

IV. De observar irregularidades en la entrega, durante el lapso señalado, se harán del conocimiento del

Órgano Interno de Control para que el servidor público saliente proceda a su aclaración, de conformidad con el régimen de responsabilidades administrativas de los servidores públicos. No hacerlo equivale a incurrir en responsabilidad en términos de la Ley.

V. La entrega del servidor público saliente no lo exime de las responsabilidades en que hubiera incurrido

en términos de Ley.

VI. No hacer la entrega en los términos del acuerdo será motivo de requerimiento por el Organo Interno de Control para que en un lapso no mayor de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha de separación del empleo, cargo o comisión cumpla con esta obligación. Por lo que el servidor público entrante al tomar posesión del encargo se levantará acta circunstanciada, con asistencia de dos testigos, dejando constancia del estado en que se encuentren los asuntos y haciéndolo del conocimiento del superior inmediato y del Órgano Interno de Control, con el fin de que se promuevan las acciones que correspondan, en aplicación del régimen de responsabilidades administrativas de los servidores públicos, si fuere el caso.

VII. En el acta de entrega del servidor público saliente hará constar la aceptación expresa de su renuncia,

así como la causa o motivo de su separación en la titularidad del empleo, cargo o comisión. VIII. En caso de cese, despido o destitución, el servidor público saliente no quedará relevado de elaborar

el acta administrativa descrita. Lo no previsto en las presentes políticas, se aplicará lo que al respecto señala la SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Procedimiento

Responsable Actividad Dirección General y/o Dirección de área

Notifica con oficio al departamento de Recursos Humanos con anticipación (un mes) la baja del director o coordinador, así como el oficio de alta del nuevo servidor público.

Dirección de Recursos Humanos Remite oficio al servidor público saliente en donde se especifica la obligación que tiene de presentar Acta de entrega-recepción, a dicho oficio se anexará el archivo del formato de actas de entrega- recepción, el oficio se hará con copia a la Contraloría Interna de la Institución y Remite oficio al servidor público entrante en donde se especifica la obligación que tiene de presentar Acta de entrega-recepción cuando concluya su cargo. El oficio se hará con copia a la Contraloría Interna de la Institución.

Dirección o Coordinación Saliente Lleva a cabo la entrega-recepción y remite copia a la Dirección de Recursos Humanos y Contraloría Interna.


ANEXO

153

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3.3.4. Política aplicable a la prestación de ayuda de transporte CONCEPTO Ayuda de Transporte se define como el apoyo otorgado vía nómina para el personal docente y no docente de El Colef que así lo justifique, de acuerdo a lo establecido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro del paquete de prestaciones autorizadas bienalmente. CRITERIOS DE ASIGNACIÓN Podrán recibir ayuda de transporte el personal que deban cumplir con una comisión laboral institucional fuera del horario de transporte oficial de El Colef, y a la que no se le pueda asignar el uso de alguno de los vehículos propiedad de El Colegio de la Frontera Norte A.C. MODALIDADES DE ASIGNACIÓN Se otorgarán ayudas de transporte, bajo las siguientes modalidades:

CONTINUA: Por mas de un periodo o quincena DISCONTINUA: Por una sola ocasión

PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN: Cuando se requiera de ayuda de transporte de forma continua o discontinua, el jefe inmediato solicitará por escrito y con el Vo. Bo. del jefe inmediato superior a la Dirección de recursos Humanos dicha ayuda, conteniendo el oficio de solicitud la justificación del otorgamiento del pago, en caso de ser procedente el Director General Administrativo de El Colef firmará de autorizado. La Dirección de Recursos Humanos determinará el monto a asignar de acuerdo a la justificación y disponibilidad del ejercicio presupuestal. El pago de este concepto no podrá ser retroactivo (dos meses) de haberse realizado la comisión laboral mencionada en la justificación. La ayuda de transporte queda sujeta a disponibilidad presupuestal y tendrá renovación anual en el mes de enero de cada año, mediante listado anual autorizado por la Secretaria de Planeación y Desarrollo Institucional. La ayuda de transporte no será otorgada al personal docente y no docente que deba representar a la Institución en lugares distintos de la Ciudad donde labore, en cuyo caso procederá otro tipo de apoyos plenamente establecidos.


ANEXO

154

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3.3.5. Política aplicable a la prestación de menaje de casa

Nombre Menaje de casa Clave

Fecha de Implementación Mayo 2005

Alcance Personal académico de nuevo ingreso, personal académico y administrativo que sea transferido a laborar a cualquiera de las oficinas regionales y/o de representación. En ambos casos personal contratado con plaza presupuestal.

Objetivo Regular la prestación de menaje de casa Descripción

• El personal deberá llenar el formato “Solicitud de Menaje de casa” y presentarla en la Dirección de Recursos Humanos

• De conformidad a lo estipulado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la cantidad constituye un ingreso gravable para el trabajador.

• El Trabajador deberá anexar, los documentos comprobatorios de los

gastos originados por el pago de pasajes y mudanza de muebles • Los comprobantes deberán cumplir con los requisitos fiscales

mencionados en el Código Fiscal y las Leyes del Impuesto sobre la Renta y el del Valor Agregado.

• Se otorgará, por concepto de menaje de casa, hasta un máximo de un

mes de sueldo de un investigador Titular “A”. • Solo se podrán presentar pasajes correspondientes al trabajador y su

familia directa, (únicamente cónyuge e hijos), en su caso se podrá reembolsar el pasaje de otro familiar cuando éste compruebe, por medio de un notario público, la dependencia económica al trabajador.


ANEXO

155

200920092010

3.4. Formatos

3.4.1. Cédula de plaza administrativa

CÉDULA PARA CANDIDATOS A PLAZA

CANDIDATO

NOMBRE

C.U.R.P. :

LUGAR DE NACIMIENTO:

EDO. CIVIL:

GRADO DE ESTUDIOS:

ESCUELA:

REQUISICIÓN DE PLAZA

DEPARTAMENTO QUE LO SOLICITA :

ACTIVIDADES A CUBRIR:

PLAZA:

MOTIVO:

TIPO DE CONTRATO:

HORARIO:

SUELDO MENSUAL BRUTO:

INICIO DE CONTRATO:

AUTORIZA

_________________________________


ANEXO

156

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3.4.2. Cédula de becarios

CÉDULA PARA CANDIDATOS A BECARIO

NOMBRE:

R.F.C. :


EDO. CIVIL:

GRADO DE ESTUDIOS:

ESCUELA:

REQUISICIÓN DE BECARIO

DEPARTAMENTO QUE LO SOLICITA :


MOTIVO:

HORARIO:

BECA MENSUAL :

INCIO DE CONVENIO :

AUTORIZADO

____________________________________


ANEXO

157

200920092010

3.4.3. Cédulas

COORDINACIÓN DE RELACIONES LABORALES CÉDULA PARA CANDIDATOS A SERVICIOS PROFESIONALES

NOMBRE:

R.F.C.


EDO. CIVIL:

DOMICILIO ACTUAL:

GRADO DE ESTUDIOS

ESCUELA:

REQUISICIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES:

DEPARTAMENTO QUE LO SOLICITA:


MOTIVO:

TIPO DE CONTRATO:

IMPORTE DE HONORARIOS MENSUALES BRUTOS:

INICIO DE CONTRATO:

AUTORIZADO

_________________________________


ANEXO

158

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3.4.4. Solicitud de horas extras

EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

AUTORIZACION PARA TIEMPO EXTRA

144 SANCHEZ VAZQUEZ KARLA

CLAVE EMPLEADO (Apellido Paterno, Materno y Nombre (s) )

COORDINACION DE NOMINAS 1A. QUINC. DE FEBRERO 2004

DEPARTAMENTO QUINCENA DE PAGO

DIA FECHA HORA

NUMERO DE HORAS

MOTIVO

DIA MES AÑO DE A

DOMINGO 2 FEBRERO 2004 9:00 AM

6:00 PM

9 INFORMACION PARA AUDITORIA

LUNES 3 FEBRERO 2004 5:00 PM

9:00 PM

4 CONCILIACION CON CONTABILIDAD

MARTES 4 FEBRERO 2004 5:00 PM

7:00 PM

2 LLENADO DE FORMATOS PARA CONACYT

MIERCOLES 5 FEBRERO 2004 9:00 AM

5:00 PM

8 LLENADO DE FORMATOS PARA CONACYT

TOTAL 23 0 0

FECHA: 10 DE FEBRERO 2004

AUTORIZA VISTO BUENO

C.P. CARMEN SALAZAR MEZA C.P. ALEJANDRA MARQUEZ ESTRADA


ANEXO

159

200920092010

3.4.5. Machote de acta de entrega-recepción

ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCION DE (Nombre de la Unidad administrativa que entrega)

En la Ciudad de _________________________ siendo las _______ horas el día ___ de ____________ del año _________ se reunieron en las oficinas que ocupa la ______________ de El Colegio de la Frontera Norte A.C. (dirección o coordinación que entrega, ejemplo Secretarías, direcciones Generales, Fzas, R.H., presupuesto, etc, según sea el caso) sitas en ______________________, la (el)C. __________________________ (domicilio) (quien deja el cargo)

quién deja de ocupar el cargo de ______________________________ y la (el) (cargo que se deja)

C. _____________________________ con motivo de la designación de que fue (quien acepta el cargo) objeto, por parte del ________________________ (nombre y cargo) de El Colegio de la Frontera Norte A.C para ocupar, con fecha ________________________ (fecha a partir de la cual toma posesión del cargo)

, la titularidad del puesto vacante, mismo que fue sometido a la ratificación del Órgano de Gobierno en su sesión ordinaria de fecha__________________ con fundamento en el art. 58 fracc. XI de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, procediéndose a la entrega y recepción los recursos asignados a la _______________de conformidad con lo establecido En el Decreto y (Secretaría, dirección o coordinación) acuerdos publicados en el Diario Oficial de la Federación los días 2 y 5 de septiembre de 1988 respectivamente, por la entonces Secretaría de la Contraloría General de la Federación (SECOGEF), actualmente Secretaría de la Función Pública (SFP) y al oficio circular No. SP/100/765/96 de fecha 5 de junio de 1996, expedido por el entonces Titular del Ramo. Intervienen como testigos de asistencia, la (el) C. ________________________ (nombre del primer testigo)

y el (la) C.__________________________, manifestando el primero prestar sus (nombre del segundo testigo)

servicios en El Colegio de la Frontera Norte como ________________________ (cargo del primer testigo)

y tener su domicilio particular en __________________________ en esta ciudad identificándose con ____________________________________


ANEXO

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(identificación: credencial de elector, licencia, pasaporte)

No. __________________, y el segundo también manifiesta prestar sus servicios en la misma Institución como _________________________________, (cargo del segundo testigo) identificándose con ______________________________ No. ____________ (identificación: credencial de elector, licencia, pasaporte)

con domicilio particular en _____________________________, los dos de esta Ciudad de _______________________________________________________ Asimismo, se encuentra presente en el acto el (la) C. ______________________________, Titular del Órgano Interno de Control en la Institución para intervenir conforme a las atribuciones que establece el Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública..------------------------------------------------------------------------------------------- La (el) C. _______________________________ Proporcionará todos los datos (nombre del que deja el cargo)

Por su parte la (el) C. ___________________________, recibirá documentación (nombre de quien recibe el cargo)

y recursos asignados a la presente acta, así como para solicitar información y documentación que sea pertinente (existe la opción de que la personal que entrega y recibe pueden designar a otra persona para que entregue y reciba).---------------------------------------- .................................................................................................................................-------------------------------------------HECHOS:------------------------------------------ I.-MARCO JURIDICO. En Anexo _____ se relaciona el marco jurídico de actuación de la Unidad Administrativa conforme a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, actos jurídicos de creación; reglas de operación, y demás disposiciones vigentes que resulten aplicables, así como manuales de organización, de procedimientos, de trámites y servicios al público, o de cualquier otro tipo.

II.-SITUACION PROGRAMATICA. (Se entrega programa de trabajo del año y del siguiente según sea el caso, además de mencionar los avances y niveles de cumplimiento al mismo). Anexo _____

III.- SITUACION PRESUPUESTAL. (Se entrega el presupuesto asignado a la unidad administrativa con presupuesto original, presupuesto ejercido y saldo a la fecha de la entrega, así como las modificaciones al mismo.

Se debe anexar los oficios de autorización.

En el anexo (34) se muestra el presupuesto asignado a esta Unidad Administrativa por (35) mediante oficio (36) fechado (37). Las cifras que se incluyen en los informes presupuestarios corresponden al periodo de (38), los cuales se presentan en forma analítica en los Anexos (39). -------------------------------------------------------------------------------- Cabe hacer notar que el presupuesto fue modificado (40) conforme al (a los) oficio(s) (41) girado(s) por (42) con fecha(s) (43) afectándose un(a) (44) del (45) con un importe global de (46) en los capítulos (47). -----------------------------


ANEXO

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Las últimas conciliaciones de los presupuestos de esta Unidad Administrativa fueron realizadas con (48), el día (49), con el siguiente resultado (50).

(34) Número de anexo que corresponda al presupuesto asignado. (35) Oficialía Mayor, Dirección General de Programación y Presupuesto o unidad administrativa que haya

comunicado la asignación. (36) Número de oficio de la Oficialía Mayor, Dirección General de Programación y Presupuesto o equivalente. (37) Señalar con letra la fecha (día, mes y año) de expedición del oficio. (38) Señalar con letra el periodo al que corresponden los informes presupuestarios (del día, mes y año al día

mes y año). (39) Número de anexo(s) que corresponda a los informes presupuestarios. (40) Este comentario se incluirá solamente en caso de haberse presentado modificaciones de reducción o

aumento presupuestario. (41) Número del oficio que autorizó la modificación presupuestaria. (42) Denominación de la Unidad Administrativa o Autoridad que comunicó la modificación presupuestaria. (43) Señalar con letra la fecha (día, mes y año) de expedición del (de los) Oficio(s) de modificación

presupuestaria. (44) Indicar si es aumento o reducción, con respecto al presupuesto original. (45) Porcentaje de aumento o reducción, con respecto al presupuesto original. (46) Cantidad con número y letra, del aumento o reducción. (47) Anotar el número de los capítulos afectados (2000, 3000, 5000; etc.). (48) Denominación de la Unidad Administrativa con la que se efectuó la conciliación, normalmente será con la

Dirección General de Administración o de Programación y Presupuesto o su equivalente, conforme al Reglamento Interior de la dependencia o conforme al Estatuto Orgánico o algún otro instrumento jurídico de la entidad.

(49) Señalar con letra la fecha (día, mes y año) en que se realizó la(s) conciliación(es) presupuestaria(s). (50) Señalar el resultado de la conciliación, si hubo o no diferencias; en caso positivo, señalar las diferencias

que resultaron.

PRESUPUESTO PARA PROGRAMAS ESPECIFICOS (51). ---------------------------------------------------------------- A fin de poder realizar el (los) programa(s) (52), la (53) asignó a esta Unidad Administrativa, por conducto de la (54) mediante oficio (55) fechado (56) un presupuesto de (57). Para dar debida cuenta de su situación y ejercicio, se incluyen los anexos (58) con cifras que comprenden el periodo correspondiente del (59). Las últimas conciliaciones de este presupuesto por programas específicos se realizaron con (60), haciéndose constar el siguiente resultado (61).

(51) Esta sección deberá ser incluida únicamente en caso de que se hayan manejado recursos específicos

para realizar acciones de programas sectoriales, institucionales, regionales y/o especiales. (52) Nombre del (los) Programa(s) específico(s). (53) Denominación de la Unidad Administrativa, Dependencia o Entidad.

(54) Denominación de la Unidad Administrativa que haya comunicado oficialmente la asignación de recursos adicionales o específicos.

(55) Número del oficio.

(56) Señalar con letra la fecha (día, mes y año) del oficio.


ANEXO

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(57) Importe con número y letra del presupuesto para programas específicos.

(58) Número de los anexos que correspondan a los presupuestos específicos.

(59) Día, mes y año de inicio y terminación del periodo.

(60) Nombre de la Unidad Administrativa o Dependencia con quien se realizaron las conciliaciones.

(61) Señalar el resultado de la conciliación, si hubo o no diferencias; en caso positivo, señalar las diferencias que resultaron.

IV.- ESTADOS FINANCIEROS Se deberán entregar los estados financieros de la Institución a la fecha de la entrega Los estados financieros de la Unidad Administrativa, a la fecha de entrega, son los siguientes: (62), los cuales se integran como Anexo (63). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(62) Mencionar los Estados Financieros con que se cuente a la fecha del Acta, por ejemplo: Balance y estado de resultados.

(63) Número(s) de anexo(s) que corresponda(n) a los Estados Financieros.

V.- RECURSOS FINANCIEROS (Se entrega fondo revolvente anzas de referente a la comprobación del gasto o el importe según sea el caso) Se deberá presentar el saldo en bancos a la fecha de la entrega y sus respectivas conciliaciones con nombre y firma de las personas autorizadas para la expedición de cheques, además de los talonarios y pólizas de cheque que se encuentran sin uso, cheque y efectivo en poder de la unidad de apoyo administrativo, inversiones en valores, cambio de registro de firmas, fideicomisos, mandatos y contratos análogos, donativos

Se entrega(n) (64) fondo(s) revolvente(s) que maneja la Unidad Administrativa con un importe total de (65) y que se analiza(n) en el Anexo Núm. (66). El (los) fondo(s) es (son) entregado(s) con base en los datos contenidos en dicho Anexo. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bancos. El (los) saldo(s) en Bancos a la fecha de la presente entrega asciende(n) a la cantidad de (67), según Estado(s) de Cuenta Bancario(s) expedido (s) oficialmente por la(s) Institución(es) correspondiente(s), mismo(s) que fue(ron) conciliado(s), Anexo(s) (68). Para la expedición de cheques y/o transferencias bancarias electrónicas con cargo a la(s) cuenta(s) de referencia se tienen registradas las firmas de los CC. (69) y (70) y quienes firman mancomunadamente, por lo que se procedió, con motivo del presente acto, a solicitar la cancelación del registro de las mismas y a registrar en su lugar las de los CC. (71) y (72) según oficio No. (73) fechado (74) del cual se incluye copia en el Anexo (75) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

En este caso se entregan, conforme a la relación contenida en el Anexo (76), tanto los talonarios/pólizas de cheque utilizados y relación de transferencias bancarias electrónicas realizadas durante la gestión del C. (77) como los que se encuentran sin uso-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A la fecha de esta Acta el (los) último(s) Cheque(s) expedido(s), y/o transferencias bancarias electrónicas realizadas por el responsable del manejo de la(s) cuenta(s) bancaria(s) es (son) el (los) número(s) siguiente(s): ------------

Nombre de la Institución Bancaria (78). ---------------------------------------------------------------------------------------- Número de cuenta (79). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Número de cheques o número de las transferencias bancarias electrónicas (80). ---------------------------------- Importes (81). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cheques y Efectivo en poder de la Unidad de Apoyo Administrativo. -------------------------------------------


ANEXO

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A la fecha de la presente entrega existen en poder del área administrativa correspondiente (82) cheques pendientes de entregar a los beneficiarios por un importe de (83) Anexo (84). En este acto se hace entrega de (85) que existen en efectivo en dicha Unidad para las finalidades que se mencionan en el Anexo (86). ------------------------------------

Inversiones en Valores, Títulos o Plazos Preestablecidos. ---------------------------------------------------------- El C. (87) hace constar sobre la existencia (o no existencia) de inversiones en valores, a plazos preestablecidos, en

títulos, u otras inversiones realizadas con recursos asignados a esta Unidad Administrativa (88). Se hace constar también sobre (la existencia o no existencia) de recursos cobrados por cuenta de terceros (89) o de recursos captados por otras causas (90). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Cambio de Registro de Firmas. ------------------------------------------------------------------------------------------------ Se hace constar que se ha realizado el cambio de los registros de firmas para los siguientes trámites: Autorización de

Cuentas por Liquidar Certificadas, según Anexo (91), Actuación como Pagador(es) Habilitado(s), según Anexo (92), Autorización para el trámite de cualquier otro bien o servicio, según Anexo (93). ---------------------------------------

Fideicomisos, Mandatos y Contratos Análogos. ------------------------------------------------------------------------- Se hace entrega de la relación de fideicomisos públicos no considerados entidad paraestatal, mandatos y contratos

análogos que coordina la dependencia (o entidad) según Anexo (94). ----------------------------------------------------- Donativos y subsidios. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Se entrega la relación de donativos y subsidios otorgados por la dependencia (o entidad), en el último ejercicio de

acuerdo al Anexo (95). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(64) Señalar el número de Fondo(s) Revolvente(s) que se entrega(n).

(65) Suma total del (de los) fondo(s) revolvente(s) que maneja la Unidad Administrativa, con número y letra, así como tipo de moneda.

(66) Número de anexo asignado a la integración del (de los) fondo(s) revolvente(s) que maneja la Unidad Administrativa, especificando importe en efectivo, gastos en trámite de recuperación, gastos pendientes de cobro y sus comprobantes.

Bancos.

(67) Suma total de saldos en Bancos a la fecha del Acta, con número y letra, así como tipo de moneda.

(68) Número que corresponda a las conciliaciones de los saldos en Bancos a la fecha de la entrega-recepción.

(69), (70) Nombres y cargos de las personas cuyas firmas estaban registradas para firmar cheques y/o autorizadas para realizar transferencias bancarias electrónicas hasta la fecha del Acta.

(71), (72) Nombre y cargo de las personas cuyas firmas se registran como autorizadas para la expedición de cheques y/o transferencias bancarias electrónicas.

(73) Número de oficio emitido por la Unidad Administrativa para notificar el cambio de firmas a las Instituciones Bancarias.

(74) Señalar con letra la fecha (día, mes y año) del oficio a la(s) Institución(es) Bancaria(s).

(75) Número de anexo que corresponda al oficio a la(s) Institución(es) Bancaria(s).

(76) Número de anexo que corresponda a la relación de talonarios/pólizas de cheques utilizados y sin uso.

(77) Nombre del servidor público que realiza la entrega.

(78) Nombre de la Institución Bancaria a la que corresponde la cuenta.

(79) Número de la cuenta bancaria.

(80) Número del último cheque expedido y/o transferencia bancaria electrónica realizada con cargo a cada una de las cuentas bancarias.


ANEXO

164

200920092010

(81) Importe del último cheque expedido y/o de la transferencia bancaria electrónica de cada una de las cuentas bancarias.

Cheques y efectivo en poder de la Unidad de Apoyo Administrativo.

(82) Cantidad de cheques pendientes de entregar a beneficiarios, en poder del área de apoyo de la Unidad Administrativa correspondiente.

(83) Importe total con número y letra, así como tipo de moneda de los cheques pendientes de entregar a beneficiarios.

(84) Número de anexo que corresponda a la relación de cheques pendientes de entregar a beneficiarios.

(85) Importe del efectivo existente con número y letra, así como tipo de moneda.

(86) Finalidad o motivos para los que se tenía el efectivo en la Unidad de Apoyo Administrativo, por ejemplo: Gastos Menores.

Inversiones en Valores, Títulos o Plazos Preestablecidos. (87) Nombre del servidor público que realiza la entrega.

(88) En caso afirmativo, indicarlo e incluir como anexo un desglose identificando el tipo de inversión, la institución/dependencia con quien se haya hecho, el monto, la fecha y la autorización en que se basó la operación.

(89) Por ejemplo: Impuestos. En caso afirmativo presentar la relación correspondiente.

(90) Por ejemplo: Venta de publicaciones. En caso afirmativo presentar en anexo el "Estado de Ingresos y Egresos", correspondiente.

Cambio de Registro de firmas. (91) Número de anexo en que se incluye el oficio de cambio de firmas para la autorización de Cuentas por

Liquidar Certificadas.

(92) Cambio de firmas de Pagador(es) Habilitado(s).

(93) Cambio de firmas para el trámite de cualquier bien o servicio.

Fideicomisos, Mandatos y Contratos Análogos. (94) Número de anexo que corresponda a la relación de fideicomisos, mandatos y contratos análogos, misma

que deberá señalar: nombre del fideicomitente, fiduciario y fideicomisario; número del registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; integración del Comité Técnico; ingresos, egresos, disponibilidades y patrimonio del fideicomiso a la fecha de entrega, así como las aportaciones de recursos públicos federales efectuadas al fideicomiso en el último ejercicio. En el caso de mandatos o contratos análogos se deberá incluir la información que sea consecuente con la naturaleza de dichos instrumentos.

Donativos y Subsidios. (95) Número de anexo que corresponda a la relación de donativos y subsidios, proporcionando los montos de

los donativos y subsidios otorgados a la fecha de entrega, así como los efectuados en el último ejercicio. En el caso de donativos, se deberá incluir adicionalmente la información relativa al monto otorgado a cada donatario, destino del donativo, así como el nombre o razón social del (los) donatario(s).

VI.- RECURSOS MATERIALES Se entrega la relación del Inventario de Activo asignado a la Unidad Administrativa para llevar a cabo sus programas normales, así como los especiales que le han sido encomendados. Por su importancia, se hace constar de manera especial lo siguiente:


ANEXO

165

200920092010

1.- Todos los bienes integrantes del activo fijo se encuentran debidamente identificados con número de inventario, conforme a las normas vigentes, existiendo los resguardos respectivos en la unidad de apoyo administrativo.

2.- Relación de mobiliario, equipo, instrumentos, aparatos, maquinaria y bienes o recursos tecnológicos, equipo de cómputo y de comunicación, claves de acceso, software, programas y licencias, equipos de radiocomunicación y telefonía fija y celular al servicio de la Unidad Administrativa, mismos que se encuentran en las instalaciones de la misma, señalando si están completos y en perfecto orden conforme al inventario. Anexo (96).

3.- Vehículos. En el Anexo (97) se incluye un análisis pormenorizado de los vehículos asignados a la Unidad Administrativa.

4.- Obras de Arte y Decoración. Se detallan en el Anexo (98) las obras de arte y artículos de decoración propiedad del Gobierno Federal o de la Entidad que se entregan en este acto.

5.- Libros, Manuales y Publicaciones. En el Anexo (99) se detallan los libros, manuales y publicaciones, propiedad del Gobierno Federal o de la Entidad, asignados a la Unidad Administrativa o elaborados por ésta en el curso de sus actividades y de programas especiales encomendados a ella, que son entregados en este acto.

6.- Existencias en Almacén. La relación contenida en el Anexo (100) muestra las existencias en el (los) almacén(es) a la fecha de la presente Acta.

7.- Contratos Diversos. En el Anexo (101) se detallan los contratos, bases y/o convenios celebrados por la Unidad Administrativa que estén vigentes. El C. (102) hace constar expresamente que no existen otros compromisos con terceros a cargo de la Unidad Administrativa.

8.- Relación de inmuebles ocupados o en posesión de la Unidad Administrativa. Anexo (103). 9.- Archivos. Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás documentación que integran los

archivos de la Unidad Administrativa, debidamente clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, señalando los casos en los que la información contenida en los mismos se encuentra incompleta, conforme al Anexo (104).

10.- Caja(s) Fuerte(s). En sobre cerrado se entrega(n) la(s) combinación(es) de la(s) caja(s) fuerte(s) existente(s). (96) Número de anexo que corresponda al inventario de bienes. En el caso de los bienes y recursos

tecnológicos se deberá describir la situación de los sistemas de cómputo y sus claves de acceso; del software y programas; de licencias y patentes, de Internet e Intranet, así como la disponibilidad de servicios y trámites electrónicos que coordine o proporcione la Unidad Administrativa. En la relación de este anexo deberá incluirse el equipo de radiocomunicación y telefonía fija y celular asignada al servidor público saliente, señalando, en su caso, la existencia de adeudos por su uso para fines personales y la forma en que éstos son cubiertos.

(97) Número de anexo que corresponda a la relación de vehículos terrestres, aéreos o marítimos asignados, señalando la situación en que se entregan.

(98) Número de anexo que corresponda a las obras de arte y artículos de decoración.

(99) Número de anexo que corresponda a la relación de libros, manuales y publicaciones.

(100) Número de anexo que corresponda a la relación que muestre las existencias en Almacén.

(101) Número de anexo que corresponda a la relación de contratos, bases y/o convenios diversos.

(102) Nombre del servidor público que realiza la entrega.

(103) Número de anexo que corresponda a la relación de bienes inmuebles que ocupa la Unidad Administrativa, especificando si el inmueble se encuentra destinado, es propio (en caso de entidades), se tiene arrendado, o en posesión bajo alguna otra figura jurídica).

(104) Número de anexo que corresponda a la relación de expedientes y demás documentación que integran los archivos de la Unidad Administrativa, señalando su ubicación y tiempos de conservación de conformidad con el catálogo de disposición documental, en los términos de los Lineamientos Generales para la


ANEXO

166

200920092010

Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004.

VII.- OBRA PÚBLICA Se entrega un informe pormenorizado de la situación de las obras públicas en proceso y pendientes de ejecutar a la fecha de entrega, a cargo de la Unidad Administrativa, conforme al Anexo (106). --------------------------------------

(106) Número de anexo que corresponda, especificando la obra, nombre del contratista, importe contratado,

ejercido y por ejercer, así como las estimaciones de obra que se encuentren en trámite, avance físico y financiero y, en su caso, nombre o razón social de quien realice la supervisión.

VIII - RECURSOS HUMANOS. (Se entrega la relación del personal con nombre y puesto asignado a la unidad administrativa)

En el Anexo (107) se entrega la relación de los expedientes y registros del personal; las plantillas de personal de los distintos programas que maneja la Unidad Administrativa, que contienen los nombres, categoría, clave, puesto, sueldo, compensación y demás remuneraciones otorgadas; asimismo, se entrega la Estructura Orgánica básica y no básica, autorizada por las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública. En su caso, se incluirá un informe sobre la situación que guarda en la Unidad Administrativa la implementación del Servicio Profesional de Carrera, incluyendo una relación de los puestos de libre designación en la Unidad Administrativa, así como de los puestos sujetos a la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal o a algún otro Servicio de Carrera establecido legalmente, de acuerdo con el Anexo (108). -----------------------------------------------------------------------

A la fecha de la presente Acta existen en poder del C. (109) Pagador Habilitado, cheques (efectivo) con un importe de (110) por concepto de sueldos o salarios no cobrados, cuya situación se muestra en el Anexo (111). --------

(107) Número de anexo que corresponda a la relación de los expedientes y registros de personal en activo, a

las plantillas de personal, así como al resumen de las plazas asignadas. (108) Número de anexo que corresponda al informe sobre la implementación en la Unidad Administrativa del

Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal Centralizada o de algún otro servicio de carrera establecido legalmente.

(109) Nombre de la persona designada como Pagador Habilitado en la Unidad Administrativa. (110) Importe con número y letra, así como tipo de moneda de la suma de cheques y/o efectivo en poder del

Pagador Habilitado. (111) Número de anexo asignado a la relación de sueldos o salarios pendientes de cobro.

IX.- INFORME DE LOS ASUNTOS A SU CARGO Y DEL ESTADO QUE GUARDAN (Se entrega relación de asuntos en trámite conteniendo referencia documental es decir, numero y fecha del escrito de que se trate el pendiente, descripción del asunto y situación que guarda)

REFERENCIA DOCUMENTAL ASUNTO SITUACIÓN QUE GUARDA


ANEXO

167

200920092010

En el Anexo (112), se entrega el informe de los asuntos a cargo de la Unidad Administrativa y el estado que guardan, el cual incluye un apartado de los asuntos en trámite, conteniendo número y fecha del expediente con que se encuentran registrados. En dicho apartado se destacan los asuntos, acciones y compromisos que requieren atención especial y, en su caso, los asuntos que es necesario atender de manera inmediata por los efectos que pueden ocasionar a la gestión de la dependencia o entidad y/o de la Unidad Administrativa.

(112) Número de anexo asignado al informe de asuntos a cargo de la Unidad Administrativa y del estado en que

se encuentran.

X.- OBSERVACIONES DE AUDITORIA. El C. (113) hace constar que a la fecha se encuentran pendientes de solventar las observaciones realizadas por las diversas instancias fiscalizadoras que se detallan en el Anexo (114).

(113) Nombre del servidor público que realiza la entrega. (114) Número de anexo que corresponda a la relación de observaciones pendientes de solventar; señalando

número de observación, instancia fiscalizadora, acciones realizadas y en proceso para la solventación.

XI.- TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION. Se hace entrega en el Anexo (115) de un informe sobre el cumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley

Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como la relación de solicitudes de acceso a la información turnadas a la Unidad Administrativa que se encuentran en trámite y los requerimientos de información pendientes de atender derivados de algún recurso de revisión, en los términos de la citada ley.

(115) Número de anexo que corresponda al informe en el que se señalan las obligaciones de la Unidad

Administrativa relacionadas con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como la relación de solicitudes de acceso a la información y la atención de recursos de revisión en trámite, en términos de la citada Ley.

XII.- OTROS HECHOS. Hacer constar los siguientes hechos relevantes que a su juicio se requieren documentar en la presente Acta.

El C. (117) hace constar los siguientes hechos relevantes que a su juicio se requieren documentar en la presente Acta. (118). ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(117) Nombre del servidor público que realiza la entrega. (118) Asentar en el Acta los hechos que el servidor público saliente estime necesario documentar en el Acta,

como contratos de crédito, deudas, o cualquier otro hecho relevante que sea necesario destacar.


ANEXO

168

200920092010

XIII.- CIERRE DEL ACTA. ................................................................ La (el) C.____________________________, manifiesta bajo protesta de decir (quien deja el cargo) verdad, haber proporcionado sin omisión alguna todos los elementos necesarios para la formulación de la presente Acta. Los ______________ ……………………………………………………………………………………………….(número de anexos) que se mencionan en esta acta forman parte integrante de la misma y se firman todas sus fojas para su identificación y efectos legales a que haya lugar, por las personas designadas para elaborarlas. Se hace del conocimiento del C. _______________________ que la verificación del contenido de la presente Acta deberá realizarlo en un plazo no mayor de 30 días hábiles, contados a partir de la firma de la presente, por lo que el (la) C. ________________ podrá ser requerido para realizar las aclaraciones y proporcionar la documentación adicional que se solicite…………………………………………….. La presente entrega, no implica liberación alguna de responsabilidades que pudieran llegarse a determinar por la Autoridad competente con posterioridad............................................................................................................En este Acto se exhorta al C.___________________________ y al (la) C. _______________________ a presentar su declaración de situación patrimonial, conforme lo establece el art. 37 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos...................................................................................................................El (la) C. ________________________recibe con las reservas de la Ley, de (nombre de quien recibe el cargo)

la (el) C ._____________________________ todos los recursos y documentos (nombre de quien deja el cargo) que se precisan en el contenido de la presente Acta y sus anexos....................................................................................................................................................................................................................................................Cierre del Acta.- Previa lectura de la presente y no habiendo más que hacer constar, se dá por concluida a las _________horas del día _____de ______ del año ________, firmando para constancia en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella intervinieron.

ENTREGA RECIBE

____________________________ _________________________


ANEXO

169

200920092010

COMISIONADOS POR EL OIC

____________________________ __________________________

]

TESTIGOS

____________________________ __________________________

Notas: Deberá ser impresa el Acta de Entrega Recepción en papel Membretado de la Institución. Se deberá imprimir el Acta en 4 tantos debidamente foliados, una copia para el que entrega, una copia para quien recibe, una copia para el Órgano Interno de Control, y una copia para Recursos Humanos. Se deberán imprimir dos juegos de anexos uno para el que entrega y uno para el que recibe. En caso de que no este en el cuerpo del acta no se mencione un punto que por la Importancia del asunto se tenga que expresar en el acta se deberá anexar un punto adicional mencionándolo.


ANEXO

170

200920092010

3.4.6. Solicitud de seguro americano

DIA / MES / AÑO

NOMBRE DEL SOLICITANTE: EXTÉN-SIÓN CLAVE: DEPTO.

DATOS DEL VEHÍCULO A ASEGURAR:

MARCA TIPO MODELO NO. DE PLACAS

PLACAS DEL ESTADO DE:

NO. DE SERIE: NOMBRE DEL PROPIETARIO:

DOMICILIO PARTICULAR:

TEL: Y ACEPTO EL DESCUENTO VÍA NÓMINA A PARTIR DE LA: ____________ QNA. DE ______________ DEL 200___ .

PAGO EN EFECTIVO: _______

_________________________________ FIRMA DEL SOLICITANTE

COSTO:

• $ 140.00 DLLS. *5 PAGOS QUINCENALES DE $28.00 DLLS. (EQUIVALENTE AL TIPO DE CAMBIO DEL DÍA DE CIERRE DE NÓMINA). TRAER COPIA DE TARJETA CIRCULACIÓN.

COBERTURAS:

*DAÑOS A TERCEROS: $ 60,000.00 DLLS.

*GASTOS MÉDICOS OCUPANTES: $ 5,000.00 DLLS. POR PERSONA $ 25,000.00 DLLS. POR ACCIDENTE Requisitos: Tener entre 21 y 70 años de edad.

SOLICITUD DE SEGURO PARA E.U. DE RESPONSABILIDAD CIVIL (EXCLUSIVO PARA CARROS IMPORTADOS O NACIONALES)

(SEGUROS COMERCIAL AMÉRICA S.A -CAIC SEGUROS U.S.A.)


ANEXO

171

200920092010

Dirección de Recursos Humanos

“Cancelación de Seguro AMERICANO”

Fecha: ____ de ___________ del 200__.

“J. R. Asociados” Sr. Jorge Ruiz Solis P r e s e n t e : Favor de Cancelar el seguro de E. U. del auto marca ______________, tipo____________ modelo_________, con no. de Póliza:_______________, propiedad de_________________________________ con CAIC Seguros USA a partir del: _______ de _________del 200__.

Firma del interesado:__________________________.

A t e n t a m e n t e :

_____________________ Bibyana Montaño Pérez

Responsable de Prestaciones y Servicios


ANEXO

172

200920092010

3.4.7. Constancia de no adeudo

Tijuana, B.C. a __________ de _____.

CONSTANCIA DE NO ADEUDO

COORDINACION DE ___________

Por medio de la presente, se hace constar que la C. ____________________________, a la fecha, no tiene adeudo en ésta Coordinación.

Lo anterior para los fines administrativos que correspondan.

Sin más por el momento

C.

Coordinador de __________________


ANEXO

173

200920092010

3.4.8. Solicitud de seguro mexicano

EL COLEGIO DE LA FRONTERA, A.C.

FORMATO DE SOLICITUD DE SEGURO MEXICANO DE AUTOMOVIL 2007

FECHA:

DIA / MES / AÑO DATOS DEL EMPLEADO

NOMBRE DEL EMPLEADO: CLAVE: R.F.C.- TELEFONO: NO. EXTEN.

NOMBRE DEL PROPIETARIO: FECHA DE NACIMIENTO(DIA/MES/AÑO) EDAD:

DATOS DEL VEHICULO MARCA: TIPO: MODELO: Ejemplo:(Ford, V.W.,Toyota,Chevrolet,Nissan) Ej.Jetta, Golf EX,Corolla,Accord LE,Corsa,Windstar,Tsuru (Año del carro)

No. DE SERIE O I.D. VEHICULAR: NO. PLACAS: PLACAS DEL ESTADO DE: NO. PUERTAS:

ESPECIFICACIONES ADICIONALES: MARQUE CON UNA X EN EL RECUADRO CORRESPONDIENTE.

ESTANDAR: AUTOMATICO: NACIONAL: FRONTERIZO

AIRE ACONDICIONADO: SI NO EQUIPO ESPECIAL: SI NO

COBERTURA AMPLIA LIMITADA

EXCLUSIV. RESPONS. CIVIL COTIZAR

EL SEGURO DE COBERTURA AMPLIA INCLUYE LO SIGUIENTE: DESEA ASEGURARLO: SI NO 1.- Daños Materiales 6.-Asistencia vial (Grua)

2.- Robo Total 7.-Defensa Jurídica 3.-Responsabilidad Civil DEDUCIBLES: A PARTIR DE:

4.-Gastos Médicos Robo: 10% DIA MES AÑO 5.-Derecho a Grua Daños materiales 05%

VO. BO. Sup. De Prestaciones IMPORTANTE LEER LO SIGUIENTE:

* Verifique que el número de serie sea el correcto.

* EL VEHICULO DEBERA CONTAR CON ALARMA O INMOBILIZADOR PARA QUE EL DEDUCIBLE POR ROBO SE

SEA DEL 10%.

Lugares donde se puede instalar: KAR'S:Ubicado en Blvd. Salinas 10594-B, fracc. Aviación. Frente a Clínica 7 IMSS. Tel.626-27-26 /215-65-37.

o en: CITY STEREO.-Alarma Clifford a los tel. 684-22-75 y 684-01-76. Costo de Inmobilizador ($715.00 m.n.)- Convenio de PAGO VIA NOMINA.

Sucursal Benton (Autostereo Tijuana) Tel. 626-20-32. , Domic.: Paseo de los heroes no. 118 Zona Río, Tijuana, B.C. y Blvd. Díaz Ordaz, pasando el Blvd. Benton.

* Alarmas Resser al 621-07-44 y 681-09-29. Costo de Inmobilizador Resser $99.00 dlls. + IVA.

Estoy enterado del contenido de este formato y confirmo que mis datos son verdaderos.

ENTERADO: SI:


ANEXO

174

200920092010

DIA / MES / AÑO

NOMBRE DEL SOLICITANTE: EXTENSIÓN CLAVE:

FAVOR DE CANCELAR LA PÓLIZA DEL AUTO:

MARCA TIPO MODELO NO. DE INCISO

NOMBRE DEL PROPIETARIO A PARTIR DE:

DIA / MES / AÑO

MOTIVO:

_________________________________ FIRMA DEL SOLICITANTE

FECHA

CANCELACIÓN DE SEGURO MEXICANO DE AUTOMÓVIL


ANEXO

175

200920092010

FECHA:

FORMATO DE CORRECCIÓN DE DATOS DE LOS VEHÍCULOS ASEGURADOS O DE SUS PROPIETARIOS

NOMBRE DEL SOLICITANTE Y/O PROPIETARIO NO. DE INCISO

DATOS DEL VEHICULO:

MARQUE CON UNA X EN EL RECUADRO DE EL/LOS DATOS QUE SE SOLICITA CORREGIR:

NOMBRE DEL PROPIETARIO: MARCA: NO. DE INCISO: CLASE /TIPO:

NO. DE SERIE: NO. PLACAS: ESTADO: OTROS:

DICE: DEBE DECIR:

1

2

3

DOCUMENTO PRESENTADO PARA CORRECCION:

VO.BO. SUPERV.DE PRESTACIONES


ANEXO

176

200920092010

3.4.9. Tarjeta SAM´s y Costco

DIA/ MES / AÑO

FECHA: / /

SOLICITUD DE MEMBRESIA DE COSTCO O SAM’S CLUB

COLOCA UNA CRUZ SOBRE LA RAYA DE LA MEMBRESÍA QUE ESTÁS SOLICITANDO

COSTCO: ______________ SAM’S _____________

* SOLICITO MEMBRESIAS PARA LAS SIGUIENTES PERSONAS:

1)

2)

3)

4)

5)

ADEMÁS AUTORIZO SE ME DESCUENTE VÍA NÓMINA EL IMPORTE CORRESPONDIENTE:

NOMBRE Y FIRMA DEPTO. CLAVE:


ANEXO

177

200920092010

3.5. Otros

3.5.1. Eventos La Dirección de recursos humanos organizará los siguientes eventos:

Día de las Madres Día del Padre Aniversario de El Colef Brindis de Fin de año.

3.5.2. Botiquín

Lugar Encargado

Primer Edificio Primer Piso en el área de Servicios Generales

Lic. Martín Lizárraga

Segundo Edificio Lic. Sergio Esquivel

Tercer Edificio Tercer Piso

Edificio de Posgrado Primer Piso

Lic. Margarita De León Cevallos

Biblioteca Lic. Humberto Félix Berúmen

Estancia Infantil Lic. Maritza Gutierrez

Oficinas de Abelardo L. Rodríguez Lic. Ma. Luisa Gómez Rodríguez


ANEXO

178

200920092010

3.5.3. Brigadas

Primeros Auxilios Incendios Evacuación Cabezas de Grupo

Edificio 1 Ásael Bojorquez Rodolfo Alvarez Talina Padilla

Edificio 1 Rodolfo Alvarez Ásael Bojorquez Leobardo Carrillo

Edificio 1 Angélica Zúñiga Fco. Venegas Juan Rdz. Nava

Edificio 1 Concepción Villegas Talina Padilla

Edificio 2 Sergio Esquivel Irene Becerra

Edificio 2 Roberto Rodríguez

Edificio 2 Roberto Rodríguez Sergio Esquivel

Edificio 2 Roberto Rodríguez Sergio Esquivel

Edificio 3 Bricia Rivera Antonio Martínez

Edificio 3 Fabian Ayala Luis Daniel Pérez

Edificio 3 Edificio 3 Estancia Infantil Patricia Borja Lucia Vieyra

Edif. Biblioteca Héctor Figueroa

Edif. Biblioteca Carlos Félix

Estancia Infantil Patricia Borja Lucia Vieyra


ANEXO

179

200920092010

4.- ACUERDOS 4.1. Acuerdos de la sesión ordinaria del consejo académico celebrada el día 3 de

diciembre de 2002

ACUERDOS DE LA SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO ACADÉMICO CELEBRADA EL DÍA 3 DE DICIEMBRE DE 2002, CON LA PRESENCIA DE, ACOSTA DÍAZ FÉLIX, ALONSO MENESES GUILLERMO, BRINGAS RÁBAGO NORA LETICIA, CARRILLO VIVEROS JORGE, CASTRO RUIZ JOSÉ LUIS, ESPINOZA VALLE VÍCTOR ALEJANDRO, FUENTES FLORES NOÉ ARÓN, GARCÍA ORTEGA ROBERTO, HAM CHANDE ROBERTO, IGLESIAS PRIETO NORMA, MARTÍNEZ PELLEGRINI SÁRAH EVA, SÁNCHEZ MUNGUÍA VICENTE, SANTIBÁÑEZ ROMELLÓN JORGE, TABUENCA CÓRDOBA MARÍA SOCORRO Y VALENZUELA ARCE JOSÉ MANUEL.

I. SE RATIFICA EL ACTA DE ACUERDOS DE LA SESIÓN ORDINARIA DE CONSEJO ACADÉMICO

CELEBRADA EL DÍA 13 DE SEPTIEMBRE DE 2002.

II. SE APRUEBA LA FORMACIÓN DE UNA COMISIÓN INTEGRADA POR VÍCTOR ALEJANDRO ESPINOZA, SOCORRO TABUENCA CÓRDOBA, MANUEL VALENZUELA ARCE Y GUILLERMO ALONSO MENESES, LA CUAL SE ENCARGARÁ DE REDACTAR LAS PROPUESTAS QUE SE PRESENTARON EN LA SESIÓN DE CONSEJO ACADÉMICO EN CUANTO AL SISTEMA DE MÍNIMOS DE PRODUCCIÓN.

III. SE ACUERDA QUE EL DIRECTOR DE POSGRADO REALICE UN ANÁLIS SOBRE SUS

NECESIDADES PARA ELABORAR UNA POLÍTICA DE EQUIVALENCIAS QUE NO AFECTEN AL SISTEMA DE MÍNIMOS DE PRODUCCIÓN.

IV. SE LE SOLICITARÁ AL DR. RODOLFO CRUZ PIÑEIRO UN INFORME SOBRE EL IMPACTO QUE

TIENEN LOS PROYECTOS ACADÉMICOS EN LA VINCULACION INSTITUCIONAL.

V. SE ACEPTA LA POLÍTICA GENERAL DE APROBACIÓN DE ACTIVIDADES Y SOLICITUDES PRESUPUESTALES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS Y DIRECCIONES REGIONALES PARA LOS RECURSOS FISCALES (ANEXO 1).

VI. LA DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA ELABORARÁ UNA POLÍTICA GENERAL PARA RECURSOS

COMPLEMENTARIOS.

VII. SE APRUEBA EL CALENDARIO PARA EL INGRESO Y PROMOCIÓN DE INVESTIGADORES PROPUESTO POR LA SECRETARÍA GENERAL ACADÉMICA.

VIII. SE APRUEBA LA SOLICITUD DEL SEGUNDO AÑO SABÁTICO DE LA DRA. NORMA IGLESIAS QUE

REALIZARÁ EN EL DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS CHICANOS DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL DE SAN DIEGO, DEL 16 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004.

IX. SE APRUEBA LA PROPUESTA PARA LA CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN ACADÉMICA DEL

PROGRAMA DE DOCTORADO EN CIENCIAS SOCIALES APLICADAS, LA CUAL QUEDA


ANEXO

180

200920092010

INTEGRADA POR LOS MIEMBROS DE LA COMISIÓN DEL DOCTORADO EN CIENCIAS SOCIALES, INCORPORANDO AL COORDINADOR DEL PROGRAMA DE DOCTORADO EN CIENCIAS SOCIALES APLICADAS.

X. RESPECTO AL INFORME DE LA COMISIÓN PARA ELABORAR UNA PROPUESTA DE REGULACIÓN

INTERNA DEL TRABAJO ACADÉMICO Y PARTICIPACIÓN INSTITUCIONAL EN LOS ÁMBITOS DE INVESTIGACIÓN, DOCENCIA Y DIFUSIÓN; DICHA COMISIÓN DEBERÁ PRESENTAR A CONSEJO ACADÉMICO UNA PROPUESTA DE INSTRUMENTACIÓN DE LA MISMA.

XI. SE APRUEBA LA INCORPORACIÓN DE LA REVISTA “ASIAN JOURNAL OF LATIN AMERICAN

STUDIES ASSOCIATION OF KOREA”, PROPUESTA POR EL DR. JORGE CARRILLO VIVEROS, DIRECTOR DEL DES.

XII. SE APRUEBA LA INCORPORACIÓN DE LA REVISTA “SOCIAL ANARCHISM: A JOURNAL OF

PRACTICE AND THEORY”, PROPUESTA POR EL DR. LAWRENCE TAYLOR HANSEN, INVESTIGADOR DEL DEC.

XIII. SE APRUEBA LA INCORPORACIÓN DE LA REVISTA “JOURNAL OF DEVELOPING SOCIETIES”,

PROPUESTA POR EL DR. ROBERTO HAM CHANDE, DIRECTOR DEL DEP.

4.2. Anexo - Política general de aprobación de solicitudes presupuestales de los departamentos académicos y direcciones regionales con cargo a recursos fiscales. (Bolsas departamentales)

ANEXO 1

POLÍTICA GENERAL DE APROBACIÓN DE SOLICITUDES PRESUPUESTALES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS Y DIRECCIONES REGIONALES CON CARGO A RECURSOS FISCALES. ( BOLSAS DEPARTAMENTALES ) El objetivo de esta política es hacer más flexible y eficiente el manejo de los recursos de manera que se ajusten mejor a la consecución de los objetivos y metas académicas de los departamentos. Para lograrlo se ha optado por retomar los criterios generales que discutimos en reuniones previas, entre otras cosas a la luz de la experiencia de los pasados ejercicios presupuestales. Proyectos de investigación:

• Podrán apoyarse con recursos de la bolsa departamental proyectos con recursos complementarios para igualar el tabulador de viáticos del proyecto al tabulador aplicado en los viajes apoyados por la bolsa.

• Las solicitudes especiales con cargo a recursos fiscales y asociadas a proyectos departamentales

(colectivos) requerirán de un planteamiento explícito del director exponiendo la aportación de la actividad al proyecto departamental, la asociación a las líneas temáticas departamentales y algún producto concreto de la iniciativa.


ANEXO

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Asistencia a eventos: • Requerirán de que la participación sea como ponente y esté relacionada con las líneas temáticas

departamentales. Irán acompañadas de la ponencia, el programa o la carta de invitación/aprobación. • Para las coautorías se dará apoyo para uno de los ponentes. • Un viaje preaprobado tras la consideración de los techos presupuestales se considera aprobado salvo

no cumplimiento de los requisitos académicos o recorte presupuestal de las bolsas. • Se establecen los siguientes tabuladores máximos:

Viaje a Estados Unidos, Canadá y Centroamérica: hasta $ 800.00 dólares. Viaje a Europa y resto del mundo: hasta $ 1,000.00 dólares. Viáticos en el extranjero: máximo de 3 días por evento y $ 300.00 dólares diarios. Viáticos nacionales: máximo de 3 días por evento y $ 1,085.00 pesos diarios. • Se consideró un apoyo para presentación de resultados finales de los proyectos con o sin

financiamiento. No para presentación de avance no enmarcado como participación en un evento más amplio.

• De cada tres ponencias se pedirá una publicación arbitrada para autorizar la cuarta. • Los directores podrán sugerir su asistencia o la de algún investigador a reuniones que consideren

fundamentales para identificar redes o generar proyectos conjuntos. Estas propuestas requieren de una justificación clara y de un resultado del viaje (del que se hará un reporte) que beneficie al departamento o a una de las líneas departamentales. Se aprobarán casuísticamente.

• Las solicitudes se harán con 30 días naturales de antelación para viajes internacionales y con 15 días

naturales de antelación para viajes nacionales. • Los recursos de la bolsa departamental se utilizarán para viajes de los investigadores adscritos al área.

Para traer investigadores externos podrá utilizarse un máximo del 15% de lo presupuestado en el rubro eventos, cantidad que se descontará de lo destinado a los eventos propuestos.

Organización de eventos: • Aquellos con menos de seis participantes, con un costo inferior a $ 5,000.00 (cinco mil dólares)

relacionados con líneas temáticas departamentales podrán presentarse directamente como parte de la bolsa departamental (si son más de tres externos se solicitará algún producto concreto del encuentro-evento, como una propuesta de proyecto conjunto).

• Los eventos de más de diez participantes (de los que más de tres sean externos) y cuyo costo sea de $

5,000.00 (cinco mil dólares) o más, por su envergadura en impacto y costo requerirán, además de la asociación a línea temática, de:

1. La presentación de un programa detallado que incluya el número y nombre de los participantes

previstos. 2. Propuesta de cofinanciadores externos.


ANEXO

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3. Productos concretos (proyectos o publicables que no sean memorias). Política de traducciones (artículos): • Se autorizará una traducción de aproximadamente 30 páginas. • Del español a otro idioma. • Garantizar varias opciones de publicación. • No se autoriza la segunda hasta aceptación de la primera para publicación. Otras solicitudes: • Las solicitudes de mobiliario y equipo generales del departamento deberán incluir una justificación. • Las solicitudes de bibliografía, material de hemeroteca, otras fuentes de información y software se

aprobarán siempre que estén justificadas y aprobadas por las áreas técnicas (se tramitará a través de los canales correspondientes para compatibilizarlas con las de otras áreas de la institución de acuerdo con las políticas institucionales de asignación).

∞

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