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NORMATIVIDAD EN MATERIA DE

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Dirección General de Administración y Finanzas

Fecha de actualización: 19 Abril 2010

Normatividad en Materia de Administración de Recursos


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III NNN DDD III CCC EEE I. MARCO JURIDICO ........................................................................................................... 4

Disposiciones Constitucionales ................................................................................................... 4 Leyes ........................................................................................................................................... 4 Estatutos ..................................................................................................................................... 5 Tratados ...................................................................................................................................... 5 Reglamentos ............................................................................................................................... 5 Decretos ...................................................................................................................................... 5 Acuerdos ..................................................................................................................................... 5 Oficios ......................................................................................................................................... 7 Normas ........................................................................................................................................ 7 Manuales ..................................................................................................................................... 9 Convenios ................................................................................................................................... 9 Lineamientos ............................................................................................................................... 9

II. PROPOSITO .................................................................................................................... 9 III. DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................................... 9 IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION .......................................... 11 V. DISPOSICIONES DE AHORRO .................................................................................... 12 VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO ....................................................................... 12 VII. CAPTACION DE INGRESOS ...................................................................................... 14 VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL ................................................................................... 14

* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica .............................................................................. 15 IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO .................................... 16

* Viáticos y Pasajes ................................................................................................................... 16 * Servicio para eventos ............................................................................................................. 18 * Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones ............................................................. 18 * Servicios de Difusión e Información ........................................................................................ 19

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS. ........................................................................................................................................... 19

* Generalidades ......................................................................................................................... 19 * Seguro de Bienes Patrimoniales ............................................................................................. 21 * Servicios de Fotocopiado ........................................................................................................ 21 * Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 ........................................ 21 * Servicio de cafetería ............................................................................................................... 22 * Servicio de llamadas de larga distancia .................................................................................. 22 * Estacionamiento ..................................................................................................................... 22 * Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación ................................. 22 * Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos .................................... 22 * Servicios de transportación terrestre ...................................................................................... 22



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* Tarjeta IAVE ............................................................................................................................ 23 * Mantenimiento del parque vehicular ....................................................................................... 23 * Pago de derechos del parque vehicular ................................................................................. 23 * Reporte de mantenimiento ...................................................................................................... 23 * Servicio de Seguridad ............................................................................................................. 24 * Mensajería Interna .................................................................................................................. 24 * Envíos de servicio postal y mensajería ................................................................................... 24 * Servicio Postal ........................................................................................................................ 25 * Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones ........................ 25 * Espacios físicos ...................................................................................................................... 25 * Solicitud de materiales ............................................................................................................ 26 * Solicitud de activos fijos .......................................................................................................... 26 * Adquisición de Bienes Informáticos ........................................................................................ 26 * Requisitos Fiscales y administrativos ..................................................................................... 27

XI. TRAMITES DE CHEQUES ........................................................................................... 27 XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) ................................................................. 28 XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS ................................................................................ 29 XIV. SERVICIOS PERSONALES ....................................................................................... 31

* Generalidades ......................................................................................................................... 31 * Disponibilidad presupuestal y prioridad de contratación ......................................................... 31 * Requisitos para el personal de nuevo ingreso ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios de investigación ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios y honorarios por proyecto: ........................................................ 33 * Contratación de personal ........................................................................................................ 34 * Contratación del Personal Extranjero ..................................................................................... 34 * Permanencia del personal ...................................................................................................... 35 * Política de antigüedad ............................................................................................................ 35 * Credencial para el personal .................................................................................................... 35 * Movimiento de personal .......................................................................................................... 36 * Cambio de Adscripción ........................................................................................................... 36 * Promociones ........................................................................................................................... 36 * Bajas de personal ................................................................................................................... 37 * Inducción ................................................................................................................................. 37 * Condiciones generales de trabajo .......................................................................................... 37 * Política de asistencia .............................................................................................................. 37 * Jornada de trabajo .................................................................................................................. 38 * Horas extraordinarias .............................................................................................................. 38 * Licencias sin goce de sueldo .................................................................................................. 39 * Licencia de maternidad y adopción ........................................................................................ 40 * Asignación y pago de remuneraciones ................................................................................... 40 * Incidencias de Personal .......................................................................................................... 41 * Carta poder ............................................................................................................................. 42 * Calendario de pago ................................................................................................................. 42 * Prestaciones y servicios ......................................................................................................... 42



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* Ayuda de lentes ...................................................................................................................... 43 * Canastilla maternal ................................................................................................................. 43 * Despensa ................................................................................................................................ 43 * Estímulo por proyecto ............................................................................................................. 43 * Ayuda de guardería ................................................................................................................ 43 * Periodo vacacional .................................................................................................................. 44 * Periodo vacacional / incapacidades ........................................................................................ 45 * Ajuste de calendario ............................................................................................................... 45 * Material didáctico .................................................................................................................... 45 * Aguinaldo ................................................................................................................................ 45 * Ayuda de transporte ................................................................................................................ 45 * Prima de antigüedad ............................................................................................................... 46 * Prima vacacional ..................................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores ....................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores a dependientes .............................................................................. 47 * Seguro de vida ........................................................................................................................ 47 * Días de descanso obligatorio .................................................................................................. 47 * Fondo de Ahorro ..................................................................................................................... 48 * Gastos de Comedor ................................................................................................................ 48 * Ayuda de Marcha .................................................................................................................... 48 * Menaje de casa ....................................................................................................................... 48 * Apoyo para útiles de trabajo ................................................................................................... 48 * Exámenes de grado ................................................................................................................ 48 * Prestaciones de seguridad social ........................................................................................... 48 * Otras prestaciones .................................................................................................................. 49 * Póliza de Seguro Mexicano y Americano de vehículos .......................................................... 50 * Capacitación y desarrollo del personal ................................................................................... 51 * Programa institucional de capacitación .................................................................................. 51 * Programa institucional de superación profesional .................................................................. 52 * Gratificación por antigüedad ................................................................................................... 52 * Higiene y Seguridad ................................................................................................................ 52 * Terminación de las relaciones de trabajo ............................................................................... 53 * Bajas ....................................................................................................................................... 53 * Actas de entrega-recepción .................................................................................................... 54 * Padrón de servidores públicos superiores .............................................................................. 54 * Servicio social ......................................................................................................................... 54 * Otros servicios ........................................................................................................................ 54

XV. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS COMPLEMENTARIOS ................. 55 XVI. EVALUACION Y SEGUIMIENTO ............................................................................... 58



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I. MARCO JURIDICO Disposiciones Constitucionales

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Leyes

Ley Federal del Trabajo.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Código Fiscal de la Federación.

Ley General de Deuda Pública.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Ley de Coordinación Fiscal.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Ley de Planeación.

Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.

Ley Federal de Entidades Paraestatales.

Ley para el Fomento de la Investigación Científica y Tecnológica.

Ley del Instituto de Seguridad Social al Servicio de los Trabajadores del Estado.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Ley del Impuesto sobre la Renta.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley de Ciencia y Tecnología.



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Estatutos Estatutos de la Asociación Civil del El Colegio de la Frontera Norte.

Tratados Tratado de Libre Comercio de América del Norte.

Reglamentos Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Estatuto Orgánico del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las Mismas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Decretos Decreto de Creación del El Colegio de la Frontera Norte.

Decreto por el que se recomienda que las inversiones en valores que realicen los servidores públicos las lleven a cabo por conducto de fideicomisos constituidos para ese único fin en sociedades nacionales de crédito o en acciones representativas de capitales de inversión.

Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Decreto por el que se aprueba el programa sectorial denominado Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Decreto por el que se crea el Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación. Acuerdos

Acuerdo por el que se establecen bases y lineamientos conforme a los cuales las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal formularán y presentarán sus programas anuales de requerimientos inmobiliarios, así como los relativos a obras en inmuebles destinados o utilizados para oficinas públicas.

Acuerdo que establece los casos en que deberán expedirse actas de venta o facturas de los bienes que se indican.

Principios de Contabilidad Gubernamental.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de los, donativos o beneficios en general que reciban los servidores públicos.

Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas,



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para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte, y para la determinación del grado de integración nacional.

Acuerdo para la adopción y uso por la Administración Pública Federal de la Clave Única de Registro de Población.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.

Acuerdo por el que se determinan los servidores públicos que deberán presentar declaración de situación patrimonial en adición a los que se señalan en la ley de la materia.

Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.

Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los Lineamientos generarles para la aplicación de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de comunicación electrónica, en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como en la prestación de las inconformidades por la misma vía.

Acuerdo por el que se expide el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a la Corrupción en la Administración Pública Federal, como una comisión intersecretarial de carácter permanente.

Acuerdo por el que se dan a conocer a las dependencias y entidades qué productos objeto de una licitación internacional, deberán incluir en sus bases, la manifestación de los licitantes referente a que sus propuestas económicas, no se cotizan en condiciones de prácticas desleales de comercio internacional.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que deberán observar las dependencias y los organismos descentralizados de la Administración Pública



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Federal, para la recepción de promociones que formulen los particulares en los procedimientos administrativos a través de medios de comunicación electrónica, así como para las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas definitivas que se emitan por esa misma vía.

Acuerdo por el que se establecen las normas y lineamientos generales para la aplicación de recursos presupuéstales en materia de comunicación social.

Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la administración Pública Federal.

Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaratorias de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.

Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Oficios Oficio-Circular por el que se dan a conocer los modelos de contratos de obra pública a

base de precios unitarios, a precio alzado y de servicios.

Oficio-Circular por el cual se hacen algunas aclaraciones relacionadas con los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los Lineamientos y Procedimiento para el Control, Seguimiento y Cobro de las Sanciones Económicas, Multas y Pliegos de Responsabilidades.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión, conforme a los cuales las representaciones, delegaciones u oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo.

Oficio-Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal.

Normas Instructivo del Sistema de Programación y Presupuestación Anual para los

requerimientos de inmuebles y la realización de obras para oficinas y servicios de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la aplicación de los recursos federales destinados a la publicidad y difusión, y en general a las actividades de comunicación social.



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Lineamientos para la adquisición y enajenación de inmuebles por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Modelo de contrato que establece las estipulaciones que deberán contener los contratos de arrendamiento de inmuebles que con el carácter de arrendatarias celebren las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.

Reglas de Operación e Indicadores de Evaluación del Programa Calidad Integral y Modernización.

Reglas de Operación de los Programas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Procedimiento para que la Coordinación General de Política de Ingresos y de Coordinación Fiscal emita su opinión respecto a los ingresos excedentes obtenidos durante el ejercicio por las dependencias, órganos administrativos desconcentrados o entidades de la Administración Pública Federal, así como para que las Direcciones Generales de Programación y Presupuesto Sectoriales de la Subsecretaría de Egresos otorguen la autorización de ampliaciones presupuestarias para ejercer dichos ingresos.

Normas y Lineamientos Generales para las erogaciones destinadas a publicidad, propaganda, publicaciones oficiales y, en general, todas aquellas referentes a comunicación social, para el Ejercicio Fiscal del año 2001.

Norma para el otorgamiento de estímulos por productividad, eficiencia y calidad en el desempeño a los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para calcular los montos máximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie máxima a ocupar por servidor público, así como para calcular los ahorros netos.

Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte.



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Manuales Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Manual de Requerimientos de Información a dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República.

Manual de uso de las cuentas para el Fideicomiso, CONACYT.

Manual de registro de cuentas para aportaciones CONACYT.

Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Convenios Convenio de Desempeño.

Lineamientos Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE.

II. PROPOSITO El presente documento tiene el propósito de establecer los lineamientos básicos normativos a los que deberán sujetarse todas las áreas de El Colegio de la Frontera Norte: Presidencia,

Secretarías, Direcciones Generales, Direcciones de Departamento Académico, Direcciones de

Departamento Administrativo, Direcciones Regionales, Coordinaciones, sin menoscabo de la

observancia de las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, estatutos, manuales y

disposiciones complementarias., y en general, de la normatividad vigente sobre el proceso

programático presupuestal, su ejercicio, adecuaciones e informes.

III. DISPOSICIONES GENERALES Los lineamientos que se presentan en este documento son de observancia obligatoria para las Unidades Académica y Administrativas adscritas a El Colegio de la Frontera Norte.

1. Durante el ejercicio fiscal del año 2004, las unidades deberán atender las disposiciones del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2004 (PEF 2002), publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

2. Es necesario aplicar acciones enfocadas a buscar la efectividad y uso óptimo del gasto público por lo que en el ejercicio fiscal 2004, se deberán atender puntualmente las



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disposiciones señaladas en el Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la Administración Pública para el ejercicio fiscal del año 2004.

3. Las Unidades de El Colef, se sujetarán estrictamente a los calendarios de presupuéstales. Cuando por alguna circunstancia un evento o un gasto no se realice en la fecha prevista, deberá de programarse en la nueva fecha si es necesario realizarlo, en caso contrario se convierte en una economía para el proyecto.

Para establecer cualquier compromiso, cada Unidad de El Colef deberá considerar previamente su disponibilidad presupuestaria dentro de su proyecto.

4. Las Unidades de El Colef no podrán contraer obligaciones que impliquen comprometer recursos de los subsecuentes ejercicios fiscales en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, tampoco podrán realizar la celebración de contratos, otorgamiento de concesiones, permisos, licencias y autorizaciones, o en cualquier otro acto de naturaleza análoga que impliquen la posibilidad de algún gasto contingente, o adquirir obligaciones futuras, si para ello no se cuenta con la autorización previa correspondiente.

En el caso de los proyectos financiados con recursos complementarios, si su desarrollo corresponde a ejercicios fiscales subsecuentes, se reprogramará su presupuesto en el ejercicio correspondiente, por parte de la Dirección de Finanzas.

5. De acuerdo al Programa de Trabajo de El Colef, los titulares de las Unidades, serán directamente responsables de la administración por resultados; por ello deben cumplir con oportunidad y eficiencia las metas y objetivos previstos en sus proyectos o programas de trabajo.

6. Las erogaciones previstas en el presupuesto autorizado, que no se encuentren devengadas al 31 de diciembre del año en curso, no podrán ejercerse, salvo el caso de los proyectos que reciben recursos complementarios, los cuales como se comentó en el punto 4, reprogramarán su presupuesto en el ejercicio posterior correspondiente.

7. Las adquisiciones de las partidas centralizadas deberá obtenerse invariablemente a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y ésta a su vez validará el requerimiento de las unidades responsables y en su caso procederá a hacer la solicitud a la Dirección de Finanzas. (ver Anexo DRMS: Relación de partidas centralizadas)

8. Toda adquisición o servicio que requieran las áreas, deberá generar un contrato, orden de compra o anticipo, y deberá ser coordinado invariablemente, por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, independientemente de la partida o tipo de gasto de que se trate, con excepción de los fondos fijos de caja.

9. Algunas partidas de gasto serán expresamente autorizados por la Presidencia, como es el caso de las salidas internacionales y la realización de algunos eventos. (ver Anexo DRMS Política de viáticos DRMS001 y Reglamento de viáticos)



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Todas las solicitudes para el ejercicio de las partidas deberán de ser autorizados por los jefes inmediatos correspondientes, independientemente de que se cuente con el recurso dentro de la disponibilidad presupuestal.

IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION 10. El proceso de programación presupuestación está orientado a dotar de mayor flexibilidad

y agilidad a la actividad presupuestaria, fortaleciendo la presupuestación, ejercicio, seguimiento y control de los recursos de que dispone la Institución. Éstos recursos pueden ser fiscales, complementarios o propios. (Ver anexo DF: Política DF015)

11. Para lo cual las actividades deberán realizarse con estricto apego a los plazos y términos establecidos en las disposiciones jurídicas, o convenios o cartas compromiso respectivas. Este proceso considera cuatro etapas fundamentales que son las siguientes:

Concertación de la Nueva Estructura

Metas, indicadores estratégicos, unidad de medida

Proyecto de Presupuesto de Ingresos de la Institución tanto de recursos fiscales, complementarios y propios.

Calendario de Gasto.

(Ver Anexo DF: Calendario de presupuesto)

12. La Dirección de Finanzas, solicitará a cada Unidad Responsable que elabore y calendarice el proyecto de presupuesto, de acuerdo a las necesidades reales de operación y conforme a los lineamientos establecidos, enviándolo para su autorización a la Junta Directiva y posteriormente a el CONACYT, para lo cual se ofrecerá asesoría permanente.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, deberá de calendarizarse en base al convenio o carta compromiso y a la disposición de los recursos financieros depositados en las cuentas de la Institución. (Ver Anexo DF: Formatos de presupuesto Políticas DF015 DF019)

13. Una vez autorizado el presupuesto por las entidades de Gobierno correspondientes, la Dirección de Finanzas se lo comunicará a las Unidades Responsables para iniciar el ejercicio presupuestal correspondiente, programando sus disponibilidades en los diversos proyectos.

En aquel caso de que sea necesario realizar un ajuste al presupuesto solicitado por las diversas áreas, éstas procederán a realizarlo en base a los techos financieros otorgados en autorización, con apoyo de la Dirección de Finanzas en caso necesario. (Ver Anexo DF: Políticas DF015 DF019)



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V. DISPOSICIONES DE AHORRO

14. La administración del presupuesto debe ser aplicada con estricto apego a los criterios de racionalidad establecidos. (Ver Anexo DF: Criterios de racionalidad)

VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO

15. De conformidad con el Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, se podrán solicitar adecuaciones (transferencias) al presupuesto para dotar de recursos a procesos y proyectos que no cuentan con la suficiencia presupuestal para llevarlos a cabo, tomando los recursos de aquellos que de alguna manera cuenten con una disponibilidad que lo permita.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios las transferencias de recursos se harán de acuerdo a lo establecidos en los convenios o en las cartas compromiso. (Ver anexo DF: Políticas DF015, DF019)

16. Todas las solicitudes de adecuación (transferencias) al presupuesto se deberán solicitaran a la Dirección de General Administrativa serán llevadas a cabo por la Dirección de Finanzas en común acuerdo con la áreas solicitantes. Estas transferencias podrán ser entre partidas o entre proyectos y a diferentes fechas del año.

Las solicitudes de transferencias de partidas de proyectos financiados con recursos complementarios serán presentadas para su autorización a la institución financiadora. (Ver anexo DF: Formato de transferencia o adecuación Políticas DF015, DF019)

Adecuaciones presupuestarias de inversión (Capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” y 6000 “Obras Públicas”)

17. Las unidades de El Colef enviarán a la Dirección de Finanzas quien a su vez se coordinará con la Dirección de Recursos Materiales, el presupuesto de sus necesidades de bienes de inversión correspondientes al Capítulo 5000 "Bienes Muebles e Inmuebles" y/o 6000 “Obras Públicas”. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios en conjunto con la Dirección General de Administración revisará la procedencia de dicho requerimiento y solicitará el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019, Formato de Presupuesto)

18. La totalidad de los bienes solicitados deberá contar con descripción completa y las características técnicas del bien, una estimación de su valor en el mercado incluidos los impuestos a la fecha de la solicitud. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS004 DRMS005, Formato: Solicitud de materiales)

Tratándose de bienes muebles e inmuebles programados en los proyectos financiados con recursos complementarios, sólo se requerirá solicitarlos a través de la Solicitud de materiales, para su compra, siempre y cuando se cuente con el recurso financiero disponible, y se encuentren incluidos en el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: DF008)



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19. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

20. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

21. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

22. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

23. Atendiendo lo que marca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para poder realizar las compras de mobiliario y equipo tiene que efectuar el proceso de licitación.

Cuando el resultado de una licitación conlleve a establecer una necesidad de recursos diferente (mayor o menor) a la contenida en el Oficio de Autorización de Inversión, debe informar oportunamente y por escrito a la Dirección General de Administración, notificando a su vez a la Dirección de Finanzas para que se realicen los ajustes presupuestales correspondientes.

24. La Dirección General Administrativa y la Dirección de Finanzas con base en la información de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, solicitará a El CONACYT el ajuste al oficio de autorización de inversión original.

25. No se tramitará ninguna solicitud de bienes de inversión que no se presente en tiempo conforme a las fechas límite establecidas por la Dirección de Finanzas, que no cuente con los dictámenes técnicos, descripciones y se apegue a la normatividad vigente. (Ver anexo DRMS: Políticas RMS005 y ver anexo DF: Política DF008)



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VII. CAPTACION DE INGRESOS 26. La captación de todos ingresos invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de

Finanzas, quien emitirá un recibo de ingresos y será la responsable de su registro, control y uso.

27. Todos los ingresos se depositarán en cuentas de cheques que para tal efecto tenga aperturadas El Colef, en las diferentes instituciones bancarias del país.

28. La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

29. El recibo de ingresos institucional tratándose de ingresos provenientes de recursos complementarios, deberá contener la siguiente información:

Nombre de la institución u organización financiadora que está proporcionando el ingreso.

Domicilio fiscal de la financiadora. Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. Monto del recibo. Tipo de moneda Concepto del ingreso.

30. Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. (Ver anexo DF: Política DF003, Formato de ingresos y anexo DF: DF019)

VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL

31. El ejercicio del presupuesto, comprenderá el manejo y aplicación de los recursos que realicen las unidades de El Colef, para dar cumplimiento a los objetivos y actividades institucionales contenidas en sus presupuestos aprobados.

32. El ejercicio del presupuesto se realizará de acuerdo al programa de disponibilidad presupuestal autorizada, cuyo objetivo es determinar los montos que se pueden ejercer por proyecto y por partida en forma mensual, incluyendo los proyectos financiados por recursos complementarios. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019)

33. El ejercicio del presupuesto se aplicará únicamente a través de los trámite de solicitud de viáticos, materiales u otros servicios a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, y a través de las solicitudes de honorarios o becarios y la nómina (sueldos y prestaciones) a la Dirección de Recursos Humanos. (Ver anexo DRMS: Políticas de DRMS01 y anexo DF:Políticas DF015 , DF019)



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* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica 34. Se define al fondo revolvente, como el mecanismo presupuestario que permite cubrir los

compromisos de carácter urgente, derivados del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados. (Ver anexo DF: Política DF002)

35. Para el caso de las Direcciones Regionales, el Fondo revolvente o de caja chica se establecerá mediante solicitud del Director Regional a la Dirección General Administrativa la que aprobará la creación o renovación del Fondo según el caso y la Dirección de Finanzas entregará el recurso para tal fin. (Ver anexo DF: Política DF002)

36. La entrega del Fondo revolvente o de caja chica se hará mediante oficio, recibo de constitución.

La delegación de la administración del Fondo por parte de la Dirección de Finanzas, implica la responsabilidad del titular del área solicitante y del o los empleados a cargo de su utilización. (Ver anexo DF: Política DF002)

37. Para el manejo del Fondo revolvente, se abrirá cuenta de cheques que deberá ser productiva, siempre que el monto de la comisión que se cobre por manejo de cuenta, sea inferior a los intereses que genere, en caso contrario, se deberá abrir cuenta de cortesía. En todos los casos se deberá registrar un mínimo de dos firmas de los empleados facultados para su manejo, ya que los cheques que se expidan, se firmarán en forma mancomunada, siempre siendo la primera firma el responsable del Fondo. (Ver anexo DF: Política DF002)

38. De los recursos del Fondo revolvente podrá conservarse en efectivo hasta el monto de las cantidades establecidas en disposiciones emitidas anualmente, como fondo fijo de caja.

En caso de que las unidades administrativas no requieran de una cuenta de cheques (Fondo revolvente), el monto en efectivo podrá ser hasta el monto establecido en las disposiciones anuales emitidas, como fondo de caja chica, debiendo reintegrar a la Dirección de Finanzas el excedente del monto asignado. (Ver anexo DF: Política DF002)

39. Los pagos que se efectúen mediante el Fondo autorizado, deberán realizarse con cheque a nombre del legítimo beneficiario o del proveedor del bien o servicio adquirido o contratado.

40. Los pagos efectuados a través del fondo de caja chica no deberán ser mayores a los establecidos en las disposiciones emitidas anualmente, por comprobante presentado.

41. Será responsabilidad de la Dirección de Finanzas y del área en la cual esté delegada la administración del Fondo revolvente o de caja chica, verificar que las erogaciones realizadas con cargo al mismo, se ajusten al presupuesto autorizado y a la disponibilidad de recursos en las partidas presupuestarias, a efecto de que en ningún momento la aplicación de los recursos implique adiciones al presupuesto aprobado.

42. El titular del Fondo verificará que los recursos del mismo se destinen a cubrir únicamente erogaciones con cargo a las partidas y conceptos de los capítulos 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales”.



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43. Tratándose del fondo de caja chica No se deberá cubrir gastos de carácter fijo como son: Telefonía convencional y celular, servicios de radiolocalización, energía eléctrica, de agua potable; servicios de arrendamiento de vehículos, edificios, locales y terrenos, honorarios profesionales y asimilables a sueldos, seguros, servicio de vigilancia, pasajes y viáticos, trabajo de campo, penas, multas y accesorios fiscales. (Ver anexo DF: Política DF002)

44. Todo comprobante presentado para su reembolso debe cubrir los requisitos fiscales y deberá contar con la firma del solicitante y su Director de Área, incluyendo una pequeña descripción del motivo del gasto. (Ver anexo DF: Política DF002)

45. No formarán parte del reembolso los comprobantes de gastos efectuados en el ejercicio anterior a la constitución de los fondos. (Ver anexo DRMS: Formato de solicitud de servicios varios)

46. Para el trámite de pago de reembolso del fondo, éste deberá entregarse con tres días de anticipación. (Ver anexo: Política DF002 y Formato de Solicitud de servicios varios)

47. A fin de facilitar el control y manejo del Fondo deberá utilizarse un reporte “Relación de movimientos bancarios” para registrar el manejo de la cuenta de cheques, así como del fondo de caja chica.

48. Las unidades, deberán enviar a la Dirección de Finanzas de forma mensual el reporte de ”Relación de movimientos bancarios” y copia del estado de cuenta del banco debidamente conciliado.

49. Los fondos revolventes asignados anualmente deberán reintegrarse a la dirección de finanzas a más tardar los primeros 10 días naturales del mes de diciembre.

IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO * Viáticos y Pasajes 50. Los viáticos y pasajes se otorgarán al personal académico y administrativo que requiera

desplazarse a una localidad distinta a la de su área de trabajo para el desempeño de una actividad oficial aprobada por El Colef asignándosele una comisión oficial, así como al personal visitante que acuda a una visita oficial y sea convocado por el propio El Colef, de conformidad con las normas emitidas para tal efecto, verificando previamente su disponibilidad presupuestal en el proyecto. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS001 y Reglamento de viáticos)

51. Para el otorgamiento de viáticos, las Áreas deberán presentar ante la Dirección de Recursos Materiales la “Solicitud de viáticos, pasajes y traslados” debidamente requisitaza, la cual contiene integrada la encomienda de la “Comisión”, para que los empleados realicen sus actividades en un lugar diferente a su centro de trabajo.



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La solicitud se tramitará ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual deberá especificar claramente los datos que en ella se solicitan, especialmente el nombre de la persona que se traslada, los lugares de estancia y el número de días y el origen del recurso que se utilizará presupuestalmente.

Cuando la solicitud sea para que el personal acuda a un evento, deberá adjuntar programa o invitación del mismo. (Ver anexo DRMS: Formato de Solicitud de Viáticos, pasajes y traslados)

52. La tarifa de viáticos se encuentra estructurada por zonas y por niveles de la organización:

53. Las solicitudes deberán estar autorizados por:

Tratándose de nacionales: Beneficiario Solicita Aprueba

Investigador Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Director de área Director general académico o administrativo Secretario general académico o administrativo

Director general Secretario General Presidente

Secretario General Secretario General Presidente

En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto, viáticos y pasajes nacionales, la autorización de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico, y si es éste (como responsable de proyecto) quien tiene que salir le autorizará el Director General. Tratándose de Internacionales:

Beneficiario Solicita Aprueba Autoriza

Investigador Director de departamento académico o administrativo

Director general académico o administrativo

Presidente

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo

Director general académico o administrativo

Presidente

Director de área Director general académico o administrativo

Secretario general académico o administrativo

Presidente

Director general Secretario General académico o administrativo

Presidente Presidente

Secretario General Secretario General Académico o administrativo

Presidente Presidente



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En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto viáticos y pasajes internacionales, la aprobación de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico y la autorización la otorga el Presidente. Tratándose del Director de área como responsable de proyecto, lo autoriza la Dirección General Académica y la Presidencia.

54. Cuando el empleado requiera trasladarse en su propio vehículo, se le cubrirán los costos de los peajes y del combustible.

55. Para cumplir con una comisión fuera de las instalaciones del Colegio y que el traslado sea pagado por otras Instancias que no sean El Colef, se requiere que la autorización sea a través del formato de solicitud de viáticos, pasajes y traslados, firmada por el director del área.

56. El importe de los viáticos se entregará en cheque y los pasajes se entregarán en el boleto del transporte utilizado y será requisito indispensable comprobarlo en los siguientes cinco días hábiles al término de la comisión. La comprobación requerirá de cubrir los requisitos fiscales, salvo el caso de las salidas de campo de las cuales se dificulta, por el lugar donde se realiza, obtener comprobación requisitada.

57. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento de viáticos nacionales, internacionales, de campo y pasajes aprobado para la institución, se requiere a los empleados o a los responsables de recibir a los visitantes, que la comprobación de los recursos asignados por concepto de viáticos y pasajes se realice durante los cinco días hábiles siguientes a la conclusión de la comisión, anexando la o las facturas originales que reúnan requisitos fiscales.

* Servicio para eventos 58. Para la realización de eventos la Dirección de Recursos Materiales y Servicios,

proporcionará los insumos requeridos cuando se cuente con disponibilidad presupuestal para ello.

* Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones 59. La contratación de servicios de consultoría, asesoría, estudios e investigaciones para el

desarrollo de los proyectos, requerirá previamente a su presentación ante el Comité de Adquisiciones, de la autorización expresa del Presidente de El Colef, independientemente de la disponibilidad presupuestal.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.



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60. La contratación de dichos servicios deberá reducirse al mínimo indispensable conforme a lo dispuesto por el Presupuesto del ejercicio.

61. Para la contratación de estos servicios, se deberá comprobar que El Colef no cuenta con los recursos humanos disponibles para satisfacer los requerimientos técnicos de los servicios profesionales que se demandan.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.

62. Además de los requisitos señalados, los servicios deberán ser solicitados a la Dirección de Recursos Materiales quién contratará de acuerdo al procedimiento que marca la Ley de Adquisiciones y la de Obras Públicas, aplicable en materia de asesorías, estudios e investigaciones.

63. Las Unidades de El Colef que realicen erogaciones por estos conceptos, deberán adoptar las medidas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones fiscales, verificando que se efectúen las retenciones a que haya lugar.

* Servicios de Difusión e Información 64. Las erogaciones con cargo a las partidas del concepto 3600 “Servicios de Impresión,

Publicación, Difusión e Información”, requerirán de la aprobación previa de la Dirección General de Vinculación así como la Secretaria de Planeación.

65. El Área de difusión de El Colef formulará las solicitudes de material correspondiente, para contratar los servicios de impresión o de publicaciones oficiales especializadas que se requieran por parte de las áreas.

66. Para los casos de publicidad, publicaciones oficiales y demás actividades de comunicación social, se utilizarán preferentemente los medios de difusión del sector público.

67. Los gastos destinados a publicaciones únicamente procederán cuando estén directamente relacionados con la función sustantiva de las Unidades de El Colef, en términos de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y

SERVICIOS. * Generalidades

68. De conformidad con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la integración de los expedientes de solicitudes y su presentación ante el Comité de Adquisiciones.



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Con base en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios conducirá los procesos adjudicatorios que, conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, resulten procedentes y llevará a cabo los procedimientos para la adquisición y contratación de bienes y servicios solicitados y justificados por las Unidades Responsables solicitantes, sin perjuicio de los acuerdos que, sobre el particular, emanen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

69. La Adquisición y/o arrendamiento de vehículos aéreos, terrestres y fluviales deberán ajustarse a las disposiciones que en materia de ahorro, productividad y eficiencia emita la Secretaría de la Función Pública y aquellas que se establezcan en el Manual de sueldos y prestaciones para los servidores públicos de mando de la Administración Pública Federal que al efecto determine la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

70. Con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones jurídicas y normativas en materia de planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones de bienes, las Solicitudes de Materiales no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios vigente, únicamente se aceptarán cuando estén debidamente justificadas y resulten prioritarias para el desarrollo de las actividades institucionales que se desarrollen, realizándose una adecuación presupuestal para equilibrar el monto del presupuesto por área, debiéndose aclarar el porqué no se consideraron para su integración en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

71. Para su atención y efectos, en las solicitudes de materiales o de servicios se considerarán los siguientes aspectos:

Deberán de contar con la firma de autorización del responsable del proyecto y de sus jefes inmediatos.

Las solicitudes de bienes de marca determinada se ajustarán a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, por lo cual éstas deberán ser debidamente justificadas por el Área solicitante.

Cuando dichas solicitudes se sujeten a lo dispuesto en la Fracción I del Artículo 41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, invariablemente se deberá sustentar el ejercicio de la opción mediante el dictamen de procedencia que emita el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

En los casos en que las solicitudes de compra o de servicio no se integren conforme a lo expuesto en el presente, se tendrán por no presentadas.

72. Con base en las solicitudes de materiales que al efecto remitan las Unidades de El Colef a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, ésta efectuará de manera periódica y consolidada o individual, los procedimientos adjudicatorios correspondientes a la adquisición de estos bienes, procurando obtener las mejores condiciones de precio, calidad, financiamiento, oportunidad y tiempos de entrega, que propicien el ejercicio racional de los recursos presupuestarios.



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* Seguro de Bienes Patrimoniales 73. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la Unidad Responsable de la

conducción del proceso adjudicatorio, contratación, administración y supervisión de la póliza de aseguramiento de los bienes patrimoniales propiedad de El Colef o bajo su responsabilidad, de conformidad con los Lineamientos para que para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”.

74. Los casos de siniestro, robo o cualquier daño a los bienes patrimoniales de El Colef, deberá ser reportado, con la oportunidad que el caso amerite, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios cuando esto ocurra dentro de las Instalaciones de El Colef.

Si el siniestro ocurre fuera de las instalaciones del El Colef se procederá a levantar un acta ante el Ministerio Público que deberá de entregarse mediante oficio a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Servicios de Fotocopiado 75. La contratación del servicio de fotocopiado en las áreas de El Colef y Regionales,

corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asesorará a las regionales foráneas que pretendan contratar este servicio, con objeto de llevar a cabo los actos administrativos procedentes.

76. El uso directo por las áreas del servicio de fotocopiado se podrá utilizar con una tarjeta para fotocopiado, que proporcionará la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 77. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios asignará y administrará, los recursos

presupuestarios y efectuará los procesos adjudicatorios para la adquisición y contratación de los bienes y servicios correspondientes a los siguientes conceptos y partidas: 2600, Combustibles, Lubricantes y Aditivos. 3100, Servicios Básicos. 3200, Servicios de Arrendamiento. 3411, Servicios de Vigilancia. 3501, Mantenimiento y Conservación de Mobiliario y Equipo. 3501, Mantenimiento y Conservación de Bienes Informáticos. 3505, Servicio de Lavandería, Limpieza, Higiene y Fumigación.

78. Las Áreas, en su ámbito de atribuciones, serán responsables de supervisar la eficaz y oportuno suministro de bienes y prestación de los servicios correspondientes a los conceptos y partidas enunciados.



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* Servicio de cafetería 79. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá la responsabilidad de llevar a cabo

la contratación del servicio que proporcionará la cafetería dentro de las instalaciones de las oficinas centrales de El Colef, para aquel personal o estudiantes que requieran consumir sus alimentos, sin retirarse de las instalaciones. El costo de los consumos será a cargo de cada comensal, ya que el servicio estará concesionado con terceros.

* Servicio de llamadas de larga distancia 80. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá como responsabilidad la

administración del conmutador telefónico, para lo cual brindará el servicio de las llamadas de larga distancia.

Las llamadas que se realicen en forma personal, serán descontadas a los empleados, vía nómina.

* Estacionamiento 81. Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales, vigilar el uso de los espacios

de estacionamiento de vehículos.

* Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación 82. Conforme a las disposiciones jurídicas aplicables, la Presidencia de El Colef y la Secretaria

de Planeación son la instancia facultada para la asignación y determinación de las normas de operación de equipo de telefonía celular, de radiolocalización y de radiocomunicación, cuyo servicio deberá contratarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos 83. La adquisición, registro, control, distribución y asignación de acuerdo a las autorizaciones

del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ubicado en oficinas centrales, será facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, Unidad Responsable que, asimismo, realizará las mismas acciones en lo concerniente al mantenimiento y a la dotación de gasolina y aditivos necesarios para la operación de las unidades automotrices.

* Servicios de transportación terrestre 84. Toda vez que corresponde a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el control,

asignación y reasignación del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ésta brindará el servicio de transporte colectivo a de empleados adscritos a oficinas centrales, en días y horas hábiles.



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85. Brindará también los servicios de transportación que se requieran para la atención de visitantes distinguidos, invitados especiales y aquellos que por razones protocolarias realicen visitas oficiales.

* Tarjeta IAVE 86. Adquisición de la Tarjeta electrónica para cruce Vehicular que se otorga a los usuarios de

El Colef, como una prestación para compensar el costo del peaje de la caseta de CAPUFE ubicada en Playas de Tijuana así como para el control y uso de la misma. (ver Anexo DRMS9.1: Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE).

* Mantenimiento del parque vehicular 87. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios efectuar las acciones

conducentes para conservar en buen estado el parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, mediante los servicios que al efecto se contraten con talleres especializados en mantenimiento preventivo y correctivo de unidades automotrices, con sujeción a las disposiciones aplicables.

* Pago de derechos del parque vehicular 88. Los pagos de derechos correspondientes a tenencias, verificaciones de emisiones de

gases contaminantes, emplazamientos y revistas, correspondientes al parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, se realizarán a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, siempre y cuando los vehículos de referencia se encuentren asignados a las áreas de El Colef o Regionales.

89. El pago de estos derechos, en tiempo y forma, en las oficinas regionales si será responsabilidad de dichas Regionales.

* Reporte de mantenimiento 90. Para poder solicitar cualquier servicio de mantenimiento que se requiera en las áreas de

trabajo de El Colef, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Llenar y entregar el formato denominado reporte de mantenimiento en la Coordinación de Obras y Mantenimiento en las oficinas centrales, para solicitar el servicio de pintura, carpintería, electricidad, plomería y/o varios (chapas, focos, aire acondicionado, etcétera). El formato deberá estar debidamente requisitado.

91. En caso de ausencia del director del departamento para la firma de autorización del servicio, y siendo un servicio de necesidad básica (que impida el desarrollo de las labores del empleado), podrá ser firmado únicamente por el solicitante del servicio.



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* Servicio de Seguridad 92. La contratación del servicio de seguridad a bienes propiedad o bajo responsabilidad de El

Colef, y de empleados y visitantes que se encuentren en el interior de las instalaciones de la misma, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual conducirá el proceso adjudicatorio que conforme a las disposiciones legales aplicables corresponda.

* Mensajería Interna 93. Se entenderá como circuito interno el intercambio de documentos entre las oficinas de El

Colef.

94. No deberá utilizarse para el envío de valores, objetos personales y dinero en efectivo por el Circuito Interno de Mensajería, en caso de que así fuere queda bajo la responsabilidad del empleado que lo haya enviado, deslindando la responsabilidad de El Colef.

95. Toda la documentación que requiera ser enviada por el Circuito Interno deberá ser entregada en sobre cerrado.

96. La correspondencia interna podrá también ser depositada por el interesado en el casillero del destinatario, ubicado en las Oficinas centrales.

* Envíos de servicio postal y mensajería 97. Los documentos oficiales que se requieran enviar por el sistema de mensajería nacional e

internacional se deberán colocar en un sobre membretado y deberán ser entregados en la Coordinación de Servicios Generales, en las oficinas centrales.

98. Se realizarán envíos diariamente de todos aquellos paquetes que ingresan antes de las 12:00, de lo contrario se enviarán al siguiente día hábil.

99. El personal de la Coordinación realizará un recorrido entre las 13:00 y las 14:00 horas por los tres edificios a fin de recolectar la correspondencia que se enviará, la cual deberá estar previamente rotulada con los datos del remitente y destinatario. De no utilizarse este medio la correspondencia deberá ser entregada en el mostrador de la Coordinación de Servicios Generales donde se le dará el curso solicitado.

100. La correspondencia que se envíe deberá contener la información necesaria de manera clara y completa, para que pueda ser enviada, asimismo, se recomienda que los datos del remitente se incluyan en el paquete y/o documento para que en caso de ser devuelto sea notificado al usuario.

101. Cuando se requiera enviar paquetería urgente deberá llenarse una guía que será proporcionada por la Coordinación de Servicios Generales, ésta deberá requisitarse de manera clara y completa, además se recomienda que se incluya el nombre de algún



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contacto interno, para que en caso de algún problema con el paquete y/o documento, éste sea notificado.

* Servicio Postal 102. El servicio de correo en cualquiera de sus modalidades (ordinario, o registrado) estará

sujeto a lo dispuesto por los artículos 2 y 14, fracciones III, IV, V y VI de la Ley del Servicio Postal Mexicano.

103. Los documentos que se requieran enviar por cualquiera de las modalidades de Correo deberán ser entregados en sobre cerrado.

El contenido de cada sobre será responsabilidad de cada área solicitante, así como de enviar la documentación completa y datos correctos.

104. El servicio de Correo es exclusivamente para el envío y recepción de DOCUMENTOS OFICIALES.

105. Queda prohibido el uso de estos servicios para el envío y recepción de correspondencia personal. (tarjetas de crédito, estados de cuenta, suscripciones, etc.)

Igualmente está prohibido el envío de dinero en efectivo o documento negociables por cualquiera de las modalidades de correo.

Las Unidades Administrativas que deseen enviar documentos oficiales por esta vía deberán entregarlos en la Coordinación de Servicios de recepción localizadas en el Primer Edificio, primer piso.

* Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones 106. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en coordinación con

las áreas de El Colef y Regionales, conducir los procesos adjudicatorios correspondientes a la contratación de trabajos de obras públicas y de servicios relacionados con las mismas, así como, con base en la magnitud, complejidad y calendarización de los trabajos de esta naturaleza.

* Espacios físicos 107. Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios realizar las

acciones tendentes a la contratación de arrendamientos inmobiliarios y de la renovación de los contratos de esta naturaleza, de conformidad con las disposiciones legales que al efecto establezca la Secretaría de la Función Pública.

108. La distribución y asignación de espacios físicos en los inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, deberá sujetarse a la política de Techo financiero establecida por la Dirección de Finanzas, por lo que corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la aplicación de esta normativa, razón por la cual todos y cada uno



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de los proyectos de remodelaciones, readecuaciones, modificaciones y reasignaciones de espacios, deberán ser invariablemente validados por Recursos Materiales y Dirección de Finanzas por el techo presupuestal.

109. Conforme a las disposiciones aplicables, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá actualizar, en forma permanente, el inventario de bienes inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, con la finalidad de determinar el nivel de utilización y los espacios disponibles para su reasignación o, en su caso, llevar a cabo las acciones administrativas conducentes.

* Solicitud de materiales 110. La Coordinación de Compras se encarga de proveer, a todas las direcciones o

departamentos de El Colegio de la Frontera Norte, los materiales necesarios tales como: papelería, mobiliario y artículos de oficina, equipo y accesorios de computo, etcétera, siempre y cuando el área y proyecto cuenten con disponibilidad presupuestal.

Cualquier requerimiento deberá ser solicitado a través del formato de solicitud de materiales, mismo que deberá ser firmado por el director de área.

* Solicitud de activos fijos 111. Se deberá elaborar una solicitud de materiales, para solicitar el mobiliario y equipo

autorizado en el programa y presupuesto de inversión, con la autorización del responsable del proyecto y del director del área.

112. Para proyectos financiados con recursos complementarios y que tengan dentro de sus proyectos el presupuesto indicado, de igual manera deberán presentar una solicitud de materiales a la Dirección de Recursos materiales y servicios.

Los activos fijos que no se soliciten por medio del programa anual de adquisiciones presupuestados por área, se deberán prever para el siguiente ejercicio.

113. En caso esporádico de que el bien exista en almacén, se entrega al solicitante, mismo que firma de recibido en el formato de salida de almacén.

Al bien se le asigna el número de inventario en una etiqueta y se registra en el sistema de inventarios.

114. Al momento de la entrega del mobiliario y equipo al responsable permanente deberá de firmar un resguardo que ampare las características del bien y su número de inventario, para que le pueda dar seguimiento a su responsabilidad sobre los mismos.

* Adquisición de Bienes Informáticos 115. Tratándose de mobiliario y equipo informático, conforme a sus atribuciones, la

Coordinación de Computo (Informática) y la Dirección de Recursos Materiales y Servicios



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establecerán la coordinación necesaria para que todo el equipo dellcómputo y software solicitado por las áreas cuenten con un dictamen técnico por parte de la Coordinación de cómputo, para incluirlos en el programa de inversión.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, se ajustará a lo que especifiquen los convenios o cartas compromiso, tratando de que sea lo más compatible posible con el equipo existente en El Colef.

* Requisitos Fiscales y administrativos 114. La solicitud de adquisición de Materiales o Servicios varios se respaldará con los

documentos originales que justifiquen y comprueben la erogación respectiva y que cumplan con las disposiciones en la materia.

115. Es responsabilidad del Director de la unidad o equivalente y de los servidores públicos que directamente realicen el ejercicio de recursos, documentarlo con apego a las disposiciones aplicables en vigor, reuniendo la documentación comprobatoria con todos los requisitos legales y administrativos establecidos.

116. La documentación deberá ser original y a nombre de El Colegio de la Frontera Norte y contar con las firmas de autorización requeridas e invariablemente la del responsable.

117. Todos los comprobantes de personas físicas o morales, sujetos a retenciones de impuestos, deberán contener su respectiva constancia de entero y retención a la SHCP.

118. La documentación no deberá presentar tachaduras o enmendaduras y, en caso de que sea enviada para contabilización o comprobación, presentará el sello de PAGADO.

119. Todo retraso en el pago al legítimo beneficiario, que sea atribuible a una entrega inadecuada de la documentación soporte, será responsabilidad de la unidad remitente.

120. Con el propósito de describir los diversos requisitos que deberá cubrir la documentación comprobatoria del ejercicio del gasto, se esquematizan en el anexo de Requisitos fiscales.

121. La observación de las anteriores disposiciones, coadyuvará a que las actividades institucionales se realicen dentro del marco normativo establecido, contribuyendo a la oportuna realización de las actividades sustantivas y adjetivas de El Colef.

XI. TRAMITES DE CHEQUES 122. La solicitud para el pago de bienes y servicios se llevara a cabo por medio de los

formatos correspondientes a cada operación (servicios varios, viáticos y pasajes)

123. La recepción de las solicitudes se debe realizar en la ventanilla ubicada en la Dirección de Finanzas la cual debe cumplir con los requisitos establecidos.



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124. La ventanilla de recepción deberá sellar la solicitud, estipulando la fecha y la hora así como el nombre de la persona que recibe la misma.

125. Se llevará a cabo la emisión del cheque siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal y se cuente con flujo de efectivo.

126. Las solicitudes deberán entregarse con un mínimo de cinco días hábiles antes a la fecha de emisión del pago.

127. Las solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, deberán ser debidamente justificadas por escrito, contando con la autorización previa del Director de Área y del Director General Administrativo siempre y cuando se verifique con la Dirección de Finanzas la disponibilidad del recurso.

128. Aquellas solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, serán procesadas en forma cronológica según su recepción.

XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) 129. La emisión de los gastos por comprobar se realizará solo en casos excepcionales cuando

la naturaleza del evento no permita una identificación del monto o del concepto del gasto en forma inmediata, pero que es indispensable para la realización del mismo.

130. Se deberán otorgar gastos a comprobar únicamente con la debida autorización de los Directores de Departamento de conformidad a los presupuestos autorizados y a la disponibilidad.

131. Sólo se otorgarán gastos por comprobar a empleados que se encuentren contratados por plaza presupuestal.

132. Sé deberán de comprobar de conformidad al origen de la solicitud y con fecha posterior a la recepción de los recursos cumpliendo con los requisitos fiscales.

133. Para poder entregar oportunamente un cheque o transferencia bancaria con el monto del gasto por comprobar se deberá de solicitar los recursos con cinco días de anticipación.

134. Se deberá solicitar gastos a comprobar sólo cuando no exista una comprobación previa pendiente de entregar.

135. Los gastos a comprobar serán emitidos únicamente para el pago de bienes y servicios, no incluye el pago de servicios personales ni adquisición de activos fijos.

El pago de los viáticos se le da tratamiento como un gasto por comprobar.



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XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS 136. Todos los gastos efectuados por El Colegio de la Frontera Norte, deberán estar

debidamente soportados con documentación comprobatoria original, expedida a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. Salvo los boletos de pasajes que se encuentran a nombre del usuario.

137. Se deberá presentar ante la Dirección de Finanzas el formato denominado “Comprobación de gastos” el cual entre otras cosas, deberá especificar a qué solicitud o cheque se refiere la comprobación y deberá estar acompañado de la documentación comprobatoria correspondiente a esa solicitud o cheque-. La dirección de finanzas deberá sellar y firmar de recibido el formato para futuras aclaraciones.

138. Los comprobantes de gastos deberán estar firmados por el beneficiario del gasto y deberán contener los siguientes requisitos fiscales:

REQUISITOS FISCALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

Ser documentación original

Tener impreso los siguientes requisitos:

Nombre, denominación o razón social de quien la expida.

Domicilio Fiscal

Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.

Número de folio.

Lugar y fecha de expedición

Estar expedidos a favor de:

Nombre: El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Domicilio Fiscal: Km. 18.5 Escénica Tijuana- Ensenada

San Antonio del Mar

Tijuana, Baja California C.P. 22320

R.F.C.: CFN 860206-338

Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara

Precio unitario y valor total (con número y letra); así como el monto de los impuestos que, en los términos de las disposiciones fiscales, deban trasladarse.

Fecha de impresión, caducidad y datos de identificación del impresor autorizado.



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No tener tachaduras, enmendaduras y doble color de tinta.

La fecha de facturación deberá corresponder al ejercicio presupuestal vigente, posterior a la emisión del anticipo para gasto.

139. Las comprobaciones de salidas al extranjero no estarán sujetas a los requisitos anteriores, se presentará la documentación original otorgada por el prestador del bien o del servicio, expedido a nombre de El Colef.

140. En el caso de gastos por concepto de viáticos, solo se aceptarán comprobaciones por concepto de gastos de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro similar o conexo a éstos. Puede comprobarse hasta un 80% del monto otorgado, causando el 20% restante el Impuesto Sobre la Renta del 34% como lo marca el artículo 10, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, cargándose éste importe a la partida presupuestal correspondiente.

141. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

142. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.

143. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

144. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

145. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

146. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

147. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.



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148. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

149. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

150. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

XIV. SERVICIOS PERSONALES * Generalidades 151. Las disposiciones aquí mencionadas son aplicables a las siguientes categorías:

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