• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO

ANALISIS

IMPLANTACION

SOA

MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA

LEY N° 1178 (SAFCO)SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación deOperaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediantela adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de lossiguientes preceptos:

a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentesniveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas yvigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará odescentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de lossistemas de administración.

b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

ATRIBUCIONES INSTITUCIONALESEl Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex-

Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus

atribuciones son ejercidas a través de su unidad

técnica U.N.

Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA

con las siguientes atribuciones:

• Cumplir con las normas.• Elaborar y aprobar su reglamento específico. • Solicitar su compatibilización por Órgano Rector• Implantar el sistema.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Es el conjunto ordenado de normas,criterios y metodologías, que a partir delmarco jurídico administrativo del sectorpúblico, del Plan Estratégico Institucionaly del Programa de Operaciones Anual ,regulan el proceso de estructuraciónorganizacional de las entidadespúblicas, contribuyendo al logro de losobjetivos institucionales.

Satisfacción del usuario

Evitar la duplicación y dispersión de

funciones

Determinar el ámbito de

competencia y autoridad

Optimizar la comunicación y

coordinación

Simplificar y dinamizar su

funcionamiento

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS DEL SOAESTRUCTURACION

TECNICA

FLEXIBILIDAD

FORMALIZACION

SERVICIO A LOSUSUARIOS

INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS

SOA

SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES

SISTEMA DE ADMINISTRACION

DE PERSONAL

SISTEMA DE CONTROL

GUBERNAMENTAL

COMPONENTES DEL S.O.A.A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓNPROCESO

ANÁLISISRETROSPECTIVO

ANÁLISISPROSPECTIVO

RESULTADOSRECOMENDACIONES

DISEÑO DEPROCESOS

CONFORMACIÓN DEÁREAS Y UNIDADES

ESTAB. CANALES DECOM. Y COORD. INT

ESTAB. DE INSTANCIAS DE RELACION

INTERINSTITUCIONAL.

MANUALES

PLAN DEIMPLANTACION

EJECUCIÓN DELPLAN

SEGUIMIENTO

ESTRUCTURAIMPLANTADA

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ANÁLISISRETROSPECTIVO ANÁLISIS

PROSPECTIVO

FUENTES DE INFORMACIÓN.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Problema?

SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

•InvestigaciónDocumental

•Investigaciónde Campo

•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros

Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE DATOSFORMULACIÓN DE

RECOMENDACIONES

Registro de hechos en la Entidad:- Área- Unidad Organizacional- Proceso que se estudia

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

•La calidad de servicios y los bienesproporcionados a los usuarios.

•La efectividad de los procesos•La rapidez de respuesta de la estructura Org.frente a los cambios internos y externos

RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Diseñar o rediseñar procesos.

Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.

Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.

Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.

Otros aspectos específicos de organización.

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

ETAPAS

USUARIOS

SERVICIOS

Y/O BIENES

PROCESOS.

ÁREAS Y UNIDADES

ORGANIZACIONALES

AUTORIDAD

NIVELES JE

RÁRQUICOS

ALCANCE DE CONTROL

.

CANALES

Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

COORDINACIÓNINTERNA.

RELACIÓN INTER-

INSTITUCIONAL.

MANUALES

DIRECTORIO

DIRECCIÓNEJECUTIVA

DIRECCIÓN DIRECCIÓN

UNIDAD UNIDAD

a)

b)

c)

NIVELES JERÁRQUICOSNIVEL

DIRECTIVO

NIVEL EJECUTIVO

NIVELOPERATIVO

CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES

SUSTANTIVA

SUSTANTIVA

SUSTANTIVAADMINISTRATIVA

ASESORAMIENTO

DESCONCENTRACIÓN

LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:

• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA• OBJETIVOS• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA• FUNCIONES ESPECÍFICAS• GRADO DE AUTORIDAD

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

ASCENDENTE

CRUZADA

DESCENDENTE

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se debeconsiderar:

þ La cadena de mando.

þ El tipo de información que se transmitiráregularmente

þ La frecuencia y fluidez de la información

þ El alcance y cobertura del medio de comunicación.

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES

INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

Para el tratamiento de asuntos de competencia compartidaentre unidades que no pudieran resolverse directamente, secrearán consejos, comités o comisiones mediantedisposición legal que establecerá:

þ El objetivo de la instancia

þ Las funciones específicas

þ La unidad encargada de la instancia

þ El carácter temporal o permanente

þ La periodicidad de las sesiones

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALES

INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES

INTERINSTITUCIONAL•TUICIÓN•RELACIÓN FUNCIONAL•COMPLEMENTACIÓN

SERVICIO AL USUARIO

RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.

PRESTADOS

FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.

CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS,

RECLAMOS Y DENUNCIAS

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

a). MANUAL DE ORGANIZACIÓNY FUNCIONES.

• Disposición legal• Objetivos.• Organigramas.

- PARA LAS UNIDADES DE NIVELJERÁRQUICO SUPERIOR

• Objetivos.• Nivel jerárquico y rel.de depend.• Funciones.• Relaciones de coordinación.

- PARA OTRAS UNIDADES• Relación de dependencia.• Funciones.

b). MANUAL DE PROCESOS.

• Denominación y objetivodel proceso.

• Normas de operación.• Descripción del procesoy sus procedimientos.

• Diagramas de flujo.• Formularios y otrasformas utilizadas.

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

MANUALES

PLAN DE IMPLANTACIÓN

ESTRUCTURAIMPLANTADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

Ø Puesta en marcha del Programa de OperacionesAnual.

Ø Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.

Ø Participación activa durante todo el proceso delpersonal superior y del personal involucrados en loscambios organizacionales.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,

MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS

FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

APLICACIÓN DEL PLANDE ACUERDO CON LA

ESTRATEGIA APROBADA

SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS

IMPLANTACIÓNDE LOS

SISTEMAS DE

ADMINISTRACIÓNY CONTROL

REGLAMENTO ESPECÍFICO

REGLAMENTO ESPECÍFICOREG

LAM

ENTO

ESP

ECÍF

ICO

REG

LAM

ENTO

ESPECÍFIC

O

NORMAS BÁSICAS

NORMAS BÁSICAS

NO

RM

AS

BÁ

SIC

AS N

OR

MA

S BÁ

SICA

S

LEY N° 1178 (MARCO)

LEY

N°1

178

(MA

RC

O) LEY N

°1178 (MA

RC

O)

LEY N° 1178 (MARCO)