Normalizacion y Estandarizacion Desarrollo Economico

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FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE 13 ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DESARROLLO ECONÓMICO PROCESO Desarrollo Económico ¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA CUÁNTO? ¿QUIÉN LO HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER? ¿CÓMO LO EVIDENCIA? 1. Proyectar las metas económicas. a. Retroalimentar los objetivos y metas del plan estratégico, así como los resultados del año anterior y las condiciones del mercado; b. Fijar las metas financieras: indicadores de ahorro y crédito; c. Articular las metas con la estrategia de comercialización; d. Retroalimentar y aprobar con la Junta Directiva (ajustar cuando haya lugar); e. Socializar las metas económicas con el equipo de colaboradores. Anual Comité económico Junta Directiva Colaboradores Plan Estratégico Actas: Junta Directiva, Comité Económico, Colaboradores Tablero de control integral 2. Establecer el presupuesto de los costos. a. Estimar los costos e ingresos de las metas económicas de la empresa: - Determinar tasas de captación de las modalidades de ahorro; - Determinar tasas del endeudamiento financiero; - Determinar tasas de colocación; - Evaluar las tendencias del mercado; - Determinar la proporción ente endeudamiento y captaciones; - Evaluar los cupos disponibles con las entidades financieras y no financieras; - Consolidar los costos de la Empresa; - Determinar los ingresos operacionales y no operacionales; b. Consolidar el presupuesto de costos para la vigencia. Anual Comité financiero Junta Directiva Manual de calidad Plan estratégico Presupuesto Acta de Junta Directiva 3. Atender las solicitudes afiliación. a. Atender las expectativas y solicitudes de afiliación; b. Determinar si son empleados oficiales o están vinculados con entidades al servicio del estado (debe aplicar para descuento por nómina o disposición para pago por caja): - Cuando es viable continua con el procedimiento, caso contrario se rechaza y notifica. c. Determinar si existe código de descuento: Cuando existe, se evalúa la oportunidad de la afiliación (para primera vez, verificar la documentación completa y afiliar; para quienes ya estuvieron afiliados determinar si existen sanciones y cumplieron con el tiempo -tres años para excluidos y tres meses para retiro voluntario-); Cuando no existe, se evalúa la oportunidad y gestiona la consecución del código de descuento; caso contrario se analiza la viabilidad para Permanente Gerente Subgerente Comité de afiliaciones Asesores comerciales Procedimiento de afiliaciones de asociados Estatutos FECEDA Solicitud de código para descuento de nómina Solicitud de ingreso Documentos de soporte (cédula, desprendible de nómina, resolución de nombramiento

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1. Proyectar las metas económicas. Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta Solicitud de código para descuento de nómina Solicitud de ingreso Documentos de soporte (cédula, desprendible de nómina, resolución de nombramiento Manual de calidad Plan estratégico Procedimiento de afiliaciones de asociados Estatutos FECEDA 3. Atender las solicitudes afiliación. Presupuesto Acta de Junta Directiva ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DESARROLLO ECONÓMICO PROCESO

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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DESARROLLO ECONÓMICO

PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

1. Proyectar las metas económicas.

a. Retroalimentar los objetivos y metas del plan estratégico, así como los resultados del año anterior y las condiciones del mercado;

b. Fijar las metas financieras: indicadores de ahorro y crédito; c. Articular las metas con la estrategia de comercialización; d. Retroalimentar y aprobar con la Junta Directiva (ajustar cuando haya

lugar); e. Socializar las metas económicas con el equipo de colaboradores.

Anual Comité económico Junta Directiva Colaboradores

Plan Estratégico Actas: Junta Directiva, Comité Económico, Colaboradores Tablero de control integral

2. Establecer el presupuesto de los costos.

a. Estimar los costos e ingresos de las metas económicas de la empresa: - Determinar tasas de captación de las modalidades de ahorro; - Determinar tasas del endeudamiento financiero; - Determinar tasas de colocación; - Evaluar las tendencias del mercado; - Determinar la proporción ente endeudamiento y captaciones; - Evaluar los cupos disponibles con las entidades financieras y no

financieras; - Consolidar los costos de la Empresa; - Determinar los ingresos operacionales y no operacionales; b. Consolidar el presupuesto de costos para la vigencia.

Anual Comité financiero Junta Directiva

Manual de calidad Plan estratégico

Presupuesto Acta de Junta Directiva

3. Atender las solicitudes afiliación.

a. Atender las expectativas y solicitudes de afiliación; b. Determinar si son empleados oficiales o están vinculados con entidades

al servicio del estado (debe aplicar para descuento por nómina o disposición para pago por caja):

- Cuando es viable continua con el procedimiento, caso contrario se rechaza y notifica.

c. Determinar si existe código de descuento: ⁻ Cuando existe, se evalúa la oportunidad de la afiliación (para primera

vez, verificar la documentación completa y afiliar; para quienes ya estuvieron afiliados determinar si existen sanciones y cumplieron con el tiempo -tres años para excluidos y tres meses para retiro voluntario-);

⁻ Cuando no existe, se evalúa la oportunidad y gestiona la consecución del código de descuento; caso contrario se analiza la viabilidad para

Permanente Gerente Subgerente Comité de afiliaciones Asesores comerciales

Procedimiento de afiliaciones de asociados Estatutos FECEDA

Solicitud de código para descuento de nómina Solicitud de ingreso Documentos de soporte (cédula, desprendible de nómina, resolución de nombramiento

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

pago por Caja o se declina la solicitud; d. Diligenciar la solicitud, anexar la documentación y enviar al Comité de

Afiliación: - Cuando se aprueba: notificar al solicitante, ingresar al módulo, afiliar a

Serfunllanos (es voluntario), incluir en Vida Deudores (seguro de la Empresa), notificar a la entidad patronal, recibir descuento (se adquiere la condición de asociado cuando se recibe el primer aporte).

- Cuando se rechaza: notificar al solicitante y gestionar los recursos de reposición en caso de que apele (Junta Directiva y Comité de Apelación);

e. Consolidar la información de ingresos durante el mes; f. Verificar el archivo de la documentación pertinente; g. Adelantar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar. Nota: para algunos códigos de convenio se debe gestionar su actualización cada vigencia.

o contrato y fotografía) Carta de aprobación (e-mail) Novedades (sistema) Remisión de novedades Convenios códigos para descuentos

4. Tramitar las desiciones de retiro.

a. Atender la tentativa de retiro; b. Establecer las causas del retiro: - Retiro voluntario; - Exclusión; - Fallecimiento. c. Tratar cada caso, según lo descrito en el procedimiento de retiros. d. Determinar las razones iniciales y persuadir en caso de que exista

oportunidad; e. Establecer los saldos a favor de FECEDA o el Asociado; f. Gestionar los pagos respectivos según aplique: - Cuando el pago sea ineficaz por parte del asociado gestionar con base

en lo descrito en los procedimientos de retiro y de cartera en mora. g. Registrar el retiro en el sistema; h. Notificar a las entidades patronales y desvincular de los seguros de

amparo;

Permanente Gerente Subgerente Tesorero Coordinadores de sucursales

Procedimiento de retiros Procedimiento de cartera en mora Estatutos de FECEDA

Manifestación de Retiro Liquidación de la Cuenta del Asociado Retirado Paz y Salvo

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

i. Reportar a centrales de riesgo; j. Expedir paz y salvo (cuando aplique); k. Notificar la aplicación del retiro; l. Registrar las causas del retiro y adelantar las acciones de mejoramiento

a las que haya lugar. m. Archivar la información del retiro;

5. Prestar el servicio de ahorro.

a. Recibir la solicitud de ahorro del asociado; b. Ofrecer las alternativas de ahorro con base en los siguientes criterios: - Disponibilidad permanente y flexibilidad en el monto de los ahorros; - Cuota de ahorro fija a un plazo determinado; - Ahorro a un termino de tiempo establecido; - Ahorro permanente para retiro a largo plazo; - Disminución, retiro parcial o incremento del ahorro permanente; c. Indagar la conveniencia, la decisión del asociado y determinar la línea

de ahorro pertinente: - Fecediario - Feceahorrito - Fecefuturo - Ahorro contractual - CDAT d. Constituir la modalidad de ahorro seleccionada (ver procedimientos

para cada línea). e. Captar los recursos según las condiciones de la línea de ahorro: - Feceahorrito y fecediario: a voluntad y disposición del asociado (aporte

por caja); - Fecefuturo y contractual: Aporte por caja o nómina según cuota

establecida; - CDAT: único aporte al momento de la constitución del ahorro. - Destinar recursos de desembolso de créditos para la constitución de

ahorros (cualquiera de las modalidades); f. Atender las solicitudes de retiro o traslado de recursos: - Fecediario: Retiro por caja o nota débito (traslado entre cuentas o pago

Permanente

Cajeros Asesor de servicios Coordinadores de sucursales Auxiliares de sucursales Auxiliar de tesorería Asesor de créditos

Procedimiento para la variación y cierre del ahorro permanente Procedimiento para el cruce de cuentas de los ahorros permanentes Procedimiento para la apertura, movimiento y cierre de ahorro a la vista (FECEDIARIO y FECEAHORRITO) Procedimiento para la apertura y cierre de FECEFUTURO Procedimiento para la apertura,

Tarjeta de apertura de cuenta Registro de entrega de talonarios Ordenes de retiro Notas debido Nota crédito Libranza Comprobante de egreso CDAT

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

de obligaciones); - Feceahorrito: Retiro por caja. - Fecefuturo: Cancelación del ahorro y devolución de los recursos (retiro

del fondo, pensión o desvinculación laboral); - Contractual: Al vencimiento del plazo o por incumplimiento de las

condiciones de ahorro, se cancela y devuelven los recursos (Imputación con comprobante de egreso o traslado a fecediario);

- CDAT: Al vencimiento del plazo o por autorización de la gerencia, se cancela y devuelven los recursos (Imputación con comprobante de egreso o traslado a fecediario).

Nota: En caso de retiro o fallecimiento del asociado, se realizará la cancelación de las líneas de ahorro que tenga vigentes. g. Atender las solicitudes de disminución, incremento o retiro parcial del

ahorro permanente (ver procedimiento);

movimiento y cierre de Ahorro Vivienda Procedimiento para la apertura y cierre de Ahorro Contractual Procedimiento Reglamento de ahorro FECEDA Estatutos FECEDA

6. Prestar el servicio de crédito

A. Recibir al asociado que se acerca con condiciones de crédito; B. Evaluar el estado, depuración y constitución de las contragaratías; C. Evaluar la necesidad crediticia del asociado y sus condiciones de

acceso; D. Decidir la oportunidad inicial para acceder a crédito (cuando no sea

viable se informa al asociado, buscan alternativas o cierra la actividad);

E. Analizar la capacidad de pago real del asociado; F. Determinar la línea de crédito más pertinente para la necesidad del

asociado: • Adelanto de sueldo • CREDIEXPRESS • Crédito educativo • Crédito comercial

Permanente Recepcionista, Asesor comercial, asesor de servicios, coordinadores de sucursales, auxiliares de sucursales, auxiliar de tesorería, analista de crédito, gerente,

Procedimiento de crédito Reglamento de crédito Estatutos Circular básica contable y financiera

Análisis de crédito Autorización para consulta y reporte de información en centrales de riesgo Solicitud de crédito Modalidades

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¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

• Crédito de vivienda • Crédito ordinario • Crédito para calamidad doméstica • Crédito de cancelación de obligaciones como deudor solidario • Determinar la oportunidad de refinanciación (no incluye de vivienda ni comercial) para atender las necesidad de crédito del asociado; G. Evaluar la necesidad de deudor solidario y verificar el cumplimiento

de las condiciones necesarias (si no cumple con las condiciones termina el trámite);

H. Generar la solicitud de crédito; I. Analizar la solicitud de crédito (si no cumple con las condicione se

realizan las gestiones para tratar de satisfacer la necesidad del asociado, sin menoscabo de las condiciones necesarias para disminuir el riesgo);

J. Desembolsar el crédito; K. Archivar la información; L. Evaluar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar.

comité de crédito, Junta Directiva

de crédito Registro trébol sisgefon Notificación de rechazo o aplazamiento Libranza Pagaré Carta de instrucciones Plan de pagos Nota crédito, Nota de contabilidad Comprobante de egreso Reporte de novedades Asociado provisional Pago por caja Documentos de soporte del asociado (cédula, desprendible de pago, solicitud de crédito por

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¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

caja, Soportes de garantía.

7. Vender otros servicios del portafolio empresarial.

a. Establecer las condiciones de los servicios complementarios: - Ver condiciones para la venta, compra y descuentos para seguros. - Ver condiciones para venta de seguro soat. - Ver condiciones para el envío y pago de giros nacionales – su giro. - Ver Condiciones para la venta del servicio de telefonía Celular Comcel. b. Ofertar los productos o servicios a los Asociados. c. Atender y tramitar las compras efectuadas. d. Reportar las acciones comerciales adelantadas. e. Analizar la contribución al crecimiento del capital financiero de la

Empresa.

Permanente Junta Directiva Gerente Subgerente Tesorero Coordinadores de sucursales Asesores de servicios Asesor comercial - convenios

Plan estratégico Plan de negocios Procedimiento de caja fuerte a cargo del cajero

Acta de Junta Directiva

1. Gestionar oportunidades de negocio.

a. Anualmente, con base en el plan estratégico, establecer un plan de negocios para diversificar los productos y servicios de la empresa;

b. Permanentemente, analizar tendencias del mercado, hábitos de consumo, expectativas de los asociados y otras oportunidades de negocio;

c. Analizar el plan de negocio o nuevas oportunidades: ¿cuánto cuesta?, ¿es rentable?, ¿qué implica?, ¿contribuye a la misión?, ¿es parte del plan estratégico?, ¿es viable?

d. Decidir frente a la iniciativa; e. Cuando se apruebe, emprender el desarrollo del plan de negocios; f. Retroalimentar y analizar los avances y dificultades.

Anual/ Permanente

Gerente Junta Directiva

Plan estratégico Manual de calidad

Convenios y acuerdos

8. Gestionar las relaciones y operaciones con la banca.

a. Atender los requerimientos de recursos para colocación de créditos y verificar la capacidad para cubrir la necesidad con recursos propios;

b. Cuando no cuenta con la capacidad, gestionar el endeudamiento externo (tal como se establece en el procedimiento de cupos de crédito);

c. Gestionar los desembolsos de los cupos de crédito (parcial o total);

Permanente Tesorero Subgerente Gerente Junta Directiva

Estatutos Procedimiento de gestión bancaria Procedimiento de cupos de

Pagaré Actas de Junta Directiva Informe de gestión bancaria

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

d. Cancelar las obligaciones constituidas con las entidades financieras; e. Verificar las condiciones comerciales de los créditos y buscar las

mejores alternativas comerciales para FECEDA: - Analizar si existen mejores tasas de interés y determinar la viabilidad

para cancelar los créditos con mayor costo de financiamiento. - Actualizar y ampliar los cupos de crédito según la necesidad y

oportunidad ofrecida por la entidad financiera. f. Informar a la gerencia sobre las fluctuaciones financieras del mercado,

las mejores oportunidades y actuar en conveniencia del desarrollo económico de la empresa.

g. Crear cuentas y monitorear el manejo de chequeras, saldos y las conciliaciones con las operaciones financieras de la empresa (ver procedimiento de Gestión de cuentas bancarias).

h. Garantizar que la disponibilidad de efectivo (en cualquiera de las modalidades de ahorro constituidas con otras entidades financieras) no sea inferior al 10% del total de los ahorros captados (fondo de liquidez).

i. Constituir y monitorear el estado de los intereses, plazos, vencimientos, renovaciones o cancelaciones de los títulos valor constituidos con otras entidades financieras y comerciales (ver procedimiento de inversiones – CDT, acciones y otros productos o portafolios financieros-).

j. Orientar las acciones necesarias al fortalecimiento de la relación con las entidades financieras y el sostenimiento de la imagen comercial de FECEDA; emprender las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar.

crédito procedimiento de inversiones y ahorros programados

Títulos valor

9. Gestionar la cartera de Asociados.

a. Realizar periódicamente el seguimiento de crédito otorgados; b. Generar el informe de cartera por edades el día 10 de cada mes; c. Evaluar el comportamiento de la cartera e iniciar la gestión de cobro; d. Contactar telefónicamente a los asociados que presentan obligaciones

en mora, informar sobre el monto y fecha de pago; e. Establecer acuerdos y plazos para la cancelación de las obligaciones o

reestructurar la obligación cuando cumpla condiciones establecidas en

Permanente Junta Directiva Gerente Tesorero Analista de crédito Coordinador de cobranza

Estatutos Reglamento de cartera y cobranza Procedimiento de cobranza

Actas de Junta Directiva Reporte de cartera por edades Informe de cobranza

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¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

el procedimiento de crédito; f. Verificar la disponibilidad de fondos en las cuentas de ahorro y debitar

de éstas las obligaciones en mora cuando existan fondos disponibles; g. Enviar comunicados a deudores y deudores solidarios informando sobre

el reporte a las Centrales de riesgo dentro de los 10 primeros días de cada mes;

h. Presentar mensualmente a la Junta Directiva, el informe pormenorizado de gestión realizada y acuerdos pactados;

i. Hacer seguimiento a los asociados con mora mayor a 60 días en las líneas de adelanto de sueldo y crediexpres y presentar para sanción;

j. Elaborar las resoluciones de Sanción en adelanto de sueldo y notificar a los deudores morosos sobre las decisiones tomadas por la Junta Directiva;

k. Aplicar en la plataforma tecnológica las sanciones autorizadas por la Junta Directiva;

l. Analizar el estado de cuenta del deudor moroso para determinar la posibilidad de exclusión;

m. Realizar el cruce de obligaciones con ahorros y aportes; - Cuando queden saldos a favor de FECEDA indagar al asociado sobre la

forma de pago, informar sobre el plazo para pago de obligación y notificar al codeudor en los casos en que se requiera;

n. Enviar al abogado los créditos no recuperados para hacer efectivas las garantías;

o. Notificar al asociado sobre la iniciación del proceso de cobro jurídico; p. Solicitar mensualmente al abogado el informe de los procesos activos

de cobro jurídico; q. Remitir a la Junta Directiva la propuesta de los créditos a castigar

cuando se compruebe la incapacidad económica del asociado o cuando se presente desmejoramiento de las garantías,

r. Verificar la aprobación del castigo de cartera; s. Informar a la Superintendencia de Economía Solidaria sobre los castigos

de cartera aprobados por la Junta Directiva.

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CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

10. Atender y tramitar las solicitudes de pagos.

a. Recepcionar las solicitudes de pago de las obligaciones; b. Verificar la fecha de pago de las obligaciones y clasificar según su

vencimiento; c. Solicitar la autorización del gerente para el pago de las obligaciones; d. Preparar los soportes de pago atendiendo el régimen tributario de los

proveedores; - Cuando el proveedor pertenezca al régimen simplificado se debe

elaborar cuenta de cobro y factura equivalente; e. Entregar a tesorería las liquidaciones (con el valor neto a pagar) para los

pagos por transferencia electrónica; f. Realizar el pago de las obligaciones por transferencia electrónica o

cheque; g. Verificar la disponibilidad de fondos en la cuenta habilitada para el pago

por transferencia electrónica; - cuando se cuente con los recursos proceder a realizar la transferencia,

en caso contrario se realiza el pago con cheque; h. Verificar la existencia del proveedor en el portal en caso de no existir

procede a crearlo, ingresando número de cuenta, tipo de cuenta, banco, ciudad, concepto y valor a girar;

i. Realizar la transferencia e imprimir copia del soporte; j. Entregar a contabilidad los soportes para la elaboración de la nota

contable. k. verificar entidad bancaria con fondos disponibles para pago con

cheque; l. Elaborar e imprimir el comprobante de egreso; m. Diligenciar el cheque y verificar firmas y sello; n. Tomar firma y cédula del beneficiario y entregar el cheque. o. Remitir a contabilidad los soportes de las transacciones realizadas.

Permanente Tesorero Gerente Coordinadores de sucursales Auxiliar de tesorería Auxiliar sucursal Villavicencio Asesor de servicios

Estatutos Procedimiento de pagos

Comprobante de egreso Nota contable Transferencia

11. Realizar las operaciones de caja.

a. Determinar y verificar la disponibilidad de efectivo en caja fuerte a cargo del cajero;

b. Controlar los montos según amparos de las pólizas de manejo

Permanente Tesorero Cajeros Coordinadores

Reglamento de caja general y bancos

Consignaciones Orden de retiro

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CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

individual; c. Realizar la apertura de la caja al iniciar la jornada laboral; d. Solicitar la provisión de caja y verificar la autenticidad del efectivo

recibido; e. Atender las solicitudes de servicio de los asociados que se acerquen a la

ventanilla; f. Registrar en la plataforma tecnológica los movimientos de las cuentas

de ahorro de los asociados según el servicio solicitado: - Consignaciones en cheque o en efectivo; - Retiro de fondos, previa presentación de la orden de retiro (cuando el

monto del retiro sea superior a 10 SMMLV, el pago se realizará con cheque);

g. Registrar en la plataforma tecnológica las notas crédito para el abono de fondos a las cuentas de ahorro (desembolsos de crédito, pago de excedentes);

h. Registrar en la plataforma tecnológica las notas débito para la cancelación de obligaciones por concepto de consultas a centrales de riesgo (Cifin – Datacrédito); servicios públicos (Luz, Alcantarillado), cuentas x cobrar a asociados (certificaciones y Servicio celular). Con recursos de las cuentas de ahorro; cancelación de cuotas de las obligaciones financieras y para el traslado de fondos entre cuentas de ahorro del mismo asociado;

i. Atender las solicitudes para el pago de servicios públicos de los asociados (energía eléctrica y alcantarillado);

- Recibir las facturas de servicios públicos (Luz y Alcantarillado) de los asociados que soliciten el servicio; con mínimo 2 días de anterioridad a la fecha de vencimiento;

- Verificar la disponibilidad de recursos en la cuenta fecediario del asociado, si no hay disponibilidad en la cuenta, recibir el pago en efectivo y generar el comprobante de ingreso (CI);

j. Atender las solicitudes para el pago de los cheques del subsidio COFREM, para los asociados;

de sucursales Auxiliar sucursal Villavicencio Asesor de servicios

Procedimiento de caja fuerte a cargo del cajero

Nota debito Nota crédito Comprobante de ingreso

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

k. Atender los recaudos de pensión educativa del Liceo Moderno del Ariari,

- Recepcionar le recibo de pago y verificar datos (mes a cancelar y liquidación de intereses - cuando aplique);

- Diligenciar el soporte de consignación en la cuenta Fecediario autorizada;

- Atender las solicitudes para el envío y cobro de giros nacionales, a través del sistema de giros – SUGIRO;

l. Verificar con los movimientos registrados en los aplicativos respectivos con los soportes físicos;

m. Ordenar los soportes de las transacciones realizadas y gestionar según procedimiento de archivo;

n. Realizar el cierre de la caja y realizar entrega (en la oficina principal al tesorero y en las sucursales a los coordinadores).

o. Registrar los traslados de efectivo a caja fuerte; p. Enviar los soportes del cierre de caja diario a la oficina principal

debidamente firmada por el cajero y el responsable de caja fuerte.

12. Arquear las cajas.

a. Elaborar diariamente una planilla de cheques existentes en caja; b. Comparar las transacciones registradas en la plataforma tecnológica

con los soportes de los movimientos del día; c. Verificar el monto de efectivo en caja; d. Realizar el registro del arqueo diario en la plataforma tecnológica: - Cuando existe un sobrante mayor a 1,5% del SMMLV se elaborará el

correspondiente recibo de caja. - Cuando exista un faltante, se debe verificar las transacciones realizadas,

en caso de no encontrar errores, dicho faltante deberá ser asumido por el cajero.

e. Generar e imprimir el arqueo, tomar firmas del cajero y el responsable de caja fuerte;

f. Entregar al tesorero el efectivo y cheques en caja así como los soportes de los movimientos de las cuentas de ahorro (consignaciones y órdenes de retiro);

Permanente Subgerente Tesorero Coordinadores de sucursales Cajeros Auxiliar sucursal Villavicencio Responsables de caja menor

Procedimiento de caja fuerte a cargo del cajero Procedimiento de caja menor

Registro diario de caja Arqueo de caja de Trebol Sifone Acta de arqueo

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PROCESO Desarrollo Económico

¿QUÉ SE HACE? ¿CÓMO SE HACE? ¿CADA

CUÁNTO? ¿QUIÉN LO

HACE? ¿QUÉ DEBE ATENDER?

¿CÓMO LO EVIDENCIA?

g. Entregar el soporte del arqueo y la planilla de cheques en caja. h. Suministrar la información necesaria al personal autorizado para

realizar el arqueo de Caja;

13. Dinamizar el comité financiero.

a. Convocar al comité financiero y atender las siguientes situaciones: - Cambios en las condiciones comerciales de los competidores del sector

financiero. - Cambios en políticas monetarias o condiciones estatutarias. - Variaciones en las previsiones presupuestales para la captación,

colocación y generación de utilidades de la Empresa. - Cualquier situación que genere oportunidad, detrimento o riegos para

el negocio o los nuevos negocios de la Empresa. b. Decidir las acciones pertinentes; c. Emprender las estrategias acordadas; d. Evaluar su impacto y emprender nuevas acciones de mejora si hay

lugar.

Permanente Gerente Subgerente Contador

N/A Acta de reunión

14. Evaluar trimestralmente la gestión.

a. Retroalimentar y evaluar el cumplimiento de las actividades ; b. Relacionar las evidencias del desarrollo operativo de los procesos; c. Calificar el cuadro de mando integral.

Trimestral Tesorera N/A Tablero de control integral

15. Adelatnar acciones correctivas, preventivas y/o mejora.

Nota: ver procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o mejora Permanente Tesorera Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

(ver procedimiento)

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE María Teresa García Cañaveral NOMBRE Celestino Romero Aguirre NOMBRE Edgar Orlando Moreno Rico

CARGO Tesorera CARGO Gerente CARGO Presidente Junta Directiva

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FECHA 23/05/11 FECHA 24/05/11 FECHA 25/05/11

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