3.4. Normalización de Impresos y Documentos

AENOR es el miembro español de las organizaciones internacionales ISO e IEC y europeas CEN...

AENORAENOR es una entidad dedicada al desarrollo de la normalización...

La normalización es conseguir que las cosas se ajusten a una norma, por ejemplo, si los taladros no estuvieran normalizados por milímetros e igual que los tacos, tendríamos la casa llena de agujeros hasta saber que taco le corresponde a dicho taladro. Consecuentemente, los fabricantes de taladros y de tacos se han puesto de acuerdo en tomar las medidas en milímetros.

El ejemplo comentado es sencillo y por ello nos ayuda a acercarnos al concepto de normalización, que es la acción encaminada a ajustar ciertos productos a una norma, reduciendo de ese modo la diversidad para así presentar características homogéneas que ayudan a su utilización, su comercialización y su fabricación. Otro ejemplo son los recambios y accesorios.

Al trasladar dicho concepto a los impresos y documentos, la normalización supone ajustar los tamaños de los impresos y documentos para simplificar los trabajos de clasificación, ordenación y búsqueda de información.

Una de las normas de estandarización más famosa es el denominado ISO, cuyas siglas significan:International Standards Organization. La mayoría de los países industrializados se acogen a ISO, y de ese modo tener una normalización más allá de un mismo país, es decir, normas internacionales.

En España se encuentra AENOR, Asociación Española para la Normalización, la cual lleva a cabo el estudio y la elaboración de las normas en nuestro territorio, pero teniendo muy en cuenta las recomendaciones de los organismos internacionales.

En España las normas de estandarización se denominan UNE, Una Norma Española.

Al normalizar los impresos y los documentos, esto da lugar a una serie de ventajas:

Evita el deterioro de los impresos y documentos.

Economiza espacio y tiempo en la consulta de documentos al utilizar documentos normalizados en la confección de ficheros y archivos, etc.

Simplifica las tareas de archivar, clasificar y catalogar.

Facilita la lectura de un impreso, puesto que ya se sabe donde encontrar la información requerida al tener todos una distribución similar.

Simplifica la informatización y la mecanización de los documentos, puesto que las máquinas utilizan unos tamaños estándar de papel.

Normas Une

Establecen las siguientes series de normalización:

Serie A. Regula el tamaño de los papeles.

Serie B. Regula el formato de los sobres de gran capacidad.

Serie C. Regula el formato de los sobres de poca capacidad.

Normalización Serie A

La normalización serie A regula el tamaño de los papeles. De la siguiente forma:

Se comienza con un papel de 1 metro cuadrado (841 x 1189 mm), el cual se plega una serie de veces hasta conseguir 8 tamaños distintos de papel que van desde el A-0, de 1 metro cuadrado, hasta el A-8, el trozo de menor tamaño Ver imagen

Los impresos y documentos más comunes siguen los siguientes formatos: Ver imagen

Normalización Serie B

La normalización serie B regula el formato de los sobres de gran capacidad, pero a partir de los formatos de los papeles otorgados en la normalización serie A. Habrá un tamaño de sobre para un tamaño de papel, es decir, se envían los documentos sin doblar. Por ejemplo, si enviamos un elevado volumen de documentos de la serie A-5 utilizaremos sobres de la serie B-5.

Las dimensiones van desde 1000 x 1414 mm, para el formato B-0, hasta 62 x 88 mm, para el formato B-8.

Normalización Serie C

La normalización serie C regula el formato de los sobres de poca capacidad, es decir, para el envío de un volumen pequeño de documentos. Del mismo modo que en la serie B, la serie C se basa en los formatos de los papeles otorgados en la serie A. Las dimensiones van desde 917 x 1296 mm, para el formato C-0, hasta 57 x 81 mm, para el formato C-8. Por ejemplo, si enviamos una pequeña cantidad de documentos de la serie A-5 se realizará en sobres C-5. Ver   imagen

Los sobres para el envío de la correspondencia deben ajustarse a las normas publicadas por la Dirección General de Correos y Telecomunicaciones. 

Abreviaturas más Frecuentes

Con la abreviatura se representa una palabra a través de su letra inicial, sola o acompañada de otras. Debemos tener en cuenta que:

Después de cada abreviatura se pone punto.(etc.)

Cuando una palabra lleva acento, éste aparece en su abreviatura: admón. (administración)

Cuando una abreviatura lleva una parte volada, el punto se coloca antes de esa parte, por ejemplo, nº (número)

Las abreviaturas se escriben normalmente en minúsculas. Las mayúsculas iniciales se usan para la expresión de respeto hacia una persona o institución.

Al añadir una “s” o por duplicación de la letra inicial indicamos el plural de una palabra, por ejemplo, págs. (páginas). Y cuando nos encontramos con dos palabras seguidas en plural, se separan por puntos, por ejemplo, JJ.OO.

Las abreviaturas comerciales se representan con una raya oblicua en vez de punto, por ejemplo, ch/ (cheque)

La lectura de abreviaturas se realiza desarrollando la palabra completa, no ocurre lo mismo con las siglas.

Al comenzar una carta no utilizaremos abreviaturas, por ejemplo, hemos de escribir “Querido señor...” y no “Querido Sr....”

En el lenguaje familiar empleamos abreviaciones de palabras que no hemos de confundir con una abreviatura, por ejemplo, boli (bolígrafo)

Diferenciamos las abreviaturas de los símbolos, pues éstos se escriben sin punto abreviativo y carecen de plural, por ejemplo, g (gramo), kg (kilogramo), etc.

Las abreviaturas son corrientes en el lenguaje técnico, comercial y administrativo, y no tanto en la escritura corriente.

En el ámbito administrativo, las abreviaturas permiten ganar tiempo en la ejecución de las tareas administrativas y cumplimentar de una manera más ágil la documentación mercantil que se requiera.

Las abreviaturas están normalizadas, es decir, están representadas de la misma forma para evitar confusiones.