Norma ISO/IEC 27001:2005 Norma BS 25999-2:2007ˆ’ Norma ISO/IEC 27001:2005 ... 20. La Gerencia de...

ÁREA EMISORA: HOJA No. DE DIRECCIÓN GENERAL 2 32 CLAVE DEL DOCUMENTO: DGE-PRO-02 TIPO: PÚBLICO FECHA DE EMISIÓN NOVIEMBRE, 2003 NIVEL DE

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NOMBRE DEL DOCUMENTO: COMUNICACIÓN

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Í N D I C E

I. Objetivo 3 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 3 V. Descripción de las actividades 9 VI. Diagrama de Flujo 19 VII. Plan de Calidad 29 VIII. Control de cambios 31 IX. Glosario 31 X. Anexos 32


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I. OBJETIVO

Fortalecer la imagen institucional mediante la aplicación de estrategias de comunicación para eficientar la difusión de la información de la Entidad al público en general y a la comunidad de Pronósticos, a través de los diferentes medios de comunicación con que cuenta la Gerencia de Relaciones Públicas, electrónicos y de prensa escrita.

II. ALCANCE

Este procedimiento inicia cuando las áreas solicitan o determinan difundir alguna información y con la identificación de medios de comunicación para generar publicaciones y/o emisiones de la entidad al público en general (no son inserciones) y termina con la difusión interna de la información y/o entrevista generada.

III. REFERENCIAS NORMATIVAS

− Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 − Norma ISO/IEC 27001:2005 − Estándar de Control de Seguridad WLA-SCS:2006 − Norma BS 25999-2:2007 − Marco de Responsabilidad Social

IV. POLÍTICAS

1. La Gerencia de Relaciones Públicas es el área encargada de difundir la información

institucional relevante y de interés general acerca de Pronósticos para la Asistencia Pública.

2. La Gerencia de Relaciones Públicas es la encargada de la publicación de los eventos e invitaciones realizados por la Entidad.

3. La información que se pretenda difundir por parte de las distintas áreas debe ser

revisada por la Gerencia de Relaciones Públicas, misma que debe evaluar la conveniencia de su difusión y, en su caso, determinar los medios y canales para su publicación.

4. Toda la información a difundir por parte de las áreas, debe ser enviada a través del “Sistema de Control de Gestión”, informando vía correo electrónico a la Gerencia de Relaciones Públicas del envío de ésta.

5. La Gerencia de Relaciones Públicas, tal y como lo establece el Manual

Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones,


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Arrendamientos y Servicios; podrá contratar los servicios de proveedores externos para las síntesis y monitoreo de información relacionada con Pronósticos para la Asistencia Pública, que se difunda en los medios de comunicación electrónica y de prensa escrita.

6. Los medios con que cuenta la Gerencia de Relaciones Públicas para difundir la información son:

− Correo electrónico denominado: [email protected], − La Intranet (mensajes de divulgación pop-up), − Síntesis Electrónica, − Guía de Entretenimiento, − Revista “Gente Pronósticos”

A. Para la Difusión de Información Institucional proveniente de las distintas áreas. A.1 Correo electrónico denominado [email protected] 7. A través del correo electrónico boletí[email protected] se envía información

como avisos, circulares y notas cuya característica principal es enterar al personal a la mayor brevedad posible.

8. Las áreas que requieran difundir información deben enviar un oficio solicitando a la Gerencia de Relaciones Públicas la publicación de ésta, en conjunto con el documento con la información a difundir, a través del “Sistema de Control de Gestión”.

9. Para el envío de cualquier tipo de información a través del boletín, es necesario que

los oficios, solicitudes y el documento con la información a difundir, estén debidamente firmados por el titular o responsable del área que solicita la difusión de dicha información.

A.2 La Intranet mensajes de divulgación (pop-up)

10. Para el caso de requerir incorporar mensajes de promoción (pop-up) el área de mercadotecnia será la responsable de generar el gráfico e incorporarlo a la página web.

11. Para el caso de requerir incorporar información a la página de Intranet; las solicitudes correspondientes, deben ser dirigidas a la Subdirección General de Informática a

mailto:[email protected]�

mailto:boletí[email protected]�


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través de la Solicitud de Intervención, como lo establece el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información (TIC).

B. Órganos de difusión cuyo origen está en proveedores de Pronósticos para la Asistencia Pública. B.1 Síntesis Electrónica. 12. La Gerencia de Relaciones Públicas debe elaborar una síntesis electrónica de las

notas proporcionadas por proveedores externos, que se hayan publicado en los principales periódicos, revistas, radio y televisión nacional, y difundirlas por correo electrónico al personal de la Entidad.

13. La Gerencia de Relaciones Públicas debe enviar a los empleados de la Entidad la

síntesis electrónica elaborada de lunes a viernes antes de las 8:00 a.m., la cual puede contener todos o algunos de los siguiente temas:

− Información de Pronósticos.-En éste link encontrarán información relacionada con

Pronósticos para la Asistencia Pública, sus juegos y sorteos. (Melate, Revancha, Tris, Progol, Chispazo, Gana Gato y Protouch).

− Información de Juegos y Sorteos.- En éste link encontrará información relacionada con juegos y sorteos en general.

− Primeras Planas.-En éste link encontrará las portadas de los principales periódicos de circulación nacional.

− Información Relevante.- En éste link encontrará la información sobresaliente del día, de México y del mundo.

− Columnistas Políticos.- En éste link encontrará una selección de los columnistas políticos más representativos de la prensa nacional.

− Columnistas Financieros.- En éste link encontrará una selección de los columnistas financieros más representativos de la prensa nacional.

− Cartones del día.- En éste link encontrará los cartones de los caricaturistas más representativos de los periódicos de circulación nacional.

− Monitoreo.- En éste link encontrará las versiones estenográficas de los sorteos transmitidos por televisión, así como las entrevistas de radio y televisión, en las que participen el Director General y otros integrantes del Consejo Directivo de PAP, cuyo archivo digital estará disponible en la página Web de esta Entidad.

− Buzón.-En éste link podrá incorporar sugerencias, quejas y comentarios. 14. En caso de no existir información del día, sólo aparecerá el link correspondiente

desactivado pero sin contener información alguna.


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15. La Gerencia de Relaciones Públicas no debe proporcionar la síntesis electrónica, de manera impresa, salvo excepciones plenamente justificadas.

C. Órganos de difusión cuyo origen está en Pronósticos para la Asistencia Pública.

C.1 Guía de entretenimiento 16. La Guía electrónica de Entretenimiento será de publicación quincenal y contendrá los

siguientes temas:

− Editorial.-Éste link presenta una introducción del contenido global de la guía. − Cinema.-Éste link muestra la cartelera recomendada así como próximos estrenos. − Lectura.- Éste link presenta la sinopsis de los libros recomendados. − Musica.-Éste link muestra los conciertos que se llevarán a cabo en la ciudad de

México así como una recomendación de discos, y dvd´s actuales. − Expo-Museo.- Éste link proporciona la información de las exposiciones actuales

en la Ciudad de México. − Teatro.- En éste link se muestra la cartelera de las puestas en escena. − De Aventura.- Este link muestra lugares recreativos donde poder disfrutar un

agradable fin de semana. − Buzón.- En éste link podrán incorporar sugerencias, quejas y comentarios

proporcionados por el lector. C.2 Revista “Gente Pronósticos”. 17. La Revista electrónica, “Gente Pronósticos” será de publicación mensual y contendrá

los siguientes temas:

− Editorial.-En éste link se presenta un escrito informativo dirigido al lector por parte del Director General de Pronósticos para la Asistencia Pública.

− Nota informativa.- En éste link se presentan diversas notas informativas sobre temas destacados y de actualidad, así como información relevante de Pronósticos.

− Consejos Médicos.- En este link se presenta información relevante de temas médicos.

− Cumpleaños.-Éste link contiene las fechas de cumpleaños de nuestros compañeros.

− Embajadores.- Se presentan una breve reseña de los embajadores que nos acompañaron en los sorteos del mes anterior.

− Buzón.-En éste link se invita al lector a incorporar sugerencias, quejas y comentarios.


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D. Para la emisión de documentos estandarizados internos. 18. La emisión de oficios internos, circulares y notas informativas; así como otros

documentos de información interna que en su momento estandarice la Dirección Administrativa de la Entidad, se sujetara a los criterios establecidos por dicha área.

E. Atención de requerimientos de información de clientes, agentes y público en

general. 19. Todos los requerimientos de información, quejas, sugerencias y/o aclaraciones

realizados por clientes, agentes y/o público en general, por ejemplo: historia de Pronósticos, itinerario permanente de visitas de los promotores, trámite de agencias, resultados de concursos y sorteos, pago de premios, promociones, etcétera; es decir, aspectos de naturaleza diferente a la atención que se proporciona por el IFAI, deben ser atendidos conforme a lo establecido en el documento SGV-INT-03 Contact Center.

F. Para la difusión de la Información o entrevistas.

20. La Gerencia de Relaciones Públicas es el área encargada de contactar con los diferentes

medios de comunicación para lograr difundir sin costo alguno, información referente a las actividades relevantes de la Entidad o posibles entrevistas que se realicen al Director General o funcionarios de la Entidad.

21. La Dirección General, Subdirecciones Generales y Direcciones de Área solicitantes son

las responsables de proporcionar a la Gerencia de Relaciones Publicas la información que se requiera difundir, la información es responsabilidad del área que la emite.

22. La Gerencia de Relaciones Públicas es el área responsable de generar las tarjetas de

información, comunicado de prensa y/o Press Kit (en su caso) y de tramitar su posible publicación en medios a través del manejo estratégico de la información.

23. La Gerencia de Relaciones Públicas puede sugerir a la Subdirección General de

Mercadotecnia la inserción pagada en medios impresos de alguna información, como esquelas, felicitaciones o reconocimientos, entre otros.

24. La Gerencia de Relaciones Públicas es el área responsable de dar seguimiento a la

información enviada a los diferentes medios a través de sus representantes para acordar la posible publicación y/o menciones en los medios de comunicación.

25. La Gerencia de Relaciones Públicas es el área responsable de atender las solicitudes de

información de los representantes de los medios de comunicación y de solicitar a las diferentes áreas de la Entidad, la información que permita atender los requerimientos.


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26. Cuando las diferentes áreas de la Entidad requieran publicar artículos, avisos, boletines

de prensa, convocatorias, reportajes, invitaciones y hacer declaraciones oficiales de Pronósticos, se debe hacer la solicitud vía correo electrónico a la Gerencia de Relaciones Públicas al menos con dos días de anticipación a la difusión, la cual debe ser enviada por personal de mando superior.

27. Una vez realizada la entrega de información a los medios de comunicación, la Gerencia

de Relaciones Publicas no puede realizar cambios, ajustes, ni ver notas, imágenes, etc. antes de su publicación.

G. Evento ¡Juégatela con México!

28. La Subdirección General de Mercadotecnia debe confirmar los Embajadores y el lugar

en donde se llevará a cabo el evento e informar a la Gerencia de Relaciones Públicas quien se encargará de coordinar la logística del evento.

29. La Gerencia de Relaciones Públicas para la realización del evento ¡Juégatela con México!, debe:

Coordinar la logística del evento así como la de los invitados. Enviar la invitación a medios, sólo en caso de ser solicitado por la Dirección

General. Elaborar y publicar la invitación del evento al personal de la Entidad. Preparar presentes para los Embajadores Solicitar los datos personales para el archivo de Embajadores de la Entidad. Preparar y enviar obsequios posteriores al evento para los embajadores.

H. Para la emisión de documentos estandarizados externos.

30. La emisión de oficios que son dirigidos a Instituciones externas a pronósticos para la Asistencia Pública, emitida por la Dirección Administrativa de la Entidad se sujetara a los criterios establecidos por dicha área.


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V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO Comunicación Institucional

A. Para la difusión de Información Institucional proveniente de las distintas

áreas

correo electrónico [email protected]

1. ÁREA SOLICITANTE 1.1 Envía oficio solicitando la divulgación de la información así como la información a publicar a la Gerencia de Relaciones Públicas, firmados por el Subdirector General de área o equivalente.

OFICIO Y DOCUMENTO A

DIFUNDIR

2. GERENTE Y/O COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS Y/O JEFE DE OFICINA

2.1

Recibe y revisa la información enviada por el área (contenido, redacción y ortografía).

Ver Plan de Calidad.

OFICIO Y DOCUMENTO A

DIFUNDIR

¿La ortografía, redacción y contenido de la información a difundir es correcta?

2.2 No. Regresa al área solicitante, actividad 1.1

2.3 Si. Difunde la información.

Pop-up

3. SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA/ DISENADORA GRAFICA

3.1 Genera y envía gráfico (Pop-up).

GRAFICO POP-UP


4.1 Revisa el gráfico enviado por el área (contenido, redacción y ortografía) y verifica su publicación. Ver Plan de Calidad.

GRAFICO


4.2 No. Regresa al área solicitante, actividad 4.1

4.3 Si. Difunde la información.

mailto:[email protected]�


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO B. Órganos de difusión cuyo origen está en

proveedores de Pronósticos para la Asistencia Pública

Síntesis Electrónica


5.1

5.2

Revisa la información publicada en la Síntesis Electrónica, proporcionada por proveedores externos, así como información de carácter general y de interés en los diferentes medios de comunicación. Realiza un análisis y jerarquiza la información. Ver Plan de Calidad.

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

¿La información es vigente?

5.3 No. En caso de que el proveedor del servicio no reporte alguna información publicada o con mención en radio o televisión, la incluirá en la síntesis del día hábil siguiente.

5.4 Si. Agrupa la información de acuerdo a tópicos en archivos con formato PDF.

ARCHIVOS CON FORMATO PDF

5.5 Almacena en red los archivos con formato PDF.

5.6 Prepara la carátula de la Síntesis Informativa creando las ligas correspondientes.

SÍNTESIS ELECTRÓNICA

5.7 Realiza el envío de la información a través de correo electrónico a todo el personal de la Entidad antes de las 8:00 a.m.

CORREO ELECTRÓNICO

C. Órganos de difusión cuyo origen está en Pronósticos para

la Asistencia Pública

Guía de Entretenimiento

5.8 Revisa la información publicada acerca de carteleras de cine, teatro, exposiciones, conciertos, libros y lugares recreativos.


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 5.9 Realiza un análisis y jerarquiza la información a

difundir. Ver Plan de Calidad.

¿La información está vigente al momento de su publicación?

5.10 No. Regresa a la actividad 5.8

5.11 Si. Agrupa la información de acuerdo a tópicos en archivos de Word.

5.12 Convierte los archivos a formato PDF y los almacena en red.

5.13 Prepara la carátula de la Guía de Entretenimiento creando las ligas correspondientes.

GUÍA DE ENTRETENIMIENTO

5.14 Realiza el envío de la información quincenalmente a través de correo electrónico a todo el personal de la Entidad.

CORREO ELECTRÓNICO

Revista electrónica “Gente Pronósticos”


6.1 Revisa la información relevante de pronósticos, (lanzamiento de nuevos productos, eventos, datos de Pronósticos), e integra la información de los Embajadores del mes anterior, para incorporarla a la revista

7. ÁREA SOLICITANTE 7.1 Envía por correo electrónico a la Gerencia de Relaciones Públicas la información que desea publicar en la revista electrónica “Gente Pronósticos”.

CORREO ELECTRÓNICO

7.2 Revisa la información enviada por el área (contenido, redacción y ortografía). Ver Plan de Calidad.

CORREO ELECTRÓNICO


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO ¿La ortografía, redacción y contenido de la

información a difundir es correcta?


7.4

7.5

Si. Elabora y jerarquiza el concentrado de información que contendrá la revista electrónica “Gente Pronósticos”. Guarda la información hasta que se realice la publicación de la revista electrónica “Gente Pronósticos” en archivos de Word.

REVISTA ELECTRÓNICA

7.6 Prepara la carátula de la revista “Gente Pronósticos” creando las ligas correspondientes.

REVISTA ELECTRÓNICA

7.7 Realiza el envío de la información mensualmente a través de correo electrónico a todo el personal de la Entidad.

Comunicación Externa

8. GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS

8.1 Determina tema a posicionar en medios de comunicación en acuerdo con el Director General y en coordinación con el Subdirector General de Mercadotecnia.

8.2 Solicita a las áreas que corresponda, la información que necesita para elaborar líneas discursivas, a través de correo electrónico.

9. TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

9.1 Recibe solicitud y envía información a la Gerencia de Relaciones Públicas, a través de correo electrónico.


10.1 Determina estrategia de comunicación y define estrategia de difusión y plan de medios (entrevistas, comunicados de prensa, tarjeta informativa, conferencia de prensa, solicitar inserciones a Mercadotecnia, etc.)


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 10.2 Redacta las líneas discursivas que incluyen

cifras, datos duros y mensajes sugeridos de acuerdo a la información recibida por parte de las áreas, en donde estas son las responsables de la información proporcionada.

10.3 Envía líneas discursivas a las áreas responsables de la información para su visto bueno, a través de correo electrónico.

11. TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

11.1 Recibe líneas discursivas y revisa información. CORREO ELECTRÓNICO

11.2 Envía a la Gerencia de Relaciones Públicas con su visto bueno o en su caso con las modificaciones necesarias.


12.1 Recibe líneas discursivas e instrumenta estrategia de difusión.

Envío de Información

12.2 Elabora la tarjeta informativa o comunicado de prensa, según sea el caso, con base en las líneas discursivas. Ver Plan de Calidad.

TARJETA

INFORMATIVA COMUNICADO DE

PRENSA



12.4 Si. Envía a través de correo electrónico a los medios de comunicación la tarjeta informativa o el comunicado de prensa.

TARJETA

INFORMATIVA COMUNICADO DE

PRENSA

12.5 Realiza un monitoreo de medios, con apoyo de los proveedores contratados, a fin de detectar si se realizó la publicación o difusión de la información, en el caso de ser un medio impreso


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO

y/o electrónico, se reporta en la Síntesis electrónica, del siguiente día hábil. Ver Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Realización de Entrevistas

12.6 Contacta al medio de comunicación, para posible entrevista y propone horarios para reunión con el Director General.

12.7

Verifica la agenda del Director General para conceder la entrevista.

12.8

Prepara una tarjeta de apoyo para el Director General, con datos generales acerca del medio y temas a posicionar que sean de interés para Pronósticos.

12.9

Entrega la tarjeta de apoyo al Director General, previo a la entrevista para su revisión y análisis.

12.10

Coordina la logística con las áreas involucradas (Subdirección de Concursos y Sorteos, Gerencia de Servicios Generales, Departamento de Seguridad y Vigilancia y Master) para llevar a cabo la entrevista en el Foro.

13. DIRECTOR GENERAL DE PRONÓSTICOS

13.1 Otorga la entrevista al medio de comunicación.

14. GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS/ COORDINADOR DE ÁREA

14.1

Graba la entrevista realizada al Director General y elabora la versión estenográfica de la misma.

VERSIÓN ESTENOGRÁFICA

14.2

Realiza monitoreo de medios, con apoyo de los proveedores contratados, a fin de detectar si se realizó la publicación o difusión de la información.

14.3

Reporta en la Síntesis electrónica del siguiente día hábil en caso de ser un medio impreso y/o electrónico.


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 14.4

Publica en la página Web de Pronósticos, en su versión electrónica en caso de ser entrevista en radio o televisión.

14.5 Elabora carpeta con las notas publicadas en medios impresos.

Evento ¡Juégatela con México!

15. PERSONAL DESIGNADO POR LA SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA.

15.1 Informa a la Gerencia de Relaciones Públicas vía telefónica ó a través de correo electrónico los nombres de las personalidades que serán los Embajadores, lugar y logística del evento.

CORREO ELECTRÓNICO

16. GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS/ COORDINADOR DE ÁREA/JEFE DE OFICINA

16.1

Recibe información y elabora Directorio de Proveedores y Logística del evento.

DIRECTORIO DE PROVEEDORES

COM-05 LOGÍSTICA DEL

EVENTO COM-06

16.2 Coordina la logística del Evento en los siguientes puntos: - Edecanes y bocadillos - Semblanza escrita - Semblanza en video - Audio - Fotógrafo - Maestro de ceremonias - Edición del Sorteo - Réplicas - Posters, minipósters, sets y maqueta - Pendones - Conductora - Servicio de traslado de Embajadores

LOGÍSTICA DEL

EVENTO COM-06

16.3 Prepara presentes para los Embajadores: - Reconocimiento enmarcado

- Medalla conmemorativa -Reconocimiento en vidrio - Maqueta para su firma y posterior exhibición en el salón de embajadores. - Minipósters - Pendones


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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO

16.4 Prepara obsequios posteriores al evento para los Embajadores: - Cuadro de participación. - Carta de agradecimiento. - Disco grabado con la reseña del sorteo

16.5

Realiza el envío de la invitación a medios de comunicación, en caso de ser solicitado por la Dirección General a través de correo electrónico; con mínimo un día de anticipación si el evento se realiza en día miércoles; o el día viernes si el evento se realiza un domingo.

INVITACIÓN ELECTRÓNICA

16.6

Invita al personal de la Entidad a través de correo electrónico o medio impreso y sonido local.

16.7

Envía la invitación recordatorio a medios de comunicación a través de correo electrónico; ese mismo día si el evento se realiza en día miércoles o el día sábado si el evento se realiza en día domingo.

16.8

Evento se realiza en el interior de la República gestiona conforme a lo establecido en SAF-PRO-14 Gastos de viaje y su comprobación.

16.9 Asiste al evento.

16.10 Registra a los medios de comunicación que asistieron el día del evento. Al término del mismo entrega un paquete de prensa.

16.11 Realiza monitoreo de medios, con apoyo de los proveedores contratados, a fin de detectar si se realizó la publicación o difusión de la campaña, en el caso de ser un medio impreso y/o electrónico, se reporta en la Síntesis electrónica, del siguiente día hábil Ver Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 16.12 Entrega mediante oficio los presentes firmados

por el embajador, maqueta y posters.

OFICIO

Evento o Conferencia de Prensa

16.13 Identifica los medios de comunicación a convocar.

16.14 Elabora la invitación al evento o conferencia de prensa.

16.15 Envía la invitación a los medios de comunicación seleccionados a través de correo electrónico y/o fax.

CORREO ELECTRÓNICO

16.16 Establece contacto vía telefónica con los jefes de información de los diferentes medios impresos y/o electrónicos seleccionados a fin de reiterar la invitación realizada.

16.17 Determina el espacio físico donde se llevará a cabo el evento o la conferencia de prensa.

16.18 Solicita a las áreas que corresponda, el apoyo necesario para la instalación de escenografía y equipo técnico de audio, así como distribución de espacios para ubicación de los representantes de medios de comunicación y el equipo que puedan utilizar reporteros, fotógrafos y camarógrafos.

16.19 Arma el paquete de prensa (press-kit) que contiene: Comunicado de prensa Presentación impresa o en CD (en su caso) Hojas de datos de Productos (en su caso) Resumen del procedimiento de sorteos (en

su caso).

16.20 Registra a los medios de comunicación que asistieron el día del evento.


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD REGISTRO 16.21 Realiza el evento o la conferencia de prensa,

grabando el audio y/o video del mismo. Entrega un paquete de prensa.

16.22 Elabora las versiones estenográficas correspondientes.

ARCHIVO ELECTRÓNICO

16.23 Envía a los medios de comunicación, en su caso: comunicado de prensa, tarjeta informativa y/o versiones estenográficas.

16.24 Confirma la recepción de los documentos enviados, vía telefónica.

16.25 Monitorea los medios de comunicación con apoyo de los proveedores contratados, a fin de conocer el impacto del tema a posicionar. Ver Plan de Calidad.

¿El impacto en los medios de comunicación es positivo?

16.26 No. La Gerencia de Relaciones Públicas determina los ajustes necesarios en estrategia de difusión, a través del envío por correo electrónico de tarjeta informativa, comunicado de prensa y/o entrevista, o en su caso vía telefónica a los medios de comunicación.


TARJETA INFORMATIVA

COMUNICADO DE PRENSA

16.27 Si. Obtiene evidencia en medio electrónico del evento o conferencia realizada, en el caso de ser un medio impreso, se reporta en la Síntesis electrónica, del siguiente día hábil y elabora carpeta con las notas. En el caso de ser medios electrónicos, se publica la misma en la página Web de Pronósticos.


FIN DEL PROCEDIMIENTO


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

POP - UP

CORREO ELECTRÓNICO

VI. DIAGRAMA DE FLUJO. ENTRADA OPERACIÓN SALIDA

Gráfico Pop up

Oficio

Documento a difundir

No

Documento a difundir

Oficio

ÁREA SOLICITANTE

INICIO

1.1 Envía oficio solicitando divulgación

2.2 Regresa a actividad 1.1

2.1 Recibe y revisa información

3.1 Genera y envía

GERENTE Y/O COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS Y/O JEFE DE

OFICINA

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA / DISEÑADORA

GRÁFICA

1

1


Si 2.3 Difunde información


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

SÍNTESIS ELECTRÓNICA

B. ÓRGANOS DE DIFUSIÓN CUYO ORIGEN ESTÁ EN PROVEEDORES DE PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA

PÚBLICA

GERENTE Y/O COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS Y/O JEFE DE OFICINA

ENTRADA OPERACIÓN SALIDA

Si

No

No

Si

Información

Gráfico Pop up


Información

5.1 Revisa información

5.2 Realiza, análisis y jerarquiza

3

1 4.1 Revisa el gráfico


2

4.2 Regresa a la actividad 4.1

4.3 Difunde información

¿La información es vigente?

5.3 Reporta información, se incluirá en Síntesis del día siguiente

Archivos con formato PDF

5.4 Agrupa la información 2


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

C. ÓRGANOS DE DIFUSIÓN CUYO ORIGEN ESTÁ EN PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA PÚBLICA


GUÍA DE ENTRETENIMIENTO


Si

No Correo

electrónico

5.9 Realiza un análisis y jerarquiza

5.8 Revisa la información publicada

3


2 5.5 Almacena en red archivos

5.6 Prepara caratula y crea ligas

5.7 Realiza envió de información

¿La información está vigente al momento de su publicación?

5.11 Agrupa la información

4


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

REVISTA ELECTRÓNICA GENTE PRONÓSTICOS



Correo electrónico

Revista electrónica

Si

No

Correo electrónico

Guía de Entretenimiento

3

5.13 Prepara carátula de Guía de Entretenimiento

ÁREA SOLICITANTE

6.1 Revisa información

7.2 Revisa y envía información


5

Correo electrónico

5.12 Convierte los archivos a formato PDF

4

5.14 Realiza envío de información

7.1 Envía por correo electrónico información


7.4 Elabora y jerarquiza información



REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01


COMUNICACIÓN EXTERNA

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS

8.1 Determina tema a posicionar en medios de comunicación

8.2 Solicita información a las áreas correspondientes

TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

9.1 Recibe solicitud y envía información

10.1 Determina y define estrategia de comunicación y difusión

10.2 Redacta líneas discursivas

10.3 Envía líneas discursivas

ÁREA SOLICITANTE


1

Revista electrónica

7.7 Realiza envío de información mensualmente

4 7.5 Guarda la información

7.6 Prepara la carátula de la revista


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01


Comunicado de Prensa

NO


12.2 Elabora con base en las líneas discursivas


TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓON

1

Coreo electrónico

Tarjeta Informativa

11.1 Recibe líneas discursivas

11.2 Envía con Vo.Bo. o modificaciones a la G. R. P.

12.1 Recibe e instrumenta estrategia de difusión

1

2

ENVÍO DE INFORMACIÓN


Si 12.4 Envía a través de correo electrónico tarjeta informativa


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01

REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS


Versión Estenográfica

12.5 Realiza monitoreo de medios y reporta


2

DIRECTOR GENERAL DE PRONÓSTICOS

12.6 Contacta medio de comunicación

12.7 Verifica la agenda del Director General

12.8 Prepara tarjeta de apoyo para Director General

12.9 Entrega tarjeta de apoyo a Director General

12.10 Coordina la logística con áreas

13.1 Otorga entrevista

14.1 Graba entrevista y elabora

14.2 Realiza monitoreo de medios

1

14.3 Reporta en la Síntesis electrónica

3

14.4 Publica en la página Web de Pronósticos

14.5 Elabora carpeta con notas

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS/ COORDINADOR DE

ÁREA

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

1


REVISIÓN 11


DN-07 Versión 01


Logística del evento

COM-06

Directorio de Proveedores

COM-05

EVENTO ¡JUÉGATELA CON MÉXICO!

PERSONAL DESIGNADO POR LA SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA

4

16.3 Prepara presentes

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS / COORDINADOR DE ÁREA / JEFE DE OFICINA

15.1 Informa a la G. R. P. vía telefónica los nombres de embajadores

3

16.1 Recibe información

16.2 Coordina la logística del evento

Logística del evento

COM-06

16.4 Prepara obsequios posteriores

16.8 Evento se realiza en interior de la República

16.5 Realiza envío de invitación a medios de

16.6 Invita al personal de la Entidad

16.7 Envía invitación recordatorio a medios de comunicación

16.9 Asiste a evento

16.10 Registra a los medios de comunicación

16.11 Realiza monitoreo de medios

1

2

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

1

SAF-PRO-14 Gastos de Viaje y su Comprobación

2


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Oficio

Archivo electrónico

Correo electrónico

4

EVENTO O CONFERENCIA DE

PRENSA

16.16 Establece contacto con jefes de información

5

16.12 Entrega mediante oficio los presentes firmados

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS / COORDINADOR DE AREA / JEFE DE OFICINA

16.13 Identifica los medios de comunicación a convocar

16.14 Elabora invitación al evento

16.15 Envía invitación a medios de comunicación

16.17 Determina espacio físico para evento

16.18 Solicita apoyo de las áreas

16.19 Arma paquete para prensa

16.20 Registra los medios de comunicación

16.21 Realiza el evento o la conferencia de prensa

16.22 Elabora versiones estenográficas

16.23 Envía a medios de comunicación comunicados de prensa


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Comunicado de prensa

No

Si

5

GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS / COORDINADOR DE AREA

/ JEFE DE OFICINA

16.24 Confirma la recepción de documentos enviados

16.25 Monitorea los medios de comunicación

¿El impacto en los medios de comunicación es positivo?

16.27 Obtiene evidencia en correo electrónico de evento


16.26 G. R. P. determina los ajustes necesarios

Tarjeta

informativa

FIN

INICIO / FIN PUNTO DE CONTROL

PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN

DOCUMENTO / REGISTRO

BASE DE DATOS SISTEMA

CONECTOR EN LA MISMA PÁGINA

CONECTOR EN OTRA PÁGINA ARCHIVO

2


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VII. PLAN DE CALIDAD

No

ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN

FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN

CARACTERÍSTICA A VERIFICAR

CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO

PLAN DE ACCIÓN ANTE SITUACIONES NO

CONFORMES

1, 2, 5

Verifica la ortografía, redacción y contenido de la

información a difundir

Gerente y/o Coordinador de Relaciones Públicas y/o Jefe de Oficina

Cada que se recibe la información

Que la información sea de interés para el personal. No existan faltas de ortografía. Que la redacción de la información sea entendible a todo el personal.

Cumple con la redacción, ortografía y que sea de interés general

Información a difundir

La Gerencia de Relaciones Públicas hará las correcciones de estilo que considere convenientes y las enviará al área solicitante para obtener su visto Bueno

3 Realiza un análisis y jerarquiza la información


De lunes a viernes cuando se realiza la síntesis electrónica

Fecha de publicación y/o mención Ubicación (página, sección o minuto del programa) Autor Medio de comunicación El medio de comunicación cuente con la certificación de circulación que otorga la SEGOB

Información vigente de Pronósticos, sus marcas, así como de juegos y sorteos en general.


La Gerencia de Relaciones Públicas en caso de que el proveedor del servicio no reporte alguna información publicada o con mención en radio o televisión, la incluirá en la síntesis del día hábil siguiente.

4

Verificar diversidad en opciones de

entretenimiento, esparcimiento y diversión

para el personal de Pronósticos.


Quincenal

Precios accesibles Actividades tanto para adultos como para niños

Que la información tenga vigencia al momento de su publicación


En caso de no cumplir las condiciones de vigencia de las fechas y/o precios accesibles, ese apartado específico quedará vacante.


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No

ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN

FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN

CARACTERÍSTICA A VERIFICAR

CRITERIO DE ACEPTACIÓN REGISTRO

PLAN DE ACCIÓN ANTE SITUACIONES NO

CONFORMES

6

Verifica la ortografía, redacción y que la información esté

actualizada y vigente.

Gerente de Relaciones Públicas

Cada que se elaboran los documentos

Datos correctos y vigentes. No existan faltas de ortografía. Que la redacción de la información sea entendible.

Cumple con la vigencia de información, con buena redacción y ortografía.

Tarjeta Informativa y/o Comunicado de Prensa

La Gerencia de Relaciones Públicas hará las correcciones de estilo y/o información que considere convenientes y las enviará al área solicitante para obtener su visto Bueno.

7 Verifica el impacto en los medios de comunicación.

Gerente de Relaciones Públicas/ Coordinador de Área/Jefe de Oficina

Cada vez que se realice un evento o conferencia de prensa

Si la difusión en medios es positiva o negativa para la imagen Institucional.

Si el comentario es positivo.


La Gerencia de Relaciones Públicas determina los ajustes necesarios en estrategia de difusión, a través del envío por correo electrónico de tarjeta informativa, comunicado de prensa y/o entrevista, o en su caso vía telefónica a los medios de comunicación.


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VIII. CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

05 Se actualiza debido a la incorporación de nuevas herramientas para la difusión de información (boletín electrónico), y se cambia al responsable de la aplicación para generar el boletín quedando la Gerencia de Relaciones Públicas.

Septiembre, 2005

06 Se modifica el documento derivado del cambio en el periodo de realización del Boletín Impreso, pasando de ser una edición mensual a bimestral.

Marzo, 2006

07 Derivado de la nueva estrategia de comunicación, se adecuan el manejo de información con los medios, así como se incorporan las actividades correspondientes a la realización de eventos, conferencias de prensa y la campaña ¡Juégatela con México!

Junio, 2007

08 Se modifica el horario de entrega de la síntesis electrónica y se actualiza de acuerdo a la operación actual.

Marzo, 2008

09 Se actualiza los requerimientos para la difusión de información por parte de las áreas de la Entidad.

Junio, 2008

10 Se incluye política para la emisión de documentos estandarizados.

Junio, 2009

11 Se fusionan los procedimientos Comunicación Institucional y Comunicación Externa, queda como Comunicación.

Noviembre, 2010

IX. GLOSARIO

Boletín interno: Es el medio de comunicación de Pronósticos para la Asistencia Pública, que refiere a las actividades pasadas y presentes así como las proyecciones futuras de la Entidad que son dadas a conocer de manera impresa o electrónica a todos los empleados de la Entidad con el fin de mantener una línea de comunicación e información de los mismos en todos sus niveles. Conferencia de prensa: Comunicación que establece un expositor en tono formal al exponer un tema ante un auditorio. La información debe ser formal y directa.


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Datos duros: Cifras, porcentajes, cuadros comparativos y estadísticas. Evento: Actividad pública como un foro, presentación de campañas, entre otros. G. R. P. Gerencia de Relaciones Públicas. Líneas discursivas: Mensajes básicos que incluyen información institucional que serán utilizados en los documentos y/o entrevistas con los medios de comunicación, los cuales incluyen información redactada de manera tal, que garantice un mayor impacto en los medios de comunicación. Monitoreo de medios Revisión de la información publicada y/o difundida a través de los diferentes medios de comunicación, como son periódicos, revistas, radio, televisión y páginas Web. Press Kit o Paquete de Prensa: Documentos impresos corporativos como hoja de datos, hoja corporativa y comunicado de prensa que son enviados a los medios de comunicación. Tarjeta informativa: Documento que se envía a los medios electrónicos digitales de prensa escrita con el propósito de darles a conocer acciones, logros, objetivos de la Entidad. Versión estenográfica: Trascripción en archivo electrónico de entrevistas, conferencias, notas informativas, y/o menciones que se reproduzcan en eventos y/o medios de comunicación.

X. ANEXOS

No Aplica.

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