Norma IFS Broker

Broker

IFS Broker

Norma para la realización deauditorías de Agencias Comerciales,Importadores y Brokers

Versione 1Diciembre de 2009© IFS, Diciembre de 2009

Broker

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IFS publica información, opiniones y boletines en base a su más avanzado conocimiento,pero no asume la responsabilidad de los errores, omisiones o eventuales malentendidosprovenientes de sus publicaciones, especialmente este documento.

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© HDE – Hauptverband des Deutschen Einzelhandels e.V. (Alemania)© FCD – Fédération des entreprises du Commerce et de la Distribution (Francia)

Los propietarios de la Norma agradecen a la federación de la distribución italiana Federdi-stribuzione, así como a la Associazione Nazionale Cooperative Consumatori (ANCC) y laAssociazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti (ANCD), que se incorporaron a IFS, porsu implicación y cooperación activa para el desarrollo de la versión 1.

Todos los derechos reservados.Todas las publicaciones están protegidas por las leyes inter-nacionales aplicables a los derechos de autor. Está prohibido y sujeto a persecución legalcualquier uso no autorizado sin el consentimiento expreso por escrito de los propietariosde la norma IFS. El uso no autorizado incluye la reproducción mediante fotocopia, la inclu-sión en una base de datos electrónica, o la reproducción en CD-Rom.

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IFS Broker puede adquirirse en Internet a través de www.ifs-certification.com

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DATOS DE CONTACTO DE LAS OFICINAS IFS

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Versión 1Diciembre de 2009

IFS BrokerNorma para la realización deauditorías de Agencias Comerciales,Importadores y Brokers

© IFS, Diciembre de 2009

IFS Broker ·Versión 1 3

AGRADECIMIENTOS

IFS quiere agradecer a todos los participantes que han contribuido consu aportación al desarrollo de IFS Broker. IFS está agradecido con losmiembros del Grupo deTrabajo IFS y con los subgrupos de trabajo aso-ciados, así como con el comité de revisión que preparó el documentoexistente.

Miembros del Grupo deTrabajo IFS:

Andrea Artoni CONAD, representando a ANCD (Associazone NazionaleCooperative tra Dettaglianti), Italy

Jens Buchheim Lidl Stiftung & Co KG, GermanRosanna Casciano CONAD, representando a ANCD (Associazone Nazionale

Cooperative tra Dettaglianti), ItalyYvan Chamielec EMC Distribution – Groupe Casino, FranceRoberta Denatale Auchan, representando a Federdistribuzione, ItalyGianni di Falco Federdistribuzione, ItalyAntonella Donato COOP, representando a ANCC (Associazione Nazionale Coope-

rative Consumatori), ItalyGerald Erbach METRO Cash & Carry International GmbH, GermanyIsabelle FormauxLuc Horemans Scamark – Groupement Leclerc, FranceCécile Gillard Kaplan Groupe Carrefour, FranceAnnegret Karsch-Keller KauflandWarenhandel GmbH & Co. KG, GermanyMarguerite Knefel Système U, FranceJan Kranghand Metro Group Buying International GmbH, GermanyLaurence Manuel Provera Alimentaire, FranceDr. Angela Moritz REWE Group, REWE-Zentral-AG, GermanyHorst Röser COOP, SwitzerlandSergio Stagni COOP, representando a ANCC (Associazione Nazionale Coope-

rative Consumatori), ItalyBéatriceThiriet Auchan, FranceKarin Voss EDEKA Zentrale AG & Co KG, Germany

IFS también quiere agradecer a las siguientes personas suvaliosa colaboración:

Francisco Contreras EDEKA Fruchtkontor, GermanyChristine Flöter TÜV Nord Cert GmbH, GermanyDr. Gisela Kell EDEKA Zentral AG, GermanyHeinz Langmarc auditpartner GmbH, GermanyAndreas Petke tegut… Gutberlet Stiftung & Co.Florian-Fritz Preuß Quant Qualitätssicherung GmbHZusanaWiegand EDEKA Fruchtkontor, Germany

Personal de IFS

Steffi Becker IFS Project Manager, HDEJanina Glasner IFS Quality Assurance Manager, HDEStéphanie Lemaitre IFS Project Manager, FCDSabine Podewski IFS Auditors compliance, HDEAlexander Rogge IFS Managing Director, FCDStephanTromp IFS Managing Director, HDESerenaVenturi IFS Contact person, IFS Office Italy


4 IFS Broker ·Versión 1

Como una parte del proceso de revisión de la norma se llevarona cabo auditorías piloto. Queremos agradecer la colaboración enlas mismas a las siguientes compañías:

Bioss Rohstoffe GmbH, Germany–

Anton Dürbeck GmbH, Germany–

Frulana GmbH, Italy–

Jin-Jin Europe B.V., Netherlands–

Ulmer GmbH & Co. KG, Germany–

RiegelWeinimport GmbH, Germany–



Índice

Part 1: Protocolo de auditoría

1 La historia del IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría . . . . . . . . . 12

2.2 Requisitos generales para el sistema de gestiónde la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3 Tipos de auditorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.1 Auditoría inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.2 Auditoría complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.3 Auditoría de renovación(tras caducar la auditoría anterior) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4 Alcance de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

5 El proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

5.1 Preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

5.2 Elección de una entidad de certificación –acuerdos contractuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

5.3 Duración de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5.4 Diseño del plan de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5.5 Evaluación de los requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175.5.1 Consideración de un requisito como desviación . . . . . . . . . 185.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad

(ANEXO 4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185.5.2.1 No conformidad mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.5.2.2 KO (Knock out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.5.3 Consideración de un requisito N/A

(no aplicable) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría. . . . . . . . . . . . . . 21

5.7 Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215.7.1 Estructura del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215.7.2 Diferentes pasos en la cumplimentación del informe

de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22



5.7.2.1 Diseño del informe previo de auditoría y del bocetodel plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5.7.2.2 Cumplimentación por la compañía del plande acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor . . . . . . . . . . . . 245.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría . . . . . 245.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría

(inicial y de renovación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.7.3.2 Traducción del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

5.8 Puntuación, condiciones para la redacción del informey la emisión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

6 Concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

6.1 Plazos para la concesión del certificado. . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

6.2 Diferentes etapas en el proceso de certificación . . . . . . . . . . 26

6.3 Diferentes etapas en el proceso de certificaciónsi se ha evidenciado una no conformidad mayor . . . . . . . . . 27

7 Distribución y Conservación del Informe de Auditoría . . . . 27

8 Acciones suplementarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

9 Procedimiento de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

10 Reclamaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

11 Propiedad y uso del logotipo IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

12 Revisión y desarrollo posterior de la Norma . . . . . . . . . . . . . . 30

13 Evaluación de las entidades de certificaciónpor parte de las compañías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

ANEXO 1:Ámbito IFS Food – IFS HPC – IFS Cash & Carry/Wholesale –IFS Logística – IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

ANEXO 2:Proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

ANEXO 3:Alcance de IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

ANEXO 4:Diagrama de flujo para KO’s y no conformidades mayores . . . . . . . . 37



Parte 2: Requisitos de IFS Broker

1 Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1.1 Política corporativa/Principios corporativos . . . . . . . . . . . . . . 39

1.2 Estructura corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1.3 Revisión por la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2 Sistema de Gestión de la Calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2.1 Gestión del riesgo/APPCC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2.2 Requisitos de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2.3 Conservación de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3 Gestión de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.1 Gestión de los recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.2 Formación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

4 Proceso de prestación del servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.1 Revisión del contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.2 Especificaciones del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

4.3 Trazabilidad (incluyendo OMGs y alérgenos) . . . . . . . . . . . . . 42

5 Mediciones, Análisis, Mejoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.1 Auditorías internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.2 Cuarentena de productos y liberación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.3 Gestión de las reclamaciones de las autoridadesy los clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.4 Gestión de incidentes, retirada de productos,recuperación de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5.5 Gestión del producto no conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5.6 Acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

6 Requisitos especiales: Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

6.1 Desarrollo de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

6.2 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

6.3 Envasado del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

6.4 Análisis de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

6.5 Proveedor logístico de tercera parte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

ANEXOGlosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48



Parte 3: Requisitos para las Entidades de Acreditación,Entidades de Certificación y Auditores

Proceso de acreditación y certificación IFS

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1 Requisitos para las Entidades de Acreditación . . . . . . . . . . . 54

1.1 Requisitos generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1.3 Competencias del evaluador de la entidad de acreditación 54

1.4 Frecuencia de las evaluaciones de las entidadesde certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1.5 Acreditación de una entidad de certificacióncon actividad internacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

2 Requisitos para las Entidades de Certificación . . . . . . . . . . . 55

2.1 Proceso de acreditación EN 45011 para IFS . . . . . . . . . . . . . . . 55

2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS . . . . . . . . . 56

2.3 Decisión de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

2.4 Responsabilidades de la entidad de certificación relativasa formadores IFS y auditores IFS (incluyendo autónomos) 57

2.5 Requisitos específicos para los formadores IFS . . . . . . . . . . 58

2.6 Curso «Train theTrainer» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3 Requisitos para los auditores IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.1 Requisitos antes de solicitar la realizaciónde los exámenes IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.2 Requisitos generales para los auditores al solicitarla realización de los exámenes IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3.3 Proceso de examen IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

3.4 Ampliación del alcance para auditores IFS aprobados . . . . 65

3.5 Alcance IFS Broker para auditores IFS aprobados . . . . . . . . 65

3.6 Cambio de la entidad de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

ANEXO 1:Alcances para auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66



Parte 4: Confección del Informe, Software AuditXpress y portalde auditoría IFS

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

1 Confección del Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

1.1 Visión general de la auditoría (Anexo 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

1.2 Informe de auditoría (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

1.3 Plan de acción (Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4) . . . . . . . . 71

2 Software AuditXpress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

3 El portal de auditoría IFS y la base de datos IFS(www.ifs-certification.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

ANEXO 1:Portada del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Primera página del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Explicaciones relativas al informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

ANEXO 2:Informe de Auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Informe de las valoraciones N/A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Informe detallado de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

ANEXO 3:Plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

ANEXO 4:Certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

ANEXO:Checklist del IFS Broker, Versión 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83



Parte 1: Protocolo de auditoría

1 La historia del IFS Broker

Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspectoimportante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distri-bución. Hasta 2003, se llevaban a cabo por sus departamentos propiosde gestión de la calidad. Varios factores han contribuido a la necesidadde desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria,entre ellos, las demandas de los consumidores, la responsabilidad cadavez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y laglobalización del suministro de productos. Adicionalmente, se teníaque encontrar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realiza-ción de multitud de auditorías, tanto por parte de distribuidores comode fabricantes.

Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución– Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) – y a su homólogafrancesa – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribu-tion (FCD) – desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimenta-ria para productos con marca del distribuidor, conocida como Inter-national Food Standard (IFS), cuyo objetivo fue permitir la evaluaciónde los sistemas de calidad y seguridad alimentaria de los fabricantes,tomando como referencia un enfoque uniforme. Esta norma es aplica-ble a todas las etapas más allá de la producción primaria.

En tiempos de globalización, la adquisición de productos se hace glo-balmente de diferentes maneras. Cada vez más, brokers e importadoresse están convirtiendo en una importante manera de acercar a producto-res y minoristas. Esta clase de aprovisionamiento no fue cubierto porlas normas existentes de IFS Food e IFS Logística, ni por otros estánda-res. Ésa es la razón por la que se ha desarrollado IFS Broker. El objetivoprincipal de IFS Broker es comprobar cómo los brokers seleccionan asus proveedores, qué requisitos de calidad han implantado y si puedensatisfacer los requisitos legales actuales, como por ejemplo la trazabili-dad.

Los objetivos básicos de IFS Broker, como del resto de las normas IFS,son:

Establecer una norma común con un sistema común de evalua-–ción

Trabajar con la aprobación de entidades de certificación acredi-–tadas y cualificadas y con auditores

Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transpa-–rencia a lo largo de toda la cadena de suministro

Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores–



2 Introducción

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría

Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que seaplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Food. Elobjetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las entida-des de certificación que llevan a cabo auditorías tomando como refe-rencia los requisitos de IFS, y de acuerdo con la norma de acreditaciónEN 45011/ISO IEC Guía 65. También detalla los procedimientos quedeben respetar las compañías auditadas, y facilita aclaraciones sobre elinterés de dichas auditorías.

Sólo las entidades de certificación acreditadas conforme a EN 45011/ISO IEC Guía 65 para el alcance de IFS, y que hayan firmado el acuerdomarco con los propietarios de la norma pueden llevar a cabo auditoríastomando como referencia el IFS Broker, y pueden emitir certificados.Los requisitos de IFS que afectan a las entidades de certificación estándescritos de manera clara en la Parte 3 de este documento.

2.2 Requisitos generales para el sistema de gestión dela calidad

En general, cuando audita conforme a IFS, el auditor evalúa si los dife-rentes elementos del sistema de gestión de la calidad del auditado estándocumentados, implantados, actualizados y mejorados de manera con-tinua. El auditor examinará los siguientes elementos:

Responsabilidad, autoridad, cualificación y descripción del–puesto de trabajo

Procedimientos documentados e instrucciones relativas a su–implantación

Inspección y ensayo: requisitos y criterios definidos de acepta-–ción y tolerancia

Acciones a tomar en caso de no conformidad–

Investigación de las causas que generan las no conformidades–y la implantación de medidas correctivas

Análisis de conformidad de los datos de calidad y su implanta-–ción en la práctica

Manipulación, almacenamiento y acceso a los registros de cali-–dad, tales como datos de trazabilidad

Control de documentos–

Todos los procesos y procedimientos deben ser comprensibles, y elpersonal responsable deberá comprender los principios del sistema degestión de la calidad.



El sistema de gestión de la calidad se basa en la siguiente metodolo-gía:

Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión–de la calidad

Determinar la secuencia e interacción de estos procesos–

Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar la–operación y el control eficaz de estos procesos

Asegurar la disponibilidad de información necesaria para facili-–tar la operación y vigilancia de estos procesos

Medir, vigilar y analizar estos procesos, e implantar las accio-–nes necesarias para conseguir los resultados planificados y lamejora continua.

3 Tipos de auditorías

3.1 Auditoría inicial

Una auditoría inicial es la primera auditoría IFS Broker que se realiza auna compañía. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre lacompañía y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta audi-toría, se audita a la compañía en su totalidad, tanto los documentoscomo los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todoslos requisitos de IFS Broker. En el caso de que se realice una auditoríaprevia, el auditor que lleve a cabo esta auditoría será diferente del quelleve a cabo la inicial. Es más, el auditor de la auditoría inicial no deberáconocer las conclusiones de la auditoría previa.

3.2 Auditoría complementaria

Una auditoría complementaria se requiere bajo determinadas circuns-tancias, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación)han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (vertabla nº 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se concentraen la implantación de las acciones tomadas para corregir las no confor-midades (p.e. no conformidades mayores) que se han evidenciado a lolargo de la auditoría anterior. La auditoría complementaria se llevarácabo en un plazo máximo de 6 meses a contar desde la fecha de la audi-toría anterior.

En caso de no conformodidad mayor que afecte al sistema de gestión,la auditoría complementaria se llevará a cabo como pronto, después de6 semanas.



Si la auditoría complementaria no se ha llevado a cabo antes de 6meses, será necesaria una auditoría completa. Si la auditoría comple-mentaria no es satisfactoria, también entonces será necesaria una audi-toría completa. La eliminación de las no conformidades mayores severificará siempre mediante una visita del auditor a las instalaciones.

3.3 Auditoría de renovación (tras caducar la auditoríaanterior)

Las auditorías de renovación son aquellas que se llevan a cabo tras laauditoría inicial y antes de la fecha prevista para la próxima evaluación.El certificado contiene mención al período en que ésta debe llevarse acabo. La auditoría de renovación es una auditoría completa a la compa-ñía, cuyo resultado es la emisión de un certificado renovado.

Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requisitos de IFSBroker. Se presta especial atención a las desviaciones y no conformida-des detectadas durante la auditoría anterior, así como al grado deimplantación y la eficacia de las acciones correctivas y preventivasespecificadas en el plan de acciones correctivas de la compañía. Lafecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fecha dela auditoría anterior, y no de la de emisión del certificado.

Las compañías son las responsables demantener su certificación.Todaslas compañías certificadas IFS recibirán un recordatorio desde el portalde auditoría on-line IFS tres meses antes de la caducidad de su certifi-cado.

Las entidades de certificación pueden también contactar con la compa-ñía para fijar la fecha de la nueva auditoría. Las fechas que se hayanfijado serán anunciadas a través del portal de auditoría IFS.

4 Alcance de la auditoría

La Norma IFS Broker es una norma para auditar brokers que seleccio-nan a proveedores de productos alimenticios con marcas del distribui-dor o no alimenticios. La Norma IFS Broker sólo puede aplicarse cuandola compañía que quiere llevar a cabo este tipo de auditoría solo realizaactividades comerciales. Si tiene cualquier tipo de producción propia,solo le es aplicable el IFS Food o IFS HPC (Hogar y Cuidado Personal).Si un broker realiza actividades de transporte, almacenamiento y distri-bución, deberá realizar además del IFS Broker, que cubre únicamentelas actividades comerciales, una auditoría de estas actividades de lacompañía tomando como referencia IFS Logistica.

Antes de que se lleve a cabo la auditoría, el alcance de la misma deberáhaber sido definido y validado entre la compañía y la entidad de certifi-cación. El alcance estará definido con claridad en el contrato entre lacompañía y la entidad de certificación, así como en el informe de audi-



toría y el certificado. La uditoría es específica para la instalación en laque se lleva a cabo las actividades de comercialización.

Cuando exista una estructura descentralizada y la auditoría a una solainstalación se muestre insuficiente para hacerse una idea exhaustiva delas capacidades de la compañía, deberán incluirse en la auditoría todaslas instalaciones necesarias para ello. Esta situación quedará documen-tada en el informe y el certificado.

5 El proceso de certificación

5.1 Preparación de la auditoría

Antes de ser auditada, la compañía estudiará en detalle todos los requi-sitos de la norma IFS Broker. La compañía es la responsable de adquirirun ejemplar de la versión vigente de la norma. Para prepararse para laauditoría inicial, una compañía puede llevar a cabo una auditoría pre-via, cuyo único uso previsto es interno, y no puede incluir recomenda-ción alguna.

La entidad de certificación será la responsable de comunicar a los pro-pietarios de IFS, a través del portal de auditoría IFS, la fecha previstapara la realización de una auditoría inicial o de renovación.

Se programará una auditoría de renovación dentro de las 4 semanasantes de finalizar la validez del certificado. La fecha prevista de cadaauditoría (inicial, renovación y seguimiento), se insertará en el diario enla base de datos hasta 2 semanas antes de la fecha. Es posible cambiarla fecha a corto plazo.

5.2 Elección de una entidad de certificación – acuerdoscontractuales

Para llevar a cabo la auditoría IFS, la compañía seleccionará una enti-dad de certificación de entre las aprobadas. Sólo podrán llevar a caboauditorías IFS y emitir el correspondiente certificado las entidades decertificación acreditadas conforme a EN 45011 cuyo alcance incluya IFSy que hayan firmado un contrato con IFS (ver Parte 3). La lista de todaslas entidades de certificación aprobadas para IFS a nivel internacionalestá disponible, organizada por países, en la web www.ifs-online.eu.

Las entidades de certificación pueden disponer de un equipo de audito-res multidisciplinares, capaces de llevar a cabo auditorías para cual-quier tipo de categoría de producto/alcance y proceso, o bien, disponerde auditores cuya aptitud esté limitada a determinadas categorías deproducto/alcances. La entidad de certificación facilitará la confirmaciónde los alcances de producto para los cuales la entidad puede llevar acabo auditorías.



Deberá existir un contrato entre la compañía y la entidad de certifica-ción, en el que se detallen el alcance de la auditoría, la duración y losrequisitos relativos a informes. La auditoría se desarrollará preferible-mente en el idioma de la compañía y la entidad de certificación deberáhacer el máximo esfuerzo posible para asegurar que el auditor seleccio-nado tenga ese idioma como lengua materna o lengua habitual de tra-bajo.

Es responsabilidad de la compañía verificar que la entidad de certifica-ción seleccionada esté acreditada para llevar a cabo certificacionesbasadas en IFS. Sólo se podrán llevar a cabo auditorías combinadas enel caso de que éstas se desarrollen de acuerdo a la misma norma deacreditación.

5.3 Duración de la auditoría

Las entidades de certificación disponen de sistemas adecuados paraestimar el tiempo mínimo necesario para la auditoría. La experienciademuestra, no obstante, que habitualmente el tiempo de auditoríarequerido es de 1 día. La preparación del informe de auditoría requiereun período adicional de aproximadamente 0,5 días.

Se han identificado varios factores que influyen en el tiempo de audito-ría, que están detallados en el contrato entre la compañía y la entidadde certificación. Entre éstos:

El tamaño del broker–

El tipo de proceso de servicio (solo las actividades de broker o–actividades logísticas adicionales

El alcance de la auditoría–

El número de personas empleadas en el establecimiento–

El número de no conformidades halladas en la auditoría ante-–rior.

La duración de la auditoría se podría alargar atendiendo a los factoresexpuestos. La entidad de certificación deberá justificar cualquier des-viación a estas recomendaciones en la primera página del informe deauditoría, en el campo «perfil de auditoría». Las normas mencionadasanteriormente se aplican también a auditorías de renovación, que debenconsiderarse como auditorías completamente nuevas.

5.4 Diseño del plan de auditoría

La entidad de certificación diseña el plan de auditoría, que debe incluirlos detalles relativos al alcance de auditoría y la complejidad de lamisma. Debe ser suficientemente flexible para poder dar respuesta a



las eventualidades que pudieran surgir a lo largo de la auditoría de cer-tificación in situ. El plan de auditoría deberá tomar en consideración elinforme de auditoría y el plan de acción relativos a la última auditoría decertificación. Debe especificar asimismo qué actividades empresarialesde la compañía se van a auditar. La compañía sólo puede ser auditadaen el momento en que esté prestando las actividades especificadas enel alcance de la auditoría. La auditoría se compone de los cinco elemen-tos siguientes:

la reunión inicial–

la evaluación del estado de los sistemas de gestión de la cali-–dad y la seguridad, mediante comprobación documental.

la inspección in situ en las instalaciones de la empresa broker y–entrevistas con el personal

la preparación final de las conclusiones de la auditoría–

la reunión final–

La compañía prestará al auditor el apoyo necesario durante la auditoría.Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentesniveles del organigrama. Es recomendable que los directores de la com-pañía estén presentes durante las reuniones inicial y final, con el obje-tivo de que se pueda hablar de las desviaciones y non conformidades,y se pueda comenzar con las acciones correctivas.

El auditor que lleve a cabo la auditoría, evaluará todos los requisitos deIFS Broker, aplicables a la estructura de la compañía.

Durante la reunión final, el auditor presenta todos los hallazgos ycomenta todas las desviaciones y no conformidades que se han identi-ficado.Tal como especifica la Norma EN 45011/Guía ISO IEC 65, el audi-tor tan solo puede facilitar una evaluación provisional del estado de lacompañía durante la reunión final. La entidad de certificación emitirá uninforme previo de auditoría y un boceto del plan de acción para la com-pañía, que deberá ser utilizado como base para el diseño de las accio-nes correctivas para las desviaciones y las no conformidades.

La dirección de la entidad de certificación sólo puede tomar la decisiónde certificación y preparar el informe de auditoría definitivo tras larecepción del plan de acción completado. La emisión del certificadodepende de los resultados de la auditoría.

5.5 Evaluación de los requisitos

La auditoría evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviacióno no conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinadorequisito de IFS, el auditor debe evaluar cada uno de los requisitos dela norma. Hay diferentes maneras de categorizar los hallazgos.



5.5.1 Consideración de un requisito como desviación

En IFS existen cuatro posibilidades de puntuación.

Puntuación:

A: Conformidad total respecto del requisito mencionado en la norma

B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desvia-ción

C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito

D: El requisito de la norma no ha sido implantado.

A cada requisito se le asignarán puntos, de acuerdo con la siguientetabla:

Tabla nº 1: Puntuación

Resultado Explicación Puntos

A Conformidad total 20 puntos

B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte delrequisito

5 puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado 0 puntos

El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas sus puntua-ciones B, C y D.

Adicionalmente a esta puntuación, el auditor puede decidir atorgar a lacompañía un «KO» o una «no conformidad mayor» que sustraerá pun-tos de la puntuación total. Estas posibilidades se explican en los capítu-los siguientes.

5.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad(ANEXO 4)

En IFS, hay también dos tipos de no conformidades, «no conformidadmayor» y «KO». Ambas implican la substracción de puntos de la pun-tuación total. Si la compañía incurre en al menos una de éstas, no sepodrá conceder el certificado.

El certificado estará bloqueado en la base de datos de IFS por el orga-nismo de certificación en un plazo máximo de 2 semanas tras la audito-ría. La razón del bloqueo se insertará en inglés y la empresa deberá serinformada. La programación de la nueva auditoría depende del resul-tado de auditoría (ANEXO 4).



5.5.2.1 No conformidad mayor

Una no conformidad mayor se define de la siguiente manera:

Cuando existe una deficiencia sustancial en el cumplimiento de losrequisitos de la Norma, lo que incluye seguridad del producto y tam-bién los requisitos legales aplicables en los países de producción y dedestino.También se puede otorgar una no conformidad mayor cuandola no conformidad identificada puede implicar un peligro serio para lasalud de los consumidores. Una no conformidad mayor se puede otor-gar contra cualquier requisito, a excepción de los requisitos KO.

Una no conformidad mayor sustraerá un 15% de la máxima puntuacióntotal posible. El certificado tiene que ser bloqueado por la entidad decertificación en la base de datos de IFS (ANEXO 4).

Tabla nº 2: Evaluación de una no conformidad mayor

Evaluación Puntuación Resultado

No conformidadmayor

Se sustrae un 15% de la máximapuntuación total posible

No es posible conceder elcertificado

En el caso de no conformidad mayor y ≥75%, la nueva auditoría se pro-gramará a más tardar 6 meses después de la auditoría en la que seevidenció la no conformidad mayor. En el caso de una no conformodi-dad mayor que afecte al sistema de gestión, la auditoría se programaráantes de 6 semanas después de la auditoría en la que se evidenció la noconformidad mayor.

En el caso de más de una no conformidad mayor y <75%, la nuevaauditoría se programará antes de 6 semanas después de la auditoría enla que se evidenció la no conformidad mayor.

5.5.2.2 KO (Knock out)

En IFS Broker determinados requisitos se han considerado requisitosKO (KO – Knock out). Si, durante la auditoría, el auditor considera que lacompañía no los satisface, a la compañía no se le concederá el certifi-cado o, según proceda, se le retirará o suspenderá la certificación.

En cualquier caso, la auditoría deberá completarse y todos los requisi-tos serán evaluados para facilitar a la compañía una visión completa desu situación.

En caso de identificar un KO, se deberá llevar a cabo una nueva audito-ría completa, en la que se deberá demostrar evidencia de conformidad.La nueva auditoría no se deberá llevar a acabo antes de 6 semanas des-pués de haber llevado a cabo la auditoría en la que se ha evidenciadoun KO.



En IFS Broker, los siguientes 9 requisitos son considerados KO:

1.2.3 Responsabilidades de la dirección

2.1.1 Gestión del riesgo/APPCC

4.2.2 Especificaciones del cliente

4.3.1 Sistema de trazabilidad

5.1.1 Auditorías internas

5.4.2 Procedimiento de retirada y recuperación

5.5.1 Gestión del producto no conforme

5.6.2 Acciones correctivas

6.4.2 Análisis del producto – análisis especiales, requeridos por elcliente

Los requisitos KO se evaluarán de acuerdo a las siguientes normas depuntuación:

Tabla nº 3: Puntuación de requisitos KO




C (desviación) Se ha implantado unapequeña parte del requisito

No se permite la puntuación «C»

KO (=D) El requisito no ha sidoimplantado

Se substrae un 50% de la máximapuntuación total posible => la con-cesión del certificado no es posible

¡Importante!No se permite la puntuación «C» en un requisito KO. El auditor puedesólo puntuar el cumplimiento del requisito con A, B o D (= KO).

Cuando se puntúa con una «D» un requisito KO, se sustrae un 50% dela máxima puntuación total posible, lo que automáticamente implicaque la compañía no está en condiciones de obtener un certificado IFSBroker.

5.5.3 Consideración de un requisito N/A (no aplicable)

Si el auditor considera no aplicable un requisito, debe utilizar la nota-ción:

N/A: No aplicable, con una breve explicación. En caso de considerar noaplicables uno o varios requisitos, el auditor tiene la posibilidad de pun-tuarlos «N/A», explicando su consideración en el informe de auditoría.

Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sinoque deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de audito-ría.



Como puede haber varios requisitos no aplicables, utilizar una puntua-ción absoluta para la auditoría llevaría a error. Por ello, el sistema depuntuación de IFS Broker se basa en el porcentaje de la puntuacióntotal posible, y es éste el que se utiliza para decidir la categorización delestablecimiento como de «nivel básico» o «nivel superior».

Si el requisito no 6.4.2 se evalúa como N/A, la entidad de certificación yel auditor se responsabilizarán de que las especificaciones del clienteno requieren análisis del producto. Un engaño deliberado por parte delproveedor conlleva la retirada de la certificación.

5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría.

En el IFS Broker versión 1, se utilizará una misma frecuencia de audito-ría para todo tipo de productos y niveles de certificación. La frecuenciade auditoría es de 12 meses, a contar desde la fecha de auditoría, nodesde la fecha de emisión del certificado.

Tabla nº 4: Frecuencia de auditoría

Nivel del certificado Todos los productos

Nivel básico 12 meses

Nivel superior 12 meses

5.7 Informe de auditoría

Tras la ejecución de la auditoría, se redactará un informe completo en elformato acordado (ver Parte 4).

5.7.1 Estructura del informe de auditoría

El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirartransparencia y confianza al lector. El informe de auditoría se subdivideen diferentes secciones:

Resumen de la auditoría con descripción detallada del alcance, y–

Un resumen general en formato de tabla para todos los capítu-–los. El resultado de la auditoría especificará el nivel y porcen-taje.

Observaciones a las no conformidades mayores y requisitos–KO

Un resumen de todas las desviaciones y no conformidades–encontradas

Para cada capítulo (1 a 5), se incluirá un breve resumen del–capítulo



Una lista separada (que incluya justificaciones) de todos los–requisitos evaluados como N/A (no aplicable)

Un informe de auditoría detallado–

Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B,no conformidades (mayores o requisitos KO puntuados con una D)identificados durante la auditoría deben presentarse en un plan deacción separado. La compañía tiene que diseñar un plan de accionescorrectivas. De esta manera, el lector del informe puede ver no sólo lasno conformidades, sino también las acciones correctivas que la compa-ñía piense emprender.

Si se identifica una no conformidad mayor que posteriormente seresuelve y el resultado de la auditoría es positivo, la entidad de certifi-cación mencionará en el informe de auditoría el requisito que se incum-plía en el momento de identificar esa no conformidad.

5.7.2 Diferentes pasos en la cumplimentación del informe deauditoría

5.7.2.1 Diseño del informe previo de auditoría y del boceto del plande acción

El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntua-dos con una D y no conformidades mayores), todas las desviaciones (B,C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitosconsiderados como N/A.

Puede aceptarse que algunas partes del informe se acorten o alarguenpara adaptarlo a necesidades específicas, pero el formato general delinforme no deberá alterarse, cumpliendo con los requisitos de esteapartado.

El plan de acción incluirá todos los requisitos que no hayan sido pun-tuados con una A o N/A. El boceto del plan de acción deberá respetar eldel software AuditXpress (asistente para el redactor del informe deauditoría IFS). Incluirá los elementos de la tabla siguiente.

El boceto del plan de acción emitido por las entidades de certificaciónque no utilicen el software AuditXpress será conforme al mismo, en loque a diseño se refiere. El auditor completará el campo A de la tablanº 5, explicando y justificando los hallazgos que suponen desviacionesy no conformidades antes de enviar a la compañía el boceto del plan deacción y el informe previo de auditoría.

La entidad de certificación enviará a la compañía tanto el informe pre-vio de auditoría como el boceto del plan de acción antes de dos sema-nas, a contar desde la fecha de auditoría. El plan de acción se estructurade la siguiente manera:



Tabla nº 5: Boceto del plan de acción

Númerodelrequi-sito

Requisito IFS Puntua-ción

Explicación(por elauditor)

Accióncorrectiva(por lacompañía)

ResponsabilidadFecha y estadode implantación(por la compañía)

Aceptacióndel auditor

CampoA Campo B Campo C Campo D

1.2.1 La estructura de lacompañía …

B

1.2.2 Las responsabilida-des y competenciasdeberán …

C

1.2.3 KO La dirección seasegurará de que …

KO/D

1.2.4 La compañía deberádisponer de unsistema …

NCMayor

2.1.1 KO La base del sistemade control …

KO/B

5.7.2.2 Cumplimentación por la compañía del plan de accionescorrectivas

La compañía introducirá su propuesta de acciones correctivas (campoB de la tabla no 5) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KOpuntuados con una B y no conformidades (no conformidades mayores,requisitos KO puntuados con una D) que haya listado el auditor.

La compañía establecerá de manera clara las responsabilidades y pla-zos para la implantación (tabla no 5, Campo C) para todas las desviacio-nes puntuadas con una C o una D y las no conformidades (no conformi-dades mayores o requisitos KO puntuados con una B o una D). Lacompañía enviará el plan de acciones correctivas a la entidad de certifi-cación en un plazo máximo de dos semanas a contar desde la fecha derecepción del informe previo de auditoría y del boceto del plan deacción. Si no se respeta este plazo, la compañía deberá recibir una audi-toría completa inicial o una auditoría de renovación.

Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de accio-nes correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantaciónpara todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C ouna D, y requisitos KO puntuados con una B.

El plan de acciones correctivas que la compañía transmita a la entidadde certificación no tendrá un efecto sobre la puntuación final, pero suidoneidad puede influir sobre la decisión final de concesión del certifi-cado.

La compañía deberá siempre facilitar un plan de acciones correctivasdocumentado antes de recibir el informe final y el certificado. El obje-tivo final de este plan es encaminar a la compañía hacia la mejora con-tinua.



Nota: Cuando la compañía obtenga una puntuación D en algún requi-sito KO y, en consecuencia, no se le conceda el certificado, se reco-mienda que complete el plan de acciones, con un objetivo final demejora.

5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor

El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán laidoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan deacciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de latabla no 5). Si las acciones correctivas no se consideran adecuadas, laentidad de certificación deberá devolver el plan de acciones a la compa-ñía para su corrección y finalización dentro de plazo.

5.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría

5.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría(inicial y de renovación)

Cuando el auditor puntúe con una C o una D un determinado requisito,las acciones correctivas deberán haber sido implantadas antes de laauditoría de renovación. Si no es así, el auditor tiene la posibilidad deconsiderar esa situación como una no conformidad mayor. De estamanera, se asegura que la entidad de certificación lea el informe deauditoría y el plan de acciones correctivas de la auditoría anterior,incluso si la participación en los mismos ha correspondido a otra enti-dad.

5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría

Debido al carácter internacional de IFS, es importante que los clientescomprendan el idioma en que se ha redactado el informe de auditoría– especialmente las desviaciones y no conformidades identificadas porel auditor. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerlo amplia-mente comprensible, se deberán traducir al inglés las siguientes expli-caciones referentes a desviaciones y no conformidades recogidas en elplan de acciones (tabla no 5, Campo A):

Requisitos KO puntuados con una B o una D–

Requisitos puntuados con una C o una D–

No conformidades mayores–

Traducir estas explicaciones constituye una obligación para la entidadde certificación y es su responsabilidad. Se recomienda encarecida-mente que se traduzcan también al inglés las acciones correctivas pro-puestas. La traducción se realizará bajo la frase en la versión original yse incluirá en el informe de auditoría, antes de cargar el informe final deauditoría en el portal de auditoría.



5.8 Puntuación, condiciones para la redacción delinforme y la emisión del certificado

Tabla no 6: Puntuación y concesión del certificado

Resultado dela auditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

1. Al menos1 KO

No aprobado Acciones yacordar nuevaauditoría inicial

El informeindica elestado

No

2. >1 NCmayor y/o<75% de cum-plimiento delos requisitos



No

3. Máximo1 NC mayor y≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobado,a no ser quese empren-dan acciones

Enviar plan deacciones antesde 2 semanasdesde la recep-ción del informeprevio. Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués

El informeincluye elplan deacciones eindica elestado

Certificado,dependiendode losresultados dela auditoríacomplemen-taria

4. La puntua-ción total es≥75 y <95%

Aprobadopara el nivelbásico IFSBroker tras larecepción delplan deacciones

Enviar plan deacciones antesde 2 semanasdesde la recep-ción del informeprevio.


Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

5. La puntua-ción total es≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior IFSBroker tras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez

6 Concesión del certificadoSe emitirá un certificado para cada establecimiento de manera indivi-dualizada, o para un determinado grupo de productos de ese estableci-miento.

6.1 Plazos para la concesión del certificado

La entidad de certificación es la responsable de tomar la decisión deconceder o no el certificado IFS Broker. La decisión debe ser tomada porpersona/s (cualificación de acurerdo a Parte 3, 2.3) diferente/s de las que



realizaron la auditoría. La certificación tendrá validez desde la fecha deemisión que conste en el certificado y caducará al cabo de 12 meses. Lafecha para la auditoría de renovación se calculará a partir de la fecha dela auditoría anterior, no a partir de la fecha de emisión del certificado. Sila auditoría no se realiza en el plazo previsto, se informará a los distri-buidores a través del portal de auditoría.

El plazo entre la fecha de auditoría y la de concesión del certificado sedetermina de la siguiente manera:

2 semanas para redactar el informe previo de auditoría–

2 semanas para que la compañía responda a las desviaciones y–no conformidades, es decir, para redactar el plan de acciones

2 semanas para que el auditor verifique el plan de acciones–correctivas propuesto, para el procedimiento de certificación ypara cargar el informe de auditoría en el portal de auditoría

En total: 6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe deauditoría en el portal y la concesión del certificado:

Plazo objetivo: 6 semanas,–

Plazo máximo: 8 semanas (período entre AI y C en la tabla–no 9).

Tabla nº 7: Concesión del certificado

Nivel del certificado Para todos los productos

Básico 12 meses

Superior 12 meses

6.2 Diferentes etapas en el proceso de certificación

Tabla nº 8: Validez del certificado – frecuencia de auditoría: ejemplo deun ciclo típico de certificación

La auditoría de renovación se programará no más tarde de 12 meses acontar desde la fecha de la auditoría anterior. Como el período máximoautorizado entre una auditoría y la concesión del certificado es de

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3

AI: auditoría inicialFecha de la auditoría inicial(p.e. 12/02/2010)

CFecha de concesión del certificado C + 12 meses

AI + 12 mesesFecha de la auditoría de renovación,no más tarde del(p.e. 11/02/2011)

Duración enmeses

Validez del certificado = 12 meses



8 semanas, el informe de la auditoría anterior permanecerá 8 semanasadicionales en el portal de auditoría. Si la auditoría de renovación serealiza una vez superados esos 12 meses, el informe se eliminará delportal de auditoría.

Importante!Si el auditor evidencia una no conformidad mayor o KO en la auditoríade renovación, el certificado anterior pierde su validez inmediatamente.(ver Parte 1, 5.5.2)

6.3 Diferentes etapas en el proceso de certificación si seha evidenciado una no conformidad mayor

Cuando la puntuación total obtenida sea ≥75%, pero el auditor hayaevidenciado una no conformidadmayor, se deberá programar una audi-toría complementaria antes de que transcurran 6 meses a partir desdela fecha de la auditoría inicial. El proceso de certificación es, en estecaso, el siguiente:

Tabla nº 9: Validez del certificado – frecuencia de auditoría: ejemplo conauditoría complementaria

Para la validez de la auditoría anterior, se aplican las mismas reglas quelas descritas en la sección 6.2.

7 Distribución y Conservación del Informe deAuditoría

Los informes de auditoría serán propiedad de la compañía y no se difun-dirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consentimientoprevio de la compañía (excepto cuando lo requiera la ley). Deberá obte-nerse constancia escrita de este consentimiento para la difusión, quepodrá ser facilitado por la compañía a la entidad de certificación o al

AI: auditoría inicialFecha de la auditoría inicial(p.e. 12/02/2010)

CFecha de concesión del certificado C + 12 meses

AI + 12 mesesFecha de la auditoría de renovación,no más tarde del(p.e. 11/02/2011)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

Duración enmeses

AC: auditoría complementaria(no más tarde del 12/08/2010)

Resultado: puntuación total ≥75%y una no conformidad mayor

Validez del certificado = 12 meses



distribuidor. La entidadde certificación conservará una copia del informede auditoría. El informe deberá conservarse adecuadamente y bajomedidas de seguridad durante un período de cinco años.

8 Acciones suplementarias

La decisión relativa a la necesidad de emprender acciones suplementa-rias, a partir de la información del certificado, quedará en manos decada uno de los posibles compradores.

9 Procedimiento de recursos

La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-mentados para tomar en consideración y resolver los recursos contralos resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán indepen-dientes del auditor individual y deberán ser gestionados por la direc-ción de la entidad de certificación. El plazo máximo para la resoluciónde los recursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha derecepción de la información del auditado.

10 Reclamaciones

La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-mentados para gestionar las reclamaciones recibidas de las compañíasy/u otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuesta en unperíodo máximo de 10 días laborables a contar desde la fecha de recep-ción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modo de acuse derecibo de la reclamación en un plazo máximo de 5 días laborables.Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haber llevado a cabo unproceso exhaustivo de investigación relativo a la solución de la recla-mación.

La base para la gestión de reclamaciones es el acuerdo marco IFS.

11 Propiedad y uso del logotipo IFS

El copyright de la norma IFS Broker y la marca registrada son propiedadde «Hauptverband des Deutschen Einzelhandels» (HDE), Berlín, y de«Fédération des Entreprises du Commerce et de la distribution» (FCD),París. El logotipo de IFS puede descargarse a través de las páginasseguras del portal de auditoría IFS.



Términos y condiciones para las compañías certificadas IFS –Uso del logotipo IFS y Comunicación relativa a la certificación IFS

AplicaciónEstos términos y condiciones son aplicables todos los logotipos de IFS(Food, Logística, Broker, etc.)

Forma, diseño y color del logotipo IFSCuando se utilice, el logotipo IFS deberá respetar la forma y color origi-nal. Una compañía certificada IFS puede – respetando las normas quese presentan a continuación – utilizar el logotipo en sus documentos.

El logotipo IFS puede utilizarse en formato impreso, físico y electrónico,y en films, siempre que se respeten su forma y formatos. Idénticas con-diciones aplican al uso del logotipo en sellos.

Restricción de los comentarios y explicacionesCuando una compañía con certificación IFS publica documentos con ellogotipo IFS, los comentarios y las explicaciones respecto a IFS debenestar identificadas como tales de forma clara.

Uso del logotipo IFS en material promocionalUna compañía certificada IFS puede utilizar el logotipo IFS con finespromocionales y publicar información relativa a su certificado IFS siem-pre que no sea visible por el consumidor final: el logotipo IFS y la infor-mación relativa a la certificación puede utilizarse en la correspondenciacon proveedores y distribuidores, pero no en la que vaya dirigida alconsumidor final.

El logotipo IFS no puede utilizarse en vehículos, en el propio productoalimenticio (y no alimenticio), ni en ningún tipo de documento publici-tario que pudiera llegar al consumidor final (p.e. exposición pública diri-gida a consumidores finales, folletos). En el caso particular de sitiosweb que no estén dirigidos en exclusiva a profesionales, el logotipo tansólo podrá aparecer en las páginas relativas a calidad y seguridad ali-mentaria. La Norma IFS fue desarrollada por distribuidores para asegu-rar la seguridad del producto de sus proveedores. Es un medio decomunicación entre fabricantes y distribuidores y no se expondrá opublicará en material dirigido al público en general.

Debe asegurarse que toda la información relativa a certificaciones hagamención demanera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presen-taciones que no tengan una clara conexión con IFS.

Restricciones adicionales en el uso del logotipoEl logotipo IFS no se utilizará de modo que pudiera hacer pensar quelos propietarios de IFS son los responsables de asegurar la conformi-dad con los requisitos de certificación. Lo mismo aplica a las opinionese interpretaciones que se pudieran derivar.

En caso de suspensión o retirada de la certificación IFS, la compañíacertificada tiene que eliminar demanera inmediata la inclusión del logo-tipo IFS en sus documentos y la comunicación relativa a IFS.



Es más, la compañía ha de demostrar que ha eliminado el uso del logo-tipo IFS en su documentación.

Comunicación relativa a la certificación IFSTodas las normas mencionadas se aplican a cualquier comunicaciónrelativa a IFS. Asimismo, esto significa que no se permite el uso de laspalabras «IFS», «International Featured Standard», «IFS Food», «IFSLogistics», «IFS Broker», incluyendo, por supuesto, la comunicaciónsobre los productos finales dirigidos al consumidor final.

12 Revisión y desarrollo posterior de laNorma

El Comité de Revisión tiene como objetivo garantizar el control de lacalidad y el contenido de la Norma, y revisará la misma y su protocolotranscurrido un año, para asegurar que cumplen con sus objetivos. ElComité de Revisión se formará con representantes de todos los partici-pantes implicados en el proceso de auditoría: distribuidores, industriasy entidades de certificación. Se llevará a cabo una revisión anual, comomínimo. El objetivo del Comité de Revisión es compartir experiencias,intercambiar opiniones y decidir los cambios a la Norma, los requisitosaplicables al informe de auditoría y la formación.

13 Evaluación de las entidades decertificación por parte de las compañías

Todas las compañías auditadas tienen la oportunidad de expresar suopinión acerca del auditor y de IFS. Los impresos de evaluación puedenobtenerse online del portal de auditoría IFS, en la parte reservada acompañías auditadas. Los resultados de esta evaluación se facilitan alas entidades de certificación una vez al año y formarán parte de lostemas a abordar por el Comité de Revisión.



ANEXO 1: Ámbito IFS Food – IFS HPC –IFS Cash & Carry/Wholesale –IFS Logística – IFS Broker

IFS Food es una norma para auditar compañías que procesan produc-tos alimenticios o compañías que envasan productos a granel. IFS Foodpuede utilizarse sólo cuando se «procesa o manipula» un alimento ocuando existe un peligro de contaminación del producto durante elenvasado primario.

IFS Food se aplica a:

Elaboración y procesado y/o–

Manipulación de productos a granel y/o–

Actividades de envasado primario–

Ejemplos:

Las categorías de productos IFS 1 a 17 se aplican tan sólo a–actividades de elaboración de alimentos

La categoría de productos IFS 18 (Envasado y manipulación) se–aplica sólo a actividades de envasado primario o manipulaciónde productos a granel, cuando hay peligro de contaminacióndel producto (p.e. envasado de patatas, naranjas, limones, pes-cado)

IFS Food es aplicable a procesos con temperatura controlada–(p.e. transporte de medias canales porcinas, etc.) pero no paraproductos ya envasados por terceros/productos con envasadoprimario

Manipulación de productos a granel, p.e. transporte de pan a–granel en cestas

IFS Food no se aplica a compañías que sólo tienen actividad–con productos ya envasados por terceros

IFS Cash & Carry/Wholesale es la norma que abarca todas las activida-des de manipulación de productos a granel y envasados en mercadosCash & Carry o empresas mayoristas. También incluye actividades deelaboración cuando se trata de cantidades pequeñas de productos(como la carne picada). Los requisitos de IFS Cash & Carry/Wholesaleson los mismos que los de IFS Food, pero además ha sido desarrolladauna guía sobre cómo manejar los requisitos específicos en los merca-dos Cash & Carry o empresas al por mayor. Además, es posible un enfo-que multi-emplazamiento de certificación en condiciones muy específi-cas (cantidad de actividades de procesamiento, número de tiendas,auditorías sin previo aviso, etc.)

IFS HPC es un estándar para auditar empresas que procesan productosdel hogar y cuidado personal, o empresas que envasan a granel pro-ductos del hogar y cuidado personal. IFS HPC sólo puede utilizarse



cuando un producto es «procesado», o cuando hay un peligro para lacontaminación del producto durante el envasado primario.

IFS Logística es aplicable a ambos, productos alimenticios y no alimen-ticios, y cubre todas las actividades logísticas como carga y descarga,transporte, almacenamiento de productos envasados y posterior distri-bución. La norma se aplica a todo tipo de actividades: transporte porcarretera, tren, barco, avión y cualquier otro tipo de transporte (a tem-peratura controlada, a temperatura ambiente, etc.).

Ejemplos:

IFS Logística abarca actividades logísticas cuando la compañía–tiene contacto físico con productos que ya disponen de unenvase primario (transporte, empaquetado de productos ali-menticios, almacenamiento y/o distribución, transporte y alma-cenamiento de palés).

IFS Logística se aplica también a productos a granel, transporte–en cisternas, (por ejemplo: aceite, maíz, etc.) siempre que noestén sujetos a ninguna manipulación posterior durante eltransporte (p.e. transporte a temperatura controlada) y/o a cual-quier otro factor que pueda influir en la seguridad alimentaria,como procesos microbiológicos (EU-VO 2073/2005). Estos pro-ductos, son productos a granel, pero no están sometidos a tra-tamiento, ni a actividades de envasado primario.

Si una compañía de procesado de alimentos dispone de su–departamento propio de logística y/o transporte, éstos quedanincluidos en los capítulos de transporte y almacenamiento deIFS Food.

Si las actividades logísticas y/o de transporte se subcontratan,–se aplica IFS Logística.

Si la plataforma logística es una parte de la empresa de proce-–samiento de alimentos y se encuentra en el mismo edificio o enlos mismos locales y, si la empresa o un cliente desea certificaresta plataforma de conformidad con IFS Logística, se puederealizar una auditoría IFS Logístic. En este caso, se respetaránlos siguientes requisitos:

la plataforma logística es sólo para producto preenvasado,•

en el caso de dos auditorías (IFS Food e IFS Logística), debe•especificarse claramente donde comienzan y terminan lasáreas relevantes de auditoría.

los requisitos de IFS Food relativos al transporte y el almace-•namiento debe tenerse en cuenta en el contexto de la audi-toría IFS,

una auditoría IFS Food, en todo caso debe realizarse dentro•de la empresa de procesamiento de alimentos, siendo IFSLogística una auditoría adicional.

todos los documentos pertinentes estarán disponibles en la•plataforma logística.



IFS Broker está destinado a ser aplicado a todas las empresas que par-ticipan principalmente en «actividades comerciales» y que seleccionana sus propios proveedores y compran o ejercen de broker de productospor sí mismos o en su nombre. Pueden organizar la logística ellosmismos o con proveedores de servicios. Los brokers cobran por losproductos ellos mismos, sin necesidad de entrar en contacto con el pro-ducto.

Ejemplos:

Compañías como agencias comerciales, brokers y otras empre-–sas que no «ven» el producto, serán auditadas de conformidadIFS Broker.

Si esa empresa tiene actividades de almacenamiento y trans-–porte propias, éstas serán auditadas en el marco de la certifica-ción contra el IFS Logistic.

Una empresa que adquiere un producto y luego se encarga de–tratarlo y/o procesarlo en su nombre por un proveedor de ser-vicios, deberá estar certificada de conformidad con IFS Broker

El proveedor de servicios que trata o procesa la mercancía–deberá ser certificada de conformidad con IFS Food o IFS HPC(dependiendo del producto procesado)

La empresa de servicios que transporta, almacena o realiza–cualquier otra actividad logística con la mercancía, debe sercertificada contra IFS Logística.

Resumen:

IFS Food una fábrica que procesa o manipula alimentos a gra-nel.

IFS HPC una fábrica que procesa o manipula productos a graneldel hogar y cuidado personal.

IFS Cash & Carry/Wholesale un Cash & Carry y/o negocio al por mayor que comer-

cializa sus propios productos a granel y envasados.

IFS Logística una empresa o proveedor de servicios que manejalogísticamente productos envasados.

IFS Broker una empresa que compra productos, pero que no entranecesariamente en contacto ellos, y los entrega direc-tamente a sus clientes.

La selección de la norma debe realizarse por cada empresa. Si el alcancede la norma seleccionada no es aplicable a todas las actividades, sedeberá usar una norma en su totalidad o se mostrará claramente en elcertificado, que actividades están incluidas en el alcance y cuales no loestán.Todas las fases del proceso que influyen en la seguridad del pro-ducto certificado deben estar dentro del alcance de la norma seleccio-nada (incluso si se escoje una combinación de normas).



ANEXO 2: Proceso de certificación

Voluntario:Auditoría previa

Determinación de lafecha de auditoríaDeterminación deltiempo de auditoría

Definición delalcance de auditoría

Envío a la compañíaauditada del informeprevio de auditoría yel plan de acción

Acciones correctivasa las NC mayores

3. Evaluación de la situación actual de la compañía

2. Encargar y leer el ejemplar de la norma IFS

1. Decisión de la compañía de certificarse conformea una norma IFS

Validación de lasacciones correctivaspor la entidad de

certificación en plazode 6 meses

5. Realización de la auditoría in-situ en la fecha acordada,por un auditor competente en el alcance respectivo.

Determinación de1 NC Mayor ycircunstanciasparticulares –

No aprobado hastaque se emprendanacciones, bloqueo

temporal decertificado

12. Concesión del certificado y envío del informe finala la compañía auditada

11. Decisión de certificación, determinación de la validezdel certificado

9. Envío a la entidad de certificación del plan de accióncumplimentado (2 semanas)

8. Cumplimentación del plan de acción y determinaciónde acciones correctivas por la compañía auditada

(2 semanas)

13. Carga de los datos de la auditoría en el portal deauditoría IFS (detalles de la auditoría, informe, plan de

acción) por la entidad de certificación

Envío a la compañíaauditada del informeprevio de auditoría yel plan de acción

Determinación deNC mayores, KO –Auditoría no supe-rada, bloqueo de

certificado

Cumplimentaciónvoluntaria del plande acción y envío a

la entidad decertificación

Finalización del plande acción e informe –carga en el portal de

auditoría IFSNo certificado

4. Selección de una entidad de certificación IFS(acreditada y aprobada) por la compañía. Presupuesto,

decisión y firma de un contrato.

6. Reunión finalInformación relativa a las no conformidades evidenciadas

Reunión inicial. Evaluación de la documentación. Evaluación delestablecimiento y entrevistas al personal. Conclusiones de la auditoría.

7. Preparación del informe previo de auditoría y del plande acción (2 semanas)

10. Corrección y verificación por la entidad decertificación

14. Tres meses antes de la caducidad del certificado,el portal de auditoría IFS envía un recordatorio a lacompañía para programar una nueva auditoría con

la entidad de certificación. La auditoría no se programarámás allá de la fecha prevista para la auditoría

de renovación en el certificado.



ANEXO 3: Alcance de IFS BrokerSi el broker comercializa productos alimenticios, se utilizarán las cate-gorías de productos de IFS Food.

En el certificado y en el informe de auditoría, se especificará que lanorma utilizada es IFS Broker y, se mencionará la categoría (as) de pro-ducto de IFS Food.

Tabla nº 11: Categorías de productos de IFS Food, aplicable para IFSBroker

Nº de Categoríade productos

Nombre de la Categoría de productos

Categoría de productos 1 Huevos

Categoría de productos 2 Carnes rojas – Refrigeradas y congeladas

Categoría de productos 3 Carne de aves de corral – Refrigeradas y congeladas

Categoría de productos 4 Pescado – Refrigerado y congelado

Categoría de productos 5 Frutas y verduras (producción)

Categoría de productos 6 Productos lácteos

Categoría de productos 7 Productos y preparados a base de carne

Categoría de productos 8 Productos y preparados a base de pescado

Categoría de productos 9 Productos herméticos estables a temperara ambiente(conservas)

Categoría de productos 10 Platos preparados

Categoría de productos 11 Bebidas

Categoría de productos 12 Panadería y repostería

Categoría de productos 13 Productos deshidratados

Categoría de productos 14 Confitería

Categoría de productos 15 Snacks y cereales para el desayuno

Categoría de productos 16 Aceites y grasas

Categoría de productos 17 Ingredientes alimentarios

Si el broker comercializa productos del hogar y cuidado personal, seutilizarán los alcances de productos de IFS HPC.

En el certificado y en el informe de auditoría, se especificará que se usacomo estándar IFS Broker y, se mencionarán los alcances de los pro-ductos de IFS HPC.



Nº y Nombre deAlcance de Productosen IFS HPC

Nombre de la Categoría de productos

1. Cosméticos Todos los productos descritos en la legislación cosmética(por ejemplo, champú, pasta dental, crema de afeitar,tatuajes lavables temporales, toallitas cosméticas,maquillaje para muñecos o niños, parches para la piely las sustancias aplicadas con parches de piel, etc)

2. Productos químicospara el hogar

–> Productos de limpieza y abrillantadores, así comoproductos destinados al hogar y el coche (por ejemplo,detergentes, todos los productos destinados a lasactividades de limpieza, líquida o seca, limpiacristales,etc.)También incluye productos de limpieza específicos,por ejemplo, productos para piscinas.–> Productos y materiales destinados a mejorar el olordel aire (por ejemplo desodorantes o aerosoles, velas,etc)–> Productos insecticidas.

3. Productos delimpieza

–> Materiales y artículos contemplados en el Reglamento(CE) No 1935/2004, que estén destinados a entrar encontacto con alimentos (por ejemplo, vasos/cubiertos/platos de plastico y de papel, papel de aluminio,productos de «uso diario», etc)–> Otros tipos de materiales y artículos (por ejemplo,esponjas, bolsas de basura de plástico, etc)

4. Higiene personal –> Productos o materiales destinados al cuidadopersonal, excepto los productos cosméticos (porejemplo, cepillos de pelo, máquinas de afeitar, pañuelosde papel, algunos dispositivos médicos de clase 1,pañales, higiene femenina, pelucas, pestañas artificiales,uñas postizas, joyas, etc)–> Productos o materiales destinados a entrar encontacto con el interior de la boca (por ejemplo, cepillosde dientes, hilo dental, palillos de dientes/palitos deplástico, etc)


ANEXO 4: Diagrama de flujo para KO’s yno conformidades mayores

1 NC mayor y ≥75%de cumplimientode los requisitos

Se sustrae un 15% dela máxima puntuación

total posible

Enviar informe preliminar

Enviar plan de accionesantes de 2 semanasdespués de recibir elinforme preliminar

Cargar informe en labase de datos de IFS

Periodo detiempo hastala próximaauditoría

Resultado deauditoría positivo






Enviar plande accionese informepreliminar


Auditoría inicial(como pronto

6 semanas despuésen el caso de

NC mayor que afecteal sistema de gestión)

Auditoría inicial,si >6 meses entre

la auditoría en la quese dió la NC mayor,

y la siguienteauditoría

Auditoría complementa-ria, a más tardar 6 mesesdespués de la auditoría enla que se dió la NC mayor(como pronto 6 semanas

después en el casode NC mayor que afecteal sistema de gestión)

Enviar plande accionese informepreliminar


Auditoría inicial(como pronto

6 semanas despuésen el caso de

NC mayor que afecteal sistema de gestión)

Se sustrae un 15% dela máxima puntuación

total posible

No aprobado, temporalmente sin certifi-cado a no ser que se emprendan acciones

Bloqueo del certificado,incluyendo la razón en

inglés en la base de datosde IFS y la informaciónde la compañía por laentidad de certificación,antes de 2 semanas

después de la auditoría

>1 NC mayor y <75%de cumplimientode los requisitos

No aprobado,sin certificado




Al menos 1 KO

No aprobado,sin certificado




Resultado de laauditoría

Auditoría IFS Broker



Parte 2: Requisitos de IFS Broker

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar una política corpo-rativa. Ésta deberá tomar en consideración, como mínimo:

enfoque al cliente–

responsabilidad medioambiental–

responsabilidad ética y laboral–

requisitos del producto (incluyendo seguridad, calidad,–legalidad, y especificaciones del producto y elaboración)

La política corporativa deberá ser comunicada a todos losempleados.

1.1.2 La compañía deberá asegurarse de que toda la informaciónrelevante sea comunicada puntualmente al personal impli-cado.

1.1.3 La compañía designará un responsable para la comunica-ción externa (gestión de crisis, comunicación con las autori-dades y los medios).

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la compañía deberá estar reflejada sobre unorganigrama.

1.2.2 Las responsabilidades y competencias deberán estar esta-blecidas con claridad, así como la delegación de las mismas.

1.2.3 KO: La dirección se asegurará de que todos los empleadossean conscientes de sus responsabilidades y de que seimplanten mecanismos para supervisar la eficacia de su des-empeño.

1.2.4 La compañía deberá tener un sistema implantado para ase-gurarse de que se mantiene informada de toda la legislaciónaplicable en alimentos, piensos, temas de seguridad alimen-taria y no alimentaria, así como de informaciones científico-técnicas y de códigos de prácticas.



1.3 Revisión por la dirección

1.3.1 La dirección se asegurará de que el sistema de gestión de lacalidad se revisa a intervalos establecidos.

1.3.2 Esta revisión deberá incluir medidas para el control del sis-tema de gestión de la calidad y para el proceso de mejoracontinua.

2 Sistema de Gestión de la Calidad

2.1 Gestión del riesgo/APPCC

2.1.1 KO: La base del sistema de control de la seguridad alimenta-ria de la compañía será un sistema de gestión del riesgo/APPCC, basado en los principios del CodexAlimentarius, sis-temático y exhaustivo. Además deberá tomar en considera-ción las disposiciones legales de los países de producción yde destino. El concepto de gestión del riesgo se refiere a larespectiva localización de producción.

a. Diagrama de flujo que abarque todos los niveles perti-nentes de la correduría.

b. Descripción de riesgo

c. Medidas de control de los riesgos identificados

d. Los apartados contemplados en las letras a)-c), serándocumentados.

La evaluación del riesgo se revisará regularmente y, si fueranecesario reelaborado/actualizado. La evaluación del riesgotendrá en cuenta también los OMG y Alérgenos. La evalua-ción del riesgo se llevará a cabo por personas con un conoci-miento adecuado de los procesos y productos involucrados.Si este conocimiento es insuficiente, se adoptarán las medi-das de cualificación apropiadas.

2.2 Requisitos de la documentación

2.2.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimenta-ria/seguridad del producto, deberá estar documentado eimplantado y deberá conservarse en una localización.



2.2.2 Se documentará un procedimiento para definir el control delos documentos y sus modificaciones.

2.2.3 Todos los documentos serán claramente legibles, exhausti-vos y no presentarán ambigüedades. Deberán estar disponi-bles en todo momento para las personas implicadas.

2.3 Conservación de los registros

2.3.1 Todos los registros necesarios para demostrar el cumpli-miento del producto con sus requisitos serán completos,detallados, se conservarán y estarán disponibles.

2.3.2 Los registros serán legibles y auténticos. Se conservarán demanera que se evite una manipulación posterior.

2.3.3 Los registros se deberán conservar de acuerdo con los requi-sitos legales. Si éstos no están especificados, se conserva-rán durante toda la vida comercial del producto, de maneraque puedan verificarse. Para aquellos productos cuya vidacomercial sea muy corta, o prácticamente nula, se decidirá elperíodo de conservación en función de un análisis de peli-gros.

3 Gestión de los recursos

3.1 Gestión de los recursos humanos

3.1.1 Todo el personal que realice trabajos que afecten a la cali-dad, la seguridad o la legalidad del producto deberá dispo-ner de las competencias necesarias, adquiridas medianteestudios, experiencia o formación.

3.2 Formación

3.2.1 La compañía implantará los programas de formación ade-cuados, tomando en consideración los requisitos del pro-ducto y las necesidades de formación del personal. La com-pañía proporciona al menos una visión general acerca de laformación necesaria.



4 Proceso de prestación del servicio

4.1 Revisión del contrato

4.1.1 Antes de confirmar un acuerdo de aprovisionamiento a uncliente, todos los requisitos relativos al producto, su realiza-ción y su entrega habrán sido definidos y comprendidos. Lacompañía revisará si se han satisfecho todos los requisitosdel cliente.

4.1.2 Deberán registrarse y comunicarse adecuadamente losacuerdos relativos a la introducción de cambios en los requi-sitos contractuales.

4.1.3 Se garantizará que los requisitos de calidad específicos delos clientes se comunican al proveedor y a la etapa prelimi-nar.

4.2 Especificaciones del producto

4.2.1 Deberá disponerse de especificaciones para todos los pro-ductos acabados y, si es necesario (p.e. marcas del distribui-dor), éstas habrán sido acordadas documentalmente con elcliente. Las especificaciones deberán estar en conformidadcon los requisitos legales, estar actualizadas, no ser ambi-guas y estar disponibles.

4.2.2 KO: Se cumplirán las especificaciones del cliente.

4.2.3 Se dispondrá de un procedimiento para la introducción demodificaciones y posterior aprobación en las especificacio-nes, a lo largo de cualquier punto del proceso.

4.3 Trazabilidad (incluyendo OMGs y alérgenos)

4.3.1 KO: Existe un sistema de trazabilidad, que permite la identi-ficación en base el etiquetado de los productos, que garan-tiza la trazabilidad a los productores individuales y lotes, asícomo a los clientes suministrados.

4.3.2 El sistema se pondrá a prueba periódicamente, y se docu-mentarán los resultados, con el objetivo de verificar la traza-bilidad en ambos sentidos (desde la expedición del productoacabado hasta la recepción de las materias primas, y vice-versa), incluyendo verificaciones cuantitativas. Si las conclu-siones lo aconsejan, se modificará el sistema.



5 Mediciones, Análisis, Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO: Se llevarán a cabo auditorías internas de acuerdo con unplan acordado. El alcance y la frecuencia se determinaránmediante un análisis de peligros. Las auditorías internas sellevarán a cabo al menos una vez al año en todos los depar-tamentos.

5.1.2 Los resultados de las auditorías serán comunicados a laspersonas responsables de los departamentos auditados. Seestablecerán, se documentarán y se comunicarán al perso-nal afectado las acciones correctivas necesarias y el plazopara su implantación.

5.1.3 Se documentará cómo y cuándo se verificarán las accionescorrectivas derivadas de las auditorías internas.

5.2 Cuarentena de productos y liberación

5.2.1 Deberá implantarse un procedimiento, basado en un análi-sis de peligros, para la cuarentena y liberación de todas lasmaterias primas, productos semielaborados y acabados,equipos de proceso y materiales de envasado. El procedi-miento garantizará que tan sólo se procesan y expiden pro-ductos y materiales conformes con los requisitos del pro-ducto. Se aplicarán reglas de control claras para permitir laliberación de producto.

5.3 Gestión de las reclamaciones de las autoridades ylos clientes

5.3.1 Se implantará un sistema para la gestión de las reclamacio-nes de producto.

5.3.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas por personal com-petente. Cuando esté justificado, se tomarán medidas apro-piadas, de manera inmediata si es necesario.

5.3.3 Se deberán analizar las reclamaciones con un enfoque haciala implantación de medidas preventivas, que eviten la reapa-rición de la no conformidad.

5.3.4 Los resultados del análisis de los datos de las reclamacionesse pondrán a disposición de los responsables relevantes yde la dirección.



5.4 Gestión de incidentes, retirada de productos,recuperación de productos

5.4.1 Se definirá, implantará y mantendrá actualizado un procedi-mientodegestióndecrisis. Éstedeberá incluir, comomínimo,la designación y la formación de un comité de crisis, unalista de contactos de emergencia, fuentes de asesoramientolegal (si es necesario), accesibilidad de las personas de con-tacto, información de clientes, y un plan de retirada y/o recu-peración de producto y comunicación, incluyendo informa-ción a los consumidores.

5.4.2 KO: Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la retiraday recuperación de todos los productos, que asegure que losclientes implicados sean informados tan pronto como seaposible. Este procedimiento incluirá una asignación clara deresponsabilidades.

5.4.3 El procedimiento para la retirada y recuperación de produc-tos incluirá los datos actualizados de los contactos de emer-gencia (nombres y números de teléfono de proveedores,clientes y autoridades competentes).

5.4.4 La viabilidad, eficacia, y la rapidez de acción del procedi-miento serán evaluadas periódicamente mediante ensayosinternos, basados en un análisis de peligros, pero ejecuta-dos comomínimouna vez al año. Se ejecutarán de talmaneraque se asegure la eficaz implantación y operatividad del pro-cedimiento.

5.5 Gestión del producto no conforme

5.5.1 KO: Se dispondrá de un procedimiento para la gestión detodos los productos no conformes

5.5.2 Éste deberá incluir, como mínimo:

procedimientos de aislamiento/cuarentena–

evaluación del riesgo–

identificación (p.e. etiquetado)–

decisión relativa al destino final (p.e. liberación, repro-–ceso, tratamiento, bloqueo, cuarentena, rechazo, elimina-ción)

Información sobre la cadena de proceso–

5.5.3 Las responsabilidades estarán claramente definidas.Todo elpersonal relevante comprenderá las directrices dictadas enel procedimiento de gestión del producto no conforme.



5.5.4 En caso de aparición de no conformidades, se tomarán demanera inmediata las acciones necesarias para asegurar quese cumplen los requisitos del producto.

5.6 Acciones correctivas

5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registro y el aná-lisis de las no conformidades, cuyo objetivo será evitarreaparicionesmediante acciones preventivas y/o correctivas.

5.6.2 KO: Se formularán con claridad, documentarán y emprende-rán acciones correctivas, tan pronto como sea posible, paraprevenir la reaparición de la no conformidad. Se definiráncon claridad las responsabilidades y los plazos para la accióncorrectiva. Se guardará la documentación de manera queesté segura y sea de fácil acceso.

5.6.3 Se documentarán los resultados de las acciones correctivasy se evaluará su eficacia.

6 Requisitos especiales: Broker

6.1 Desarrollo de producto

6.1.1 La compañía dispondrá e implantará un procedimiento parael desarrollo de productos, que tenga en consideración losriesgos y patentes y que demuestre que todos los productosexistentes y nuevos productos son diseñados para cumplirlos requisitos legales.

6.1.2 La formulación del producto, el proceso de fabricación y elcumplimiento de los requisitos del producto se evaluaránmediante ensayos en fábrica y análisis de producto.

6.1.3 Se llevarán a cabo ensayos de vida comercial tomando enconsideración la formulación del producto, el envasado y lascondiciones de fabricación y almacenamiento. Las fechas decaducidad o la vida úitil se establecerán de acuerdo a losresultados de estos ensayos.

6.1.4 La compañía deberá llevar a cabo estudios y ensayos apro-piados para evaluar el cumplimiento de los criterios micro-biológicos a lo largo de la vida comercial.

6.1.5 Deberán establecerse recomendaciones para la preparacióny/o el uso de los productos alimenticios. Si es apropiado, seincluirán los requisitos del cliente.



6.1.6 Se registrarán adecuadamente el progreso y los resultadosdel desarrollo de producto.

6.1.7 El desarrollo de producto deberá tomar en consideración losresultados de evaluaciones organolépticas.

6.2 Compras

6.2.1 Los productos y servicios comprados deberán ser confor-mes a las especificaciones vigentes y a los acuerdos contrac-tuales.

6.2.2 Deberán existir registros que identifiquen al proveedor decada uno de los productos.

6.2.3 Se dispondrá de un procedimiento para la aprobación y elseguimiento de los proveedores (internos y externos), inclu-yendo aquellos a los que se subcontrata la producción oparte de ella y a los servicios subcontratados.

6.2.4 Se recomienda encarecidamente que el procedimiento deaprobación y seguimiento contenga criterios claros de eva-luación como: auditorías, certificados de análisis, fiabilidaddel proveedor, reclamaciones, así como requisitos específi-cos basados en un análisis de peligros. Si existe una normaIFS para la categoría de producto (IFS Food, IFS HPC), elfabricante del producto (alimentario, HPC o no alimentario)que trabaja para el broker, será certificado por IFS, a menosque el cliente (distribuidor) haya aceptado expresamenteotras condiciones.

6.2.5 Se revisará periódicamente el resultado de la evaluación delos proveedores. Deberán existir registros de dicha revisióny de las acciones tomadas en consecuencia.

6.2.6 Se verificará que los productos y servicios comprados cum-plan con las especificaciones existentes. El programa decontrol deberá tomar en consideración los requisitos delproducto, el desempeño del proveedor y el impacto de lasmaterias primas en el producto acabado. Cuando varios pro-veedores ofrezcan el mismo producto a un cliente, los pro-veedores tendrán el mismo nivel de manipulación de la pro-ducción.

6.3 Envasado del producto

6.3.1 La compañía garantizará que el envasado cumple con lalegislación vigente aplicable.

6.3.2 Deberán existir especificaciones para todos los materialesde envasado.



6.3.3 Antes de la puesta en circulación de una nueva etiqueta, sedeberá revisar la conformidad del producto con el etique-tado. Esta revisión deberá tomar en consideración los requi-sitos del producto y la legislación específica aplicable en lospaíses de destino en los que se comercialice el producto.

6.3.4 La conformidad del producto con su etiquetado deberá estarpermanentemente garantizada a lo largo del proceso decomercialización.

6.4 Análisis de producto

6.4.1 Se dispondrá de procedimientos que aseguren que se cum-plen todos los requisitos de producto especificados, inclu-yendo los requisitos legales y las especificaciones. Se debe-rán llevar a cabo los análisis microbiológicos, físicos yquímicos necesarios para satisfacer ese objetivo, ya seainternamente o subcontratándolos.

6.4.2 KO: Cuando el cliente/consumidor exija análisis especiales,éstos estarán definidos en un plan de control y realizarse deacuerdo con los requisitos definidos. Los resultados analíti-cos estarán disponibles en la compañía. Los análisis relacio-nados con la seguridad alimentaria o la gestión del riesgo(no alimentario) deberán llevarse a cabo por un laboratorioacreditado (ISO 17025). Si los análisis se llevan a cabo por ellaboratorio propio o por un laboratorio no acreditado, losresultados de éstos deberán verificarse de manera periódicapor un laboratorio acreditado.

6.4.3 Deberá definirse un plan de control, ejecutado internamenteo subcontratado, basado en un análisis de peligros paramaterias primas, y productos semielaborados y acabados,así como para equipos de proceso ymateriales de envasado,y si es necesario control ambiental. Se documentarán losresultados.

6.5 Proveedor logístico de tercera parte

6.5.1 Si una organización contrata a un provedor de tercera partede transporte y/o servicios de almacenamiento, todos losrequisitos necesarios deberán estar claramente definidos enel contrato correspondiente o el proveedor del servicio estarásujeto a los requisitos de IFS Logística.

6.5.2 Si la empresa tiene su propia zona de almacenamiento o supropio servicio de transporte, éstos se certificarán conformea IFS Logística.



ANEXO

Glosario

Las definiciones que no aparecen en este glosario pueden encontrarseen los reglamentos y directivas con ellas relacionados. En lo que al pre-sente documento se refiere, las definiciones que aplicarán y deberánrespetarse son las siguientes:

Alérgeno Alimento que puede causar una reacción dañina provocadapor una respuesta inmunológica. Los alérgenos definidosson:

Cereales que contengan gluten (es decir, trigo, centeno,–cebada, avena, espelta, kamut o sus variedades híbridas)y productos derivados,Crustáceos y productos a base de crustáceos,–Huevos y productos a base de huevo,–Pescado y productos a base de pescado,–Cacahuetes y productos a base de cacahuetes,–Soja y productos a base de soja,–Leche y sus derivados (incluida la lactosa),–Frutos secos, es decir, almendras (Amygdalus–communis L.), avellanas (Corylus avellana), nueces (denogal) (Juglans regia), anacardos (Anacardium occiden-tale), pacanas (Carya illinoiesis (Wangenh.) K. Koch),castañas de Pará (Bertholletia excelsa), pistachos (Pistaciavera), nueces macadamia y nueces de Australia (Macada-mia ternifolia), y productos derivados,Apio y productos derivados,–Altramuces y productos a base de altramuces,–Moluscos y productos a base de moluscos,–Mostaza y productos derivados,–Granos de sésamo y productos a base de granos de sésamo,–Anhídrido sulfuroso y sulfitos en concentraciones supe-–riores a 10 mg/kg o 10 mg/l expresado como SO2.

Directiva 2006/142/CE, de 22 de diciembre de 2006 , por la que se modifica elanexo III bis de la Directiva 2000/13/CE, en el que figura la lista de ingredien-tes que, en cualquier circunstancia, deben indicarse en el etiquetado de losproductos alimenticios.

Evaluador Persona designada por una entidad de acreditación parallevar a cabo, solo o como miembro de un equipo de evalua-ción, la evaluación de una entidad de evaluación de laconformidad.

Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado paraobtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con elfin de determinar la extensión en que se cumplen loscriterios de auditoría.

Broker Broker son empresas cuyo objetivo principal consiste en«actividades comerciales». La presente norma es aplicablea los broker que organizan las relaciones entre sus clientesy los productores de productos alimenticios, saludy cuidado personal. Los broker seleccionan sus propiosproveedores y compran o ejercen de broker de productospor sí mismos o en su nombre. Pueden organizar la logísticaellos mismos o con proveedores de servicios. Los brokercobran por los productos ellos mismos, sin necesidad deentrar en contacto con el producto.



Calibración Conjunto de operaciones que establecen, bajo condicionesespecíficas, la relación entre los valores de la magnitudindicados por un instrumento de medida o sistema demedición, o valores representados por un material demedida o un material de referencia, y los valores correspon-dientes de la magnitud realizados con estándares.

Punto de controlcrítico (PCC)

Una etapa en la que se puede aplicar una vigilancia y esesencial para prevenir o eliminar un peligro para la seguri-dad alimentaria o reducirlo hasta un nivel aceptable

Compañía La organización en general (mientras el establecimiento esuna unidad de la compañía)

Contaminación Introducción o presencia de un peligro en prouctos o en elentorno del producto. Incluye contaminación física, químicay biológica. Contaminación también puede significar lacorrelación entre materiales de envasado.

Corporativo De la compañía

Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad o unadesviación detectada.

Acción correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformi-dad u otra situación indeseable.

Punto de control(PC)

Punto identificado por el análisis de peligros como esencialpara controlar la probabilidad de introducción o prolifera-ción de un peligro para la seguridad alimentaria en elproducto y/o el entorno.

Cliente Compañía o persona a la que se venden productos, ya seacomo producto acabado o como semielaborado queformará parte de un producto acabado.

Desviación Incumplimiento de un requisito que no genera un impactoen la seguridad alimentaria de los productos y procesosrelacionados. En IFS, los requisitos que presentan desviacio-nes se puntúan con una B, C o D, a excepción de los requisi-tos KO, que son puntuados con una B.

Consumidor final Consumidor último de un producto que no empleará dichoproducto como parte de ninguna operación o actividadmercantil.

Inspección enfábrica (versusauditoría interna)

La inspección en fábrica cubre aspectos específicos y puedeser llevada a cabo por cualquier persona apropiada.Esto implica visitas periódicas a cualquier área, con cual-quier propósito, para verificar la conformidad (higiene,control de plagas, control del producto, fabricación, peligroscomo cuerpos extraños, control del entorno, etc.).

Seguridad deproducto

Garantía de que un producto, preparado y/o consumido deacuerdo a un uso previsto, no causará un problema de saludal consumidor.

Auditoría interna Proceso general de auditoría, para toda la actividad de lacompañía, ejecutada por o en nombre de ésta, con finesinternos.

Diagrama de flujo Representación sistemática de la secuencia de etapasu operaciones que se llevan a cabo para la produccióno fabricación de un producto definido.

OMG El organismo, con excepción de los seres humanos, cuyomaterial genético haya sido modificado de una manera queno se produce naturalmente en el apareamiento ni en larecombinación natural.



APPCC Sistema que permite identificar, evaluar y controlar peligrossignificativos para la seguridad alimentaria.

Peligro Agente biológico, químico o físico presente en un alimento,o toda condición biológica, química o física de un alimentoque pueda causar un efecto perjudicial para la salud

Análisis de peligros Proceso de recopilación y evaluación de información sobrelos peligros y las condiciones que los originan para poderdecidir cuáles son importantes para la seguridad alimentariay, por tanto, planteados en el plan del sistema APPCC.

Evaluación en lasede central

Evaluación en las oficinas centrales de la entidad de certifi-cación.

Hojas de datos deseguridad demateriales

La información recogida en las hojas de datos de seguridadestá principalmente dirigida a usuarios profesionales y debepermitirles tomar las medidas necesarias relacionadas conla protección de la salud, de la seguridad y del medioambiente en el lugar de trabajo. La hoja de datos de seguri-dad puede suministrarse en papel o electrónicamente,siempre que el destinatario disponga de los medios necesa-rios para su recepción.

No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado. Una noconformidad puede derivarse del incumplimiento de lalegislación, o bien de requisitos de seguridad alimentaria,de los clientes, o internos. En IFS, constituyen no conformi-dades las no conformidades mayores y los requisitos KOpuntuados con una D.

Observación in-situ Estará organizada por la entidad certificación, bajo laresponsabilidad del formador IFS, antes de que el auditorsolicite la realización de los exámenes IFS. Alguna personade la entidad de certificación acompañará al auditor durantela auditoría con el objetivo de evaluar su competencia.Deberá ser una auditoría de una compañía de productosalimenticios o productos no alimenticios, tomando comoreferencia la norma EN-45011. En el dossier de solicitud delauditor (enviado posteriormente a las oficinas de IFS), laentidad de certificación detallará el nombre de la compañía,la fecha de la auditoría y el nombre de la persona queevaluó al auditor.

Procedimiento Manera especificada de llevar a cabo una actividado proceso. Los procedimientos estarán implantados y laelaboración de procedimientos se consigue mediantedocumentos o descripciones del proceso (p.e. diagramas deflujo)

Producto Resultado de un proceso o unas actividades mediante loscuales se transforman elementos de entrada en resultados.Los productos incluyen los servicios.

Recuperación deproducto

Toda medida destinada a recobrar un producto peligrosoque el productor o el distribuidor haya suministradoo puesto a disposición del consumidor.

Requisitos delproducto

Los requisitos del producto incluyen: seguridad, calidady legalidad del producto, elaboración y especificación.

Retirada de pro-ducto

Toda medida destinada a impedir la distribución y laexposición de un producto peligroso así como su oferta alconsumidor.

Distribuidor Empresa que vende productos directamente al consumidorfinal.



Riesgo Una función de probabilidad de un efecto adverso para lasalud y la gravedad de ese efecto, como consecuencia de lapresencia de un peligro en un alimento.

Análisis del riesgo Un proceso consistente en tres componentes: evaluacióndel riesgo, gestión del riesgo y comunicación del riesgo

Dirección Equipo de gestión ejecutiva de una compañía.

Servicios Ver definición de producto.

Establecimiento La unidad de la compañía cubierta por el alcance de laauditoría

Sistema Conjunto de elementos mutuamente relacionados o queinteractúan. Un sistema es un rumbo de acción planificadoy estructurado de manera sostenible. En función de lacomplejidad, se recomienda su documentación. Un sistemaincluye: documentación, descripción de procesos, control/vigilancia, acción correctiva, plano de la instalación.

Trazabilidad La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través detodas las etapas de producción, transformación y distribu-ción, de un alimento, un pienso, un animal destinado a laproducción de alimentos o una sustancia destinados a serincorporados en alimentos o piensos o con probabilidad deserlo.

Validación Confirmación mediante el suministro de evidencia objetivade que se han cumplido los requisitos para una utilizacióno aplicación específica prevista.

Verificación Confirmación mediante la aportación de evidencia objetivade que se han cumplido los requisitos especificados.

Evaluaciónpresencial

Evaluación de la entidad de evaluación de la conformidaden el preciso momento en que ésta presta sus serviciosde evaluación de la conformidad dentro de su alcance deacreditación.



Parte 3: Requisitos para las Entidadesde Acreditación, Entidadesde Certificación y Auditores

Proceso de acreditacióny certificación IFS

0 Introducción

La certificación IFS es un esquema de certificación de producto y pro-ceso.Todas las entidades implicadas deberán cumplir con normas inter-nacionales y con los requisitos específicos de IFS que se presentan eneste documento. La Parte 3 de la Norma IFS hace referencia principal-mente a entidades de acreditación, entidades de certificación y audito-res.

Para llevar a cabo auditorías de acuerdo con IFS Broker la entidad decertificación debe tener una acreditación de acuerdo con IFS Food o IFSHPC. Además, deberán tener la aprobación para IFS Broker.

Tabla nº 11: Relaciones entre las partes implicadas en la certificación deproducto y proceso, y normas aplicables

International Accreditation Forum (IAF)European Accreditation (EA)

Entidades de Acreditación

Entidades de Certificación

Acreditación (evaluación)

Certificación (auditoría)

Proveedor

ISO/IEC 17011

EN 45011(Guía ISO/IEC 65)

Proveedor Proveedor Proveedor



1 Requisitos para las Entidades deAcreditación

1.1 Requisitos generales

Las entidades de acreditación deberán cumplir con los requisitos de laNorma ISO/IEC 17011 «Evaluación de la conformidad. Requisitos gene-rales para los organismos de acreditación que realizan la acreditaciónde organismos de evaluación de la conformidad», y deberán haber sus-crito el MLA (Acuerdo multilateral) de EA o IAF.

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente)

Las decisiones relativas a la acreditación tan sólo se pueden tomar si sesiguen las recomendaciones de una persona competente o de un comitéde acreditación. La persona en cuestión, o al menos un miembro delcomité de acreditación, deberá haber participado en una sesión de for-mación IFS organizado por IFS o deberá ser capaz de demostrar unnivel de conocimientos equivalente confirmado por IFS. En el caso decomités, la persona formada deberá facilitar al resto de miembros delmismo la información necesaria. Esta información debe basarse en losprincipales puntos de la sesión de formación IFS con especial énfasisen las siguientes partes: Parte 1 (Protocolo de auditoría IFS), Parte 3(Requisitos para las Entidades de Acreditación, Entidades de Certifica-ción yAuditores), Parte 4 (Informe de auditoría, Certificado) y el procesode aprobación de auditores IFS.

1.3 Competencias del evaluador de la entidad deacreditación

El evaluador de la entidad de acreditación será responsable de losiguiente:

Acompañar a los auditores IFS durante auditorías IFS registra-–das (evaluación presencial)

Evaluar al personal de las oficinas centrales de la entidad de–certificación (evaluación de las oficinas centrales) de conformi-dad con la Norma EN 45011 (Guía ISO/IEC 65) y los requisitosespecíficos de IFS.

De manera general, el evaluador deberá cumplir con los requisitos deEN 45011 (Guía ISO/IEC 65) e IFS.También deberá disponer de experien-cia en la industria de elaboración de alimentos/piensos o en la industriade productos del hogar y de cuidado personal. De manera específica,los evaluadores que acompañen a los auditores de IFS Broker durantela realización de auditorías registradas IFS deberán haber participado



en un curso IFS Food o IFS HPC y en el curso IFS Broker, o deberán sercapaces de demostrar un nivel de conocimientos equivalente confir-mado por IFS.

1.4 Frecuencia de las evaluaciones de las entidades decertificación

Tanto para la evaluación inicial como para las renovaciones, se deberánllevar a cabo una evaluación de las oficinas centrales y un mínimo deuna evaluación presencial. El seguimiento a lo largo del ciclo de acredi-tación consistirá en:

Un mínimo de una evaluación anual de las oficinas centrales–

Un mínimo de una evaluación presencial cada 2 años–

Nota: se permite una flexibilidad máxima de tres meses en el intervaloentre dos evaluaciones, de acuerdo con las normas de la entidad deacreditación. La entidad de acreditación seleccionará, cuando sea posi-ble, dos auditores IFS diferentes con alcances de certificación diferentespara la realización de las evaluaciones presenciales consecutivas decada entidad de certificación.

1.5 Acreditación de una entidad de certificación conactividad internacional

Las evaluaciones presenciales deberán cubrir las actividades típicas(incluyendo actividades internacionales y emplazamientos críticos) dela entidad de certificación.

2 Requisitos para las Entidades deCertificación

Las entidades de certificación que deseen realizar auditorías IFS debe-rán cumplir con las normas siguientes. IFS pone a disposición el con-curso para entidades de certificación.

2.1 Proceso de acreditación EN 45011 para IFS

La entidad de certificación deberá estar acreditada conforme a EN 45011(Guía ISO/IEC 65), con un alcance que incluya IFS por una entidad deacreditación reconocida por IAF o EA (ver sección 1).



Las entidades de certificación que estén en proceso de acreditarseEN 45011 (Guía ISO/IEC 65) para IFS, pueden organizar la evaluaciónpresencial antes de haber conseguido la acreditación. Deberán poderdemostrar que han solicitado la acreditación conforme a EN 45011 (GuíaISO/IEC 65).

En general, las entidades de certificación que realizan:

auditorías IFS Broker para el hogar y cuidado personal deberán–tener la acreditación para IFS HPC.

auditorías IFS Broker para brokers de alimentación deberán–tener la acreditación para IFS Food.

Además la entidad de certificación deberá tener la aprobación para IFSBroker. El organismo de certificación puede iniciar la auditoría debrokers en cuanto disponga de auditores capacitados.

2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS

Tras haber solicitado la acreditación conforme a EN 45011 (Guía ISO/IEC65) para IFS, la entidad de certificación firmará un primer contrato faci-litado por IFS mediante el cual se compromete a cumplir con todos losrequisitos de IFS. Una vez acreditada para EN 45011 (Guía ISO/IEC 65),la entidad de certificación deberá, para poder realizar auditorías IFS,firmar un segundo contrato con los propietarios de IFS. La entidad decertificación no está autorizada a realizar auditorías IFS antes de haberfirmado este contrato (a excepción de la primera evaluación presencialdurante el proceso de acreditación).

2.3 Decisión de certificación

La decisión relativa a la concesión de la certificación tan sólo se puedetomar si se siguen las recomendaciones de una persona competente ode un comité de certificación. La persona en cuestión, o al menos unmiembro del comité responsable de evaluar los informes de auditoría,será un auditor aprobado IFS y/o un formador IFS, y deberá ser inde-pendiente de la persona que llevó a cabo la auditoría.

De acuerdo con lo establecido en EN 45011 (Guía ISO/IEC 65), la deci-sión final de certificación tan sólo podrá ser tomada por una personaque esté directamente contratada por la entidad de certificación. Ladecisión de certificación no podrá ser tomada por un autónomo quetrabaje para la entidad de certificación.

En el caso de que sea un comité quien tome la decisión de certificación,al menos uno de sus miembros deberá estar directamente contratadopor la entidad de certificación, y deberá ser o un auditor aprobado IFS oun formador IFS.



2.4 Responsabilidades de la entidad de certificaciónrelativas a formadores IFS y auditores IFS(incluyendo autónomos)

Las entidades de certificación tendrán las siguientes responsabilida-des:

Asegurarse de que al menos una persona de su plantilla es un–formador IFS que ha participado en un curso «Train the trainer»de IFS; el formador se responsabilizará de la formación internade todos los auditores, independientemente de que ya esténaprobados en IFS Food o sean todavía candidatos. Las perso-nas que opten a ser formador IFS deberán cumplir con losrequisitos mencionados en 2.5, o

Dependiendo de la actividad del broker auditado, garantizar–que al menos una persona ha participado en el curso de forma-ción de IFS HPC.

Asegurarse de que el auditor es competente para el alcance de–la auditoría y su ejecución. La entidad de certificación se asegu-rará de que estas competencias se actualizan (supervisión con-tinua por la entidad de certificación) y deberá vigilar la ejecu-ción de las auditorías mediante observación in-situ. Se deberállevar a cabo una observación in-situ para cada auditor, almenos cada dos años.

Conservar los registros de la competencia de los auditores.–

Asegurarse de que ningún auditor ha contravenido las normas–de IFS, por ejemplo, trabajando como consultor, o trabajandoactivamente en o en nombre de la compañía que se auditadurante los dos años previos. En definitiva, a lo largo del pro-ceso de certificación, no se permiten otras relaciones comercia-les y/o personales entre auditado y auditor.

Asegurarse de que ningún auditor lleve a cabo más de 3 audi-–torías IFS consecutivas a una misma compañía.

Asegurarse de que los auditores lleven a cabo auditorías IFS–sólo para su entidad de certificación, y esto a lo largo de unperíodo no inferior a 12 meses. En casos especiales, se deberácontactar con las oficinas de IFS para solicitar a una excepcióna esta regla.

Firmar un pedido de los servicios de auditoría para cada audi-–toría, incluyendo en el mismo mención a la aceptación de losrequisitos mencionados.

Organizar una sesión de formación para los auditores IFS una–vez al año con el objetivo de compartir experiencias, calibrar,actualizar conocimientos de los requisitos legales, etc.

Llevar a cabo una observación in-situ del auditor en la ejecu-–ción de auditorías conforme a normas relacionadas con EN45011 (Guía ISO/IEC 65) para alimentación, o relacionadas conHPC para HPC, para asegurarse de que dispone de la compe-



tencia (ver glosario) necesaria antes de que éste/a solicite larealización de los exámenes IFS. La entidad de certificaciónexplicitará en la solicitud de examen la fecha y nombre de lacompañía auditada en que se ha llevado a cabo la observaciónin-situ, y el nombre del observador. Se deberán facilitar eningles, francés o alemán las actas de la observación in-situ, siasí lo solicita IFS. El formador es el responsable de seleccionarel observador más adecuado.

Incluir el nombre del observador en el portal de auditoría en el–momento de cargar los datos de la auditoría, cuando haya pro-gramado observaciones in-situ específicas de IFS, de acuerdocon el capítulo 4.7 de EN 45011 (Guía ISO/IEC 65) relativo a audi-torías internas.

Ser conocedora de las normas de examen facilitadas por las–oficinas de IFS.

La entidad de certificación es responsable de seleccionar para cadaauditoría un auditor con un alcance, idioma y competencias adecua-dos.

2.5 Requisitos específicos para los formadores IFS

Los formadores IFS deberán responder al siguiente perfil:

Experiencia de auditoría conforme a normas EN 45011 (Guía–ISO/IEC 65), incluyendo auditorías IFS

Conocimiento del sector respectivo (alimentario, HPC, no ali-–mentario)

Conocimiento de la legislación respectiva (p.e. legislación ali-–mentaria)

Habilidades propias de un formador–

Haber participado en un curso «Train the trainer» organizado–por IFS

Saber hablar y escribir de forma fluida en el idioma que se uti-–lizará en las sesiones de formación; informarán a las oficinas deIFS acerca de los idiomas en que podrían impartir las sesio-nes.

Para mantener sus conocimientos actualizados, cada formador IFS par-ticipará en un seminario de formación de IFS cada dos años. Estosseminarios estarán organizados por IFS. Se recomienda que el forma-dor IFS participe en los exámenes escritos y orales de IFS. La entidad decertificación es la responsable de seleccionar al formador más ade-cuado.

Nota: para IFS HPC, cada auditor debe participar en un curso sobre IFSHPC



2.6 Curso «Train theTrainer»

El curso «Train the Trainer» para IFS Food lo imparte IFS. Cuando sepublique una nueva versión de IFS, el formador de la entidad de certifi-cación participará en el nuevo curso «Train theTrainer» organizado porIFS e impartirá la formación interna de todos los auditores IFS de suentidad antes de que la versión nueva entre en vigor.

En el caso de que se publiquen nuevas doctrinas, el formador formaráa todos los auditores antes de que la doctrina entre en vigor. El forma-dor de la entidad de certificación utilizará este material didáctico para laformación interna. Una vez realizado el curso «Train theTrainer», cadaformador recibirá un certificado confirmando su asistencia al mismo.

Nota: el curso IFS HPC, sólo lo imparte IFS.

3 Requisitos para los auditores IFS

De manera general, los auditores deberán cumplir con los requisitos delos capítulos 7.2 y 7.3.1 de ISO 19011.

3.1 Requisitos antes de solicitar la realización de losexámenes IFS

Antes de solicitar la realización de los exámenes IFS, los auditores debe-rán cumplir con los siguientes requisitos:

Habrán firmado un contrato con la entidad de certificación (ver–punto 4.4 de EN 45011 – Guía ISO/IEC 65),

Habrán confirmado a la entidad de certificación que, al menos–durante un período de 12 meses, llevarán a cabo auditorías IFSFood sólo para la entidad de certificación en cuestión y audito-rías IFS HPC sólo para la entidad de certificación en cuestión.Pueden, no obstante, trabajar para otras entidades de certifica-ción auditando conforme a otras normas. En casos especiales,se deberá contactar con las oficinas de IFS para solicitar a unaexcepción a esta regla.

Habrán facilitado a la entidad de certificación toda la informa-–ción relevante relacionada con su competencia.

La entidad de certificación habrá realizado una observación y–confirmado la calificación profesional y competencia de losauditores.



3.2 Requisitos generales para los auditores al solicitarla realización de los exámenes IFS

Los candidatos solicitantes de la calificación como auditores IFS debe-rán cumplir con los siguientes requisitos, y facilitar evidencias en losdocumentos de solicitud. IFS puede facilitarles un modelo de CV.

Nota: los requisitos descritos abajo son aplicables a los auditores IFSFood, existiendo requisitos equivalentes para los auditores IFS HPC (vertabla nº 12b)

a) Formación reglada en el sector alimentario1) Un título universitario relacionado con el sector alimentario (equi-

valente a una licenciatura o master) y 2 años de experiencia pro-fesional en la industria alimentaria en áreas directamente rela-cionadas con la producción de alimentos (calidad, producción,I+D, …).

o 2) Si el candidato comenzó su carrera profesional directamentecomo auditor al finalizar su título universitario relacionado con elsector alimentario entonces el auditor deberá haber acumulado5 años de experiencia profesional en la industria de elaboraciónde alimentos.

o 3) Si el candidato dispone de un título universitario, pero éste noestá relacionado con el sector alimentario, (equivalente a unalicenciatura o master), entonces el candidato deberá haber acu-mulado 5 años de experiencia profesional en la industria alimen-taria en áreas directamente relacionadas con la producción de ali-mentos (calidad, producción, I+D, …).

o 4) Formación profesional de grado superior en procesos alimenta-rios y 5 años de experiencia profesional en la industria alimentariaen áreas directamente relacionadas con la producción de alimen-tos (calidad, producción, I+D, …).

b) Experiencia general en auditoríasA lo largo de los dos últimos años, el auditor habrá llevado a cabo unmínimo de 10 auditorías completas en la industria alimentaria. Lasauditorías se habrán llevado a cabo en compañías diferentes.

c) Formación en Higiene alimentaria (incluyendo APPCC)Formación certificada en los Principios Generales de Higiene de losAlimentos del Codex.



d) Conocimientos de aseguramiento y gestión de la calidadExperiencia práctica (a lo largo de su experiencia laboral) y/o conoci-mientos teóricos (formación certificada, parte del temario de susestudios universitarios, etc.).

e) Conocimientos específicos y prácticos de cada alcance de productosal que opta el auditorAl menos 10 auditorías bajo acreditación EN 45011 (Guía ISO/IEC 65)y/o auditorías de segunda parte para distribuidores por cada alcancesolicitado, o al menos 2 años de experiencia profesional en la indus-tria alimentaria en áreas directamente relacionadas con la produc-ción de alimentos para cada alcance solicitado. Las auditorías sedeberán haber llevado a cabo en compañías diferentes.

f) IdiomasSi un auditor pretende solicitar la aprobación para la realización deauditorías en un idioma diferente de su lengua materna, las oficinasde IFS pueden exigirle la realización de un examen oral en eseidioma.

g) Formación interna en IFSEl material de formación interna en IFS se basará en el facilitado porIFS. El auditor habrá participado en alguna sesión de formación (queincluya IFS, legislación alimentaria, higiene alimentaria, …) impar-tida por un formador IFS autorizado y organizada por la propia enti-dad de certificación. La duración mínima será de 2 días. El auditorserá conocedor del idioma en que se imparta la formación (lenguamaterna y/o idiomas declarados en la solicitud de examen del audi-tor).

Tabla nº 12a: Requisitos para la solicitud de aprobación como auditorIFS Food

Requisitos AuditorIFS

Explicaciones/Notas

Requisitos previos a la solicitud

Contrato ✓ Cumplir con la sección 4.4 de EN 45011 – firmarun contrato con la entidad de certificación.

Entidad de certificación ✓ Llevar a cabo auditorías IFS Food sólo parauna entidad de certificación.

Competencia ✓ Facilitar a la entidad de certificación toda lainformación relevante relacionada con sucompetencia.

Auditoría de observa-ción

✓ Superar una auditoría de observación paraconfirmar su calificación profesional y compe-tencia.



Requisitos AuditorIFS

Explicaciones/Notas

Requisitos en la solicitud

Formación reglada yexperiencia mínimas

✓ 1) Un título universitario relacionado con elsector alimentario (equivalente a unalicenciatura o master) y 2 años de experien-cia profesional en la industria alimentaria enáreas directamente relacionadas con laproducción de alimentos (calidad, produc-ción, I+D, …).

o2) Si el candidato comenzó su carrera profe-

sional directamente como auditor alfinalizar su título universitario relacionadocon el sector alimentario entonces elauditor deberá haber acumulado 5 años deexperiencia profesional en la industria deelaboración de alimentos.

o3) Si el candidato dispone de un título univer-

sitario, pero éste no está relacionado con elsector alimentario, (equivalente a unalicenciatura o master), entonces el candi-dato deberá haber acumulado 5 años deexperiencia profesional en la industriaalimentaria en áreas directamente relacio-nadas con la producción de alimentos(calidad, producción, I+D, …).

o4) Formación profesional de grado superior en

procesos alimentarios y 5 años de experien-cia profesional en la industria alimentaria enáreas directamente relacionadas con laproducción de alimentos (calidad, produc-ción, I+D, …).

Experiencia general enauditorías

✓ A lo largo de los dos últimos años, el auditorhabrá llevado a cabo un mínimo de 10 audito-rías completas en la industria alimentaria. Lasauditorías se habrán llevado a cabo en compa-ñías diferentes.

Formación en Higienealimentaria (incluyendoAPPCC)

✓ Formación certificada en los Principios Genera-les de Higiene de los Alimentos del Codex.

Conocimientos deaseguramiento ygestión de la calidad

✓ Experiencia práctica (a lo largo de su experien-cia laboral) y/o conocimientos teóricos (forma-ción certificada, parte del temario de susestudios universitarios, etc.).

Conocimientos específi-cos y prácticos de cadaalcance de productos

✓ Al menos 10 auditorías bajo acreditaciónEN 45011 (Guía ISO/IEC 65) y/o auditorías desegunda parte para distribuidores por cadaalcance solicitado, o al menos 2 años de expe-riencia profesional para cada alcance solicitado.

Idiomas ✓ Lengua materna y otros idiomas (se deberánfacilitar detalles de la experiencia, por ejemploauditorías o formaciones llevadas a cabo enese idioma).

Formación interna ✓ Participación en una sesión de formacióninterna de IFS impartida por la entidad decertificación.



Tabla nº 12b: Requisitos para la solicitud de aprobación como auditorIFS HPC

Requisitos AuditorIFS HPC

Explicaciones/Notas

Requisitos previos a la solicitud

Contrato ✓ Firmar un contrato con la entidad de certifica-ción.

Entidad de certificación ✓ Llevar a cabo auditorías IFS HPC sólo para unaentidad de certificación.

Competencia ✓ Facilitar a la entidad de certificación toda lainformación relevante relacionada con sucompetencia.

Formación en IFS HPC ✓ Participar en un curso de formación IFS HPCproporcionado por IFS.

Auditoría deobservación

✓ Superar una auditoría de observación paraconfirmar su calificación profesional y compe-tencia.

Requisitos en la solicitud

Formación regladay experiencia mínimas

✓ 1) Un título universitario relacionado con elsector químico, química, sector de ingenie-ría de procesos o equiparable (equivalentea una licenciatura o master) y 2 años deexperiencia profesional en la industria deproductos del hogar y/o de cuidado perso-nal, en áreas directamente relacionadas conla producción (calidad, producción, I+D, …).

o2) Si el candidato comenzó su carrera profesio-

nal directamente como auditor al finalizarsu título universitario entonces el auditordeberá haber acumulado 5 años de expe-riencia profesional en la industria de pro-ductos del hogar y/o de cuidado personal.

o3) Si el candidato dispone de un título univer-

sitario, pero éste no está relacionado con 1),(equivalente a una licenciatura o master),entonces el candidato deberá haber acumu-lado 5 años de experiencia profesional en laindustria de productos del hogar y/o decuidado personal en áreas directamenterelacionadas con la producción (calidad,producción, I+D, …).

o4) Formación profesional de grado superior en

procesos de productos del hogar y/o decuidado personal y 5 años de experienciaprofesional en la industria de productos delhogar y/o de cuidado personal en áreasdirectamente relacionadas con la produc-ción (calidad, producción, I+D, …).

Experiencia general enauditorías

✓ A lo largo de los dos últimos años, el auditorhabrá llevado a cabo un mínimo de 10 audito-rías completas en compañías de procesosindustriales. Las auditorías se habrán llevadoa cabo en compañías diferentes.



Requisitos AuditorIFS HPC

Explicaciones/Notas

Conocimientos específi-cos y prácticos de cadaalcance de productos

✓ Al menos 10 auditorías bajo acreditaciónEN 45011 (Guía ISO/IEC 65) y/o auditorías desegunda parte para distribuidores por cadaalcance solicitado, o al menos 2 años deexperiencia profesional en la industria deproductos del hogar y/o de cuidado personalen áreas directamente relacionadas con laproducción para cada alcance solicitado. Lasauditorías se habrán llevado a cabo en compa-ñías diferentes.

Formación en prácticasde auditoría

✓

Formación en buenasprácticas de fabricación

✓

Conocimientos deaseguramiento ygestión de la calidad

✓ Experiencia práctica (a lo largo de su experien-cia laboral) y/o conocimientos teóricos (forma-ción certificada, parte del temario de susestudios universitarios, etc.).

Idiomas ✓ Al menos, tener fluidez en inglés

Nota: Los auditores que deseen llevar a cabo auditorías IFS Logísticadeben consultar la norma IFS Logistic, Parte III, capítulo I, subcapítulos2, 3, 4 y 5.

IFS es responsable de la validación técnica de los expedientes de solici-tud de los auditores antes de que éstos se presenten a los exámenes. Siel CV del auditor no responde a los requisitos mencionados anterior-mente, IFS puede rechazar la candidatura.

Si el auditor no aporta suficientes evidencias para algunos de los alcan-ces de producto a los que opta, IFS puede rechazar su solicitud para losmismos.

3.3 Proceso de examen IFS

Los auditores que cumplan con los requisitos mencionados en los capí-tulos 3.1 y 3.2 pueden participar en los exámenes escritos. Si los resul-tados son satisfactorios, el auditor está oficialmente autorizado a llevara cabo auditorías IFS. El auditor queda registrado en el portal de audi-toría, y se emite un certificado personal de auditor IFS, válido durante2 años (a partir de la fecha de realización del examen oral) para losalcances de producto para los que ha demostrado su competencia. Eneste certificado se especifica el período de validez, el nombre de la enti-dad de certificación, y los idiomas y alcances de producto del auditor.

El auditor no puede llevar a cabo auditorías IFS una vez ha caducado sucertificado de auditor IFS. La entidad de certificación es responsable deprogramar la participación en las reevaluaciones para que no se inte-rrumpa la validez de la aprobación del auditor.



A lo largo del periodo de validez del certificado IFS, los auditores seránformados de manera continua por la entidad de certificación en legisla-ción alimentaria, requisitos de la norma, prácticas de auditoría, etc. Laentidad de certificación deberá documentar esta formación.

Los auditores deberán ser reevaluados cada dos años y a intervalosfijos a partir de ese momento. IFS puede facilitar la normativa detalladapara la realización de los exámenes, así como la programación de exá-menes de IFS. Esta información está disponible en el portal de auditoríaIFS, en la zona específica accesible para entidades de certificación.

3.4 Ampliación del alcance para auditores IFSaprobados

A lo largo del período de validez de su certificado de auditor IFS, losauditores pueden ampliar sus alcances de producto facilitando las mis-mas evidencias requeridas para la aprobación inicial.

La ampliación del alcance no se puede en cambio solicitar a lo largo delos 12 primeros meses a partir de la aprobación inicial como auditorIFS.

Los auditores tan sólo pueden llevar a cabo auditorías de acuerdo a losalcances especificados por IFS.

3.5 Alcance IFS Broker para auditores IFS aprobados

Los auditores que quieran llevar a cabo auditorías IFS Broker, deberán:

ser aprobados como auditores IFS Food o IFS HPC, depen-–diendo del alcance del broker

participar en un curso obligatorio de formación IFS Broker, que–sólo proporciona IFS.

3.6 Cambio de la entidad de certificación

Si un auditor cambia de una entidad de certificación a otra, el cambiotiene que ser confirmado por ambas entidades de certificación y por elauditor.



ANEXO 1: Alcances para auditoresLos siguientes alcances de auditor se utilizan tan solo para la aproba-ción de los auditores IFS. Para el alcance de auditoría, se deberán utili-zar las 18 categorías de productos vigentes.

Tabla no 13: Alcances de auditores IFS Food

Alcance delauditor IFS Food

Categoría/sde productoIFS corres-pondiente/s

Ejemplos

1. Carnes rojasy blancas, avesde corraly productoscárnicos

Categorías2, 3, 7

Mataderos de carnes rojas – pollo crudo –manipulados en crudo de aves de corral – ela-borados a base de carne cruda de pollo recons-tituida p.ej. nuggets – carne fresca cortada –bacón – jamón – pasteles de carne – filetes –salchichas – fiambres selectos – carnescongeladas – patés de carne – caracoles

2. Pescadoy productos de lapesca, congela-dos y refrigerados

Categorías4, 8

Patés de pescados – pescado fresco enteroy fileteado – pasteles de pescado – pescadocongelado – moluscos – sopas frescas depescado – pescado frito – productos de lapesca – productos a base de pescado listospara comer

3. Huevos Categoría 1 Huevos con cáscara – huevo líquido – huevoscoloreados – plantas de envasado de huevo

4. Platos prepara-dos, frescos,refrigerados,y congelados

Categoría 10 Pastelería fresca – postres congelados(tartas…) – sándwiches – ensaladas frescaslistas para comer – pasta fresca – pizzas frescasy congeladas – platos cocinados frescosy congelados – helados – hielo – tofu – pastelessalados

5. Productoslácteos

Categoría 6 Yogures – nata – leche – leches maternizadas –postres lácteos – queso fresco – queso – mante-quilla – productos lácteos procesados

6. Frutasy verduras,frescas, deseca-das, refrigeradasy congeladas

Categoría 5 Legumbres secas – verduras congeladas(al natural, cocinadas, trituradas) – purésfrescos y congelados – puré de tomate –lechuga y similares en fresco – frutas deseca-das – semillas, frutos secos (cacahuetes,pistachos, …) – purés y compotas para lactan-tes – sopas frescas de verduras

7. Bebidas Categoría 11 Zumos de frutas y verduras – Bebidas a base defruta – jarabes – bebidas infantiles – sodas –agua – vino – licores – cerveza – sidra – vinagre– te/café líquido

8. Aceitesy grasas

Categoría 16 Aceites vegetales – mayonesa – salsas a basede aceite – margarina – aceites de cocción –productos para untar bajos en grasa – ghee(«mantequilla clarificada»)

9. Cereales,panaderíay pasteleríaindustrial,confitería, snacks

Categorías12, 14, 15

Harina – chocolate – galletas saladas y dulces –empanadas y similares – crackers – snacks deextrusión – pan – arroz – pasta – cereales para eldesayuno – muesli – cereales para lactantes –mermelada – confitura – miel – patatas chips –caramelos – gomas de mascar



Alcance delauditor IFS Food

Categoría/sde productoIFS corres-pondiente/s

Ejemplos

10. Productos enconserva

Categoría 9 Verduras en conserva* – condimentos vegeta-les* – frutas en conserva* – sopas en con-serva** – carne en conserva (patés…) – pes-cado en conserva – platos preparados enconserva – salsas de tomate precocinadas –mostaza – ketchup – platos cocinados paralactantes – comida para animales domésticos.(* Alcance 6 también posible;** Alcance 7 también posible)

11. Productosdesecadosy otros productos

Categorías13, 17

Café/té – sal – azúcar – salsas en polvo – sopasen polvo – comidas preparadas en polvo –cacao en polvo – leche en polvo para lactan-tes – leche en polvo – puré en polvo –especias – comida para animales domésticos.

12. Envasadores Categoría 18 Envasado de productos a granel

Tabla no 14: Alcances de auditores IFS HPC

Alcance del auditorIFS HPC

Ejemplos

1. Cosméticos Todos los productos descritos en la legislación cosmética(por ejemplo, champú, pasta dental, crema de afeitar,tatuajes lavables temporales, toallitas cosméticas, maqui-llaje para muñecos o niños, parches para la piel y las sustan-cias aplicadas con parches para la piel, etc.)

2. Productosquímicos para elhogar

–> Productos de limpieza y abrillantadores, así comoproductos destinados al hogar y el coche (por ejemplo,detergentes, todos los productos destinados a las activida-des de limpieza, líquida o seca, limpiacristales, etc.)Tambiénincluye productos de limpieza específicos, por ejemplo,productos para piscinas.–> Productos y materiales destinados a mejorar el olor delaire (por ejemplo, desodorantes o aerosoles, velas, etc.)–> Productos insecticidas.

3. Productos delimpieza

–> Materiales y artículos contemplados en el Reglamento(CE) Nº 1935/2004, que estén destinados a entrar en contactocon alimentos (por ejemplo, vasos/cubiertos/platos deplástico y de papel, papel de aluminio, productos de «usodiario», etc.)–> Otros tipos de materiales y artículos (por ejemplo,esponjas, bolsas de basura de plástico, etc.)

4. Higiene personal –> Productos o materiales destinados al cuidado personal,excepto los productos cosméticos (por ejemplo, cepillos depelo, máquinas de afeitar, pañuelos de papel, algunosdispositivos médicos de clase 1, pañales, higiene femenina,pelucas, pestañas artificiales, uñas postizas, joyas, etc.)–> Productos o materiales destinados a entrar en contactocon el interior de la boca (por ejemplo, cepillos de dientes,hilo dental, palillos de dientes/palitos de plástico, etc.)

Para el alcance de IFS Logística, es obligatorio un curso extra

Para el alcance de IFS Broker, es obligatorio un curso extra



Parte 4: Confección del Informe,Software AuditXpress y portalde auditoría IFS

0 Introducción

Tras haberse realizado una auditoría IFS, se confeccionará un informede auditoría detallado y bien estructurado. Demanera general, el idiomadel informe será el utilizado en la compañía. En casos especiales, cuandoel idioma utilizado por los distribuidores o compradores sea diferentedel utilizado en la compañía, se podría también redactar un informe eninglés (ver también las reglas descritas en la Parte 1).

El informe de auditoría IFS se confeccionará de acuerdo al siguienteformato:

1 Confección del Informe

1.1 Visión general de la auditoría (Anexo 1)

La primera parte del informe de auditoría contendrá la siguiente infor-mación general:

Detalles de la auditoríaLa portada del informe de auditoría incluirá

la versión IFS Broker,–

el nombre y dirección de la entidad de certificación,–

el logotipo de la entidad de certificación, los detalles de la acre-–ditación de la entidad de certificación,

el nombre de la compañía y el establecimiento auditado.–

En esta primera página se presentará un resumen de los aspectos másimportantes del informe de auditoría y deberá incluir:

Nombre y dirección del establecimiento auditado–

Nombre y dirección de la compañía, si dispone de una sede–central

Código EAN/Número de Localización Global UCC, si está dispo-–nible

Fecha de la presente auditoría–



Hora de la presente auditoría–

Fecha de la auditoría anterior–

Nombre de la entidad de certificación y del auditor que llevaron–a cabo la auditoría anterior

Detalles de la versión de la Norma–

Alcance de la auditoría (descripción obligatoria detallada de–procesos/productos)

Categoría(s) de producto IFS Broker o alcance(s) de producto–IFS HPC

Participantes clave en la auditoría–

Nombre y firma del auditor jefe–

Resultado de la auditoría–

Perfil de la compañía (número de trabajadores, tamaño, estruc-–tura, etc.)

Explicaciones adicionales: puntuación y frecuencia–

1.2 Informe de auditoría (Anexo 2)

El informedeauditoría propiamente dicho se estructurará de la siguientemanera:

El resultado de la auditoría con nivel y porcentaje–

La fecha de la auditoría complementaria o de renovación–

Un resumen de cada capítulo–

Observaciones relativas a las no conformidades mayores y KO–

Una tabla de contenidos general, por capítulos–

Una lista de todas las desviaciones y no conformidades para–cada capítulo (1 a 5), incluyendo un breve resumen por capí-tulo

Una lista aparte de todos los requisitos considerados como no–aplicables (N/A), con explicaciones

Un informe detallado de auditoría–

1.3 Plan de acción (Anexo 3)

La entidad de certificación deberá describir y facilitar explicacionessobre todas las desviaciones y no conformidadesmayores y KO de cadacapítulo en un plan de acción, de acuerdo con el formato mostrado enel anexo.



1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4)

Cuando se cumpla con la auditoría IFS Broker de manera satisfactoria,la entidad de certificación deberá emitir un certificado. Con el objetivode que los certificados IFS emitidos por la entidad de certificación seanreconocidos a nivel internacional y sean comprensibles, éstos deberánincluir, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y dirección de la entidad de certificación, incluyendo–su logotipo

El logotipo de la entidad de acreditación responsable de la acre-–ditación EN 45011/ISO IEC Guía 65 para IFS, o su nombre ynúmero de registro (requisito especificado en Guía ISO/IEC 65,G.12.7.)

El nombre y dirección de la compañía auditada–

Si se trata de una filial, el nombre de la sede central de la com-–pañía y, si es posible, el código de envasador y el número deinscripción en el Registro Sanitario

Categoría/s de producto IFS Broker/IFS Food o alcance/s de pro-–ducto IFS HPC y alcance de auditoría (productos, detalles delproceso, …)

Alcance del auditor y categorías de productos para productos–alimentarios – o HPC – o productos no alimentarios

Nivel obtenido–

Fecha de auditoría (último día)–

Fecha máxima para la siguiente auditoría (de renovación)–

Fecha de emisión del certificado–

Fecha de caducidad del certificado, es decir, 12 meses a partir–de la fecha de emisión del certificado

Lugar y fecha de la firma–

Nombre y firma del director o persona responsable de la enti-–dad de certificación

Logotipo IFS–

Nota: el software AuditXpress incluye un formato de certificado con elcontenido mínimo requerido, pero cada entidad de certificación acredi-tada EN 45011/ISO IEC Guía 65 para IFS puede utilizar su propio diseño,siempre que cumpla con estos requisitos mínimos.



2 Software AuditXpress

El softwareAuditXpress se ha desarrollado con el objetivo de armonizarlos informes IFS. Ofrece las siguientes ventajas:

Recogida sencilla de los datos de auditoría mediante una inter-–faz sencilla para el usuario

Generación rápida y sin errores de los informes de auditoría–IFS Food, IFS HPC, IFS Broker, IFS Logística e IFS Cash & Carry/Wholesale

Evaluación automática de los resultados de la auditoría–mediante cálculos dinámicos de los elementos relevantes

Generación automática de un informe de auditoría estándar–

Almacenamiento temporal de datos provisionales para su pos-–terior tratamiento definitivo

Exportación sencilla y segura al portal de auditoría IFS de los–informes de auditoría finalizados

Intercambio sencillo de archivos de auditoría entre auditores y–su correspondiente entidad de certificación

Trabajo sin conexión permitido, no se necesita conexión per-–manente a Internet

Una opción de actualización permite acceso constante a la ver-–sión vigente de IFS

3 El portal de auditoría IFS y la base dedatos IFS (www.ifs-certification.com)

La entidad de certificación deberá cargar en el portal de auditoría IFStodas las auditorías realizadas.

Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:

Entidades de certificación–

Compañías certificadas–

Distribuidores–

Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:

Entidades de certificación:

Gestionan sus compañías certificadas y cargan los informes de–auditoría y planes de acción

Pueden bloquear certificados bajo determinadas circunstancias–

Pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, permitiendo a dis-–tribuidores y compañías tener una visión de las auditorías pro-gramadas



Gestionan sus cuentas–

Pueden descargar el logotipo IFS–

Compañías certificadas/proveedores:

Tienen acceso a los datos de sus auditorías–

Tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores a–datos como porcentaje conseguido, informe de auditoría deta-llado o plan de acción

Tienen la posibilidad de completar sus hojas de evaluación de–auditoría para facilitar una opinión al respecto del desempeñodel auditor

Pueden descargar el logotipo IFS–

Gestionan sus entidades de certificación y disponen de autono-–mía en el cambio de los datos en caso de un cambio de la enti-dad de certificación

Gestionan los accesos al personal de su propia compañía a los–datos de la auditoría (pueden crear subcuentas)

Pueden buscar otras compañías certificadas–

Gestionan sus proveedores utilizando la opción «favoritos»–

Acceso para las sedes centrales de las compañías certificadasSe puede crear un acceso para la sede central para permitir a ésta admi-nistrar todos los datos de sus establecimientos certificados a través deun único punto de acceso.

Distribuidores:

Pueden buscar compañías certificadas–

Gestionan sus compañías certificadas utilizando la opción–«favoritos»

Cada una de las áreas del portal de auditoría IFS específicas para uno deestos grupos dispone de un manual del usuario.

Seguridad de la base de datosEl sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sis-temas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados.

El acceso para distribuidores y compañías certificadas facilita informa-ción general relativa a todas las compañías certificadas. Si las compa-ñías certificadas no facilitan explícitamente mayores derechos deacceso, los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente infor-mación:

El nombre y dirección de la compañía–

El nombre y dirección de la entidad de certificación–



El nombre del auditor–

El alcance de la auditoría–

La fecha y duración de la auditoría–

El nivel conseguido en la auditoría–

La fecha de emisión y período de validez del certificado emi-–tido

Mediante el uso de su acceso seguro, las propias compañías certifica-das pueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:

Detalles de la puntuación–

Informe de auditoría y plan de acción–

Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la compañía certificada,los distribuidores y otras compañías certificadas reciben acceso auto-mático a los datos desbloqueados. La comunicación con los distribui-dores se realiza a través de un proceso seguro de web que garantizaque tan sólo los distribuidores y otras compañías certificadas que hayanrecibido autorización explícita puedan visualizar los datos de los distri-buidores o compañías certificadas.



ANEXO 1Portada del informe de auditoría

Logotipo de la entidadde certificación

IFS Broker,Versión 1

Informe Final de Auditoría

Proveedor: «Broker GmbH»

Fecha de auditoría: 02.02./03.02.2010

Dirección de la entidad de certificación

Número de acreditación de la entidad de certificación



Primera página del informe de auditoría

IFS BrokerVersión 1, Diciembre de 2009Visión general de la auditoría

Detalles de la auditoría

Auditor jefe:

Max Mustermann

Co-auditor:

Falk Lehmann

Firma del auditor jefe:

Max MustermannFecha/hora de la presenteauditoría:

02.02.2010(09:00–18:00)

03.02.2010(16:30–20:00)

Fecha/hora de la auditoríaanterior:

06.02.2009(09:00–18:00)

EC y auditor de laauditoría anterior:

TEST GmbH/FrankTest

Nombre y dirección de la compañía (o sede central)

Broker AGHeinrich-Heine Allee12345WitzenhausenAlemania

Nombre y dirección del establecimiento auditado

Broker GmbHMusterstraße12345 BerlínAlemania

Código EAN/Número de Localización Global UCC

Teléfono:

0123456

Fax:

0123456789

Teléfono:

0123456

Fax:

0123456789

Alcance de la auditoría

Comercialización de frutas y verduras (Alimentación o HPC o No alimentación)

IFS Broker/alcance(s) del auditor/categoría(s) de producto

Participantes en la auditoría

Nombre: Cargo: Reunióninicial

Revisióndocumental

Evaluacióndel estable-cimiento(auditoría)

Reuniónfinal

Sr. Calidad Resp. de Calidad X X X X

Sr. Director Director General X X

Sr.Transporte Dpto.Transporte X X X

Resultado final de la auditoría

Como resultado de la auditoría llevada a cabo el 03.02.2010, «xyz» consideróque los métodos aplicados por Broker GmbH para el alcance de comercializa-ción mencionado cumplen con los requisitos establecidos en el IFS Broker, Ver-sión 1, a Nivel básico.

Próximaauditoríaen12 meses

Perfil de la compañía



Explicaciones relativas al informe de auditoría

Evaluación de requisitos




Requisito KOpuntuado conuna B

Conformidad casi total 15 puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte delrequisito

5 puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado 0 puntos

No conformidadmayor

Cuando existe una deficiencia sustancialen el cumplimiento de los requisitos dela Norma, lo que incluye seguridadalimentaria y también los requisitoslegales aplicables en los países deproducción y de destino.También sepuede otorgar una no conformidadmayor cuando la no conformidadidentificada puede implicar un peligroserio para la salud de los consumidores.Una no conformidad mayor se puedeotorgar contra cualquier requisito,a excepción de los requisitos KO.

Se sustrae un 15%de la máximapuntuación totalposible

Requisito KOpuntuado conuna D

Knock-OutEl requisito KO no está implantado

Se substrae un50% de la máximapuntuación totalposible

N/A No aplicableRequisito no aplicable para una compa-ñía

Los requisitos N/Ase excluyen de loscálculos paraobtener la puntua-ción final



Puntuación y concesión del certificado

Resultado dela auditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

1. Al menos1 KO



No

2. >1 NCmayor y/o<75% decumplimientode losrequisitos



No

3. Máximo1 NC mayory ≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobado,a no ser quese empren-dan acciones

Enviar plan deacciones antesde 2 semanasdesde la recep-ción del informeprevio. Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués

El informeincluye elplan deaccionese indica elestado

Certificado,dependiendode losresultados dela auditoríacomplemen-taria

4. La puntua-ción total es≥75 y <95%

Aprobadopara el nivelbásico IFSBroker tras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

5. La puntua-ción total es≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior IFSBroker tras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez

Frecuencia de auditoría

Nivel del certificado Todos los productos

Nivel básico 12 meses

Nivel superior 12 meses



ANEXO 2IFS Broker

Versión 1, Diciembre de 2009

Informe de Auditoría

Resultado:La compañía «Broker GmbH» cumple con los requisitos de la NormaIFS Broker, Versión 1.

Obtuvieron un:

Nivel Básico (Superior)…%

Fecha de la auditoría de renovación: 12 meses

Resumen:

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6

Responsabili-dad de ladirección

Sistema deGestión de laCalidad

Gestión delos recursos

Procesoproductivo

Mediciones,Análisis,Mejoras

Requisitosespeciales:Broker

KO 0 0 0 0 0 0

No confor-midadesmayores

0 0 0 0 0 0

A 4 0 0 0 0 0

B 0 0 0 0 0 0

C 0 0 0 0 0 0

D 0 0 0 0 0 0

N/A 0 0 0 0 0 0



Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección

Resumen de las desviaciones y no conformidades encontradas relati-vas al Capítulo 1:

Nº Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación

1. 1.1.1

2. 1.1.2

Resumen del Capítulo:

Informe de las valoraciones N/A


1.

Informe detallado de auditoría


1.

2.



ANEXO 3

Plan de acción

Nombre y dirección de la compañía auditada

El plan de acciones correctivas debe ser devuelto a la entidad de certifi-cación antes de:

Número delrequisito

Requisito IFS Puntuación Explicación(por el auditor)

Accióncorrectiva(por lacompañía)

Responsabili-dad/Fecha y estadode implanta-ción (por lacompañía)

Aceptacióndel auditor



ANEXO 4

CERTIFICADOPor la presente, la entidad de certificación

Nombre de la entidad de certificación

Siendo una entidad de certificación acreditada conforme a EN 45011/ISO IEC Guía 65para la emisión de certificados IFS y habiendo firmado un acuerdo

con los propietarios de IFS, confirma que

Nombre de la compañía auditadaDirección

(código de envasador)(número de inscripción en el Registro Sanitario)

(Sede central)

para la/s categoría/s de producto

Número de código de la/s categoría/s de productoAlcance de auditoría, descripción exacta de los productos auditados

(asignación a Alimentación o HPC o NoAlimentación)

cumple con los requisitos establecidos en el

IFS BrokerVersión 1, Diciembre de 2009

a Nivel Básico/Superior

Núm. de registro del certificado: ______________________________________________

Fecha de auditoría: ______________________________________________

Fecha de emisión del certificado: ______________________________________________

Certificado válido hasta el: ______________________________________________

Próxima auditoría antes del: ______________________________________________

Fecha y lugar

Nombre y firma de la persona responsablede la entidad de certificación

Dirección de la entidad de certificación

Logotipo de la entidadde certificación

IFS

®



✂

ANEXO

Checklist del IFS Broker,Versión 1

Esta checklist es sólo para uso interno en la sociedad auditada. No sepermite copiar y presentarla a las otras partes

Número Requisito IFS Broker KO/Noconfor-midadmayor/NA

A B C D Explicación

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar unapolítica corporativa. Ésta deberá tomar enconsideración, como mínimo:– enfoque al cliente– responsabilidad medioambiental– responsabilidad ética y laboral– requisitos del producto (incluyendo seguridad,calidad, legalidad, y especificaciones delproducto y elaboración)

La política corporativa deberá ser comunicadaa todos los empleados.

1.1.2 La compañía deberá asegurarse de que toda lainformación relevante sea comunicada puntual-mente al personal implicado.

1.1.3 La compañía designará un responsable parala comunicación externa (gestión de crisis,comunicación con las autoridades y losmedios).

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la compañía deberá estarreflejada sobre un organigrama.

1.2.2 Las responsabilidades y competencias deberánestar establecidas con claridad, así como ladelegación de las mismas.

1.2.3 KO La dirección se asegurará de que todos losempleados sean conscientes de sus responsabili-dades y de que se implanten mecanismos parasupervisar la eficacia de su desempeño.

1.2.4 La compañía deberá tener un sistema implantadopara asegurarse de que se mantiene informada detoda la legislación aplicable en alimentos, piensos,temas de seguridad alimentaria y no alimentaria,así como de informaciones científico-técnicas y decódigos de prácticas.

1.3 Revisión por la dirección

1.3.1 La dirección se asegurará de que el sistema degestión de la calidad se revisa a intervalos estable-cidos.



✂



1.3.2 Esta revisión deberá incluir medidas para elcontrol del sistema de gestión de la calidad y parael proceso de mejora continua.

2. Sistema de Gestión de la Calidad

2.1 Gestión del riesgo/APPCC

2.1.1 KO La base del sistema de control de la seguridadalimentaria de la compañía será un sistema degestión del riesgo/APPCC, basado en los princi-pios del Codex Alimentarius, sistemático yexhaustivo. Además deberá tomar en considera-ción las disposiciones legales de los países deproducción y de destino. El concepto de gestióndel riesgo se refiere a la respectiva localización deproducción.a. Diagrama de flujo que abarque todos los

niveles pertinentes de la correduría.b. Descripción de riesgoc. Medidas de control de los riesgos

identificadosd. Los apartados contemplados en las letras a)–c),

serán documentados.La evaluación del riesgo se revisará regularmentey, si fuera necesario reelaborado/actualizado.La evaluación del riesgo tendrá en cuenta tambiénlos OMG y Alérgenos. La evaluación del riesgose llevará a cabo por personas con un conoci-miento adecuado de los procesos y productosinvolucrados. Si este conocimiento es insuficiente,se adoptarán las medidas de cualificaciónapropiadas.

2.2 Requisitos de la documentación

2.2.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridadalimentaria/seguridad del producto, deberá estardocumentado e implantado y deberá conservarseen una localización.

2.2.2 Se documentará un procedimiento para definirel control de los documentos y sus modificacio-nes.

2.2.3 Todos los documentos serán claramente legibles,exhaustivos y no presentarán ambigüedades.Deberán estar disponibles en todo momentopara las personas implicadas.

2.3 Conservación de los registros

2.3.1 Todos los registros necesarios para demostrarel cumplimiento del producto con sus requisitosserán completos, detallados, se conservarán yestarán disponibles.

2.3.2 Los registros serán legibles y auténticos.Se conservarán de manera que se evite unamanipulación posterior.



✂



2.3.3 Los registros se deberán conservar de acuerdocon los requisitos legales. Si éstos no estánespecificados, se conservarán durante toda la vidacomercial del producto, de manera que puedanverificarse. Para aquellos productos cuya vidacomercial sea muy corta, o prácticamente nula, sedecidirá el período de conservación en función deun análisis de peligros.

3 Gestión de los recursos

3.1 Gestión de los recursos humanos

3.1.1 Todo el personal que realice trabajos que afectena la calidad, la seguridad o la legalidad delproducto deberá disponer de las competenciasnecesarias, adquiridas mediante estudios, experi-encia o formación.

3.2 Formación

3.2.1 La compañía implantará los programas deformación adecuados, tomando en consideraciónlos requisitos del producto y las necesidades deformación del personal. La compañía proporcionaal menos una visión general acerca de la forma-ción necesaria.

4 Proceso de prestación del servicio

4.1 Revisión del contrato

4.1.1 Antes de confirmar un acuerdo de aprovisiona-miento a un cliente, todos los requisitos relativosal producto, su realización y su entrega habránsido definidos y comprendidos. La compañíarevisará si se han satisfecho todos los requisitosdel cliente.

4.1.2 Deberán registrarse y comunicarse adecuada-mente los acuerdos relativos a la introducción decambios en los requisitos contractuales.

4.1.3 Se garantizará que los requisitos de calidadespecíficos de los clientes se comunican alproveedor y a la etapa preliminar.

4.2 Especificaciones del producto

4.2.1 Deberá disponerse de especificaciones para todoslos productos acabados y, si es necesario (p.e.marcas del distribuidor), éstas habrán sidoacordadas documentalmente con el cliente. Lasespecificaciones deberán estar en conformidadcon los requisitos legales, estar actualizadas, noser ambiguas y estar disponibles.

4.2.2 KO Se cumplirán las especificaciones del cliente.

4.2.3 Se dispondrá de un procedimiento para la intro-ducción de modificaciones y posterior aprobaciónen las especificaciones, a lo largo de cualquierpunto del proceso.



✂



4.3 Trazabilidad (incluyendo OMGs y alérgenos)

4.3.1 KO Existe un sistema de trazabilidad, que permite laidentificación en base el etiquetado de los produc-tos, que garantiza la trazabilidad a los productoresindividuales y lotes, así como a los clientessuministrados.

4.3.2 El sistema se pondrá a prueba periódicamente,y se documentarán los resultados, con el objetivode verificar la trazabilidad en ambos sentidos(desde la expedición del producto acabado hastala recepción de las materias primas, y viceversa),incluyendo verificaciones cuantitativas. Si lasconclusiones lo aconsejan, se modificará elsistema.

5 Mediciones, Análisis, Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO Se llevarán a cabo auditorías internas de acuerdocon un plan acordado. El alcance y la frecuencia sedeterminarán mediante un análisis de peligros. Lasauditorías internas se llevarán a cabo al menosuna vez al año en todos los departamentos.

5.1.2 Los resultados de las auditorías serán comunica-dos a las personas responsables de los departa-mentos auditados. Se establecerán, se documen-tarán y se comunicarán al personal afectado lasacciones correctivas necesarias y el plazo para suimplantación.

5.1.3 Se documentará cómo y cuándo se verificarán lasacciones correctivas derivadas de las auditoríasinternas.

5.2 Cuarentena de productos y liberación

5.2.1 Deberá implantarse un procedimiento, basado enun análisis de peligros, para la cuarentena yliberación de todas las materias primas, productossemielaborados y acabados, equipos de proceso ymateriales de envasado. El procedimiento garanti-zará que tan sólo se procesan y expiden productosy materiales conformes con los requisitos delproducto. Se aplicarán reglas de control claraspara permitir la liberación de producto.

5.3 Gestión de las reclamaciones de las autoridades y los clientes

5.3.1 Se implantará un sistema para la gestión de lasreclamaciones de producto.

5.3.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas porpersonal competente. Cuando esté justificado, setomarán medidas apropiadas, de manera inme-diata si es necesario.

5.3.3 Se deberán analizar las reclamaciones con unenfoque hacia la implantación de medidaspreventivas, que eviten la reaparición de la noconformidad.



✂



5.3.4 Los resultados del análisis de los datos de lasreclamaciones se pondrán a disposición de losresponsables relevantes y de la dirección.

5.4 Gestión de incidentes, retirada de productos, recuperación de productos

5.4.1 Se definirá, implantará y mantendrá actualizadoun procedimiento de gestión de crisis. Éste deberáincluir, como mínimo, la designación y la forma-ción de un comité de crisis, una lista de contactosde emergencia, fuentes de asesoramiento legal(si es necesario), accesibilidad de las personas decontacto, información de clientes, y un plan deretirada y/o recuperación de producto y comunica-ción, incluyendo información a los consumidores.

5.4.2 KO Se dispondrá de un procedimiento eficaz para laretirada y recuperación de todos los productos,que asegure que los clientes implicados seaninformados tan pronto como sea posible. Esteprocedimiento incluirá una asignación clara deresponsabilidades.

5.4.3 El procedimiento para la retirada y recuperaciónde productos incluirá los datos actualizados de loscontactos de emergencia (nombres y números deteléfono de proveedores, clientes y autoridadescompetentes).

5.4.4 La viabilidad, eficacia, y la rapidez de acción delprocedimiento serán evaluadas periódicamentemediante ensayos internos, basados en unanálisis de peligros, pero ejecutados comomínimo una vez al año. Se ejecutarán de talmanera que se asegure la eficaz implantacióny operatividad del procedimiento.

5.5 Gestión del producto no conforme

5.5.1 KO Se dispondrá de un procedimiento para la gestiónde todos los productos no conformes

5.5.2 Éste deberá incluir, como mínimo:– procedimientos de aislamiento/cuarentena– evaluación del riesgo– identificación (p.e. etiquetado)– decisión relativa al destino final (p.e. liberación,reproceso, tratamiento, bloqueo, cuarentena,rechazo, eliminación)

– Información sobre la cadena de proceso

5.5.3 Las responsabilidades estarán claramente defini-das.Todo el personal relevante comprenderá lasdirectrices dictadas en el procedimiento degestión del producto no conforme.

5.5.4 En caso de aparición de no conformidades, setomarán de manera inmediata las accionesnecesarias para asegurar que se cumplen losrequisitos del producto.

5.6 Acciones correctivas



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5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registroy el análisis de las no conformidades, cuyoobjetivo será evitar reapariciones medianteacciones preventivas y/o correctivas.

5.6.2 KO Se formularán con claridad, documentarán yemprenderán acciones correctivas, tan prontocomo sea posible, para prevenir la reaparición dela no conformidad. Se definirán con claridad lasresponsabilidades y los plazos para la accióncorrectiva. Se guardará la documentación demanera que esté segura y sea de fácil acceso.

5.6.3 Se documentarán los resultados de las accionescorrectivas y se evaluará su eficacia.

6 Requisitos especiales: Broker

6.1 Desarrollo de producto

6.1.1 La compañía dispondrá e implantará un procedi-miento para el desarrollo de productos, que tengaen consideración los riesgos y patentes y quedemuestre que todos los productos existentes ynuevos productos son diseñados para cumplir losrequisitos legales.

6.1.2 La formulación del producto, el proceso defabricación y el cumplimiento de los requisitos delproducto se evaluarán mediante ensayos enfábrica y análisis de producto.

6.1.3 Se llevarán a cabo ensayos de vida comercialtomando en consideración la formulación delproducto, el envasado y las condiciones defabricación y almacenamiento. Las fechas decaducidad o la vida úitil se establecerán deacuerdo a los resultados de estos ensayos.

6.1.4 La compañía deberá llevar a cabo estudios yensayos apropiados para evaluar el cumplimientode los criterios microbiológicos a lo largo de lavida comercial.

6.1.5 Deberán establecerse recomendaciones para lapreparación y/o el uso de los productos alimenti-cios. Si es apropiado, se incluirán los requisitosdel cliente.

6.1.6 Se registrarán adecuadamente el progreso y losresultados del desarrollo de producto.

6.1.7 El desarrollo de producto deberá tomar enconsideración los resultados de evaluacionesorganolépticas.

6.2 Compras

6.2.1 Los productos y servicios comprados deberán serconformes a las especificaciones vigentes y a losacuerdos contractuales.



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6.2.2 Deberán existir registros que identifiquen alproveedor de cada uno de los productos.

6.2.3 Se dispondrá de un procedimiento para la aproba-ción y el seguimiento de los proveedores (internosy externos), incluyendo aquellos a los que sesubcontrata la producción o parte de ella y a losservicios subcontratados.

6.2.4 Se recomienda encarecidamente que elprocedimiento de aprobación y seguimientocontenga criterios claros de evaluación como:auditorías, certificados de análisis, fiabilidad delproveedor, reclamaciones, así como requisitosespecíficos basados en un análisis de peligros.Si existe una norma IFS para la categoría deproducto (IFS Food, IFS HPC), el fabricante delproducto (alimentario, HPC o no alimentario)que trabaja para el broker, será certificadopor IFS, a menos que el cliente (distribuidor)haya aceptado expresamente otrascondiciones.

6.2.5 Se revisará periódicamente el resultado de laevaluación de los proveedores. Deberán existirregistros de dicha revisión y de las accionestomadas en consecuencia.

6.2.6 Se verificará que los productos y servicioscomprados cumplan con las especificacionesexistentes. El programa de control deberá tomaren consideración los requisitos del producto,el desempeño del proveedor y el impacto delas materias primas en el producto acabado.Cuando varios proveedores ofrezcan el mismoproducto a un cliente, los proveedores tendránel mismo nivel de manipulación de laproducción.

6.3 Envasado del producto

6.3.1 La compañía garantizará que el envasado cumplecon la legislación vigente aplicable.

6.3.2 Deberán existir especificaciones para todos losmateriales de envasado.

6.3.3 Antes de la puesta en circulación de una nuevaetiqueta, se deberá revisar la conformidad delproducto con el etiquetado. Esta revisión deberátomar en consideración los requisitos del pro-ducto y la legislación específica aplicable en lospaíses de destino en los que se comercialice elproducto.

6.3.4 La conformidad del producto con su etiquetadodeberá estar permanentemente garantizada a lolargo del proceso de comercialización.

6.4 Análisis de producto



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6.4.1 Se dispondrá de procedimientos que asegurenque se cumplen todos los requisitos de productoespecificados, incluyendo los requisitos legales ylas especificaciones. Se deberán llevar a cabo losanálisis microbiológicos, físicos y químicosnecesarios para satisfacer ese objetivo, ya seainternamente o subcontratándolos.

6.4.2KO

Cuando el cliente/consumidor exija análisisespeciales, éstos estarán definidos en un plan decontrol y realizarse de acuerdo con los requisitosdefinidos. Los resultados analíticos estarándisponibles en la compañía. Los análisis relaciona-dos con la seguridad alimentaria o la gestión delriesgo (no alimentario) deberán llevarse a cabopor un laboratorio acreditado (ISO 17025). Si losanálisis se llevan a cabo por el laboratorio propioo por un laboratorio no acreditado, los resultadosde éstos deberán verificarse de manera periódicapor un laboratorio acreditado.

6.4.3 Deberá definirse un plan de control, ejecutadointernamente o subcontratado, basado en unanálisis de peligros para materias primas, yproductos semielaborados y acabados, así comopara equipos de proceso y materiales deenvasado, y si es necesario control ambiental. Sedocumentarán los resultados.

6.5 Proveedor logístico de tercera parte

6.5.1 Si una organización contrata a un provedor detercera parte de transporte y/o servicios dealmacenamiento, todos los requisitos necesariosdeberán estar claramente definidos en el contratocorrespondiente o el proveedor del servicio estarásujeto a los requisitos de IFS Logística.

6.5.2 Si la empresa tiene su propia zona de almacena-miento o su propio servicio de transporte, éstos secertificarán conforme a IFS Logística.

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