Nociones básicas para diagramas de flujo€¦ · Indican cada fase o ítem del proceso. Estas son...

USO BÁSICO DE

MICROSOFT VISIO 2007

CREACIÓN DE

DIAGRAMAS DE FLUJO

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

MARZO 2014

Visio 2 0 0 7 . Diagram as de flujo. Nociones básicas

1 I NTRODUCCI ÓN

Microsoft Visio es un conjunto de software de dibujo vectorial para Microsoft

Windows. Las herram ientas que lo com ponen perm iten realizar diagram as de oficinas,

diagram as de bases de datos, diagram as de flujo... Originalm ente apuntaba a ser una

aplicación para dibujo técnico para el cam po de I ngeniería y Arquitectura, con

aditamentos para desarrollar diagram as de negocio.

Microsoft incorpora una serie de plant illas con las form as necesarias para

const ruir diagram as de todo t ipo.

Para abrir una plant illa de diagram a de flujo en el menú Archivo, se selecciona

Nuevo | Diagram a de flujo | Diagram a de flujo básico. También se puede acceder

a t ravés de Archivo | Form as | Diagram a de flujo.

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Aparecen de ese modo:

La nueva página de dibujo

Plant illas desplegables de

Formas básicas

Fondos

Bordes y t ítulo.../ .. .

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2 BARRA DE MENÚ

Como puede apreciarse es práct icamente igual que cualquiera de las que conocemos

a t ravés de ot ros programas. Veremos por tanto aquellas que presentan diferencias, y

que serán m ás usuales en nuest ro caso.

Archivo. Sim ilar a ot ros menús conocidos, la principal diferencia es la posibilidad de

escoger las form as, com o se ha visto en la int roducción.

Editar . Práct icam ente igual a cualquier ot ro m enú de office.

Ver. Perm ite:

Abrir ventanas relat ivas al dibujo, com o las siguientes

Formas. Como se ha visto arr iba, recoge las diferentes plant illas de formas

que vayamos seleccionando ya sea desde el menú archivo o desde el icono

de la barra de herram ientas estándar. Con el botón izquierdo se

despliega aquella que se esté pulsando. El derecho, ent re ot ras cosas, sirve

para acoplar o desacoplar las diferentes ventanas complementarias (esto es,

integrarlas o separarlas de la ventana de diálogo) , y escoger el modo de

representación de las formas.

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Panorám ica y zoom. Perm ite ampliar la parte del diagrama donde se esté

t rabajando, para poder actuar con mayor precisión. Esta acción también

puede realizarse con el puntero m ient ras se presionan las teclas

CTRL+ MAYÚS; el puntero toma forma de herram ienta de aumento. Para

aum entar se presiona el botón izquierdo, y para reducir, el derecho.

Ot ra posibilidad para aumentar y reducir consiste en m odificar los

porcentajes de la herram ienta “Zoom” . Este puede actuiar sobre una parte

en cuest ión o sobre la página completa.

Datos de forma. Perm ite ver los datos agregados a una forma a t ravés de la

opción “Datos” del menú principal (Véase Pág. 6) .

Tamaño y posición. Se explica en el apartado sobre m odificación de form as.

RECORDAR: conviene en este m enú tener act ivadas las opciones Regla, Cuadrícula,

Guías y Puntos de Conexión.

Barras de herram ientas. Se recom ienda tener act ivadas las siguientes:

Estándar. I gual que cualquier ot ra de office, con herram ientas propias:

Form ato.

Es la herram ienta propia de esta barra. Perm ite seleccionar

combinaciones de colores prediseñadas. (V. a. pág. 12)

Formato de forma. (V. a. pág. 12)

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Herram ientas. Funcionalidades para configurar el espacio de t rabajo ( forma de la

cuadrícula y las guías) com plem entos de Visio...

Datos. Perm ite agregar datos de interés a las form as. Por defecto, los cam pos son

Coste, Duración y Recursos (número de personas) . Pueden ser út iles para una toma

de decisiones, aunque únicam ente pueden verse en el documento a t ravés del

software, nunca en versión impresa, por lo que su aplicación no parece pert inente en

nuest ro caso.

Form a. Entre ot ras funcionalidades, perm ite agrupar todas las form as del diagram a,

de m anera que tenem os un todo com pacto. Esto puede ayudar, por ejemplo, para

copiar el diagram a com pleto en ot ro docum ento.

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3 FORMAS BÁSI CAS

Las relaciones ent re las formas se establecen ut ilizando los

conectores.

I ndican cada fase o ítem del proceso. Estas son las form as

más frecuentes en los diagramas de flujo, por ser las que

más fácilm ente pueden adaptarse a los procesos y

procedim ientos propios de un entorno adm inist rat ivo.

Además de estas formas precisas, pueden ut ilizarse las

anotaciones, para aquellos elementos del proceso que no

puedan expresarse con las anteriores. Por ejemplo,

persona encargada, software ut ilizado, etc.

Proceso

Decisión

Documento

Datos

Preparación

Operación m anual

Principio/ fin

Proceso paralelo

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4 CONSTRUCCI ÓN DEL DI AGRAMA

Fondos, bordes, som breados...

Se incorporan arrast rándolos desde las dist intas galerías. Son com plem entos

que cont r ibuyen a la estét ica del diagrama, aunque en nuest ro caso teóricamente no

son aplicables, ya que el diagrama irá integrado en el proceso o procedim iento en

cuest ión siguiendo el formato normalizado que le corresponda.

RECOMENDABLE: ut ilizar com o fondo la cuadrícula ya que es muy út il a la hora de

alinear las diferentes formas.

I ncorporación de form as

Son varias las form as posibles de dibujar las formas del diagrama:

a) En la galería de símbolos de la izquierda, seleccionarlas con el botón derecho,

opción copiar, y soltar en la página de dibujo, opción pegar.

b) Desde la galería, arrast rar la forma hasta la página de dibujo. Es cóm oda y

recom endable. Se pincha la form a con el botón izquierdo y se desplaza.

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c) Dibujar una form a con las herram ientas de dibujo, com o Rectángulo o Elipse. Es la

que ofrece menos posibilidades

d) Con los conectores autom át icos. (Véase Pág. 14)

Num erar formas

Desde el menú Herram ientas| Com plem entos| Extras de Visio| Num erar form as,

que perm ite hacerlo de varias maneras:

Para numerar nuevas formas para diagrama de flujo al m ismo t iempo que se

arrast ran a la página de dibujo, en el cuadro de diálogo Num erar form as, se

selecciona la casilla “Cont inuar num erando form as al colocarlas en la página” .

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Mover una forma

a) Con la herram ienta Puntero. se selecciona la forma a mover, situándolo en el

cent ro para evitar interfer ir con los cont roladores de forma,

que pueden cambiar el tamaño de la m isma. Se sabe que la

forma está lista para desplazarse cuando el puntero se

t ransforma en una flecha de cuat ro puntas

Mover m ás de una forma al m ism o t iem po

Para seleccionar varias formas simultáneamente se hace clic sobre cada una de ellas

m ient ras se m ant iene presionada la tecla MAYÚS. Si las form as están m uy cerca unas

de ot ras, también se pueden seleccionar rodeándolas con el puntero; alrededor se

“dibuja” una form a que las abarca. De este m odo, la selección se desplaza, con el

propio puntero o con las teclas de dirección.

Este método de selección sirve también para efectuar simultáneamente sobre todas

las formas aquellos cambios que se desee, com o tam año de texto, color, form a...

b) Con las teclas de dirección.

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http://www.uaeh.edu.mx/universidad/recorrido/imagenes/teclasdir.jpg


Cam biar el tam año de la form a

Se selecciona la forma que se quiere cambiar con el puntero, y se sitúa sobre uno de

los cont roladores, según lo que se quiera obtener. Los cont roladores son los

pequeños cuadrados verdes que aparecen en determ inados puntos de las form as.

Si se quiere especificar un tam año concreto en una form a, se selecciona y escoge

“Ver ventana de tamaño y posición” en la Opción Ver de la barra de menú.

Cuando el puntero se sitúa

sobre uno de ellos, cambia a

una flecha de dos puntas, lo que

indica que la forma está lista

para cambiar de tamaño.

La modificación se

realiza arrast rando el puntero.

Girar una forma

Para girar una forma sobre sí m isma, se selecciona haciendo que aparezcan los

cont roladores, como se acaba de explicar, sólo que se actuará sobre el círculo,

alrededor del cual aparece una flecha.

Sin dejar de marcar, se moverá el ratón

hacia derecha o izquierda según el

sent ido al que se quiera dir igir la forma.

Si cont iene texto, éste girará con ella.

Los conectores asociados a la forma

cam biarán su aspecto, pero sin perder el

enrutam iento

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Ha

ato

Cambiar formato ( relleno, líneas)

y varios modos de modificar el form ato:

a) Desde la opción form de la barra de m enú

Tanto aquí como en los ot ros métodos, aparece

“Tem a” , que no es sino una serie de diseños

predeterm inados (combinación de colores) que pueden

aplicarse tanto a prior i como a posterior i. Se despliega

la propiedad que se quiere m odificar ( texto, línea,

añadir som breado) , y dent ro de la ventana que se

genera, se escoge el aspecto a cambiar.

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b) Desde las barras de herram ientas form ato y form ato de form a

c) Desde el botón derecho del ratón

Para modificar el aspecto de varias formas simultáneamente, seleccionar como se

tado “Mover formas” y proceder igual que arr iba.

han visto en el apartado anterior. A medida que se escribe o se le da form ato, Visio

RECORDAR: cuando se dejen de ut ilizar las herram ientas texto, conector, etc., debe

explicó en el apar

Agregar texto

Para agregar texto a una forma basta con seleccionarla y hacer doble clic sobre ella.

El formato se puede aplicar antes o después de escribir lo, con las herram ientas que se

amplía automát icamente la forma de modo que se puede ver el texto más fácilmente.

volver a hacerse clic sobre el puntero.

También puede necesitarse escribir un texto sobre algún punto del diagrama que no

sea una form a. En este caso, se selecciona la herram ienta texto, y sobre el lugar que

se desee se hace doble clic. Este texto puede desplazarse con el puntero donde se

quiera. El formato se modifica siguiendo los m ismos métodos que para los textos

que ocurre con el tam año del bloque, giros, etc. insertos en formas, al igual

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I nsertar los Conectores

Como se ha dicho ya, las formas se relacionan ent re sí a t ravés de los conectores,

form as unidim ensionales que en el caso de los diagram as de flujo van indicando la

secuencia que siguen en su desarrollo las dist intas fases del proceso. Actúan de modo

nectadas, sigue estando conectada.

i se

mant iene act ivada la opción “Ver puntos de conexión” del Menú “Ver” , y que se

resaltan mediante un cuadra sobre ellos:

que cuando se mueve una de las formas co

Hay varios m odos de crear una conexión:

a) Pulsando la herram ienta conector de la barra estándar.

b) Arrast rándola desde la galería de símbolos hasta la página de dibujo.

En los dos casos, tanto el pr incipio como el fin del conector tendrán que situarse ent re

los puntos de conexión de las form as a unir, representados por una x azul s

do rojo al pasar la herram ienta conector

c) Mediante la autoconexión. Es una funcionalidad nueva respecto de anteriores

versiones de Visio, más rápida que las dos anteriores. Se ut iliza desde la barra de

m enú estándar, donde se act iva ya sea antes o después de dibujar la forma a

Act ivada la función, al desplazar el puntero sobre la forma, se most rarán los

unos

conectar.

puntos de conexión libres m ediante t r iángulos color azul claro:

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Lo fundamental de esta opción es que no sólo crea el conector sino también la

sigu tuarla. El procedim iento es

el s i

iente forma a conectar, en el lugar donde querem ios s

igu ente:

1. Act ivar el botón de autoconexión

Arrast ram2. os o creamos una primera forma a conectar

4. Picamos sobre él una sola vez, apareciendo el conector y una form a igual a la

picar sobre la que deseemos en la

galería y seguir los pasos 3 y 4.

, insertar los

conectores, ya sea m anual o automát icam ente.

3. Situamos el cursor sobre el punto de conexión ( t r iángulo azul) desde el que

debe part ir el conector.

anterior.

5. Si queremos que la forma sea diferente,

También es posible crear todas las formas y, una vez ubicadas

I MPORTANTE: no ut ilizar la herram ienta Línea a modo de conector, ya que carece de

las propiedades automát icas de este, como es el enrutado automát ico.

Los ext remos del conector se vuelven de color rojo cuando las form as están

del conector cont inúa de color verde, intente

conectar de nuevo el ext remo a la forma. Ambos ext remos deben aparecer en color

dificar co ra

las formas básicas.

conectadas. Si uno de los ext remos

rojo si desea que am bas form as perm anezcan conectadas.

Cambiar formato de los conectores

Línea y colores se pueden mo n los m ismos comandos que hemos visto pa

Respecto de la forma de los conectores,

pueden convert irse de rectas a curvas, o

con inclusión de ángulo recto, bien desde

el botón derecho del ratón, bien desde la

barra de herram ientas de “Diseño y

enrutam iento” .

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Tras escoger la form a deseada, está cam biará al actuar sobre los cont roladores

propios de los conectores

Con la opción “Restablecer conector” se vuelve a la forma anterior.

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5 I NSERTAR EL DI AGRAMA EN EL PROCEDI MI ENTO

Una vez que tenemos el diagrama completo, se seleccionará el conjunto de form as

com o se explicó antes, cuidando que no se escape ninguna de la selección. Después

de esto, con la opción agrupar, act ivada desde el Menú Form ato o con el botón

derecho del ratón (Form a| Agrupar) , todos los componentes del diagrama quedan

unificados, const ituyendo una sola imagen.

Después de esto, para insertar el diagrama en el proceso o procedim iento, puede

optarse por:

a) Copiar y pegar, simplemente, teniendo en cuenta que el fondo del diagrama

aparece gris y hay que ponerlo en blanco.

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b) Guardar el archivo en Visio como imagen “ * . jpeg” , e insertar lo en el docum ento de

texto.

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1 INTRODUCCIÓN2 BARRA DE MENÚ 3 FORMAS BÁSICAS4 CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA5 INSERTAR EL DIAGRAMA EN EL PROCEDIMIENTO

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