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No 27236 Gaceta Oficial Digital, viernes 01 de marzo de 2013 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE TRAMITAN

EN EL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

DICIEMBRE DE 2012




DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN WONG

Supervisor

ZAIDA LINETH GONZÁLEZ R. Analista


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

MARÍA ISABEL DOMÍNGUEZ Directora

EQUIPO DE TRABAJO

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

LOURDES DE VERGARA Subjefa

SECCIÓN DE ARCHIVOS

LUIS DE GRACIA

Supervisor


I N D I C E INTRODUCCION I. GENERALIDADES A. Objetivos del Departamento B. Objetivos del Manual C. Base Legal

II. CONTROLES INTERNOS ESPECÍFICOS III. PROCEDIMIENTOS A. SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS a.1 Recibo de Correspondencia General y Valores en Ventanilla a.2 Recibo de Documentos de Afectación Fiscal.

a.3 Recibo de Cheques en Ventanilla a.4 Recibo de Correspondencia por Valija a.5 Envío de Valija a las Regionales a.6 Trámite de Documentos, Órdenes Judiciales y Valores enviados por Correos Ordinarios

y Recomendados a.7 Envío de los documentos Refrendados u Objetados por el Despacho Superior a.8 Registro de Salida de Correspondencia General A. SECCION DE REFERENCIA Y ARCHIVO b.1 Registro, Digitalización y Archivos de Documentos de Refrendo b.2 Devolución de Fianzas a los Proveedores o Contratistas b.3 Devolución de Valores (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificado de

Garantía) b.4 Custodia de Documentos de Valor (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificados

de Garantía)


b.5 Traslado de Archivos Inactivos b.6 Descarte o Depuración de Documentos

IV. FORMULARIOS ANEXOS GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad con el propósito de dinamizar el proceso administrativo institucional, ha procedido a confeccionar el “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE TRAMITAN EN EL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS”, el cual tiene la finalidad de dar a conocer a los usuarios el manejo, recepción, distribución y archivo de la documentación que es remitida a la Contraloría General, a través del Departamento de Correspondencia y Archivos. El presente manual, se constituye en una herramienta guía de uso interno, para el Departamento de Correspondencia y Archivos; la misma tiene la finalidad de orientar objetivamente a los funcionarios que laboran en este Departamento, sobre el perfeccionamiento de la gestión documental, aplicada a los documentos que son remitidos para trámite a la Contraloría General de la República. Este documento ha sido confeccionado en cuatro capítulos y un apéndice referente a Anexos y Glosario, los que se describen de la siguiente forma: El capítulo I comprende aspectos como las Generalidades, objetivo del departamento, objetivos del manual y base legal; el Capítulo II, detalla los Controles Internos Específicos de acuerdo a cada área de trabajo; el Capítulo III, abarca los Procedimientos con sus respectivos mapas de procesos relacionados a la sección de Administración de Documentos de los cuales hacemos referencia a los relacionados con el recibo, registro y envío de correspondencia y documentos de refrendo por parte del Despacho Superior; de la misma forma, la Sección de Referencia y Archivos, detalla los procedimientos relacionados a la clasificación, codificación, digitalización, archivos y conservación de los documentos que ingresan al Departamento, para custodia, relacionados a Contratos, Informes de Auditoría, Devolución y custodio de Fianzas y valores, Traslado de Archivos Inactivos, Descarte o Depuración de Documentos; y el último capítulo relacionado a los Formularios. Este manual no pretende imponer reglas inflexibles, no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los que deben ser remitidos a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. GENERALIDADES El Departamento de Correspondencia y Archivos es el encargado del trámite de la recepción, registro, manejo, distribución, codificación y archivo de la documentación que ingresa para la tramitación, autorización, refrendo y custodia en la Contraloría General de la República. El objeto de esta Unidad es brindar un servicio efectivo y eficiente de toda la correspondencia que es remitida a la Contraloría General por mensajería, Correos y Valija; la que se tramita desde la Sede de Contraloría General a las diferentes Instituciones públicas, empresas privadas, personas naturales y Oficinas de Fiscalización a nivel nacional; así como la distribución de toda la correspondencia que sale de la Institución, con destino nacional e internacional. A través del Sistema Integrado de Correspondencia (SICO) y el Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID), utilizados en dicho Departamento, se ejecuta el control y seguimiento de cada documento que ingresa a la Contraloría, lo que permite la búsqueda y localización oportuna de la información, garantizando al usuario respuesta rápida y efectiva sobre la ubicación de los documentos, así como controlar los tiempos de atención, a fin de dinamizar la gestión institucional como contribución al logro de objetivos y metas establecidas en el Plan Estratégico de la Institución. A. Objetivos del Departamento

Controlar el cumplimiento del programa de administración de documentos y archivos de acuerdo a las leyes, normas y procedimientos vigentes.

Lograr que el trámite de toda la correspondencia de afectación fiscal, valores, órdenes

judiciales y demás solicitudes que ingresen para trámite del Despacho Superior y demás Direcciones de la Contraloría se realicen en forma eficiente eficaz y confiable.

Lograr la entrega oportuna de toda la correspondencia que se remite a través de

mensajería, valija o correos, hacia cualquier destino del área metropolitana, y a nivel nacional e internacional.

Manejar los archivos activos e inactivos de la organización, traslado, custodia

clasificación, digitalización así como el proceso de descarte, de acuerdo a las leyes, normas y procedimientos que rigen la materia.

Participar en las actividades de análisis, desarrollo, validación, capacitación implantación

y ejecución de programas y sistemas modernos de control y seguimiento de los documentos.


Integrar los criterios sobre las normas archivísticas que garantice una eficiente búsqueda y localización de los expedientes físicos, así como sistemática a través de los sistemas ePOWER o SICO.

Brindar a nuestros usuarios internos y externos, información veraz y oportuna de la

documentación que se tramita en la Contraloría General, utilizando los sistemas SICO o SCAFiD.

Coordinar y recomendar el tiempo de depuración de la documentación para cada

Dirección, según la Tabla de Vida Documental vigente, la cual faculta a la Contraloría General el descarte de toda la documentación que ha cumplido con el período de vida establecido.

B. Objetivos del Manual Proveer al funcionario de una herramienta que facilite el manejo correcto de la

documentación, al momento que ingresa al Departamento de Correspondencia y Archivos cumpliendo las normas que rigen para el proceso de la gestión documental.

Unificar criterios en los procedimientos de recibo, registro y distribución de la documentación que se tramita en la Contraloría General de la República a nivel nacional e internacional.

Proveer una guía de manejo del sistema de digitalización de los archivos (escaneo,

indexación y control de calidad), que permita al funcionario, el uso correcto de esta herramienta electrónica.

Establecer las normas de clasificación, codificación, archivos, conservación, y descarte de los documentos que ingresan al Departamento, para custodia, a fin de que se realicen de acuerdo a las disposiciones vigentes.

C. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá.

Ley Núm.32 del 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm.13 de 23 de enero de 1957. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de los

Archivos Nacionales de la República de Panamá” y sus modificaciones. Ley Núm.51 de 22 de julio de 2008, “Que define y regula los documentos electrónicos y

las firmas electrónicas y la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos y de certificación de firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo de comercio electrónico”.


Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública.

Decreto Ejecutivo Núm.366, de 28 de diciembre de 2006. “Por el cual se reglamenta la

Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Ejecutivo Núm.40 de 19 de mayo de 2009, “Por medio del cual se reglamenta la

Ley Núm.51 de 22 de julio de 2008, “Que define y regula los documentos electrónicos y las firmas electrónicas y la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos y de certificación de firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo del comercio electrónico”.

Decreto Ejecutivo Núm.57 de 19 de mayo de 1999. “Por la cual reglamenta la Ley

Núm.11 de 22 de enero de 1998”. Decreto Ejecutivo 133 del 16 de diciembre de 1996, “Por medio del cual se crea la

Comisión de Reciclaje de Papel Estatal”. Decreto 185-2001 DISPRO, de 21 de mayo de 2001; “Por el cual se adopta el Sistema

Integrado de Correspondencia (SICO), como sistema informático único para el registro de la correspondencia que se tramita en la Contraloría General de la República y sus oficinas externas.”

Resolución Núm. 02-ADM del 3 de enero de 2011 “Por la cual se establece la Tabla de

Vida Documental de los documentos que se generan en la Contraloría General de la República”.

II. CONTROLES INTERNOS ESPECÍFICOS

Las Instituciones que entreguen en la ventanilla de Correspondencia y Archivos, documentos relacionados a Contratación Pública como: Obras, Suministros, Servicios Profesionales de las empresas, entre otras, deben ingresar con las especificaciones acordes a cada tipo de contratos tales como: Pliego de Cargos, Planos, Fianzas de cumplimiento, endosos, Fianza de Pago, etc., al igual que el valor en timbres que avalen el monto del contrato, si fuera el caso.

Las Oficinas de Fiscalización de las Instituciones, enviarán los contratos que hayan sido objetados para subsanación por parte de la Contraloría General, con la hoja de movimiento inicial, que evidencie las correcciones pertinentes, señaladas en la nota remisoria.

El (la) Oficial de Recibo de Correspondencia, colocará la hora a los documentos una vez sean recibidos por parte de los mensajeros externos, a fin de corroborar la hora en que la documentación ingresa a la Contraloría General, de igual forma, entregará una


copia sellada, con la hora de reloj y firmada al mensajero como constancia de que la documentación fue recibida.

Las Oficinas de Fiscalización de las Instituciones, remitirá todo documento que haya sido objetado con la indicación que es reingreso, para indicar al oficial de registro que dicho documento ya tiene un número de control SICO o SCAFiD.

El (la) Oficial de Registro, verificará que todo documento al que deba realizar registro, contenga información que indique que el documento ha ingresado con anterioridad, a fin de evitar la duplicidad del control de SICO o SCAFiD.

Los Jefes de Fiscalización de las Instituciones, remiten solicitud de Devolución de Documentos de valor en Custodio, requeridos por el proveedor, a través de memorando dirigido al (a la) Director(a) de la Dirección de Administración y Finanzas. A su vez, el (la) Jefe(a) del Departamento de Correspondencia y Archivos asignará a la persona responsable de hacer el trámite de dicha devolución.

Toda Institución, Departamento, Sección, Unidad Administrativa y persona natural o jurídica que solicite copias autenticadas de documentos de valor en custodio, remitirán una nota al (a la) Contralor(a) General, para que autorice al (a la) Jefe(a) del Departamento de Correspondencia y Archivos suministrar copia del documento.

Toda la documentación que sea entregada, interna o externa, por parte de los mensajeros del Departamento de Correspondencia y Archivos, deben ser firmadas por los receptores colocando la firma del que recibe y la fecha y hora en que ha sido entregada.

El (la) Oficial encargado(a) de la Valija, verificará cada sobre recibido por parte de las Oficinas Regionales, mediante el formulario Contenido de Valija, firmará como acuse de recibo, una vez verifique que el contenido de los sobres es el correcto.

El (la) Oficial encargado(a) de la Valija, realizará un informe diario de la documentación recibida por parte de las Oficinas Regionales.

El (la) encargado(a) de trámite de Correos, estampará en los sobres los sellos requeridos por la Dirección General de Correos y Telégrafos.

El (la) Oficial de Control de Correspondencia, conservará copia de los documentos como Órdenes de Compra, Contratos, Cheques y los originales de las fianzas de cumplimiento, pago y endosos, siempre y cuando dichos documentos hayan sido refrendados, de lo contrario, serán enviados nuevamente a la Oficina de Fiscalización de la Entidad.


III. PROCEDIMIENTOS A. SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS a.1 Recibo de Correspondencia General y Valores en Ventanilla (Embargos

Judiciales, Pensiones Alimenticias, Secuestros y Correspondencia externa) 1. Remitente de Correspondencia

(Tribunales Judiciales, Persona natural, Instituciones, Empresas, Bancos y otros.) Envía o entrega documentación con nota remisoria y copia para constancia de recibido. 2. Oficial de Control de Correspondencia Recibe y verifica que la correspondencia relacionada con órdenes judiciales, cheques o

correspondencia externa en general esté correcta, asegurándose que cuente con los adjuntos que se detallen y que el destinatario corresponda a la Contraloría General, de tratarse de particulares solicitar teléfono y dirección donde entregar respuesta.

Estampa la fecha y hora de recibo en el documento, a través del reloj de marcar correspondencia; sella y firma copia de la nota remisora como constancia de recibido y entrega copia al mensajero de la entidad o persona que presenta la documentación.

Lista en el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General” (Formulario Núm.1), para llevar un control de la documentación recibida por el Oficial de Ventanilla.

Sella y Firma el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General” y lo entrega, junto con los documentos, al Supervisor.

Nota: Si se trata de particulares solicitar teléfono y dirección donde entregar respuesta. 3. Supervisor Recibe los documentos listados con el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia de Trámite General” Verifica que todo esté correcto, selecciona prioridades y define destino de los

documentos atendiendo las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, sella y valida con su firma en el formulario.

Distribuye los documentos al oficial de registro de correspondencia. Nota: Las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, se hacen a través de llamadas

telefónicas, correos o circulares, según el criterio de cada Contralor(a).


4. Oficiales de Registro Recibe y coteja los documentos contra listado para asegurarse que estén completos. Analiza cada documento y realiza el registro en el sistema que corresponde SICO o

SCAFiD. Selecciona el destino según indica el supervisor o de acuerdo a disposiciones existentes. Graba el registro y anota en la parte superior derecha del documento, el número de

control que genera el sistema. Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o

SCAFiD, en caso de que el registro del documento se realice en las Oficinas de Fiscalización Externa y selecciona destino.

Genera reporte electrónico filtrado por destino e imprime en original para constancia de

recibo. Rotula los sobres por destinatario y empaca los documentos, grapando el reporte de acuse

de recibo fuera del sobre. Firma en el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General” (Formulario Núm.1), como responsable del registro. Entrega el sobre con los documentos registrados al Supervisor de Registro. 5. Supervisor

Recibe el sobre de los documentos con el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite General”

Comprueba que los registros y destinos estén correctos, sella y valida con su firma en el

formulario, de lo contrario ordena la corrección. Coordina, de ser necesario, con las Oficinas de Fiscalización, la corrección de aquellos

registros que tengan errores o se requiera el envío electrónico de controles SICO o SCAFiD.

Distribuye los sobres según la ruta, al Mensajero Interno que corresponda. 6. Mensajero interno Recibe los sobres, agrupa por destinatario, entrega la documentación en el destino que

indica el sobre y espera copia con la firma y/o sello de acuse de recibo de la unidad receptora.


Archiva en orden cronológico de fecha, la copia, con la firma de recibido.

1 2

1

2

ENVÍA O ENTREGA DOCUMENTACIÓN CON NOTA REMISORIA Y COPIA PARA CONSTANCIA DE RECIBIDO.

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA ESTÉCORRECTA, ESTAMPA LA FECHA Y HORA DE RECIBO EN EL DOCUMENTO; SELLA Y FIRMA COPIA DE LA NOTA REMISORA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO, LISTA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL, SELLA Y FIRMA EL FORMULARIO Y REMITE.

RECIBO DE CORRESPONDENCIA GENERAL Y VALORES DE PLANILLA

REMITENTEDE

CORRESPONDENCIA

3 4

5

3

4

5COMPRUEBA QUE LOS REGISTROS Y DESTINOS ESTÉN CORRECTOS, SELLA Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO COORDINA, DE SER NECESARIO, CON LAS OFICINAS DE FISCALIZACIÓN LA CORRECCIÓN DE AQUELLOS REGISTROS QUE TENGAN ERRORES O SE REQUIERA EL ENVÍO ELECTRÓNICO DE CONTROLES.



OFICIAL DE CONTROL DE

CORRESPONDENCIASUPERVISOR OFICIALES DE

REGISTROMENSAJERO

INTERNO


CORRESPONDENCIASUPERVISOR OFICIALES DE

REGISTROMENSAJERO

INTERNO

6

7RECIBE LOS SOBRES, AGRUPA POR DESTINATARIO, ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN EN EL DESTINO QUE INDICA EL SOBRE Y ESPERA ACUSE DE RECIBO DE LA UNIDAD RECEPTORA, ARCHIVA EN ORDEN CRONOLÓGICO DE FECHA, LA COPIA, CON LA FIRMA DE RECIBIDO.

VERIFICA QUE TODO ESTÉ CORRECTO, SELECCIONA PRIORIDADES Y DEFINE DESTINO DE LOS DOCUMENTOS, DISTRIBUYE LOS DOCUMENTOS AL OFICIAL DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA.

RECIBE Y COTEJA LOS DOCUMENTOS CONTRA LISTADO, REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA, SELECCIONA EL DESTINO, GRABA EL REGISTRO Y ANOTA EL NÚMERO DE CONTROL QUE GENERA EL SISTEMA, GENERA REPORTE ELECTRÓNICO Y LO COLOCA COMO ACUSE DE RECIBO FUERA DEL SOBRE, FIRMA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL”


a.2 Recibo de Documentos de Afectación Fiscal

1. Fiscalización o Administración de la Entidad

Envía documentación con reporte del sistema o nota remisoria, para constancia de recibido, según sea el caso.

2. Oficial de Recibo de Correspondencia

Verifica que la correspondencia de afectación fiscal sea la que describe la nota

remisoria y cuente con los adjuntos que se detallen. Estampa la fecha y hora de recibo en el documento, a través del reloj de marcar

correspondencia; sella y firma copia de la nota remisora o reporte del sistema como constancia de recibido y entrega copia al mensajero de la entidad o al mensajero externo de Correspondencia y Archivos para devolver a la Oficina de Fiscalización.

Lista en el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General” (Formulario Núm.1), para llevar un control de la documentación recibida por el Oficial de Ventanilla.

Sella y firma el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de

Trámite General” y lo entrega, junto con los documentos, al Supervisor.

3. Supervisor Recibe los documentos listados en el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia de Trámite General”. Verifica que todo esté correcto, selecciona las prioridades y define destino de los

documentos atendiendo las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, sella y valida con su firma en el formulario.

Distribuye los documentos a los oficiales de Registro de correspondencia.

Nota: Las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, se hacen a través de llamadas

telefónicas, correos o circulares, según el criterio de cada Contralor(a). 4. Oficial de Registro Recibe y coteja los documentos contra listado para asegurarse que están completos. Analiza cada documento, realiza el registro en el sistema que corresponde SICO o

SCAFiD.


Selecciona el destino según indica el supervisor o de acuerdo a disposiciones existentes.

Graba el registro y anota en la parte superior derecha del documento, el número de control que genera el sistema.

Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o SCAFiD, en caso de que el registro del documento se realice en las Oficinas de Fiscalización Externa y selecciona destino.

Genera reporte electrónico filtrado por destino e imprime en original para constancia

de recibo. Rotula los sobres por destinatario y empaca los documentos, grapando el reporte de

acuse de recibo fuera del sobre. Firma el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General”, como responsable del registro. Entrega los documentos registrados al Supervisor.

5. Supervisor

Recibe el sobre de los documentos con el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite General”

Comprueba que los registros y destinos estén correctos, sella y valida con su firma en

el formulario, de lo contrario ordena la corrección.

Coordina, de ser necesario, con las oficinas de Fiscalización la corrección de aquellos registros que tengan errores o se requiera el envío electrónico de controles SICO o SCAFiD.

Distribuye los sobres según la ruta, al Mensajero Interno que corresponda. 6. Mensajero Interno Recibe los sobres, agrupa por destinatario, entrega la documentación en el destino

que indica el sobre y espera copia con la firma y/o sello de acuse de recibo de la unidad receptora.

Archiva en orden cronológico de fecha, la copia con la firma de recibido.

Nota: Los documentos de reingreso deben ser registrados con el mismo número de

SCAFiD en el Sistema. Esto evita la duplicidad de registros en el sistema, relacionados al mismo documento.


1 2 3

1

2

3

ENVÍA DOCUMENTACIÓN CON REPORTE DEL SISTEMA O NOTA REMISORIA, PARA CONSTANCIA DE RECIBIDO.

4 5

4

5

6

6

VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA SEA LA QUE DESCRIBE LA NOTA REMISORIA Y CUENTE CON LOS ADJUNTOS, ESTAMPA LA FECHA Y HORA DE RECIBO A TRAVÉS DEL RELOJ DE MARCAR, SELLA Y FIRMA COPIA DE LA NOTA REMISORA O REPORTE COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO Y ENTREGA COPIA AL MENSAJERO DE LA ENTIDAD, LISTA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL” PARA LLEVAR UN CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA SELLA Y FIRMA EL FORMULARIO.

RECIBE Y COTEJA LOS DOCUMENTOS CONTRA LISTADO, REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA, SELECCIONA EL DESTINO Y GRABA, ANOTA EL NÚMERO DE CONTROL QUE GENERA EL SISTEMA, GENERA REPORTE ELECTRÓNICO Y LO COLOCA COMO ACUSE DE RECIBO FUERA DEL SOBRE, FIRMA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL”

VERIFICA QUE TODO ESTÉ CORRECTO, SELECCIONA LAS PRIORIDADES Y DEFINE DESTINO DE LOS DOCUMENTOS, SELLA Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO, DISTRIBUYE LOS DOCUMENTOS A LOS OFICIALES DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA.

RECIBO DE DOCUMENTOS DE AFECTACIÓN FISCAL

FISCALIZACIÓN EN LA ENTIDAD



OFICIAL DE RECIBO DECORRESPONDENCIA

SUPERVISOROFICIAL DEREGISTRO

SUPERVISORMENSAJERO

INTERNO

COMPRUEBA QUE LOS REGISTROS Y DESTINOS ESTÉN CORRECTOS, SELLA Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO, DISTRIBUYE LOS SOBRES SEGÚN LA RUTA

RECIBE LOS SOBRES, AGRUPA POR DESTINATARIO, ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN EN EL DESTINO QUE INDICA EL SOBRE Y ESPERA COPIA CON LA FIRMA Y/O SELLO DE ACUSE DE RECIBO DE LA UNIDAD RECEPTORA., ARCHIVA EN ORDEN CRONOLÓGICO DE FECHA, LA COPIA CON LA FIRMA DE RECIBIDO.


a.3 Recibo de Cheques por Ventanilla 1. Fiscalización de la Entidad o Usuario General Remite o entrega nota remisoria con cheque o el listado de los cheques y copia de la nota

remisoria o reporte del sistema para acuse de recibo. 2. Oficial de Recibo de Correspondencia Recibe nota con cheque o listado de cheques, verifica que los mismos contengan todos

los documentos sustentadores, que el destinatario corresponda a Contraloría General y que la nota tenga la firma del remitente; de tratarse de particulares, solicitar teléfono y dirección donde entregar respuesta.

Estampa la fecha y hora de recibo en el documento, a través del reloj de marcar de

correspondencia, sella y firma copia de la nota remisoria como constancia de recibido y entrega copia al mensajero de la entidad o persona que entrega.

Lista los cheques en el Formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de

Trámite General” (Formulario Núm.1), para llevar un control de la documentación recibida por el Oficial de Ventanilla.

Sella y firma el Formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General” y lo entrega, junto con los documentos, al Supervisor. 3. Supervisor Recibe los documentos listados en el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia de Trámite General” Verifica que todo esté correcto, selecciona las prioridades y define destino de los

cheques atendiendo las disposiciones emitidas por el Despacho Superior; sella y valida el formulario con su firma.

Entrega los documentos al Oficial de Registro de correspondencia. Nota: Las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, se hacen a través de llamadas

telefónicas, correos o circulares, según el criterio de cada Contralor(a). 4. Oficial de Registro Recibe y coteja los cheques contra el listado para confirmar que están completos. Analiza cada documento, y realiza el registro en el sistema que corresponden SICO o

SCAFiD. Selecciona destino según indica el Supervisor o de acuerdo a disposiciones existentes.


Graba el registro y anota en la parte superior derecha del documento el número de SICO o SCAFiD que genera el sistema.

Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o

SCAFiD, en caso que el registro del documento, se realice en las Oficinas de Fiscalización Externa y selecciona el destino que corresponda.

Clasifica los cheques de Reintegro, División o Custodia, separa dos copias del

“Formulario para reintegrar sueldos y descuentos no correspondidos”, (Formulario Núm.2) para el Departamento de Personal y Planillas, conserva una copia para sus archivos y remite original y copia junto a los cheques al Departamento de Pagos; todas las copias deben contar con el número de SICO o SCAFiD.

Clasifica los cheques según destino, genera e imprime el reporte electrónico en original

para constancia de recibo. Adjunta el reporte y los cheques al libro especial de control de entrega de valores a las

unidades administrativas correspondientes, o en la bolsa de valija para envío de los valores al Departamento de Pagos.

Entrega el sobre con los cheques registrados al Supervisor de Registro. Confecciona y presenta informe diario. 5. Supervisor Recibe los documentos con el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia de Trámite General”

Comprueba que los registros y destinos estén correctos, sella y valida con su firma en el formulario, de lo contrario ordena la corrección.

Coordina, de ser necesario, con las oficinas de Fiscalización, la corrección de aquellos


Entrega el sobre o bolsa con los cheques, al Mensajero Interno que corresponda. 6. Mensajero Interno Recibe el libro o la bolsa con los cheques, entrega en el destino que se indica y espera

acuse con la firma y/o sello de la unidad receptora. Devuelve acuses de recibo y/o libro, según sea el caso, al oficial de registro de cheques.


RECIBO DE CHEQUE POR VENTANILLA

FISCALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

O USUARIO GENERAL


OFICIAL DE RECIBO DE

CORRESPONDENCIA

MENSAJEROINTERNO

SUPERVISOR

1 2 3 4

1

2

3

4REMITE O ENTREGA NOTA REMISORIA CON CHEQUE O EL LISTADO DE LOS CHEQUES Y COPIA DE LA NOTA REMISORIA O REPORTE DEL SISTEMA PARA ACUSE DE RECIBO.

OFICIALDE REGISTRO

5

5

6

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA ESTÉCORRECTA, ESTAMPA LA FECHA Y HORA DE RECIBO EN EL DOCUMENTO; SELLA Y FIRMA COPIA DE LA NOTA REMISORA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO, LISTA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL, SELLA Y FIRMA EL FORMULARIO Y REMITE.

RECIBE LOS DOCUMENTOS LISTADOS EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL”, SELECCIONA LAS PRIORIDADES Y DEFINE DESTINO DE LOS CHEQUES, SELLA Y VALIDA EL FORMULARIO CON SU FIRMA. 6

RECIBE Y COTEJA LOS CHEQUES CONTRA LISTADO, REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA Y SELECCIONA EL DESTINO, GRABA Y ANOTA EL NÚMERO DE CONTROL, GENERA E IMPRIME EL REPORTE ELECTRÓNICO EN ORIGINAL PARA CONSTANCIA DE RECIBO, ADJUNTA EL REPORTE Y LOS CHEQUES AL LIBRO ESPECIAL DE CONTROL DE ENTREGA DE VALORES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS CORRESPONDIENTES, O EN LA BOLSA DE VALIJA PARA ENVÍO AL DEPARTAMENTO DE PAGOS.

COMPRUEBA QUE LOS REGISTROS Y DESTINOS ESTÉN CORRECTOS, SELLA Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO COORDINA, DE SER NECESARIO, CON LAS OFICINAS DE FISCALIZACIÓN LA CORRECCIÓN DE AQUELLOS REGISTROS QUE TENGAN ERRORES O SE REQUIERA EL ENVÍO ELECTRÓNICO DE CONTROLES.

RECIBE EL LIBRO O LA BOLSA CON LOS CHEQUES, ENTREGA EN EL DESTINO QUE SE INDICA Y ESPERA ACUSE CON LA FIRMA Y/O SELLO DE LA UNIDAD RECEPTORA, DEVUELVE ACUSES DE RECIBO Y/O LIBRO, SEGÚN SEA EL CASO, AL OFICIAL DE REGISTRO DE CHEQUES.


a.4 Recibo de Correspondencia por Valija 1. Oficina de Asistencia Administrativa Regional Recibe de las diferentes oficinas de las Direcciones Regionales, los sobres con la

correspondencia que remiten para trámite en la Sede de la Contraloría. Prepara valija y entrega en la empresa transportista de la provincia para su traslado hacia

Panamá. 2. Oficial de Control de Correspondencia Retira en las diferentes empresas transportistas, las valijas que remiten las oficinas

regionales. Verifica que las valijas y cajas indicadas en el libro de la empresa estén completas y

firma acuse de recibo. Traslada todas las valijas hacia el edificio Sede. Abre cada valija y coteja los sobres contra el Formulario “Contenido de Valija”

(Formulario Núm.3), remitido por las Oficinas Regionales, para confirmar que lo detallado esté correcto.

Sella y firma de recibido la copia del formulario “Contenido de Valija” y devuelve a la

Regional correspondiente. Abre cada sobre y verifica que el contenido esté correcto, estampa la fecha y hora de

recibo en el documento, través del reloj de marcar correspondencia. Lista en el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia General” los

documentos, para llevar un control de la documentación recibida por valija. Sella y firma el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia General” y

lo entrega, junto con los documentos, al Supervisor. Clasifica los documentos y/o bultos que no cuentan con registro en el sistema SICO o

SCAFiD; adjunta el formulario “Contenido de Valija” para que el receptor firme en el renglón que le corresponde.

Archiva el original del formulario “Contenido de Valija” en el libro, según la Oficina

Regional que corresponda. Confecciona y presenta informe diario.


3. Supervisor Recibe los documentos listados con el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia General”. Verifica que todo esté correcto, selecciona prioridades y define destino de los

documentos atendiendo las disposiciones emitidas por el Despacho Superior; sella y valida con su firma en el formulario.

Distribuye los documentos listados a los Oficiales de Registro de Correspondencia. Asigna mensajero especial para la distribución de los documentos, paquetes o cajas que

no cuentan con registro en SICO o SCAFiD y se entregan con el formulario “Contenido de Valija”.

Nota: Las disposiciones emitidas por el Despacho Superior, se hacen a través de llamadas

telefónicas, correos o circulares, según el criterio de cada Contralor(a). 4. Oficial de Registro Recibe y coteja los documentos contra listado para asegurarse que están completos. Analiza cada documento y realiza el registro en el sistema que corresponde SICO o

SCAFiD.

Selecciona el destino según indica el supervisor o de acuerdo a disposiciones existentes.

Graba el registro y anota en la parte superior derecha del documento, el número de control que genera el sistema.

Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o SCAFiD, en caso de que el registro del documento se realice en las Oficinas de Fiscalización Externa.

Genera reporte electrónico filtrado por destino e imprime en original para constancia de

recibo. Rotula los sobres por destinatario y empaca los documentos, grapando el reporte de

acuse de recibo fuera del sobre. Firma el formulario “Control de Seguimiento de la Correspondencia de Trámite

General”, como responsable del registro. Entrega los documentos registrados al Supervisor de Registro.


5. Supervisor Recibe los documentos con el formulario “Control de Seguimiento de la

Correspondencia de Trámite General” Comprueba que los registros y destinos estén correctos, sella y valida con su firma en el

formulario, de lo contrario ordena su corrección. Coordina, de ser necesario, con las oficinas de Fiscalización la corrección de aquellos


Distribuye los sobres según la ruta al Mensajero Interno que corresponda. 6. Mensajero Interno Recibe los sobres, agrupa por destinatarios entrega la documentación en el destino que

indica el sobre y espera copia con la firma y/o sello de acuse de recibo de la unidad receptora.

Archiva en orden cronológico de fecha la copia con la firma de recibido. NOTA: Las valijas de las Direcciones de AUDITORÍA GENERAL, AUDITORÍA INTERNA Y DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSO (INEC), se remiten en sobre cerrado tal como llegan, junto con el formulario “Contenido de Valija”,


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5

RECIBE DE LAS DIFERENTES OFICINAS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES, LOS SOBRES CON LA CORRESPONDENCIA QUE REMITEN PARA TRÁMITE EN LA SEDE DE LA CONTRALORÍA.PREPARA VALIJA Y ENTREGA EN LA EMPRESA TRANSPORTISTA DE LA PROVINCIA PARA SU TRASLADO HACIA PANAMÁ.

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6

VERIFICA QUE LAS VALIJAS Y CAJAS ESTÉN COMPLETAS, FIRMA ACUSE DE RECIBO, ABRE CADA VALIJA Y COTEJA LOS SOBRES CONTRA EL FORMULARIO “CONTENIDO DE VALIJA”), SELLA Y FIRMA DE RECIBIDO Y DEVUELVE A LA REGIONAL CORRESPONDIENTE; ABRE CADA SOBRE Y VERIFICA QUE EL CONTENIDO ESTÉ CORRECTO, ESTAMPA LA FECHA Y HORA DE RECIBO EN EL DOCUMENTO, TRAVÉS DEL RELOJ DE MARCAR, LISTA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA GENERAL”.

SELECCIONA PRIORIDADES Y DEFINE DESTINO DE LOS DOCUMENTOS, DISTRIBUYE AL OFICIAL DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA, ASIGNA MENSAJERO ESPECIAL PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS, PAQUETES O CAJAS QUE NO CUENTAN CON REGISTRO EN SICO O SCAFID.

RECIBE Y COTEJA LOS DOCUMENTOS CONTRA LISTADO, REGISTRA EN EL SISTEMA, SELECCIONA EL DESTINO, GRABA Y ANOTA NÚMERO DE CONTROL, GENERA REPORTE ELECTRÓNICO Y LO COLOCA COMO ACUSE DE RECIBO FUERA DEL SOBRE, FIRMA EN EL FORMULARIO “CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL”.

COMPRUEBA QUE LOS REGISTROS Y DESTINOS ESTÉN CORRECTOS, SELLA Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO, DE LO CONTRARIO ORDENA SU CORRECCIÓN, COORDINA, CON LAS OFICINAS DE FISCALIZACIÓN AQUELLOS REGISTROS QUE TENGAN ERRORES O SE REQUIERA EL ENVÍO ELECTRÓNICO DE CONTROLES SICO O SCAFID.

RECIBE LOS SOBRES, AGRUPA POR DESTINATARIOS ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN EN EL DESTINO QUE INDICA EL SOBRE Y ESPERA COPIA CON LA FIRMA Y/O SELLO DE ACUSE DE RECIBO DE LA UNIDAD RECEPTORA..


CORRESPONDENCIA

MENSAJEROINTERNO

OFICIAL DE REGISTRO

SUPERVISOROFICIAL

DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

MENSAJEROINTERNO

OFICIAL DE REGISTRO

SUPERVISOR

RECIBO DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

OFICINADE ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA REGIONAL




a.5 Envío de Valija a las Regionales 1. Oficial de Registro

Recibe de las diferentes unidades administrativas de la Sede y Oficinas de Fiscalización

Externa la correspondencia, cajas, equipos y otros enseres que deban ser enviados a las diferentes oficinas regionales del país.

Verifica que los documentos que tienen registro en SICO o SCAFID, cuenten con el pase electrónico.

Confirma que la unidad que remite los materiales y enseres confeccione el traslado de bienes requerido, para permitir la salida de los mismos.

Clasifica la Correspondencia de acuerdo al destino Regional de cada valija.

Registra los documentos en el formulario “Contenido de Valija”, e imprime en original y copia por cada Regional.

Embala en la correspondiente bolsa de valija los documentos y el Formulario de Contenido de Valija en original y copia.

Entrega a la empresa transportista que corresponde, las valijas y enseres para su envío. Espera a vuelta de valija, la copia con el acuse de recibo por parte de la Oficina Regional.


a.6 Trámite de Documentos, Órdenes Judiciales y Valores enviados por Correos Ordinarios y Recomendados

Ordinario: Este servicio se caracteriza por el pago del servicio de envío, no se lleva ningún registro o seguimiento de la correspondencia por parte de la Oficina de Correos y Telégrafos. Recomendado: Se caracteriza porque el correo queda registrado desde el momento de ser entregado en la Oficina de Correos y Telégrafos, hasta su recepción por el destinatario. Durante todo el trayecto de la correspondencia, la Oficina de Correos efectúa un seguimiento del mismo. Todas las Oficinas de Correo y Telégrafos, entregan un recibo al remitente. Es un servicio más costoso que el envío tradicional. 1. Oficial de Registro

Recibe de las diferentes unidades administrativas de la Sede y Oficinas de Fiscalización

Externa la correspondencia que deban ser enviados a través del servicio de correos a nivel nacional e internacional.

Verifica que los sobres cumplan con las disposiciones establecidas por la Dirección

General de Correos y Telégrafos, clasificando los envíos por lugar de destino y escala de peso.

Verifica que los documentos que tienen registro en SICO o SCAFID, cuenten con la

salida electrónica. Clasifica la correspondencia de correo local, extranjero o cheques. Pesa cada sobre para indicar en el formulario de correo, el peso por renglón. Completa el formulario “Correspondencia enviada por la Contraloría General a los

Correos Nacionales” (Formulario Núm.4), detallando número de renglón, peso, número de nota, nombre y dirección del destinatario.

Imprime el formulario “Correspondencia enviada por la Contraloría General a los

Correos Nacionales” en original y 4 copias de acuerdo a las disposiciones de la Dirección General de Correos y Telégrafos.

Completa, según la forma de envío correspondiente, los formularios requeridos por el

correo: “Formato de Entrega de Correspondencia Local”, (Formulario Núm.5) “Factura de Entrega de Correspondencia Aérea Internacional (Formulario Núm.6), Formato de Entrega de Correspondencia Nacional (Formulario Num.7).

Estampa en la parte superior derecha en todos los sobres, el sello de Resolución de Porte Pagado y en el cierre de pestaña, al reverso del sobre, el sello de la Contraloría General requerido por la Administración de los Correos y Telégrafos.

Entrega listados y sobres al supervisor para su revisión.


Archiva copia de listado en orden cronológico de fecha. Confecciona y presenta informe diario. Nota: El envío recomendado se utiliza siempre que la documentación contenga cheque o

valores y aquella con destino al extranjero o al territorio nacional, cuando así lo solicite la unidad gestora del documento.

Envío Ordinario se utiliza para cualquier documentación ya sea local, nacional o internacional que no contenga valores y cuya unidad gestora del documento no requiera envío urgente. Los recibos de talonarios de acreditamiento de pensiones alimenticias siempre son enviados por correos ordinarios.

2. Supervisor Comprueba que los listados estén correctos que contengan los sellos correspondientes

tanto en los sobres como en los formularios; confirma que la información y escala de peso estén correctas y valida con su firma en el formulario, de lo contrario ordena su corrección.

Entrega al mensajero externo para su distribución a los correos. 3. Mensajero Externo (Contraloría General) Recibe los sobres y entrega en la Oficina de Porte Pagado o estafeta de correo que

corresponda y recibe copia de listado con firma y sello del funcionario de correos, como acuse de recibo.

Entrega copia de listado al Oficial de Correspondencia, con el sello y firma de recibido

por el funcionario de Correos Nacionales. Nota: La documentación con información estadística, se procesa en el Departamento de Publicaciones del Instituto Nacional de Estadística y Censo y se coordina con el Departamento de Correspondencia y Archivos para que la distribución a las diferentes estafetas de la Dirección General de Correos Nacionales, se realice a través de los mensajeros.


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2

TRÁMITE DE DOCUMENTOS, ÓRDENES JUDICIALES Y VALORES ENVIADOS POR CORREOS ORDINARIOS Y RECOMENDADOS

MENSAJERO EXTERNO


OFICIAL DE REGISTRO


SUPERVISOR

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3

RECIBE DE LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS LA CORRESPONDENCIA, VERIFICA QUE LOS SOBRES CUMPLAN CON LAS

DISPOSICIONES ESTABLECIDAS POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE CORREOS Y TELÉGRAFOS Y QUE LOS DOCUMENTOS QUE TIENEN

REGISTRO EN SICO O SCAFID, CUENTEN CON LA SALIDA ELECTRÓNICA.; CLASIFICA LA CORRESPONDENCIA DE CORREO LOCAL,

EXTRANJERO O CHEQUES, PESA CADA SOBRE; COMPLETA EL FORMULARIO “CORRESPONDENCIA ENVIADA POR LA CONTRALORÍA

GENERAL A LOS CORREOS NACIONALES”, ESTAMPA EN LA PARTE SUPERIOR DERECHA EN TODOS LOS SOBRES, EL SELLO DE

RESOLUCIÓN DE PORTE PAGADO Y EN EL CIERRE DE PESTAÑA, AL REVERSO DEL SOBRE, EL SELLO DE LA CONTRALORÍA GENERAL

REQUERIDO POR LA ADMINISTRACIÓN DE LOS CORREOS Y TELÉGRAFOS, ENTREGA LISTADOS Y SOBRES AL SUPERVISOR PARA SU

REVISIÓN.

COMPRUEBA QUE LOS LISTADOS ESTÉN CORRECTOS QUE CONTENGAN LOS SELLOS CORRESPONDIENTES TANTO EN LOS SOBRES COMO EN LOS FORMULARIOS; CONFIRMA QUE LA INFORMACIÓN Y ESCALA DE PESO ESTÉN CORRECTAS Y VALIDA CON SU FIRMA EN EL FORMULARIO, DE LO CONTRARIO ORDENA SU CORRECCIÓN, ENTREGA AL MENSAJERO EXTERNO.

RECIBE LOS SOBRES Y ENTREGA EN LA OFICINA DE PORTE PAGADO O ESTAFETA DE CORREO QUE CORRESPONDA Y RECIBE COPIA DE LISTADO CON FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO DE CORREOS, COMO ACUSE DE RECIBO, ENTREGA COPIA DE LISTADO AL OFICIAL DE CORRESPONDENCIA, CON EL SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR EL FUNCIONARIO DE CORREOS NACIONALES.


a.7 Envío de los documentos Refrendados u Objetados por el Despacho Superior

1. Despacho Superior Registra el envío electrónico de los documentos refrendados u objetados por el (la)

Contralor (la) o a quien delegue y envía al Departamento de Correspondencia y Archivos (Salida de Correspondencia).

2. Departamento de Correspondencia y Archivos

Oficial de Correspondencia Coteja cada documento contra el reporte de Acuse de Recibo, confirma que los controles

y los documentos físicos coincidan. Firma el reporte como constancia de recibido. Verifica que el documento original cuente con el refrendo y las copias con los sellos de

original firmado, así como los adjuntos que se mencionen. Selecciona del expediente: la nota remisoria, el documento fuente (contrato, Orden de

Compra, Gestión de Cobro, etc.), la fianza si la incluye. Entrega al mensajero fotocopista, los documentos seleccionados. 3. Mensajero Fotocopista Reproduce los documentos requeridos de cada expediente. Devuelve los documentos al Oficial de Correspondencia.

4. Oficial de Correspondencia Prepara expediente de Archivo, para lo cual retiene los siguientes documentos:

o Fianza(s) de cumplimiento(s) o endoso(s) originale(s), en caso de que las incluyan, y la reemplaza en el expediente por copias selladas que detallan el número de SICO o SCAFID con el que ingresó.

o Copia del (de los) documento(s) fuente(s) (contrato, Orden de Compra, otros). o Copia de la nota remisoria. o Hoja de movimiento de contrato. o Todos los memorandos, hojas de trámite o cualquier otro documento interno

generado por las diferentes oficinas de Contraloría que emiten opinión sobre el expediente.


Estampa en la copia de la fianza o endoso, el sello que tiene la leyenda “Original de esta fianza y/o Endosos reposa en nuestros Archivos” y anota en el mismo, el número de SICO o SCAFID, con el cual se tramitó el Contrato u Orden de Compra.

Embala en sobre manila los documentos originales y rotula con el nombre del

destinatario y Entidad correspondiente. Realiza registro de salida de cada documento, utilizando el sistema SICO o SCAFID,

genera el formato de salida para acuse de recibo y lo grapa al sobre manila. Clasifica la documentación y agrupa según destino y ruta establecida. Entrega a los mensajeros externos para su distribución a los destinatarios. Archiva diariamente copia de las notas en carpetas rotuladas, con la fecha de salida. Remite copia del expediente organizado a los Archivos Inactivos para su custodia. Confecciona y presenta informe diario. 5. Mensajero Externo Verifica que cada sobre contenga el formato de salida para acuse de recibo, ordena los

documentos de acuerdo al recorrido a seguir. Entrega correspondencia en el destino identificado en el sobre y espera acuse de recibo. Retira de las oficinas de Fiscalización aquella correspondencia y valores que remiten a

las diferentes oficinas de Coordinación o a la Sede de la Contraloría. Devuelve el reporte con la firma de la persona que recibe en cada Institución. Entrega en el área de Entrada de Correspondencia, los sobres con la correspondencia que

retira de las diferentes oficinas de fiscalización externa para su registro. Archiva en el libro que corresponde a su ruta en orden cronológico de fecha.


ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS REFRENDADOS U OBJETADOS POR EL DESPACHO SUPERIOR

DESPACHOSUPERIOR


MENSAJEROEXTERNO

OFICIAL DECORRESPONDENCIA

MENSAJERO FOTOCOPISTA

MENSAJEROEXTERNO

OFICIAL DECORRESPONDENCIA

MENSAJERO FOTOCOPISTA

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REGISTRA EL ENVÍO ELECTRÓNICO DE LOS DOCUMENTOS REFRENDADOS U OBJETADOS POR EL (LA) CONTRALOR (LA) O A QUIEN DELEGUE Y ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS (SALIDA DE CORRESPONDENCIA) .

COTEJA CADA DOCUMENTO CONTRA EL REPORTE DE ACUSE DE RECIBO, FIRMA EL REPORTE COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO; VERIFICA QUE EL DOCUMENTO ORIGINAL CUENTE CON EL REFRENDO Y LAS COPIAS CON LOS SELLOS DE ORIGINAL FIRMADO, ASÍ COMO LOS ADJUNTOS QUE SE MENCIONEN; SELECCIONA DEL EXPEDIENTE: LA NOTA REMISORIA, EL DOCUMENTO FUENTE (CONTRATO, ORDEN DE COMPRA, GESTIÓN DE COBRO, ETC.), LA FIANZA SI LA INCLUYE, ENTREGA AL MENSAJERO FOTOCOPISTA.

PREPARA EXPEDIENTE DE ARCHIVO, ESTAMPA EN LA COPIA DE LA FIANZA O ENDOSO, EL SELLO QUE TIENE LA LEYENDA “ORIGINAL DE ESTA FIANZA Y/O ENDOSOS REPOSA EN NUESTROS ARCHIVOS” Y ANOTA EN EL MISMO, EL NÚMERO DE SICO O SCAFID, CON EL CUAL SE TRAMITÓ, REALIZA REGISTRO DE SALIDA DE CADA DOCUMENTO, ENTREGA A LOS MENSAJEROS EXTERNOS PARA SU DISTRIBUCIÓN A LOS DESTINATARIOS.

VERIFICA QUE CADA SOBRE CONTENGA EL FORMATO DE SALIDA PARA ACUSE DE RECIBO, ORDENA LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL RECORRIDO A SEGUIR, ENTREGA CORRESPONDENCIA EN EL DESTINO IDENTIFICADO EN EL SOBRE Y ESPERA ACUSE DE RECIBO, ARCHIVA EN EL LIBRO QUE CORRESPONDE A SU RUTA EN ORDEN CRONOLÓGICO DE FECHA..

3REPRODUCE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS DE CADA EXPEDIENTE, DEVUELVE LOS DOCUMENTOS AL OFICIAL DE CORRESPONDENCIA.


a.8 Registro de Salida de Correspondencia General 1. Oficial de Correspondencia

Recibe de las diferentes oficinas de la Sede de Contraloría General o del resto de las

oficinas externas que requieran el trámite de salida, la correspondencia para ser remitida a cualquier punto a nivel nacional e internacional.

Verifica que la correspondencia cumpla con las disposiciones que rigen para el trámite de salida, tales como:

o Recibe los sobres cerrados, preparados por la unidad administrativa que remite.

o Verifica que el sobre esté debidamente rotulado y la dirección del destinatario en el

sobre esté completa.

o Comprueba que los sobres para envío por correo estén cerrados únicamente con goma.

o Comprueba que el documento esté registrado en SICO o SCAFID y en el sobre

identifique el número de control. Realiza registro de salida de cada documento, utilizando el sistema SICO o SCAFID,

genera el formato de salida para acuse de recibo y lo grapa al sobre manila.

Clasifica la documentación y agrupa según destino y ruta establecida. Entrega a los mensajeros externos para su distribución a los destinatarios de las

instituciones, valija o correos. Archiva diariamente copia de las notas en carpetas rotuladas, con la fecha de salida. 2. Mensajería Externa (Contraloría General) Verifica que cada sobre contenga el formato de salida para acuse de recibo, ordena los

documentos de acuerdo al recorrido a seguir. Entrega los documentos en el destino que corresponde, espera acuse de recibo. Retira de las Oficinas de Fiscalización aquella correspondencia y valores que remiten a

las diferentes Oficinas de Coordinación o a la Sede de la Contraloría. Entrega al supervisor de salida aquellas notas con acuse de recibo que se requieran en la

unidad gestora del documento.


Entrega en el área de Entrada de Correspondencia, los sobres con la correspondencia que retira de las diferentes Oficinas de Fiscalización Externa para su registro.

Archiva en el libro de su ruta, los formularios de Acuse de Recibo en orden de fecha.

REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA GENERAL


OFICIAL DE CORRESPONDENCIA


MENSAJERÍA EXTERNA

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2

RECIBE DE LAS DIFERENTES OFICINAS, LA CORRESPONDENCIA PARA SER REMITIDA A CUALQUIER PUNTO A NIVEL NACIONAL E

INTERNACIONAL, REALIZA REGISTRO DE SALIDA DE CADA DOCUMENTO, UTILIZANDO EL SISTEMA SICO O SCAFID, GENERA EL FORMATO DE

SALIDA PARA ACUSE DE RECIBO Y LO GRAPA AL SOBRE MANILA, CLASIFICA LA DOCUMENTACIÓN Y AGRUPA SEGÚN DESTINO Y RUTA

ESTABLECIDA, ENTREGA A LOS MENSAJEROS EXTERNOS PARA SU DISTRIBUCIÓN A LOS DESTINATARIOS DE LAS INSTITUCIONES, VALIJA O

CORREOS.

VERIFICA QUE CADA SOBRE CONTENGA EL FORMATO DE SALIDA PARA ACUSE DE RECIBO, ORDENA LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL

RECORRIDO A SEGUIR, ENTREGA LOS DOCUMENTOS EN EL DESTINO QUE CORRESPONDE, ESPERA ACUSE DE RECIBO, ENTREGA AL

SUPERVISOR DE SALIDA AQUELLAS NOTAS CON ACUSE DE RECIBO QUE SE REQUIERAN EN LA UNIDAD GESTORA DEL DOCUMENTO,

ARCHIVA EN EL LIBRO DE SU RUTA, LOS FORMULARIOS DE ACUSE DE RECIBO EN ORDEN DE FECHA.


B. SECCION DE REFERENCIA Y ARCHIVO b.1 Registro, Digitalización y Archivos de Documentos de Refrendo. 1. Secretaria de Sección Recibe y verifica que la correspondencia esté correcta, asegurándose que cuente con los

adjuntos que se detallen. Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o

SCAFiD, en caso de que el registro del documento se realice en Entrada de Correspondencia o las Oficinas de Fiscalización.

Verifica que la información del físico concuerde con el registro electrónico en SICO o

SCAFiD, en caso de que el documento cuente con registro. Realiza, de ser necesario, el registro en el sistema que corresponde SICO o SCAFiD. Genera reporte electrónico para constancia de recibo. Entrega al Jefe o Supervisor los documentos junto con el reporte. 2. Jefe de Sección/ Supervisor Recibe los documentos y verifica que la documentación esté correcta. Asigna electrónicamente al archivista que corresponde la atención del documento. Entrega los documentos al archivista encargado. 3. Archivista Recibe los documentos y verifica que estén completos y correctos. Desglosa los documentos y ordena cada expediente de acuerdo al procedimiento

establecido. Codifica cada expediente y clasifica según sistema SICO o SCAFiD. Identifica aquellos documentos adjuntos a las fianzas de cumplimiento que no cuentan

con registro en el sistema SICO o SCAFiD (Contrato, Orden de Compra y Otros). Clasifica aquellos documentos que requieren actualización del documento principal o

antecedente de expediente tales como: Addendas, Endosos, Renovación de Fianza, Enmienda y otros.


Entrega los documentos preparados al Archivista encargado de la digitalización y al Supervisor los documentos que requieren actualización del expediente en el ePower y aquellos que no cuentan con registro en SICO o SCAFiD.

4. Archivista (Digitalizador) Recibe los documentos y verifica que estén preparados de acuerdo a los procedimientos. Realiza el proceso de la digitalización de los documentos de afectación fiscal y valores

(Contratos y Órdenes de Compra, fianza). Entrega al archivista encargado de la indexación de los documentos. 5. Archivista de Indexación Recibe los documentos digitalizados, anota el control del documento en el sistema y le

genera la información del documento como: Entidad, Proveedor, Monto, etc. Indexa las páginas digitalizadas en el control correspondiente, para estructurar el

expediente electrónico. Realiza el volcado o cargado de la información al sistema Epower. Edita el expediente, de ser necesario agregar o eliminar páginas. Entrega los documentos procesados al funcionario encargado del archivo físico. 6. Archivista Archiva físicamente todos los expedientes que han cumplido con el proceso de la

digitalización. Localiza los antecedentes de aquellos documentos, que así lo requieran. 7. Supervisor Supervisa todo el proceso de la digitalización. Busca electrónicamente en los sistemas SICO o ePower, el control y ubicación de los

antecedentes a las Addendas, endosos, Enmiendas, etc. Ubica físicamente los antecedentes tales como: Contrato u Orden de Compra y adjunta la

documentación correspondiente. Registra electrónicamente aquellos documentos fuentes que no cuentan con registro en

SICO o SCAFiD.


REGISTRO, DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS DE REFRENDO


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VERIFICA QUE LA INFORMACIÓN DEL FÍSICO CONCUERDE CON EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN SICO O SCAFID, GENERA REPORTE ELECTRÓNICO PARA CONSTANCIA DE RECIBO, ENTREGA AL JEFE O SUPERVISOR LOS DOCUMENTOS JUNTO CON EL REPORTE.

SECRETARIADE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN/SUPERVISOR

ARCHIVISTADE INDEXACIÓNARCHIVISTA

ARCHIVISTADIGITALIZADOR

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REALIZA EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE AFECTACIÓN FISCAL Y VALORES (CONTRATOS Y ÓRDENES DE COMPRA, FIANZA), ENTREGA AL ARCHIVISTA ENCARGADO DE LA INDEXACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

RECIBE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS, ANOTA EL CONTROL DEL DOCUMENTO EN EL SISTEMA Y LE GENERA LA INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO COMO: ENTIDAD, PROVEEDOR, MONTO, ETC., INDEXA LAS PÁGINAS DIGITALIZADAS EN EL CONTROL CORRESPONDIENTE, PARA ESTRUCTURAR EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO, REALIZA EL VOLCADO O CARGADO DE LA INFORMACIÓN AL SISTEMA EPOWER, EDITA EL EXPEDIENTE. DESGLOSA LOS DOCUMENTOS Y ORDENA CADA EXPEDIENTE

DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO, CODIFICA CADA EXPEDIENTE Y CLASIFICA SEGÚN SISTEMA SICO O SCAFID, IDENTIFICA AQUELLOS DOCUMENTOS ADJUNTOS A LAS FIANZAS DE CUMPLIMIENTO QUE NO CUENTAN CON REGISTRO EN EL SISTEMA SICO O SCAFID, CLASIFICA AQUELLOS DOCUMENTOS QUE REQUIEREN ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL O ANTECEDENTE.

ASIGNA ELECTRÓNICAMENTE AL ARCHIVISTA QUE CORRESPONDE LA ATENCIÓN DEL DOCUMENTO, ENTREGA LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVISTA ENCARGADO.

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6

ARCHIVA FÍSICAMENTE TODOS LOS EXPEDIENTES QUE HAN CUMPLIDO CON EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN, LOCALIZA LOS ANTECEDENTES DE AQUELLOS DOCUMENTOS, QUE ASÍ LO REQUIERAN.

BUSCA ELECTRÓNICAMENTE EN LOS SISTEMAS SICO O EPOWER, EL CONTROL Y UBICACIÓN DE LOS ANTECEDENTES Y ADJUNTA LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE, REGISTRA ELECTRÓNICAMENTE AQUELLOS DOCUMENTOS FUENTES QUE NO CUENTAN CON REGISTRO EN SICO O SCAFID.

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b.2 Devolución de Fianzas a los Proveedores o Contratistas 1. Oficina de Fiscalización en la Entidad Recibe del Proveedor, nota de solicitud de Devolución de la Fianza. Traslada la solicitud de Devolución de Fianza, a través de memorando a la Dirección de

Administración y Finanzas. Entrega en la ventanilla de Recibo de Correspondencia. 2. Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Correspondencia y Archivos Ventanilla de Recibo de Correspondencia

Recibe la nota, da visto bueno y remite a través de SICO o SCAFiD al Departamento de

Correspondencia y Archivos. Verifica que la correspondencia sea la que describe la nota remisoria y cuente con los

adjuntos que se detallen, remite a proceso de registro y entrega al Jefe del Departamento. 3. Jefe de Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la solicitud de Devolución de Fianza de Garantía. Revisa la nota o memorando y asigna esta función al Jefe o Supervisor de la Sección de

Referencia y Archivos. Remite la solicitud a la Sección de Referencia y Archivos. 4. Sección de Referencia y Archivos

Archivista

Recibe la solicitud y recepciona en el sistema SICO o SCAFiD. Entrega al Jefe de la Sección / Supervisor 5. Jefe de Sección / Supervisor Recibe solicitud de Devolución de Fianza de Garantía. Asigna en el sistema SICO o SCAFiD y designa a un archivista para la atención de la

solicitud. Entrega documento de solicitud que contiene los datos del expediente al archivista.


6. Archivista Recibe el documento de solicitud de devolución. Verifica en el Sistema ePower o SICO, los datos suministrados. Localiza el expediente físico y prepara el formulario de préstamo de documentos. Entrega el formulario de préstamo de documentos y expediente al Departamento de

Fiscalización Interna. 7. Jefe de Sección/ Supervisor Envía electrónicamente el control de SICO o SCAFiD al Departamento de Fiscalización

Interna. 8. Dirección de Fiscalización General

Departamento de Fiscalización Interna

Verifica que la documentación corresponda con la Solicitud de Devolución. Confecciona Formulario de Devolución de Documentos en Custodio. (Formulario

Núm.8.) Remite formulario con expediente completo al Departamento de Correspondencia y

Archivos.

9. Departamento de Correspondencia y Archivos Secretaria

Recibe el formulario Devolución de Documentos en Custodio con el expediente

completo. Confecciona nota de Devolución que detalla nombre de la empresa y/o persona natural o

jurídica, monto de la fianza y número de documento. Remite el original y copias de la nota de Devolución al (la) Contralor(a) o al (a la)

Director (a) de Administración y Finanzas para firma.

10. Despacho Superior / Dirección de Administración y Finanzas El (la) Contralor(a) o el (la) Director(a), verifica, firma la nota y remite con el expediente

al Departamento de Correspondencia y Archivos.


11. Departamento de Correspondencia y Archivos Secretaria

Recibe nota firmada y desglosa original y copias. Remite original de la nota y la fianza, a la Oficina de Fiscalización solicitante. Adjunta copia de la nota al expediente y lo remite a la Sección de Referencia y Archivos. 12. Sección de Referencia y Archivos Archivista Recibe expediente completo. Actualiza en el sistema ePower los datos de la nota de Devolución de Fianza. Archiva el expediente físico en la ubicación correspondiente.

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RECIBE DEL PROVEEDOR, NOTA DE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE LA FIANZA.

VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA SEA LA QUE DESCRIBE LA NOTA REMISORIA Y CUENTE CON LOS ADJUNTOS QUE SE DETALLEN, REMITE A PROCESO DE REGISTRO Y ENTREGA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO.

RECIBE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE FIANZA DE GARANTÍA, ASIGNA ESTA FUNCIÓN AL JEFE O SUPERVISOR DE LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS.

RECIBE LA SOLICITUD Y RECEPCIONA EN EL SISTEMA SICO O SCAFID.

ENVÍA ELECTRÓNICAMENTE EL CONTROL DE SICO O SCAFID AL DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN INTERNA.

VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN CORRESPONDA CON LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN, CONFECCIONA FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIO, REMITE FORMULARIO CON EXPEDIENTE COMPLETO AL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS.

CONFECCIONA NOTA DE DEVOLUCIÓN, REMITE EL ORIGINAL Y COPIAS DE LA NOTA DE DEVOLUCIÓN AL (LA) CONTRALOR(A) O AL (A LA) DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PARA FIRMA.

ACTUALIZA EN EL SISTEMA EPOWER LOS DATOS DE LA NOTA DE DEVOLUCIÓN DE FIANZA, ARCHIVA EL EXPEDIENTE FÍSICO

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ASIGNA EN EL SISTEMA SICO O SCAFID Y DESIGNA A UN ARCHIVISTA PARA LA ATENCIÓN DE LA SOLICITUD.

VERIFICA EN EL SISTEMA EPOWER O SICO, LOS DATOS SUMINISTRADOS, LOCALIZA EL EXPEDIENTE FÍSICO Y PREPARA RECIBO DE PRÉSTAMO DEL DOCUMENTO

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EL (LA) CONTRALOR(A) O EL (LA) DIRECTOR(A), VERIFICA, FIRMA LA NOTA Y REMITE CON EL EXPEDIENTE AL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS.

RECIBE NOTA FIRMADA Y DESGLOSA ORIGINAL Y COPIAS, REMITE ORIGINAL DE LA NOTA Y LA FIANZA, A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN SOLICITANTE, ADJUNTA COPIA DE LA NOTA AL EXPEDIENTE Y LO REMITE A LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS.

DEVOLUCIÓN DE FIANZAS A LOS PROVEEDORES O CONTRATISTAS

OFICINA DEFISCALIZACIÓNEN LA ENTIDAD



VENTANILLA DE RECIBODE CORRESPONDENCIA

JEFE DE DEPARTAMENTO

SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS

ARCHIVISTA

DESPACHO SUPERIOR/

DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN

Y FINANZASDEPARTAMENTODE FISCALIZACIÓN

INTERNAJEFE/ SUPERVISOR

SECRETARIA

DIRECCIÓN DEFISCALIZACIÓN

GENERAL


b.3 Devolución de Valores (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificado de Garantía)

1. Oficina de Fiscalización en la Entidad Recibe del Proveedor, nota de solicitud de Devolución de Valores. Traslada la solicitud de Devolución de Valores, a través de memorando, a la Dirección de

Administración y Finanzas. Entrega en la ventanilla de Recibo de Correspondencia. 2. Departamento de Correspondencia y Archivos

Ventanilla de Recibo de Correspondencia

Recibe y verifica que la correspondencia sea la que describe la nota remisoria y cuente con los adjuntos que se detallen y remite a proceso de registro y entrega al Jefe del Departamento.

3. Jefe de Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la solicitud de Devolución de Valores. Revisa la nota o memorando y asigna esta función al Jefe o Supervisor de la Sección de

Referencia y Archivos. 4. Sección de Referencia y Archivos Recibe la solicitud y recepciona en el sistema SICO o SCAFiD. Entrega al Jefe de la Sección / Supervisor. 5. Jefe de la Sección de Referencia y Archivos Recibe solicitud de Devolución de Valores. Asigna en el sistema SICO o SCAFiD y designa a un archivista para la atención de la

solicitud. Entrega documento de solicitud que contiene los datos del expediente al archivista. 6. Sección de Referencia y Archivos Recibe el documento de solicitud de Devolución de Valores. Verifica en el Sistema ePower o SICO, los datos suministrados en la solicitud.


Localiza el expediente físico y prepara formulario de préstamo de documentos del expediente de archivos.

Entrega formulario de préstamo de documentos y expediente al Departamento de

Fiscalización Interna. 7. Jefe de la Sección de Referencia y Archivos Envía electrónicamente el control de SICO o SCAFiD al Departamento de Fiscalización

Interna. 8. Dirección de Fiscalización General


Verifica que la documentación corresponda con la Solicitud de Devolución. Confirma si se ha hecho el Depósito a la Cuenta de Fondo de Depósito de Garantía. Comprueba físicamente si los Documentos de Valores reposan en la Sección de Valores. Confecciona Formulario de Devolución de Documentos en Custodio. (Formulario

Núm.8.). Remite formulario de Devolución de Documentos en Custodio original a la Sección de

Valores. 9. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

Sección de Valores

Recibe el formulario de Devolución de Documentos en Custodio. Confecciona comprobante de Devolución de Valores Entregados. Procede a girar cheque de la Cuenta de Depósitos de Garantía por la devolución, cuando

se trata de Devolución de Fianzas en Cheques. Confecciona nota de devolución y remite al Fiscalizador en la entidad solicitante. Remite copia del comprobante de Devolución de Valores y copia de la nota de

devolución, junto con el expediente completo al Departamento de Fiscalización Interna. 10. Dirección de Fiscalización General


Recibe la documentación junto con el expediente. Verifica que el procedimiento para la devolución del cheque, se haya cumplido por parte

de la Sección de Valores.


Remite copia del formulario Devolución de Documentos en Custodio con el expediente completo a la Sección de Referencia y Archivos.

11. Sección de Referencia y Archivos Recibe expediente completo. Actualiza en el sistema ePower los datos de devolución de valores. Archiva el expediente físico en la ubicación correspondiente. Nota: Este formulario interno, reposa en el consecutivo de notas de la Sección de Valores, junto con la copia del Documento de Valor; si se trata de Títulos Prestacionales, Bonos y Certificaciones de Garantía, Fiscalización Interna notifica a la Oficina de Fiscalización para comunicar a la empresa solicitante la fecha de entrega del documento de valor.

1 2 3 4 5

6

1

2

3

4

5

6

7

RECIBE DEL PROVEEDOR, NOTA DE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE VALORES, TRASLADA LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE VALORES, A TRAVÉS DE MEMORANDO, A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS..

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA SEA LA QUE DESCRIBE LA NOTA REMISORIA Y CUENTE CON LOS ADJUNTOS QUE SE DETALLEN Y REMITE A PROCESO DE REGISTRO.

REVISA LA NOTA O MEMORANDO Y ASIGNA ESTA FUNCIÓN AL JEFE O SUPERVISOR DE LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS.

EL ARCHIVISTA RECIBE LA SOLICITUD Y RECEPCIONA EN EL SISTEMA SICO O SCAFID ENTREGA AL JEFE DE LA SECCIÓN.

VERIFICA EN EL SISTEMA EPOWER O SICO, LOS DATOS SUMINISTRADOS EN LA SOLICITUD, LOCALIZA EL EXPEDIENTE FÍSICO Y PREPARA RECIBO DE PRÉSTAMO.

ENVÍA ELECTRÓNICAMENTE EL CONTROL DE SICO O SCAFID AL DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN INTERNA.7

RECIBE EXPEDIENTE COMPLETO, ACTUALIZA EN EL SISTEMA EPOWER LOS DATOS DE DEVOLUCIÓN DE VALORES, ARCHIVA EL EXPEDIENTE FÍSICO.

8 9

1011

RECIBE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE VALORES, ASIGNA EN EL SISTEMA SICO O SCAFID Y DESIGNA A UN ARCHIVISTA PARA LA ATENCIÓN DE LA SOLICITUD, ENTREGA DOCUMENTO DE SOLICITUD QUE CONTIENE LOS DATOS DEL EXPEDIENTE AL ARCHIVISTA.

8

9

10

11

VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN, CONFIRMA SI SE HA HECHO EL DEPÓSITO A LA CUENTA DE FONDO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA, y SI LOS DOCUMENTOS DE VALORES REPOSAN EN LA SECCIÓN DE VALORES, CONFECCIONA FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIO.

CONFECCIONA COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE VALORES, PROCEDE A GIRAR CHEQUE DE LA CUENTA DE DEPÓSITOS DE GARANTÍA POR LA DEVOLUCIÓN, CONFECCIONA NOTA DE DEVOLUCIÓN Y REMITE AL FISCALIZADOR EN LA ENTIDAD SOLICITANTE.

VERIFICA QUE EL PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DEL CHEQUE, SE HAYA CUMPLIDO POR PARTE DE LA SECCIÓN DE VALORES, REMITE COPIA DEL FORMULARIO DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIO CON EL EXPEDIENTE COMPLETO A LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS.

DEVOLUCIÓN DE VALORES(Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificados de Garantías)


SECCIÓN DE VALORES

OFICINA DEFISCALIZACIÓNEN LA ENTIDAD


DIRECCIÓN DEMETODOSY SISTEMAS DECONTABILIDAD

VENTANILLA DE RECIBODE CORRESPONDENCIA

JEFE DE DEPARTAMENTO

DIRECCIÓNFISCALIZACIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN

INTERNASECCIÓN DE REFERENCIA

Y ARCHIVOSJEFE DE LA SECCIÓN

DE REFERENCIA Y ARCHIVOS


b.4 Custodia de Documentos de Valor (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificados de Garantia).

1. Oficina de Fiscalización Recibe del Proveedor, documentación que adjunta consignación de Fianza en Valores. Remite expediente con el documento de Valor, a través de memorando, al Departamento

de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Administración y Finanzas. Entrega en la ventanilla de Recibo de Correspondencia. 2. Departamento de Correspondencia y Archivos

Ventanilla de Recibo de Correspondencia

Recibe y verifica que la correspondencia sea la que describe la nota remisoria y cuente con los adjuntos que se detallen y remite a proceso de registro y entrega a la Secretaria del Departamento de Correspondencia y Archivos.

3. Departamento de Correspondencia y Archivos

Secretaria Elabora un Recibo de Depósito de Fianza (Formulario Núm. 9), el que detalla nombre

de la empresa y/o persona natural o jurídica; monto total, beneficiario, número de documento, número de Control y el rótulo Jefe de Departamento.

Remite el original del recibo con el original del documento de valor que corresponda (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificados de Garantía) y dos copias del formulario Recibo de Depósito de Fianza, debidamente firmadas por el Jefe del Departamento.

3.a Departamento de Fiscalización Interna

Recibe copia del Recibo de Depósito de Fianza. 3.b Sección de Referencia y Archivos Recibe copia del Recibo de Depósito de Fianza y adjunta al expediente para continuar

con el trámite de refrendo.

4. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad Sección de Valores

Recibe el expediente que adjunta copia de contrato y valor original (Cheques, Títulos

Prestacionales, Bonos, Certificados de Garantía) con la nota remisoria de la Oficina de Fiscalización, junto al formulario de Recibo de Depósito de Fianza.


Verifica todos los datos del recibo con el documento adjunto, sea Contrato, Orden de Compra o Resoluciones de Comercio.

Estampa en las copias del Recibo de Depósito de Fianza el sello de recibido y coloca la firma de la persona responsable o Custodio de Valores.

Remite copia de Recibo de Depósito de Fianza con sello de recibido al Departamento de

Fiscalización Interna y a Correspondencia y Archivos. Nota: Si el documento fue tramitado y refrendado en la Oficina de Fiscalización o Coordinación, luego de completado el trámite de Depósito de Fianza, se remite copia del Recibo con las copias del expediente a la Sección de Referencia y Archivos.

1 2 3

3.a

3.b

1

2

3

3.a

3.b

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CORRESPONDENCIA SEA LA QUE DESCRIBE LA NOTA REMISORIA Y CUENTE CON LOS ADJUNTOS QUE SE DETALLEN Y REMITE A PROCESO DE REGISTRO Y ENTREGA A LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO.

RECIBE COPIA DEL RECIBO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA.

RECIBE COPIA DEL RECIBO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA Y ADJUNTA AL EXPEDIENTE PARA CONTINUAR CON EL TRÁMITE DE REFRENDO

RECIBE EL EXPEDIENTE CON LA NOTA REMISORIA DE LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN, JUNTO AL FORMULARIO DE RECIBO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA, VERIFICA TODOS LOS DATOS DEL RECIBO CON EL DOCUMENTO ADJUNTO, ESTAMPA EN LAS COPIAS DEL RECIBO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA EL SELLO DE RECIBIDO Y COLOCA LA FIRMA DE LA PERSONA RESPONSABLE O CUSTODIO DE VALORES.

4

CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE VALOR (Cheques, Títulos Prestacionales, Bonos, Certificados Garantías)


SECCIÓN DE VALORES

OFICINA DEFISCALIZACIÓN DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

METODOS Y SISTEMAS DE

CONTABILIDAD

VENTANILLA DE RECIBO DECORRESPONDENCIA

DIRECCIÓNFISCALIZACIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTODE FISCALIZACIÓN

INTERNASECRETARIA

SECCIÓN DE REFERENCIAY ARCHIVOS

4

RECIBE DEL PROVEEDOR, DOCUMENTACIÓN QUE ADJUNTA CONSIGNACIÓN DE FIANZA EN VALORES, REMITE EXPEDIENTE CON EL DOCUMENTO DE VALOR, A TRAVÉS DE MEMORANDO, AL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

ELABORA UN RECIBO DE DEPÓSITO DE GARANTÍA REMITE EL ORIGINAL DEL RECIBO CON EL ORIGINAL DEL DOCUMENTO DE VALOR QUE CORRESPONDA.


b.5 Traslado de Archivos Inactivos 1. Unidad Solicitante

Confecciona nota, memorando o correo electrónico, solicitando al Jefe del Departamento

de Archivos la revisión y custodia de cajas. 2. Jefe de Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la solicitud de revisión y custodia de Archivos. Revisa la nota o memorando y asigna esta función al Jefe o Supervisor de la Sección de

Referencia y Archivos. 3. Jefe de la Sección / Supervisor Recibe solicitud de revisión y Custodia de Archivos. Designa a un archivista para la atención de la solicitud. Programa la atención y coordina con la unidad solicitante la fecha de revisión. Coordina con el Departamento de transporte la asignación de vehículo. Informa al Archivista asignado la fecha y hora de la misión. 4. Archivista Recibe solicitud de revisión. Revisa y verifica que la documentación para custodia cumpla con los requisitos

establecidos en el procedimiento para traslado de los mismos. Traslada las cajas hacia las instalaciones de Archivos Inactivos siempre y cuando cumpla

con los procedimientos establecidos. Rotula las cajas con la codificación que identifica la Dirección, Departamento, Sección y

el número de inventario correspondiente. Anota en el formulario de transferencia de Archivos, la ubicación de cada caja. Remite copia del Formulario de Traslado de Archivos (Formulario Núm.10)

debidamente firmado a la Unidad solicitante, como constancia de que se realizó la revisión y traslado.

Actualiza el inventario de las cajas que ingresan al Archivo Inactivo, en el formulario de

Control de Entrada de Cajas de Documentos (Formulario Núm. 11).


TRASLADO DE ARCHIVOS INACTIVOS

UNIDAD SOLICITANTE


JEFEJEFE/SUPERVISOR

SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS

ARCHIVISTA

1 2 3 4

1

2

3

4

CONFECCIONA NOTA, MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO, SOLICITANDO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS LA REVISIÓN Y CUSTODIA DE CAJAS.

REVISA LA NOTA O MEMORANDO Y ASIGNA ESTA FUNCIÓN AL JEFE O SUPERVISOR DE LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y ARCHIVOS.

ASIGNA AL ARCHIVISTA QUE REVISARÁ LAS CAJAS EN LA UNIDAD SOLICITANTE.

REVISA Y VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN PARA CUSTODIA CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN EL PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE LOS MISMOS, TRASLADA LAS CAJAS HACIA LAS INSTALACIONES DE ARCHIVOS INACTIVOS, Y LAS ROTULA CON LA CODIFICACIÓN QUE IDENTIFICA LA DIRECCIÓN, DEPARTAMENTO, SECCIÓN Y EL NÚMERO DE INVENTARIO, REMITE COPIA DEL FORMULARIO DE TRASLADO DE ARCHIVOS DEBIDAMENTE FIRMADO A LA UNIDAD SOLICITANTE. ACTUALIZA EL INVENTARIO DE LAS CAJAS QUE INGRESAN AL ARCHIVO INACTIVO, EN EL FORMULARIO DE CONTROL DE ENTRADA DE CAJAS DE DOCUMENTOS.


b.6 Descarte o Depuración de Documentos

1. Sección de Referencia y Archivos Jefe de Sección / Supervisor

Planifica periódicamente el descarte de los documentos que han cumplido con su período

de vida de acuerdo a la Tabla de Vida Documental. Asigna las tareas inherentes a la identificación y depuración. 2. Archivista Identifica las cajas que de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Vida documental, ya

han cumplido su período de vida. Verifica que los documentos contenidos en las cajas previamente identificadas, cumplan

con lo establecido en la Tabla de Vida Documental. Extrae los formularios de Traslado de Archivos de cada una de las cajas depuradas. Nota: En caso de que las cajas a descartar no cuenten con el formulario de Traslado de Archivos, confecciona listado con el contenido de los documentos a depurar. 3. Jefe de Sección / Supervisor Coordina con el Departamento de Fiscalización Interna, la participación de un

funcionario para que confirme la correcta selección de los documentos a depurar. 4. Comité de Archivos

(Departamento de Fiscalización Interna, Departamento de Correspondencia y Archivos)

Verifican el contenido de caja contra el Listado de Transferencia de Cajas. (Anexo Núm. 1).

Confeccionan y firman el Acta de Depuración (Anexo Núm. 2), cada una de las partes

que conforman el Comité. Entrega copia del Acta de Depuración, y los listados a las direcciones involucradas. 5. Archivista Realiza el proceso de clasificación del papel de acuerdo a los procedimientos establecidos

por las empresas de Reciclaje del papel.


6. Jefe de Sección / Supervisor Coordina la fecha de la realización del Descarte con el Departamento de Servicios

Generales de la Dirección de Administración y Finanzas para el traslado del papel que será enviado al Despacho de la Primera Dama.

Asigna a un archivista que participará junto a Servicios Generales en la entrega del papel

en el Centro de Reciclaje. Nota: La entrega del papel triturado y su respectiva recepción en el Despacho de la Primera Dama, se realizará a través del Acta de Salida de Cajas de Documentos Depurados para enviar al Centro de Acopio de Material Reciclado – MEF, (Formulario Núm.12)

DESCARTE O DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS


SECCIÓN DE REFERENCIA YARCHIVOS

DEPARTAMENTO DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

ARCHIVISTA COMITÉ DE ARCHIVOS

1 2

3

1

2

3

JEFE DE SECCIÓN/ SUPERVISOR

4

5

6

4

56

IDENTIFICA LAS CAJAS QUE HAN CUMPLIDO SU PERÍODO DE VIDA, VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN LAS CAJAS PREVIAMENTE IDENTIFICADAS, CUMPLAN CON LO ESTABLECIDO EN LA TABLA DE VIDA DOCUMENTAL.

COORDINA CON EL DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN INTERNA, LA PARTICIPACIÓN DE UN FUNCIONARIO PARA QUE CONFIRME LA CORRECTA SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS A DEPURAR.

VERIFICAN EL CONTENIDO DE CAJA CONTRA EL LISTADO DE TRANSFERENCIA DE CAJAS. CONFECCIONAN Y FIRMAN EL ACTA DE DEPURACIÓN, CADA UNA DE LAS PARTES QUE CONFORMAN EL COMITÉ, ENTREGA COPIA DEL ACTA DE DEPURACIÓN, Y LOS LISTADOS A LAS DIRECCIONES INVOLUCRADAS.

REALIZA EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN DEL PAPEL DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LAS EMPRESAS DE RECICLAJE DEL PAPEL.

COORDINA LA FECHA DE LA REALIZACIÓN DEL DESCARTE CON EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PARA EL TRASLADO DEL PAPEL QUE SERÁ ENVIADO AL DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA, ASIGNA A UN ARCHIVISTA QUE PARTICIPARÁ JUNTO A SERVICIOS GENERALES EN LA ENTREGA DEL PAPEL EN EL CENTRO DE RECICLAJE..

PLANIFICA PERIÓDICAMENTE EL DESCARTE DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN CUMPLIDO CON SU PERÍODO DE VIDA DE ACUERDO A LA TABLA DE VIDA DOCUMENTAL.ASIGNA LAS TAREAS INHERENTES A LA IDENTIFICACIÓN Y DEPURACIÓN


IV. FORMULARIOS


FORMULARIO NÚM.1

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE GENERAL

Fecha:___________________________

RENGLÓN NÚM. DE NOTA PROCEDENCIA ASUNTO SUPERVISOR OFICIAL DE CONTROL

DE CORRESPONDENCIANÚM. DE

CONTROL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

15


FORMULARIO NÚM.1

CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Mantener un control de documento que ingresa para ser registrado en el

SCAFID. CONTENIDO: 1. Fecha:

Colocar la fecha de ingreso del documento.

2. Renglón.

Numeración consecutiva de los documentos que ingresan.

3. Número de nota:

Colocar el número de nota de procedencia

4. Procedencia

Indicar el nombre de la institución de donde procede la nota.

5. Asunto:

Indicar brevemente el contenido de la nota.

6. Supervisor:

Colocar la firma del Supervisor que avala el documento.

7. Oficial de Registro:

Firma del Oficial de Registro.

8. Número de Control:

Colocar el número de SICO o SCAFiD asignado por el sistema.


FORMULARIO NÚM.2


FORMULARIO NÚM.2

FORMULARIO PARA REINTEGRAR SUELDOS Y DESCUENTOS NO

CORRESPONDIDOS

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Reintegrar los sueldos y descuentos efectuados a los servidores públicos. CONTENIDO:

1. Entidad: Colocar el nombre de la entidad o ministerio. 2. Reintegro: Indicar el número de reintegro correspondiente. 3. Dirección: Nombre de la Dirección a la que pertenece el servidor. 4. Departamento: Nombre del Departamento al que pertenece el servidor. 5. Fecha: Día, mes y año en que se entrega el formulario. 6. Datos Generales: Colocar los datos relacionados al servidor público. 7. Tipo de pago: Indicar el tipo de pago que se le realizará al servidor público. 8. Valores a entregar: Seleccionar el tipo de valor que será reintegrado al servidor

público. 9. Partidas presupuestarias Colocar el número de las partidas presupuestarias y si y observaciones: existen observaciones, indicarlas. 10. Totales empleados: Sumatoria de los reintegros aplicados. 11. Totales patronales: Suma total de los aportes patronales de los empleados. 12. Planillas o su equivalente: Firma del Jefe de Planillas o a quien se designe. 13. Fiscalización Institucional

Ministerio: Firma del Jefe de Fiscalización en el ministerio o entidad.

14. Sección de Valores: Firma del Jefe de la Sección. 15. Contabilidad Ministerio: Firma del Jefe de Contabilidad o a quien se designe.


FORMULARIO NÚM. 3

REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Administración y Finanzas


CONTENIDO DE VALIJA

Regional de: ___________________________ Fecha: _______________

PREPARADO POR: ____________________________ RECIBIDO POR: ______________________

NÚM. DIRIGIDA A: NÚM. DE NOTA NÚM. DE CONTROL

REMITE


FORMULARIO NÚM. 3

CONTENIDO DE VALIJA

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Mantener un control del envío de la valija diario. CONTENIDO: 1. Regional: Colocar el nombre de la Regional a donde va dirigida la valija. 2. Fecha: Día, mes y año en que se envía la valija. 3. Núm.: Colocar la numeración secuencial de los documentos

contenidos en el formulario a enviar. 4. Dirigida a: Nombre del destinatario a quien va dirigido cada documento. 5. Núm. de Nota: Colocar el número de nota que señala el sobre si lo hubiere. 6. Núm. de SCAFID: Colocar el número de SCAFID del documento a enviar si lo

hubiere. 7. Remite: Nombre de la Dirección, Sección, Departamento o Unidad que

remite el documento. 8. Preparado por: Nombre de la persona responsable de la valija. 9. Recibido por: Nombre de la persona que recibe la valija.



Dirección de Administración y Finanzas – Sección de Administración de Documentos Correspondencia enviada por la Contraloría General a los Correos Nacionales

Núm. de Permiso: Envíos

Cartas

Impresos

Aéreos

Locales

Fecha:

LISTA NÚM.

NÚM.

Peso GRS

NÚM. DE OFICIO

OFICINA DE ORIGEN O DESTINO

NÚM. DE ENVÍO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Nombre del Funcionario Postal

FORMULARIO NÚM.4

Nombre de la persona Autorizada


FORMULARIO NÚM. 4

CORRESPONDENCIA ENVIADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL A LOS CORREOS NACIONALES

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos OBJETIVO: Correspondencia enviada por la Contraloría General a los Correos Nacionales a los

Correos Nacionales CONTENIDO: 1. Núm. de Permiso:

Licencia Comercial de la Contraloría General.

2. Envíos recomendados:

Aéreos y locales, los que se clasificarán en cartas e impresos.

3. Fecha:

Día, mes y año en que se envía la correspondencia.

4. Lista Núm.:

Numeración que se le asigna a cada formulario.

5. Peso en Gramos:

Peso que se asigna a cada paquete para el cobro de envío.

6. Núm. de Oficio:

Número del sobre o de la nota.

7. Oficina de Origen o Destino:

Nombre de la oficina que envía el sobre o paquete.

8. Número de envío:

Número de recomendado que suministra el Correo.

9. Nombre de la persona autorizada:

Firma de la persona responsable de la correspondencia.

10. Nombre del Funcionario Postal: Firma de la persona responsable del Correo.


FORMULARIO NÚM.5


Dirección de Administración y Finanzas - Sección de Administración de Documentos OFICINA DE GRANDES IMPOSITORES PORTE – PAGADO

FORMATO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA LOCAL

NÚM. DE LICENCIA: FECHA: CARTAS:

IMPRESO:

IMPRESO PROMOCIONAL:

Clasificación de Envíos Locales por Estafetas y Escala de Peso REPARTIDAS

Escala de Peso en Gramos Estafetas Hasta 25 26 a 100 101 a 250 251 a 500 501 a 1000 1001 a 2000 TOTAL

Zona 1/3 Zona 2 Zona 4 Zona 5 Zona 6 Zona 6ª Zona 7 Zona 8 Zona 9 Zona 9ª Zona 10 Zona 11 Zona 12 Zona 13 Zona 14 Zona 15 Balboa Chilibre Gamboa Paraíso Paitilla Panamá Universidad USMA W.T.C. Chepo Pacora Villa Lucre TOTALES

NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA VERIFICADO POR: FECHA NOMBRE DE FUNCIONARIO POSTAL

Sello de la empresa Sello

Fechador


FORMULARIO NÚM.5

FORMATO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA LOCAL

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Realizar los envíos de toda la correspondencia de la Institución. CONTENIDO: 1. Núm. de Licencia:

Licencia Comercial de la Contraloría General

2. Fecha:

Día, mes y año

3. Cartas:

Notas remitidas

4. Impreso:

Publicaciones, boletines, propagandas

5. Impreso Promocional:

Publicaciones promocionales.

6. Estafetas:

Detalle de todas las estafetas en la provincia de Panamá.

7. Escala de Peso en Gramos:

Detalle de las escalas de pesos por cada paquete.

8. Totales:

Suma total de todas las columnas de escala de peso en gramos.

9. Nombre de la Persona que Autoriza:

Firma del Supervisor de Correspondencia.

10. Verificado por:

Nombre del Jefe del Correo Postal

11. Fecha:

Día, mes y año que se confecciona el formulario.

12. Nombre del Funcionario Postal:

Firma del funcionario postal que recibe la correspondencia.

13. Sello de la Empresa: Sello del Departamento de Correspondencia y Archivos.

14. Sello Fechador: Sello con la fecha de envío de la Correspondencia.


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA FORMULARIO NÚM. 6 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS CONTROL DE SEGUIMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE TRÁMITE EXPEDITO

OFICINA DE GRANDES IMPOSITORES PORTE – PAGADO

FACTURA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA AÉREA INTERNACIONAL

Nombre de la Empresa: ______________________ Nº de Licencia: ______________ Fecha: ________________ Lista ________________________

CATEGORIA DE LOS ENVIOS CARTAS IMPRESOS PEQUEÑOS PAQUETES TOTALES

Escala

De Peso Grupo I Grupo II Grupo III Grupo IV Grupo I Grupo II Grupo III Grupo IV Grupo I Grupo II Grupo III Grupo IV 20 40 60 80

100 120 140 160 180 200 220 240 260 280 300 320 340 380 400 420 440 460 480 500

TOTALES

Sello

FechadorSello

Fechador

Nombre completo persona que entrega Nombre completo del FuncionarioVerificado Por: Fecha


FORMULARIO NÚM. 6

FACTURA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA AÉREA INTERNACIONAL

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Mantener un control de la correspondencia que es entregada en el Correo Nacional. CONTENIDO: 1. Nombre de la Empresa:

Nombre de la Contraloría General

2. Núm. de Licencia:

Número de R.U.C.

3. Fecha:

Día, mes y año en que se confecciona el formulario.

4. Lista:

Numeración de la lista secuencial.

5. Escala de Peso:

Asignar el peso en gramos de cada paquete.

6. Categoría de los Envíos:

Señalar los grupos de envíos de acuerdo al país por el tipo de paquetes.

7. Totales:

Sumatoria de los grupos de paquete por peso en gramos.

6. Nombre completo de la Persona que entrega:

Firma del mensajero de la Contraloría General.

9. Verificado por:

Firma del supervisor de la oficina de Correos.

10. Fecha:

Fecha en que se recibe la documentación.

11. Nombre completo del Funcionario Postal:

Firma del Funcionario Postal que recibe la documentación.

12. Sello Fechador:

Sello de la Oficina Postal.


FORMULARIO NÚM.7


CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Administración y Finanzas

Sección de Administración de Documentos y Archivos OFICINA DE GRANDES IMPOSITORES PORTE – PAGADO

FORMATO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA NACIONAL

NÚM. DE LICENCIA: FECHA:

CARTAS: IMPRESOS IMPRESO PROMOCIONAL

Clasificación de Envíos Locales por Provincias y Escala de Peso

ESCALA DE PESO EN GRAMOS PROVINCIA

HASTA 25 DE 26 A 100

101 A 250

251 A 500

501 A 1000

1001 A 2000

TOTAL

BOCAS DEL TORO

COCLE

COLON

CHIRIQUI

DARIEN

HERRERA

LOS SANTOS

VERAGUAS

PANAMA OESTE

TOTALES

NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA VERIFICADO POR: FECHA NOMBRE DE FUNCIONARIO POSTAL

Sello Fechador

Sello Fechador


FORMULARIO NÚM. 7

FORMATO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA NACIONAL

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Realizar los envíos de toda la correspondencia de la Institución a Nivel Nacional. CONTENIDO:

1. Núm. de Licencia:

Licencia Comercial de la Contraloría General

2. Fecha:

Día, mes y año

3. Cartas:

Notas remitidas

4. Impreso:

Publicaciones, boletines, propagandas

5. Impreso Promocional:

Publicaciones promocionales.

6. Provincia:

Detalle de los nombres de todas las provincias.

7. Escala de Peso en Gramos:

Detalle de las escalas de pesos por cada paquete.

8. Totales:

Suma total de todas las columnas de escala de peso en gramos.

9. Nombre de la Persona que Autoriza:

Firma del Supervisor de Correspondencia.

10. Verificado por:

Nombre del Jefe del Correo Postal.

11. Fecha:

Día, mes y año que se confecciona el formulario.

12. Nombre del Funcionario Postal:

Firma del funcionario postal que recibe la correspondencia.

13. Sello de la Empresa: Sello del Departamento de Correspondencia y Archivos.

14. Sello Fechador: Sello con la fecha de envío de la Correspondencia.


FORMULARIO NÚM. 8

FORMULARIO NÚM -----------


Dirección de Fiscalización General Departamento de Fiscalización Interna

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIO

PARA: _______________________________________________________________________ DE: ___________________________________________________________________________ ASUNTO: ______________________________________________________________________ Mediante ______________________________________________________________________ Firmado por nuestro Jefe de Fiscalización _____________________________________________ En el Ministerio (Dirección) _______________________________________________________ Solicita la devolución de _________________________________________________________ a nombre de ___________________________________________________________________ Por lo antes expuesto y luego de haber realizado la verificación correspondiente, procede la devolución a favor de _____________________________________________________________

DETALLE

CANTIDAD

VALOR B/.

TOTAL B/.

Nota: Llamar a ______________________ , a la Sección de Valores, para coordinar la entrega, al teléfono 510-4556, 510-4554. Preparado por: _________________________ Verificado: __________________________ Fiscalización Interna Jefe (a) de Fiscalización Interna Fecha: ________________________


FORMULARIO NÚM. 8

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN CUSTODIO

ORIGEN: Departamento de Fiscalización Interna. OBJETIVO: Realizar los trámites para las devoluciones de documentos en custodio. CONTENIDO: 1. Para:

Nombre de la empresa o persona natural a la que se dirige el documento.

2. De:

Nombre del (de la) Jefe (a) de Fiscalización.

3. Asunto:

Tipo de Devolución a tramitar.

4. Mediante:

Se coloca el número de memo o nota con la cual se solicita la devolución.

5. De fecha: Fecha del memorando o nota.

6. Firmado por nuestro Fiscalizador:

Nombre de la persona que autoriza.

7. En el Ministerio (Dirección):

Se coloca el nombre de la Institución o Dirección a la que pertenece

8. Solicita la devolución de:

Hace referencia al documento que se solicita la devolución.

9. A nombre de:

Nombre de la Institución solicitante.

10. Por lo antes expuesto a favor de:

Se coloca el nombre de la Institución solicitante.

11. Detalle:

12. Nota:

Describir el tipo de documento, fecha y el asunto del que trata, el por qué procede o no la devolución. Hace referencia al número de nota por la cual se solicita y detalla el monto total. Llamado de atención sobre la persona a la cual debe de dirigirse para solicitar información, al igual que el número de teléfono.


13. Preparado por:

Nombre del funcionario de Fiscalización Interna.

14. Verificado:

Nombre del (de la) Jefe (a) de Fiscalización Interna.

15. Fecha:

Día, mes y año de la elaboración del Formulario.


FORMULARIO NÚM. 9



RECIBO DE DEPÓSITO DE FIANZA

CHEQUE

Recibo Núm. __

HEMOS RECIBIDO DE: _________________________________________________________ LA SUMA DE: ________________________________________________________________

MEDIANTE: __________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Expedido por: ________________________________________________________________ EL CUAL AMPARA: _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ POR: ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Control Núm. __________ Remitido por: ______________________________________________ Departamento de Correspondencia y Archivos Panamá, ______________________


FORMULARIO NÚM. 9

RECIBO DE DEPÓSITO DE FIANZA 1. Hemos recibido de:

Nombre de la persona que remite el cheque.

2. La suma de:

Cantidad en números y letras del monto total del cheque.

3. Mediante:

Describe el número de cheque de Gerencia y la fecha.

4. Expedido por:

Nombre del Banco que remite el cheque.

5. El cual ampara:

Descripción de la clase de contrato, número y la entidad a la que pertenece.

6. Por:

Descripción del servicio que ofrece el contratista, según la nota remisoria de la Institución.

7. Control Núm.:

Número de SCAFID con que ingresa la nota.

8. Remitido por:

Firma del Jefe del Departamento de Archivos.

9. Fecha:

Ciudad, día, mes y año.


FORMULARIO NÚM. 10


FORMULARIO NÚM. 10

TRASLADO DE ARCHIVOS

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos.

OBJETIVO: Mantener un control de las cajas que son trasladadas al Archivo Inactivo en el

Hangar 1013. CONTENIDO:

1. Número: Colocar el número secuencial de formulario. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el

formulario.

3. El movimiento de archivos va de: Indicar el lugar de procedencia de la caja.

4. Hacia: Indicar el lugar en donde se ubicará la caja.

5. Dirección: Dirección de donde procede la caja.

6. Departamento: Departamento que remite la documentación

7. Cantidad de Cajas: Cantidad de cajas que serán enviadas al Hangar 1013.

8. Acción a ejecutar: Seleccionar cualquiera de las tres opciones:

Custodia, Descarte o Reciclaje.

9. Jefe del Departamento: Colocar el nombre del Jefe del Departamento de Correspondencia y Archivos.

10. Firma: Colocar la firma del Jefe del Departamento.

11. Entregado por: Nombre del jefe del Departamento que remite las cajas.

12. Firma: Firma del Jefe de Departamento remisor.

13. Recibido por: Nombre del Subjefe del Departamento de Correspondencia y Archivos.


14. Firma: Firma del Subjefe del Departamento de Correspondencia y Archivos.

15. Autorizado: Firma de la Directora de Administración y Finanzas.

16. Observaciones: Colocar comentarios relacionados al traslado de las cajas.


FORMULARIO NÚM. 11

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


CONTROL DE ENTRADA DE CAJAS DE DOCUMENTOS

AÑO (S):

OFICINA DE ORIGEN:

CAJA NÚM.:

RESTRICCIONES EN SU USO:

RESPONSABLE:

FECHA DE ENVÍO:

NÚMERO DE CARPETAS:

NÚM.

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO PERÍODO DE RETENCIÓN *

RECIBIDO POR:

FECHA:

UBICACIÓN

NOTA: ENVIAR FORMULARIOS ORIGINAL Y DOS COPIAS. * EL PERÍODO DE RETENCIÓN SEGÚN LA TABLA DE VIDA DOCUMENTAL.


FORMULARIO NÚM. 11

CONTROL DE ENTRADA DE CAJAS DE DOCUMENTOS

ORIGEN: Departamento de Correspondencia y Archivos. OBJETIVO: Mantener un control de las cajas que ingresan al

Archivo Inactivo en el edificio de la Mercedes Benz.

CONTENIDO: 1. Años: Colocar el día, mes y año de la documentación que

contienen las cajas. 2. Oficina de Origen: Nombre de la Oficina o Dirección que remite las cajas. 3. Responsable: Nombre de la persona que realizó el listado de las cajas. 4. Restricciones de su uso: Colocar las instrucciones referente al uso que debe

darse a las cajas en el Archivo Inactivo. 5. Número de Carpetas: Cantidad de carpetas contenidas en la caja. 6. Fecha de envío: Día, mes y año en que se envía la caja. 7. Núm.: Numeración secuencial de las carpetas dentro de la caja. 8. Descripción del Documento: Colocar el nombre de la carpeta 9. Período de retención: Indicar los años en que se conservará la caja, hasta

finalizar su vida documental. 10. Recibido por: Nombre de la persona que recibe la documentación en

el Archivo Inactivo. 11. Fecha: Colocar la fecha de ingreso de la caja al Archivo

Inactivo. 12. Ubicación: Colocar el número de anaquel en donde estará ubicada

la caja.


FORMULARIO NÚM. 12


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

ACTA DE SALIDA DE CAJAS DE DOCUMENTOS DEPURADOS PARA ENVIAR

AL CENTRO DE ACOPIO DE MATERIAL RECICLADO - MEF

Siendo las _________, del día _______________________________, se realiza la entrega

de______ cajas de documentos depurados de la(s) Dirección(es)

de_______________________________ que han cumplido con su período de retención según la

Tabla de Vida Documental, establecida mediante Resolución Núm. 02-ADM de 3 de enero de 2011.

Se procede a retirar del local de la Mercedes Benz, por parte del personal del Departamento de

Servicios Generales, las cajas de documentos descartados para su entrega al Centro de Acopio de

Material Reciclado del Ministerio de Economía y Finanzas.

Como constancia se firma la presente Acta, por parte de los siguientes funcionarios:

_________________________________ _______________________________

Unidad encargada Unidad encargada Correspondencia y Archivos Departamento de Servicios Generales

Dado en la ciudad de Panamá, a los ________________ de 20___.


FORMULARIO NÚM.12

ACTA DE SALIDA DE CAJAS DE DOCUMENTOS DEPURADOS PARA ENVIAR

AL CENTRO DE ACOPIO DE MATERIAL RECICLADO - MEF

OBJETIVO: Mantener un control de las bolsas de papel triturado que han sido entregados al Despacho de la Primera Dama.

ORIGEN: Dirección de Administración y Finanzas

CONTENIDO:

1. Siendo las….: Indicar la hora en que se realiza la entrega del papel triturado.

2. del día…: Indicar el día, mes, año en que se inicia el proceso de

entrega. 3. se realiza la entrega de: Colocar la cantidad de cajas entregadas. 4. … de las Direcciones de: Colocar los nombres de las Direcciones que envían las

cajas. 5. Unidad encargada Correspondencia y Archivos: Colocar la firma de la persona encargada por el

Departamento de Correspondencia y Archivos. 6. Unidad encargada de Servicios Generales: Colocar la firma de la persona encargada por el

Departamento de Servicios Generales. 7. Dado en la ciudad …: Día, mes y año en que se realiza la donación.


A N E X O S


ANEXO NÚM. 1

LISTADO DE TRANSFERENCIA DE CAJAS

Contraloría General Transferencias de Archivos

a Archivos Inactivos

Oficina de Origen: Años:

Responsable: Cantidad:

Sistema de Archivos Usados Restricciones en su uso: Período de retención:

Equipo Desocupado: Archivados

Fecha de envío: Localización:

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

Fecha de Recibo: Ubicación:

(PARA USO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS)

NOTA: Cada Cajeta debe tener el listado correspondiente:

Original: Para Correspondencia y archivos ANAQUEL

Para la Unidad Administrativa Remitente SECCIÓN

POSICIÓN


ANEXO NÚM. 2


Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos

ACTA DE DEPURACIÓN

Siendo las _____________________________, se realiza la depuración de los documentos de _______________________, que han cumplido con su período de retención según la Tabla de Vida Documental, establecida por la Resolución Núm. 363 del 7 de julio de 2005. Se procede a la eliminación _____________________________________________, las cuales serán enviadas al Centro de Acopio de Material Reciclado - MEF

Como constancia se firma la presente Acta, por parte de los siguientes funcionarios:

_________________________________ ________________________________

Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Auditoría Interna

Departamento de Correspondencia y Archivos

____________________________________

Unidad Solicitante

Dado en la ciudad de Panamá, el ____ de _____ de 200___.


GLOSARIO

1. Archivos: Lugar o espacio físico en donde se guardan los documentos. 2. Archivos Activos: Aquellos documentos que se mantienen para la consulta inmediata, los

cuales corresponden al año actual y al anterior.

3. Archivos Inactivos: Aquellos que se mantienen por más de cinco años en custodia, hasta su fecha de depuración según lo indica la Tabla de Vida Documental que rige para esta materia, y contempla el cumplimiento de procedimientos establecidos.

4. Clasificar: Dividir u ordenar por clases o categorías, determinando el grupo al que

pertenece cada uno de los documentos.

5. Depurar: Eliminación de los documentos que ya han cumplido con su período establecido en la Tabla de Vida documental.

6. Digitalizar: Procedimiento realizado a través de un escaner, que una vez escaneados los

documentos, serán clasificados y codificados numéricamente a través de un programa o software, para su posterior localización.

7. Filtro: Documento generado a través del sistema SCAFID, para establecer un control de la

recepción de los documentos, al momento de su ingreso al Departamento de Correspondencia y Archivos.

8. Gestión Documental: el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el

flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

9. Microfilmar: Proceso de reproducir los documentos a través de una película de formato

pequeño, constituida por una serie de imágenes reducidas de documentos, cuadros, etc.

10. Recepcionar: Recibir o enviar electrónicamente, a través del sistema SCAFID, la documentación a través del formato de Anexo o Filtro, indicando el destino y respectiva firma de quien recibe el documento.

11. Tabla de Vida: Índice general de los documentos pertenecientes a cada Dirección,

Departamento, Sección o Unidad Administrativa, en el que se determina el período de vida a cada documento clasificado en cada fase de retención; sea activo, inactivo y permanente.


No 27236 Gaceta Oficial Digital, viernes 01 de marzo de … · Brindar a nuestros usuarios internos...

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