0.2

SAP AG 1999

Niveles de organización en el proceso deaprovisionamiento

Mandante

Sociedad

Centro

Almacén

Organización de compras/Grupo de compras

En el Sistema SAP R/3, los niveles de organización son estructuras que reproducen la vista jurídica u organizativa de una empresa.

La especificación de niveles de organización es una actividad decisiva en su proyecto y es de suma importancia para todas las actividades siguientes.

Analice las estructuras organizativas y de procesos en su empresa y, después, reconcílielas con las estructuras SAP.

Una vez se haya decidido por una estructura organizativa, sólo se podrá modificar con grandes esfuerzos. En este ejemplo, el centro 1000 no se puede asignar a la sociedad 0002.

0.3

SAP AG 1999

El mandante es una unidad comercial y organizativa enel Sistema R/3 con sus datos, registros maestros yconjuntos de tablas propios.

Desde el punto de vista empresarial, el mandanterepresenta un grupo de empresas.

Mandante

0.4

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Sociedad

La sociedad es la unidad organizativa menor quepuede tener un departamento de finanzasindependiente dentro de las finanzas externas.

Una sociedad representa una entidad contableindependiente, por ejemplo, una empresa dentro de ungrupo de empresas (mandante).

En el nivel de la sociedad se crean los balances y la cuenta de pérdidas y ganancias, requeridos por la ley.

Puede configurar varias sociedades en un mandante para gestionar varias entidades legales independientes al mismo tiempo, cada una con su propia contabilidad.

Para copiar una sociedad puede utilizar una función especial del Customizing. De esta forma, las especificaciones de la sociedad se copian a la nueva.

0.5

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Centro

El centro es una unidad organizativa de Logística quecoordina la empresa desde el punto de vista de laproducción, del aprovisionamiento, del mantenimientoy de la planificación de necesidades.

Un centro es un centro de producción o una sucursaldentro de una empresa.

Un centro puede ser uno de los tipos de emplazamiento siguientes:

Almacén de suministro central

Oficina de ventas regional

Centro de producción

Sede central de una empresa

Centro de emplazamiento

Al crear un centro nuevo, puede utilizar la función para copiar el centro. Con esta función, el sistema tratará la entrada en la tabla del centro y en todas las tablas de sistema y tablas de Customizing dependientes, en las que el centro aparece como clave.

0.6

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El almacén es una unidad organizativa que permitediferenciar los stocks de material dentro de un centro.

La gestión de stocks por cantidades en el centro serealiza en el nivel de almacén.

El inventario también se realiza en el nivel de almacén.

Almacén

0.7

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Mandante 400Mandante 400

SociedadSociedad00010001

SociedadSociedad00020002

Centro 1000Centro 1000 Centro 1100Centro 1100 Centro 2000Centro 2000

AlmacAlmacénén00030003

AlmacAlmacénén00020002

Almacén002

AlmacAlmacénén00010001

AlmacAlmacénén00020002

AlmacAlmacénén00010001

Niveles de organización de la gestión de stocks

En el sistema, el mandante se define de forma unívoca mediante una clave alfanumérica de tres dígitos.

En el mandante, una clave unívoca alfanumérica de cuatro dígitos define los niveles de organización de sociedad y centro. En el centro, una clave unívoca alfanumérica de cuatro dígitos define el almacén.

Las estructuras organizativas se asignan entre sí. Por ejemplo, a una sociedad se le pueden asignar varios centros. Sin embargo, en el Sistema R/3 sólo se puede asignar un centro a una sociedad.

0.8

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Organización de compras/Grupo de compras

Organizaciónde compras

Una organización de compras es un nivel deorganización que negocia las condiciones de compra conlos proveedores de uno o varios centros. Es responsablejurídicamente del cierre de los pedidos abiertos decompras.

Un grupo de compras es la clave que identifica a unencargado de compras o un grupo de compras,responsables de determinadas actividades de compra.

La organización de compras es la encargada de las necesidades de compra de la empresa.

Puede incorporar las compras en la estructura de la empresa mediante las asignaciones de la organización de compras a sociedades y centros. De esta forma, puede determinar si en su empresa el departamento se organiza de forma centralizada o descentralizada. Puede combinar las organizaciones de compras centralizadas y descentralizadas.

0.9

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Organización de compras por centros

OrganizaciOrganizaciónónde compras 1de compras 1

Sociedad

Centro 2Centro 2Centro 1Centro 1

OrganizaciOrganizaciónónde compras 2de compras 2

En el aprovisionamiento por centros, la organización de compras es responsable del aprovisionamiento de materiales para un solo centro.

0.10

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Organización de compras para todos los centros

Organizaciónde compras

Sociedad

Centro 2Centro 2Centro 1Centro 1

Puede configurar una organización de compras para todos los centros para cada sociedad. Esta organización de ventas abastece de materiales y servicios a todos los centros asignados a la sociedad.

0.11

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Organización de compras

Sociedad 1

Centro 1Centro 1 Centro 2Centro 2 Centro 3Centro 3

Sociedad 2 Sociedad 3

Organización de compras para todas lassociedades

Si desea organizar las compras sobre la base de todas las sociedades, no deberá asignar ninguna sociedad a la organización de compras en el Customizing. Por ejemplo, al crear un pedido, el sistema le pide que introduzca la sociedad para la que desee efectuar el aprovisionamiento de material.

0.12

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Solicitud depedido

AprovisionamientoAprovisionamiento

Determinación de

necesidadesGestión de pagos 1188

Selección de proveedor33

Determinación de fuentede aprovisionamiento

22

Gestión de pedidos44

Pedido

10

20

30

Entrada mercancías66

Verificación de facturas77

Factura

??

Control de pedidos55

Ciclo de aprovisionamiento

Pedido

10

20

30

Determinación de necesidades : El área de especialización puede transferir manualmente una necesidad de materiales al departamento de compras mediante una solicitud de pedido. Si ha parametrizado un método de planificación de necesidades en el registro maestro de materiales, el Sistema R/3 creará una solicitud de pedido de forma automática.

Determinación de la fuente de aprovisionamiento : El Sistema R/3 ayuda al encargado de compras a determinar posibles fuentes de aprovisionamiento. Puede utilizar la determinación de fuente de aprovisionamiento para crear peticiones de oferta y después registrar las ofertas. También puede acceder a los pedidos y las condiciones existentes en el sistema.

Selección del proveedor: El sistema simplifica la selección de proveedores comparando los precios de las distintas ofertas. Envía las comunicaciones de rechazo de forma automática.

Tratamiento del pedido: El sistema facilita la entrada de datos proporcionando ayudas de entrada cuando se registran los pedidos.

Control de pedido: El encargado de compras puede controlar el status de tratamiento del pedido en proceso interactivo en cualquier momento y determinar si se han recibido las mercancías o una factura para la posición de pedido correspondiente. Además, el sistema admite procedimientos de reclamación.

Entrada de mercancías : El sistema compara la cantidad de entrada de mercancías con la cantidad de pedido.

Verificación de facturas : El sistema controla que las facturas del proveedor sean exactas en los precios y el contenido.

Gestión de pagos : El pago de acreedor se produce normalmente en la contabilidad financiera.

0.13

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Solicitudde pedido

Peticiónde oferta

Pedido

ComprasCompras

Proveedor

Otro centro

Datos maestrosDatos maestros

Pedido

Un pedido es una solicitud formal a un proveedor para que suministre determinadas mercancías o servicios según las condiciones indicadas.

Los pedidos se pueden crear sin modelo o con referencia a una solicitud de pedido, una petición de oferta u otro pedido.

Al introducir los datos del pedido, el sistema sugiere valores de propuesta. Por ejemplo, sugiere la dirección del pedido, así como las condiciones de pago y transporte (incoterms) del registro maestro de proveedores. Si en el Sistema R/3 ha actualizado un registro maestro de materiales para un determinado material, el sistema sugiere, por ejemplo, el texto breve del material o del grupo de materiales. Si en el sistema ya existe un registro de información de compras, el sistema copiará una propuesta de precio en el pedido.

El pedido se envía a un proveedor o se realiza una orden de traslado a otro centro de la misma empresa o del grupo de empresas. Con un pedido de traslado se pueden tener en cuenta en el pedido los gastos de transporte asociados.

Nota: Para obtener más información sobre los pedidos de traslado, consulte en la documentación de la gestión de materiales referente a la gestión de stocks: Stocks especiales y formas especiales de aprovisionamiento en la gestión de materiales.

0.14

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Entrada de mercancías

Pedido

Documentode material

Documento(s)contable(s)

Área EMÁrea EM

Proveedor externo uotro centro

La contabilización de entrada de mercancías en el almacén con referencia a un pedido ofrece, entre otras, las siguientes ventajas:

El punto de recepción de mercancías puede verificar si la entrega coincide con los datos del pedido, es decir, si se han entregado las mercancías pedidas.

El sistema puede proponer datos del pedido (por ejemplo, posiciones y cantidades) al registrar la entrada de mercancías. Esto facilita el registro y el control del exceso de suministro y del suministro incompleto en la entrada de mercancías.

Entre otras operaciones, el historial de pedido se actualiza como resultado de las entregas. Las entregas con retraso se pueden reclamar a través del departamento de compras.

Al contabilizar una entrada de mercancías en el almacén, el sistema genera un documento de material que contiene, entre otra, información sobre el material y la cantidad que se ha entregado. Además, el sistema registra el almacén del centro en cuestión, en que se almacena el material.

En el caso de operaciones relevantes para la valoración de material, el sistema genera, como mínimo, un documento contable que contiene los efectos contables del movimiento de mercancías.

0.15

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ProgramaProgramade pagosde pagos

FacturaFactura

Verificación defacturas

Pedido Doc.materialp.entrada mcía.

Documentofactura

Datos maestrosDatos maestros

Tratamiento de facturas

En la gestión de materiales, el proceso de aprovisionamiento lo concluye el proceso de verificación de facturas, en el que se registran las facturas y los abonos y se verifica que el contenido y los precios sean exactos. Sin embargo, el pago o la evaluación de facturas no forma parte de la verificación de facturas; la información adecuada para estas tareas se transmite a otros departamentos. Por tanto, la verificación de facturas establece un enlace entre la gestión de materiales y las finanzas externas o internas.

Al registrar una factura con referencia a pedido, el sistema propone datos del pedido y las entradas de mercancías para el pedido (por ejemplo, proveedor, material, cantidades que todavía no se han facturado, condiciones de pago, etc.).

Si hay discrepancias entre el pedido o la entrada de mercancías y la factura, el sistema advierte al usuario y, en función de su configuración, bloquea la factura para evitar el pago.

Al contabilizar la factura finaliza el proceso de la verificación de facturas. El sistema actualiza el historial de pedido y la gestión financiera inicia el pago de las posiciones de factura pendientes. La verificación de facturas establece un enlace entre la gestión de materiales y las finanzas externas o internas.