NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Manual de Utilización
NewHotel Front-Office
Versión Septiembre, 21, 2010
Revisión Septiembre, 27 2010
Idioma: Español
Av. Almirante Gago Coutinho, 70
1700-031 Lisboa PORTUGAL
Tel. 21 844 0010 Fax 21 846 4152
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Manual de Utilización NewHotel Front Office Idioma: Español
Copyright © 1984- 2010 NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 1/845
[email protected] [email protected] DE CONTENIDO
CAPÍTULO 1: INTRODUCCION ............................................................................................................ 25 CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................................... 25
ORGANIZACION DEL MANUAL ............................................................................................................. 26
CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE........................................................................................... 27 INSTALACION ...................................................................................................................................... 27
ARRANQUE DEL SISTEMA ....................................................................................................................
27
CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA............................................................................................ 28 ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................................. 28
PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS ................................................................................................... 30
Barra de Menú Principal ................................................................................................................. 31
Barra de Herramientas (Botones de acceso Directo) ....................................................................... 33
botones de la barra de herramientas .............................................................................................. 34
Configurar Barra de Herramientas ................................................................................................. 37
Barra de Estado (Status bar) ........................................................................................................... 38
PROCEDIMIENTO PARA
MEJORAR LA
VISIBILIDAD DE
LOS
MENÚS .......................................................................
39
CAMBIAR DE UTILIZADOR .......................................................................................................................... 40
Fechas ............................................................................................................................................ 40
Calendario ...................................................................................................................................... 42
REPORTES EXTERNOS ............................................................................................................................... 43
Procedimientos para incorporar Reportes Externos ........................................................................ 43
SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN ..................................................................................................... 45
CAPÍTULO 4: RESERVAS ..................................................................................................................... 46 ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 46
Overbooking: .................................................................................................................................................
49
Precio De Diaria: ............................................................................................................................................ 49
Extra Allotment (cupos) y Fuera del Plazo de Release: .................................................................................. 50
Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales): ........................................................................................... 51
CONSULTA DE TARIFAS .............................................................................................................................. 52
INSERTAR RESERVAS ................................................................................................................................ 53
INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL ............................................................................................................ 53
Tarifas variables ............................................................................................................................. 64
Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................................... 65
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Nombre y Nacionalidad
de
los
Huéspedes
......................................................................................
66
Atribuir número de Habitación ...................................................................................................... 67
Liberar un alojamiento atribuido a una reserva .............................................................................. 68
Definición de Entidad ...................................................................................................................... 69
Consultar Tarifas cuando se inserta una Reserva. ........................................................................... 71
Definición de Moneda de las Cuentas Corrientes y Límites de Crédito ............................................ 72
Definición de Movimientos Adicionales Automáticos ...................................................................... 73
Registrar Avisos .............................................................................................................................. 78
Criar una reserva a partir de una ya existente ................................................................................ 80
Instrucciones de Facturación .......................................................................................................... 81
Instrucciones de Transferencia ....................................................................................................... 83
Vehículos Estacionamiento ............................................................................................................. 85
Turnos NewPos (espacio de comidas) ............................................................................................ 86
Consulta de Reserva y las Tandas de Comidas. ............................................................................................. 87
Planning Turnos Pos ....................................................................................................................... 88
Previsión de Ingresos ..................................................................................................................... 89
INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO ............................................................................................................. 89
Aspectos Generales de una Reserva de Grupo ................................................................................ 91
Definición de Tipos de Habitación y Ocupación ........................................................................................... 92
Nuevas Reglas para el manejo de las Reservas de Grupos ........................................................................... 93
CONSULTA DE RESERVAS ........................................................................................................................... 99
Consulta de Reservas – Aspectos Gerais ....................................................................................... 102
Búsqueda de una reserva. ........................................................................................................................... 102
Búsqueda de una Reserva – Criterios Filtro‐1 ................................................................................ 104
Búsqueda de Reserva – Criterios Filtro‐2 ....................................................................................... 105
Consulta de Reservas – Criterio Filtro‐3 ........................................................................................ 106
Consulta de Reservas – Criterio Filtro 4 OverBooking. .................................................................. 107
Cancelar una Reserva ................................................................................................................... 108
Cancelación Múltiple de Reservas ................................................................................................. 108
Alteración
Múltiple
de
Reservas
...................................................................................................
109
Para la pantalla Generales ........................................................................................................................... 109
Para la Pantalla Limites / Observaciones y Pensiones ................................................................................. 109
Para la Pantalla de Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................. 110
Para la Pantalla de Confirmación, Avisos y Segmentos ............................................................................... 110
Para La Pantalla de Instrucciones de Facturación ........................................................................................ 110
Para la Pantalla de Instrucciones de Transferencias .................................................................................... 111
Para la Pantalla de Turnos NewPos ............................................................................................................ 111
Tarifa Variable ............................................................................................................................................. 112
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Insertar Depósitos
Anticipados.
....................................................................................................
112
Exportar para un fichero ............................................................................................................... 114
TRANSFERIR Y ACEPTARRESERVAS(SOLAMENTE PARA LA MODALIDADCOMPLEXO)............................................ 114
Aplicar Macros para los Cobros .................................................................................................... 115
Imágenes Adicionales ................................................................................................................... 115
Reenviar NewCentral .................................................................................................................... 116
Impresión de Reservas .................................................................................................................. 116
Extractos ...................................................................................................................................... 117
IMPORTAR RESERVAS ............................................................................................................................. 119
Configuración ............................................................................................................................... 119
Importación .................................................................................................................................. 120
Configuración interface con central .............................................................................................. 120
Procesar interface con central ...................................................................................................... 121
ALOJAMIENTOS LIBRES ............................................................................................................................ 122
VISUAL ................................................................................................................................................ 123
Alojamientos ................................................................................................................................ 123
Aspectos Generales del Planning de Habitaciones ...................................................................................... 124
Atribuir Habitaciones mediante el Planning ................................................................................................ 127
Alojamientos que cumplen determinados requisitos .................................................................................. 127
Configuración de los Colores del Planning .................................................................................................. 128
Configuración del Planning .......................................................................................................................... 129
Colores de las Alojamientos inactivos y de las tipos de reservas ................................................................ 129
Grupos .......................................................................................................................................... 131
Bloques ......................................................................................................................................... 132
PLANNING ........................................................................................................................................... 133
Planning de disponibilidades de Habitaciones .............................................................................. 133
Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles ................................................................... 134
Previsión de Disponibilidades ........................................................................................................ 135
Aspectos Generales del Planning Previsión de Disponibilidades ................................................................. 136
Habitaciones Disponibles / sexo .................................................................................................... 138
Habitaciones Disponibles / Bloques .............................................................................................. 139
Ocupación Pensiones .................................................................................................................... 141
Ocupación .................................................................................................................................... 143
Reservas ....................................................................................................................................... 147
Planning de ocupación Reservas Pensiones .................................................................................. 150
Ocupación e Ingresos .................................................................................................................... 152
Origen y Segmentos ...................................................................................................................... 154
Modalidades de pensión ............................................................................................................... 155
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Modalidades de
Pensión
y Ocupación
por
Tipos
de
Habitación
...................................................
158
Cupos ........................................................................................................................................... 159
Entidades ...................................................................................................................................... 160
Mapa anual de reservas ............................................................................................................... 162
Control de Ventas ......................................................................................................................... 164
Ocupación por Nacionalidades ..................................................................................................... 165
Entidades Ingresos ........................................................................................................................ 166
Turnos pos .................................................................................................................................... 167
BOOKING ............................................................................................................................................. 170
Booking Position ........................................................................................................................... 170
Booking Position Diferencias. ....................................................................................................... 172
Booking Ampliado ........................................................................................................................ 174
Booking Mensual .......................................................................................................................... 176
Booking Cupo Entidades .............................................................................................................. 178
Booking Mensual Ocupación Foto ................................................................................................ 180
Booking Mensual Ingresos Fotos .................................................................................................. 181
CARTAS DE CONFIRMACIÓN ...................................................................................................................... 182
DEPÓSITOS ANTICIPADOS ......................................................................................................................... 183
ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ................................................................................................................. 186
Automático
...................................................................................................................................
186
Procedimientos para la Atribución Automática de Habitación.................................................................... 187
Manual ......................................................................................................................................... 188
Procedimiento para la Atribución Manual de Habitaciones ........................................................................ 189
PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................ 191
BLOQUEO DE ASIGNACIÓN ....................................................................................................................... 196
BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN ...................................................................................................... 196
CAPÍTULO 5: RECEPCION ................................................................................................................. 197 CHECK‐IN ............................................................................................................................................ 197
Procedimientos para efectuar el Check ‐In ..................................................................................... 198
Tratamiento No Show ................................................................................................................... 200
Anulación de Check ‐In .................................................................................................................. 201
Check ‐In Múltiple .......................................................................................................................... 201
Check ‐In de Huéspedes ................................................................................................................. 202
Registro de Huéspedes ................................................................................................................. 203
Key Pass........................................................................................................................................ 203
OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 205
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Pasar una
Reserva
a Overbooking
................................................................................................
205
Check ‐In a clientes desviados por Overbooking............................................................................. 206
Formas para conocer las Habitaciones y Clientes en Overbooking ............................................... 207
CHECK‐OUT ......................................................................................................................................... 208
Check ‐Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ................................................................ 209
Check ‐Out de un Huésped de una Reserva .................................................................................... 210
Check ‐Out Múltiple ....................................................................................................................... 211
Anulación de Check ‐Out ................................................................................................................ 211
Cierre de Cuenta Corriente ............................................................................................................ 212
Reabrir Una Cuenta Corriente ....................................................................................................... 213
ANULACIONES....................................................................................................................................... 214
Anulación de Check In ................................................................................................................... 214
Anulación No‐Show ...................................................................................................................... 214
Anulación check ‐out ..................................................................................................................... 215
Anulación reservas ....................................................................................................................... 215
CUADRO DE HABITACIONES ...................................................................................................................... 216
HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 217
Ordenar la Información de Los clientes Seleccionados .................................................................. 219
CARDEX ............................................................................................................................................... 220
Características
Generales
.............................................................................................................
220
Consulta de una Ficha en el Cardex .............................................................................................. 223
Crear una Ficha en el Cardex........................................................................................................ 223
GRUPOS .............................................................................................................................................. 226
Tratamiento de Grupos ................................................................................................................. 226
Pantalla Principal de Grupos ......................................................................................................... 226
Rooming List ................................................................................................................................. 227
Check ‐In de Grupo ........................................................................................................................ 228
Consultar los datos generales de un Grupo ................................................................................... 229
Cancelar un Grupo ........................................................................................................................ 230
Check ‐Out
de
Grupos
....................................................................................................................
231
Adicionar Nuevas Reservas a un Grupo Existente ......................................................................... 232
Inserta Movimientos Múltiples de Grupo ...................................................................................... 232
OPERACIONES DE CAJA ............................................................................................................................ 234
Inserta Operaciones de Caja ......................................................................................................... 235
Consultar Operaciones de caja ..................................................................................................... 235
IMPRESORA FISCAL ................................................................................................................................. 237
Refund value ................................................................................................................................. 237
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Mini x
report
.................................................................................................................................
237
X report ........................................................................................................................................ 237
Z report......................................................................................................................................... 238
Period report ................................................................................................................................ 238
Period sum report ......................................................................................................................... 238
Cancel receipt ............................................................................................................................... 238
Open cash drawer......................................................................................................................... 238
ASIENTOS O MOVIMIENTOS ..................................................................................................................... 239
Cerrar Turno ................................................................................................................................. 239
Insertar Asientos ........................................................................................................................... 240
Insertar Asientos DEL Mini Bar .................................................................................................................... 242
Insertar un Asiento en Otra Moneda que no es Base .................................................................................. 242
Instrucciones de Transferencia .................................................................................................................... 243
Insertar Asientos con Descuentos ............................................................................................................... 243
Conceptos de Fechas Utilizada por el PMS para los Asientos ...................................................................... 243
Insertar paquetes ......................................................................................................................... 245
Insertar diarias ............................................................................................................................. 245
Insertar Asientos múltiples ........................................................................................................... 247
Insertar Asientos Múltiple de Grupo ............................................................................................. 247
Visualizar un Asiento ................................................................................................................................... 248
Anular un
asiento
........................................................................................................................................
250
División: ....................................................................................................................................................... 251
Consulta de Asientos .................................................................................................................... 251
Otros criterios de Búsqueda ........................................................................................................................ 255
Ejemplos de Consultas de Asientos ............................................................................................................. 257
Corregir un movimiento .............................................................................................................................. 258
Visualizar un movimiento ............................................................................................................................ 258
Impresión de la Consulta de Movimientos .................................................................................................. 259
Reporte de Movimientos Adicionales ............................................................................................ 260
Reporte de Transferencias ............................................................................................................ 260
Consulta Tarjetas
de
crédito
.........................................................................................................
261
Llamadas internas ........................................................................................................................ 262
Control de Llamadas ..................................................................................................................... 263
No procesadas (llamadas, PayTV, Internet) .................................................................................. 264
Cupones (de Ofertas) .................................................................................................................... 265
Depósitos de banco ...................................................................................................................... 269
Cargos Externos a Cuenta ............................................................................................................. 271
CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 273
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Consultar Cuentas
........................................................................................................................
273
Procedimiento para Consultar una Cuenta ................................................................................... 275
Impresión de un Extracto de Cuenta ............................................................................................. 276
Insertar Movimientos ................................................................................................................... 276
Factura Anticipada ....................................................................................................................... 276
Factura de Extras .......................................................................................................................... 278
Transferir Movimientos ................................................................................................................ 283
Consulta de Cuenta Corriente desde la Consulta de Reservas ....................................................... 285
Cerrar Una Cuenta Extra o Nao Alojada ........................................................................................ 285
Reabrir una Cuenta Extra o No Alojada ........................................................................................ 286
Cerrar Una Cuenta Corriente ........................................................................................................ 286
Reabrir Cuenta Corriente .............................................................................................................. 287
AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR) .................................................................................................... 288
Controlo de pendientes ................................................................................................................. 288
Salidas Pendientes ....................................................................................................................................... 288
Entradas Pendientes .................................................................................................................................... 289
Declarar una Reserva como No‐Show ......................................................................................................... 289
Huéspedes por Registrar ............................................................................................................................. 290
Huéspedes por check‐in .............................................................................................................................. 291
Huéspedes por check‐out ............................................................................................................................ 292
Precios Sin
Definir
........................................................................................................................................
292
Cambios Sin Definir...................................................................................................................................... 293
Previsión de Ingresos ................................................................................................................................... 293
Pendiente NewCentral .................................................................................................................. 294
Cierre de Día ................................................................................................................................. 294
Configuración de los Reportes ...................................................................................................... 297
Relación de Reportes de Control y Finales Disponibles ............................................................................... 300
Listado de Control ......................................................................................................................... 301
Reportes Finales ........................................................................................................................... 301
Consulta de Cierre ........................................................................................................................ 302
LLAVES ................................................................................................................................................
305
Pre Emisión de Llaves .................................................................................................................... 305
Check ‐In ........................................................................................................................................ 307
Copias ........................................................................................................................................... 307
Llaves emitidas ............................................................................................................................. 307
DESPERTADOR ...................................................................................................................................... 308
MINI BAR ............................................................................................................................................. 309
Consumos Mini Bar ....................................................................................................................... 309
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Mini bar
no
procesados
................................................................................................................
310
MENSAJES ........................................................................................................................................... 310
CAMBIOS ............................................................................................................................................. 311
CONCIERGE .......................................................................................................................................... 312
AGENDA .............................................................................................................................................. 313
Avisos ........................................................................................................................................... 314
Direcciones ................................................................................................................................... 315
Lista de Teléfonos ......................................................................................................................... 316
REGISTRO DE VEHÍCULOS ......................................................................................................................... 316
CAPÍTULO 6: FACTURACION ............................................................................................................. 317 TIPO DE FACTURAS EN EL PMS ................................................................................................................. 317
ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL ................................................................ 318
FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 320
Aspectos Generales ...................................................................................................................... 320
Procedimiento para Obtener una Factura de Entidad ................................................................... 321
FACTURAS DE CLIENTES ........................................................................................................................... 323
Aspectos Generales ...................................................................................................................... 323
Procedimiento para obtener una Factura de Cliente ..................................................................... 324
Agrupar Asientos en la Factura ..................................................................................................... 327
Aplicar un Por ciento de Descuento .............................................................................................. 328
FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS ........................................................................................................... 328
FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 330
Aspectos Generales ...................................................................................................................... 330
Procedimiento para Obtener una Factura Proforma ..................................................................... 331
FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA .......................................................................................................... 333
FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 333
Aspectos Generales ...................................................................................................................... 333
FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES ...................................................................................................... 335
FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES ..........................................................................................................
337
CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS) .................................................................................. 338
Cancelar una Factura .................................................................................................................... 341
Obtener una Copia de una Factura ............................................................................................... 341
Regularizar una Pre factura ......................................................................................................... 341
CONSULTA FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................. 342
Cancelar una Factura Proforma .................................................................................................... 344
Obtener una Copia de una Factura Proforma ............................................................................... 344
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Factura de
Entidad
obtenida
a partir
de
una
Factura
Proforma
....................................................
344
Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma ........................ 345
Transferencia a Contabilidad ........................................................................................................ 346
NOTAS DE CRÉDITO ................................................................................................................................ 347
Insertar Notas de créditos ............................................................................................................ 347
Anular notas de créditos ............................................................................................................... 349
Visualizar una nota de crédito ...................................................................................................... 349
Exportar una Nota de Crédito ....................................................................................................... 350
CONSULTA DE RECIBOS ........................................................................................................................... 350
Visualizar un recibo ...................................................................................................................... 351
Anular un recibo ........................................................................................................................... 352
Impresión del Listado de Recibos .................................................................................................. 352
PRE ‐FACTURAS DE RESERVAS................................................................................................................... 352
ANULAR FOLIOS ..................................................................................................................................... 354
CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING ........................................................................................................... 357 GOBERNANTA ....................................................................................................................................... 357
Alterar room status ...................................................................................................................... 357
Verificar o Log (histórico) de estados de cuartos ........................................................................... 359
Borrar log de room status ............................................................................................................ 359
Impresión del Log de Room Status ................................................................................................ 360
Insertar discrepancias ................................................................................................................... 360
Reporte de Discrepancias ............................................................................................................. 362
Reporte de Ama de Llave .............................................................................................................. 363
Salidas previstas ........................................................................................................................... 364
Habitaciones ................................................................................................................................. 365
Resumen de Zonas de Limpiezas ................................................................................................... 366
Observaciones a las reservas ....................................................................................................... 367
Resumen del plan de trabajo del ama de llave .............................................................................. 368
Parámetros para
el
plan
de
trabajo
..............................................................................................
369
Productos ..................................................................................................................................... 370
Staff Ama de Llaves. ..................................................................................................................... 370
Grupos de Zonas de Limpieza ....................................................................................................... 374
Tareas Especiales. ......................................................................................................................... 377
Estados ‐ Tareas Especiales – Puntos. ........................................................................................... 377
Atribución de Habitaciones ........................................................................................................... 380
Plan de trabajo ............................................................................................................................. 383
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INACTIVAR HABITACIONES .......................................................................................................................
388
Procedimiento para Bloquear Habitaciones (pasarlas a inactivas) ................................................ 389
Bloqueo de Múltiples Habitaciones ............................................................................................... 391
ATENCIÓN A CLIENTE ............................................................................................................................. 392
Avería ........................................................................................................................................... 394
Registrar una Avería .................................................................................................................................... 395
Resolución de una Avería ............................................................................................................................ 396
Servicio a habitación (Room Service) ............................................................................................ 397
Pedido a Ama de llave .................................................................................................................. 398
Lost & found ................................................................................................................................. 399
Otros ............................................................................................................................................
401
CAPÍTULO 8: REPORTES .................................................................................................................. 403 CARACTERÍSTICAS GENERALES .................................................................................................................. 403
ENTRADAS ........................................................................................................................................... 404
Previstas ....................................................................................................................................... 405
Efectuadas .................................................................................................................................... 405
No Shows ...................................................................................................................................... 405
SALIDAS .............................................................................................................................................. 405
Previstas ....................................................................................................................................... 406
Efectuadas ....................................................................................................................................
407
RESERVAS ............................................................................................................................................ 407
Recibidas ...................................................................................................................................... 407
Canceladas ................................................................................................................................... 407
Pendientes .................................................................................................................................... 407
Cambio de Habitación .................................................................................................................. 408
Depósitos anticipados ................................................................................................................... 408
Fotos de previsión ......................................................................................................................... 408
HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 409
En el Hotel .................................................................................................................................... 409
Overbooking ................................................................................................................................. 409
Todos ............................................................................................................................................ 409
Lista/Rack ..................................................................................................................................... 409
cumpleaños .................................................................................................................................. 410
Alfabético ..................................................................................................................................... 411
Listado de Comidas ....................................................................................................................... 411
Repitente ...................................................................................................................................... 411
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DIARIOS ..............................................................................................................................................
412
Reporte Diario General ................................................................................................................. 412
Reporte de Caja ............................................................................................................................ 415
Servicios ....................................................................................................................................... 416
Secciones ...................................................................................................................................... 417
Servicios / Secciones ..................................................................................................................... 417
Cobros Por Sección ....................................................................................................................... 418
Saldos Por Entidad ........................................................................................................................ 419
Saldos de Cuentas Extras .............................................................................................................. 420
Saldos de Cuentas Corrientes ........................................................................................................ 420
Saldos de Cuenta Inactivas ........................................................................................................... 420
Auditoria de Ingresos Saldos ......................................................................................................... 420
Saldos por Entidad Huéspedes ...................................................................................................... 421
Panel de Gestión de Ingresos ........................................................................................................ 421
Libro de Recepción ........................................................................................................................ 421
Reporte de Operaciones de Caja ................................................................................................... 422
Reporte Mano Corriente ............................................................................................................... 422
Saldos Diarios mano Corriente ...................................................................................................... 423
Mano Corriente Reservas .............................................................................................................. 423
Parte
de
Caja
................................................................................................................................
425
Parte de Producción ...................................................................................................................... 425
Control de Recaudación ................................................................................................................ 426
IMPUESTOS .......................................................................................................................................... 426
Servicios No Facturados ................................................................................................................ 427
Ingresos Futuros ........................................................................................................................... 427
Servicios Facturados ..................................................................................................................... 428
Impuestos Servicios ...................................................................................................................... 429
Impuestos Por Facturas ................................................................................................................ 429
Impuestos Por Grupos de Servicios ............................................................................................... 430
Impuestos facturas
Tasas
.............................................................................................................
431
Comprobantes a Afecta Detracción .............................................................................................. 432
Comprobantes Cancelados Afectos a Retención ........................................................................... 432
CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS .............................................................................................................. 433 OCUPACIÓN ......................................................................................................................................... 433
Modalidad de Pensión .................................................................................................................. 433
Tipos de Habitación ...................................................................................................................... 433
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Entidades Estancias
......................................................................................................................
433
Entidades ...................................................................................................................................... 434
Nacionalidades ............................................................................................................................. 434
PaX Nacionalidades Mes .............................................................................................................. 434
Ocupación Diaria General ............................................................................................................. 434
Ocupación Diaria Por Tipo Entidad .............................................................................................. 434
Estadística Diaria Acumulada ....................................................................................................... 434
Pax Día ......................................................................................................................................... 434
Pax Entidades ............................................................................................................................... 435
Pax Por Nacionalidades ................................................................................................................ 435
Estadística mensual de ocupación ................................................................................................ 435
Segmentación ............................................................................................................................... 435
Estadística general por nacionalidades ......................................................................................... 435
Grupos de Segmentos ................................................................................................................... 435
Listado Para Policía ...................................................................................................................... 435
Listado de Extranjeros .................................................................................................................. 436
Dormidas ...................................................................................................................................... 436
Habitaciones Noche ...................................................................................................................... 436
Camas Noche ................................................................................................................................ 436
Habitaciones
Noche
Temporada
...................................................................................................
436
Camas Noche Temporada ............................................................................................................. 436
Entidades estancia x concepto ...................................................................................................... 437
Estancias nacionalidades entidad ................................................................................................. 437
Ocupación por días tipo entidad ................................................................................................... 437
Ocupación entidad nacionalidad .................................................................................................. 437
Ocupación tipo cliente .................................................................................................................. 437
Ocupación media por nacionalidad .............................................................................................. 438
INGRESOS ............................................................................................................................................ 438
Países ........................................................................................................................................... 438
Nacionalidades – mes
...................................................................................................................
439
Entidades – Ingresos ..................................................................................................................... 439
Entidades – mes ........................................................................................................................... 439
Segmentos de mercado – mes ...................................................................................................... 439
Segmentos de mercado – facturación ........................................................................................... 439
Segmentos de mercado – mes Precio Medio ................................................................................. 439
Origen de mercado – mes ............................................................................................................. 439
Origen de mercado – mes Precio Medio ....................................................................................... 439
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Ingresos Pensión
...........................................................................................................................
440
Secciones anual ........................................................................................................................... 440
Vendas líquidas ............................................................................................................................ 440
Producción Secciones Servicios ..................................................................................................... 440
Ingresos Entidad nacionalidad ...................................................................................................... 440
Descuentos ................................................................................................................................... 440
Producción entidades temporadas ............................................................................................... 441
Ingresos y Ocupación Por Tarifas y Paquetes ................................................................................ 441
FACTURACIÓN Y COBROS ......................................................................................................................... 441
Cobros .......................................................................................................................................... 441
Facturación Por Clientes ............................................................................................................... 441
Facturación Depósitos Anticipados ............................................................................................... 441
PREVISIONES Y RATIOS ............................................................................................................................ 441
Información Comercial producción ............................................................................................... 442
Resumen de Ingresos y ratios ....................................................................................................... 443
Ocupación Habitaciones Entidades y Cupo ................................................................................... 443
Ocupación Cama Entidades Cupo ................................................................................................. 443
Cumplimiento de Cupos Entidades ................................................................................................ 443
Diario de Cupos y Mercados Por Entidad ...................................................................................... 443
Mensual
de
Cupos
y
Mercados
Por
Entidad
..................................................................................
443
Acumulado diario de Estancia por Agencias ................................................................................. 444
Producción Estancias .................................................................................................................... 444
Ocupación Ingresos Por Comunidades Zonas del País .................................................................. 444
Booking report .............................................................................................................................. 444
Ocupación Ingresos Por vendedores externos ............................................................................... 444
Ocupación Ingresos Por vendedores internos ............................................................................... 444
Ocupación Por País y Provincias.................................................................................................... 444
Report manager ........................................................................................................................... 445
PickUp mensual ............................................................................................................................ 445
Previsión de
Ingresos
Por
Segmentos
y Origen
de
Mercado
..........................................................
446
PRESUPUESTOS ..................................................................................................................................... 446
Reportes ....................................................................................................................................... 446
Definición de las Columnas .......................................................................................................................... 447
Definición de las Filas .................................................................................................................................. 449
Definición de Presupuestos ......................................................................................................................... 457
Ejecutar el Reporte ...................................................................................................................................... 458
Servicios ....................................................................................................................................... 458
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Indicadores ...................................................................................................................................
459
OTROS ................................................................................................................................................ 460
Valores base – liquidación a propietarios ..................................................................................... 460
CAPÍTULO 10: MIS REPORTES .......................................................................................................... 461 CAPÍTULO 11: VENTAS ..................................................................................................................... 462 ENTIDADES ........................................................................................................................................... 462
Entidades ...................................................................................................................................... 462
Criar una Entidad ......................................................................................................................................... 464
Datos Generales de la Entidad ..................................................................................................................... 465
Significado de
los
campos
de
los
Operadores
................................................................................
467
Comisiones (para los Operadores por Entidades). ...................................................................................... 470
Definición da Colores Entidad en el Planning de Alojamientos .................................................... 470
Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad. ..................................................................... 471
Datos Adicionales de la Ficha de Entidad .................................................................................................... 473
Insertar Información Fiscal .................................................................................................................... 473
Insertar contabilidad ............................................................................................................................... 473
Insertar Contactos ................................................................................................................................. 474
Insertar observaciones............................................................................................................................ 475
Insertar Facturación ............................................................................................................................... 475
Insertar
Banco
.........................................................................................................................................
476
Insertar Otros. ......................................................................................................................................... 476
Insertar offshore ..................................................................................................................................... 478
Insertar Internet ..................................................................................................................................... 479
Estados de venda .......................................................................................................................... 481
Procedimiento para introducir el Estado de las Ventas ............................................................................... 482
Consulta de estados de venta ....................................................................................................... 483
Media Pax Para Estados de Venta ............................................................................................... 483
Solicitud de depósito .................................................................................................................... 484
Bloqueo de inserción y Alteración ................................................................................................. 485
PRECIOS
..............................................................................................................................................
487
Servicios ....................................................................................................................................... 487
Precios de Diarias ......................................................................................................................... 488
Procedimiento para Crear una Diaria .......................................................................................................... 488
Periodos de Bloqueo.................................................................................................................................... 493
Precio de la Comida de los Adultos. ............................................................................................................ 494
Precio de la Comida de los Niños. ................................................................................................................ 494
Precios para Otros Servicios Asociado a la Diaria ........................................................................................ 495
Modelo A (Precios por Persona). ................................................................................................... 497
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Modelo B
(Precios
por
Habitación).
..............................................................................................
500
Modelo C Precios por Tabla Matricial. .......................................................................................... 504
Modelo D (Precios Por Incremento de Pensión) ............................................................................ 506
Ofertas D ...................................................................................................................................... 513
Menú Ofertas D ........................................................................................................................................... 513
Ofertas de Cambio ....................................................................................................................................... 514
Ofertas de Promoción.................................................................................................................................. 515
Aplicar Las Ofertas a Una Entidad ............................................................................................................... 517
Modelo E (Precios por Intervalos). ................................................................................................ 518
Paquetes de Precios ...................................................................................................................... 519
Precios Especiales
de
la
tarifa
.......................................................................................................
522
Early Booking ............................................................................................................................................... 522
Early Booking Fechas ................................................................................................................................... 522
Fin de Semana ............................................................................................................................................. 523
Precios Especiales ........................................................................................................................................ 523
Días Especiales ............................................................................................................................................. 524
Fines de Semana/ Tipos/ Paxs .................................................................................................................... 524
Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva .............................. 525
Todo Incluido (All Inclusive). ......................................................................................................... 525
TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS. ......................................................... 526
TARIFAS
YIELD
(TARIFAS
VARIABLES)
......................................................................................................
529
Yield – tarifa variable, modo de empleo ....................................................................................... 531
OFFSHORE Y NEWHOTEL. ........................................................................................................................ 535
Principios y conceptos Básicos ...................................................................................................... 535
Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore ............................................................. 537
PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO ....................................................................................... 540
CUPOS ................................................................................................................................................. 542
Cupos (Allotment) ......................................................................................................................... 542
Procedimiento para crear un Cupo (Allotment) ......................................................................................... 544
Alteración Múltiple de Cupo ........................................................................................................................ 545
Cupos de
camas
extra
y Cunas
....................................................................................................................
546
Cupo de Servicios......................................................................................................................................... 547
CAPÍTULO 12: ARCHIVOS ................................................................................................................. 548 PERFIL DE UTILIZADOR ............................................................................................................................ 548
UTILIZADORES ....................................................................................................................................... 549
Prototipo de Usuario (Perfiles de Usuarios) .................................................................................. 549
Creación de un Usuario ................................................................................................................. 551
ESQUEMAS DE IMPUESTOS ....................................................................................................................... 553
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SERVICIOS ............................................................................................................................................
554
Grupos de servicios ....................................................................................................................... 554
Servicios ....................................................................................................................................... 555
SECCIONES ........................................................................................................................................... 558
Procedimiento para Insertar una Sección ..................................................................................... 559
HABITACIONES ...................................................................................................................................... 560
Bloques ......................................................................................................................................... 560
Características Habitaciones ......................................................................................................... 560
Habitaciones ................................................................................................................................. 561
Organización de las Habitaciones. ................................................................................................ 563
CUENTAS NO ALOJADOS .......................................................................................................................... 564
Procedimiento para crear una Cuenta Extra. ................................................................................ 565
REGIONES DEL MUNDO .......................................................................................................................... 566
PAÍSES ................................................................................................................................................ 566
IDIOMAS .............................................................................................................................................. 569
REGIONES ............................................................................................................................................ 569
SEGMENTOS DE MERCADO ...................................................................................................................... 569
Grupos de Segmento .................................................................................................................... 570
Segmentos .................................................................................................................................... 570
ORÍGENES
DE
MERCADO
.........................................................................................................................
572
Grupos de mercado ...................................................................................................................... 572
Orígenes ....................................................................................................................................... 572
MONEDAS ........................................................................................................................................... 573
TIPO DE COBRO ..................................................................................................................................... 574
TARJETAS DE CRÉDITOS ........................................................................................................................... 575
MACRO OPERACIONES ........................................................................................................................... 575
ENTIDADES ........................................................................................................................................... 577
Categoría de Entidades ................................................................................................................. 577
Tipos de Entidades ........................................................................................................................ 577
Estado o Situación
de
la
Entidad.
..................................................................................................
578
Contactos ..................................................................................................................................... 578
Clasificación .................................................................................................................................. 579
Criterios de selección .................................................................................................................... 579
CLIENTES ............................................................................................................................................. 580
Títulos ........................................................................................................................................... 581
Tipos de Clientes ........................................................................................................................... 581
Preferencias .................................................................................................................................. 581
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Prefijos – tipo
de
identificación
.....................................................................................................
582
Tarjetas de Fidelizacion – tipos ..................................................................................................... 582
Criterio de selección ...................................................................................................................... 582
PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 583
Reserva Tipo. ................................................................................................................................ 583
Tipos de grupo .............................................................................................................................. 585
Motivo Salidas No Previstas .......................................................................................................... 585
Tipos de Atenciones ...................................................................................................................... 585
Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................................ 586
Tipos de eventos ........................................................................................................................... 586
Tipos de garantía .......................................................................................................................... 587
Tipos de descuentos financieros ................................................................................................... 588
Tipos de descuentos ...................................................................................................................... 588
Motivos de Corregir Asientos. ....................................................................................................... 589
Motivos de anulación de facturas ................................................................................................. 589
Tipos de paquetes ......................................................................................................................... 590
Tipos de Propinas ......................................................................................................................... 590
Puntos de Frontera ....................................................................................................................... 591
Tipos de regímenes ....................................................................................................................... 591
Regímenes
de
exploración
............................................................................................................
592
Documentos ................................................................................................................................. 595
Texto para documentos ................................................................................................................ 596
impuestos ..................................................................................................................................... 597
Impuestos – Secuencias ............................................................................................................................... 597
Tasas de Impuestos ..................................................................................................................................... 597
Series de facturas ......................................................................................................................... 598
Series de documentos ................................................................................................................... 600
Filtros – series de documentos ...................................................................................................... 600
Series de recibos ........................................................................................................................... 601
Extensiones telefónicas
.................................................................................................................
601
productos del mini bar .................................................................................................................. 602
Opciones de llaves ........................................................................................................................ 603
Mensajes Para NewPos. ............................................................................................................... 604
Extensiones de llaves .................................................................................................................... 604
Extensiones de pay – tv ................................................................................................................. 605
Extensiones de verjas .................................................................................................................... 605
Extensiones de internet ................................................................................................................ 606
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Extensiones de
pos
externo
...........................................................................................................
606
VUELOS ............................................................................................................................................... 606
VEHÍCULOS .......................................................................................................................................... 607
Modelos ....................................................................................................................................... 607
Marcas ......................................................................................................................................... 608
ESTACIONAMIENTOS .............................................................................................................................. 609
Zonas ............................................................................................................................................ 609
Estacionamientos ......................................................................................................................... 609
MANTENIMIENTO .................................................................................................................................. 610
Tipos de Inactividad ...................................................................................................................... 610
Técnicos ........................................................................................................................................ 611
Procedencia .................................................................................................................................. 611
Tipos de Averías ............................................................................................................................ 612
Sub‐nível de Averías ...................................................................................................................... 612
Zonas del hotel ............................................................................................................................. 613
Tipos de objetos ............................................................................................................................ 613
CAPÍTULO 13: UTILITARIOS .............................................................................................................. 615 APERTURA DE AÑO ................................................................................................................................. 615
CAMBIAR DE IDIOMA .............................................................................................................................. 616
PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 617
Generales ..................................................................................................................................... 617
Definiciones y estructura de los parámetros ............................................................................................... 617
Generales ‐ Instalación ................................................................................................................................ 618
Generales ‐ Locales ...................................................................................................................................... 621
Generales ‐ Impresión ................................................................................................................................. 623
Generales Cálculos Off ‐Line ......................................................................................................................... 624
Modos de Operación .................................................................................................................... 625
Modo de Operación Complejo & MultiHotel ............................................................................................... 625
Modo de Operación Crucero ....................................................................................................................... 626
Modo de
Operación
Offshore
......................................................................................................................
628
Front ‐Office .................................................................................................................................. 630
Front Office ‐ Reservas ................................................................................................................................ 630
Front Office – Reservas 2 ............................................................................................................................. 637
Front Office ‐ Limites – Impresión ............................................................................................................... 638
Front Office – Overbooking ......................................................................................................................... 642
Front Office ‐ Day‐Use ................................................................................................................................. 643
Front Office – Ama de Llave ........................................................................................................................ 644
Front Office ‐ Clientes .................................................................................................................................. 646
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Front Office
‐Night
Auditor
.........................................................................................................................
652
Asientos ........................................................................................................................................ 654
Asientos ‐ Asientos ...................................................................................................................................... 654
Asientos Cuenta Corriente ........................................................................................................................... 657
Asientos ‐ Descuentos ................................................................................................................................. 658
Asientos ‐ Asientos Adicionales ................................................................................................................... 659
Conexiones a Sistemas .................................................................................................................. 660
Conexiones A Sistemas ‐ NewConta ........................................................................................................... 660
Conexiones A Sistema ‐WebNewHotel ....................................................................................................... 661
Conexiones A Sistema ‐ Condómino ........................................................................................................... 662
Conexiones A Sistemas ‐ NewTime .............................................................................................................. 662
Conexiones A Sistemas ‐ NewCRM .............................................................................................................. 663
Conexiones A Sistemas ‐ NewStock ............................................................................................................. 663
Conexiones A Sistemas ‐ NewPlan .............................................................................................................. 664
Conexiones A Sistema – NewPos ................................................................................................................. 665
Conexiones A Sistemas – NewSpa ............................................................................................................... 666
Conexiones A Sistemas ‐ NewGolf ............................................................................................................... 667
Conexiones A Sistemas ‐ NewGes ................................................................................................................ 668
Interfaces ..................................................................................................................................... 671
Interfaces ‐ E‐mail ........................................................................................................................................ 671
Interfaces ‐ Exportación ............................................................................................................................... 674
Interfaces‐Impresora
Fiscal
........................................................................................................................
675
Interfaces ‐ Tarjetas ..................................................................................................................................... 676
Contabilidad ................................................................................................................................. 677
Contabilidad ‐ Definición ............................................................................................................................. 677
Impuestos ..................................................................................................................................... 680
Impuestos – Asientos................................................................................................................................... 680
Impuestos ‐ Facturación .............................................................................................................................. 681
Facturación................................................................................................................................... 684
Facturación – Generales .............................................................................................................................. 684
Facturación ‐ Series ..................................................................................................................................... 688
Facturación ‐ Distribución ............................................................................................................................ 689
Métodos De Facturación .............................................................................................................. 693
Métodos de Facturación ‐ Check‐out.......................................................................................................... 693
Métodos de Facturación ‐ Anticipada .......................................................................................................... 695
Métodos de Facturación ‐ Pro‐forma .......................................................................................................... 696
Métodos de Facturación ‐ Anulación ........................................................................................................... 697
Métodos de Facturación ‐Marketing .......................................................................................................... 698
Métodos de Facturación ‐ Regularización ................................................................................................... 698
Emisión de Facturas ...................................................................................................................... 699
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Emisión de
Facturas
‐Impresión
..................................................................................................................
699
Emisión de Facturas ‐ Exportación ............................................................................................................... 701
Habitaciones ................................................................................................................................. 703
Habitaciones ‐ Habitaciones ........................................................................................................................ 703
Habitaciones ‐ Tipos .................................................................................................................................... 707
Habitaciones ‐ Pensiones ............................................................................................................................. 710
Complejo ...................................................................................................................................... 710
Multi Hotel ................................................................................................................................... 713
Multi Hotel – Datos Generales .................................................................................................................... 713
Multi Hotel Dirección ................................................................................................................................... 714
Multi Hotel Facturación ............................................................................................................................... 714
Multi Hotel Entidad oficial ........................................................................................................................... 714
Multi Hotel NewConta ................................................................................................................................. 714
Multi Hotel Otros ......................................................................................................................................... 714
Crucero ......................................................................................................................................... 716
Pasos para la instalación del Modo Crucero ................................................................................................ 716
Offshore ....................................................................................................................................... 718
Principios y conceptos Básicos .................................................................................................................... 718
Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore .......................................................................... 719
Impresoras ................................................................................................................................... 722
Mis reportes ................................................................................................................................. 723
Imágenes externas ....................................................................................................................... 724
Seleccionar exportación ................................................................................................................ 726
Estadísticas .................................................................................................................................................. 726
Estadísticas (previsión) ................................................................................................................................ 726
Contabilidad ................................................................................................................................................ 727
Entidad oficial .............................................................................................................................................. 727
Fichero SAF – XML ....................................................................................................................................... 728
Condominio ................................................................................................................................................. 728
Exportación IMB ......................................................................................................................................... 728
Exportación RUC ......................................................................................................................................... 729
Exportación AVS
..........................................................................................................................................
729
Exportación Market Metrix ......................................................................................................................... 730
Exportación Consumos Mini Bar .................................................................................................................. 730
Exportación PGO .......................................................................................................................................... 731
Exportación Interface Cardex ...................................................................................................................... 731
Exportación Estancias del Día ...................................................................................................................... 736
Exportación de Ingresos .............................................................................................................................. 739
Exportación Booking Mensual O Previsiones .............................................................................................. 741
Elegir Importación de datos .......................................................................................................... 744
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Importar NewSPA
Remoto
..........................................................................................................................
744
Importar PGO .............................................................................................................................................. 745
Información en Tarjeta magnético ............................................................................................... 745
ACCESOS ............................................................................................................................................. 746
Consulta de accesos ...................................................................................................................... 746
Limpieza de accesos ..................................................................................................................... 747
CAMBIAR CONTRASEÑA ........................................................................................................................... 748
CAMBIAR DE USUARIO ............................................................................................................................. 748
CAMBIAR HOTEL .................................................................................................................................... 748
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ...................................................................................................................... 750
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL ......................................................................................................
750
I‐Reparaciones .............................................................................................................................. 750
II‐ Cambios de Códigos. ................................................................................................................. 752
III‐ Cambiar Codigos‐2 .................................................................................................................. 753
IV ‐ Otras Opciones de Reparaciones y eliminaciones .................................................................... 754
V ‐ Otras Opciones‐2 ...................................................................................................................... 756
VI‐ Unir códigos Clientes ............................................................................................................... 757
VII‐ Facturas Anticipadas .............................................................................................................. 757
RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES. .......................................................................................................... 759
CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS. ..................................................................................................................... 760
CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 761
BORRAR PERIODO .................................................................................................................................. 761
TOOLBAR ............................................................................................................................................. 762
Configurar la Barra de Herramientas ............................................................................................ 763
CALCULADORA ...................................................................................................................................... 763
CALENDARIO ........................................................................................................................................ 764
CONVERSIÓN DE MONEDAS ...................................................................................................................... 764
SQL ................................................................................................................................................... 764
SQL TRACER ...................................................................................................................................... 765
CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL................................................................. 766 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 766
PRINCIPIOS BÁSICOS ............................................................................................................................... 766
ESQUEMA ............................................................................................................................................ 767
ETAPA I ‐ CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL. .............................................................. 769
DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD. .............................................................. 774
POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL. ........................................................ 780
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CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS ................................................................................................. 785 CRM .................................................................................................................................................. 785
REGÍMENES DE EXPLORACIÓN ................................................................................................................... 788
Esquema Grafico de funcionamiento ............................................................................................ 788
Pasos Iniciales para el Arranque en esta modalidad ..................................................................... 789
Requisitos Iníciales........................................................................................................................ 791
Parametrización ........................................................................................................................... 794
Definición de la Habitación ........................................................................................................... 795
Definición de los Regímenes de Explotación .................................................................................. 796
Tratamiento
Para
las
Reservas
.....................................................................................................
798
Insertar Reservas ......................................................................................................................................... 798
Atribución de Habitaciones ......................................................................................................................... 800
Consideraciones importantes........................................................................................................ 802
Reportes especiales de los propietarios ........................................................................................ 803
1.‐ Reportes de Regímenes de exploración. ................................................................................................ 803
2.‐ Reporte del cálculo resultante de las prestaciones ................................................................................ 804
3 Planning espacial para propietarios .......................................................................................................... 805
3.1 Planning de Habitaciones Disponibilidades ........................................................................................... 806
3.2 Planning de Ocupación .......................................................................................................................... 807
3.3Planning de Ocupación / Pensiones ........................................................................................................ 807
3.4 Planning de Previsión de Habitaciones .................................................................................................. 808
3.5 Planning de Reservas ............................................................................................................................. 808
3.6 Habitaciones .......................................................................................................................................... 808
3.7 Información de Última Hora: ................................................................................................................. 809
3.7 Información de Estadísticas ................................................................................................................... 809
PROPINAS ............................................................................................................................................ 811
FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS............................................................................................................. 816
Envío de Facturas por e‐mail ........................................................................................................ 816
Factura Marketing ........................................................................................................................ 818
NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO .................................................................. 820
NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS .................................................................................................
822
Funcionamiento ............................................................................................................................ 822
Como se parametriza y emplea. ................................................................................................... 823
COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS ............................................................................ 825
En NewHotel ................................................................................................................................. 826
En NewPOS ................................................................................................................................... 827
GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................. 830
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ALLOTMENT .........................................................................................................................................
830
ATENCIONES ......................................................................................................................................... 830
ASIENTOS ............................................................................................................................................ 830
CAMBIO .............................................................................................................................................. 830
CATEGORÍA DE ENTIDADES ....................................................................................................................... 831
CARDEX ............................................................................................................................................... 831
CLIENTE ............................................................................................................................................... 831
CUENTAS EXTRAS .................................................................................................................................. 831
CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 832
COMPLEJO ........................................................................................................................................... 832
CHECK IN ............................................................................................................................................. 832
CHECK OUT .......................................................................................................................................... 832
CUPO .................................................................................................................................................. 832
CRÉDITO .............................................................................................................................................. 832
DAY USE ............................................................................................................................................. 833
DEAD LINE ........................................................................................................................................... 833
DESEMBOLSO ....................................................................................................................................... 833
DIARIA ................................................................................................................................................ 833
DÉBITO ............................................................................................................................................... 833
ENTIDADES
...........................................................................................................................................
833
EARLY BOOKING .................................................................................................................................... 833
FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 834
FACTURA DE CLIENTES ............................................................................................................................ 834
FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 834
FACTURA CUENTA EXTRA ........................................................................................................................ 835
FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 835
GRUPOS .............................................................................................................................................. 835
GRUPO MERCADO .................................................................................................................................. 836
HABITACIÓN INACTIVA ............................................................................................................................ 836
LOGS ..................................................................................................................................................
836
NOTAS DE CRÉDITOS .............................................................................................................................. 836
NOTAS DE DÉBITO ................................................................................................................................. 836
NO‐SHOW ........................................................................................................................................... 837
OPERADOR .......................................................................................................................................... 837
ORIGEN ............................................................................................................................................... 837
ON REQUEST ........................................................................................................................................ 837
OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 837
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PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................
837
PENSIÓN COMPLEJA ............................................................................................................................... 838
PENSIONES ALIMENTICIAS ........................................................................................................................ 838
PAQUETES ........................................................................................................................................... 838
PROTOTIPO DE RESERVA ......................................................................................................................... 838
PLANNING ........................................................................................................................................... 839
PERNOCTACIONES .................................................................................................................................. 839
RELEASE .............................................................................................................................................. 839
ROOMING LIST ...................................................................................................................................... 839
SECCIONES ........................................................................................................................................... 839
SERVICIOS ............................................................................................................................................ 839
SEGMENTO DE MERCADOS ....................................................................................................................... 840
SITUACIÓN DE LA ENTIDAD....................................................................................................................... 840
TÉCNICOS ............................................................................................................................................ 840
TIPO DE AVERÍA .................................................................................................................................... 840
TIPO DE HABITACIÓN .............................................................................................................................. 840
TIME SHARE ......................................................................................................................................... 840
TASAS DE CAMBIO ................................................................................................................................. 841
TRAVEL ............................................................................................................................................... 841
VOUCHER
............................................................................................................................................
841
WALK IN ............................................................................................................................................. 841
ZONAS ................................................................................................................................................ 841
ANEXO 1 – ESTATÍSTICAS ................................................................................................................. 842
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CAPÍTULO 1: INTRODUCCION
CONSIDERACIONES GENERALES
NewHotel Front – Office es un modulo especializado para la gestión de recepción,
reservas, huéspedes, check-in, check-out, contratación, facturación, gobernanta,
reportes y estadísticas de la familia de Software para gestión hotelera NewHotel.
Este manual de utilización tiene por objetivo servir de referencia y consulta a los
utilizadores del software NewHotel Front-Office.
De todo, no sustituye la formación que debe ser dada a los utilizadores, mas sirve de
herramienta útil y de complemento a la formación para aclarar dudas y explorar
funcionalidades avanzadas.
La instalación del software debe ser efectuada por técnicos especializados, asumiendo
que esta tarea debe haberse efectuado antes del inicio de la utilización del sistemaNewHotel Front-Office.
Existen además otros tipos de documentos disponibles tales como:
• Manual Quick Start NewHotel Front-Office
Este manual es destinado a una explicación breve de los principales pasos y
secuencias para el arranque del sistema para su utilización.
• Manual de Parametrización y Configuración
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ORGANIZACION DEL MANUAL
Este manual se destina a dar una explicación y ayudar a definir los múltiples
parámetros que determinan el comportamiento del sistema. Algunas de las
funcionalidades señaladas en el manual dependen de parámetros definidos en la
configuración de NewHotel Front-Office.
Este nuevo manual además de los capítulos de naturaleza introductoria se divide en
otros capítulos que respetan el orden del software en sí.
Vamos a ejemplificar aquí de qué forma se encuentra dividida en términos de
contenido la gestión del software en sí, para que sea posible una mejor compresión.
• Capítulo 4 - Reservas
• Capítulo 5 - Recepción
• Capítulo 6 - Housekeeping
• Capítulo 7 - Facturación
• Capítulo 8 - Reportes
• Capítulo 9 – Mis Reportes
• Capítulo 10 - Estadísticas
• Capítulo 11 - Ventas
• Capítulo 12 – Archivos
• Capítulo 13 - Utilitarios
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CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE
INSTALACION
La instalación de NewHotel PMS no ofrece dificultades especiales siguiendo los
procedimientos de instalación y el modo en que se instala los recursos necesarios
para ejecutar el software designada mente como motor de base de datos Oracle y
otros. Las instrucciones de instalación constan de un manual técnico.
Los sistemas operativos deben ser Windows XP Profesional, Vista, Windows 7,
terminales con servidores Windows 2003 y 2008, empleando Oracle 8,9,10 o 11.
Los reportes son confeccionados utilizando el Crystal Reportes en su versión 7.
Toda la aplicación e instalación se efectúa mediante el siguiente procedimiento:
1. Mediante los SETUP de instalaciones se instalara el servidor de Oracle y los
clientes correspondientes en cada estación de trabajo.2. Ejecutar el RUNTIME de cristal 7
3. Copiar la carpeta de trabajo de NewHotel PMS y ejecutar el mismo.
Una vez ejecutado la aplicación el creara las correspondientes entradas en el registro
de Windows y dará la posibilidad de crear tanto el usuario como la estructura de la
base de datos para que funcione el sistema.
Ya en esta nueva edición (a partir de las versión de agosto 2010) el sistema no
necesita la instalación y configuración del ODBC ni de la BDE, por lo que solo será
necesario definir los enlaces tanto entre sistemas como en la base de datos haciendo
mención a la instalación donde se encuentra instalada la misma Ejemplo ORCL,
ORCL1, etc.
ARRANQUE DEL SISTEMA
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En este manual, en cada capítulo correspondiente discriminamos los datos yelementos necesarios para configurar el sistema para su arranque y utilización.
En esta pequeña introducción apenas mencionaremos, de forma breve, y una vez
instalada la aplicación y la base de datos con los programas SETUP correspondientes,
los pasos iniciales necesarios para una configuración del sistema hecha la primera
vez, facilitando un orden adecuado de configuración de los mismos, sirviendo de guía
para ser puesta en práctica.
CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA
ACCESO AL SISTEMA
NewHotel PMS es uno de los más completos sistemas de Gestión Hotelera (Property
Mangement Systems), ofreciendo innumerables funcionalidades y posibilidades
únicas. Al mismo tiempo es muy intuitivo y fácil de trabajar ya que fue diseñado para
disponibilizar a los usuarios de un ambiente de trabajo amigable con todas lasopciones fácilmente accesibles sin necesidad de abrir múltiples menús o hacer
complejas navegaciones.
Todas estas facilidades son complementadas por un riguroso control de niveles de
accesos y seguridad que se desea permitir. Para cada utilizador es posible limitar con
rigor lo que se le permite hacer. En todas las operaciones se pueden definir si el
utilizado está facultado para consultar, insertar, alterar o borrar informaciones en la
base de datos.
Para acceder al sistema el utilizador debe en primer lugar identificarse con su código y
contraseña (password) de acceso, insertando:
Utilizador: Código de hasta 6 caracteres alfanuméricos (debe respetar las
mayúsculas y las minúsculas).
Contraseña: Llave del utilizador.
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Puede seleccionarse de la lista de idiomas disponibles el lenguaje con que se desea
trabajar. Al seleccionar un idioma NewHotel pasara a presentar todos sus menús,
opciones, diálogos y reportes en el idioma previamente seleccionado.
Oprimiendo el botón o oprimiendo la tecla ENTER del teclado NewHotel
dará acceso a una pantalla con el Menú Principal a partir del cual podemos comenzar
a trabajar con el software.
Nota : Cada utilizador tendrá acceso apenas a las operaciones a que están
autorizados. Los utilizadores y sus respectivas contraseñas de acceso (passwords)
con sus operaciones a que esta autorizados son definidas, creadas o modificadas por
el personal responsable, como se explica en el Capitulo Archivos Utilizadores.
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PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS
Barra de Estado
Barra Menú
Principal
Barra de
Herramientas
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BARRA DE MENÚ PRINCIPAL
La barra de Menú Principal proporciona acceso a los distintos menús como el primer
nivel de opciones conforme se muestra en la figura siguiente:
Por ejemplo si oprimimos sobre “Reservas” aparece el menú con varias opciones de
esta opción como se muestra en la figura siguiente:
De forma idéntica oprimiendo sobre “Recepción” aparece el menú siguiente:
Y así sucesivamente para las restantes opciones mostradas en el Menú Principal.
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En parte derecha existe una información visible de forma resumida y en tiempo realsobre el estado de ocupación del Hotel, habitaciones ocupadas y huéspedes así como
si existen avisos o mensajes por ser recibidos.
Oprimiendo la tecla NewHotel presenta un cuadro con mas detalles de la situacion
del Hotel en este momento, conforme se muestra a continuacion:
También se puede leer los detalles de varios Avisos pendientes tales como mensajes
recibidos para los huéspedes, como indicaciones dadas por el propio software para el
personal del Hotel sobre operaciones que deben ser efectuadas (por ejemplo cambios
de habitaciones, atenciones especiales, etc.).
Oprimiendo la tecla aparece una pantalla con la lista y los detalles de cada Aviso.
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BARRA DE HERRAMIENTAS (BOTONES DE ACCESO DIRECTO)
La barra de Herramientas es muy importante para facilitar el trabajo de los utilizadores
de NewHotel PMS.
Como explicamos anteriormente el software dará acceso a todas las opciones
permitidas al utilizador a través del Menú Principal y a los sub menús que a partir del
mismo proporciona el nivel.
Por eso es muy útil que el acceso a algunas opciones de trabajo más utilizadas yfrecuentes se pueda realizar de forma directa sin necesidad de navegar por las
opciones del menú del sistema.
Para este objetivo, NewHotel PMS permite definir cuáles son las operaciones para
cada utilizador desea acceder con un acceso rápido. En la figura que se muestra a
continuación se representa un ejemplo de la Barra de Herramienta configurada para
un determinado utilizador. Cada Icono representa un acceso directo a una
determinada operación, por ejemplo: reservas, consulta de cuenta y facturaciones
entre otras.
La barra de herramienta estándar que NewHotel brinda será explicada a continuación:
Nota: Cada utilizador por cada puesto de trabajo puede configurar su propia Barra de
Herramienta con sus accesos más comunes. La Barra de Herramienta es totalmente
configurable tanto a lo que se refiere las opciones como a los iconos y hasta la
secuencia que debe presentarse en pantalla.
Además de estas facilidades algunas opciones pueden ser aun accedidas por
combinaciones de teclas o por las teclas de funciones del teclado, como por ejemplo la
tecla F7 en la configuración estándar invoca a la consulta de reserva. Estas
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combinaciones se muestran en las opciones del Menú, como por ejemplo se muestraen la siguiente pantalla.
BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS
La colección de botones (Iconos) estándar que está disponible para que cada
utilizador configure su ambiente de trabajo en NewHotel PMS es la que se representa
en el cuadro siguiente:
Botones Significado Opción de MenúTecla
Rápida
Cardex de Clientes Recepción – Cardex F2
Planning de ReservasReservas – Planning –
ReservasF4
Planning de AlojamientoReservas – Plannings –
Alojamiento F3
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Botones Significado Opción de Menú TeclaRápida
Insertar Reservas
IndividualesReservas – Insertar Reservas
– IndividualesF5
Insertar Reservas de
Grupo
Reservas – Insertar Reservas
– Grupos F6
Consultar ReservasReservas – Consultar
Reservas F7
Check – In Recepción – Check-InF8
Check – OutRecepción – Check-Out
F9
Inserir Movimientos Recepción – Movimientos –
Insertar MovimientosF10
Consultar Cuenta
CorrienteRecepción – Cuenta Corriente F12
Ayuda
Panel Gestión Reservas – Panel de Gestión
Planning de
Disponibilidades de
Alojamientos.
Reservas – Planning –
Alojamiento Disponible
Entidades Ventas – Entidades -
Entidades
Consulta de Huéspedes Recepción – Huéspedes
Consulta de MovimientosRecepción – Movimientos –
Consulta de Movimientos F11
Planning de GruposReservas – Planning – Grupos
/ Entidades
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Botones Significado Opción de Menú TeclaRápida
Consulta de FacturasRecepción – Facturación –
Consulta de Facturas
Grupos Recepción - Grupos
Mudar Utilizador Utilitarios – Mudar Utilizador
Disponibilidad de
Alojamientos
Reservas – Planning –
Disponibilidad de Alojamiento
Calculadora Utilitarios – Calculadora
Calendario Utilitarios - Calendario
Consulta de TarifasReservas – Insertar Reservas
- Consulta de Tarifas
Avisos Recepción – Agenda - Avisos
Alterar Room Status
Housekeeping – Gobernanta -
Alterar Room Status
Discrepancias en Room
Status
Housekeeping – Gobernanta -
Discrepancias en Room
Status
ArtículosHousekeeping – Gobernanta -
Artículos
EmpleadasHousekeeping – Gobernanta -
Empleadas
Estados – TareasEspeciales - Pontos
Housekeeping – Gobernanta -
Estados – Tareas Especiales -
Pontos
Plano de TrabajoHousekeeping – Gobernanta -
Plano de Trabajo
Salir Reservas - Salir
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Botones Significado Opción de Menú TeclaRápida
Vacía
Parámetros GeneralesUtilitarios – Parámetros
Generales
NewHotel PMS permite además alterar esta colección y definir otros iconos además de
los existentes en la colección estándar.
CONFIGURAR BARRA DE HERRAMIENTAS
El acceso a esta opción es efectuada a través de Utilitarios - Toolbar
La Barra de Herramienta admite un máximo de 20 botones. Considerando este
elemento, el utilizador puede configurarlo a su conveniencia.
La pantalla de configuración de la Barra de Herramienta es compuesta por dos
bloques: Activas y Disponibles.
Para anular un botón debe seleccionarse en el bloque de Activa y presionar la tecla
Para adicionar un botón tiene que seleccionar primero el mismo en el bloque
Disponible y presionar la tecla
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Adicionalmente en la Barra de Herramientas existe otra funcionalidad que es llamadaACCESO RAPIDO.
Esa opción se muestra en la barra de herramienta si se marca la opción que está en el
recuadro rojo, que se activa haciendo un click derecho con el rato encima de la barra
de herramientas.
La misma funciona ara buscar reservas o bien por nombre, por numero o por
habitaciones, una vez localizada se activan un grupo de botones que permite acceder
directamente a dicha información
BARRA DE ESTADO (STATUS BAR)
La Barra de Estado aparece junto a la imagen inferior del fondo de la pantalla y
muestra varias informaciones sobre la estación de trabajo, los recursos del sistema y
del utilizador.
Las informaciones que presenta en la Barra de Estado son las siguientes:
• Utilizador que se encuentra conectado en ese momento
• Fecha de trabajo de NewHotel PMS.
• El nombre del terminal del utilizador que esta a trabajar, en este caso el
nombre de la computadora.
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• Impresora conectada al sistema.• Fecha de la versión del software.
• Versión del sistema
PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR LA VISIBILIDAD DE LOS MENÚS
Entre en el Panel de Control del Sistema Operativo Windows, según sea la versión del
mismo y ajuste los tamaños de las letras y colores. Esta pantalla según sea el sistema
operativo de Windows varia su formulación, por lo general desde Windows Vista losestándar que viene so los óptimos para el mejoramiento visual del sistemas.
En Windows 7 solo existe un detalle a considerar y es tamaño del DPI que debe ser el
que mostramos enmarcado en rojo en la siguiente pantalla.
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CAMBIAR DE UTILIZADOR
Es posible cambiar de utilizador sin tener que salir del sistema. Para hacer esto solo
baste ir al menú de Utilitarios – Cambiar Usuario o simplemente dar un ENTER en la
pantalla del sistema
FECHAS
Valor Significado
Fecha de Trabajo
Fecha de NewHotel. También conocida como
fecha corriente de trabajo. Es la fecha que
corresponde con la Fecha de movimiento de
las operaciones
Fecha del Sistema
Fecha del ordenador. Esta fecha es la que se
conoce como Fecha de Registro de losmovimientos operaciones en NewHotel PMS
Fecha Valor Es la fecha del documento que se está
insertando en el sistema
Ayer, Mañana, Primer día del
mes, Ultimo día del mesSe toman en cuenta como referencia la fecha
corriente (NewHotel)
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Los tratamientos de las fechas de NewHotel PMS es muy importante que sucompresión se tenga en cuanta. A continuación mostramos gráficamente tomando
como referencia una inserción de movimiento el significado de cada una de ellas.
En este ejemplo se inserto un movimiento en la Fecha del Ordenador del 26 de
marzo, para un documento que tiene Fecha Valor del 21 de octubre del 2008, y fue
registrado con fecha 22 de octubre que es la Fecha de Trabajo de NewHotel PMS.
• Fecha registro: es la fecha que tiene el sistema operativo, o sea la fecha del
ordenador
• Fecha Movimiento: es la fecha que corresponde con la fecha de trabajo de
NewHotel PMS
• Fecha Valor. Es la fecha que tiene documento que estamos a insertar en el
sistema
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CALENDARIO
Nota: El día es seleccionado, dando un doble click sobre la fecha pretendida.
Retrocede
un año
(2007)
Avanza un año (2009)
Retroceder un
Mes
Avanza un mes
(Noviembre)
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REPORTES EXTERNOS
Una de las ventajas indiscutibles de NewHotel es el uso del Generador de Reportes
Crystal Reports que contempla con flexibilidad la recuperación de informaciones, pues
que los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de
cualquier instalación hotelera siendo posible, incluso, elaborar reportes propios e
incorporarlos a la aplicación (reportes externos). Ahora esta opción se crea bajo una
opción propia denominada Mis Reportes
PROCEDIMIENTOS PARA INCORPORAR REPORTES EXTERNOS
El acceso a esta opción se hace a través del menú Utilitarios – Parámetros – Mis
Reportes
Oprimiendo el botón
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Campo Significado
Nombre
Nombre del Reporte que aparece en la opción Mis Reportes.
Si estuviera definido un submenú, entonces se refiere al
nombre del mismo.
Camino
Camino donde se encuentra el reporte
Lo más recomendable es ir a buscarlo utilizando el botón
Se deja en blanco si estamos a definir un submenú
Submenú
• Los reportes externos pueden ser agrupados en
submenú.• Aquí se escoge el submenú al cual pertenece el
reporte que estamos a definir.
• Si el reporte no pertenece a ningún submenú este
campo se dejaría en blanco.
Nr. OrdenPosición que queremos que ocupe el reporte en la pantalla
de Mis Reportes.
Apaisado Para definir el reporte en formato Horizontal.
Se está activo estamos definiendo un submenú;
Para cuando definimos un titulo para indicarle un separador en el menú.
Reporte significa que estamos definiendo un reporte externo
Oprimimos el botón
Notas:
• Para utilizar los Reportes Externos debe usarse a través de la opción Mis
Reportes.
.
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SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN
Las cajas de selección que están disponibles en NewHotel tienen tres estados que
significan lo siguiente:
Significa que no está seleccionado
Significa que está seleccionado
Significa que no é de interesa tener el criterio seleccionado, o sea que la selección
ignora si esta marcado o no.
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CAPÍTULO 4: RESERVAS
ASPECTOS GENERALES
NewHotel PMS atribuye automáticamente un número de localizador de cada reserva
introducida en el sistema. Este número es compuesto por un número consecutivo
dentro de cada año y por un sufijo que es el año en que cada reserva fue creada. Por
ejemplo podrán existir reservas 1/200 y 1/2010, 13421/2009 y 13421/2010, etc.
Una reserva podrá ser asociada a un alojamiento. En el momento de creación de la
misma la introducción del alojamiento (habitación) no es necesaria y puede ser
atribuida posteriormente.
NewHotel PMS soporta además Reservas no asociadas a habitaciones o a dormidas
de huéspedes, pudiendo así ser usadas en unidades hoteleras que reciben Clientes o
grupos para solo servirles comidas, permitiendo de esta manera controlar y facturar
dichos servicios y disponer de previsiones rigorosas de comidas a servir combinando
los torales correspondientes a huéspedes alojados como a los pasantes.
El sistema permite crear reservas individuales (una Habitación) y Reservas de Grupos
(varias Habitaciones).
Una Reservas de Grupo genera automáticamente tantas reservas individuales como el
número de habitación que se tenga especificado, permitiendo así que un mismo
Grupo, diferentes huéspedes tengan fechas de entrada y salida distintas así como
personalizar servicios, precios y excepciones.
El número de localización de la Reserva es un criterio que permanece asociado a los
clientes mismo después del Check-Out
Una reserva puede estar en una de las siguientes estados: Reserva, Check-in, No
Show, Cancelada e Check-Out
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El sistema considera como Diaria o Rate el precio que es lanzado de forma automáticaen la cuenta Master de todos los huéspedes en el proceso de cierre de día.
Los elementos que determinan el precio de Diaria (Rate) fundamentales son los
siguientes:
• El tipo de Habitación;
• Modalidad de la Pensión asociada a los pasajeros;
• El número de pasajeros (personas).• Otros datos excepcionales en dependencia de la reservas tiene early booking,
precios espaciales, excepciones, ofertas, etc.
Datos obligatorios para crear una reserva
• Fecha de entrada y salida de los clientes en el hotel.
• Tipo de Habitación
• Tipo reservas si es Directo o de Entidad.
•
Modalidad de Pensión.• Cantidad de pasajeros (adultos, niños e infantes).
• Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica seleccionar un Operador.
• Segmento de Mercado.
• Origen de Mercado.
• Esquema de Impuestos
El sistema contempla una gestión sofisticada de gestión de Overbooking dando la
posibilidad de registrar los clientes enviados para otras unidades por este concepto,
mas procediendo a su registro de entrada en el Hotel. Dichos clientes pueden así ser localizados y reflejarse en los listados de huéspedes conforme se desea ver.
Otra facilidad muy interesante de la gestión de Overbooking en NewHotel PMS es que
mismo que sea desviado el cliente para otra unidad hotelera se puede hacer la
respectiva facturación en el propio hotel. Así por ejemplo en caso de facturación de
Agencias o Entidades pueden ser enviadas la factura incluyendo estos clientes sin que
aparezca cualquier referencia que existió un Overbooking.
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Una Reserva tiene asociado 6 cuentas (Folios): M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 –
Extra5.
Las cuentas pueden ser en Moneda Base o en Moneda Suplementaria (aplicable en
algunos países en que tal situación se pueda aplicar).
Cuenta Master (M): es una cuenta donde se registran automáticamente o manual los
movimientos básicamente considerados como Diarias (Pensiones o Daily Rate) que
básicamente se procesan en el cierre de día.
Cuenta Extras (E1,…, E5): Pueden ser utilizadas por decisión del utilizador para los
lanzamientos de los extras de una forma organizada para su mejor seguimiento y
control de los lanzamientos. Por ejemplo, puede ser configurado que los consumos a
créditos de los puntos de ventas sean lanzados en una cuenta Extra 1 y las llamadas
telefónicas en la cuenta Extra 3, etc.
El sistema es multi moneda o que quiere decir que los contratos con las Agencias se
registran en moneda contratada. Mientras que los movimientos de las Diarias
(Pensiones) se efectúan en la cuenta Master en Moneda Base.
Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera se utiliza la tasa de cambio
de facturación definiéndose de varios tipos, fija según contrato, variable diaria, etc.
Antes de confirmar una reserva, el sistema contempla una serie de informaciones que
constituyen elementos importantes para aceptar o no la misma. Ninguna de estas
situaciones anormales impiden de confirmar la reserva, solo que queda a criterio del
utilizador.
Las situaciones más frecuentes que se verifican son las siguientes:
• Overbooking
• Precio de Diaria:
• Extra Allotment (CUPOS) y Fuera del plazo de Release:
• Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales):
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OVERBOOKING:
Nota: El control del overbooking tiene varias modalidades, una es su control de forma
general, la segunda es considerar el Overbooking teniendo en cuenta los tipos de
habitaciones y la tercera es considerando el máximo de reservas que pueden
permitirse. Todo esto se configura en lao parámetros generales habitaciones .
PRECIO DE DIARIA:
Define el precio de la diría por cada día estancia teniendo en cuenta el número de
personas, tipo de alojamiento y la modalidad de pensión reservada.
Así mismo es posible confirmar la creación de una reserva que no tenga precio
definido en la diaria para algún día de la estancia, pero en el cierre de día el sistema
no permite ejecutarse hasta que esta definición sea establecida, si la reserva está en
situación de Check-in para el día que pretendemos cerrar el día.
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Nota: Para actualizar los precios de Diaria se explica en el Capítulo: Ventas – Precios - Diarias
EXTRA ALLOTMENT (CUPOS) Y FUERA DEL PLAZO DE RELEASE:
Fuera del Plazo de Reléase indica que una de las fechas de entrada de la reserva esta
fuera del periodo activo del Alloment contratado e indica el tiempo que está pactado
con las Agencias para hacer reserva basado en el cupo contratado.
Este tiempo representa el tiempo mínimo que las agencias pueden hacer reservas al
hotel basados en su cupo contratado sin que el hotel pueda rechazar la misma.
Cuando la reserva que estamos haciendo sobre pasa el Alloment o Cupo contratado
para la entidad en cuestión el sistema validara y emite dos mensajes con esta
advertencia.
Y a continuación muestra una venta para las distintas fechas activas de los cupos
contratados y su estado
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Este dato representa para NewHotel PMS la cantidad de habitaciones contratadas quese obliga a reservar a la entidad según el contrato. Cuando una reserva se acepte a
pesar de estar fuera de cupo se contabiliza a efectos estadísticos como Extra
Alloment.
STOP DE RESERVAS PARA UNA ENTIDAD (STOP SALES):
Es posible, a pesar de existir contratos, detener las reservas de una Entidad, siendo
también posible detener o check-in de las reservas o obligar a que el operador tenga
que efectuar un depósito anticipado antes de efectuar o check-in.
Menú: Ventas – Entidades - Entidades – Alteración de Entidades
Nota: Consulte el Capítulo: Ventas – Entidades – Stop de Reservas y/o Check-In
de una Entidad
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CONSULTA DE TARIFAS
El acceso a esta opción es realizada a partir de: Reserva – Inserta Reserva –
consulta de tarifas, o F4.
A partir de esta pantalla podemos consultar las tarifas existentes por: fechas,
entidades, tipo de alojamiento, modalidad de pensión, número de adultos, clientes.
Esta herramienta nos da las disponibilidades existentes y después de seleccionar una
tarifa determinada nos permite además poder insertar una reserva de habitación con
dicha selección.
Nota: Se destacan en Rojo las Tarifas con Bloqueos en el Período solicitado
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INSERTAR RESERVAS
Aquí explicaremos como se inserta una reserva individual, así como una reserva de
grupo. También explicaremos el funcionamiento de las pantallas de inserción de
reservas y sus varias opciones que brinda el sistema
Existen opciones que serán explicadas en la inserción de reservas individuales que ya
no serán explicadas en las de grupos ya que de facto las mismas funcionan de la
misma forma (instrucciones de facturación, etc.)
Debemos tener cuidado que también existen funcionalidades aquí explicadas quepueden no aparecen activas en estas pantallas, porque deben ser activadas en los
parámetros generales (con los casos por ejemplo que exista interfaces con turnos del
POS o con regímenes de explotación)
INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL
El acceso a esta opción puede ser efectuado de las siguientes formas:
Reserva – Insertar Reserva – Individual
Presionar a tecla F5
Presionar el botón
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Campo Significado
Reserva Tipo
Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a
agilizar el llenado de los dados.
Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos
en la opción Archivos – Parámetros – Reservas Tipo.
Ejemplos: Luna-de-miel, Clientes Directos, Entidades, etc.
Además pueden ser utilizadas como reservas tipos algunas de
las reservas ya registradas presionando el botón de interrogación
que existe en el extremo derecho del rectángulo.
Walk-In
Son los clientes que llegan al hotel sin existir una reserva previa.
Al registrar un Walk-In la reserva es dada como Check-In de
forma automática.
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Campo Significado
Day-Use
Sirve para catalogar las reservas que por su tipo son de USO
DIA, cliente que entra y sale en el mismo día, lo que equivale a
decir no usa cama.
Fecha Fecha del sistema
Creación Fecha de creación de la reserva.
Usuario Utilizador que está a realizar la operación
Llegada Fecha y hora de llegada de los pasajeros
Vuelos
Identificación del vuelo de llegada y/o salida (configurado pro la
opción Archivos / Vuelos)
Noches
Numero de noches que los huéspedes irán a dormir en el Hotel.
Este dato ayuda a definir la fecha de salida ya que la calcula
sumando los días a la fecha de entrada.
SalidaFecha y hora de salida de los huéspedes del Hotel
Tipo de
Habitación
Tipo de Habitación que debe ser atribuido en el momento de
creación de la reserva. Generalmente son iguales los campos
Reservado y Ocupado.
Si por algún motivo al momento del Check – IN no es posible
atribuir la Habitación Reservada, se modifica y se el campo deOcupada por la realmente que se le otorgo.
Por lo general el tipo de habitación Reservado es aquel que será
facturado, aunque esta condición puede cambiar según se
configure en los parámetros generales.
SegmentoSegmento de mercado a que pertenecen los clientes de la
reserva.
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Campo Significado
Ejemplo: Turismo, Congresos, etc.
Origen
Vía por la cual el cliente entro al hotel
Ejemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.
Pensión
Atribución del a modalidad de pensión de la reserva (AP, BB, HB,
FB.AI).
NewHotel PMS permite definir modalidades de pensiones para
diferentes días. Esta posibilidad es conocida en NewHotel como
modalidad de pensión compleja donde por cada día se pueden
definir los pasajeros y las modalidades de pensiones que pueden
tener durante toda su estancia si la misma no es igual para todo
el periodo.
Free (Ad, Cr)Numero de adultos y niños que serán gratuitos en la reserva
Ad. Ni Beb.Número de adultos, niños y bebes ( infantes )
Ocupación y
Modalidad de
pensión
compleja
Ocupación y modalidad de pensión compleja
Cama Extra y
Cunas
Número de camas extras y cunas que contempla la reserva
Configuración
MP
Si la reserva es media pensión y los parámetros definidos lo
permite puede escoger como se considera la misma si almuerzo o
cena
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Campo Significado
Configurar
Almuerzo
El servicio de almuerzo será lanzado en el día de llegada o en el
día de salida. Esta opción es hecha considerando siempre que
existe variación de almuerzo en la media pensión a lo que está
parametrizado en los parámetros generales.
Nombre
En cada reserva existe al menos un huésped titular cuyo nombre
es definido en este campo (excepto cuando se permite según
parámetro reservas sin huéspedes)
Los huéspedes adicionales podrán ser insertados a través de la
lupa o digitando directamente el nombre del cliente
Para Visualizar a ficha de Cardex de un cliente daremos clique
sobre el icono . Todos los Huéspedes deben estar asociados
a su respectiva Nacionalidad.
Nac. Campo para definir la nacionalidad del cliente de la reserva
Atenciones
Servicios especiales que están previamente definidos en la
opción de Archivos / Atenciones.
Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, etc.
Requisitos
Posibilidad de definir hasta 3 características de requisitos para
otorgar la habitación al a reserva
Habitación
Se selecciona el numero de habitación de acuerdo al tipo dehabitación definida en la reserva y atendiendo a otros filtros ya
explicados anteriormente. Todos estos filtros se muestran en la
pantalla de atribución de habitaciones tanto manual como
automática.
Para bloquear una habitación para que no sea atribuida a otras
reservas estando esta como estado de reserva se utiliza el icono
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Campo Significado
Multi-
Ocupación
Designa si existe más de una reserva para la misma habitación.
Estos casos son los que habitualmente denominamos medias
dobles. Para que esto sea permitido debe está definido en los
parámetros generales el sistema.
.
Bloque
Si esta parametrizado en los parámetros generales el sistema
permite trabajar con la variante de hacer reservas por bloques de
habitación. S comportamiento es similar al tipo de habitación, o
sea quiere decir que se pueden hacer reservas para un bloque de
habitación sin haber aun asignado el numero de la misma. En
condiciones normales el bloque de habitación es escogido una
vez que se asigne el numero de habitación, pero en este caso
especial si esta parametrizado se puede trabaja con esta
naturaleza llegando incluso a conocer las disponibilidades por
este concepto.
ComentarioComentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Día.Presionando el botón podemos visualizar la información más
detalladamente.
Com.
Gobernanta
Comentarios que se inserta en la reservas para ser tratado por el
área de Gobernanta
Tipo de
Reserva
Se escoge el tipo de reserva si es entidad, directo Propietario o
Time Share
Entidad Reservas de Entidad.Para designar a la entidad que realiza la reserva
Operador
Para reservas de Entidad.
Es posible escoger el operador que puede entenderse como una
de las tarifas definidas para ese entidad, con el cual se valora y
factura dicha reserva
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Campo Significado
Este operador incluye una tarifa de precio, tiene asociado un
alloments, puede tener un descuento, etc. Todo estos datos se
configuran en la parte de tarifas y operadores
Al Activar este parámetro el programa aplica la tarifa que se
relaciona con el operador asociado a la entidad. En caso contrario
se aplica la tarifa que esta especificado en el campo tarifa
Allotments Visualiza el allotment asociado al operador.
Cuando este campo esta activado indica que esta reserva se
sumara para el cumplir el cupo otorgado a la entidad. Si ya el
cupo está agotado aparece desmarcado y en su lugar dirá Extra.
Esta cambio también puede hacerse de forma manual dado que
podemos hacer una reserva para una entidad pero que no se
incluya en su cupo contratado
Es el caso contrario explicado anteriormente y consiste que la
reserva contara como un extra allotment al cupo contratado
Voucher Para insertar el nº de voucher
Contacto Nombre de la persona de contacto de la entidad
Teléfono Número de teléfono de contacto da Entidad
Fax Número de fax do contacto da Entidad
Vendedor
ExternoContactos de Vendedor Externo
Vendedor
InternoContactos de Vendedor Interno
Indica que para esta reserva su estado de confirmación está en
Lista de Espera (Waiting List).
Cuando se activa este parámetro es activado el campo de
selección de los tipos de confirmación. Estos son configurados
en la opción Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía.
Cuando se activa este parámetro es activado el campo de
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Campo Significado
selección de documentos de confirmación de reserva al cliente.
Selecciona-se se a reserva fue confirmada y deberá especificar el
medio y tipo de confirmación.
Carta
Pode escogerse uno de los documentos definidos en Archivos
Parámetros Documentos
Normalmente, es usado para las cartas de confirmación de
reservas a los clientes o empresas enviado directamente un e-
mail desde el PMS
Depósito
Para definir se a reserva tiene un depósito de garantía o no,
define-se la fecha y valor. Además permite la impresión de un
recibo
Facturado No caso de depósitos anticipados si esta ya estuviera facturado
PagoNo caso de depósitos anticipados aparece o valor si estuviera
pagado.
Dead Line
Define la fecha hasta cuándo se mantiene como reserva
pendiente. Al pasar a esta fecha el sistema permite si esta así en
los parámetros generales cancelarla de forma automática o no.
Confirmada Significa que la reservas está confirmada
Complimentari Se considera un tipo de reserva especial que no ingresa. Es
similar al House. Las reservas estándar son las de uso más
común que son las que ingresanHouse Use
Standart
Sirve para ver las tarifas variables cuando se trabaja con este tipo
de tarifas.
Tarifa
El procedimiento difiere según el tipo de reserva:
Entidad. Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido,
pudiendo ser modificada según autorización del utilizador
Directo. Se escoge una tarifa de balcón o puede ser introducida
un valor manual si el utilizador tiene autorización.
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Campo Significado
OfertasPermite escoger e insertar una de las varias ofertas
eventualmente disponibles para el periodo de la reserva
Paquete
Permite escoger un paquete de entres los que estén disponible
para el periodo de la reserva. Un paquete es una combinación de
tarifas y servicios adicionales que se aplican en determinadas
condiciones o no.
En caso de reservas de Entidad muestra el paquete asociado al
operador escogido.
En el caso de Directos se puede escoger entre los disponibles
Precios Niños
Standard: Considera el valor definido de niños de una tarifa
Por edades. Considera el valor definido de niños de acuerdo con
su edad.
Por Orden. Aplica los precios según el orden definido en la tablade precios (ejemplo, el segundo niño tiene precio diferente o
descuento adicional)
Precio Fijo
Permite insertar un valor de Diaria.
Se utiliza en casos excepcionales y debe tener nivel de
aprobación correspondiente.
El valor que se inserta se asume en moneda base o en moneda
suplementaria (no puede ser moneda extranjera, en este caso elsistema permite insertar el valor en esta moneda si existe definido
tasa de cambio para facturación pero internamente el sistema la
convierte en moneda base, solo es una facilidad para expresar en
valor en dicha moneda sin hacer el cambio previamente).
La distribución de la pensión en servicios se efectúa de acuerdo
al a distribución definida en los parámetros generales.
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Campo Significado
Descuento
Calculo del valor del descuento a aplicar a la diaria. Este
descuento es siempre definido en porcentaje sobre varias criterios
Alojamiento, alojamiento y desayuno, etc.
Descontar de:
Decide sobre qué servicio o servicios se aplica el descuento que
fue calculado según los criterios que se selecciones alojamiento,
alojamiento y desayuno, etc.
Esquema de
Impuestos
Esquema de impuestos que se aplicara en la reserva que
estamos insertando
Botones lado derecho
Movimientos Adicionales
Avisos
Insertar limites de las cuentas extras
Instrucciones de transferencias de las reservas
Instrucciones de facturación de las reservas
Tarjetas asociadas a los huéspedes
Enviar mensajes a los puntos de ventas cuando se emplean
NewPOS
Registrar los datos de los vehículos asociados a la reserva.
Permite la planificación de los turnos de entrada para al Buffet de
los clientes cuando existen más de un turno en este servicio para
evitar las filas.
Para ver y definir los regímenes de explotación
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Campo Significado
Muestra la previsión d ingreso de la reserva que estamos
insertando.
Pueden definirse Adultos, Niños y Bebes que se consideren FREE en la reserva. Los
mismos pueden ser registrados con nombre y demás datos pero no se consideranpara la previsión de ingresos.
Existe un detalle importante recientemente incorporado, que es limitar el tiempo de
espera de la pantalla de inserción de las reservas. Pasado este tiempo en la misma
aparece un botón y aviso sonoro que indica que deben atender la misma en caso
contrario se anula la pantalla y no se gravan los cambios.
Nota: En NewHotel PMS existe otra forma de presentar la ficha de reserva para
insertar las mismas. Esta nueva forma mucho más sencilla que la estándar se activa
cuando el siguiente parámetro general está activo.
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De esta forma la pantalla que aparece para insertar reservas es la siguiente (la mismatiene las mismas funcionalidades explicadas anteriormente, solo es un cambio
digamos visual)
TARIFAS VARIABLES
A través del botón de la ficha de reserva es posible acceder al menú de las tarifas
variables.
Este sirve para visualizar e insertar los precios día a día que van a ser aplicados en
una reserva.
También es utilizado para visualizar los precios atribuidos día a día en caso de la
aplicación de una tarifa automática programada en la opción de Yield Management.
Estas tarifas calculan y atribuyen automáticamente un precio día a día a la reserva enfunción de la previsión de ocupación existente para el momento de las fechas que
estamos insertando la reserva (según para la fecha de entrada de la misma)
Las tarifas de este tipo son definidas y configuradas en el Menú ventas – Precios –
Yield - Tarifas Variables
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En el capitulo Ventas – Precios en Yield- tarifas variables iremos a profundizar
mejor en este tema.
MODALIDAD DE PENSIÓN COMPLEJA
Si los huéspedes de la reserva tienen diferentes pensiones o cambian la misma
durante su estancia, debe usarse el botón , que se encuentra al lado del campo del
mismo nombre para programar las diversas pensiones en cada periodo.
En el ejemplo anterior tenemos defino dos pensiones diferentes para cada día, una de
media pensión y otra de solos habitación.
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NOMBRE Y NACIONALIDAD DE LOS HUÉSPEDES
Oprimiendo el botón desde esta pantalla de datos, es posible definir el Nombre, la
Nacionalidad, el Tipo de Documento, Numero de Documento, si es Adulto, Niño o
Bebe, la Edad y Numero de Registro de cada Huésped del alojamiento.
Es obligatorio definir un titular de la reserva, siendo necesario activar el check box Tit.
El campo estado informa si el huésped esta en reserva, check in o check out.
Con el botón que aparece a seguir al campo “Nombre”, es posible conocer si el
huésped que esta a ser insertado tiene ficha en el cardex o no, o sea si es necesario
crearlo en este momento o no.
Si se activa el box , permite que a medida que vamos insertando elnombre NewHotel busque los semejantes ya registrados en el Cardex, facilitando su
búsqueda para no repetir el mismo cliente.
Si activamos además el box significa que irá a buscar cuando encuentre
el texto completo o casi completo.
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Nota: Para más información consultar el Capítulo 5 - Cardex
ATRIBUIR NÚMERO DE HABITACIÓN
A una reserva es posible pero no obligatorio atribuirse un número de habitación desde
el momento que estamos a insertar la reserva. NewHotel PMS ofrece varias
facilidades para de forma automática buscar las habitaciones disponibles con diversos
criterios , incluyendo los criterios de satisfacer los requerimientos o características
especiales, como por ejemplo fumador o no, vista al mar, cerca del elevador o
escaleras, etc.
La búsqueda de habitaciones disponibles puede ser efectuada, considerando una o
varias de las siguientes condiciones:
Condición Significado
Requisitos Especiales
Alojamientos que cumplan los requisitos que
fueron especificados en el campo “Requisitos” de
la reserva.
Tipo de Alojamiento
Alojamientos de tipo especificado en el campo
“Tipo de Alojamiento Reservado” de la reserva.
Por defecto la condicione aparece activada
Libre no Día de Llegada
Alojamientos que estarán disponibles en el día de
la llegada del cliente al Hotel
Se consideran disponible también aquellas quetienen fecha de salida prevista para ese día
Libre durante todo o período Por defecto esta condición aparece marcada.
Cerca de la HabitaciónAlojamientos que tienen información en el boqueo
“Proximidad”
Con LigaciónHabitaciones que se comunican entre si
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Condición Significado
Libre en el momentoHabitaciones que se encuentran libres en el
momento de efectuar la búsqueda de la misma.
Alojamientos en Multi-
Ocupación
Habitaciones que permiten más de una reserva en
la misma habitación
.
Atribución de Alojamiento
LIBERAR UN ALOJAMIENTO ATRIBUIDO A UNA RESERVA
Para liberar un alojamiento atribuido a una reserva en Status = reserva, el
procedimiento pasa por la eliminación del número que aparece en el campo
Alojamiento de la Ficha de Reserva seguido do botón
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Al liberar el alojamiento, este pasa de Libre a Sucio.
DEFINICIÓN DE ENTIDAD
Oprimiendo el botón es posible realizar la búsqueda de entidad por diferentes
criterios.
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Campo Significado
Código Código que identifica a Entidad dentro del hotel.
Código de 8 caracteres alfanuméricos.
Cód. Ext.Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta
cliente en el sistema de contabilidad, o para la cuenta de NewConta).
Nombre Nombre da Entidad.
Tipo
Tipo de Entidad.
Se escoge de uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos Entidades Tipo de Entidades
Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
Nº de
contribuyenteNº de contribuyente
País País de Entidad
Región Región de Entidad
Localidad Localidad de Entidad
Teléfono Teléfono de Entidad
Tarifa Tipo de tarifa
Paquete Tipo de Paquete
Allotment Tipo de Allotment
Interface IDS Interface IDS
Ultima Reserva
Inferior aFecha de la ultima reserva inferior a una fecha seleccionada
Operador Nombre de Operador
Entidad;
Dirección
Mayorista
Representante;
Activas
Permite filtrar por estas opciones
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CONSULTAR TARIFAS CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA.
Podemos consultar las tarifas, ofertas y paquetes disponibles para aplicar a una
reserva, accediendo a través de los respectivos botones como se muestran:
Escogiendo una de las opciones de NewHotel se presenta una lista con las tarifas del
tipo deseado, siendo adicionalmente posible consultar los respectivos detalles,
precios, periodos y condiciones.
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DEFINICIÓN DE MONEDA DE LAS CUENTAS CORRIENTES Y LÍMITES DE CRÉDITO
A definición de la moneda de las cuentas y los límites de créditos se efectúa mediante
el botón
Un alojamiento tiene 6 Cuentas (M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 – Extra 5).
Cada cuenta puede estar definida en Moneda base o Suplementaria. El valor implícito
de las cuentas es en Moneda base. Una cuenta puede ser liquidada solamente con
las Formas de pagos permitidas para la moneda en que fue definida. Las Formas de
Pago permitidas para cada Moneda son especificadas en la Opción Archivos Formas
de Pago.
Si una cuenta ya tiene movimiento no es posible modificar la moneda que tiene
inicialmente asociada. La moneda base y suplementaria son definidas en la opción de
Utilitarios Parámetros Subsistema de Facturación.
Limite de Cuentas Extras:
Campo Significado
Moneda Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria)
IlimitadoSe este parámetro esta activado significa que la cuenta
es ilimitada para recibir cargos
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Lim. CréditoSi se especifica un límite aquí significa que el valor que
permite máximo para recibir cargos es ese valor señalado.
.
Pre-Pago
Cuando esta opción esta activada significa que el control del
límite de crédito es contralado por el saldo a favor que tiene
en cliente en su cuenta. O sea significa que el cliente debe
haber efectuado un pago en cuenta para poder consumir.
DEFINICIÓN DE MOVIMIENTOS ADICIONALES AUTOMÁTICOS
Los movimientos adicionales en una reserva son cargos que se pretenden que sean
lanzados de forma automáticos en el proceso del cierre de día durante el periodo de
estancia de la reserva. Por ejemplo puede utilizarse para facturar el Parking, Internet u
otro cargo adicional repetitivo durante toda la estancia o parte de la misma. De esta
manera se evita que cada día se haga un cargo manual en cuenta si está programada
de esta manera.
Para definir estos cargos se activa un formulario oprimiendo el botón
Aparece una pantalla donde se pueden definir los días, servicios, cantidades y precios
a lanzar.
Los servicios adicionales pueden estar ya pre definidos en una tabla (Ver Menú ventas
Precios Servicios) con los precios para adultos, niños o fijos. Al indicarlos en la reservapueden ser usados los valores ya pre definidos o aplicar un precio y descripción
indicando cual es el departamento, concepto de facturación (Tipo de Servicio)
incluyendo eventuales descuentos.
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En esta pantalla utilizando el botón calcula y pre visualiza el valor total
de la reserva incluyendo estos movimientos adicionales previstos.
Podemos incluso usando los botones o para o bien
seleccionar de los definidos previamente en los parámetros alguno, o aplicar según las
reglas definidas en los parámetros para los movimientos adicionales. Esto se define en
Utilitarios Parámetros Movimientos Adicionales
Es posible también especificar en qué cuentas (M - Master, E1 - Extra 1, …, E5),quiere hacerse los cargos y cuáles son los días programados para ser lanzados los
mismos.
Podemos ver en la pre visualización si los precios indicados son con impuestos
incluidos o no, esto se define por el box siguiente:
También podemos ver estos lanzamientos de forma resumida o detallada, para ellos
según el box siguiente si esta marcado actual de una forma u otra.
Existe otro elemento importante en esta pantalla, y es la definición del Box
. Esto significa que por ejemplo cuando calculamos los asientos
adicionales siempre se hacen en base a una previsión de los datos definidos, pero si
por alguna razón existen cargos de forma manual en cuenta y queremos ver lo real
cargado hasta el momento más la previsión marcamos este box.
Cuando esta operación la realizamos para una reserva que aun no está en Check In,
la pantalla muestra en su parte inferior derecha una icono tipo fleja que representa si
queremos cargar ese valor como un deposito anticipado a la cuenta de la reserva.
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En la pantalla siguiente mostramos la forma de esta opción y explicaremos otros
detalles aun más interesantes:
Campo Significado
Tipo
Tipo de Cuenta en la cual serán lanzados el servicio
especificado pudiendo ser en.
M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …, Extra 5
Fecha
Fecha a partir del cual serán lanzados los movimientos
validando NewHotel los días de estancia de la reserva, para
que coincidan en el periodo de la misma
Días
Número de días en que lanzara el servicio a partir de la
fecha especificada
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Campo Significado
Sección
Departamento de los definidos en NewHotel que
seleccionamos para cargar los movimientos
ServicioServicio de los definidos en NewHotel que seleccionamos
para cargar los movimientos
Cant Cantidad de veces que será lanzado el servicio por día
Precio del
Servicio
Existen tres campos para definir los precios siendo los
mismos. Precio Fijo, pecio de adulto y precio de niño. Con lo
cual podemos diferenciarlos. Ahora bien si seleccionamos el
precio fijo los dos restantes no serán activados lo que quiere
decir que son excluyentes
% Desc.Definición del porciento de descuentos que queremos
otorgar
.
Observaciones Observaciones al movimiento.
Total Muestra el total que estamos a insertar en el movimiento
La barra superior de la pantalla aparecen dos iconos que explicaremos su utilización a
continuación:
Este botón nos facilita en caso que queramos controlar disponibilidad de otros
tipos de servicios además de habitaciones, cual es el estado de inventarios de los
mismos antes de insertar el movimiento adicional. Digamos por ejemplo que el hotel
solo dispone de 10 cajas de seguridad y vamos alquilar una nueva en este momento,
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al oprimir este botón nos muestra como está este inventario para saber si podemos ono realmente alquilarla.
Este otro botón lo que nos permite poder insertar un movimiento adicional en otra
moneda distinta a la moneda base, y para ello no muestra una ayuda de conversión
de moneda para no tener que hacer el cálculo de forma manual.
Si queremos definir un movimiento adicional como una diría, esta pantalla al marcar el
tipo de cuenta MASTER habilita un BOX para marcar que es del tipo diaria y a
continuación podemos incluso definir el tipo de pensión y el tipo de incidencia.
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Esto tiene como utilidad por ejemplo, tenemos una reserva con dos pasajeros, pero el
titular ira a cargar sus servicios por la tarifa que hemos defino en su ficha pero el
segundo pasajero tiene otro tipo de valor para su diaria. En ese caso usamos este
artificio y definimos una segunda diaria distinta a la reserva que ser incluso en la
propia Master.
Por último esta herramienta permite además hacer una previsión de lo que la reserva
va a generar como ingreso e informar al cliente el posible monto de pago que el debe
realizar.
REGISTRAR AVISOS
Esta opción permite registrar avisos para los días en que sean necesarios.
El procedimiento es el seguirte:
Presionar el botón
Presionar el botón
Insertar los siguientes datos:
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Presionar el Botón
Se está seleccionado o ícono será emitido aviso a la hora registrada.
Mensajes
Permite registrar los mensajes para los huéspedes. El procedimiento es el siguiente:
Opción - Recepción – Mensajes o en alternativa Reservas Consultas Reservas
mediante el botón
Luego aparece la siguiente pantalla para insertar y aceptar los mensajes.
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CRIAR UNA RESERVA A PARTIR DE UNA YA EXISTENTE
Desde la inserción de reservas, buscamos por el botón
Muestra la pantalla de “Consulta de Reservas” donde deben ser definidos los criterios
de búsquedas para seleccionar la reserva en cuestión
Y seleccionamos la misma para que cargue en la ficha de reserva los datos de la que
escogimos. Una vez efectuado esto apararse la siguiente pantalla donde el PMS nos
preguntara si al copiar los datos de la reserva seleccionada hacia la nueva que
estamos creando queremos copia solo los datos del titular, de todos los huéspedes o
ninguno.
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Nota: tener en cuenta que las fechas de entrada y salida son las mismas que tiene lareserva que tomamos por referencia, lo que se debe tener cuidado para modificar este
dato si es que tiene fechas distintas.
INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN
En esta opción es posible definir, desde el momento de creación de la reserva, quien
será el titular de las facturas de cada una de las cuentas de alojamiento. Esto quiere
decir que, en el momento de la facturación de una cuenta, tanto la Master como las
Extras, saldrá con el titular que fue definido aquí
Por defecto la cuenta Master tendrá como instrucciones de facturación los datos de la
entidad que hemos definido como titular de la reservas, lo mismo ocurre para los
directos, solo que con esta opción podemos alterar este dato si fuera necesario.
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Titular de la Reserva NECKERMAN ALEMANIA OPERADOR BOOING 15%
Se presionamos que aparece al lado de la cuenta MASTER repite la misma
información para las extras, de igual manera hacemos lo mismo con la flecha de la
primera EXTRA repetiremos para todas la misma información que esta especificada en
el EXTRA 1
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INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA
Esta opción permite re direccionar los lanzamientos de las cuentas
hacia el lugar especificado en esta opción.
Re direccionaremos todos los lanzamientos para otra habitación o cuenta extra. En el
ejemplo, todos los lanzamientos se registran en la reserva pero luego serán
transferidos a la cuenta no alojado que muestra el ejemplo:
Re direccionamiento de todos los movimientos
Re direccionamiento de algunos lanzamientos a:
• Una subcuenta del propio alojamiento.
• Otro alojamiento o reserva.
• Una Cuenta Extra o Cuenta No Alojado.
En el seguimiento de los ejemplos, la imagen siguiente veremos qué:
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En este ejemplo hemos parametrizado por ejemplo que los lanzamientos en la Extra 1sean transferidos a la Extra 3 de la reserva 6293/2009 que en este ejemplo seria otra
reserva distinta a la actual que estamos Parámetrizando. Si en la casilla de la reserva
estuviera en blanco significa que será en la propia reserva.
Re direccionamiento de algunos lanzamientos
Si en el ejemplo anterior hubiéramos especificado que la transferencia fuera la paraotra reserva digamos la 8307/2009 y en esta reservas vamos al botón de instrucciones
de transferencia, aparece en la parte inferior los asientos que se han parametrizado
que le fueron transferido a ella.
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VEHÍCULOS ESTACIONAMIENTO
Para registrar los vehículos en la reserva, se hará por la opción del menú Recepción –
Registro de Vehículos e insertar las características del Modelo, numero matricula,
etc. o desde la propia ficha de reserva por la Opción en este caso
aparece la siguiente pantalla
Si fuéramos hacer este proceso por la Opción de Recepción Registro de vehículo la
pantalla que se muestra es la siguiente:
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TURNOS NEWPOS (ESPACIO DE COMIDAS)
Esta opción es utilizada en los casos en que pretendemos controlar las entradas al
Buffet por Turnos de servicios del Restaurante con la finalidad de evitar Filas de
personas dadas la capacidad de mesas del Buffet.
Cuando insertamos una reserva que tiene pensiones podemos asociar los horarios de
las mismas al restaurante separando los Desayunos, Almuerzos y Cenas como se
muestra en la siguiente pantalla:
Para poder hacer uso de esta funcionalidad debe paramatrizarse el sistema
NewHOTEl PMS y NewPOS para que pueda realizar esta operación de la siguiente
forma:
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Posteriormente en el NewPOS debe definir las tandas de comida por la opción
correspondiente haciendo uso de la siguiente pantalla del POS
Nota: Para el caso del PUNTO de VENTAS debe estar parametrizado en este sistema como de BUFFET
Para los grupos de reservas funciona de igual forma solo que todas las reservas quepertenecen al mismo grupo serán marcadas en el mismo turno, si luego queremos
cambiar eso lo podemos hacer una a una o por alteración multiplex
CONSULTA DE RESERVA Y LAS TANDAS DE COMIDAS.
En la consulta de reserva podemos insertar y alterar los datos de las comidas, bien
como cambiar el punto de venta como modificar la pensión y su turno
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Cuando se hace una alteración a un Grupo de Reservas podemos atribuir las reservaspor Tipo de Restaurante y el programa distribuirá las comidas de acuerdo al tipo de
modalidad de pensión definida para cada reserva.
Ejemplo:
Este proceso se logra mediante el botón de la consulta de reserva.
PLANNING TURNOS POS
También Es posible visualizar la capacidad de los Restaurantes a través del Planning
de Turnos del POS, que es ejecutado por el Menú Reservas-Planning-Turnos POS
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Mediante el mismo podemos visualizar el numero de reservas que tenemos definido y
el total de días. Al activar la opción , es posible visualizar el
numero de reservas que no tienen definidos los turnos en cada día y concepto.
Es posible calcular los datos para distintos días, solo seleccionando el periodo y
oprimiendo el botón
PREVISIÓN DE INGRESOS
Cuando se visualiza una reserva, es posible ver en una parte de la pantalla la
previsión de los ingresos que la misma va a generar tanto con impuestos como sin
impuestos.
INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO
Podemos acceder a esta opción por las siguientes opciones:
Reserva – Insertar Reserva – Reservas Grupos
Presionar o botón F6 o
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Presionar o botón o
Por la pantalla de Consultas de Reservas
Ficha de una Reserva de Grupo Pantalla Estándar
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FICHA RESERVA DE GRUPO PANTALLA AMPLIADA (SEGÚN EL PARAMETRO
GENERAL)
ASPECTOS GENERALES DE UNA RESERVA DE GRUPO
Al confirmar una reserva de Grupo se crean tantas reservas individuales según el
numero de de reservas definido en el campo cantidad.
El concepto de Grupo permite realizar un grupo de operaciones de carácter general a
un grupo de reservas homogéneas tales como Rooming List, Check in Check Out,
Facturación, Cargos en cuenta, etc.
El campo Ad. (Adultos) se especifica la cantidad de huéspedes de un alojamiento en el
concepto de adultos y así sucesivamente con los niños, bebes.
El campo Ctd define la cantidad de reservas individuales que conformaran al grupo
que estamos creando.
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La reserva de grupos todas tendrán la misma pensión sea esta simple o compleja, sipor algún caso una de ellas es diferente al resto las modificaciones a la pensión se
realizaran a cada una de las reservas individuales.
También es posible que el grupo tenga previsto distintos tipos de habitaciones.
Los cambios específicos de alguna reserva del grupo serán tratados individualmente
en cada una de ellas.
Campo Significado
Tipo de Grupo
Se escoge el tipo de Grupo a que pertenece la reserva. Estos tipos son
definidos en Archivos Parámetros Tipo de Grupos
Grupo
Criterio identificativo del Grupo asociado a cada reserva individual
asociada al mismo.
El PMS da la posibilidad de generar un número de grupo o en su caso
el usuario crear su propia identificación.
El numero de grupo que genera el PMS de forma automática tiene la
estructura siguiente:
Código Entidad + Consecutivo por día + Día Mes.
Tipo y cantidad
Reservado: Tipo de Alojamiento.
Cnt: número de alojamientos del tipo especificado.
Ad., Ni. Y Beb: número de Adultos, niño y bebes en un alojamiento.
El significado de los restantes campos coinciden con la explicación de la opción de
Insertar reservas individuales de este capitulo
DEFINICIÓN DE TIPOS DE HABITACIÓN Y OCUPACIÓN
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Desde la propia creación de un Grupo este puede tener diferentes tipos dehabitaciones tanto reservada como realmente ocupada.
Si todos los alojamientos del grupo tuvieran el mismo tipo de alojamiento esa
información es especificada en la siguiente pantalla:
Pero por el contrario si existen diferentes tipos entonces la opción para definirlos se
hará mediante la lupa del extremo derechos mediante la siguiente pantalla
NUEVAS REGLAS PARA EL MANEJO DE LAS RESERVAS DE GRUPOS
Reglas básicas
El procedimiento que a continuación de explicara, se hará a partir de la definición
adoptada para el tratamiento de los Grupo (sus reservas) durante el mes de Julio de
2010.
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1. Las fechas de inserción de alojamientos deben estar por defectos a la fecha de entrada ysalida de grupo.
2. Al mudar la fecha de entrada o salida del grupo NewHotel no puede limpiar las fechas delas reservas y los alojamientos.
3. Para optimizar la visualización de información la pantalla de alojamiento mostrar las
líneas no vacías. Existirá también una ordenación por defecto por tipo de alojamiento yque será actualizada siempre que se introduce una nueva línea
Explicación del Funcionamiento
La pantalla de inserción de alojamientos (tipos) y fechas de salida y entrada será por
defecto la fecha de entrada y de salida del grupo. De esta forma los clientes que no
usen esta funcionalidad no precisaran de preocuparse en alterar las datas pues todas
tendrán entrada y salida igual al grupo
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Después para facilitar el uso de las alteraciones de fechas por el utilizar si hicieron las siguientes
sugerencias:
Caso se cambie las fechas de entrada y salida del grupo en NewHotel (antes de aceptar las reservas de
grupos para auxiliar la inserción de reservas) se tuvo en cuenta los siguientes casos:
a) Si cambia la fecha de entrada o salida de los alojamientos que tienen las fechasiguales al del grupo, entonces se cambia automáticamente todas las fechas de losalojamientos;
b) Si cambia la fecha de entrada y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupose preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme el caso de adelantar oretrasar las fechas);
i. Si es afirmativo entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos losalojamientos el mismo número de días alterados para el grupo
ii. Si es no:
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1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida que sean inferiores a lanueva fecha de entrada del grupo e informara que la fecha no es válidaconforme a los alojamientos insertados;
2) Se verificara si existen alojamientos con fechas de entrada inferiores a la fechade entrada y cuya fecha de salida de los alojamientos no sean inferiores a lafecha de entrada del grupo. En ee caso se preguntara si desea alterar lasfechas de entrada de los alojamientos en el intervalo de fechas del grupo. Paraestos casos solo a penas la fecha de entrada de los alojamientos ( líneasindividuales) cuya fecha de entrada sea inferior a la nueva fecha de salida delgrupo, colocándose igual a la del grupo
c) Si se e cambiara la fecha de salida y los alojamientos no tienen la misma fecha delgrupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme sea el caso deadelantar o retrasar) todos los alojamientos;
i. Si la respuesta es afirmativa, entonces se avanza o retrocede con las fechas detodos los alojamientos el mismo número de días alterados para el grupo;
ii. Si la respuesta es negativa entonces:
1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de entrada que sean
superiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informar que la fechano es valida conforme a los alojamientos insertados;
2) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida superiores a lafecha de salida del grupo y cuya fecha de entrada de alojamientos no seasuperior a la nueva fecha de entrada del grupo. En este caso se cambia apenas la fecha de salida de los alojamientos (líneas individuales) cuyafecha de salida es superior a la nueva fecha de salida del grupo,colocándola igual al grupo.
Otras Consideraciones y reglas
• Si se altera la fecha de entrada no se cambiara de forma automática el númerode noches de cada alojamiento ya insertado.
• Tratamiento en los caso de Pensión compleja. Se permite pensión compleja enla inserción de Grupo, siempre y cuando todas las reservas del Grupo tenganlas mismas fechas de entrada y salida Si pretendes modificar las fechas deentrada y salida ( de las líneas individuales distintas a la del Grupo) entoncesno se permite pensión compleja
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• Solo se permiten fechas para los alojamientos dentro de las fechas de grupos.Eventualmente al insertar una línea de alojamiento con fecha de entrada osalida fuera de las fechas del grupo se avisara y preguntara si quiere alterar lasfechas del grupo.
Aclaraciones adicionales
Para el cliente verlo como lo tenía antes solo debe marcar el check de mostrar líneas
0, para
Si marcamos este check se muestra así
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Seleccionar una nueva combinación tiene él en un botón a la derecha
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CONSULTA DE RESERVAS
La consulta de reserva fue diseñada para esta nueva versión, para tener una sola
pantalla que fuera posible hacer la mayor cantidad de operaciones en el PMS, siendo
las mismas las siguientes:
• Consulta y modificación de datos de la reserva
• Insertar una Reserva Individual
• Insertar una Reserva de Grupo
• Transferir Reservas
• Aceptar Reservas
• Cancelar una o varias Reservas
• Cancelar la anulación de una reserva
• Check-In de habitaciones y huéspedes
• Check-Out de habitaciones y huéspedes
• Registro de Huéspedes
• Cancelar Check-In
• Cancelar Check-Out
• Fecho da Cuenta Corriente
• Reabrir Cuenta Corriente
• Abrir Cuenta Corriente
• Facturar, Facturación Múltiple
• Pré factura
• Pasar a No Show
• Cancelar o No Show
• Extractos de Cuentas
• Emisión de Key-Pass
• Transferir cuentas
• Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas
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• Pasar Reserva a Overbooking• Extractos
• Mensajes
• Avisos
• Aplicar Macros
• Gravar Fichero
• Key-Pass
• Cartas de Confirmación
• Copiar Imágenes
• Copiar Reservas
O acceso a esta opción pode ser efectuado de las siguientes formas:
Reserva – Consulta de Reservas
Presionar a tecla F7
Presionar o botón
La bara superior en la pantalla tiene unos iconos que explicaremos a continuacion
Muestra todas las reservas dentro de un intervalo de ocupación donde la fecha
inicial y final es la fecha de trabajo del PMS.
Muestra todas las reservas en estado Check-In que y que tienen fecha de salida
igual a la fecha de trabajo del PMS.
Muestra todas las reservas en estado de reserva que tienen entrada igual a la
fecha de trabajo del PMS
Grava la configuración personalizada que realizo ese usuario como característica
de su pantalla para que la próxima vez que entre queda como él la configuro.
Limpia las selecciones anteriores realizadas
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Las columnas de la pantalla son configurables por el utilizador. Para eso será
necesario posicionarse en la columna deseada y arrastrarla hacia el lugar que se
desea que este.
Existe otra manera de trabajar con la consulta de reservas cuando el botón Edición
Online esta activado y es como se muestra en la siguiente pantalla:
El botón permite ordenar los datos de la pantalla según criterio del
usuario, para ello se utiliza la pantalla siguiente:
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Los botones permite pasar de lado hacia el otro lo cual significa seleccionado
o no y los botones subir o bajar el criterio de importancia dentro de la lista
de campos seleccionados.
CONSULTA DE RESERVAS – ASPECTOS GERAIS
BÚSQUEDA DE UNA RESERVA.
La consulta de reserva tiene diferentes filtros para buscar la información que
deseamos, una vez seleccionada oprimimos el botón buscar para que el sistema
busque las semejanzas de lo que estamos intentar encontrar.
Significado de los criterios de busca de una reserva:
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Criterio Significado
ReservaNúmero da Reserva
El formato es Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/2007
Estado
Estado da Reserva
.
Tipo
Tipo de Reserva
Tipo de TarifaTipo de tarifa: Standard, House-Use, Complementary.
PaísNacionalidad de los huéspedes de la reserva.
AtencionesAtenciones hechas a los Huéspedes
Archivos – Parámetros – Tipos de Atenciones.
Cód. CentralCódigo de la reserva según el consecutivo de la misma
dado por Newcentral
TarifaAparece o código e o nombre de la tarifa.
Ventas – Precios – Diarias.
PaqueteAparece el código o nombre del paquete
Ventas – Precios – Paquetes
Allotment Aparece el código o el nombre del alloments
LlegadaFecha de llegada de los clientes al hotel
Pensión Código de Modalidad de Pensión
Grupo Nombre del grupo atribuido a las reservas de grupos
Salida Fecha de salida de las reservas
Noches Numero de noches de estancia de la reserva
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Cód. Central deGrupo
Código del Grupo dado por le central de reservasNewCentral
Filtrar las reservas que durante el periodo seleccionado
durmieron en el hotel
Entidad Código o nombre de la entidad que queremos buscar
Estos box de filtros lo que pretende según el estado que
este la marca es buscar las reservas que cumplan dichas
condiciones
Con este parámetro buscamos las reservas según los
saldos según ingresos, facturados o no facturados, en la
cuenta master o master mas extras, así como un criterio
de igual, menor que, o mayor que según un valor
Ejemplo:
Cuando este parámetro esta marcado, todo los datos que
queremos buscar serán localizados mediante una
búsqueda el creciente a medida que escribimos los filtros.
Se debe tener presenta que en las mas reciente versionesdel PMS se hace el tratamiento de Case Sensitive, quiere
decir que se diferencias las minúsculas de las
mayúsculas. Este box afecta a los siguientes filtros
BÚSQUEDA DE UNA RESERVA – CRITERIOS FILTRO-1
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Criterio Significado
Huéspedes
Estos Box de filtros lo que hacen es buscar las
distintas reservas que según la selección que
hagamos busque las que cumplan alguna de estas
condiciones que muestra la barra de búsqueda
anterior
Fecha de creación Fecha de creación de la reserva
Dead-Line Fecha en cuando la reserva deja de tener vigenciaPaxs Número de personas
Reservado Alojamiento reservado
Ocupado Alojamiento ocupado
Confirmación Dead-Line Activar para confirmación del dead-line
Multi- Ocupación Activar para en caso de Multi- ocupación
Fin de garantía No-Show Fecha de Fin de la garantía para el No-Show
Nº de días de garantía Número de días de garantía de reserva
Depósito Fecha del depósito de la reserva
Marca para filtra según el estado de la reserva encuanto a condición de pagos
Tipo de facturación
PisoPara la búsqueda según la definición de los piso
efectuadas en newHotel
Otros filtros de condiciones del estado de cómo la reserva fue registrada
BÚSQUEDA DE RESERVA – CRITERIOS FILTRO-2
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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• Movimientos adicionales, servicios, observaciones
• Reservas con Requisitos Especiales
• Reservas por Segmento de Mercado o Origen de Mercado
• Reservas por tipo de contrato según alloments: Incluido, Extra, Todos.
• Reservas por Tipo de cancelación
• Reservas con prolongación de estancias o si son Extranjeros.
• Reservas según su pensión alimenticia.
• Tipo de Clientes, Esquema de impuestos
• Reservas con mensajes o avisos, tipo de confirmaciones de reservas y cartas
de confirmación determinada
• Reservas registradas en el PMS en una fecha determinada
• Contactos
• Reservas con fecha de la ultima alteración en una fecha determinada
• Reservas con descuentos
CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO-3
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• Comentario
• Vendedor
• Observaciones
• Transmisión según el estado del mimo
• Sexo
• Vuelos de llegada y salida
• Errores del Auditor Nocturno y por motivos
• En caso de tener instalado los software NewPlan, NewSpa, busca las reservas
realizadas de estas programas• Salidas imprevistas
• Movimientos en Cuenta Corriente por Departamentos e/ o servicios
• Mostrar la próxima Reserva. Este indicador muestra la siguiente reserva en la
habitación que estamos a visualizar
• Cambio de habitación
• Reservas por Tipo
CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO 4 OVERBOOKING.
• Por Tipo, Interno, Externo, Todos;
• Por Fecha desde Hasta;
• Por Entidad Externa;
• Hotel Interno;
• Overbooking Por Período;
• Recibidas;
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• Por Utilizadores:•
Nota: la Consulta de Reservas muestra el numero de paxs correctamente pero tiene
sus detalles importantes para su interpretación correcta:
Para reservas futuras se utiliza el número de paxs del primer día Para reservas pasadas se utiliza el número de paxs del ultimo dia Para reservas en casa se utiliza el número de paxs de hoy
Explico esto porque al lanzar una búsqueda de ocupación para un día futuro, las
reservas futuras que tienen pensión compleja se utilizara para el cálculo el numero depaxs de la fecha de entrada de la reserva, lo que puede por supuesto no corresponder
con el numero de paxs para un día especifico (que es como calculan los plannings, dia
a dia) ...
CANCELAR UNA RESERVA
Por la opción Consulta de Reservas o por el botón
Presionar o botón
Escogemos el motivo de cancelación el cual debe estar previamente definido en la
opción Archivos Parámetros Tipo de Cancelación.
CANCELACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS
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El procedimiento en principio es el mismo que fue explicado para las cancelacionesindividuales. Al entrar en esta opción se permite cancelar un grupo de reservas en
simultáneos. Los motivos de cancelación será el mismo para cada una de las reservas
individuales que entran en este grupo. Para seleccionar más de una reserva se utilizan
los botones Ctrl / Shift
Nota: Las reservas que son canceladas son registradas en el sistema ver Capitulo
Utilitarios Consultar Accesos (LOGS)
ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS
El principio de esta opción es poder hacer distintas alteraciones comunes a un grupo
de reservas en un solo proceso. Las que se puedan ejecutar el sistema las aceptas las
que no emite el mensaje de que no fue posible.
Los datos que se pueden alterar de forma simultáneas son los siguientes:
PARA LA PANTALLA GENERALES
PARA LA PANTALLA LIMITES / OBSERVACIONES Y PENSIONES
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PARA LA PANTALLA DE MODALIDAD DE PENSIÓN COMPLEJA
PARA LA PANTALLA DE CONFIRMACIÓN, AVISOS Y SEGMENTOS
PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN
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PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIAS
Seleccionando un grupo de reservas es posible realizar transferencias de movimientos
para:
• De una cuenta de reserva para otra cuenta de reserva
• De una cuenta de reserva para una cuenta de No-Alojado
• De una cuenta de reserva para a cuenta corriente de una entidad
• De un folio (Master o Extra) para otro folio o cuenta extra
PARA LA PANTALLA DE TURNOS NEWPOS
Pueden definirse para un grupo de reservas seleccionadas e que restaurante van a
realizar los Desayunos, Almuerzos y Cenas (ver Turnos NewPos - Tandas Comidas).
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TARIFA VARIABLE
Permite alterar el tipo de tarifa ya sea Tarifa, Paquete o Precio Fijo para determinados
periodos que sean definidos en la misma reserva.
INSERTAR DEPÓSITOS ANTICIPADOS.
El acceso a esta opción es realizada a través del Menú Reservas – Depósitos
Anticipados
También es posible a través de insertar movimientos
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En algunos hoteles la confirmación de reservas, normalmente de clientes directos está
condicionada a la existencia de un depósito anticipado o garantía. Para ello es que se
emplea esta forma de insertar este tipo de movimiento.
La introducción de un depósito anticipado referente a una reserva puede ser
consultada en la cuenta de la misma.
Por la opción Reservas – Depósitos Anticipados
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El procedimiento consiste en seleccionar la reserva, que puede ser realizada por con
la ayuda del botón
Los restantes pasos son escoger el Departamento, Forma de Pago, La Fecha y el
valor del Depósito.
Esta opción es utilizada cuando el depósito anticipado es registrado en la reserva y
utilizarse para cobrar el mismo.
Tanto en esta pantalla como en la de Reserva cuando se visualiza, el Check box de
“Pago” aparecerá marcado cuando el mismo ya fue cobrado. Pago.
Si pretendemos emitir una factura referente a este depósito debemos marca la opción
de Generar movimientos para facturar.
EXPORTAR PARA UN FICHERO
Esta opción posibilitara exportar para un fichero las reservas
seleccionadas
TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)
Mediante estos dos botones podemos enviar y aceptar reservas de un
hotel para otro cuando se trabaja en modalidad de complejo. Al utilizar la opción de
transferir es representada en la siguiente pantalla:
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APLICAR MACROS PARA LOS COBROS
Esta opción es utilizada cuando tenemos pre configurados cargos
para los asientos adicionales en su correspondiente opción del PMS y aquí queremos
que se incorpore a las reservas que hemos seleccionado.
IMÁGENES ADICIONALES
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Aquí podemos insertar una imagen asociada a la reserva ya bien sea
escaneada, o ya previamente creada en disco. La utilización de este detalles ha sido la
de anexar a la reserva los vouchers de los las mismas para después ser adjuntadas a
las facturas que se emiten.
REENVIAR NEWCENTRAL
En caso de tener instalador NewCentral con este botón podemos
enviar los datos de las reservas a dicho sistema.
IMPRESIÓN DE RESERVAS
Al presionar el botón de imprimir se accede a luna pantalla para que
podamos imprimir la consulta de reservas. La pantalla que se activa muestra un grupo
de opciones posible para obtener dicho reporte
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EXTRACTOS
Permite obtener diferentes formatos de extractos y previsiones de
cuentas y reservas mediante la siguiente pantalla.
Cada extracto tiene una funcionalidad y está bien diferenciado en cada opción, solo
resalto uno de ellos que en ocasiones tiene mucha utilidad y es el llamado Libro de
Recepción.
Este libro de Recepción nos permite ver según la selección de reservas que hemos
filtrado en la consulta la previsión de lo que cada uno de las reservas va a generar. Si
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por ejemplo hacemos reservas para el futuro y queremos saber que ingresos nos va aaportar las mismas podemos hacer uso de esta herramienta
Ejemplo
En el ejemplo del reporte nos muestra el ingreso de cada reserva y la final un resumen
general
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IMPORTAR RESERVAS
Pueden ser importadas reservas a NewHotel de otras centrales de reservas y para
eso el PMS cuenta con varias funciones, que explicaremos a continuación:
CONFIGURACIÓN
Aquí se define como será configurado el fichero que irá a recibir el PMS pasa el
proceso de importación
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En esta pantalla iremos a definir de forma general o por entidades, la estructura delfichero que será recibido por el PMS para realizar la importación de las reservas que
lleguen vía fichero.
Utilizando el botón el sistema marca los campos por defecto que
deben venir en dicho formato de fichero.
IMPORTACIÓN
Este menú permite realizar la importación de del fichero recibido, escogiéndose el
mismo y permitiendo ser eliminado una ve ejecutada la opción de importar las reservas
CONFIGURACIÓN INTERFACE CON CENTRAL
El interfaz es totalmente configurable y se inicia con los valores definidos por defecto
para las entidades
• Se toma como Código de Central el consecutivo y el numero de voucher,
internamente como código único se asume el valor del voucher
• El botón de ayuda permite cargar los ficheros señalándole los errores para
poder validar la interfaz correctamente configurada
• Pueden existir configuraciones distintas para cada entidad o ser una única de
forma general
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• Deben llenarse los datos de traducciones de las pensiones, tipo dealojamientos e entidad en el fichero de datos de NewHotel
PROCESAR INTERFACE CON CENTRAL
• Al procesar los ficheros puede definirse si se pretende eliminar o alterar la
extensión .OLD si las autorizaciones del utilizador de Windows lo permite.
• Puede obtenerse un fichero LOG con el mismo nombre de extensión LOG en el
mismo directorio que se indica
• La introducción puede ser visual ( se muestra una pantalla de insertar reservas
con los datos obtenidos) o No Visual ( el operador que se selecciona es el
primero de la entidad)
• La anulación puede ser de forma Visual o No visual, usando el motivo de
anulación de la configuración
• Las operaciones de anulaciones solo se ejecutan si las reservas encontradas
es única en la base de datos (Código Central + voucher)
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ALOJAMIENTOS LIBRES
Esta opción puede ser accedida por el menú Reservas – Habitaciones Libres
Permite la posibilidad de consultar los alojamientos disponibles en un periodo de
tiempo que cumplan determinados requisitos: Tipo de Alojamiento, Bloque, Room
Status, Requisitos Especiales, Características
Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se hace una
consulta en el sistema para determinar si el hotel está en condiciones de conformarla.
Si se selecciona el alojamiento y oprimimos el botón se pasa
directamente a insertar la reserva con la habitación ya pre asignado.
El botón de nos traslada al menú de consulta de reservas
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VISUAL
ALOJAMIENTOS
El acceso a esta opción se hace a traes de Reservas – Visual – Habitaciones
La base de información para elaborar este Planning es sobre lo reservado y ocupado
En el boque superior visualizamos las referencias de las reservas asociadas a unahabitación. Oprimiendo con el ratón al lado izquierdo sobre una reserva permite hacer
un grupo de operaciones ya que el sistema levanta un menú adicional
En la pantalla siguiente y de forma grafica mostramos todas las posibilidades con el
manejo de ratón que en dicha pantalla permite realizar
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El formato del Planning de Habitación pretende que del mismo se puedan realizar ungrupo de operaciones básicas de la recepción del hotel a medida que va mostrando la
disponibilidad de habitaciones para la realización de las reservas.
Para acceder a esta opción el utilizador puede seguir uno de los siguientes caminos:
Reservas – Visual - Habitaciones
Presionar la tecla F3
Presionar el icono
ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES
A la izquierda se muestran las Habitaciones (numero, tipo de habitación y
característica) y por la barra de encima los días del planning a mostrar.
En esta barra de días es posible insertar observaciones para ser resaltada en el día
que estamos trabajando (ver ejemplo pantalla anterior)
Cada reserva ocupara en el Planning el espacio correspondiente a los días de
estancia de los huéspedes que conforman la misma.
Botón para definir los colores a visualizar en el Planning
Configuración
Para seleccionar filtros de días a mostrar en el planning
Para hacer zoom en el planning
Teclas de movimientos en el Planning
Para actualizar los datos del planning
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Por lo general el día marcado en rojo representa la fecha de trabajo del PMS así comosi esta marcado y configurado los fines de semanas.
El Planning tiene dos bloques de datos divido por una barra color gris
Bloque Superior: Reservas con Habitaciones asignadas
Bloque Inferior: Reseras sin Habitaciones asignadas
Posicionando el ratón encima de la reserva podemos obtener varias informaciones,
como las siguientes:
El curso puede representar tres estados:
Cursor Significado
Reservas con entradas con fecha superior o igual a la fecha de
trabajo que pueden cambiar de habitación.
Reservas con fechas hoy, anterior a hoy y al futuro que ya tienen
habitación en estado limpio o bien ocupada o bien por entrar.
Alojamientos inactivos.
Con el botón derecho del ratón es posible también realizar distintas operaciones con la
reserva que tenemos marcada con el cursor del ratón.
Si estamos en una habitación con reservas el menú contextual que se muestra es el
siguiente:
Click continuado del lado derecho, en una reserva
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Un Click en lado derecho inicial encima de una reserva muestra una informacióncontextual de la situación de la reserva como se muestra a continuación:
Click encima de una casilla sin reserva el menú contextual que se muestra es elsiguiente:
Un simple click con el botón derecho del ratón encima de una reserva muestra una
información en la barra izquierda del Planning como se muestra en el siguiente
ejemplo:
La línea gris que divide a los dos bloques muestra información variadas de la reserva
que tenemos presionada con el ratón, como se muestra en el siguiente ejemplo:
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ATRIBUIR HABITACIONES MEDIANTE EL PLANNING
La atribución de habitaciones es posible tanto para otorgar una habitación (reservas en
el boque inferior) como para mudar de habitación a una reserva con habitación
asignada es tan simple como arrastrar dicha reserva hacia el numero de habitación
que pretendemos otorgar, función drag and drop.
Todo esto es posible si se cumplen las mismas condiciones que en el PMS se
contralan normalmente.
ALOJAMIENTOS QUE CUMPLEN DETERMINADOS REQUISITOS
Si en el Planning queremos mostrar determinadas reservas en determinadas
características lo podemos hacer mediante la selección, usando el botón
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Procedimientos:
Presionar el botón
Muestras las siguientes opciones de filtrado.
Los datos de la pantalla que se explican por sí mismo, permite filtrar la información que
queremos mostrar en el Planning
Esta misma operación realizada en el bloque inferior del Planning donde las reservas
no tienen habitaciones aun atribuidas la pantalla que muestra la selección es la
siguiente:
CONFIGURACIÓN DE LOS COLORES DEL PLANNING
Debe presionar el botón , apareciendo la siguiente pantalla por conceptos
para configurar los distintos estados de las condiciones del Planning.
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CONFIGURACIÓN DEL PLANNING
El botón sirve para la configuración del Planning en cuando a varios
conceptos de refrescamiento y visualización como se muestra en la siguiente pantalla:
COLORES DE LAS ALOJAMIENTOS INACTIVOS Y DE LAS TIPOS DE RESERVAS
Esta configuración se logra mediante los parámetros generales del PMS Utilitario-
Parámetros – Habitaciones – Habitaciones
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Por último cada entidad puede estar diferenciada en distintos colores en este Planning,
para ello hacemos la configuración mediante la definición de las entidades
Impresión del Planning
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GRUPOS
El acceso a esta opción se realiza a través de Reservas – Visual – Grupos
La base de información para elaborar este Planning es sobre las reservas que son de
grupos.
Cuando en la parte superior pinchamos con el ratón una reserva de grupo, el PMS
muestra la distribución del mismo en la parte inferior del planning, como se muestra en
la pantalla siguiente:
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BLOQUES
El acceso a esta opción se hace a través de Reservas – Visual – Bloques
La base informativa para la elaboración de este Planning es sobre el estado de
ocupación que tiene cada bloque configurado en el PMS
En la parte superior del Planning se muestran la referencia de los bloques y las
reservas y en la parte inferior el detalle por habitaciones del bloque que se seleccione
en esta parte de encima.
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PLANNING
PLANNING DE DISPONIBILIDADES DE HABITACIONES
Este Planning permite verificar la disponibilidad de habitaciones por fechas
Criterios de selección:
• Fecha
• Reservas confirmadas;
• Excluir waiting-list;
• Incluir Day-Use;
• Previsto de habitaciones inactivos.
El acceso a esta opción es a través de dos caminos posibles:
Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles
Por el Botón de acceso rápido en la barra del PMS
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ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONESDISPONIBLES
En las líneas aparecen los Tipo de Habitaciones existentes. La última línea
corresponde al total de habitaciones en el Hotel.
Cada cuadro por Tipo de Habitación tiene la siguiente información:
Las columnas de fin de semana parecen en otro color para diferenciarlas.
Los botones sirven para el desplazamiento en el planning.
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Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son
aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado .
Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal
en su ficha:
Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su
ficha
PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES
Permite determinar la previsión de disponibilidades de habitaciones atendiendo a
distintos criterios (formulas) a considerar según se desee mirar.
Criterios de selección:
• Fechas
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• Regímenes de Explotación (solo si existe el parámetro activo según licencia)• Previsión de disponibilidad, formula a escoger para determinar este estado,
pudiendo ser una de las siguientes:
Se puede acceder a esta planning por Reservas – Plannings – Previsión de
Disponibilidades
ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES
La información de las líneas es como se muestra en el siguiente grafico
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Los fines de semana pueden tener un color distinto para diferenciarlos del resto de los
días normales.
Impresión
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HABITACIONES DISPONIBLES / SEXO
NewHotel PMS permite controlar la ocupación de boques por sexos cuando se trabaja
con la variante de ocupar habitaciones según el sexo del primer ocupante.
Podemos acceder a esta opción a través de: Reservas – Plannings – Habitaciones
Disponibles / Sexo
Criterios de selección:
• Fechas
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HABITACIONES DISPONIBLES / BLOQUES Puede accederse a través de Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles /
Bloques
Esta opción permite verificar la disponibilidad por bloques de habitaciones del hotel
Criterios de selección:
• Fecha
• Reservas confirmadas;
• Excluir de waiting-list;
• Incluir Day-Use;
• Previsión de Habitaciones Inactivas.
Los botones permiten la navegación en el Planning.
Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son
aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado .
Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal
en su ficha:
Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su
ficha
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Impresión
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OCUPACIÓN PENSIONES
El acceso a esta opción es a través de Reservas – Planning – Ocupación /
Pensiones
Visualiza por cada día la ocupación por cada tipo de pensión de los adultos, niños y
bebes y por tipo de habitación, así como Se muestra Precio Medio por Paxs por Tipos
de Habitaciones
Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el precio
medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el
mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el
parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo .
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Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente paraseleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.
Esta BOX lo que indica al planning que muestre cuantas
habitaciones ocupadas están en ocupación sencilla. Cuando se activa el planning
muestra la siguiente información:
Este BOX indicara al planning que considere en su
información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los
previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado
en el PMS)
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Además el Planning puede imprimirse en colores o no. La impresión es casi similar en
todos los planning
OCUPACIÓN
El acceso es a través de Reservas – Planning – Ocupación
Este planning es muy similar al anterior de ocupación pensión solo que en este no se
consideran las pensiones.
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Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el precio
medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el
mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el
parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo .
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente paraseleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.
Este Box indicara al Plannng que haga una
comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con
la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que
permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el
futuro.
Este BOX indicara al planning que considere en su
información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los
previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado
en el PMS)
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RESERVAS
Reservas – Planning – Reservas
O por el botón
Parámetro Significado
Escoge si se desea calcular con tipo de
habitación y luego si se muestra por criterio de
ocupado o reservado.
Para seleccionar los tipos de habitaciones
Filtrar por esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición
Si se desea incluir esta condición. Solo se activa
si existe el parámetro activado para este
comportamiento en el PMS
Este planing tiene dos formas de presentarse una de forma estándar sin desglose de
tipo de habitación y otra con este desglose
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Sin Tipo de Habitación
Con Tipo de Habitación
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ImpresiónSin tipo de Habitación
Con tipo de Habitación
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PLANNING DE OCUPACIÓN RESERVAS PENSIONES
El acceso a esta opción será a través de de Reservas – Plannings – Planning de
ocupación reservas pensiones
Muestra la ocupación por reservas y tipo de pensión.
Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el precio
medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el
parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo .
Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para
seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.
Este Box indicara al Plannng que haga una
comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con
la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que
permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el
futuro.
Este BOX indicara al planning que considere en su
información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los
previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado
en el PMS)
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Impresión
OCUPACIÓN E INGRESOS
El acceso a esta opción es a través de Reservas – Plannings – Ocupación e
Ingresos
Muestras la ocupación y el ingreso que tiene en el hotel
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Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el
precio medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular
el mismos a todas las reservas en ese periodo. Este cálculo tiene tres variantes>
Exacto – realizar nuevamente el cálculo de los precios medios de cada reserva.
Aproximado – aproximado que utiliza el precio medio grabado en la reserva
(multiplicándolo por la cantidad de día).
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Previsión – es utilizando lo que está grabado en la tabla del PMS MOPP que guardael programa auxiliar PREVPRE cuando se esa ejecutando constantemente este
programa.
Este Box lo que indica al cálculo del planning es que si para
cálculo del precio medio de toma en cuenta solo el valor de la habitación (sin las
pensiones alimenticias, en ese caso se marca Habitación) o la diaria completa
incluyendo las pensiones, en ese caso se marca diaria.
Impresión
ORIGEN Y SEGMENTOS
El acceso a esta opción es a través de Reservas – Plannings – Orígenes /
Segmentos
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Muestra el número de habitaciones reservadas para cada día agrupadas o por origende mercado o por su segmento de mercado
Impresión
MODALIDADES DE PENSIÓN
Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –
Plannings – Modalidad de Pensión
Para cada día seleccionado muestra la cantidad de huéspedes que existen para cada
pensión con el propósito de la planificación de la preparación de cocina. Permite
además calcular para una determinada reserva o grupo de reserva
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Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según elbox de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las
horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión
Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo
conforman
Este BOX indicara al planning que considere en su información la
evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente
introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado
en el PMS)
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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MODALIDADES DE PENSIÓN Y OCUPACIÓN POR TIPOS DE HABITACIÓN
Nuevo Planning de Modalidades de Pensión y Ocupación por Tipos de Habitación con
Filtros de Grupos de Reservas y Entidades, que permite ver las previsiones por Tipo
de Habitación, resumiendo los datos al final por comidas.
Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las
horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión
Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo
conforman
Este BOX indicara al planning que considere en su información la
evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente
introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
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operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configuradoen el PMS)
, Si el PMS tiene enlace con el sistemas NewPLAN (Gestión
de eventos) se pueden incluir o no en este planning las comidas planificadas en los
distintos eventos que se inserten.
Ejemplo de su Impresión
CUPOS
Permite visualizar los cupos (alloments) contratados y los extras reservados por cada
entidad o CUPO.
El acceso a esta opción se hace a través de la opción de menú Reservas –
Plannings – Cupos
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Impresión
ENTIDADES
El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings –
Entidades
Para cada día seleccionado se muestra el número de alojamientos reservados por
cada entidad
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Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Impresión
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MAPA ANUAL DE RESERVAS
Este mapa en formato calendario refleja para todos los días del año las habitaciones
ocupadas y reservadas o en su defecto según selección por pasajero.
Para acceder a esta opción se hace a través de la opción de menú Reservas –
Plannings – Mapa Anual de Reservas
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CONTROL DE VENTAS
El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings –
Control de ventas
Este palnning combina todas las vías de ventas del hotel para conocer la previsión de
ocupación o ventas efectivas que se han obtenidos. El mismo desglosa las distintas
fuentes de las ventas.
Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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OCUPACIÓN POR NACIONALIDADES
El acceso a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –
Plannings – Ocupación por Nacionalidades
Este planning, que se incluye información de Ocupación y sus por cientos, así como el
desglose en adultos y niños, tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos
explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que
serán los que explicaremos a continuación:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Criterios de selección:
Impresión
ENTIDADES INGRESOS
El acceso a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –
Plannings – Entidades Ingresos
Esta planning muestras los ingresos obtenidos por cada entidad.
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Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Impresión
TURNOS POS
Muestra la planificación de las tandas de comidas planificadas para el buffet según las
reservas realizadas.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Mediante este planning es posible visualizar el numero de reservas que se tiene
definido en los restaurantes y el total de días. Al activa la opción ,
es posible visualizar el numero de reservas que están registradas sin tener turnos del
POS planificadas.
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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BOOKING
Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –
Bookings, y están disponibles las siguientes opciones
BOOKING POSITION
Esta opción permite visualizar una proyección sobre los estados de venta en sus
diferentes posiciones y fechas.
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Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según elbox de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Este BOX indicara al planning que considere en su
información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los
previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el
Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado
en el PMS)
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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BOOKING POSITION DIFERENCIAS.
Muestras las diferencias entre los Estados de ventas y las reservas recibidas por las
distintas regiones
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Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Este BOX indicara al planning que considere en su
información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los
previamente introducidos, definido aquí el color que se quiere representar de este
estado en el planning.
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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BOOKING AMPLIADO
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Este booking muestra para los intervalo de fechas la ocupación real de las entidades ydirectos comparados con los estados de ventas de las mismas
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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BOOKING MENSUAL
Este Booking muestra la previsión desde el mes actual dos mese adelante del
pronóstico de ocupación
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Impresión
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BOOKING CUPO ENTIDADES
Este booking atendiendo a la fórmula de cálculo seleccionada calcula el
comportamiento del cumplimiento del upo (alloments) de las entidades o de todas las
entidades en sus diferentes conceptos.
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Icono para seleccionar un determinado cupo o todos
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Variantes de formulas que brinda el PMS para calcular el
cumplimiento del cupo y saber cual esta aun disponible. Las distintas formulas
disponibles son las siguientes:
Impresión
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BOOKING MENSUAL OCUPACIÓN FOTO
Es gravada una imagen antes por el PMS y luego son comparados con la situación
actual para saber cómo se comporta el hotel en el mismo periodo con la foto del
periodo anterior
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
Criterios de selección:
Impresión
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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BOOKING MENSUAL INGRESOS FOTOS
Este booking es similar al anterior explicado solo que en este caso hace su función
con los ingresos
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el
box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que
explicaremos a continuación:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Criterios de selección:
Impresión
CARTAS DE CONFIRMACIÓN
Permite la impresión de cartas de confirmación que pueden ser enviadas a los clientes
después de insertar las reservas. Las mimas sirven como documentos de aceptaciónde reservas por parte del hotel.
La opción se accede a través de Reservas - Cartas de Confirmación
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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DEPÓSITOS ANTICIPADOS
Para acceder a esta opción es a través del menú Reservas – Depósitos
Anticipados
Tiene dos secciones. La parte a la izquierda es para detallar el depósito
Criterio Significado
Fecha valor Fecha en que se efectúa el pagoNº Doc. Número que identifica de la operación.
Tipo de CuentaTipo de cuenta (Master, Extra 1, ..., Extra 5) a la cual se
cargara el deposito
Reserva Número y año de que significan el numero de la reserva
Sección Sección o departamento en que se afectara el depósito.
Forma de Pago Forma de pago en que se recibe el depósito.
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Tarjeta de CréditoSi el pago es mediante este instrumento de pago semuestran los definidos en el PMS así como sus datos
relacionados de número y validez.
Descripción Un breve comentario de la operación
Valor Importe del deposito
Si al insertar el valor necesitamos de una tabla de conversión porque hemos recibido
el importe en otra moneda diferente a la moneda base, activamos el botón , el cual
nos mostrara la siguiente pantalla para hacer la conversión:
La sección derecha está relacionada con el menú de la reserva. En la misma aparecen
los detalles de la asociación del depósito a la reserva
En esta parte como se muestra en la pantalla anetrior estan los datos de la reservas
asociada al deposito le fecha del mismo, si esta pagado o no, el valor pago del
declarado como deposito y la via de confirmacion que se envia del recibio del mismo.
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Si al especificar el valor que se ha pagado del deposito declarado lo recibimos en otramoneda distinta a la moneda base, podemos activar una opcion de caja
, que nos facilita la operación multi moneda o no.
Si adems marcamos este BOX significca que estamos
indicando el PMS que genere los asientos correspondienets a este deposito para ser
facturado, que una vez que demos acpetar en esta operación NewHotel llamada a la
pantalla de cuenta corriente y facturacion para realizar dicha operación, comomostramos a continuacion en la siguiente secuencia una vez dado aceptar
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES
AUTOMÁTICO
Esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones – Automática
Criterio Significado
Entrada Fecha de entrada de las reservas
Salida Fecha de salida de las reservasEntidad Para seleccionar la entidad.
Grupo Para seleccionar un grupo de reserva
Vuelo de llegada Vuelo de llegada
Vuelo de salida Vuelo de salida
Bloque Para seleccionar el bloque de habitaciones
Room Status Para seleccionar por situación de la habitación
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Requisitos de laReserva
Para buscar las habitaciones atendiendo a los requisitosque se le especificaron en las reservas
Libre durante todo el
Período
Que la habitación este libre durante todo el periodo de la
reserva
Optimización de
entradas y salidas
Proceso que tiene el PMS para realizar distintas
optimizaciones en la búsqueda de las habitaciones
atendiendo a los requisitos que permite seleccionar en
esta opción
Atribución
Ascendente
Atribuir las habitaciones en orden ascendente
Atribución
DescendenteAtribuir las habitaciones en orden descendente
Tipo de AlojamientoAtribuir las habitaciones por tipo atendiendo al orden
anterior seleccionado
Distancia Mínima
cuando Cama Extra.
Para seleccionar la atribución atendiendo a la distancia
mínima de escaleras, ama de llave o del ascensor
No atribuir Reservas
PropietariosNo atribuir as reservas de los propietarios.
Prioridad Alojamientoen Regímenes de
Exploración
Dar a prioridad a los alojamientos en régimen de
exploración.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ATRIBUCIÓN AUTOMÁTICA DE HABITACIÓN
Especificar las características de las reservas a las cuales queremos atribuir
habitaciones.
Presionar el botón
Para aceptar la previsión propuesta por el PMS se hará mediante el botón
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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MANUAL
Se accede a esta opción a través de Reserva – Atribución de Habitaciones –
Manual
Criterio Significado
Reserva Número da reserva
Entrada Fecha de entrada de las reservas
Salida Fecha de salida de las reservas
Tipo de Habitación Tipo de Habitación
Sin HabitacionesCaso que no tengan aun habitación
asignadas
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Grupo Nombre del grupo de reservasEntidad Entidad de las reservas
Vuelo de llegada Vuelo de llegada
Vuelo de salida Vuelo de salida
Requisitos Especiales
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Tipo Habitación
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Libre en todo el período
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Libre en el momento
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Disponible día de llegada
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Habitaciones Multi ocupación
Requisitos para seleccionar que sirven
para filtrar las habitaciones que queremos
atribuir
Piso Piso del hotel donde se ubicaría la reserva
Room Status Situación del estado de la habitación
BloqueBloque de habitaciones que queremos
filtrar la búsqueda
Car 1 Características especiales que hemos
definido a la habitaciones en sus
parámetros
Car 2
Car 3
Limitar búsquedaPara limitar la búsqueda a un determinado
número de habitaciones
PROCEDIMIENTO PARA LA ATRIBUCIÓN MANUAL DE HABITACIONES
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Especificar las características de las reservas a las cuales queremos atribuir alojamientos.
Presionar el botón
Una vez visualizado las recebas que queremos atribuir as habitaciones, en el lado
derecho aparecen las habitaciones disponibles según los distintos filtros
seleccionados. Para asociarla a la reservas solo bastara un doble click encima del
numero de habitación.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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PANEL DE GESTIÓN
Se puede acceder o bien por el botón o por la opción Reservas – Panel de
Gestión
Y muestra la siguiente información operativa de la situación del Hotel
El cual tiene 4 grupos de información que explicaremos a continuación:
Datos de la situación de las reservas del Hotel, mostrando de forma
compacta la siguiente información.
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Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información
Datos de la situación de las habitaciones del Hotel, mostrando de
forma compacta la siguiente información..
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Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información
Datos de la situación de las comidas del Hotel, mostrando de forma
compacta la siguiente información..
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información
Datos de la situación de os ingresos del Hotel, mostrando de forma
compacta la siguiente información.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información
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BLOQUEO DE ASIGNACIÓN
Este menú se acede a partir de Reservas – Bloqueo de Asignación
Permite definir periodos y motivos de bloqueo para el uso de las habitaciones. Su
empleo más frecuente es para poder reserva una determinada área o habitaciones del
hotel que no se desea que se atribuyan esas habitaciones en un determinado periodo.
Impresión de esta información puede obtenerse en el siguiente formato:
BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN
Este menú se accede a partir de Reservas – Bloqueo de inserción / Alteración
Permite definir períodos de bloqueo de inserción o alteración.
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CAPÍTULO 5: RECEPCION
CHECK-IN
Se puede acceder a esta opción por las siguientes vías:
Recepción – Check-In
Presionar la tecla F8
Presionar el botónDesde el menú de la consulta de reserva por el botón en verde que se encuentra en la
barra de la parte superior
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PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR EL CHECK-IN
Seleccionar en la pantalla la reserva que queremos hacer el Check-In, ya sea
introduciendo directamente el numero de reserva o por el botón Buscar.
Si no se especifica ninguna condición en la búsqueda por defecto se muestran todas
las reservas con fecha de trabajo igual al día de HOY
La reserva debe tener una habitación asignada en caso contrario se presiona el botón
visualizar para insertar el numero de habitación
Presionar el botón donde será posible visualizar la siguiente
información de la reserva.
Y para aceptar la operación se oprime el botón
Botones Significado
Aceptar el Check In
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Cancelar operación
Movimientos adicionales
Turnos NewPos
Muestra la previsión de lareserva
Permite ir a la pantalla de
clientes ( CARDEX)
Aparece habilitado este botón
solo cuando el huésped de la
reserva aun no es cliente en
el cardex del PMS,
permitiendo por este botón su
inclusión en el mismo
Registra los huéspedes de la
reserva
Una vez que demos aceptar aparecerá la siguiente pantalla para realizar varias
funciones:
• Completar los datos de los huéspedes
• Dar Check in a todo o solo algunos
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Para dar check in debe marcarse la casilla que está señalado en rojo en la siguientegrafica
Por último para aceptar damos oprimimos el botón
TRATAMIENTO NO SHOW
Posibilita cancelar una reserva por el concepto de .
Campo Significado
Fecha creación / Usuario Fecha de creación de la reserva y usuario quien la creo
Fecha No Show /
Usuario
Fecha de cuando pasa a este estado y usuario quien lo
hace
Garantizado Por
Si queremos que esta reserva aparezca disponible para
hacer Check In en los días siguientes debemos
especificar aquí un valor mayor a 1, que representa los
días que garantizamos la disponibilidad de la misma.
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Fin de Garantía Fecha que se actualiza de forma automatiza según losdías que hemos especificado como garantía
Facturar Para decidir si este No Show se facturara o no.
Cerrar Cuenta CorrienteSi indicamos cerrar su cuenta corriente para no permitir
movimientos en este estado
Caso que deseamos cancelar un No Show especificado lo hacemos mediante el botón
ANULACIÓN DE CHECK-IN
1. Entrar en la opción Consulta de Reservas
2. Definir los criterios de Estado = Check- In, Nº Hab y Entrada = Hoy
3. Presionar el botón buscar
4. Seleccionar la reserva
5. Presionar el botón para pasar al segundo nivel de botones
6. Presionar el botón que aparece activo para las reservas que
pasaron a este estado de Check In en el día de hoy.
• al confirmar el PMS valida si la reserva tiene movimientos insertados y después
pasa a estado RESERVA
• Nota: solo es posible cancelar un Check In si es realizado el mismo día que
queremos cancelarlo y si tiene habitación asignada esta pasa a estar libre
sucia
CHECK-IN MÚLTIPLE
Permite la realización de un Check-In múltiple de reservas. Al seleccionar esta opción
se muestra la siguiente pantalla:
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CHECK-IN DE HUÉSPEDES
Permite hacer el Check In indivisamente para cada Huéspedes de la reserva. Es un
caso muy frecuente de cuando se hace el Check In de la reservas uno de los
pasajeros no ha llegado y se debe darle Check In mas tarde.
Con este botón que aparecerá activo si existen huéspedes pro
registrar es que podemos dar Check In de los que aun no están en ese estado.
La pantalla que aparece al invocar este botón es la misma que explicamos
anteriormente para el Check In de Huéspedes
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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REGISTRO DE HUÉSPEDES
Con este botón se permite registrar los huéspedes de las reservas que
aun no están registrados como tal.
Al invocar el botón aparece la siguiente pantalla para adicionar al pasajero. El nuevo
pasajero adicionado queda en estado reserva.
KEY PASS
Permite imprimir a ficha de Registro de los huéspedes ya sea para completar sus
datos o para entregar o archivar los mismo.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Este es por lo general un reporte que se brinda de forma estándar por el PMS peroque siempre es personalizado para cada cliente.
En las nuevas versión se puede además de configurar el Key Pass Estándar existe
opciones para tratarlo mediante documentos Word con marcadores, para ellos se debe
configurar en Parámetros Documentos el key Pass correspondiente para que no
emplee los estándares.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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OVERBOOKING
Como norma el hotel sobre vende sus capacidades y para ello el PMS newhotel tiene
funcionalidades para este tratamiento de Overbooking
Es conocido como Overbokking la situación en que el hotel sobrepasa su capacidad
de alojamiento y al proceso de desvío de esos excedentes hacia otros hoteles.
PASAR UNA RESERVA A OVERBOOKING
Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón
Seleccionar las reservas a desviar y oprimir el botón
Es posible especificar el hotel y habitación de destino.
Si deseamos que la reserva desviada ingrese diariamente en el hotel que la recibió
antes del desvío debemos marcar la opción de INSERTAR MOVIMIENTOS:
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ExternoHotel de destino fuera del complejo hotelero a
que pertenece el hotel que desvía
Interno
En caso que el hotel se encuentre formando
parte de un complejo hotelero se puede
seleccionar un hotel del mismo
considerándose como desvío interno.
HabitaciónNumero de la habitación en destino
Insertar Movimientos Para permitir generar los ingresos en el hotelque desvía
Regreso al Hotel
Fecha que define cuando el desvío retorna al
hotel. En ese día aparece como una reserva
mas a dar Check in (Check in de retorno es
como habitualmente se conoce)
Nota: las reservas en Overbooking tienen estado = Check-In
CHECK-IN A CLIENTES DESVIADOS POR OVERBOOKING
Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón
Para poder seleccionar las reservas que fueron desviadas y retornan al hotel debe
definirse los siguientes criterios de búsqueda.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Y oprimir la tecla Buscar
Una vez localizada se oprime el botón y se siguen los mismos pasos
que fueron explicados para un Check In anteriormente
FORMAS PARA CONOCER LAS HABITACIONES Y CLIENTES EN OVERBOOKING
Una forma es mediante la opción:
Reportes – Huéspedes – Overbooking: Obtienen un listado de Huéspedes
Overbooking
Y la otra manera es
Y oprimir la tecla Buscar
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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CHECK-OUT
Esta opción permite efectuar el Check-Out de los huéspedes del hotel de una manera
cómoda.
El acceso a esta opción puede realizarse mediante las siguientes opciones:
1. Recepción – Check-Out
2. Por la tecla F9
3. Por el botón
Pantalla para realizar el Check Out
Por defecto la pantalla de consulta de reserva aparecen filtradas las reservas con
fechas de salida del día.
Las opciones la pantalla son las mismas explicadas anteriormente en la opción de
Consulta de Reservas y sus distintas pantallas de filtros y opciones.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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CHECK-OUT DE TODOS LOS HUÉSPEDES DE UNA HABITACIÓN
1. Seleccionar la reserva por la consulta de reservas que queremos darle Check Out.
2. O Presionar el botón
3. Y a seguir se muestra la pantalla siguiente con los datos de la reserva que
daremos Check Out.
4. Antes de confirmar el Check Out el sistema valida las siguientes condiciones:
4.1. Cuenta corriente esta saldada. En el PMS existe un parámetro de
configuración que indica el comportamiento en este caso, a saber los
siguientes:
• Que sea posible hacer el Check Out con saldos en cuentas extras. En ese
caso la cuenta corriente no se cierra.
• Que no sea posible hacer el Check Out en ese caso es obligatorio
regularizar dicha cuenta corriente antes de proseguir con el proceso
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Además el sistema permite dar Check Out con saldos en cuenta corriente tipoMASTER (reservas de entidad por lo general) ya que serán facturados posteriormente.
No obstante el sistema emite siempre un aviso de recordatorio.
4.2. Todos los movimientos en cuentas están regularizados y el proceso solo pideuna confirmación para continuar .
CHECK-OUT DE UN HUÉSPED DE UNA RESERVA
1. Seleccionar la habitación o reserva donde está el huésped que queremos da el
Check-Out.
2. Presionar el botón
3. Y aparecerá el huésped que queremos darle Check Out.
4. Seleccionamos al huésped, marcamos la casilla que dice Check Out y damos
aceptar.
Nota: mismo que demos Checkl Out a un Huésped la reserva sigue estando en estado
Check In
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CHECK-OUT MÚLTIPLE
Permite la realización de un Check Out múltiple de reservas (varias reservas a la vez).
Cuando se selecciona esta opción se muestra la siguiente pantalla.
Los botones son los mismo que hemos tratado, solo que el botón de reserva nopermite dentro de esta pantalla consultar una reserva en cuestión sin salir de
ella. .
ANULACIÓN DE CHECK-OUT
1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas
2. Definir los criterios de búsqueda de la reserva para reservas en Estado =Check-Out, Nº HAB. Y Salida = Hoy
3. Presionar el botón
4. Seleccionar la reserva
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5. Presionar el botón para pasar al segundo grupo de botones de laconsulta de reserva
6. Presionar el botón el cual se activa si las reservas
seleccionadas cumplen la condición de estar en Check Out en el día de
hoy.
Nota: Confirmando la anulación de Check-Out, la reserva pasa para el Estado =
Check-In.
CIERRE DE CUENTA CORRIENTE
Una cuenta corriente se crea y se abre desde el momento que se crea una reserva,
estando incluso en estado de reserva y en la misma puede recibir movimientos desde
su creación.
La operación de Check de una reserva no cierra la cuenta corriente si
todos sus movimientos no han sido regularizados, de ser así aparecerá el siguiente
mensaje:
Si deseamos cerrar la cuenta corriente de aquellas reservas dada Cehck Out o no, ya
que podemos incluso tener la cuentas cerradas de reserva en Check In o Reserva, lo
podemos hacer buscando en la consulta de reservas todas aquellas reservas con
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cuenta abierta . Después seleccionamos la reserva en cuestión y
oprimimos el botón
Podemos comprobar que la cuenta esta cerrada por una de las siguientes maneras:
1. No permite insertar nuevos movimientos
2. Cuando por la consulta de reservas al seleccionar la misma el botón aparece
en gris o sea no activado.
Ahora existen condiciones que el botón aparece desactivado pero que existen cuentaspor cerrar. Supongamos el caso que existen dos pasajeros en la reserva uno con
cuenta saldada y otro no. El botón aparece desactivado pero el botón de reabrir
cuenta si, al oprimirlo aparece lo siguiente:
En este caso solo aparece habilitado el botón , porque existen dos
cuentas en la reserva y una de ellas está pendiente de ser cerrada.
REABRIR UNA CUENTA CORRIENTE
La necesidad de reabrir una cuenta corriente se puede motivar a diferentes factores.
Para reabrir una cuenta corriente se hará mediante el botón o por el
botón . En todos los casos el sistema verifica si es posible o no hacer
este proceso.
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ANULACIONES
ANULACIÓN DE CHECK IN
Entra en la opción Reservas – Anulaciones– Anulación de Check-In o Consulta de
Reservas botón
1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check- In, Nº Aloj e Entrada = Hoy
2. Presionar el botón buscar
3. Seleccionar a reserva
4. Presionar botón para pasar al segundo bloque de botones
5. Presionar el botón que apenas se activa si es posible realizar
la operación para los Check In del día.
ANULACIÓN NO-SHOW
Acceder por la opción de Reservas – Anulaciones– Anulación No-Show o Consulta
de Reservas botón .
1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check-Out, Nº Aloj. y Salida =
Hoy2. Presionar el botón buscar
3. Seleccionar a reserva
4. Presionar botón para pasar al segundo bloque de botones
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5. Presionar el botón el cual se activara si la reservas cumple
la condición especificada.
ANULACIÓN CHECK-OUT
Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Check-Out o Consulta
de Reservas botón .
1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Check-Out, Nº Aloj.
Y Salida = Hoy
2. Presionar el botón de búsqueda
3. Seleccionar a reserva
4. Presionar botón para pasar al segundo bloque de botones
5. Presionar el botón pasando las reservas nuevamente a estado
de Check In.
ANULACIÓN RESERVAS
Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Reservas o Consulta
de Reservas botón .
1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Reservas y
fecha de las reservas a cancelar
2. Presionar el botón buscar
3. Seleccionar a reserva
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4. Presionar botón para pasar al segundo bloque de botones
5. Presionar el botón o en caso de
anulaciones múltiples.
CUADRO DE HABITACIONES
Esta herramienta permite visualizar de una forma grafica el estado de las habitaciones.
Se accede por la opción de Recepción Cuadro de Habitaciones
La opción por defecto del mismo son aquellas habitaciones en su situación en el día
de la fecha de trabajo actual.
Las opciones de este cuadro de habitaciones son las siguientes:
Actualiza la información de la pantalla.
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Opciones para filtrar por tipo de habitación, bloques de
habitaciones o criterios de las características de las habitaciones previamente
definidas.
La pantalla anterior permite configurar el cuadro de habitaciones en sus características
de visualización y otros.
Si el sistema contrala la verja aparece para configurar los iconos para una mejor
visualización
Asi como los distiontos colores según su situacion.
Además en este cuadro por el click derecho del ratón podemos hacer distintas
operaciones con las habitaciones. El menú contextual que aparece será el siguiente
HUÉSPEDES
El acceso a esta opción puede re realizada por una de las siguientes vías:
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Recepción – Huéspedes o el botón
Se consideran huéspedes todos aquellas que su estado de reservas sea Check In o
desviados hacia otros hoteles en condición de Overbooking
La consulta de Huéspedes sus opciones y filtros son similares a los explicado para la
consulta de reservas, solo que en este caso será para los huéspedes alojados.
Además desde esta opción se pueden realizar algunas operaciones como check in de
huéspedes, registrar huéspedes etc., según se muestra en los distintos botones que
presenta la consulta.
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ORDENAR LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES SELECCIONADOS
La información que muestra la consulta puede ser ordenadas por diferentes criterios
para ellos se emplea la opción de Ordenar la cual muestra una pantalla para
seleccionar los criterios de ordenación.
Para registra un huésped como cliente den PMS o sea en el CARDEX se utiliza el
botón , que en caso de no existir permite su incorporación a dichoregistro.
Al ejecutar este botón se activa una pantalla como la que se muestra a continuación
para insertar aquellos datos obligatorios y mínimos para dar alta a un huésped en el
cardex del PMS.
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CARDEX
Podemos acceder a esta opción por las vías siguientes:
Recepción – Cardex
Presionar tecla F2
Presionar el botón
CARACTERÍSTICAS GENERALES
El cardex se considera el histórico de los clientes donde son almacenados los datos
personales de los mismos y sus referencias de sus estancias y consumos.
Los clientes del cardex se le pueden asociar cuentas extras aunque no sean huésped
del hotel, enviarles mailing, etc.
Existen búsquedas por diferentes campos ya sea en detalle o de forma Online.
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Nota: se considera cliente a una persona que tenga u ficha de registro en este Cardex sea huésped o no del hotel.
Permite elaborar etiquetas para sobres con los datos principales del
cardex. El formato de las etiquetas se encuentra en un fichero EtiquetaCliente.dot
que puede ser configurado..
Permite emitir una ficha del cliente. El formato se encuentra en elfichero FichaCliente.dot , y puede ser configurado
Permite crear un fichero texto con los datos del cardex.
Criterios Significado
Titulo Título del Huésped
Código Código de clienteNº Tarjeta Número de tarjeta
ID Identificador
Cod. Ext. Código externo
Apellido Apellidos
Nombre Nombre del Cliente
Cod. Central Código NewCentral
Reserva Número de reserva
País País
Llegada Fecha LlegadaSalida Fecha Salida
Segmentos Segmento de mercado
Preferencias Preferencias de los clientes
Tipos de clientes Tipo de cliente
Ocupación por
períodoOcupación por período – entre fechas
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Criterios Significado
Fecha
NacimientoPor fecha de nacimiento
Propietario si es propietario
Familia Por familia
Activo Si está activo
Búsqueda On-
line
Permite mientras se va escribiendo el sistema ir buscando los
semejantes.
Filtros 1
Dirección – País Nombre del País
Zona País Zona País
Regiones Por regiones
Localidad Por localidad
Estadías Número de estadías
Estadías
previstasNúmero de estadías previstas
En el Hotel Ahora Si se encuentra en el Hotel en el momento de la búsqueda.
Ingresos Valor de los ingresos que ha generado ese cliente
Mailings Si puede recibir mailings o no
A través del botón , podemos acceder a otros datos de búsqueda de
cliente aun más detallado.
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CONSULTA DE UNA FICHA EN EL CARDEX
Escoger el criterio de búsqueda (Apellido, Nombre, etc.), presionar el botón buscar y
después de seleccionarlo oprimir el botón visualizar
CREAR UNA FICHA EN EL CARDEX
Presionar el botón
Y llenar los datos obligatorios que le especifica el PMS para crear la nueva ficha de
cliente.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Tener en cuenta que existen bajo otras pestañas más datos que deben ser llenado del
cliente tales como: dirección, datos de la empresa etc.
El botón de nos da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y
futuras del cliente
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También por el botón de insertar o visualizar podemos insertar o altera las estadísticasde ese cliente
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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GRUPOS
TRATAMIENTO DE GRUPOS
El acceso a esta opción es por Recepción – Grupos
PANTALLA PRINCIPAL DE GRUPOS
Seleccionar un Grupo
Os criterios de búsqueda son:
Criterio Significado
Grupo Nombre do Grupo
Entidad Entidad de la reserva.
Tipo Tipo de Grupo
Llegada
Fecha de llegada del Grupo
Es posible entre fechas y combinaciones de búsquedas de este
criterio.
Salida Fecha de salida del Grupo
Noches Nº de noches
Ocupación
por períodos
Permite analizar os grupos que estuvieron en el hotel en un
periodo.
Dead-Line Fecha límite de vencimiento de la reserva
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Criterio Significado
Saldos Permite filtrar por saldos de la cuenta de grupo
Reservas en
NewPLA
, cuando existe enlace con NewPlan, se
actuva este check box para poder filtrar las reservas de grupos
que se han efectuado en el mismo según el estado del evento.
Pudiéndose ser seleccionado uno de los estados definidos en
NewPlan mediante este box de selección.
Presionar el botón buscar y seleccionar el grupo con el cual deseamos trabajar
Seleccionar o Grupo con o cual queremos trabajar
ROOMING LIST
Esta opción permite llenar la lista de pasajeros (huéspedes) de la reserva de grupo.
1. Escoger la opción Recepción – Grupos
2. Seleccionar o Grupo.
3. Presionar el botón
Posteriormente se muestra una pantalla donde se trabajara para atribuir el número de
alojamientos de cada reserva del grupo
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CHECK-IN DE GRUPO
Escoger la opción Recepción – Grupos
Seleccionar o Grupo
Presionar el botón
Seleccionar las reservas del grupo que queremos dar Check In, os comandos métodos
Shift – Clique o Ctrl – Clique (alternativo) permite seleccionar más de una o oprimir la
tecla que dice TODO para seleccionar a todas las reservas.
Presionar el botón
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Antes de efectuar un Check-In masivo de reservas de un grupo el PMS valida la
siguiente información
• Que tengan una Habitación libre atribuida
• Que todos los huéspedes estén registrados
• Entrada = Hoy
Validación de Check In del Grupo
CONSULTAR LOS DATOS GENERALES DE UN GRUPO
Escoger la opción Recepción – Grupos
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Seleccionar o Grupo
Presionar el Botón
Nota: cuando existe enlace con NewPlan, se muestra un Check Box que indica el
estado de reserva del evento, cuando tiene asociado reservas de grupos en newhotel.
El botón de asientos permite mostrar los movimientos de las reservas del grupo
CANCELAR UN GRUPO
Escoger la opción Recepción – Grupos
Seleccionar o Grupo
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Presionar el botón y escoger el motivo y descripcion de la operación y
luego dar al boton Aceptar
CHECK-OUT DE GRUPOS
Escoger la opción Recepción – Grupos
Seleccionar o Grupo
Presionar el botón y seleccionamos las resrrvas que queremos dar
Check Out
Presionar nuevamente el botón
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ADICIONAR NUEVAS RESERVAS A UN GRUPO EXISTENTE
Es posible adicionar reservas a un Grupo Existente desde que tenga la fecha de
entrada mayo o igual a Hoy
Escoger la opción de Recepción – Grupos
Seleccionar el grupo que queremos adicionar las reservas.
Presionarnos el botón
Aparece una pantalla para insertar las nuevas reservas
Para más detalles ver Capítulo: Reservas – Insertar Reservas de Grupos.
INSERTA MOVIMIENTOS MÚLTIPLES DE GRUPO
Este botón permite adicionar valores a cobrar por servidos a las
reservas de grupo. Para más detalle consulte el Capítulos 15 “Movimientos en
Cuentas” y Capítulo 22 “Archivos”.
Para finalizar una vez verificados los asientos oprimimos el botón Insertar Todos
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nota: podemos insertar asientos tanto para reservas o por pax de las reservas, en
cuyo caso el valor en una reserva será la multiplicación del valor por la cantidad de
pax que tenga la misma.
Otras Operaciones de Grupo
El Botón nos conduce a la sección de cuentas corrientes del grupo.
Este tema será tratado en el Capítulo 16 “Cuentas Corrientes”
El botón permite introducir el horario de despertador para cada
reserva del grupo
El botón sirve para alterar varias reservas simultáneamente
O botón imprime los datos de las reservas de grupo
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Ejemplo tipo Listado
Ejemplo tipo ficha
OPERACIONES DE CAJA
Las operaciones de caja trata lo movimientos de la caja de cobros y pago de la
recepción. La finalidad fundamental es control el flujo de efectivos con que
operaciones front office o caja de recepción.
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INSERTA OPERACIONES DE CAJA
Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Operación de
Caja.
Para adicionar o extraer movimientos de caja, seleccionamos el tipo de movimientos,
el valor, insertar las observaciones referentes a esos movimientos y la respectiva
moneda de operación.
CONSULTAR OPERACIONES DE CAJA
Por eta opción podemos consultar las operaciones de caja efectuadas en el sistema.
Tiene como criterios de selección tipo de moneda, operador, turno, etc.
Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Consulta de
Operaciones de Caja
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Ejemplo del reporte de caja:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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IMPRESORA FISCAL
Este submenú permite gestionar las opciones de la impresora fiscal, los rembolsos,
reportes, abrir el cajón, etc.
Las especificaciones y de hecho su modo de operación está de acuerdo a la
legislación fiscal de cada país. Para más detalles haremos un manual en profundidad
de este tema.
Los tipos de impresoras fiscales que el PMS NewHotel soporta hasta la fecha son las
siguientes (no obstante tiene los mecanismo necesario para ir agregando las nuevasque aparezcan)
Y las principales funciones que gestiona el PMS son las siguientes:
REFUND VALUE
Permite insertar el valor de reembolso e designar el modo de pago
MINI X REPORT Permite imprimir el reporte resumido tipo X.
X REPORT
Permite imprimir el reporte tipo X.
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Z REPORT Permite imprimir el reporte tipo Z.
PERIOD REPORT
Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos.
PERIOD SUM REPORT
Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos por la totalidad.
CANCEL RECEIPT
Permite cancelar un recibo.
OPEN CASH DRAWER
Permite abrir el cajón de dinero.
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ASIENTOS O MOVIMIENTOS
CERRAR TURNO
El acceso a esta opción es por Recepción – Asientos– Cerrar Turno
Esta opción permite el cierre de turno de un recepcionista para dar entrada a un nuevo
turno de trabajo posibilitando hacer un corte del día donde se refleje las operaciones
que el recepcionista saliente efectuó durante su turno de trabajo.
El ejemplo del reporte que se emite en esta opción es el siguiente:
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INSERTAR ASIENTOS
Esta opción permite registrar en las cuentas de los huéspedes y en la cuentas extras
los servicios prestados y cobros realizados.
El acceso a esta opción es por una de las siguientes vías:
Recepción – Asientos – Insertar Asientos
Por la Tecla F10
Presionar el botón o por el menú de consulta de reservas el botón
Campo Significado
Fecha valor Fecha en que fue prestado el servicio o realizado el pago
Data-valor.
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Campo Significado
Nº Doc. Número do documento primario (vale)
Tipo de Cuenta
Tipo de cuenta donde se inserta el asiento
Habitación
Reserva
Cuenta No Alojado
Sin Cuenta
Habitación Numero de habitaciónReserva Numero de reserva
Sección Departamento de newhotel
POS Número de Punta venta
Crédito Valor del servicio
Débito
Puede ser uno de los siguientes conceptos:
Cobro ( si es un cobro puede especificarse si es
considerado como deposito anticipado o no)
Desembolso
Devolución
Servicio Servicio donde se registra el asiento
Descripción Breve comentario del movimiento
Valor Valor del asiento
IVA Incluido Indica si el valor tiene incluido el IVA o no
Con estos botones podemos insertar en el asiento tanto en valor como en por ciento un valor de descuento o de recargo.
Botón de ayuda que nos permite inserta un valor en otra moneda
distinta a lavase y nos ayuda a convertir el valor en la moneda base.
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INSERTAR ASIENTOS DEL MINI BAR
Este tipo de asientos tiene su característica especial en dos sentidos.
1.- que tenemos parametrizado el servicio del tipo consumos de mini bar
2.- que queramos contralar por NewHotel Stock u otro sistema que el PMS acepte
como interfaces las rebajas de productos en almacén.
INSERTAR UN ASIENTO EN OTRA MONEDA QUE NO ES BASE
Al insertar un asiento es posible escoger que no sea en la moneda base o
suplementaria, solo es necesario tener definida la misma en los archivos e monedas
con su rate de cambio correspondiente para ser utilizada.
Selección de la moneda
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INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA
E al nomenclador de servicios puede definirse la cuenta por defecto en la cual deben
ser lanzados los movimientos. En ciertos casos e visualizado una alerta como se
muestra a continuación. No obstante el utilizador puede modificar la propuesta del
PMS.
INSERTAR ASIENTOS CON DESCUENTOS
Esta opción da la posibilidad de aplicar descuentos a los movimiento en valor o por
cientos %.
Para definirlo oprimimos el botón
Los valores de descuentos pueden usar diferentes reglas según la parametrizacion de
NewHotel PMS.
CONCEPTOS DE FECHAS UTILIZADA POR EL PMS PARA LOS ASIENTOS
Cuando se registra algún movimiento el sistema almacena las siguientes fechas:
Por ciento Valor
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Fecha Significado
Valor
Data real en que se efectuó la venta o el Cobro.
Aparece en las Facturas e Extractos de Cuentas.
Si por alguna razón se dejo de registrar un asiento en un día
determinado, es necesario insertar en esta campo el valor real del
asiento para que sea transparente a los ojos del cliente del hotel
MovimientoFecha de trabajo de NewHotel que solo cambia cuando se hace el
cierre de dio
RegistroFecha del ordenador y corresponde con la fecha actual en que se
hace el asiento..
Ejemplo:
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INSERTAR PAQUETES
Presionar el botón
O por la opción Recepción – Asientos – Insertar Paquetes
La inserción de paquete es similar a la inserción de una diría, de hecho es funciona
como tal también. La diferencia entre la diaria es que el paquete además de incluir una
diaria incluye el valor de otros servicios que se le configuran.
INSERTAR DIARIAS
Presionar el botón
Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Diarias
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Mediante esta opción podemos insertar la diría que por alguna razón dejamos de
hacerlo. Tiene como ventaja que aunque insertemos en un día todas las diarias incluso
para días pasados, el PMS carga la producción en el día de la inserción pero a nivel
de factura de cliente aparece con si las mismas se realizaron en cada fecha que le
correspondían.
Los descuento pueden ser en valor o en por ciento permitiendo además definir sobre
que incide el mimo.
Para obtener el valor calculado oprimimos el botón calcular.
Importante: la fecha valor que se toma como referencia para la emisión de factura y
cuenta corriente, por lo que el valor que debe ser insertado debe ser con la fecha a
partir del cual queremos insertar la misma (no importa que sean días anteriores).
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INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLES Esta opción es muy útil cuando existe un punto de venta que no esté automatizado y lo
que permite es pasar todos los valores de un día de forma sencilla y rápida dejando al
final las validaciones y la inserción en cada cuenta correspondiente.
Presionar el botón de la pantalla de consulta de reserva.
Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples
Se escoge el departamento y el servicio así como la cuenta. Luego iremos a introducir
por habitación o reservas los cargos, su valor y el documento. Una vez finalizado
damos verificar para que el PMS compruebe si esta todo ok y más tarde damos
insertar todo.
Al final lo que hace el PMS es crear un asiento por cada reserva tal cual como se lo
hiciéramos manualmente
INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLE DE GRUPO
Presionar o botón
Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples Grupo
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Esta opción es muy semejante a la anterior solo que solo carga por reserva o por pax
un mismo valor a todas las reservas del grupo. Su uso más ilustrativo es digamos
cargar a todos una salida tarde o una cena, esta opción posibilita no ir a reserva por
reserva hacer este cargo uno a uno sino de forma general definimos el mismo y el
PMS se carga de su distribución y asiento en cada cuenta.
VISUALIZAR UN ASIENTO
Por el botón pomos ver los detalles de un movimiento existente en
cuenta
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Se o movimiento es de Tipo Debito podemos genera una copia del recibo con el botónrecibo o una copia del asiento si es del tipo Crédito.
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ANULAR UN ASIENTO
Marcar el registro a anular.
Presionar el botón
Y después de un aviso de advertencia podemos confirma o non la anulación.
Si decimos que si el PMS preguntara por los motivos de la anulación
En caso que el PMS permita la anulación la efectúa sino dará un aviso del motivo de
porque no se puede efectuar la anulación.
Nota: Na operación de anular un movimiento es crear otro movimiento con valor en
negativo para hacer un balance de los mismos y son marcados como tal para que el
sistema los reconozca de un asiento en valor negativo. Estos asientos no son
eliminados de la base de datos solo son marcados como que están anulados.
Para anular un movimiento facturado debe ser primero anulada la factura y si el
movimiento es origen de un sistema externo debe ser anulado en el sistema que lo
origino.
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DIVISIÓN:
Seleccionar el registro a dividir
Presionar el botón
Y se visualiza una pantalla para hacer la división o Split del asiento en valor o en por
ciento.
CONSULTA DE ASIENTOS
El acceso a esta opción puede realizarse por las siguientes vías:
Escoger a Recepción – Asientos – Consulta de Asientos
Por la Tecla F11
Por el Botón
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Filtros Generales
Criterio Significado
Movimientos Fecha en que se insertaron los asientos.
Valor Fecha en que fue prestado el servicio o el cobro
Nº Doc.Número do Documento.
Nº Fact/ Serie Número da factura, o serie
Tipo de Cuenta Tipo de cuenta
Descripción Descripción del asiento
Moneda Moneda del asiento
Forma de Pago forma de pago de los asientos
Habitación Número de la habitación.
Cuentas No
Alojados
Código de una cuenta No Alojada.
ReservaNúmero de una Reserva.
GrupoCódigo de Grupo
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Criterio Significado
Servicio servicio del asiento
Cuenta Cuenta en que se inserto el asiento
Valor / CantidadValor del asiento, pueden utilizarse los signo de mayor que,
igual o menor que para filtra por valor.
Corregidos Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Facturados Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Anulados Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Paquete Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Factura AnticipadaFiltro de selección por situación del asiento en este aspecto
Depósito
AnticipadaFiltro de selección por situación del asiento en este aspecto
Transferido de: Para buscar asientos transferidos de otras cuentas o reservas
Buscar en
Para buscar los asientos según su estatus de archivo
Este box permite seleccionar distintos estados de los asientospara buscarlos. O por Créditos o por débitos o débitos menos
créditos
Significado de las columnas en la pantalla de la consulta
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Pantalla de Filtro 1
Criterio Significado
Motivo de Corrección Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
CupoPara buscar por Cupones cuando el PMS utiliza esta
funcionalidad
Propinas & Tipo de
Propina
Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Transferido dePara buscar asientos transferidos dese un origen según se
muestra en la línea del filtro
Porciento Descuento/
Valor Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto
Tipo Cobro Filtro por el concepto del tipo de cobro siendo sus posibles
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Criterio Significado
valores
OTROS CRITERIOS DE BÚSQUEDA
Oprimiendo el botón tenemos la posibilidad de consultar los asientos
efectuados en las cuentas filtrándolas por un grupo aun mayos de condiciones, como
las que se muestran a continuación:
Criterio Significado
Registro Fecha del ordenador de cuando se registro el movimiento
Hora Hora del ordenador de cuando se registro el movimiento.
Movimientos. Fecha del PMS NewHotel cuando se inserto el movimiento
Valor Valor del movimiento
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Criterio Significado
Alojamiento Número do Alojamiento.
BlocoLocalización física de las habitaciones.
Cuentas No
Alojadas
Código de una Cuenta No Alojada.
ReservaNúmero da Reserva.
Entidad Entidades Grupo Nombre do Grupo.
Sección Departamento del PMS
Nº Doc. Documento (vale) del movimiento
POS Número del Punto de Venda que efectuó la venda o cobro.
Forma Pago. Forma de Pago del movimiento.
Tarjeta de
CréditoTarjeta de Crédito (ej: Visa, Mastercard, American Express, etc.)
Servicio Servicio del movimiento
Débito, Crédito
Todos
Débito - Formas de PagoCrédito - Servicios
Todos - Ambos
Si es seleccionado Débito o Crédito se activa el campo Valor que
permite consultar los movimientos con un valor específico.
Descuento Valor do descuento
Tipo de
CuentaTipo de cuenta (Master, E1,..,E5).
Utilizador Usuario del sistema PMS
Serié Series de facturación definidas en el sistema.
Nº Fact. Número de factura.
Nota de
CréditoNota de Crédito
Automáticos Movimientos que son lanzados automáticamente en el cierre de día.
Diaria Movimientos de Diarias (tarifas)
PaquetesMovimientos asociados a paquetes
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Criterio Significado
Corregidos /
AnuladosMovimientos Anulados o Corregidos.
Turno Turno en el cual se realizo el movimiento
EJEMPLOS DE CONSULTAS DE ASIENTOS
Correcciones y anulaciones de movimientos efectuados por el utilizador Roberto
Pérez Álvarez (RPA) los días comprendidos entre el 01/04/07 el día 15 de este
mismo mes.
Movimientos. Entre 01-04-07 y 15-04-07
Utilizador: RPA
Pagos efectuados a Crédito que ascienden a 8.50€ y se encuentren facturados.
Valor: 8.50
Forma de Pago: tarjeta de Crédito
Nº Fact.: > 0
La Auditoria desea revisar si fueron lanzados correctamente en el mes de Marzo los
precios de Habitaciones (procesados en el cierre de día) en los Bungalow.
Movim. Entre 01/03/07 e 31/03/07
Servicio: Habitación
Bloque: Bungalow
O botón se emplea de la misma manera que el explicado en las
Consultas de Reservas.
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CORREGIR UN MOVIMIENTO
Seleccionar el movimiento a Corregir.
Presionar el botón
En el bloque de la izquierda de la pantalla son visualizados los valores actuales del
movimiento y en la parte derecha los campos que pueden ser alterados de dicho
movimiento. Cuando se concluya la alteración damos aceptar para confirmar los
cambios.
VISUALIZAR UN MOVIMIENTO
A través del botón podemos visualizar un movimiento efectuado
En la siguiente pantalla se ven todos los detalles del movimiento efectuado, su origen,
numero de documento y fechas, sus impuestos y el utilizador que lo ejecuto, entre
otros datos.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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IMPRESIÓN DE LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS
La pantalla de la consulta de movimientos tiene la opción de imprimir los movimientos
que visualiza, para ello al ejecutar esta opción muestra una pantalla de selección para
conformar el reporte, siendo sus posibles opciones las siguientes
El reporte de ejemplo es siguiente:
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REPORTE DE MOVIMIENTOS ADICIONALES
Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Reporte de
Movimientos Adicionales
El objetivo fundamental del reporte es conocer las reservas que tiene programadas
algún tipo de movimientos adicionales que se cargan de forma automático durante el
cierre de día.
REPORTE DE TRANSFERENCIAS
Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Reporte de
Transferencias.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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CONSULTA TARJETAS DE CRÉDITO
Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos Consulta
Tarjetas de Créditos
Este menú permite realizar una consulta de los movimientos asociados a las tarjetas
de créditos, basta solo indicar el tipo de tarjeta y las fechas o simplemente el numero
de la tarjeta que queremos consultar
Esta herramienta sirve para conciliar los pagos registrados por este concepto en el
PMS y el sistema de contabilidad.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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LLAMADAS INTERNAS
Esta opción de accede por el menú Recepción – Movimientos Llamadas Internas
Permite analizar las llamadas telefónicas que fueron efectuadas desde las extensiones
declaradas como administrativas o internas.
Estas llamadas no son consideradas como ingresos del hotel
Esta opción es activada cuando existe una conexión directa entre la centralita
telefónica y el PMS NewHotel.
El botón permite transferir la lalmada a una Habitacion, reserva o
cuenta no alojada.
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CONTROL DE LLAMADAS
Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Control de
Llamadas
Y la misma confecciona un reporte de trabajo de las llamadas procesadas por el hotel
que fueron lanzadas en el Front Office.
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NO PROCESADAS (LLAMADAS, PAYTV, INTERNET)
Esta opción se accede a partir de la opción del menú Recepción Movimientos No
procesadas (chamadas, PayTV, Internet)
Mediante esta opción podemos analizar, depurar e transferir todas aquellas llamadasque por algún motivo no fueron procesadas por NewHotel, ya sea por error de de
habitación no asignada, error en código de extensión etc.
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Si deseamos transferir una llamada usamos el botón de transferir y si la queremosanular el botón de anular
CUPONES (DE OFERTAS)
Modulo de cupones es utilizado para la gestión de ofertas que abarque las siguientes
funciones:
1. Emisión de cupón de oferta con la creación de numero automático de
impresión, para su impresión se hará en un modelo especial
2. Pago con cupones es tratado a penas como un lanzamiento a debito que es
asociado con el cupón de oferta y no es asociado a ningún servicio.
3. El uso del cupón es tratado cuando las entradas de débitos asociados con elmismo son facturados
Gestión de Cupones:
Para la emisión de un nuevo cupón, buscar los existentes así como visualizarlos o
imprimirlos se emplea la siguiente pantalla:
Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Cupones
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El significado de las principales opciones de esta pantalla se explica a continuación:
Botones Descripción
Para refrescar la búsqueda de los cupones usados y los nousados
Muestra la consulta de asientos los débitos que han sido dado
de entrada asociados al cupón
Muestra la consulta de asientos para poder seleccionar débitos
existentes a un cupón existente.
Si existe algún asiento asociado al cupón y queremos eliminar
esa asociación utilizamos este botón
Los cupones creados podemos o bien enviarlos por email,
hacer un preview o simplemente imprimirlos. Para hacer eso de
esto debemos tener estos detalles configurados. Esto se hace
por la opción de Archivos Parámetros Documentos, donde se
define el documento que usaremos como template para los
cupones
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Significado de las columnas:
A – Cupón Anulado
V – Su valides expiro
E – Cupón enviado al cliente
U – Cupón Usado
Para crear un cupón se hará por la siguiente pantalla:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Nombre do Campo Descripción Comentarios
Código Número do Cupón
Creado
automáticamente por
el sistema
Entidad / Cliente Seleccionar o Tipo quese destina la oferta
Se fue seleccionada
una nueva empresa o
cliente los iconos de
nos permite
buscar una de las
previamente existen
(sea empresa o
cliente) y si no existe
podemos crearla por
el botón
Nombre Titular del Cupón
Nombre que aparece
al seleccionar el
Cliente o la Entidad
previamente
Fecha Fecha CreaciónAparece
automáticamente
Utilizador que crea el
cupónAutomático
ValidezFecha de cuanto expira
el cupónManual
AnulaciónFecha y utilizar quien
anulo el cupón. Automático
Adultos Nº de adultosCampo no obligatorio
**
Niños Número de niñosCampo no obligatorio
**
Días Días de permanenciaCampo no obligatorio
**
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Tipo de Habitación Tipo de Habitación Campo no obligatorio**
Tarifa TarifaCampo no obligatorio
**
Observaciones Observaciones Campo no obligatorio
Valor Cantidad vendida del
cupónManual
Gastos
Valor de otros gastos
que se pagan
asociados al cupón
Gastos adicionales
que son pagados por
el clienteIdentifica que el cupón
fue enviado al clienteManual
Valor totalValor Total = Valor +
GastosAutomático
Campo de texto Cualquier comentario Manual
** - estos son campos relativos al cupón que corresponden al número de huéspedes que están
en el hotel
Nota: si el cupón de oferta es aceptado sin pago, la lista de entrada del cupón aparecerá vacía. Luego puede ser asociado un debito usando los botones antes
explicados.
DEPÓSITOS DE BANCO
Esta opción de accede a partir del menú de Recepción – Movimientos – Depósitos
de Banco
Por la pantalla siguiente podemos insertar, buscas y anular los distintos depósitos de
banco que s insertan en el PMS
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Al insertar un nuevo depósito se hace por la siguiente pantalla cuando se oprime el
botón de insertar
Una vez insertado el depósito bancario en la parte inferior de la pantalla existen otrasopciones que su función es asociar y especificar en que cuenta ira dicho valor.
Al invocar el botón insertar aparece la siguiente pantalla de inserción de débitos
marcada por defecto.
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Después de aceptar el movimiento regresamos al menú de inserción de movimientos
para poder imprimir el recibo.
CARGOS EXTERNOS A CUENTA
Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Cargos
Externos A Cuenta
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Este menú permite visualizar los lanzamientos externos recibidos por el PMS en lascuentas. En el mismo no se incluye los asientos creados por el propi PMS sino de
todos los demás sistemas de la familia NewHotel
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CUENTAS CORRIENTES
CONSULTAR CUENTAS
Esta opción permite consultar las cuentas corrientes de los huéspedes alojados en el
hotel, así como las cuentas no alojados del los clientes. Permitiendo un grupo de
operaciones que describimos más adelante.
El acceso a esta opción puede efectuarse por las siguientes vías:
1. Opción Recepción – Cuentas Corrientes
2. Tecla F12
3. Botón
4. Botón de la consulta de reservas
Consulta Cuentas Corrientes
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Estructura de la pantalla de la cuenta corriente
El área de interfaces que a continuación mostramos, si los iconos están en gris
significa que no existe conexión establecida con la correspondiente interfaz.
Su estructura y significa es la siguiente:
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Las opciones de la consulta de cuenta corriente tienen el siguiente significado
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR UNA CUENTA
1. Escoger el tipo de cuenta corriente que pretendemos
2. Seleccionar los filtros que deseamos buscar
3. Oprimir el botón buscar
Con lo cual muestra los datos filtrados de la cuenta que hemos seleccionado
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IMPRESIÓN DE UN EXTRACTO DE CUENTA
• Oprimimos el botón
• Seleccionamos el modo de impresión si es pantalla o impresora.
INSERTAR MOVIMIENTOS
Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar nuevos movimientos por el
botón
Nota: Ver Capítulo : Movimientos – Insertar Movimientos.
FACTURA ANTICIPADA
Pode emitirse una factura anticipada de alojamientos, de clientes Directos o de
Entidades, oprimiendo el botón
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Cuando se selecciona esta opción el sistema de forma automática calcula los
movimientos que están insertados y que serán insertados en el futuro en la cuenta
Master y son los que por defecto aparecen en la pantalla anterior.
Lo que el PMS realmente hace es calcular hasta el final de la estancia de la reserva
todos los posibles valores que las reservas irían a generar en cada cierre de día y
lanzarlos al futuro para emitir la factura anticipada
La factura anticipada puede realizarse en cualquier momento de existencia de lareservas, incluso desde el propi estado de reserva.
Estos criterios son tipo de ordenamiento para
seleccionar según deseemos ver ordenados los mismos en la factura impresa
Una vez seleccionados los movimientos el siguiente paso es emitir la factura, lo cual
nos llevaría a la siguiente pantalla:
Una vez en este paso que por defecto siempre aparece marcado como transferir a
contabilidad, se cobra o se imprime e incluso puede ser hasta enviada por email dicha
factura.
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FACTURA DE EXTRAS
Desde la propia pantalla de consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto
para los clientes como para las entidades oprimiendo el botón
1. Si estamos a trabajar con una reserva de Entidad aparece desactivado el
campo porque el sistema asume que los asientos efectuados en
esta sub cuenta (generalmente diarias) seran facturados a uuna Agencia o
Empresa segundo el caso
2. Si el cliente desea que se factura los lanzamientos registrados en la cuenta
Master debe activa el campo y seran visualizados en la pantalla
todos los movimientos de esta cuenta.
3. Seleccionar los movimientos a facturar. Podemos utilizar los métodos Shift –
Clique (consecutivos) o Ctrl – Clique (alternativo). Si desea emitir una única
factura con todos los asientos que aparecen en la pantalla oprimimos el botón
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O botón sirve para agrupar varios movimientos en un solos valor y
concepto para efectos de presentación en la factura como una sola línea
Por Ejemplo
Terminar a operación oprimiendo el botón Aceptar y a continuación oprimimos el botón
facturar
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La factura al ser emitida quedaría de la siguiente forma
Nota: Esta operación apenas altera apenas los asientos para ser mostrados en la
consulta a facturar y factura, en los registros del PMS se mantiene la denominación
original.
El botón agrupa los valores por reservas cuando al facturar incluyen
asientos de varias reservas, por ejemplos de Grupos
El botón para anular un asiento.
Con el botón podemos insertar un descuento en valor o por ciento
sobre los asientos seleccionados.
El botón podemos dividir el asiento en varios.
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4. Presionar el botón
5. Por defecto a factura aparece en nombre del Titular de la reserva, no obstante si
deseamos cambiarlo a una entidad o Huéspedes usamos los botones
..
6. Este tipo de factura generalmente el pagada por el propio cliente pero puede
cambiarse y pasar a contabilidad. Para ello usamos los botones
este último caso la factura pasaría a NewConta si
existe enlace con este sistema
7. Cuando queremos insertar los modos de pago lo hacemos pro el botón Insertar .
8. El botón de descuentos se aplican sobre el total de la factura y deben estar
previamente configurados en los parámetros del PMS en Archivos Parámetros
Tipo de Descuentos. Estos descuentos se conocen como descuentos financieros
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y los mismos tienen como características que pueden pasar a una cuenta definidaen newconta si esta así parametrizado y que además no afectan producción.
9. El botón posibilita definir los pagos de la factura en % por ejemplo
pago en efectivo el 30% del valor de la factura, los 70 restantes en tarjeta de
crédito. Por defecto siempre aparece en valor
Si e PMS al escoger la formas de pago Tarjetas de Crédito y tiene habilitado la interfaz
de cobro de tarjeta de crédito (O sea validar contra el banco emisor el cobro de la
misma) y no existe conexión el sistema queda en espera por un tiempo con este
mensaje. En espera de NewGes
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10. Presionar el botón Aceptar 11. La factura sale directamente por el modo de impresión existente y aparen los
datos siguientes en su parte superior
12. Si desea emitir copias oprimimos el botón .
13. Para terminar oprimimos el botón Cerrar
Nota: el sistema no permite emitir facturas que contenga asientos de cuenta Master que estén incluidos en una factura Pro Forma
TRANSFERIR MOVIMIENTOS
Desde la propia consulta de cuenta podemos transferir movimientos hacía otra cuenta
o habitación o cuenta no alojados oprimiendo el botón .
1. Se trabajamos con una cuenta de una entidad el box aparece desactiva
por defecto.
2. Para trabajar con los asiento de la cuenta master de una entidad debemos marcar
el box
3. Seleccione los movimientos a transferir.
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4. Presionar nuevamente el botón
5. En la pantalla siguiente definimos los datos de la transferencia.
6. Estos botones se marcan si queremos emitir
comprobante y si deseamos que la transferencia afecte la caja ( esto para que al
cierre de turno salgan todas las transferencias efectuadas en el mismo)
7. Presionamos el botón aceptar
Si existieran el modo de funcionamiento de complejo el botón estaría
activado y podemos usarlo para transferirlo hacia otra cuenta corriente de un hotel del
complejo.
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CONSULTA DE CUENTA CORRIENTE DESDE LA CONSULTA DE RESERVAS
1. Acceder a la opción Consulta de Reservas presionando el botón
2. Definir Nº Habitación.
3. Presionar el botón aceptar
4. Seleccionar a reserva.
5. Presionar el botón . Si esta desactiva quiere decir que la
cuenta esta cerrada
CERRAR UNA CUENTA EXTRA O NAO ALOJADA
1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas
2. Desactivar el criterio de búsqueda
3. Presionar el botón de buscar
Y seleccionamos el botón .
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REABRIR UNA CUENTA EXTRA O NO ALOJADA
1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas
2. Desactivar el criterio de búsqueda
3. Presionar el botón de buscar
Seleccionamos el botón
CERRAR UNA CUENTA CORRIENTE
1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón
2. Marcar el criterio de cuentas abiertas
3. Presionar e botón de buscar
4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón
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5. Si la cuenta no está regularizada el sistema emite un aviso informando dichasituación y no ejecutando la orden dada:
REABRIR CUENTA CORRIENTE
1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón
2. Marcar el criterio de cuentas abiertas
3. Presionar e botón de buscar
4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón
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AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR)
CONTROLO DE PENDIENTES
Es el primer paso del proceso de cierre de día en el PMS, para ello con esta opción
nos permite verificar y actuar sobre determinadas situaciones que son importante que
estén totalmente correcta para que el cierre de día pueda ejecutarse.
SALIDAS PENDIENTES
Muestra todas las salidas pendientes por ejecutar el proceso de Check Out.
En esta opción el sistema muestra un conjunto de opciones que permiten realizar
distintas operaciones sin salir de esta pantalla e ir a las opciones correspondientes.
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ENTRADAS PENDIENTES
Muestra las distintas reservas que tienen fecha de entrada en el día del cierre que
precisan o bien darle Check In, pasar a No Show o cancelarlas o alterar su fecha de
entrada
En el lado derecho de la pantalla brindan un conjunto de opciones ya explicadas para
en la consulta de reservas para hacer esta operación
DECLARAR UNA RESERVA COMO NO-SHOW
1. Seleccione la reserva oprimir el botón
2. Llenar los datos necesarios:
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Campo Significado
Garantizado por
1 Día: los clientes no llegaran al hotel es un no show
confirmado
Mayor a 1 Días: días que queremos que la reserva
aparezca nuevamente como pendiente de Check In
porque los clientes se esperan.
Facturar Para facturar el valor de no show definido a la entidad
o cliente
Cerrar Cuenta
Corriente
Fecha de cierre de la cuenta corriente. El valor de la
fecha varía según los días que hemos garantizado el
no show
3. Presionamos el botón aceptar
HUÉSPEDES POR REGISTRAR
Muestras los huéspedes de las reservas que tiene definido un numero de pasajero
mayos a los que están registrado. Si el PMS tiene activado el parámetro de obligatorio
de registra los huéspedes durante la aceptación de la reservas por regla general noaparecen datos en esta pantalla
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HUÉSPEDES POR CHECK-IN
Muestra las reservas donde al menos un pasajero está pendiente de dar check in.
Puede suceder que sea dado un check in parcial a los pasajeros y aun quedan
algunos definidos en las reservas que ya están en Check In pero no todos sus
huéspedes.
Los botones para su trabajo son los mismos explicados en la consulta de reservas
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HUÉSPEDES POR CHECK-OUT
Muestras las reservas que están en check Out pero algunos de sus pasajeros aun está
pendiente d realizar esta operación.
PRECIOS SIN DEFINIR
Muestras las reservas que se han dado alta y que entran en el día de cierre pero que
no tiene tarifas definida alguna
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CAMBIOS SIN DEFINIR
En ocasiones damos entradas a reservas que trabajan con moneda extranjera pero
que en el momento de darle de alta al sistema aun no existían tasas de cambio para
convertirlas a moneda base. En este caso aparecen las mismas para definir dichos
cambios
PREVISIÓN DE INGRESOS
Se acede por la opción del menú Receptado - Night Auditor - Previsión de Ingresos
• Es un herramienta informativa que permite anticipadamente saber los ingresos
que se van a generar durante el cierre del día, aunque es posible lanzarlo para
mas días en el futuro como una presión de ingresos
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PENDIENTE NEWCENTRAL
Este menú permite visualizar las movimientos, reservas clientes, etc. que deben ser
transmitidos a la central y que están pendientes de este proceso
CIERRE DE DÍA A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Cierre de Día
Es recomendado que el cierre para su buen suceso, este debe ejecutarse sin ningún
utilizador conectado el sistema, al menos no haciendo operaciones. Si al lanzar el
cierre el PMS detecta usuarios conectados emite la siguiente alerta de aviso
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Para mostrarlos y cerrar sus secciones directamente en este proceso, debemos decir
que si mostrándose la siguiente pantalla:
Importante. El PMS muestra en esta relación los clientes conectados incluyen elmismo usuario y ordenador del que esta a ejecutar el proceso, lo cual deben tener
cuidado en no Terminar la sección de que hace el proceso de cierre.
Máquinas Conectadas al PMS
Con esa pantalla es que el PMS comienza hacer el cálculo del cierre del día. En la
misma hemos marcado dos BOX que por recomendación deben estar marcados para
más rapidez en los procesos y trabajos.
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Este indica al cierre que al primer error, o advertencia pare de
continuar el proceso para ir resolviendo los problemas, si no lo marcamos el continua
hasta el final pero no hace el cierre, por lo que puede demorar más.
Es recomendable que trabajemos
con pase a histórico ya que eso le permite al PMS trabajar día a día con menos
información (solo con aquella que esta a correr en activo) pasando a histórico todos
aquellos movimientos ya regularizados a una tablas de histórico. Si durante toda la
explotación del PMS nunca hemos activado esta opción y queremos hacerlo es
recomendable que primero por solución de problemas hagamos este proceso antes e
activarlo por primera vez en esta opción, ya que en este caso el cierre puede demorar
mucho tiempo.
Otra recomendación a considerar es no tener cuentas no alojadas en gran cantidad
abiertas innecesariamente. Es preferible cerrarlas y crear una nueva y no reutilizar la
misma dejándolas siempre abierta. El porqué esta dado en que newhotel todas las
cuentas abiertas el calcula sus saldos. Por ejemplo, tenemos una cuenta donde
cargamos los teléfonos para cada entidad día a día, y día a día la dejamos en cero
pero no las cerramos, esto a medida que crece el PMS recalcula sus saldos lo que
demora. Es mejor crearlas y cerrarlas
Una vez listo oprimimos este botón para iniciar el proceso de cierre de
día e ira mostrando en una pantalla similar a la siguiente la ejecución del proceso
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Por último si tenemos parametrizado que no se puede realizar el cierre del día si
previamente los restantes sistemas conectados al PMS aun no lo han hecho el
sistema da un aviso e impide continuar con este proceso
CONFIGURACIÓN DE LOS REPORTES
A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Configuración de
Reportes
Este menú permite configurar los reportes que se van a generar tanto para los reportes
de control como para los reportes finales.
Es importante que excepto algunos poco todos los reportes pueden obtener aun
después de ejecutado el cierre del día, por lo que es recomendable para agilizar el
proceso especificar los necesarios para el trabajo de noche específicamente y dejar
los demás para cuando se precisen
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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• Los reportes finales son aquellos que contienen la información del día quetermina
• Los reportes de control son aquellos que contienen la información del día
siguiente al que estamos a cerrar
• Días: en determinados reportes de previsiones o por ejemplo entradas
previstas, este dato indicaría para cuando días queremos que en el reporte se
prevea la información, para el resto no hace sentido definir un número mayor a
1.
• Copias: Numero de copias que queremos imprimir del reporte que
configuramos
• El campo sección significa que en el titulo del reporte salga dirigido a esa
sección para fines de distribución. Si por ejemplo queremos que le previsión de
entrada los listado que se generen al cierre sean dirigidos a Ama de Llave y a
Jefe Recepción insertamos dos veces el Listado pero con secciones distintas.
Ejemplo de cómo quedaría el reporte
Está configurado de esta manera
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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RELACIÓN DE REPORTES DE CONTROL Y FINALES DISPONIBLES
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LISTADO DE CONTROL Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado de Control
En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos
seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.
REPORTES FINALES
Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado Finales
En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos
seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.
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CONSULTA DE CIERRE Se accede por la opción del Menú Recepción – Night Auditor – Consulta de Cierres
A partir de este menú es posible visualizar los distintos cierre de días que se han
realizados y confirmar el cierre del día que se ejecute para la fecha de cierre.
O sea tiene dos propósitos uno de consultar los cierres anteriores y el segundo se
terminar confirmando el recién cierre de día efectuado. Sin esto último el cierre del día
en el PMS no es considerado para cambiar el día de trabajo (por lo que después de
ejecutar un cierre de día para hacerlo firma debemos venir a esta opción y oprimir elbotón ejecutar para que realmente termine).
Este botón nos permite visualizar la misma información que muestra
el PMS durante el propio cierre de día. Para ello al oprimir el botón muestra la
siguiente pantalla para seleccionar los criterios que queremos imprimir nuevamente.
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Este botón hace la misma operación que la opción del menú Cierre
de Dia o sea ejecutar el proceso de cierre del PMS.
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Este botón lo que hace es confirmar el cierre que acabamos de
calcular. Si al mismo no se le ejecuta esta confirmación el PMS no cambia de fecha ni
confirma el cierre que acabamos de calcular.
Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente de
calcular el reporte de previsión de ingresos
Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente deControl de los pendientes antes de hacer el cierre.
Este botón es lo mismo que la opción en Utilitarios Solución de
problemas Calcular estadísticas, que aparece aquí como facilidad si por algún motivo
hemos hecho el cálculo del cierre del día con la opción de no calcular estadísticas
activadas. Si lo oprimimos lo que hace el sistema es realizar el cálculo de estadísticas
que normalmente hace el propio proceso de cierre.
Nota: debe asegurar de tener lista la impresora lista antes de hacer la confinación del
cierre Confirmar.
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LLAVES
PRE EMISIÓN DE LLAVES
Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Pre – Emisión de Llaves
Permite emitir las llaves magnéticas para las habitaciones cuando existe una interfaz
del PMS NewHotel con estos dispositivos
Debe seleccionarse las reservas que queremos hacerle las llaves según los filtros que
seleccionemos en la pantalla anterior
Después presionamos el botón llaves para indicar la cantidad de copias a emitir
(gravar)
La emisión de llaves se comporta atendiendo a como hemos parametrizado en los
parámetro generales esta interfaz.
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Si tenemos marcado hacer llave por huéspedes la siguiente pantalla
de pedir cantidad de copias no aparece ya que el PMS entiende que es una llave por
cada cliente registrado. Pero si no está activo si aparece para hacer tantas copias
permitidas según la cantidad de clientes que tiene la reserva, de ahí aparece el
numero de por ejemplo de 0 a 2.
La conexión con llaves puede hacerse directamente conectado el PMS al grabador
lector de llaves o por mediación del sistema de interfaces NewGES, que en todos los
casos es el más recomendado que se instale, ya que incluye más funcionalidades que
el directo.
Este botón lo que hace es gravar llaves pero usando un tipo deinterfaces llamada Estampadoras, que son un tipo de impresora que imprime y grave
tarjetas magnéticas. Al ejecutar esta opción el sistema llama un reporte especial que
hace este proceso debidamente parametrizado.
Ejemplo del estampado de una tarjeta por este método
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CHECK-IN
Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Check-In
La funcionalidad es similar al anterior explicado solo que aquí ya aparecen filtradas las
reservas en chek in que están pendiente de emitir laves.
COPIAS
Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias
Esta opción es similar a la anterior explicada de pre emisión de llaves, solo que es
para realizar copias de lleves a reservas en estado checck in. El filtro que aparece por
defecto al invocar la opción son reservas que entraron en el día de trabajo del PMS
LLAVES EMITIDAS
Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias-Llaves Emitidas
Esta opción emite un reporte de todas las llaves emitidas por el sistema para una
determinada habitación y fechas
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DESPERTADOR
Esta opción se accede por el menú Recepción – Despertador
La función principal de esta opción es programar en el PMS el despertador a los
clientes, utilizando las interfaces que existen disponibles con el mismo.
Cuando se inserta un despertador el sistema solicita los datos que se muestran en la
figura anterior y el medio
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MINI BAR
CONSUMOS MINI BAR
Esta opción se accede por el menú Recepción - Consumos Mini Bar
Y muestra un reporte de los consumos pro fechas efectuados en el Mini Bar.
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MINI BAR NO PROCESADOS
Esta opción de accede por el menú Recepción - Mini bar no procesados
Y lo que ejecuta es un reporte entre fechas para ver la relación de los consumos
efectuados que no han sido cargados en el PMS a los clientes.
MENSAJES
Esta opción se accede por el menú Recepción - Mensajes
Pueden adicionarse, visualizar e imprimir los mensajes a los clientes.
Para introducir un nuevo mensaje se hace por la opción de Insertar así mismo por el
botón visualizar vemos un mensaje que hemos programado.
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Si queremos que el mismo sea impreso y puesto en el Rack del cliente damos imprimir
desde están pantalla.
CAMBIOS
Esta opción se accede por el menú Recepción - Cambios
Permite insertar los cambios del tipo Facturación que serán empleados para emitir las
facturas en la moneda extranjera definida en el sistema. Estos cambios no son
utilizados para los cambios de caja de recepción..
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CONCIERGE
Esta opción se accede por el menú Recepción - Concierge
Este menú se utiliza para introducir los eventos que pueden ser de interés a los
clientes del hotel tanto huéspedes como clientes en el Cardex.
Estos eventos pueden ser incluso consultados e insertados en el planning de
habitaciones para que el mismo aparezca como referencia. Por ejemplo el evento
marcado en rojo se introdujo en el planning y al consultar el día se muestra de la
siguiente manera.
Si por ejemplo queremos avisar del evento a nuestro clientes habituales registrados en
el Cardex que se encuentra en estos momentos alojados en el Hotel oprimimos el
botón de clientes y nos muestra todos los clientes que en este momento están
alojados para emitirle el aviso.
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Que es el mismo cliente está en la reserva siguiente de ese día.
AGENDA
Esta opción está compuesta por: Avisos, Direcciones y Directorio telefónico.
Para acceder se hace por la opción del menú Recepción – Agenda.
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AVISOS
Sirve para adicionar a las reservas y clientes avisos de distintos tipos
Para insertar un aviso se hace por el botón insertar una vez que llenamos el campo
que se marca en rojo
Una vez que tenemos un aviso programado y esta parametrizado que el PMS muestre
en su barra de trabajo los avisos pendientes, el recepcionista puede ver todos aquellos
que aún están pendientes con solo una vista de ojo al front del PMS.
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DIRECCIONES
Se accede por la opción del menú Recepción Agencias Direcciones
El objetivo de esta opción es crear distintas direcciones tipo entidad que el hotel presta
servicio pero que no constituyen o no queremos crearlas como una entidad realmente.
Esta opción es muy útil cuando se trabaja en centrales de reservas donde las
entidades son creadas centralizadamente, pero que determinadas entidades locales
son creadas para un solo hotel pero que no son consideradas como tal oficial para el
grupo de hoteles.
La pantalla de inserción es muy similar a las entidades
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LISTA DE TELÉFONOS Se accede por la opción del Menú Recepción- Agenda Lista de Teléfonos
Y la opción lo que prevé tener un directorio telefónico de servicios informativos que se
le brinde a los clientes.
REGISTRO DE VEHÍCULOS
Esta opción se accede por el menú Recepción – Registro de Vehículos
Permite registrar los datos de los vehículos de los clientes que tienen estacionamiento
en el parking del hotel a fin de su control, así como buscar los datos relacionado con
esta información para una reserva o entradas y salidas determinadas.
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CAPÍTULO 6: FACTURACION
En este capítulo abordaremos el tema relacionado con la facturación y sus distintos
métodos que el PMS brinda a tal efecto.
Factura es un documento comercial que representa la relación de servicio vendidos a
los clientes. Constituye un documento oficial que se contabiliza y tiene fuerza legal.
TIPO DE FACTURAS EN EL PMS
Existen varias tipologías de facturas las cuales describimos brevemente la función
principal de cada una de ellas para un mejor entendimiento en el uso de las mismas
Según su concepto
• Factura Pro Forma: es un tipo de factura no comercial y no se considera aun
válida para ser contabilidad como deuda en los sistemas contables. Su empleo
básicamente es para adelantar como un aviso de cobro los servicios que se le
brindaran a un cliente. Por lo general se emite o bien desde que la reserva está
en estado de reserva o en estado Check in con entrada en el día. Su función
adelantar el aviso de cobro. Toda factura pro forma debe tener siempre una
factura final. El PMS puede diferenciar o no esta factura de la final si así el
cliente lo desea o tratar esta como final si al final de su estancia no hay
diferencias entre lo adelantado con lo real a facturar.
• Factura Anticipada: es un tipo de factura oficial y cuenta ya para la antigüedad
de deudas en las cuentas por cobrar. Su función es adelantar los valores a
cobrar según los cálculos de las tarifas y adicionales que tiene la factura, y por
lo tanto el PMS adelanta la producción de la misma en el momento de emitir lafactura aunque lo refleje día a día lo que se produce. Además el sistema tiene
métodos de controlar y emitir facturas de diferencias si lo real adelantado
difiere de lo realmente producido, emitiendo en este caso una factura de
diferencia, o nota de crédito correspondiente que también es emitida al cliente
como anexo a la factura anticipada previamente confeccionada.
• Factura: no es más que emitir un documento oficial de los servicios en un
momento determinado. Por ejemplo si el cliente paga un servicio a cuenta y
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necesita su factura se le mite, quedando reflejado en el PMS que ese servicioproducido ya fue facturado
Según su empleo
Cualquier tipo de factura anteriormente explicada puede realizarse a cualquier caso
de los siguientes:
• Factura Cliente: es un tipo de factura por su formato que permite factura a
clientes directos o entidades tanto la cuenta master como los extras en una
misma factura. Por lo general el formato es distinto al formato de la factura
entidad.• Factura Entidad: es la factura típica en donde se enviada a las entidades o
empresa los valores que contiene su cuenta master (no se incluyen los extras).
Además solo admite ser empleada cuando la reservas es marcada como
entidad.
• Factura Cuenta no Alojado: se emplea para factura tantos los servicios
cargado en cuenta master como extras de los clientes no alojado. Por
clasificación es similar a la facturar de cliente pero aplicada a cuentas no
alojados.
• Notas de crédito: construye un documento oficial de completen a la una
factura emitida. Su empleo se usa para rebajar o anular un movimiento
facturado para rebajar el monto que debe ser pagado por el cliente.
ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL
• La forma de cómo se comporta la facturación en el PMS e NewHotel
dependerá mucho de cómo hemos parametrizado el sistema y hemos definido
sus parámetros generales, por lo que es importante prestar mucha atención a
como se hace este primer paso.
• El PMS permite facturar en distintas monedas. En caso que tengamos
contratos en moneda extranjera (tarifas acordadas con las entidades en
moneda que no es la moneda base ni suplementaria, con que funciona el
sistema), permite emitir tanto la factura en la moneda extranjera como la
factura correspondiente a ella en moneda base. Es importante señalar que
para poder facturar en moneda extranjera debe existir definidos los tipos de
cambios de facturación para convertir ese valor en moneda base.
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• Los cobros de facturas en el PMS también pueden realizarse en cualquier moneda, ya que el PMS se encarga de llevar los mismos al valor en moneda
base.
• Las facturas en moneda base y moneda suplementaria son facturas en la
menda definida en cada uno de estos conceptos. La moneda suplementaria no
tiene tasa de cambio para ser convertida en moneda base ya que es un artificio
que tiene el PMS para poder trabajar don dos monedas distintas (base) en el
sistema. Por lo tanto la moneda suplementaria se relación es uno a uno con la
moneda base. Ejemplo: en determinados países tiene como norma que la
moneda base es el USD, pero los clientes nacionales pueden pagar o bien enUSD o bien en la moneda local, en este caso existirán dos monedas definida
como master y suplementaria en el PMS. La base seria USD y la suplementaria
el Peso Dominicano. Ambos no se permite mezclar en una misma factura, por
lo que se facturan de forma separada. Y esta última no se convierte en moneda
ase. Esta es una diferencia importante para conocer el tratamiento de estos
dos tipos de monedas.
• El PMS tiene dos tipos especiales de facturación:
o Marketing: con esta especialidad lo que se permite es definir a nivel de
entidad un esquema de impuesto distinto a los restante definidos para
que cuando los cargos automáticos de diarias y extras así como los
cargos que se reciban de los sistemas asociados a newhotel apliquen
este esquema de impuesto y no el estándar. A su vez al facturar por
este concepto el sistema lanza ideas un recargo definido a nivel de
entidad para emitir la factura. Ver Capitulo Especiales Facturación
o OffShore: este tratamiento se explicara más adelante pero lo que hace
el sistema es generar dos tipos de facturas una con los valores que se
le facturan al OffShore y otro con los valores que el Offshore envía a la
entidad final. Toda la facturación a entidades en este método en el PMS
se hace siempre a una sola entidad parametrizada como Offshore y
esta última es la que emite las facturas a cada entidad final que
corresponde. Ver Capitulo Especiales Facturación
Detalle General de la pantalla de facturación
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FACTURA DE ENTIDAD
A esta opción se accede por Facturación – Facturas Entidades
ASPECTOS GENERALES
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de
Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de
los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo
tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa
de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u Operadores elsistema muestra los siguientes mensajes:
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Pero si en los parámetros generales de facturación existiera el parámetro de excluir esta condición se pueden mezclar en la misma factura de la entidad reservas con
distintos operadores.
Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de
Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de
habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:
Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de
Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de
habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE ENTIDAD
1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.
2. Oprimir el botón .
3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o
Ctrl – Clic (alternos).
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4. Trasládelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón . Para trasladarlas una a
una puede dar doble clic en cada una de ellas. Para trasladar todas las reserva oprimir el
botón .
5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón
.
6. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el
botón .
7. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el
botón .
Y si muestra la propuesta de la factura
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8. Definición del Titular de la Factura: Oprimiendo el botón se muestran los
datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huéspedes de las reservas
seleccionadas.
9. Para que se emita la factura debe oprimir el botón y se visualizará su
Número y Serie en de la propia pantalla Parametrización.
10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón
tantas veces como sea necesario, también puede alterar el número de copias en las casillas que
hacen referencia a: Nº de Copias Facturas, Nº de Copias Moneda Extranjera
11. Cuando concluya el proceso de facturación oprima el botón .
El botón de transferir funciona igual como se explico en el apartado
Transferir Asientos.
FACTURAS DE CLIENTES
A esta opción se accede por Facturación – Facturas Clientes
ASPECTOS GENERALES
Permite facturar los servicios de las cuentas de los clientes directos, es decir aquellos conceptos
que los clientes deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como sedesee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes
habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que
ocupan más de una habitación, grupos, etc.
Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez. Ejemplo: Tarjeta
de Crédito y Efectivo.
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En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas (Master, Extra
1,..,Extar 5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5).
Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero pueden ser
analizados en la opción Consultar Asientos.
Se permite facturar movimientos en negativos si esta parametrizado esa posibilidad en
los parámetros generales de facturación.
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE CLIENTE
1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El criterio de
búsqueda más utilizado es Hab. (Nº de habitación) y Situación = Check-In.
Criterios de Búsqueda
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2. Oprimir el botón .
3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los requisitos
especificados.
4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el
botón o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del
segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón , si se desea facturar
todas las reservas de la consulta se oprime el botón de
5. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botón
.
6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o
Ctrl – Clic (alternos).
Selección de Asientos a Facturar
7. Oprimir el botón .
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8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la factura y
la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.
Definición del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas
Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la
que viajaron los huéspedes de la reserva.
Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene
creada una ficha en el Cardex de Clientes.
9. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso se mantiene
activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de pago.
10. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el botón
.
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11. Si se diera el caso que la factura que está elaborada debe transferirse al sistema de Cuentas
por Cobrar (NewConta) debe activar el campo .
12. Oprimir el botón .
AGRUPAR ASIENTOS EN LA FACTURA
Es posible modificar la estructura de la información que aparece en este tipo de Factura si
oprime el botón .
Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que salgan
agrupados varios servicios en una línea.
Ventana que permite agrupar asientos
Opción Significado
Sección Agrupa los servicios de una Sección en una línea.
En la descripción de la línea aparece el nombre de la Sección.
Servicio Restaura la situación original.
Agrupar Paquetes por
Fecha
Agrupa los asientos que pertenecen a un paquete por fecha.
Agrupar Diarias por
Fecha
Agrupa los asientos que no pertenecen a un paquete por fecha.
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Agrupar Teléfonos por
fecha
Agrupa loa asientos de teléfono por la fecha Valor.
Número de Documento Agrupa por número de documento que tiene el asiento
Otros criterios de
agrupación
Además de los explicados anterior mente se agregan nuevos
elementos que como su nombre indica pueden agrupar la
factura al ser emitida
APLICAR UN POR CIENTO DE DESCUENTO
Si oprime el botón es posible aplicar un % de descuento a los servicios
seleccionados, ver tema de
FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS
A esta opción se accede por Facturación – Facturas Cuentas No Alojados
El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes – Huéspedes de este mismo
capítulo.
En el botón se puede consulta la cuenta extra que se desea facturar.
Esta opción permite buscar los asientos que no pertenecen a una reserva o
cuenta no Alojado.
Para facturar una o varias cuentas No Alojados se oprime el botón .
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Luego oprimir .
Se insertan los detalles de tipo de Cobro, luego Oprimir el botón “Aceptar” para facturar
Formatada: Tipo de letra: TrebuchetMS, 9 pt, Espanhol (Colômbia)
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FACTURA PRO FORMA
El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma
ASPECTOS GENERALES
La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o
Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos
Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se seleccionen y no se consideran
los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar
(NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la
Moneda Base.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa
de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán los siguientes mensajes:
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una Proforma es necesario emitir una
Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de
Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la Proforma correspondiente.
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En la opción Facturación – Consulta Fact. Proforma estas pueden ser canceladas y
reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior
derecha de la hoja:
La factura pro forma puede parametrizar en sus parámetros generales para que se
emita de forma automática, los elementos disponibles para hacer esto son los
siguientes:
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA PROFORMA
1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar. Generalmente
se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el mismo día, es por ello
que los criterios más utilizados son Entrada = xx/xx/xx y Entidad.
2. Oprimir el botón .
3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botón
o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo
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nivel la marcamos y oprimimos el botón si se desea todas las reservas
oprimir el botón .
4. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el
botón .
Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el período de su
estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situación para cada una de ellas.
5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el
botón .
6. Definición del Titular de la factura. Oprimiendo el botón Entidad se muestran los datos de
la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huéspedes de las reservas
seleccionadas.
7. Para conformar la operación oprimir el botón de .
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Definición del Titular de la Factura
FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA
El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma Automática
Esta opción es igual a la explicada anteriormente solo que mediante ellas se
seleccionan las facturas que queremos emitir y de un solo click elabora todas las
seleccionadas de una sola vez.
FACTURA ANTICIPADA
El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Anticipada
ASPECTOS GENERALES
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el
objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y
de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se
consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
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A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra en el módulo
de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del
Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida
diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha específica de la reserva, porejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas anticipadas para el
próximo mes y así sucesivamente.
Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada y esta los parámetros correspondientes
(ver explicación parámetros de facturación) se puede facturar de forma anticipada en lugar de
toda la estancia de la reserva hasta una fecha determinada. Esto se emplea para ir emitiendo
facturas regularmente cuando las estancias son muy largas.
Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es necesario Asociar
los Asientos
En la opción Facturación – Consulta Facturas estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas
veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja
Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito en el tema
Factura de Entidad de este mismo capítulo.
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FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES
El acceso esta opción se accede por Facturación – Facturar Diferencias Entidades
El objetivo de este menú es cuando a una reserva se le ha realizado una factura anticipada y
luego sufre un cambio por ejemplo en su tarifa, el nuevo valor de la diaria se carga en la
siguientes noches por un valor diferente al que se calculo en la factura anticipada, esta
herramienta se encarga en calcular el valor final a cobrar.
Otros cambios puede ser el número de días de estadía de la reserva, el tipo de habitación,
número de personas de la reserva.
Para que el sistema pueda detectar la diferencias se debe activar los parámetros “Lanzar
Diferencias en lo Facturado”, o “Factura Diferencias en el Check-Out”, en la opción de
Utilitarios- Parámetros – Subsistema de Facturación
Para buscar las reservas que puedan tener diferencias, se aplica los criterios de búsqueda en la
parte superior del menú:
Criterios de Búsqueda
1. Luego oprimir el botón .
2. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el
botón o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del
segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón si se desea todas
las reservas oprimir el botón .
3. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos
el botón .
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Para este ejemplo el valor final liquidar es de tipo Crédito, el cual se despliega el menú de
Creación de la Nota Crédito, para confirmar la operación oprimir el botón de
.
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Si el valor arrojado por la aplicación era a favor del hotel se desplegaría la ventana e facturar:
FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES
Funciona de la misma formar que el menú de Facturar Diferencias Entidades, la diferencia es
para la reservas que no son de tipo Entidad.
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CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS)
El acceso esta opción se accede por Facturación – Consultar Facturas
Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las facturas emitidas
exceptuando las Facturas Proformas.
Consulta de Facturas
Criterio Significado
Nº Factura Número de la Factura.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre
(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar
Hasta)
Fecha Fecha de Emisión de la Factura.
Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o
Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)
Fecha de Anulación Fecha en que se anulo la factura.
Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o
Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
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Criterio Significado
especificar Hasta)
Voucher Número de Voucher
Puede seleccionarse si es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre el
número de Voucher digitado
Nro Fiscal Número de Identificación de la Entidad.
C.Corriente Oprimiendo el botón puede escogerse las facturas de “Reserva” o
“Cuenta No Alojado”.
Si quiere analizarlas todo este campo se muestra vacío.
Cuenta Extra Código de la Cuenta Extra.
Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Cuentas
Corrientes Extra”.
Titular Se refiere al Titular de las facturas.
Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena de
caracteres especificados.
Ejemplo:
Titular = PET
Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER
HANS-PETER, etc.
Reserva Número de Reserva.
Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de
Reservas”.
Serie Oprimiendo el botón puede seleccionarse una de las series
definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer las
facturas pertenecientes a una de ellas.
Ejemplo: Conocer las facturas de “Cuentas Extras” de la Serie = 2000
Serie Doc Serie de la Factura o Boleta de Venta
Uni.Mon. Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta,
USD, Marco Alemán, etc.)
EntidadOprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades” para
que pueda seleccionar una Entidad determinada y posteriormente
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Criterio Significado
poder conocer las facturas que le pertenecen.
Tipo de Documento Si es Factura o Boleta de Venta documento usado en el Perú
Regularizadas El sistema permite crear facturas abiertas o “Pre facturas” que son
facturas que no están regularizadas, es decir que no están transferidas
a contabilidad, ni cobradas en la recepción
Sólo Facturas Regularizadas (Valor por defecto)
Sólo Facturas NO Regularizadas
Todas
Transf. Contabilidad Sólo Facturas Transferidas a Contabilidad
Solo Facturas Cobradas en la Recepción.
Todas
Moneda Sup. Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria
Sólo Facturas en la Moneda Suplementaria
Todas las Facturas “excepto” aquellas que tienen moneda
diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto)
Facturas en cualquier moneda.
Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán,
etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje.
Sólo Facturas en Moneda Contrato.
Sólo Facturas en la Moneda Base.
Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto).
Canceladas Facturas Canceladas.
Sólo Facturas Canceladas
Sólo Facturas sin Cancelar
Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)
Anticipada Facturas Anticipadas
Sólo Facturas Anticipadas
Sólo Facturas que no son Anticipadas
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Criterio Significado
Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)
CANCELAR UNA FACTURA
1. Seleccionar la factura a cancelar.
2. Oprimir el botón (Esta opción solo es permitida si en los parámetros estámarcado) ver Parámetros de Facturación – Anulación.
OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA
1. Seleccionar la factura a imprimir.
2. Oprimir el botón .
3. O también oprimiendo el botón .
Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato.
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.
REGULARIZAR UNA PRE FACTURA
1. Seleccionar la pre factura a regularizar.
2. Oprimir el botón
Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o que este
simplemente pendientes de cobro.
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CONSULTA FACTURA PRO FORMA
El acceso a esta opción es por Facturación – Consulta Factura Proforma.
Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde aquí es de
donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura Proforma seleccionada.
En la parte superior del menú existen varios criterios de búsqueda los cuales puede usar para
hacer más pronta la selección de la factura.
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Criterio Significado
Nº Factura Número de la Factura Proforma.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en
este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).
Fecha Fecha de Emisión de la Factura.
Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre
(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)
Reserva Número de Reserva.
Permite ubicar la Factura de una reserva determinada.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de Reservas”.
Año Puede escoger las facturas de un año específico.
Moneda Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta,
USD, Marco Alemán, etc.).
Titular Se refiere a la Entidad de las facturas.
Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades”
Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán,
Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje.
Sólo Facturas en Moneda Contrato
Sólo Facturas en la Moneda Base
Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)
Fact. Final Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de
Entidad.
Sólo Facturas Proforma con Factura de Entidad
Sólo Facturas Proforma sin Factura de Entidad
Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad (Valor por
defecto)
Canceladas Facturas Canceladas.
Sólo Facturas en Moneda Contrato
Sólo Facturas sin Cancelar
Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)
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CANCELAR UNA FACTURA PROFORMA
1. Seleccionar la factura a cancelar.
2. Oprimir el botón .
OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA PROFORMA
1. Seleccionar la factura a imprimir.
2. Oprimir el botón .
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.
FACTURA DE ENTIDAD OBTENIDA A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por
Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos de la cuenta
master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales de la estancia.
Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s) reserva(s) con
Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura Proforma. Esto garantiza
que se facturen todos los días de la estancia de todas las reservas incluidas.
Si se emitió una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe hacerse por esta
opción ya que garantiza que se facturen la misma n reservas con igual número de la Proforma.
Ejemplo:
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Factura Proforma Nº Reservas que incluye Fecha de Salida
231/1997 25/1997 25/12/1997
26/1997 25/12/1997
30/1997 27/12/1997
Resultado: La factura de entidad sólo puede emitirse a partir del día 27/12/1997.
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA FINAL A PARTIR DE UNA FACTURA
PROFORMA
Ejemplo:
1. Seleccionar la factura 12524/2004.
2. Oprimir el botón .
3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe oprimir
nuevamente el botón .
4. A continuación debe especificarse:
4.1. La Entidad que asumirá la obligación de pago de la factura. Oprimiendo el botón
4.2. se muestran los datos de la Agencia / Empresa a la que
pertenecen los huéspedes de las reservas a facturar.
4.2. Cómo se va a liquidar la factura.
Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el sistema
(Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc.)
Transferencia a Contabilidad : Se pasa al módulo de Cuentas por Cobrar
(NewConta).
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El resultado del ejemplo será el siguiente:
Nº de Factura de Entidad Reservas que incluye
12524/2004 25/2004
26/2004
30/2004
TRANSFERENCIA A CONTABILIDAD
1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de entidad es
responsabilidad de la recepción, por lo que solamente en casos excepcionales una factura
de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta).
2. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta de NewConta
especificada en la Entidad – Operador que tiene definida la reserva.
3. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta especificada
en el campo Cuenta de la ficha del Cardex del Titular de la reserva.
4. Si no se escoge o y en el campo Titular se teclea el
nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en ella.
5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida en
NewConta, aparece una pantalla pidiendo el Nº Cuenta Corriente y la crea en ese
momento.
El sistema brinda luego de que se despliega el mensaje “Escoger” una cuenta:
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NOTAS DE CRÉDITO
El acceso a esta opción es por: Facturación – Notas de Créditos.
Permite introducir notas de créditos a clientes y entidades con las distintas modalidades de
cobro y pago y transferencia a contabilidad.
INSERTAR NOTAS DE CRÉDITOS
Para introducir una nota de crédito se oprime el botón insertar, mostrándose la siguiente pantalla
de captura.
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Criterio Significado
Titular Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito, pudiendo ser
Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean sus generales.
Número Número que asigna el sistema a la nota de crédito.
Sección Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito.
Servicio Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito.
Valor Valor de la nota de crédito.
Cuenta Corriente Número de la cuenta corriente.
Moneda Moneda de la nota de crédito.
Transferencia a
Contabilidad
Si la misma se transfiere a contabilidad.
Cobrado Si fue cobrada.
Tipo Cobro Seleccionar el tipo de cobro.
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Criterio Significado
Tarjeta Crédito Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo
previamente definida
Tasa de Impuestos Poder seleccionar las tasa de impuestos al emitir la nota de crédito
ANULAR NOTAS DE CRÉDITOS
Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se desea anular y se
oprime el botón .
VISUALIZAR UNA NOTA DE CRÉDITO
Se posiciona el cursor encima de la línea que se desea visualizar y se oprime el botón visualizar,
mostrándose el resultado como el ejemplo a continuación:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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EXPORTAR UNA NOTA DE CRÉDITO Podemos por esta opción exportar vía email o fichero una nota de crédito previamente
seleccionada
Con este botón podemos reenviar aquellas facturas que por alguna
situación no han sido enviados al sistema NewConta. (Solo funciona si el PMS tiene
enlace son este sistema)
CONSULTA DE RECIBOS El acceso esta opción se accede por Facturación – Consulta de recibos
Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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VISUALIZAR UN RECIBO
Se posiciona el cursor encima de la línea deseada y se oprime el botón visualizar, mostrando un
reporte como el ejemplo siguiente:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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ANULAR UN RECIBO Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón Anular
.
IMPRESIÓN DEL LISTADO DE RECIBOS
Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por el sistema.
PRE -FACTURAS DE RESERVAS
El acceso a esta opción es por Facturación – Facturación Múltiple (Salidas), o por el menú de
consulta de reservas usando el botón .
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Permite la confección de las pres facturas de las salidas a efectuarse en el día, facilitando al
hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen fecha de salida indicada,
facilitando el trabajo de la recepción.
Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del día siguiente, posteriormente se
oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una factura para cada reserva que sale en
el día.
Criterio Significado
Facturas de Entidad
Cobrado
Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el
campo de selección de Tipo de Cobro.
Contabilidad
Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar
Pendiente
Indica que la factura quedara sin una forma de pago, y tomara el estado de
pendiente.
Facturas de Cliente
Cobrado
Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el
campo de selección de Tipo de Cobro.
Contabilidad
Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar
Pendiente
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Indica que la factura quedara sin una forma de pago y tomara el estado
dependiente.
Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas Proformas.
ANULAR FOLIOS
El acceso a esta opción es por Facturación – Anulación de Folios
El número de folios consiste en un número que se utiliza emitido por Hacienda que
viene ya pre impreso en los formatos de facturas y se hace necesario que al emitir la
factura ese número de folio se asocie a la misma.
Por eso al emitir la factura y existe esta opción parametrizada el sistema muestra la
siguiente pantalla para asignar dicho numero
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Pero la hoja puede malograrse el imprimir y hace necesario entonces poder anular esefolio asociado a la factura y atribuir uno nuevo, de ahí esta opción.
Ahora cuando se utilizan folios los mismos pueden cambiar las asociaciones a la
factura por los siguientes métodos del PMS.
Además el sistema reconoce y valida que no se pueda insertar dos folios repetidos
Ahora la opción de anulación folio lo que hace es enviar a SAP sistema contable unas
tramas para que en este sistema anule los folios contabilizado.
Para que la opción se active en el menú es necesario tener configurado lo siguiente:
Parámetro de usar folios en facturas
Parámetro de enlace con sap
Permiso especial de anular folios
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CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING
GOBERNANTA
Este módulo permite varios tipos de utilización, desde una gestión más completa,
desde el trabajo sencillo del ama de llave hasta todo el proceso de atribución de
trabajos por camareras y zonas de limpiezas
ALTERAR ROOM STATUS
Esta opción se accede a través del menú Housekeeping – Gobernanta – Alterar
Room Status. En consonancia de cómo fu parametrizado puede trabajar con varios
estados o con ninguno que se definen en Utilitarios – Parámetros de Aplicación –
Habitaciones – Habitaciones
.
La alteración de estos estados pueden realizarse por varias vías, según la interfaz
que se tenga (teléfono, televisión, etc.) o manualmente
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Criterio Significado
Habit. Número de cuarto.
Estado Estado de bloqueo de cuarto, si está activo o inactivo.
Ocupación Se ocupado o disponible no momento.
Pre-asociada Si hay cuartos con reservas atribuidas.
Tipo Tipo de cuarto.
Room status Estado de limpieza do cuarto.
Bloque A que bloque físico está asociado el cuarto.
Zona A qué zona física está asociado el cuarto
Online Se está activa, altera os estados automáticamente, no PC,
desde que va recibiendo la información de alteración.
Escoger empleadas Seleccionar cuartos pre-atribuidos a determinada
empleada de limpieza
Después de filtrar la información se podrán utilizar las opciones de trabajo o apenasconsultar y listar el reporte. Para modificar los estados podrá hacerse individualmente,
por cuarto, seleccionar todos los cuartos utilizando la opción , o utilizando
la tecla Ctrl y con el Mouse podrá seleccionar un conjunto de cuartos.
Para ejecutar la selección escogida;
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Alterar el estado del cuarto para Limpio ;
Alterar para el estado En limpieza ;
Cuando el cuarto no es dado como limpio, antes debe ser visitado por
El Ama de Llaves o por la Supervisora de pisos;
Alteración al estado Sucio . El cambio para sucio es también
automático, cuando es hecho check-out y en los que están ocupados, con el cierre del
día.
VERIFICAR O LOG (HISTÓRICO) DE ESTADOS DE CUARTOS
Consulta das actividades relacionadas con alteraciones de estados de limpieza de los cuartos.
1. Seleccionar el cuarto a analizar;
2. Clic en .
BORRAR LOG DE ROOM STATUS
Se accede desde Housekeeping – Ama de Llaves – Borrar log de Room Status .
Permite borrar la información sobre los estados de limpieza, de habitaciones y las
alteraciones que están almacenadas en la base de datos. Sólo pueden ser realizada
por usuarios que tengan acceso y seleccionando la fecha a borrar.
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IMPRESIÓN DEL LOG DE ROOM STATUS
Podrá ser impresa la información de histórico, relacionada con los estados de limpieza,
filtrando esa misma impresión a través de la opción Recepción – Ama de Llaves –
impresión de log de Room Status.
INSERTAR DISCREPANCIAS
En HouseKeeping Ama de Llaves – Insertar Discrepancias está es la opción para
indicar diferencias entre lo real y lo que el sistema presenta, relacionado con la
ocupación y el estado de limpieza y de inactividad de las habitaciones que por alguna
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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razón se presente diferente. En algunos hoteles está establecido que el Ama deLlaves, u otra persona designada, supervisora, entre datos y posteriormente los
compara con la información presente en el sistema, siendo el objetivo listar las
discrepancias para posteriormente proceder a la actualización del sistema.
El menú se divide en dos partes. La primera donde se presenta la situación del sistema
y la segunda permite insertar la información real cuando sea contraria.
Estado Actual Discrepancia
Permiten insertar la información de discrepancia entre libre u
ocupado;
Indicar discrepancia del estado de limpieza;
Insertar discrepancia de habitaciones de activo a inactivo o al
contrario;
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Discrepancias de cantidad de personas.
Para guardar las alteraciones hechas en discrepancias, deberá hacer clic en
.
REPORTE DE DISCREPANCIAS
Reporte que lista las discrepancias indicadas en el punto anterior, se accede por
Housekeeping – Ama de Llaves – Reporte de Discrepancias. El reporte representa
todas las diferencias entre la información del sistema e lo que fue alterado por el Ama
de Llaves de Habitaciones, después de que hizo la supervisión de los pisos.
La impresión del reporte solicita la definición de fecha de inicio y final de pesquisa.
Obteniendo el siguiente resultado:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Reporte dem
REPORTE DE AMA DE LLAVE
El acceso a esta opción está en Housekeeping – Ama de L laves – Reporte Ama de Llaves.
La opción muestra un reporte de habitaciones y estados de ocupación y limpieza con los servicios
especiales, titular de habitaciones, nacionalidad, fechas de entrada y salida, número de personas y
observaciones. Al acceder, existe un filtro para que se defina que información se pretende listar. Lashabitaciones serán todas listadas por orden, apareciendo también los no ocupados los inactivos.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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SALIDAS PREVISTAS
El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Salidas Previstas
Es un reporte para el trabajo de la ama de llave para prever las habitaciones a tratar
pro las salidas prevista.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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HABITACIONES
El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Habitaciones
Emite un reporte de trabajo para el área de ama de llave para saber la situación en
que se encuentran las habitaciones
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RESUMEN DE ZONAS DE LIMPIEZAS
El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave- Resumen Zonas de
Limpiezas
Este reporte hace un resumen de las zonas de limpiezas por zonas y grupos.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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OBSERVACIONES A LAS RESERVAS
Desde Housekeeping– Ama de Llaves – Observaciones Reserva se abre una caja
en la que se puede leer o escribir información acerca de determinada reserva.
Esta información será actualizada en la reserva en el campo Comentario a Ama de
Llaves.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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RESUMEN DEL PLAN DE TRABAJO DEL AMA DE LLAVE
Desde la opción Housekeeping– Ama de Llaves – Resumen del plan de trabajo es
que se accede a esta opción
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Este reporte es un resumen del plan de trabajo de los empleados del área de ama dellave
PARÁMETROS PARA EL PLAN DE TRABAJO
Teniendo como objetivo la creación de un plan de trabajo para empleadas de pisos,
cada vez más completo, y que represente una buena herramienta en la gestión de
alojamientos, el sistema dispone de una pequeña parametrización en este módulo que
permite la inserción de productos, empleadas y días libres, supervisoras, grupos y
zonas de limpieza, estados, tareas especiales y puntuación de tareas que se
describen a continuación:
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PRODUCTOS
Los productos aquí definidos serán asociados a las tareas ya contempladas en el
sistema o podrán ser utilizados en tareas especiales.
STAFF AMA DE LLAVES.
Para que podamos hacer un plan de trabajo, tenemos que contar también con
empleadas de pisos. El personal de pisos está subdividido en 4 categorías: Empleada ,
Empleados de Limpieza, Empleada de tarde y Supervisora . Empleada corresponde a
una empleada normal de limpieza de pisos de un hotel. Empleados de limpieza son los
que se conocen en hotelería por Vallets o mayordomos, que se encargan de diversas
tareas, incluyendo algunas de limpieza. El sistema consta también con las Empleadas
de la Tarde que continúan los trabajos de limpieza no terminados por las empleadas,
existe una redistribución del trabajo que quedó por hacer al final del día. Por fin,
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tenemos las Supervisoras que tienen a su cargo un equipo de limpieza compuesta por las categorías anteriores.
Primero debemos entrar las Supervisoras, ya que para cada una de las demás
categorías debemos insertar una supervisora. Para cualquier categoría debemos
introducir código, nombre y tipo de empleada. Las zonas de limpieza y la supervisora
son para empleadas.
A través del menú, podremos introducir toda la información referente al personal de
pisos, que está dividido en 3. El primero, datos generales , es donde registramos los
nombres y definimos las categorías. En el segundo, días libres , pueden definirse los
días de trabajo de cada empleada y en el tercero, previsión , listaremos las actividades
para un intervalo de fecha. Para acceder a cualquiera de los cuadros deberá, marcar
con el mouse el punto en la opción que quiere escoger.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Para indicar los días de trabajo, por empleada, se le signan los días libres
correspondientes a cada período escogido, para el intervalo de fecha.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Previsión
Para buscar la información el sistema tiene un filtro con los siguientes campos:
Filtro de empleadas de pisos
Criterio Significado
Código Código que define a la empleada
Nombre Nombre de la empleada
Tipo Clasificación de la empleada
Zona Zona de trabajo
Grupo de
ZonasAgrupamiento de zonas de trabajo
Supervisora Indicación de quien es la supervisora
Fechas Ir para intervalo de fechas
Además de este filtro, el sistema tiene opciones de trabajo para cada ventana, el botón
está presente en todas las ventanas, permitiendo listar los diferentes
conjuntos de información.
Buscar según el filtro(s) escogido;
Insertar nueva información;
Alterar información;
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Borrar la información escogida;
Aplicar sólo para la opción días libres.
GRUPOS DE ZONAS DE LIMPIEZA
Las zonas de limpieza, que se podrán agrupar en Grupos de Zonas de Limpieza , son
utilizadas para la distribución del trabajo de limpieza de habitaciones por las
empleadas de limpieza. Esta zona de limpieza aquí creada es independiente de la
Zona del Hotel a la cual se asocian las habitaciones cuando son insertadas, pero
podremos establecer una conexión entre las dos.
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A cada zona creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. A cada zona
creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. En la figura siguiente, en
que se muestra la inserción de zona, del lado izquierdo se crean las zonas y del lado
derecho se establece la relación con las habitaciones del Hotel. Para cada zona de
limpieza se indican cuales son las habitaciones que forman parte de ella, o podremos
directamente asociar esta zona del Ama de Llaves a la zona de hotel ya creada en
Archivos – Zonas del Hotel.
Para asociarlos, zona pretendida a la izquierda y hacer clic en el punto de
interrogación de la derecha encima de habitaciones, seleccionando, uno de cada vez,
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todas las habitaciones que hacen parte de esa zona de limpieza, y haciendo clic enaceptar después.
En alternativa, podrá asociarse una zona del hotel, que ya tiene un conjunto de
habitaciones asociados, a una zona de limpieza mudando en la derecha para Zonas
del Hotel , y haciendo clic en el punto de interrogación para que se abra la caja de
selección. Las Zonas pueden ser agrupamiento de habitaciones y zonas públicas do
hotel.
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TAREAS ESPECIALES.
Este punto permite al hotel la creación de tareas periódicas que sean extraordinarias,
que no sean las limpiezas diarias de habitación. En esta caja apenas se inserta un
código y una descripción de la tarea, teniendo posteriormente una definición temporal.
ESTADOS - TAREAS ESPECIALES – PUNTOS.
La utilización de puntos tiene como base el grado de dificultad o de duración en tiempo de las tareas de
las actividades de limpieza. Esta puntuación es definida por el hotel, que después de tener hecho un
estudio de varias tareas, le atribuye un conjunto de puntos. Puede también utilizarse el módulo sin
recorrer a puntuación. La puntuación será aplicada, de forma indirecta, a cada empleada al atribuirle un
conjunto de tareas, de forma que tenga un indicador de volumen de trabajo en la gestión diaria de pisos.
Aquí se pueden utilizar los productos ya insertados, asociándolos a las tareas del sistema, mostradas
abajo, o a las tareas especiales que tengan una utilización de recursos previsibles y constantes.
En este cuadro tiene que establecerse la relación entre los tipos de habitaciones del hotel, los estados de
limpieza y respectiva puntuación. Estos estados de limpieza son previstos por el sistema. El cambio de
ropa es generada teniendo en cuenta el parámetro de número de días para cambiar la ropa, inscrito en
Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Habitaciones.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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En las tareas que utilizan productos podemos indicar, por tipo de habitación, la
cantidad y si ésta es por habitación o por persona.
Las tareas especiales, definidas anteriormente, pueden ahora ser completadas con
puntuación, productos y tiempo. Para que el sistema las pueda generar tienen que ser
parametrizadas de forma temporal. Dispone de tres criterios de tiempo: Días Reales ,Días Ocupados y Días desde la Entrada, podemos definir a partir de cuándo y cuantos
días van a contar para cada tarea asociada a un tipo de habitación. Cuando termine la
cuenta, porque estas tareas son un ciclo, aparecerán en el plan de trabajo de
empleadas.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Las tareas que utilizan productos pueden indicarse por categoría de habitación o por
número de productos y estos son por habitación o por personas
En la siguiente pantalla podemos insertar las excepciones que puedan existir. Estas
excepciones se tienen en cuenta para la asignación. (Ejemplo tenemos defino
habitaciones STD Dobles pero unas tiene dos camas y otras cama camera, es en este
paso que podemos insertar las excepción).
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES
Este era el plan anterior de gestión de limpieza. Ahora sólo contempla la atribución de
habitaciones por empleadas porque el nuevo Plan de Trabajo ya tiene contemplada las
otras opciones. Como en las versiones más reciente se ha ampliado los temas de
ama de llave, recomendamos utilizar las nuevas formas de este tratamiento por su
amplitud y no este que es muy sencillo.
Para la distribución diaria de trabajo por las diversas empleadas, el sistema dispone de
la opción Atribución de Habitaciones que se accede a partir de Housekeeping – Ama
de Llaves – Atribución de Habitaciones. Utilizando lo que ya fue definido
anteriormente, empleadas de pisos asociadas a determinada zona del hotel o a un
conjunto de habitaciones, podremos ahora generar las tareas diarias.
En esta ventana que se edita para cada día de trabajo, y se presenta subdividida en 2,
tenemos, del lado izquierdo, la opción de distribución de trabajo, y a la derecha las
tareas y la respectiva valoración de puntos después de hacer la distribución del
trabajo. Por sistema, cada habitación aparece asociada a la empleada predefinida
anteriormente, la Emp. Standard. La Emp. Rosa será la responsable de la limpieza de
las habitaciones de ese día, normalmente es la misma empleada, el estándar y la del
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día, pero en los días libres tenemos la opción de transferirlas para otra, que será la deldía.
Utilizando las opciones del menú, se procede entonces a la distribución de empleadas
por habitaciones, seleccionando la habitación, o el conjunto de habitaciones que se
pretende con la ayuda de la tecla Ctrl y el mouse.
Cuando la empleada estándar es la misma del día basta hacer clic en Transferir ,
verificando que el nombre es el mismo abajo de Emp. estándar y Emp. del día ,
Si las habitaciones de determinada empleada estándar, por motivo de que tiene el día
libre, pasan para otra empleada, en Emp. Del día se escoge quien va hacer estetrabajo y hacemos clic en Actualizar , verificando que el nombre de Emp del día es
diferente del de Emp. Standard .
Después de se han distribuido las habitaciones para las empleadas que están de
servicio en ese día, podemos entonces hacer clic en Calcular . Con esta opción el
sistema pondrá del lado derecho un cuadro por empleada y en el que el cruzamiento
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de las habitaciones por estados de ocupación, limpieza e inactividad presenta lapuntuación de los distintos servicios de limpieza con sumatoria.
Este cuadro podrá ser impreso, por la opción Imprimir y distribuido a las empleadas,
visto que se pode imprimir una hoja por empleada. Después de la definición se debe
Aceptar .
Los estados presentes en este reporte representan, normalmente, un servicio de
limpieza diferente, por eso está dividido.
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PLAN DE TRABAJO
El nuevo plan de trabajo permite una gestión de limpiezas más completa que la opción anterior, la
Atribución de Habitaciones. Podremos ahora también asociar las zonas públicas del hotel, las tareas
especiales y una previsión de la utilización de determinados productos.
Se accede a la opción a partir de Housekeeping – Ama de Llaves – Plan de Trabajo entrando en el
menú editado abajo:
Esta opción deberá ser corrida para la fecha pretendida
apareciendo entonces todo el personal con la indicación de cual o cuales tienen día libre y la zona de
limpieza atribuida. La restantes son apenas la lista de tareas pendientes, aún no dadas como
terminadas, que ya veremos más adelante, y sólo las empleadas de la tarde, que también ya será
explicada a su utilización. Toda la ventana podrá ser consultada por grupo de zonas de limpieza
utilizando a opción equivalente.
El botón permite transferir las tareas de una empleada a otra.
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Al oprimir el botón el sistema presenta la siguiente pantalla con un separador paraseleccionar las tareas a transferir.
Al seleccionar la tarea oprimimos nuevamente el botón transferir para escoger a la
empleadas.
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Uso de los botones de la pantalla
LA empleada de la tarde es la calcificación atribuida a la persona que su periodo de
trabajo empieza al final del dia. Es de su responsabilidad la apertura de de las
cubiertas de las camas, de los cuartos ocupados, la distribución de amenities en las
habitaciones y de los servicios especiales.
Con esta opción el sistema iría a distribuir las tareas para las
empleadas de la tarde asociadas a las habitaciones pendientes y con las tareas
especificas para estas. Se puede imprimir un reporte con esta designación.
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Ejemplo de la impresión resumen
Ejemplo de la impresión resumen x zonas
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Ejemplo de la impresión detallada
Ejemplo de la impresión de productos x grupos
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INACTIVAR HABITACIONES
Esta opción se acede por el menú de Housekeeping – Inactivar Habitaciones
Permite bloquear alojamientos, o sea, pasar a Inactivos durante un período de tiempo
que se especifique.
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Criterio Significado
Habitación Número de la Habitación
Estado Activas, Inactivas o Ambas
Tipo Tipo de Habitación
Bloque Ubicación física de la Habitación.
Ocupación Si en ese momento la Habitación está Ocupada o
Disponible.
Desde, Hasta Período en que estuvo inactiva la Habitación.
Para el Día Aparece la historia de las Habitaciones hasta el día
marcado.
PROCEDIMIENTO PARA BLOQUEAR HABITACIONES (PASARLAS A INACTIVAS)
1. Seleccionar la(s) habitación(es) a bloquear.
2. Oprimir el botón
3. A continuación se muestra la historia de la habitación correspondiente que
teníamos marcada.
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4. Oprimir el botón insertar y llenar los siguientes datos:
Campo Significado
Fecha Inicial – Fecha
Final
Período de tiempo que la habitación estará inactiva.
Motivo Debe escoger el motivo por el que la habitación pasa a
inactiva.
Estos motivos deben ser previamente definidos en la
opción Archivos – Mantenimiento - Tipos de Inactividad
Afecta el Booking Se tiene en cuenta para el caculo de la opción Reservas -
BooKing Position las habitaciones que están inactivas.Observaciones 4 líneas de 47 caracteres cada una.
5. Oprimir el botón
En el proceso de confirmación pueden suceder dos hechos que impiden que la
habitación pueda pasar a inactiva:
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1. La habitación se encuentra asignada a una reserva en ese período.
2. Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de
tiempo que especificado.
BLOQUEO DE MÚLTIPLES HABITACIONES
Usando la combinación de la teclas Shit + Flecha hacia arriba o hacia abajo o la
combinación simultanea del as teclas CTRL.+ Mayúsculas y para marcar las filas Clic
con el puntero del Mouse seleccione as habitaciones que desea inactivar, después de
tener ya la selección se oprime
El botón de aparecerán la habitaciones seleccionadas, luego oprima
el botón de Aplicar, para confirmar toda la operación oprimir el botón de “Aceptar”.
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Nota: Si la habitación se encuentra asignada a una habitación en Situación = Reserva puede liberarla.Remítase al Capít ulo: Reservas – Liberar una habit ación atr ibuida a una reserva
ATENCIÓN A CLIENTE
Esta opción se accede por Housekeeping – Atención a Cliente
Permite registrar y gestionar informaciones como : Averías, Room Service, Pedidos a
Ama de Llave, Lost & Found y otros;.
Los tipos de atenciones que por esta opción podemos elaborar son los siguientes:
Cada tipo de atención además se ser registrado en el sistema para su seguimiento,
brinda la posibilidad de poder enviar su registro a cada impresora de área responsable
de tratar la misma. Para ellos en Utilitario Parámetros Impresoras configuramos estos
enlaces,
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Campo Significado
Tipo Tipo o naturaliza del problema
Data Fecha de alta del problema
Resolución Fecha resolución
Anulación Fecha de anulación
Prioridad Son valores pre establecidos: Baja, Media y Alta
Procedencia Precedencia
Zona Área del Hotel.
Habitación Habitación
Pendientes,
Anulados,
Vencidos
Datos para buscar por estos criterios
Actualizar cada Tiempo para refrescar la pantalla
Descripción Descripción
AVERIA
Relacionado con Averías
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Campo Significado
Avería Tipo Avería
Sub-Avería Sub-tipo de avería.
Técnico Técnico que soluciono la avería.
Detalles Detalles sobre la avería.
Lost & Found
Este campo sirve para los objetos perdidos y encontrados
Tipo Tipo de objeto
Objeto Hallado Objeto halladoObjeto Perdido Objeto perdido
Para que esta opción funcione correctamente y como es solo visible para el utilizar
autorizado, pero trabajar con la misma se debe definir porcada usuario del sistema los
permisos, sin ellos esta opción no es visible
AVERÍA
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Permite registrar y gestionar las distintas averías del hotelLas distintas averías que se registran en el sistema se controlan según sus parámetros
y puede ser impresa en las áreas asignadas para su resolución
REGISTRAR UNA AVERÍA
Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual en
este caso escogemos averías , apareciendo la siguiente
pantalla para registrar la misma.
Campo Significado
Zona Indica a zona de avería
Alojamiento Indica alojamiento de la avería
Avería Indica tipo de avería
Sub- Avería Indica subtipo de avería
Prioridad Indica la prioridad
Procedencia Indica la procedencia
Desc. Campo para descripción
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Campo Significado
Iniciar a partir
de inserción
Activado este “pedido” es iniciado a partir de su
inserción en el sistema.
Iniciar a partir
de
Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha
que se inserta en este campo.
Tempo de
resoluciónIndicar tempo para resolución
Si desea anular una avería se hará por el botón .
RESOLUCIÓN DE UNA AVERÍA
Seleccionar la avería correspondiente.
Desactivar la opción de Averías y presionar el botón buscar.
Posteriormente se oprime el botón de , apareciendo la siguiente
pantalla que seleccionar el técnico y la resolución
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SERVICIO A HABITACIÓN (ROOM SERVICE)
Permite insertar pedidos a Room Service.
Al insertar un pedido al Room Service y si está configurada las impresoras
correspondientes, además de registrase se imprime por el pedido en el área de
despacho.
Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Servicio Habitación
Campo Significado
Alojamiento Indica alojamiento de la avería
Prioridad Indica la prioridad
Procedencia Indica la procedencia
Desc. Campo para descripción
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Desc /Cantidad
De detallan los servicios y las cantidades que se pidenal Rom Service
Iniciar a partir
de inserción
Activado este “pedido” es iniciado a partir de su
inserción en el sistema.
Iniciar a partir
de
Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha
que se inserta en este campo.
Tempo de
resoluciónIndicar tempo para resolución
PEDIDO A AMA DE LLAVE
Permite inserir pedidos a Gobernanta.
Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Pedido de Ama de Llave
Campo Significado
Alojamiento Indica alojamiento de la avería
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Prioridad Indica la prioridad
Procedencia Indica la procedencia
Desc. Campo para descripción
Desc /
Cantidad
De detallan los servicios y las cantidades que se piden
al Room Service
Iniciar a partir
de inserción
Activado este “pedido” es iniciado a partir de su
inserción en el sistema.
Iniciar a partir de
Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fechaque se inserta en este campo.
Tempo de
resoluciónIndicar tempo para resolución
LOST & FOUND
Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Lost Found
Este menú permite insertar los objetos perdidos y hallados en el hotel según lo
configurado en Archivos Mantenimiento _ Tipos de Objetos
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Campo Significado
Tipo Tipo de objeto
Prioridad Nivel de prioridad
Desc. Campo para descripción
Objeto Hallado
Alojamiento Nº de alojamiento
Procedencia Procedencia
Zona Zona
Fecha Fecha en que fue encontrado
Por Persona que encontró
Reserva Nº de reserva
Objeto Perdido
Alojamiento Nº de alojamiento
Procedencia Procedencia
Zona Zona
Fecha Fecha en que fue perdido
Por Persona que reporta la pérdida o quien
registro en el sistema
Resolución Campo para descripción de la resolución
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Campo Significado
El resto de los campos son similares a los anteriores
explicados
OTROS
Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Otros
Este Otros nos brinda la posibilidad en el PMS de poder agregar servicios especiales a
cargo de la cuenta del cliente o no, para su atención. Su mayor empleo esta cuando
las habitaciones que se rentan son variadas en el sentido que tiene servicios
complementarios que son a solicitud, por ejemplo villas con piscina que el cliente pide
que cuando entre esta el agua caliente. Todos estos servicios desde esta opción
pueden configurarse e incluso cargarse en cuenta
Por ejemplo programa este servicio a una reserva que entrara un día después a la
fecha de trabajo del PMS
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He indicado asociar a los movimientos adicionales a partir de la fecha de entrada de lareserva. Cuando consulta esa reserva aparece así, o sea ya programo el servicio para
rentar
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CAPÍTULO 8: REPORTES
CARACTERÍSTICAS GENERALES
Todos los reportes de NewHotel están confeccionados con Crystal Report, lo que
facilita un intercambio de información entre la aplicación y las herramientas ofimáticas
instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a.
Mandar a
imprimir
Mandar a
imprimir
Botón para
seleccionar el tipo de
exportación del
reporte para las
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ENTRADAS
El acceso a esta opción es por Reportes – Entradas.
Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es
la siguiente.
Campo Significado
Fecha Fecha para generar el reporte
Tipo de
HabitaciónTipo de Habitación
Ordenamiento Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar
Con Saldos Se pretende mostrar saldos
Campo DinámicoEste cambio su selección depende del los criterio de
ordenamientoMostrar
HuéspedesMostrar Huéspedes
Mostrar
ObservacionesMostrar Observaciones
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PREVISTAS Genera un reporte de las entradas previstas, previa selección, pudiéndose totas las
entradas o solo aquellas sin alojamiento
EFECTUADAS
Genera un reporte de las entradas efectuadas, teniendo las siguientes variantes para
generar el reporte
NO SHOWS
Genera un reporte de las entradas No Show
SALIDAS
El acceso a esta opción es por Reportes Salidas.
Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es
la siguiente.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Campo Significado
Fecha Fecha para generar el reporte
Tipo de
HabitaciónTipo de Habitación
Ordenamiento Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar
Con Saldos Se pretende mostrar saldos
Campo DinámicoEste cambio su selección depende del los criterio de
ordenamiento
Mostrar
HuéspedesMostrar Huéspedes
Mostrar
ObservacionesMostrar Observaciones
PREVISTAS
Genera un reporte de las salidas Prevista, considerando tres posibles variantes como
opciones.
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EFECTUADAS Genera un reporte de las salidas efectuadas
RESERVAS
El acceso es por la opción Reportes – Reservas
Este submenú permite generar varios reportes todos relacionados con las reservas
que existen en el PMS
RECIBIDAS
Genera un reporte de las reservas recibidas
CANCELADAS
Genera un reporte de las reservas canceladas
PENDIENTES
Genera un reporte de las reservas pendientes
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CAMBIO DE HABITACIÓN
Genera un reporte de los cambios de habitaciones efectuados.
DEPÓSITOS ANTICIPADOS
Genera un reporte de aquellos depósitos anticipados asociados a las reservas
FOTOS DE PREVISIÓN
Permite visualizar el reporte de la foto de previsión conforme a la fecha que
seleccionamos.
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HUÉSPEDES
Este submenú genera varios tipos de reportes relacionados con los huéspedes del
hotel, brindando varias opciones, como las siguientes:
EN EL HOTEL
Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran en el hotel
OVERBOOKING
Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran desviados hacia otros
hoteles.
TODOS
Genera un reporte con todos los huéspedes
LISTA/RACK
Este submenú genera varios reportes de los huésped tipo Rack con varias opciones
según se muestra en la siguiente pantalla
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CUMPLEAÑOS
Muestra un reporte de los cumpleaños de aquellos huéspedes que son clientes del
hotel. +para que esta información sea posible obtener los huéspedes que estén
actualmente alojados deben estar registrados en la ficha del Cardex.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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ALFABÉTICO
Genera un reporte de los huéspedes por orden alfabético.
LISTADO DE COMIDAS
Genera un reporte según las opciones que se muestran en la pantalla más adelante
para el control de las comidas
REPITENTE
Genera un reporte de los clientes repitentes en el hotel
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DIARIOS
Este menú de reportes son los considerados los reportes de trabajo diarios.
Se accede por la opción Reportes – Diarios y sus posibles opciones son las
siguientes
REPORTE DIARIO GENERAL
Genera un reporte resumen general de los distintos movimientos e ingresos del hotel
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Entre sus principales información están las siguientes:
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Ingresos: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o sección
Deducciones Valor: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o
sección con fecha valor diferente de la fecha pedida
Ingreso Liquido: Ingresos - Deducciones Valor
Descuento: Suma de los Descuentos de los Asientos incluidos en Ingresos
Ingreso Bruto: Descuento + Ingresos
Los tres primeros valores son fácilmente verificables por la Consulta de Asientos
REPORTE DE CAJA
Brida la información del movimiento de la caja de recepción, por lo general es impreso
cuando se efectúa un cierre de turno en recepción.
Para seleccionar las distintas informaciones que queremos mostrar en el mismo,
existen, como se muestra en la pantalla siguiente, opciones para marca que tipo de
información queremos tener impresa.
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Procedimientos para analizar el reporte de caja
1. Revisar los consecutivos de los Recibos de cobros y devoluciones. Se algún
Recibo no fue emitido se de ir a la consulta de movimiento y emitir dicho recibo
2. La liquidada de cada caja debe coincidir con los datos que aparecen reflejados en
el reporte de su turno de trabajo
3. Confirmar los cobros pro tarjetas de créditos revisar que cada cobro tenga su
recibo
4. El Total de cada Forma de Pago debe coincidir con su correspondiente Total en
el reporte de Cobros pro Secciones.
SERVICIOS
Información de Ingresos por Servicios del día, mes y año a una fecha de corte
seleccionada por el usuario.
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SECCIONES
Información de Ingresos por Secciones del día, mes y año, a una fecha de corteseleccionada por el usuario con o sin impuestos.
SERVICIOS / SECCIONES
Genera un reporte de tipo de balance para conocer los ingresos y cobros por
secciones y servicios del hotel
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COBROS POR SECCIÓN
Información de ingresos por formas de pago de las Secciones en la moneda base o
suplementaria.
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La columna de transferencia a facturas finales transferidas a contabilidad. Apenas la
sección de alojamiento debería tener valor en esta columna ya que es la sección
responsable de la facturación.
El total de cada de forma de pago debe coincidir con su correspondiente Reporte dede Caja.
El total general debe coincidir con el valor de la línea total de cobros del reporte de
cobros por secciones.
Nota: Este reporte se obtiene en el cierre de día .
SALDOS POR ENTIDAD
Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master por Reservas, que pertenecen a una
Entidad.
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SALDOS DE CUENTAS EXTRAS Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a
las cuentas No Alojados o Cuentas extras.
SALDOS DE CUENTAS CORRIENTES
Valores pendientes a Cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a
las reservas.
SALDOS DE CUENTA INACTIVAS
Son cuentas que han tenido movimientos (débito, crédito) y se encuentran en estado
de reserva.
AUDITORIA DE INGRESOS SALDOS
Muestra los ingresos agrupados por Grupo de Servicios, Secciones, Servicios entre
una fecha inicial y final, cada agrupación es mutuamente excluyentes, es decir, solo se
puede generar por una de las tres, se aprecia el valor de las cuentas transferidas a
Contabilidad, Total de Devoluciones, Totales Cobros o Formas de Pago, Saldo inicial
luego del cierre de nocturno y Saldo Final.
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SALDOS POR ENTIDAD HUÉSPEDES
Muestra los valores pendientes de las reservas que pertenecen a una Entidad y se
encuentran en estado de check-out.
PANEL DE GESTIÓN DE INGRESOS
Es un resumen del reporte Auditoria Ingresos Saldos.
LIBRO DE RECEPCIÓN
Muestra las reservas en estado de check-in por Entidad que tienen como fecha de
entrada la fecha de trabajo del sistema, se aprecia el número de la reserva, número dehabitación, tipo de habitación reservada, cantidad de adultos, niños y bebes, valor de
la tarifa por día y el valor total de la estadía.
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REPORTE DE OPERACIONES DE CAJA
Muestra los movimientos de una fecha determinada de la operaciones de Caja del los usuarios.
REPORTE MANO CORRIENTE
Tiene cinco agrupaciones en que puede desplegar la información: Reservas en Check-
in, Cuentas Abiertas de Reservas, Cuentas No Alojados, Valor Bruto, Mostrar lo
Facturado igual a Producción.
Las columnas que más se destacan son:
Contrato: Es el valor que se espera a recibir por la tarifa o paquete asignado ala reserva.
Movimientos Adicionales: Valores adicionales o agregados que no pertenecen
a una tarifa o paquete.
Manual: valores insertados por el usuario por el cobro de otros servicios.
Producción: Es el valor que ya ha ganado el hotel por la prestación de sus
servicios.
Facturado: es el valor que hasta el momento ya se le ha facturado a la cuenta.
Pendiente. Es el saldo que está pendiente a cobrar.
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SALDOS DIARIOS MANO CORRIENTE
Permite generar un reporte de saldos asociados a las cuentas y sus diferencias
MANO CORRIENTE RESERVAS
Permite generar un reporte de saldo de cuentas por reservas, cuentas no alojados y
las cuentas sin cuentas
Para que esta opción esté disponible hay que realizar los siguientes pasos
a.- parametrizar la siguiente opción
b.- antes de hacer el primer cierre de día después de activada esta opción deben ir a
solución de problemas cálculos de estadísticas y ejecutar para un día estos nuevos
saldos
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Este reporte lo que muestra es lo siguiente
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INFORME SALDO MANO CORRIENTE
SALDO INICIAL MANO CORRIENTE A
PRODUCCION SIN IMPUESTOS B
FACTURAS - NOTAS DE CREDITO S/I C
SUBTOTAL B-C
FACTURAS - NOTAS DE CREDITO DE CONTADO CON IMPUESTOS D
COBROS EFECTIVO Y TARJETAS CONTADO CON IMPUESTOS E
SUBTOTAL D-E
SALDO DIA MANO CORRIENTE B-C+D-E
SALDO ACUMULADO MANO CORRIENTE A+B-C+D-E
Hoja No.1
SALDORE SE RVA T IT UL AR AG ENCIA ENTRA DA S A LIDA P RODUCCIO N F ACTURA CIO N F ACT . CONTADO CO B RO S CONTA DO MANO CO RRIE NTE
0
F ECHA SIN IMPUESTOS CON IMPUESTOS
PARTE DE CAJA
Muestra información de ingresos y desembolsos por Fecha, Sección, y cuenta
Contable, si esta última ha sido configurada. Se puede generar entre una fecha inicial
y final.
PARTE DE PRODUCCIÓN
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Muestra información de producción de los Servicios definidos en el Hotel, las columnasque más se destacan son Valores Brutos (con impuesto) Valor de Impuestos y Total
por Servicio. Se puede generar entre una fecha inicial y final.
CONTROL DE RECAUDACIÓN
Muestra información sobre las cuentas que has sido facturadas o transferidas a
Cuentas Por Cobrar, las columnas que se destacan son: Fecha de la Factura, Número
de la Factura, valor Cobrado. Además muestra los valores recibidos por las formas de
pago definidas para el Hotel. Se puede generar entre una fecha inicial y final.
IMPUESTOS
Este menú de reporte tiene varias opciones que se emplean según la legislación
vigente que se aplique en cada país
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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SERVICIOS NO FACTURADOS
Permite visualizar los servicios no facturados
INGRESOS FUTUROS
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Genera un reporte de ingresos futuros
SERVICIOS FACTURADOS
Genera un reporte de aquellos servicios facturados
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IMPUESTOS SERVICIOS
Genera un reporte de los distintos impuesto por servicios
.
IMPUESTOS POR FACTURAS
Genera un reporte de impuestos por cada factura emitida en el PMS
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IMPUESTOS POR GRUPOS DE SERVICIOS
Genera un reporte de impuestos por grupos de servicios
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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IMPUESTOS FACTURAS TASAS
Genera un reporte de las tasas de impuestos y sus incidencias en cada factura
.
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COMPROBANTES A AFECTA DETRACCIÓN Tipo de impuesto que se retiene en la fuente
COMPROBANTES CANCELADOS AFECTOS A RETENCIÓN
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CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS
OCUPACIÓN
Existe una gran variedad de reportes de ocupación donde se puede analizar el
movimiento de pasajeros y habitaciones.
MODALIDAD DE PENSIÓN
Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de
pasajeros agrupado por la modalidad de pensión alimenticia e Identidades.
TIPOS DE HABITACIÓN
Genera información de las habitaciones que se encuentran activas, ocupadas y el
porcentaje de ocupación de cada tipo de habitación por día. Se puede generar entre
una fecha Inicial y Final.
ENTIDADES ESTANCIAS
Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de
pasajeros agrupado por Entidades. Se genera a una fecha de corte.
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ENTIDADES Genera información acerca de las estancias y entradas, de habitaciones y huéspedes
del día, mes y año agrupado por Entidades.
NACIONALIDADES
Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado
por la nacionalidad.
PAX NACIONALIDADES MES
Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado
por la nacionalidad y por meses
OCUPACIÓN DIARIA GENERAL
Genera información de entradas de habitaciones y pasajeros en estado de Check-in,
Check-Out, Overbooking, No Show, agrupado por Entidades y tipos de habitación.
OCUPACIÓN DIARIA POR TIPO ENTIDAD
Para generar este reporte se debe seleccionar la Entidad y su tipo, luego el programa
despliega información acerca de estancias de habitaciones, entradas de pasajeros en
los estados de Check-in, Check-Out, Overbooking, y No Show.
ESTADÍSTICA DIARIA ACUMULADA
Muestra información acerca de habitaciones y camas activas, inactivas y ocupadas,
agrupado por el tipo de habitación. También se aprecia la cantidad de adultos, niños ybebes por cada modalidad alimenticia.
PAX DÍA
Se despliega información de entradas - salidas de habitaciones y huéspedes,
habitaciones ocupadas, pernoctación de huéspedes, entre las columnas más
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relevantes. La información se muestra por día y puede ser generada entre una fechainicial y una final.
PAX ENTIDADES
Se muestra información de entradas de adultos, niños y bebes, cantidad de comidas
por tipo de pensión, entradas y salidas de habitaciones, agrupado por Entidades.
PAX POR NACIONALIDADES Muestra las estancias de habitaciones, adultos, niños y bebes, entradas de
habitaciones y pasajeros agrupados por la nacionalidad.
ESTADÍSTICA MENSUAL DE OCUPACIÓN
Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.
SEGMENTACIÓN
Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones,
ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por el Segmento de Mercado.
ESTADÍSTICA GENERAL POR NACIONALIDADES
Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.
GRUPOS DE SEGMENTOS
Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones,
ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por Grupos de Segmento, y en
cada agrupación se despliega el Segmento del Grupo.
LISTADO PARA POLICÍA
Se despliega la información personal de los huéspedes que llegan y salen del Hotel
para las entidades Oficiales que lo exigen.
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LISTADO DE EXTRANJEROS Se despliega la información personal de los huéspedes extranjeros que llegan y salen
del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.
DORMIDAS
Muestra información de llegadas y dormidas de personas agrupado por la nacionalidad
de un mes específico.
HABITACIONES NOCHE
Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando
se genera se despliega las pernoctaciones de habitaciones, el porcentaje de
ocupación del día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año
anterior.
CAMAS NOCHE
Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando
se genera se despliega las pernoctaciones de clientes, el porcentaje de ocupación del
día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año anterior.
HABITACIONES NOCHE TEMPORADA
Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y
Entradas de Habitaciones agrupadas por Entidad.
CAMAS NOCHE TEMPORADA
Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y
Camas agrupadas por Entidad.
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ENTIDADES ESTANCIA X CONCEPTO Muestra una estadística de entidades por diferentes conceptos, según se seleccione,
si es por nacionalidad, segmento, etc.
ESTANCIAS NACIONALIDADES ENTIDAD
Muestras las estancias por nacionalidad de la entidad en un plano anual
OCUPACIÓN POR DÍAS TIPO ENTIDAD
Muestra una estadística de ocupación por día atendiendo a una clasificación de tipo de
entidad.
OCUPACIÓN ENTIDAD NACIONALIDAD
Muestra una estadística de la ocupación de entidad por nacionalidades
OCUPACIÓN TIPO CLIENTE
Muestra una estadística de ocupación por tipo cliente
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OCUPACIÓN MEDIA POR NACIONALIDAD
Muestra unas estadísticas de ocupación media por nacionalidad
INGRESOS
PAÍSES
Muestras los ingresos por nacionalidades teniendo en cuenta valores diarios
mensuales y acumulados, así con una comparación contra el año anterior
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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NACIONALIDADES – MES Muestra la información del año acerca de las cantidades de cupo e camas agrupadas
por entidad.
ENTIDADES – INGRESOS
Muestras los ingresos del mes y año actual acumulado, comparado con el año anterior
agrupado por entidades.
ENTIDADES – MES
Muestras los ingresos de alojamiento, comidas y bebidas y otros agrupados por
entidades
SEGMENTOS DE MERCADO – MES
Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de
Mercado.
SEGMENTOS DE MERCADO – FACTURACIÓN Analiza la facturación de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de
Mercado.
SEGMENTOS DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO
Analiza los valores de precios medios por segmentos de mercados
ORIGEN DE MERCADO – MES
Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por origen de Mercado.
ORIGEN DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO
Analiza los valores de precios medios por origen de mercados
.
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INGRESOS PENSIÓN Muestra los ingresos por pensiones y paquetes por día mes y año.
SECCIONES ANUAL
Muestra el acumulado de ingresos por secciones por meses.
VENDAS LÍQUIDAS
Muestra los ingresos por día mes y año comparado con año anterior y agrupado prosecciones y servicios
PRODUCCIÓN SECCIONES SERVICIOS
Muestra la producción del hotel por secciones y servicios
Nota.- Los datos de ocupación se hacen sobre la base del total de habitaciones
existentes en el Hotel, según pedido
INGRESOS ENTIDAD NACIONALIDAD
Muestra los ingresos por nacionalidad agrupados por la nacionalidad de la entidad.Tiene comparativos del año actual con años anteriores.
DESCUENTOS
Muestra por sección y servicios los descuentos otorgados
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PRODUCCIÓN ENTIDADES TEMPORADAS Muestra las estadísticas de producción por temporadas contratadas para el año de las
entidades
INGRESOS Y OCUPACIÓN POR TARIFAS Y PAQUETES
Muestra la estadística de ocupación e ingresos según las tarifas y paquetes por los
cuales fueron generados.
FACTURACIÓN Y COBROS
COBROS Muestra un acumulado de los cobros por secciones del Hotel y por cada forma de
cobro.
FACTURACIÓN POR CLIENTES
Muestra la estadística de comportamiento de la facturación pro clientes del PMS
FACTURACIÓN DEPÓSITOS ANTICIPADOS
Muestra una estadística de la facturación con depósitos anticipados
PREVISIONES Y RATIOS
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INFORMACIÓN COMERCIAL PRODUCCIÓN
Muestra la información comercial por la producción mensual y semanal así como sus
indicadores de análisis
Su método de cálculo se muestra en el siguiente grafico
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Nota Para introducir el presupuesto seguir lo que se indica en la versión 2008.08.1 1-Se adiciona el Hotel a la Tabla e Presupuestos de Indicadores.
Nuevo indicador para Presupuestos: Ingresos de Habitaciones. Actualización
de Tabla auxiliar con Datos de Presupuestos por Indicadores con desglose
Diario
RESUMEN DE INGRESOS Y RATIOS
Muestra un resumen de ingresos pro alojamiento comparado con el año anterior.
OCUPACIÓN HABITACIONES ENTIDADES Y CUPO
Muestra la ocupación por habitaciones y su cupo por entidad
OCUPACIÓN CAMA ENTIDADES CUPO
Muestra la ocupación de camas sus cupos por entidad
CUMPLIMIENTO DE CUPOS ENTIDADES
Muestra el cumplimiento de los cupos por entidad tanto pro contrato, ofertas, etc.
DIARIO DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD
Muestra el cumplimiento diario de los cupos por mercados y entidad
MENSUAL DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD
Muestra el cumplimiento mensual de los cupos por mercados y entidad
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ACUMULADO DIARIO DE ESTANCIA POR AGENCIAS Muestra un diario estadístico de las estancias, pensiones y tipos de habitaciones pro
agencias.
PRODUCCIÓN ESTANCIAS
Muestra un resumen estadístico de la producción de las estancias del hotel
OCUPACIÓN INGRESOS POR COMUNIDADES ZONAS DEL PAÍS
Muestra un resumen estadísticos a efectos de informe a las autoridades de turismo de
los países sobre cómo se ha comportado la ocupación por comunidades y regiones o
zonas del país.
BOOKING REPORT
Muestra un reporte del booking tanto estadístico como de previsión de las reservas
OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES EXTERNOS
Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores externos al
hotel
OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES INTERNOS
Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores internos al
hotel
OCUPACIÓN POR PAÍS Y PROVINCIAS
Muestra la estadística de ocupación por países y provincias
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REPORT MANAGER
Muestra una estadísticas resumen por diversos indicadores estadísticos de ocupación,
ingresos y medias del Hotel
PICKUP MENSUAL
Muestra la situación de cómo se van comportando en el tiempo las reservas en el
hotel.
La columna RN nuevas son las room nights que se han introducido desde el 01 del
mes anterior hasta el 01 del mes en curso.
Por ejemplo en noviembre la columna TOTAL RN es el total de room nights
reservados en ENERO. Y la columna RN nuevas son solo las room nights de enero
que se han reservado desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Es
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decir si imprimo este listado en agosto en todas las columnas RN nuevas tiene queestar las room nigts correspondientes a cada mes que se han introducido en el
sistema desde el 01 de julio hasta el 01 de agosto.
En resumen
Que reservas cuentan en Total RN: el total de room nights reservadas para ese mes
Que reservas cuentan en RN Nuevas el total de room nights reservadas entre el 01 del
mes anterior hasta el 01 del mes en curso para ese mes
PREVISIÓN DE INGRESOS POR SEGMENTOS Y ORIGEN DE MERCADO
Muestra una estadística de previsión o por segmento o por Origen de mercado de los
ingresos a obtener.
PRESUPUESTOS
Esta opción, donde a criterio del utilizador pueden definirse distintos tipos de reportes
internos en el PMS, cuenta con tres grupos de opciones
Las facilidades de crear estos tipos de reportes, que pueden ser más de uno, con
presupuesto o no, las explicaremos a continuación.
REPORTES
Esta opción permite definir los criterios de utilizar los distintos presupuestos que
pueden obtenerse.
• Los datos pueden ser obtenidos a partir de las servicios de NewHotel
• Pueden ser calculadas entres las distintas filas
• Pueden ser obtenidas de la introducción manual de datos
• De datos de estadistas tantos pasadas como de previsiones
• De las tablas de los cobros y facturas
• Así como de indicadores creados
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Para su creación uncialmente pro la opción de insertar creamos un nuevo reporte. Por
la opción de Estadísticas presupuestos Reportes
DEFINICIÓN DE LAS COLUMNAS
En esta sección y como muestra la pantalla anterior definimos los aspectos visuales de
crear el reporte, tales como que columnas de la estándar que brinda el PMS queremos
visualizar e imprimir en los conceptos de Días, Mes y Año.
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Posteriormente los colores con que queremos resaltar los tipos de filas y columnas,
así como definir colores por tipo de fila en especifico. Todo esto se hace en esta parte
d la pantalla que mostramos a continuación:
Por último en esta sección de columnas definimos que queremos visualizar e imprimir
en el reporte, y como queremos calcular la desviación entre años.
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DEFINICIÓN DE LAS FILAS
En esta sección se definen cada concepto que queremos mostrar o no y como se
calcula o obtiene.
En dependencia de la selección en la parte superior, la parte inferior varias para hacer
las formulas.
Las posibles variables a seleccionar en su parte superior son las siguientes:
Ahora explicaremos como se conjuga la parte esta de definición con la parte inferior en
cada tipo de indicador seleccionado como cabecera
TITULO: en esta sección se define el titulo de la línea (fila) que se muestra en el
reporte
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Solo podemos definir en este nivel, la descripción del título (Ingresos) la categoría quees TITULO, así como si es visible y el color que quermes que salga en la impresión. El
último campo aparece deshabilitado porque no es aplicable a este tipo de línea.
Además se puede definir el alto de la línea y si es en negrita o no.
SEPARADOR: es similar a las líneas anteriores solo que se emplea para separar con
una línea vacía las filas
LINEA A PARTIR DE SERVICIOS: con este tipo de línea podemos definir información
a partir de los servicios definidos en el PMS.
Su valores posibles además de los comunes explicados, se activa al última casilladonde definimos que tipo de valor queremos incluir, si es valor bruto, neto, valor de
impuesto, o no aplicar nada.
Cuando aceptamos este tipo de línea, en la parte inferior de la pantalla se habilitan las
siguientes opciones para indicarle que datos queremos y como.
En esta parte seccionamos la sección y el servicio que queremos incluir en la línea,
que además puede ser una línea o varias líneas.
Luego indicamos si los datos que deseamos incluir son de aquellos considerados
como reservas del tipo directo, de entidades paquete, no paquete y otros.
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Además escogemos que moneda de los en que fueron cargados los serviciosdeseamos incluir si es Moneda base o Moneda Suplementaria, y que datos de pensión
incluimos si todas o alguna en particular
Todos estos datos sirven para filtrar la información antes de reflejarla en la línea que
deseamos calcular
LINEA A PARTIR DE INDICADORES: en este tipo de línea lo que buscamos son
datos de indicadores que existen ya previamente calculados en las estadísticas y en
las reservas actuales.
Los datos que se definen son los que se muestra en la línea encima, no es aplicable la
última selección ya que este tipo de datos es del tipo ocupación, no de ingresos.
Cuando se acepta este tipo de línea en la parte inferior se activa la siguiente
configuración para definir:
Donde filtramos o seleccionamos los indicadores que queremos incluir puede ser unoo varios, que de qué tipo de reserva y de qué tipo de habitación.
Los indicadores que el sistema brinda para escoger son los siguientes:
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La selección de los tipos reservas que pueden escogerse y su significado son los
siguientes:
Tipos de Reservas
Entidades que tiene paquetes
Entidades que No tienen Paquetes
Reservas de tipo directo
Otras Reservas
LINEA CALCULADA ANTERIORMENTE. Este tipo de línea lo que hace es permitir
crear formulas de suma, resta, etc., entre las distintas filas de datos anteriormente
creadas.
Al activar este tipo de línea la parte inferior se muestra de la siguiente manera:
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Para seleccionar la fila se hace dando dobles click encima de ella, una vez queaparece en el campo formula podemos aplicar los signos de operaciones que
queremos realizar. Si queremos además tener un factor constante usamos la casilla de
Literal para incluirlo.
En este ejemplo solo aparecen dos filas porque son las únicas que previamente he
insertado antes de insertar este tipo de línea.
LINEA SELECCIÓN DE INGRESOS: es un tipo de línea para seleccionar tipos de
ingresos especiales como por segmentos, orígenes de marcado, nacionalidades eincluso para entidades según tarifas y operador.
Al seleccionar este tipo de línea en la parte inferior aparece los posibles indicadores
de tipo ingresos que el PMS brinda para seleccionar.
Ellos son:
Por Segmentos Mercados
Por Origen de MercadoPor Nacionalidad Ingresos (según estadísticas)
Por Entidades; en esta parte además brinda la posibilidad de escoger la tarifa y el
operador
Por último todos ellos pueden ser seleccionados para una sección y servicio o para
todas.
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LINEA SELECCIÓN DE INDICADORES: Este tipo de línea es muy similar a laanterior, solo que es para los indicadores de tipo ocupación.
Al seleccionar este tipo de fila, en la parte inferior aparece la siguiente pantalla para
escoger los elementos a incluir en esta fila.
Los tipos pueden ser:
• Segmentos Mercado
• Origen de Mercado• Nacionalidades
• Tipo de Clientes; según sea el tipo que se seleccione el indicador a seleccionar
serán los mismo para todos, no siendo así el campo código que será
atendiendo al concepto del Tipo escogido.
Los indicadores que el PMS rinda son los siguientes:
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LINEA SELECCIÓN DE PREVISIONES: Este tipo de línea se encarga de hacer lasprevisiones basado en algunos indicados que el PMS brinda para ellos.
Al seleccionar esta línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla para
configúrala:
Donde además de los elementos explicados anteriormente del tipo de reserva y del
tipo de habitación, tenemos los posibles indicadores que podemos seleccionar y el
dato de los días de previsión que queremos calcular para cada uno de ellos.
Los indicadores que brinda el PMS son los siguientes:
• Total Habitaciones
• Habitaciones Activas
• Habitaciones Ocupadas
• Habitaciones Entradas
• Habitaciones Salidas
• Camas Disponibles
• Entradas Pendientes
LINEA SELECCIÓN COBROS: Este tipo de línea se encarga buscar los sección y
forma de pago los indicadores que queremos incluir en el calcula la fila.
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Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla
Donde escogemos cada sección y la forma de pago que queremos representar en el
reporte.
LINEA SELECCIÓN MANUALES: Este tipo de línea permite incorporar al reporte
datos manuales que son introducido por el utilizador, como por ejemplo datos de
salarios y otro tipo que no son gestionados por el PMS pero que queremos
incorporarlos para enriquecer el reporte.
Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla:
Si los datos los queremos introducir con valores mensuales seleccionamos la pleca
Mes
Pero si queremos que sean diarios seleccionamos la pleca Días
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La casilla enmarcada en rojo, lo que permite es insertar un valor y con la fecha
replicarlo para todos los días, facilitando que tengamos que introducir los datos días a
días si son todos iguales, en caso contrario se digita en cada día el valor deseado.
DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS
En esta sección de la definición del reporte, lo que el PMS permite es introducir los
valores PLANES o PRESUPUESTOS para ser comparados con los valores reales que
el reporte calculara.
Los tipos de filas que anteriormente explicamos que permiten definirle un presupuesto
son las líneas de tipo siguiente:
• Línea de Tipo Servicio
• Línea de Tipo Indicador
• Línea de Tipo Ingresos
• Línea de Tipo Selección de Indicadores
El resto de los tipos de líneas no admiten introducirle datos de presupuestos, por eso
al entrar en esta pleca solo aparecen las filas cuyo tipo de línea sea una de lasanteriores mencionadas.
En todas ellas en la parte inferior parece la siguiente pantalla, que funciona similar a la
que explicamos de los valores manuales para introducir los datos del presupuesto.
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Por último en esta sección aparecen unos botones al margen derecho que permiten
hacer operaciones adicionales, tales como duplicar una fila, duplicar una fila y año o
crear un nuevo año a partir del actual con unos incrementos en % para el nuevo
EJECUTAR EL REPORTE
Con el botón indicamos al PMS que calcule el reporte que hemos
seleccionado.
SERVICIOS
En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los servicios
que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los días
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que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visiónpara calcular el plan para esos día especiales de eventos.
INDICADORES
En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los
indicadores que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro
color los días que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita
una visión para calcular el plan para esos día especiales de eventos.
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OTROS
VALORES BASE – LIQUIDACIÓN A PROPIETARIOS
Este reporte se emplea cuando el PMS tiene enlace con el sistema de Condominios,
donde muestra un resumen de los ingresos que han generado cada villa o habitación
en régimen de renta que justifiquen el pago de las comisiones por la explotadora
(condómino) a los mismos.
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CAPÍTULO 10: MIS REPORTES
Es un menú que brinda el PMS para que el cliente pueda agrupar todos aquellos
reportes hechos a su medida o aquellos reportes estándar que han sufrido una
adecuación para el cliente, bajo un menú especifico dentro del PMS
Estos reportes son elaborados bajo el estándar del Crystal Reports, y son
configurados en la opción de Utilitarios Parámetros Mis Reportes
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CAPÍTULO 11: VENTAS
ENTIDADES
ENTIDADES
Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen relaciones
mercantiles con el hotel.
El acceso a esta opción es por Ventas – Entidades.
O también usando el botón .
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Campo Significado
CódigoCódigo que identifica a Entidad dentro del hotel.
8 caracteres alfanuméricos.
Cód. Ext.
Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta
cliente en el sistema de contabilidad).
8 caracteres alfanuméricos.
Nombre Nombre de la Entidad.
TipoTipo de Entidad.
Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.Nº de
contribuyenteNº de contribuyente
País País de Entidad
Región Región de la Entidad
Localidad Localidad de la Entidad
Teléfono Teléfono de la Entidad
Tarifa Tipo de tarifa
Paquete Tipo de Paquete
Cupo Tipo de CupoInterface IDS Interface IDS
Ultima Reserva
Inferior aFecha de la última reserva inferior a
Operador Nombre de Operador o contrato
Pre Pago Filtro para buscar las entidades marcadas como de pre pagos
Entidad;
Dirección
Mayorista
Representante;
Activas
Permite filtrar por estas opciones
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CRIAR UNA ENTIDAD
1. Para crear una Entidad debe oprimir el botón .
2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad selecciónela en la
pantalla y oprima el botón .
Ficha de la Entidad
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DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
Campo Significado
Código Código que identifica a la Entidad dentro del hotel.
Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.
Cód. Ext. Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo código
cuenta cliente en el sistema contable).
Permite consolidar la información a nivel corporativo.
Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor.
Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.Entidad Las Entidades marcadas con “Entidad” son entidades con
contracto o agencias mayoristas.
Dirección Las Entidades marcadas con “Dirección” son entidades que no
tienen operadores asociados que apenas son usados para
facturación.
Color Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de
Habitaciones.
Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje,
otro para las Empresas, etc.
Remítase al tema “Definición del color que identificará a la
Entidad en el Planning de Habitaciones” de este mismo capítulo.
AG/Contrato Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad
se considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son
Ingresos de Bolsillo.
Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo
general, ingresos de paquete.
Tipo Tipo de Entidad.
Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades
Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
Categoría Categoría de la Entidad.
Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos – Entidades – Categoría de Entidades
Inactiva Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no.
Contabilidad Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada
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Campo Significadoconcepto que se especifica en la pantalla, C. Contable, Depósito
Anticipado, Pago de Más de la entidad más comisión.
Nombre Nombre de la Entidad.
Longitud: 80 caracteres alfanuméricos.
Dirección Dirección de la Entidad.
Para cambiar de una línea a otra se oprime Ctrl+Enter.
Longitud: 100 caracteres alfanuméricos.
País País de la Entidad.
Se teclea el código del país o se escoge en la búsqueda que se
habilita oprimiendo el botón
Longitud: 3 caracteres alfabéticos.
Región Zona donde radica la Entidad.
Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos – Regiones
Ciudad Ciudad donde radica la Entidad.
Longitud: 30 caracteres alfanuméricos.
URL (site) Dirección del correo electrónico.Longitud: 30 caracteres.
Prepago Las reservas que pertenezcan a las Entidades que se les active
este parámetro, deben tener un depósito anticipado para efectuar
el check-in de cualquier tipo de operador.
Contactos Nombre, teléfono y fax de funcionarios de la Entidad, esto se
agregan por el menú de Archivos- Entidades- Contactos
Mayorista Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le
asocian agencias minoristas, las cuales son las que se le definen
los operadores.Representante Indica que la Entidad Representa otra Entidad minorista, a las
cuales son la las que se definen los operadores.
Pertenece A Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a
cual mayorista pertenece.
Representada
por
Es el nombre de la Entidad que representa a otra.
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Campo SignificadoOperadores Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene
asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete).
Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos
en la opción Ventas – Allotments
Puede tener un % de descuento en relación con la Tarifa de
Precio definida. Este descuento puede incidir en: Habitación,
Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete.
Un Operador es único para una Entidad.
Una Entidad puede tener varios Operadores.Cada Entidad debe tener al menos un Operador si la entidad no
es mayorista o representante.
Facturar a: Información Comercial:
La factura toma la descripción de los campos de información
comercial, (nombre, número fiscal dirección).
Información Fiscal:
La factura toma la descripción de los campos de información
comercial, (nombre, número fiscal dirección).
Contabilidad
Contactos
Observaciones
Facturación
Banco
Otros
Internet
SIGNIFICADO DE LOS CAMPOS DE LOS OPERADORES
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Campo SignificadoCódigo Código que identifica al Operador.
Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.
Nombre Nombre del Operador.
Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el
Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre
de todos los operadores que ésta tiene asociados, por lo que se
recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde la
descripción del contracto. Longitud: 40 caracteres alfanuméricos.
Cupo Allotments de ese contrato.Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas
– Allotments
Puede quedarse en blanco.
Paquete Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas
- Precios – Paquetes
Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
Tarifa Precios Se escoge una de las previamente definidas en la opción Ventas
- Precios - Diarias
Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
Tipo Descuento
% Por ciento de Descuento en relación con el Paquete o la Tarifa de
Precios escogida.
Descuento
Incidencia
Se escoge el concepto que afecta el cálculo del Descuento:
Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo
el Paquete.
Descontar de Concepto sobre el cual se descuenta el valor calculado.
NewConta Cuenta de NewConta a la que irán las facturas asociadas a este
operador. Longitud: 8 caracteres.
Estado Estado que puede tomar el Operador. Se escoge de los
previamente definidos en Archivos- Entidades- Estados de
Entidades
Stop de
Reservas
Para marcar si para este operador no admite hacerse reserva por
el momento
Stop de Chek In Para marcar para no permitir hacer check in para este operador
Prepago Si esta operador está considerado como prepago
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Campo Significado
C. Contable,
Depósito Anticp.
Pago de Más,
Descuento,
Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada
concepto que se especifica en la pantalla, a nivel de operador.
Tipo de
Operador
para enmarcar a los operadores puede ser uno de los siguientes
Mostrar enInternet
Mostrar en
NewPlan
Además en la definición de los Operadores existe la posibilidad de asociarle
determinadas ofertas ya insertadas en el sistema . Al oprimir este botón
se muestra la siguiente pantalla para asociar alguna de las ofertas que se encuentran
en el lado derecho al operador seleccionado
.
Por último los operadores con el botón existen un grupo de
información a parametrizar o no para cada operador, incluyendo cuentas contables
distintas para cada operador si fuera necesario.
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COMISIONES (PARA LOS OPERADORES POR ENTIDADES).
Los Operadores pueden recibir de la ficha de Entidad los datos referentes a lascomisiones generales de las agencias. Pero también lo pueden cambiar a nivel de
Operador, afectando así las ventas relacionadas con este contracto.
“Porc”- por ciento de comisión a calcular sobre el valor de la diaria.
“Valor de Factura”
Bruto- la factura final es emitida a la agencia incluyendo en el
valor total, la comisión del contracto.
Neto- a factura final es emitida a la agencia no incluyendo en el
valor total, la comisión del contracto.
DEFINICIÓN DA COLORES ENTIDAD EN EL PLANNING DE ALOJAMIENTOS
1. Presionar el botón de la casilla Color.
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2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuación y oprimir el botón OK.
STOP DE RESERVACIONES Y/O CHECK IN DE UNA ENTIDAD.
En ocasiones la Dirección del Hotel ordena suspender las operaciones con algunaEntidad con la que tenemos contratos. Esta opción garantiza que, por equivocación, se
introduzcan reservas y/o se efectúe el check-in a clientes que viajan por entidades que
se encuentran en esta situación.
Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por
ejemplo, suspender las operaciones con los clientes asociados al operador de la
“Oferta Especial para mayores de 60 años” y sin embargo se mantenga todo lo
relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente, etc.,
ejemplo:
Stop de Reservas:
Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Stop de Reservas, al
tratar de escoger el operador en el menú de insertar una reserva este no aparece:
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Stop de Check-in:
Por el menú de Ventas – Entidades se selecciona la entidad y luego se visualiza el
operador y luego con la tecla se activa o desactiva la opción Stop de
Check-in,
Si el operador tiene activada la opción Stop de Check-in, cuando se quiere hacer un
check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema no lo permite y
despliega el siguiente mensaje:
Pre-Pago
Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Prepago, cuando se
quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema
despliega el siguiente mensaje:
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DATOS ADICIONALES DE LA FICHA DE ENTIDAD
Insertar Información Fiscal En esta sección introducimos la información fiscal de la entidad que incluso puede ser
copiada de la información comercial, oprimiendo el botón que está en la parte superior
izquierda.
Insertar contabilidad En esta sección definimos las cuentas contables generales de la entidad, aunque cada
operador puede tener una distinta a la entidad, por regla general son aplicados a todos
los operadores, para ellos usamos el botón que transfiere este dato a cada
operador definido en la parte inferior de la pantalla.
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Insertar Contactos En esta sección se definen los contactos asociados a la entidad.
Para asociar un contactos damos insertar desplegándose una pantalla con todos los
contactos posibles que existen ya introducidos, para seleccionar uno de ellos por el
botón escoger.
Pero si precisamos introducir alguno que no esté en esta pantalla por el botón insertar
creamos un nuevo contacto, que puede ser contacto o vendedor interno o externo si
se marca el box de esta categoría como tal
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Insertar observaciones En esta sección podemos insertar las observaciones asociadas a las entidades. Estas
observaciones luego pueden ser consultadas en la ficha de reservas para esa entidad.
Insertar Facturación
Acá se selecciona como va a ser facturada la Entidad, el tipo de factura (Resumida o
Detallada) y la Información Facturar Master (Entidad o Cliente): que en dependencia
de la selección hecha es como va a ser facturada la Entidad.
La Factura Resumida es usada para facturar varias reservas a la vez, en la facturaespecifica los datos de la reserva y el valor.
La Factura Detallada desglosa todos los servicios prestados a los clientes.
En Facturar Master es posible cambiar las instrucciones de facturación de las reservas
haciendo con que las diarias de las reservas se facturen por default con titular de la
factura la entidad o el titular de la reserva. O un otro huésped.
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Las comisiones si son definidas aquí, entonces usando la tecla podemos definir
de forma general para todos los Operadores de esta entidad la misma comisión, pero
también puede hacerse por separado para cada operador ver: Comisiones (para los
Operadores por Entidades).
Insertar Banco En esta sección introducimos los datos bancarios asociados a la entidad. Se especifica
el banco principal de la misma.
Así como la tarjeta de crédito asociada a dicha entidad, así como el código de
validación.
Insertar Otros. En esta sección definimos algunos otros elementos de parametrización asociados a la
entidad para que funcione con los mismos de manera por defecto, ellos son:
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A las entidades se lo pueden definir por default un origen y un segmento de mercado
se hace con que al hacer una reserva a esta entidad el sistema lo tiene en cuenta por
default.
Si una entidad tiene marcada “Requiere Autorización de Check-In” las reservas deesta entidad tienen que autorizar el Check-In (mediante el check de la opción “Check-
In Autorizado”).
Voucher Obligatorio- cuando marcado en la entidad, obliga que las reservas se
inserten el numero localizador o de voucher.
Desvíos- cuando marcado significa que esta entidad es usada para recibir reservas de
otros hoteles del complexo. Tiene en cuenta lo Booking Position.
Pre-Pago- cuando marcado significa que las reservas de esta entidad, antes de hacer
Check-in hay que efectuarse lo cobro parcial o total de la reserva. Todavía, se puede
hacer un controle para que el sistema no obligue el prepago pero emite una mensaje
de alerta (eso se hace mediante parámetro general).
Retención cuando la entidad tiene efectos de retención con relación al manejo de los
pagos de impuestos, según la legislación fiscal.
Marketing cuando esta entidad es utilizada para el tipo de facturación Marketing, que
en este manual se explica en los casos especiales de facturación .
Esquema de Impuesto. Que esquema de impuesto por defecto utilizara siempre la
entidad
Representante o Mayorista, especifica si la entidad es una de estos conceptos. Es
importante señalar que las entidades en esta categoría no llevan definición de
operadores, ya que sirve para asociar a las entidades a una de estas.
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Perteneciente a, Representada por: son para clasificar a la entidad en caso que
existiera, si la misma pertenece a una mayorista, o es representada por alguna entidad
representante (ambas debe estar creadas previamente como Mayorista o
Representante).
Este Check se emplea cuando la entidad utiliza precios
variables y define que los mismos se fijan en la inserción de reservas, sino se hacen
en el Check In.
Estos dos Check se emplean para indicarle a los utilizadores que cuando hacen
reservas si tiene un periodo definido en el primer dato el PMS bloquea la inserción de
las mismas, para recibir reservas y el segundo que en el rango de fechas
especificadas no se admiten modificaciones a las reservas ya insertadas.
Insertar offshore En esta sección se insertan los datos por periodos de los % de OffShore de la entidad.
Esta información solo aparece disponible para ser llenada si existe definido en los
parámetros generales que se trabaja con este sistema de facturación, así como datos
necesarios parametrizar que serán explicados en casos especiales de facturación.
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Insertar Internet Esta opción es sólo para aquellos hoteles que tengan WebNewhotel para hacer las
reservas por Internet, y lo que significa es que en estos periodos seleccionados las
reservas que se hacen por Internet, será obligatorio, para los periodos seleccionados,
que se reserven la cantidad de noches definidas.
En esta parte se define que operadores existentes para la entidad serán los utilizados
para las reservas vía internet atendiendo a un determinado periodo, para cuantas
noches, para que días de la semana pueden estar disponibles y para que operador y
tipo de habitación.
Además de estos datos se debe definir para que TIPO, sobre el periodo, se aplica lamisma, pudiendo ser:
• Fecha Entrada
• Por Ocupación
• Fecha Salida
• Camas Extras
Esto quiere decir por ejemplo, tomando el caso de la Fecha de Entrada, que todas las
reservas cuya fecha de entrada este en el periodo de la tarifas definida pueden
hacerse reservas con ese operador.
Además de lo anterior existe otra condición que la restricción para poder reservas
bajo esa tarifa y cuyos valores pueden ser:
• Mínimo de Noche
• Máximo de Noches
• O que exista bloqueo de inserción en ese periodo, en cuyo caso no se admiten
reservas
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Exportar Facturas
Si la entidad tiene algunas características cuyas facturas se exporten a ficheros o
sistemas externos, puede parametrizarse en esta sección para que en el proceso de
facturación o en el proceso de cierre de dio se genere la exportación
Los formatos permitidos por el PMS son los que se muestran en la pantalla anterior y
sus características son los que emite el fabricante del tipo de fichero anteriormente
relacionado
La marca Exportar PGO es para decir que entidades se exportar a un fichero de
prepagos.
IDS
IDS significa Internet Distribuition System – Aquí se coloca la información referente
al distribuidor para el acceso a través de WebNewHotel
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Criterio de selección
En estas sección podemos seleccionar cuales son los criterios de búsqueda rápida
que asociamos a esta entidad.
Estos valores iniciales son creados en Archivos Parámetros Criterios de Selección
ESTADOS DE VENDA
Ventas – Entidades - Estados de Venta
Los estados de venta son aquellas ventas que aun no han sido registradas como
reservas, pero que en se consideran para el análisis comercial de la posible ocupación
esperada.
1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que tiene
vendidas.
2. Es una herramienta útil para los comerciales del hotel.
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3. Las habitaciones vendidas se registran por Entidad / Operador/Tipo de Habitación /Día o Entidad/Tipo de Habitación/ día, mediante forma de trabajar del hotel.
4. Los estados de venta pueden ser introducidos considerando el operador (contrato)
o a nivel de entidad puramente, como se muestra en la pantalla de ejemplo de esta
explicación.
Para cambiar el modo de hacerlo de una forma a otra se hace atendiendo al
parámetro general siguiente:
Debe tenerse en cuenta que los estados de ventas introducidos en una forma uotra no son trasladados, o sea si inicialmente los introduzco a nivel de entidad y
luego cambio el parámetro para trabajar con operadores los anteriores se pierden.
PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR EL ESTADO DE LAS VENTAS
1. Opción Ventas – Entidades – Estado de Ventas
2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el período de tiempo que se
pretende registrar.
3. Oprimir el botón .
4. Haga clic sobre el recuadro de acuerdo a la habitación y fecha deseada para
digitar la cantidad. . Para copiar el mismo valor en el periodo “Para” definido
basta usar
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CONSULTA DE ESTADOS DE VENTA
En este menú se realiza la consulta del comportamiento de los estados de ventas.
MEDIA PAX PARA ESTADOS DE VENTA
Este menú permite insertar la media de pax por reservas para los estados de venta
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SOLICITUD DE DEPÓSITO
Por esta sección consultamos e insertamos las solicitudes de depósitos a las
entidades.
Para poder insertar una solicitud debe previamente creado en Archivos Parámetros
Documentos, el tipo de documento solicitud de depósito, para luego según esta
plantilla de Word configurable para cada cliente, se envíe el mismo por los métodosque brinda el PMS.
Y además los restantes parámetros si es que pretendemos enviar la misma vía e-mail.
La pantalla para insertar una nueva solicitud es la siguiente:
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BLOQUEO DE INSERCIÓN Y ALTERACIÓN
Aquí podemos llegar desde Ventas/Entidades/Bloqueo Inserción/Alteración.
El bloqueo se asigne a una o varias agencias a la vez pudendo especificar el bloqueo
por contracto con tipo de habitación, pudendo así a la agencia asignar más ventas de
otros operadores o tipo de habitación.
El Stop Sales de las agencias también se puede asignar con más precisión el menú de
Ventas- Entidades- Bloqueo de Inserción o Alteración.
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PRECIOS
SERVICIOS
Permite introducir los valores para los precios de los servicios
Para crear una nueva tarifas para el servicio se hara por la pantalla siguiente:
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Estos precios que se definen a los servicios, son los utilizados cuando se crean lospaquetes, donde intervienen tanto tarifas como servicios adicionales, estos se crean
en esta sección.
PRECIOS DE DIARIAS
1. El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Diarias.
2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automáticamente en la cuenta
Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día.
3. Los elementos fundamentales que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de
Habitación y la Modalidad de Pensión.
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA DIARIA
1. Oprimir el botón .
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2. Debe llenar los siguientes datos:
Campo Significado
Código 6 caracteres alfanuméricos
Descripción 40 caracteres alfanuméricos
Moneda Moneda del Contrato
Tipo de Tarifa Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo
Nota: en campo enmarcado en negro se muestra si en los parámetros de facturación
aparece marcado el criterio de usar la descripción de las tarifas.
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En los Parámetros de Facturación del sistema (Utilitarios- Parámetros-
Facturación), se definen las secciones y servicios en los cuales se desglosará la
Diaria, en caso que se desee que una Tarifa en especifico se desglose en otras
secciones y servicios, será necesario indicarlo en la misma tarifa, según las casillas de
cada servicio (ver figura anterior donde se especifican servicios y secciones diferentes
a la de los parámetros, ya que si fueron los estándares esto aparece en blanco)
Si los precios de la tarifa, son con Impuestos Incluidos, debe marcarse el check box
habilitado para eso.
Si los niños cuentan para el cálculo del suplemento single, querer decir que se tengo
un niño con un adulto en la habitación lo cobro es el valor del Adulto + Niño +
Suplemento single.
Los “Precios Dinámicos (Repetir Periodos)” permite que en el contracto se pueden
duplicar o sobreponerse días en los periodos de contracto fijando o no el precio en las
reservas que ya están hechas asociadas a ese contracto, tenido en cuenta la fecha de
creación del periodo. Este tema se explica mejor en el tema “Tarifas con periodos
solapados, variables, fijos y precios diario)
Al definir los tipos de habitación, se asocian a lo que llamamos Modelo A, B, C, E.
Estos modelos identifican la forma de calcular los valores en las tarifas, y son los
siguientes:
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• Modelo A – Precio por Personas
• Modelo B – Precio por Habitaciones
• Modelo C – Precio por Tabla Matricial
• Modelo E – Precios por Intervalos
Adicionalmente a estas existen otros tipos de tarifas, las cuales las explicaremos en
este manual y que se resumen en:
• Tarifas Tipo D – Tarifas por Incremento de Pensiones • Ofertas D – Ofertas de descuentos sobre los servicios
• Tarifas Yield Variables – Tarifas variables o también conocidas como
dinámicas
Los tipos de habitación se asocian al modelo que más se utilice (se puede
parametrizar en el menú Utilitarios- Parámetros- Subsistema de Habitación- Tipo)
Ejemplo:
Si el tipo de habitación AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A,
quiere decir que a la tarifa que se asocie a este tipo de habitación calculará sus
precios por persona.
En caso que un tipo de habitación necesitemos utilizarlo en una tarifa, para un modelo
diferente al que tiene asociado, debemos especificarlo en la lista enmarcada en
Modelos Tipos de Habitación.
Ejemplo:
El tipo de hab. AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A (precios por
persona), pero para la Tarifa X, necesitamos que este tipo de habitación calcule como
el modelo B (precios por habitación).
Se selecciona el tipo de habitación AMB y en el campo de selección de la derecha se
toma el
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Modelo B, luego se oprime el botón de .
3. Para salvar los cambios oprimir el botón .
4. En la parte inferior de la pantalla se debe seleccionar una fecha inicial y una final
que identificará el periodo de vigencia la tarifa, luego oprimir el botón de
el rango seleccionado pasa al parte inferior ejemplo:
Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fijó un rate de cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opción Recepción –
Cambios.
5. Seleccionar el período insertado que queremos actualizar y oprimir el botón
.
6. En esta parte del menú oprima el botón Insertar:
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Se despliega los tipos de habitación a continuación seleccione uno y oprima el botón
OK
7. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el Modelo
que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B.
8. Especificar cómo el sistema deberá desglosar la Diaria en los diferentes conceptos
que la componen: Habitación, Desayuno y Comida(s), pudendo en las comidas
definir el valor referente a 1 o 2 Comidas y separar el valor referente a 1 o 2
Bebidas.
PERIODOS DE BLOQUEO.
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Se utiliza para bloquear la asignación de este contracto/ tarifa a una reserva en elperiodo especificado.
PRECIO DE LA COMIDA DE LOS ADULTOS.
Debe especificar cuánto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.
Pensión Significado Desayu
no
1
Comida
2 Comidas
EP ALOJ: Solo Alojamiento
CP A/D: Alojamiento y Desayuno X
MAP M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena X X
AP P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena X X
TI T/I: Todo Incluido (All Inclusive) X X
Si oprime el botón que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las
casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los campos
Desayuno, Almuerzo y Cena de la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema
de Facturación, pero convertidos a la moneda del contrato.
PRECIO DE LA COMIDA DE LOS NIÑOS.
1. Si es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e
Incidencia se dejan en blanco.
2. Si existe un % de descuento en relación con el precio de un adulto se especifica
ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan los conceptosque afecta ese descuento.
3. El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno y 2
Comidas, 1 Comida o 2 Comidas.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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También se puede definir los precios de los niños mediante la ventana que sevisualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede ser por
orden de niños o por edades)
Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse en la
opción donde se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el
precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensión.
PRECIOS PARA OTROS SERVICIOS ASOCIADO A LA DIARIA
También cuando definimos una diaria podemos indicarles otros servicios adicionales a
considerar que no están dentro del precio estándar de la misma si no que se agregan
en estos casos.
Para ellos usamos la parte inferior de la pantalla.
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MODELO A (PRECIOS POR PERSONA).
Tarifa de Precios – “Modelo A”
Notas:
• Los precios de la Habitación están dados en Media Doble, es decir son
precios individuales (por pax) partiendo de una ocupación doble.
• La Cama Extra se considera a partir del Nº Máximo de Personas que admite
un Tipo de Habitación. Ejemplo: La Habitación Standard tiene definido un
máximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra se aplicará a
partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se registre en una
habitación.
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• Si en una habitación hay registrados Adultos y Niños prevalece el Niño a la hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Niño en
una habitación Standard se aplica el precio Cama Extra – Niño.
• El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupación de una habitación
es inferior a su Capacidad Máxima. Ejemplo: 1 Adulto en una habitación
Standard debe pagar este suplemento.
Precio de la Habitación
Campo Significado
Precio Adulto Precio de un Adulto en una habitación con Ocupación
Doble (Media Doble).Precio Niño Precio de un Niño en una Habitación con Ocupación Doble.
Puede especificarse un valor o un % de Descuento con
relación al Precio del Adulto.
Cama Extra Precio de la Cama Extra.
Puede especificarse un valor o un % de Descuento con
relación al Precio del Adulto.
Suplemento Suplemento que debe pagar un huésped por una
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Campo SignificadoIndividual ocupación sencilla.
Puede especificarse un valor o un % del Precio del Adulto.
Cómo obtener el Precio de la Habitación – Modelo A
Ocupación
Precio Cama Extra Suplemento
Individual
Adulto Niño Adulto Niño Adulto Niño
2 Adultos 2
3 Adultos 2 1
1 Adulto 1 1
1 Adulto y 1 Niño 1 1
2 Adultos y 1 Niño 2 1
1 Niño 1 1
2 Niños 2
3 Niños 2 1
1 Adulto y 2 Niños 1 1 1
Nota: Se tomó como referencia una Habitación con Capacidad Máxima de 2
personas.
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MODELO B (PRECIOS POR HABITACIÓN).
Precio de la Habitación - Modelo B
Mínimo- precio para el Adulto con número de personas ≤ a lo mínimo definido en el
tipo de habitación.
+ 1 Persona - precio definido para adulto se el número de personas es igual mínimo +
1
+2 o + 3 Personas- precio definido para adulto se el número de personas es igual
mínimo + 2 o +3 personas
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Descuento- % descuento aplicada al valor de un adulto se el mínimo es 250.00 € y elmínimo de personas es igual a 2 en el tipo de habitación, entonces 50 % descuento =
(250 : 2) x 0.50= 62,50 €.
Excepción en el Precio de la Habitación.
Cualquier variante que no cumpla con la lógica que se aplica al modelo asociado al
tipo de habitación seleccionado puede definirse en la opción en la
que se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el precio total que deben pagar por
ese tipo de habitación.
Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente:
Condición Precio
Adulto 30.00 €
Suplemento Individual 12.00 €
1 Adulto con 1 Niño El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el
Niño un 50 % del Precio del Adulto.
Adulto: 30 + 12 = 42 €
Niño : 30 * 0.5 = 15 €
Total : 42 + 15 = 57 €
Si el valor del adulto o del niño varía en relación al valor Standard de habitación
entonces en “Especiales” se puede definir el valor de habitación haciendo variar la
cantidad de personas y estableciendo un valor fijo por las variaciones de cantidad.
Excepciones de Habitación
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Con esta excepción estamos a decir que el valor total de habitación de dos adultos conun niño son 80 € y no lo que esta prev0, 00 ,00 no lo que esta pr iamente definido en
la tarifa de habitación que seria 2 Adultos = 60 € + 1 niño = 15 € no total de 75 €.
En relación a habitaciones existe también la excepción de los niños en que los precios
de estos se pueden definir por edad o por orden.
Por edad el sistema puede usar los rangos de edad previamente definidos en la tarifa
de precios.
El precio se puede definir en función de la orden de los niños.
En este caso estamos diciendo que el primero niño de la habitación se la cobra el valor
de 15.00 € de habitación y al segundo niño el valor de 25.00 € por la habitación.
Las mismas variaciones se pueden aplicar en relación a excepciones de las comidas
que pueden variar por cantidad de personas, modalidad de pensión y topología de
habitación.
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Esta excepción quiere decir que 2 adultos + 1 niño en una habitación del tipo TVM(Twin Vista Mar), en modelo de pensión completa (Full Board) se le va cobrar por el
desayuno de los tres (2 Adultos + 1 niño) 15 €, por dos refecciones 90 € e dos
bebidas 30 €.
Las excepciones de las comidas también se pueden aplicar a los niños:
En este caso, 1 niño en media pensión con edad entre 6 años y os 11 años, en una
habitación TVM se le cobra 10 € por el desayuno y 30 € por la refección (comida +
bebida).
Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Día, busca como
primera variante si hay una Excepción de precio para la combinación de adultos y
niños especificada en la reserva, o por la edad o por el orden de los niños. Si el valor del niño es por edad o por orden se define en la reserva. Si no existe, toma el valor de
la Tarifa Diaria de Precios.
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MODELO C PRECIOS POR TABLA MATRICIAL.
Figura 1
Figura 2
En el modelo de Precios Matriciales, los valores de Alojamiento, Desayuno y Comidas,
se definen para cada plan, y no son únicos para todos los planes, como en los
modelos A y B, con este modelo se hace más flexible la configuración de las tarifas.
A
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Los valores de Cama Extra y Suplemento son aplicables por igual, para adultos yniños, pudiéndose hacer la excepción de niños, desmarcando la casilla: Utilizar Cama
extra en niños cuando sea aplicable.
El valor por cálculo de adulto extra puede ser definido en % descuento o en valor.
Se está definido en % descuento entonces se puede definir sobre qué servicio va
incluir el descuento (habitación, pensión, en el total del contracto).
Además de eso, el descuento del adulto extra se puede definir por orden, o sea,
estableciendo una % descuento distinto para el 1º adulto extra marcando en la tarifamatricial la opción que dice “Orden”.
En los casos de las tarifas matriciales se puede aplicar en simultaneo los precios por
edad y por orden cuando se habla de niños.
Está definido por Adulto de la siguiente manera:
Las pensiones dicen:
Modelo Español Modelo Internacional
H - Solo Alojamiento AP- Aposento
HD - Alojamiento y Desayuno BD- Bed and Breakfast
MP – Alojamiento, Desayuno y una Comida HB- Half Board
PC – Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas FB- Full Board
AI – Todo Incluido AI- All Included
Los precios de los niños en este tipo de tarifas se pueden definir en descuento y en
valor.
En descuentos, el descuento se aplica en función de la edad, de lo número de niños y
del número de adultos de la reserva.
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En este caso se define que el primero niño cuando acompañado con un adulto, se ten
edad entre 0 y 2 años se le aplica un descuento de 10% y si tiene entre 3 y 5 años se
aplica un descuento de 30%.
Si en la tarifa se define el precio de los niños en valor se puede construir para cada
eso el valor a cobrar en dependencia de lo número de adultos, niños y hacer variar el
precio del 1º, 2º y restantes niños de la reserva, o en dependencia de la edad
(consonante definido en la reserva).
En este caso determina que una reserva con 1 adulto y 2 niños, al segundo niño de la
modalidad de pensión HB se cobra por habitación al segundo niño el valor de 25 € e
por el desayuno 7.04 €, la comida 14.05 € y pela bebida 1.75 €.
MODELO D (PRECIOS POR INCREMENTO DE PENSIÓN)
Las Diarias D trabajan por periodos de precio y periodos de fecha, dentro de cada
periodo se manejan los días de la semana. Esta herramienta permite modificar por
ejemplo los precios de solo los días de fin de semana de un periodo.
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Creación de una Tarifa (D)
El proceso es similar al crear una tarifa Diaria (A, B, C, E).
Oprimir el botón que está en la parte superior derecha
Llenar los datos de la ventana:
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Campo Significado
Código Código de la tarifa
Descripción Nombre de la tarifa
Tipo de Tarifa Si es una tarifa de Entidad, o Directo
Activa Tarifas que se encuentra activa o vigente
Impuesto Incluido Si lleva los impuestos incluidos dentro del
valor de la tarifa.
Modelos de Tipo de
habitación
Se insertan los Tipos de habitación que se
quiere que aplique la tarifa
Luego de grabar la tarifa tendrá una pantalla similar a la siguiente:
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El botón de sirve para crear una tarifa en base a una ya existente.
Precio
Se ingresan los valores de los tipos de habitación que se vaya a configurar
Campo Significado
Fecha de inicio Fecha de inicio del valor de Alojamiento
Fecha Final Fecha final del valor de Alojamiento
Campo Significado
Tipo de Habit Tipos de habitación al cual se le asignael valor a cobrar
Ocup Número de personas que ocupara por
tipo de habitación
Mod Pensión Son los tipos de pensiones alimenticias
que se asigna al tipo de habitación que
se esté configurando. Alojamiento (AL),
Media pensión (MP), Pensión
Completa. (PC) Todos los Servicios
(FC),Cambio Fijo Valor que se usa para convertir el valor
de la diaria en la moneda extranjera.
Importe Valor de alojamiento
Días en que aplica los valores
ingresados
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Descuento Adultos / Niños
Se ingresan los valores de los descuentos de adultos, los campos de Fecha Inicial,
Fecha Final, Tipo de habitación, Modalidad de Pensión, funcionan igual que en la
opción de Precio
Incidencia de Descuento
Si el descuento afecta a los conceptos de Habitación, Habitación más Desayuno,
Habitación más Comidas, Habitación Desayuno más Comidas, Desayuno más
Comida, Todo los servicios.
En la opción de “Descuentos Niños” los campos de descuentos tienen el siguientesignificado:
Campo Significado
% 1N Porcentaje de descuento de un niño (10%.
20%, etc.)
Valor 1N Valor del descuento en números de un niño
De Edad inicial (ejemplo: de un año)
A Edad final (ejemplo: a Cinco años)
%+2N Valor en porcentaje de Dos niños (10%. 20%,etc.)
Valor 2N Valor del descuento en números
De Edad inicial (ejemplo: de un año)
a Edad final (ejemplo: a Cinco años)
Pensión
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Se ingresan el importe que van a afectar el tipo de pensión: Alojamiento (AL)
Alojamiento más Desayuno (AD) Alojamiento más Desayuno y una Comida (MP)
Alojamiento mas Desayuno más dos Comidas (PC), Todos los Servicios (FC).
El valor del importe segué por default la distribución definida en el subsistema de
facturación (porciento distribución Default Tarifa D). De cualquier forma se puede
definir el % que afecta cada refección en relación al importe total (Pensión)
Servicios
Se ingresan los valores por Secciones y Servicios. Los parámetros “A la Entrada” y
“Toda la Estancia” son mutuamente excluyentes, es decir no se activan juntas
opciones al tiempo, lo mismo ocurre con las opciones de “Por Reservas” y “Por
personas”.
Campo Significado
A la entrada No aplica en la fecha de entrada.
Aplica en la fecha de entrada.
Toda la Estancia No aplica para todo el periodo de la
estancia.
Aplica para todo el periodo de la estancia
Por Reservas No aplica por Reserva.
Aplica por Reservas
Por Personas No aplica por personas.
Aplica por personas
Ejemplo: en la sección bar el Pelao el Valor por el servicio de Cigarrería por persona
es de $5000.oo y el de Licores y Bebidas es de $10,000.oo durante toda la Estancia:
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Para asignar una Tarifa D a una reserva esta se busca en el campo de Tarifa:
Campo de Selección de la Tarifa en la Ficha de Reserva
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OFERTAS D
Las ofertas D trabajan o afectan a las tarifas asignadas a las Entidades o Agencias,
consisten en la definición de periodos donde se presentan descuentos sobre los
servicios o el cobro menor en el valor de noches.
MENÚ OFERTAS D
El primer bloque del menú sirve para buscar un Entidad a la cual se le desea aplicar
una oferta:
Buscar una Entidad
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Se tiene dos modalidades de oferta:
OFERTAS DE CAMBIO
Consiste en el cobro de un número menor de noches que tiene definido una reserva,
una reserva puede tener un periodo de ocupación de 10 noches pero en el caso de
una oferta se cobrará solo seis (6), funciona entre un rango de fechas por tipo de
Pensión (AL, AD, MP. FC) y por los conceptos de:
• Habitación,• Habitación más Desayuno,• Habitación más Comido,• Habitación Desayuno más Comidas,• Desayuno Comida,• Todos los servicios.
Creación de Una Oferta de Cambio
Seleccionar la Entidad usando el botón el programa lo lleva al menú de consulta
de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Cambio”, en el
campo “Descripción” colocar un nombre para la oferta, y en el campo “Avr” se debe
colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; este campo permite que dos
valores sean iguales, para finalizar oprimir el botón de el registro se
posiciona en la parte inferior de la pantalla.
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Se habilita la opción o pestaña de Ofertas de Cambio en la parte media del menú:
Medias Pax Para Estados de Venta seleccione una fecha inicial
y una final, luego elija el concepto de Incidencia (Habitación, Desayuno etc.).
Los campos Noc |>| Noc indica por ejemplo que de 10 noches se cobrarán sólo 7, de
la misma forma se hace con los campos de tipo de Pensión, para finalizar Oprima el
botón de Insertar, ejemplo
Para finalizar los cambios oprima el botón de .
OFERTAS DE PROMOCIÓN
Aplica un porcentaje de descuento entre un rango de fechas por tipo de Pensión (AL,
AD, MP. FC) sobre los siguientes Items:
• Habitación,• Habitación más Desayuno,
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• Habitación más Comido,• Habitación Desayuno mas Comidas,• Desayuno Comida,• Todos los servicios.
Seleccionar la Entidad usando el botón el programa lo lleva al menú de consulta
de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Promoción”, en
el campo “Descripción” colocar un nombre para la Promoción, en el campo “Avr” se
debe colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; para finalizar oprimir el
botón de el registro se posiciona en la parte inferior de la pantalla:
En el campo de seleccione un rango de fecha para la fecha de
Creación y la Fecha de Entrada, luego coloque el porcentaje de Descuento en el
campo de Descuento, y seleccione el concepto de Incidencia.
Para confirmar los cambios Oprima el botón de .
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Para finalizar Oprima el botón de .
APLICAR LAS OFERTAS A UNA ENTIDAD
Para que las ofertas creadas tomen efecto debe visualizar la entidad, en la parte
inferior derecha oprima el botón de aparecerá las ofertas creadas en
el costado inferior derecho:
Si se traslada una oferta con la flecha Verde se declara la oferta como obligatoria.
Si se traslada una oferta con la flecha Roja se declara la oferta como Opcional
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Costado izquierdo inferior menú Entidad Ofertas
MODELO E (PRECIOS POR INTERVALOS).
El valor de la habitación es por horas y minutos, se puede configurar cuatro intervalos
de tiempo:
Desde
Rango Inicial en
Horas + Minutos
Hasta
Rango Final en
Horas
Tolerancia o Límite
Máximo de Uso en
Minutos
Precio
0 4 30 $15.oo
4 8 30 $40.oo
8 24 30 $80.oo
El tipo de la tolerancia límite está incluido en el precio final definido.
Para este tipo de reservas por tiempo el PMS permite hacer Check In y Check Out en
el día como reservas existan, dado que la tarifa es horaria y no diaria.
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PAQUETES DE PRECIOS
El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Paquete
Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos días
de los que realmente se van a disfrutar, etc. Aunque como en las más recientes
versiones del PMS las tarifas también se le pueden incluir determinadas ofertas, esta
opción abarca más opciones de parametrización fundamentalmente cuando
combinados opciones de descuentos, o situaciones exquisitas que por la opción de
ofertas no sean posibles.
El paquete puede incluir:
1. Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida en la
opción Ventas - Precios – Diarias
2. Servicios que deben estar previamente definidos en la opción Ventas - Precios –
Servicios
Pantalla: Paquetes Estándar
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Campos Llegada, Salida, Nº Orden y Nº Días
Tanto en la definición de la T.Diaria como en los Servicios del Paquete de la pantalla
Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a los paquetes y
que especifican qué días de la estancia deben cargarse los asientos especificados en
la cuenta Máster de la habitación.
Existen dos tipos de paquetes: “Paquetes todo incluido” (se definen los servicios en el
paquete) y “paquetes no todo incluido” que son usados especialmente para las ofertas
a los cuales se asocia una tarifa de precios más servicios suplementares.
Un ejemplo de un paquete no todo incluido son las ofertas 7 x 6.
En este tipo de paquetes se pueden especificar los días de la estada en que la diaria
se carga en la cuenta corriente, pudendo cargar el valor medio de la estada en cada
noche.
Con este tipo de ofertas se pueden especificar los periodos de las fechas de entrada
de las reservas a los cuales estos paquetes se pueden aplicar, así como un númeromínimo y máximo de noches de aplicación de la oferta y definir se después del
máximo de noches la tarifa en la reserva es extensible o no hasta el final de la estada.
Adicionalmente se pueden especificar servicios suplementarios incluidos en la oferta
con precios distintos para adulto o niños, precio fijo o entonces usar un valor
previamente definido en Ventas- Precios- Servicios.
Otros suplementos se pueden aplicar a la reserva desde la llegada o salida y definir a
partir de qué día se empiece cargar estos servicios (Nº. Orden) así como lo número de
días que se cargan.
Llamo especialmente la atención para la marca que dice “Diaria” en los suplementos,
si está marcada significa que el cálculo del IVA para ese servicio suplementario, el
modelo de IVA (Subsistema de Facturación- Modelo de IVA) se aplica del país de las
diarias de las reservas.
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Llegada Salida No.Orden
No.Días
Se cargará:
Todos los días de la estancia.
X 5 A partir llegada 5 días.
X 3 Los 3 días anteriores a la Salida.
3 4 A partir del tercer de la llegada 4 días.
Ejemplos de Ofertas Especiales
Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo Incluido, la
pantalla de captura será diferente, como se muestra a continuación:
Donde después de definido los precios para el adulto y los niños, en la segunda parte
de la pantalla se distribuyen porcentualmente esa tarifa en los distintos servicios y
conceptos de servicios.
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Además el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando así su introducción.
Para obtener esto es necesario oprimir el botón .
PRECIOS ESPECIALES DE LA TARIFA
El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para Early Booking, Fines
de Semana y días especiales o festivos.
EARLY BOOKING
Con este tipo de Early Booking, como definido en el ejemplo, se especifica que en la
reserva hecha con 5 días de antecedencia en relación a la fecha de entrada y si la
fecha de creación de esta entre el día 01/05/07 y 30/05/07 se aplica 10 % de
descuento sobre el valor de la Habitación.
La definición de la prioridad es importante para la verificación/ utilización del EarlyBooking a hacer en esto contracto en diferentes reservas.
EARLY BOOKING FECHAS
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Con este tipo de Early Booking se puede definir que todas las reservas que son
creadas entre 01/05/07 y 30/05/07 y que entran entre 01/06/07 y 30/06/07 tiene un
descuento de 10% sobre el valor de la habitación.
FIN DE SEMANA
Este tipo de especificación permite definir que en la noche de Viernes a Sábado con
de Sábado a Domingo se aplica 10% de descuento sobre el habitación + la pensión de
la reserva.
PRECIOS ESPECIALES
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Esta especificación permite definir que se aplica un incremento de 10 € por persona
(adulto o niño) desde el día de la llegada a la 3ª noche sobre el valor de habitación dela tarifa.
DÍAS ESPECIALES
Esta especificación define que en la noche de 24/12/07 a 25/12/07 se aplica un
incremento de 20% sobre el valor de habitación de la tarifa de precios.
FINES DE SEMANA/ TIPOS/ PAXS
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Esta especificación define que en las noches de Lunes a Martes y de Martes a
Miércoles , en las habitaciones el tipo TVM, las habitaciones que tienen 2 adultos y 1
niño se le aplica 15% de descuento por noche sobre el valor de la habitación.
DESGLOSE DE LA DIARIA CUANDO SE DEFINE EL PRECIO MANUALMENTE EN LA
RESERVA
Este punto se refiere cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el campoDiaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria respetando los valores
de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos en la opción Utilitarios –
Parámetros –Facturación. La diferencia de precio se la carga al Alojamiento.
TODO INCLUIDO (ALL INCLUSIVE).
El precio de la modalidad de pensión Todo Incluido incluye los mismos servicios que el
AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y además todos aquellos servicios
que fueron definidos en el bloque Todo incluido que se muestra a continuación.
Ejemplo: Precio de un huésped en una habitación Standard (STD) Doble y modalidad
de pensión Todo Incluido.
Ventas – Precios – Diarias (A,B,C,E) Se selecciona una tarifa y se va al botón
.
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En estos suplementos también se puede definir el periodo en lo cual estos serviciosadicionales se cargan e la diaria de la reserva.
Servicio Precio
Alojamiento 25.00
Desayuno 5.00
2 Comidas 24.00
Golf 150.00
Banquetes 2000.00
Total $ 2.204.00
TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS.
En noviembre de 2006 hubo un cambio muy importante dentro de las funcionalidades
de NewHotel. El problema era que no respetaba el cambio en las tarifas diarias en el
sector hotelero urbano, entonces tuvimos la necesidad de crear nuevos parámetros
generales, por entidades y por tarifas y a continuación explico cada uno de ellos abajo.
Las tarifas con periodos solapados es la siguiente:
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Permitir que una tarifa de precio con una temporada (periodo de fechas), sea solapadopor otro, esto es aplicable cuando tenemos que solapar un periodo sin tener que
cambiar las fechas de una temporada anterior, es decir que en un periodo de una
temporada hay un precio diferente manteniendo la que estaba antes.
Ejemplo:
Esta opción no influye en otras decisiones como precios por habitación, por persona o
matricial, porque este parámetro se definido en el cabecera de la tarifa, o sea abajo
podíamos coger cualquier tipo de habitación sin crear ningún conflicto.
A continuación escogeremos un ejemplo de una tarifa matricial.
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En el ejemplo anterior se ve cómo, si nosotros queremos hacer la temporada continua
y poner un periodo solapado, no podríamos hacerlo por el método normal, (19/11/2006
a 31/12/2006, - 01/12/2006 a 20/12/2006 – 21/12/2006), pero utilizando los periodos
solapados solo necesitamos poner el periodo que queremos y ya está!.
El sistema solapa los periodos de acuerdo con lo que está en la tarifa, ahora imagina
que por ejemplo, estábamos nosotros en el día 03/12/2006 y la reserva, decía algo
como, OJO!!! Oferta nueva desde el día 05/12/2006 hasta 15/12/2006, precio es25.00€, aquí hay que tener cuidado porque tiene mucho que ver con el parámetro de
la inserción de reservas que es “PRECIO FIJO”,
Entonces hay que poner atención a este parámetro que si queda por defecto en la
inserción de reserva, él por defecto fija el valor de la diaria (basándose en una
fecha/hora, entonces si solapamos el periodo en la tarifa “PG” esta reserva NO va
asumir esa alteración, porque fijamos los valores de la reserva a las temporadas que
estaban definidas hasta el momento de creación de la reserva), si fue una entidad
podemos definir si esa entidad tiene el precio fijo…
Entonces, el parámetro de las reservas para fijar el precio tiene varias funcionalidades
que afectan el precio solapado o no, quiere decir, si tenemos el parámetro activo, lo
que pasa es que el sistema va fijar el precio que fue definido en la tarifa antes de la
fecha que aparece abajo, fecha esa que sirve para nosotros saber que el sistema no
va asumir precios que fueron creados después de esa fecha, por este motivo es que
viene definido activo por default, para que no altere el funcionamiento actual a los
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demás clientes que tenemos, pero podemos siempre consultar la reserva quitar lapestañita del precio fijo y de pronto volverlo a poner y el sistema ya actualiza la fecha
para que esa reserva sea afectada por la nueva temporada o lo que sea.
Hay un parámetro general que permite también no fijar el precio de tarifas en las
reservas, es decir que podemos directamente asumir que siempre que exista un
cambio de precio (solapado) las reservas con esa tarifa van asumir luego el cambio de
precio pero siempre manteniendo en los días pasados el precio que estaba.
TARIFAS YIELD (TARIFAS VARIABLES)
Esta opción requiere que activemos un Parámetro Front Office – Reservas
Activando este se activa un botón en la inserción de reserva…
Que sirve para ver día a día los precios que se van cargar, y cambiarlos conforme
queramos poner un paquete, tarifa o precio manual.
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El sistema permite cambiar este valor que está en un día intermedio para otro valor.
Atención!!! Que por ejemplo si cambiamos un precio de un periodo existente, el
sistema SIEMPRE va alterar en la reserva, aunque esté marcado el precio fijo o no,
esto sirve para cuando son periodos solapados.
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YIELD – TARIFA VARIABLE, MODO DE EMPLEO
Significado de la Pantalla
Nota: como esta pantalla funciona tanto para generar los precios el Yield
manager como para los tarifas variables, estos box que se activan con el
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parámetro su empleo es para las tarifas variables no tienen nada que ver con la forma de buscar el yield.
Como Funciona:
Es como definir una modalidad compleja, el ejemplo anterior define que para el día 16
era SS y para el día 17 AD. Si voy a la ficha de reserve y doy click en el botón:
Marcado se muestra la pantalla de modalidad compleja
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O sea lo que define es como una modalidad compleja pero para este tipo de tarifa.
Ejemplo de uso de la tarifa yield
Paso 1: Definir los periodos y los precios máximo y minino
Paso 2: Insertamos una reservas donde solo definimos los datos de fecha de entrada
y salida, cantidad de adulto y la Pensión, luego en la parte derecha podemos o
seleccionar una entidad pero para usar el yield debemos desactivar la pestana detarifas para hacer uso de la misma.
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Al oprimir la tecla se muestra la pantalla de yield con los precios calculados una
vez que hayamos oprimido el botón generar precios
Quedando la ficha de la reserva con los datos ya correcto para dar aceptar
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Todo esto se interpreta que Yield es como un precio fijo calculado en base a una
formula predefinida que considera los ingresos y los volúmenes de ocupación
proponiendo un precio para las reservas buscando la formula de a mayor demanda
mayor precios y a la inversa.
OFFSHORE Y NEWHOTEL.
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS
El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para
NewHotel
Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen
menciono:
· Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias)
los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta master.
· El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura
Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos
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NewConta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dosmódulos de NewConta, uno Offshore y otro al 100%.
· El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para
trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser
usuario autorizados mediante los accesos correspondientes.
· Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre
el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro, el sistema en la configuración
de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que funcionara bajo este
principio:
•
Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a losprecios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada
entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios.
• Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los
Offshore así sucesivamente.
• Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema
toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios
bases en base a este agregándole el % correspondiente.
• Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el
sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de
precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás
y hacerlo de la otra forma.
· Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora
considerando estos precios.
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· Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momentopor el sistema son los siguientes:
• Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por
este concepto.
• Ingresos por servicios
• Auditoria de Ingresos y saldos.
• Mano Corriente.
• Cuentas Corrientes.
• Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema
ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico deinstalación).
PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE
En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore.
Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura
entonces la Interface con NewConta.
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· Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes.· Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.
· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá factura
offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el
parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se
abre una nueva pestaña que dice Offshore.
Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con
este procedimiento.
Como debe estar marcado la entidad:
FACTURA MASTER =ENTIDAD.
TIPO FACTURA: RESUMIDA.
ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE
QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN
NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS
QUE VIENEN DE NEWHOTEL).
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Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él
% de la misma.
Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para
definir los precios bajo el principio explicado anteriormente.
Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí
las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el
100% y la otra con él % del offshore definido.
Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.
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PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO
1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensión) en la opción Ventas – Precios – Diaria
2. Definir el Cupo en la opción Ventas – Cupos, o el paquete en Ventas- Paquete
3. Si la Entidad no existe crearla en la opción Ventas – Entidades
4. Crear un Operador para esa Entidad en la opción Ventas – Entidades que incluya
la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2, ejemplo:
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Campo de definición de Cupos, Tarifas, Paquetes de una Entidad
El operador de la entidad puede estar asociado a una tarifa y un cupo, a una tarifa o aun paquete y un cupo.
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CUPOS
En las versiones recientes del PMS se han incorporado varios concepto de cupos, el
existente por tradición ha sido el de habitaciones, pero además de este se han
incorporado cupos para camas extras, cunas y para servicios.
La finalidad es poder controlar de una manera sencilla si el utilizador desea saber la
disponibilidad digamos de determinados servicios que por sus características
dependen de que existan disponibilidad para ellos, de igual manera funciona con las
Camas Extras y las cunas
CUPOS (ALLOTMENT)
El acceso a esta opción es por Ventas – Cupos
Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con
una agencia de viaje para un período de tiempo determinado.
Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados. Para
cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase, así como el Allotment
para los tipos de habitación contratados.
Estos cupos pueden mostrarse o sea visualizarse tanto día a día como por periodos,
según se seleccione la opción en los botones de la derecha
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Vista Día a Día
Vista por Periodo
Definición de algunos conceptos de cómo son tratados en el PMS:
Reléase: Es el tiempo mínimo requerido para que el Hotel pueda aceptar una reserva
que emita la agencia emisora de reservas. Este tiempo en días puede estar o no
definido para la entidad aunque la misma tenga cupo atribuido. La reservas que se
hacen en el PMS controlan este dato y emite aviso de Fuera de Reléase
Cupo: cantidad de habitaciones que el Hotel se compromete a respetar para aceptar
las reservas emitidas por la entidad en el Reléase fijado. Cuando una reserva es
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hecha y ya no existe cupo para la misma el sistema, de registrar la misma la marcacomo Extra Cupo.
Los cupos pueden ser Garantizados o no, en el primer caso son aquellos cupos que
son obligatoriamente a cumplir por el Hotel, siendo los segundos más opcionales
desde el puto de vista comercial.
En la siguiente imagen se muestra como de forma automática el PMS marca esta
condición
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN CUPO (ALLOTMENT)
1. Oprimir el botón .
2. Especificar el Código (4 caracteres alfanuméricos) y la Descripción del Cupo.
3. Para definir los períodos que componen el Cupo oprima nuevamente el botón
.
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4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase del período escogido.
5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo la cantidad de habitaciones
contratadas, y la Garantía que indica el número de habitaciones garantidas a la
agencia en el periodo especificado y oprima el botón Repetir
este punto para cada tipo de habitación contratada en ese período.
Se es un Cupo con Garantía marcar la opción que dice para que
posteriormente se tenga en cuenta en los plannings. Si al insertar una reserva que
está asociada a un cupo, requiere una alarme cuando tenga ya ocupados una %
del cupo debe marcar la opción que dice “Alarme” y en % para él % de alarma.
6. Cuando termine de insertar el Cupo (Allotment) de todos los tipos de habitaciones
contratados debe oprimir el botón .
El botón permite alterar, adicionar, o borrar la cantidad de tipos de
habitación asignada para cada día intermedio a cada periodo.
ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE CUPO
El PMS permite alterar la asignación de cupos de forma múltiple para ello el sistema
prevé la siguiente pantalla.
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CUPOS DE CAMAS EXTRA Y CUNAS
Para definir los cupos para las camas extras el sistema proporciona un planning para
definir los mismos
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CUPO DE SERVICIOS
Esta opción es similar a la anterior, solo que en la misma se definen cupos para
servicios que por su naturaleza queremos controla su disponibilidad antes de poder
venderse
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CAPÍTULO 12: ARCHIVOS
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Guardar as alteraciones con o boton de
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UTILIZADORES
El acceso a esta opción es por Archivos – Usuarios
Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un
prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese
momento.
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
Aspectos Generales
1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opción es posible
limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar.
2. Se recomienda que el Código del usuario brinde una idea de a quién pertenece,
por ejemplo sus iníciales.
3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el
sistema asume que tendrá todos los accesos. Es decir que hay que desactivar las
opciones a las que debe restringirse el acceso.
4. Cuando se desactiva la opción “Consulta” se desactivan automáticamente el resto
de las opciones y cuando se activa cualquier opción se activa la de Consulta.
PROTOTIPO DE USUARIO (PERFILES DE USUARIOS)
Para insertar el prototipo de usuarios o perfil de usuarios se hace por la siguiente
pantalla:
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Oprimir el botón .
Se despliega la siguiente venta que esta compuesta por tres secciones:
Menú Principal y Permisos Independientes
Controla el acceso a los menús principales y submenús
Permisos
Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene
habilitado alguna de estos comandos.
Impresión
Controla la generación de reportes.
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Indica que el ítem seleccionado está habilitado
Indica que el item seleccionado NO está habilitado
En la creación del perfil existen uno Check Box que indican si cada concepto esaplicado al perfil de usuarios que estamos creando.
CREACIÓN DE UN USUARIO
1. Oprimir el botón .
2. Teclear el Código y el Nombre.
3. En el campo de Seleccionar Prototipo escoja el perfil creado el botón
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4. Posteriormente se visualizara la pantalla con los derechos del perfil del nuevousuario
Y posteriormente entramos a la definición del usuario, que puede asociarse a un perfil
previamente creado para que tomes esos derechos y poder modificarlos para este
usuario e específico o no.
Menú Principal y Permisos Independientes
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Controla el acceso a los menús principales y submenús
Permisos
Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene
habilitado alguna de estos comandos.
Impresión
Controla la generación de reportes.
Otros
Para el tratamiento de la opción de atenciones a clientes
La sección otros se crean para cada usuario los permisos para la opción de atención
de clientes.
En esta parte es que se define el email que el utilizador puede utilizar para enviar los
distintos reportes durante su trabajo en el PMS, así como se le define el % máximo de
descuento que él puede otorgar autorizado
ESQUEMAS DE IMPUESTOS
El acceso a esta opción es por Archivos – Esquema de Impuestos
Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un país.
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SERVICIOS
GRUPOS DE SERVICIOS
El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios – Grupos de Servicios
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema, agrupa los servicios
definidos en grupos, es decir cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.
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SERVICIOS
El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios, son utilidades, recursos
organizacional y personal destinados a satisfacer una necesidad.
Procedimiento para Insertar un Servicio
1. Oprimir el botón .
Llenar los siguientes datos:
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Llenar los siguientes datos:
Campo SignificadoCódigo Hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde una
idea de a que se refiere.
Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno, TEL -
Teléfono, etc.
Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
U.S. Escoger el Grupo a que pertenece el servicio.
Existen reportes que totalizan la producción del hotel por este criterio.
Cuenta paquete Cuenta para registrar los cargos cuando son de reserva
consideradas por el sistema como paquete
Cuenta Directo Cuenta para registrar los cargos cuando son de reservas
consideradas como directos.
Cuenta M. Supl. Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso de
bolsillo u opcional en la moneda suplementaria.
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Campo SignificadoTipo Cuenta Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el servicio
Master, Extra 1 ....Extra 5.
Grupo Servicio Grupo de servicio al cual se asocia este servicio
Valor por defecto Valor a cargar por defecto cuando se invoca este servicio
Insertar Manual Esta casilla se activa cuando el servicio puede insertarse
manualmente.
Ejemplo: En la mayoría de los hoteles que tienen instalado
NewPos (sistema de Punto de Venta) los servicios
asociados a la actividad gastronómica están configuradospara que NO se inserten manualmente porque se cargan de
manera automática.
Impuestos A partir de esta parte de la pantalla se definirán los distintos
tipos de impuestos definidos que pueden ser configurados
así como se especificara sobre que moneda se aplican los
mismos. La cantidad de impuesto posibles a aplicar se
definen en Parámetros \Impuestos (Tasas y Secuencias)
Adicionalmente a estos datos existen otros no menos importantes que algunos son
opcionales pero que permiten configurar el servicio bajo ciertas propiedades de
empleo. Estos son
Permite asociar un servicio a un segmento
mercado, con los cual permite después obtener estadísticas por el mismo y ser
aplicado si cumple esta condición
Para definir si el servicio admite valores en estos rangos
Si el PMS tiene enlace con NewCRM, en esta parte se
define el valor del servicio cuando puntos para otorga al cliente representa el mismo.
Por ejemplo 100 Euros corresponden a 1 Punto en el CRM. Para ello debe estar
marcado también este Box
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Si el servicio en el PMS se tratara como compensación de
pensiones, se marca este Box. Para mas explicación de cómo se comporta este
procedimiento en el PMS, consultar el capitulo que trata de este concepto. Este Check
Box funciona cuando también existe NewPOS instalado y con interfaces y configurado
para compensaciones.
Si queremos que el servicio funcione con el tratamiento de mini
bares, donde al insertar el mismos nos permita insertar los productos consumidos para
su posterior enlace con Stock, se marca este Box.
Para el tratamiento de propina, es necesario
definir un servicio para el mismo, para eso se marca este Box y se le define el tipo de
propina, según el valor en Archivos Parámetros Tipo de Propina.
SECCIONES
El acceso a esta opción es por Archivos – Secciones, es un archivo imprescindible
para el funcionamiento del sistema. Una Sección se puede definir como un lugar
donde se presta un servicio.
Campo Significado
Código Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde una
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idea de a que se refiere.Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves, GIM -
Gimnasio, etc.
Contabilidad Cuenta contable asociada a la sección
Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UNA SECCIÓN
1. Oprimir el botón
2. Teclear el Código y la Descripción de la Sección.
3. Definir los Servicios que se brindan en la misma.
En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se
oprime el botón
El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en esta
Sección.
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HABITACIONES
BLOQUES
El acceso a esta opción es por Archivos – Habitaciones – Bloques, Permite codificar
las áreas o bloques en que está dividido el hotel. A cada Habitación se le asocia el
Bloque en que se encuentra ubicada.
CARACTERÍSTICAS HABITACIONES
A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Características
Permite definir las características de las habitaciones. A cada habitación se le asignan
tantas características como sean necesarias. Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcón, etc.
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HABITACIONES
A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones, Permite
registrar las Habitaciones del hotel.
Conocer y/o actualizar las características de una habitación
1. Seleccionar la habitación deseada.
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2. Oprimir el botón
Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel
1. Oprimir el botón .
2. Teclear los siguientes datos:
Campo Significado
Número Número de la Habitación.
Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.
Tipo Se escoge un Tipo de Habitación
Bloque Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada
la habitación.
Clase
Distancias A las escaleras, Ascensor, Ama de Llaves
3. Insertar las Características de la misma.
4. Insertar las habitaciones que están próximas a la que estamos definiendo. Si
existe comunicación entre ellas se marca la casilla Conexión.
Existen dos datos adicionales en la definición de Habitaciones que resaltamos cuando
se deben llenar y cómo funcionan.
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Cuando el PMS trabajo con interfaz a Condominio, las
Habitaciones que serán controladas por este régimen, casos especiales este
tratamiento, significan que son las que se le definen régimen de explotación y por tanto
solo pueden asignarse en una reserva si en el periodo de la misma existe un periodo
de régimen de explotación definido, en caso contrario no deja atribuirse.
Otro detalle importante es que si queremos pasar a usar este régimen ya con un PMS
en funcionamiento, para poder activar esta marca la habitación no debe estar asociada
a ningún reserva ni en Check In ni en Reserva.
Valor que se empleara por el sistema de Condominio (ver manual
de condominio)
ORGANIZACIÓN DE LAS HABITACIONES.
Esta opción no es de uso común, pues la mayoría de los hoteles trabajan con una
organización numérica lógica de las habitaciones que es la implícita del sistema. No
obstante existen casos en que la numeración de las habitaciones no es consecutiva y
con esta opción pueden ordenarse a criterio del usuario.
Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se van
enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.
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Los botones envían todas las habitaciones de una ventana a otra.
Los botones trasladan solo la habitación seleccionada.
CUENTAS NO ALOJADOS
A esta opción se accede por Archivos – Cuenta No Alojados
Permite habilitar cuentas que resultan útiles para casos tales como:
1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no están hospedados.
Estos clientes deben tener una ficha creada en el cardex.
La ficha del cardex puede habilitarse en la opción Recepción – Cardex u
oprimiendo el botón en el campo Titular.
2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guías de
Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)
4. Para registrar la producción de algún Punto de Venta que no esté enlazado a
NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivoen la recepción, etc. (Otra Cuenta).
Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido cerradas.
Este tipo de cuenta se cierra en la opción Archivo – Cuentas No Alojados.
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PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA CUENTA EXTRA.
Oprimir el botón
1. Teclear el Código de la cuenta (6 caracteres alfanuméricos).
2. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta.
2.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los definidos en
el sistema oprimiendo el botón
2.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Dirección para que sean
tecleados estos datos.
3. Oprimir el botón
Por último destacar que la cuenta no alojados además permiten generar asientos
automáticos durante el cierre de día de aquellos asientos definidos en Movimientos
adicionales.
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REGIONES DEL MUNDO
A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de
las Entidades.
Campo Significado
Código Código de región
Descripción Descripción
OrdenOrden para ser visualizado
en los Planning.
PAÍSES
A esta opción se accede por Archivos – Países, Permite registrar lasnacionalidades de los clientes del hotel.
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Países
Campo Significado
Código 3 Caracteres alfanuméricos
Descripción 20 Caracteres
Idioma Idioma del País
Código oficial Código oficial
Regiones del Mundo Regiones del Mundo
Prefijo telefónico Prefijo telefónicoCód. ISO Cód. ISO
Descripción ISO Descripción ISO
Permite insertar las zonas y códigos postales de los países
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Permite inserir provincias.
Permite configurar y validar el número de contribuyente del país,tanto de personas como de entidades.
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IDIOMAS
A esta opción se accede por Archivos – Idiomas, permite registrar los idiomas de
trabajo del hotel.
REGIONES
A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de
las Entidades.
SEGMENTOS DE MERCADO
Por ser la hotelería una actividad de prestación de servicios, el producto que se ofrece
puede estar destinado a uno o más segmentos de mercado, en cualquiera de los
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casos deben satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de estossegmentos.
La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento permite hacer
análisis de mercado.
GRUPOS DE SEGMENTO
A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Agrupamiento, permite definir
grupos de segmentos de mercado.
Campo Longitud
Código 3 caracteres alfanuméricos
Descripción 20 caracteres
SEGMENTOS
A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Segmentos, Permite definir los
Segmentos del Mercado.
Campo Longitud
Código 3 caracteres alfanuméricos
Segmento 20 caracteres
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Grupo deMercado
Se escoge uno de los previamente definidos en laopción Archivos - Segmentos- Agrupamiento
Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado
Grupo Segmentos
DEP Deportivo Pesca, BuceoNEG Negocios Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones
SAL Salud Estrés, Termas, Tratamientos
Con este botón se pueden definir cuentas contables para efectos de
contabilidad por segmentos
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ORÍGENES DE MERCADO
Esta opción se accede por Archivos Orígenes Agrupamiento
GRUPOS DE MERCADO
ORÍGENES
A esta opción se accede por Archivos – Orígenes, permite definir las Vías por las que
los clientes llegan al hotel.
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MONEDAS
A esta opción se accede por Archivos – Monedas, permite definir las Monedas de
trabajo del hotel, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema
Con botón de Cambios de facturación se adicionan los valores de cambio de la
moneda para una fecha especificada:
Botón para definir los cambios del tipo facturación que se emplean
para calcular las facturas en moneda extranjera
Botón para definir los cambios del tipo caja que se emplean para las
operaciones de caja de recepción.
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TIPO DE COBRO
A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Cobro, permite registrar todos los
Tipos de Cobro permitidos en el hotel. Es un archivo imprescindible para el
funcionamiento del sistema.
Campo Significado
Código Código del Tipo de Cobro
Longitud: 3 caracteres alfanuméricos
Descripción 15 caracteres alfanuméricos.
C.Cred. Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crédito.
Contabilidad Cuenta contable de la Forma de Pago. Además se
pueden definir otras cuentas contables adicionales si son
necesarias
Moneda Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda
Suplementaria, que se definen en la opción Utilitarios –
Parámetros – Subsistema de Facturación
Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas
definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrán
liquidarse con la Forma de Pago EFN – Efectivo M.Nac.
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Estos campos significan lo siguiente:
Activo – si la forma de pago esta activa para ser usado o no
Reportes – si es para ser impresa en los reportes
Orden – el orden en que aparecen en el sistema para ser seleccionada
Puntos – valor para el NewCRM que especifica cuando puntos equivale a la unidad de
pago que se seleccionaImpresora Fisca: Si se emplea en la impresora Fiscal
TARJETAS DE CRÉDITOS
A esta opción se accede por Archivos – Tarjeta de Crédito, permite registrar los tipos
de Tarjeta de Crédito que pueden ser utilizadas en el hotel.
MACRO OPERACIONES
A esta opción se accede por Archivos – Macros Operaciones
Esta nueva opción de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de operaciones
asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma manual en recepción, de
forma general enmarcada en un Macro Operación.
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Esta macro operación funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los asientos
definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las reservas que
seleccionamos.
Los tipos que se pueden definir son los siguientes:
Asientos adicionales
Asientos al crédito
Asientos al Debito
Para insertar una operación se hace por la siguiente pantalla
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ENTIDADES
CATEGORÍA DE ENTIDADES
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades.
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel, es
un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.
TIPOS DE ENTIDADES
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de
Entidades. Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.
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ESTADO O SITUACIÓN DE LA ENTIDAD.
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Estados de la entidad.
Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas
y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación
financiera de las entidades.
CONTACTOS
En esta sección podemos insertar los distintos contactos que más tarde podemos
asociar a las distintas entidades, ya explicado en el capitulo Entidades de este manual.
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CLASIFICACIÓN
Criterios para clasificar a las entidades.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser
asociados a las entidades para una búsqueda mas rápida
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Su modo de empleo una vez definido estos criterios, vamos a la ficha de entidad y
asociamos alguno de estos criterios
Luego en la consulta de entidad se habilita unos botones que hacen más rápida la
búsqueda por estos criterios.
CLIENTES
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TÍTULOS
A esta opción se accede por Archivos – Clientes – Títulos. Calificativo concebido a
una persona, esta opción es usada en el cardex de huéspedes.
TIPOS DE CLIENTES
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes. Permite
definir las distintas características de los posibles clientes del hotel.
PREFERENCIAS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Preferencias. Permite definir
las Elementos que un cliente puede siempre solicitar
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PREFIJOS – TIPO DE IDENTIFICACIÓN Para crear unas mascara de entrada para la captación de los datos de los clientes
TARJETAS DE FIDELIZACION – TIPOS
Para definir tipos de tarjetas de fidelizacion de los clientes.
CRITERIO DE SELECCIÓN
Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser
asociados a los clientes para una búsqueda mas rápida
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Su modo de empleo es similar al explicado para las entidades, pero en este caso paralos clientes CARDEX.
PARÁMETROS
RESERVA TIPO.
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo.
Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel,ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales como:
cantidad de clientes, noches, pensión, etc. Las reservas tipo permiten agilizar la
captura de la información pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente
definidos y solamente habría que puntualizar las diferencias.
En el campo Descripción se teclea el nombre que identificará a la reserva tipo. Para
conocer el significado del resto de los campos remítase al tema Reservas –
Significado de los campos de una Reserva Individual del presente manual.
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Los datos posibles para definir una reserva tipo son los que se muestran en la
siguiente pantalla:
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TIPOS DE GRUPO
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos
Clasificación de la clase de grupos de huéspedes que pueden llegar al hotel Esta
información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.
MOTIVO SALIDAS NO PREVISTAS
Esta opción se accede por Archivos Parámetros Motivos Salidas No Previstas, y
se emplea para definir los posibles motivos por este concepto
TIPOS DE ATENCIONES
A esta opción se accede por Archivos Parámetros – Tipos de Atenciones
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Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que
requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría,
ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.
MOTIVOS DE CANCELACIÓN DE RESERVAS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Cancelación
Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.
TIPOS DE EVENTOS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos
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Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos, esta información se usa
en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde se asocia cada uno de los
eventos a recomendar a los clientes a un tipo de evento.
TIPOS DE GARANTÍA
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía. Permite
definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las reservas comogarantizadas.
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TIPOS DE DESCUENTOS FINANCIEROS
Esta opción se accede a través de Archivos Parámetros Tipos de Descuentos
Financieros
Se definen los por cientos de los tipo de descuentos financieros que pueden ser
seleccionados al emitir una facturas. Es importante conocer que estos descuentos
financieros no rebajan producción solo afectan el valor de la factura que se emite,
llevando el valor del descuento a una cuenta de descuentos financieros, que incluso si
se definen puede pasar a NewConta.
TIPOS DE DESCUENTOS
Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Descuentos
Y se definen los máximos y mínimos de los tipos de descuentos que pueden otorgarse
a los clientes.
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MOTIVOS DE CORREGIR ASIENTOS.
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Motivo de Corregir Asientos.
Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento. Esta
información es utilizada en la opción Consulta de Asientos – Corregir.
MOTIVOS DE ANULACIÓN DE FACTURAS
Esta se accede por el menú Archivos Parámetros Motivos de Anulación de
Facturas, y será utilizado para definir los motivos posibles cuando se anule factura.
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TIPOS DE PAQUETES
Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Paquete, se
emplea para definir los tipos de paquetes que se crean ene PMS
TIPOS DE PROPINAS
Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Propinas
Permite definir los tipos de propinas que son asociados al servicio que definimos como
propina.
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PUNTOS DE FRONTERA
De acuerdo a la necesidad se pude usar para definir hacia qué punto sale el huésped
luego de que abandona el hotel o por donde ingreso al país. Estos datos se usan para
los listados que exigen entidades oficiales como migración etc.
TIPOS DE REGÍMENES
Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Regímenes
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Esta opción define, cuando el PMS trabaja con interfaces con Condominios, los tipos
de regímenes que se trataran en el sistema. La característica importante con la cual se
le indica al PMS un comportamiento diferente a los demás tipos, es el que se define
como Prioridad 0, el cual indica que ese régimen es del tipo Propietario y para cual se
compota de diferente forma al resto de los regímenes.
REGÍMENES DE EXPLORACIÓN
Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Regímenes de
exploración.
Cuando el PMS está trabajando con esta modalidad definida, y existen habitaciones
marcadas como que son de regímenes de exploración, se hace necesario definir los
periodos y sus métodos de cálculos mediante esta opción.
En la misma se definirán los métodos de cálculos y los periodos de tiempo, con que elPMS hará los cálculos para pagar las comisiones a los propietarios pro el uso de sus
villas o habitaciones. Estos datos son luego transferidos al sistema de condominios.
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No.Hab. Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen de
explotación.
Tipo de
Régimen
Sera uno de los previamente definido en el sistema
Fecha Inicial
/Final
Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de
explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo
puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en
diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e
incluso propietario.
Método El método puede ser de distintos tipos:
Stándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya
que presupone que el mismo es hecho por otra fuente.
Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin
importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma.
% Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que
se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la
comisión al propietario.
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% Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la
reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a
pagar.
% Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el
valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de
alojamiento.
Valor Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se definasegún el método especificado.
Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se
harán los cargos que les corresponde al mismo.
Max.PAX Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por
webservices (reservas vía internet)
Cliente Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.
Contrato Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el
propietario, información que será posteriormente utilizada por el
sistema externo de condominios.
Impuestos Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no
impuestos.
Botón para el llamado del sistema externo de condominios.
Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el método
es % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.
Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese
régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese
momento.
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Para mas detalles de cómo se parametriza esta opción consultar Casos Especiales delPMS.
DOCUMENTOS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos
Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más frecuencia en
el hotel, los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de
texto, por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados son
confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del documento
se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario, número de reserva,
dirección, etc.
Campo Significado
Descripción Admite un máximo 14 caracteres
Tipo Se escoge el tipo de documento (carta de confirmación, mailing,
etc.)Documento
Oprimiendo el botón se escoge el documento con extensión
.dot (path).
Los tipos de documentos que pueden definirse aquí son los siguientes:
• Carta de email
• Confinación individual
• Etiquetas del cardex
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• Ficha del cardex• Confirmación de Grupos
• Solicitud de Grupo
• Solicitud de Depósitos
• Cupones
• Key Pass
• E-mail de Check Out
• E-mail Entradas Previstas
• E-mail Reservas Canceladas
Todas estas plantillas. DOT que suministra el PMS pueden ser personalizadas para el
cliente que las utilizara, según los marcadores que se suministran como estándar en el
sistema. El detalle de los marcadores son suministrados en el paquete de reportes del
PMS que se distribuye.
TEXTO PARA DOCUMENTOS
Esta opción de accede por el menú Archivos – Parámetros – Texto para
documentos
Se definen los textos de los documentos
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IMPUESTOS
IMPUESTOS – SECUENCIAS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Secuencias
Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el programa,
mediante el esquema de impuesto a definir.
TASAS DE IMPUESTOS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas
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Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables
asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.
SERIES DE FACTURAS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas
La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie
Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la
generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece:
El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza por
defecto en 1, pero puede ser cualquier número.
El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se
asume que no hay restricción de este tipo.
El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción
que no puede existir solapamiento de fechas.
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Campo Significado
Serie Admite até 5 caracteres alfanuméricos.
Nr. FinalNúmero final da Serie
Este campo pode quedar vacio.
Data Final Data de Vencimiento da Serie.
Próx Factura
Cuando se define una Serie pode especificar o número
inicial da misma. Se deja en blanco el sistema asumirá
que la serie comienza en 1
Cuando la serie está activa o número corresponde
muestra o número da próxima factura que será emitida.
St. Estado da Serie: Inactiva, Activa e Futura
El PMS posibilita configurar series de facturas para los siguientes tipos de facturas
• Para todas las facturas o
o Facturas a créditos
o Facturas Contado
o Facturas Depósitos
o Facturas Anulación de Depósitos
o Para Documentos Internos
o Facturas de Anulación
o Facturas Offshore
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SERIES DE DOCUMENTOS
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Documentos
Los documentos del sistema son Factura, Boleta de Venta (este documento aplica
para Hoteles de Perú) y Notas Crédito. Para las facturas que emite el sistema llevan
número de factura y serie además puede llevar número de documento y serie de
documento si se desea este control, no es obligatorio. Para la Boleta y Notas crédito si
es necesario definir el número de documento y su serie.
La estructura del Número de documento es: Consecutivo / Serie
Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la
generación del Número del documento ya que con su creación se establece:
1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Doc) que comienza por
defecto en 1, pero puede ser cualquier número.
2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se
asume que no hay restricción de este tipo.
El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción
que no puede existir solapamiento de fechas.
FILTROS – SERIES DE DOCUMENTOS
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Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Filtros – series dedocumentos, y se definen los distintos filtros para estos documentos.
SERIES DE RECIBOS
Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Series de recibos, y se
emplea para definir las series de los documentos de recibos
EXTENSIONES TELEFÓNICAS
A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Extensiones Telefónicas.
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Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefónicas que tarifan y notienen instalados el módulo de tarificación de Informarca NewPhonoWin, los
parámetros de las extensiones y habitaciones, así como las extensiones de oficina que
serán cargados en NewHotel mediante una conexión NewHotel – Centralita telefónica,
para logra la interfaces necesaria para ejecutar los cargos de forma automática..
PRODUCTOS DEL MINI BAR
A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Productos de Mini bar.
Se crean los productos que componen el mini bar de una habitación, cada producto
debe pertenecer a un Servicio y a una Sección, el código del producto debe ser
numérico.
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OPCIONES DE LLAVES
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Opciones De Llaves.
Se configura los permisos para emisión de llaves.
Campos:
• Descripción: se coloca el nombre del permiso.
• Cadena: es un valor que identifica un comando de operación del permiso que
se está creando.
• Sección y Servicio: al que aplica el permiso.
• Dar el Permiso: Acción de ejecutar el permiso
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MENSAJES PARA NEWPOS.
A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Mensajes Para NewPos.
Son mensajes predefinidos cuando NewHotel trabaja en forma Online con NewPos,
los mensajes son seleccionados desde el menú de insertar una Reserva Individual o
de Grupo, al oprimir el botón de Mensajes NewPos, luego estos pueden ser
visualizados desde la aplicación de punto de venta cuando la reserva tiene el estado
de check-in.
EXTENSIONES DE LLAVES
Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de llaves.
Su función es atribuir las extensiones para la interfaz de NewGes de las cerraduras de
las puertas.
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EXTENSIONES DE PAY – TV Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pay –
tv, y permite definir las extensiones del sistema Pay TV
EXTENSIONES DE VERJAS
Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de
verjas, y permite definir las extensiones de las verjas del hotel.
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EXTENSIONES DE INTERNET
Esta opción se accede por el menú Archivos – Parámetros – Extensiones de
internet, y permite definir las extensiones internet de las habitaciones del hotel.
EXTENSIONES DE POS EXTERNO
Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pos
externo
Permite configurar la interfaces con el sistema EPOS externo
VUELOS
A esta opción se acceder por Archivos – Vuelos.
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Se definen los nombres de los vuelos que llegan y salen en la semana, esta
información pude ser seleccionada en los menús de reservas individuales y de grupo.
VEHÍCULOS
A esta opción se acceder por Archivos – Vehículos.
Permite registrar los vehículos de los huéspedes en el hotel, para ello se debe definir
los modelos y las marcas.
MODELOS
Se insertan los modelos de los vehículos,
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MARCAS
Se insertan las marcas de los vehículos:
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ESTACIONAMIENTOS
A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos.
Se defines los lugares donde permanecerán los vehículos de los huéspedes durante
su estadía.
ZONAS
A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Zonas
Se insertan las zonas de vehículos, las zonas se subdividen en Estacionamientos
ESTACIONAMIENTOS
A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Estacionamientos
Se insertan los estacionamientos que está compuesto una Zona:
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MANTENIMIENTO
TIPOS DE INACTIVIDAD
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de Inactividad
Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva
(Fuera de Orden).
Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Housekeeping -
Mantenimiento – Inactivar Habitaciones, Las habitaciones inactivas y el motivo
pueden consultarse en el Planning de Habitaciones.
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TÉCNICOS
A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Técnicos.
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del hotel
responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del hotel
reportadas en el módulo Housekeeping – Mantenimiento – Averías.
PROCEDENCIA
A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Procedencia.
Esta información se utiliza en la opción Housekeeping – Mantenimiento – AveríasSe refiere a quién reportó la avería.
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TIPOS DE AVERÍAS
Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimientos- Tipos de Averías.
Son agrupaciones para clasificar las averías
SUB-NÍVEL DE AVERÍAS
Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimiento - Sub-nível de
Averías
Clasificar para sub dividir las averías en un detalle analítico.
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ZONAS DEL HOTEL
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona. Permite registrar las
áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la opción Housekeeping –
Mantenimiento – Averías
TIPOS DE OBJETOS
Esta opción se acede por el menu Archivos - Mantenimiento – Tipos de Objetos
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Permite insertar los tipos de objetos para reportar en objetos perdidos por los clientes..Esta opción se emplea Housekeeping – Atención a Clientes – Lost/Found.
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CAPÍTULO 13: UTILITARIOS
El menú de Utilitarios es una de las partes más sensibles del sistema, en el se define
la manera de cómo va a trabajar la aplicación.
APERTURA DE AÑO
A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año
Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir nuevos
datos a la misma
Atención: esta opción debe ejecutarse cada vez que deseamos trabajar para un año
próximo.
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CAMBIAR DE IDIOMA
A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma
Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar en
NewHotel.
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PARÁMETROS
GENERALES
DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS PARÁMETROS
Los parámetros generales del sistema se definen en la opción Utilitarios –
Parámetros – General.
Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax, Número
Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas por Cobrar) o el
Sistema de Contabilidad.
Esta opción solo se puede ejecutar cuando se esté completamente seguro que ningún
otro usuario del sistema esté conectado, en caso contrario puede ocurrir algún error.
En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En
la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se
presentan de la siguiente forma:
SI = y NO = .
Los parámetros generales están divididos en las siguientes opciones:
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GENERALES - INSTALACIÓN En esta pantalla definimos los datos de carácter general tales como: Nombre,
Dirección, etc.
Campo Significado
Año de Inicio da Aplicación Año en que se inicio el trabajo con el PMS
Abreviatura
Nombre abreviado de la instalación a que se destina para
aparecer en determinados reportes (por ejemplo en extracto
de cuenta que se entrega a un cliente). Se Recomienda que
se coloque siempre una abreviatura.
País Nombre del país de la instalación
Nombre/Dirección
Teléfono/Fax
Número Contribuyente
Registro Comercial
Localidad/C.Postal/Zpostal
Contacto/E-mail/Empresa
Datos generales de la instalación
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Código Empresa Codigo del establecimiento el cual se emplea ademas para laexportacion de Cardex.
Saldos Reales
1- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema
asume el criterio de análisis para los saldos reales y no es
posible definir el criterio de búsqueda para saldos Mano
Corriente.
Saldos Reales, Saldos
Mano Corriente2- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema
asume el criterio de análisis para los saldos reales y también
es posible analizar los mismos datos por el criterio de Mano
Corriente.
Saldos Reales, Saldos
Mano Corriente
3- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema
asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y
también es posible los mismos datos por el criterio de Saldos
Reales.
Saldos Cuenta Corriente
4- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema
asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y
no es posible definir el criterio de búsqueda para los Saldos
Reales.
Si utilizamos saldos reales analizan los ingresos reales, o
sea, solo lo que no es facturado.
Estado de Venda por
Entidad
Para seleccionar si los estados de ventas se trabajan solo a
nivel de entidad o por el contrario se trabajaran por entidad y
operador.
Usar Regímenes de
Exploración
Parámetro que indica al PMS que trabajara con regímenes de
explotación y propietarios (sistema de condominios). Para
más detalles de su empleo ver casos especiales en el propio
manual
Verificar Disponibilidad en Se seleccionada esta opción permite cuando se hace el cierre
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Cierre de Día de día comprobar y reparar la disponibilidad de habitaciones,como garantía que no quede nada mal resuelto.
Recomendamos que esta parámetro este marcado por
defecto.
Verificar Disponibilidad en
Alteración de Reserva
Se seleccionada esta opción permite cuando se hace una
alteración de reservas comprueba la disponibilidad, sino se
marca lo hace en el momento de insertarla por primera vez a
una reservas solamente.
Minimizar en Cálculos
Cuando el programa está realizando un proceso por ejemplo
el cálculo de un listado, esta opción permite que se puedaminimizar la aplicación para acceder a otra.
Oracle IndexesSi esta activo utiliza los índices de Oracle por default, irá para
el cálculo de saldos cuando se cierra el día.
No Calcular Saldos en
Manos Corriente Reservas
Parámetro que crea una nueva tabla de saldos para cuentas
de reservas y no alojados para el reporte de mano corriente
de reservas.
Usar Bloques en Filtro y
Estadísticas
Este parámetro le india al PMS que mude su comportamiento
para trabajar desde la reservas hasta las estadística por
bloques de habitaciones, en lugar de Tipo de Habitaciones.
Con este parámetro se agrega la condición del Bloques.
Saldos USAH en reservasParámetro en Generales para determinar si el Cálculo de los
Saldos USAH por Reservas se hace en Valores Líquidos.
% Descuento Máximo
Permitido (Default)
Define a nivel de la instalación un % máximo de descuento
que puede ser otorgado por los Utilizadores.
Días para Expirar las
contraseñas
Fecha limite que tienen las claves o contraseñas de los
usuarios del sistema.
Distancias en:Definición de la unidad de distancia (por default, mts) para
identificar la distancia desde la habitación y algún servicio del
hotel, por ej: elevador
Separador Decimal Permite indicar si, el separador a utilizar en los movimientos.
Si está definido el PMS trabaja con los mismos, sino trabajara
con los que están definido en la configuración regional de
Windows. Es importante recordar que el PMS debe estar con
coma (,) y el separador decimal punto (.).
• Millares
Hora Límite para Pequeño - Hora límite que se pode definir en horas y minutos ara esto
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Almuerzo, Almuerzo ycomida
conceptos. Este dato es importante si queremos trabajar conel control del NewPOS para estos conceptos.
Días para Bloquear las
estadísticas
Este permite definir hasta que fecha es permitido reconstruir
las estadísticas ya existentes
Días para Borrado el Log de
Operaciones
Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los
mismos de borra el log.
Días para el Borrado de
Discrepancias
Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los
mismos de borra el log.
Días para Gravar Fotos De
Previsión
Permite definir la cantidad de días anteriores en que el
sistema grava las previsiones. A foto de previsión consiste engravar una fotografía de un determinado momento para poder
ser en el futuro comparada con un período igual e determinar
las desviaciones..
Días para Estadísticas de
Previsión
Permite definir la cantidad de días en que el sistema grava
las previsiones.
Descripción para los Waiting
List
Posibilidad de especificar un nombre y abreviatura para
determinar el concepto a visualizar en el sistema PMS los
waiting list, si no se quiere usar este término por defecto.
Nombre Fiscal Nombre Fiscal a incluir en las FacturasBanco Nombre del Banco a incluir en las Facturas
Cuenta Número de cuenta a incluir en las Facturas
GENERALES - LOCALES
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Campo Significado
Consulta de Reserva en Full-
Screen
Se seleccionado, la pantalla de Reserva será maximizada
para Full screen
Bloqueo de Movimiento
Horizontal en el Planning
Al seleccionar este parámetro se bloqueará el movimiento
horizontal de la barra de Reservas del planning de
Habitaciones.
La ventaja de eso es que esto evita que el usuario cambie
inconscientemente las fechas de una reserva cuando utilice
el interface gráfico del planning.
División de Reservas en el
Planning
Al seleccionar este parámetro permite que el utilizador
pueda dividir directamente en el planning de habitaciones
en dos o más partes, la estadía del cliente por más de un
alojamiento.
Advertencia de Avisos Sirve para avisar cuando hay alertas para dar.
Mostrar Características de
Habitación en Planning
Al seleccionar esta opción, podamos ver las características
de cada habitación en el planning, por ej. Dupla, etc.
Verificar Estado NewGes Verificar se NewGes está on-line.
Dados Generales (Todas las
Estaciones de Trabajo) –
Información ultima Hora,
Información Avisos
Define el tiempo que el PMS irá a comprobar las
existencias de avisos e información de última hora.
Espera y verificación de la
cola de impresión / Intervalo
Para que el PMS respeta las espera la cola de impresión
según el sistema operativo con la finalidad que no se
pierdan listado al está llena la misma.
Color Objetos Inactivos Si la habitación estuviera indisponible, se muestra con un
color específico para esto.
Recordatorio de Avisos Definición del tiempo para avisar a los clientes definido en
x segundos y en cuantos periodos de tiempo
Tiempo para recordatorio Definición del tiempo para los recordatorios
Tiempo para vuelta El mensajito de recordatorio que sale arriba de muchas
pantalla como cuenta corriente y va dando vueltas como un
cartel de aereopuerto ...este es el tiempo entre vuelta y
vuelta
Cambio de usuario Tiempo que espera el PMS en la pantalla principal
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Automático solicitando el usuario para cambiar y refrescar y volver apedirlo. Es como una salida automática al pasar este
tiempo.
Dado 1,2,3 e 4 Para uso del PMS que se emplean por los utilizadores para
fijar información general en determinados reportes
GENERALES - IMPRESIÓN
Campo Significado
Camino Reportes
Se definen los caminos para los reportes
estándar del sistema, para los personalizados,
para los reportes contables así como para la
exportación de facturas. Como recomendación
todos los reportes personalizados y
confeccionados propios del cliente deben estar
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en reportes personalizados ya que el PMSsiempre buscara primero en esta carpeta el
reporte a ejecutar antes de pasar a los
estándares.
Impresión
Para cada concepto detallado en la pantalla se
puede seleccionar un tipo de impresora y
formato determinado. Para cada uno se
especifican el Formato de la pagina y tipo de
letra
GENERALES CÁLCULOS OFF-LINE
Campo Significado
Calculo Off-line
Esta funcionalidad pertenece a NewHotel y tiene
como base la creación de un proceso independiente al
cierre del día para el cálculo de las estadificas y
exportación a la central, con lo cual el proceso decierre puede agilizarse mucho más.
Estadísticas
Activado – el sistema irá calcular las estadísticas de X
en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el
proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel
Exportar a Central de Reservas Activado – el sistema irá exportar de X en X tempo
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Externa (minutos) conforme lo indicado, en el proceso que seejecuta en paralelo a NewHotel
Básicos
Activado – el sistema irá calcular los Planning básicos
de X en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el
proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel (por
Planning básicos podemos considerar por ejemplo la
disponibilidad de habitaciones).
Planning de Ocupación
Activado – el sistema irá calcular el planning de
ocupación de X en X tempo (minutos) conforme lo
indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo aNewHotel.
Meses Antes/Meses Después
Aquí se indica los meses anteriores y posteriores a la
fecha de trabajo del PMS para los cálculos explicado
anteriormente.
MODOS DE OPERACIÓN
MODO DE OPERACIÓN COMPLEJO & MULTIHOTEL
Campo Significado
ComplejoSe trabaja en conexión con otros Hoteles que
tengan NewHotel. Esta variante implica que cada
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newhotel físicamente se conectan usando lasfunciones de Oracle DBlink
MultiHotel Se gestionan varios Hoteles en una sola aplicación.
• Selección de Hotel
Obligatoria.
Implica que al entrar en la aplicación NewHotel front
office tendrá que tener un hotel seleccionado
obligatoriamente, en caso contrario entra en el
primer hotel que encuentre en funcionamiento
multihotel.
• Cuentas No-AlojadosÚnicas
Si están marcados los códigos es para todos los
hoteles del grupo NewHotel, caso contrario son por hotel, independientemente si está en
funcionamiento o no multihotel.
MODO DE OPERACIÓN CRUCERO
Campo Significado
Modo CruceroParticularidad de NewHotel que permite un
funcionamiento en los Cruceros.
Base en Tierra Con la base de datos de NewHotel en unescritorio.
Crucero
Con la base de datos de NewHotel en un
escritorio Pero funcionando como una imagen de
la BD real existente.
Borrar al exportar
Al efectuarse la exportación de la BD para el
modo crucero, esta se borra, si está seleccionado
Base en Tierra para posteriormente ser repuesta
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cuando se vuelve del crucero.
Crucero—Base en Tierra: Usar
Ficheros Temporales
Permite crear un fichero (.txt) para servir de base
de datos para la posterior transferencia para el
modo de crucero.
Enlace Crucero
Define a conexión del ODBC para el enlace con
el crucero
Usuario OracleDefine el Usuario de Oracle para la Conexión a la
base de datos del Crucero.
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MODO DE OPERACIÓN OFFSHORE
Modo de Operación Central (NewCentral)
Campo Significado
Enlace NewCentral Define la conexión ODBC para el enlace con NewCentral,
en caso de que tenga NewCentral en el Hotel.
Usuario Oracle Usuario de Oracle para la Conexión a la base de datos de
NewCentral.
Origen Identificación del Hotel en NewCentral
Exportar al Cierre del Día Exportar las estadísticas de NewHotel para NewCentral
Campo Significado
Offshore
Para cuando queremos indicar que el PMS
trabaje en la variante de facturación y cálculos
de OffShore.
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guardar la información de estadísticas de todos losHoteles. También se le puede indicar si exporta las
reservas y las entidades modificadas o recién creadas.
Confirmación al Insertar Reserva Se indica si al insertar la reserva se espera x tiempo
parque la central confirme
Exportar Información Comercial Permite efectuar la exportación de la información del
proceso comercial de cada hotel.
Inicial Código de grupo Tener un código de identificación definido para cada hotel.
Exportar reservas Permite la exportación de las reservas cuando se hace el
cierre del día.Exportar reservas Online Permite la exportación de las reservas en el momento
actual.
Exportar entidades Permite la exportación de las entidades al cierre del día
Exportar entidades Online Permite a exportación de las entidades en el momento
actual.
Generar Código de Entidad Genera automáticamente un código de entidad cuando
esta es creada.
Prefijo Se trata del número interno que antecede al número
telefónico externo.
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FRONT-OFFICE
FRONT OFFICE - RESERVAS
Campo Significado
Ficha de Reserva –
Clásica/Ampliada
Parámetro para trabajar con una u otra pantalla de
inserción de reservas. Ver notas que se ilustran los
tipos de pantallasTipos de Reservas
(Adicionales)En caso de ser un Time-Share o propietario.
Multi-Ocupación
NewHotel permitirá compartir una habitación por
más de una Reserva (de otra forma esto no será
permitido).
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Esto es utilizado cuando se tiene dos huéspedesdiferentes que comparten una habitación doble y
ellos no pagan el suplemento de single. En este
caso se cargarán la mitad del precio de uno doble
(caso de medio-doble).
• Limitar base tipo
habitación
Para limitar la cantidad de PAx según los definidos
en el tipo de Habitación.
Paxs Free en la ReservaPosibilidad que va a tener el cliente de definir pax
free en la reserva.
Check-In sin Pre pagoPara permitir check in sin prepagos para los casosque se tenga entidades que se exigen prepagos
antes de entrar al hotel
Pensión doble en
Reserva(Real,Factu-
ración)
Permite escoger un tipo de pensión diferente da
aquella que está reservado (cuando una Reserva
tiene una habitación asociada con un tipo diferente
de habitación reservada).
• Real -»
Facturación
Forma de calcular a factura segundo estos dos sub-
parámetros.
El primero define que se considere para facturación
el alojamiento real otorgado
El segundo caso inverso.
Como por norma NewHotel considera siempre los
dados de las reservas para la facturación que es el
caso por defecto (no marcado) de este parámetro.
• Facturación -»
Real
Verificar repetición de
Voucher
Si existe un voucher repetido, permite al marcarse
ver si ya existe.
• Excluir
Canceladas Permite excluir las reservas canceladas
• EntidadVerificar la duplicidad solo dentro de la misma
entidad
• Año Verificar la duplicidad solo dentro del mismo año
• EntradaVerificar a repetición de datos solos para la misma
fecha de entrada
Verificar Hora al Asignar Normalmente en NewHotel una habitación ocupada
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una Habitación. no puede ser atribuida a una nueva Reserva antesde la hora estándar de partida del Huésped anterior.
Si este parámetro estuviera seleccionado será
permitida una nueva reserva aunque la hora de
llegada sea posterior a la hora de partida del
huésped anterior.
No sobreponer periodos
en pensión compleja.
Si esta seleccionada va a ocultar los períodos de
pensión compleja existente entre los hoteles
encadenados.
Habitación Obligatoria Para definir a la reservas obligatoriamente unahabitación
Permita Reservas sin
HuéspedesPara permitir efectuar una reserva sin huéspedes.
Permitir Tipos Diferentes
en Reservas sin
Habitación
Permitir tipo reservado diferente de tipo ocupado
cuando la reserva no tiene habitación asignada
Habitaciones sucias en
Chek-In Múltiple
Al hacer Check in múltiple con habitaciones sucias,
el sistema adopta el funcionamiento según se
marque en estas condiciones
Anulación de reservas
por dead line en el cierre
de día
Permite hacer las anulaciones de reservas en el
cierre del día, si está marcado por esta condición y
según el tipo de cancelación que seleccionemos.
Dead-Line Automático
Definición de un plazo
máximo de espera por la llegada del cliente/ grupos,vencido ese plazo perdió el derecho a la reserva.
Esta parámetro además depende si el numero se
resta o adiciona a la fecha de entrada, y define días
distintos para directos y entidades
Tarifa VariableSi esta marcado, se permite la inserción de una
tarifa variable, en caso contrario la tarifa será fija.
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• Incluir mod.Pensión
Definir cuál es el modelo de pensión a atribuir en lamodalidad seleccionada.
• Fechas Períodos
a Servicios de
Paquete
Para enviar las fechas del periodo de la tarifa
variable al paquete como si fueran la fecha de
entrada y salida de la reserva, para en base a esas
fechas aplicar aquello de "a la entrada" "a la salida"
que tienen los paquetes
Extender day-usePermitir utilizar este tipo de habitación por un día
con horario estipulado.
Validar máximo paxs x
Hab.
Si está seleccionado permite que se valide el nºmáximo de huéspedes por habitación, en el que
está a su vez un número útil de camas, así como el
tipo de régimen de pensión.
Operadores por prioridad
en inserción de reservas:
Define la existencia de operadores turísticos con
prioridad de reservas.
• Excluir sin precio
Permite a excluir si no hubo precio definido, caso
contrario se acepta sin precio en la reserva para el
operador
Repetir periodos en
tarifas y fijar precios en
reservas.
Si está seleccionado permite la duplicación deperíodos de las tarifas sin los precios definidos y a
su vez la inserción de los valores manualmente en
las reservas.
• Fijar precios en
inserción
Se puede establecer valores sin la inserción de
reservas, caso contrario sólo se insertan reservas si
tuvieran los precios definidos.
• Fijar Precio en
Repetición dePeriodos
Cuando se permite repetir precios en distintos
periodos y se quieren conservar los que ya existen
en las reservas otorgadas, se marca este parámetro
para fijar los precios. Más detalles uso de tarifas
variables y fijación de precios.
• Fijar Precios en
Reservas por
Copias de
Asientos
Con estos parámetros se crea una estructura asociada a
la reserva con la información más cercana posible a los
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movimientos, de
manera
que
cuando
se
quiera
fijar
los
precios de una reserva se llene dicha estructura y se
marque en la reserva que se le fijaron los precios. De
manera que en el cierre de día, si la reserva tiene la
marca de que le fijaron los precios, entonces recorre esa
estructura asociada y construye la información de
movimientos; de lo contrario calcula los precios como se
hacía hasta ahora.
Con esto
se
garantiza
que
si
posteriormente
a la
inserción de la reserva se modifican los datos de tarifa,
paquete, operador, distribución de servicios, etc. no se
afecten los precios de la reserva y se mantenga la
información de tarifa, paquete y operador para efectos
Nota: No es solo en Cierre de Día, sino que afecta
también Facturación Anticipada, Previsiones.... Esta
funcionalidad es para utilizar NewHotel a
determinados servicios de reservas WEB
Verificar Repetición deReservas (Fecha de
entrada , Nombre)
Verifica si existen reservas repetidas por estos
criterios de fecha y nombre.
Adicionales en Fecha de
salidaPermite adicionar extras en la fecha de salida.
Calcular Adicionales
Detallado
Posibilidad de cálculo de los adicionales de forma
detallada
Incluir Adicionales en
Precio medio
Definir si los adicionales forma parte del precio
medio a calcular pudiendo ser según se seleccione
de la siguiente forma:
Mostrar Previsión
Si se muestra la previsión de la reserva (lo que iría
a ingresar) en la ficha de reservas según las
siguientes condiciones:
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Use Cambio para cada
Día
Activar a funcionalidad de utilizar cambio
actualizado para cada día, para calcular el valor de
la factura en moneda extranjera
Cálculo de % de
descuento para Valor Fijo
Permitir el cálculo de un % de descuento para un
valor fijo. Esto activa un botoncito en la ficha de
reserva para decir el nuevo valor que tu quieres que
quede y el te calcula que descuento tienes que
ponerle
Enlace entre Orígenes
Mercado y Segmentos
Para asociar los orígenes de mercados con los
segmentos de mercados. Esto es para que cuando
se filtre por un origen de mercado solo aparezcan
aquellos que están asociados al mismo y no todos.
Selección de Vendedor
Libre
Activa la opción de vendedor libre – o sea no
asociado a ninguna entidad previamente asociada a
la misma.
Atribución de Habitación
libre al día de llegada
Este parámetro lo que define es que en la atribuciónde habitaciones salga pro defecto marcado el
concepto que señalo a continuación
No validar fecha-valor de
los depósitos anticipados
de las reservas
No permite validar fecha-valor de los depósitos
anticipados de las reservas – Importante si noestuviera seleccionada la opción no permite anular
reservas con depósitos anticipados.
No validar Factura
anticipada cuando
cambia la fecha de
entrada
Si una reserva tiene factura anticipada y se desea
que al cambiar su fecha de entrada se valide contra
su factura anticipada para ajustar las fechas se
debe marcar este parámetro, en caso contrario se
deja en blanco
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No asumir contacto al
seleccionar entidad
Los contactos están asociados a las entidades, pero
si se desea que al seleccionar la misma poder otro
contacto cualquiera y no solo los asociados para
que no salga por defecto se deja en blanco este
parámetro.
Precios de niños segúntarifas
Definir la forma de cálculo del valor de los niños
según el tipo de tarifas seleccionado. Este
parámetro al definirlo se debe escoger una de estas
opciones
No Show
Permite definir el tiempo en días que se aguarda
por un proceso de no-show. Se debe seleccionar
los valores mínimo y máximo
Horas (Entrada/Salida)
Límites de Tiempo estándar para el check-out y
check-in
Nota:
La pantalla estándar de NewHotel es la que se muestra a continuación
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Y la pantalla Ampliada es la que se muestra a continuación
FRONT OFFICE – RESERVAS 2
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Nuevos parámetros para la verificación de los pagos de depósitos anticipados de las
reservas en confirmación de cierre de día y operaciones a ejecutar si no está pagado,
según se defina en los siguientes parámetros.
Campo Significado
Verificar Pago de
depósitos anticipados
Si se marca para hacer esta comprobación, entonces se
debe escoger una de estas opciones y definir la cantidad
de días, según sea el caso
Eliminar habitación
asignada
Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en
caso de no estar el depósito en la reservas y la misma
tiene habitación asignada se le desasigna la misma.
Marcar como Waiting List Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en
caso de no estar el depósito en la reservas la misma sea
pasada a reservas en lista de espera.
FRONT OFFICE - LIMITES – IMPRESIÓN
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Campo Significado
Confirmación al Insertar la reservaPermite definir, o no cual es el modo de inserción
de reservas, por ej: email, fax, etc.
Imprimir hoja de reserva Permiso para imprimir la hoja de reserva.
• Previsión de Ingresos Posibilita la ver la previsión de Ingresos.
Reimprimir al Alterar Siempre que se altere una reserva acciona la
impresión de una nueva hoja de reservas.
Confirmar ModificacionesSi pretende modificar una reserva, es necesario a
su confirmación posterior, caso esté seleccionado.
Imprimir Reporte de Check-In Permite imprimir reporte de Check-In.
Imprimir key-pass
Permite la impresión de una tarjeta de bienvenida,
con la definición de la habitación y los respectivos
datos del cliente.
Imprimir key-pass 2Tener la posibilidad de emitir una ficha de registrocon los datos de la entidad hotelera así como del
cliente, que este tiene que firmar.
Alterar Limites cuando Facturar
Extras
Este parámetro al estar marcado posibilita que
cuando una cuenta extra sea facturada en su
totalidad, la misma pueda considerarse como
cerrada, no admitiendo más cargos. Digamos por
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ejemplo que queremos que un cliente que este en eldía de check out aun sin efectuar vaya liquidando
sus extras, pero aun está viviendo en el hotel pero
sin autorización de consumir más, se emplea este
método.
Definición estándar de los límites de
la cuentas
Si de forma general cuando se crean las cuentas de
reservas adopten una forma de limite pre
establecida, paramearíamos los datos en esta
opción
Cartas de Confirmación Automática
Para imprimir una carta de confirmación de forma
automática por una de las vías que se seleccione.
Si se marca datos generales de tarifas, significa que
esta información formara parte del email que será
enviado.
Idioma Automático en Cartas
Con la nacionalidad del cliente de la reserva,
permite que la carta sea impresa en el idioma del
mismo.
Tipo de E-mail en las Cartas deConfirmación
En estos parámetros se selecciona como se
enviara el email de las cartas de confirmación,
donde los parámetros significan lo siguiente:
Interna: se envía mediante SMTP sin
que el usuario intervenga en su envío o
no. Debe estar autorizado por las
políticas de seguridad y los sistemas
antivirus para que el mismo sea enviado.
Outloock: el email que se prepara en el
PMS se envía a la bandeja de salida de
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este programa, que es quien se encargade su envió
Como todo el trabajo de email se hacen en base a
documentos de plantillas, existen otras dos
funcionalidades para que la configuración del
cuerpo del email que se envía en cada caso, este o
bien dentro del propio email o como documento
adjunto. Estas funcionalidades son
Atachar: el fichero resultante queda
adjunto al mail, como un documentoasociado al propio email enviado
Incrustar: el fichero resultante queda
incrustado en el cuerpo del mail, o sea
formara parte del texto del email
redactado
Prioridad del contacto para el envío
del email de confirmación
Como la reservas tiene diferentes contactos, en
estos parámetros se seleccionara el orden en que
el PMS buscara la dirección de email para el envió
de las cartas.
Por defecto se crea de esta manera
En caso que no existe ninguno el sistema PMS
avisara.
Enviar Copia
Al buscar las direcciones de email aparecen varias(cliente, contacto, entidad ...) el PMS selecciona elprimero según la prioridad definida y si estamarcado este parámetro pone copia del correo enCc: a la segunda dirección de email según el ordenconfigurado
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FRONT OFFICE – OVERBOOKING
Campo Significado
Check-in automático en Complejo
Se tiene la opción de hacer un check-in en el
sistema complejo, este puede ser en el hotel que
esté disponible.
Check-out automático en Complejo
Se tiene la opción de hacer un check-out por
sistema complejo, en el hotel que se hizo el
Check-in.
Entidad Complejo Aceptar
Reservas de Transferencia.
En este caso la entidad, deberá acepta o no, la
posibilidad de transferir la reserva para otro hotel
Valores por defecto Aceptar
Reservas de Transferencia
Definición de otros valores por defecto para la
aceptación de quien hace la reserva, que a su
vez es transferida.
Conversión de Tarifa en Precio Fijo
(Overbooking Interno)
Cuando se hace un over interno el Hotel dedestino asume como precio fijo la tarifa que viene
de origen. Esto se hace para evitar tener precios
para entidades en over en ambos hoteles
internos del complejo.
Restricciones Overbooking
Se marcaran las distintas restricciones que el
utilizar quiere considerar para evitar hacer
overbooking, siendo las posibles las siguientes:
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Transferencia de Reservas
Cuando se hace una transferencia de reservas,
marcamos la condición en que queda la reserva
en origen, siendo los posibles valores los
siguientes:
FRONT OFFICE - DAY-USE
Campo Significado
Insertar Diarias - Manual
Si estuviera seleccionado, el utilizador tendrá que
introducir manualmente la diaria relativa a la estadía
Day – Use y así se puede definir si no se hace nada;
se factura o pasa para cuenta corriente.
Insertar Diarias - Check - In
Si se selecciona, el sistema inserta
automáticamente el valor de la diaria en la cuenta
corriente del cliente en el momento que se hace el
check-in a la reserva, pero solo para las reservas del
tipo Day-Use
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Insertar Diarias -Cierre del Día
Si se selecciona, el sistema insertaautomáticamente el valor de la diaria en la cuenta
corriente del cliente en el momento que se efectúa el
cierre del día.
Insertar Diarias - Check- Out
Si se selecciona, el sistema inserta
automáticamente el valor de la diaria en la cuenta
corriente del cliente en el momento que se efectúa el
check-Out de la reserva..
FRONT OFFICE – AMA DE LLAVE
Campo Significado
Registrar empleada en cambio
de Room Status
Permite efectuar el registro de quien está a
ejecutar el trabajo en la habitación y cuál es su
estado.
Imprimir ficha de avería.Efectuar una impresión de la ficha de avería
siempre que surja una.
Cambio de ropas- Días de la
Semana
Definir cuando se cambia la ropa de la habitación,
de cuantos en cuantos días.
Cambio de ropas en la ReservaPermite Cambio de ropas cuando sea efectuada
la reserva.
Alterar Room Status al
Confirmar Ejecución
Ejecución de la alteración del Room Status
después de confirmado.
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Room Status: Inactivo -» Activo
Permite definir el tipo de Inactividad para activopara especificar en qué condición queda la
habitación por defecto en el PMS, al realizar esta
operación.
• Inactividades – Afectan o
Booking –
Cuando pasamos habitaciones a inactivas
podemos decirle al PMS si la misma la cuente
para el booking o no. En este caso este
parámetro tiene tres condiciones, siendo los
siguientes:
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FRONT OFFICE - CLIENTES
Campo Significado
Cardex Obligatorio (Visual)
Cada vez que un Huésped se inserta en una
reserva, NewHotel creará un registro en el cardex
y le mostrará para que se complete la Inserción
de datos del huésped. Esto es útil si se registraen el cardex cada cliente que llega al hotel.
Cardex Obligatorio (No Visual)
Cada vez que un Huésped se inserta en una
reserva, NewHotel creará un registro en el cardex
con el nombre del huésped pero no lo mostrará
en el momento. La inserción de la información
adicional del huésped en el cardex debe
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completarse más tarde.Inserir número de pax de la
reservaEs Obligado a insertar todos los huéspedes.
• CheckinEl sistema valida todos los huéspedes registrados
en el momento del check-in.
• Reserva y checkinEl sistema valida todos los huéspedes registrados
en el momento de reserva y checkin.
• Check-In en Cierre de DíaEjecuta la verificación en el proceso del cierre de
día
• Excluir Bebes Excluir los niños
Adicionar Título en la reservaObliga a que se inserte el titulo el cliente cuando
se hace la reserva
Tamaño de la imagen de firma del
cliente para o Key Pass
Si incorporamos imágenes de firma para el key
pass ( por lo general cuando se emplean
interfaces de lectores de firma digital) definimos
aquí los parámetros siguientes:
Edad ObligatoriaNewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para
cada Huésped insertado en la reserva.
Edad Obligatoria (Niños)NewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para
cada niño insertado en la reserva.
Verificar edad solo en el check inVerifica la edad de los clientes solo en el
momento del Check In
Verificar nº identificación do
cliente
Si está marcado el sistema validara por el nº de
identificación del cliente.
Nacionalidad implícita
Tiene que estar marcado en caso se pretenda
que por default vaya a buscar la nacionalidad de
la agencia o del hotel
Búsqueda Online Case Sensitive
Esto permite hacer una búsqueda en la
introducción del huésped en el histórico de
clientes del hotel. Este check es para decidir el
comportamiento inicial de los checks en las
búsquedas de la consulta del cardex y
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huéspedes. Si esta marcado usa UPPER para que
encuentre cualquier combinación(Pepe = PEPE = pepe) y Oracledesecativa los índices y la búsquedaes más lenta.
Si esta desmarcado no se usa UPPER,entonces Pepe <> PEPE <> pepe y Oracleusa los índices y la búsqueda es más rápida.Por defecto viene desmarcada.
Usar Código de Cliente como
Número Contribuyente
Usar Código de Cliente como Número de
Contribuyente
Titular:
Definición de dos campos para modo obligatorio
o no, caso se seleccione. Para estos caso
podemos escoger estas posibilidades como
estándar parametrizable en el PMS
Tab Inicial Ficha de Cardex
En la pantalla de consulta de clientes aparecen
varios tab, con esta opción lo que hacemos es
seleccionar cual es el tab por defecto que
queremos aparezca en primer lugar.
Cardex obligatorio
Si tenemos definido utilizar cardex obligatorio el
PMS proporciona que seleccionemos los campos
obligatorios que deben ser llenados en su primera
instancia al crear un cliente.
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Tratamiento de Email
Los parámetros que a continuación se explican
son comunes para poder enviar email a las
reservas en sus distintos estados, siendo estos
los siguientes:
1. El envío de los Mails a Clientes en CheckOut se ejecuta en el Check out (0 días) oen la Confirmación de Fecho de Día X
días después de la salida, según elparámetro
2. El envío de los Mails a Clientes deEntradas Previstas se ejecuta en laConfirmación de Fecho de Día X díasantes de la entrada, según el parámetroconfigurado.
3. -El envío de los Mails a las Cancelacionesse ejecuta al momento de la Cancelaciónde la reserva
Los parámetros son
Donde;
Días después se define el número de días
que se programara el envío del email una
vez que la reservas haya salido del hotel.
( Se considera según la fecha del cierre
del PMS)
Asunto: se especificara un texto corto
para el asunto del email que se va a
enviar. Además se prevé el mismo en los
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distintos idiomas que se configuren en el
botón , donde una vez identificado el
idioma del cliente el PMS selecciona el
texto si existe para ese idioma.
Los otros parámetros significan lo siguiente:
Donde:
Interna: se envía un email mediante el
SMPT sin que el usuario perciba que se
envío el mismo ( este tipo de email para
que funcionen deben estar autorizados
por las políticas de seguridad y los
antivirus que se instalan en las PC)
Outlook: El email que el PMS prepara se
envía a la bandeja de salida del Outlock,
siendo este programa el que envía el
mismo a su destinatario final.
Como todo el trabajo de email se hacen en
base a documentos de plantillas, existen
otras dos funcionalidades para que la
configuración del cuerpo del email que se
envía en cada caso, este o bien dentro del
propio email o como documento adjunto.
Estas funcionalidades son
Atachar: el fichero resultante queda
adjunto al mail, como un documento
asociado al propio email enviado
Incrustar: el fichero resultante queda
incrustado en el cuerpo del mail, o sea
formara parte del texto del email
redactado
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FRONT OFFICE - NIGHT AUDITOR
Campo Significado
Marcar Detener si hay errores en
al cierre de dia
Para que salga por defecto marcado detener si
existen errores en el cierre de día
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ASIENTOS
ASIENTOS - ASIENTOS
Campo Significado
Insertar Asientos en
Cierre de Día
El cierre de día tiene dos fases:
Primero es el cierre, cuando NewHotel ejecutará todaslos cobros automáticos; Segundo es la confirmación
del cierre que constituye un paso final irreversible. La
selección de este parámetro permitirá al auditor
nocturno insertar los asientos adicionales después del
cierre pero antes de la confirmación final.
En el caso de si insertar asientos en este periodo el
cierre de día tiene que ser ejecutado otra vez y
después confirmado.
Siempre
Comprobante de
transferencia
Si se selecciona, NewHotel imprimirá siempre un
documento de confirmación (voucher) a cada vez que
se hace una transferencia entre cuentas.
Siempre Recibo de
Cobro
Si se selecciona, un Recibo se imprimirá siempre a
cada vez que un pago se inserta.
Nº Copias Recibo de Cobro.Permite seleccionar cuantas copias del recibo se
pretende imprimir.
Saldo en Inserción de Débitos: Si es seleccionado permite la inserción de los débitos
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en separado por cuenta o acumulado (Total).
• X cuentas Débitos detallados de las cuentas.
• Total Total
Transferir afecta caja
Si se selecciona todos los movimientos de entrada de
dinero/ cheques, etc., afectarán los lanzamientos de la
cuenta caja.
Operación de Caja
Si el Hotel ejecutará operaciones de caja (apertura,
cierre, declaración, reporte) Permitiendo o no la
inserción de saldo de caja.
• Asumir Saldo Marcado asumimos el saldo final como saldo iniciocaja
Crédito Cero
Si NewHotel permitirá o no la introducción de asientos
con valores a cero. Esto puede usarse para los casos
especiales de usos de “asientos falsos” para controlar
ciertas operaciones como por ejemplo los préstamos
de toallas a los huéspedes.
Valor Negativo Para permitir asientos con valor negativo
Incluir información de
transferencia (Asientos)
Permite insertar una justificación para cada
movimiento, al ser transferido.
Usar Cambios de Caja en
Movimientos de Crédito
Este parámetro tendrá este efecto si esta marcado
cuando por alguna razón insertamos por movimientos
no de diaria, asientos en la cuenta master, que mas
tarde iremos a incluir en la misma factura en moneda
extranjera. De esta forma adoptaría el valor del cambio
de caja en el momento que se hizo la operación y no el
valor de cambio que se tiene definido para las diarias.
Emitir recibo CorrecciónObliga si se marca que el PMS emita siempre recibo
cuando se hacen correcciones de asientos
Anular Asiento al Anular
Recibo.
Si se marca al anular un recibo emitido anula los
asientos asociados al mismo.
Número de Tarjeta de Crédito
Obligatorio
Cuando se reciben cobros y está este parámetro
marcado el PMS obliga que siempre se inserte el
número de la tarjeta de crédito.
Días para Histórico (C. No
Alojados x Facturación)
Indica la cantidad de días que el PMS considerara
para pasar a histórico las cuentas no alojados que ya
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han sido facturadas
Días de Traspaso a Histórico
Si le indicara al PMS a los cuantos días puede pasar la
información que es factible pasar a histórico de
movimientos ( por lo general se pueden pasar a
histórico solo las cuentas saldadas y cerradas)
N. DecimalesIndica al PMS con cuantos dígitos decimales trabajara
en sus operaciones
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ASIENTOS CUENTA CORRIENTE
Campo Significado
Cuenta Corriente:
Se trata de una ficha de registro de todos los
movimientos efectuados a un nº de cuenta de un cliente
o entidad.
Agrupar Por
Posibilidad de agrupar los movimientos por sección o
servicio existente en el hotel, caso contrario se tiene la
posibilidad de no agrupar los movimientos por
utilización del cliente
Agrupar diaria por fechas
únicas
Es para agrupar todos los movimientos respecto a un
día con un valor total, caso contrario será discriminado.
Paquete por FechaAgrupa todos los movimientos con relación a los
paquetes por fecha, caso contrario será discriminado.
Diarias Por FechaAgrupa todos los movimientos con relación a la diaria
por fecha, caso contrario será discriminado.
Diaria y paquetes por fecha
Agrupa todos los movimientos con relación a la diaria e
y a los paquetes por fecha, caso contrario será
discriminado.
• Por tasas de Agrupa todos los movimientos por tasas de impuestos
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impuestos relacionados por fecha.Teléfonos por fecha Registrará todos los telefonemas efectuados por fecha
Número de documentoSi está seleccionado, mantendrá el nº de documento
serializado en la impresión.
Agrupar número de
documento (NewPos)
Todas las facturaciones efectuadas por este programa
(NewPOS), enviaran el respectivo nº para la cuenta
corriente del cliente y no sólo el consumo.
Cobros Por Tipo Agrupa las cuentas por tipos de cobro
Enmascarar el numero de
teléfono
Enmascarar en la cuenta corriente el número de
teléfono del cliente
ASIENTOS - DESCUENTOS
Campo Significado
Descuentos calculado sobre el
Valor Líquido
Bonificación efectuada sobre el valor líquido sin
el Impuesto.
Descontar del Valor Líquido.Bonificación efectuada sobre el valor líquido
con el Impuesto incluido.
Diferencias por totales en Tarifas de
Precio.
Al existir diferentes valores se hace un
redondeo para equilibrar el valor total de la
diaria.
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ASIENTOS - ASIENTOS ADICIONALES
Campo Significado
Solo una VezParámetros para definir como se desea que se
carguen los asientos adicionales parame
rizados
Por Personas• A la Entrada
• Toda a Estancia
Entidades
Directos
Propietarios
Time-Share
Posteriormente se seleccionara a que tipos de
reservas se desean cargar estos adicionales
Adultos
Niños
Bebés
Seleccionamos a qué tipo de personas serán
el cargo adicional
Tipo de cuenta
Escogemos a que cuenta irán los cargos
adicionales.
M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …,
Extra 5
Precio FijoDefinimos o bien u precio fijo, o bien un precio
para adulto y otro para niños.Valor de Adulto
Precio Niño
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Sección A qué departamento del PMS se cargaranServicios Y a qué servicio
ValidezFecha de validez para que el PMS pueda
insertar estos movimientos adicionales
Tipo de Habitación
Filtro para seleccionar que los cargos se harán
solo a determinadas reservas que tengan este
tipo de habitación
Habitación
Filtro para seleccionar que los cargos se harán
solo a determinadas reservas que tengan esta
habitación
Definición do IdiomaPara mostrar el concepto del cargo en varios
idiomas
CONEXIONES A SISTEMAS
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCONTA
Campo Significado
Interface NewContaInteracción con el software nuestro NewConta,
sistema de gestión de cuentas corrientes.
• Dos (MS-DOS) Inexistente.
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• Windows Conexión con el sistema operativo Windows
Transferencia a la
contabilidad sin NewConta
Permite que se pueda emitir una factura a crédito
sin que el hotel tenga el sistema de gestión de
cuentas corrientes (NewConta)
Tipo de Cuenta: Definición del tipo de entidad; cliente u otra cuenta
asociado por NewConta.
• Entidad Tipo de cuenta identificadora de: Empresa/
operador turístico/ agencia de turismo.
• Cliente Identificar de cliente relativo a la Empresa/ operador
turístico/ agencia de turismo.• Otra Cuenta Identificar otro tipo de cliente.
Descripción
Descripciones de los tipos de documentos para la
interfaces según valores de NewConta. O sea cual
es el tipo de movimiento correspondiente en este
sistema para
Factura
Nota de Crédito
Deposito
Descripción para las
Anulaciones
Describe el motivo de anulación para cuando pasa a
newconta el movimientos, por defecto
Tipo de CobroDefine el tipo de cobro por defecto a pasar a
newconta
Hotel
Cuando newconta trabaja recibiendo asiento de
varios hoteles cada uno de ellos se identifica con un
código que se establece en esta casilla.
Enviar Cuenta de Origen
Significa que cuando envió el asiento a NewConta
el PMS envíe el código asociado al Operador de
Origen
Usar Cod. Ext. de Entidad
Similar significa al anterior solo que se tomara el
Código externo definido a nivel de entidad y o del
operador
CONEXIONES A SISTEMA - WEBNEWHOTEL
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Campo Significado
Host Pedido WebService IP do Servidor del cliente para enviar los pedidos
Host para WebServices IDS IP do Servidor donde está WebService IDS Server.
CONEXIONES A SISTEMA - CONDÓMINO
Campo Significado
HostDefine el Host de conexión con el sistema de
condominio
PuertaDefine la puerta de conexión con el sistema de
condominio
Exportar en Cierre de Día Activar para exportar los movimientos en el cierredel día
Regímenes de Exploración
GratisSignifica que pueden definirse regímenes gratis
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWTIME
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Campo Significado
Interface COM NewTime Activar para interface con NewTime
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCRM
Campo Significado
Interface CRM Define el servidor de enlace
Utilizador Oracle Usuario de conexión
Días para Vencimiento de
Puntos
Nº de días para vencimiento de los puntos en el
CRM
Código de Hotel en CRM Código do Hotel en CRM
Puntos X EUR Cuantidad de pontos por cada €.
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWSTOCK
Campo Significado
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Interface NewStock Define el servidor de enlaceUtilizador Oracle Usuario de conexión
Exportar Consumos Mini bar en
el cierre del díaPara exportar en el cierre del día únicamente
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWPLAN
Campo Significado
Interface NewPlan Define el servidor de enlace
Utilizador Usuario de conexión
Hotel Definir Hotel
Verificar cierre en el cierre del díaPara no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo
este sistema.
Permitir Anular MovimientosPermite anular asientos en el PMS generados por este sistema, en caso de no estar activo no deja
anular en el PMS
Enviar Depósitos anticipados
NewPlan
Parámetro para enviar los Depósitos Anticipados a
NewPlan en Inserción de Asientos e Inserción
de Depósitos Anticipados.
Este parámetro solo funcionara cuando existe
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enlace entre NewPlan y NewHotelSu funcionamiento es el siguiente:
NewHotel inserta el depósito tal y como
hasta ahora en NewHotel y entonces
llamará a una función en dll de NewPlaSpa
creada que insertará el depósito en
NewPlan en la cuenta corriente del evento
en cuestión y este asiento quedará marcado
por supuesto en NewPlan como transferido
a NewHotel
CONEXIONES A SISTEMA – NEWPOS
Campo Significado
Enlace NewPosDefine la conexión de ODBC para la conexión
con NewPos.
Usuario OracleDefine el Usuario de Oracle para la Conexión a
la base de datos de NewPos.
Verificar Cierre de Puntos de
Ventas al cierre del Día
Al hacer el cierre de día en NewHotel el sistema
verifica si ya fue hecho el cierre de día en
NewPos para que los ingresos de la fecha de
trabajo de NewHotel contengan también todos
los ingresos referentes al mismo día del Punto
de Venta.
Permite Anular Asientos de
NewPOS
Permite Verificar/Anular los asientos enviados
por el POS que tengan la opción de anulación.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Compensación de Pensiones
Cierre del Día
Se puede, si lo predefinimos, en el momento delcierre del día insertar las modalidades de
pensión como una compensación.
Turnos x Fechas/ Punto de Venta
Si está seleccionado permite la definición de los
turnos del personal que esta interconectado con
NewPOS en relación con los días semanales y a
su vez por punto de venta.
DesayunoPermite seleccionar cual es el punto de venta,
para el caso que existan espacios diferentes.
Almuerzo Permite seleccionar cual es el punto de venta,para el caso que existan espacios diferentes
ComidaPermite seleccionar cual es el punto de venta,
para el caso que existan espacios diferentes
CONEXIONES A SISTEMAS – NEWSPA
Campo Significado
Interface NewSpaDefine la conexión del servidor para la conexión con
El sistema
Utilizador OracleDefine o Utilizador de Oracle para a Conexión a base
de dados de NewSpa.
Hotel Define o hotel
Permitir Inserción de Reservas
en NewSpa
Si existe el paquete NewSpa (Termas, Balnearios y
Health Clubs) y este parámetro está marcado será
posible consultar disponibilidades e introducir
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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reservas a NewSpa a partir do NewHotel.
Mostrar Detalles en Ficha de
Cardex
Muestras los datos propios del SPA en la ficha del
Cardex de newhotel cuando se trabaja con enlace
entre ellos
Verificar cierre en el cierre de
día
Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo
este sistema.
Permitir Anular Movimientos
Permite anular asientos en el PMS generados por
este sistema, en caso de no estar activo no deja
anular en el PMS
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGOLF
Campo Significado
Interface NewGolf Define la conexión del servidor para la conexión con
El sistema
Utilizador Oracle Usuario de conexión
Hotel Define o Hotel
Motivos de CorreccionesMotivos a definir para justificar errores, duplicación,
orden de dirección, etc.
Verificar cierre en el cierre dedía
Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizoeste sistema.
Permitir Anular Movimientos
Permite anular asientos en el PMS generados por
este sistema, en caso de no estar activo no deja
anular en el PMS
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGES
Campo Significado
Problemas en Llamadas Verificar estos parámetros cuando son aplicables es
útil porque de esta manera NewHotel hará
automáticamente la verificación en intervalos
indicados si está a recibir datos de los dispositivos
Correspondientes.
Esto puede ser muy útil para alertar a los operadores
de NewHotel en el caso de existir.
Un problema con algún dispositivo o cable, que evita
de esta forma la pérdida de control y dinero que puede
ser causada por la situación anterior, si no se
descubre.
Problemas BiDir
Teléfonos
Problemas en Laves
Problemas en Pay TV
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Scanner Del Pasaporte
Envía la imagen para NewGes con un tiempo pre-
definido, caso exceda de ese tiempo da un mensaje
de error.
• NewHotelEspecifica por donde es la conexión con el equipo
• NewGes
• Time OutTempo sin respuesta para anular la espera de
información
Tarjetas Magnéticas X
NewGes
Indica que las tarjetas magnéticas de los clientes es
por mediación de Newges y no directamente por el
PMS
Utilizador OracleAquí se selecciona el Usuario de Oracle para
NewGes.
Utilizador PhonoWin Código para Utilizador PhonoWin
Verificar Saldo para
Llamadas después de cada
Asiento
Permite la verificación del saldo después de cada
llamada efectuada por el cliente.
Cierre del Día: Cerrar
Líneas a salidas previstas.
Cierra la línea cuando esté prevista la salida del
cliente.
Llaves por huéspedPermite la definición de llaves por huéspedes y no por
habitación.
Reiniciar llaves se cambia la
salida
Se seleccionado siempre que se efectuar un check-out
define un nuevo tipo de acceso(llave)
Verificación de tarjetas de
crédito
Permite la confirmación de los datos identificativos del
tipo de tarjeta de crédito.
Nº de llaves a emitir en
Check-In
Define nº de chaves a emitir en el check-in
Emitir llaves en check-inPermitir que se emitan llaves al efectuar el check-in
con las posibilidades de siempre; nunca o sin Pre-
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Emisión.
Interface Pay TV. Opciones
Permite cuando existe interfaces con Pay TV marcar
un conjunto de opciones por defecto que el cliente
puede realizar desde su habitación.
Estos valores cuando se oprime la tecla del signo de
pregunta se levanta una pantalla auxiliar para marcar
los que son posibles en dependencia de las
posibilidades que presenta el sistema de televisión.
Interface Pay TV y Teléfono,
para cambio habitaciones
Parámetros en Conexiones a Sistemas/NewGes para
indicar el envío de Cambio de Habitación a PayTv y
Teléfonos como Comando único. Funciona tanto
cuando se efectúa check in y check out, como cuando
se cambia de habitación la reserva.
Adicionales Teléfono
Son situaciones a definir, tales como: Cambio de
habitación; Alteración Datos o para No Molestar.
Gestor de compunciones
Permite definir todos los periféricos que pueden estar
conectados con NewHotel.
Cuando NewGes envía los valores de las llamadas
telefónicas a las cuentas de los clientes.
La comunicación Bidireccional significa que por un
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canal de comunicación se puede sostener unacomunicación en ambos sentidos. En el caso de la
planta telefónica admite este tipo de comunicación.
Visualización si esta activo el control de canales de
películas.
Visualización si esta activo el control de emisión de
Llaves de Habitaciones.
Visualización si esta activo el enlace con la Terminal
de Llaves.
Visualización si esta activo el control apagado yencendido del aire acondicionado.
Visualización si esta activo el control de uso del
servicio de Internet.
Despertador
Definir el tiempo mínimo de utilización y la vía para
realizarlo
Internet x Tempo
Permite seleccionar el tiempo de utilización en: Días;
Horas; Minutos.
INTERFACES
INTERFACES - E-MAIL
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Campo Significado
Email, Servidor de correoServidor pre-definido para el envío de correos
electrónicos
SPA Servicio de autentificación de palabra-Llave
SSL
Secure Sockets Layer – es una tecnología de
seguridad que es utilizada para codificar los dados
transferidos entre una computadora de un lado y de
un utilizador en una website.
Puerto
Puerto de salida de los e-mail, por regla general es el
25.
Interfaces - Entidad Oficial
Campo Significado
Entidad oficial Servicio de policía de control de extranjeros y fronteras.
Nombre Nombre del fichero a generar para la policía.
Exportar al Cierre del Día. Posibilidad de exportar para un documento los datos
relativos al check-in de los clientes.
Camino Camino a definir para este documento.
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Próximo Código Indica el número del próximo fichero a Generar y a enviar para la Policía que debe ser consecutivo por cada día
enviado.
Máximo Número máximo a marcar.
Código Establecimiento Número del establecimiento atribuido por la Policía.
NIF
Espacio Fiscal
Formato
Numero fiscales y formato del fichero que se exporta
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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INTERFACES - EXPORTACIÓN
Distintos tipos de exportaciones soportados por el PMS, que son soportados por el
formato que suministra cada proveedor de estos ficheros
•
IMB .- Del grupo IMB• RUC
• AVS .- Alemania
• Market Metrix.- Fichero de clientes del Grupo Sol Melia
• Tipo SAF.- Finanzas Portugal
• PGO.- Sistemas de pagos del Grupo Iberostar Exportar
• PGO – Sistema de pagos Grupo Iberostar Importar los pagos
• Estancias del Día
• Ingresos
•
Booking Mensual; estos tres parámetros se marca si queremos habilitar estaexportación definiendo el camino por defecto para las mismas. La explicación
de las mismas están más adelante cuando se explican las exportaciones. Al
marcarse se obtienen tanto al cierre del día como por selección manual del
usuario.
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INTERFACES - IMPRESORA FISCAL
Campo Significado
Usar impresora fiscal
Permite la duplicación de los documentos
seleccionados para una fiscalización (territorios
con un tipo de fiscalización especial).
Los siguientes parámetros se seleccionan atendiendo al tipo de impresora a
utilizar según su manual y a la legislación del país de empleo, los cuales no se
explican ya que corresponden con los parámetros y concepto de la impresora
según su manual.
Ver manual especializado de impresoras fiscales
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INTERFACES - TARJETAS
Campo Significado
Tarjetas
Se trata de una tarjeta igual a la llave
electrónica pero que puede tener otras
funcionalidades como acceso a los diversos
puntos de venta de los hoteles.
Código Establecimiento
Código por el cual el establecimiento está
definido, por ej. En el caso de ser un sistema
complejo.
Cod. EmpresaCódigo por el cual la empresa está
interconectada al establecimiento.
Usar estampadora
Usar estampadora. Puede utilizarse la propia
interfaces con este equipo o usando un reporte
especial que imprime y graba tarjetas.
Validación Código Establecimiento Validación Código Establecimiento
ValidaciónValida la validación de la tarjeta, es como un re
chequeo de esta condición.
NúmeroNúmero por el cual irán a ser definidos las
tarjetas.
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CONTABILIDAD
CONTABILIDAD - DEFINICIÓN
Campo Significado
Interface con Contabilidad Activar interface con contabilidad
Exportar en el cierre del dia Activar para Exportar en el cierre del día
Directorio Camino para interfaces de contabilidad
Cód. Empresa Definir código de la empresaCódigo Hotel Definir código del hotel
C. Casa MB Cuenta en moneda base
C. Casa M.S Cuenta en moneda suplementaria
Dinero Cuenta de los efectivos
Depósitos Cuenta de los depósitos
Caja General Cuenta de caja general
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Permitir Líneas Vacías Permitir Líneas Vacías
No Unir líneaspara NO Unir Líneas de los Ficheros Resultantes
(terminadas en el símbolo >)
EjemploEjemplo de cómo quedaría la conformación del
fichero a exportar
Vendas Liquidas por
Definición de cómo será exportados las ventas• Apenas Servicios
• IVA
Caracteres
Parámetros para la creación del fichero• Separación
• Delimitación
Nombre
Parámetros para crear la estructura del nombre
del fichero
Extensión
Parámetros para general la extensión del fichero
que estamos a crear.
EjemploEjemplo de cómo quedaría el nombre del fichero
creado
Interface a SAP
Para la interfaz con el sistemas SAPONLINEA,
se define las conexiones con este servicio para
generar esta interfaces
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Generar Cuentas contablesPermite homogeneizar una línea directiva decódigo identificativo para las cuentas.
Prefijo, Sufijo. Longitud Modo de identificar por ej. Una entidad.
Numeración a seguir.
Cuantidad de números que siguen al prefijo.
Definición de los conceptos a
exportar
Finalmente el PMS brinda un conjunto de
opciones para marcar que criterios queremos
incluir en la exportación contable que el sistema
generaría.Ellos son
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IMPUESTOS
IMPUESTOS – ASIENTOS
Campo Significado
Imposto Incluido
Si los valores a ser cobrados a las habitaciones
y otras Cuentas serán insertadas con los
impuestos incluidos (o no). Esto afectará los
cobros insertados manualmente y los cobros
automáticos en los Puntos de Venta, Central de
Teléfonos y otros dispositivos.
De notar, aun así, que las Tarifas de
Habitaciones tienen su propia opción para incluir
o no los impuestos que no será afectada por
este parámetro.
Desagrupar Impuestos Fijos
Sólo para países (como la CROÁCIA) donde
existen impuestos fijos por persona o por
reserva.
Si este parámetro es seleccionado estos
impuestos fijos se presentarán en las facturas en
separado.
Despreciar decimales en la
Conversión de Impuestos Fijos
Solo para países (como la CROÁCIA) donde
existen impuestos fijos por persona o por
reserva.
Este parámetro obligará a que no hay diferencias
en la declaración de impuestos debido al
redondeo de
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IMPUESTOS - FACTURACIÓN
Campo Significado
Cálculo de IVA
(Fijo / No fijo)
Para seleccionar si el cálculo de impuestos es
fijo o no fijo.
Modelo IVA
IVA
Modelo 1 Standard: el impuesto se calcula en
base a los % definidos en los servicios. Es el
esquema estándar del PMS
Modelo 2 Portugal: En Portugal es posible usar
impuestos por tipo de servicios, donde las
pensiones según el tipo de comida se le aplica
un % de impuesto distinto. Es un modelo tipo de
Portugal.
Cuando el modelo de impuesto es Portugal
aparece la siguiente opciones para configurar
estos impuestos
Estos parámetros sólo son utilizados para el
caso del IVA Modelo 2.
Especifique en las columnas de cada Pensión el
porcentaje de la Tasa que se atribuirá para la
Habitación e para las Comidas.
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En la última columna especifique los porcentajesde IVA que se aplicarán a la porción de
Habitación y a la porción de Comidas.
Modelo 3 Chipre. Tipo de impuestos que se
calcula en base a las personas. Es típico de este
país
Texto do IVA
Texto a mostrar en la impresión de las facturas,
solo es válido cuando es tipo de impuesto fijo.
Tasa de Impuestos por
Servicios
Desea que los impuestos para cada servicioaparezcan detallados en las Facturas (una línea
para cada servicio y descripción del impuesto).
(Se utiliza el Parámetro de Tasa de Impuestos
por Servicios para discriminar reporte, como ya
se hacía con la Factura Detallada/Cliente)
Condensar Impuestos Diferentes
Permite condesar asientos en una factura
aunque tengan impuestos diferentes. Por norma
no se permite.
Impuesto Suntuario
SOLO PARA LOS PAÍSES (COMO EL MÉXICO)
DONDE EXISTE UN SUNTUARIO DE
IMPUESTO ADICIONAL
Si este parámetro está seleccionado el suntuario
de imposto se habilitará y se aplicará a algunas
de las Reservas en acuerdo con ciertas reglas.
No mantener precios al quitar
impuestos
cuando quitas un impuesto al facturar, deja el
mismo precio recalculando el impuesto o no
mantiene el precio
Selección de Tasas de Impuestos
a quitar
permite seleccionar las tasas de impuestos a
quitar en la facturación
Descontar Descuentos de
Facturación de los impuestos
Efectuar los descuentos sobre los valores brutos
(pvp+IVA)
Bloquear Combinaciones de
Esquemas de Impuestos en
Facturas
Bloquear Combinaciones de Esquemas de
Impuestos en Facturas. no permite que en una
misma factura haya asientos obtenidos por
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esquemas de impuestos distintosPermitir Calcular Impuestos en
Facturar Permitir Calcular Impuestos al facturar
Desglosar Pensiones Factura
Entidad.
Verificación de los tipos de pensiones en
relación a la factura de la Entidad.
Comisión en Asiento
Opción que permite tener comisiones a nivel de
movimientos. Estas comisiones se pueden
calcular en base a :
Comisiones aplicar sobre:
Valor bruto o netoDonde se aplica el impuesto dependiendo del
tipo de contabilidad.• Valor Bruto
• Valor Neto
Impuestos – Depósitos Anticipados
Permite seleccionar o no si los depósitos
anticipados calculan impuestos o no, y cual
aplicar en estos casos.
Esquema para Boletas de Ventas
La boleta de venta es un tipo de documento queno llega a ser una factura como tal, pero si un
comprobante de pago. Para ella se pueden
aplicar un esquema de impuesto diferente a la
factura.
Por ejemplo en Perú las boletas de venta se
usan para los nacionales, siendo la factura para
los extranjeros.
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FACTURACIÓN
FACTURACIÓN – GENERALES
Campo Significado
Factura Obligatoria Si es obligatoria la emisión de la factura para
permitir el check-out para una cuenta o habitación.
Verificación Nº Fiscal Si NewHotel debe verificar y validar el número
fiscal.
Moneda Extranjera Si las Facturas Finales también deben emitirse en
la moneda extranjera para además de la emisión
normal en la moneda base. (aplicable en el caso
en que existan tasas en moneda extranjera)
Desglosar Paquetes Si quiere desglosar los paquetes en servicios.
• Desglosar Servicios Para desglosar los servicios que conforman el
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paquete
Condensada
Si este parámetro está activo NewHotel permitirá
que se presenten los cobros en las facturas de una
manera condensada (resumida).
Condensar los cobros de las facturas consiste de
sustituir los detalles del consumo por instancias
del Bar y presentar solo un Total y una descripción
seleccionada. Esto es para satisfacer demandas
de algunos Huéspedes que no quieren que la
factura sea muy detallada.Condensar Asientos diferentes
Reservas
Si está marcado permite que se facture el mismo
asiento para diferentes Reservas
Días para fecha vencimiento
De especificarse al lanzar la factura agrega una
fecha sumando a la fecha de emisión para calcular
la fecha posible de vencimiento de la factura.
Forzar Líneas por MP Complexa
Para mostrar en la factura las modalidades de
pensiones cuando son complejas, o sea muestra
la línea de la reserva con todas sus modalidades
de pensión que tiene. obliga a separar las líneas
de la factura entidad por las líneas de la pensión
compleja
Facturas 0 cuando 100% de
descuento.
Facturar a 0 cuando se aplique un descuento del
100%, o sea permite lanzar una factura con valor
cero
Fijar Contrato en Precios de
Matriciales
para cuando estas definiendo los precios de las
matriciales, fija el contrato y va descontando las
comidas para llegar al alojamiento, de lo contrario,
va sumando
Verificar Repetición Nº fiscal de
la entidad
Para verificar que cuando se registren las
entidades el numero fiscal no se repita
Excluir Operadores al validar
instrucciones de transferencias
permite en la misma factura reservas de la misma
entidad pero de distintos operadores
Confirmar Tipo de Factura en
Emisión
pide confirmación si es factura o boleta al emitir la
factura
Cerrar Cuentas Corrientes Si una factura es emitida el programa a cargará
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automáticamente a la cuenta del Cliente y acerrará
Cuentas de Huésped
Si quiere mantener las cuentas separadas para
cada Huésped en las Reservas debe activar este
parámetro.
Si no se selecciona las cuentas serán por
Reserva.
Cambio Medio en Facturas
Cuando existen movimientos insertados en la
cuenta que se factura en moneda extranjera y
cada uno de ellos aplico un rate distinto, al emitir lafactura el sistema calcula una tasa media para
representar en la misma.
Facturas NewPlan
Si en la instalación se instaló también el Software
NewPlan para Centros de Conferencia este
parámetro es utilizado para permitir la emisión en
NewHotel de facturas de servicios administrados o
generados por NEWPLAN
Usar Descripción de las tarifas
de precios
Para cuando se emite la factura que se imprima la
descripción que se le han parametrizados a las
tarifas de precios objetos de la misma
Facturas con Saldo negativo. Si es permitido emitir Facturas con saldo negativo.
Saldos negativos (Factura, Nota
de Crédito).? ¿Qué nombre debe atribuirse a una Factura que
tiene valor negativo (Factura o Nota de Crédito)?
Nº Fiscal Obligatorio
Si NewHotel debe pedir el número fiscal para
Todos o solo para las Entidades
, el caso excluyente de esto es
el parámetro siguiente:
Además si queremos que al emitir los documentos
tipo facturas cual es la obligatoriedad del sistema
con relación al número fiscal.
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, el caso excluyen de
esto es el siguiente parámetro
Factura Entidad, Asientos fecha
valor mayor que fecha salida
Este parámetro si se marca permite lanzar una
factura de reserva con movimientos insertados
posteriormente a su fecha de salida. En caso de
no estar marcado no permite incluirlo en la factura
de entidad.
Factura Moneda Extranjera
Cuando se emiten facturas en moneda extranjera
que no utilicen cambio fijo, el sistema puede fijar el
convertir los valores de la moneda base a la
moneda extranjera utilizando una de estas
opciones de cambio.
Dirección de la factura
Para definir qué se debe imprimir y como en las
facturas
Titular da factura
Para definir qué datos son obligatorios por defecto
del titular de la factura
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Utilizar Contravalor
Para los países como ANGOLA donde existe unamoneda extranjera definida como la moneda base.
Si este parámetro esta seleccionado los Valores
de la Factura también se presentarán en la
moneda local del país para además del valor en la
Moneda Base
Nota Crédito Por Porcentajes de
Factura
Poder utilizar notas de crédito por porcentajes de
factura
Movimientos Reservas en
Overbooking
Sección y Servicio definido por default para
Overbooking
Recibos de Cobro
Para definir los datos por defecto que se imprimen
en los recibos de cobro
Entidades y Numero fiscal y
Direccione fiscales
Para configurar los números y direcciones fiscales
del sistema en cuanto a :
Incluir numero de recibo de cobro
en línea de factura
Al marcarlo indicamos al PMS que incluya en la
línea de facturas los numero de recibos de cobro
recibidos
FACTURACIÓN - SERIES
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Campo Significado
Definición da Serie de Facturas
(Número límite, Fecha)
¿Cómo se definen las Series de Facturas? ¿La
Serie terminará cuando los números alcanzan el
Número Limite o cuando alcanzan Una Fecha
Limite?
Igual Serie para Factura Pro
forma y Factura Final
Si las Facturas Pro forma tienen que tener la
misma numeración que la Factura Final.
Serie Depósitos Anticipados
Creación de una serie alfa-numérica de
identificación de los documentos de Depósitos
Anticipados.
Documentos InternosCreación de una serie alfa-numérica de
identificación de los documentos internos.
Serie Factura Anulación Creación de una serie alfa-numérica deidentificación de la Serie Facturas Anulación.
Serie facturas en otro Hotel del
Complejo
Creación de una serie alfa-numérica de
identificación de los documentos en causa, cuando
se trabajo en modo complejo
Serie documentos (facturas)Creación de una serie alfa-numérica de
identificación de los documentos en causa.
• Tipo (Factura/Boleta de
Venta)Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel.
Serie Documentos (Notas deCrédito/ Débito)
Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel.
• Usar Series de
Documentos para
NewConta
Usar Series de Documentos para NewConta
FACTURACIÓN - DISTRIBUCIÓN
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Campo Significado
Moneda Base
Debe escogerse la Moneda Base para ser utilizada
en las operaciones del Hotel para cobros, tasas,
facturas, pagos, etc.
La Moneda Base es seleccionada de la lista de
monedas que se crearon.
La Moneda Base adicional sólo es necesaria para
los países (como CUBA) donde es necesario
utilizar una segunda moneda base de forma a que
las operaciones y resultados puedan parecer
separados en las dos monedas base (pero no
cambiadas de una para la otra).
En este caso los resultados de la producción
aparecerán en dos totales separados - uno en la
moneda base e otro en la moneda base adicional
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convertidas de una para a otra).
Sección Facturación
Define la sección que hace las facturas en el PMS,
de no existir nada seleccionado cualquier sección
con derechos puede facturar.
Descripción de las diarias
Descripción que al especificarse saldrá en las
facturas en lugar del texto DIARIAS, saldara este
texto, en sus diferentes
Definición por default de las
secciones y servicios para la
distribución de la producción
generada por la diarias deprecios
Cuando se introduce una tarifas de precio, sea
esta por contrato o manualmente y en la seccióncorrespondiente no están especificadas la
distribución de la producción, el PMS adopta por
estándar la distribución de la misma en las
secciones y servicios definidas aquí.
No obstante si al definir las tarifas se adoptan
otras distintas, el PMS resta las que están
directamente en la tarifa y no estás.
Valores por defecto para
Desayunos, Almuerzo y Cenas
para Adultos y para Niños
NewHotel permite (si el usuario tiene los permisos
necesarios) la inserción manual de una precio de
Habitación en una Reserva, en lugar de utilizar
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una de los precios de Habitación definidas.En el caso de Tasa manual se usarán los valores
del parámetro a la izquierda para descomponer el
precio de Tasa total en las porciones para la
Habitación, Desayuno y Comidas (dependiendo de
la Pensión de la Reserva).
Ejemplo: 100€ de Taza insertada manualmente
para 1 sólo huésped en media pensión.
Si el desayuno del adulto es 10.1€ y la Comida es
29.14€ la producción diaria para esta Reservaseria:
Habitación = 60.76€ (100-10.1-29.14)
Desayuno = 10.1€
Comidas = 29.14€
Por ciento de Distribución por
Defecto para las
Tarifas – D
SOLO UTILIZADA SI NECESITA DEFINIR TASASDE HABITACIÓN MODELO D
NewHotel ofrece varios modelos para las tarifas de
Tasa Diarias:Modelo A - Por Persona
Modelo B - Por Habitación
Modelo C - Por Matriz de Precios
Modelo D - Incrementos de Pensión
Las tarifas del Modelo D consisten en la definición
de una Tasa de Habitación que consiste en una
parte básica para la habitación y las otras partes
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corresponden al Desayuno y Comidas en acuerdocon el Tipo de Pensión de la Reserva.
Comida de Media
Pensión (Almuerzo/Cena)
Para la previsión de los almuerzos y cenas por
favor especifique cual de las comidas deberá ser
considerada en el caso de Medias Pensiones
Configurar Almuerzo
(Fecha de Llegada,
Fecha de Salida)
Para la previsión de los almuerzos y las cenas por
favor especifica si los Huéspedes en Media
Pensión o Pensión Completa desean el almuerzoen el primer día o en el último día de la estancia.
.
Valor de niño
Precio estándar para la Tasa Diaria de Niños.
MÉTODOS DE FACTURACIÓN
MÉTODOS DE FACTURACIÓN - CHECK-OUT
Campo Significado
Check-Out con valores en
cuentas - Directos
Si es permitido el Check-out de Clientes Directos cuando
existen cuentas con pago pendiente.
Check-Out con valores en cuentas Si es permitido el Check-out de Clientes de Entidades
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(Entidades) (Agencias o Compañías) cuando existen cuentas conpago pendiente.
Facturar Master Entidad Posibilita la facturación de Master alterando para una
entidad.
Verificar condiciones para check-
Out después de Facturar.
Permite verificar las condiciones después de facturar.
Factura obligatoria para check-Out Al efectuar el check-out Emite obligatoriamente la factura.
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MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANTICIPADA
Campo Significado
Lanzar diferencias con lo Facturado Se aplica en reservas con facturas anticipadas. En la
fecha del día el programa realizara una validación de los
valores cargados definidos en la reserva, de existir
diferencia con lo facturado el sistema automáticamente
lanzara movimientos (asientos) en la cuenta.
Alterar Fecha de Asientos Posibilita a alteración de las fechas de los lanzamientos.
Facturar Diferencias en el Check-
Out
(Si/No)
Se aplica a reservas que tienen facturas anticipadas que
en el momento del check-out la cuenta corriente tiene
saldo (positivo o negativo), emitiendo un documento para
regularizar la diferencia. Si la diferencia es negativa, o
sea, el total de débitos supera el total de créditos, se
debe indicar cuál es el documento para regularizar:
factura o nota de crédito.No lanzar diferencias último asiento
(Facturas Depósitos anticipados)
Al seleccionar este parámetro permitimos que no se
efectúe el lanzamiento de las diferencias de los últimos
movimientos.
Cambiar Fecha Valor a
movimientos de Anticipos en
Entradas anticipadas.
Permite la alteración de la fecha y del valor en caso de
depósito anticipado en cualquier momento.
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Cambiar Fecha Valor amovimientos de Anticipos al
Cambiar Fecha de Entrada
Permite la alteración de la fecha y del valor en caso dedep. Anticipado en la fecha de entrada.
Obviar Descuentos en Diferencias
con Facturado en Cierre de Día.
Hacer los descuentos en caso de existencia de
redundancia en la facturación en el Cierre de Día.
Cambiar datos de la factura una
vez emitida
Si están los siguientes parámetros activos y existen los
permisos, por la consulta de facturas se pueden alterar
estos valores de la factura
MÉTODOS DE FACTURACIÓN - PRO-FORMA
Campo Significado
Emisión de Pro forma en
Check-In
Si este parámetro está activo es emitido automáticamente
una factura pro forma en el momento en que se hace el
check-in de la reserva.
Emisión de Pro forma en
Inserción.Todas
Prepago
Se emite una factura pro forma en el momento de
adicionar una reserva. Si se activa el campo Todas en paratodas las reservas. Prepago son aquellas que tiene un
depósito anticipado.
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MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANULACIÓN
Campo Significado
Anulación sólo en la Fecha de
Emisión.
Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y
no posteriormente.
Anulación sólo en la Fecha de
Emisión- Facturas Pendientes
Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y
no posteriormente, en este caso para las facturas
pendientes.
Anulación: Standard; Factura;
Nota Crédito
Tipos de anulación de factura, que obliga a un proceso por
ej. Crear una nota de crédito.
Fecha de Emisión Anulación:
Original; Fecha de Trabajo.
En caso de Fechas diferentes.
Anular factura en NewConta Anulación de facturas en caso de tener el programa
NewConta.
Transferir factura anulación en
NewConta
Transferencia del documento Anulado al programa
NewConta.
esto último llama a un
procedimiento de newconta que las enlaza
Usar factura a Crédito
cuando anulas generando una
factura a crédito, genera los nuevos asientos para esa
factura
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MÉTODOS DE FACTURACIÓN - MARKETING
Campo Significado
Usar Comisión de Marketing Activa Usar Comisión de Marketing
Sección / Servicio Departamento y servicio en donde se carga la comisión
Condensar para Facturar Condensación para facturar, que la factura salga
condensada y no abierta por servicios
MÉTODOS DE FACTURACIÓN - REGULARIZACIÓN
Campo Significado
Regularizar Factura (concepto) Obliga insertar algún tipo de pago en el momento de emitir
la factura. De no estar activa, la factura se imprime y pasa
a pendiente y la forma de pago puede ser introducida más
tarde mediante la consulta de factura.
Los métodos pro defecto para regularizar la facturas que
podemos parametrizar si queremos tener un estándar son
los siguientes:
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Bloquear Facturas sin
Regularizar.
Permite bloquear la inserción de movimientos en una
reserva cuya factura tenga marcado pendiente como forma
de pago.
Regularizar facturas antes del
Cierre del día.
Si este parámetro está activo el sistema obliga que la
factura sea paga antes de hacer el cambio de fecha de
trabajo en NewHotel.
EMISIÓN DE FACTURAS
EMISIÓN DE FACTURAS - IMPRESIÓN
Campo Significado
Permitir No Imprimir en emisión
de Facturas
Posibilita la no impresión de facturas con su
emisión. Pero si marcamos el siguiente check no
se imprime solo se exporta
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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No Imprimir Factura en Moneda
Base cuando Moneda Extranjera
Si solo queremos la emisión de factura en monedaextranjera sin imprimir la copia valorada en
moneda base
Registrar Folios
Numero de folios que son emitidos por las
autoridades fiscales para asociar a las facturas.
Este parámetro se emplea para la exportación de
Sap Onlinea.
Evitar Preview
NewHotel antes de emitir la factura puede hacer
un previe de la misma para ver cómo queda. En
caso que no se desea esta opción se marca esteparámetro.
Cambiar fecha al imprimir
Si el parámetro de alteras las fechas esta valido al
imprimir la factura podemos especificar otro fecha
solo a efectos de impresión de la factura.
Facturas; Notas de Crédito;
Ticket
Cuantas copias de cada documento quiere.
Si tenemos factura en moneda extranjera
podemos definir también estos datos en estas
opciones
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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EMISIÓN DE FACTURAS - EXPORTACIÓN
Campo Significado
No Exportar Permite la no exportación de documentos.
En diferentes documentos
Rich text Format
Word for WindowsExcel 7
Excel 8
Lotus
ormato de archivo destino en que se guarda el archivo de
xportación
Nombre del fichero Datos para configurar el nombre del fichero donde se
exportan las facturas
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Ejemplo
Mudar camino al Exportar Permite la Verificación / Alteración del camino para la
exportación.
Exportar al Cierre del Día. Poder exportar las facturas cuando se efectúe el Cierre del
Día.
Email Otra posibilidad de efectuar la exportación, para una
morada electrónica.
Exportación Voxel Tipo de exportación para este proveedor de datos, donde
al marcarse se configuran los siguientes datos adicionales
es la entidad de la que
se cogen los datos para enviar en el fichero de exportación
...a quien va destinada
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HABITACIONES
HABITACIONES - HABITACIONES
Campo Significado
Ocupación Crítica%
n el proceso de confirmación de reservas individuales o de grupos, elistema emite una alerta al usuario del sistema con los días de la estancia de
os futuros huéspedes en los que el hotel tendrá Overbooking para el tipo de
abitación seleccionado.
Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema emita una alerta a
partir del 95 % de ocupación.
No obstante el valor definido en este campo siempre se alertará a partir del
100 % de ocupación.
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Este parámetro puede ser del tipo general o detallado, si oprimimos la lupapodemos definirlo de la siguiente manare:
Según ocupación critica
Según máximo de reservas que se permite por tipo de habitación para el dia
Cambio de ropas efine cada cuanto día es el cambio de ropa (sábanas, toallas, etc.).ste parámetro se utiliza en la opción que permite distribuir el trabajo de las
amareras de pisos (Recepción – Ama de Llaves – Atribución de
abitaciones).
Esta cambio de repo también puede definirse de forma general o por tipo de
habitación
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Precios Tipos de
Habitación
l sistema tiene dos modelos para captar los precios de las habitaciones.
Cada Tipo de Habitación tiene asociado el Modelo a utilizar.
El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones que tienen dos camas,
es decir que se contratan con precios para ocupación doble y suplementos
por ocupación sencilla y reducciones para camas extras.
El Modelo B es útil para apartamentos, etc.
Aquí se configura cual modelo se va a utilizar o si serán ambos.
Fecha Central
Telefónica
Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos automáticos por
concepto de llamadas telefónicas.
Tipos de Room
Status
e configuran los Estados, relacionados con la limpieza de las habitaciones,
ue deben utilizarse en el sistema.
Generalmente se definen Sucio y Limpio.
Tipo de Estados de
la Habitación
(Ninguno; Sucio,
Si no va a controlar los estados de la habitación por NewHotel, por favor
escoja “Ninguno”.
Se pretende utilizar el control de los Estados de las Habitaciones, por favor
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Limpio; Sucio enLimpieza, Listo para
Verificación, limpio)
escoja la opción que mejor se aplica a sus necesidades y organización.
Tipo de Habitación
predefinida
Para fijar una habitación por defecto al hacer reservas
Habitaciones
Unisex
Sistema de hacer reservas en el PMS por cama donde el control de asignar
reservas en una misma habitación es controlada por el sexo. De esta
manera la primera reserva que entra a la habitación define que otras
reservas por sexo admite, de esta manera se controla que no se inserten
dos reservas de dos clientes con sexo distinto en la misma habitación.
Si el control no lo queremos hacer de forma general sino por tipo de
habitación podemos hacerlo mediante la lupa
Usar Rental Pool Este parámetro que su empleo depende de que si el PMS esta en uso de
condominio o no, por su función. Lo que implica es un orden de atribucin de
habitaciones. Si esta activo el orden de atribución será el siguiente:
-Primero prioridad del Régimen de Explotación
-Segundo Rental Pool (criterio de cálculo: Numero de noches alquiladas)
Este orden se empleara para la atribución de habitaciones. El mismo
consiste en tratar de proponer en la asignación de habitaciones la habitación
que menos se ha vendido, con la finalidad de lograr una buena rotación de
las mismas. Numero de noches alquiladas
Definición de los En esta sección definimos los colores pro defectos, para cada categoría que
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colores por defectopara los Planning
serán utilizados en los planning.
HABITACIONES - TIPOS
Tipo Significado
Código Código que identifica al tipo de habitación
Modelo Modelo de tarifa que se aplicará.
Activo Podemos definir si este tipo de habitación esta activo
para ser utilizado o no
Base de Personas Número base de personas para ser utilizado para
cálculo de valor de cama extra, en caso de tarifa
modelo B.
Mínimo de personas Cuál es el mínimo de personas que se permite en
este tipo de habitación.
Promedio de Multi-Ocupación En casos de multi-ocupación, cual es valor medio de
pax a ser considerado para estadísticas para este tipo
de alojamiento.
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Máximo de personas Importante para el cálculo de cama extra. Es elnúmero de personas a partir del cual el programa
pasa a considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En
una Doble cuyo máximo sea 2 PAX, se aplica el valor
de cama extra a partir del 3ª Pax.
Base para Estadísticas Cuál es el número base de pax a ser considerados
para el porcentaje de ocupación de camas
Máximo para aviso Con este número nos permite que el PMS emita una
alerta al hacer reservas para una habitación que
sobrepase la capacidad de personas definidas eneste parámetro.
Mínimo para WEB Para cuando se hacen reservas vía web se
especifica la cantidad mínima de pax que son
aceptados
Código Expedia El PMS NewHotel tiene interface con el sistema de
Expedia para recibir y enviar reservas y
disponibilidades, con una propia interfaz creada a tal
efecto. En este parámetro lo que compatibilizamos el
código de habitación de NewHotel con el otorgado por
Expedia.
Orden Por defecto el orden del tipo de habitación aparece
por su código, pero con este parámetro podemos
definir en qué orden queremos que aparezca sin
importar otro criterio de clasificación.
Observaciones
Códigos que desea usar para organizar las Habitaciones de su Hotel en varios tipos.
No deberían definirse más Tipos de Habitación que los necesarios para dividir el inventario
de Habitaciones en diferentes precios de venta en las Tarifas de Habitación.
Evite definir más Tipos de Habitación de los necesarios porque la existencia de muchos
Tipos de Habitación complicará la definición y la lectura del plannning y de las estadísticas.
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No se olvidar que también puede distinguir cada Habitación individual de acuerdo con otros
criterios como las Características de las Habitaciones (como fumador/no fumador, vista
para el mar, vista para la montaña, vista para la ciudad, baranda, etc.). De esta forma no
necesita definir Tipos adicionales de Habitación sólo con el propósito de características
particulares que pueden definirse como características de Habitación.
Ejemplos: DB = Doble, TW = Twin, ST = Suite, JS = Junior Suite, SG = Single, etc.
Para cada Tipo de Habitación puede escogerse Modelo de Tarifa de Habitación para la
definición de Tarifa (aunque puede anular esta opción cuando crea cada tarifa).
Para cada Tipo de Habitación especifica los valores de la ocupación base, como Número
Base de Paxs, Número Mínimo de Paxs, Número Máximo de Paxs, Paxs Base para las
Estadísticas y Promedio para ser usado en Multi-ocupación (si aplicable en este caso).
Todos estos números son importantes porque ellos se usarán para establecer las fórmulas
de las Tarifas de Habitaciones y para presentar cálculos estadísticos. Por ejemplo, el
Número Máximo de Paxs se usa para aplicar el criterio de cargar camas extras (siempre
que el número de pax en la reserva exceda el máximo especificado).
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HABITACIONES - PENSIONES
Tipo Significado
Tipos de Modalidades de
pensiones
Para definir las modalidades de pensiones
establecidas para el hotel.
Ejemplo
SC - Habitación
BB – Habitación y Desayuno
HB – Habitación +Desayuno+Una Comida (también
conocida como media pensión o MAP)
AP – Habitacion+Desayuno+Dos Comidas (también
conocida como pensión completa)
AI – Todo Incluido
Estas sigla son totalmente definas por el utilizador del
sistema
También podemos especificar la descripción que
queremos sea mostrada en las diarias, y poder definir
si están activas o no las mismas para su empleo
COMPLEJO
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Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opciónUtilitarios - Parámetros - Complejo
Si estamos ante un complejo hotelero “Multihoteles” es necesario configurar el nombre
de los hoteles que lo componen y en el campo “ODBC” se define el alias de la base o
instancia que almacena sus de datos (Database Alias).
Además se definen dos parámetros nuevos donde se especifica los datos del operador
y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos datos del que
recibe, así como la sección y servicio que recibe y envía.
Campo Significado
Hotel Número do hotel
ODBC Conexión al servidor de datos de newcomplex
ODBC NewConta Conexión al servidor de datos de newconta
Orden Orden.
Licencia Número de licencia.
Camino de reportes Camino de reportes personalizados
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personalizadosImagen de fondo Imagen de fondo
Utilizador NH Oracle Usuario de conexión a newhotel
Utilizador NC Oracle Usuario de conexión a newconta
Entidad/Operador a
facturar saldos de reservas
transferidas
Entidad/Operador a facturar saldos.
Sección / Servicios para
aceptar los saldos de las
reservas aceptadas
Sección / Servicios para aceptar los saldos de las
reservas aceptadas
Entidad para Overbooking
con transferenciaEntidad para Overbooking con transferencia
Inserción de movimientos
en OverbookingInserción de movimientos en Overbooking
Visible Activar para estar visible.
Notas aclaratorias: Los primeros campos Entidad/Operador a Facturar Saldos (Reservas transferidas) se utilizan para eso, Facturar el saldo de la Reserva a ese otro Hotel, en el
momento en que van a ser transferidas con Saldo pendiente.
La Sección/Servicio a la derecha se utiliza para insertar en la cuenta de las Reserva aceptadas esos Saldos que fueron transferidos con la Reserva y que supuestamente fueron facturados al momento de Transferir
La Entidad para Overbooking con transferencia es la referencia que queda en las tablas RESERVAS, para la información del OverBooking Interno (por compatibilidad con la estructura antigua que solo hacia OverBooking a Entidades)
El Check de Insertar Asientos en OverBooking es el valor por defecto del Check equivalente al momento de hacer el OverBooking que decide si la Reserva va a continuar cargando en el Hotel de Origen
Hace unos años se adiciono el funcionamiento del Traductor y luego de esto se decidió
aprovechar los campos de Entidad/Operador para que, asociados a un parámetro se utilizaran para poner las Reservas recibidas de ese Hotel en esa Entidad/Operador
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MULTI HOTEL
Gestión de varios hoteles compartiendo una misma estructura de datos y datos
comunes, aunque el tratamiento de las reservas y reportes son individualmente pro
hotel, por lo que no existe como en la variante de complejo resúmenes globales de
todos los hoteles.
En principio esta variante lo que permite gestionar un grupo de nomencladores
comunes para todos los hoteles pero la operación es individual hotel por hotel
La parametrizaciôn que mostramos aquí es similar a la explicada solo que en esta
parte solo se detallan las características de cada hotel, pero las opciones y parámetros
son los mismos explicados para un solo hotel.
MULTI HOTEL – DATOS GENERALES
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MULTI HOTEL DIRECCIÓN
MULTI HOTEL FACTURACIÓN
MULTI HOTEL ENTIDAD OFICIAL
MULTI HOTEL NEWCONTA
MULTI HOTEL OTROS
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CRUCERO
Cuando existe parametrizado el modo crucero, esta opción se accede por Utilitarios
Parámetros Crucero
En la pantalla anterior se muestran los distintos botones con lo cual se sincroniza la
actividad del barco con el PMS de Tierra.
PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL MODO CRUCERO
1-Deben haber 2 Bases de Dados en 2 Servidores distintos, estas bases deben ser iguales en lo inicio, y deben estar mantenidas por NewCentral, que debe encargarsede que los clasificadores (entidades, tarifas, precios, etc.) sean iguales.
2-La base del Barco debe ter el Parámetro activo "Modo Crucero - Barco"3-La Base de Tierra debe tener el parámetro Activo "Modo Crucero - Base de Tierra" ytener además la configuración del ODBC al server del Barco (Estos Parámetros estánen Parámetros Generales / Crucero)
4-Importante: En las dos Bases de Datos deben estar los mismos cuartos (los quetiene realmente el Barco)
5-La opción en Utilitarios/Parámetros/Crucero te permite:
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-Detener las Operaciones del Barco (A partir de esemomento en NewHotel del Barco no debe poderse hacer nada, soloconsultas y reportes)
-Exportar Reservas hacia el Barco (a partir de unaFecha de Entrada que se selecciona)
-Importar los Datos del Barco (después del viaje) hacia la BD de Tierra(esta opción importa todos los datos de las reservas, movimientos yrecibos) (Nota: En el Barco NO se hacen facturas, solo en Tierra)
-Reanudar operaciones del Barco (Cuando lainformación esta lista en el servidor del Barco, para que el servidor vayaal Barco y continúe operando solo)
6-En la BD de tierra, durante el viaje se sigue trabajando pero
-NO carga las diarias (se cargan en el Barco) -NO se hace Checkin o CheckOut
Queda pendiente que después que se Importen los dados del viaje para la BD deTierra, será preciso reconstruir las Estadísticas para los días del viaje (que como seránpocos debe ser rápido).
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OFFSHORE
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS
El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para
NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo
resumen menciono:
Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias)los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta
master.
El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura
Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos
newconta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dos
módulos de newconta, uno Offshore y otro al 100%.
El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que
para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben
ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento
sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro el sistema en la
configuración de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que
funcionara bajo este principio:
Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los
precios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada
entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios.
Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los
Offshore así sucesivamente.
Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema
toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios
bases en base a este agregándole el % correspondiente.
Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el
sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de
precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás
y hacerlo de la otra forma.
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Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahoraconsiderando estos precios.
Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el
momento por el sistema son los siguientes:
Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por
este concepto.
Ingresos por servicios
Auditoria de Ingresos y saldos.
Mano Corriente.
Cuentas Corrientes.Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema
ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico de
instalación).
PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE
En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore.
Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura
entonces la Interface con NewConta.
· Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes.
· Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.
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· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá facturaoffshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el
parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se
abre una nueva pestaña que dice Offshore.
Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con
este procedimiento.
Como debe estar marcado la entidad:
FACTURA MASTER =ENTIDAD.
TIPO FACTURA: RESUMIDA.
ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL
TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE
ORIGEN NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE
LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).
Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él
% de la misma.
Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para
definir los precios bajo el principio explicado anteriormente.
Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí
las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el
100% y la otra con él % del offshore definido.
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Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.
Nota Importante: si el hotel comienza a trabajar y una vez en funcionamiento quiere cambiar a este método, los movimientos y facturas e impuestos anteriores no le son aplicable este procedimiento.
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IMPRESORAS
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Impresoras
Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para los
Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde se
encuentran los reportes del sistema.
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MIS REPORTES
Son reportes construidos de acuerdo a las necesidades del hotel, no se encuentran en
los reportes tradicionales cuando se instala la aplicación, para ello se define el nombre
del reporte y la ruta donde se encuentra para ser adicionados a la aplicación en la
Opción de Reportes Externos.
Para configura un reporte externo se Oprime el botón de se despliega
una venta donde se define:
Nombre: del reporte que debe aparecer en la aplicación.
Ruta: Camino donde se encuentra el archivo
Check-Box Submenú: Indica si en la opción de Reportes Externos se crea un
sub - nivel de menú con un nombre específico para que allí aparezcan uno ovarios reportes personalizados.
Campo de Selección Submenú: se define a que submenú pertenece el reporte
Orden: Número del reporte
Apaisado: Aparece la hoja en forma horizontal de lo contrario aparece en forma
vertical
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Para finalizar Oprimir el botón de
IMÁGENES EXTERNAS
Este menú permite importar imágenes para NewHotel, basta designar el nombre del
fichero e insertarlo.
Una vez que se tienen todas las imágenes cargadas, las mismas sirven para que el
recepcionista pueda mostrar al cliente mediante el PMS las distintas vistas, como por
ejemplo donde queda la Habitación, un restaurante, etc.
Esta funcionalidad se hace en el PMS por la siguiente opción:
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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Cada imagen aparecerá en esta sección que enmarco en azul, con lo cual al
seleccionar una se muestra como a continuación ejemplifico.
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SELECCIONAR EXPORTACIÓN
Opción en Utilitarios Parámetros Exportación de datos para exportar distintas
información según hemos parametrizado su uso o no.
ESTADÍSTICAS
Permite la exportación de las estadísticas para NewCentral.
ESTADÍSTICAS (PREVISIÓN)
Permite la exportación de las estadísticas de Previsiones para NewCentral.
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CONTABILIDAD
Permite Generar el fichero contable, para ello es obligatorio que las Secciones,
Servicios, Formas de pago y en general los campos del sistema que tengan un campo
de cuenta contable este debe ser agregado.
También tenemos que tener seleccionado el parámetro que
está en Utilitarios – Parámetros Generales. Aquí están definidas las cuentas del Hotel
y se hace una exportación a la contabilidad.
ENTIDAD OFICIAL
Permite a exportación de entidad oficial.
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FICHERO SAF – XML
Permite la exportación de Fichero SAF – XML para el fichero designado.
Campo Significado
Datas Entre datas
FicheroCamino para donde se
exporta
CONDOMINIO
Permite a exportación a Condominio.
EXPORTACIÓN IMB
Permite la exportación del fichero IMB para el camino designado.
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Campo Significado
Tipo Se entre datas o todo
Datas Entre datas
FicheraCamino para donde se
exporta
EXPORTACIÓN RUC
Permite la exportación del fichero RUC para el camino designado.
Campo Significado
Tipo Se entre datas o todo
Datas Entre datas
FicheroCamino para donde se
exporta
EXPORTACIÓN AVS
Permite la exportación del fichero AVS para el camino designado.
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Campo Significado
Tipo Se entre datas o todo
Datas Entre datas
Fichero Camino para donde seexporta
EXPORTACIÓN MARKET METRIX
Permite la exportación del fichero Market Metrix para el camino designado.
Campo Significado
Tipo Se entre datas o todo
Datas Entre datas
FicheroCamino para donde se
exporta
EXPORTACIÓN CONSUMOS MINI BAR
Permite la exportación del fichero de Consumos Mini Bar.
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EXPORTACIÓN PGO
Permite la exportación del fichero de Pagos
Posibilidad de seleccionar Reserva o Grupo para exportación Manual
EXPORTACIÓN INTERFACE CARDEX
Esta interface es un registro que contiene un registro de cardex por cada huésped queha entrado al hotel en la fecha de referencia. Es manual dado que para obtenersedebe estar cada huésped registrado en el Cardex.
El Interface Cardex se exporta las entradas de un día y según el pedido se guarda lafecha y se considera ese día ya exportado, la siguiente vez que entras a la ventana teofrece el día siguiente al último exportado.
Si modificas a un cliente que entro ayer y ya el día de ayer lo exportaste, tienes quevolver a exportar las entradas de ayer (que el sistema no te va a ofrecer exportar)porque el filtro es por fecha de llegada del cliente.
5555 _20100809_130119_000.XML ( el numero marcado representa el código de la
empresa especificado en los parámetros generales para identificar al fichero resultante
de la exportación.
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Especificaciones:
Formato del fichero:
o HHH_YYYYDDMM_HHMMSS_NNN.xml ALB_20070214_230501_001.xml Donde:
o -HHH es el código del hotel
o -20070214_230501 es la fecha y hora de generación del fichero
o -NNN es un contador opcional para distinguir los ficheros generadossimultáneamente.
Estructura
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EXPORTACIÓN ESTANCIAS DEL DÍA
Generado al cierre de día y es un una etiqueta InHouseCardex por cada reserva queva a dormir en el hotel (check in y no show con garantía) A cada noche se genera estefichero, si una reserva panocha 3 noches se envía 3 veces.
Como se define el nombre:
AAAAMMDD_HHH_OCUP_HHMMSS.XML
Donde
AAAAMMDD Fecha de Trabajo del Front yyyymmdd
HHMMSS Hora de generación del fichero
Estructura
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Ejemplo: <?xml version="1.0" encoding="utf8" ?>
-<Data> -<InHouseCardexList HotelId="HOT" HotelName="Test Hotel" Date="20100325"> -<InHouseCardex>
<CardexID>5522202200</CardexID> <GuestID>7090402200</GuestID <Surname1>AGERHOLM</Surname1>
<Surname2 /> <Name>JANE</Name> <CountryID>3</CountryID> <Country>Alemania</Country>
<DocumentNumber>DF56565X</DocumentNumber> <Voucher>NEC45922418</Voucher>
<ArrivalDate>20100321</ArrivalDate> <DepartureDate>20100327</DepartureDate>
<RoomNumber>1120A</RoomNumber> <BillingRoomTypeID>DBL </BillingRoomTypeID>
<BillingRoomType>Double</BillingRoomType> <OcupRoomTypeID>SUI </OcupRoomTypeID>
<OcupRoomType>Suite</OcupRoomType> <BillingBoardID>HB</BillingBoardID> <BillingBoard>Half
Board</BillingBoard> <BoardID>AI </BoardID> <Board>All Inclusive</Board>
RoomUse>2</RoomUse> <Pax>3</Pax> <Adults>2</Adults> <Children>1</Children>
<AgencyID>NUR</AgencyID> <Agency>NUR Touristic Belgica</Agency> <RateID>NURW09</RateID>
<Rate>NUR Golf Winter 09</Rate> <GroupID /> <GroupName /> <Dayuse>0</Dayuse>
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<Turnaway>0</Turnaway>-<SpecialRates>
-<SpecialRate> <SpecialRateID>EB</SpecialRateID> <SpecialRateName>Early Booking</SpecialRateName>
</SpecialRate>
-<SpecialRate> <SpecialRateID>HM</SpecialRateID> <SpecialRateName>Honey Moon</SpecialRateName>
</SpecialRate> </SpecialRates></InHouseCardex> </InHouseCardexList> </Data>
EXPORTACIÓN DE INGRESOS
Se genera al cierre del día y manual
Nombre del fichero: YYYYMMDD_HOT_REVE_HHMMSS.XML
Ejemplo: 20100325_TUQ_REVE_183554.XML
Tendrá como referencia código de los hoteles y el nombre será el que está definido en
los parámetros generales del PMS.
Estructura
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EXPORTACIÓN BOOKING MENSUAL O PREVISIONES
Cuando se puede obtener la misma: Poder definir la hora o las horas a las cualesse pretende generar el fichero en cada hotel en función de las reservas el hoteldecide si lo quiere generar una vez o más veces al día, haciendo disparar adeterminadas horas un proceso. Tener también la posibilidad de generarla manual.
Como se define el nombre:OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI_YYYYMM.XML
OCU_hotel_fechayhorageneracion_mesquecontiene.xmlPuede ser un solo fichero En cualquier caso necesitamos el booking a partir del díaactual y para los próximos 12 meses mínimo.
Por ejemplo si hoy es 15 enero, necesitamos el booking del 15 de enero al 30 deseptiembre ambos incluidos.
El nombre es OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI.XML donde YYYYMMDD_HHMI Eslafecha y hora **de generación** que coincide con el primer día de booking enviado. Sequiere el booking que hay hoy, para los próximos 9 meses.
Los ficheros se dejaran en una carpeta, para que cada hotel programe su envío.
Estructura
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ELEGIR IMPORTACIÓN DE DATOS
Para importar datos que provienen de NewSpa remoto, y del sistema de pago PGO.
IMPORTAR NEWSPA REMOTO
Este proceso importara en NewHotel todos aquellos movimientos generados en este
sistema, para ser intregados en los distintas cuetas confguradas del PMS
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IMPORTAR PGO
Importa al PMS los prepagos de este sistema que han efectuadas las entidades
involucradas en este control de pagos del Grupo Ibersotar.
INFORMACIÓN EN TARJETA MAGNÉTICO
En este menú visualizamos y alteramos por estación de trabajo la información de las
tarjetas magnéticas, que se emplean por los clientes para hacer sus consumos
Con el botón DETALLES hacemos la configuración
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ACCESOS
CONSULTA DE ACCESOS
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Consultar Accesos.
El sistema deja rastro de las operaciones más importantes que se efectúan y esta es
precisamente la herramienta que nos permite consultar esta información, por lo tanto
es una fuerte herramienta para auditoria.
La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectuó la
operación.
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Criterio Significado
Usuario Se escoge el usuario que se desea analizar.
Se deja en blanco si es necesario analizar
todos los usuarios del sistema.
Reserva / Cta No Alojado El número de la reserva está compuesto por
un consecutivo y el año.
Fecha Día o rango de días que se desea analizar.
Es posible analizar la información con Fecha
Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este
último caso se habilita el campo Hasta)
LIMPIEZA DE ACCESOS
El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Limpieza Accesos. Borra los accesos hasta la
fecha seleccionada.
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CAMBIAR CONTRASEÑA
Permite cambiar por el propio utilizador su contraseña de entra al sistema.
CAMBIAR DE USUARIO
Para mudar de utilizador en el sistema. También puede hacerse dando dobles click en
el fondo del sistema
CAMBIAR HOTEL
Cuando existe la opción de trabajo en complejo permite cambiar de hotel de trabajo.
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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL
I-REPARACIONES
Son utilidades usadas por el administrador de la aplicación para corregir
inconsistencias en los datos, se aconseja usar estas herramientas sí que estén otros
usuarios conectados al sistema.
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Botón Significado
Reconstruir Disponibilidad de
Habitaciones (TNHT_ALLI)
Verifica y actualiza la disponibilidad de
habitaciones para los periodos libres.
Puede ser usada con frecuencia. Se
emplea cuando existe alguna habitación
libre y el sistema la da como no
disponible.
Reparación Room Status (TNHT_ALOJ) Verifica y actualiza el estado de las
habitaciones (sucio, limpio, en limpieza).Puede ser usada con frecuencia.
Reparación Estancias (TNHT_REES) Verifica los periodos o rango de
ocupación de las reservas. Puede ser
usada con frecuencia, pero sin usuarios
dentro de la aplicación.
Calcular valor impuesto en Facturas
(TNHT_FAIV)
Reparación regularización de facturas Este busca y repara las facturas cuyos
débitos no son igual a los créditos, ya eso
no pasa pero paso en algunas versiones
hace como un año ya no tiene mucho
sentido
Conversión facturas anticipadas Esto se usa en las conversiones, el
genera los asientos de las facturas
anticipadas para que la estructura cuadre.
Re calcular impuestos en facturas
(TNHT_FAIV)
Proceso para re calcular los impuestos en
las facturas emitidas. Es muy importante
que ese proceso se haga bajo la
supervisión del cliente ya que pueden
cambiar impuestos emitidos.
Verificación/reparación de facturas
Reparación de impuestos en los Repara los impuestos que se genero para
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movimientos cada movimiento.Reparación de impuestos fijos en facturas
(Croacia iberostar)
Repara los impuestos fijos por personas
que se aplican en Croacia.
Reparación (TNHT_EDTA) Año Actual Esta tabla se usa para guardar la
Información de cada día del Año, puede
reconstruirse, pero siempre sin Usuarios
dentro de la Aplicación.
Recalcular impuestos en Facturas
TNHT_FAEN
Para permitir el Recalculo de los
Impuestos de Facturas Anuladas
II- CAMBIOS DE CÓDIGOS.
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Cambiar código Habitación Se aplica cuando se quiere cambiar el número dehabitación. La nueva no debe existir ya creada enla base sino se introduce conflictos. Cambia entodas la tablas existentes en el sistema
Cambiar Tipo de Habitación Es similar al proceso anterior solo que se refiereal Tipo de Habitación
Cambiar código Entidad Cambiar el código de alguna entidad existente
Cambiar código de País Cambiar el código de país existente por otronuevo
Cambiar código de Operador Cambia el código de un operador existente por uno nuevo. Para ello se pide la entidad y luego eloperador a cambiar.
III- CAMBIAR CODIGOS-2
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Cambiar código Servicio Permite cambiar el código de un servicio existentepor otro nuevo
Cambiar código de sección Permite cambiar el código de un secciónexistente por otro nuevo
Cambiar código origen demarcado
Permite cambiar el código existentes por otronuevo
Cambiar código de segmentomercado
Permite cambiar el código existente por otronuevo
Cambiar código de usuario Permite cambiar el código existente por otro
nuevo
IV- OTRAS OPCIONES DE REPARACIONES Y ELIMINACIONES
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Reconstruir Facturas Anticipadas Esta opción se ejecutara en caso necesario solocuando se ha efectuado el cambio del sistemaNewHotel antiguo al nuevo del 2001, para reparar y lanzar en el nuevo las facturas anticipadasexistentes.
Eliminar Habitación Proceso que elimina una habitación pero losmovimientos asociados a ella pasan a la que seespecifique en la casilla de la derecha.
Cambio Fecha Trabajo Esta opción es útil cuando los hoteles trabajan por
temporadas, donde para no ir a ejecutar cierrescontinuadamente se dice aquí hasta cuando sequiere mudar la fecha, Ejemplo. Un hotel cierra el31 diciembre pero abre el 30 de marzo. Parahacer este y no tener que lanzar cierres continuosse emplea esta opción.
Corregir Cupos Repara los allotments cuando no coincide la
información día a día con la de los periodos, ya no
pasa .... ya no tiene mucho sentido
Reparar turnos del NewPos Newhotel tiene la información de las tantas decomidas que se programan desde el POS, siexistiera algún problema con esta actualización,esta opción lo que hace es reconstruir estainformación.
Actualizar cogido NewHotel enNewconta
Los movimientos que se lanzan a NewContadesde una versión del 2006 se lanzan asociandoel código de establecimientos definido ennewhotel. SI existiera el caso que existanmovimientos en NewConta sin esta información,se lanza esta opción que lo que hace es buscar
factura por factura lanzada a Newconta paraponerle el código de establecimiento.
Actualizar saldos ReservasU.S.A.H
En las versiones recientes se a incorporado en lossaldos de las reservas por código de USAH losvalores totales (Realizados + Previsión) por Grupos de Servicios USAH en las Reservas conTimeStamp de última actualización. Esta opción loque hace es recalcular dichos valores nuevos,una vez que se cambie de versión. Luego ya el
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cierre de dia lo ejecuta normalmente.
V- OTRAS OPCIONES-2
Cambiar tasa de impuestos Permite cambiar el código de una tasa deimpuesto existente por otro nuevo
Calcular valor de estancia declientes
Para calcular las estadísticas de lis clientesrelacionadas con su estancia en caso de que noexistan o se desee recalcular las mismas
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VI- UNIR CÓDIGOS CLIENTES
Con esta opción lo que se logra es unificar bajo un mismo dato posible repeticionesde clientes registrados dobles en la ficha del Cardex, obteniéndose como resultadoun solo registro.
VII- FACTURAS ANTICIPADAS
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Cambiar tasa de impuestos Opciones en la Solución de Problemas paraintentar reparar las Facturas Anticipadaserradas por Versiones después de Conversión
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RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES.
Compila los objetos de la base de datos como Vistas, Funciones, Constraints,
Packages. Los objetos son componentes internos de la arquitectura de la base de
datos, se recomienda ejecutar esta opción luego de realizar una actualización de la
aplicación.
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CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS.
Se re calculan los valores de dos grupos de Información, Estadísticas de Ingreso, y
Estadísticas de Ocupación, entre una fecha inicial y una fecha final. El objetivo de
cada opción es validar y reconstruir la información cuando se presentan diferencias
entre reportes que son de la misma naturaleza. Por ejemplo el reporte de Pax Diarios
Ocupación contra Modalidades de Pensión, juntos estos reportes muestra el total de
entradas de Huésped, Pax Diarios muestra por cada día el número de entradas de
Huéspedes y el de modalidad de Pensión las muestras por la modalidad alimenticia,
pero los totales de huéspedes deben ser iguales en ambos reportes.
Los botones Lanzar Todas la Estadísticas de Ingreso y de Ocupación ejecutan cada
proceso individual de su grupo, el botón de Lanzar Todas Las Estadísticas ejecuta
todas las opciones.
Los procesos individuales son lo que aparecen en la parte inferior de los campos deselección de fecha inicial y fecha final.
Se recomienda correr estos procesos cuando exista el menor número de usuarios
conectados a la aplicación por ejemplo en la noche.
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CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS
Permite si por alguna razón está leyendo mal los documentos calibrar el mimos para
mejor su funcionamiento.
BORRAR PERIODO
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Borra de la base de datos información de reservas, asientos, movimientos de facturaestadísticas de reservas cuya fecha de estancia esté contenida en el periodo
seleccionado
Las posibles opciones de borrado se muestran en la siguiente pantalla. Como
advertencia el sistema solo permite hacer esto sin que otros usuario esté conectado al
mismo.
TOOLBAR
Para configurar los accesos directos del sistema
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CONFIGURAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS
1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Toolbar
2. La Barra de Herramientas admite un máximo de 20 botones. Considerando este
elemento el usuario puede configurarla a su gusto.
3. La pantalla de configuración de la Barra de Herramientas está compuesta por dos
bloques: Activas y Disponibles.
4. Para quitar un botón debe seleccionarse en el bloque “Activas” y oprimir el
triangulo que apunta a la derecha
5. Para adicionar un botón lo primero que hay que hacer es seleccionar en el bloque
“Disponibles” el botón del cual queremos insertar. A continuación seleccionamos
en el bloque “Libres” el botón a insertar y oprimimos
CALCULADORA
Esta es una herramienta útil que el sistema tiene a su disposición.
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CALENDARIO
Esta es una herramienta útil que el sistema tiene a su disposición.
CONVERSIÓN DE MONEDAS
Esta es una herramienta útil que el sistema tiene a su disposición.
SQL
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Es una herramienta diseñada para el diagnostico del PMS sin necesidad de invocar lasherramientas de Oracle
SQL TRACER
Herramienta de ayuda para reportar a programación casos de BUG que el cliente
encuentre en el funcionamiento del sistema. Antes de ejecutar la opción de error se
levanta esta pantalla para ir viendo cómo se comporta la ejecución de la opción con el
fin de enviar el resultado de esta pantalla al departamento de Helpdesk de NewHotel
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CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL
INTRODUCCIÓN
El presente documento estará orientado en dos líneas fundamentales; la primera dar
a conocer cómo y qué requisitos existen de interfaz estándar de NewHotel y sus
módulos asociados con la finalidad de al preguntar o dar algún cliente se tenga como
referencia cual es la estándar y que a partir de la misma cualquier cambio significa
desarrollo adicional; y como segundo indicar como se instala la misma (parametriza y
emplea).
PRINCIPIOS BÁSICOS
La exportación contable para su ejecución puede seguir los siguientes principios
básicos:
• Siempre se exportara a un fichero plano con extensión TXT
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• Cada producto tiene su propia exportación lo que por facilidades si existen enun ambiente conectado con NewHotel, todos a excepción de Stock y cuentaspor pagar, pueden ser generadas por el cierre del día de NewHotel.
• Los costos y cuentas por pagar por sus propias características su exportaciónes independiente.
ESQUEMA
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ETAPA I - CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL.
1- En los parámetros Generales de deben configurar las cuentas generales de lacontabilidad, así como indicar también el directorio de la exportación contable.
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2- Configurar el camino donde la aplicación va a buscar los reportes contables.
3- Indicar los reportes a exportar por el sistema, pueden ser más de uno según las
especificaciones de la contabilidad.
4- Configurar las cuentas en cada uno de los servicios, así como los centros decosto para cada sección. En caso de alguna exportación necesitar más de unacuenta por servicio se utilizan las aquí señaladas.
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5- Configurar la cuenta las los diferentes impuestos. En caso de precisar más deuna cuenta por impuesto se utilizan los campos señalados.
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6- Indicar la cuenta contable para cada una de las entidades y cuentas noAlojado.
7- Con las exportaciones se envía a veces un reporte de Contabilidad quemuestra los datos exportados, este reporte se debe configurar como unReporte Externo (Utilitarios/Parámetros/Reportes Externos)
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Etapa II- Para ejecutar los scripts que crean las vistas para la exportación contable
basta ejecutar el archivo Run.bat indicando el usuario, password y servicio de Oraclepara conectase a la base de datos de NewHotel en una maquina que tenga instalado
el cliente de Oracle con SQLPlus. Este reporte tardara en dependencia del volumen de
datos a exportar así como su complejidad aunque no debe tardar más de 5 minutos.
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DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD.
NewHotel exportara un fichero estándar con la información básica de la operatoria
diaria a la contabilidad. Existen 2 reportes de exportación con la información de la
Producción, Cobros y Facturación diaria, con las siguientes características:
1. R_PAGCC.rpt: Exporta los valores con tamaño fijo según lo indicado para cadacampo en este documento.
2. R_FORREC.rpt: Exporta los valores separados por un delimitados (#).
La Facturación de Contado se agrupada y exportara como un solo documento por el
total de contado facturado en el día.
Cada línea constara con la siguiente información:
Tipo Apunte Indicara a que sección
pertenecerá la línea en
cuestión. (Ej.: 10-Total de
Mano Corriente de
Producción, 11-Total por
Servicio-Centro de Costo
en la producción...)
CHAR(3)
Fecha Fecha del día que se
exporta en formato
DD/MM/YYYY
CHAR(10)
Código Empresa Código de la empresa
según parámetros
generales
CHAR(6)
Código Establecimiento Código según parámetros
generales
CHAR(6)
Abreviatura Código según parámetros
generales
CHAR(15)
Nombre Instalación Nombre de la instalación
según parámetro
CHAR(60)
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GeneralesCentro Costo Se informa básicamente
solo en las líneas 11 del
desglose de servicios de la
producción. Solo se
informa en la Producción
CHAR(20)
Cuenta Cuenta contable donde se
anotara la línea,
generalmente o es de las
definidas en losparámetros generales
(ManoCorriente, Contado,
Deposito) o es de los
Servicios, o de los
Impuestos, o de las
Formas de Pago o de las
Tarjetas de Crédito
CHAR(20)
Naturaleza Indica si el apunte es el
Debito o al Crédito
CHAR(1)
Valor Moneda Base Valor del apunte en
moneda base
NUMBER 15,2
Moneda Base Moneda base CHAR(3)
Valor Moneda Extranjera Valor del apunte en
moneda extranjera,
coincide con el de moneda
base en caso de no ser en
moneda extranjera
Number 15,2
Moneda Extranjera Moneda extranjera,
coincide con la moneda
base en caso de no ser en
moneda extranjera
CHAR(3)
Descripción Descripción de la línea, en
caso de los Servicios de la
producción el nombre del
servicio, en caso de
CHAR(100)
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Cobros de la Forma depago y en caso de
Facturas el Titular, etc.
Documento Número del documento de
NewHotel, en caso de
Facturación Nro./Serie de
factura o nota de crédito,
en caso de Deposito Nro.
del Recibo
CHAR(40)
Valor Base Valor base del apunte enmoneda base, solo se
informara en algunas
líneas de facturación. Solo
se informa las líneas de
impuesto de la facturación
Number 15,2
Valor Impuesto Valor de los impuestos del
apunte en moneda base,
Solo se informa las líneas
de impuesto de la
facturación
Number 15,2
Tasa Impuesto Porciento del impuesto.
Solo se informa las líneas
de impuesto de la
facturación
Number 5,2
Descripción Impuesto Descripción del impuesto.
Solo se informa las líneas
de impuesto de la
facturación, se puede
utilizar para descripciones
auxiliares en algunas
configuraciones.
CHAR(20)
Valor Base Moneda
Extranjera
Valor base en moneda
extranjera, coincide con el
de moneda base si el
asiento no es en moneda
Number 15,2
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extranjera. Solo se informalas líneas de impuesto de
la facturación
Valor impuesto Moneda
Extranjera
Valor de impuesto en
moneda extranjera,
coincide con el de moneda
base si el asiento no es en
moneda extranjera. Solo se
informa las líneas de
impuesto de la facturación
Number 15,2
Cuenta NewConta Código de la cuenta de
NewConta cuando la
factura es exportada a
NewConta. Solo se informa
en la línea del total de
factura
CHAR(20)
Código Entidad Código de la entidad de
NewHotel a la que se le
hizo la factura a Crédito.
Solo se informa en la línea
del total de factura
CHAR(20)
NewHotel tendrá un reporte estándar de contabilidad en el cual se podrá visualizar la
misma información que se generara para el fichero de texto exportado desde la
aplicación.
Tipo de Apuntes
Las siguientes serán las codificaciones para indicar cada Línea exportada a qué tipo
de apunte corresponde:
Producción
10: Importe Total de ManoCorriente en Producción (Mano Corriente)
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11: Importe Total por Servicios – Centro de Costo en Producción (Servicios)
Cobros
15: Importe Total por Tipo de Cobros (Forma Pago)
16: Importe Total Cobros. (Contado)
Facturación Crédito
20: Importe Total por Factura a Crédito (Cliente)
21: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito(Mano
Corriente)24: Importe de Impuesto por Factura a Crédito (IVA)
Anulación Facturación Crédito
25: Importe Total por Factura a Crédito Anulada (Cliente)
26: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito
Anulada(Mano Corriente)
29: Importe de Impuesto por Factura a Crédito Anulada (IVA)
Abonos a Crédito
30: Importe Total por Abono a Crédito (Cliente)
31: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito (Mano
Corriente)
34: Importe de Impuesto por Abono a Crédito (IVA)
Anulación Abono a Crédito
35: Importe Total por Abono a Crédito Anulado(Cliente)
36: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito Anulado
(Mano Corriente)
39: Importe de Impuesto por Abono a Crédito Anulado (IVA)
Facturación Contado
50: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
51: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado
(Mano Corriente)
54: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA)
541: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)
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542: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
Anulación Facturación Contado
55: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
56: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado
(Mano Corriente)
59: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA)
591: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)
592: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
Abonos de Contado
60: Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado)
61: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado
(Mano Corriente)
64: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA)
641: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago)
642: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
Anulación Abonos de Contado
65 Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado)
66: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado
(Mano Corriente)
69: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA)
691: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago)
692: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)
Deposito Recibido
70: Importe Total Deposito (Deposito)
71: Importe Total Deposito. (Forma Pago)
Anulación Deposito Recibido
72: Importe Total Deposito Anulados. (Depósitos)
73: Importe Total Deposito Anulado(Forma Pago)
Aplicación de Deposito
75: Importe Total de Contado Regularizados (Contado)
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76: Importe Total Deposito Regularizados. (Deposito)
Anulación de Aplicación de Deposito
77: Importe Total Deposito Regularizados Anulado. (Contado)
78: Importe Total de Contado Regularizados Anulado (Deposito)
POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL.
Dado el gran número de posibles formas de contabilizar la información, se ha
incorporado una herramienta que permite cierta flexibilidad a la hora de exportar la
información contable de NewHotel. Esta configuración puede hacerse desde la opción
Utilitarios – Parámetros – Contabilidad.
Las opciones actuales de configuración son las siguientes:
• Exportar Producción: Indica que se desea exportar la producción del día.
• Exportar C/Impuestos: Indica que se desea incluir los impuestos en lafacturación, esta opción provoca automáticamente que las facturas se exporten
sin impuestos.
• Exportar Cobros: Indica que se desea exportar los cobros del día
• Exportar Facturación: Indica que se desea exporta la facturación diaria.
• No Agrupar Facturas de Contado: Si habilita esta opción se exportaran lasfacturas de contado una a una, por defecto se exportan agrupadas en un solodocumento.
• Exportar Servicios: Indica que se quieren informar los servicios de la factura.
• Exportar Cobros por Factura: Indica que se quieren exportar los cobros de lafactura.
• No Excluir las Canceladas: Incluye las facturas anuladas en el día.
• Exportar Nro. Documento: Utiliza para la exportación el Numero y Serie deDocumento en vez de la de Factura de NewHotel.
• Exportar Depósitos: Indica que se desea exportar los depósitos.
Se ejemplifican dos ejemplos de posibles configuraciones.
7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921
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- Configuración por Defecto.
• X Exportar Producción
• Exportar C/Impuestos
• X Exportar Cobros
• X Exportar Facturación
• No Agrupar Facturas de Contado
• Exportar Servicios
• Exportar Cobros por Factura
• No Excluir las Canceladas
• Exportar Nro. Documento
10 ManoCorriente 4300000001 1000 D
11 Diarias 7050000001 800 C
11 Comidas 7050000012 120 C
11 Bebidas 7050000021 80 C
15 Cash 10021 750 D
15 CCredito 10011 250 D
16 Contado 11237 1000 C
50 Contado 11237 1000 D F23/2009
51 ManoCorriente 4300000001 830 C F23/200954 IVA12 4650000015 120 C F23/2009
54 IVA05 4650000011 50 C F23/2009
20 Entidad1 14002 200 D F24/2009
21 ManoCorriente 4300000001 170 C F24/2009
24 IVA20 4650000035 30 C F24/2009
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- Configuración para Exportar por la Facturación.
• Exportar Producción
• Exportar C/Impuestos
• Exportar Cobros
• X Exportar Facturación
• X No Agrupar Facturas de Contado
• X Exportar Servicios
• X Exportar Cobros por Factura
• No Excluir las Canceladas
• X Exportar Nro. Documento
50 Contado 11237 1000 D F12/SR09
51 Diarias 7050000001 630 C F12/SR09
51 Comidas 7050000012 120 C F12/SR09
51 Bebidas 7050000021 80 C F12/SR09
54 IVA12 4650000015 120 C F12/SR09
54 IVA05 4650000011 50 C F12/SR09
541 Cash 10021 750 D F12/SR09
541 CCredito 10011 250 D F12/SR09
542 Contado 11237 1000 C F12/SR0920 Entidad1 14002 200 D F12/SR09
51 Diarias 7050000001 170 C F12/SR09
24 IVA20 4650000035 30 C F12/SR09
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- Exportación de los Depósitos.
Los depósitos tienen 2 momentos en la exportación, uno el recibimiento del depósito y
otro cuando este se aplica en una factura.
Recibimiento del depósito:
70 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 C
RC12/2010
71 Dep. Reserva 15/2010 10011 250 DRC12/2010
Aplicación del depósito:
• Si se está exportando los cobros
75 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 D
RC12/2010
76 Dep. Reserva 15/2010 11237 250 C
RC12/2010
• Si se esta exportando los cobros en la facturacion
50 Contado 11237 1000 D
F12/SR09
51 Diárias 7050000001 630 C
F12/SR09
51 Comidas 7050000012 120 C
F12/SR0951 Bebidas 7050000021 80 C
F12/SR09
54 IVA12 4650000015 120 C
F12/SR09
54 IVA05 4650000011 50 C
F12/SR09
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541 Cash 10021 750 DF12/SR09
541 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 D
F12/SR09
542 Contado 11237 1000 C
F12/SR09
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CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS
CRM
En NewHotel debe tenerse configurado lo siguiente:
1.- Configurar los servicios por cada tasa de impuesto definida en el sistema para que
sean usado al generar la nota de crédito cuando se use la venta por rebaja de puntos
en cada POS.
Esto es necesario para hacer los asientos en negativo que rebajen la producción
producto del uso de los puntos pero sin afectar realmente los servicios que fueron
producidos.
Se marca el servicio para puntos y existirán tantos servicios como tasa de impuestoexistan.
2.- Tener definido los tipos de clientes y estos asociados a cada cliente en el Cardex,
los cuales son los que se parametrizan en cada POS para saber a cuales Tipo de
Clientes se le pueden aplicar esta forma de pago y acumulación de puntos.
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Ya con esto queda listo NewHotel para el uso del CRM que serán generados por cada
POS (NewPOs, NewGolf, NewSPA).
Hay que señalar que la forma de pago puntos no tiene asociación ninguna en
NewHotel, ya que se usa una implícita TIRE_CODI= 3, para que NewHotel no seemplee, sino solos por los POS.
3.- Ejemplo de cómo quedara los asientos cuando se paga usando los puntos, para
que de forma ilustrativa se vea cómo funciona la configuración.
a.- Al otorgar puntos se seguirá el principio solo ventas en efectivos y para los clientes
fidelizados. Ahora cuando se otorga puntos en el cheque tota la venta debe ser en efectivo y al
pasar a newhotel pasa como hasta ahora la producción de los servicios, el importe cobrado, el
número de factura que se emitió en cada sistema para ser marcado en newhotel para no
volverlo a ser facturada en NewHotel, etc.
Al pasar a newhotel, NewHotel (se crearon dos nuevos campos asociados a la forma de pago,
uno es para registrar los puntos otorgados en esa factura (ese campo es como si fuera dinero,
o sea entero con dos decimales) y otro campo para registrar el código del cliente a quien se le
otorgó los puntos. Con esto ya la exportación saldría todo de newhotel.
El resto se mantiene como las ventas normales que son pasadas a NewHotel
b.- Al pagar con puntos
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• Se creara una forma de pago en cada sistema del tipo Pago con Puntos. Esta forma depago estará asociado a una forma de Pago en NewHotel del tipo Tire_codi=3 ya queesta forma de pago solo se empleara en los POS de los demás sistema y no enNewHotel.
• En newhotel además se creara asociado a las tasa de impuestos un servicio por cadatasa de impuesto, el cual será utilizado para la nota de crédito que se elaboren encada POS al rebajar puntos. POR LO TANTO NEWHOTEL DEBE CREAR ESTO YLOS DEMAS SISTEMA SABER Y USAR QUE EXISTE ESTO PARA LO QUE SEEXPLICARA MAS ADELANTE. Estos servicios además estarán marcados como queno se exportan a contabilidad ya que siempre tendrán valores negativos
• Veamos cómo será el proceso de rebajar puntos.
Al hacer un cheque: ejemploComidas 10
Bebidas 80;
Forma de pago puntos 100.00, todos con sus respectivos Impuestos etc. etc.
Pasa a newhotel tal cual. Señalo que siempre que se empleen puntos se hace factura
obligatoriamente.
Seguidamente se hará una nota de crédito de la siguiente manera
.- según los servicios asociado a cada tasa de impuesto, ahora se usaran aquí, digamos que
las comidas usa la tasa de impuesto 5% y yo cree un servicio asociado que dice Servicio de
empleo de puntos al 5%, con bebidas otro pero al 15% etc.
La nota de crédito a realizar será así.Servicios de puntos al 5% - 10.00 (en valores negativos)
Servicios de puntos al 15% - 80.00
Forma de pagos puntos -100.00
Y eso pasa a newhotel tal cual con esos valores negativos. Estos servicios serán definidos en
newhotel bajo un departamento general único y los servicios serán únicos para todos emplear.
A la forma de pago esta se le asocia en este momento los puntos descontados en CRM y el
código cliente a quien se le descuentan.
Nota Importante: que es un excepción al funcionamiento
a.- esta forma de pago negativa no deberá salir en newhotel cuando su valor es negativo, al
igual que en el resto claro porque no puede existir un pago de menos tanto.
b.- para la exportación contable estos servicios tampoco se consideran, por eso la marca de
que si se exporta o no.
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REGÍMENES DE EXPLORACIÓN
El funcionamiento de la gestión de condominios, la cual se está extendiendo en la
actualidad, es una herramienta que permite, dividida en dos grande grupos, el cálculo
de las prestaciones a pagar a los propietarios por un lado, y la gestión y control de los
gastos y pago de las prestaciones calculadas.
Para su funcionamiento se parte de la interrelación de dos de nuestros sistemas de la
familia NewHotel, NewHotel, donde se definen todos los regímenes de explotación y
las comisiones que se pagan a los propietarios, y la gestión de condominios donde se
contrala el pago de las mismas mas las facturas de servicios de las villa en esterégimen de explotación.
La modalidad de utilizar NewHotel en los servicios de condominios, tienes algunas
particularidades adicionales al montaje y Parametrización de NewHotel uso hotelero.
Para ello una vez configurado NewHotel según su manual de usuario, los cambios
adicionales a esta Parametrización para el empleo de esta funcionalidad, serán
explicados a continuación.
El empleo del concepto de Regímenes de Explotación en NewHotel significa que
determinas habitaciones tendrán una explotación por periodos definidos, donde
pueden ser rentadas pagándose por ella los explotadores una comisión (sea fija o
variable) a los propietarios de las mismos, o bien pueden ser utilizadas por los dueños
o invitados, en ese caso no renta (es considerada no en uso para ser explotada).
En el presente manual explicaremos como interactúan los mismos así como se
parametriza y emplea los sistemas en estas condiciones.
ESQUEMA GRAFICO DE FUNCIONAMIENTO
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PASOS INICIALES PARA EL ARRANQUE EN ESTA MODALIDAD
1. Definir y activar los parámetros generales que se va a emplear los regímenes deexplotación.
2. Definir los servicios que se emplearan tanto en newhotel como en la gestión decondominio. Por recomendaciones aquellos servicios propio y exclusivos delcondominio es recomendable que estén definidos bajo una sección independientea forma de diferenciarlo del resto que son de uso exclusivo de newhotel, noobstante pueden ser compartidos si fuera el caso, no hay restricción a estefuncionamiento.
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3. Definir cada propietario en la ficha del cardex, marcando el radio botón depropietario y creando a su vez una cuenta no alojado asociado a ese cliente. Enesta tabla de clientes de newhotel se definen tanto los propietarios jurídicamentenaturales como de aquellos que son considerados como entidad propietario de lavilla del condominio
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4. Definir los tipos de regímenes de explotación que se iran a usar, siendo el tipo conprioridad cero (0) aquellos que con propietarios propiamente dicho. El resto de lasprioridades serán definas según el orden de aplicaciónQue se quiere aplicar a los demás regímenes
5. Posteriormente se empieza a definir los regímenes de explotación que serán a ser utilizados según sus fechas. Es importante señalar que para hacer esto las villas(habitaciones) no pueden tener reservas con habitaciones asignadas, ya que enese caso el sistema no permite hacer esto con esta característica ya existente.
REQUISITOS INÍCIALES
Para el empleo de esta modalidad, se tiene como requisitos previo cumplirse lo
siguiente:
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1.- Tener definido en los parámetros generales que NewHotel se empleara conregímenes de explotación. Este parámetro se marca en esta sección de parámetros.
2.- Posteriormente si se va a emplear la aplicación externa para el control y pagos de
propietarios denominada NewCondo, se debe definir los siguientes parámetros:
Donde Host y Puerto son los parámetros para llamar a la aplicación de condominios.
Exportar al cierre, se emplea para enviar a la misma los cálculos de las comisionesque se han producido y que son calculadas por NewHotel al cierre de noche.
Ejemplo Host: http://localhost,
Puerto: 8080
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3.- La activación de los periodos de explotación solo se podrá realizarse si no existenreservas asignadas a las habitaciones que se irían a definir en esa sección del
sistema. En caso que exista reservas NewHotel no permite definir esos periodos
mientras la habitación esta asignada a una reserva con habitación.
4.- Deben definirse en al Cardex de NewHotel los clientes que serán considerados en
los régimen de explotación, solo aquellos que son del tipo Propietario.
Donde Tipo de Clientes se define según su nomenclatura definida, así como la Marca
de Propietario para considerar por NewHotel que ese cliente es tratado como
propietario (tiene un control especial en el sistema para estos casos)
5.- Definirse la cuenta No Alojada que será asociada a cada propietario.
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PARAMETRIZACIÓN
Tipos de Garantía, Modo de empleo y funcionamiento
a. Alquiler de Garantía con todas las combinaciones del mes (from/to)
b. Ad hoc
Para trata esto en NewHotel se ha seguido el siguiente procedimiento:
Se definirá por cada tipo de régimen de explotación una PRIORIDAD/CONTROL
QUIERE DICIR QUE.
1. PRIORIDAD TIPO 0 : – Cuando se hace una reserva para una habitación que estáen régimen bajo esta propiedad significa que las reservas que se hacen son deltipo Propietario, con su consiguiente tratamiento.
2. PRIORIDAD TIPO 1,2 : – Bajo este categoría de explotación los alojamientos al ser atribuidos para ocuparse será los que en primer lugar se muestran para ser atribuidos los que están bajo este tipo, según su orden definido, ya que el hotelpaga una renta mismo que no la venda (TIPO=1), por esa razón en la pantalla deatribución de habitaciones se habilitara un filtro por tipo de régimen de explotaciónmarcados con estos tipo 1, 2, etc. que son marca de habitaciones prioritarias paraser ocupadas.
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Posteriormente se debe definir en los tipos de alojamientos cuales van hacer
contratados o utilizados bajo este tipo de explotación, como forma de diferenciarlos de
los de uso normal hotelero.
DEFINICIÓN DE LA HABITACIÓN
A.- se debe marcar la casilla si se explotara en régimen de explotación
B.- se puede definir un color determinado para ser más representativo en el planning
general de habitaciones, sea más fácil su identificación.
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DEFINICIÓN DE LOS REGÍMENES DE EXPLOTACIÓN
En la pantalla de definición se tendrá la siguiente nomenclatura, la cual se definen los
distintos tipos de regímenes y las comisiones.
Como se define esta pantalla:
No.Hab. Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen deexplotación.
Tipo de
Régimen
Sera uno de los previamente definido en el sistema
Fecha Inicial
/Final
Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de
explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo
puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en
diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e
incluso propietario.
Método El método puede ser de distintos tipos:
Estándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya
que presupone que el mismo es hecho por otra fuente.
Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin
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importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma.
% Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que
se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la
comisión al propietario.
% Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la
reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a
pagar.
% Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el
valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de
alojamiento.
Valor Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se defina
según el método especificado.
Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se
harán los cargos que les corresponde al mismo.
Max.PAX Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por
webservices (reservas vía internet)
Cliente Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.
Contrato Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el
propietario, información que será posteriormente utilizada por el
sistema externo de condominios.
Impuestos Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no
impuestos.
Botón para el llamado del sistema externo de condominios.
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Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el métodoes % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.
Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese
régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese
momento.
Algunos requisitos importantes a considerar:
1. Esta información queda asociada posteriormente a cada reserva y solo puede ser modificada para la fecha posterior a la que se encuentra trabajando el sistema. No se permite para el pasado. Si por algún motivo la definición una vez utilizada cambia, para modificarse, lo que se debe se permite hacer es modificar la fecha final hasta el día que se hace el cambio que debe ser igual a la fecha de trabajo o superior e insertar un nuevo régimen a partir de esa fecha.
2. Cuando el TIPO DE REGIMEN DE EXPLOTACION ES CERO (Propietario) en el PLANING DE HABITACION existirá UNA LINEA DE BLOQUEO que identifica que esa habitación está ocupada por el propietario
3. Una habitación puede tener más de un propietario pero en fechas distintas en cada caso.
4. Un propietario puede tener asociado más de una habitación según sea el caso.
TRATAMIENTO PARA LAS RESERVAS
INSERTAR RESERVAS
Cuando se comienza el trabajo de insertar las reservas, la particularidad más
importante es cuando se debe escoger el régimen de explotación de esa reserva
Por ejemplo si es el propietario quien la renta se marca la casilla de propietario, si es
una norma, ya puede ser directa o entidad. En este último caso el sistema solo tiene
en cuenta el régimen para el tratamiento posterior de los cálculos de comisiones y su
enlace con el sistema externo.
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Ejemplo de reserva de Tipo propietario
Ejemplo de Reserva de Tipo Renta de Garantía
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También se puede observa la misma mediante la lupa que está asociada a lahabitación.
ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES
Posteriormente el tratamiento y continuación del sistema es normal. Ahora bien,
cuando se está asignado habitaciones se han incluido otras opciones para facilitar la
búsqueda de estas habitaciones en regímenes de explotación, por ejemplo.
En la atribución manual de habitaciones se incluyeron filtros para buscar por tipo de
regímenes de explotación.
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En la atribución automática de habitaciones se hicieron opciones para filtrar y excluir
las habitaciones según la categoría del régimen d explotación.
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CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Algunas consideraciones a considerar para su entendimiento de cómo funciona el
sistema en esta situación.
• SI EL SISTEMA TRABAJA CON REGIMEN DE EXPLOTACION LOS TIPOSDE RESERVAS QUE SE MARQUEM COMO PROPIETARIO SE VALIDARACONTRA LA TABLA DE REGIMEN DE EXPLOTACION, QUEIRE DICIR QUENO PUEDO ATRIBUIR UNA HABITACION CUALQUERA A LA RESERVA DE
PROPRIETARIO.
• CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA MARCADA COMO PROPIETARIO,AUNQUE LOS CLIENTES QUE SE REGISTREN NO SEAN TALES, ELSISTEMA DE FORMA AUTOMATICA BUSCA EN LA TABLA DE REGIMENESEL NOMBRE DEL PROPIETARIO Y UNA VEZ QUE SE ACEPTE LARESERVA ASOCIA A LA MISMA EL NOMBRE DEL DUEÑO.
• LOS ALOJAMIENTOS QUE ESTAN EN REGIMEN DE EXPLOTACIONPROPIETARIO NO PUEDEN RESERVARSE EXCEPTO A LOSPROPIETARIOS Y SUS INVITADOS, LO CUAL EL SISTEMA SI PERMITE,SOLO PARA EFECTOS DE CONTROL DE CLIENTES, PODER HACER
CONSUMOS EN LOS PUNTOS DE VENTAS, ETC. PERO NO CUENTA ENEL BOOKING NI EN LA OCUPACION.
• CUANO EXISTE NEWCENTRAL TODO LA PARAMETRIZACION DECUENTAS NO ALOJADOS Y SU ACOSIACION A LOS PROPIETARIOS DEBESER REALIZADA DESDE ESTE MODULO Y NO DESDE EL PROPIO HOTELYA QUE LA DEFINCION DE LAS CUENTAS ES CENTRALIZADA.
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REPORTES ESPECIALES DE LOS PROPIETARIOS
En Newhotel existen básicamente dos reportes para el trabajo propio de los
regímenes, además de contar con las estadísticas generales donde se muestra la
información de los propietarios.
Estos dos reportes son:
1.- REPORTES DE REGÍMENES DE EXPLORACIÓN.
Este reporte muestra la Parametrización que se ha instalado de cada villa soportando
los filtros que tiene la pantalla de actualización.
Desglosado: Muestra además los parámetro de los servicios o distribución de los % o
valores que se reflejaron, en caso contrario solo muestra tal cual se ve en la pantalla.
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2.- REPORTE DEL CÁLCULO RESULTANTE DE LAS PRESTACIONES
Este reporte muestra aquellos datos base sobre la cual se calculo las prestaciones
enviadas al condominio, con la finalidad de poder adjuntar como justificante de la
factura de prestación a pagar que se le entrega al propietario.
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3 PLANNING ESPACIAL PARA PROPIETARIOS
Principios de Calculo
Habitaciones Existentes: Todas las físicas que existen en la instalación
Inactivas: Inactivas de NewHotel + ocupadas x Propietarios + Sin régimen definido y
están marcadas como tal
Activas: Existentes - Inactivas
Ocupadas: Ocupadas - Ocupadas Tipo Propietario
En newhotel se han preparado un grupo de planning para tratar las ocupaciones y
disponibilidades cuando se emplean los regímenes de explotación.
Visualmente están representados por un icono aquellos que se muestran los
siguientes:
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3.1 PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBILIDADES
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3.2 PLANNING DE OCUPACIÓN
3.3PLANNING DE OCUPACIÓN / PENSIONES
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3.4 PLANNING DE PREVISIÓN DE HABITACIONES
3.5 PLANNING DE RESERVAS
3.6 HABITACIONES
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3.7 INFORMACIÓN DE ÚLTIMA HORA:
3.7 INFORMACIÓN DE ESTADÍSTICAS
Los propietarios entran siempre en las estadísticas como tipo propietario. Para
saber las estadísticas exclusivas de propietarios se tiene por ejemplo el reporte
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Ocupación diaria general) y otros tipos de ocupación/reservas en detalle ya queinternamente en tablas de estadísticas si graban con indicador propietarios (tal
como se graban los complementary o house use o entidad o directo). Así como se
puede usar algunas estadísticas como la mensual de ocupación que te permite
quitar propietarios.
Con los regímenes lo que existe es que la habitación solo entra en planning de
reservas como alojamiento existente en las fechas en que hay régimen activo.
También utilizando la opción de presupuestos, que genera reporte en newhotel seemplea para crear reportes especiales a medida por el propio cliente (indicador
para tipo de reserva propietario, etc.) y así sería posible crear mapas muy
interesantes y ajustados a cada cliente sobre este tema.
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PROPINAS
Fue creada una nueva tabla Tipos de Propinas En Archivos \ Parámetros \ Tipos de Propinas
La propina va ser tratada como un servicio, para eso es necesario crear un servicio
con tratamiento de propina y seleccionar el respectivo tipo, fueran adicionados nuevos
campos en la tabla de servicios
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En la consulta de asientos es posible consultar las propinas, para ese efecto existe
un nuevo filtro.
La propina puede ser insertada como cualquier otro asiento
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Cuando la propina es insertada a una cuenta en el momento de facturar se puede
consultar,
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FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS
ENVÍO DE FACTURAS POR E-MAIL
Pasos para enviar facturas email e PDF:
1ª Utilitarios – Parámetros – Impresoras – Impresora PDF
Hacer Download de la página de referencia e instalar la impresora PDF (unas de las
recomendadas)
2ª en los parámetros email colocar los datos del email
3ª Utilitarios – parámetros –Facturación – Exportar
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El dato email si se deja en blanco al enviarlo pide el mismo.
4ª Cada Usuario debe tener una cuenta de correo
5ª Al emitir una factura pode enviar por email:
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FACTURA MARKETING
El tratamiento será el siguiente.
Se creara un segundo esquema impuesto tipo marketing con los % de impuesto.
Luego se marcan las entidades que entran en este tratamiento para que el PMS las
diferencie y se le definen el recargo para la facturación.
Al momento de hacer la reserva para esta entidad se seleccionara para la misma este
esquema de impuesto definido para el cálculo de los impuestos.
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De este forma todos los movimientos generados por la tarifa de forma automática, asícomo los cargos en las extras (como NewPOS, NewSPA, y NewGolf) cuando inserten
un crédito habitación de alguna reserva deberán respetar y cargar los asientos con
este esquema de impuesto que será el caso este en NewHotel, o sea recalculan los
impuestos para que sean a los definido en el PMS (tanto para cargar a NewHotel
como para dejar en sus respectivos sistemas)
Posteriormente al facturar todos los cargos a la entidad, tanto los servicios de diarias,
como los cargos de los puntos de ventas, como los cargos en extra manuales, al
lanzar la factura se aplicara además un % de recargo en comisión por marketing y seemite la misma bajo un único concepto de servicio de marketing con todo estos
cargos condensados bajo este concepto.
Para ello habrá que hacer los siguientes en NewHotel:
En la ficha de entidad se creara un campo que defina que esa entidad tendrá servicio
de marketing y que al lanzar la factura tendrá un recargo de x%. Adicionalmente y
para evitar que en la reserva se seleccione el esquema de impuesto se debería hacer
que al insertar una reserva de esta entidad automáticamente ponga como esquema
de impuesto el que se defina para este servició de marketing, evitando que sea
manual la selección para evitar errores.
Una vez que se lance la factura newhotel debería además de forma automática
condensar la factura bajo este concepto que se puede especificar también en la ficha
de entidad y ya el resto del proceso seria de forma automática.
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Este proceso se hace de la siguiente manera. Cuando se van a facturar asientos de
una entidad que está marcada como Marketing la forma de factura muestra la
siguiente información para definir y lanzar la misma
Como los puntos de ventas, golf, spa van a tener su esquema de impuesto distinto,
una solución serian que al carga los créditos como deben buscar esta información
para cargar bajo este esquema de impuesto, ellos además de cargarlo en newhotel
así, también aplacarán eso en sus respectivos sistema para de esta forma dejarlo
cuadrado.
NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO
En la Entidad marcar el operador como que va a recibir Comisión y el porciento de
comisión, como se muestra en la imagen:
Ir a operador/Información/Comisiones y marcar el X % que se va a pagar al operador
por comisiones. (Esto no entra en la producción del hotel).
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En los parámetros de Facturación de NewHotel/Impuestos marcar el parámetro::
Comisión en Asientos, todo esto se define antes de FACTURAR las reservas, debe
estar configurado en NewHotel.
NewConta:
Estas comisiones no se controlan en NewHotel, solo se ven en NewConta, pero
tampoco hay una solución de pago o recibo en NewConta, solo cuando se paga se
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coloca MANUALMENTE en NewConta que fue regularizada y newconta coloca lafecha en que se colocó el Check_mark.
NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS
Objetivo de la Funcionalidad: Con la finalidad de agilizar en bases de datos con
gran volumen de información los cálculos de los precios medios que se emplean en los
plannig de previsión de Ingresos en Planning de Ocupación, Ocupación/Pensiones y
Ocupación/Ingresos cuando se utiliza la opción "Aproximado.
Para su implementación se hizo la siguiente funcionalidad en NewHotel que salió enuna versión de finales del 2007 ( VERSION 2007.12.26.)
FUNCIONAMIENTO
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Las tablas implicadas son TNHT_MOPP y TNHT_REPP, es importante que laestructura es independiente de las reservas, por lo tanto no afecta a ninguna de las
aplicaciones que insertan/alteran reservas, ni a NewCentral o NewComplex.
Los campos que se comparan son el campo RESE_HOUA en
TNHT_RESE (fecha/hora de la ultima alteración de una reserva) con el campo
RESE_HOPPen TNHT_REPP (fecha/hora de la última actualización de previsión).
El campo RESE_HOUA es el único que cualquier aplicación externa tiene que
recordar actualizar cuando modifica una reserva.
La aplicacioncita externa PREVPREC.EXE es para poner en el servidor, la única
definición que utiliza esta en el registro y puede manejar hasta x hoteles, ella tratara de
llenar esta información con el hotel definido en el acceso de NewHotel.
Los cálculos de precio medio en los plannings tienen 3 maneras de calcularse
1-Exacto, calculando todas las diarias de todas las reservas, es lento y muy exacto,
(antiguo)
2-Aproximado, utilizando el campo de precio medio de las reservas, es rápido y la
exactitud depende de los cambios de precios en el periodo (antiguo)
3-Prevision, utilizando las tablas de previsión que llena el prevprec, es rápido y muyexacto (moderno)
Ahora bien, en algunos plannings están independizados los 3 métodos, mientras que
en otros, el método 3 se utiliza en la opción aproximada, si está disponible.
En esos plannings, la opción aproximada verifica si hay previsión, si la hay la usa y el
resultado debe ser rápido y exacto
Si no hay previsión sale la ventanita de cálculo y verificación de precios
COMO SE PARAMETRIZA Y EMPLEA.
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Es utilizar el programa que se aloja en el servidor llamado PREVPREC.EXE, el cualse parametriza según los parámetros del registro de winodws.
Al ejecutar el programa se levanta una pantalla con esta información
Esta ventana se esconde en el Tray de Windows el cual se muestra con el siguiente
símbolo.
Tray de Winodws con el servicio
Registro de Windows, configuración
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Nota: Las estadísticas de previsión que son dos, una de ocupación y otra de ingresos,
la primera se calcula tanto en el cierre de día como en la solución de problemascalculo de estadísticas, pero la previsión de Ingresos solo se crea si el programa que
anteriormente mencionamos este ejecutándose en el servidor de datos. Si este
programa no se encuentra ejecutando no existe por el momento ene l PMS otra opción
para llenar esta tabla de previsión de ingresos.
COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS
La Compensación consiste en un método de que permite al cliente consumir, según la
parametrizacion realizada en NewPOS, su pensión alimenticia en otro cualquier
restaurante y considerarla como pensión consumida. Pero implica que en NewHotel
esa producción que por defecto se carga en la sección definida en la tarifa se reste de
la misma y se cargue en la sección que realmente efectuó el servicio.
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Esto no afecta nada con temas de facturación ni de tarifas, es solo realizar unaorientación de la producción del hotel para que refleje realmente quien dio el servicio
de buffet.
EN NEWHOTEL
Se debe parametrizar lo siguiente:
1. Parámetro en Conexiones a Sistemas/NewPos para activar compensación en
cierre de día
2. Definir los datos de la conexión a NewPos
3. Configurar el servicio con la posibilidad que sea compensación
En el proceso del cierre de Día Newhotel hará el siguiente tratamiento:
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• Se busca la existencia de datos en la tabla Newhotel (enganchada con la deNewPOS) filtrando el campo compensación para la fecha de trabajo que se
está cerrando
• Para cada línea que contenga esta tabla:
o Se toma la sección del campo NewPOS
o -Se busca un servicio autorizado a ser usado en esa sección marcado
como Compensación de Pensiones
o Se compara la sección de NewPOS con la sección que tocaría según el
tipo en la tabla de NewHotel (1 desayuno, 2 almuerzo, 3 cena), si son
distintas significa que el consumo fue hecho en otro lugar y hay quecompensarlo.
Que hace la compensación en NewHotel :
Se busca el asiento de la sección/servicio generado por la diaria de newhotel en ese
momento (resultante del cálculo de diarias) y se inserta un asiento de valor contrario
(para hacer una des producción) y un nuevo asiento en la sección/servicio de la
compensación.
EN NEWPOS
Para Configurar las compensaciones en el POS se hará de la siguiente manera.
Para la compensación hay que marcar "Compensación" en el "Control de Pensiones"
del nomenclador del punto de venta.
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El resto es similar que "Buffet". Hay que definir los horarios y también el Precio de
Compensación. (ver manual de NewPOS)
Esto no es más que el valor (Puede ser un Precio o Un Porciento) del Desayuno,
Almuerzo y Cena que quiera definir el hotel. El cliente va y come y si se pasa de ese
precio entonces tiene que pagar la diferencia pues el hotel solo se responsabiliza con
una comida (incluida en la pensión) que sea menor o igual que ese precio. Si se pone
en % entonces del total del cheque, dicho porciento va Incluido en Pensión y el otro
tiene que pagarlo el cliente.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
ALLOTMENT
Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo
contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo determinado.
También se le conoce como Cupo. Las entidades que tienen contratos con el
hotel y no tienen allotment se le llaman entidades con Cupo On Request.
Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001:
Tipo de Habitación Cantidad
--------------------------------------------
Standard 25
Mini Suites 3
Suites 1
ATENCIONES
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atencionesque requieren los clientes tomando en consideración sus características o
categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.
ASIENTOS
Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para detallar los
cargos o cobros que se efectúan.
También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo
que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la recepción que y
siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los débitos = a la suma de los
créditos.
CAMBIO
NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos
con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin
embargo el control de la producción del hotel y su contabilización se maneja
solamente en las monedas base y suplementaria.
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“Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas decambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la
conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base.
Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema “multiplica” el valor
de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio definido para esa
moneda.
CATEGORÍA DE ENTIDADES
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el
hotel.
Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
CARDEX
Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como: Número
del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este documento, profesión,
empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha de nacimiento, etc.
Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel.
CLIENTE
En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una
ficha en el Cardex.
CUENTAS EXTRAS
Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten controlar:
1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el hotel y no
están hospedados.
2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas, Guías
de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)
4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén enlazados a
NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en
efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).
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Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta dehabitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc.
CUENTAS CORRIENTES
Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que
están abiertas u operando en el momento. Este término se emplea para
catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas.
COMPLEJO
Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de varios
hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles, también
llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos.
CHECK IN
Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las reservas
realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los huéspedes en el
sistema, pasando después de esto a la situación de reservado a ocupado.
CHECK OUT
Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar salida a loshuéspedes registrados en el Hotel. Después de esta operación los huéspedes
pasan del estado ocupado a salida.
CUPO
Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas con
las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de cupo y es un
concepto muy relacionado con el Reléase, ambos son considerados a la hora
de poder realizar reservas.
CRÉDITO
Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel
aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente también se le llama
cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.
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DAY USE
Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparán la
habitación pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida que las
fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0)
Solo tiene sentido para los Walk-In
Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.
DEAD LINE
Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después de
esta fecha la reserva automáticamente se cancela.
DESEMBOLSO
Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la caja del
front office para devolver al cliente.
DIARIA
Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva cuenta
master en el proceso de cierre del día.
Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son: tipo de
habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y Niños.
DÉBITO
Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del cliente con
el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos realizados por los
clientes en le hotel.
ENTIDADES
Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que
mantienen relaciones mercantiles con el hotel.
EARLY BOOKING
Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento de
descuento.
El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas Diarias de
Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que como mínimo
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debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la fecha de entrada paraque sea considerada una reserva temprana.
FACTURA ANTICIPADA
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o
Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las
Agencias.
La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio
de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las
reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir
en dichas cuentas.
A diferencia de la Factura Pro forma la Factura Anticipada es un documento
oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y
genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la
Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas
de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y
Operador (Tarifa de Precio).
FACTURA DE CLIENTES Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los
clientes deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de
clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar
cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo
cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación,
grupos, etc.
Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo: Tarjeta de
Crédito y Efectivo.
FACTURA DE ENTIDAD
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de
Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable.
Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las
reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados
durante la estancia de los clientes.
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En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechasde Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y
Operador (Tarifa de Precio).
FACTURA CUENTA EXTRA
La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos en estas
cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos. Tiene similar
funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al término de facturar.
FACTURA PRO FORMA
La Factura Pro forma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan
situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la
gestión de cobro a las Agencias.
Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los
Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas que se
seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas
cuentas.
No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas
por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la
Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura Pro forma pueden estar incluidas varias reservas aunque
tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma
Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una pro forma es
necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas
por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo
número de la pro forma correspondiente.
GRUPOS
Denominación que se le asigna a un grupo de personas que generalmente
estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo general los grupos se
distinguen por tener una misma fecha de entrada y salida.
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GRUPO MERCADO
Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos conceptos
definidos como segmento de mercado, que es utilizado para agrupar datos
estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc.
HABITACIÓN INACTIVA
Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir que no
puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado.
Cuando una habitación pasa a Inactiva se define el motivo de este cambio deestatus. Generalmente los motivos están asociados a deficiencias como
pueden ser: plomería, aire acondicionado, agua caliente u otros usos como
oficina temporal, etc.
En el proceso de cierre del día las habitaciones cuyo período de inactividad
vence pasan automáticamente a activas, es decir que quedan disponibles para
ser vendidas
LOGS
El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un rastro de
las principales operaciones del sistema y se emplea para otros usos tales como
el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los cambios efectuados a
cada una de las habitaciones registradas en NewHotel.
NOTAS DE CRÉDITOS
Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el monto a
cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este
valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o
Empresa en el sistema y la misma aumenta el saldo a cobrar.
NOTAS DE DÉBITO
Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el monto a
cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este
valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o
Empresa en el sistema y la misma rebaja el saldo a cobrar.
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Manual de Utilización NewHotel Front Office Idioma: Español
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NO-SHOW
Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y nunca
se presentan en el hotel.
OPERADOR
En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de precios
fijados con una Entidad.
Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y opcionalmente
podrá estar asociado a un Allotment.
ORIGEN
Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).
Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles, etc.
ON REQUEST
Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las
agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas. Este
término es utilizado para denominar a las agencias con contratos pero que la
cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido durante la reserva.
OVERBOOKING
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de
ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o
se cancelan reservas.
Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por encima de la
capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el desvió hacia otros
hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitación.
PANEL DE GESTIÓN
Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más
importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder desarrollar
sus funciones administrativas.
Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones, Comidas e
Ingresos.
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PENSIÓN COMPLEJA
Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están
acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión durante
su estancia.
PENSIONES ALIMENTICIAS
Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados
internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales como
alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría existen
varias definiciones internacionales tales como:
− EP : European Plan , incluye solo habitación
− CP : Continental Plan , incluye habitación y desayuno
− MAP: Modifed American Plan , incluye habitación, una comida y
desayuno, también conocido como media pensión.
− AP: American Plan , incluye todos los servicios, habitación, desayuno,
cena y comida, también conocido como pensión completa.
− AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan además de los servicios
incluidos en la modalidad AP incluye además los consumos en bares ycafeterías, así como algunas actividades de recreación.
PAQUETES
Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de precios
definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en NewHotel está dado
en poder emplear el mismo para los cargos diarios en la cuenta master que
tienen ofertas especiales o precios no lineales o que en las diarias se incluyen
otros servicios adicionales que cubren las pensiones alimenticias. Por ejemplo,
Desayuno, habitación y Servicio de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11,
etc.
PROTOTIPO DE RESERVA
Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo agilizar
la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se visualizan los datos
previamente definidos y solamente hay que puntualizar las diferencias.
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Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un Prototipopara cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes emiten al hotel,
etc.
PLANNING
Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de
disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En NewHotel
existen varios tipos de planning, siendo los más importantes el de habitaciones,
pensiones alimenticias, etc.
PERNOCTACIONES
Número de noches en que se queda un cliente.
RELEASE
Es una condición que generalmente se fija en los contratos con las agencias de
viaje y en el sistema se especifica en la opción Allotment.
Es la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la Fecha de Entrada
de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que el hotel esté
en la obligación de confirmarla.
ROOMING LIST
Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este listado
habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes del listado de
pasajeros a recibir.
SECCIONES
Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que
conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no.
SERVICIOS
Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos
y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría es
imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.
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SEGMENTO DE MERCADOS
Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los datos de
las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias estadísticas.
Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias.
SITUACIÓN DE LA ENTIDAD
Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas
y/o Check In para una Entidad.
Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero es un
criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.
TÉCNICOS
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento
responsabilizados con la solución de las averías reportadas de las diferentes
áreas del hotel.
TIPO DE AVERÍA
Averías son deficiencias relacionadas con el departamento de mantenimiento
que pueden presentarse en cualquier área del hotel: habitaciones, oficinas,
cocina, etc.
TIPO DE HABITACIÓN
Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a cada una
de ellas en dependencia de sus características constructivas o de confort. Los
términos más utilizados son los siguientes: STD habitación estándar,
generalmente con dos camas (también existen términos como habitación
estándar sencilla o estándar doble, donde en cada caso se definida la
ocupación de la misma, una persona o dos respectivamente; SUITE
habitaciones con más de una habitación y en donde una de ella por lo generales una sala de star; TRIPLE habitaciones con tres camas, etc.
TIME SHARE
Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos años,
donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un mismo huésped,
uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede verse como alquiler de
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apartamentos donde en los periodos donde no se ocupa el encargado delnegocio o de la instalación puede rentar la misma.
TASAS DE CAMBIO
Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio de
moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se
calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda cambiada
TRAVEL
Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un
documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero de
bolsillo.
VOUCHER
Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago de una
reserva o un grupo de reservas.
WALK IN
Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitación
para ocuparla inmediatamente.Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa
automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma
ya se consideran huéspedes del hotel.
ZONAS
El control de las averías no está asociado solamente con las habitaciones sino con
todas las áreas del hotel, entonces hay que definir en el sistema todas las “zonas” que
lo integran: Lobby, Piscina, Restaurante, Oficina del Director, etc.
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ANEXO 1 – ESTATÍSTICASRESUMEN DE LOS REPORTES ESTADISTICOS NEWHOTEL
Nombre Notas
1 Modalidades de Pensiones Entidad
2 Tipos de Habitaciones Habitaciones
3 Tipos Habitaciones / Inglesos Habitaciones /ingresos
4 Entidades/Estadias Entidad
5 Entidades Entidad
6 Nacionalidades Paises
7 Pax /Nacionalidades / Meses Paises
8 Ocupacion Diária/Geral Entidad
9 Ocupacion Diária Por Tipo Entidade Entidad
10 Estatística Diária Acumulada Habitaciones
11 Pax / Dias Habitaciones
OCUPACION