¡Naveguemos juntos!

COLOMBIA

¿QUÉ ES TALENTUS?

Gestionar de manera rápida y eficiente los procesos de manejo de tu equipo.

01

TALENTUS TE PERMITIRÁ:

Dar seguimiento puntual a las necesidades de cada colaborador de tu equipo, optimizando tu tiempo.

02

Establecer comunicación con todas las partes involucradas en un proceso, todo dentro de un mismo sitio.

03

TalentUS es una plataforma que integra los procesos claves de RRHH con el fin de

optimizar la gestión del talento a través de un sistema eficiente y de autoservicioque te permitirá tomar decisiones oportunas como líder.

¿Qué se espera de ti como líder?

En Copa Airlines, esperamos que seas embajador del

autoservicio adoptando y promoviendo esta nueva herramienta.

1. Lidera el cambio: acepta y abraza el cambio, da el ejemplo y sé embajador del autoservicio.

2. Comunica el cambio: comunica a tu equipo los cambios, facilita la información y guía a tu equipo al autoservicio.

3. Gestiona el cambio: conoce la herramienta, ejecuta los procesos de forma correcta y gestiona a tu equipo con el autoservicio.

¿Cuáles son los roles que tiene TalentUS?

END USERS(Yo)

LÍDER(Mi equipo)

RRHHH(Mis grupos de clientes)

1. Ingresar a la plataforma.

2. Consultar y aplicar a vacantes.

3. Solicitar permisos.

4. Justificar ausencias.

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

1. Crear solicitud de apertura de vacantes.

2. Gestionar permisos y ausencias.

3. Gestionar bajas.

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

1. Gestionar estructura organizacional.

2. Gestionar grados, escalas y compensación.

3. Gestionar onboarding.

4. Gestionar contrataciones.

5. Asignar y movimientos de personal.

6. Gestionar candidatos y ofertas.

7. Gestionar objetivos y desempeño.

8. Reportar los módulos (nativos).

¿Qué procesos se encuentran en cada rol?

Esta guía cuenta con información

que te será útil para realizar los

procesos de gestión de tu equipo

y al mismo tiempo guiar,

comunicar y facilitar la

información a tus reportes

directos.

Recuerda: podrás navegar en

TalentUS desde tu computadora,

tablet y dispositivo móvil.

YoProcesos para usuarios finales

¿Qué se espera de ti como colaborador?

En Copa Airlines, esperamos que seas embajador del

autoservicio utilizando nueva herramienta y manteniendo tu información personal actualizada.

1. Lidera el cambio: acepta y abraza el cambio, da el ejemplo y sé embajador del autoservicio.

2. Gestiona el cambio: conoce la herramienta y ejecuta los proceso de forma correcta.

¿Qué encontrarás en está sección?

1. Ingreso a la plataforma.

2. Justificación de ausencias y solicitud de permisos.

3. Consulta y aplicación de vacantes.

Vacaciones Colombia: se siguen generando a través de SQL (Autogestión Nómina)

En esta sección encontrarás los siguientes procesos de EndUsers (YO):

¿Cómo ingresar a la plataforma?1Para ingresar a la plataforma sigue los siguientes pasos:

1. Accede al sistema.2. Inicia la sesión.3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil.4. Explora las funciones.

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. Accede al sistema: ingresa a “Somos Copa COL” o utiliza el app “Yo Soy Copa”.

2. Inicia la sesión: Haz clic únicamente en “Conexión única de la empresa”, coloca tu usuario y contraseña de Copa.

Declaración de privacidad: Copa Airlines tiene como política proteger la privacidad de sus clientes cumpliendo con todas las legislaciones que regulan la protección de los datos** Si es la primera vez que ingresas a la herramienta se desplegará la declaración de privacidad.

1. .2. Inicia 3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil: Descubre todos

los elementos que contiene el dashboard de tu perfil.

1. Directorio: para acceder a información pública de todos los colaboradores.

2. Vinculación: lista de tareas cuando eres contratado o termina tu relación de empleo.

3. Tiempo y ausencias: para solicitar permisos, licencias, legalizar incapacidades.

4. Carrera y desempeño: para cargar objetivos y hacer la autoevaluación de desempeño.

5. Información personal: para actualizar tus datos personales y de contacto.

6. Vacantes: para aplicar a vacantes internas.

4. Explora las funciones: Explora las funciones que te ofrece la opción “Yo”.

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¿Cómo solicitar permisos y legalizar ausencias?2En TalentUS, ausencias se refiera a: permisos, licencias de maternidad, paternidad, ausencias justificas e injustificadas.Para solicitar permisos o legalizar una ausencia sigue los siguientes pasos:1. Solicita la ausencia.2. Registra el tipo de ausencia:

• Incapacidad por enfermedad general o accidente de trabajo• Licencia de maternidad• Licencia de paternidad• Licencia remunerada por: luto, calamidad, sufragio como votante o como jurado

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. Solicita la ausencia: En la pantalla principal presiona “Yo”,posteriormente haz clic en “Tiempo y Ausencias” y luego en “Agregar Ausencia”.

2. Registra el tipo de ausencia: Selecciona el tipo de ausencia, agrega la fecha de inicio y finalización de la ausencia.

3. Verifica la aprobación de tu ausencia: Haz clic en la campanita ubicada en la parte superior derecha e ingresa a tus notificaciones para verificar si la ausencia solicitada fue aprobada.

¿Cómo justificar tus ausencias?3Para justificar tus ausencias sigue los siguientes pasos:

1. Solicita la ausencia.2. Registra el tipo de ausencia:

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. Solicita la ausencia: En la pantalla principal presiona “Yo”,posteriormente haz clic en “Tiempo y Ausencias” y luego en “Agregar Ausencia”.

2. Registra el tipo de ausencia: Selecciona el tipo de ausencia, agrega la fecha de inicio y finalización de la ausencia.

3. Adjunta documentos complementarios: Haz clic en “Anexos” y adjunta documentos, como incapacidad, nota del médico, licencias, etc. Luego haz clic en “Enviar”

¿Cómo consultar y aplicar a una vacante?4Para consultar y/o aplicar a una vacante sigue los siguientes pasos:

1. Busca la vacante (puesto).2. Elige la vacante (puesto).3. Solicita la vacante (puesto).4. Completa la solicitud de trabajo.5. Adjunta documentos complementarios.

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. Busca la vacante: a) En la pantalla principal, presiona “Yo“, posteriormente, haz clic en “Vacantes“.

1. Busca la vacante: b) Haz clic en la lupa para buscar los puestos actuales.

2. Elige la vacante: Haz clic en la vacante (puesto) que deseas aplicar.

3. Solicita la vacante: Lee los destalles de la vacante y luego haz clic en “Solicitar”.

* Haz clic en la estrella si deseas agregar este puesto a tus favoritos

4. Completa la solicitud de trabajo: Completa las preguntas del primer apartado “Preguntas de solicitud de trabajo”.

5. Adjunta documentos complementarios: Adjunta documentos, como hoja de vida, certificación de cursos, etc.

6. Firma electrónicamente: Digita tu nombre exactamente cómo aparece en el sistema y haz clic en enviar. La pantalla mostrará un mensaje de constancia de envió.

Mi equipoProcesos para los líderes

¿Qué encontrarás en esta sección?

1. Ingreso a la plataforma.

2. Creación de solicitud de apertura de una vacante.

3. Gestión de permisos y ausencias.

4. Gestión de bajas.

En esta sesión encontrarás los siguientes procesos de Líderes (MI EQUIPO):

¿Cómo ingresar a la plataforma?1Para ingresar a la plataforma sigue los siguientes pasos:

1. Accede al sistema.2. Inicia la sesión.3. Visualiza la pantalla inicial de tu perfil.4. Explora las funciones.

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. Accede al sistema: ingres a “Somos Copa COL” o utiliza el app “Yo Soy Copa”.

2. Inicia la sesión: Haz clic únicamente en “Conexión única de la empresa”, coloca tu usuario y contraseña de Copa.

Declaración de privacidad: Copa Airlines tiene como política proteger la privacidad de sus clientes cumpliendo con todas las legislaciones que regulan la protección de los datos** Si es la primera vez que ingresas a la herramienta se desplegará la declaración de privacidad.

4. Explora las funciones: Explora las funciones que te ofrece la opción “Mi equipo”.

1. Mi equipo: permite la gestión de los procesos de los reportes directos de un líder (balance de ausencias, aprobar, rechazar solicitudes de ausencia, entre otros)

2. Vinculación: para gestionar la lista de tareas asignadas.

3. Contrataciones: para hacer solicitudes de puesto para cubrir posiciones vacantes.

4. Desempeño: para la gestión de evaluación de desempeño de los colaboradores a su cargo.

5. Modelos de personal: para crear y gestionar modelos.

6. Predicciones de personal: proporciona modelos predefinidos para simular el rendimiento de los trabajadores y la terminación voluntaria entre otros, con base en datos históricos.

¿Cómo crear una solicitud de apertura de una vacante?

2Para crear una solicitud de apertura de una vacante sigue los siguientes pasos:

1. Crea la solicitud.2. Elige el tipo de solicitud.3. Completa la información básica.4. Elige al reclutador.5. Elige la estructura de la solicitud.6. Elige los detalles de la solicitud.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. .2. Inicia 1. Crea tu solicitud: En la pantalla principal, presiona "Mi equipo“, posteriormente, hacer clic en "Contrataciones” y luego en el botón "+ Agregar”.

2. Crea tu solicitud: Completa el resto de los campos del primer apartado “Cómo”. Elige el tipo de selección, ubicación principal y plantilla de solicitud.

** Nota: Los contenidos señalados (A, B y C) serán explicados en los siguientes slides.

Tipo de Solicitud: siempre es Estándar para búsquedas solicitadas por el Hiring Manager.

Usar: se despliega las siguientes opciones: Plantilla, Posición, Puesto, Solicitud existente o Solicitud en

blanco.

A – tipo de solicitud

Tipo de selección despliega el tipo de reclutamiento que se debe realizar:

• Ejecutivo: aplica para búsquedas confidenciales de top management.

• Estándar: aplica para todas las posiciones de planilla ejecutiva y todas las posiciones de

planilla regular, con excepción de los puestos de Agente de Servicio a Pasajeros,

Tripulantes de Cabina y Pilotos.

• Gerencial: aplica para todas las posiciones de planilla gerencial.

• Piloto: aplica para todas las posiciones de Primer Oficial y Capitán.

• Servicio a Pasajeros y Tripulantes: aplica para todas las posiciones de Agente de Servicio

a Pasajeros y Tripulantes de Cabina.

B – tipo de selección

Ubicación principal, escogiendo el país en donde está la posición que se debe reclutar..

C – ubicación principal y plantilla de solicitud

plantilla de solicitud, escoge la plantilla de solicitud que desees utilizar.

3. Completa la información básica: La información básicas se completará de forma automática, para completar la información básica haz clic en “Continuar”.

**Nota: puedes actualizar los siguientes: Título de Solicitud, Número de Vacantes e Idiomas.

4. Elige al reclutador: Elige el “Reclutador” del tercer apartado equipo de contratación.

** Nota: cuentas con más información en el siguiente slide.

Esta sección permite editar los nombres del Equipo de Contratación:Manager de Contratación, Reclutador y Colaboradores (éstos últimos forman parte del panel evaluador)

**Nota: A pesar de que un líder tiene la opción de escoger al reclutador, el Gerente de Adquisición de Talento puede reasignar esa vacante a otro reclutador por temas de carga de trabajo.

5. Elige la estructura de la solicitud: Completa el cuarto apartado “Estructura de la solicitud” Añade la organización, país, ubicación principal en la que estará el colaborador, otras ubicaciones de ser necesario, añade cual es la función de su puesto y haz clic en “Continuar”.

** Nota: cuentas con más información en el siguiente slide.

La Organización es la Razón Social del país en donde se contratará la posición y se debe

elegir la Función de Puesto, la cual despliega las siguientes opciones: Alas, Ata, Ejecutiva,

Gerencial, Mecánico, Operativos, Piloto, Practicante, Servicio al Cliente y Tripulante.

Dependiendo de la función que escoja, se correrá un proceso de selección de

candidatos correspondiente a esa posición.

6. Elige los detalles de la solicitud: Elige el tipo de colaborador, si el contrato será fijo o temporal, tiempo completo o parcial y el nivel educativo del colaborador, haz clic en “Continuar”, posteriormente en requisitos de trabajo oprime el botón “Continuar”.

7. Finaliza la solicitud: Guarda y cierra la solicitud.El reclutador seleccionado en tu solicitud completará el formulario de solicitud, publicará la vacante y hará la selección hasta conseguir al candidato.

¿Cómo gestionar permisos y ausencias?3

En TalentUS, ausencias se refiera a: permisos, licencias de maternidad, ausencias justificas y injustificadas.Para el caso de COLOMBIA, las vacaciones se siguen administrando a través de SQL (Gestión de Nómina)

Para solicitar permisos sigue los siguientes pasos:1. Visualiza las notificaciones.2. Revisa la acción necesaria.3. Aprueba o rechaza la solicitud.

Veamos cómo realizar cada uno de estos pasos.

1. .2. Inicia 1. Visualiza las notificaciones: En la pantalla principal, haz clic en la campanita que es nuestro ícono de notificaciones y revisa las acciones que debes tomar.

1. .2. Inicia 2. Revisa la acción necesaria: Haz clic en la aprobación de

la solicitud y/o registro de ausencia.

1. .2. Inicia 3. Aprueba o rechaza la solicitud: Elige “Aprobar” o “Rechazar” la solicitud de ausencia.

¿Cómo darle de baja a un colaborador?4Para darle de baja a un colaborador (cese) sigue los siguientes pasos:

1. Ingresa a mi equipo.2. Selecciona al colaborador.3. Elije cese.4. Completa la información.5. Introduce la información de cese.6. Asigna los subordinados.7. Escribe comentarios y agrega anexos.

Veamos como realizar cada uno de estos pasos.

1. .1. Ingresa a mi equipo: En la pantalla principal, presiona “Mi equipo”.

1. .2. Selecciona al colaborador: Haz clic en el botón “Mi equipo” ubicado en las aplicaciones y selecciona a la persona de tu equipo que deseas darle de baja.

1. .3. Elige cese: En la parte superior derecha haz clic en el botón “Acciones”, luego elige “Cese”.

1. .4. Completa la información: Completa la información del primer apartado “Cuando” y “Por qué”, posteriormente haz clic en “Continuar”.

*La fecha indica el primer día en que no tiene vínculo laboral.

1. .5. Introduce la información: Completa la información del segundo apartado “Introducir información de cese”, posteriormente haz clic en “Continuar”.

1. .6. Asigna subordinados: Completa el tercer apartado “Asignación de subordinados” y haz clic en “Continuar”.

1. .7. Escribir comentarios y agregar anexos: Escribe tus comentarios en el cuarto apartado “Comentarios y anexos”y haz clic en el botón “Enviar.”