Nagu
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I. INTRODUCCION Las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad. Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Los auditores deben seIeccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, segun su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la Auditoría. Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la Republica, de los Organos de Auditoría Interna (*) de las entidades sujetas al Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental. Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, de ser necesario; así como servir de estandares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Su estructura es la siguiente: a) Código, son los numerales que referencian al grupo de las normas y el orden que tienen dentro de cada grupo. b) Título, es la denominación de la norma. c) Enunciado, es la exposición breve de la norma. d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretación y correcta aplicación. e) Limitación al alcance, es la parte de la norma que precisa Ias excepciones a su cumplimiento.
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I. INTRODUCCION
Las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.
Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada.
Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
Los auditores deben seIeccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, segun su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la Auditoría.
Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la Republica, de los Organos de
Auditoría Interna (*) de las entidades sujetas al Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental.
Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, de ser necesario; así como servir de estandares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Su estructura es la siguiente:
a) Código, son los numerales que referencian al grupo de las normas y el orden que tienen dentro de cada grupo.
b) Título, es la denominación de la norma.
c) Enunciado, es la exposición breve de la norma.
d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretación y correcta aplicación.
e) Limitación al alcance, es la parte de la norma que precisa Ias excepciones a su cumplimiento.
II. MARCO CONCEPTUAL
III.NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Las Normas de Auditoría Gubernamental se presentan clasificadas en cuatro grupos:
1. Normas Generales: Entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
2. Normas relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental: Planificación general, planificación especifica, programas de auditoría y archivo permanente.
3. Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental: Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de Auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo comunicación de observaciones y carta de representación.
4. Normas relativas al Informe de Auditoría Gubernamental: Forma escrita, oportunidad del informe, presentación del informe, contenido del informe e informe especial.
NAGU .1. NORMAS GENERALES
Las normas que conforman este grupo se relacionan con las cualidades y calificaciones del auditor y la calidad de su trabajo.
Estas normas que se aplican también para la ejecución del trabajo y la preparación del informe, se refieren al entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
NAGU. 1.10 ENTRENAMIENTO TECNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL (*)
El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su trabajo.
El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría.
La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditoría.
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NAGU. 1.20 INDEPENDENCIA (*)
El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.
La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados.
El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello
Deberá abstenerse de participar en la realización de auditoría en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos.
El auditor estará libre de impedimentos personales, profesionales para garantizar una labor imparcial y efectiva en la entidad examinada. Se halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la entidad donde haya laborado anteriormente
El auditor gubernamental se encuentra impedido recibir beneficios en cualquier forma, para si o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas a la entidad en la cual se efectúa la acción de control.
Tampoco deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen.
NAGU. 1.30 CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL (*)
El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efecto de cumplir con las. normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la elaboración del informe.
El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse en ella.
Implica también que basándose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la reparación del informe correspondiente.
El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio habilidad necesaria a base de la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente.
NAGU. 1.40 CONFIDENCIALIDAD
El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.
La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.
Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría.
En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligación subsistirá aún después de cesar en sus funciones.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los correspondientes Códigos de Etica Profesional.
NAGU. 1.50 PARTICIPACIÓN DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS
Integrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el Informe o como anexos al mismo.
Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al ejercicio de la Auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen.
Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades.
Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditoría gubernamental en lo que resulte aplicable.
Periódicamente presentarán avances de su trabajo debiendo al término del mismo alcanzar un Informe documentado, que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente.
NAGU. 1.60 CONTROL DE CALIDAD
La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas, deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de auditoría gubernamental.
El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental.
Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a:
a) Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.
b) Controles durante el desarrollo de la auditoria, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.
c) Controles después de culminada la Auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.
Este grupo de normas tiene por objeto establecer los criterios técnicos generales que permitan una apropiada planificación de la auditoría en entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.
"NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD
Los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de Auditoría designadas, que ejecuten Auditoría Gubernamental de acuerdo con estas normas, deben establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditoría se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoría.
El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse de que las Auditorías se realizan de acuerdo con la Normas de Auditoría Gubernamental, el Manual de Auditoría Gubernamental y las Guías de Auditoria.
CONTROL DE CALIDAD INTERNO
La Contraloría General de la República, los Organos de Auditoría Interna,(*) conformantes del Sistema Nacional de Control, y las Sociedades de Auditoría designadas, deben establecer un apropiado sistema de control de calidad interno que permita obtener una razonable seguridad de haberse establecido políticas y procedimientos, respecto a:
( a) Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos básicos para la ejecución de la Auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.
b) Controles durante el desarrollo de la Auditoría, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.
c) Controles después de culminada la Auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.
CONTROL DE CALIDAD EXTERNO
La Contraloría General de la República, adoptará las políticas y procedimientos que permitan efectuar periódicamente el control de calidad externo de los Organos de Auditoría
Interna (*) y de las Sociedades de Auditoría designadas.
( El control de calidad externo, debe incluir entre otros, la revisión de los informes de auditoría y los correspondientes papeles de trabajo, así como, la idoneidad de los programas de capacitación y entrenamiento.
Las Sociedades de Auditoría designadas que, de acuerdo con sus políticas internas, se encuentran sujetas a revisiones de control de calidad externa, pondrán a disposición a requerimiento de la Contraloría General de la República, constancia del resultado de la supervisión correspondiente."
NAGU. 2.10 PLANIFICACION GENERAL
La Contraloría General de la República y los Organos de Auditoría Interna (*) conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoría a través de sus Planes Anuales. aplicando criterios de materialidad, economía objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.
(
El Plan Anual de Auditoría Gubernamental, es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de entidades y/o areas, según corresponda, a examinar durante el período de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República .
El citado Plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarán medidas cautelatorias siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría, mantener una absoluta confidenciabilidad de su contenido.
Los Planes Anuales de Auditoría serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización se considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.
Los citados planes serán objeto de consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de Auditoria Gubernamental y serán elaborados de conformidad con los Objetivos y Lineamentos de Política Institucional aprobados por la Contraloría General.
La estructura del contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y lineamentos de Política Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República.
LIMITACIONES AL ALCANCE
Las Sociedades de Auditoría están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma debido a la naturaleza de su designación por la Contraloría General de la República.
NAGU. 2.20 PLANIFICACION ESPECIFICA (*)
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de un auditoría de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las disposiciones legales que la afectan.
La planificación de una auditoría implica desarrollar una estrategia general para su conducción a fin d asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento comprensión de las actividades, sistemas de control información y disposiciones legales aplicables a la entidad; que le permitan evaluar el nivel de riesgo d auditoría así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación a los objetivos, metas y programas previstos.
La información que necesita el auditor para planificar la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. En determinados casos se puede realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las areas especificas donde se va a prácticar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una verificación detallada.
Al concluir la recolección y estudio de información el auditor documentará su trabajo mediante:
a. Descripción de las actividades de la entidad, resumidas en los papeles de trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la entidad, como flujogramas sobre los procedimientos de las areas más significativas, etc.
b. Emisión de un Memorándum de Planificación cuya estructura básica contendrá:
. Objetivos del examen, son los resultados que se espera alcanzar.
. Alcance del examen, grado de extensión de las labores de auditoría que incluye areas, aspectos y períodos a examinar.
. Descripción de las actividades de la entidad.
. Normatividad aplicable a la entidad, especialmente relacionadas con las areas materia de evaluación.
. Informes a emitir y fechas de entrega.
. Identificación de areas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar. Se efectúa en los casos de objetivos predeterminados.
. Puntos de atención, situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen incluyendo denuncias que se hubieran recibido.
. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia.
. Funcionarios de la entidad a examinar.
. Presupuesto de tiempo, por categorías, areas y visitas.
. Participación de otros profesionales y /o especialistas de acuerdo a las areas materia de evaluación.
. Aspectos denunciados, referidos a hechos de importancia relacionados con la entidad a examinar.
La responsabilidad por la preparación del Memorándum de Planificación corresponde al auditor encargado y al supervisor; la revisión y aprobación a los niveles gerenciales competentes.
"NAGU 2.20 PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realización de una auditoría de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, así como el análisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditoría a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables.
El planeamiento de una auditoría implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
El planeamiento de la auditoría también debe incluir la revisión de la información relacionada con la gestión de la entidad a examinar, con relación a los objetivos, metas y programas previstos en el período bajo examen; así como el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas como resultados de las observaciones formuladas con anterioridad.
La información que necesita el auditor para el planeamiento de la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con las áreas de la entidad sujeta a examen.
El planeamiento se inicia a partir de la evaluación de la información que contiene el archivo permanente y debe continuar con la ejecución de un programa de actividades en las instalaciones de las áreas de la entidad que permita completar la información necesaria para la mejor comprensión y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos.
Durante la ejecución de esta etapa de la auditoría, así como al concluir la recolección y estudio de la información, el auditor documentara su trabajo mediante:
a) La actualización del Archivo Permanente.
b ) Emisión del plan y programas de Auditoría para ejecutar el trabajo de campo, en el que se precisarán los objetivos de la auditoría, su alcance, criterios de materialidad, cronograma de actividades, recursos necesarios y su costo, informes a emitir, participación de especialistas, entre otros.
NAGU. 2.30. PROGRAMAS DE AUDITORIA
Para cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su desarrollo.
Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.
Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de la auditoría.
Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, cautelando que la consecución de los resultados este de acuerdo con los objetivos propuestos.
El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.
La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.(*)
( "NAGU 2.30 PROGRAMAS DE AUDITORIA
Para cada auditoría gubernamental se prepararán programas específicos que incluyan los objetivos, procedimientos que deben aplicarse, naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecución, así como el personal encargado de su desarrollo.
Los programas de auditoría comprenden una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en que deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de auditoría. Deben ser lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinentes.
Los programas de auditoría guían la acción del auditor, sustentan la determinación de los recursos necesarios para efectuar la auditoría, su costo y los plazos que demanda su ejecución; así mismo, permiten la evaluación de su avance y que los resultados estén de acuerdo con los objetivos propuestos.
El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía al auditor y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecución del trabajo.
Un procedimiento de auditoría es la instrucción detallada para la recopilación de evidencia que se ha de obtener durante la ejecución de la auditoría, deben desarrollarse en términos específicos para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo de su ejecución, su contenido debe corresponder a la aplicación de una técnica de auditoría.
Los cambios que se hagan a los programas de auditoría, deben ser evaluados adecuadamente en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificación, debiendo documentarse apropiadamente.
La responsabilidad de la elaboración y modificación de los programas de auditoría, corresponde al auditor supervisor y al nivel jerárquico superior."
NAGU. 2.40 ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.
El Archivo Permanente esta conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:
* Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento
* Organigrama aprobado
* Reglamento de Organización y Funciones - ROF aprobado
* Manual de Organización y Funciones - MOF aprobado
* Manual de Procedimientos aprobado
* Flujogramas de las principales actividades de la entidad
* Plan Operativo Institucional
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones
* Estados financieros
* Informes de auditoría
* Denuncias
* Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
* Informe de evaluación del Plan Anual
* Resumen de las decisiones mas importantes adoptadas por la Alta Dirección
* Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad
* Convenios y Contratos trascendentes.
Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil utilización, especialmente en la fase de planificación de las auditorías.
La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde:
a) A las Gerencias de Línea de la Controlaría General.
b) A las Jefaturas de los Organos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.
LIMITACIONES AL ALCANCE
El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de auditoría debido a que sus exámenes se supeditan a la designación de la Controlaría General debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.(*)
( "NAGU 2.40 ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.
Es la información básica de la entidad o área a auditar, sobre la cual se deberá mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, así como, las áreas criticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoría efectiva.
La documentación básica que conforma el Archivo Permanente, se detalla en el Manual de Auditoría Gubernamental.
NAGU.3. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Este grupo esta integrado esencialmente por normas utilizadas en la realización de la auditoría, tienen el propósito que las pruebas y demás procedimientos que se seleccionen, según el criterio profesional del auditor sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría.
Las normas que se establecen a continuación, están referidas a: Estudio y evaluación del control interno evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.
NAGU.3.10 ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO (*)
Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las areas criticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoría.
El sistema de control interno comprende el plan de organización, Ios métodos, procedimientos y la función de auditoría interna establecidos dentro de una entidad pública, para salvaguardar su patrimonio contra el mal gasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa promover la eficiencia en las operaciones y, comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales así como de la normativa aplicable. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de delitos, de ser el caso.
La administración de la entidad es responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de control interno, cuya estructura comprende:
a) Ambiente de control, que se refiere a la disposición general, actitud vigilante y acciones adoptadas por parte de la administración con respecto al control y su importancia para la entidad.
b) Sistemas de Información y registro, consiste en los métodos y registros establecidos para identificar reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad.
c) Procedimientos de control, consisten en las políticas y procedimientos adicionales establecidos por la administración para lograr una razonable seguridad de e los objetivos específicos de la entidad serán alcanzados.
El estudio y evaluación del sistema de control interno tiene por objeto conocer con mayor precisión aquellos aspectos de importancia de la organización y funcionamiento de la entidad, así como, efectuar los ajustes de los programas y la aplicación detallada de procedimientos de auditoría, especialmente en las aéreas críticas, que servirán como base para el establecimiento de los objetivos y alcance de la auditoría, la formulación de recomendaciones a considerarse en el informe y la determinación del grado de confianza de los controles implantados por la entidad.
El estudio y evaluación del sistema de control interno debe ser llevado a cabo de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecute, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales.
Los auditores podrán evaluar, hasta donde sea necesario para cumplir los objetivos de la auditoría aquellas políticas, procedimientos, prácticas y controles que sean aplicables a los programas, funciones y actividades que sean materia de la auditoría.
El relevamiento de información del sistema de. control interno debe documentarse adecuadamente, teniendo en cuenta la forma en que se presente la información y, el criterio del auditor.
La evaluación del sistema de control interno comprende dos etapas:
1. Obtención de información acerca de su funcionamiento .
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.
En caso de encontrarse computarizados los sistemas de información y registro, el auditor debe establecer si los controles internos están funcionando apropiadamente, a fin de brindarle confianza respecto a la integridad de los datos procesados mediante medios informáticos .
Al término de esta evaluación el auditor emitirá el documento denominado Memorandum de Control Interno, el cual estará dirigido al titular de la entidad.(*)
"NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de auditoría.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno.
El Control Interno es un proceso establecido por los funcionarios de la entidad y demás personal encargado de brindar una razonable seguridad con relación al logro de los objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas del gobierno y elaborar información confiable y oportuna.
Existen cinco componentes interrelacionados en su estructura:
a) Ambiente de Control
Esta referido a cómo los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia de control. Es el fundamento de los otros componentes.
b) Evaluación del Riesgo
Consiste en cómo la entidad identifica, analiza y maneja los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.
c) Actividades de Control Gerencial
Son las políticas y procedimientos que colaboran en asegurarse que se tomaran acciones a fin de cumplir con lea funciones asignadas.
d) Sistema de Información y Comunicación
Consiste en los métodos y procedimientos establecidos por la administración para procesar la información e informar de las operaciones de la entidad.
e) Actividades de Monitoreo
La administración es responsable de establecer y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del mismo en el tiempo.
"3.10 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno.
La Estructura de Control Interno está conformada por cinco componentes interrelacionados:
a) Ambiente de Control
Esta referido a cómo los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes.
b) Evaluación del Riesgo
Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.
c) Actividades de Control Gerencial
Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
d) Sistema de Información y Comunicación
Consiste en los métodos y procedimientos establecidos por la administración para procesar apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones.
e) Actividades de Monitoreo
La administración es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evalúa la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario.
La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:
1. Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los controles sujetos a evaluación.
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.
Al término de esta evaluación la Comisión Auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su implementación, con copia al Organo de Auditoría Interna, (*) si fuere el caso.
"NAGU 3.10 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Se debe efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas, recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento del control interno institucional.
La estructura del control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que están lográndose los objetivos del Control Interno.
El Control Interno es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna.
La estructura, componentes y elementos del Sistema de Control Interno, cuya implantación, funcionamiento y monitoreo son objeto de evaluación, se regulan por la Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - y la normativa técnica que emite la Contraloría General de la República sobre la materia.
La comprensión y evaluación de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer el diseño y la efectividad de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar en su caso las aseveraciones de la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas críticas.
La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo y alcance de auditoría que se ejecuta, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales, tomando en cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes, así como, las disposiciones específicas para las diferentes áreas de la entidad previstas en la normativa vigente. El relevamiento de información debe documentarse adecuadamente.
La evaluación de la estructura de control interno comprende dos etapas:
1. Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los controles sujetos a evaluación.
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.
Al término de esta evaluación la comisión auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades detectadas, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la entidad para su implementación, con copia al Órgano de Control Institucional, si fuere el caso.
En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 Contenido del Informe de Auditoría, copia del Memorándum de Control Interno, así como del reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarán como anexo del informe correspondiente a la acción de control. Asimismo, en dicho informe se considerará como
conclusión y recomendación los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente."
NAGU. 3.20 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS
En la ejecución de la Auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.
En el desarrollo de la auditoría gubernamental la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es también importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se crean generalmente por ley y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más especificas que las que rigen en el sector privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuanto y en que deberá gastarse.
Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad de que se descubrirán posibles abusos o actos ilícitos que puedan influir significativamente en los resul
Para ello, el auditor, debe tener un entendimiento suficiente de los objetivos que persiguen las exigencias normativas que se aplican al área o procesos auditados, así como los tipos potenciales de incumplimiento significativos que se asocian con el área o los procesos auditados. Para tal efecto el auditor deberá:
a) Determinar la normativa que pueda tener un efecto directo y significativo en los estados financieros, información presupuestaria o área auditada;
b) Elaborar procedimientos de auditoría que permitan verificar el cumplimiento de la normativa aplicable o de estipulaciones contractuales:
c) Evaluar los resultados de dichas pruebas;
Las fuentes de información sobre las normas aplicables son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce su entorno normativo.
Es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las normas legales y reglamentarias, se encuentra en situación de riesgo jurídico, no está ejerciendo respectivamente las facultades legales para alcanzar sus objetivos y metas, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales hechos.
El auditor está en capacidad de conocer las características y tipos de irregularidades y actos ilícitos significativos susceptibles de incurrirse en el ejercicio de la función pública y en la administración de los recursos y bienes de las entidades, así como en sus efectos en los estados financieros e información presupuestaria de la entidad, con la finalidad que durante la planeación de la auditoría, diseñe procedimientos que le permitan tener una seguridad razonable, que estos puedan detectarse durante la ejecución del trabajo de campo y ser informados oportunamente a los estamentos correspondientes del Estado.
Si el auditor, como resultado de la aplicación de sus programas y procedimientos, determina que existe indicios de un acto ilícito significativo lo reporta según la NAGU 4.50.
El auditor debe proceder con el debido cuidado profesional al buscar indicios de posibles irregularidades y actos ilícitos de manera que no interfieran con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro.
La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de auditoría gubernamental, no será garantía para describirse todos los actos ilícitos. Aún el descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período objeto de auditoría, tampoco significará necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las presentes normas."
"NAGU 3.30 SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORIA.
El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado durante todo su proceso para asegurar el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditoría.
La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditoría, desde que se dispone su ejecución hasta la aprobación del informe de auditoría por el nivel competente.
El cumplimiento de esta norma permite asegurar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos de auditoría, promueve el entrenamiento técnico y la capacidad profesional de los auditores y, permite orientar su trabajo hacia el logro de los objetivos de la auditoría.
Los integrantes del equipo, así como los niveles pertinentes que ejercen la función de supervisión, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditoría, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.
"NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de auditoría.
La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.
Características de la Evidencia:
a) Suficiencia.
Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe correspondiente.
b) Competencia.
Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable.
Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente:
* La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.
* La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.
* Los documentos originales son más confiables que sus copias.
* La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
c) Relevancia.
Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso la información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no podrá incluirse como evidencia.
Clasificación de la Evidencia
a) Evidencia física.
Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos.
La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.
b) Evidencia documental.
Consiste en información elaborada como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño; asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de determinación de responsabilidades civiles y penales.
c) Evidencia testimonial.
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible mediante evidencia adicional.
También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran sólo un conocimiento parcial del Área auditada.
d) Evidencia analítica.
Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes, cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades civiles o penales.
Aplicación del Reglamento de Infracciones y Sanciones
Cuando se presenten dificultades y/o retrasos en la entrega de información que perjudique el normal desarrollo de la Auditoría a los auditores de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoría designadas, se aplicará el Reglamento de Infracciones y Sanciones aprobado por la Contraloría General, concordante con el artículo 41 y siguientes de la Ley Nº 27785."
"NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presentar en el informe. Podrán incluir medios de almacenamiento magnéticos, electrónicos, informáticos y otros.
Propósito
a) Contribuir a la planeación y realización de la Auditoría.
b) Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c) Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de Auditoría.
d) Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como prueba preconstituida para los procesos judiciales, de ser el caso.
e) Permitir las revisiones de calidad de la Auditoría.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las sociedades de Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Contraloría General, destacándose que en el caso de Auditorías practicadas por Sociedades de Auditoría contratadas directamente por el organismo rector del Sistema, los papeles de trabajo serán de propiedad de la Contraloría General de la República."
NAGU.360 COMUNICACION DE OBSERVACIONES
Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a fin que en un plazo perentorio establecido, presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente.
Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría en armonía con los objetivos establecidos, y constituyen las deficiencias o irregularidades evidenciadas técnicamente en la entidad auditada.
Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los siguientes requisitos:
a. Estar basadas en hechos y respaldados con evidencias.
b. Ser objetivas.
c. Estar fundamentadas en una Iabor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones y recomendaciones.
"NAGU 3.60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
Durante el proceso de la Auditoría en la entidad examinada, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presentar sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación oportuna y consideración en el informe correspondiente.
Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.
Los hallazgos de auditoría con criterios de materialidad o significación económica debidamente desarrollados, referenciados y documentados constarán en los papeles de trabajo.
En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se considerarán los atributos:
Condición, Criterio, Causa y Efecto del hallazgo; estos últimos dos elementos podrán ser excluidos de la comunicación cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditoría gubernamental lo exija.
La comunicación de los hallazgos de auditoría durante el desarrollo del trabajo de campo, es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacer de conocimiento a las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados.
En la redacción de los hallazgos de auditoría, se debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.
La comunicación se efectúa por escrito en forma personal y reservada, a la persona directamente vinculada con el hallazgo, debiendo acreditarse su recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentra la entidad auditada.
El plazo para la entrega de las aclaraciones o descargos debidamente documentados será establecido de acuerdo con las disposiciones correspondientes.
Excepción
A fin de no poner en riesgo los resultados de la investigación del Ministerio Público y Poder Judicial a iniciarse y en resguardo de un ejercicio efectivo del derecho de defensa ante las autoridades competentes, se exceptúa de la comunicación de hallazgos a quienes se encuentren comprendidos en los indicios razonables de comisión de delito o de responsabilidad civil determinados emitiéndose directamente el Informe Especial Legal y remitiéndolo a los organismos legales competentes." (*)
NAGU 3.70 CARTA DE REPRESENTACION
El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada.
La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.
"NAGU 4.10 ELABORACIÓN DEL INFORME
Como producto del trabajo de campo, la comisión auditora procederá a la elaboración del informe correspondiente, considerando las características y estructura señaladas en las Normas de Auditoría Gubernamental.
El informe es el documento escrito mediante el cual la comisión auditora expone el resultado final e integral de su trabajo de auditoría, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas.
Las características y estructura específicas del informe, según el tipo de auditoría, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, así como en la NAGU 4.50 - Informe Especial, en su caso."
"NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME
La comisión auditora deberá adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la información en él revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado.
A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la acción de control.
Los usuarios de los informes requieren de la información en él contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas, fiscalizadoras o de procesos de dirección o gerencia. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde.
En tal sentido, la Comisión Auditora debe prever que la elaboración del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisión oportuna y tener presente ese propósito al ejecutar la acción de control."
"NAGU 4.30 CARACTERÍSTICAS DEL INFORME
Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deberá tener especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos.
El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente
entendible a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposición.
Los asuntos se deberán tratar en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.
Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere:
a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los adjetivos, evitando las innecesarias;
b. La inclusión de detalles específicos cuando fuese necesario a juicio del auditor.
La concisión en el informe, no implica el omitir asuntos importantes, sino el evitar utilizar palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe.
La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas. Se basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la presentación de los hechos o en el significado de los mismos, que podrían restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe.
Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados."
"NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME
El contenido del informe expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la entidad.
Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la acción de control, trátese ésta de una auditoría financiera (informe largo), auditoría de gestión o examen especial según sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominación, estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su máxima utilidad por la entidad examinada.
DENOMINACIÓN
El Informe será denominado teniendo en consideración, la naturaleza o tipo de la acción de control practicada, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título, el cual deberá ser breve, específico y redactado en tono constructivo, si fuere pertinente. En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de personas.
ESTRUCTURA
El Informe debe presentar la siguiente estructura:
I.- INTRODUCCIÓN
Comprenderá la información general concerniente a la acción de control y a la entidad examinada, desarrollando los aspectos siguientes:
1. Origen del examen
Estará referido a los antecedentes o razones que motivaron la realización de la acción de control, tales como: planes anuales de auditoría, denuncias, solicitudes expresas (del Titular de la entidad, de la Contraloría General de la República, del Congreso, etc.), entre otros; debiéndose hacer mención al documento y fecha de acreditación.
2. Naturaleza y Objetivos del examen
En este rubro se señalará la naturaleza o tipo de la acción de control practicada (auditoría financiera, auditoría de gestión o examen especial), así como los objetivos previstos respecto de la misma; exponiéndose ellos según su grado de significación o importancia para la entidad, incluyendo las precisiones que correspondan respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada caso.
3. Alcance del examen
Se indicará claramente la cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la acción de control, precisando el periodo y áreas de la entidad examinadas, ámbito geográfico donde se realizó el examen y, asimismo, dejándose constancia que éste se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental; tratándose de Auditoría Financiera, se hará mención adicionalmente a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría y demás disposiciones aplicables al efecto.
4. Antecedentes y base legal de la entidad
Se hará referencia, de manera breve y concisa, a los aspectos de mayor relevancia que guarden vinculación directa con la acción de control realizada, sobre la misión, naturaleza legal, ubicación orgánica y funciones relacionadas de la entidad y/o área(s) examinada(s), así como las principales normas legales que le(s) sean de aplicación, con el objeto de situar y mostrar apropiadamente el ámbito técnico y jurídico que es materia de control; evitándose, en tal sentido, insertar simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o relaciones de actividades o disposiciones normativas.
5. Comunicación de hallazgos
Se deberá indicar haberse dado cumplimiento a la comunicación oportuna de los hallazgos efectuada al personal que labora o haya laborado en la entidad comprendido en ellos.
6. Memorándum de Control Interno
Se indicará que durante la acción de control se ha emitido el Memorándum de Control Interno, en el cual se informó al titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad. Dicho documento así como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo se hayan adoptado, se deberá adjuntar como anexo del informe.
7. Otros aspectos de importancia
tal como:
a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carácter excepcional, en las que se desenvolvió la gestión realizada por los responsables de la entidad o área examinada,
b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestión examinada,
c) La adopción de correctivos por la propia administración, durante la ejecución de la acción de control, que hayan permitido superar hechos observables,
d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la acción de control,
e) Eventos posteriores a la ejecución del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisión auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las áreas examinadas.
f) La indicación de los informes que se hubieran emitido previamente a la culminación de la etapa de ejecución de la auditoría, de ser tal el caso.
II.- OBSERVACIONES
En esta parte del Informe, la comisión auditora desarrollará las observaciones que, como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicación de los procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas como tales, una vez concluido el proceso de evaluación y contrastación de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios y/o aclaraciones formulados por el personal comprendido en los mismos, así como la documentación y evidencia sustentatoria respectiva.
Las observaciones, para su mejor comprensión, se presentarán de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos característicos. Con tal propósito, dicha presentación considerará en su desarrollo expositivo los aspectos esenciales siguientes:
1. Sumilla
Es el título o encabezamiento que identifica el asunto materia de la observación.
2. Elementos de la observación (condición, criterio, efecto y causa)
Son los atributos propios de toda observación, los cuales deben ser desarrollados objetiva y consistentemente, teniendo en consideración lo siguiente:
a) Condición: Es el hecho o situación deficiente detectada, cuyo nivel o curso de desviación debe ser evidenciado.
b) Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o situación observada.
c) Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el hecho o situación observada, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la entidad que adopte las acciones correctivas requeridas.
d) Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho o situación observada, cuya identificación requiere de la habilidad y juicio profesional de la comisión auditora y es necesaria para la formulación de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.
3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones
Son las respuestas brindadas a la comunicación de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observación, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicándose, en su caso, si se acompañó documentación sustentatoria pertinente.
4. Evaluación de los comentarios y/o aclaraciones presentados
Es el resultado del análisis realizado por la comisión auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentación presentada por el personal comprendido en la observación, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinión resultante de dicha evaluación.
La identificación de responsabilidad administrativa funcional se efectuará por cada persona comprendida en la observación, describiendo los hechos y criterios que sustentan la presunta comisión de la infracción, cualquiera sea su tipo. Si los hechos dieran lugar a la identificación de más de una infracción, todas éstas deben ser necesariamente consignadas y sustentadas, en cada caso.
III.- CONCLUSIONES
En este rubro la comisión auditora deberá expresar las conclusiones del Informe de la acción de control, entendiéndose como tales los juicios de carácter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada.
Al final de cada conclusión se identificará el número de la(s) observación(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se refiere.
IV.- RECOMENDACIONES
Las recomendaciones constituyen las medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugieren a la administración de la entidad para promover la superación de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarán dirigidas al Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicación.
Las recomendaciones se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos a su servicio, con énfasis en contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia; aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la naturaleza de las observaciones y de costo proporcional a los beneficios esperados.
V.- ANEXOS
A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el Informe, sólo se incluirá como anexos, además de los específicamente considerados en la presente norma, aquella documentación indispensable que contenga importante información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.
Anexos específicos
Cuando se hubiera establecido observaciones que contengan la identificación de presuntas infracciones graves o muy graves, se incluirá como anexo del Informe la relación del personal al servicio de la entidad comprendido en las mismas, debiendo indicarse por cada observación:
1) Nombres y apellidos.
2) Documento de identidad.
3) Cargo(s) desempeñado(s) y período(s) de gestión, vinculados a la observación.
4) Condición y vigencia del vínculo laboral o contractual con la entidad, cualquiera sea su naturaleza o régimen legal aplicable.
5) Último domicilio personal, procesal u otro que se tuviera registrado en la entidad.
6) Presunta infracción grave o muy grave identificada por cada persona, consignándose el respectivo artículo e inciso del Título II del Reglamento de la Ley Nº 29622 considerado aplicable, así como la fecha de ocurrencia de los hechos observados, o de su inicio y fin, en caso fueren de realización continuada.
Asimismo, en tales casos necesariamente se deberán incluir como anexos las evidencias que sustenten la identificación de las presuntas infracciones graves o muy graves y leves, respectivamente ordenadas de manera secuencial y concatenada por cada observación.
FIRMA
El Informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su aprobación, deberá ser firmado por el Jefe de Comisión, el Supervisor y el nivel gerencial competente de la Contraloría General de la República. En el caso de los Órganos de Control Institucional del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisión, el Supervisor y el Jefe del respectivo Órgano.
"NAGU 4.50: INFORME ESPECIAL
Cuando en la ejecución de la acción de control se evidencien indicios razonables de la comisión de delito, la comisión auditora, en cautela de los intereses del Estado, sin perjuicio de la continuidad de la respectiva acción de control, y previa evaluación de las aclaraciones y comentarios a que se refiere la NAGU 3.60, emitirá con la celeridad del caso, un informe especial con el debido sustento técnico y legal, el cual se remitirá al Comité de Calidad de la Contraloría General para su revisión, el mismo que podrá recepcionar, por única vez, información adicional de las personas comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Público, de ser el caso.
Igualmente, dicho informe será emitido para fines de la acción civil respectiva, si se evidencia la existencia de perjuicio económico, siempre que se sustente que el mismo no sea susceptible de recupero por la entidad auditada en la vía administrativa.________________________________________________________________________________________________________
DENOMINACIÓN
El Informe será denominado “Informe Especial”, con indicación de los datos correspondientes a su numeración e incluyendo adicionalmente un título; el cual deberá ser breve, específico y estar referido a la materia abordada en el informe. En ningún caso, incluirá información confidencial o nombres de personas.
ESTRUCTURA
El Informe Especial observará la siguiente estructura:
I. INTRODUCCIÓN
Origen, motivo y alcance de la acción de control, con indicación del Oficio de acreditación o, en su caso, de la Resolución de Contraloría de designación, entidad, período, áreas y ámbito geográfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisión del Informe Especial (Ley del Sistema Nacional de Control y NAGU 4.50), así como su carácter de prueba reconstituida para el inicio de acciones legales.
II. FUNDAMENTOS DE HECHO
Breve sumilla y relato ordenado y objetivo de los hechos y circunstancias que constituyen indicios de la comisión de delito o de responsabilidad civil, en su caso, con indicación de los atributos: condición, criterio, efecto y causa, cuando esta última sea determinable, incluyéndose las aclaraciones o comentarios que hubieren presentado las personas comprendidas, así como el resultado de la evaluación de los mismos; salvo los casos de excepción previstos en la NAGU 3.60, debiendo incidirse en la materialidad y/o importancia relativa, así como el carácter doloso de su comisión, de ser el caso.
III. FUNDAMENTOS DE DERECHO
Análisis del tipo de responsabilidad que se determina, sustentando la tipificación y/o elementos antijurídicos de los hechos materia de la presunta responsabilidad penal y/o responsabilidad civil incurrida, con indicación de los artículos pertinentes del Código Penal y/o Civil u otra normativa adicional considerada, según corresponda, por cada uno de los hechos, con la respectiva exposición de los fundamentos jurídicos aplicables. De haber sido identificado, se señalará el plazo de prescripción para el inicio de la acción penal o civil.
IV. IDENTIFICACIÓN DE PARTÍCIPES EN LOS HECHOS
Individualización de las personas que prestan o prestaron servicios en la entidad, con participación y/o competencia funcional en cada uno de los hechos calificados como indicios en los casos de responsabilidad penal, o constitutivos del perjuicio económico determinado en los casos de responsabilidad civil. Incluye, asimismo, a los terceros identificados que hayan participado en dichos hechos.
Se indicará los nombres y apellidos completos, documento de identidad, el cargo o función desempeñada, el área y/o dependencia de actuación, así como el período o fechas de ésta.
V. PRUEBAS
Identificación de las pruebas en forma ordenada y detallada por cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan, debidamente autenticadas en su caso.
Adicionalmente, de ser pertinente, se incluirá el Informe Técnico de los profesionales especializados que hubieren participado en apoyo a la Comisión Auditora, el cual deberá ser elaborado con observancia de las formalidades exigibles para cada profesión (Ej: tasación, informe de ingeniería, informe bromatológico, etc).
VI. RECOMENDACIÓN
Este rubro consigna la recomendación para que se interponga la acción legal respectiva, según el tipo de responsabilidad determinada, penal o civil, la cual deberá estar dirigida a los funcionarios que, en razón a su cargo o función, serán responsables de la correspondiente autorización e implementación para su ejecución.
Si la acción de control es realizada por la Contraloría General de la República o por Sociedades de Auditoría designadas o autorizadas, el Informe Especial recomendará al nivel correspondiente, el inicio de las acciones legales a través de los órganos que ejerzan la representación legal para la defensa judicial de los intereses del Estado en dicha entidad. Cuando se considere que existen razones justificadas para ello, podrá recomendarse
alternativamente, se autorice al Procurador Público encargado de los asuntos judiciales de la Contraloría General de la República, el inicio de las acciones legales que corresponda. En éste último caso, el Informe Especial será puesto en conocimiento del Titular de la entidad auditada, en la misma fecha de iniciada la acción legal, siempre que el Titular no se encuentre comprendido en los indicios razonables de la comisión de delito o en la responsabilidad civil establecida. De encontrarse comprendido el Titular de la entidad el Informe se remitirá al Titular del Sector, u otro estamento que resulte competente de no pertenecer la entidad a ningún Sector.
VII. ANEXOS
Contienen las pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe Especial. Necesariamente deben ser precedidos de una relación que indique su numeración y asunto a que se refiere cada anexo, guardando un debido ordenamiento concatenado a la exposición de los hechos contenidos en el Informe.
En tales casos, se deberá incluir como Anexo Nº 01, la nómina de las personas identificadas como partícipes en los hechos revelados, con indicación de su cargo, documento de identidad, período de desempeño de la función y domicilio.
REMISIÓN DE LOS INFORMES ESPECIALES A LA CGR
Los Órganos de Auditoría Interna (*) remitirán a la Contraloría General de la República los Informes Especiales que emitan en ejercicio de sus funciones, para su revisión por el Comité de Calidad, el cual podrá recepcionar por única vez, información adicional de las personas comprendidas en el Informe Especial; haciendo las coordinaciones pertinentes con el Ministerio Público, de ser el caso.
LIMITACIONES AL ALCANCE
La revisión por parte del Comité de Calidad de los Informes Especiales emitidos por Órganos
de Auditoría Interna,(2) se realizará en un primer momento, únicamente respecto de aquellos que resulten de acciones de control efectuadas en entidades de la Provincia de Lima. En los demás casos, dichos Órganos remitirán el Informe Especial al Titular de la entidad, salvo que éste se encuentre comprendido en los hechos, en tal caso será dirigido directamente al Titular del Sector, en ambos casos se remitirá, simultáneamente un ejemplar a la Contraloría General de la República, para su conocimiento y control selectivo posterior; si la entidad no perteneciera a ningún Sector se tramitará directamente ante la Contraloría General de la República."(1)
"NAGU 4.60 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
Los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control deben efectuar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones planteadas en los informes de auditorías anteriores, con la finalidad de determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios responsables de las entidades auditadas.
1. La administración de la entidad auditada es la responsable de superar las observaciones mediante la implementación de las recomendaciones, y de mantener un proceso permanente para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que cumpla de mejor manera con sus responsabilidades de gestión. Corresponde al titular de la entidad auditada dictar las disposiciones necesarias para la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe, cautelando su cumplimiento. En concordancia con las facultades legales previstas en la Ley Nº 27785, en caso el titular de la entidad no ejecute las recomendaciones de una acción de control que conlleven la asunción de decisiones administrativas y el titular de la entidad que ejerce
tuición no obliga a su cumplimiento, la Contraloría General de la República puede sancionar a quienes incumplieron.
2. Al Órgano de Control Institucional le corresponde realizar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones como actividad permanente, con la respectiva verificación directa en cada área responsable, informando de sus resultados a la Contraloría General y al titular de la entidad. Las auditorías a cargo de la Contraloría General, de los Órganos de Control Institucional y de las Sociedades de Auditoría designadas deben incluir como objetivos el seguimiento a la implementación de las medidas correctivas, por parte de los responsables de la administración.
3. El seguimiento a la implementación de las recomendaciones que realizan los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, debe incluir la evaluación de los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuere examinada con anterioridad, a efecto de establecer si fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones reveladas en el informe de auditoría.
4. Para efecto del seguimiento, las recomendaciones se reportarán de acuerdo con las disposiciones dictadas por la Contraloría General de la República sobre estados de implementación y verificación de las mismas."
CONCORDANCIAS: R. Nº 563-2005-CG (Establecen criterios para la determinación de la situación actual de las recomendaciones registradas en el Sistema de Información del Proceso de la Acción Correctiva - INFOPRAC)
