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de la Escuela República de Chile.

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N°02 I Año 4 I Marzo - Abril

Atención al público

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biológicos.

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Visitas guiadas y mucho más.

Boletín Informativo del Archivo Central es una publicación mensual. Desde el año 2016, inició su edición, como seguimiento a la Gacetilla del Archivo Central del 2010. Su objetivo es difundir el acervo histórico, la propagación de sus fondos documentales y compartir información útil para el trabajo de los servidores del PANI. Cuenta con un formato estándar y difunde investigaciones originales acerca del estudio, comprensión de la historia y la archivística. Contribuye también a la divulgación y aprovechamiento del valioso acervo documental que resguarda el Departamento Archivo Central del PANI, de manera que los funcionarios se sientan identificados con la finalidad

de la institución en la que trabajan, para el cumplimiento de las metas y objetivos del PANI.

Diseño y Edición: Departamento Archivo Central

archivo@pani.go.cr Tel: 2523 0774 / 0879

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¿Dudas, consultas?

En caso de requerir asesoría y/o asistencia en materia archivística, póngase en contacto con nosotros a fin de colaborarle adecuadamente. Teléfonos: 2523 0879 / 2523 0774 Fax: 2523 0880 Correo electrónico: archivo@pani.go.cr

Yesenia Castillo Villalta COORDINADORA a.i.

Departamento Archivo Central

Con-ciencia Archivística:

Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.

Ángeles Magdaleno

Edición Especial:

Gobierno

ABIERTO

DPTO.

ARCHIVO

CENTRAL

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GOBIERNO

ABIERTO

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Introducción:

En el marco de Gobierno Abierto, se

pretende ejecutar mecanismos de formación y divulgación de derechos ciudadanos para empoderar a la ciudadanía y a quienes ejercen la función pública. A los funcionarios públicos, se les debe aumentar la capacidad creativa y la eficiencia en la atención a la ciudadanía, potenciando sus capacidades y dotándoles de herramientas para el combate a la corrupción, el fortalecimiento de la transparencia, así como el acceso a la información, desde un enfoque de participación ciudadana. ¿Cómo lo lograremos? Instalando nuevas

formas de intercambio con la ciudadanía, facilitando espacios de co-creación e incidencia directa para definir las prioridades en conjunto con la gente y no imponerlas desde la visión vertical de la institucionalidad, así se crea valor público. La idea es fortalecer la democracia.

El servicio público exige considerar las demandas y necesidades reales de los

ciudadanos para que sean priorizadas en el accionar institucional, es así como el paradigma de Gobierno Abierto dinamiza y reactiva las buenas prácticas institucionales, que permiten dar servicios de calidad, rendir cuentas y empoderar a las personas. De ahí la responsabilidad de cada funcionario público para garantizar la sostenibilidad de estas acciones en sus instituciones.

El empoderamiento de la ciudadanía debe ir de la mano del empoderamiento y formación de quienes ejercen la función pública, motivando así la creatividad, la innovación y las buenas prácticas para el

éxito del ejercicio público.

El Gobierno Abierto es un proceso de transformación cultural que pretende dinamizar la relación de las instituciones públicas con la ciudadanía, así como también facilitar herramientas y mecanismos para que las personas ejerzan sus derechos de manera efectiva. La implementación de un modelo de Gobierno Abierto, permite no solo transparentar los procesos y facilitar el acceso a la información pública, sino también fomentar la participación ciudadana en los procesos de rendición de cuentas. Como parte de estos esfuerzos y de una serie de procesos de construcción y consulta, tanto a nivel del Poder Ejecutivo como de la sociedad civil y en el seno de la Comisión Nacional para un Gobierno Abierto, se propone la Estrategia Nacional de Gobierno Abierto, que será encaminada bajo la guía de tres ejes fundamentales:

Consejos para trabajar eficientemente:

Haz clic aquí para acceder al tutorial.

Recurso Interactivo: Sopa de letras “Gestión Documental”. Clic aquí para acceder.

Las imágenes utilizadas están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.

Eje de transparencia y acceso a la información: El objetivo es lograr implementar una cultura de transparencia y garantizar el cumplimiento del acceso a la información como un derecho humano. Eje de participación ciudadana: El objetivo es generar capacidades en las instituciones públicas para que faciliten procesos de rendición de cuentas, participación e incidencia directa de la ciudadanía en los procesos de toma de decisión. Eje de lucha frontal contra la corrupción: El objetivo es realizar acciones concretas dirigidas a erradicar la corrupción en procesos específicos de la Administración Pública.

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¿Por qué el Acceso a la Información es un Derecho

Humano?

Derecho a que existan sanciones para el Estado y sus funcionarios cuando no cumplen con su deber de dar información. Derecho a que existan mecanismos para el acceso a la información, que faciliten pedirla y tenerla. Derecho a que el Estado capacite a la ciudadanía para ejercer estos derechos.

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“En una era donde la demanda de la información es constante y además se cuenta con facilidades tecnológicas, es un imperativo de las instituciones públicas dotar de información clara, accesible y oportuna a la ciudadanía. Así como facilitar mecanismos para la fiscalización de los recursos públicos y abrir espacios para la incidencia de la sociedad civil, academia y sector empresarial, en los procesos de toma de decisión”.1

DERECHOS CIUDADANOS. El acceso a la información es un derecho humano y así lo han establecido diversos instrumentos internacionales. El Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (artículo 19) establece que el derecho a la libertad de expresión comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones. La Declaración Americana de los Derechos y Deberes del Hombre (artículo IV) recoge el derecho de libertad de investigación, opinión, expresión y difusión del pensamiento por cualquier medio, como un derecho inherente a todo ser humano. La Convención Americana sobre Derechos Humanos (artículo 13) protege, el derecho y la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole. La Declaración de Principios sobre Libertad de Expresión de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos del año 2001 hace eco de esta facultad de acceder a información pública y resalta nuevamente que el acceso a la información en poder del Estado es un derecho fundamental de los individuos. En resumen, cuando hablamos del derecho a tener acceso a la información. Esto implica que se tiene: Derecho a solicitar información en las diferentes instituciones y que estas están obligadas a dar esa información. Derecho a que el Estado brinde información sin que las personas tengan que pedirla (transparencia proactiva), por ejemplo, que esté visible en su página web.

1 Estrategia Nacional de Gobierno Abierto (2015)

GOBIERNO

ABIERTO

La implementación del Open Data, permite no solo transparentar los procesos del Estado y facilitar el acceso a la información pública, sino también fomentar la participación de los ciudadanos en los procesos de rendición de cuentas. DEBEMOS ENTENDER QUE en la medida en que la población a la que atendemos, nos indica cuáles son sus necesidades reales, podemos responder de manera eficaz a sus demandas de información y ambas partes salen beneficiadas.

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GOBIERNO

ABIERTO ¿Cuáles son las obligaciones del Estado

para garantizar este derecho?

El Estado tiene la obligación general de garantizar los derechos humanos, así como el deber de adecuar el derecho interno y el funcionamiento del Estado a la Convención, lo cual supone la obligación de organizar la estructura del aparato estatal de manera que se pueda asegurar el pleno ejercicio de los derechos humanos. El Estado debe recolectar toda información que sea esencial en el ejercicio de la administración y está obligado a suministrar la información solicitada o, de lo contrario, a otorgar una respuesta motivada, fundamentada y por escrito si procede la negativa a una solicitud. La información debe ser brindada al solicitante a través de

un procedimiento claro y preciso que sea aplicable para todas las entidades públicas, y a través del cual se atiendan las solicitudes con prontitud, en un plazo razonable, y de forma no onerosa, permitiendo que el solicitante no sufrague más que los costos mínimos que pudieran ocasionar la reproducción y el envío de la información.

El Estado tiene la obligación de garantizar los derechos humanos, así como el deber de adecuar el derecho interno y el funcionamiento del Estado a la Convención, lo cual supone la obligación de organizar la estructura del aparato estatal de manera que se pueda asegurar el pleno ejercicio de los

derechos humanos.

El Estado debe garantizar el derecho de las personas a ser oídas con las debidas garantías y a un recurso judicial sencillo y rápido para hacer efectivo este derecho. Si no existe un recurso judicial con estas características, el Estado debe crearlo para aquellos casos en que se haya rechazado la solicitud de acceso. El recurso deberá ser posible de interponer ante un órgano creado por ley con anterioridad, y que sea independiente y jerárquicamente superior a aquél que resolvió la negativa de la solicitud.

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ABIERTO

Preguntas frecuentes:

¿Cuál es la relación entre apertura de datos y acceso a la información? No se puede pensar en el acceso o la reutilización de los datos y la información pública, si los datos y la información no se clasifican, archivan, actualizan y ponen a disposición en formatos adecuados. Además los datos abiertos promueven la transparencia proactiva por parte de la Administración y empoderan a la ciudadanía al tratarse de información cotidiana y estratégica que generan las instituciones y que es de interés de la ciudadanía. De lo anterior deviene el concepto de datos de gobierno, que es cualquier dato o información producida o procurada por las instituciones públicas. Así mismo existe el concepto de datos abiertos, que indica que son datos con un formato accesible, universal, libre y abierto, sin ningún tipo de restricción, para que las personas puedan acceder, utilizar, distribuir y comprar libremente. Las instituciones públicas en el ejercicio de sus funciones y en la búsqueda del cumplimiento de metas y objetivos, generan y recopilan una serie de información durante todo el ciclo administrativo. La estructuración y publicación de ésta información, de manera centralizada, ordenada, clara, oportuna y accesible para distintos usuarios, genera un alto impacto en la creación de valor, tanto económico y social como de la buena gobernanza.

¿De qué hablamos cuando hacemos referencia a Datos Abiertos? La Open Knowledge los define como “datos que pueden ser utilizados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona y que se encuentran sujetos, cuando más, al requerimiento de atribución y de compartirse de la misma manera en que aparecen”.

El Open Data Institute indica que son “los datos que las organizaciones, empresas e individuos han puesto a disposición para que cualquier persona pueda acceder a ellos, usarlos y compartirlos”.

¿Por qué datos abiertos? Porque los datos producidos día a día, situación a situación, son una fuente importantísima para conocer y construir nuestra realidad social: agrupados y analizados pueden ser la base tanto de un reportaje periodístico como de un reporte anual de gobierno. Porque lo importante no es el dato en sí mismo, sino cómo se emplea para aportar valor. Los catálogos de datos constituyen archivos de información cuantiosa sobre temáticas tan diversas como: agricultura, salud, educación, transporte, minería, gestión, clima, turismo… Los usos -y derivado de ello, los beneficios y ventajas que los múltiples actores sociales pueden darle a los datos abiertos son tan variados como: periodismo y minería de datos, mejor uso de recursos naturales, proyectos que aportan a la solución de problemas, o que son innovadores sociales, comparación de precios de bienes y servicios, obtención de servicios públicos, entre otros. Porque además, los datos abiertos sirven de mecanismo de apoyo para potencializar espacios de participación ciudadana para la co-creación de aplicativos de valor público, la generación de conocimiento, las investigaciones científicas, entre muchas otras.

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ABIERTO

Un dato es considerado abierto cuando existen las siguientes 3 condiciones: Disponibilidad y acceso: el dato tiene que

estar disponible integralmente y a un costo razonable de reproducción, preferiblemente descargable en la Internet; también tiene que estar disponible en un formato conveniente y modificable.

Reutilización y redistribución: el dato tiene

que ser ofrecido en condiciones que permitan la reutilización y redistribución, que asegure además que sea interoperable con otros conjuntos de datos.

Participación universal: todos deben poder

usar, reutilizar y redistribuir la información, sin discriminación con las áreas de actuación, personas o grupos. Restricciones “no comerciales” que prevendrían el uso comercial de los datos, o restricciones de uso para ciertos propósitos (por ejemplo “sólo para educación”) no son permitidas.

Seis principios para el acceso, publicación y uso de los datos públicos. Principio 1. Abiertos por Defecto El término ‘datos gubernamentales’ incluye, de modo no limitativo, los datos en poder de los gobiernos nacionales, regionales, locales y municipales, organismos gubernamentales internacionales, y otros tipos de instituciones del sector público ampliado.

El libre acceso a los datos gubernamentales y su posterior uso tienen un valor significativo para la sociedad y la economía, y que los datos gubernamentales deberán, por lo tanto, ser abiertos por defecto.

Principio 2. Oportunos y Exhaustivos Importancia de consultar a los usuarios de los datos, incluyendo ciudadanos, otros gobiernos y organizaciones de la sociedad civil y del sector privado para identificar qué datos priorizar para su liberación y mejora. Qué datos son valiosos para los gobiernos, ciudadanos, y organizaciones de la sociedad civil, el sector privado y la academia, para que éstos sean exhaustivos, precisos y de alta calidad.

Principio 3. Accesibles y Utilizables La apertura de los datos permite a los gobiernos, ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil, sector privado y de la academia tomar decisiones mejor informadas. Cuando los datos abiertos son liberados, deben ser fácilmente visibles y accesibles, poniéndose a disposición sin barreras burocráticas o administrativas que pueden disuadir a las personas de acceder a los datos.

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ABIERTO

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Principio 4. Comparables e Interoperables A fin de que los datos sean más eficaces y útiles, los datos deben ser fáciles de comparar dentro y entre sectores, a través de localizaciones geográficas y del tiempo. Los datos deben ser presentados en formatos estructurados y estandarizados para apoyar la interoperabilidad, trazabilidad y reutilización efectiva. Principio 5. Para mejorar la Gobernanza y la Participación Ciudadana La liberación de datos abiertos fortalece la gobernanza y la confianza en nuestras las instituciones públicas, refuerza la obligación de los gobiernos de respetar el Estado de Derecho, y provee un fundamento transparente y de rendición de cuentas para mejorar la toma de decisiones e incrementar la prestación de servicios públicos.

Los datos abiertos alientan un mejor desarrollo, implementación y evaluación de programas y políticas para satisfacer las necesidades de nuestros ciudadanos, y permiten la participación cívica y una mejor colaboración informada entre los gobiernos y los ciudadanos. La colaboración y consulta con los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil y del sector privado puede ayudar a los gobiernos a entender qué tipos de datos están en gran demanda, y, sucesivamente, pueden conducir a mejores prácticas de priorización de datos, publicación y normalización. Las ciudades o gobiernos locales son a menudo el primer punto de interacción entre los ciudadanos y el gobierno, y que esos gobiernos, por lo tanto, desempeñan un papel crucial en apoyar a que los ciudadanos se comprometan en materia de datos abiertos.

Principio 6. Para el Desarrollo Incluyente y la Innovación La apertura para estimular la creatividad y la innovación. Cuantos más gobiernos, ciudadanos, y organizaciones de la sociedad civil y del sector privado usen los datos abiertos, mayores serán los beneficios sociales y económicos que serán generados. Esto es válido para usos gubernamentales, comerciales y no comerciales. El rol de los gobiernos para promover la innovación y el desarrollo sostenible no finaliza con la liberación de los datos abiertos. Los gobiernos también deben desempeñar un papel activo en apoyar la reutilización eficaz e innovadora de los datos abiertos, y asegurar que los funcionarios de gobierno, los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil y del sector privado tengan los datos que necesitan así como las herramientas y recursos para entender y usar esos datos de manera eficaz.

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Pasos del Proceso de Apertura

de Datos

Identificación de la demanda. Conocer los intereses y necesidades específicas que tienen los distintos usuarios potenciales de los datos. Hacer esto es importante porque permite establecer los parámetros de la demanda de información no solamente en términos de la cantidad de información que se puede publicar sino también en la oferta temática que la podría satisfacer al término del proceso.

Estado de la información. El avance en el proceso de reconocimiento de la información depende mucho de ciertos elementos condicionantes, por ejemplo, si la dependencia en donde se encuentra la información a liberar conoce y está dispuesta a participar en el proceso de apertura; si el formato fuente de la información es un formato digital y está almacenado en servidores o bases de datos que faciliten el proceso; si existe una alternativa que enriquezca el valor de los datos de cara al público. Esta y otras opciones son las que se deben de contemplar en esta etapa.

Priorización de los conjuntos a liberar. Como resultado de las etapas anteriores, se ha logrado conocer el sentir de los consumidores de los datos y de quienes trabajan día a día con la información y saben si es posible entregarla en formatos abiertos dado que conocen sus ciclos de producción y también reconocen cuales son los límites de lo que se puede hacer público o no por cuestiones de privacidad de la información.

Limpieza de datos, privacidad de la información y documentación. Es el proceso mediante el cual se busca: Identificar la legislación vigente en relación a la privacidad de datos. Comprender cuáles datos son de carácter e interés público y pueden ser publicados sin restricciones y cuales están sujetos a restricciones de privacidad, seguridad o derechos de autor. Homogenizar la información a publicar.

Selección de formato abierto. Los procesos de apertura de datos al interior de cada Institución transitan permanentemente por la toma de decisiones encaminadas al beneficio del público consumidor de la información. ¿Qué tipo de información se está por publicar? ¿Qué características tiene esta información? ¿A qué perfil de usuario está enfocada esta información? ¿Qué formato es el más adecuado para las audiencias a las que va dirigida la información? ¿Este formato es el único en el que se puede publicar la información? ¿Hay otras opciones?

Elección de la Plataforma. Las plataformas de catálogo de datos, también llamadas repositorios de datos, son la cara pública que tiene el proceso de apertura de datos al entregar la información. Permiten, a manera de vitrina, mostrar la variedad de temas y bases que se liberan durante el proceso de apertura y también sirven de nodo de contacto de la comunidad que usa los datos, siendo útil para evaluar qué hace si se habilita un medio de interacción para ese propósito.

Cuando hablamos de datos abiertos nos referimos a datos que estén disponibles de forma libre para todo el mundo, pero cumpliendo con las siguientes condiciones: Disponibilidad y acceso: Deben estar accesibles, preferiblemente a través de Internet. Reutilización y redistribución: deben ser distribuidos bajo unos términos que permitan su uso y explotación de forma libre y no pongan restricciones a cruzarlos con otros datos. Participación universal: todos los interesados, sin excepción, podrán acceder a ellos y usarlos de la manera que deseen, sin ningún tipo de restricción comercial o de propósito acotado. Existen otras corrientes o movimientos que fomentan una filosofía similar, como el Open Source o el Open Knowledge. En última instancia lo que todas ellas pretenden es potenciar al máximo la innovación a través de la libertad y la

colaboración.

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GOBIERNO

ABIERTO

¿Qué es la rendición de Cuentas? La Constitución Política de Costa Rica establece la evaluación por resultados y la rendición de cuentas como parte de las responsabilidades de todo servidor del Estado. “Artículo 11.- Los funcionarios públicos son simples

depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir

los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse

facultades no concedidas en ella. Deben prestar juramento

de observar y cumplir esta Constitución y las leyes. La

acción para exigirles la responsabilidad penal por sus

actos es pública.

En términos conceptuales la rendición de cuentas es un sistema que obliga al servidor público a reportar detalladamente sus actos y los resultados de los mismos, y simultáneamente crea mecanismos para que la ciudadanía pueda monitorear el desempeño del servidor. Es posible encontrar dos manifestaciones de la rendición de cuentas:

a. La rendición de cuentas vertical: se da en el marco de la democracia con elecciones libres, justas y competitivas.

b. La rendición de cuentas horizontal se refiere a los controles entre los poderes de la república e instituciones de control (tres poderes de la República, la Contraloría General de la República, etc.)

En Costa Rica se identifican al menos cuatro mecanismos de control: i) El control de constitucionalidad: basado en el Art 10 de la Constitución Política.

ii) La revisión jurisdiccional de las decisiones administrativas: Art. 49 de la Constitución Política. iii) El control político parlamentario: Artículo 121 incisos 23 y 24 de la Constitución Política. iv) El control superior financiero: Artículos 183 y 184 de la Constitución Política.

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GOBIERNO

ABIERTO Sobre las Personas Menores de Edad: Derecho a la integridad: Las personas menores de edad tendrán derecho a que se respete su integridad física, psíquica y moral, lo que comprende, entre otros aspectos, la protección de su imagen, identidad y dignidad.

Derecho a la imagen: Se prohíbe publicar, reproducir, exponer, vender o utilizar imágenes fotográficas de personas menores de edad para: Ilustrar informaciones sobre acciones u omisiones que sean de carácter delictivo, contravención o riñan con la moral o las buenas costumbres. Cuando de algún modo hayan participado o sido testigos o víctimas de esos hechos, si se afecta su dignidad. Está prohibido publicar el nombre o cualquier dato personal que permita identificar a una persona menor de edad como autor, co-autor o víctima de un hecho delictivo, salvo autorización judicial fundada en razones de seguridad pública. (5)

(5) Artículos 24 y 27 del Código de Niñez y

Adolescencia.

Datos restringidos:

Correo electrónico personal

Datos del seguro social

Dirección física

Datos bancarios

Historial crediticio

Salario neto

Información laboral

Número de teléfono celular Información sensible:

Salud

Vida sexual

Religión

Político

Imagen

Voz

Datos biológicos

Control biomédico

Certificado de firma digital

Raza/Etnia

La Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), creada por Ley N°

8968 (Ley protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales), establece una clasificación de datos según su acceso: Datos de orden público:

Nombre completo

Número de identificación

Edad

Sexo

Estado civil

Dirección referencial

Fecha de nacimiento

Nacionalidad

Propiedades

Sociedades

Firma

Teléfono de habitación

(domicilio)

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Principios básicos de protección de datos:

a. Autodeterminación Informativa.

b. Consentimiento informado.

c. Calidad de la información.

Derechos que asisten a las personas:

a. Acceso a la información. b. Derecho de

rectificación:

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Si tiene dudas o

consultas sobre la

elaboración de este

boletín, comuníquese a

los teléfonos indicados,

o bien, al correo:

mjvargas@pani.go.cr

Se permite la reproducción, publicación, transmisión y difusión de la totalidad o parte del contenido del documento, sin alterar o modificar el original, con fines de referencia, académicos y/o educacionales, con excepción de los personales o comerciales, citando la fuente de referencia y otorgando el crédito correspondiente al autor y al editor. ® Boletín del Archivo Central, año 04, número 02, febrero-marzo 2018, es una publicación bimensual, editada por el Archivo Central del PANI, con domicilio en San José, Costa Rica, Barrio Luján. Tel. + (506) 2523 0879 / 0774. Correo electrónico: archivo@pani.go.cr Protegido por la Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de la República de Costa Rica.

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