Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/028 · procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de...

Órgano JudicialManual de Procedimientos Administrativos

Nº de Procedimiento:MPAD/SADM/028

Nombre del Procedimiento:Renovación Anual de las Pólizas de Seguros contratadas

Nº de Revisión: 00

Fecha de Rev.: 00

Nº de Página: 2/14

– Circular Nº57-DC-SE de fecha 28 de abril de 2005, emitida por la Contraloría General de la República.

– Decreto Nº214-DGA de 8 de octubre de 1999 “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº23,946.

– Procedimiento MPAD/DPP/001:Elaboración, Control y Administración de Manuales y Procedimientos en el Órgano Judicial.

– Procedimiento MPAD/DAL/004: Verificación de expedientes contentivos de Actos Públicos, Confección de Acta de

Adjudicación Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos en miras a procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de la República.

6.0. DEFINICIONES / GLOSARIO DE TÉRMINOS:– DEPRECIACIÓN:

Pérdida o disminución de valor de un Activo Fijo (excepto terrenos), debido al uso, a la acción del tiempo o a la obsolescencia.

– VALOR EN LIBROS:El costo más las mejoras y revaluaciones, menos la depreciación acumulada.

– VIDA ÚTIL:El período de tiempo en la cual la entidad espera usar un activo.

– BENEFICIARIO PRINCIPAL:Es la persona o personas elegidas por el Agente de Seguridad, que en caso de ocurrir un siniestro serán los beneficiados, en los porcentajes respectivos, del monto de la indemnización.

– BENEFICIARIO CONTINGENTE:Aquel beneficiario que a falta (fallecimiento) del beneficiario o beneficiarios principales recibirá el monto de la indemnización en los porcentajes respectivos.

7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: Nº ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO:1 SADM/05 Informe de Agentes de Seguridad Activos.





Fecha de Rev.: 00


Nº ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO: 2 SADM/06 Informe de Automóviles, motos y buses.3 SADM/07 Informe de Bienes asegurables.4 SADM/26 Informe de Edificios.

8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN:

Unidad Responsable / Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Sub-Secretaría Administrativa 1 El primer día del mes de octubre solicita mediante nota a la Dirección de Seguridad, Departamento de Transporte y Sección de Bienes Patrimoniales la actualización de los listados de bienes y Agentes de Seguridad, a fin de realizar las renovaciones de las Pólizas para la próxima vigencia.

Los informes solicitados deben ser recibidos en la última semana del mes de octubre.

Dirección de Seguridad 2 Recibe nota de solicitud de actualización de datos.

Procede a confeccionar la Forma SADM/05, Informe de Agentes de Seguridad Activos (Anexo Nº1).

Envía informe a la Sub-Secretaría Administrativa.Dirección de Servicios Generales (Departamento de Transporte)

3 Recibe solicitud de Actualización de datos.

Procede a confeccionar la Forma SADM/06,Informe de Automóviles, Motos y Buses (Anexo Nº2). Completa la misma hasta la columna de la Condición Actual del Vehículo y envía el Informe mediante nota a la Sección de Bienes Patrimoniales de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, con el objeto de completarlo.





Fecha de Rev.: 00




Dirección de Contabilidad y Finanzas (Sección de Bienes Patrimoniales)

4 Recibe Solicitud de Actualización de Bienes.

Llena Informe de Bienes Asegurables, Forma SADM/07 (Anexo Nº3) e Informe de Edificios, Forma SADM/26 (Anexo Nº4).

Recibe Informe de Automóviles, Motos y Buses del Departamento de Transporte y completa la información requerida.

Remite los Informes completos a la Sub-Secretaría Administrativa.

Sub-Secretaría Administrativa 5 Recibe los informes confeccionados por la Dirección de Seguridad, Departamento de Trasporte y la Sección de Bienes Patrimoniales.

Analiza los informes, verifica con los Asistentes Administrativos de las áreas, dependencias correspondientes y agrupa los bienes de acuerdo a las Pólizas.

Prepara Informe de Renovación de las Pólizas.

Envía a la Compañía de Seguros el Informe para la Renovación de las Pólizas mediante nota remisoria firmada por el Secretario Administrativo, más tardar en la segunda semana del mes de noviembre.

Compañía de Seguros 7 Recibe Informe y nota remisoria.

Procede a realizar la actualización de los datos de las Unidades a asegurar y renueva las Pólizas.





Fecha de Rev.: 00




Compañía de Seguros 7 Envía los paquetes de las Pólizas Renovadas a la Sub-Secretaría Administrativa, más tardar en la segunda semana del mes de diciembre.

Sub-Secretaría Administrativa 8 Recibe los paquetes de las Pólizas Renovadas.

Revisa y verifica el detalle de cada una de las Pólizas.

Si no hay errores, omisiones o unidades de más, envía a la Secretaría Administrativa.

Si existen correcciones que realizar, devuelve la Póliza a la Compañía de Seguros para la corrección de los datos.

Secretaría Administrativa 9 Recibe y firma las Pólizas de Seguros.

Envía a Control Fiscal para obtener Visto Bueno y posteriormente a la Contraloría General de la República para obtener el refrendo.

Sub-Secretaría Administrativa 10 Recibe las Pólizas de Seguros refrendadas por la Contraloría General de la República.

Informa a Secretaría Administrativa, todas las Asistencias Administrativas, Departamento de Transporte, Dirección de Seguridad y Sección de Bienes Patrimoniales sobre las Unidades Aseguradas para la Vigencia.

Archiva y custodia cada una de las Pólizas Renovadas.





Fecha de Rev.: 00


9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:

Sub-Secretaría AdministrativaDirección de Contabilidad y FinanzasDirección de Servicios Generales

Dirección de Seguridad

Inicio

Solicitar mediante nota elprimer día de octubre los

listados actualizados de bienesy Agentes de Seguridad para

renovaciones de Pólizas.

Recibir solicitud deactualización.

Confeccionar Forma SADM/05,Informe de Agentes de Seguridad

Activos (Anexo Nº1).


Confeccionar Forma SADM/06,Informe de Automóviles, Motosy Buses (Anexo Nº2), hasta lacolumna de la condición del

vehículo.

Enviar a la Sección de BienesPatrimoniales.


Confeccionar Informe deBienes Asegurables, Forma

SADM/07 (Anexo Nº3).

Confeccionar Informe deEdificios, Forma SADM/26

(Anexo Nº4).

Recbir Informe de Automóviles,Motos y Buses y completar.

Enviar Informe a la Sub-Secretaría Administrativa.

Enviar Informes completos a laSub-Secretaría Administrativa.

Recibir Informesconfeccionados por la

Dirección de Seguridad,Departamento de Transporte y

la Sección de BienesPatrimoniales.

Analizar Informes, verificar conlos Asistentes Administrativosy agrupar bienes de acuerdo a

las Pólizas.

Preparar Informe para laRenovación de las Pólizas connota remisoria firmada por elSecretario Administrativo yenviar a la Compañía de

Seguros.

Compañía de Seguros

Recibir Informe para laRenovación y nota remisoria.

Enviar los paquetes de lasPólizas renovadas a la Sub-Secretaría Administrativa.

Actualizar los datos de lasunidades a asegurar y renovar

las Pólizas.

Departamento de Transporte Sección de Bienes Patrimoniales

A

A

Fin

Recibir, revisar y verificar eldetalle de cada una de las

Pólizas.

¿Existenerrores?

Devolver a laCompañía deSeguros paracorrección.

Solicitar firmaa la SecretaríaAdministrativa,

enviar aControl Fiscal

y luego a laContraloría.

Informar a las dependenciasrelacionadas sobre las

Unidades Aseguradas para lavigencia.

Recibir las Pólizas de Segurosrefrendadas por la Contraloría

General de la República.

Archivar y custodiar lasPólizas.

SíNo





Fecha de Rev.: 00






Fecha de Rev.: 00


ANEXO Nº1

FORMA: SADM/05Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 Fecha de Rev.: 00

INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:Brindar información actualizada de los Agentes de Seguridad para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Accidentes Personales.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los Agentes de Seguridad Activos.2.2. Nombre del Agente,Peso y Estatura:Anotar alfabéticamente el nombre completo del

Agente de Seguridad (Apellidos, Nombres) y, el peso y la estatura del mismo.2.3. C.I.P.: Indicar el número de la Cédula de Identidad Personal del Agente de Seguridad.2.4. Fecha y Lugar de Nacimiento: Anotar la fecha de nacimiento completa y el lugar de

nacimiento del Agente.2.5. Edad: Indicar la edad del Agente de Seguridad.2.6. Género: Seleccionar con una cruz (x) el género del Agente (femenino o masculino).2.7. Domicilio y Teléfono:Anotar la dirección del domicilio del Agente y el número de

teléfono de la residencia.2.8. Estado Civil: Elegir con una cruz (x) el Estado Civil del Agente (soltero, unido, casado,

divorciado o viudo).2.9. Beneficiarios y C.I.P: Indicar el nombre de las personas, con sus respectivos números

de cédula de identidad personal, que se beneficiarían del seguro de ocurrir un siniestro, losprimeros tres nombres son los Beneficiarios Principales y los tres últimos los Beneficiarios Contingentes.

2.10. Parentesco: Anotar el parentesco o afinidad de los Dependientes anotados.2.11. Distribución: Indicar el porcentaje de distribución de la Póliza de Seguro (la sumatoria de

las distribuciones individuales de cada Agente de Seguridad debe ser igual al 100% para cada tipo de beneficiario).

2.12. Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección y firmar la persona que verifica la información suministrada.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa.3.2. COPIA: Dirección de Seguridad.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES: No Aplica.





Fecha de Rev.: 00






Fecha de Rev.: 00


ANEXO Nº2FORMA: SADM/06

Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 Fecha de Rev.: 00

INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:Brindar información actualizada de la flota vehicular para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Automóvil.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:Departamento de Transporte2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los Automóviles, Motocicletas y Buses

pertenecientes a la flota del Órgano Judicial.2.2. Marca, Modelo, Color y Capacidad: Anotar la descripción del vehículo, la marca, el

modelo, el color y la capacidad del mismo.2.3. Nº de Motor: Indicar el número de motor del vehículo.2.4. Placa Vehicular: Anotar el número de la Placa Vehicular correspondiente.2.5. Identificación: Indicar la identificación del vehículo (OJ- __).2.6. Asignación: Mencionar el despacho al cual se encuentra asignado el vehículo.2.7. Condición Actual: Indicar la condición del vehículo al momento de realizarse el informe

(Buen estado, regular, reparación, pérdida total o chatarra).2.8. Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección y firmar la

persona que verifica la información suministrada por el Departamento de Transporte.

Sección de Bienes Patrimoniales2.9. Fecha de Compra: Anotar la fecha de adquisición del vehículo.2.10. Precio de Compra: Indicar el valor de adquisición del vehículo.2.11. Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha.2.12. Valor en Libros: Indicar el valor del vehículo a la fecha, es decir, el resultado de la

diferencia entre el Precio de Compra y la Depreciación Acumulada del vehículo.2.13. Firmar la persona que completa la información y la fecha, por la Sección de Bienes

Patrimoniales.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa.3.2. COPIA: Departamento de Transporte.3.3. COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES: No Aplica.





Fecha de Rev.: 00






Fecha de Rev.: 00


ANEXO Nº3


INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:Brindar información actualizada de los Bienes Asegurables para la adecuada Renovación de la Pólizas de Seguros de Casco Marítimo, Rotura de Maquinaria y Equipo Electrónico.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los bienes a asegurar.2.2. Bien Asegurable: Indicar el tipo de bien a asegurar.2.3. Descripción del Bien: Anotar la descripción detallada del bien a asegurar. 2.4. Fecha de Compra: Anotar la fecha de adquisición del bien.2.5. Precio de Compra: Indicar el valor de adquisición del bien.2.6. Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha.2.7. Valor en Libros: Indicar el valor del vehículo a la fecha, es decir, el resultado de la

diferencia entre el Precio de Compra y la Depreciación Acumulada del bien.2.8. Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección del mismo.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa.3.2. COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES: – Con el objeto de mantener el orden y la continuidad del Informe, el mismo debe ser

llenado seleccionando los bienes que poseen las mismas características, es decir, que pertenecen al mismo tipo, colocándolos en secuencia y no mezclados para facilitar el análisis.





Fecha de Rev.: 00






Fecha de Rev.: 00


ANEXO Nº4


INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:Brindar información actualizada de los Edificios asignados para uso y administración del Órgano Judicial, para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Incendio Global del Estado.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los edificios pertenecientes al Órgano

Judicial.2.2. Descripción del Edificio: Anotar la descripción detallada del edificio. 2.3. Ubicación: Indicar la ubicación del edificio.2.4. Fecha de Construcción: Anotar la fecha construcción del edificio.2.5. Valor Inicial: Indicar el valor de inicial del edificio.2.6. Mejoras: Anotar el valor de las mejoras realizadas al edificio, en caso de haberse

efectuado mejoras recientemente.2.7. Valor Total: Indicar el resultado de la sumatoria del Valor Inicial y las Mejoras

efectuadas al edificio. De no haberse efectuado mejoras el Valor Total es igual al Valor Inicial.

2.8. Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha.2.9. Valor en Libros: Indicar el valor del edificio a la fecha, es decir, el resultado de la

diferencia entre el Valor Total y la Depreciación Acumulada del bien.2.10. Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección del mismo.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa.3.2. COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:– Dentro de las mejoras a las edificaciones deben tomarse en cuenta la instalación de

nuevos ascensores y nuevas plantas eléctricas.

Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/028 · procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de...

Documents

Transcript of Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/028 · procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de...