MUNICIPIO DE LA VEGA · 2018. 11. 27. · Municipio de La Mesa será es de lunes a jueves de 8 am a...

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REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA MESA NIT 890.680.026-7

DIRECCION DE CONTROL INTERNO D

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

JUNIO DE 2016

La Oficina de Control Interno, presenta el informe pormenorizado sobre el Estado del Control Interno, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, “Estatuto Anticorrupción”. “El Sistema de Control Interno se establece con base al art. 1º de la ley 87 de 1993, el Decreto 2145 de 1999, el Decreto 1599 de 2005 y la nueva modificación al MECI-2014, conformado en la siguiente forma:

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Departamento Administrativo de la Función Pública a continuación presenta informe detallado de avances en cada uno de los tres (3) módulos del Modelo Estándar de Control Interno “MECI-2014” –Según el DECRETO 943 DE 2014 .(Mayo 21). Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

1. MODULO: PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1. COMPONENTE: TALENTO HUMANO Según DECRETO 039 DEL 29 DE MAYO DE 2014 – Se Adopta la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. MECI. Se firman actas compromiso con el nuevo gabinete de la administración 2016-2020 “Juntos Si Podemos”. 1.1.1. ELEMENTOS: ACUERDOS COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS La administración municipal cuenta con CÓDIGO DE ÉTICA. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO MANUAL DE NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD MANUAL DE FIRMAS PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS MANEJO DE ACOSO LABORAL. Se procede a socializar los diferentes actos administrativos con la nueva administración, se hace entrega de un CD con todos los diferentes decretos y resoluciones MEC

mailto:[email protected]



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I, igualmente procesos y procedimientos, planes de mejora, plan anticorrupción 1.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1.1.2.1 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Con el decreto 140 del 29 de diciembre de2014, se ajusta y se adopta el manual de requisitos, funciones y competencias específicas por niveles jerárquicos y empleos de la administración Municipal de la Mesa, nivel central de La Mesa. La administración municipal adopto la nueva ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA a partir del 1 de enero de 2015, con su respectivo Manual de Requisitos, Funciones y Competencias específicas por niveles jerárquicos y empleos de la Administración Municipal de La Mesa, Nivel Central, Cundinamarca. El decreto 003 de enero 02 de 2016 se ajusta el manual de funciones. 1.1.2.2. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. La evaluación de desempeño de los servidores públicos de carrera administrativa de acuerdo a las directrices y formatos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil, se realizó a través de los jefes inmediatos cuya calificación reposa en la carpeta de hoja de vida de cada uno de los servidores, de acuerdo con lo previsto en la Ley 909 de 2004. Se les recuerda nuevamente a los nuevos directores de despacho, secretarios la concertación de compromisos para el año 2016. 1.1.2.3. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Se procede a enviar formato de encuesta a todas las dependencias para fijar necesidades de capacitación para los años 2016-2017. 1.1.2.4. MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN. Se actualiza el manual de indicción según decreto 057 de 2016, “ADOPTESE EL MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE LA MESA – CUNDINAMARCA” para la vigencia 2016, el cual los jefes de dependencias socializaron con sus equipos de trabajo. Nuevo equipo de trabajo




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NOMBRE DEPENDENCIA TELEFONO CORREO INSTITUCIONAL

MERCEDES RODRIGUEZ GONZALEZ Alcaldesa 3108766630 [email protected]

ANGELICA MARIA COTRINO OSUNA Oficina Asesora Jurídica y de Contratación 3202363146 [email protected]

MARTHA LUCERO GUARIN COTRINO Oficina de Asesora Juridica y de Contratación 3102449917 [email protected]

CRISTINA ELIZABETH LEAÑO ROA Direccion de Control Interno 3004941062 [email protected]

LILIA ADRIANA VARGAS SANABRIA Dirección de Planeación Municipal 3108030586 [email protected]

DIVA DEL PILAR DIAZ FORERO Subdirección de Desarrollo Urbano y Ordenamiento Territorial 3133632416 [email protected]

LILIA ADRIANA VARGAS SANABRIA (E.) Secretaría de Infraestructura y Obras Publicas 3122414370 [email protected]

CARLOS ANDRES ESCOBAR RUBIANO Secretaría de Educacuón, Cultura y Juventud 3202308148

[email protected]

[email protected]

ANA MARIA HENAO SALAZAR Secretaría de Salud y Desarrollo Social 3108687424

[email protected]

[email protected]

EDIER TORRES CALDERON Secretaria de Desarrollo Económico y Turístico 3123369524

DIEGO ALEXANDER MONTOYA GARCIA Subsecretaria de Ambiente y Desarrollo Agropecuario 3103180137 [email protected]

DORA ALICIA DIAZ TORRES Secretaria de Hacienda 3118094001 [email protected]

YENY LORENA MORENO RIVERA Tesorería General 3003645568 [email protected]

YUDI ASTRID TORRES MANCERA Almacén General 3115478343 [email protected]

ALEJANDRO CAICEDO ZAMORA Comisaria de Familia 3138059979 [email protected]

JORGE SADY CARRILLO GONZALEZ Inspección de Policia Urbana

3212796870

3204546374 [email protected]

GLORIA ESPERANZA CORTES GOMEZ Inspección de Policía Rural 3102296932 [email protected]

LUIS EDISON LUGO GARZON Instituto Municipal de Deportes DEPORMESA 3123773074 [email protected]

RICARDO MARTINEZ RODRIGUEZ Banco de Proyectos 3212069118 [email protected]

1.1.2.5. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL

PLAN BIENESTAR SOCIAL Y ESTÍMULOS, se actualizan con la nueva administración, está pendiente se la socialización 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1. PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

a) Planeación:

La mesa aprobó el plan de desarrollo “Juntos Si podemos” según Acuerdo N° 006 de 2016, “POR EL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE DESARROLLO PARA EL MUNICIPIO DE LA MESA CUNDINAMARCA “JUNTOS SÍ PODEMOS” PARA LA VIGENCIA 2016 - 2019 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES, Se encuentra publicado en la página web de la alcaldía, “[email protected]. El actual plan de desarrollo cuenta con 23 Programas, 24 sectores, 55 metas de resulta do y 321 metas de producto distribuidas así:




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Programa Nombre Sector METAS DE

PRODUCTO

META DE

RESULTADO

SI A LA EDUCACION PARA LA PAZ Y LA EQUIDADEDUCACIÓN

23 6

CON SALUD SI PODEMOS SALUD PTS 31 10

AGUA Y SANEAMIENTO SIAGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO

17 3

SI AL DEPORTE Y LA RECREACION DEPORTE Y RECREACIÓN 20 1

SI A LA CULTURA CULTURA 19 1

JUNTOS CON SERVICIOSSERVICIOS PÚBLICOS (DIFERENTES A

APSB) 3 2

VIVIENDA SI VIVIENDA 2 6

SI AL CAMPO AGROPECUARIO 15 1

SI A LA MOVILIDAD URBANATRANSPORTE

11 2

SI A LA CONSERVACIONY A LA ADAPTACION EN EQUILIBRIO AMBIENTAL 22 1

SÍ A LA GESTIÓN DEL RIESGO Y A LA ADAPTACIÓN AL CAMBIO

CLIMÁTICO

PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

17 3

SI PODEMOS SER COMPETITIVOS PROMOCIÓN DEL DESARROLLO 15 1

ATENCIÓN A GRUPOS VULNERABLES -

PROMOCIÓN SOCIAL - VICTIMAS 22 1


PROMOCIÓN SOCIAL - REINTEGRACIÓN

3 1

JUNTOS POR LOS NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES


PROMOCIÓN SOCIAL - NNA 20 1

JUVENTUDATENCIÓN A GRUPOS VULNERABLES -

PROMOCIÓN SOCIAL - JUVENTUD 6 1

LA MESA PLURIETNICAATENCIÓN A GRUPOS VULNERABLES -

PROMOCIÓN SOCIAL - ÉTNIAS 2 1

JUNTOS POR LA VEJEZ


PROMOCIÓN SOCIAL - TERCERA EDAD

7 1

LA MESA DIVERSAMENTE HABIL


PROMOCIÓN SOCIAL - DISCAPACIDAD

13 1

LA MUJER SÍ PUEDE CON EQUIDAD Y GÉNERO


PROMOCIÓN SOCIAL - MUJER 9 1

SI A LA INFRAESTRUCTURA SOCIAL EQUIPAMIENTO

7 1

JUNTOS CON LA RED MUNICIPAL DE PARTICIPACIÓN DESARROLLO COMUNITARIO 8 2

SI A LA MODERNIZACION INSTITUCIONAL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 17 3

JUNTOS COMPROMETIDOS POR LA JUSTICIA Y LA SEGURIDAD

CIUDADANA

JUSTICIA Y SEGURIDAD

12 4

23 24 321 55

JUNTOS CON LA RECONCILIACION, LA REINTEGRACION Y LA

PAZ




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b) Planes, Programas y Proyectos

Se programan los Planes de acción - metas del plan de desarrollo con seguimiento trimestral, Seguimiento de eficiencia anual y eficacia trimestral a las metas del plan de desarrollo. El PBOT, se encuentra en ajustes por requerimientos realizados por la CAR

c) Rendición de Cuentas Se realiza la rendición de cuentas de los 100 días, en el polideportivo del Barrio José Antonio Olaya, con una asistencia de la administración “Juntos si podemos” con asistencia de 262 personas.

1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

a) Mapa de Macro-Procesos y procesos Con el Decreto 027 de abril de 2014 - MAPA DE PROCESOS, se socializa en la inducción de los nuevos secretarios

b) Manual de Procesos y Procedimientos y su divulgación e

implementación Se hace entrega en el empalme a los nuevos secretarios de los procedimientos.

c) Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

La página web del municipio cuenta con una encuesta de satisfacción, la cual es utilizada por parte de la ciudadanía para tal fin. El plan de comunicaciones establece la realización de una encuesta de satisfacción mensual en la página web del municipio. Se ajusta el horario de atención en la Alcaldía según decreto 074 de 19 de mayo de 2016

Horarios de trabajo para los empleados públicos en la Alcaldía del Municipio de La Mesa será es de lunes a jueves de 8 am a 1 pm y de 2 pm a 6 pm y los viernes 8 am a 1 pm y de 2 pm a 5 pm. La oficina de PQR,s atenderá de lunes a jueves de 8 am a 1 pm y de 2 pm a 5 pm y los viernes 8 am a 1 pm y de 2 pm a 4 pm, se ajusta el horario según decreto 074 de 19 de mayo de 2016.




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1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

a) Niveles y Competencias de la planta de Personal.

Están dadas en el acuerdo 011 de 15 de diciembre de 2014 ARTICULO 79º.- DE LA FIJACION DE LA ESTRUCTURA DE EMPLEOS POR NIVELES: Los niveles jerárquicos, sistema de nomenclatura y clasificación de empleos que comprenden la estructura de empleos para la Administración Municipal, es la siguiente y será la base para la adopción de la planta de personal:

NIVEL DENOMINACIÓN DEL CARGO CODIGO GRADO

Directivo ALCALDE 005 01

Directivo SECRETARIO DE DESPACHO 020 02

Directivo JEFE DE OFICINA 006 02

Directivo DIRECTOR 009 02

Directivo SUBDIRECTOR 070 03

Directivo SUBSECRETARIO DE DESPACHO

045 03

Asesor JEFE DE OFICINA ASESORA 115 01

Profesional TESORERO GENERAL 201 01

Profesional COMISARIO DE FAMILIA 202 01

Profesional ALMACENISTA GENERAL 215 03

Profesional PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01/02/03

Técnico INSPECTOR DE POLICIA CAT 6° 303 01

Técnico INSPECTOR DE POLICIA RURAL 306 01

Técnico TECNICO ADMINISTRATIVO 367 02/03/04

Técnico TECNICO OPERATIVO 314 03/05

Asistencial SECRETARIO EJECUTIVO DESPACHO ALCALDE

438 02

Asistencial SECRETARIO EJECUTIVO 425 03/04

Asistencial SECRETARIO 440 04/09

Asistencial AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407

03/04/05/08/11

Asistencial CONDUCTOR 480 04/05

Asistencial INSPECTOR 416 03

Asistencial OPERARIO CALIFICADO 490 01

Asistencial OPERARIO 487 05/11




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Asistencial CELADOR 477 05/06/11

Asistencial AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

470 05/11

b) Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos.

Con el acuerdo 011 del 15 diciembre de 2014 se adopta la estructura administrativa de la administración Municipal de La Mesa, nivel central, que empieza a regir el 1 de enero de 2015

1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN




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Los indicadores del plan de desarrollo, le permite a cada responsable del programa y/o proyecto y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. El Acuerdo 006 de 2016 aprobó el plan de Desarrollo “Juntos Sí Podemos” a la fecha se encuentra en armonización con el presupuesto y avancel del plan a Junio 30.

1.2.5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Decreto 099 de 2014 por medio del cual se adoptan las políticas de Operación 1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.3.1. POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO En cumplimiento de la ley 1474 de 2011 se estableció igualmente el mapa de riesgo institucional de corrupción el cual se ha actualizado y se viene socializando por parte de los diferentes procesos y Dependencias. La Oficina Asesora de Planeación con el acompañamiento con el ingeniero de sistemas realizó mesas de trabajo con los delegados de todas las dependencias, para identificar los riesgos de corrupción para ser integrados al mapa de Riegos para el 2016, teniendo en cuenta el Decreto Nacional 124 de 2016 En el mes de Febrero del año 2016 se aprueba el plan anticorrupción para la vigencia y se publicó en la página del Municipio. La administración del riesgo, sigue siendo débil aunque la Alcaldía cuenta con mapas de Riesgos, se han venido realizando actualizaciones tendientes a realizar las mejoras y ajustes en las diferentes dependencias 1.3.2. INDICADORES DE RESGO

Según decreto Nacional 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". Artículo 2.1.4.8 - Parágrafo Transitorio. Para el año 2016, las entidades tendrán hasta el 31 de marzo para elaborar y publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y el Mapa de




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Riesgos de Corrupción según los lineamientos contenidos en los documentos "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Versión 2" y en la "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción. El Municipio de la Mesa lo publico en la pagina Web: http://lamesa-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/32316232653861306334396338373037/plan-anticorrupcion-2016-2017.pdf

INDICADORES

PLAN ANTICORRUPCION 20

ESTRATEGIA ANTITRAMITES 3

ATENCION AL CIUDADADANO 4

RENDICION DE CUENTAS 6

TOTAL INDICADORES 33

2, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

2.1.1. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTRÓL Y GESTIÓN La Procuraduría General de La Nación, presentó los resultados IGA. Índice de gobierno abierto donde el Municipio de La Mesa obtuvo un promedio para el 2015 Nivel Nacional 65.2 Nivel Departamental 71.1 Entidad 76.29 Raking 176 Se realiza el seguimiento al desempeño de los procesos, para aplicarlo en el ejercicio de autoevaluación.

También en varias oportunidades se ha resaltado la importancia del Decreto 050 de 2014 Plan de eficiencia administrativa y política del cero papel del municipio de la Mesa, donde se pretendió reducir el uso del papel en un 80% para el 2014 y un 70% para el 2015, haciendo seguimiento del uso de este por dependencia. En fotocopias se redujo a un 65%


http://lamesa-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/32316232653861306334396338373037/plan-anticorrupcion-2016-2017.pdf






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2014 2015 2016

TOTAL FOTOCOPIAS AÑO

78.678,00

51.517,00 27.123

TOTAL UNA CARA:

69.461,00

42.219,00 17.290

TOTAL DOCLE CARA

8.156,00

9.298,00 9833

TOTAL RECICLAJE:

1.061,00 -

En la cantidad de resmas entregadas a las dependencias se notó un incremento del 75% más que en el año 2014, se colocara en conocimiento del comité para su análisis, para el 2016, se cuenta con las estadísticas de enero a junio, donde se observa que las copia a doble cara a aumentado y la copia en una sola cara a disminuido.

RESMAS

2013

1.396,00

2014

910,00

2015

1.595,00

2016 476

Para el 2016, de enero a junio, donde se observa que la entrega de papel ha disminuido. 2.2. AUDITORÍA INTERNA 2.2.1. AUDITORÍA DE GESTIÓN A la fecha se han realizado tres (3) reuniones de comité de Control interno, donde se han tratado temas relevantes para la administración, se socializa y hace entrega de los actos administrativos del MECI, procesos y procedimientos, resultados de las auditorias de la Contraloría y auditorías internas, Para el año 2016 se realizó la auditoria de la Secretaria de Gobierno, inspección de policía, Secretaria de Salud y Desarrollo social, y se empezara con la Dirección de Planeación




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Cada auditoria cuenta con un cuestionario previo, que se da a conocer al jefe de dependencia y a su equipo; se trabaja sobre este insumo. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, se publica en la página del municipio en la fecha establecida por el DAFP. 2.3. PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Con las auditorías internas se realiza el plan de mejora y se verifica con Visitas periódicas a las dependencias para revisar el avance de los hallazgos encontrados y examinar evidencias. La oficina de Control Interno ha realizado seguimiento a los planes de mejoramiento producto de auditorías realizadas por La Contraloría de Cundinamarca que solicita el avance, y se radica en la fecha estipulada. El plan de desarrollo se solicita avances trimestrales, se realizan reuniones periódicas con el alcalde y jefes de dependencia con el fin de realizar las acciones necesarias para lograr los objetivos por dependencia. Se hace siguiente a los planes de mejoramiento de

Almacén

Banco de Proyectos

Inspección de Policía

Secretaría de Educación, Cultura y Juventud

Secretaría de Desarrollo Económico y Turístico

Subsecretaría de Ambiente y Desarrollo Agropecuario

Tesorería General

Gobierno

DIFICULTADES Los Nuevos jefes de las dependencia ya conocen los hallazgos y se continua realizando acciones para sus respectivos cierres. 3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1. INFORMACIÓN - COMUNICACIÓN




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3.1.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Las redes sociales se mantienen activas

Se cuenta con el Plan de participación ciudadana y plan de comunicación interna y

externa, también se cuenta con la política editorial.

Identificación de las fuentes de información externa

La Oficina PQRs. Es la encargada del recibo de la correspondencia que esta normada en el Decreto 042 de 2013 “Manual PQRs, donde recibe documentos en la ventanilla de la oficina, en la página web del municipio por su link http://www.lamesa-cundinamarca.gov.co/formulario_PQR.shtml y en el buzón de Sugerencias a la Entrada de la Alcaldía. Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso. Esta dada en el Decreto 076 Manual de Información y Comunicación.

Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de

interés, veedurías y ciudadanía. La Administración municipal viene realizando la

rendición de cuentas en los periódicos locales y regionales, por las emisoras y

pagina web, Así mismo, se cuenta con documentos que soportan la realización de

procesos de rendición de cuentas.

Se realiza la rendición de cuentas de los 100 primeros días, en el polideportivo del

Barrio José Antonio Olaya

Sistema Único de Información de Trámites: Se han registrado 58 trámites para

municipio (6 categorías) existían 32 tramitados y aprobados a junio 31 de 2015, en

el municipio.

Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la

modifique o sustituya.

El municipio de La Mesa, mediante contrato de prestación de servicios 069 de

2015, adelantó la actualización de las tablas de retención documental

Mediante resolución 0620 de 2014 se actualiza el comité de archivo




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Política de Comunicaciones

Se adopta el decreto 002 e 2016 “POR EL CUAL SE ADOPTA POLÍTICA EDITORIAL E IMAGEN CORPORATIVA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE LA MESA CUNDINAMARCA”

3.1.2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia la oficina de

PQRs, basada en el decreto 042 de mayo 31 de 2013 recibe la correspondencia,

radica y sistematiza en una base de Excel, donde procede a enviar por la página

web los documentos a la dependencia correspondiente.

Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

La administración municipal cuenta Página web por dependencia, Carteleras

informativas, Redes sociales, periódicos locales para rendición de cuentas,

Archivo, Buzón de sugerencias y oficina de PQRs.

Todos los documentos podrán ser consulados en la página web del municipio

RECOMENDACIONES Solicitar el apoyo por parte de la Dirección de planeación con el fin de Proceso de Mejoramiento continuo y socialización detallada del proceso MECI

Actualizar todos los actos administrativos referentes a la nueva administración. CRISTINA ELIZABETH LEAÑO ROA Directora de Control Interno


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