MUNICIPALIDAD DE NUEVA SANTA ROSA DEPARTAMENTO DE … · 2017-07-31 · clasificadores...

GUATEMALA, MAYO DE 2017

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE NUEVA SANTA ROSADEPARTAMENTO DE SANTA ROSA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Departamento de Santa Rosa

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimientodomiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento dedesechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Nombramiento DAM-0102-2017 de fecha 30 de enero de 2017. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2016. 3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por lamaterialidad y naturaleza sean significativos.Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutadoatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,




reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros ydocumentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de laentidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2016, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativascuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreascríticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: ACTIVO: 1112 Bancos, 1133Anticipos, 1234 Construcciones en Proceso, 1241 Activo Intangible Bruto;PASIVO: 2113 Gastos del Personal a Pagar y 2232 Préstamos Internos de LargoPlazo; PATRIMONIO: 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas y3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentascontables: 5122 Tasas y 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público, y delárea de Egresos, las siguientes cuentas contables: 6111 Remuneraciones, 6112Bienes y Servicios, 6151 Transferencias Otorgadas al Sector Privado y 6161Transferencias de Capital al Sector Privado.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Clase 11 Ingresos no Tributarios, rubro11.02.90 Tasas y Licencias Varias; Clase 16 Transferencias Corrientes, rubro16.02.10 De la Administración Central, Clase 17 Transferencias de Capital, rubro




17.02.10 De la Administración Central y Clase 24 Endeudamiento Público Interno,rubro 24.04.10 del Sector Privado.

Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11Servicios Públicos Municipales, 12 Red Vial y 16 Desarrollo Urbano y Rural,considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades:Programa 01 Actividades Centrales, renglón Presupuestario 011 PersonalPermanente; renglón Presupuestario 022 Personal por Contrato;¸renglónPresupuestario 029 Otras Remuneraciones de Personal Temporal; renglónPresupuestario 062 Dietas Para Cargos Representativos; renglón Presupuestario071 Aguinaldo; renglón Presupuestario 072 Bonificación anual (Bono 14); renglónPresupuestario 196 Servicios de Atención y Protocolo; renglón Presupuestario 211Alimentos para personas; renglón Presupuestario 294 Útiles deportivos yrecreativos y renglón Presupuestario 435 Transferencias a Otras Instituciones sinFines de Lucro, Programa 11 Servicios Públicos Municipales; renglónPresupuestario 173 Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de usocomún; renglón Presupuestario 262 Combustibles y lubricantes y renglónPresupuestario 274 Cemento, Programa 12 Red Vial, renglón Presupuestario 331Construcciones de Bienes Nacionales de uso común; en los proyectos: 03Mejoramiento Calle Aldea Ojo de Agua; 05 Mejoramiento Calle 2da Fase AldeaEspitia Real; 07 Mejoramiento Calle Aldea El Riachuelo, Programa 16 DesarrolloUrbano y Rural, renglón Presupuestario 332 Construcciones de bienes nacionalesde uso no común; en el proyecto: 04 Construcción Mercado Municipal delMunicipio de Nueva Santa Rosa, considerando los eventos relevantes de losProyectos, Obras y Actividades: 000 Servicios Personales, 100 Servicios noPersonales y 300 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 4.2 Área Técnica Se trasladó solicitud a la Dirección de Auditoria a Obra Publica e ImpactoAmbiental, mediante providencia PROV-SDAS-08-504-2017 de fecha 26 de abrilde 2017 para evaluar el área técnica de los proyectos detallados, quienes rendiráninforme por separado.




5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO 1112 Bancos Al 31 de diciembre de 2016, la Cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidades porla cantidad de Q.3,817,528.55 integrada por 3 cuentas bancarias como se resumea continuación: 1 Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), 2 Cuentas Receptoras;abiertas en el Sistema Bancario Nacional, siendo los saldos siguientes: Cuenta No. Banco Saldo en Quetzales

3080021622

Cuenta Única del Tesoro Municipal deNueva Santa Rosa Banco DeDesarrollo Rural Banrural

Q.3,817,528.55

3080000188

Municipalidad de Nueva Santa RosaBanco De Desarrollo Rural Banrural

0.00

17013105502

Municipalidad De Nueva Santa Rosa Banco Inmobiliario S.A.

0.00

Total

Q.3,817,528.55

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losBancos al 31 de diciembre de 2016.

1133 Anticipos

Al 31 de diciembre de 2016 la Cuenta 1133, presenta en el Balance General unsaldo por la cantidad de Q.2,264,468.26, correspondiente a anticipos aContratistas para la ejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre delejercicio fiscal, siendo los siguientes:

SINIP Nombre del Proyecto Fecha delAnticipo

Saldo en Libros Quetzales

186148 CONSTRUCCION MERCADOMUNICIPAL NUEVA SANTA ROSA

09-08-2016Q. 1,349,798.39




174459 CONSTRUCCION SALON DE USOSMULTIPLES ALDEA CHAPAS

08-08-2016Q. 92,370.00

174457 CONSTRUCCION INSTITUTOBASICO ALDEA ESTANZUELAS

15-08-2016Q. 115,145.87

184723 CONSTRUCCION SISTEMA DETRATAMINTO AGUA RESIDUALESALDEA CHAPAS

23-09-2016

Q. 149,200.00189151 MEJORAMIENTO CALLES CASCO

URBANO NUEVA SANTA ROSA09-11-2016

Q.431,320.00177223 MEJORAMIENTO CALLE CENTRO

ZACUAPA22-11-2016

Q.26,934.00177907 CONSTRUCCION CANCHA

POLIDEPORTIVA ALDEA OJO DEAGUA

19-12-2016

Q.99,700.00

TOTALES

Q.2,264,468.26

1234 Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 1234 presenta un saldo acumulado por lacantidad de Q.5,773,600.83, el saldo de la cuenta según el Balance General,concilia con la integración de las Notas a Los Estados Financieros número 10,siendo las siguientes:

Nombre del Proyecto Valor

Construcción Mercado Municipal Nueva Santa Rosa Q.3,249,514.61

Sistema de Agua Potable de aldea Ojo de Agua, Lomas de Ojo de agua, Estanzuelas y Monteverde, NuevaSanta Rosa, Santa Rosa

Q.337,868.59

Construcción Salón de usos múltiples Aldea Chapas Nueva Santa Rosa Q.1,077,650.00

Construcción Instituto Básico aldea Estanzuelas Nueva Santa Rosa, Santa Rosa Q.345,437.63

Mejoramiento calle centro Zacuapa, Nueva Santa Rosa, Santa Rosa Q.763,130.00

TOTAL Q.5,773,600.83

1241 Activo Intangible Bruto

Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 1241 del Balance General, registra un saldoacumulado por la cantidad de Q.6,211,058.65

En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector.




PASIVO 2113 Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 2113 presenta un saldo por la cantidad deQ.145,606.20, en concepto de Retenciones a Pagar. Ver hallazgo Relacionadocon el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 3 Se verificó el cumplimiento del traslado a las instituciones respectivas, de lasretenciones realizadas en las nóminas de sueldos y salarios de los empleadosmunicipales, o en caso contrario, si los fondos se encuentran disponibles a nivelde cuentas escriturales que conforman el saldo de Bancos. 2232 Préstamos Internos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 2232 Préstamos Internos a Largo Plazo,presenta un saldo por pagar de Q5,496,833.50, en concepto de préstamos con laentidad: Banco Inmobiliario Sociedad Anónima, según Convenio de IntermediaciónFinanciera Número: Cero Cero Uno Guión Dos Mil Dieciséis, para los siguientesproyectos: 1) Construcción Instituto Básico Aldea Estanzuelas, 2) ConstrucciónSalón de Usos Múltiples, Aldea Chapas y 3) Construcción Mercado Municipal delMunicipio de Nueva Santa Rosa. PATRIMONIO 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2016, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presenta un saldo acumulado de Q.148,362,035.10, de este totalpercibieron durante el ejercicio fiscal 2016 la cantidad de Q.18,823,625.36. 3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores La cuenta 3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores, presenta al 31de de diciembre de 2016, un saldo negativo de Q.50,121,633.75. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:




Ingresos y Gastos Ingresos 5122 Tasas Los ingresos percibidos en concepto de tasas durante el ejercicio fiscal 2016,ascendieron a la cantidad de Q.1,165,054.54 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2016, ascienden a la cantidad de Q.2,639,677.55. Gastos 6111 Remuneraciones Los gastos de remuneraciones del ejercicio fiscal 2016 ascienden a la cantidad deQ.4,513,035.40. 6112 Bienes y Servicios Los gastos efectuados por adquisición de bienes y servicios del ejercicio fiscal2016 ascienden a la cantidad de Q.891,739.54. 6151 Transferencias Otorgadas al Sector Privado Las transferencias otorgadas al sector privado durante el ejercicio fiscal 2016,ascienden a la cantidad de Q.208,510.22. 6161 Transferencias de Capital al Sector Privado Las transferencias de capital al sector privado durante el ejercicio fiscal 2016,ascienden a la cantidad de Q.216,200.00. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2016, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 10 dediciembre de 2015, según Acta No. 50-2015.




Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2016, asciende a lacantidad de Q.20,206,340.00, el cual tuvo una ampliación de Q.17,803,632.42,para un presupuesto vigente de Q.38,009,972.42, ejecutándose la cantidad deQ.30,847,940.09, (81% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ.520,551.03, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.1,412,859.54, 13 Ventade Bienes y Servicios de la Administración Publica la cantidad de Q.382,501.24,14 Ingresos de Operación la cantidad de Q.747,896.92, 15 Rentas de laPropiedad, la cantidad de Q.89,994.95, 16 Transferencias Corrientes, la cantidadde Q.2,639,677.55; 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q.18,823,625.36y 24 Endeudamiento Público Interno, la cantidad de Q.6,230,833.50; la Clase 17es la más significativa, en virtud que representa un 61% del total de ingresospercibidos. El aporte de la asignación constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas, correspondiente al mes de diciembre de 2016, fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Públicas, durante el mes de enero del año 2017, por unmonto de Q.1,377,687.51 según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales -SICOIN GL-. Dicho aporte no fue evaluado en el procesode la auditoría. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2016, asciende a lacantidad de Q.20,206,340.00, el cual tuvo una ampliación de Q.17,803,632.42para un presupuesto vigente de Q.38,009,972.42, ejecutándose la cantidad deQ.26,366,207.84 (69% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ.5,735,309.23; 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.5,270,124.28;12 Red Vial, la cantidad de Q.5,196,180.00; 13 Gestión Educativa, la cantidad deQ.1,541,999.68; 14 Salud y Ambiente, la cantidad de Q.2,627,141.84; 15 Cultura yDeportes, la cantidad de Q.468,500.00; 16 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidadde Q.4,327,164.61 y 99 Partidas no Asignables a Programas, la cantidad deQ.1,199,788.20, de los cuales el programa 1 es el más importante con respecto altotal ejecutado, en virtud que representa un 22% del mismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2016, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal, según Acta No. 04-2017 de fecha 27-01-2017.




Modificaciones Presupuestarias En el período auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q.17,803,632.42 ytransferencias por un valor de Q.6,265,714.40, verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulode Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó el cumplimiento de presentarlo a la Contraloría General de Cuentas, en elplazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Nueva Santa Rosa, reportó que al 31 de diciembre 2016,tiene convenios vigentes, de la siguiente manera: 1) Convenio de IntermediaciónFinanciera número cero cero uno guión dos mil dieciséis, suscrito entre el BancoInmobiliario Sociedad Anónima, La Municipalidad de Nueva Santa Rosa y elInstituto de Fomento Municipal, de fecha 05 de julio de 2016 por la cantidad deDoce millones cuatrocientos sesenta y un mil seiscientos sesenta y siete quetzalesexactos (Q.12,461,667.00) para los siguientes proyectos: a) Construcción InstitutoBásico Aldea Estanzuelas, b) Construcción Salón de Usos Múltiples, AldeaChapas y c) Construcción Mercado Municipal del Municipio de Nueva Santa Rosa;2) Convenio número 15-2016 Construcción Sistema de Tratamiento AguasResiduales, San Antonio, Aldea Chapas, Nueva Santa Rosa por la cantidad deQ.740,805.00 y 3 Convenio número 19-2016 Construcción Sistema deAlcantarillado Sanitario Barrio San Antonio, Aldea Chapas Nueva Santa Rosa porla cantidad de Q.1,680,145.00 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Nueva Santa Rosa, reportó que durante el ejercicio fiscal




2016, no recibió donaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que adquirió un préstamo con El Banco InmobiliarioSociedad Anónima, por la cantidad de Q.12,461,667.00 a una tasa de interés del(8.5%) y un plazo de 36 meses, para los siguientes proyectos: 1) ConstrucciónInstituto Básico Aldea Estanzuelas, 2) Construcción Salón de Usos Múltiples,Aldea Chapas y 3) Construcción Mercado Municipal del Municipio de Nueva SantaRosa. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidadesu organismos, efectuadas durante el período 2016, siendo las siguientes: No. ENTIDADES ESPECIALES VALOR

1 Instituto por Cooperativa de Diversificado (ICD) NuevaSanta Rosa Q.26,000.00

2 Instituto Mixto de Educación Básica por Coop. AldeaChapas Q.15,000.00

3 Instituto Mixto de Educación Básica por Coop. AldeaJumaytepeque Q.15,000.00

4 Instituto Mixto de Educación Básica por Coop. AldeaEstanzuelas Q.15,000.00

5 Instituto Mixto de Educación Básica por Coop. NuevaSanta Rosa Q.15,000.00

6 Centro de Atención Obra don Guanella CongregaciónSiervos de la Caridad Aldea Chapas Q.60,000.00

7 Bomberos Voluntarios, Nueva Santa Rosa Q.42,000.00 TOTAL

Q.188,000.00 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.




Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó con número de NOG 22 concursos; finalizados anulados 0 y finalizadosdesiertos 0, y 825 eventos por NPG, según reporte de GUATECOMPRASgenerado al 31 de diciembre de 2016. De la cantidad de eventos publicados, se seleccionó una muestra para suevaluación, considerando también la información remitida por la Dirección deAnálisis de Gestión Pública, Monitoreo y Alerta Temprana, siendo lo siguiente: No. NOG DESCRIPCIÓN MONTO

Q.MODALIDAD

4 4574133 CONSERVACIÓN CAMINOSVECINALES DEL MUNICIPIO DE NUEVASANTA ROSA 1,571,000.00

Licitación

5 4823214 CONSTRUCCION SALON DE USOSMULTIPLES ALDEA CHAPAS, NUEVASANTA ROSA, SANTA ROSA 1,539,500.00

Licitación

6 4816625 CONSTRUCCION MERCADOMUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE NUEVASANTA ROSA 9,998,506.50

Licitación

7 4833538 CONSTRUCCION INSTITUTO BASICOALDEA ESTANZUELAS, NUEVA SANTAROSA 921,167.00

Licitación

8 5367344 MEJORAMIENTO CALLE CENTROZACUAPA, NUEVA SANTA ROSA,SANTA ROSA 897,800.00

Cotización

9 5473802 CONSERVACION DE CAMINOSVECINALES ALDEA EL RIACHUELO,NUEVA SANTA ROSA 469,912.00

Cotización

Respecto a dicha evaluación, se elaboró el hallazgo número 4 de Cumplimiento deLeyes y Regulaciones Aplicables, revelados en el presente informe. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió con registrar mensualmente, en el Módulo deSeguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General




5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Documentación de soporte deficiente CondiciónEn la Evaluación del Programa 11 Servicios Públicos Municipales, se establecióque se realizaron pagos en el renglón presupuestario 173 Mantenimiento yreparación de bienes nacionales de uso común, sin embargo los expedientes noposeen suficientes documentos de soporte, evidencia documental precisa endonde conste, compruebe y soporte completamente, donde y cuando fue utilizadoel servicio o bien adquirido, tales como: Solicitud de los beneficiarios, Fotografíasde los trabajos realizados, Informes de supervisión, Certificación de los AcuerdosMunicipales, Acta donde conste que efectivamente se realizaron los trabajos, etc.,como se detalla en el siguiente cuadro:

FECHANUMERO

FACTURA DESCRIPCIÓNMONTO EN

QUETZALESEXPE

DIENTE

PROVEEDOR

12-01-2016 Serie

A158

PAGO POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO DE CAMINOSVECINALES EN CASERIO EL

LLANITO, ALDEA CHAPAS, NUEVASANTA ROSA.

10,000.00 4165 Transportes

García

12-01-2016 Serie A46

PAGO POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO DE CAMINOSVECINALES EN ALDEA SANTAISABEL, NUEVA SANTA ROSA.

20,000.00 4163 Multiservicios

SINAI

12-01-2016 Serie B153

PAGO DE POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO DE CAMINOSVECINALES EN ALDEAS SANTAANA LA MONTAÑA Y

CACALOTEPEQUE, NUEVA SANTAROSA.

40,000.00 4164 Tracto Caminos

Matías

18-02-2016 Serie B400

PAGO POR SERVICIO DE

REPARACIÓN DE PLANCHAS DECONCRETO EN PAVIMENTOSECTOR EL CALVARIO, NUEVASANTA ROSA

9,200.00 4274 ConstructoraIntegral

02-03-2016 Serie B724

PAGO POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE CALLES Y CAMINOS

VECINALES EN ALDEA ELCHILTEPE, NUEVA SANTA ROSA

9,500.00 4306 Constructora yDiseños Alfoli

21-04-2016 Serie B PAGO POR SERVICIO DE 9,500.00 4444 Dinámica




51 MANTENIMIENTO DE CAMINOVECINAL Y CALLES INTERNAS DELA ALDEA EL ANONILLO, NUEVASANTA ROSA

Estructural

24/08-2016 Serie B174

PAGO POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO Y REPARACION DE CALLES EN ALDEA ELCHUPADERO, NUEVA SANTAROSA, SANTA ROSA

9,600.00 4854 Tracto Caminos

Matías

31-8-2016 Serie

A1100

PAGO POR SERVICIO DEMANTENIMIENTO Y

REPARACIÓN DE CAMINOSVECINALES EN LA ALDEAGUADALUPE, NUEVA SANTAROSA

9,800.00 4856 Transportes

García

TOTAL 117,600.00

CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Grupo 2. Normas Aplicables a losSistemas de Administración General, Norma 2.6 Documentos de Respaldo,establece: “Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera seasu naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que larespalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, deregistro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, porcualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad yresultados de cada operación para facilitar su análisis.” El Acuerdo Ministerial Número 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manualde Administración Financiera Integrada Municipal (MAFIM), Capítulo II MarcoConceptual, Numeral 4 Área de Tesorería, Sub Numeral 4.1 Normas de ControlInterno, inciso c) Documentos de Soporte, establece: “…Para todo pago deberácontar con la documentación de soporte correspondiente y con la información quepermita su registro de acuerdo a las leyes vigentes. Al momento de la entrega delcheque, se debe sellar cada documento de soporte con la palabra “cancelado”.” CausaIncumplimiento de la normativa legal vigente, por parte del Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, por no documentar de maneraadecuada los pagos realizados. EfectoQue los expedientes de egresos no cuentan con la documentación de soporte




suficiente para transparentar el gasto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que previo a realizar pagos de bienes yservicios, se cuente con todos los documentos de soporte e información necesariapara garantizar la legalidad del pago. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, manifiestan: “Dado los montos no se habían documentado demanera adecuada, sin embargo durante el presente ejercicio (2,017) ya se hadocumentado adecuadamente sin importar el monto de las mismas.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,Alcalde Municipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido a que en el contenido de sus comentarios,expresan que efectivamente, la conformación de los expedientes por pagosrealizados, no se habían documentado de manera adecuada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 20,100.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 9,550.00Total Q. 29,650.00

Hallazgo No. 2 Conformación inadecuada de expedientes de personal CondiciónEn la revisión del Programa 01 Actividades Centrales, renglones presupuestarios011 Personal permanente, 022 Personal por contrato, 029 Otras remuneracionesde personal temporal, se estableció que los expedientes del personal estánincompletos, toda vez que no cuentan con la Constancia de carencia deAntecedentes Penales y Policiacos actualizados, Certificación del acta de toma deposesión, Solicitud de empleo, Fotocopias de Documento Personal de




Identificación DPI, Número de Identificación Tributaria NIT, Tarjeta de Afiliación alInstituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS y Constancia de actualizaciónante la Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Decreto Número 1-87 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deServicio Municipal, Artículo 35 Otros registros establece: "Además de los registrosreferidos en el artículo anterior, la oficina asesora de Recursos Humanos de lasmunicipalidades llevará en forma actualizada los registros de permutas, ascensostemporales, destituciones, separaciones del cargo dentro del periodo de prueba,separación del cargo por supresión del puesto, abandono del puesto, licencias cony sin goce de salarios, beca, suspensiones por enfermedades, accidentes,disciplinarias, pre y postnatales, por ausencias temporales, promocionessalariales, evaluaciones, pensiones por clases pasivas, muerte de servidoresmunicipales y otros que en el futuro sean necesarios." El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Grupo 1. Normas de AplicaciónGeneral, Norma 1.11 Archivos, establece: “Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legalesrespectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidadesadministrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados enforma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar lainformación. La documentación de respaldo de las operaciones financieras yadministrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidadesestablecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso yconsulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuadaconservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios uotros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes específicas;independientemente del medio de información que se trate, es decir, por mediosmanuales o electrónicos”. Norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar eimplantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambienteóptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectivaestructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a)controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controlesde detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles delegalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad delservicio." Grupo 3. Normas Aplicables a la Administración de Personal, establece:"Se refieren a los criterios legales, técnicos y metodológicos aplicables a cualquierinstitución pública, para que el sistema de administración del personal se defina y




ajuste en función de los objetivos institucionales, para alcanzar eficiencia,efectividad, economía y equidad en las operaciones." CausaLa Jefe del Departamento de Recursos Humanos, no ha establecido losprocedimientos para la actualización y conformación de los expedientes completosdel personal, que labora en la municipalidad. EfectoSe desconocen los datos generales del personal, limitando su fiscalización y eldesempeño de sus funciones. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Jefe del Departamento deRecursos Humanos, para implementar controles efectivos, de tal manera quepermitan documentar adecuadamente los expedientes del personal que labora enla municipalidad. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, la Señorita: Melissa Alejandrina Pocasangre Solares, Jefede Recursos Humanos, manifiesta: “En relación a la falta de documentacióninformo que en lo referente a la actualización de datos ante la Contraloría Generalde Cuentas, copias de Documento Personal Único de Identificación –DPI-,certificación de actas de toma de posesión, se encuentran en cada expediente enun cien por ciento, es decir se localizan en cada expediente sin excepción.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Señorita: Melissa Alejandrina Pocasangre Solares,Jefe de Recursos Humanos, debido que durante el proceso de auditoría, segúnmuestra selectiva, se verificó que los expedientes del personal, no cuentan con ladocumentación necesaria y actualizada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS MELISSA ALEJANDRINA POCASANGRE SOLARES 962.50Total Q. 962.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 3 Cuentas bancarias no canceladas CondiciónDurante la verificación de la cuenta 1112 Bancos, se determinó que en el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, existen cuentas deproyectos y obras, registradas en el Sistema de Contabilidad Integrada deGobiernos Locales -SICOINGL- que no tienen movimiento y que no han sidocanceladas ante la entidad financiera correspondiente, según se describen acontinuación:

No. Número de laCuenta

Nombre de la Cuenta Banco Saldo enBancos

1 3080027763 AMPLIACIÓN ESCUELA PRIMARIAALDEA EL PORTEZUELO

DesarrolloRural S.A.

0.00

2 3080027777 CONSTRUCCIÓN INFRAESTRUCTURATRATAMIENTO DE DESECHOS


0.00

3 3080027781 AMPLIACIÓN ESCUELA PRIMARIAALDEA OJO DE AGUA


0.00

4 3080030689 MEJORAMIENTO CALLE OJO DE AGUA DesarrolloRural S.A.

0.00

5 3080030693 MEJORAMIENTO CALLE PRINCIPALLOMAS OJO DE AGUA


0.00

6 3080030708 MEJORAMIENTO CALLE 2DA. FASEESTADIO MUNICIPAL


0.00

7 3080031324 AMPLIACIÓN INF. TRATAMIENTO DEDESECHOS SOLIDOS 2DA FASE


0.00

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Grupo 6. Normas Aplicables alSistema de Tesorería, Norma 6.14 Administración de Cuentas Bancarias,establece: “El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional yla autoridad superior de cada entidad pública, son las responsables de emitir lanormativa para una adecuada administración de las cuentas bancarias. LaTesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, sonresponsables de cumplir con las normas y procedimientos que permitan alcanzarla eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo de las disponibilidades deefectivo, a través de cuentas bancarias. Como parte de la descentralización ydesconcentración del sistema de tesorería, la Tesorería Nacional y unidadesespecializadas, deben aperturar cuentas bancarias que operen como cuentaúnica, que provea de fondos según su destino, a las distintas cuentas bancariascon que operan las unidades ejecutoras de las entidades públicas.”. Norma 6.15




Control de Cuentas Bancarias, establece: “El Ministerio de Finanzas Públicas através de la Tesorería Nacional como ente rector del Sistema de Tesorería, debeemitir normas y crear mecanismos, que le permitan ejercer el control sobre todaslas cuentas bancarias del sector público. Las autoridades superiores de lasentidades del sector público, velarán porque las unidades ejecutoras reporten a launidad especializada en las fechas y forma establecidas en la normativa interna,las cuentas bancarias que utilizan para la administración de la disponibilidad deefectivo. Además deben velar porque las unidades especializadas cumplan con lanormativa y los procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional, en lorelativo al estatus y movimiento de las cuentas bancarias entre otros.” CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no ha realizado losprocedimientos para la cancelación de las cuentas bancarias registradas en elSistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN GL-. EfectoRiesgo que no se reporten a la Tesorería Nacional del Ministerio de FinanzasPúblicas las cuentas bancarias que se utilizan en la municipalidad para laadministración de la disponibilidad de efectivo y que dichas cuentas puedan serutilizadas para fines distintos. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que gestione ante las entidades financieras lacancelación de las cuentas bancarias que la municipalidad no utiliza y reporte a laTesorería Nacional la cancelación, a efecto de dar cumplimiento a la normativalegal. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, manifiestan: “Las cuentas bancarias sin utilizar, ya fueroncanceladas ante el Banco correspondiente, sin embargo en el sistema Sicoingl NOes posible la cancelación de las mismas, ya que el Ministerio de Finanzas Publicaslas mantiene vigentes como parte del historial, y es el único ente autorizado paraeliminarlas del Sistema. Sin embargo se solicitará la cancelación de las mismas.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,




Alcalde Municipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido a que en el contenido de sus comentarios,ratifican que efectivamente, no han realizado las gestiones ante el Ministerio deFinanzas Publicas, para la cancelación de las cuentas de proyectos y obrasfinalizadas, en el Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales-SICOINGL-. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 5,025.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 7,412.50

Hallazgo No. 4 Falta de firmas en nóminas de sueldos y salarios CondiciónEn la evaluación del Programa 01 Actividades Centrales, renglonespresupuestarios 011 personal permanente, 022 personal por contrato y 062 Dietaspara cargos representativos, según muestra seleccionada, se determinó que lasplanillas de pago de sueldos a empleados municipales y por dietas pagadas amiembros del Concejo Municipal, no se encuentran debidamente firmadas por losbeneficiarios, según la nómina respectiva. CriterioEl Acuerdo número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, queaprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Grupo 1,Normas de Aplicación General, Norma 1.2 Estructura de Control Interno,establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva unambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Unaefectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionadoscon: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d)controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controlesde legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad delservicio.” Y la Norma 1.6 Tipos de Controles, establece: "Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad




los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control InternoAdministrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo,concurrente y posterior.” CausaIncumplimiento por parte del Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal a los procedimientos administrativos, en cuanto a verificar que lasplanillas de pago de sueldos a los empleados municipales y por dietas al ConcejoMunicipal, estén debidamente firmados por los beneficiarios. EfectoLa documentación carece de firmas, que son necesarias para respaldar laserogaciones presupuestarias por el pago de las planillas de sueldos a empleadosmunicipales y dietas al Concejo Municipal, que dificulta tener certeza del adecuadocumplimiento a los requisitos legales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que verifique que las planillas de pagosueldos a empleados municipales y dietas al Concejo Municipal, esténdebidamente firmadas por los beneficiarios. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “Regularmente sesolicita las firmas de empleados y concejales en las nóminas respectivas, sinembargo por descuido involuntario existen excepciones.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, debido que en el contenido de suscomentarios, manifiesta que efectivamente existe la deficiencia detectada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 2,387.50




Hallazgo No. 5 Deficiencia en uso, manejo y control de combustible CondiciónEn la evaluación del Programa 11 Servicios Públicos Municipales, renglónpresupuestario 262 combustibles y lubricantes, se determinó que durante elejercicio fiscal 2016, la Municipalidad adquirió por ese concepto la cantidad deQ.224,010.00; comprobándose que para el control de combustibles y lubricantesse utilizan hojas simples, sin número de correlatividad y sin autorización por partede la Contraloría General de Cuentas, aunque sí estan debidamente firmadas porlos responsables de las comisiones o beneficiarios, no se adjuntan bitácoras derecorrido, tampoco tienen establecido un Reglamento que regule el uso y consumode combustible y lubricantes. CriterioEl Acuerdo Numero 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Grupo 1 Normas de AplicaciónGeneral, Norma 1.6 Tipos de Controles, establece: “Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridadlos diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros…” Además la Norma 1.10 Manuales de Funcionamientos yProcedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debeapoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientospara cada puestos y procesos relativos a las diferentes actividades de laentidad…” Grupo 4, Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Público, Norma4.17, “La máxima autoridad de cada enteEjecución Presupuestaria, establece: público, con base en la programación física y financiera, dictará las políticasadministrativas para lograr la calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia,eficiencia, transparencia, economía y equidad. La unidad especializada y losresponsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos deben velar porel cumplimiento de los procedimientos y mecanismos establecidos, de acuerdo alas políticas administrativas dictadas por las máximas autoridades, para el controlde: adquisición, pago, registro, custodia y utilización de los bienes y servicios, asícomo para informar de los resultados obtenidos por medio de sus indicadores degestión, sobre el impacto social de las políticas institucionales.” CausaIncumplimiento por parte del Alcalde Municipal y Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, en promover e implementar los controlesadecuados en el uso, manejo y control del combustible conforme a un reglamento




establecido. EfectoRiesgo que los registros de combustibles operados en hojas simples, contengandatos que no sean reales, puedan extraviarse o sustituirse, por no estarenumeradas y autorizadas. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, para que realicen las gestiones enpromover un Reglamento para el control y consumo de combustibles y lubricantes,el cual deberá someterse a estudio y consideración por parte del ConcejoMunicipal, para su aprobación y puesta en práctica, al mismo tiempo solicitar laautorización de hojas móviles, para el control de combustibles y lubricantes, anteel Departamento de formas y talonarios de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, manifiestan: “La municipalidad Sí posee Reglamento deCombustible debidamente autorizado por el Concejo Municipal. En relación a losvales por no constituir una forma oficial, No debe ser autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,Alcalde Municipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido que en el contenido de sus comentarios,manifiestan que si poseen Reglamento de combustible sin embargo en eldesarrollo de la auditoria no se tuvo a la vista, tampoco adjuntan fotocopia delmismo para desvanecer el presente hallazgo, cabe mencionar que la deficienciano está sustentada en los vales que utilizan, es en relación a que sus controles losrealizan únicamente en hojas simples, sin número de correlatividad y sinautorización por parte de la Contraloria General de Cuentas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 5,025.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 7,412.50




Hallazgo No. 6 Atraso en la elaboración de conciliaciones bancarias CondiciónEn la verificación de las conciliaciones bancarias generadas del Sistema deContabilidad Integrada de Gobiernos Locales SICOINGL, de las cuentas3080021622 Cuenta Única del Tesoro Municipalidad de Nueva Santa Rosa y3080000188 Municipalidad de Nueva Santa Rosa, del período comprendido del 01de enero al 31 de diciembre de 2016, se estableció que fueron realizadasextemporáneamente, según se describe en los siguientes cuadros: Cuenta número 3080021622 Cuenta Única del Tesoro Municipalidad de NuevaSanta Rosa

Período F e c h a d eaprobación

Fecha de impresión

del 01 al 31/01/2016 02/03/2016del 01 al 29/02/2016 20/05/2016 20/05/2016del 01 al 31/03/2016 24/05/2016 24/05/2016del 01 al 30/04/2016 22/06/2106 22/06/2016del 01 al 31/05/2016 18/07/2016del 01 al 30/06/2016 18/07/2016del 01 al 31/07/2016 31/08/2016del 01 al 31/08/2016 13/09/2016del 01 al 30/09/2016 05/12/2016del 01 al 31/10/2016 22/12/2016del 01 al 30/11/2016 10/01/2017del 01 al 31/12/2016 01/02/2017

Cuenta número 3080000188 Municipalidad de Nueva Santa Rosa

Período F e c h a d eaprobación

Fecha de impresión

del 01 al 31/01/2016 02/03/2016del 01 al 29/02/2016 20/05/2016del 01 al 31/03/2016 24/05/2016 24/05/2016del 01 al 30/04/2016 22/06/2106 22/06/2016del 01 al 31/05/2016 18/07/2016del 01 al 30/06/2016 18/07/2016del 01 al 31/07/2016 31/08/2016del 01 al 31/08/2016 13/09/2016del 01 al 30/09/2016 27/12/2016del 01 al 31/10/2016 27/12/2016




del 01 al 30/11/2016 06/01/2017del 01 al 31/12/2016 01/02/2017

CriterioEl Acuerdo Ministerial No. 86-2015 Manual de Administración Financiera IntegradaMunicipal (MAFIM), Módulo II Marco Conceptual, 3 Área de Contabilidad, 3.8Conciliación Bancaria, establece: “El proceso de la conciliación bancaria tienecomo objetivo establecer el saldo disponible de las cuentas bancarias. Comparalos movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ode otras cuentas bancarias, con información de los estados de cuenta que emitiráel banco y el libro de bancos contable. El Libro Bancos es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registranlas operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientesbancarias. Constituye un registro analítico de la Cuenta Bancos del Libro Mayor dela Contabilidad General, comienza a operar el primer día hábil de cada ejerciciocon el saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior. Cadaoperación registrada incide en el saldo y quedará reflejado simultáneamente concada movimiento. El cierre de operaciones es diario y su saldo final es igual alinicial del día siguiente. Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en elLibro Bancos en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que seproduce el registro. El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta Única delTesoro Municipal se desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas escriturales enel Sistema. La conciliación bancaria debe realizarse de forma mensual; sinembargo para efectos de control interno puede verificarse de forma diaria,semanal o quincenal.” El Acuerdo número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Grupo 6. Normas Aplicables al Sistema deTesorería, Norma 6.16 Conciliación de Saldos Bancarios, establece: “El Ministeriode Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior decada entidad pública a través de las unidades especializadas, velarán porque seconcilie oportunamente los saldos bancarios con los registros contables. LaTesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos debendiseñar los procedimientos que permitan efectuar la conciliación de saldos enbancos, en forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancariaspreparadas por la Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades decontabilidad de los entes públicos.” CausaFalta de control por parte del Director de Administración Financiera Integrada




Municipal, para aprobar las conciliaciones elaboradas en forma oportuna,generadas del Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales, SICOINGL. EfectoNo se puede contar con registros actualizados y confiables oportunamente,limitando así la toma de decisiones. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que la operatoria de las conciliacionesbancarias se realicen y aprueben oportunamente. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “Las conciliacionesbancarias Sí fueron elaboradas oportunamente, sin embargo la impresión serealizó con posterioridad lo cual puede suceder por diversos motivos.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, debido a que en sus comentarios,refiere que las conciliaciones bancarias fueron elaboradas oportunamente, sinembargo, en la verificación física de los documentos, se estableció que lasmismas se generaron extemporáneamente. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 11, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 2,387.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera




Hallazgo No. 1 Gastos de ejercicios fiscales anteriores afectando el ejercicio vigente CondiciónEn el proceso de revisión de la Auditoría Financiera y Presupuestaria por elperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre 2016, según muestraseleccionada del Programa: 01 Actividades Centrales, Actividad 01 ConcejoMunicipal, Actividad 02 Alcaldía Municipal, Actividad 03 Administración FinancieraAFIM y Actividad 18 Otros Servicios Públicos Administrativos, renglonespresupuestarios: 011 Personal Permanente, 029 Otras remuneraciones depersonal Temporal, 062 Dietas para cargos representativos y 196 Servicios deatención y protocolo, se determinó que existen pagos correspondientes al períodofiscal 2015, el cual se detalla a continuación:

Programa Actividad Renglón No. deFactura

Fecha Descripción Monto enQ.

01

18 029 65

26/01/2016

Pago por serviciosprestados comoalbañil y trabajadorde campo durante elmes de diciembre2015.

2,500.00

01 18 029 17 26/01/2016 Pago por serviciosprestados comosoldador y trabajadorde campo durante elmes de diciembre2015.

2,200.00

01 18 029 91 26/01/2016 Pago por serviciosprestados comoEncargado dedeportes municipaldurante el mes dediciembre 2015.

3,500.00

01 18 029 53 26/01/2016 Pago por serviciosprestados comoEncargado del imp ieza yrecolección debasura II en calles yavenidas cascourbano, diciembre2015.

2,000.00

01 01 062 N/A 26/01/2016 Pago de planilla dedietas a losmiembros delConcejo Municipal,

50,500.00




Alcalde y Secretaria,correspondiente almes de diciembre de2015.

01 02 011 N/A 18/01/2016 Pago de planilla alAlcalde y Juez deasuntos municipales,correspondiente almes de diciembre de2015.

20,100.00

01 03 011 N/A 18/01/2016 Pago de planilla aempleadosmunicipales de laOficina de tesorería,correspondiente almes de diciembre de2015.

18,750.00

01 18 011 N/A 18/01/2016 Pago de planilla aempleadosmunicipales dec a m p o ,correspondiente almes de diciembre2015.

4,480.00

01 02 196 N/A 28/01/2016 P a g o p o rpresentación musicale n A l d e aEspitia Barrera, conmotivo de feriapatronal del12/12/2015

6,000.00

TOTAL

110,030.00 CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 10. Contenido, establece: “El presupuesto decada uno de los organismos y entes señalados en esta ley será anual y contendrá,para cada ejercicio fiscal, la totalidad de las asignaciones aprobadas para gastos yla estimación de los recursos destinados a su financiamiento, mostrando elresultado económico y la producción de bienes y servicios que generarán lasacciones previstas.” Artículo 26 de esta misma ley, reformado en el segundopárrafo y adicionado el tercer párrafo según Decreto Número 13-2013, Límite delos egresos y su destino, establece: “Los créditos contenidos en el presupuestogeneral de ingresos y egresos del Estado, aprobados por el Congreso de laRepública, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias. Nose podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan




saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos parauna finalidad distinta a la prevista….” CausaIncumplimiento por parte del Alcalde Municipal y Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, en cuanto a realizar pagos correspondientes alejercicio anterior. EfectoRiesgo de incluir gastos de otros ejercicios fiscales, afectando el presupuestomunicipal vigente, que limita el cumplimiento del Plan Operativo Anual. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, para velar porque se cumpla conrealizar los pagos adquiridos durante el periodo fiscal vigente. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, manifiestan: “Los pagos del ejercicio anterior se realizaroncon base al Manual de Administración Financiera 3ª. Versión Inciso 2.6.5.3 “ElÁrea de Presupuesto, dentro del primer mes del ejercicio fiscal vigente, procederáa proponer a la Autoridad administrativa Superior, el que a su vez, lo hará a laAutoridad Superior, la ampliación del presupuesto originado del saldo de cajaexistente al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Si por algún extremo, sequedare algún gasto pendiente de pagar, éste será imputado a lasdisponibilidades financieras existentes a esa fecha. Tendrá además, especialcuidado de separar los fondos propios de los específicos.”Y el artículo 37 de la Ley Orgánica del Presupuesto párrafo segundo “Los gastosdevengados y no pagados al treinta y uno de diciembre de cada año secancelaran durante el año siguiente, con cargo a la disponibilidad de fondosexistentes a esa fecha de cada unidad ejecutora” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,Alcalde Municipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido a que en el contenido de sus comentarios,argumentan que los pagos realizados del ejercicio 2015, se realizaron confundamento en el Manual de Administración Financiera 3ª. Versión y articulo 37párrafo segundo de la Ley Orgánica del Presupuesto; sin embargo el primerpárrafo de este artículo, también se refiere a lo siguiente: “Los gastos




comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre, previo análisis desu situación, podrán trasladarse al ejercicio siguiente imputándose a los créditosdisponibles de cada unidad ejecutora” lo cual para este caso específico, nopresentaron ninguna documentación que demuestre que efectivamente, se hayarealizado un análisis previo de la situación, para realizar estos pagos en elsiguiente ejercicio fiscal, toda vez que en Balance General al 31 de diciembre de2015, la cuenta 2113 Gastos del Personal a Pagar, no refleja los gastoscomprometidos y no devengados, que se citan en la Condición del presentehallazgo, asimismo en la certificación del acta No. 01-2016 de fecha 07 de enerode 2016, que corresponde a la aprobación por parte del Concejo Municipal, de lareprogramación de saldos de caja al 31 de diciembre de 2015, no se evidenciaque se hayan incrementado los respectivos renglones presupuestarios, paracumplir con el pago de planillas de sueldos a empleados municipales, dietas alConcejo Municipal y por servicios prestados, lo que demuestra la falta de controlen la Ejecución Presupuestaria. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 13, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 20,100.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 9,550.00Total Q. 29,650.00

Hallazgo No. 2 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios CondiciónEn la evaluación de la ejecución presupuestaria de egresos, según muestraseleccionada se determinó que se utilizaron de manera incorrecta renglonespresupuestarios, de acuerdo a los servicios adquiridos, según el cuadro siguiente:

Fecha N o .Factura

Descripción Valor enQ.

Renglónutilizado

Renglóncorrecto

17-11-16 Pago de por un show de fuegospirotécnicos para feria titular deNueva Santa Rosa el día 20/11/2016.

10,000.00 196 294

10-11-16 Pago de pago por combo de lucespirotécnicos las cuales seránutilizadas para el término de la

3,000.00 196 294




festividad de San Miguel Arcangelcelebrado en la Aldea Joya GrandeNueva Santa Rosa

10-11-16 Pago por compra de piñatas lascuales serán utilizadas para lacelebración del día del niño en elcasco urbano de Nueva Santa Rosa ysus comunidades el día 01 de octubrede 2016

4,146.00 294 196

05-11-16 Pago por compra de agua piñatas,dulces y bolsas plásticas los cualesserán utilizados para la celebracióndel día del niño en el casco urbano deNueva santa Rosa el día 1 de octubrede 2016.

3,741.00 294 196

01-09-16 Pago por compra de un combo dejuegos pirotécnicos los cuales seránutilizados para la clausura de la feriade Aldea Santa Ana la MontañaNueva Santa Rosa.

2,000.00 196 294

20-06-16 Pago de por compra de piñatas ydulces para tarde infantil de feriapatronal de Aldea SanJosé Guacamayas Nueva SantaRosa

450.00 294 196

20-06-16 Pago de compra de piñatas y dulcespara tarde infantil de feria patronal deAldea El Limar, Nueva Santa Rosa

450.00 294 196

CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, Articulo 11. Metodología Presupuestaria Uniforme, establece: “Sonprincipios presupuestarios los de anualidad, unidad, equilibrio, programación ypublicidad, en virtud de lo cual, los presupuestos del Gobierno Central y de susentidades Descentralizadas y Autónomas, independientemente de la fuente definanciamiento deben: a) Corresponder a un ejercicio fiscal; b) Estructurarse enforma tal que exista correspondencia entre los recursos y los gastos y que éstosse conformen mediante una programación basada fundamentalmente en losplanes de gobierno; c) Programarse, formularse, aprobarse, ejecutarse yevaluarse, con base a resultados; d) Definirse en un contexto multianual demediano plazo; y, e) Hacerse del conocimiento público. La metodología del presupuesto por resultados es consistente con la técnica delpresupuesto por programas. La metodología del presupuesto por resultadosintegra la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación delpresupuesto basado en el logro de resultados en favor de la población. Elpresupuesto multianual, constituye la programación del gasto público que permite




establecer las necesidades presupuestarias de mediano plazo que faciliten laprovisión oportuna de productos estratégicos de calidad para el logro deresultados preestablecidos en favor del ciudadano y será el marco de referenciapara la presupuestación programática por resultados. Para la correcta y uniforme planificación, formulación, presentación, aprobación,programación, ejecución, seguimiento, control, evaluación, liquidación y rendiciónde cuentas de los presupuestos de cada período fiscal, son de uso obligatorio losmanuales siguientes: a) De Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; b) DeProgramación de la Ejecución Presupuestaria; c) De ModificacionesPresupuestarias; d) De Formulación Presupuestaria; e) De EjecuciónPresupuestaria; f) De Administración de Fondos Públicos en Fideicomisos; g) DeProgramación, Ejecución y Evaluación de la Inversión Pública; h) La GuíaConceptual de la Planificación y Presupuesto por Resultados para el SectorPúblico de Guatemala; i) Los lineamientos y planes de desarrollo territorial quepara el efecto emita la Secretaría de Planificación y Programación de laPresidencia; y, j) Los que en un futuro se emitan y las demás disposiciones quesobre la materia sean aplicables.” CausaIncumplimiento por parte del Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y Encargado de Presupuesto, en el uso y aplicación correcta del Manualde Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. EfectoSe afectan renglones presupuestarios incorrectamente, lo que impide identificarcon claridad y certeza los servicios que se adquieren, ocasionando unapresentación errónea de la Ejecución Presupuestaria de Egresos. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, y éste a su vez al Encargado de Presupuesto,para que el registro de los gastos se realice, de acuerdo a lo que establece elManual de Clasificaciones Presupuestarias, así como efectuar la adecuadasupervisión de los renglones presupuestarios afectados. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, Jonathan Gabriel Salazar Villalobos, Director Municipal dePlanificación y Marvin Rosendo Moreira Sandoval, Encargado de Presupuesto




manifiestan: “En la adquisición de bienes y servicios para la celebración del día delNiño, se enmarca de manera correcta en el reglón 294 del Manual deClasificaciones Presupuestarias y no así en el 196 que corresponde para laatención de visitantes oficiales, gremios o asociaciones. 196 Servicios de atención y protocolo.Gastos diversos llevados a cabo con fines de promoción turística, industrial,cultural, relaciones exteriores, etc., por atenciones otorgadas tanto a nacionalescomo a extranjeros; comprende gastos por recepciones oficiales, banquetes,excursiones, pagos de hoteles y todas aquellas actividades sociales relacionadascon la atención a visitantes oficiales, gremios o asociaciones de profesionales o deorganismos y otros personajes prominentes. Incluye además, gastos para larealización de seminarios, reuniones de trabajo, etc. 294 Útiles deportivos y recreativos.Gastos por compra de artículos de consumo para deportes, tales como fútbol,atletismo, medallas deportivas, artículos para campamento (bolsas para dormir,carpas, mochilas, etc.) y artículos de consumo para fiestas y juegos, tales comoadornos para fiestas, artículos pirotécnicos, juguetes, discos musicales, etc.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,Alcalde Municipal, Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, Jonathan Gabriel Salazar Villalobos, DirectorMunicipal de Planificación y Marvin Rosendo Moreira Sandoval, Encargado dePresupuesto, en virtud que en el contenido de sus comentarios, se refierenúnicamente a la conceptualización de los renglones presupuestarios, 196Servicios de atención y protocolo y 294 Útiles deportivos y recreativos, no así a ladeficiencia detectada en la condición del presente hallazgo, en consecuencia nose pueden considerar como argumentos suficientes para desvancerlo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 5,025.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50

ENCARGADO DE PRESUPUESTO JONATHAN GABRIEL SALAZARVILLALOBOS

1,187.50

ENCARGADO DE PRESUPUESTO MARVIN ROSENDO MOREIRA SANDOVAL 1,187.50Total Q. 9,787.50




Hallazgo No. 3 Incumplimiento de traslado de rentas consignadas CondiciónEn la evaluación de las cuentas de Balance General durante el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, según muestraseleccionada, de la cuenta contable 2113 Gastos del Personal a Pagar, seestableció que los traslados en concepto de Cuotas Patronales y Laborales, no serealizaron en los plazos establecidos, toda vez que en la integración de estacuenta, existen cuotas laborales del IGSS, por un valor de Q120,773.27correspondiente a los meses de enero a noviembre de 2016. CriterioEl Decreto Número 44-94, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, Artículo 19 inciso c)establece: “Que estas retenciones deberán ser remitidas al departamento decontabilidad de esa entidad, dentro de los 10 primeros días siguientes del mes quecorresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan alAlcalde y Tesorero Municipal, las responsabilidades Penales que correspondan”. El Acuerdo Gubernativo Número 1118, de la Junta Directiva del IGSS, de fecha 30de enero de 2003, Artículo 6 establece: “Que todo patrono formalmente inscrito enel Régimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidaddentro de los veinte primeros días de cada mes, la planilla de seguridad social ysus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagadosdentro del mes calendario anterior. Lo mismo establece el artículo 6 del Acuerdode Gerencia No. 36/2003”. El Decreto Número 1986, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional DeGuatemala, Artículo 11, establece: “Las primas referentes a las pólizas de fianzade funcionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas alDepartamento de Fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, bajola responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de lasprimas y harán el entero correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentalesremesarán de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valorde las primas que descuenten”. CausaIncumplimiento de la normativa legal, por parte del Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, en cuanto al traslado de cuotas




patronales y laborales dentro del plazo establecido. EfectoRiesgo que los fondos en concepto de cuotas patronales y laborales, seanutilizados para una finalidad distinta a la programada. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, a efecto que se cumpla conrealizar los pagos de cuotas laborales y patronales dentro de los plazosestablecidos. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, los señores: José Enrrique Arredondo Amaya, AlcaldeMunicipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, manifiestan: “Debido a la falta de recursos financieros lamunicipalidad no puede cancelar las cuotas patronales en las fechas establecidasy el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social tiene como política NO ACEPTARel pago únicamente de la Retención Laboral, por lo tanto la institución no puedetrasladar dichos fondos al IGSS de manera oportuna. Sin embargo para subsanar dicha situación se firmó convenio de pago en febrerodel corriente año” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los señores: José Enrrique Arredondo Amaya,Alcalde Municipal, y Cesar Augusto Solares Pérez, Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, debido a que en el contenido de sus comentarios,se evidencia que efectivamente no realizaron el traslado de las cuotas patronales,en el plazo establecido, en consecuencia sus argumentos no se consideransuficientes para desvanecer el presente hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA 5,025.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 7,412.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 4 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado CondiciónEn la evaluación selectiva de la Ejecución del Presupuesto de la Municipalidad,correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, en loseventos realizados de los proyectos: “CONSERVACIÓN DE CAMINOSVECINALES ALDEA EL RIACHUELO, NUEVA SANTA ROSA” NOG 5473802,Contrato Número 14-2016 de fecha 17 de noviembre de 2016, por un valor deQ.469,912.00 con IVA incluido; “MEJORAMIENTO CALLE CENTRO ZACUAPA,NUEVA SANTA ROSA” NOG 5367344 Contrato Número 13-2016 de fecha 01 denoviembre de 2016, por un monto de Q.897,800.00 con IVA incluido; se determinóque no se publicaron en el portal de Guatecompras, las fianzas respectivas. CriterioEl Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estadoy sus reformas vigentes, Artículo 69 Formalidades, establece: “Las fianzas a quese refiere este capítulo, deberán formalizarse mediante póliza emitida porinstituciones autorizadas para operar en Guatemala, de conformidad con lassiguientes disposiciones: La vigencia de las fianzas será exactamente igual alplazo contractual y deberá ajustarse ante cualquier ampliación o variación delcontrato, manteniendo las condiciones de cobertura que aplicaron al contratooriginal. Lo anterior no es aplicable a las fianzas de conservación de obra, decalidad, de funcionamiento o de saldos deudores. a) Las fianzas garantizaránexacta y fielmente las obligaciones a cargo del contratista o proveedor. Estasobligaciones deben estar estipuladas en el contrato original y en cada una de lasmodificaciones documentadas. b) El funcionario que corresponda seráresponsable de exigir la actualización de las fianzas otorgadas por el contratista oproveedor. De omitirlo, el funcionario incurrirá en incumplimiento de deberes. c) Elcontratista o proveedor que omita actualizar la fianza otorgada ante modificacionesdel contrato original, se hará acreedor a una multa y a la suspensión inmediata delos pagos a que tenga derecho. d) Cuando la garantía consistiere en depósitos,deberá hacerse en Quetzales o por medio de cheque certificado. Cuando lagarantía sea hipotecaria o prendaria, se formalizará a través de escritura públicadebidamente registrada. En todo caso, quedará a criterio del contratista oproveedor la garantía a proporcionar. Las fianzas deberán publicarse en el sistema GUATECOMPRAS. Las juntas a lasque se refiere el artículo 10 de esta Ley, serán responsables de verificar laautenticidad de las fianzas de sostenimiento de oferta, y las autoridadessuscriptoras de los contratos serán responsables de verificar la autenticidad de las




demás fianzas a las que se refiere este capítulo. El sistema GUATECOMPRASllevará un registro de las fianzas presentadas, así como de las solicitudes deejecución, ejecución de fianzas y pago de las mismas. El reglamento establecerálos procedimientos correspondientes a lo establecido en este artículo.” La Resolución 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones yAdquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Artículo 11Procedimiento, establece: “Tipo de la información y momento en que debepublicarse. Los usuarios deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS, lasoperaciones, documentos y comunicaciones de cada concurso, en la forma yoportunidad que se describe en el cuadro siguiente:…inciso l) Resolución deaprobación, aprobación o de prescindir: Es el documento que emite la autoridadcompradora en donde hace constar la aprobación definitiva del resultado de unconcurso. Las notificaciones por publicación de las literales k) y l) en el sistemaGUATECOMPRAS deberán hacerse dentro de los dos días hábiles siguientes a lafecha de emisión del acto o resolución que corresponda.” CausaInobservancia de la normativa legal vigente, por parte del Director Municipal dePlanificación, para cumplir con las publicaciones de las fianzas, en los eventos decotización y/o licitación pública. EfectoRiesgo de generar desconfianza ante los proveedores de bienes y servicios, por eldesconocimiento del resultado final, del evento de cotización o licitación realizadopor la Municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación,a efecto de que, en todo evento de cotización y licitación pública que realice laMunicipalidad, sean publicados en el Sistema GUATECOMPRAS, las fianzasrespectivas, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado, Reglamento yNormativa Aplicable. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, el señor: Jonathan Gabriel Salazar Villalobos, DirectorMunicipal de Planificación, no presentó ningún comentario o documentación derespaldo, para desvanecer el presente hallazgo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el señor Jonathan Gabriel Salazar Villalobos, DirectorMunicipal de Planificación, debido a que no presentó ningún comentario o




documentación de respaldo, relacionado con la deficiencia detectada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto No. 57-92, reformado por el Decreto Número 46-2016, del Congreso de laRepública, Artículo 83, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION JONATHAN GABRIEL SALAZAR VILLALOBOS 244.23Total Q. 244.23

Hallazgo No. 5 Presentación extemporánea de las modificaciones y transferenciaspresupuestarias CondiciónEn la verificación de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias realizadaspor la Municipalidad, durante el ejercicio fiscal 2016, se determinó que fueronenviadas extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas, según sedescribe en el cuadro siguiente:

Fecha deaprobación

No. de Acta Descripción Monto Fecha depresentación a la

CGC

07/01/2016 01-2016 Ampliación Presupuestaria Q.504,758.35 05/07/2016

07/01/2016 01-2016 Ampliación Presupuestaria Q.949,000.00 05/07/2016

07/01/2016 01-2016 Ampliación Presupuestaria Q.3,780,591.00 05/07/2016




11/02/2016 06-2016 Transferencia Presupuestaria Q.172,000.00 05/07/2016










03/11/2016 44-2016 Transferencia Presupuestaria Q54,000.00 23/11/2016



CriterioEl Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República, Código MunicipalArtículo 133 Aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias,establece: “La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y latransferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dosterceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que




deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecuciónpresupuestaria. De estas aprobaciones se enviará copia.”…Artículo 135Información sobre la ejecución del presupuesto, establece: “El alcalde debeinformar cuatrimestralmente a su Concejo Municipal sobre la ejecución delpresupuesto de ingresos y egresos de su municipio. Además, según la tecnologíade la información utilizada para el registro de las transacciones financieras y derealizaciones físicas, pondrá a disposición de la Contraloría General de Cuentas,de manera constante o mensual, según sea el caso, el registro de lastransacciones presupuestarias, extra-presupuestarias y patrimoniales para sucontrol, fiscalización y asesoría. Igualmente, con fines de consolidaciónpresupuestaria del sector público y actualización de los portales de transparenciafiscal, dicha información, de manera agregada, estará disponible para el Ministeriode Finanzas Públicas y la Secretaria de Planificación y Programación de laPresidencia de la República. Para satisfacer el principio de unidad en lafiscalización de los ingresos y egresos del Estado, la municipalidad presentará alCongreso de la República la liquidación de su presupuesto, para lo cual deberáobservarse lo preceptuado en el artículo 241 de la Constitución Política de laRepública de Guatemala. Para hacer posible la auditoria social, el ConcejoMunicipal compartirá cada cuatro meses con el Consejo Municipal de Desarrollo,la información sobre el estado de ingresos y egresos del presupuesto municipal.La misma información deberá estar a disposiciónn de los comunidades, a travésde los alcaldes comunitarios o alcaldes auxiliares, y a la población en general,utilizando los medios a su alcance.” El Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, Artículo 41 Modificaciones y Transferencias Presupuestarias,establece: “Las modificaciones y transferencias de los presupuestos de lasentidades descentralizadas se realizarán de la siguiente manera: a) Por medio deacuerdo gubernativo cuando se amplíe o disminuya el presupuesto de las citadasentidades, previa opinión del Ministerio de Finanzas Públicas; b) Por medio deresolución o acuerdo, emitido por la máxima autoridad institucional, cuando lasmodificaciones y transferencias ocurran dentro de un mismo organismo,dependencia o entidad descentralizada. c) Cuando las modificaciones ytransferencias impliquen cambio en las fuentes de financiamiento de origentributario, donaciones y recursos del crédito público, previamente deberá contarsecon opinión favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Todas lasmodificaciones y transferencias presupuestarias deberán ser notificadas a laDirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, alCongreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, dentro de losdiez (10) días siguientes de su aprobación. Dicha notificación deberá incluir unajustificación de cada modificación y transferencia, así como la documentación derespaldo de cada una de ellas, tanto de la institución que cede como de la querecibe los espacios presupuestarios. Estas notificaciones serán consideradas




información pública de oficio, de conformidad con lo establecido en la Ley deAcceso a la Información Pública, información que deberá ser publicada en el sitioweb de acceso libre, abierto y gratuito de datos, dentro de los quince (15) díassiguientes de su aprobación por la entidad que esté en la obligación de notificar.” CausaIncumplimiento por parte del Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, al no enviar en el plazo establecido, las certificaciones de aprobaciónde las modificaciones y transferencias presupuestarias, realizadas por lamunicipalidad. EfectoLa Contraloría General de Cuentas no tiene información actualizada de lasmodificaciones y transferencias realizadas al presupuesto municipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para cumplir con lo establecido en la normativalegal, en cuanto al envío de las certificaciones de aprobación de lasmodificaciones y transferencias presupuestarias. Comentario de los ResponsablesEn Nota s/n sin fecha, el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “De conformidad con elartículo 135 del Código Municipal indica que -según la tecnología de lainformación, en ningún momento indica que sea en forma física y considerandoque el Sistema que maneja la Municipalidad (Sicoingl) puede accesar al mismo laCGC de cuentas en cualquier momento que desee por lo consiguiente si está adisposición de manera inmediata.ARTICULO 135. Información sobre la ejecución del presupuesto. El alcalde debeinformar cuatrimestralmente a su Concejo Municipal sobre la Ejecución delPresupuesto de Ingresos y Egresos de su Municipio. Además, según la tecnologíade la información utilizada para el registro de las transacciones financieras y derealizaciones físicas, pondrá a disposición de la Contraloría General de Cuentas,de manera constante o mensual, según sea el caso, el registro de lastransacciones presupuestarias, extrapresupuestarias y patrimoniales para sucontrol, fiscalización y asesoría Además el 133 del Código Municipal NO indica plazo para entregar la aprobaciónde las modificaciones y transferencias presupuestarias. “Artículo 133. Aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias. “Laaprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de




partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partesde los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar lasnormas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estasaprobaciones se enviará copia.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el señor: Cesar Augusto Solares Pérez, Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, en virtud que en el contenido desus comentarios, argumenta que no existe plazo para entregar la aprobación delas modificaciones y transferencias presupuestarias a la Contraloria General deCuentas, sin embargo cabe mencionar que en el Decreto Número 13-2013. Libro IReformas al Decreto 101-97 Del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, en el artículo 20. Se reforma el epígrafe y el último párrafo, y seadiciona un párrafo al final del artículo 32 del Decreto Número 101-97 DelCongreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, el cual queda así:“Articulo 32. Modificaciones y Transferencias Presupuestarias. Todas lasmodificaciones y transferencias deberán ser remitidas a la Dirección Técnica delPresupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, dentro de los diez (10) díassiguientes de su aprobación, quién notificará de inmediato al Congreso de laRepública y a la Contraloría General de Cuentas…” Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ 2,387.50Total Q. 2,387.50

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones a la auditoría anterior correspondienteal ejercicio fiscal 2015, con el objeto de verificar su cumplimiento por parte de laspersonas responsables, estableciéndose que se encuentran en proceso decomplementación.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 JOSE ENRRIQUE ARREDONDO AMAYA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2016 - 31/12/20162 JOP GAMALIEL OAJACA POCASANGRE SINDICO PRIMERO 01/01/2016 - 31/12/20163 CARLOS EXADIVAR CRUZ SAMAYOA SINDICO SEGUNDO 01/01/2016 - 31/12/20164 ARCENIO (S.O.N) SOLARES

MONTERROSOCONCEJAL PRIMERO 01/01/2016 - 31/12/2016

5 MERY CARINA REVOLORIO FRANCO CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2016 - 31/12/20166 JOSE FELIX SOLARES DAVILA CONCEJAL TERCERO 01/01/2016 - 31/12/20167 FIDEL (S.O.N) VALENSUELA LOPEZ CONCEJAL CUARTO 01/01/2016 - 31/12/20168 OLGA ROSARIO DONIS MANCILLA CONCEJAL QUINTO 01/01/2016 - 31/12/20169 CESAR AUGUSTO SOLARES PEREZ DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA

MUNICIPAL01/01/2016 - 31/12/2016

10 GENARO ISRAEL CANO SAMAYOA SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2016 - 07/06/201611 ISAIAS ANTONIO LEMUS ALVIZUREZ SECRETARIO MUNICIPAL 08/06/2016 - 31/12/201612 TELMA FLORINDA LOPEZ MEJIA DIRECTORA DE LA DMP 01/01/2016 - 26/08/201613 JONATHAN GABRIEL SALAZAR

VILLALOBOSDIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 27/08/2016 - 31/12/2016

MUNICIPALIDAD DE NUEVA SANTA ROSA DEPARTAMENTO DE … · 2017-07-31 · clasificadores...

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