Agenda

• Pedidos

• Correos

• Llamadas telefónicas

• Distribución carga de trabajo

• Propuesta

Comparativo Pedidos 2010 – 2011

30% 19% 21% 23%

32%

Evolución de Pedidos 2010 – 2011

Comparativo Correos 2010 – 2011

29%

30%

29% 22

%

13%

Correos Recibidos Enviados por el Terminal

Correos

81107

77

21

30

29

0

20

40

60

80

100

120

140

160

09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012

Canti

dad

Enviados

Recibidos

Total 102

Total 137

Total 106

Correos Recibidos Enviados por el Terminal

Correos

26

41

20

9

23

18

15

27

4

18

5

16

6

12

6

7

2

13

1

13

45

3

81

1

54

4

78

3

22

2

2

0

20

40

60

80

100

120

140

160

09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012

Canti

dad

AACC Clientes Planificación Adm. Comercial Marketing Op. SuministroALSA ALMACEN AUSA GMD otros Sistemas

Total 102

Total 137

Total 106

Duración de llamadas RPM, Nextel y Fijo

Duración de llamadas (Recibidas y realizadas)

37

75

41

4

8

81

7

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Min

utos

Fijo

Nextel

RPM

Fijo 1 7

Nextel 4 8 8

RPM 37 75 41

09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012

Total 42 min25 llamadas

Total 83 min20 llamadas

Total 5630 llamadas

Total 42 Total 83 Total 56

Duración de llamadas (AACC, Clientes, Transportes, Almacén, Otros)

Duración de llamadas según area (Recibidas y realizadas)

6

3228

10

16

8

10

69

9

5

4

7

1

3

3

8

2

2

8

21

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

09/ 01/ 2012 10/ 01/ 2012 11/ 01/ 2012

Dias de muestra

AACC Transportes Adm. Comercial Marketing Op. Suministro AduamericaAlmacen - ALSA otros Planificacion Socorro Sistemas

Total 42

Total 83

Total 56

Distribución de carga de trabajo

No incluye actividades de archivo, cobranzas, visitas al almacén, reportes, apoyo de medición, conciliación de sistemas, verificación de UM.No incluye refrigerio, SSHH

Propuesta

•Asignar al terminal Lubricantes un coordinador de operaciones que realice e integre las funciones de facturación, programación y seguimiento de unidades Flete Repsol, solución de incidencias, validar las labores del almacén en cuanto a calidad de los productos y conciliación de inventarios.

Funciones

•Facturación: 1. Apoyo en la sobrecarga de facturación.

•Transportes: 1. Programación de los pedidos de acuerdo a la facturación diaria.2. Seguimiento de pedidos a nivel nacional.3. Información a los clientes sobre el estado de sus pedidos, recepción, facturación, carga, en ruta y fecha de

llegada al destino.4. Solución de incidencias presentadas en las entregas a los clientes.5. Liquidación de fletes.

•Almacén: 1. Visitas diarias al almacén.2. Verificar aleatoriamente la revisión de cajas.3. Apoyo en las mediciones de almacén.4. Inventarios aleatorios por productos de mayor rotación.5. Conciliación de inventario semanal (sistemas) y físico (trimestral).

Propuesta

Responsable Detalle de actividades (Situacion Actual)Situación Propuesta

Terminal

Recepción de pedidos (Correo, Fax, Teléfono).

Ingreso de pedidos al SAP.

Emisión de documentos (guías y facturas).

Cobranzas al contado

Participar en la medición del almacén los dias 8 y 25 de cada mes.

Visitar el almacén y verificar limpieza, orden, racks y distribucion de lubes.

Conciliación SAP vs ALSA.

Participar en inventarios trimestrales de lubes.

Envío del reporte de facturación para Lima y provincias.

Entregar al transportista los documentos de carga.

Liquidación de fletes en SAP (No liquidación manual tipo Solped)

Indicadores mensuales de almacén y terminal.

Reporte de aditivos, precintos.

Reporte según solicitud de Suministros Lubricantes.

AlmacenVerificar aleatoriamente el proceso de revision de cajas

Verificar las UM solicitadas por Planificación.

Propuesta

Transportes

Ingreso de fletes para nuevas instalaciones.

Coordinación para recojo de productos fuera de horario establecido.

Ingreso de unidades y conductores al SAP

Coordinar recojo a solicitud de los clientes internos de REPSOL.

Coordinar con el almacén solo en caso de incidencias.

Coordinar con ALSA horario de llegada de unidades y seguimiento de carga.

Recibe el reporte de facturación del día enviado por el terminal para Lima y provincias.

Realizar el routing para Lima en conjunto con el transportista.

Seguimiento a los despachos de acuerdo a los tiempos programados de entrega.

Solución de incidencias del área de transportes y canalizar aquellas incidencias que no le son de su competencia.

Coordinar la recepción de productos en nuevos puntos de entrega y/o nuevos clientes.

Dar respuesta a los AACC, Suministros, ALSA /SOCORRO sobre los temas referidos a transportes.

Establecer plazos de devolución de documentos (facturas y guías al terminal y/o Admin. Comercial).

Seguimiento de la devolución según plazos acordados.

Liquidación de fletes (diferenciales) vía Solped.

Informar el estado de los pedidos en transito a requerimiento de AACC y clientes.

Propuesta