Msn Dokutalde 2012

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MSN DOKUTALDE GESTIÓN DOCUMENTAL AGIRI KUDEAKETA www.msndokutalde.es msn.dokutalde@gmail. com 615 732 991

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MSN DOKUTALDE

GESTIÓN DOCUMENTALAGIRI KUDEAKETA

[email protected]

615 732 991

la empresa MSN Dokutalde es una organización dedicada desde su

creación a la prestación de servicios de gestión documental Con experiencia para optimizar los recursos referentes a

documentación e información de su organización Ofreciendo recursos de cara al futuro y el mantenimiento

de las ventajas obtenidas Profesionales con amplios conocimientos, formación y

experiencia Compromiso, servicio eficaz y de calidad

cómo trabajamos Identificación de las necesidades del clientes:

– Análisis de sus objetivos, situación y características. Elaboración de propuesta:

– Búsqueda de alternativas de solución a la necesidad planteada– Plazo de ejecución– Equipo de trabajo– Valoración económica del trabajo.

Ejecución de la propuesta seleccionada:

la gestión documental Debido a los cambios tecnológicos y sociales, la gestión

documental es una necesidad y un problema, ¿sabemos como afrontar estas nuevas situaciones?:– Crecimiento de la documentación: tanto en papel

como electrónica– Tratamiento físico: su almacenamiento, conservación– Implantación: herramientas informáticas, servicios,

personal fijo o asesor– Demanda de información: tanto de los usuarios

internos como clientes

ventajas de la gestión documental Tanto si es un asesoramiento puntual, como de modo continuado, se

beneficiará de las siguientes prestaciones:

– Conocimiento del ciclo vital de la documentación, custodia,

expurgo, destrucción confidencial, LOPD– Servicios de información y gestión de la documentación:

selección, búsqueda, análisis, ubicación y recuperación de la misma, digitalización.

– Asesoramiento en diversas materias: diseño y mantenimiento de Bases de Datos, páginas web, blogs corporativos, redes sociales, creación de newsletters, posts, …

ventajas de la gestión documental Todo ello redunda en:

– Ahorro de tiempos de trabajo, espacio y en consecuencia de costes.

– Mejora de la gestión del conocimiento y de la información.

– Mejora de la eficacia, y por lo tanto del servicios ofrecido y de la satisfacción del cliente externo e interno.

quienes necesitan gestión documental Todas las entidades que manejan volúmenes importantes de

documentación o información, como:– clínicas, hoteles, asesorías y gestorías, entidades financieras,

centros de formación y academias, ETT y empresas de selección de personas, …

– abogados, notarios, agentes de seguros, …– colegios y asociaciones profesionales– administraciones públicas– centros de documentación, archivos y bibliotecas– museos– organizaciones y asociaciones sin ánimo de lucro

qué hacemosgestión de la

documentación digitalizaciónconsultoría y servicios integrales

asesoría en diseño y mantenimiento de

herramientas informáticas

msndokutalde

asesoría en implantación y

cumplimiento de la LOPD

expurgo y destrucción confidencial

recuperación de la información

traslados especializados

qué hacemos Gestión de la documentación:– Recepción y preparación documentación– Selección documental– Descripción y catalogación– Ubicación y etiquetado– Control de la conservación óptima

Recuperación de la información:– Servicio de atención a usuario interno/externo– Elaboración de informes, búsquedas– Gestión de préstamos– Indexación y consulta de documentos de forma eficiente– Reprografía documental– Transcripciones paleográficas

qué hacemos Digitalización– Captura y control de calidad de la imagen – Tratamiento informático de la documentación– Indización de los archivos digitalizados– Almacenamiento en formato de conservación

Consultoría y servicios integrales:– Análisis de la situación– Elaboración de instrumentos de descripción: índices, catálogos, inventarios…– Asesoramiento en el diseño y creación de bases de datos– Control informático del fondo documental– Selección de la tecnología a aplicar, estudio adaptado a cada cliente– Planificación y desarrollo de la gestión de servicios documentales– Organización de archivo, biblioteca, centro de documentación …

qué hacemos Expurgo y destrucción confidencial– Elaboración del calendario de expurgo– Comunicación al cliente de los archivos susceptibles de ser destruidos– Gestión de expurgos para optimizar el volumen de la documentación procediendo a su destrucción – Destrucción controlada evitando filtración de datos

Cumplimiento de la LOPD – Consultoría– Alta de los archivos de la entidad– Asesoramiento para el cumplimiento de la LOPD 15/1999 de 13 de diciembre

qué hacemos Asesoramiento en diseño y mantenimiento de herramientas informáticas, redes

sociales– Estudio de las necesidades del cliente en el aprovechamiento, uso y mantenimiento de la base de datos– Búsqueda de contenidos para la web, blogs corporativos, información puntual mediante post, newsletters – Uso de redes sociales, gestionando contenidos y usuarios

Traslados especializados– Planificación del traslado– Organización física para el traslado– Recepción física e informática del material– Control de calidad a la recepción de mercancías– Organización física en su nueva ubicación

algunos de nuestros trabajos y principales clientes

referencias Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en

cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientes cerrados. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2012

Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación de expedientes personales. Cliente. Euroselección, S.L. 2012

Desarrollo integral de trabajos de archivo. Identificación y organización de la documentación. Creación de expedientes, organización, identificación y almacenamiento en cajas normalizadas de archivo. Alta de los expedientes y de los datos del inventario de archivo en la base de datos. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L., 2012

Análisis de la situación y diagnóstico para la gestión documental integral del Archivo del Ayuntamiento de Güeñes, en colaboración con Gehilan y el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Cliente: Gehilan 2000, S.L. , 2012

referencias Trabajos de selección documental, traslado y destrucción, conservación,

ordenación, clasificación y catalogación de los fondos confidencial de la documentación del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi.

Cliente: CSCE-EKGK (Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi), 2011 Trabajos de tratamiento archivístico integral para la reorganización del Archivo de

Curia del Obispado de Bilbao, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos documentales no parroquiales. Cliente: SDA (Servicio Diocesano de Archivos) del Obispado de Bilbao), 2009-2011

Traslado especializado de la biblioteca del Obispo D. Ricardo Blázquez Pérez.Cliente: SDA (Servicio Diocesano de Archivos), 2010

Proyecto de creación del Archivo Histórico de la Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, realizando labores de ordenación, clasificación, catalogación y conservación de la documentación de la Asociación. Cliente: Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, 2009

referencias Trabajos de tratamiento archivístico integral de documentos para dar ejecución al

“Proyecto ICARO”, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de fondos documentales.Cliente: Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia y AHEB-BEHA, 2009

Proyecto de creación y puesta en funcionamiento del Archivo de Misiones Diocesanas Vascas, desarrollando diferentes labores como acondicionamiento de local, inventariado, traslado, descripción y catalogación de la documentación en general como de la biblioteca. Cliente: MMDDVV (Misiones Diocesanas Vascas), 2007-2008

Proyecto de Indexación de las partidas sacramentales (bautismo, matrimonio y defunción) correspondientes a los libros parroquiales de Bizkaia S. XVI – XX. Cliente: AHEB-BEHA, 2007-2009

algunos ejemplos reales de beneficios de una adecuada gestión documental

primer caso Colegio Profesional que cuenta con un archivo físico con los datos de las

personas colegiadas. Se realizan 10 consultas al día con un promedio de 10 min la consulta, durante 220 días al año. Se procede a digitalizar los expedientes de los colegiados, con un coste de 4.300€. Tras la digitalización (4300 €) el tiempo de consulta es de 2 min.

El beneficio conseguido es el siguiente:– Tiempo anual de consultas antes de la digitalización = 22.000 min = 367 horas– Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 4.400 min

= 74 horas

AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN= 293 HORAS ANUALES

segundo caso Despacho de abogados formado por cuatro socios que no cuenta con una

base de datos de los expedientes de clientes que gestiona. Realizan una media de 60 consultas diarias con un promedio de 10 min de búsqueda y consulta por expediente. Se procede a catalogar los expedientes e introducirlos en una base de datos. Tras la catalogación el tiempo de consulta es de 2 min.

El beneficio conseguido es el siguiente:– Tiempo anual de consultas antes de la catalogación = 132.000 min

= 2.200 horas– Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 26.400 min = 440 horas

AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN= 1.760 HORAS ANUALES

tercer caso Clínica dental donde trabajan cinco profesionales. Realizan una media

de 10 consultas diarias con un promedio de 6 min de búsqueda por expediente, siendo frecuente el extravío de documentación por falta de orden (unos 6 documentos mensuales, que requieren una media de 20 minutos cada uno para su localización). Se procede a su ordenación.

El beneficio conseguido es el siguiente:– Tiempo anual dedicado a búsquedas = 250 horas– Tiempo anual dedicado a extravíos = 24 horas– Coste de administración = 14 euros/hora

AHORRO DE COSTE DERIVADO DE LA IMPLANTACIÓN DEUN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

=3.836 EUROS ANUALES

cuarto caso Agencia de publicidad y comunicación que genera mensualmente una

media de 600 expedientes, soportándolos en papel y archivándolos físicamente. Se realiza una selección de los documentos a guardar, expurgándose el resto con criterios de seguridad de la información y se elabora un manual de buen uso para la reducción del papel y espacio utilizados.

El beneficio conseguido es el siguiente:– Volumen anual de documentación archivada en papel antes de la

implantación de un sistema de gestión documental = 600 expedientes x 10 hojas por expediente x 12 meses = 72.000 hojas

– Ahorro de papel y espacio tras implantación = 70%

AHORRO ANUAL DE PAPEL Y ESPACIO DE ARCHIVO= 102 PAQUETES DE FOLIOS Y 24 METROS LINEALES

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