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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. El manual como medio de comunicación

2. Objetivos de los manuales 3. Posibilidades y limitaciones de los

manuales administrativos.4. Clasificación de los manuales.5. Planeación y elaboración de

manuales.6. El proceso de elaboración.7. El proceso de actualización

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INTRODUCCION.

La ciencia administrativa ha desarrollado un gran número de técnicas que coadyuvan a lograr una adecuada sistematización, tanto del nivel estratégico, del administrativo y del operativo.Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.

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MANUAL ADMINISTRATIVO

“Significa un folleto, libro, capeta, etc., donde se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". "El Manual presenta sistemas y técnicas específicas. “Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo."

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El objetivo de los manuales administrativos es el de instruir al personal, acerca de: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para una mayor eficiencia en el trabajo. Los manuales administrativos deben reservarse para información de carácter estable referida a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos técnicos, etc.El manuales es auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organización y las políticas, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo para el que está trabajando pueda dársele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales.

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EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACION

Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones.Muestra a cada uno de los empleados cómo encaja su puesto en el total de la organización.Indica la manera en que el empleado puede contribuir tanto al logro de los objetivos, como al establecimiento de buenas relaciones con otros empleados de la empresa.

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Los manuales evitarán a los jefes de tener que repetir informaciones, instrucciones, procesos. El entrenamiento de personal recién llegado se aumenta y facilita porque el manual les proporciona la información que necesita en forma sistematizada.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALESDe acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

1. Instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.

2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

5. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

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POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

POSIBILIDADES LIMITACIONES Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo Son instrumentos útiles en la capacitación del personal Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad. Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

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CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Existen dos tipos de manuales uno por su contenido y otro por su función especifica.Por su contenido se dividen en:

1. Manual de historia2. Manual de organización3. Manual de políticas.4. Manual de procedimientos.5. Manual de contenido múltiple6. Manual de adiestramiento o instructivo7. Manual técnico

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Por su función especifica se dividen en:

1. Manual de producción2. Manual de compras3. Manual de ventas4. Manual de finanzas5. Manual de contabilidad6. Manual de crédito y cobranza7. Manual de personal8. Manuales generales

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Las principales categorías del manual son:

1. Organización. Este manual explica con detalle la estructura de organización de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ejecutivos y departamentos. Las gráficas de organización, las de descripción de trabajo, generalmente constituyen el contenido de este manual.2. Procedimientos. El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas. Típico de éstos es el de la mecanógrafa, las instrucciones para usar el equipo y los manuales que señalan el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

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PLANEACION Y ELABORACION DE MANUALES

Es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente.

Para la creación de un manual, es importante crear un departamento centralizado que se encargue de la racionalización administrativa, tal unidad orgánica es conocida con las denominaciones siguientes: organización y método, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeación y organización.

Cuando no hay dentro de la empresa una unidad orgánica para este tipo de trabajo por motivos presupuestales, la opción es disponer de los servicios profesionales de un despacho de consultores externos, que se encargarán de realizar este tipo de trabajo técnico.

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La preparación de un plan está basada en dos motivos importantes:

1. El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.2. El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular,

de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización.

Una planeación, permite determinar con ciertas facilidades lo que en el futuro se deberá hacer, quién deberá hacerlo, cuándo, dónde y cómo.

PROGRAMACION DEL PLAN

Existen dos técnicas de programación aplicables para la elaboración de manuales, las gráficas de PERT y CPM. Estas técnicas dan buen resultado por separado pero son más eficaces cuando se combinan.

Las siglas PERT significa técnica de evaluación y revisión de programa, las siglas CPM significan método de camino critico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos.

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PRESUPUESTO

La formulación de un presupuesto es el paso final en la planeación del manual. Si la planeación se hizo con esmero, el presupuesto debe ser totalmente congruente. Cuando se solicite las estimaciones de tiempo par cada etapa del proceso de elaboración, solicite también una estimación de costos y cuánto tiempo tendrá efecto tal estimación.

Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema principal, sobre todo si es la primera vez que se elaboran manuales, será necesario incluir todos los costos pertinentes, para apoyar esta labor.

Hay que tomar en cuenta en el presupuesto las actividades, ya que es necesario hacerlas y son también un costo. Si no se le presupuesta desde ahora, es frecuente que más tarde no se permita tal gasto. Cuando se tenga que presentar un presupuesto de manualización ante la gerencia, incluya la gráfica PERT. Para que el funcionario responsable vea con claridad cómo cada costo se relaciona con el proceso su, elaboración y por qué son necesarios.

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EL PROCESO DE ELABORACION

En la elaboración de los manuales administrativos, no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias en la práctica, con variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos.

Para el proceso de elaboración existen los siguientes pasos:1. ·         Recopilación de la información2. ·         Procesamiento de la información3. ·         Redacción4. ·         Elaboración de gráficas5. ·         Formato y composición6. ·         Revisión y aprobación7. ·         Distribución y control 

Los métodos para recolectar información son:

1. ·         Investigación documental2. ·         Observación3. ·         Cuestionarios4. ·         Entrevistas

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PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION

Después de reunir todos los datos, el paso siguiente es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual.

Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. También es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las áreas que van a ser incluidas en el manual.

REDACCION

Es conveniente que un especialista en corrección de estilo se encargue de revisar la versión final de los manuales, en el objeto de garantizar que la forma de redacción de los mismos sea la más adecuada para los propósitos que se persiguen, y no perder mucho tiempo en aspectos de forma o redacción.

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ELABORACION DE GRAFICAS

Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacio y formas. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y conocidas en el medio, uniformado su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.

FORMATO Y COMPOSICION

El formato de los manuales administrativos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forman parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponible.

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REVISION Y APROBACION

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.

Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles.

La aprobación. Posterior a la revisión del proyecto del manual deberá someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución.

La aprobación en la practica se hace de dos maneras:1. Que la aprobación aparezca en la parte inferior de cada hoja.2. Que la aprobación aparezcan en una sola hoja, y ésta se coloque al

principio del manual, después de la identificación.

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DISTRIBUCION Y CONTROL

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativos que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

Las revisiones periódicas de los manuales es una forma de motivar a los usuarios de los manuales, ya que estos indicarán claramente que tienen una responsabilidad de mantener el manual actualizado y se dan cuenta del interés que tiene el responsable.

EL PROCESO DE ACTUALIZACION

En la mayoría de las organizaciones, se presentan cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se hace mejoras en los trabajos cotidianos, que presentan bastante importancia, deberán reflejarse rápidamente en el manual de organización o de procedimientos, aunque sea necesario volver a redactar o suplementar el documento relativo a la interpretación de la estructura organizacional y la estructura de la empresa.

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CONCLUSIONES1. Un manual es una guía que permite encaminar en la dirección

adecuada los esfuerzos del personal operativo. De este concepto deducimos que el manual es un instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los empleados.

2. Uno de los propósitos fundamentales de los manuales administrativos es, instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc.

3. Los manuales administrativos pueden clasificarse de acuerdo a dos aspectos: por su contenido y por su función específica.

4. La elaboración de manuales administrativos requieren de un proceso de planeación, para identificar por anticipado qué medios y que fases sean necesarias para su preparación sistemática.

5. Desde el momento que un manual comienza a ser utilizado debe controlarse continuamente en qué medida cumple los objetivos para los cuales ha sido creado. Asimismo deberán considerarse las medidas tendentes a mantener actualizados los manuales administrativos.

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FIN