MS Project

AGENDAn Introduccin

Microsoft Project

Diagrama Gantt

n Crear Proyecto (Ejemplo)

Calendario

Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas)

Diagrama Gantt

Asignacin de recursos

Personalizacin del proyecto

INTRODUCCION

QUE ES MICROSOFT

PROJECT?

Es una herramienta

que permite planear

sistemticamente las

fases y tareas de un

proyecto

MS PROJECT LE PERMITIR:

n Organizar la lista de actividades en unaestructura jerrquica.

n Asignar recursos y costos a las diferentesactividades.

n Obtener la grfica de red del proyecto.

n Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

n Calcular el tiempo necesario para completar elproyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, haydaos lquidos, pero si se presenta una excusa no habrcargos en contra.

n Tiempo de las actividades: De que me sirve sabercuando voy a empezar?, es importante conocer esto,para poder tener los recursos disponibles (materiales,mano de obra y equipo).

n Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que elresponsable podr conocer cuanto le afecta el proyectoen costos y en das si ocurre un cambio de unaactividad.

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTO

Haga un click en

View>>View Bar

1

Aparece la barra de

Herramientas en la

parte izquierda de la

pantalla

2

OPCIONES DE VISUALIZACION

Una vista es un formato en donde se puede

introducir y visualizar informacin de un

proyecto. La vista por defecto es el diagrama

de Gantt

Barra de vistas

DIAGRAMA DE GANTT

n Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt

Creador Henry L. Gantt

Es una ayuda grfica creada para poder organizar las

actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

n Las actividades de un proyecto son aquellostrabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:

n Especficas y no generales, es decir buscar eldetalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICO

n Titulo: Preparacin del Seminario de Microsoft Project

n Calendario:

Calendario Horas

Domingo Horas no laborables

Lunes-Viernes 8:00AM-5:00 PM

Sbado Horas no laborables

INFORMACIN PREVIA1. Ttulo de su proyecto

2. Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acdemico, sbados y domingos)

3. Lista de tareas principales

4. Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal)

5. Determinar la duracin de cada tarea y subtarea.

Preparar Informacin Bsica (Conocimientos, otras presentaciones,

etc.)

Realizar Presentacin en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realizacin del seminario

1 2

4

7 8

Bsqueda del SitioConfirmacin del sitio

Determinar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitacin al personal

administrativo.

RRRRRRRRRRRRRRRRR6 5

Preparar ejemplo en Microsoft ProjectBorradorDisear la presentacin

3

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIO

Indicaciones sobre el seminario

Preparar Informacin Bsica

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.

Realizar Presentacin en Power Point

Buscar un ejemplo de aplicacin

Realizar la presentacin en borrador

Disear la presentacin

Imprimir Handouts y Fotocopias

Realizacin del seminario

PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto

Tarea Principal

Tareas secundariasBsqueda del Sitio

TAREAS Y SUBTAREAS

Confirmacin del sitio

Determinar Fecha, Hora y Lugar

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO

Ingrese el ttulo de su proyecto

y defina el responsable o el autor

Click en File1

2

DEFINICIN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

Click en Project

Marque el primer renglnEscriba el nombre

de su proyecto en

Name

1

2

3

Seleccione la fecha de

inicio y de finalizacin

del proyecto

4

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIO

Click en Calendar. Modifique los

parmetros necesarios como la hora

de entrada y salida, etc.

Click en Tools>>Options1 2

Tools Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Asgnele un nombre a su

proyecto (Primer rengln) si

no lo hizo en los pasos

anteriores.

A1

Liste todas las tareas y

subtareas necesarias de su

proyecto, sin preocuparse

por la duracin de cada

tarea.

L2

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Seleccione todas las filas y

haga click en la fecha verde

(Indent) que va en direccin

derecha. Aqu le esta diciendo

al programa cuales son las

tareas de su proyecto:

Preparacin de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS

Agrupe las tareas por fases.

Seleccione las subtareas

bajo el nombre de la tarea y

utilice los iconos de

esquema (Indent)

aumentando la sangra para

que queden dentro de el

grupo que usted requiere.

Iconos el esquema

Subtareas

Tarea

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS

n Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o

mostrar las subtareas haciendo click en los iconos

iconos de la tarea principal1

2

TRANSLADAR UNA TAREA

Click en el nmero de

la tarea

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC1

Presione el botn

izquierdo del mouse y

arrastre la tarea hasta

que quede en nueva

posicin.

PPPPPrePPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPr

2

Suelte el mouse3

INSERTAR UNA NUEVA TAREA

Click derecho en el

nmero de la fila

(ROW) de la tarea,

donde va a insertar la

nueva

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC1

Click en la opcin

Nueva tarea (New

Task)

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC2

COMO ELIMINAR UNA TAREA

Click derecho en el

nmero de la fila de la

tarea que va a eliminar

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC1

Click en la opcin

eliminar tarea Delete

Task


CREAR UNA NOTA A UNA TAREA

n Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar

a recordar como se ha diseado la planificacin:

Seleccione la tarea a la

que le va a crear la

nota

SSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS1

Click en el icono Notas

de tareas Task

Information

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)

Click en el cuadro

notas


Escriba la nota correspondiente

y cuando termine Click en OK

EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE4

Cada vez que se pase el

cursor sobre la tarea se

observar el contenido de la

nota


NUMERACION DE TAREASClick en el men Tools y

click en options

En el rea opciones de esquema,

seleccione la casilla de verificacin

Show Outline number y click en OK

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC1

E3

Click en la ficha viewCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC2

TAREAS PREDECESORASn Ingrese los nmeros de las tareas predecesoras en

la columna Predecesors

DURACIN DE LAS TAREAS1 Ir a la vista Diagrama de Gantt2.En la columna de duracin de cada tarea establezca la duracin, la cual puede

ser en das, horas, etc.

3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogacin al finaldel nmero que ingres.

4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT

n Al introducir la duracin observar que a la derecha va

modicando Diagrama de la derecha de la pantalla

(Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.

Haga doble click en la escala.

Escala

Cambie la escala

mayor y la menor

segn el tiempo que

requiera: Semanas,

dias, aos, etc.

1

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC2

Abriendo la hoja de Recursos

Hoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursos

n Resource name

Nombre del recurso

n Type

Especifica si es recuso material o humano

n Material label

Unidad de medida. (solo en recursos materiales)

n Initials

Iniciales para el recurso


n GroupAsigna recursos con caractersticas similares, a un grupo especfico.

n Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

n Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

n Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada.

n Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.


n Resource name

Nombre del recurso

n Type

Especifica si es recuso material o humano

n Material label

Unidad de medida. (solo en recursos materiales)

n Initials

Iniciales para el recurso


n Accrue At. Especifica cuando MsProject cargar los costos de los recursos al proyecto.

n Base Calendar. Especifica el calendario base que usar el recurso.

n Code. Abreviacin para alguna busqueda

Calendario de Recursos

Asignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADOCreacin de un encabezado:

Click en File y entre en la

opcin PAGE SETUP

Click en la parte de

encabezado HEADER

Seleccione la seccin donde

quiere que aparezca el

encabezado (izquierdo,

derecho, centro)

1

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)Pulse la fecha hacia abajo

de la opcin GENERAL y

seleccione el elemento a

agregar

Click en agregar, si lo desea

puede escribir un texto o

puede elegir otra seccin

Click en OK

2

CREAR UN PIE DE PGINA

n Click en File y entre en laopcin PAGE SETUP

n Click en la parte de pie depagina FOOTER

n Seleccione la seccin dondedesee que aparezca el pie depgina (izquierda, centro oderecha)

n Pulse la fecha hacia abajo dela opcin nmero de pagina yseleccione el elemento aagregar

n Click en ADD, si lo deseapuede escribir un texto oelegir otra seccin

n Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION

n Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN (2)

n En la pantalla haga click en el icono mltiples pginas

n Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la

escala (mrgenes)

n Una vez que este satisfecha con la vista preliminar

haga clic en imprimir PRINT

Ver una Pgina

Ver varias pginas

CREACION DE INFORMES

Haga en el men

View >> Reports

Haba Click sobre la categora

que desee y luego en el botn

Select (Project tiene 25

informes predefinidos)

1

2

CREACION DE INFORMES (2)n A continuacin se abrir la ventana de vista preliminar VIEWPREVIEW

n Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informecompleto

n Si est satisfecho con el formato pulse el icono de PRINT

Overview Current Activities

Custom

MS Project

Documents

Transcript of MS Project