Monitoreo y Evaluacion de Proyectos

7/29/2019 Monitoreo y Evaluacion de Proyectos

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Material elaborado por Walter Hillermann para el diplomado de Gestin de Proyectos 1

Mdulo 4: MTODOS DE PLANIFICACIN, MONITOREO Y EVALUACIN DEPROYECTOS DE DESARROLLO SOCIAL.

Viernes 1 de septiembre de 2012.

MDULO N 4

El Sistema de Planificacin, Monitoreo y Evaluacin.

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4Diseo de

herramientasRecoleccin y procesamiento

de informacin.Anlisis de

informacinPropuesta de

ajustes y cambios.

Identificacin deindicadores

Instrumentalizacin

(formatos) y

Metodologa.

Elaboracin de Lnea de Base.Elaboracin de bases de datos.Recoleccin de informacin encampo

Informatizacin yanlisis(herramientainformtica,tabulacin einterpretacin).

Socializacin yretroalimentacin

AuxiliarMPML

Objetivo Especfico

Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3

A3A2A1 A4 A5 A6

Objetivo General

MONITOR

EO

COMPON

ENTES

MPML

EVALUA

CIN


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PASO 1.

1.1. Identificacin de indicadores.

Ya se hizo en el taller anterior. Los indicadores se obtuvieron de la Matriz de Planificacin del MarcoLgico, de la columna Indicadores Objetivamente Verificables. Se incluyeron en el cuadroAplicacinde medicin de evolucin de indicadores a instrumentos de monitoreo y evaluacin. Matriz

Evaluacin Objetivo Especfico, que aparece un poco arriba.

1.2. Instrumentalizacin.

En este paso vamos a pasar a disear instrumentos que nos van a servir para controlar elcumplimiento de las metas que los indicadores piden. Recordemos su definicin:

Instrumentos: herramientas que permiten recoleccin de informacin cuantitativa y cualitativanecesaria para la medicin de los indicadores seleccionados. En otras palabras son los formatos comoboletas, encuestas, cuestionarios, etc., que vamos a utilizar para registrar con objetividad el alcance delos indicadores. Esos papeles deben recolectar slo la informacin relacionada con el proyecto paraque no se transformen en estudios tan extensos que finalmente no sean de utilidad alguna.

Paso 2


Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Diseo deherramientas

Recoleccin y procesamientode informacin.

Anlisis deinformacin

Propuesta deajustes ycambios.

Identificacin deindicadoresInstrumentalizacin(formatos) yMetodologa.

Elaboracin de Lnea de Base.

Elaboracin de bases de datos.

Recoleccin de informacin en

campo

Informatizacin yanlisis (herramientainformtica,tabulacin einterpretacin).

Socializacin yretroalimentacin

Auxiliar

MPML

2.1. Elaboracin de Lnea de Base.

Lnea de base: instrumento que permite identificar, conocer y describir la situacin presente dealgo que deseamos cambiar. La lnea de base es como la fotografa que tomamos hoy paraverificar los cambios que se darn en el futuro.

La lnea de base o lnea basal o estudio de base es la primera medicin de los indicadorescontemplados en el diseo de un proyecto de desarrollo social y, en general, de todo proyecto de


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investigacin cientfica al momento de iniciarse las acciones planificadas, es decir, establece el 'puntode partida' del proyecto o intervencin.

La lnea de base debe realizarse cuando ste se inicia; de lo contrario, no se contar con datos que

permitan establecer comparaciones posteriores e indagar por los cambios ocurridos conforme elproyecto se vaya implementando. Asimismo, de no realizarse se hacen menos confiables lasposteriores evaluaciones de resultados y/o de impacto de un proyecto de desarrollo.

El resultado de la lnea base se expresa en un informe que describe la situacin del problemaidentificado antes de la intervencin del proyecto y la informacin elaborada se conoce como aobase, punto de referencia o ao cero.

La lnea de base permite:

1. Establecer la situacin inicial del escenario en que se va a implementar un proyecto.2. Servir como un punto de comparacin para que en futuras evaluaciones se pueda determinar

qu tanto se ha logrado alcanzar los objetivos.3. Corroborar los datos obtenidos en el diagnstico y los estudios de factibilidad previos que

dieron origen a la formulacin del proyecto.4. Caracterizar en forma ms precisa a la poblacin objetivo del proyecto o intervencin, y con

ello incluso se podra reformular los objetivos con miras a ganar mayor pertinencia, eficacia,eficiencia y sostenibilidad potencial.

5. Realizar una planificacin bien concebida para la ejecucin del proyecto.Aunque la lnea de base tiene un carcter eminentemente cuantitativo, en su realizacin se recurre amtodos cuantitativos y cualitativos con la finalidad de optimizar la calidad de los hallazgos. Pero

tambin cabe precisar que en ocasiones no es necesario realizar un estudio de campo debido a quela informacin necesaria para establecer el ao cero puede ser obtenida de fuentes secundarias..

En general, cualquier forma de evaluacin de proyectos se basa en los conceptos y procedimientosde la metodologa de la investigacin cientfica, sin embargo cabe precisar que cuando se efectauna evaluacin de proyectos de tipo de resultado o de impacto es necesario asumir un diseoespecfico de investigacin.

La lnea de base es la fotografa que tomamos para verificar los cambios que se darn en el futuro.

2.2. Elaboracin de bases de datos.

Base de datos

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada BB.DD.) es un conjunto de datospertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En laactualidad, y debido al desarrollo tecnolgico, la mayora de las bases de datos estn en formatodigital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.


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Tipos de bases de datos: Segn la variabilidad de los datos almacenados:

Bases de datos estticas

stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datoshistricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjuntode datos a travs del tiempo.

Bases de datos dinmicas

Bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendooperaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operacionesfundamentales de consulta.

Elaboracin de una base de datos.

Tal como hemos visto, una base de datos puede elaborarse utilizando varios medios:

1. Tan sencillos como una libreta o un cuaderno.2. Tan complicadas como sistemas informticos especializados en red.

Recordemos que las bases de datos son un medio para alcanzar o ayudar a alcanzar un fin. Algunasrecomendaciones:

1. La base de datos debe responder a los indicadores principales del proyecto. Dado que lasboletas han sido diseadas para cumplir con los indicadores, entonces si usamos lainformacin contenida en aquellas, la base de datos va a ser coherente.

2. Debe existir relacin entre la lnea de base y la base de datos, de modo que se puedarelacionar la primera con los resultados obtenidos por el proyecto.

3. Debe haber una secuencia ordenada de toma de informacin: cada semana, cada mes, cadatrimestre, cada semestre, cada ao

4. El instrumento utilizado debera ser el mismo a lo largo de todo el proyecto y si hubiesemodificaciones, deberan ser las menos. Por ello, es fundamental que al inicio de laejecucin del proyecto o poco antes del mismo se trabaje cuidadosamente en la elaboracinde aquel.

5. El diseo, sistematizacin y recoleccin (y posterior interpretacin) de la informacin debeasumirse con seriedad como la ejecucin del proyecto y su administracin.

6. El proceso debe ser participativo, de modo que haya transparencia en el proceso y se evite laintroduccin de sesgos.

7. El proceso requiere capacitar a los que van a intervenir en l.

MDULO N 4



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Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4Diseo de

herramientasRecoleccin y procesamiento

de informacin.Anlisis de

informacinPropuesta de ajustes

y cambios.

Identificacin de

indicadores

Instrumentalizacin

(formatos) y

Metodologa.

Elaboracin de Lnea de Base.

Elaboracin de bases de

datos.

Recoleccin de informacin

en campo

Informatizacin y

anlisis

(herramienta

informtica,

tabulacin e

interpretacin).

Socializacin y

retroalimentacin

AuxiliarMPML

ANLISIS E INTERPRETACIN DE DATOS.

Anlisis e interpretacin son el resultado del trabajo de recoleccin de datos. Los datos no hablanpor s mismos. Revelan lo que el analista puede detectar. Qu pasos se pueden llevar para elanlisis e interpretacin?

Paso 1. Contar con informacin en tablas y grficas. Eso se llama sentir los datos.

Paso 2. Verificar la calidad de tablas y grficas y si las mismas responden a las preguntas que lesdieron origen. Una tabla refleja informacin detallada de los resultados. Pero tambin debecontener un resumen de la informacin.

Paso 3. En base a tablas y grficas podemos interpretar objetivamente los datos obtenidos en la

fase de recoleccin. Con esa informacin procedemos a efectuar el documento de informe.

Socializacin y retroalimentacin del informe.

Retroalimentacin

Tambin conocida como Realimentacin, la retroalimentacin (feedback), es el hecho quecuando se transmite un mensaje, el receptor del mismo responda al emisor de modo que surespuesta constituya un nuevo mensaje de retorno.

La retroalimentacin es el proceso que permite a la fuente o emisor ajustar su mensaje a losrequerimientos del receptor. Consiste en respuestas, tanto verbales como no verbales, quemanifiesta el receptor hacia el mensaje de la fuente. Es importante saber no slo darretroalimentacin, sino tambin recibirla. Para que la retroalimentacin cumpla con su propsito,es indispensable saber escuchar.

Or no es lo mismo que escuchar. Or es la conversin de una operacin mecnica de los impulsosde los nervios que estimulan el cerebro. Cuando se escucha, esos estmulos tienen que serinterpretados o decodificados y reconstruidos con un significado. Escuchar eficazmente requiere


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que pongamos atencin y nos concentremos en el mensaje verbal. Algunas recomendacionespara escuchar, son:

1. Observar la disposicin del receptor.2. Describir y no interpretar. La retroalimentacin deber reportar los hechos y no las ideas

personales sobre los hechos. Si la otra persona solicita la interpretacin, hay que darla.3. Proporcionar retroalimentacin inmediatamente.4. Proporcionar retroalimentacin en el lugar y tiempo adecuados.5. Proporcionar retroalimentacin que aporte nuevas ideas. No caer en la repeticin

interminable.6. Proporcionar retroalimentacin sobre lo que se pueda cambiar.7. Aunque la retroalimentacin debe dar lugar al cambio, no se puede exigir el cambio a

partir de ella. El cambio debe ser voluntario.8. No sobrecargar al receptor con observaciones.9. La retroalimentacin debe utilizarse para ayudar.10.Comprobar que se ha retroalimentado o escuchado con claridad. Esto es, recapitular.

Socializacin o sociabilizacin.

Es el proceso a travs del cual los individuos aprenden e interiorizan las normas y los valores deuna determinada sociedad y cultura especfica. Este aprendizaje les permite obtener lascapacidades necesarias para desempearse con xito en la interaccin social. Es la toma deconciencia de la estructura social que rodea a una persona.

Principales caractersticas de la socializacin:

1. Capacidad de relacionarse con los dems. El ser humano no se realiza en solitario, sino enmedio de otros individuos de su misma especie. El que una persona inhiba socializarsecon otros, restringe su humanizacin.

2. Es una adaptacin a las instituciones. De modo que la persona no desentona gravementecon su comunidad. Las relaciones conflictivas de los miembros de la sociedad, ocasionancrisis de socializacin.

3. Es una insercin social. Se introduce al individuo en el grupo y le convierte en unmiembro del colectivo.

4. Es convivencia con los dems. La cual cumple con el objetivo de llenar las necesidadesfundamentales de afecto, proteccin, ayuda, etc.

5. Coopera al proceso de personalizacin. Contribuye a construir la personalidad social enel desempeo de los roles asumidos dentro del grupo.

6. Es aprendizaje. Se alcanza la socialidad o sea la sana relacin con los dems. Elloestablece un proceso donde se aprende y se forma criterio, escuchando lo que otros dicen.

7. Es interiorizacin de normas, costumbres, valores y pautas.La socializacin es un complemento de la educacin, ya que sta no debe limitarse a desarrollar alindividuo. La educacin crea en la persona un ser nuevo, pero su complemento est en suadecuada relacin con los dems. De modo que no puede dejarse de lado la importancia de quemediante educacin y socializacin, se construya un SER SOCIAL en cada uno de nosotros.


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Es mediante ese proceso adecuadamente llevado, que se logra constituir valores socialeso seaaquel conjunto de valores sin los cuales no puede subsistir la sociedad.

La educacin ocupacional, efectuada dentro de la empresa o sufragada por ella, lleva implcita la

mejora o correccin de la socializacin. El trabajo mismo bien conducido, educa y socializa. Elproceso socializador no es perfecto, si no se capacita al individuo para adaptarse al medio laboralfuturo. La socializacin laboral es un requisito de toda buena educacin y una conciencia de laciencia del trabajo.

Socializacin y Retroalimentacin de informes.

Este taller lo hemos desarrollado bajo la modalidad de lo que se conoce como Evaluacinformativa, cuya finalidad primordial, es el aprendizaje de los involucrados en el proceso y el ajusteadecuado de la accin en base a las lecciones aprendidas de aquel. Algunos elementos de lasocializacin, son los siguientes:

Toda evaluacin (formativa), debe estar encaminada a tener continuidad dentro de unproceso de Mejora Continua.

Por lo tanto, la evaluacin debe tener un carcter correctivo ms que represivo, aunque loanterior no descarta que hechos graves tengan que ser reprendidos segn corresponda,sobre todo cuando existe una evidente mal intencin o negligencia.

La evaluacin debe tener un carcter participativo, lo que incluye participacin de losdistintos niveles institucionales como de los beneficiarios, tanto en el momento de induccina la evaluacin como a la presentacin de la informacin final, preferentemente bajo unamodalidad de socializacin.

Existen motivaciones institucionales que son bsicas y que son un resultado indirecto de laevaluacin: el aprendizaje, el empoderamiento, el fortalecimiento del equipo, elinvolucramiento de los participantes en un proceso sistemtico de recoleccin, anlisis ydevolucin de la informacin.

Necesariamente, la socializacin y retroalimentacin corresponden a la mitad de un hecho.La otra mitad, corresponde a los ajustes. No es suficiente el hecho de reunirnos y conocer lainformacin. Se necesita de acciones posteriores.

Ajustes

En trminos de ejecucin de proyectos con responsabilidad institucional, es fundamental efectuarajustes cuando se han encontrado diferencias entre lo previsto y lo alcanzado. Esto aplica tanto a la

ejecucin del plan operativo como del presupuesto del proyecto. La palabra ajustar significa poneruna cosa en tal modo que encaje con otra. Cuando ajustamos en evaluacin de proyectos, lo quetratamos es de poner en sintona las metas con los logros y si stos son muy bajos, efectuar lascorrecciones necesarias para tratar de alcanzar aquellas. Hay ciertos requisitos para ajustar:

1. Tomar en cuenta si las diferencias son significativas.2. Si ajustamos la cantidad debemos ajustar tambin la calidad. No podemos buscar alcanzar

un logro cuantitativamente mayor si con ello afectamos significativamente la calidad.3. Relacionar el hecho de ajustar con nuestro presupuesto.4. El hecho de ajustar, nos lleva necesariamente a efectuar una nueva planificacin.


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5. Efectuar ajustes, implica socializar y retroalimentar con el donante, quien debe pronunciarsesobre los mismos y con el personal del proyecto.

MONITOREO

Monitoreo: sistema de permanente elaboracin, recopilacin y anlisis de datos e informacin

durante la ejecucin de un proyecto. Es la validacin continua, tanto de las actividades de un

proyecto como del uso de los insumos en beneficio de la poblacin meta.

El monitoreo permite conocer mejor los logros alcanzados por el proyecto. Brinda la oportunidad

de reflexionar sobre las acciones realizadas en el marco de la ejecucin del proyecto y extraer

enseanzas sobre las estrategias llevadas adelante y los mtodos y prcticas utilizados.

Contribuye al desarrollo organizacional y a la mejora de capacidades de las organizaciones.

El monitoreo puede abarcar todo lo comprendido en el proyecto: objetivos, resultados,actividades, procedimientos, insumos y procesos generados durante la ejecucin. En la

actualidad ya no es vlido hacer un seguimiento slo de las actividades. Lo que se pretende con el

monitoreo se puede analizar en el siguiente esquema:

Punto de medicin Lo que se mide Descripcin

Resultados Esfuerzo Actividades realizadas

Objetivo del proyecto EfectoBeneficios inmediatos logrados por losbeneficiarios a travs de la utilizacin de losresultados del proyecto.

Objetivo de desarrollo ImpactoCambios sostenibles alcanzados en la situacin delos beneficiarios.

Proceso de Monitoreo1:

1Centro Cooperativo Sueco. Planificacin, Monitoreo y Evaluacin.

Diseo de

herramientas. Recoleccin y

procesamiento

informacin. Anlisis de

informacinPropuestas de

ajustes y cambios


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EVALUACIN

Evaluacin: apreciacin peridica de la relevancia, comportamiento, eficiencia e impacto de un

proyecto en relacin a sus objetivos. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y sugrado de realizacin, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad.

La gran mayora de proyectos son de corta o mediana duracin y por lo tanto muchas veces es

imposible probar, durante el periodo de vida del proyecto, que los cambios producidos son

sostenibles a largo plazo. Muchos consideran que el impacto de un proyecto solo es posible

obtenerlo varios aos despus de terminado el proyecto. En la actualidad, se consideran cinco

componentes bsicos para efectuar la evaluacin:

Pertinencia. Eficacia. Eficiencia. Impacto. Viabilidad.

Pertinencia es la adecuacin de una intervencin de desarrollo con respecto a las prioridades de

las distintas entidades y colectivos implicados en su puesta en marcha.2

Eficacia es una indagacin que pretende valorar las posibilidades de consecucin del objetivo

especfico del proyecto.

Se define la eficiencia como la determinacin de qu manera un proyecto hace uso de los

medios disponibles, cmo se realizan las actividades y de qu modo se alcanzan los resultadosprevistos.

Se hace referencia al impacto del proyecto, a los efectos de ste ms all del logro concreto de

su objetivo especfico. Los impactos constituyen las modificaciones de la realidad que, de alguna

manera, pueden ser imputadas al proyecto.

La realizacin de una evaluacin implica varias etapas, siendo las ms comunes:

Decisin de evaluar; Elaboracin de trminos de referencia; Seleccin y contratacin de evaluadores; Preparacin y planificacin; Realizacin de la evaluacin; Elaboracin del informe; Retroalimentacin.

2Gmez Galn, Manual y Hctor Sainz Ollero. El Ciclo del Proyecto de Cooperacin al Desarrollo. 2 Edicin. Madrid, CIDEAL, 1999.


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Material elaborado por Walter Hillermann para el diplomado de Gestin de Proyectos

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UNA IDEA DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA DE PERFIL DE PROYECTO

1. Cartula con informacin institucional.2. Resumen ejecutivo del proyecto.3. Objetivos.

a. Objetivo general.b. Objetivo especfico.

4. Justificacin.5. Breve descripcin del proyecto.6. Cronograma de actividades.7. Presupuesto del proyecto.

a. Cuadro resumen del presupuesto por partidas presupuestarias.b. Cuadro resumen del presupuesto por origen de fondos.

8. Anexos.a. Matriz de planificacin del marco lgico.b. Presupuesto analtico.c. Facturas proforma.d. Cartas de los beneficiarios del proyecto.e. Fotografas.

Referencias

Arambur, Carlos Eduardo (2001). Mtodos y tcnicas de investigacin social, Gerencia social.Diseo, monitoreo y evaluacin de proyectos sociales, Lima-Per: Universidad del Pacfico. ISBN 9972-603-32-6.

Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (1997). Evaluacin: Una herramienta de gestin paramejorar el desempeo de los proyectos, New York, USA: BID.

Bobadilla Daz, P., Del guila Rodrguez, L. y Morgan, M. de la L. (1998). Diseo y evaluacin deproyectos de desarrollo, Lima-Per: Pact-USAID.

Vsquez, E.; Arambur, C. E.; Figueroa, C. y Parodi, C. (2001). Gerencia social. Diseo, monitoreo y

evaluacin de proyectos sociales, Lima-Per: Universidad del Pacfico. ISBN 9972-603-32-6.

Concepto de Socializacin http://www.monografias.com/trabajos12/social/social.shtml docencia.udea.edu.co/edufisica/democracia/contenidos/educacin%20 Mc Entee, Eileen. Cumunicacin Oral para el Liderazgo en el Mundo Moderno. Mxico, Mc GrawHill.

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