Gestión de Proyectos

PROFESOR: GUSTAVO PEREZ

AYUDANTE: JUAN LUIS SANTIS V.

Monitoreo y Control

“Medir el progreso del desarrollo de un

programa por líneas de código, es como

medir el avance de la construcción de un

avión en toneladas.”

-Bill Gates

Monitoreo y Control

Si vas a medir, hazlo bien.

¿Podemos mejorar?

70% de los proyectos terminan fuera del presupuesto y no cumplen con el plazo.

52% de los proyectos terminan al 189% de su presupuesto inicial.

Y algunos nunca terminan.

Standish Group; 1998

¿Cómo controlamos nuestros proyectos?

¿Seguimiento al cronograma? ¿Seguimiento a la ejecución presupuestaria? ¿Seguimiento de Hitos?

¿Le suena conocido?

Estamos cumpliendo en plazo pero tenemos un sobrecosto.

Nos hemos ajustado al presupuesto, pero nuestro desempeño en tiempo es muy bajo.

Nos hemos ajustado al presupuesto, pero los expertos contratados no cumplen con las expectativas del trabajo.

¿Preguntas sin Respuesta?

¿Estamos atrasados/adelantados respecto a plan de trabajo?

¿Qué tan eficientemente estamos utilizando el tiempo?

¿Cuál es la fecha probable de finalización del proyecto?

¿Cómo vamos respecto al presupuesto?

¿Qué tan eficientemente estamos utilizando los recursos?

¿Cuánto es el costo probable del trabajo pendiente?

¿Cuánto es probable que nos cueste el proyecto?

¿Estaremos por debajo o por encima del presupuesto al finalizar?¿Cuanto?

¿Preguntas sin Respuesta?

Estas preguntas solo pueden ser respondidas utilizando la técnica de valor ganado, que evalúa el desempeño del proyecto de acuerdo con el trabajo completado, el tiempo consumido y el costo asumido.

¿Para qué nos sirve la respuesta?

Conocer el desempeño de manera integral de nuestros proyectos, nos permite tomar acciones correctivas cuando aún existe la posibilidad de cambiar el rumbo.

Cuando una tarea se termina, se “gana” su

valor

¿QUÉ ES VALOR GANADO?DEFINICIONES

Es un método para medir el desempeño de un proyecto, compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que realmente fue realizado para determinar si se desempeñó según lo previsto.

Una metodología empleada para medir y comunicar el progreso real de un proyecto tomando en cuenta el trabajo completado, el tiempo invertido y los costos incurridos en dicho trabajo.

Es una técnica de administración de proyectos que combina el desempeño en costo y en tiempo para responder a la pregunta: ¿Qué obtuvimos por el dinero que gastamos?

La suma de estimación de costos estimados por actividad o porción de actividades completadas durante un período de tiempo dado, usualmente al día.

¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR GANADO?PRIMEROS PASOS

1) Establece el WBS ó EDT para descomponer el proyecto en “piezas” adecuadas, asignando responsables.

2) Identifica las actividades que representen el proyecto.

3) Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas, pesos).

4) Calendariza las actividades en el tiempo.

5) Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definición, restricciones, objetivos, entre otros.

Un WBS establece que cada elemento de la estructura es responsabilidad de alguien.

El nivel inferior de un WBS deben ser las actividades del proyecto.

1. Establece el WBS2. Identifica las actividades3. Asigna los costos respectivos4. Calendariza las actividades5. Analiza la viabilidad del plan

¿CÓMO USAMOS EL VALOR GANADO? PASOS SIGUIENTES

6) Actualiza el calendario de trabajo (iniciadas, terminadas, duración restante).

7) Actualiza los costos de las actividades conforme ocurran.

8) Calcula el valor ganado del proyecto.

9) Analiza los resultados y repórtalos.

PVVALOR PLANEADO (PV)Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado.

EVBAC * % avance real

VALOR GANADO (EV)Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado.

AC

COSTO REAL (AC)Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.

VALOR GANADODEFINICIONES BÁSICAS

VALOR GANADO?DEFINICIONES BÁSICAS

BACPRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC)

El valor planificado total para el proyecto.Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

VALOR GANADOEJEMPLO

Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses.Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%.

PV= $7,200 (Valor planeado)EV= $4,806 (18,000*.267) (BAC * % avance real)AC= $5,600 (Costo real)

VALOR GANADODEFINICIONES BÁSICAS

CV

CV = EV – AC

VARIACIÓN DEL COSTO (CV)Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto.Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

SV

SV = EV – PV

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV)Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto.Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

VALOR GANADOEJEMPLO

VARIACIÓN DEL COSTO (CV)CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794)Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV)%CV = CV / EV

Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto.

%CV = ($794) / $4,806 = (0.165)Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV)SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV)%SV = SV / PV

Determina el retraso o adelanto del proyecto.

%SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332) Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%

VALOR GANADODEFINICIONES BÁSICAS

SPI

SPI = EV/PV

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA (SPI)Una medida de eficiencia en función del cronograma de un proyecto.

Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado

SPI = 1 EN TIEMPO

SPI > 1 ADELANTADO

SPI < 1 RETRASADO

CPI

CPI = EV/AC

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)Una medida de eficiencia en función de los costos.

Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo

CPI = 1 EN PRESUPUESTO

CPI > 1 DEBAJO DE PRESUPUESTO

CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

VALOR GANADOEJEMPLO

VARIACIÓN DEL COSTO (CV)CV = EV – AC

CV = $4,806 - $5,600 = ($794)Condición desfavorable

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV)SV = EV – PV

SV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)Condición desfavorable

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)CPI = EV / AC

CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85El proyecto está por encima del presupuesto

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TIEMPO (SPI)SPI = EV / PV

SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66El proyecto está retrasado

VALOR GANADODEFINICIONES BÁSICAS

ESTIMADO A LA CONCLUSIÓNEAC

El costo total previsto del proyecto (ESTIMATE AT COMPLETION)EAC = BAC / CPI

ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓN

ETC

El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto (ESTIMATE TO COMPLETE)

ETC = EAC – AC

VARIACIÓN AL TÉRMINO (VAC)VAC

Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del presupuesto.

VAC = BAC – EAC

TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAR

EACT

Cuando terminará el proyecto si la tendencia actual continua

EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)

ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINO (TCPI)

TCPI

Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo restante para llegar a un punto determinado del proyecto. Puede ser BAC o EAC.

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

VALOR GANADOEJEMPLO

ESTIMADO A LA CONCLUSIÓNEAC = BAC / CPI

EAC = 18,000 / 0.85 = $21,176.47El costo total del proyecto se estima en $21,176.47

ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓNETC = EAC – AC

ETC = 21,176.47 – 5,600= $15,576.47Aún faltan por gastar $15,576.47 en el proyecto.

TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAREACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)

EACT = (18,000/0.66) / (18,000/10) =15.15El tiempo total del proyecto continuando con la tendencia actual es de 15.15 meses.

VARIACIÓN AL TÉRMINO VAC = BAC – EAC

VAC = 18,000 – 21,176.47 = -$3,176.47Se deberán invertir $3,176.47 adicionales en el proyecto.

ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINOTCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

TCPI = (18,000–4,806) / (18,000–5,600) = 1.064 Para revertir la situación anterior se requiere una disciplina rigurosa para el resto del proyecto.

¿QUÉ ES VALOR GANADO?CARACTERÍSTICAS

VALOR GANADO

Alerta a los administradores de proyecto de riesgos potenciales de costo y tiempo

Provee de una línea documentada del

desempeño del proyecto

Provee a la administración con información útil a nivel ejecutiva

Provee información cuantitativa para la toma de decisiones

Se pueden predecir tendencias y desviaciones, y en su caso, tomar acciones correctivas.

Permite la estimación estadística de costos proyectada al término del proyecto

Es un proceso estándar repetible y consistente (elimina subjetividades).

Comunica el estado del proyecto a un momento dado

Provee indicadores tempranos para detectar problemas y oportunidades

Bibliografía

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002.Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

Project Management Institute. Practice Standard for Earned Value Management. 1st Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2004.

Rita Mulcahy, PMP. PMP Exam Prep, Sixth Edition: Rita's Course in a Book for Passing the PMP Exam. 6th Edit. RMC Publications, Inc: RMC,2009.