Access 2010

Nivel Básico

Modulo 21ª Parte: Introducción a Access y sus Conceptos Generales.

¿QUE ES BASE DE DATOS?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS PARA ACCESS?

En Access una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos:

•tablastablas•consultasconsultas•formularioformulario

ss•InformesInformes•macros macros •módulosmódulos

CONSIDERACIONES SOBRE DISEÑO DE BD

Es importante conocer exactamente Es importante conocer exactamente para para quéqué se quiere usar la base de datos, se quiere usar la base de datos, qué qué datosdatos son los que interesan de los que son los que interesan de los que existen en la realidad y existen en la realidad y qué información qué información se necesitará extraer. se necesitará extraer.

CONSIDERACIONES SOBRE DISEÑO DE BD

Luego, se Luego, se definen las Tablasdefinen las Tablas que compondrán la base de que compondrán la base de datos.datos.Dentro de cada tabla, se piensa Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán qué campos serán necesariosnecesarios. .

Conviene Conviene detenerse y definir detenerse y definir correctamente la correctamente la base de datos, ya base de datos, ya

que que un mal diseño un mal diseño hará que el sistema hará que el sistema

sea lento y los sea lento y los resultados no sean resultados no sean

los esperados. los esperados.

Las tres cosas básicas que debe Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos permitir un gestor de base de datos son:son:

• Introducir datosIntroducir datos• AlmacenarlosAlmacenarlos• Recuperarlos. Recuperarlos.

El gestor debe permitir:El gestor debe permitir: •Ordenar los datosOrdenar los datos•Realizar búsquedasRealizar búsquedas•Mostrar distintas vistas de los datosMostrar distintas vistas de los datos•Realizar cálculos sobre ellos y resumirlosRealizar cálculos sobre ellos y resumirlos•Generar informes a partir de ellos, Generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos. importarlos y exportarlos.

Tablas:

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros.

Consultas:

Operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas

Formularios:

Pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que tengan un acceso amigable a los datos y operaciones

Informes:

Formatos de presentación de los datos para generar copias impresas de la información registrada en la base de datos

MACROS Y MÓDULOS:

Segmentos de código en lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...) que permiten realizar operaciones complejas con los datos y objetos de la base de datos.

CREACION DE BASE DE DATOS

• El primer paso va a ser crear una base de datos vacía.

• Los datos de una base de datos no necesitan ser explícitamente guardados.

• Los datos están siempre almacenados en disco (Esto es únicamente aplicable a los datos)

• El fichero de una base de datos Access tiene extensión MDB (Microsoft Data Base).

TIPOS DE BASES DE DATOS

• A la forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional.

• Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida.

Modulo 22ª parte: Manejo de Tablas

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Tablas

• Una tabla es un conjunto de registros.

• Cada registro estará compuesto por una colección de campos

• Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar

• Cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan el dominio de los valores permitidos,

REGISTRO

• Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

CREACIÓN DE TABLAS

• Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar Access nos mostrará un formulario para la definición de los campos.

• Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre, un tipo y una descripción.

• Podremos volver a modificar la estructura de la tabla siempre que queramos con el modo de ver diseño.

• Si ya hay datos introducidos en la tabla, Access no permitirá modificar la definición de la tabla, o impondrá restricciones

Campos: tipos

• Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada

• Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada.

• Numérico: Un número entero o real.

• Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez.

• Moneda: Un número con formato monetario.

• Autonumérico: Se trata de un valor numérico que el sistema genera

• Si/no: Un valor lógico.

• Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación, vinculado mediante OLE: sonido, imagen, vídeo, gráfico...

• Hipervínculo: Un vínculo a un documento de Internet.

ATRIBUTOS DE LOS CAMPOS

Cada CAMPO dispone de atributos propios (precisión decimal, rango de valores, longitud de cadena, etc). Pero además existen una serie de atributos comunes:

Formato: define mediante una expresión el formato de los datos almacenados.

Máscara de entrada: Fuerza a que los datos se introduzcan en un formato adecuado.

Título: Es el título de la columna que aparecerá en el modo de ver datos

Valor predeterminado: Un valor que automáticamente introducirá Access en el campo si el usuario no indica otro.

Regla de validación: Una condición que debe cumplir el dato introducido para que sea

aceptado.

Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validación

CLAVE PRINCIPAL

Es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten y a través de los cuales se identifica de forma única al registro completo

Si no tenemos ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseño Access nos permitirá añadir un campo

INTRODUCCION DE DATOS

•El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo.

•Inicialmente la tabla estará vacía. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco, destinada a la inserción de nuevos registros.

INTERRELACIONES E INTEGRIDAD

La integridad referencial pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia

Para establecer las reglas de integridad referencial en Access debemos indicar qué campos de qué tablas están relacionados.

MÁSCARA DE ENTRADA Código Función0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos# Dígito o espacio. Introducción opcional. Las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signosL Letra (A-Z). Introducción obligatoria? Letra (A-Z). Introducción opcional.A Letra o dígito. Introducción obligatoriaa Letra o dígito. Introducción opcional& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoriaC Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora.< Convierte los caracteres en minúsculas> Convierte los caracteres en mayúsculas! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda\ Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un carácter literal

REGLA DE VALIDACIÓN

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

FORMULARIOS

• Los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena.

• Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

CONSULTAS

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.

• Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas.