Módulo_17
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Instituto Profesional de ChileComunicación y Liderazgo
MÓDULO DE APRENDIZAJE Nº 17 .-
Documentos formales.-
Integrando los elementos anteriormente estudiados, a continuación revisaremos los
principales documentos utilizados en la vida laboral. La mayoría de ellos son de
modalidad lógica.
Memorándum
Documento que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar,
instruir o informar. Es una comunicación de carácter breve, menos formal que una carta,
que se emite de funcionario a funcionario o de puesto a puesto. Su estructura está
normalizada en el caso de la empresa pública. En la empresa privada, en cambio, se rige
por la costumbre o norma de la empresa. Sea cual sea la disposición de los elementos,
siempre contempla los siguientes aspectos:
a) Membrete.
b) Palabra MEMORÁNDUM y número si corresponde.
c) Lugar y fecha de emisión.
d) DE; nombre y/o cargo del remitente.
e) A : nombre y/o cargo del receptor.
f) REF. o MAT. : síntesis del contenido, siempre en tercera persona gramatical.
g) Vocativo: opcional.
h) Texto.
i) Frase de despedida (no olvidar la coma)
j) Pie de firma.
k) Iniciales de responsabilidad
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Circular:
Documento utilizado para impartir instrucciones, comunicar normas o
informaciones a todo o gran parte del personal. Si es de carácter interno suele utilizar el
formato memorándum, reemplazando este nombre por la palabra Circular. Si su
objetivo implica comunicar al exterior de la empresa, utiliza el formato carta,
desplazando la dirección interior al margen inferior, como en el caso de las cartas
publicitarias, cambios de domicilio, ofertas, avisos, etc. Su estructura es:
a) Membrete
b) Palabra CIRCULAR y número de orden si corresponde.
c) Lugar y fecha de emisión.
Editorial "ESTRELLA"
MEMORÁNDUM N°001/
Santiago, agosto 7 de 2000
A : Jefe administrativo.DE : Encargado de sueldos.REF. : Solicita nómina
Con el fin de actualizar información y agilizar elaboración de
planillas, solicito a Ud. que en el transcurso de la tarde, me haga
llegar una nómina del personal, indicando AFP e Isapre.
Atentamente,
Diego Sonfuente Lisboa.DSL/
Instituto Profesional de ChileComunicación y Liderazgo
d) Datos de destinación y referencia: A: D E: REF.:
e) Texto: Fundamentación, Orden, información o instrucción, sugerencia o
recomendación.
f) Frase de saludo.
g) Pie de firma.
h) Iniciales de responsabilidad.
i) Inclusos, si corresponde.
EJEMPLO: ACME CHILEDepto. Personal,
CIRCULAR
Santiago, agosto 9 de 2000
A : Todos los funcionarios.DE : Departamento de Personal.REF. : Cambio horario colación.
_______________________________________________________________
Debido a la aglomeración de personal que se produce en el casino a la hora de
colación, por existir un único turno, esta Jefatura ha determinado la realizaci6n
de dos turnos. En consecuencia, a partir del 12 próximo, los operarlos harán
uso del primer turno (12:30 - 13:30 has.) y la planta administrativa del segundo
(1320 - 14:30 has.) Es imprescindible que todos respeten el nuevo horario.
Atentamente,
Luis Francisco Arcos.
LFA/
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Citación Es una comunicación mediante la que una empresa, representada por su gerencia o
directiva, convoca a reunión a un grupo de personas, con la finalidad de entregarle
información o toma recuerdos acerca de asuntos que interesen a los citados. Este
documento puede presentarse en el formato ad-hoc que se utiliza en el próximo ejemplo,
o bien formatearse como memorándum, reemplazando el nombre del documento. Su
estructura es:
a) Membrete
b) Palabra CITACIÓN.
c) Clase de reunión: ordinaria, extraordinaria o especial.
d) Personas citadas.
e) Fecha, lugar y hora.
f) Tipo de citación: 1' y única o 1' y 2' citación.
g) Tabla.
h) Lugar y fecha de emisión.
i) Nombre y cargo de quien cita a reunión.
Para consultarGarcía Castillo, Nemesio (1975) Curso de redacción comercial, Santiago:
Cooperativa de Cultura.
AFP UNIÓN
CITACIÓN
Se cita a todos los Agentes de Ventas a una reunión especial, para el miércoles 14 de este mes, a las 14:00 horas en primera y única citación, a realizarse en la sola de capacitación, Providencia 871, 8` piso.
TABLA:- Charla Ley 3.500.
Francisco O'Ryan G. GERENTE GENERAL
SANTIAGO, agosto 13 de 2000
Instituto Profesional de ChileComunicación y Liderazgo
Notas verbales.-
Los contactos entre las empresas son fundamentales, como también lo es saber
relacionarse formalmente con otras personas. Esta es la función de las notas verbales,
comunicaciones breves que tienen por objeto expresar saludos, invitaciones,
agradecimientos, pésames, excusas, etc., en general, asuntos de carácter social.
Siempre deben redactarse en tercera persona gramatical, en dos párrafos y en tarjetas
ad-hoc (formato español o americano). Su estructura es:
a) Nombre completo en mayúsculas, cargo y firma del emisor.
b) Saludo de cortesía.
c) Nombre y/o cargo del receptor.
d) Objetivo de la nota.
e) Reiteración de los apellidos,
f) Lugar y f echa de emisión.
*, Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe, S.C.A (Sírvase comunicar
asistencia), o R. S. V, P. (Respetuosamente sírvase visar presencia)
EJEMPLO: CLAUDIO IGNACIO FERNÁNDEZ ESPINOSA, Jefe de Personal, XIFER,
saluda cordialmente al señor Luis A. Blanco Sáez y le hace llegar sus más
sinceros sentimientos de dolor, ante la lamentable pérdida de su señor Padre.
Fernández Espinosa, hace extensivas sus condolencias a toda la familia y confía
en que pronto recuperen la tranquilidad y alegría, hoy ausentes.
SANTIAGO, agosto 17 de 2000
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Solicitud. Es una comunicación de uso frecuente en las empresas y oficinas. Se utiliza para
gestionar un beneficio de carácter. personal, como pedir traslados, postular a empleos,
solicitar permisos, reclamar cobros indebidos, congelar estudios, solicitar oportunidades
de gracia, etc.
Su estructura difiere de otras comunicaciones, por cuanto no emplea vocativo,
desplaza la dirección interior al margen inferior izquierdo, utiliza la'. tercera persona
gramatical y es sumamente formal y protocolar. Actualmente, la mayoría de las
empresas, utiliza impresos en los que sólo hay que completar datos. Sin embargo, no
cabe duda de que para lograr un objetivo se necesita redactar en forma convincente.
a) Referencia b) Lugar y fecha de emisiónc) Texto
'Nombre e identificación completa del peticionario (título, cargo, grado,
nacionalidad, estado civil, cédula. de identidad, domiciliado en
calle,número,comuna, al señor nombre y/o cargo del receptor, respetuosamente
expone, expresa, señala, indica, etc.
Considerandos o exponendos: Secuencia de pequeños párrafos encabezados por
la expresión "Queque exponen de manera ordenada (desde el punto de vista
secuencial o cronológico) los fundamentos, razones o causas que nos lleven a
pedir algo, pero sin pedirlo. Cada considerando se termina con punto y coma,'
excepto al final.
Petición o solicitación consecuencial: Se inicia la línea con expresiones en
mayúsculas como: POR CONSIGUIENTE, EN CONSECUENCIA, POR
TANTO, EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO, SOBRE LA BASE DE ESTOS
ANTECEDENTES, etc. En la línea siguiente, el nombre del peticionario, viene
en solicitar a usted tenga a bien (autorizar, otorgar, conceder, proceder, etc.) y
recién enunciar la petición.
d) Despedida: En lugar de las despedidas tradicionales se utiliza alguna de las
siguientes expresiones, dependiendo del objetivo:
ES GRACIA, si lo solicitado es un favor.
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ES LEY, si lo solicitado está manifestado como tal.
ES JUSTICIA, si exigimos algún derecho.
e) Firma del peticionario.f) Dirección interior
Carta conductora.
Cumple un propósito introductorio, prepara la atención del destinatario. Se adjunta el
Currículum Vitae, documento de disposición estandarizada que contiene los
SANTIAGO, agosto 27 de 2000Ref. : Solicita permiso con goce de sueldo
Señor:Juan GarridoGerente GeneralEmpresas PfizerPRESENTE
Estimado señor Garrido:
María Inés Aliaga Figueroa, Secretaria Departamento Personal, C. de Identidad 10.257.231-3, domiciliada en Los Pajaritos 321, Santiago, al señor Jefe de Personal, respetuosamente expone:
Que, labora en esta empresa desde hace tres años a la fecha, no habiendo hecho uso, durante este tiempo, de permisos ni licencias;
Que, debe viajar al sur con el objeto de autorizar por escrito y en forma personal, la intervención quirúrgica, de un familiar, por ser su pariente vivo más directo;
Que, evidentemente este viaje no estaba considerado en su presupuesto y con toda seguridad deberá incurrir en gastos adicionales.
EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO,
María Inés Aliaga, viene en solicitar a usted, tenga a bien conceder un permiso con goce de sueldo, por tres días, a partir del 29 del presente.
ES GRACIA
María Inés Aliaga FigueroaSecretaria
Departamento de Personal
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antecedentes del postulante. Se envía por razones de cortesía y su objetivo principal es
el de obtener una entrevista personal, que haga posible demostrar los antecedentes y
méritos expuestos por el o la solicitante.
a) Lugar y fecha de emisión.
b) Referencia.
c) Dirección interior.
d) Vocativo.
e) Texto Indica medio a través del que se toma conocimiento de la vacante. Ofrece
servicios y argumento, idoneidad e interés por el trabajo. Señala que adjunta
currículum vitae, fotocopias de certificados y solicita entrevista. Opcionalmente,
puede indicar pretensiones de renta.
f) Frase de saludo.
g) Nombre y firma de la persona solicitante.
Santiago, agosto 19 de 2000Ref.: Solicita vacante.
Señor Jefe de Recursos Humanos ACMEPRESENTE.
Estimado señor:
A través de un aviso aparecido en el periódico "El Mercurio", del 5 del presente, me enteré de que necesitan contratar los servicios de un Analista de Sistemas y un Administrador.
El gran interés que siento por esta área, me ha llevado a realizar diversos cursos de perfeccionamiento, con el propósito de mantener actualizados mis conocimientos y complementar mi formación profesional.
Adjunto Currículum Vitae, fotocopias de Certificados y espero poder ratificar toda esta información en la entrevista personal, que solicito a Ud. a través de esta carta.
Saluda atentamente a Ud.,JULIA. LISBOA MADRID
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Currículum Vitae.
Este documento tiene como finalidad la presentación organizada de los
datos de un postulante. Su estructura en la actualidad difiere dependiendo del tipo de
trabajo al cual se desea enviar éste. Considerando lo anterior, presentamos el
formato más utilizado:
CURRÍCULUM VITAE
I. ANTECEDENTES PERSONALES
NOMBRE : Completo en mayúsculas
DOMICILIO : Nombre calle, número, Comuna, fono.
Cédula de identidad : xxxxxxx-x
NACIONALIDAD : Chilena (siempre femenino)
ESTADO CIVIL : En Chile, sólo tres (casado, soltero o
viudo) .
FECHA DE NACIMIENTO : Mes escrito y en minúscula
(por ejemplo, 25 de junio de 1972)
SITUACIÓN MILITAR : Sólo si corresponde
FONO : xxxxxxxx
E-MAIL : [email protected]
II. ANTECEDENTES ACADÉMICOS
Desde hasta : Enseñanza Básica
Desde hasta : Enseñanza Media
ESTUDIOS SUPERIORES
Desde hasta : Nombre, Carrera, Facultad, Universidad y/o Instituto,
Sede.
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OTROS ESTUDIOS (Cursos de capacitación o perfeccionamiento)
Desde hasta : Nombre, curso, lugar
III. TÍTULOS OBTENIDOS
Fecha de obtención : Nombre título, nombre entidad otorgante
IV. EXPERIENCIA LABORAL
Desde - hasta : Cargo, departamento o sección, Lugar.
V. REFERENCIAS PERSONALES (También pueden ser laborales)
Nombre, cargo, domicilio y fono laboral. (A lo menos 3)
FIRMA
NOMBRE Y APELLIDOS
Para consultar:
García Castillo, Nemesio (1975) Curso de redacción comercial, Santiago: Cooperativa
de Cultura.