Modelo gestión del conocimiento

2011

CARLOS A. ESPINOSA

METODOLOGÍA DE GESTIÓN

DEL CONOCIMIENTO

METDOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO CENTER FOR INNOVATIVE EXECUTION Todos los derechos reservados

METODOLOGIA

Esta Metodología se estructura en un proceso continuo en cinco fases :

FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO)

FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)

FASE III: EXPERIENCIA

FASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIO

FASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIO

KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE

CONOCIMIENTOCONOCIMIENTO

PRIMARIOPRIMARIOEXPERIENCIAEXPERIENCIA

DELIVERYDELIVERYCONOCIMIENTOCONOCIMIENTO

SECUNDARIOSECUNDARIO

I

V

IIIIV

II


FASE I: KNOWLEDGE WAREHOUSE (ALMACEN DE CONOCIMIENTO).

El Almacén de Conocimiento de la Empresa representa la fuente del

conocimiento organizacional y, como tal, punto de arranque de la Gestión del

Conocimiento.

Desde este almacén el conocimiento se extiende a las personas, las cuales, al

desempeñar su actividad profesional, esto es, al vivir experiencias, generan un

conocimiento nuevo (o una mejora del actual) que deberá ser incorporado al

almacén.

III

II

KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE





I

V

IV

Diseñar y formalizar este almacén es el objetivo básico de esta primera fase.

Sus dos sub-estructuras básicas son:

1. Sistemas de Gestión.

2. Directorio de Competencias.


1. Sistemas de Gestión

La Organización dispone de una amplia base de conocimiento generada a lo

largo de años de experiencia en el sector al que pertenece. Esta experiencia se

encuentra básicamente recogida en sus sistemas y procedimientos de gestión

referentes a las siguientes áreas:

Sistemas Económicos y Financieros.

Gestión del Aprovisionamiento.

Gestión del Personal.

Planificación Estratégica

Control de Proyectos

Otros...

También se encuentra conocimiento relevante en la tecnología de gestión

incluida en:

Organización y Estructura

Información Corporativa

Cultura y Valores.

2. Directorio de Competencias

Integrado en el Modelo de Gestión Integral de los RR.HH. y de la Organización

por Competencias y Ocupaciones, el Directorio de Competencias está

compuesto por las competencias de conocimiento (tecnológicas) y las

cualidades profesionales críticas para alcanzar el rumbo estratégico definido

por la empresa.


Los Sistemas de Gestión y el Directorio de Competencias proporcionan, en

síntesis:

A) Conocimientos tecnológicos u operacionales, necesarios para los

procesos y actividades de negocio.

B) Habilidades o destrezas, definidas como los comportamientos o

conductas que básicamente las personas deben desarrollar en sus

escenarios críticos de desempeño.

FASE II: PUESTA A DISPOSICION DEL CONOCIMIENTO (DELIVERY)

Estos conocimientos y habilidades deben ser puestos a disposición de la

organización para que puedan ser empleados en los procesos de negocio

(experiencia).

KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE





I

V

IIIIV

II


Esta puesta a disposición (delivery) se realiza a través de dos estructuras

distintas e interrelacionadas:

1. Gestión del Aprendizaje (Fábrica de Contenidos), encargada de

transformar el directorio de competencias en contenidos formativos que

permitan desarrollar a laspersonas.

2. KFD (Knowledge Factory Deliverables), que incorpora el resto del

Almacén de Conocimiento.

1. Gestión del Aprendizaje – Fábrica de Contenidos (Contents Factory)

El Objetivo de la Fábrica de Contenidos es identificar los conocimientos

existentes en la organización y las mejores experiencias externas relativas al

Ditrectorio de Competencias para desarrollar sus correspondientes contenidos

formativos:

Distribución de la Formación conforme a necesidades de la línea de

negocio.

Herramienta de aprendizaje de las personas.

Integrado en Planes de Desarrollo basados en competencias.

Incorporada a los sistemas de información corporativos.


Para ello, tanto de las competencias de conocimiento como de las cualidades

profesionales, y para cada uno de sus niveles, se identifican tres elementos:

a) Programas Formativos, que definen los conocimientos precisos

para alcanzar un cierto nivel de una competencia.

b) Medios Pedagógicos, internos o externos, que permiten desarrollar

con éxito los programas formativos de la competencia.

c) Pruebas de Evaluación, que facilitan la acreditación o certificación

de que una persona posee el nivel requerido de una de las

competencias (sea de conocimiento o una cualidad profesional).

Para determinar estos tres elementos se procede del siguiente modo con las

competencias de conocimiento:

1) Se analiza el directorio de competencias.

2) Se crea un panel de expertos que colabora en la identificación de los

programas formativos.

3) Finalmente, se analiza la oferta formativa interna y externa,

referenciándose los medios pedagógicos y elaborándose el banco de

pruebas adecuado a aquellos.

Para las cualidades profesionales, el proceso es el siguiente:

1) Análisis de los escenarios críticos de desempeño de cada actividad.

2) Identificación de los items de conducta desarrollables por cualidad.

3) Desarrollo de cada nivel de las cualidades profesionales empleando

la Metodología TPE (Teoría-Práctica-Entrenamiento).


Finalmente, la Fábrica dispone de un Módulo de COACHING. El objetivo de

este módulo es lograr:

Dotar a los Responsables de Línea de las herramientas necesarias

para facilitar el Desarrollo de sus Colaboradores y el suyo propio.

Comunicarles las oportunidades de aprendizaje que se encuentran

integradas en la Fábrica de Contenidos.

Explicar su funcionamiento, mecanismos, procedimientos y

potencialidades, muy especialmente los relacionados con la captación

de Conocimiento y Habilidades Corporativas que serán desarrolladas

en la Fase IV (Conocimiento Primario).

2. KFD (Knowledge Factory Deliverables)

El KFD es la segunda fuente de distribución del conocimiento a la

organización. Los Productos que son ofrecidos se pueden agrupar en los

siguientes módulos:

a) Control de Gestión y Cuadros de Mando (Balanced Scorecard).

b) Negocio.

c) Centro de Documentación.

d) Networking.

e) Información Corporativa.

f) Comunicaciones.


Los contenidos y objetivos de cada uno de estos módulos de productos de conocimiento a distribuir se resumen en la tabla

siguiente:

MODULO

OBJETIVO

COMPONENTES

CONTROL DE GESTION Y CUADROS DE MANDO

Poner a disposición de las personas la información relevante sobre los proyectos y actividades en que participan.

CONTROL DE GESTION

CUADROS DE MANDO

PROYECTOS ESPECIALES

CUADRO DE MANDO

CORPORATIVO

NEGOCIO Ofrecer las Best Practices (Mejores Prácticas de Negocio) y las Metodlogías y Modelos operativos, así como la informción global sobre el proceso comercial (inducción de demanda, cuentas clave, base de clientes, etc,,,)

MODELOS Y METODOLOGIAS

BEST PRACTICES

PROCESO COMERCIAL

CENTRO DE DOCUMENTACION

Proporcionar todas las fuentes documentales internas y externas necesarias.

CENTRO DE DOCUMENTACION

INTERNA

FUENTES DOCUMENTALES EXTERNAS

NETWORKING Aumentar la interrelación entre las personas a nivel global, potenciando la identidad corporativa y el sentido de pertenencia, así como la transmisión no estructurada de conocimiento matricial entre los equipos de trabajo virtuales.

FOROS DE DISCUSION

TELEFORUMS CON

EXPERTOS

YELLOW PAGES TEAM BUILDING VIRTUAL

INFORMACION CORPORATIVA

Facilitar una rápida y actualizada información sobre las actividades, sectores de actividad y cultura de LA EMPRESA.

INFORMACION FINANANCIERA Y

DE NEGOCIO

ESTADISTICAS E

INFORMACIONES CLAVE

ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓN EXTENRA

COMUNICACIONES Poner a disposición de las personas, independientemente de donde se encuentren, las herramientas decomunicación que precisen.

CORREO ELECTRONICO

MOTORES DE BUSQUEDA

VIDEOCONFERENCIA


La distirbución del los KFD se produce mediante la combinación de dos sistemas

complementarios:

a) Atracción: El Usuario del Conocimiento se ve atraido a los KFD

cuando lo precisa en su actividad profesional. Factores como la

simplicidad, utilidad, accesibilidad, etc...son claves en este mecanismo.

b) Dispersión Estructurada: Los KFD son distribuidos de forma

automática a los potenciales usuarios del conocimiento, cuyo feed-back

retroalimenta futuros envíos. En este caso, resulta esencial que el

Sistema sea proactivo.

En ambos casos, es fundamental crear un KMT (Knowledge Management

Team) cuya Misión sea Gestionar los KFD así como (Fases IV y V) filtrar y

alimentar el almacén de conocimiento.

FASE III: EXPERIENCIA

La Experiencia, esto es, la actividad de negocio, es el escenario donde los

trabajadores del conocimiento “armados” con las competencias de conocimiento

y cualidades profesionales de su ocupación (Fábrica de Contenidos) utilizan los

KFD. En defintiva, la distribución del conocimiento se dirige directamente hacia

los escenarios de explotación.


KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE





I

V

IIIIV

II

La Experiencia de Negocio desencadena un proceso de creación de

conocimiento y aprendizaje que genera las siguientes consecuencias:

a) Desarrollo Individual: Que deberá ser potenciado, evaluado y

reconocido por el Sistema de Gestión Integral por Competencias y por

Ocupaciones de la Organización y de los Recursos Humanos, en

concreto, por sus módulos de Desarrollo de Recursos Humanos y

Fábrica de Contenidos.

b) Desarrollo Organizacional: Resulta crítico que se genere “Memoria

Organizacional” de forma simultánea al aprendizaje individual. Las


personas y los equipos deberán, facilitados por el KMT (Knowledge

Management Team), orientarse no sólo a liderar su propio proceso de

desarrollo, sino el de la empresa en su conjunto. En la Fase V se

ofrecen los sistemas que permiten la creación de esta Memoria

Organizacional.

FASE IV: CONOCIMIENTO PRIMARIO

La Cuarta Fase supone la existencia de un conocimiento nuevo o mejorado que

deberá ser integrado al Almacén de Conocimiento.

KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE





I

V

IIIIV

II


Este Conocimiento Primario está formado por los dos componentes que

definen el Knowledge Warehouse: Conocimientos tecnológicos u

operacionales y habilidades.

En esta Fase se produce un primer filtro de los conocimientos o experiencias

de aprendizaje surgidas en la fase anterior en términos de calsificarlas en

alguno de los dos componentes mencionados.

En términos generales, las ligadas al Desarrollo Individual tendrán las

siguientes características:

a) Conocimientos: La condición en este caso es que tengan relación

con alguna de las competencias de conocimiento definidas en el

Directorio de Competencias.

b) Habilidades: Como en el supuesto anterior, el filtro vendrá definido

por que mejoren, concreten, ejemplifiquen y, en general, supongan

un Conocimiento Añadido al existente en el Knowledge

Warehouse.

En cuanto al Desarrollo Organizacional:

a) Conocimientos: Deberán suponer una mejora de los Sistemas de

Gestión (tal y como fueron definidos en la Fase I de esta

Metodología).

b) Habilidades Corporativas: Comúmente, tendrán un contenido de

Best Practices, en cuanto prácticas o destrezas de negocio

(experiencias de aprendizaje) que han alcanzado los resultados


perseguidos cuando fueron definidas o cuando surgieron por la

propia actividad evolutiva de explotación.

Resulta absolutamente clave el que exista un proceso continuo y ordenado de

conexión entre la Experiencia (Fase III) y el Conocimiento Primario (Fase

IV). De este proceso es responsable, como se explica en la Fase V, el KMT

apoyado por los soportes de Tecnología de Información adecuados.

También son responsables, en cuanto a la transferencia individual-grupal del

conocimiento primario los responsables de línea de negocio, (coaches), que,

deben ejercer un doble rol en el desarrollo de sus equipos:

a) De Transmisión de Herramientas de Desarrollo a sus colaboradores,

en concreto, de la Fábrica de Contenidos (Fase II).

b) De Captación de Conocimientos y Habilidades generadas en los

escenarios de sus colaboradores y que sean integrables en la Memoria

Organizacional.

Esta captación se centraliza en estos responsables de línea que, en

colaboración y con el soporte de miembros del KMT, es puesta a disposición de

la Fase V (Conocimiento Secundario).

En definitiva, esta Fase IV representa un filtro a la Experiencia de Aprendizaje

Individual y Grupal basada en la generación de Conocimiento Añadido tanto en

términos de conocimientos tecnológicos como de habilidades o destrezas.

FASE V: CONOCIMIENTO SECUNDARIO

Una vez que se dispone de los bloques no sistematizados de Conocimiento

Primario (materia prima) estos deben ser integrados en el Almacén de

Conocimiento. Para ello, es preciso crear el KFI (Knowledge Factory Inputs),

que, a la inversa del KFD en la Fase II (Delivery) se ocupa de transformar


Conocimiento Primario en Secundario, esto es, conocimiento susceptible de

integrarse en el Knowledge Warehouse y ser distribuido a la línea de negocio.

KNOWLEDGEKNOWLEDGE

WAREHOUSEWAREHOUSE





I

V

IIIIV

II

En esta fase la labor del KMT es clave, dado que recae en ellos la

responsabilidad de sistematizar, agrupar y empaquetar el conocimiento en

términos que pueda ser almacenable en la Organización. Para ello deberán

contar con los equipos responsable de la Fábrica de Contenidos y, en general,

de Recursos Humanos, de modo que este Conocimiento Secundario pueda ser

integrado tanto en el Directorio de Competencias y resto de elementos del

Modelo como en la propia Contents Factory.


Especialmente importante resulta esta labor de trabajo en equipo cuando el

Conocimiento Secundario que surja no mejore simplemente el existente, sino

que lo modifique en cuanto a sus marcos de referencia básicos. En este caso,

el KMT deberá contar no sólo con los Responsables de RR.HH. sino también

con Responsables a nivel Estratégico de LA EMPRESA que decidirán incluir o

no este Conocimiento Secundario en el Almacén.

Es decir, esta Fase V se caracteriza por:

Emplea el Conocimiento Primario (primer filtro) como Input.

Realiza una labor de sistematización, ordenación y validación

definitiva (filtro secundario) antes de ser introducida en el Knowledge

Warehouse.

Identifica, en su caso, Conocimiento Diferencial, esto es, distinto o

contrario al almacenado, alertando de este hecho a la Alta Dirección,

tanto para analizar las causas que lo provocaron (cuál fue la

experiencia de aprendizaje) como su eventual inclusión el Almacén.

Finalmente, empaqueta este conocimiento validado de modo que

pueda ser integrado en el Knowledge Warehouse y distribuido a los

escenarios críticos de negocio vía Fábrica de Contenidos y KFD

(Knowledge Factory Deliverables).

El ciclo del conocimiento concluye cuando este CS (Conocimiento

Secundario) es integrado al Almacén de Conocimiento, repitiéndose de

una forma autónoma todo el proceso cuya creación y diseño es objeto de

la presente Metodología.

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Business

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