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MECIP MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA DE CONTROL INTERNO PARA INSTITUCIONES PÚBLICAS DEL PARAGUA Y Facilitadora Lic María Elena Arce 1 Facilitadora: Lic. María Elena Arce Setiembre/2012
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MECIPMODELO ESTÁNDAR
DE CONTROL INTERNO PARA DE CONTROL INTERNO PARA INSTITUCIONES PÚBLICAS
DEL PARAGUAY
Facilitadora Lic María Elena Arce1
Facilitadora: Lic. María Elena ArceSetiembre/2012
MECIPEjes Temáticos
1. Introducción al MECIP: Antecedentes. MarcoJurídico. Control Interno del Estado.F d tFundamentos.
2. Principios y Valores del Control Interno.3 El Control Interno como Sistema y su3. El Control Interno como Sistema y su
compatibilidad con otros Sistemas deGestión.
4 E t t C t C ti d l4. Estructura y Componentes Corporativos delMECIP
5 Manual de implementación: Planeación e5. Manual de implementación: Planeación eimplementación del MECIP.
2
MECIPObjetivos
P l ti i t l h i tProveer a los participantes las herramientasbásicas que les permitan:
1. Entender y manejar los conceptos básicos decontrol planteados por el MECIP.
2 A li l té i d l ió2. Aplicar las técnicas de evaluaciónindependiente y de construcción deindicadores y estándaresindicadores y estándares.
3. Elaborar el Autodiagnóstico.4. Elaborar el Plan de Implementación.5 V l l MECIP i t d tió5. Valorar el MECIP como un sistema de gestión
que apunta a la eficiencia y a la transparenciade la instituciónde la institución.
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1. Introducción al MECIP
Es una herramienta de gestión quepermite el Autocontrol permanente a laplanificación operación evaluación yplanificación, operación, evaluación yactuación de las entidades, focalizandoen generar los resultados e impactosen generar los resultados e impactosde la organización, con una claraorientación a la satisfacción de losgrupos de interés internos, externos yde la comunidad en general.
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1.1. AntecedentesPrograma Umbral
Paraguayg y
EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION
COMPONENTE 3:
«Fortalecer los sistemas deControl y la Participación de la
S i d d Ci il l A ti id d dSociedad Civil en las Actividades de Vigilancia de la ContraloríaGeneral de la República»,General de la República»,
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1.1. AntecedentesCOMPONENTE 3:
Fortalecimiento de los Sistemas de Control
Mejor Control y más Transparencia
El Programa Umbral:
• Apoya la implementación del Modelo Estándar de Control Interno del Paraguay (MECIP) en 12 i tit iinstituciones.
• Asiste a la Auditoría General del Poder EjecutivoAsiste a la Auditoría General del Poder Ejecutivo (AGPE) para mejorar los mecanismos de evaluación a las auditorías internas de l i tit i d l P d Ej tilas instituciones del Poder Ejecutivo.
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COMPONENTE 3:COMPONENTE 3:Fortalecimiento de los Sistemas de
ControlMejor Control y más Transparencia
A l CGR j l i• Apoya a la CGR para mejorar los mecanismosde evaluación a las entidades supervisadas,además de fortalecer su área de Controlademás de fortalecer su área de ControlCiudadano.
L AGPE l CGR bl d• La AGPE y la CGR son corresponsables deimpulsar la implementación efectiva delMECIP, por Decreto N° 962 de NoviembreMECIP, por Decreto N 962 de Noviembrede 2008 y Resolución 425 de 2008.
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COMPONENTE 3:COMPONENTE 3:Fortalecimiento de los Sistemas de
ControlMejor Control y más Transparencia
A i t l MH l SIAF b i d t• Asiste al MH para que el SIAF brinde reportesapropiados a la ciudadanía, para efectos depromover la participación ciudadana elpromover la participación ciudadana, elacceso a la información y el control ciudadano.
T b j l MSPBS j• Trabaja con el MSPBS para mejorar sucapacidad de adquisición, distribución yalmacenamiento de medicamentos de maneraalmacenamiento de medicamentos de maneraa transparentar y hacer más eficiente esteproceso.
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COMPONENTE 3:COMPONENTE 3:Fortalecimiento de los Sistemas de
ControlMejor Control y más Transparencia
E l i f d lEn la primera fase delPrograma Umbral se diseñó ydesarrolló el MECIP unadesarrolló el MECIP, unaherramienta que permite unmejor seguimiento de la
tió d l i tit igestión de las instituciones através de la implementación demecanismos de control interno.mecanismos de control interno.
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COMPONENTE 3:COMPONENTE 3:Fortalecimiento de los Sistemas de
ControlMejor Control y más Transparencia
L d t d l P U b lLa segunda etapa del Programa Umbral seenfoca en:
• Impulsar y extender la adopción eimplementación del MECIP de manera
i l i tit i úbliprogresiva en las instituciones públicas.• Consolidar los mecanismos de control
ciudadano en la CGR.ciudadano en la CGR.
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1.2. Marco Jurídico
ConstituciónPolítica281-283
Ley 1535/1999 Resolución 425/2008 - CGR
Anexo TécnicoAnexo TécnicoNo. 1
Decreto 962/2008
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1.3. Control Interno del Estado: un nuevo enfoque
Alcance del Base de las actividades de ControlControl
Antes del MECIP“Desconfianza”
A partir del MECIP “Confianza”
¿Qué se controla? • Personas• Dinero
• Procesos• Resultados
I t• Impactos¿Cómo se controla? Supervisión
permanente• Autorregulación• Autocontrolp• Autogestión
¿Cuándo set l ?
Posterior y total • En la PlaneaciónE l Ej iócontrola? • En la Ejecución
• Posterior y Selectivo¿Quién controla? Un tercero interno • El ejecutor¿Q
Un tercero externoj
• Tercero Interno – Ext.• Ciudadanía 12
2. Control Interno. MECIP: Definición Principios yDefinición. Principios y
Valores
L id d d l C t lLa necesidad del Control Interno ha surgido con eldesarrollo del hombre ydesarrollo del hombre y
hace parte de sumejoramiento continuo.
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2.1. Control Interno: Origen
El origen del Control Interno se vincula conEl origen del Control Interno, se vincula conel surgimiento del método de registracióncontable denominado “Partida doble”, en el,siglo XV, considerado como una medida decontrol.Pero recién a finales del siglo XIX losPero, recién a finales del siglo XIX loshombres de negocios se preocuparon porformar y establecer sistemas adecuados paray pla protección de su patrimonio.La principal causa que dio origen al ControlInterno fue la "gran empresa“ comoInterno fue la gran empresa , comoconsecuencia del notable aumento de laproducción.p
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2.1. Control Interno: Origen
Los contadores idearon la "comprobaciónLos contadores idearon la comprobacióninterna" para asegurarse contra posibleserrores y fraudes.yLa comprobación interna es el término con elque se llamaba a lo que es hoy ControlInterno que era conocida como laInterno, que era conocida como laorganización y coordinación del sistema decontabilidad y los procedimientos adoptados;y p p ;que tienen como finalidad brindar a laadministración, hasta donde sea posible ypráctico el máximo de protección control epráctico, el máximo de protección, control einformación verídica.
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2.2. Control Interno: Definición
El Control Interno es un proceso integrado a los
Definición
El Control Interno es un proceso integrado a losprocesos y no un conjunto de pesadosmecanismos burocráticos añadidos a los
i f t d C j d lmismos, efectuados por Consejo de laAdministración, la dirección y el resto delpersonal de una entidad diseñado con el objetopersonal de una entidad, diseñado con el objetode proporcionar una garantía razonable para ellogro de los objetivos incluidos en las categoríasi i tsiguientes:
- Eficiencia y eficacia en las operaciones,- Confiabilidad en la información financieraConfiabilidad en la información financiera,- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
políticasDefinición del Informe "Committee of Sponsoring Organization“. 1992. (COSO). El Informe COSO internacionalmente se considera hoy en día como un punto de referencia obligado en materia de control interno.
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2.3. Control Interno: CaracterísticasCaracterísticas
1. El control interno es un proceso, es unmedio para alcanzar un fin.
2. Al control interno lo realizan las personas,no son sólo políticas y procedimientos.p y p
3. El control interno sólo brinda un grado deseguridad razonable no es la seguridadseguridad razonable, no es la seguridadtotal.
4. El control interno tiene como fin facilitar elalcance de los objetivos de unaorganizaciónorganización.
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2.4. Control Interno y Auditoría Interna
La auditoría se define como un proceso
Auditoría Interna
psistemático, basado en normas yprocedimientos técnicos, que consiste enobtener y evaluar objetivamente evidenciasobtener y evaluar objetivamente, evidenciassobre las afirmaciones relativas a los actos oeventos de carácter económico-administrativos,con el fin de determinar el grado decorrespondencia entre esas afirmaciones y loscriterios establecidos para luego comunicar loscriterios establecidos, para luego comunicar losresultados a las personas interesadas.
La auditoría posibilita obtener información sobrela eficacia y eficiencia del Sistema de ControlInterno proporcionando recomendaciones paraInterno, proporcionando recomendaciones parasu fortalecimiento, si fuera necesario. 18
3. MECIP3.1.Definición
Marco de estructuras conceptos yMarco de estructuras, conceptos ymetodologías necesarias, quepermiten el diseño, desarrollo,p , ,implementación y funcionamientode un control interno adecuado y
l li i d lapoya el cumplimiento de losobjetivos institucionales de cadaorganismo y entidad públicaorganismo y entidad pública.
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2.2. Beneficios del MECIP
• Se previene actos de corrupción.• Contribuye a la gestión transparente de los
funcionarios públicosfuncionarios públicos.• El control interno adecuado, ayuda a
detectar tempranamente las irregularidades.• En definitiva, a través del control interno se
asegura que los recursos públicos seandebidamente utilizados que los funcionariosdebidamente utilizados, que los funcionariospúblicos sean más efectivos, y que el Estadobrinde un mejor servicio público en el área
d ió l dque se trate, sea educación, salud,construcción de caminos, etc.
20
2.3. Fundamentos del MECIP
C id d i tit i lAUTO -RREGULACIÓN
Capacidad institucional paraaplicar de manera
ti i ti l tid dRREGULACIÓN participativa en la entidad,los métodos y
di i t t bl idprocedimientos establecidosen la normatividad para lai l t ió d l i timplementación del sistemade Control Interno, bajo un
t d i t id dentorno de integridad,eficiencia y transparencia enl t ió úblila actuación pública.
21
2.3. Fundamentos del MECIP
AUTO-Capacidad de cada ServidorPúblico de considerar el control
CONTROL como inherente e intrínseco asus responsabilidades,decisiones, tareas, lo que leposibilita detectar desviacionesy efectuar correctivos para eladecuado cumplimiento de losresultados que se esperan en elejercicio de su función.
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2.3. Fundamentos del MECIP
ÓCapacidad institucional de toda
AUTOGESTIÓN entidad para interpretar,coordinar, aplicar y evaluar demanera eficaz y eficiente lafunción administrativa que leha sido asignada por laConstitución, la Ley y susreglamentos.
23
2.4. Valores y Principios del MECIPMECIP
Valores Principios
Transparencia Eficiencia Eficacia Responsabilidad
MoralidadI ld d
Eficacia Economía Celeridad Igualdad
ImparcialidadCeleridad
Publicidad PreservaciónPreservación
del Medio Ambiente
24
2.5. Estructura del MECIP
MECIPMECIP
CONTROL É
CONTROLÓ
CONTROL DEÓESTRATÉGICO DE GESTIÓN EVALUACIÓN
25
2.6. Roles y Responsabilidades d l MECIPdel MECIP
Rol ResponsabilidadRol ResponsabilidadMáxima Autoridad yEquipo o Comité
Regula, establece, dirige y garantiza laimplementación del MECIP.
DirectivoComité delC t l I t
Define y establece; verifica efectividad;l i l t ió dControl Interno asegura la implementación de
recomendaciones y PM; relacionados al SCIFuncionarios Operatividad por procesos supervisión yFuncionariosPúblicos
Operatividad por procesos, supervisión yautoevaluación.
Auditor Interno Evalúa; independiente y objetivamente; elInstitucional
; p y j ;desarrollo, implementación y mejoramientodel SCI.
26
2.7. Orientaciones del MECIP
1 C t ió d éti i tit i l1. Construcción de una ética institucional.2. En base a Modelos Internacionales de ControlI t COSO GAO MECI (C l bi ) tInterno: COSO, GAO, MECI (Colombia) y otros3. En la prevención de riesgos.4 E l tió (P i i i d4. En la gestión por procesos (Principio deGestión de Calidad – ISO 9001).5 En el control corporati o permanente5. En el control corporativo permanente.6. En la medición de la gestión en tiempo real.7 Enfatiza en la generación de Información7.Enfatiza en la generación de Informaciónoportuna, de utilidad organizacional y social.8 Controla la comunicación pública y rendición8. Controla la comunicación pública y rendiciónde cuentas. 27
2.7. Orientaciones del MECIP
9.Fortalece la función de evaluaciónindependiente al control.p10. Orientación a la estandarización demetodologías y procedimientos de evaluacióng y pdel sistema de control interno.(Unificar criteriosy parámetros básicos de Control Interno).y p )11.Importancia a los planes demejoramiento.(Mejora Continua).j ( j )
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3. El Control Interno como Sistema y suSistema y su
compatibilidad con otros Si d G ióSistemas de Gestión
El Sistema de Control Interno está integrado porEl Sistema de Control Interno está integrado poruna serie de reglas, instrumentos, métodos ymecanismos de control representados en
i i i l lí inormas, principios, planes, políticas, esquemasde organización, procesos, actividades,procedimientos recursos acciones yprocedimientos, recursos, acciones yactuaciones estructurados bajo un marco decontrol, que unido a los demás sistemas y
f l I tit ió Públipersonas que conforman la Institución Pública,garantizan una gestión eficiente, transparente yorientada al cumplimiento de los objetivosorientada al cumplimiento de los objetivosinstitucionales y sociales. 29
Si t d G tió M d l E tá dSistema de Gestión de la Calidad
Modelo Estándar de Control Interno
H i t dHerramienta de gestiónque permite dirigir yevaluar el desempeño
Herramienta deGestión que garantiza elAutocontrol y el Control P t i t levaluar el desempeño
Institucional para lasatisfacción en laprestación de servicios
Posterior permanente aldesarrollo a la funciónadministrativa de las
I tit i úbli lprestación de serviciosa su cargo Instituciones públicas y al
logro de sus objetivosInstitucionales
30
4. MECIP: COMPONENTES CORPORATIVOSCORPORATIVOSCICLO DE
Control EstratégicoCICLO DE
LA GESTION
CONTROL ALCUMPLIMIENTO DE LAORIENTACIÓN CULTURAL,ESTRATÉGICA Y
Estratégico
1
ESTRATÉGICA YORGANIZACIONAL DE LAENTIDAD, CONSTITUYE LABASE PARA QUE ELCONTROL SEA UNA1.
PLANEAR4. ACTUAR
3 VERIFICAR Control de
Control de Evaluación
CONTROL SEA UNAPRÁCTICA COTIDIANA YCORRIENTE.
EVALUA EN FORMAPERMANENTE LA 2. HACER3. VERIFICAR Control de
GestiónCONTROLA LA GESTIÓN DEOPERACIONES,
Á
PERMANENTE LAEFECTIVIDAD DELSCI, EL NIVEL DEEJECUCIÓN DE LOSPLANES LA ,
ORIENTÁNDOLA A LACONSECUCIÓN DE LOSRESULTADOS YPRODUCTOS NECESARIOSAL CUMPLIMIENTO DE LOS
PLANES, LAEFICIENCIA DE LAGESTIÓN, DETECTADESVIACIONES,CORRIGE Y
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AL CUMPLIMIENTO DE LOSOBJETIVOSINSTITUCIONALES YSOCIALES.
REALIZA ELMEJORAMIENTO.
1 D1.1. Ambiente de Control
RO
L
AC
ION1. De
Control Estratégico 1.2. Direccionamiento Estratégico
1 3 Ad i i t ió d Ri
CO
NT
R
ME
NTA1.3. Administración de Riesgos
2 De2.1. Actividades de Control
RA
DE
C
MP
LEM2. De
Control de Gestión 2.2. Información
2 3 Comunicación
UC
TU
R
AL
DE
I2.3. Comunicación
3. De 3.1. Autoevaluación
ES
TR
U
MA
NU
AControl de Evaluación 3.2. Evaluación Independiente
3.3. Planes de Mejoramiento
32
M3.3. Planes de Mejoramiento
1 1 A bi t d•Acuerdos y compromisoséticos1.1. Ambiente de
Control éticos•Desarrollo del TalentoHumano•Protocolos de Buen
RO
L
AC
ION
1.2. Direccionamiento
Gobierno
•Planes y Programas•Modelo de Gestión por
CO
NT
R
ME
NTA1. De
Control Estratégico
Direccionamiento Estratégico
•Modelo de Gestión porProcesos•Estructura Organizacional
RA
DE
C
MP
LEMg
1.3. Administración d Ri
•Contexto Estratégico delRiesgo•Identificación de Riesgos•Análisis de Riesgos
UC
TU
R
AL
DE
Ide Riesgos •Análisis de Riesgos•Valoración de Riesgos•Políticas deAdministración de RiesgosComponentes de control que al
interrelacionarse entre si permiten el
ES
TR
U
MA
NU
Aginterrelacionarse entre si, permiten elControl al cumplimiento de la orientaciónestratégica y organizacional de lainstitución pública, en la consecución de
33
Minstitución pública, en la consecución delos objetivos institucionales en formaeficiente y eficaz.
2.1. Actividades de Control
•Políticas de Operación•Procedimientos•Controles•Indicadores
RO
L
AC
IONde Control •Indicadores
•Manual de Operación
I f ió I t
CO
NT
R
ME
NTA2. De
Control de Gestión
2.2. Información• Información Interna• Información Externa• Sistemas de
Información
RA
DE
C
MP
LEMGestión
2.3.
Información
•ComunicaciónInstitucionalC i ió Públi
UC
TU
R
AL
DE
IComunicación •Comunicación Pública•Rendición de Cuentas
Componentes de Control que al
ES
TR
U
MA
NU
AComponentes de Control que alinterrelacionarse entre si, aseguran elcontrol a la gestión de las operacionesde la Institución, orientándola al
li i t d bj ti34
Mcumplimiento de sus objetivosinstitucionales.
3.1. Autoevaluación
• Autoevaluación delControl
• Autoevaluación de
RO
L
AC
ION
3 De 3 2 Evaluación
Gestión
• Evaluación Sistema deControl Interno
CO
NT
R
ME
NTA
3. De Control de Evaluación
3.2. Evaluación Independiente
Control Interno• Auditoría Interna
Pl d M j i t
RA
DE
C
MP
LEM
3.3. Planes de Mejoramiento
• Plan de MejoramientoInstitucional
• Plan de MejoramientoFuncional
UC
TU
R
AL
DE
IFuncional• Plan de Mejoramiento
IndividualComponentes de Control que permiten valorar en forma
ES
TR
U
MA
NU
AComponentes de Control que permiten valorar en formapermanente la efectividad del Control Interno; verificar laeficiencia, eficacia y efectividad de los procesos yactividades de la Institución; evalúa los resultados, detecta
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Mdesviaciones y genera recomendaciones, a fin de orientarlas acciones de mejoramiento de la institución.
Componente de Control EstratégicoGarantiza el Control al cumplimiento de la
Componente de Control Estratégicop
orientación Estratégica y organizacional de laEntidad.
Controla la planificación y su acción, hacia laconsecución de sus objetivos en forma eficiente yeficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la, pfinalidad social del Estado.
Componentes:Componentes:
DireccionamientoAd i i t ió d
Ambiente de Control
36
DireccionamientoEstratégico
Administración deRiesgos
1. Establecer en formad ti i ti lconsensuada y participativa el
referente ético orientador delaccionar administrativo de lai tit ióinstitución.
2. Establecer mecanismos
AMBIENTE DE
equitativos y transparentes deingreso, desarrollo, evaluación yretiro de los funcionarios.DE
CONTROL: 3. Propender porque la altadirección valore y respete el
OBJETIVOS y p
servicio público, oriente lainstitución hacia el cumplimientode su responsabilidad social,p ,garantice el cuidado delPatrimonio Público y defina laspolíticas de relación de la
37
políticas de relación de lainstitución con sus diferentesgrupos de interés.
Estándar “1. Define el estándar de conducta
en la entidad pública.Acuerdos
Ycompromisos
p
2. Establece las declaracionesexplícitas que en relación concompromisos
Éticos”explícitas que en relación conlas conductas de losservidores públicos sonnecesarias para la consecuciónnecesarias para la consecuciónde los propósitos de la entidad.
38
1. Generar el marco de referencia1. Generar el marco de referenciaque permita construir ymantener en formaconsensuada los parámetros
Estándar “Acuerdos
consensuada los parámetrospara la gestión ética de lainstitución.
Acuerdos Y
compromisos2. Establecer las acciones
sistémicas encaminadas aoperativizar la gestión ética decompromisos
Éticos”. Objetivos
operativizar la gestión ética dela institución, generando unacultura organizacional basadaen la probidad y laj en la probidad y latransparencia.
3 Proporcionar los parámetros y3. Proporcionar los parámetros ycriterios requeridos para elseguimiento y la evaluación ala gestión ética
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la gestión ética
1 E tá d d C t l d fiEstándar
“Desarrollo
1. Estándar de Control que defineel compromiso de la EntidadPública con el desarrollo de las
t i h bilid dDesarrollodel Talento
Humano”
competencias, habilidades,aptitudes e idoneidad delFuncionario Público.Humano
2. Determina las políticas yprácticas de gestión humana agaplicar por la Entidad.
40
E tá d 1 G ti l E t dEstándar“Desarrollo
del Talento
1. Garantizar que el Estadocuente con servidores íntegros,competentes y comprometidos
t ib l l d ldel Talento Humano”.Objetivo
que contribuyan al logro de losobjetivos y planes de la entidady de los fines sociales delE t dObjetivo Estado.
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1 E tá d d C t l d fiEstándar
“Desarrollo
1. Estándar de Control que defineel compromiso de la EntidadPública con el desarrollo de las
t i h bilid dDesarrollodel Talento
Humano”
competencias, habilidades,aptitudes e idoneidad delFuncionario Público.Humano
2. Determina las políticas yprácticas de gestión humana agaplicar por la Entidad.
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Conformación organizacional deConformación organizacional deEstándares que alinterrelacionarse, establecen elmarco de referencia que orienta la
DIRECCIONA-
marco de referencia que orienta laInstitución pública hacia elcumplimiento de su misión, elalcance de su visión y la conduceDIRECCIONA
MIENTO ESTRATÉGICO
alcance de su visión y la conducehacia el cumplimiento de susobjetivos globales.
•PLANES Y PROGRAMAS•MODELO DE GESTION PORPROCESOSPROCESOS•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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•Definir los planes y programas•Definir los planes y programasrequeridos para desarrollar lafunción constitucional y legal de laInstitución en consonancia con lasInstitución, en consonancia con lasnecesidades de la comunidad opúblicos que atiende.
DIRECCIONA-MIENTO
•Determinar el modelo deoperación que desarrolle la funciónconstitucional y legal en armoníaMIENTO
ESTRATÉGICO:OBJETIVOS
constitucional y legal en armoníacon los planes, programas yproyectos institucionales.
•Conformar la estructuraorganizacional para dar
li i t l i iócumplimiento a la misión ypropósito de la Institución enconsonancia con el modelo de
ió44
operación.
Conformación de Estándares deControl que al interrelacionarsepermiten a la Institución pública
ADMINISTRA
permiten a la Institución públicaestudiar y evaluar aquelloseventos, tanto internos comoexternos, que pueden afectar oADMINISTRA-
CIÓNDEL RIESGO
externos, que pueden afectar oimpedir el cumplimiento de susobjetivos institucionales ysociales habilitándola paraDEL RIESGO sociales, habilitándola paraemprender las acciones necesariasde protección y aseguramientocontra los efectos ocasionados porcontra los efectos ocasionados porla ocurrencia de estos eventos.
45
1. Preservar la obtención de losresultados, bienes y servicios ala comunidad y diferentesla comunidad y diferentesgrupos de interés internos yexternos.
2 Utilizar en forma efectiva y2. Utilizar en forma efectiva yeficiente, los recursos de laInstitución resguardándolacontra daños o pérdidas
ADMINISTRA-
contra daños o pérdidas.3. Evitar o mitigar cualquier
pérdida económica ocasionadal t i li ió dADMINISTRA
CIÓNDEL RIESGO:
OBJETIVO
por la materialización de unriesgo.
4. Garantizar la confiabilidad yt id d d l i f ióOBJETIVO oportunidad de la información.
5. Evitar los daños al medioambiente producto de las
i id d d l I i ióactividades de la Institución.6. Mantener la buena imagen y las
buenas relaciones de la
46
Institución con sus grupos deinterés.
1. Estándar de Control queqpermite establecer ellineamiento estratégico queorienta las decisiones de la
EstándarInstitución pública, frente a losriesgos que pueden afectar elcumplimiento de sus objetivos.
“Contexto Estratégico”
cumplimiento de sus objetivos.2. Determina la relación de la
Institución con el entorno ytiene en cuenta su función y sutiene en cuenta su función y sumisión, el conjunto de laorganización, los aspectosoperativos financieros legalesoperativos, financieros, legalesy la percepción de losdiferentes grupos de interéssobre la gestión
47
sobre la gestión.
Estándar de Control que posibilitaconocer los eventos potenciales,estén o no bajo el control de lasestén o no bajo el control de lasInstituciones públicas,permitiendo establecer losagentes generadores las causas yagentes generadores, las causas ylos efectos creados por suocurrencia.Se realiza a nivel de los
Estándar“Identificación
Se realiza a nivel de losMacroprocesos de la institución.
Ri ibilid d d iIdentificaciónde
Riesgos”
Riesgo: posibilidad de ocurrenciade un suceso que pueda afectar elcumplimiento de los objetivos del I tit ióRiesgos la Institución.
Agentes Generadores: sujetos ubj i l id d dobjetos que tienen la capacidad de
originar un riesgo. Se clasificanen: personas, materiales, Comités,
48
pinstalaciones y entorno.
Estándar de Control que permiteestablecer la probabilidad deocurrencia de los riesgos y el
Estándar
ocurrencia de los riesgos y elimpacto de sus consecuencias,calificándolos y evaluándolos, afin de determinar la capacidad de“Análisis de
Riesgos”fin de determinar la capacidad dela Institución pública para suaceptación o manejo.
La Calificación del Riesgo se lograa través del producto de laestimación de la frecuencia y de laestimación de la frecuencia y de lagravedad de los efectos causadospor la materialización del riesgo.
49
1. Establecer la frecuencia deocurrencia de los riesgosid tifi d b bl
Estándar“Análisis de
identificados como probables.
2. Medir la magnitud de losfAnálisis de
Riesgos”. Objetivos
efectos del riesgo sobre laspersonas, los recursos.
Objetivos 1. Establecer los criterios deevaluación de los riesgos quepermiten tomar las decisionesppertinentes sobre sutratamiento.
50
Estándar“Valoración
Estándar de Control quedetermina el nivel o grado deexposición de la InstituciónValoración
de Riesgos”
exposición de la Instituciónpública a los impactos delriesgo, permitiendo estimar lasprioridades para suRiesgos prioridades para sutratamiento.
51
1. Determinar la ponderación delos macroprocesos, según sui t i l I tit ióEstándar
“Valoración importancia para la Institución,así como los riesgos deacuerdo con su grado de
de Riesgos”. Obj ti
impacto negativo en laorganización.
Objetivos 2. Priorizar los riesgos, deacuerdo con su calificación, afin de establecer aquellos queq qpueden causar mayor daño a laInstitución al momento dematerializarse.
52
Estándar de Control quepermite estructurar loscriterios orientadores en la
Estándar“Política de
criterios orientadores en latoma de decisiones respecto altratamiento de los riesgos.Política de
Administraciónde Riesgos”
Identifica las opciones paratratar y manejar los riesgos
b d l l ióde Riesgos que basadas en la valoración,permiten tomar decisionesadecuadas acerca de si se
i dacepta, se evita, se reduce, setransfiere.
53
Componente de Control de GestiónBusca asegurar el control a la gestión de lasoperaciones de la Institución Pública
Componente de Control de Gestión
operaciones de la Institución Pública.Se orienta a la consecución de losresultados y al cumplimiento de losresultados y al cumplimiento de losobjetivos misionales de conformidad con loestablecido en la Constitución, la Ley, los
t t t l i d lestatutos y las normas propias de laInstitución Pública.Componentes: Actividades deComponentes:
Comunicación
Actividades deControl
54InformaciónComunicación
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROLCONTROL
LINEAMIENTOSESTRATÉGICOS
PLANESY PROGRAMAS
ESTANDAR GENERA REQUIERE A TRÁVES DE
ESTRATÉGICOS
ESQUEMA DEOPERACIÓN
INTEGRARLOS CON DIRECTRICES Y GUÍAS
Y PROGRAMAS
MODELO DE OPERACIÓN
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
MECANISMOS DE MONITOREO
A LA OPERACIÓN
ACCIONES DEFINIR
INDICADORES
RIESGOS DEADMINISTRACIÓN
ACCIONES,ACTIVIDADES Y
TAREAS
DEFINIR PROCEDIMIENTOS QUE LAS HAGAN
EFECTIVASPROCEDIMIENTOS
ESTABLECER RIESGOS DE LOS PROCESOS
ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS CONTROLES
MANUAL DEDEFINIR EL INSTRUMENTO
S CCONTROLES
INMERSOSEN LOS PROCESOS
55
MANUAL DE OPERACIÓN
DEFINIR EL INSTRUMENTOGENERAL PARA LLEVAR
A CABO LAS OPERACIONES
ESTRATEGIASDE
EJECUCIÓN
EstándarEJECUCIÓNGUIAS DE ACCIÓN
“Políticas deOperación” LIMITES Y
PARÁMETROS PARA LA
RIESGOS RIESGOS
S PARA LA EJECUCIÓN
DE PROCESOS,
ACTIVIDADES,ACTIVIDADES, PLANES,
PROGRAMAS
56
ANALISIS A REALIZAR PARA LAFORMULACIÓN DE POLÍTICAS DEOPERACIÓNOPERACIÓN
PROCESO OBJETIVOS
CONTEXTOESPECIFICACIONES DELOS PRODUCTOSLOS PRODUCTOS
RIESGOS QUEPUEDEN AFECTAR ELCUMPLIMIENTO DELOS OBJETIVOS
57
LOS OBJETIVOS
Estándar “Procedimientos”Estándar Procedimientos
Características definidas en los
Macro/Proc/Subp identificados
Objetivos y metas fijados
en los Planes y Programas
Riesgos que pueden afectar su desarrollo
g
Lineamientos o directrices que establecen los MARCOS DE ACCION
POLÍTICAS DE
Ó
PROCEDIMIENTOS
necesarios para hacer EFICIENTE la operación de los Procesos.
OPERACIÓN
ACTO ADMINISTRATIVO QUE LAS PARAMETRIZA E INTEGRA
58
LAS PARAMETRIZA E INTEGRA
Acciones o mecanismosdefinidos para prevenir oreducir el impacto de los
Estándar
reducir el impacto de loseventos que ponen en riesgo,la adecuada ejecución de las
ti id d t idEstándar“Controles”
actividades y tareas requeridaspara el logro de objetivos delos procesos de unaI tit ióInstitución.
59
Estándar Son instrumentos de Controlde orden gerencial necesariosEstándar
“Indicadores”de orden gerencial, necesariospara la evaluación de lagestión de toda Institución
úblipública.
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Estándar de Control materializado en unanormativa que:
Contiene y regula la forma de llevar a cabolas operaciones.Se convierte en una guía, individual y
l ticolectiva.Permite conocer como se ejecuta funciónadministrativa de la Institución.Maneja un lenguaje común.
Estándar
Maneja un lenguaje común.Orienta y concentra los esfuerzos y laasignación de recursos.Consolida los criterios y lineamientosdeterminados en los PLANES Y“Manual de
Operación”determinados en los PLANES YPROGRAMAS con los del Modelo deOperación y los Procedimientos, definiendosu interacción y su interrelación.su interacción y su interrelación.Se estructura mediante la determinación deun sistema de codificación y la descripciónde los aspectos a incluir, los cuales hacenparte del MODELO DE OPERACIÓN de laparte del MODELO DE OPERACIÓN, de laADMINISTRACIÓN DE RIESGOS y demásEstándares del Componente ACTIVIDADESDE CONTROL.
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CO O
Componente “Información”
Brinda las condiciones yherramientas necesarias parala toma de decisiones en la
Permite la intercomunicación,la integración y la unificaciónde criteriosla toma de decisiones en la
Institución públicade criterios
Favorece la concertación, lacoordinación, el trabajo enC ité l id tifi ió d
Permite el desempeño adecuado alos funcionarios
62Comité, la identificación delenguajes y políticas
Provienen de:• Fijación de políticasj p• Ejecución de los procesos y de
sus actividades
EstándarSe obtienen de:• Los diferentes sistemas de
información que soportan la“Información
Interna”información que soportan lagestión de la Institución
Generan reportes que ayudanGeneran reportes que ayudana:• Realizar efectiva y
eficientemente laseficientemente lasoperaciones,
• Soportar la toma dedecisiones
63
decisiones,• Permitir su divulgación a los
diferentes grupos de interés.
Provienen de Fuentes Externas:• Comunidad y grupos de interés,
O i R l d• Organismos Reguladores,• Instituciones similares.
S l i t i d lSe procesan al interior de laentidad.
EstándarSus objetivos:• Obtener información actualizada
sobre el entorno y los grupos“Información
Externa”
y g pexternos,
• Identificar fuentes deinformación que brindenqconfianza y contacto directo,
• Registrar la normatividadvigente y las expectativas de losge te y as e pectat as de osdiferentes grupos de interés,
• Obtener información orientada ala reducción de los riesgos y a la
64
la reducción de los riesgos y a laoptimización de la toma dedecisiones
ÓComo Estándar de Control, la INFORMACIÓNrequiere de una combinación de:
• Estadísticas, • Información de
DATOS Y HECHOS S
ISTQue conformen
Involucra
Estándar
Información de Planes y Programas,
• Información contable
TEMA
Que conformen
“Sistema de Información”
contable, • Análisis de costos, • Información
internainterna
Afin
Determinar elcomportamientoindividual y colectivo delos procesosfin
de los procesos,facilitar y socializar laexperienciaorganizacional, susaciertos, errores, logros
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aciertos, errores, logrosy la gestión realizada.
Componente “Comunicación”
Para ser considerado exitoso, todo proceso comunicacional debe:
Ser coherente con el propósito
misional
Estar centradoSer específico y compatible con las formas adoptadas Estar centrado
en la conducta humana
ppor la entidad para
comunicarse con sus públicos, internos o
externosexternos
Ser oportuno dinámico66
Ser oportuno, dinámico, veraz e integral.
Estándar de Control que:q
Orienta la DIFUSIÓN de :• Políticas
Estándar
Políticas• Información Generada
Al INTERIOR de la Institución para“ComunicaciónInstitucional”
Al INTERIOR de la Institución parauna clara identificación de:
• ObjetivosObjetivos,• Estrategias,• Planes,• Programas yProgramas y• Proyectos
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Estándar de Control que apoyaq p yla interacción entre las personasy la realidad organizacional, conel propósito de lograr: Datos,
Estándar
el propósito de lograr: Datos,Mensajes, Ideas y Actitudes,que:
“ComunicaciónPública”
• Apoyen el acercamiento de laInstitución a los públicos queatiendeatiende,
• Faciliten el cumplimiento desus objetivos institucionales ysus objetivos institucionales ysociales.
68
Estándar de Control que permiteq pdifundir a la comunidad y gruposde interés, información amplia ytransparente, sobre los objetivos y
Estándar
transparente, sobre los objetivos ylos resultados comparativos de sugestión.
“Rendición de Cuenta”
Contribuye a:
• Rendición de Cuentas a gruposRendición de Cuentas a gruposde interés,
• Rendición de Cuentas aRendición de Cuentas aorganismos de vigilancia fiscal,
• Generar el respeto colectivo por69
• Generar el respeto colectivo porlo público y lo institucional.
Se constituye por los mecanismos de
Componente de Control de Evaluación
Se constituye por los mecanismos deVerificación y Evaluación del Sistema de ControlInterno, para determinar si éste apoya al, p p ycumplimiento de los objetivos de la Entidad.Garantiza la correcta evaluación y seguimientoGarantiza la correcta evaluación y seguimientode la Gestión de la Entidad, permitiendoacciones oportunas de Corrección y deMejoramiento
Autoevaluación
Mejoramiento.
EvaluaciónIndependiente
Planes deMejoramiento
Componentes:
70
IndependienteMejoramiento
Comprende las accionesComprende las accionescoordinadas de la Entidad, que lepermitan medir los efectos de laGestión en tiempo real con el finAUTO-
EVALUACIONGestión en tiempo real, con el finde evaluar su capacidad paragenerar los resultados previstos ytomar las medidas correctivas quetomar las medidas correctivas quesean necesarias.
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1. Evaluar la efectividad delControl Interno en cada uno delos procesos y dependencias oáreas responsables dentro de la
AUTO
pInstitución Pública.
2. Verificar los resultados de losAUTO-EVALUACION.
OBJETIVOS
2. Verificar los resultados de losprocesos tomando como baseel análisis de los indicadorescorrespondientes.OBJETIVOS correspondientes.
3. Definir las acciones requeridaspara el mejoramiento lapara el mejoramiento, laeficiencia y efectividad delos procesos y sus resultados.
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1. Evaluar la efectividad de loscontroles establecidos en losprocesos, y detectar lap , yexistencia de controlesinformales en las áreas de losmismos.
Estándar 2. Establecer las alternativas demejoramiento de los
“Autoevaluacióndel Control”
mejoramiento de loscontroles, asignados a cadaárea organizacional.
3. Definir las acciones demejoramiento de ordenfuncional e individualfuncional e individual,necesarias para la efectividadde los controles en cada
uno de los procesos73
uno de los procesos.
1. Estándar de Control que1. Estándar de Control quebasado en un conjunto deindicadores de gestión,diseñados en la Planeacióndiseñados en la PlaneaciónEstratégica y en la Operación,permite una visión clara eintegral de su comportamiento
Estándar
integral de su comportamiento,del cumplimiento de susobjetivos e identificadesviaciones sobre las cuales“Autoevaluación
de la Gestión”desviaciones sobre las cualesse deben tomar correctivos.
2. Permite el monitoreo de losfactores críticos de éxito defactores críticos de éxito delos procesos y establecer lasmedidas correctivas quegaranticen la continuidad de lagaranticen la continuidad de laoperación y el cumplimiento delos objetivos de la Institución.
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Proporciona el análisis neutral,p ,objetivo e independiente de laAuditoría Interna Institucional, sobre:La efectividad del Control y elycumplimiento de los planes,programas y proyectos, relativos a lafunción de la entidad y la forma como
EVALUACIONINDEPENDIENTE.
OBJETIVOS
función de la entidad y la forma comohan sido realizados, mediante:
• La evaluación sobre la efectividadOBJETIVOS La evaluación sobre la efectividaddel Sistema de Control Interno.
• El examen independiente de lagestión de la institución para dargestión de la institución para darcumplimiento a sus
• propósitos.
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Proceso de evaluación cuyo objetivoes emitir juicios fundados, a partir de
id i b l d devidencias, sobre el grado deefectividad del Control Interno en laoperación y cumplimiento de losobjetivos de la Institución Permite:objetivos de la Institución. Permite:
1. Conocer el estado de desarrollodel SCI
Estándar“Evaluación
del SCI.2. Evaluar la capacidad del SCI para
garantizar el cumplimiento de losobjetivos y propósitosIndependiente
al Sistema de C t l I t ”
objetivos y propósitos.3. Detectar las principales fortalezas
y debilidades del SCI y su impactoen el desarrollo de la funciónControl Interno” administrativa.
4. Informar el nivel de efectividad delSCI.
5 R d l l di ió d5. Recomendar a la alta dirección dela Institución, las acciones demejoramiento para hacer máseficiente el CI
76
eficiente el CI.
Constituye el mecanismo para llevar acabo el examen sistemático, objetivo
i d di t d le independiente de los procesos,actividades, operaciones y resultadosde una Institución.
Para determinar si:
• Los recursos se han utilizado con
Estándar• Los recursos se han utilizado con
la debida consideración por sueconomía, eficiencia, eficacia ytransparencia“Auditoría
Interna”transparencia,
• Se han observado las normasinternas y externas que les seanaplicables,p ,
• Si los mecanismos deComunicación Pública sonconfiables, permiten revelar los
á i d laspectos más importantes de lagestión y los resultados obtenidos,satisfaciendo a los diferentesgrupos de interés
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grupos de interés.
LA AUDITORÍA INTERNA deberá
Estándar
LA AUDITORÍA INTERNA deberátener alcance en cuatro aspectosbásicos de evaluación en laadministración pública:
“AuditoríaInterna”
p
• Cumplimiento,• Soporte organizacional,
G tió• Gestión,• Resultados.
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Instrumentos que consolidan elconjunto de acciones requeridas paracorregir las desviaciones encontradascorregir las desviaciones encontradasen el SCI, en el direccionamientoestratégico, en la gestión y resultadosde la Institución públicade la Institución pública.
Su finalidad es desarrollar una culturai i l i t d l
PLANES DE MEJORAMIENTO
organizacional orientada almejoramiento permanente de sufunción, efectuando las acciones
ti l P líti lcorrectivas en las Políticas y en losdistintos procesos y procedimientos,a fin de garantizar el buen uso de los
úbli fi i trecursos públicos y una eficienteprestación del servicio que le ha sidoencomendado.
79
Constituye el Plan de ordenC ti i t l
Estándar“Plan de
Corporativo, que integra lasacciones de mejoramiento que laInstitución en su conjunto, deberealizar para fortalecer suPlan de
MejoramientoInstitucional”
realizar para fortalecer sudesempeño institucional y cumplircon su función, misión y objetivosen los términos de la ConstituciónInstitucional en los términos de la Constitución,la Ley y los compromisosadquiridos con sus grupos deinterés.
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Constituyen los planes
Estándar“Plan de
Constituyen los planesadministrativos que contienen lasacciones de mejoramiento a nivelde los PROCESOS y de las áreasPlan de
MejoramientoFuncional”
yresponsables dentro de laorganización, que debe realizarsepara fortalecer su desempeño yf i i t i t l l dFuncional funcionamiento con vista al logro deobjetivos institucionales.
81
Definen las acciones demejoramiento que dentro del Pland M j i t F i l d b
Estándar“Plan de
de Mejoramiento Funcional, debeejecutar cada uno de losservidores públicos en un marcode tiempo y espacio definidosPlan de
MejoramientoIndividual”
de tiempo y espacio definidos,mejorando las actividades y/ otareas bajo su responsabilidad ypropiciando con ello elIndividual propiciando con ello elmejoramiento de los procesos, losmacroprocesos y los resultados delárea a la cual pertenecen.área a la cual pertenecen.
Fuente:82
Fuente:MECIP – Marco Conceptual y Manual de ImplementaciónPresentaciones MECIP – Programa Umbral y Ministerio de HaciendaPresentaciones MECI - Colombia
