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ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS VERSIÓN 1

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Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos electrónicos

Superintendencia Nacional de Salud

Secretaría General Subdirección Administrativa

Grupo de Gestión Documental

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CONTENIDO

1 ASPECTOS GENERALES ...................................................................................................... 4

1.1 ARQUITECTURA TRADICIONAL ..................................................................................... 4

1.2 ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS MOREQ-2010 .................................... 4

2 OBJETIVOS ............................................................................................................................... 5

2.1 Objetivo General .................................................................................................................. 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................... 5

3. ALCANCE .................................................................................................................................. 5

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN. ........................................................................................................ 5

5. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6

6 MODELO DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL SGDEA ............................................... 6

6.1 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO

ELECTRÓNICO (SGDE) .................................................................................................................. 7

6.2 CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO ............... 8

6.3 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) COMO REQUISITO

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .................................... 9

6.4 REQUISITOS DE ACCESO Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD PARA EL SISTEMA

GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.......... 11

6.5 Gestión de Copias de Seguridad y Restauración ..................................................... 13

6.5.1 NIVELES DE SEGURIDAD Y ACCESO ..................................................................... 14

6.5.2 REQUISITOS PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS - TRD Y TVD ........ 14

6.5.3 REQUISITOS MÍNIMOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO .............................. 15

7 REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ................ 25

7.1 METADATOS ...................................................................................................................... 27

7.1.1 Implementación de los Metadatos para la Gestión .............................................. 27

7.1.2 Los metadatos como herramienta de control para la gestión de documentos.

28

8 BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 30

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INTRODUCCIÓN Mediante la promulgación de la Ley 594, se establece la función archivística de las entidades públicas, es a través de esta que se efectúa la reglamentación de los diversos procesos documentales de las Entidades, en tal sentido es pertinente garantizar el fortalecimiento de los sistemas de información, enmarcados en el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones TIC’s. Con fundamento en la orientación que tales brindan a los sistemas de archivo y gestión documental, estos se han convertido en dependencias estratégicas que brindan funciones de apoyo tanto para el desarrollo de las actividades misionales de las Organizaciones, de la misma forma que facilitan y garantizan su alineación con los objetivos nacionales de “Lucha contra la corrupción, transparencia y rendición de cuentas” (Colombia. Bases del Plan Nacional de Desarrollo - Departamento Nacional de Planeación - DNP, 2014).

En ese orden de ideas el Ministerio de Cultura, junto con el Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones (MINTIC), en armonía con el Archivo General de la Nación, en especial lo dispuesto por medio del decreto 2609, recopilado en el decreto único reglamentario del sector cultura, Decreto 1080 de mayo 26 de 2015, Capitulo VII, norma mediante la cual se procedió a reglamentar los requisitos para la gestión de documentos electrónicos y los Sistema de Gestión Documental en las Entidades Públicas, así mismo incorporó el Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos Electrónicos como el instrumento archivístico que desarrolla este ítem en el citado Decreto.

En consecuencia, con lo anteriormente expuesto, se procede a efectuar mediante este documento una serie detallada de recomendaciones, con el propósito de facilitar la adecuada normalización y el cumplimiento de los estándares de la gestión documental electrónica en la Superintendencia Nacional de Salud.

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1 ASPECTOS GENERALES Para la realización de este instrumento fue necesario tomar como elemento fundamental el documento de especificación MoReq (Comisión Europea y Ministerio de Cultura de España, 2004), la Norma Técnica ISO 15489:2001-;2 y las normas emitidas para tal efecto por el Archivo General de la Nación – AGN y el Ministerio de las TIC.

1.1 ARQUITECTURA TRADICIONAL

Fuente: DLM Forum Foundation - Modular Requirements for Records Systems -

MoReq2010

1.2 ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS MOREQ-2010

Negocio Principal Características (No Servicios)

Servicio Modelo Admite Módulos Conectados

Fuente: Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones - MoReq2010®: la gestión de documentos en

arquitecturas modulares y orientadas a servicios

Sistema de

Negocio

Sistema de

Registros

Captura y gestión

de registros de

forma centralizada.

5. Servicio de

Clasificació

7. Modelo de Servicio

3. Servicio

de

4.

Modelo

8. Servicio de

programaci

9. Servicio

de

10. Servicio de Búsqueda

11.

Servicio

Interface

6. Registro de servicio Componentes

de Almacenamie

ILUSTRACIÓN 1 ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS MOREG 2010

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2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Efectuar el desarrollo de un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos en la Superintendencia Nacional de Salud, el cual pueda ser implementado en el mediano plazo, con el propósito de garantizar la adecuada y oportuna gestión de la información en formato electrónico (digital) acatando normas y estándares necesarios para su gestión y tratamiento.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer los requisitos mínimos requeridos por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), para el adecuado trámite de los documentos electrónicos de archivo en la Superintendencia Nacional de Salud. Establecer las Características básicas del Sistema de Gestión de Documento de Archivo Electrónico. Determinar las características del documento electrónico de archivo (DEA) en la Superintendencia Nacional de Salud. Determinar los requisitos de acceso y elementos de seguridad para el Sistema gestión documental que se implementará en la Superintendencia Nacional de Salud. Establecer los requisitos mínimos del documento electrónico conforme a lo dispuesto por la normatividad vigente, el cual será base para la gestión del mismo en la Superintendencia Nacional de Salud. 3. ALCANCE Este Modelo de requisitos para la gestión de Documentos Electrónicos se desarrolla conforme a lo dispuesto en la normativa vigente, y XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El presente Modelo de requisitos aplica como complemento al proceso de Administración

de Gestión Documental, procedimiento Planeación de la Gestión Documental y debe ser

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utilizado por todos los funcionarios, contratistas y responsables de las diferentes

dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud.

5. DEFINICIONES XXXXXXX XXXXX CXXXX

6 MODELO DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL SGDEA Los Sistemas de Gestión Documental de Archivo, son sistemas informáticos cuyos desarrollos están orientados al almacenamiento, administración y control del flujo de documentos dentro de una Compañía, los cuales son de naturaleza dinámica y creados en diferentes medios y versiones. En tal sentido un Sistema de Gestión Documental está encaminado a organizar documentos e imágenes digitales de manera centralizada, proporcionando el acceso de manera fácil y sencilla a los usuarios, así mismo garantizando la recuperación y trazabilidad de los documentos de la organización.

La metodología de diseño e implementación de dicho Sistema debe garantizar el cumplimiento de la Norma Técnica ISO 14589 (8.4 Metodología para el diseño y la implementación). Conforme a lo dispuesto en las “Generalidades del sistema de gestión documental”, Artículo 2.8.2.6.1., del Decreto 1080 de 2015, el Sistema de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud debe cumplir con las siguientes características1:

Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

1 Decreto 1080 de 2015; Artículo 2.8.2.6.1, Generalidades del Sistema de Gestión Documental.

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Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información

conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo

por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

El sistema de información para la Gestión de Documentos Electrónicos debe garantizar la tipificación desde el ingreso de los documentos a la Entidad, de tal forma que se garantice la asignación automática del tiempo de respuesta para cada uno de ellos, conforme a lo establecido en la normatividad vigente.

6.1 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO (SGDE)

Acatando lo previsto en el Artículo 2.8.2.6.2., del Decreto 1080 de 2015, las particularidades que debe observar la implementación de los módulos del SGDE de la Superintendencia Nacional de Salud, son los siguientes2:

Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades

Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

2 Decreto 1080 de 2015; Artículo 2.8.2.6.2, Características de los sistemas de gestión documental.

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Meta descripción. Se debe procurar la generación de metadatos

normalizados sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir

que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor probatorio e integridad de los documentos.

Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer

capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries, expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos

electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de

tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

6.2 CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Las Características del Documento Electrónico de Archivo, han sido definidas en el artículo 2.8.2.7.2., del Decreto 1080 de 2015, las cuales son adoptadas por la Superintendencia Nacional de Salud y se plasman en este documento3:

3 Decreto 1018 de 2015; 2.8.2.7.2. Características del Documento Electrónico de Archivo

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a) Contenido estable. Debe garantizarse que el contenido del documento no cambia en el tiempo; todo cambio debe contar con su debida autorización en concordancia con las reglas establecidas, las cuales han sido limitadas y controladas por la entidad, o en su defecto el administrador del sistema, de forma talque al consultar cualquier documento, mediante el mismo dato identificador, petición o interacción arroje siempre el mismo resultado. b) Forma documental fija. Se debe garantizar que el contenido del documento de archivo permanece completo y sin alteraciones, a lo largo tiempo, conservando la forma original desde su creación. c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo requieren un nexo de vinculación que relaciona de manera lógica la documentación que compone el archivo, por razones tales como la procedencia, proceso, trámite o función, motivo por el cual este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo mediante metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la cual pertenece (serie, subserie o expediente). d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos o información electrónica, si la información que este contiene es para su posterior consulta. Se debe garantizar la conservación de la integridad de la información a partir de su generación.

6.3 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) COMO REQUISITO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos de archivo tradicionalmente en papel forman expedientes, organizados en unidades de conservación (carpetas de cartón), guardando una estructura lógica o cuadro de clasificación adoptado por la Entidad, en consecuencia, es pertinente realizar la estructura del CCD, atendiendo las disposiciones del Acuerdo 002 de marzo 14 de 2014, emanado del Archivo General de la Nación.

Secretaría General

Despacho del

Superintendente

SUPERSALUD

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En ese orden de ideas, para el caso de los expedientes electrónicos, se requiere que los tipos documentales se encuentren organizados por orden cronológico, cumpliendo con el principio de procedencia y que para cada tipo documental haya un archivo digital independiente.

En el entendido que los documentos constituyen parte esencial en la construcción de los expedientes electrónicos, en consecuencia, es pertinente tener en cuenta el acatamiento de las siguientes sugerencias durante el período de gestión4:

El nombre de cada expediente electrónico se debe definir teniendo en cuenta el contenido, el trámite, la actuación o procedimiento del que hacen parte los documentos por los cuales está conformado, mediante la generación de un índice

4 Acuerdo 03 de 2015, Archivo General de la Nación, lineamientos generales para la gestión de documentos electrónicos

Estudios Previos

Pliegos

Propuestas

ExpedienteX

Historias

Laborales (HL)

HL 2 HL 1 HL 3

Grupo Talento

Humano

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electrónico (tipos documentales que componen el expediente). Se requiere que éste índice exprese el orden original del proceso, es decir que requiere ordenado cronológico de los documentos que lo conforman, de acuerdo con el desarrollo del trámite, actuación o procedimiento.

a. Los documentos solamente podrán ser modificados durante el período de

trámite. En consecuencia, solamente los usuarios responsable e interesado del proceso podrán realizar acciones y operaciones tales como continuar aportando al expediente electrónico documentos electrónicos nativos o digitalizados y todas aquellas que se requieren para el control de los mismos, debiendo quedar detallada cada transacción en el registro de auditoría.

b. Los expedientes que no hayan sido clasificados como reservados deben asegurar su accesibilidad y consulta por los medios que disponga la Entidad, garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad, confidencialidad, contextualidad y disponibilidad.

c. La Superintendencia Nacional de Salud propenderá por la conservación de los documentos en formato electrónico, los cuales formen parte integral de un expediente de este tipo; lo que significa que los expedientes que han sido definidos como expedientes electrónicos no deben conservar soportes en papel, garantizando además la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en el expediente, así como el cumplimiento de las normas que regulan la materia.

d. Debe garantizar el traslado de los expedientes al repositorio o sistema el cual sea dispuesto como destino final de archivo, habiéndose cumplido los tiempos de retención definidos por la Entidad en las Tablas de Retención Documental (TRD).

La Superintendencia Nacional de Salud debe garantizar la aplicación de los requisitos dispuestos en Moreq2010 y la Norma Técnica ISO 15489, en re lac ión con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y el CCD.

6.4 REQUISITOS DE ACCESO Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD PARA EL SISTEMA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

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Requisitos de acceso. El Sistema de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, debe cumplir con los requerimientos de seguridad que se detallan a continuación5:

Garantizar l os pe rm isos a l A dministrador para permi t i r o restringir el acceso a los documentos de archivo, expedientes y metadatos, a los interesados.

El Administrador deberá contar con los permisos que le permitan a éste

asociar al perfil del usuario interesado las propiedades o características y permisos de acceso que le garanticen a éste el cumplimiento de sus funciones, la realización de las acciones y la posibilidad de acceder a los servicios del sistema y efectuar las transacciones propias de su rol, incluyendo funciones, campos de metadatos, documentos de archivo y expedientes.

Garantizar la restricción del acceso a los datos dentro del ámbito de responsabilidad de cada perfil de usuario, así como las funciones de control para cada uno de los perfiles y usuarios.

Tener la funcionalidad para la creación de grupos de usuarios cuyos

permisos garanticen el acceso a uno o varios de expedientes o documentos de archivo.

Contar con la funcionalidad para la asignación de permisos a un usuario de

forma tal que éste pueda pertenecer a uno o varios grupos.

Conceder únicamente a los administradores los permisos que le permitan establecer perfiles de usuarios y la asignación de éstos a uno o varios grupos.

Dentro de su configuración inicial debe establecer respuestas para los usuarios cuyos permisos no le permitan acceder a determinados documentos; en cuyo caso al momento de efectuar la búsqueda de documentos de archivo, tomo o expediente, o intentar acceder a él sin tener privilegios para consultarlo, el SGDA debe realizar una de las siguientes acciones; así mismo debe permitir al administrador parametrizar otras posibles respuestas:

❖ Mostrar a modo de reporte el título y los metadatos.

5 http://mgd.redrta.org/directrices-restricciones-y-controles-de-acceso/mgd/2015-01-23/134923.html

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❖ Informar al usuario mediante mensaje por pantalla, la existencia del expediente o documento de archivo, mostrando únicamente el identificador único de los mismos, evitando enseñar cualquier otro metadato.

❖ Ocultar al usuario toda información del documento de archivo, la cual pueda advertir la existencia del mismo.

Por otra parte, para el caso en que un usuario realice una búsqueda de texto completo, el SGDEA de ningún modo debe incorporar en el reporte, los documentos de archivo para los cuales este no tenga permiso. Dentro del resultado de las búsquedas y consultas, tanto de expedientes como de documentos de archivo, el SGDA no debe permitir el acceso a los metadatos asociados, ni la visualización o evidencia que muestre la existencia de los archivos que tengan restricción de confidencialidad. Si llegara a presentarse el caso en el cual un usuario intenta acceder a expedientes, volúmenes o documentos de archivo para los cuales no está autorizado, la pista de auditoría debe preservar, el historial de tales intentos.

6.5 GESTIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD Y RESTAURACIÓN En consonancia con las políticas de seguridad de la información de la Superintendencia Nacional de Salud, el Gestor Documental, debe garantizar los protocolos que incluyan, entre otros, los tipos de Backus que se relacionan a continuación:

Copia de la base de la Base de Datos incluido el índice. Copia del Software (código fuente) del Gestor Documental Copia de la bodega de datos

Lo anterior sin perjuicio de la frecuencia, Con esto se asegura el restablecimiento del sistema, la seguridad de la información y la continuidad del negocio, en caso de siniestro.

La información que se registre y/o se guarde en el Software del Gestor de Documentos Electrónicos de Archivo, requiere estar soportada con una copia en espejo, la cual por seguridad deberá estar ubicada fuera de las instalaciones de la Superintendencia

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Nacional de Salud, asegurando su restablecimiento en el evento en que ocurra un desastre que comprometa el Sistema y/o la información.

6.5.1 NIVELES DE SEGURIDAD Y ACCESO Los niveles de seguridad del SGDEA, serán establecidos en concordancia con lo dispuesto en Artículo 18 de la Ley 1712, de transparencia y acceso a la información, el cual determina las excepciones a ser tenidas en cuenta en relación con los documentos de carácter público, por tanto, debe acatarse para los casos particulares las restricciones allí establecidas. La Superintendencia Nacional de Salud ha diseñado acorde con las políticas de seguridad y el índice de información clasificada y reservada y el cuadro de control de acceso, documento del cual se han generado las Tablas de Control de Acceso para la Entidad.

6.5.2 REQUISITOS PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS - TRD Y TVD El sistema de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud o el que haga sus veces debe cumplir con lo establecido en los requerimientos determinados en la normatividad vigente (Normas de conservación- Establecimiento de los plazos de conservación). Así mismo es necesario que el Sistema cumpla con los siguientes requisitos:

Proporcionar tiempos de retención en sistema de archivo de gestión, por serie

documental conforme a lo dispuesto en el cuadro de clasificación. Asignar los tiempos de retención en sistema de archivo central por serie

documental conforme a lo dispuesto en el cuadro de clasificación. Determinar los documentos para eliminación, una vez se h a ya cumplido el

periodo de retención en Archivo Central y proporcionar a su vez el inventario para la respectiva publicación.

Generación automática de los inventarios para transferencias primarias y secundarias conforme a los inventarios documentales y archivos digitales existentes en conservación.

Contar con un módulo de transferencias virtuales y alerta de transferencias automáticas, para los casos en los cuales se cumpla con los tiempos de retención determinados en las TRD y TVD.

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Contar con un Sistema de recuperación de expedientes de sistemas de archivo con módulo de búsqueda sencilla y estructurada el cual asegure la recuperación de la información requerida.

Debe tolerar búsqueda mediante texto completo de los documentos digitalizados indicando los niveles de recuperación.

REQUISITOS DE CAPTURA

Para el proceso de captura de documentos de archivo en el SGDEA en la Superintendencia Nacional de Salud, se requiere el establecimiento de los controles y funcionalidades adecuadas, dentro del desarrollo de las siguientes actividades:

Registro y gestión de todos y cada uno de los documentos electrónicos de archivo, indistintamente de la técnica de codificación utilizada y de otras características tecnológicas.

Asociación de los documentos de archivo al cuadro de clasificación y a

uno o más expedientes.

Integración con el software de aplicaciones que genera los documentos de archivo.

Validación y control de la entrada de metadatos en el SGDA.

Demás requisitos establecidos en la Norma Técnica ISO 15489, cuya aplicación sea posible conforme a las condiciones de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud.

6.5.3 REQUISITOS MÍNIMOS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Los componentes del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo (SGDEA) deben ser evaluados registrando la opción SÍ CUMPLE, registrando en las observaciones el soporte de cumplimiento, que confirma que cumple con el requisito; en caso contrario debe indicar con la opción NO CUMPLE, el paso a seguir una vez efectuada la evaluación es la realización de un plan de acción mediante el cual se garantice su cumplimiento.

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TABLA 1 COMPONENTES FUNDAMENTALES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL

SGDEA, MEDIANTE EL SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

Aspectos Requisito Descripción Cumple si / No Observaciones

1. Requisitos Mínimos

1.1. Cuadro de Clasificación Documental

Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar el CCD de la organización y ser compatible con él.

CCD jerárquico

El SGDEA permitirá la utilización de un CCD en el que los expedientes se puedan organizar, como mínimo, una jerarquía de tres niveles.

Enunciar

Cuando se configure el sistema, se deberían definir los mecanismos para nombrar los distintos elementos del CCD.

Creación previa del CCD

Crear un cuadro de clasificación en el momento de la configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la importación de documentos electrónicos de archivo.

Creación de elementos

Creación de nuevas clases en cualquier posición del CCD (cuando no existan previamente expedientes).

Interfaz gráfica

Navegación y exploración de los expedientes y de la estructura del CCD, así como la selección, la recuperación y la presentación de los expedientes electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo.

Reubicar

Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del cuadro de clasificación, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente. Solo el administrador podrá realizar esta acción, dejando manifiestos los pasos seguidos de esta reclasificación.

Soportar metadatos

Soportar los metadatos de expedientes y los de los documentos que contiene. Una vez se ha capturado un documento de archivo, el sistema debe permitir únicamente a los administradores la capacidad de añadir o modificar sus

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metadatos, en el caso que sean erróneos.

Editar identificador y título

Asignar un identificador único a cada expediente. Poder editar el título del expediente, en el caso que sea erróneo.

1.2. Referenciación

Auditoría

Registro de la auditoría realizada al archivo e identificación de creación de nuevos elementos en el cuadro de clasificación.

Inventario Creación y mantenimiento automático del inventario de expedientes.

1.3. Conservación, eliminación o transferencia.

Tabla de Retención Documental - TRD

Asociar las Tablas de Retención Documental - TRD, a los expedientes de archivo y a los documentos que los componen.

Comprobar y ejecutar la TRD

Comprobar de manera automática los periodos de conservación asignados y poder realizar la disposición final establecida.

Actas de eliminación

Llevar un registro de los expedientes eliminados (actas de eliminación).

Modificar TRD

Si la norma de conservación varía en la TRD, el administrador debe estar en condiciones de modificar o reemplazar la norma de conservación en cualquier momento.

Transferencia

El SGDEA incluirá un proceso de transferencia. En este proceso se deben incluir todos los expedientes, con sus documentos y sus metadatos asociados, sin variar, modificar o degradar el contenido o la estructura.

Traza Transferencia

Registrar todos los elementos transferidos y generar un informe.

Formatos Presentar los documentos en un archivo bajo los formatos admitidos por el sistema.

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Expedientes híbridos

Transferir documentos de archivo análogos y electrónicos, correspondientes a la resolución de un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo.

Varias transferencias

Transferir varias veces el mismo expediente de archivo8.

Eliminar

Prohibir en todo momento la eliminación de un expediente o cualquier parte de su contenido, a no ser que se realice dentro del proceso de disposición final.

1.4. Captura y registro

Captura en CCD Garantizar que los expedientes que se capturen se asocian al cuadro de clasificación documental.

Captura de metadatos

Validar y controlar la entrada de los metadatos mínimos obligatorios e incluir otros metadatos asociados a los documentos electrónicos de archivo.

Captura de documento

Capturar “el contenido del documento electrónico de archivo, incluida la información que determina su forma y presentación y la que define la estructura y el comportamiento, sin menoscabo de su integridad estructural…”9.

Formatos de captura

Capturar o convertir los formatos de los documentos a los formatos admitidos en la fase de archivo.

1.5. Búsqueda, recuperación y presentación

Búsquedas

Incluir varias funciones de búsqueda que actúen sobre los metadatos asociados y en el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc.

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Búsquedas combinadas

Realizar búsquedas combinadas que actúen sobre los metadatos asociados y en el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc.

Búsquedas con comodines

Realizar búsquedas con comodines, (por ejemplo “y”, “o”)

Interfaz gráfica

Utilizar una interfaz gráfica o programa de visualización que permita ver los distintos niveles del Cuadro de Clasificación Documental CCD. Presentar los documentos de archivo que se hayan recuperado de una consulta.

Recuperación de datos

Recuperar un expediente completo o parte de su contenido. Presentar el número total de resultados de una búsqueda.

Revelar información

En ningún caso el resultado de la búsqueda presentará información que sea necesario ocultar a los controles de acceso y seguridad.

Recuperar al usuario público

Disponer de instrumentos que permitan, al usuario público, acceder a los documentos de archivo que haya solicitado (siempre que sea documentación pública y sin ninguna restricción). De la misma forma se podrá obtener una lista de resultados de una búsqueda. Se llevará un control de la documentación solicitada.

1.6. Administración

Parámetros del sistema

Los administradores puedan controlar, visualizar y reconfigurar parámetros del sistema. (Por ejemplo espacio en disco e indexación).

Copias de seguridad

Administrar instrumentos de copia de seguridad y recursos que permitan restaurar y recuperar el sistema.

Administración CCD

Planeación y gestión de los CCD según su nivel jerárquico.

Gestión de usuarios

Cambios de usuarios entre las distintas áreas de una entidad. Definir perfiles y roles. Restringir el acceso de los usuarios.

Informes de administración

Obtención de informes y estadísticas de la aplicación.

Auditoría Revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos.

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Nivel de seguridad Modificar el nivel de acceso a los documentos de archivo.

Eliminación

Eliminar los documentos, expedientes de archivo, si las TRD así lo indican. Debe generar un registro de la acción y mantener un acta de eliminación.

1.7. Otros

Gestión total de expedientes

Gestionar del mismo modo expedientes electrónicos, híbridos y en soporte físico. Una gestión integrada de ambos tipos de expedientes y documentos de archivo, incluyendo la gestión del CCD, aplicación de las TRD, TVD, metadatos, clasificación, etc.

Vinculación con Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE

Estar vinculado con el SGDE, captura automática de documentos electrónicos generados en el curso de la actividad administrativa y remitirlos al SGDEA.

Interactuar

Interactuar con otros aplicativos informáticos asociados a su actividad, incluyendo tratamientos de imágenes, de escáner o de flujos de tareas.

Copiado

Copiar el contenido de un documento electrónico de archivo, para crear un documento nuevo, garantizando la conservación íntegra del documento de archivo original.

Firma electrónica

Conservar la información relativa a las firmas digitales, firmas electrónicas, encriptación y los datos de las entidades certificadoras. Facilitar la introducción de distintas tecnologías de firma electrónica, digital, encriptación. Verificar la validez de una firma digital o electrónica, en el momento de su captura y mantener los metadatos.

2. Requisitos Opcionales

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2.1. Cuadro de clasificación

CCD jerárquico multinivel

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo no restringe el número de niveles de la jerarquía del Cuadro de Clasificación Documental.

Creación y gestión de varios CCD

Poder crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación Documental.

CCD distribuido

Usar un Cuadro de Clasificación Documental distribuido cuyo mantenimiento se pueda realizar a través de una red desde los distintos lugares donde se archivan documentos.

2.2. Referenciación

Vocabularios controlados

Utilización de vocabularios controlados.

Referencias cruzadas

Crear referencias cruzadas entre expedientes relacionados.

Entradas múltiples

Entradas múltiples al mismo documento que exista en varios expedientes, sin duplicar físicamente el documento electrónico de archivo.

Informes

Obtención de informes sobre la actividad del Cuadro de Clasificación Documental. Número de expedientes, documentos, etc.

2.3. Conservación, eliminación y transferencia

Actualizar TRD Si se mueve dentro del Cuadro de Clasificación Documental un expediente, convendría que si la Tabla de Retención Documental es diferente en la nueva ubicación, esta se actualizase.

2.4. Búsqueda, recuperación y presentación

Búsquedas homogéneas

Instrumentos de búsqueda integrados y presentados de la misma manera, para realizar las consultas en todo el CCD. De igual manera estos instrumentos deben implementarse para expedientes.

Ordenación de los resultados

Poder configurar la visualización de los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, poder elegir el orden en que se muestran los resultados, el número de resultados, etc.

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Otros Interactuar con otros SGDEA

Que sea capaz de interactuar con otros SGDEA y con otras aplicaciones de la entidad.

3. Requerimientos de Preservacion (OAIS)

3.1 Tabla de requisitos de preservación

PIT

Transferir documentos desde los gestores documentales, preparación de los Paquetes de Información de Transferencia o PIT.

Índice electrónico

Incorporará un índice electrónico de los documentos que contiene el expediente y sus metadatos.

Conversión

La conversión de los documentos a los formatos de ficheros admitidos para su conservación permanente.

Captura

Captura y aplicación de protocolos de comprobación de integridad y legibilidad de los documentos.

PIA

Registro de la captura en el sistema de producción de los Paquetes de Información de Archivo o PIA.

Acceso

Aplicación de las políticas y protocolos de administración del sistema relativo al acceso, para garantizar el cumplimiento de la normativa de privacidad y de seguridad de acceso.

PIC Proceso de producción de los Paquetes de Información de Comunicación o PIC, para su recuperación y consulta.

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Evolución tecnológica

Aplicación de las políticas y los procesos periódicos para comprobrar que los archivos se puedan leer, así como las políticas de cambio de los archivos a nuevos formatos que puedan aprobarse de acuerdo con la evolución de la tecnología.

Soportes

Aplicar las políticas de conservación de los medios o soportes de los documentos, para garantizar la estabilidad y legibilidad de los datos.

4. Requisitos de Seguridad

Restringir acceso Restringir el acceso a los documentos de archivo, expedientes y

metadatos a determinados usuarios o grupos de usuarios.

2 Perfiles Asociar a los usuarios de acuerdo a su perfil

permisos de acceso y funciones (lectura, edición,

etcétera). No permitir el acceso a ciertas partes del

CCD, a ciertos expedientes o a ciertos documentos.

Perfiles

Grupos de usuario Definir grupos de usuarios. Un usuario puede pertenecer a varios grupos.

Mecanismo de autenticación

Contar con un mecanismo de autenticación, atribuido al perfil del usuario.

Administración El administrador controlará la gestión de usuarios y accesos.

Búsquedas Los resultados de las búsquedas solo mostrarán documentos de archivo a los que tiene permiso de acceso.

Auditoría acceso Registrar todos los accesos.

4.1. Auditoría

Inalterable Mantener una pista de auditoría inalterable, capaz de capturar y almacenar todas las acciones realizadas en el SGDEA.

Automático Auditoría de acción automática, sin gestión manual.

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Contenido Reflejar todas las modificaciones realizadas en los documentos, expedientes y estructura del CCD (captura, reclasificación, etcétera) y en los parámetros administrativos.

Accesibilidad Se debe poder acceder y exportar la pista de la auditoría.

4.2. Copias de seguridad y recuperación

Automatización de copia

Proceso automatizado de creación de la copia de seguridad, de manera periódica, especificando la frecuencia y el contenido de la misma.

Almacenamiento El almacenamiento de dicha copia se seleccionará en un sistema o lugar, distinto del original.

Integridad La integridad de los datos no se alterará; Puede resultar útil contar con una identificación de “documentos vitales” que resulten esenciales para las entidades, a fin de especificar condiciones especiales para los mismos.

Restauración Poder restaurar tanto los documentos como las operaciones asociadas.

4.3. Transferencias

Gestión de fondos Contar con un instrumento para controlar y registrar la ubicación y los movimientos de los expedientes, tanto electrónicos, como los híbridos y los físicos, registrando la fecha en la que se desplazó.

Acceso Poder tener acceso a los documentos transferidos, si la normativa existente así lo requiere.

4.4. Autenticidad Restringir funciones

No se permite modificar ningún expediente cerrado y en fase de archivo.

4.5. Niveles de Seguridad

Niveles de seguridad

Poder asignar niveles de seguridad a los expedientes y a los documentos de archivo.

Vetado Los usuarios no podrán acceder a documentos con un nivel de seguridad más alto del que tienen autorizado acceder.

Modificar Se puede modificar el nivel de seguridad por parte del administrador.

Fuente: MinTic Guía 6 - SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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7 REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Determinar las características que debe tener un documento electrónico, es fundamental, con el fin de garantizar la gestión y el trámite en el Sistema de Gestión Documental, en tal sentido los tipos documentales, series y subseries documentales, requieren de su identificación a fin de establecer la forma más apropiada para los procesos de producción y digitalización. El aspecto fundamental de la información que debe ser asociado al proceso de gestión de documentos electrónicos, se encuentra relacionado de manera directa con el valor probatorio que se asocia al documento digital y electrónico, con respecto al documento físico; en tal sentido se precisa identificar en las tablas de retención documental (TRD), el momento en el cual un documento requiere su digitalización y contiene valor probatorio. A continuación, se identifican los tipos de digitalización determinados para los Sistemas de Gestión Documental. TABLA 2 REQUISITOS DE LOS TIPOS DE DIGITALIZACIÓN

Tipo Sustituir el

original en

papel

(SI / NO)

Nivel de

Seguridad

Requisitos

Procesos de digitalización con fines

de contingencia y continuidad del

negocio.

NO

Bajo Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley

527 de 1999 y sus normas reglamentarias.


de control o trámite.

NO Bajo Aplicar los modelos de Digitalización del

Archivo General de la Nación


archivísticos.

NO Medio Implementar y adoptar por parte del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño la

utilización y aplicación de estándares

técnicos, las normas archivísticas emitidas

por el Archivo General de la Nación y

adoptadas por el Comité de la SNS.

Procesos de Digitalización

certificada

SI Alta • Aplicar los estándares emitidos por

organismos competentes.

• Aplicar los protocolos de digitalización

certificada requeridos.

• Garantizar la implementación de la firma

digital o electrónica.

Fuente: Guía 5 - Cero Papel MinTic Acuerdo 002/14.

Una vez determinados los tipos documentales, conforme a la tabla anterior, se disponen los mecanismos necesarios para efectuar la implementación de las firmas

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digitales para los documentos que así lo requieran, dadas sus particularidades, de la mano con las políticas institucionales sobre la materia. Para el caso específico de los documentos que no tienen valor probatorio y por tanto no necesitan firma digital, dado que su propiedad principal es de consulta y su conservación a largo plazo no es requerida, pueden entonces ser digitalizados, cuidando de cumplir con las siguientes formalidades mínimas:

➢ Formato PDF, con capacidad de búsqueda ➢ Resolución mínima de 240 dpi ➢ Reconocimiento OCR ➢ Formato para archivo a largo plazo PDF/ A

Para el caso de los documentos con valor probatorio los cuales son candidatos para la implementación del mecanismo criptográfico de firma digital y conservación a largo plazo, requieren el cumplimiento de las condiciones que se detallan a continuación:

El documento digitalizado debe estar en formato PDF, con capacidad de búsqueda.

La digitalización de los documentos, deben garantizar función OCR, a fin de

permitir la selección del documento o parte de este, de forma tal que se permita su copia.

La digitalización de los documentos debe efectuarse con una resolución

mínima de 300 DPI a escala de grises.

La digitalización de los documentos debe realizarse en formato PDF/A; este debe facilitar la consulta cliente servidor, en ambiente WEB.

Los documentos de tamaños inferiores a carta u oficio deberán ser ubicados

en una hoja blanca de tamaño carta, para facilitar su digitalización y pasará a formar parte del respectivo expediente con su foliación propia.

La profundidad de bit debe definirse por las particularidades del documento, a

fin de que la imagen obtenida no presente fallas de calidad. Para el la Superintendencia Nacional de Salud se ha determinado que el valor máximo a utilizar es de 16 bits.

Respecto al brillo y contraste, estos deben estar definidos por las

características del documento y del escáner empleado, de tal forma que la imagen obtenida sea de buena calidad. Se recomienda fijar el valor 50/50.

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En lo pertinente al tamaño de un archivo de una página, se recomienda que este se encuentre dentro del rango de 60 a 100 kb, ello depende por su puesto de la cantidad de caracteres que contenga la página.

Las condiciones anteriores permitirán garantizar que los documentos digitalizados cumplan con lo previsto en la normatividad actual vigente y permitirá igualmente asegurar la gestión óptima de los documentos digitales.

7.1 METADATOS La Superintendencia Nacional de Salud se encuentra ante el reto de implementación de un Sistema de Gestión Documental, en cual garantizará la captura de documentos asociada al software de digitalización, el formulario mediante el cual se realiza el cargue de los documentos al sistema se apoya en el de radicación del sistema de correspondencia, lo cual garantiza la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información almacenada en la bodega de datos. En tal sentido es pertinente determinar el modelo de metadatos con el propósito de garantizar la indexación efectiva de los documentos digitales, conforme a los requisitos establecidos en del Moreq, “CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO”, y a fin de permitir la restauración de la información para consulta, garantizando de esta forma el cumplimiento de lo dispuesto en la ley 594 de 2000. En consecuencia, es necesario recalcar que el modelo de metadatos debe satisfacer los criterios fijados por el Archivo General de la Nación mediante el documento “Guía de metadatos”.

7.1.1 Implementación de los Metadatos para la Gestión La implementación de los metadatos es requerida a fin de asegurar la gestión durante todo el ciclo de vida; tanto documentos electrónicos de archivo como los expedientes requieren de la asignación de unos metadatos mínimos obligatorios. Conforme a lo dispuesto por la Ley, este aparte detalla los metadatos mínimos obligatorios que deben contener tanto los expedientes, como los documentos electrónicos de archivo que lo componen. A continuación, se precisan algunos aspectos pertinentes respecto de la implementación de los metadatos:

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7.1.1.1 Almacenamiento y gestión.

El almacenamiento de los documentos electrónicos de archivo en la Superintendencia Nacional de Salud, se realizará de manera centralizada y su gestión en los casos en los cuales no exista un software específico para su trámite, este se efectuará desde el Gestor Documental, los metadatos estarán adjuntos en los propios documentos.

7.1.1.2 Incorporación de metadatos. La Superintendencia Nacional de Salud ha definido cuales metadatos serán capturados de manera automática y cuáles se obtendrán mediante captura manual. Para garantizar la calidad semántica y sintáctica la captura manual se regirá por el auto control.

7.1.1.3 Creación de un documento de metadatos. Dada la consideración de que los metadatos son un documento en sí mismos, la Superintendencia Nacional de Salud determinará en qué momento se entenderá que los metadatos asociados a un documento se encuentran completos y cerrados.

7.1.2 Los metadatos como herramienta de control para la gestión de documentos.

La Superintendencia Nacional de Salud ha establecido la importancia de los metadatos fundamentales para la gestión, por tanto, están compuestos por elementos del cuadro de clasificación y elementos del calendario de conservación, así como la asignación de la accesibilidad o la seguridad de los documentos. De la misma forma que serán tenidos en cuenta para disparar eventos, tales como el recordatorio automatizado de una acción de eliminación o transferencia. El gestor Documental debe garantizar especialmente las siguientes funciones en relación con los documentos y sus metadatos:

El almacenamiento de los documentos en formatos diferentes incluyendo los metadatos y las firmas ligadas a estos.

Facilitar la búsqueda y asegurar el acceso a los documentos a los usuarios

que cuenten con los permisos para ello.

7.1.2.1 Relaciones entre metadatos.

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La Superintendencia Nacional de Salud conforme a sus necesidades determinará las estrategias necesarias al momento de establecer la conservación tanto de los enlaces entre el documento y sus metadatos, así como entre los metadatos como tal, aspectos fundamentales en el proceso de la gestión de los documentos a largo plazo. 2 Documento Electrónico

Fuente: Avantic – Software Development & Consulting

7.1.2.2 Valoración. Los metadatos serán objeto de valoración con el propósito de establecer los plazos de conservación, acceso y transferencia de los mismos. Dicha valoración debe tener en cuenta tanto los metadatos que se deben capturar con el documento, así como el tiempo que requiere que sean preservados. Los metadatos que se encuentran asociados a un documento deberán ser valorados igualmente en el momento en el cual se efectúe la valoración de este, sin embargo, las decisiones que puedan tomarse podrán ser distintas a los aspectos de conservación/eliminación del documento. Por lo tanto, la acción administrativa por medio de la cual se establece la destrucción documental deberá pronunciarse igualmente respecto de los metadatos asociados.

7.1.2.3 Transferencia de documentos.

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La Superintendencia Nacional de Salud ha establecido con fundamento en las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) los protocolos y políticas de transferencia de documentos electrónicos, conjuntamente a la gestión de sus metadatos asociados.

7.1.2.4 Conservación y formatos de almacenamiento. La Superintendencia Nacional de Salud examinará la posibilidad de conservar a largo plazo los metadatos asociados a documentos. En el caso de una conversión de formato, cuando el formato XML sea predominante, se documentarán los procesos para garantizar su información contextual. Se tendrán en cuenta las diferentes técnicas de almacenamiento de los metadatos, entre las cuales se contempla desde el encapsulado, donde el documento se convierte en una entidad que incorpora documento y metadatos, hasta la incrustación de los metadatos como cabecera del documento; la Entidad establecerá la mejor alternativa de conservación.

7.1.2.5 Asegurar la gestión de los metadatos a lo largo del tiempo. La Superintendencia Nacional de Salud garantizará la gestión de los metadatos a lo largo del tiempo. La migración o la conversión de sus formatos será contemplada como un proceso de conservación en interés de su utilización con propósitos de investigación.

8 BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación – AGN, Manual implementación de un Programa de

Gestión Documental – PGD, Colombia, 2014

Archivo General de la Nación – AGN, Guía para la gestión de documentos y

expedientes electrónicos, Colombia, 2007

Archivo General de la Nación; Guía de metadatos, Guía para la formulación de un

esquema de metadatos para la gestión de documentos, Colombia, 2014.

Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones, Gobierno en Línea, Obtenido

de Guía 5 Digitalización certificada de documentos, Colombia, 2014.

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DLM Forum Foundation, MoReq2010®, Modular Requirements for Records Systems

Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, Version 1.0, 2010

ISO/TC 46/SC 11 Preservación de Documentos Digitales: Guía “Cómo empezar”,

2010

NORMA ISO INTERNACIONAL 15489-1

Guía No. 6 "cero papel en la administración pública", Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20S

INAE%202013/Guia%20de%20metadatos.pdf

http://www.bne.es/es/Micrositios/Publicaciones/PREMIS/001_Introduccion/004_Cons

ideracionesrelativas/003_Almacenamiento/

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL

DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Adopción del documento

Mediante memorando NURC: xxxx se solicita adoptción del documento. Mediante memorando NURC: xxxx se acepta solicitud

Secretario General

XX/XX/XXXX

1

http://www.bne.es/es/Micrositios/Publicaciones/PREMIS/001_Introduccion/004_Consideracionesrelativas/003_Almacenamiento/

http://www.bne.es/es/Micrositios/Publicaciones/PREMIS/001_Introduccion/004_Consideracionesrelativas/003_Almacenamiento/

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