Modelo de organización de eventos para fiestas

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El alma inmortal de las guitarras

Para ayudarte en la organización de tu fiesta hemos adaptado el famoso Business Model Canvas. Hemos identificado que hay 9 aspectos clave en todo evento; ¿quieres saber cuáles son y qué relación tienen entre ellos? ¡Sigue leyendo! :)

¡hola!

Si estás leyendo esto es porque organizas fiestas o estás planeando lanzarte a hacerlo. ¡Genial! Nos gustan los valientes :)

Eso sí, ten en cuenta que organizar una fiesta es un asunto muy serio. No es lo mismo organizar una fiesta de cumpleaños de un amigo que organizar un evento de forma profesional. Además de asegurarte de que los asistentes se lo pasen genial, tendrás que vigilar tu presupuesto para que resulte rentable.

¿No sabes por dónde empezar? Pues has llegado al sitio correcto. Durante las próximas páginas vamos a contarte nuestro Modelo de Organización de Eventos aplicado a fiestas para que veas, paso a paso, cómo hacer tu evento. Además, si rellenas el modelo, verás de un sólo vistazo si tu evento es viable y rentable antes de ponerte manos a la obra.

Fan de la música, la comuni-cación y la tecnología a partes

iguales | Escribo en ticketea sobre todo lo que me gusta ;)

Ros MayoComunicación & Contenidos

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Segmento de clientesEs probable que ya estés dándole vueltas al tipo de fiesta que quieres organizar. Puede que sea un cotillón de nochevieja, una fiesta de disfraces para carnaval o una fiesta de música electrónica ambientada en un laboratorio. Esta última idea ya la puso en marcha Eduardo Peña, de ShareMusic y organizador de las fiestas Panic!

Como bien dice Eduardo, hay que afinar bien en la segmentación. La decisión de organizar un determinado tipo de fiesta en lugar de otro se toma después de haber descubierto que existe un público interesado en el evento que vas a organizar y que es necesario ajustarse con la mayor precisión posible a lo que demanda ese público.

A la hora definir tu target, tienes que utilizar características socio-demográficas: características demográficas, como el sexo, la ocupación o el perfil familiar (solteros, casados, con hijos…) y otras características como la localización geográfica, la edad, el nivel de estudios o el de ingresos. Todas estas variables sociológicas te ayudarán a hacer una primera aproximación del target que buscas.

Lo que hacíamos muy bien como promotora es que buscábamos un hueco en el mercado y lo analizábamos. Estudiábamos muy bien a ese target, sus hábitos y sus gustos. Creábamos una marca con unos valores y unos mensajes con los que ese público se sintiera identificado. Y luego esa marca la bajábamos a tierra y hacíamos todo el plan de marketing.

Eduardo Peña (ShareMusic).

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Propuesta de valor¿Qué les vas a ofrecer a tus clientes? La experiencia que vas a crear, en su conjunto, es tu propuesta de valor. Es importante que ofrezcas algo único que te diferencie del resto de eventos. Entonces, debes contestar a las siguientes preguntas: ¿De qué trata la fiesta? ¿Cuándo y dónde tendrá lugar?

Aprovecha la segmentación que has hecho para acercarte a los gustos e intereses de tu público objetivo. Cuánto más sepas de ellos, mejor podrás afinar tu propuesta de valor. Fíjate en qué es lo que más valoran de otros eventos y busca el modo de ofrecerles esa experiencia de una manera diferente a lo que hacen tus competidores.

Ahora que ya sabes a quién te diriges y con qué propuesta de valor, es el momento de pienses en cómo se la vas a hacer llegar.

Para que tu segmentación sea realmente útil, te damos dos sencillos consejos:

• Concreta lo máximo posible. No es lo mismo decir que tu público es gente joven (15-30 años) que jóvenes universitarios (18-23 años) con interés en los cómics manga, por ejemplo. Es mejor ser concreto, bajar al nivel de mayor definición posible. Si tienes un grupo, trata de dividirlo en subgrupos más pequeños para afinar más el tiro.

• Personalización. Esos subgrupos tienen que ser fácilmente identificables, reconocibles en cada conversación y documento de trabajo. Ponerle un nombre para personalizar ese target es tremendamente útil; es lo que se conoce como “buyer persona”. De este modo encontrarás más fácilmente el modo de llegar hasta él.

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DistribuciónHa llegado el momento de pensar en la distribución, los canales de venta para tus clientes y potenciales clientes. ¿Cómo vas a acercarles tu propuesta de valor?

El elemento que materializa la experiencia de una fiesta, o al menos la evoca, es la entrada. Puedes distribuir tus entradas en canales de venta física –las propias taquillas del local en el que se organiza la fiesta o de otros lugares asociados- o en canales online –los más apropiados si tu público es joven-.

Estos son los canales de distribución que puedes utilizar para vender entradas:

• Canales online• La página del operador de ticketing, como ticketea.com.• Tu página web o la de la propia fiesta, a través de un iframe. • La página de fans de la fiesta en facebook, a través de una aplicación.

• Canales offline • Puntos de venta físicos como tiendas de discos, por ejemplo. • Venta en taquilla, por ejemplo con ticketea box office.

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Relación con los clientes

Si seguimos el consejo de Eduardo Peña y nos fijamos en los canales online, hay varias posibilidades de promocionar tu fiesta:

• Email marketing. Puedes diseñar una newsletter y hacer envíos periódicos gracias a tu base de datos segmentada. En ella ofrecerás contenidos de calidad y puedes contabilizar y analizar los resultados. El envío de correos electrónicos puede resultar muy efectivo si ofreces información atractiva y seleccionas bien a los destinatarios. Hay varias herramientas gratuitas que puedes utilizar para realizar los envíos.

• Redes sociales. Su mayor virtud es su gran alcance y las posibilidades de microsegmentación que ofrecen. Tus acciones de marketing pueden ser compartidas y difundidas por otros, lo que te permitirá llegar a mucha gente. Una pequeña inversión en publicidad en redes sociales, puede ser muy efectiva. Además, puedes utilizar multitud de formatos; recuerda que es importante utilizar formatos audiovisuales (vídeos y fotos) sobre todo si el target es joven.

• Publicidad tradicional “display”. Cuando llega el momento de vender las entradas para tu fiesta pueden serte muy útiles las inserciones de publicidad web; puedes utilizar Display Network de Google, de forma que puedas decidir en qué tipo de blogs quieres que aparezcan tus anuncios.

Por otro lado, fuera de Internet sigue existiendo un mundo de posibilidades de marketing para la organización de tu fiesta: cartelería, relaciones públicas de calle y flyers. El diseño y la buena gestión del momento para lanzar las campañas son clave. “Estas acciones promocionales ayudan a crear clima, pero no para informar. El público ahora se informa por internet, por eso nuestra apuesta principal es el vídeo-flyer”, explica Peña.

Hay muchas maneras de llegar hasta tu público, pero cada canal tiene sus particularidades, ventajas e inconvenientes. Lo que es innegable es que hoy en día gran parte de lo que se hace pasa por Internet.

Ahora mismo toda nuestra campaña está enfocada en redes sociales. Nuestra estrategia es básicamente digital. Donde antes tenías que tener un flyer, que se iba a repartir donde estuviese tu público y que era tu pieza fundamental, ahora es el vídeo. Tienes que transmitir a través de vídeo cómo va a ser la fiesta, qué contenido va a tener, qué concepto... Ahora el contenido fundamental es el vídeo-flyer.

Eduardo Peña (ShareMusic), organizador de Panic!

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Fuentes de ingresos y estructura de costesHacer números tal vez no sea lo que más te motive cuando empiezas a planificar la organización de una fiesta. Pero el presupuesto es el documento fundamental para que el resultado final de tu fiesta sea exitoso y pueda haber más ediciones... La superveniencia de tu fiesta pasa por la necesidad de que las cuentas cuadren y tu evento sea rentable a largo plazo.

¿Cómo hacer un presupuesto? Si no lo has hecho nunca tal vez te parezca algo complicado, pero no lo es tanto. Se trata de hacer una previsión, lo más ajustada posible, de los ingresos que recibirás y los gastos que tendrás que afrontar. El cruce de ambas tablas tiene que dar un resultado positivo. Vigilar continuamente si los ingresos y los gastos ejecutados encajan con los previstos es el único modo de llegar al final sin sustos para tu bolsillo.

Fuentes de ingresos

En las fiestas hay dos grandes fuentes de ingresos: la venta de entradas y los patrocinios.

• Venta de entradas. Lo primero que tienes que saber es que el aforo máximo determinará el número de entradas que puedes vender. Ese aforo es una referencia muy importante a la hora de fijar el precio de tus entradas. Recuerda que dependiendo de dónde organices tu evento, puede que haya leyes sobre aforo diferentes; no olvides comprobarlo antes de tomar ninguna decisión.

• Patrocinios. Encontrar patrocinadores depende del tipo de fiesta que organices. Puedes lograr que una administración pública quiera apoyar tu fiesta, por ejemplo si se celebra durante las fiestas del municipio. O puedes conseguir que una empresa de bebidas quiera vincular su marca a la imagen que tiene tu fiesta. Es de vital importancia, en términos presupuestarios, cerrar estos acuerdos con la mayor antelación posible.

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Si organizas la fiesta en un lugar que no sea una sala o bar, puedes gestionar las barras y conseguir ingresos extra de esta forma.

Estructura de costes

A la hora de contabilizar los costes no pienses sólo en los gastos que tendrás que hacer comprando elementos decorativos. Hay muchas otras cosas que tener en cuenta:

• Medios propios. Tú y tu equipo vais a dedicar un tiempo a este trabajo. Tienes que contabilizar esas horas y ponerles un precio para saber hasta qué punto está siendo o no rentable tu fiesta.

• Productos y servicios. Tendrás que recurrir a algunas empresas o personal externo. Aquí es donde tienes que contabilizar la compra de los esqueletos en Halloween o el alquiler de las camas balinesas de tu fiesta veraniega, pero también el catering o cualquier producto o servicio que contrates para la fiesta.

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Actividades clave Ya hemos visto que en la organización de una fiesta hay muchos frentes que cubrir. Las actividades clave son precisamente aquellas sin las que no sería posible seguir adelante. Cada evento es un mundo, pero para las fiestas, lo más común es que éstas sean:

• Contratación de artistas, si vas a contar con actuaciones en directo.

• Producción de la fiesta: Desde buscar y alquilar la sala, a montar las luces y el sonido, pasando por la contratación del catering.

• Promoción: si organizas la fiesta del siglo pero nadie se entera, ¿de qué sirve? Recuerda: lo que no se comunica, no existe.

Consejo: Haz un checklist en un documento excel de todas las pequeñas tareas que vas a tener que realizar junto con la fecha límite de ejecución y los datos del responsable. Así cada persona del equipo sabrá en cada momento lo que tiene que hacer.

Recursos clave En este módulo hay que enumerar los principales activos con los que dispones para llevar a cabo la propuesta de valor en la que se basa tu fiesta. Hay recursos intangibles, como la marca o el know-how, económicos y, por supuesto, humanos.

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¿Cuáles son esos recursos clave? Pueden ser muchas cosas distintas, y piensa que si dispones de muchas de ellas en el momento de comenzar a organizar tu fiesta, más posibilidades tendrás de lograr el éxito:

• Fondos económicos. Si dispones de liquidez para afrontar los gastos que conlleva la organización de tu fiesta, no tendrás que recurrir a préstamos y te sentirás más cómodo planificando.

• Bases de datos. Si dispones de listas segmentadas de tu público, tendrás mucho ganado para convocarles a tu fiesta. Pero ten paciencia: si no dispones aún de un buen listado de clientes fieles, ya sabes que con cada nueva fiesta que organices irás incrementando poco a poco esa base de datos.

• Personal. Contar con un equipo profesional en la producción es esencial. Recuerda que aunque pienses que puedes hacerlo por tu cuenta, hay muchas llamadas, gestiones, contrataciones, diseños y publicaciones que hacer.

• Socios comerciales. Contar con la colaboración de otras empresas puede ayudarte a lograr el éxito. No siempre podrás hacerlo todo tú solo.

Como ya hemos visto en el apartado dedicado al presupuesto, es importante no olvidar que, aunque dispongas de algunos recursos propios, no todo te va a salir gratis. Debes cuantificar y contabilizar este esfuerzo en tu presupuesto si no quieres llevarte sorpresas desagradables.

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Alianzas Tu fiesta tiene que gustarle al público al que va dirigida. Pero también es probable que les guste a otras organizaciones o empresas con las que puedes establecer distintos tipos de alianzas comerciales:

• Medios de comunicación. Puedes alcanzar acuerdos de intercambio para que un medio ponga su logo en tu material publicitario y tu fiesta se promocione en sus páginas, su web o sus espacios de radio.

• Administraciones públicas. Aunque suelen interesarse más por conciertos y festivales que por la organización de fiestas, a veces una fiesta puede alinearse con la imagen pública que quiere transmitir un determinado ayuntamiento. Y pueden colaborar cediendo espacios públicos o patrocinando la fiesta.

• Empresas implicadas. La imprenta que imprime los flyers, el restaurante que proporciona el catering, el hotel en el que se alojan los artistas… Tal vez puedas negociar precios por los servicios que prestan estas empresas a cambio de darles protagonismo en tu fiesta. Tu proyección pública tiene un valor para ellos, ¡aprovéchalo!

• Patrocinios. Las marcas de bebidas o de coches son las que, tradicionalmente, han apostado por este tipo de eventos. Pero aquí es donde tienes que poner en valor la segmentación: lo que a estas marcas les interesa es llegar a un determinado público y eso es lo que tienes que ofrecerles.

Las alianzas, cuando se basan en intereses comunes, pueden tener un largo recorrido y ser de gran ayuda en posteriores ediciones de tu fiesta.

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