Objetivos

• Conocer y comprender los conceptos y fundamentos de la Modelación y Documentación de procesos para un Sistema de Gestión de calidad

General

• Comprender cómo se elaboran los diagramas de flujo.

• Entender cómo se elaboran los procedimientos y Manual de Calidad

Objetivo específico

Programa

Introducción

El Sistema de Gestión de calidad tiene que estar bien documentado a fin de normalizar los procesos de la organización y lograr así mismo que toda persona que realice una actividad o tarea, la haga de la misma forma.

Para ello, se recomienda que la documentación se lleve a cabo siguiendo los cuatro principios básicos de la modelación.

Tú: ¿Cómo definirías “Modelo”?

Definición: Modelo

“Modelo” es una palabra de origen Italiano (modello). Según la Real Academia Española (RAE), modelo es un arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo.

Modelo

Representación simplificada de la realidad:

Resalta los elementos fundamentales.

Hace abstracción de los detalles.

Representa de manera abstracta de aspectos específicos de la realidad.

Objetos,

Actividades,

Entradas/salidas,

Usuarios, etc.

Los modelos permiten identificar:

Cómo trabaja realmente el proceso;

los vacíos, las áreas débiles y los riesgos;

Dónde se generan las pérdidas y el desperdicio;

Cuáles son los cuellos de botella;

Cuáles son las oportunidades de mejora;

Qué coordinación se requiere entre las funciones y responsabilidades de las distintas áreas involucradas; etc.

Comenzando la modelación de los procesos

Se recomienda que la documentación se lleve a cabo siguiendo los cuatro principios básicos de la modelación que se presentan a continuación…

Primer principio Básicos de la Modelación de Procesos

ENTENDIBLE

Principios Básicos de la Modelación de Procesos (1)

Entendible, todo procedimiento debe:

Ser expresado con claridad.

Ser comprensible para el personal involucrado.

Descritos en los términos más sencillos posibles, ojalá de gráficos.

Tomar en cuenta las capacidades del personal menos preparado.

Segundo principio Básicos de la Modelación de Procesos

REALIZABLE

Principios Básicos de la Modelación de Procesos (2)

Realizable

Se deben poder implantar en la práctica.

Ser elaborado teorizando lo justo y necesario.

Bien definidos y razonables ágiles.

Seguros y confiables.

Ser validado (su ejecución).

Generalmente en las primeras etapas de la implantación parte de los procedimientos no son realizables en la práctica.

Tercer principio Básicos de la Modelación de Procesos

REPETIBLE

Principios Básicos de la Modelación de Procesos (3)

Repetible

Siempre se deben ejecutar de manera consistente y homogénea.

Ideal es que estén documentados.

Cuarto principio Básicos de la Modelación de Procesos

AUDITABLE

Principios Básicos de la Modelación de Procesos (4)

Auditable, todo procedimiento debe:

Ser auditable:

Proveer mecanismos que demuestren si se ha seguido o no.

Utilización de registros.

Ser trazable:

Establecer una retrospectiva de la realización correcta del procedimiento.

Generar evidencia objetiva:

Registros

Características de la Modelación

Para que no se modele erróneamente, es importante tener en consideración lo siguiente:

Los usuarios.

La generación de valor agregado.

La claridad de objetivos.

La interacción y comunicación.

El control y mejoramiento.

Proceso de Modelación

1º Seleccionar el proceso

2º Caracterizar el proceso: Objetivos, Límites, Clientes, Proveedores, Entradas, Salidas

3º Definir el equipo de modelación

4º Definir el proceso: ¿Dónde comienza?, ¿Dónde termina?, ¿Cuáles son las etapas?, ¿Dónde se toman las decisiones?, ¿Quiénes deciden?, etc.

5º Formular un esquema lógico que relacione las etapas con los detalles operativos

6º Elaborar el modelo

Mejorar el proceso: (reordenamiento...reingeniería): ¿Qué puede simplificarse? ¿Qué se puede o debe reorganizar? ¿Qué actividades se pueden combinar? ¿Qué actividades se pueden desagregar? ¿Qué actividades se pueden eliminar? etc.

Métodos, Técnicas y Herramientas de Modelación

Existen muchos métodos, técnicas y herramientas de modelación.

La mayoría son complementarias, ya que abordan el modelado desde distintos puntos de vista.

La selección de una u otra depende de:

Complejidad de los procesos,

Envergadura de los procesos,

Cultura de la organización,

Experiencia de la organización,

Competencia del personal, etc..

Diagrama de Flujo

Una de las herramientas para modelar procesos es a través de la realización de diagramas de flujo.

Una representación gráfica de la secuencia de pasos necesarios para producir alguna salida. La salida puede ser un producto físico, un servicio, cierta información o una combinación de los tres.

Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo presentan una simbología tipo la

cual se presenta a continuación

Simbología del Diagrama de Flujo

Símbolo de Actividad

El Símbolo para designar una actividad es un rectángulo. Dentro de éste, se escribe una breve descripción de la actividad.

Símbolo de decisión

El símbolo para designar un punto de decisión es un rombo, desde el cual el proceso se divide en dos o más trayectorias. Dentro de éste se escribe una pregunta, cuya respuesta indica el curso que toma el proceso.

Símbolo de inicio o término

EL símbolo para designar comienzo o fin de un proceso es un rectángulo con vértices redondeados.

Símbolo de documento

Este símbolo representa la existencia de un documento pertinente o relacionado con el proceso.

Línea de flujo

Este símbolo sirve para conectar los distintos elementos de un proceso. La punta de la flecha indica la dirección del proceso.

Conectores

Los conectores son círculos que se usan para indicar que el diagrama continúa.

Tipos de Diagrama de Flujo

Hay diversos tipos de diagramas de flujo dentro de los cuales se pueden encontrar los siguientes:

Diagrama de flujo básico

Diagrama de flujo de funciones cruzadas

Diagrama de Flujo básico

Diagrama de flujo básico

Son diagramas de flujo descendentes, de seguimiento de información, de diseño de procesos y predicción de estructuras

Ejemplo de diagrama de Flujo básico

Ejemplo de Diagrama de Flujo

Inicio

Despertar en la mañana Responsable: Mamá

Ir al baño Responsable: Niño

¿Jueves?

Vestir ropa deportiva Responsable: Niño

Vestir uniforme Responsable: Niño

Desayuno Responsable: Mamá

Transporte Responsable: Chofer

Entrar al aula Responsable: Inspector

Fin

Boleto

SÍ NO

Nombre Proceso: “Ir al colegio”

Diagrama de Flujo de funciones cruzadas

Diagrama de flujo de funciones cruzadas

Son diagramas que ilustran las relaciones existentes entre los procesos y los departamentos de una organización.

Este tipo de diagrama también se puede utilizar para definir responsabilidades según cargo en el mismo diagrama.

Ejemplo de diagrama de Flujo de funciones cruzadas por áreas

Ejemplo de diagrama de Flujo de funciones cruzadas por cargos

Hagamos un ejercicio

REALIZA:

-Identifica un proceso en el cual eres partícipe y realiza su diagrama de flujo utilizando la simbología presentada.