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MODALIDAD DE SELECCIÓN POR INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA EPS´S CONVIDA -IP-MC-008-2018

OBJETO: “PRESTAR SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO, SERVICIO DE AFINAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE DE BASES DE DATOS ORACLE, AMBIENTE DE VIRTUALIZACIÓN HYPER V Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO (SAN) PARA LA PLATAFORMA ORACLE IMPLEMENTADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA EPS ‘S CONVIDA.”

VIGENCIA 2018

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INVITACIÓN PÚBLICA PROCESO DE SELECCIÓN POR LA MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA

REFERENCIA: EPS´S-IP-MC-008-2018

De conformidad con el Manual de Contratación adoptado mediante Acuerdo 002 de 2016 se estableció como modalidad de selección de contratistas la Mínima Cuantía, Con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, requiere contratar la prestación el

servicio de entrega y recolección de la correspondencia a nivel local, regional, Bogotá y eventualmente

nacional, que generen las diferentes dependencias y las oficinas municipales de la EPS‘S CONVIDA.

ASPECTOS GENERALES Y CONTENIDO DE LA INVITACIÓN 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

El objeto a contratar por la Administración Local corresponde al “PRESTAR SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO, SERVICIO DE AFINAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE DE BASES DE DATOS ORACLE, AMBIENTE DE VIRTUALIZACIÓN HYPER V Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO (SAN) PARA LA PLATAFORMA ORACLE IMPLEMENTADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA EPS ‘S CONVIDA” 2. ALCANCE DEL OBJETO :

Contar con el Servicio de Diagnostico, Afinamiento y Soporte Técnico especializado a los productos ORACLE, para el correcto funcionamiento, operatividad del sistema y máximo aprovechamiento de la infraestructura tecnológica de Servidores y Aplicaciones ORACLE con que cuenta la EPS-S CONVIDA. Llevar a cabo las labores de configuración, afinamiento y soporte en sitio de los incidentes que se llegasen a presentar a los sistemas de los servidores que soportan el motor de bases de datos ORACLE y el Sistema Integrado de Información implementados en la Entidad de acuerdo con las características técnicas solicitadas. Realizar el Afinamiento y seguimiento de los parámetros, dimensionamiento de volúmenes, para el eficiente funcionamiento del motor de Base de Datos Oracle, con el fin de lograr el aprovechamiento de los recursos y mejor respuesta de los procesos ejecutados. Apoyar a la Oficina Asesora de Informática en la solución y atención de incidentes que se llegasen a presentar en los Servidores ORACLE que soportan todo el Sistema de Información de la Entidad. Montaje, Instalación, configuración y migración de servicios y aplicaciones de nuevos servidores físicos o servidores virtualizados en el momento que se requiera. Instalación de actualizaciones por nuevas versiones o cuando sea necesario. Sugerir y asesorar a la EPS-S CONVIDA en la configuración e instalación de nuevas herramientas tecnológicas en el momento que la entidad lo requiera. Con la compra de este servicio técnico especializado garantizaremos el correcto funcionamiento de los sistemas ORACLE de los servidores existentes en el centro de cómputo de la EPS´S Convida y el aseguramiento de la continuidad de la operación.. Código UNSPSC

811118 Servicio basados en ingeniería ,investigación y tecnología

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3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS BIENES Y USO :

El soporte técnico especializado se debe de realizar en las mejores condiciones técnicas garantizando la respuesta, oportunidad, calidad de servicio, soporte y acompañamiento técnico y garantizando la administración de la infraestructura de los servidores instalados en la EPS ‘s CONVIDA. La empresa deberá de suministrar los canales de comunicación suficientes para mantener constante comunicación con el personal asignado a la oficina Asesora de informática, una línea 018000 que permita centralizar la información y permitir escalar de forma metódica y procedimental una situación de emergencia, disponer de servicio 7x24 que permita atender, registrar la incidencia, solicitud y escalar hasta la solución de la situación, documentar los casos, riesgos y /o incidencias presentadas, tener trazabilidad de la información y reportes del mismo, de igual manera deberá contar con el personal técnico certificado y avalado en la plataformas Oracle 12 c y los demás que se requieran para el cumplimiento del objetivo del contrato. Deberá de garantizar la calidad, fidelidad, confiabilidad y oportunidad en la información en los procesos y procedimientos que se realicen en el cumplimiento del objeto y la información del centro de cómputo de la Entidad. La empresa debe disponer de un NOC (centro de operación de Red) que permita realizar el acompañamiento remoto y virtual en caso de ser requerido, ajustes, cambio, arreglo, seguimiento, registro etc. de los servidores y bases de datos y sistemas de almacenamiento instalado en el centro de cómputo. Teniendo en cuenta la seguridad e importancia de la información y las políticas al interior de la entidad, se requiere que la empresa contratista sea certificada ISO 27001, lo cual asegura y garantiza que las políticas, procedimientos, procesos, metodologías y recursos sean en favor al cumplimiento y aseguramiento de la calidad, lo que permita la buena ejecución del presente contrato. Brindar acompañamiento presencial en los momentos que se requieran por cambio, arreglo o manipulación de los componentes de hardware de los servidores y los sistemas de almacenamiento instalado en el centro de cómputo de la Entidad de común acuerdo con el administrador del mismo. ESPECÍFICAS 1. Prestar el servicio de soporte técnico especializado en la modalidad presencial y remotamente a los

productos Oracle instalados en la entidad, de acuerdo con las características técnicas solicitadas y en las condiciones del contrato.

2. Brindar apoyo técnico a personal de la Oficina Asesora de Informática, durante los procesos de migración de versiones de la plataforma que sean programadas durante la ejecución del contrato.

3. Revisar, emitir un diagnóstico y dar solución a los problemas técnicos presentados sobre la plataforma Oracle, reportados por personal de la Oficina Asesora de Informática.

4. Brindar acompañamiento técnico durante los procesos de migración de las bases de datos y servidores de aplicaciones programadas por la Oficina Asesora de Informática.

5. Brindar soporte técnico especializado, durante el proceso de configuración e implementación de productos Oracle de la Entidad.

6. Emitir recomendaciones sobre las políticas de copias de respaldo, restauración, replicación de datos y gestión de las bases de datos Oracle institucionales.

7. Emitir recomendaciones sobre las políticas de copias de respaldo de los servidores de aplicación Oracle institucionales.

8. Emitir recomendaciones sobre el proceso de gestión de la plataforma Oracle de la Entidad. 9. Brindar soporte técnico especializado al personal de la Entidad en horario de 7x24 O cada vez que sea

requerido por el personal de la EPS ‘s CONVIDA, con un tiempo de respuesta no mayor a dos (2) horas contadas a partir de comunicada la anomalía. Cuando no hayan sido resueltas las solicitudes hechas por la EPS ‘s CONVIDA, el contratista debe brindar el soporte técnico en sitio con un tiempo de respuesta no mayor a 4 horas contadas a partir de comunicada la anomalía.

10. Generar y entregar reportes de las actividades desarrolladas en las visitas adelantadas a sitio, los cuales deben contener como mínimo la siguiente información: (Fecha del servicio prestado, Hora inicial y final del servicio prestado, Nombre de la persona que realizó la visita, Nombres del funcionarios que atendió

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la visita, Tiempo empleado en la visita, Descripción del problema formulado por el cliente, El problema fue solucionado en el tiempo de la asesoría (Si/No), Acciones tomadas para la solución del o los problemas, Nivel de dificultad, dedicación y esfuerzo en la solución del problema (Baja o Alta).

11. Llevar a cabo la transferencia de conocimiento a personal de la entidad, durante el desarrollo de las actividades de soporte y acompañamiento técnico.

12. Llevar a cabo las instalaciones y configuraciones necesarias para el correcto funcionamiento de la plataforma Oracle instalada en la entidad.

13. Asignar personal idóneo, certificado por el fabricante y con experiencia en la instalación, administración y configuración de productos Oracle. Personal de la Oficina de Sistemas de la EPS ‘s CONVIDA, evaluará y se reservará el derecho de solicitar el cambio de alguno o la totalidad de las personas designadas, sin desmejorar las condiciones profesionales del personal sustituido.

14. Garantizar que las actividades desarrolladas durante la ejecución del proyecto, no interferirán en la continuidad, disponibilidad, integridad e interoperabilidad de los servicios informáticos la EPS ‘s CONVIDA. Por lo anterior, en caso de que se requiera efectuar alguna actividad crítica, el contratista deberá elaborar un documento donde se indique el detalle del procedimiento a seguir y su impacto en la infraestructura de la entidad.

15. El contratista bajo ninguna circunstancia podrá utilizar la información y/o documentación institucional para fines distintos al desarrollo del contrato.

16. Al finalizar la ejecución del contrato toda la información y documentos entregados deben ser retornados a la Oficina Asesora de Informática de la Entidad.

17. La propiedad intelectual de los documentos, implementaciones y productos resultantes del presente proyecto serán de propiedad única y exclusiva de la EPS ‘s CONVIDA.

18. Informar al supervisor del contrato, con una anticipación de mínimo cuarenta y ocho (48) horas, las labores de mantenimiento o de soporte, que afecten la prestación del servicio de manera total o parcial.

19. Garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información Institucional, a la cual se llegue a tener acceso, directamente o por intermedio de terceros.

20. Adoptar todas las medidas necesarias para impedir la duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida de la información institucional a la cual se llegue a tener acceso.

21. Brindar capacitación y transferencias tecnologicas al personal de la Oficina Asesora de Informática sobre las herramientas de administración, gestión, control y programación de la plataforma ORACLE.

GENERALES a. Responder por los documentos físicos o magnéticos elaborados o entregados con ocasión de la ejecución del contrato, así como responder por la seguridad y el debido manejo de los documentos y registros propios de la Entidad, para que reposen en la dependencia correspondiente. b. Garantizar que los servicios serán prestados de forma profesional de conformidad con los estándares de la industria, para lo cual, la EPS ´s CONVIDA notificará al Contratista cualquier deficiencia de los servicios conforme a la garantía de los mismos, dentro de un término de treinta (30) días contados a partir de la prestación del respectivo servicio deficiente. c. Prestar el servicio bajo las modalidades de asistencia: en sitio o por medio de conexión remota, lo cual podrá ser determinado por el supervisor del contrato. d. Prestar asistencia sobre problemas detectados o inquietudes manifestadas por la EPS ‘s CONVIDA, durante el término de ejecución del contrato. Los tiempos de atención se asignarán de acuerdo al grado de severidad del incidente reportado y deberán ser analizados y aprobados por el supervisor del contrato, así mismo, se determinará la cantidad de horas efectivamente consumidas en su atención. e. Todos los servicios ofrecidos o generados dentro del marco del contrato deberán contener transferencia de conocimiento por parte del contratista, para los funcionarios que designe la Oficina Asesora de Informática de la EPS ‘s CONVIDA a través del supervisor. Así mismo, deben ser documentados formaran parte de los informes entregados por el Ingeniero técnico encargado al finalizar cada mes. MANTENIMIENTO TECNICO: Consiste en el servicio de mejora y optimización de la plataforma Oracle, así como también la prevención y detección de posibles fallas que se puedan presentar en dicha plataforma, para tal fin se deben realizar las siguientes actividades: a. Coordinar con el supervisor del contrato la ejecución de las labores de administración, afinamiento y configuración de la plataforma Oracle, determinando las mejores condiciones para la prestación de los servicios de TI de la EPS ‘s CONVIDA.

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b. Validar el funcionamiento de acuerdo a las mejores prácticas; realizar diagnóstico integral de la plataforma y registrar las condiciones de funcionamiento en que se haya encontrado la solución, proponiendo las correcciones a ejecutar. El diagnóstico integral deberá incluir, entre otros, la identificación y análisis de los registros de errores o fallas del sistema que se hayan generado en la plataforma. c. Entregar al supervisor del contrato de la EPS ‘s CONVIDA. el informe correspondiente a labores realizadas junto con recomendaciones y las actualizaciones que se planeen ejecutar. d. Garantizar la utilización de los productos nuevos de terceros, que implemente la Entidad y brindar las recomendaciones necesarias para la no utilización de las herramientas en caso de no ser compatibles con la plataforma con la que cuenta la EPS ‘s CONVIDA. e. Asignar el recurso especializado y certificado que ejecute las tareas de administración y soporte de los productos que componen la plataforma Oracle de la EPS ‘s CONVIDA. (Base de Datos, servidor de aplicaciones Oracle 12c y herramientas de seguridad) cuando la Entidad así lo requiera. f. Ejecutar las tareas de administración y afinamiento de los productos que componen la plataforma Oracle de la EPS ‘s CONVIDA. cuando la Entidad así lo requiera. g. Entregar informe mensual detallado de las actividades realizadas, sobre la bolsa de horas de soporte especializado presencial, en las instalaciones de la Entidad y que se desarrollen en el marco del contrato. SOPORTE TECNICO: Consiste en un servicio de apoyo y solución a los incidentes que se presenten en la plataforma Oracle de la EPS ‘s CONVIDA. Para lo cual debe realizar las siguientes actividades: a. Brindar la asistencia técnica mediante la atención vía telefónica o por correo electrónico o Internet a solicitud de la EPS ‘s CONVIDA, cuando no requieran la presencia de un ingeniero especializado en sitio. b. Realizar la conexión remota virtual a través del NOC del contratista a solicitud de la EPS ‘s CONVIDA, cuando no requieran la presencia de un ingeniero especializado en sitio c. Ejecutar en sitio, cuando la Entidad lo requiera, las actualizaciones de software identificadas y de necesaria aplicación para la funcionalidad de la plataforma tecnológica instalada esto con el fin de restablecer y preservar el buen funcionamiento de la solución y servicios tecnológicos que están soportados sobre la plataforma Oracle. d. Configurar e implementar servicios soportados sobre productos Oracle, siguiendo las recomendaciones emitidas por el fabricante en la utilización de los mismos cuando la Entidad así lo requiera. e. Atender telefónicamente los servicios para la atención de los diferentes requerimientos de la Entidad, los cuales por su naturaleza no requieran la presencia de un ingeniero especializado en sitio. f. Prestar el servicio de soporte técnico sobre la plataforma Oracle de la EPS ‘s CONVIDA cuando la Entidad así lo requiera; En caso de implementación de servidores adicionales estos quedaran cubiertos con las mismas condiciones en las que se encuentran los existentes. De igual manera deberá asesora a la entidad en la implementación de nuevos aplicativos, nuevas herramientas, software, capacitaciones y procesos de innovación y la implementación de las mejores prácticas ITI y PMI que permitan la optimización de los recursos tecnológicos de la entidad. 4. PLAZO DE EJECUCIÓN:

La prestación de este servicio tendrá una duración de nueve meses (9) meses Contados a partir de la firma y

legalización del contrato

5. LUGAR DE EJECUCIÓN

En las instalaciones de la E.P.S´S Convida en Bogotá y Oficinas municipales donde la EPS´S CONVIDA cuenta con afiliados en el Departamento de Cundinamarca.

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6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

Que la EPS´S CONVIDA ha dispuesto el valor de la prestación del servicio se ha estimado en CIENTO VEINTISEIS MILLONES CIENTO VEINTIOCHO MIL CIEN PESOS M/te. ($126.128.100.oo) IVA Incluido. y los demás impuestos nacionales, Departamentales

El Valor estimado tiene contemplado los demás impuestos y todos los impuestos, tasas y demás

contribuciones a que haya lugar con cargo al rubro presupuestal según Certificado de Disponibilidad

Presupuestal No. 180001408 del 23 de Marzo de 2018.

El contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección, se celebrará bajo la fórmula de

ejecución abierta a precios unitarios fijos sin formula de reajuste, es decir que se adjudicará por el valor de

total del presupuesto señalado en el Certificado de Disponibilidad presupuestal, y de acuerdo con los valores

unitarios indicados por el proponente en su oferta económica y adjudicados

Los costos derivados de fletes, seguros y movimiento de técnicos (soporte en garantía), serán asumidos por

el contratista

FORMA DE PAGO: La EPS’S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación por mensualidades vencidas y sucesivas dentro de los cinco (5) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, acompañada de la certificación del supervisor del contrato. Una vez se cumplan los requisitos para este y el recibido a satisfacción por parte de la Oficina Asesora de Sistemas y la radicación de la factura correspondiente, la cual deberá reunir los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario, además acompañarse de los soportes exigidos por La EPS´S CONVIDA, y los demás relacionados en las obligaciones del contratista..

Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con: a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente c) Certificación del interventor o Supervisor del contrato recibido el servicio a satisfacción. d) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día i) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) j) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) k) fotocopia de las pólizas requeridas vigentes (solo con la primera factura) l) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura).

j) Acta de pago firmada por el supervisor y el contratista. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS´S

PARÁGRAFO PRIMERO: El pago, estará supeditado al cumplimiento de los anteriores requisitos y

certificación de recibido a satisfacción del contrato debidamente legalizada.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La cancelación del valor del contrato, por parte de la EPS´S CONVIDA al

contratista se hará mediante el Sistema Automático de Pagos, realizando consignaciones en la cuenta que

posea el mismo en una entidad financiera, de acuerdo a la información suministrada por ésta, en el momento

de suscripción del presente documento.

PARÁGRAFO TERCERO: (Sólo aplica para régimen común) De conformidad con el Numeral 7° Parágrafo 1°

del artículo 499 del Estatuto Tributario, “Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación

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de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado

deberá inscribirse previamente en el Régimen Común”. Por lo anterior los contratistas que para el presente

año superen el monto establecido o quienes ya estuvieren inscritos en el Régimen Común, deberán presentar

factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor

Agregado (IVA), para cada pago.

Notas: Las facturas o cuentas de cobro, según corresponda, no han sido correctamente elaboradas o no se

acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la

fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos

conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o

compensación de ninguna naturaleza.

El IVA y retención en la fuente a los pagos o abonos en cuenta, se harán de acuerdo con las disposiciones

legales que regulan la materia.

EPS´S CONVIDA, sólo adquiere obligaciones con el proponente favorecido en el presente proceso de

selección y bajo ningún motivo o circunstancia efectuará pagos a terceros.

En caso de que el proponente favorecido sea un consorcio o unión temporal, para efectos del pago, éste debe

informar el número de cuenta a nombre del consorcio o unión temporal, así como elaborar la factura en

formato aprobado por la DIAN.

7. CAUSALES QUE GENERAN EL RECHAZO DE LAS OFERTAS O LA DECLARATORIA DE DESIERTO

DEL PROCESO.

Cuando el proponente o los miembros del consorcio o unión temporal se encuentren incursos en

alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la

Constitución y/o la Ley.

Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente ya sea en forma individual o

en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal.

Cuando la carta de presentación de la oferta se omita, o se presente sin la firma de la persona

natural, del representante legal de la sociedad, o de la unión temporal o consorcio.

Cuando no se aporte el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o

cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente

autorizado para presentar oferta y/o tenga limitaciones para contratar.

Cuando EPS´S CONVIDA detecte inconsistencias que no puedan ser resueltas por los proponentes

mediante pruebas que aclaren la información presentada.

Cuando el proponente señale su desacuerdo o imposibilidad de cumplir las obligaciones y

condiciones previstas en la invitación, o presente condicionamiento para la adjudicación.

Cuando la propuesta se presente extemporáneamente fuera del día, hora y lugar señalado en el

cronograma del proceso.

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Cuando el EPS´S CONVIDA compruebe la violación por parte del proponente o de sus empleados o

subcontratistas, de los compromisos anticorrupción asumidos por el proponente, el cual se entiende

suscrito con la presentación de la oferta.

Cuando el proponente no subsane la ausencia de requisitos en los términos señalados por la Entidad

y que sean objeto de subsanación.

Cuando el oferente no cumpla con los requisitos habilitantes.

Cuando en el certificado de existencia y representación o en los estatutos se verifique que el objeto

del proponente (o de cualquiera de los integrantes cuando sea Consorcio o Unión Temporal) no le

permite desarrollar la actividad, gestión u operación que se va a contratar.

Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad

Social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales y los aportes parafiscales, cuando a ello hubiere

lugar, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el representante legal del proponente o

apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no presente

los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las

facultades necesarias.

Cuando de conformidad con el certificado de existencia y representación legal expedida por la

Cámara de comercio o por la autoridad competente, con los estatutos de la persona jurídica o con

certificación juramentada proveniente del representante legal del proponente, se determine que su

duración de la persona jurídica no es igual a la del plazo para la ejecución del contrato y un año más.

Cuando respecto de los consorcios y/o uniones temporales uno, alguno o todos sus integrantes de

acuerdo con la inscripción que reposa en el certificado de existencia y representación legal, disponga

que la representación legal deba ser ejercida de manera conjunta por el representante legal principal

y su suplente (o sus equivalentes) y tal actuación no se acredite con la suscripción del documento de

constitución y/o con los documentos que integran la propuesta.

Cuando la propuesta económica exceda el valor del presupuesto oficial.

a. DECLARATORIA DE DESIERTO:

La Administración Local declarará desierto el proceso en los siguientes eventos:

Cuando llegado el día y hora indicados para la presentación de la oferta no se radique ninguna, o se

presenten extemporáneas.

Cuando llegado el día y hora indicados se presenten propuestas que no cumplan con todos los

requisitos exigidos en la presente invitación, o que los mismos no se hayan subsanado en la

oportunidad o no exista otra propuesta habilitada.

b. REGLAS DE SUBSANABILIDAD:

Se tomarán como reglas de subsanabilidad las establecidas en el Artículo 5° de la Ley 1150 de 2007

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8. CRONOGRAMA DEL PROCESO:

ACTIVIDAD FECHA / HORA LUGAR

Publicación de la Invitación Pública 10 al 11 de Abril de 2018

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

http://www.convida.com.co

Observaciones al documento de invitación 10 al 11 de Abril de 2018

Email: contratacion@convida.com.co en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA

Carrera 58 # 9-97

Publicación de las consideraciones de la Entidad acerca de las observaciones allegadas

Hasta el 12 de Abril de 2018

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

www.convida.com.co

Plazo máximo para presentación de las propuestas (cierre del proceso)

Hasta el 13 de Abril de 2018

a las 10:00 a.m.

En las instalaciones en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97.

Únicamente en Primer Piso Oficina Asesora Jurídica /Area de contratación

Verificación de requisitos habilitantes, evaluación de las propuestas técnicas, elaboración del informe de evaluación Publicación del informe de evaluación de propuestas, la entidad podrá publicarlos antes de la fecha si así lo considera

Hasta el 16 de Abril de 2018 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

www.convida.com.co

Plazo para observaciones al informe de evaluación

Hasta el 17 de Abril de 2018 Email: convida@.comco, o en las instalaciones en las instalaciones de la

EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97

Publicación de Respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Hasta dos(2) día hábiles posteriores a la fecha de publicación del informe de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

www.convida.com.co

Publicación de la aceptación de la oferta Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de publicación del informe de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

www.convida.com.co

Plazo para legalización de la aceptación de la oferta

Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de

publicación del informe de evaluación

En las instalaciones, ubicado en la avenida EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97. Primer Piso Oficina Asesora Jurídica /Área de contratación

9. APERTURA DEL PROCESO La presente invitación pública mínima cuantía se entenderá como el

acto administrativo de apertura del proceso y no existirá un acto separado para el mismo

a. VALIDEZ MÍNIMA DE LAS OFERTAS

La propuesta deberá tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de

cierre. Los proponentes deberán extender el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los

plazos de aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de que se entienda desistimiento en el

proceso.

b. REGLAS PARA EXPEDIR ADENDAS Y PARA EXTENDER ETAPAS:

EPS´S CONVIDA, podrá modificar la presente invitación pública hasta un día anterior al plazo para el cierre del

proceso, mediante adenda, y posteriormente para modificar el cronograma.

Las adendas que deban realizarse como consecuencia de las respuestas efectuadas a las observaciones o

que la entidad considere pertinentes se publicarán en el Portal Único de Contratación:

www.colombiacompra.gov.co y en la página de la entidad hasta la fecha indicada en el cronograma del

proceso.

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10. LUGAR FÍSICO O ELECTRÓNICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.

EPS´S CONVIDA, hará pública la presente convocatoria, al igual que las demás actividades previstas en el

cronograma del proceso mediante la utilización de las páginas web del Sistema Electrónica de Contratación

Pública SECOP: www.colombiacompra.gov.co y la página de la entidad http://www.convida.com.co link de

contratación

El recibo de las ofertas debidamente foliadas únicamente por su cara anterior, al igual que las

observaciones que los interesados en participar en el proceso consideren pertinentes, se recibirán en las

instalaciones EPS´S CONVIDA ubicado en la Carrera 58 # 9-97, - Únicamente en la Oficina Asesora

Jurídica Primer piso – en la ciudad de Bogotá,.

Para verificar la hora señalada para la diligencia de cierre del presente proceso de selección, se tendrá en

cuenta lo dispuesto en la Circular 013 de 2005, expedida por la Procuraduría General de la Nación, en lo

relacionado con la hora legal colombiana, que indique la División de Metrología de la Superintendencia de

Industria y Comercio, la cual se consultará en el link dispuesto en la página de Internet www.convida.com.co.

En caso que dicha página de Internet presente problemas se tomará como hora oficial la suministrada por la

Empresa de Teléfonos de Bogotá D.C. (ETB) (número 117).

Las ofertas que se presenten después de la fecha y hora señaladas o en otro lugar, no podrán ser

consideradas. Igualmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo u otro medio electrónico, ni

entregadas en otras oficinas de la EPS.

11. REQUISITOS HABILITANTES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:

La verificación de los requisitos habilitantes de conformidad con el manual de contratación que determina: “1.

La Entidad Estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la

que se refieren los numerales 2, 3 Y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su

capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones

técnicas exigidas. 2. La Entidad Estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el

pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la Entidad Estatal exige capacidad

financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente. 3. La invitación se hará por un término no

inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, éstos serán

contestados por la Entidad Estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. 4. La Entidad

Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de

la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el

cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente”.

Los requisitos incluidos a continuación son habilitantes, por lo tanto son de obligatorio cumplimiento. El

resultado de la verificación de su cumplimiento, será la declaración de habilitado o no habilitado para

participar, dependiendo del cumplimiento u omisión de ellos. No podrán subsanarse asuntos relacionados con

la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al

cierre del proceso.

a. REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS:

CAPACIDAD JURÍDICA

- Carta de presentación de la oferta - autorización para presentar propuesta - Poder para presentar propuesta

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- Certificado de existencia y representación legal o certificado de inscripción en el registro mercantil, según el caso

- Cédula de ciudadanía del oferente o representante legal o apoderado. - Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC - Consulta del boletín de responsables fiscales de la contraloría general de la república - Consulta en el sistema de información de registro inhabilidades (siri) de la procuraduría general de la

nación y en el registro de antecedentes judiciales de la policía nacional. - Fotocopia de la libreta militar del representante legal. - Constancia de cumplimiento de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales y

cumplimiento al sistema de riesgos laborales

i. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:

La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y

siguiendo el modelo que se presenta en este documento (Anexo Nº 1), se entenderá que el oferente (o

miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran

incursos en inhabilidad, conflicto de intereses o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya

sea de orden constitucional o legal, en particular a las previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, artículo

60 de la Ley 610 de 2000, artículo 2 de la Ley 901 de 2004, artículo 1, 2, 4 de la Ley 1474 de 2011 y demás

normas concordantes.

Igualmente deberán manifestar que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones consignadas

en el presente documento, el plazo de ejecución y las demás manifestaciones señaladas en el formato de

carta de presentación de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentación,

las mismas se entenderán efectuadas con la presentación de la propuesta respectiva.

La carta de presentación de la propuesta debe estar debidamente firmada por el proponente cuando se trate

de una persona natural o por el representante legal de la sociedad cuando se trate de una persona jurídica,

consorcio o unión temporal, esta deberá estar suscrita en original y/o firma digital debidamente autorizada por

el ente certificador, (certificación que deberá anexarse en caso de suscribir la carta de presentación en firma

digital).

ii. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR PROPUESTA

Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un consorcio o unión temporal

requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta, deberán anexar los documentos que

acrediten dicha autorización, con fecha la cual será previa a la presentación de la oferta. En caso que el valor

de la propuesta supere el monto de la autorización prevista en los estatutos para que el representante legal

pueda presentar propuesta o contratar, anexará el respectivo documento donde previamente a la

presentación de la propuesta se le faculte contratar, mínimo, por el valor propuesto.

iii. PODER PARA PRESENTAR PROPUESTA

Cuando el oferente actúe a través de apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido,

con anterioridad a la presentación de la oferta, que su apoderado está expresamente facultado para presentar

la oferta.

iv. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O CERTIFICADO DE

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL, SEGÚN EL CASO.

1. Si el oferente es persona jurídica deberá acreditar su existencia y representación legal a través de la

presentación del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio

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respectiva, en donde conste que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año

más, y que su objeto social se encuentra directamente relacionado con el objeto de la presente contratación o

actividades afines, de manera que le permita a la persona jurídica celebrar y ejecutar el contrato ofrecido,

teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

Dicho documento deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a

la fecha de presentación de la propuesta.

2. Si el OFERENTE es una persona natural deberá acreditar la existencia del establecimiento(s) de

comercio o su Registro Mercantil de persona natural, para lo cual presentará el certificado expedido por la

Cámara de Comercio de su domicilio o entidad competente, el cual deberá tener una fecha de expedición no

mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la oferta, en donde conste que

su actividad mercantil está directamente relacionada con el objeto de la presente contratación o actividades

afines, de manera que le permita celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos

efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

3. Si el OFERENTE es un Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar la existencia, representación

legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o asociadas en unión

temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como

para la presentación de la propuesta.

Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de los consorcios o

uniones temporales, se acreditarán mediante la presentación del documento consorcial o de

constitución de la unión temporal en el que se consignen los acuerdos y la información requerida.

Deberá acreditarse que el término mínimo de duración del consorcio o de la unión temporal no sea

inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

Acreditar que el término mínimo de duración de cada una de las personas jurídicas integrantes del

consorcio o unión temporal no sea inferior al plazo de ejecución del contrato a celebrar y un (1) año

más.

v. CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL OFERENTE O REPRESENTANTE LEGAL O

APODERADO.

El proponente deberá aportar copia de su cédula de ciudadanía en caso de ser persona natural o del

Representante Legal o apoderado en caso de ser persona jurídica o actuar a través de apoderado.

vi. FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR DEL REPRESENTANTE LEGAL.

El proponente deberá aportar copia de Libreta Militar del representante legal de la persona jurídica o de la

persona natural, según corresponda, cuando se trate de hombres menores de 50 años.

vii. CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA DE

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Y CUMPLIMIENTO AL

SISTEMA DE RIESGOS LABORALES.

Para cumplir lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, del artículo 50 de la Ley 789 de 2002,

el oferente probará el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y

las de carácter parafiscal (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), así:

Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el revisor fiscal o representante

legal, según corresponda, en la que se acredite el cumplimiento de las obligaciones en materia de

seguridad social integral y aportes parafiscales, en un plazo no inferior a los seis (6) meses anteriores a

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3

la presentación de la oferta. Las personas naturales empleadoras lo harán mediante certificación

expedida por un contador o por revisor fiscal según corresponda o en su defecto por el oferente.

Cuando se trate de persona natural no empleadora deberá acreditar el pago de sus aportes al Sistema

de Seguridad Social Integral, deberá aportar soportes de pago del último mes anterior a la fecha de

entrega de la propuesta, en donde se evidencie el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de

salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello

hubiere lugar.

viii. CONSULTA DEL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

Para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, las Resoluciones Orgánicas

No. 5149 de 2000 y 5677 de 2005, y la Circular No. 005 del 25 de febrero de 2008 de la Contraloría

General de la República, la Entidad efectuará directamente la consulta y verificación sobre la inclusión o

no del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, en el

Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

ix. CONSULTA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE REGISTRO

INHABILIDADES (SIRI) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y

EN EL REGISTRO DE ANTECEDENTES JUDICIALES DE LA POLICÍA

NACIONAL.

Dando cumplimiento a lo previsto en la ley 1238 de 2008 en concordancia con el Decreto 019 de 2012,

la Entidad hará directamente la consulta y verificación sobre la inexistencia de inhabilidades e

incompatibilidades por parte del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión

temporal, según el caso. En el Sistema de Información (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación.

De igual forma verificará la inexistencia de antecedentes judiciales y penas accesorias que generen

inhabilidades por parte de los proponentes mediante la consulta en el registro de antecedentes de la

Policía Nacional.

11.1.10 Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC

Para dar cumplimiento a la Ley 1801 de 2016 Artículo 183. Consecuencias por el no pago de multas. Si transcurridos seis meses desde la fecha de imposición de la multa, esta no ha sido pagada con sus debidos intereses, hasta tanto no se ponga al día, la persona no podrá: 1. Obtener o renovar permiso de tenencia o porte de armas. 2. Ser nombrado o ascendido en cargo público. 3. Ingresar a las escuelas de formación de la Fuerza Pública. 4. Contratar o renovar contrato con cualquier entidad del Estado. 5. Obtener o renovar el registro mercantil en las cámaras de comercio.

b. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

11.2.1 Certificación de habilitación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

El proponente deberá acreditar estar habilitado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual deberá estar vigente al momento de presentar oferta. 11.2.2 EXPERIENCIA ACREDITADA Experiencia del proponente

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4

El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima con de 3 contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con la Prestación de servicios Soporte Técnico especializado, Servicio de Afinamiento, administración y soporte de bases de datos ORACLE, ambiente de virtualización HYPER V y sistemas de almacenamiento centralizado (SAN) para la plataforma ORACLE enmarcados en los procesos misionales, de la EPS convida , ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatorio de sus valores sea como mínimo el 50% del presupuesto asignado para el presente proceso

Cada certificación deberá contener la siguiente información:

Nombre de la entidad o persona contratante que certifica, dirección y teléfono.

Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación.

Objeto del contrato, el cual debe comprender actividades relacionadas con el objeto a contratar.

Valor total del contrato.

Para los contratos ejecutados en unión temporal se debe especificar el porcentaje de participación.

Fecha de inicio del contrato o de suscripción del contrato.

Plazo de ejecución y/o fecha de terminación.

Firma de la persona que expide la certificación.

11.2.3 Personal Mínimo requerido Para la ejecución del contrato, se requerirá del siguiente equipo mínimo de trabajo

Un Coordinador o enlace con la Entidad.

DBA de ORACLE Administrador, programador certificado ORACLE

ROL DBA ORACLE

Profesión u oficio Profesional especializado

Experiencia Especifica Mínimo 2 años de experiencia en labores especificas a las que va

a desempeñar durante la ejecución del contrato en entidades

públicas y/o Privadas.

Cantidad 1

Horario Disponibilidad de servicio

Nota: Se debe de anexar la hoja de vida al momento de la entrega de

la oferta

Ingeniero de soporte

ROL INGENIERO DE SOPORTE

Profesión u oficio Profesional especializado

Experiencia Especifica Mínimo 2 años de experiencia en labores especificas a las que va

a desempeñar durante la ejecución del contrato en entidades

públicas y/o Privadas.

Cantidad 1

Horario Disponibilidad de servicio

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Nota: Se debe de anexar la hoja de vida al momento de la entrega de

la oferta

Ingeniero de soporte 2

ROL INGENIERO DE SOPORTE

Profesión u oficio Profesional

Experiencia Especifica Mínimo 2 años de experiencia en labores específicas a las que va

a desempeñar durante la ejecución del contrato en entidades

públicas y/o Privadas.

Cantidad 1

Horario Disponibilidad de servicio

Nota: Se debe de anexar la hoja de vida al momento de la entrega de

la oferta

NOTAS COMUNES AL EQUIPO DE TRABAJO: Si el proponente adjudicatario es el que certifica a los miembros del equipo de trabajo, deberá adjuntar copia de los documentos de los pagos de las obligaciones parafiscales, afiliaciones y pagos a los sistemas de salud, y/o pensión, y/o ARL u otros. Deberá presentar el comprobante del último pago realizado a dichos sistemas (si ha tenido vinculación de tipo laboral), de lo contrario adjuntar copia del contrato de prestación de servicios del período certificado. Si es otra persona (diferente al proponente) la que certifica la experiencia, se acepta la sola certificación o documento soporte. Con la simple presentación de la propuesta, se entiende que el proponente cuenta con el personal idóneo y capacitado para desarrollar el objeto del contrato y en tal sentido, se obliga a suministrarlo. Poner a disposición de la entidad un funcionario que sirva de enlace entre el contratista y la EPS¨S Convida y atienda las solicitudes del supervisor, suministrando teléfonos y correos electrónicos de contacto. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE. Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste. 11.2.4. Certificado ISO 27001, La información es uno de los principales activos de las organizaciones. La defensa de este activo es una tarea esencial para asegurar la continuidad y el desarrollo del negocio, así como también es una exigencia legal (protección de la propiedad intelectual, protección de datos personales, servicios para la sociedad de la información), y además traslada confianza a los clientes y/o usuarios. DOCUMENTOS FINANCIEROS:

11.3.1 ESTADOS FINANCIEROS:

Si bien por la modalidad de selección no se requiere aportar Registro Único de Proponentes la entidad

solicitará al proponente anexar el Registro Único Tributario (RUT), con el propósito de hacer el análisis que la

empresa adjudicataria cuente con los soportes para la ejecución de este contrato capacidad financiera.

11.3.2 PROPUESTA ECONÓMICA:

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El proponente debe presentar debidamente diligenciado el Anexo Nº 2 indicando el valor total de la oferta

discriminando el valor del IVA y especificando cuales bienes y servicios están exentos o excluidos de IVA

según el caso.

Dentro del valor de la oferta deben incluirse todos los gastos necesarios para la ejecución del contrato, todos

los gastos e impuestos a que haya lugar, servicios agregados del oferente y demás gastos que deba incurrir

para el desempeño del objeto del contrato. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un bien o

servicio que esté gravado, se entiende que está incluido dentro del valor presentado. La EPS´S CONVIDA

podrá solicitar una mayor discriminación de precios si lo estima necesario.

Nota: El proponente para la presentación de la oferta económica en el anexo No.2

La oferta no podrá estar condicionada, ni ser adicionada, modificada o completada después de haber sido

presentada, salvo en el caso de existir errores aritméticos siempre y cuando el valor total de la oferta no sea

modificada respecto de la inicialmente presentada.

11.3.3 FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DEL OFERENTE SEA PERSONA NATURAL O

JURÍDICA.

Se debe aportar vigente, con la propuesta y con una fecha de impresión no superior a treinta (30) días

calendario.

NOTA: Conforme lo previsto el manual de Contratación, no se requiere para este caso, la exigencia de la

capacidad financiera teniendo en cuenta el tipo de contrato que se pretende suscribir.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN

En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para la Entidad y los

fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase

de motivación subjetiva.

La EPS´S CONVIDA verificará los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación de manera

exclusiva al proponente que haya ofertado el precio más bajo para lo cual se tendrá en cuenta las reglas de

subsanabilidad establecidas en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1°.

En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a la verificación del proponente

ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el

proceso..

12. ÚNICO OFERENTE

Si sólo se presenta una oferta, se le adjudicará el contrato siempre y cuando la misma cumpla con los

requisitos habilitantes y la propuesta económica se ajuste al presupuesto oficial determinado por la Eps´s

Convida.

13. EMPATE DE PROPUESTAS

En caso de presentarse empate entre dos (2) o más propuestas, la Administración procederá de conformidad

“En caso de empate, la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempoDE

LAS GARANTÍAS

Conforme al manual de Contratación, la Entidad considera procedente y necesario, en atención a la

naturaleza del contrato objeto de la presente invitación, se hace necesaria la constitución de garantías que

amparen los siguientes riesgos:

Beneficiario: Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA NIT No. 899.999.107-9

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Afianzado: El oferente. Si quien presenta la oferta es un consorcio o unión temporal, deben aparecer los nombres de todos sus integrantes. Los nombres deben figurar completos, tal como aparece en el documento que acredita la existencia y representación legal o registro mercantil de la Cámara de Comercio.

Vigencia Dependiendo el amparo solicitado.

Objeto: Describir la totalidad del objeto de esta convocatoria

Cuantía: Dependiendo del amparo solicitado, sin embargo del valor total del presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección.

15.1. CUMPLIMIENTO: Por el 10% del valor total del contrato, constituida desde la fecha de suscripción del contrato, por el plazo de ejecución y seis (6) meses más. Este amparo cubre a la entidad estatal de los perjuicios derivados de: 1) incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; 2) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; 3) los daños imputables al contratista por entregas parciales de obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; 4) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. GARANTÍA DE CALIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS: Por el 20% del valor del contrato, constituida desde la fecha de suscripción, más el plazo de ejecución y seis (6) meses más. Este amparo cubre a la entidad estatal por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado. GARANTIA PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. por el plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la suscripción del mismo GARANTÍA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. A favor de terceros que sufran perjuicios la cual deberá establecerse por 200 SMLMV, vigente por el término de ejecución del contrato. Dicha póliza debe constituirse a partir de la fecha de suscripción del contrato y debe cubrir las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas o subcontratistas que puedan generar una responsabilidad civil extracontractual para la entidad. PARÁGRAFO PRIMERO: los seis (6) meses más incluidos en el plazo de la vigencia de la garantía, cubre el plazo para liquidar el contrato (aceptación de la oferta). PARÁRAFO SEGUNDO: En aquellos eventos de adición o aumento del valor del contrato, prorroga o cualquier otra modificación que altere las condiciones iniciales de la garantía, el Contratista estará obligado a ampliar o prorrogar los amparos en forma proporcional, de manera que se mantengan las condiciones originales

14. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN:

El contrato se perfecciona con la aceptación de la oferta por parte de la contratante. Para su

legalización se requiere la expedición del registro presupuestal. Para su ejecución se requiere la

aprobación de la garantía constituida y de la suscripción del Acta de inicio respectiva.

15. INDEMNIDAD:

El Contratista mantendrá indemne a la EPS´S CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción

legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados

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por el contratista, sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto y obligaciones

del contrato.

16. SUPERVISIÓN

La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS´S Convida a través de la Oficina Asesora De

Informática.

Nombre Dependencia Firma

Elaboró Luis Arnulfo

Morales Guzmán.

Oficina Asesora de Informática

ORIGNAL FIRMADO

Aprobó: Luis Roberto

Arizmendi Díaz

Subgerente Administrativo y

Financiero

ORIGNAL FIRMADO

Aprobó: Jorge Arturo

Suarez Suarez

Gerente General ORIGINAL FIRMADO

Recibido Área Jurídica

Abogado de Reparto

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ANEXO Nº 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Bogotá D.C., ___ de _________ de ___. Señores Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA. Bogotá REFERENCIA: EPS´S CONVIDA – IP-MC-008-2018. Yo, _____________________, identificado con cédula de ciudadanía Nº _________ de _______, actuando: en nombre propio (persona natural) o en representación de _____ (persona jurídica - razón social), me dirijo a ustedes con el fin de presentar oferta formal para el objeto señalado de la referencia, de acuerdo con las especificaciones técnicas, señaladas en la invitación pública y manifiesto expresamente:

1. Que la propuesta que presento es irrevocable e incondicional, y obliga insubordinadamente al

proponente que represento.

2. Que ni el representante legal o apoderado del proponente, ni el proponente mismo, ni sus

integrantes nos encontramos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o

prohibiciones determinadas por la Constitución Política y la ley aplicable.

3. Que conocemos la información general, los estudios previos, la invitación pública y aceptamos su

contenido y requisitos en ellos establecidos.

4. Que conocemos técnicamente las características, funcionalidades y especificaciones de los

vehículos y/o servicios que nos obligamos a poner a disposición y asumimos la responsabilidad que

se deriva de la obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para

presentar la presente.

5. Que hemos realizado un examen completo, dedicado y minucioso, y que hemos investigado

plenamente, las condiciones del contrato que nos comprometemos a ejecutar, así como los riesgos

que del mismo se derivan, y declaramos que se encuentra bajo nuestra responsabilidad y

conocemos detalladamente todos los factores determinantes de los costos de presentación de la

propuesta y de ejecución del contrato a suscribir, los cuales se encuentran incluidos en los términos

de nuestra propuesta.

6. Aceptamos plena, incondicional e irrestrictamente los términos del contrato que se nos ofrece,

conforme condiciones y sus Adendas si hubieren y nos comprometemos a suscribirlo sin

modificaciones sustanciales o formales de ninguna naturaleza, por la sola adjudicación del contrato,

salvo aquellas modificaciones que determine incluir la Entidad, por considerarlas necesarias para

incorporar las variaciones que se deriven de las adendas que se expidan dentro de la Invitación

Pública de Mínima Cuantía No. EPS´S CONVIDA – IP-MC-008-2018, las que de antemano

aceptamos.

7. Declaramos bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la suscripción de la

presente carta de presentación de la propuesta, que hemos declarado únicamente la verdad en la

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0

información y propuesta suministradas, y que en consecuencia no existe ninguna falsedad en la

misma, siendo conscientes de las consecuencias penales que pueden derivarse de cualquier

falsedad que se evidencie en la información aportada con la propuesta, o en las declaraciones

contenidas en la presente carta de presentación de la propuesta.

8. Así mismo, declaramos que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e

incompatibilidad de las señaladas en la Constitución y en la Ley y no nos encontramos en ninguno

de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (NOTA : Se recuerda al proponente que si

está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad y/o bajo una prohibición especial

para contratar, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de

formular propuesta).

9. Que no hemos sido sancionados por ninguna Entidad Oficial por incumplimiento de contratos

estatales, mediante providencia ejecutoriada dentro de los últimos tres (3) años anteriores a la fecha

de presentación de esta propuesta. (NOTA: Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal,

deberá tener en cuenta a cada uno de sus miembros individualmente considerados. Si durante dicho

período el Proponente ha sido objeto de sanciones contractuales (multas y/o cláusula penal) por

parte de cualquier entidad estatal, en lugar de hacer este juramento debe indicar las sanciones y la

entidad que las impuso).

10. Que ninguna otra persona con vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o

afinidad con el firmante ha presentado propuesta para éste proceso.

11. Que me obligo a suministrar a solicitud de la EPS¨S CONVIDA, cualquier información necesaria para

la correcta evaluación de esta propuesta, dentro de los términos que al efecto determine esa entidad.

12. Que la oferta que presento tiene una vigencia de treinta (30) días calendario contados desde la fecha

de cierre y que extenderé el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los plazos de

aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de ser entendido como desistimiento en el

proceso.

13. Que informaré oportunamente a la entidad contratante, sobre cualquier cambio de residencia,

domicilio que ocurra durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.

14. Declaro que la oferta por mi presentada, forma parte integral contrato así como la Invitación pública,

el documento de estudios previos y las adendas que surjan con ocasión al proceso de selección, por

lo que son de obligatorio cumplimiento.

15. Me comprometo a suministrar el personal en las condiciones solicitadas y en cumplimiento de los

requisitos de ley

Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que EPS¨S CONVIDA, deba o considere necesario efectuar durante el curso del proceso precontractual: REGIMEN CONTRIBUTIVO: Común __ Simplificado __ NÚMERO DE FOLIOS QUE CONTIENE LA OFERTA: ___________ FOLIOS Para todos los efectos, recibiré notificaciones según se relaciona a continuación: Dirección

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Teléfono Fax Correo Electrónico Atentamente,

_____________________________________________ FIRMA DEL PROPONENTE O SU REPRESENTANTE

Nombre: _________________________ C.C. No. _________________________ Dirección ________________________ Dirección electrónica _______________ Teléfono _________________________ Ciudad __________________________ NOTA 1: Ninguna estipulación de esta carta de presentación, reemplaza la información o documentación exigida en el pliego de condiciones. NOTA 2: El proponente persona natural o el representante legal de la persona jurídica deberán firmar la carta. Cuando la oferta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la carta de presentación debe estar suscrita por el representante legal designado por el Consorcio o la Unión Temporal.

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ANEXO 2

OFERTA ECONÓMICA

DEBE SER DILIGENCIADO TAL COMO SE ENCUENTRA PUBLICADO, SIN ALTERACIÓN ALGUNA AL FORMATO

VER ANEXO CUADRO EXCEL PUBLICADO EN EL SECOP

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ANEXO Nº 3

CONTRATO No. ______________ De 2018 Bogotá, D.C., ______________ Señor: Representante Legal de NIT:

ASUNTO: COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTA PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA EPS¨S CONVIDA -IP-MC-008-2018

Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA, le comunica que ha sido aceptada su oferta presentada, el día de de 2018, a la convocatoria pública de mínima cuantía de la referencia, al cumplir con los requerimientos establecidos en la invitación citada.

En consecuencia, las condiciones del contrato a celebrarse se describen a continuación:

Objeto:

“PRESTAR SOPORTE TÉCNICO ESPECIALIZADO, SERVICIO DE AFINAMIENTO,

ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE DE BASES DE DATOS ORACLE, AMBIENTE DE VIRTUALIZACIÓN HYPER V Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO (SAN) PARA LA PLATAFORMA ORACLE IMPLEMENTADA EN EL CENTRO DE CÓMPUTO DE LA

EPS ‘S CONVIDA”.

Valor:

Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato es por la suma de CIENTO VEINTISEIS MILLONES CIENTO VEINTIOCHO MIL CIEN PESOS M/te. ($126.128.100.oo) IVA Incluido.

Como consta en el certificado de disponibilidad presupuestal y demás impuestos. En todo caso los valores serán pagaderos en pesos colombianos exclusivamente y de conformidad con los valores aprobados en la propuesta económica presentada por el contratista.

Plazo de ejecución:

La prestación de este servicio tendrá una duración de nueve meses (9) meses ,contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el cual será efectivo a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de pólizas

Forma de pago:

La EPS’S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación por mensualidades vencidas y sucesivas dentro de los cinco (5) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, acompañada de la certificación del supervisor del contrato. Una vez se cumplan los requisitos para este y el recibido a satisfacción por parte de la Oficina Asesora de Sistemas y la radicación de la factura correspondiente, la cual deberá reunir los requisitos legales establecidos en el Estatuto Tributario, además acompañarse de los soportes exigidos por La EPS´S CONVIDA, y los demás relacionados en las obligaciones del contratista.

Obligaciones del contratista:

En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera necesario el desarrollo de las siguientes actividades A. OBLIGACIONES GENERALES 1. Cumplir con el objeto del contrato, teniendo en cuenta lo señalado en el estudio previo, y anexos 2. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato, conjuntamente con el/la supervisor/a del mismo, cuando corresponda, una vez legalizado y perfeccionado el presente contrato. 3. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como los informes, requeridos sobre

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las actividades realizadas durante la ejecución del mismo (Cuando aplique). 4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titularidad de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras, creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato. 6 Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS´S Convida por el incumplimiento del contrato.7. Realizar el pago de los aportes al régimen de seguridad social, y entregar copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato para cada pago.8. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago. 9. Formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato.10. Abstenerse de ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello no fuera posible se compromete a renunciar al contrato. 11. Dar cabal cumplimiento a los compromisos de anticorrupción, apoyando la acción del estado colombiano y de la EPS´S CONVIDA para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas. 12. Dentro de este marco, el contratista se compromete a impartir instrucciones a todos sus empleados y agentes y a cualesquiera representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de aquellas que rigen la presente contratación, y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de la EPS´S CONVIDA y al personal de Interventoría, durante el desarrollo del objeto. 13. Dar cumplimiento a los procedimientos y lineamientos establecidos por la EPS¨S Convida para el SARLAFT - Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.14. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, invitación pública, propuesto presentada por el contratista y el contrato B. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA: 1.Cumplir con la ejecución del objeto del contrato.2.Prestar el servicio de soporte técnico especializado en la modalidad presencial y remotamente a los productos Oracle instalados en la entidad, de acuerdo con las características técnicas solicitadas y en las condiciones del contrato. 3. Brindar apoyo técnico a personal de la Oficina Asesora de Informática, durante los procesos de migración de versiones de la plataforma que sean programadas durante la ejecución del contrato. 4. Revisar, emitir un diagnóstico y dar solución a los problemas técnicos presentados sobre la plataforma Oracle, reportados por personal de la Oficina Asesora de Informática. 5.Brindar acompañamiento técnico durante los procesos de migración de las bases de datos y servidores de aplicaciones programadas por la Oficina Asesora de Informática.6.Brindar soporte técnico especializado, durante el proceso de configuración e implementación de productos Oracle de la Entidad. 7. Emitir recomendaciones sobre las políticas de copias de respaldo, restauración, replicación de datos y gestión de las bases de datos Oracle institucionales.8.Emitir recomendaciones sobre las políticas de copias de respaldo de los servidores de aplicación Oracle institucionales.9.Emitir recomendaciones sobre el proceso de gestión de la plataforma Oracle de la Entidad. 10. Brindar soporte técnico especializado al personal de la Entidad en horario de 7x24 o cada vez que sea requerido por el personal de la EPS ‘s CONVIDA, con un tiempo de respuesta no mayor a dos (2) horas contadas a partir de comunicada la anomalía. Cuando no hayan sido resueltas las solicitudes hechas por la EPS ‘s CONVIDA, el contratista debe brindar el soporte técnico en sitio con un tiempo de respuesta no mayor a 4 horas contadas a partir de comunicada la anomalía.11.Generar y entregar reportes de las actividades desarrolladas en las visitas adelantadas a sitio, los cuales deben contener como mínimo la siguiente información: (Fecha del servicio prestado, Hora inicial y final del servicio prestado, Nombre de la persona que realizó la visita, Nombres del funcionarios que atendió la visita, Tiempo

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empleado en la visita, Descripción del problema formulado por el cliente, El problema fue solucionado en el tiempo de la asesoría (Si/No), Acciones tomadas para la solución del o los problemas, Nivel de dificultad, dedicación y esfuerzo en la solución del problema (Baja o Alta). 12. Llevar a cabo la transferencia de conocimiento a personal de la entidad, durante el desarrollo de las actividades de soporte y acompañamiento técnico. 13.Llevar a cabo las instalaciones y configuraciones necesarias para el correcto funcionamiento de la plataforma Oracle instalada en la entidad. 14. Asignar personal idóneo, certificado por el fabricante y con experiencia en la instalación, administración y configuración de productos Oracle. Personal de la Oficina de Sistemas de la EPS ‘s CONVIDA, evaluará y se reservará el derecho de solicitar el cambio de alguno o la totalidad de las personas designadas, sin desmejorar las condiciones profesionales del personal sustituido. 15. Garantizar que las actividades desarrolladas durante la ejecución del proyecto, no interferirán en la continuidad, disponibilidad, integridad e interoperabilidad de los servicios informáticos la EPS ‘s CONVIDA. Por lo anterior, en caso de que se requiera efectuar alguna actividad crítica, el contratista deberá elaborar un documento donde se indique el detalle del procedimiento a seguir y su impacto en la infraestructura de la entidad. 16.El contratista bajo ninguna circunstancia podrá utilizar la información y/o documentación institucional para fines distintos al desarrollo del contrato.17.Al finalizar la ejecución del contrato toda la información y documentos entregados deben ser retornados a la Oficina Asesora de Informática de la Entidad. 18. La propiedad intelectual de los documentos, implementaciones y productos resultantes del presente proyecto serán de propiedad única y exclusiva de la EPS ‘s CONVIDA. 19.Informar al supervisor del contrato, con una anticipación de mínimo cuarenta y ocho (48) horas, las labores de mantenimiento o de soporte, que afecten la prestación del servicio de manera total o parcial.20.Garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información Institucional, a la cual se llegue a tener acceso, directamente o por intermedio de terceros. 21.Adoptar todas las medidas necesarias para impedir la duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida de la información institucional a la cual se llegue a tener acceso.22.Brindar capacitación y transferencias tecnológicas al personal de la Oficina Asesora de Informática sobre las herramientas de administración, gestión, control y programación de la plataforma ORACLE.23.Presentar un informe de entrega a satisfacción firmado por la Oficina Asesora de Sistemas24.Mantener activo el Equipo de Respaldo de la Base de Datos Oracle de la Entidad, para manejo de contingencias.25.Prestar los servicios de instalación, configuración y diagnóstico de bases de datos Oracle centralizados en los servidores de la EPS.26.Apoyar la administración y mejoras sobre el motor de bases de datos ORACLE implementada en la entidad.27.Apoyar técnicamente en la Configuración de nuevo hardware y software ORACLE adquirido por la EPS durante la vigencia del contrato y resolución de dudas.28.Todas las demás que se desprendan de la naturaleza del presente contrato.

Imputación Presupuestal:

Los desembolsos que LA EPS´S CONVIDA efectué para el presente Contrato se subordinan a las partidas presupuestales y a las cuantías y montos aprobados certificado de disponibilidad presupuestal No. 180001408 del 23 de Marzo de 2018

Supervisión: La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS´S Convida a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera y Subgerencia Comercial

Garantía Única:

Cumplimiento y multa y clausula penal

Diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial

Calidad del servicio Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

Calidad y de los bienes Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

Responsabilidad extracontractual Por doscientos (200) SMLMV por el tiempo de ejecución del servicio

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Documentos del contrato

Forman parte integral del contrato, los documentos que se relacionan a continuación: 1) Todos los documentos que se alleguen o expidan con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato. 2) Propuesta presentada por el CONTRATISTA. 3) La Invitación Pública y los y Anexos del presente proceso, estudios previos.

Domicilio contractual:

Para todos los efectos legales del presente contrato, será la ciudad de Bogotá D.C. Para constancia se firma en Bogotá D.C. el día de de 2018

ACEPTACIÓN

JORGE ARTURO SUAREZ SUAREZ Gerente

NOTIFICACIÓN _______________________________________ Representante Legal Nit C.C.