Mn-gdo-01 Manual de Correspondencia y Archivo12

7/24/2019 Mn-gdo-01 Manual de Correspondencia y Archivo12

1/38

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS CDIGO: MN-GDO-01

VERSI N: 02 PGINA: 1 de 38

PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL FECHA:19/09/2014

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO VIGENCIA: 2014

ELABOR: Martha Soraya GonzlezVargas

REVIS:Luz Saida Arias Mena APROB: Mabel Yasmine GarcaHernndez

CARGO: ProfesionalCARGO: P.G.I. Correspondencia yArchivo

CARGO: Representante de la AltaDireccin.

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

Al imprimir este documento se convierte en copia no controlada del SIG y su uso es responsabilidad directa del usuario

MANUAL DECORRESPONDENCIA

Y ARCHIVO

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS


2/38






CONTENIDO

1. OBJETO ............................................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ......................................................................................................................................................... 4

3. REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................................................................... 4

4. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 5

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................................10

5.1. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. ...............................................................................10

5.1.1. Comunicaciones Oficiales Internas. .....................................................................................................13

5.2 Generalidades para la produccin de las comunicaciones y documentos institucionales. .........................135.2.1 Elaboracin de Comunicaciones Externas (cartas u oficios). ...............................................................15

5.2.2 Elaboracin de Comunicaciones Internas (memorandos). ...................................................................18

5.2.3 Elaboracin de Actos Administrativos y otros Documentos Institucionales. .........................................19

5.2.3.1 Elaboracin de Acuerdos.................................................................................................................19

5.2.3.2. Elaboracin de Actas. ....................................................................................................................21

5.2.3.3 Elaboracin de Circulares. ...............................................................................................................23

5.2.3.4 Elaboracin de Certificados y Constancias. ....................................................................................24

5.2.3.5 Elaboracin de Resoluciones. .........................................................................................................25

5.2.3.6. Elaboracin de Convenios: .............................................................................................................265.2.3.7. Elaboracin de Contratos. ..............................................................................................................27

5.2.4 Gestin de las Comunicaciones Externas. ............................................................................................27

5.2.4.1 Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas (Comunicacin Externa Enviada-CEE). ................27

5.2.4.2 Comunicacin Externa Recibida - CER. ..........................................................................................27

5.2.5 Distribucin y recorridos de Mensajera. ..............................................................................................28

5.2.6 Planillas o Reportes de Control. ...........................................................................................................28

5.3 Recibo, radicacin, registro, distribucin y control de las Comunicaciones. ................................................28

5.3.1 Recepcin, Radicacin y Distribucin. ..................................................................................................29

5.3.2. Servicio de Mensajera. ........................................................................................................................295.3.3. Trmite y Despacho de las Comunicaciones. ......................................................................................30

5.4. ORGANIZACIN ESTRUCTURAL Y CODIFICACIN DE LOS ARCHIVOS. ......................................30

5.4.1. Archivos de Gestin..............................................................................................................................30

5.4.1.1 Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin. .......................................................31

5.4.1.2 Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes. .....................................31

5.4.1.3 Criterios para la organizacin de archivos de gestin: ....................................................................31


3/38






5.4.1.4 Almacenamiento. .............................................................................................................................32

5.4.2 Archivo Central. ....................................................................................................................................32

5.4.2.1 Misin del Archivo Central. ..............................................................................................................325.4.2.2 Servicios. .........................................................................................................................................32

5.4.2.3 Horario de Servicio al Pblico. ........................................................................................................32

5.4.2.4 Normas para Consulta al Pblico en el Archivo Central. ................................................................32

5.5. CONSULTA DOCUMENTAL. .................................................................................................................33

5.5.1 Prstamo de documentos de archivos de gestin para trmites internos. ...........................................33

5.5.2. Prstamo de documentos en el archivo central. ..................................................................................33

5.6 INVENTARIO DOCUMENTAL. ....................................................................................................................34

5.7 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD. .....................................................................................34

5.8 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. ...................................................................................................345.8.1 Normas generales para transferencia documental. ..............................................................................35

5.8.2 Recomendaciones generales en conservacin preventiva para transferencias documentales. .........35

5.8.3 Revisin, ordenacin e Inventario. .......................................................................................................36

5.8.4 Embalaje para traslado. .........................................................................................................................36

5.8.5 Carga, traslado y descarga. .................................................................................................................36

5.9 CONSERVACIN DOCUMENTAL. .............................................................................................................37

5.9.1 Calidad de los papeles. .........................................................................................................................37

5.9.2 Tcnicas para Registro de Manuscritos. ...............................................................................................37

5.9.3 Sistemas de Almacenamiento o Unidades de Conservacin................................................................376. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...............................................................................................................38

7. HISTORIAL DE CAMBIOS .............................................................................................................................38


4/38






1. OBJETO

Normalizar y racionalizar los pasos a seguir en la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin,consulta, conservacin y disposicin final de los documentos de la Universidad de los Llanos.

2. ALCANCE

El manual aplica para todas las dependencias acadmicas y administrativas de la Universidad y su desarrollo sepresenta bajo el esquema del Programa de Gestin Documental - PGD propuesto por el Archivo General de laNacin y bajo el concepto del Archivo Total, con especial nfasis en la implementacin de la Tabla deRetencin Documental.

3. REFERENCIAS NORMATIVASLEYES:

Ley 58 de 1982 por la cual se conceden facultades extraordinarias al Presidente de la Repblica parareformar el Cdigo Contencioso-Administrativo (obligatoriedad de los organismos del Estado dereglamentar la tramitacin interna de las peticiones que les corresponde resolver).

Ley 57 de 1985 por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin

pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Ley 527 del 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictanotras disposiciones. Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 962 de 2000 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funcionespblicas o prestan servicios pblicos.

Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,

investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.

DECRETOS:

Decreto 2150 de 1955 (supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos prohibicin deexigencias de fotocopias de documentos en poder de las entidades y retiros de los documentos de losarchivos de las entidades pblicas).

Decreto 229 de 1995 por el cual se reglamenta el Servicio Postal. Decreto 1222 de 1999, Art. 33 (derecho de turno).

SENTENCIAS:

Sentencia de la Corte Constitucional T-696/96. Relativa al derecho personal y familiar.


5/38






ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (AGN):

Acuerdo N038 de 2002. Por el cual se desarrolla el Artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de

2000, (entrega de inventarios documentales). Acuerdo No. 047 de 2002. Por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V (acceso a los documentos

de Archivo - Restricciones por razones de conservacin. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones

oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdo No. 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin delas Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Acuerdo No. 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin ydescripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictanotras disposiciones.

Acuerdo N002 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterio bsicos para creacin, conformacin,organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

4. DEFINICIONES

Acervo Documental.Conjunto de los documentos de un archivo (Fondo).

Actas. Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin,las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Acto administrativo. Todo acto jurdico dictado por la Administracin y sometido al Derecho Administrativo.Aclaracin de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por la Administracin en ejercicio deuna potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria.

Administracin de Archivos. Son las operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin,direccin, organizacin, control y evaluacin de todos los archivos de una institucin.

Anexos. Informacin adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensin delmismo y aplicacin de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guas u otros documentosrelacionados.

Archivo. Es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por la persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin,conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin para la persona o institucinque los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de historia.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o traslado por los distintos

archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objetode consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo de Gestin. El de las Oficinas productoras de documentos, en el que se rene la documentacin entrmite en busca de la solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativapor las mismas oficinas u otras que lo soliciten

Archivo Histrico.Aquel al cual transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin, quepor decisin del Comit de Archivos, debe conservase permanentemente dado el valor que adquiere para lainvestigacin, la ciencia y la cultura.


6/38






Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de la formacin del archivo en su ciclocomprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin,recuperacin y disposicin final de los documentos.

Autenticacin de Documentos. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionariocompetente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la ley.

Certificacin de Documentos. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en losdocumentos de archivo.

Ciclo Vital de Documento.Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde la produccin orecepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Clasificacin Documental. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series quecomponen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo con la estructura orgnica -funcional de la entidad.

Cdigo. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representan ciertos datospreviamente convenidos.

Circulares. Comunicacin interna de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigidaavarios destinatarios. Su objetivo es dar a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios,polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de carcter administrativo.

Concepto. Documento que por solicitud interna o externa, precisa, aclara o resuelve aspectos de carctertcnico o jurdico de un tema en particular.

Comunicaciones oficiales. Son todas las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de lasfunciones asignadas legalmente a una Entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carcter oficial o privado que llegan o se envan a unaentidad pblica, privada o a ttulo personal. No todas generan trmites para las instituciones.

Correo Electrnico (e-mail). Es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes demanera gil (tambin se denominan mensajes o cartas electrnicas, mediante sistemas de comunicacinelectrnicos.

Copia Autenticada. Es la reproduccin del documento refrendada por el funcionario competente para revestirlode ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la y que da fuerza jurdica del original.

Depuracin. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lotienen.

Deposito de Archivo.Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin.

Disposicin Final de Documentos. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con mirasa su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.

Documento. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento Activo. Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento Electrnico de Archivo. Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada ycomunicada por medios electrnicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por


7/38






una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones y debe ser tratada conforme a los principios yprocesos archivsticos.

Documento Esencial (Documento vital). Es aquel documento necesario para el funcionamiento de unorganismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones yactividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto posibilita la reconstruccin de la historiainstitucional.

Documento Inactivo. Documento que ha dejado de empleare con fines administrativos y legales.

Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Eliminacin de Documentos.Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,jurdico, legal, fiscal o contables y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y latecnologa.

Expediente. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que contribuye una Unidad Archivstica.Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por unaoficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

Evaluacin de Documentos.Es la funcin bsica del archivo destinada a determinar la clasificacin posible delos documentos para su conservacin, transferencia o eliminacin, segn sus usos administrativos, fiscales,legales o judiciales, tanto presentes como futuros y sus valores testimoniales, informativos e investigativos.

Firma Digital. Consiste en un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando unprocedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinarque este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sidomodificado despus de efectuada la transmisin.

Foliacin.Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en enumerar correlativamente todos

los folios de cada unidad documental.Folio.Hoja de libro, de cuaderno o de expediente.Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas deun libro, expediente, folleto, revista, etc.

Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto deconservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o una persona.

Gestin de Documentos. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz yefectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hastasu destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.

Instrumento de Consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe unconjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de losmismos que permitan su adecuada localizacin y recuperacin.

Inventario. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondosiguiendo la organizacin de las series documentales, puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.

Legajo. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

Memorando. Comunicacin escrita de carcter interno que se utiliza para transmitir informacin, orientacionesy pautas, a las dependencias o funcionarios.


8/38






Microfilmacin. Tcnica que permite fotografiar los documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.

Muestreo. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se

efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos,entre otros.

Normalizacin. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado.

Oficio. Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades ypersonas naturales o jurdicas.

Ordenacin Documental. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el ordenpreventivo acordado.

Organizacin de Documentos. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de accionesorientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

Pieza Documental. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser consideradadocumento. Son ejemplos de piezas documentales entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Principio de Orden Original. Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvodurante el servicio activo.

Principio de Procedencia. Principio documental de la teora Archivstica que establece que los documentosproducidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Produccin Documental. Recepcin y generacin de documentos en una unidad administrativa encumplimiento de sus funciones.

Programa de Gestin Documental. Se entiende como un proceso archivstico encaminado al eficiente, eficaz

y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad, desde su origenhasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin, trmite, utilizacin y conservacin.

Radicacin de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo oenvo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley.Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente hbil de radicado el documento.

Registro de comunicaciones oficiales.Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sussistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

Registro de Documentos.Anotacin de los datos del documento en los modelos de control

Reprografa. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fonotcnica y la policopia dedocumentos, mediante tcnicas como la fotografa y la microfilmacin.

Retencin de Documentos. En el plazo en los trminos de tiempo en el que los documentos debenpermanecer en el archivo despus de las transferencias documentales, tal como se consigne en la tabla deretencin.

Seccin. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esasubdivisin orgnico - funcional


9/38






Seleccin Documental. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin bien seapara su eliminacin o su conservacin parcial o total.

Serie Documental. Conjunto de Unidades documentales de estructura y contenido homogneo, emanados deun mismo rgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo: Hojas deVida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Signatura Topogrfica. Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacinde un depsito.

Tablas de Retencin. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidosestos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada fase de archivo.

Tipo Documental. Unidad Documental simple.

Transferencia de Archivos.Envo de los documentos del archivo administrativo al intermedio o central y deste al histrico de conformidad con las tablas de retencin adoptadas.

Unidad Administrativa. Unidad Tcnico - operativa de una institucin.

Unidad Archivstica. Conjunto de piezas o tipo documentales puede ser unidad archivsticas entre otras, unexpediente.

Unidad Documental. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Launidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando seconstituyen varios, formado un expediente.

Unidad de Conservacin. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad Archivstica. Pueden serunidades de conservacin entre otras, una caja, un libro o un tomo.

Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al investigador,destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor Secundario.Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva, surge una vez agotadoel valor inmediato o primario. Los documentos que tiene este valor se conservan permanentemente.

Valoracin Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de losdocumentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Valor Administrativo.Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella quele sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor Fiscal. Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fsico.Valor Jurdico.Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn.

Valor Legal. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la ley.


10/38






5. CONDICIONES GENERALES

5.1. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.

Las comunicaciones oficiales se definen como todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de lasfunciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.1

El manejo y control de la correspondencia externa (enviada y recibida) en la Universidad de los Llanos escentralizado y se halla bajo la responsabilidad exclusiva de la Oficina de Correspondencia y Archivo, la cual esla nica autorizada para dar trmite a las comunicaciones externas generadas por cada unidad acadmica yadministrativa, al igual que de toda la correspondencia externa recibida, con el fin de tener un estricto controlsobre sta, en consecuencia esta oficina contar con el personal capacitado y los medios necesarios pararecibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones institucionales, mediante servicios demensajera interna y externa, fax, correo electrnico y otros, que faciliten la atencin de las solicitudespresentadas por los usuarios y las comunicaciones expedidas por la Universidad

Sin excepcin, todas las solicitudes presentadas por los estudiantes y dirigidas a la Rectora, al ConsejoSuperior, Consejo Acadmico, Consejos de Facultad o Comits de Programa, sern recibidas nicamente en laOficina de Correspondencia y Archivo.

La correspondencia, tanto interna como externa deber ser canalizada y tramitada por los mismos funcionariosy contratistas a travs de las respectivas oficinas, dependiendo del asunto o materia en relacin con lascompetencias especficas del rea.

La atencin al pblico para la recepcin fsica de las comunicaciones se realiza en el horario de oficinaestablecido por la Universidad, acorde con sus polticas y necesidades.

Los proyectos de comunicacin externa a ser suscritos por el Rector, adems de las normas y procedimientosespecficos sealados para la produccin documental, deben incluir la aprobacin o revisin del jefe de ladependencia que los elabora; tanto estos, como la correspondencia interna dirigida a la Rectora debentramitarse a travs de la respectiva Dependencia u Oficina, segn la materia del documento.

Los formatos, la papelera institucional y el servicio de correspondencia de la Universidad, slo podrn utilizarsepara tratar asuntos requeridos por la Institucin y en ningn caso se podrn utilizar para asuntos de tipopersonal.

Todas las comunicaciones internas relacionadas con: acuses de recibo, invitacin a eventos o actividadesculturales, recreativas y de bienestar, citaciones a reuniones, agradecimientos, circulares informativas,requerimientos de almacn, requerimientos de informacin y dems documentos informativos, se realizarnnicamente a travs del Sistema de Correo Electrnico Institucional, en consecuencia, el slo hecho de realizarel envo por ste medio, se asume como entregado.

No se permitir el envo de correspondencia interna impresa o fotocopiada, salvo que se requiera para fines

legales o de conservacin documental, en tales casos se imprimir solo un original, el cual reposar en laoficina productora.

Cuando se requiera enviar una comunicacin masiva o de inters general, se enviar a la oficina de [email protected], para su debida publicacin en el portal web institucional, siguiendo elprocedimiento establecido en el proceso de comunicaciones.

Los correos masivos como: boletines y publicaciones, se realizarn elaborando un solo ejemplar de envo alcual se adjuntar la lista de destinatarios con una columna recibido para la firma respectiva.

1Acuerdo AGN 060/2001. Pautas para la Administracin de Comunicaciones Oficiales.


11/38






Las respuestas dirigidas a los estudiantes y emitidas por el Consejo Acadmico, los Consejos de Facultad, losComits de Programa y la Oficina de Admisiones sern enviadas a travs del correo electrnico, en

consecuencia se imprimir slo un original que ser radicado, registrado y archivado en el consecutivo deCorrespondencia Externa Enviada de la Oficina de Correspondencia y Archivo.

Todas las comunicaciones tanto internas como externas, deben ser firmadas por el director o jefe de ladependencia en la cual se origina, de lo contrario no se dar trmite y se har la devolucin correspondiente ala unidad administrativa gestora de la comunicacin.

Las firmas autorizadas para el envo de la correspondencia son las del Rector, Vicerrectores, Jefes de rea uOficina (se incluyen decanos, directores de programa, directores de centro y de instituto), as como losinterventores en ejercicio de sus funciones.

El personal vinculado a la Universidad mediante la modalidad de Contrato u Orden de Prestacin de Serviciosno est autorizado para firmar correspondencia con excepcin de aquellos cuyas funciones son deinterventora.

La produccin documental de la Universidad debe respetar los parmetros establecidos en el Manual deIdentidad Visual Corporativa.

Todos los documentos para su envo correspondiente, deben estar acompaados de las copias y anexosrespectivos, los cuales deben estar debidamente foliados, de lo contrario no se dar trmite y se realizar larespectiva devolucin a la unidad acadmica o administrativa gestora de la comunicacin.

La correspondencia tanto generada como recibida interna y externa, formar parte integral de una seriedocumental o sub serie de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental - TRD aprobada para laUniversidad.

La correspondencia externa enviada formar parte del Consecutivo de Correspondencia Externa Enviada, serie

que est asignada nicamente a la Oficina de Correspondencia y Archivo y en las oficinas productoras, searchivar de acuerdo con el asunto tratado.

La transmisin va fax es un adelanto de informacin y exige el envo inmediato del original, nico respaldo devalor probatorio. Para garantizar la permanencia de la informacin contenida en papel trmico se debefotocopiar.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin deldocumento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento

El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar elcontacto directo es empleando una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

Los procedimientos para la radicacin de los actos administrativos, contratos y comunicaciones oficiales,velarn por la transparencia de la actuacin administrativa, razn por la cual, no se podrn reservar nmeros deradicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeracin ser asignada enestricto orden de produccin y recepcin de los documentos.

La numeracin de los Actos Administrativos debe ser consecutiva y las oficinas responsables de dichaactividad, (Secretara General, Rectora y Secretaras Acadmicas), se encargarn de llevar los controles,atender las consultas y los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o


12/38






enmienden nmeros, no se numeren los Actos Administrativos que no estn debidamente firmados y secumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto2.

Al comenzar cada ao, se iniciar la numeracin consecutiva de acuerdo con lo establecido en el presenteManual, utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados.

Si se presentan errores en la numeracin, se dejar constancia por escrito, con la firma del jefe de ladependencia a la cual est asignada la funcin de numerar los Actos Administrativos.

Cada dependencia ser la encargada de manejar y controlar los consecutivos de la correspondencia interna, loscuales se inician el 2 de enero de cada ao y se terminan el 31 de diciembre del mismo ao y tendrnproyeccin de tres ( 3 ) dgitos as: 000-001-002....y as sucesivamente.

El nmero de radicado se colocar al frente del cdigo de dependencia o de oficina productora.

El consecutivo de la correspondencia externa, tanto recibida como enviada, ser de uso y control exclusivo dela Oficina de Correspondencia y Archivo, se iniciar el 2 de enero de cada ao y terminar el ltimo da hbil delmismo ao, con una proyeccin de seis ( 6 ) dgitos es decir: 000000-000001-000002....y as sucesivamente,no deben existir dos comunicaciones con el mismo nmero.

Toda la correspondencia externa se realizar en papel tamao carta con membrete de la Universidad. Cuandono exista papel con membrete de la Universidad, se imprimir en el encabezado el logotipo el cual ir en laparte superior izquierda, de acuerdo con lo sealado en el Manual de Identidad Visual.

En lo posible, se debe evitar el uso de impresora de inyeccin para las comunicaciones internas.

La Oficina de Correspondencia y Archivo est comprometida en asegurar la gestin oportuna de lascomunicaciones externas e internas de la Universidad y de velar por el cumplimiento y actualizacin de esteManual.

Los funcionarios de la oficina de Correspondencia y de Archivo tienen una responsabilidad especial de laborarconforme a las normas de gestin documental, velando por la seguridad, confidencialidad, integridad yconservacin de la informacin como parte del patrimonio documental de la Universidad.

Todas las oficinas que cumplen funciones administrativas son responsables de mantener medidas quegaranticen el buen manejo y la integridad de los documentos, mientras permanezcan bajo su cuidado.

Todos los funcionarios de la Universidad son responsables de elaborar, recibir y gestionar la documentacinconforme a las normas de calidad y a los parmetros establecidos por la Universidad en el presente Manual.

Todos los funcionarios de la Universidad deben conocer y aplicar las normas sobre correspondencia y cadadependencia designar por lo menos un empleado para la elaboracin, recepcin y trmite de lacorrespondencia oficial, as mismo deber permanecer actualizado en normas de redaccin y gestin

documental.El acatamiento del presente Manual es de carcter obligatorio para todos los empleados de la Universidad ydems personas que presten sus servicios a la Institucin.

En caso de presentarse alguna observacin o consulta con la correspondencia, la persona encargada de lagestin documental de la dependencia deber comunicarse con la Oficina de Correspondencia para suaclaracin.

2Artculo sexto del Acuerdo 060 de 2001, A.G.N.


13/38






5.1.1. Comunicaciones Oficiales Internas. Son comunicaciones que se realizan entre las Dependencias ounidades de la Universidad en cumplimiento de las funciones asignadas, para la cual no debe utilizarse sobre,se elaboran en el formato tipo memorando, siguiendo el esquema presentado en la plantilla anexa.

Lascomunicaciones oficiales internas no requieren sobre, excepto que se trate de documentacin confidencialo relacionada con asuntos de carcter disciplinario, puede hacerse el envo en sobre cerrado y rotularse con laadvertencia confidencial.

Por prevencin, no se debe tramitar por el correo interno y el servicio normal de mensajera, el reporte decalificaciones a la Oficina de Admisiones y Registro; esta documentacin debe ser entregada personalmentepor funcionarios de la respectiva unidad acadmica.

5.2 GENERALIDADES PARA LA PRODUCCIN DE LAS COMUNICACIONES Y DOCUMENTOSINSTITUCIONALES.

La produccin documental en la Universidad de los Llanos, est basada en la adaptacin de las NormasTcnicas Colombianas del ICONTEC y en los parmetros establecidos en el Acuerdo 060 de 2001 expedidopor el Archivo General de la Nacin A.G.N., en consecuencia, para la elaboracin de las comunicacionesoficiales se deber tener en cuenta:

Papelera. En las comunicaciones oficiales y en cualquier otro tipo documental que elabore la Universidad,se emplear papelera pre-impresa o diseada en el computador de acuerdo con el modelo adoptado en elManual de Identidad institucional.

La papelera que contiene el logotipo de la Universidad debe utilizarse nica y exclusivamente para asuntosoficiales, por lo tanto queda prohibida la utilizacin de la papelera oficial para tramitar asuntos personales.

Formato. Elegir el formato de acuerdo con el tipo de comunicacin a elaborar as:

Carta u oficio Memorando Circular

Nmero de Copias. Las comunicaciones externas se elaboran en original y mximo dos (2) copias,excepto en los casos en los cuales se anuncien copias para otros destinatarios, El original para eldestinatario, la primera copia para el consecutivo de correspondencia (en la Oficina de Correspondencia yArchivo) y la tercera copia para la serie documental respectiva de la oficina productora3.

Las copias se elaborarn en lo posible, en papel reutilizado, as mismo, en el evento de requerirse ms deuna hoja, se debe emplear la impresin a doble cara.En caso de requerirse copias adicionales para ser distribuidas en algunas unidades administrativas, deberindicarse a quin van dirigidas, as:

Copia a: Oficina Jurdica

En los casos que dicha informacin requiera ser conocida por varias unidades administrativas, no se harnduplicados sino que se generar una sola copia, en la cual se indicaran los nombres de las unidades uoficinas a las que debern ser remitidas, para conocimiento de:........... , as:

PCD:Oficina Jurdica

3Artculo dcimo primero del Acuerdo 060 de 2001, A.G.N.


14/38






Cdigo. Todas las comunicaciones se elaboran con el cdigo de la dependencia productora, el cual esnumrico y est dado segn la codificacin de la Estructura Orgnica de la Universidad. (ver anexo).

Radicacin. Las comunicaciones externas no se numeran ni se fechan, ya que esta actividad es realizadapor la Oficina de Correspondencia y Archivo.

Envo de las comunicaciones internas. Las comunicaciones internas se realizarn a travs del correoelectrnico, sin embargo, en el evento de requerirse su impresin, esta se realizar de ser posible, en papelreutilizado.

En lo posible, se debe evitar el uso de impresora lser para las comunicaciones internas.

Firmas Autorizadas. En la Secretara General de la Universidad se debe llevar un Libro de Registro deFirmas en el cual aparecern los nombres y las firmas de todos los funcionarios que ejercen funciones dedireccin, as como de todos los jefes de dependencia y el funcionario a cargo de la Oficina deCorrespondencia debe llevar un listado de los nombres de los funcionarios autorizados para suscribir

comunicaciones oficiales, antes de proceder a su radicacin

4

.Todas las comunicaciones se firmarn en original y copia. Las copias adicionales pueden llevar el sello defacsmile.

Tipo y tamao de la letra. Para las comunicaciones oficiales en la Universidad de los Llanos, se utilizar laletra Times New Romn en fuente 11 y opcional se utilizar la fuente 10, con el fin de adecuar el texto,utilizando el buen criterio del digitador, procurando siempre la mejor distribucin para una excelentepresentacin.

El contenido de las comunicaciones y los oficios debe distribuirse en forma tal que haga compatibles subuena lectura, comprensin, presentacin y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fcil manejo ydistribucin.

Trmite de las Comunicaciones Externas. El encargado del rea de correspondencia revisar que lascomunicaciones cumplan con las normas de produccin establecidas por la Universidad para suelaboracin y con las recomendaciones generales, Adems, revisar que estn acompaadas de susanexos, as como de las copias que se anuncian y de los sobres correspondientes para su envo, si es elcaso.

Es responsabilidad de las oficinas que los oficios lleguen listos y completos para su trmite por parte de laOficina de Correspondencia y Archivo, por lo que los anexos deben ser foliados y cosidos al original deloficio de modo que se remitan en el nmero indicado.

Cuando en un oficio se utilizan ms de dos hojas, se deben coser los respectivos juegos en el nmerorequerido, antes de enviarse a la Oficina de Correspondencia y Archivo.

Cuando las comunicaciones y los oficios a elaborar consten de varias hojas, stas debern numerarse. Lahoja final, en la cual deben ir las firmas correspondientes, debe contener parte del tema tratado.

En los casos en que los oficios tengan varios destinatarios, las oficinas debern elaborar y tramitar lacantidad de copias adicionales que se requieran y armar los juegos completos para enviar a la Oficina deCorrespondencia y Archivo.

Si la comunicacin no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el funcionario a cargo de

4Artculo cuarto del Acuerdo 060 de 2001, A.G.N.


15/38






la radicacin, devolver la comunicacin a la oficina productora para que se efecte la correccin respectivay as, poder continuar con su trmite.

El recibo y envo de las comunicaciones oficiales externas se har conforme al procedimiento establecido.(PD-GDO-01).

Para el envo de la documentacin se utilizar el recorrido interno y el servicio de mensajera, dependiendodel tipo de correspondencia.

Uso de grapas: Comnmente los originales de las cartas que sobrepasan de una pgina, pueden irgrapados (incluso junto con los anexos, si los hay y si su grosor y naturaleza lo permiten, para evitarextravos). No obstante hay que emplear el buen criterio para abstenerse de hacerlo cuantas veces seaaconsejable. En cambio, todas las copias de ms de una pgina, se grapan sin excepcin, con loscorrespondientes adjuntos (cuando los hay y es posible graparlos), adems, en caso de requerirse elgrapado, se deber emplear una tirilla de papel como aislante entre el gancho y el documento.

Divisiones Incorrectas: No se debe empezar un prrafo al final de pgina, a menos que haya espaciosuficiente para escribir un mnimo de dos (2) lneas y deben pasar por lo menos, otros dos renglones de unmismo prrafo a la pgina siguiente. Al efectuar esta operacin, nunca debe quedar una palabra dividida, osea parte de ella en la hoja que acaba y parte en la que empieza. La despedida y la firma tampoco puedendesligarse del texto y por ello, no deben escribirse solas en hoja aparte, por lo que se recomienda utilizar elbuen criterio procurando siempre la mejor distribucin para una excelente presentacin.

As mismo, debe observarse sumo cuidado con la correcta puntuacin, redaccin, evitando palabras malescritas y errores de ortografa en la trascripcin. La presentacin, tanto de originales como de copias, debeser impecable, sin borrones ni repisados.

Nmeros dentro del Texto: Cuando se requiera mencionar un nmero dentro del texto se procede de lasiguiente manera:

a. Aos: La cifra se escribe sin punto final (2003)b. Fecha: Se escribe completa as: 20 de julio de 2003c. Telfonos: Se separa por grupos y con espacios as: (098) 6 69 86 62d. Cdulas: Se separan las cifras con punto as: 17.3790.670

5.2.1 Elaboracin de Comunicaciones Externas (cartas u oficios). Los oficios son escritos utilizados parainformar, consultar o enviar datos a otras entidades, usuarios y/o terceros, sobre asuntos especficosrelacionados con las actividades de competencia de la entidad.

Todos los oficios que se reciban o enven por la Universidad deben ser radicados en la Oficina deCorrespondencia y Archivo. Las partes de un oficio en su estricto orden son:

Membrete. A dos centmetros del borde superior de la hoja se escribe la frase UNIVERSIDAD DE LOSLLANOSen negrilla y tamao No. 12, en el rengln siguiente, igualmente en negrilla, centrado con maysculainicial y en tamao No.10 el nombre de la Seccin, Oficina o Dependencia que genera el documento.

Cuando el documento fuere generado por una sub- seccin se escribe primero el nombre de la Seccin ydebajo el de la sub-seccin centrado en negrilla con mayscula inicial y en fuente No. 8, as:


Secretara General

NOTA: Salvo casos excepcionales se podr incluir el nombre de otra sub-seccin, sin embargo, no se admitenms de tres divisiones o sub-secciones.
http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=126&Itemid=55http://sig.unillanos.edu.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=126&Itemid=55


16/38






Cdigo y Nmero: Constituido por el cdigo de la dependencia que lo genera y el nmero del documento,separados por un guin. En la parte superior izquierda a dos (2) interlneas del membrete, contra el margen

izquierdo, se escribe el cdigo de la dependencia u oficina productora, segn la tabla de cdigos anexa y sedeja el espacio en blanco para la asignacin del nmero consecutivo correspondiente, por parte de la Oficina deCorrespondencia.

Ciudad y fecha. Debajo del cdigo, a una interlnea, se escribe el nombre de la ciudad en donde se origina lacarta, seguido de una coma (,) y se deja el espacio en blanco para la respectiva asignacin de la fecha porparte de la Oficina de Correspondencia. Ejemplo:

30300 -Villavicencio,

Por ningn motivo se numerarn ni fecharan estas comunicaciones en la oficina productora.

Destinatario. A cuatro o seis interlneas del nombre de la ciudad y en mayscula inicial, a espacio sencillo,

sobre el margen izquierdo, se escribe el tratamiento o ttulo acadmico del destinatario (Seor, Seora, Doctor,

Ingeniero, Coronel, etc.), nombre y apellido del destinatario, el nombrecompleto del cargo o funcin, el nombrecompleto de la entidad (en mayscula fija), la direccincompleta, el telfono (opcional) y la ciudad de destino,as:

DoctorJULIO SNCHEZ C.DirectorESCUELA COLOMBIANA DE CIENCIASCarrera 25 No. 8 123, Tel. 6 65 87 28Neiva

Ni en los datos del destinatario ni en los del remitente se debe utilizar negrilla.

NOTA: Los espacios entre la ciudad y el nombre del destinatario, y entre ste y el saludo pueden variar ya que

van de acuerdo con el tamao del oficio; por lo tanto se debe utilizar el buen criterio, procurando siempre lamejor distribucin para una excelente presentacin.

Referencia. Contiene la sntesis del contenido del oficio, en mximo dos lneas a tres renglones deldestinatario. Cuando es respuesta a un oficio, se debe citar EL NUMERO DE RADICACIN DE ENTRADAasignado por la Oficina de Correspondencia y Archivo, lo cual es REQUISITO para el trmite del oficiorespectivo.

Saludo. Es una referencia al inicio de la comunicacin. Para las damas se escribe el nombre y para loscaballeros el apellido. Debe colocarse a dos renglones de la referencia.

Texto o Cuerpo de la Carta u Oficio. El texto inicia a dos interlneas del saludo y debajo de este, sin utilizarsangra. Se redacta en forma clara, breve y corts; de preferencia en forma impersonal, abordando un solo

tema por oficio con el fin de facilitar la tramitacin y archivo del documento para posterior consulta.NOTA: Todo el texto de la carta u oficio se elaborar a espacio sencillo. Un prrafo no debe tener ms de sieterenglones, ni comenzar con gerundio; igualmente se debe evitar el uso de abreviaturas.

Despedida.Est compuesta de una palabra o frase de cortesa que se ubica a dos renglones de la lnea finaldel texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma, por ejemplo:

Atentamente,Cordialmente,Cordial saludo,


17/38






Agradezco su atencin,En espera de su pronta respuesta, etc.

Firmante. Se ubica de cuatro a seis renglones o interlneas debajo de la despedida, contra el margen izquierdo,anotando el nombre y apellido del remitente en negrilla y debajo, se escribe el nombre completo del cargo ofuncin. La firma se coloca sobre el nombre digitado.

Anexos. Escribiendo la palabra "Anexo" (sin abreviar), seguida de dos puntos (:), deben citarse la cantidad deanexos y la descripcin de cada uno. Ejemplo:

a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)b) Anexo: tres (3 folios).c) Anexo: uno (10 hojas)

Copia. Se escribe la palabra "Copia a" (sin abreviar), seguida de dos puntos (:), debe anotarse tratamiento,nombre y apellido, cargo o funcin, entidad y direccin.

Elabor: En fuente No. 7, en la lnea del margen inferior izquierdo, a dos o tres interlneas de la firma o dos otres de los anexos o copias (si los hay, se escribe la palabra "Elabor" (sin abreviar), seguida de dos puntos (:),debe escribirse el nombre y apellido de persona que proyect el documento. Si sta persona es igual a la quefirma, no se debe diligenciar.

Iniciales del digitador. En fuente No. 7, a continuacin del nombre de quien elabora o proyecta el documento,separado con una lnea oblicua (/), se escriben las iniciales del nombre del funcionario que digita el documento,as:a) Si es mujer el nombre se escribe en mayscula inicial seguido de la inicial del apellido en mayscula; si eshombre, la inicial del nombre en mayscula y el apellido con mayscula inicial, con una raya inclinada (/) entreellas y sin dejar espacio entre s. Ejemplos:

a) Elabor: MARIO GARCA P. /Liliana M.

b) Elabor MARIO GARCA P. /A. Jaramillo.

NOTA: Cuando el redactor es el mismo digitador, se omiten las iniciales en mayscula y se escribe el nombredel digitador como se explic anteriormente, antecedido de una lnea inclinada (/)). Ejemplo:

/Liliana M./A. Jaramillo

Revis. Con la palabra "Revis" (sin abreviar), seguida de dos puntos (:), debe escribirse el nombre y apellidode la persona que revis y aprob el documento. Si sta persona es igual a la que firma, no se debe diligenciar,(slo en el caso de las comunicaciones internas y externas).

Segunda pgina y sucesivas: Cuando las cartas requieren ms de dos (2) pginas, en las pginassubsiguientes a la primera, a dos o tres centmetros del borde superior (en papel blanco) o a dos interlneas dellogotipo o de la razn social, contra el margen izquierdo y con mayscula inicial y en fuente No. 6, se escribe elnombre del destinatario, antecedido por una A y seguido de una coma (,) luego en nmeros arbigos y contra elmargen derecho se coloca el nmero de la pgina indicando el nmero total de pginas, as:

A Dr. Pedro Prez, pgina 2 de 3.

El primer prrafo de las pginas subsiguientes seinicia de dos a cuatro interlneas del encabezado.


18/38






Pie de pgina. Ubicado a 1,5 cm. del borde inferior de la hoja en fuente No. 7, constituido con la siguienteinformacin: la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pginaweb y la direccin del correo electrnico de la entidad, con el siguiente orden:

1. Centrado en letra fuente No. 8, la direccin, telfono y Apartado Areo,

2. Debajo, centrado, se escribir el correo electrnico de la Universidad o de la dependencia que genera eldocumento y debajo, se escribe la ciudad, y Departamento, de ser necesario se escribir el pas, entreparntesis. Ejemplo:

Km. 12 va Puerto Lpez, Tels. 6 61 68 00 FAX (986) 6 61 68 03 A.A. 119e-mail: unillanos.edu.co

Villavicencio, Meta (Colombia)

Mrgenes. Las mrgenes a utilizar para la elaboracin de las comunicaciones y oficios son las siguientes: Superior, entre 2 cm y 3 cm. Inferior, entre 1.5 cm y 2 cm. Lateral izquierdo, 2,5 cm y 3 cm. Lateral derecho, 2 cm.

5.2.2 Elaboracin de Comunicaciones Internas (memorandos). El memorando es el formato usual decomunicacin que se emplea en toda la Universidad para la correspondencia interna; no se enva a personas uorganizaciones ajenas a ella. Puede llevar la firma de cualquier miembro del personal, sujeta a las funciones,atribuciones y responsabilidades propias de su cargo; en todo caso debe tener la rbrica del Director o Jefe delrea o de la Dependencia que lo genera.

Membrete. A dos centmetros del borde superior de la hoja se escribe la frase UNIVERSIDAD DE LOSLLANOSen negrilla y tamao No. 12, en el rengln siguiente, igualmente en negrilla, centrado con maysculainicial y en tamao No.10 el nombre de la Oficina o Dependencia que genera el documento, as:


Oficina de Correspondencia y Archivo

NOTA: Salvo casos excepcionales se podr incluir el nombre de otra sub-seccin, sin embargo, no se admitenms de dos divisiones o sub-secciones.

Cdigo y fecha. A dos interlneas del membrete, hacia el borde izquierdo, se digitar el cdigo de ladependencia productora, seguido del nmero del consecutivo correspondiente. A una interlnea se escribe lafecha precedida de la ciudad, en el siguiente orden: da, mes y ao, as:

30320. 005Villavicencio, 5 de enero de 2012

Encabezado. Lo constituye la palabra MEMORANDO impresa en mayscula fija y centrada a tres o cuatrointerlneas del membrete, en fuente No. 12, (No utilizar negrilla).

Destinatario. A tres interlneas de la fecha, contra el margen izquierdo se escribe la preposicin PARA enmayscula fija, seguida de dos puntos (:). Al frente y tabulado a dos espacios y con mayscula inicial, se anotael tratamiento y el nombre completo de la persona a quien se dirige (el nombre se escribe en mayscula fija),seguido por una coma; en el rengln siguiente se anota el cargo en mayscula inicial.

En los datos del destinatario se pueden emplear abreviaturas cuando un rengln es insuficiente.

Ejemplo completo:


19/38






PARA: Doctor Hernn Daz,Coordinador General de Informacin y Documentacin

Ejemplo abreviado:

PARA: Dr. Hernn Daz,Coordinador Gral. de Inf. y Documentacin.

Remitente: A dos interlneas de la palabra PARA se escribe la preposicin DE en mayscula fija seguida dedos puntos (:); al frente tabulado a dos espacios y con mayscula inicial, se escribe el cargo del remitente y ladependencia (si se requiere), separados por una coma (,).

Asunto: comienza con la palabra ASUNTO en negrilla. Es el tema de que trata el documento. Se debe anotarde manera breve y concisa el resumen de la comunicacin, mximo dos (2) lneas.

Texto: es el contenido, que se inicia a tres o cuatro renglones de la lnea de FECHA, en el margen Izquierdo.Ya que ste constituye el mensaje, debe redactarse en forma clara, breve y corts, abordando un solo tema porcomunicacin.Despedida:est compuesta de una palabra o frase de cortesa que se ubica a dos renglones de la lnea finaldel texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma. Por ejemplo: atentamente, cordialmente, cordial saludo,agradezco su atencin, en espera de su pronta respuesta, etc.

Firmante:se ubica a cuatro o seis interlneas debajo de la despedida, contra el margen izquierdo, anotando elnombre y apellido del remitente en negrilla y debajo el nombre completo del cargo o funcin. La firma se colocasobre el nombre digitado.

NOTA: Cuando un funcionario acta por otro interinamente o en funciones delegadas, se proceder de lamisma manera que en las cartas.

Anexo:escribiendo la palabra "Anexo" (sin abreviar), seguida de dos puntos (:). Deben citarse la cantidad de

anexos y la descripcin de cada uno, as:

a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)b) Anexo: tres (3 hojas).c) Anexo: uno (10 hojas)10. Copia: escribiendo la palabra "Copia" (sin abreviar), seguida de dos puntos(:). Debe anotarse tratamiento, nombre y apellido, cargo o funcin y Oficina.

Las copias cuyo fin es nicamente informar a una tercera persona se pueden enviar por correo electrnico.

Para la elaboracin, se prosigue con los mismos parmetros de las cartas u oficios, excepto el pie de pgina, yaque las comunicaciones internas no llevan pie de pgina.

5.2.3 Elaboracin de Actos Administrativos y otros Documentos Institucionales.

5.2.3.1 Elaboracin de Acuerdos. Los Acuerdos son documentos de carcter normativo y decisorio queestablecen polticas y normas internas de mxima jerarqua, expedidos por el Consejo Acadmico y por elConsejo Superior Universitario. Se elaboran o gestionan a travs de la Secretara General y son firmados por elPresidente y el Secretario del Consejo Superior o Acadmico segn sea el caso. Su radicacin consta de tres (3 ) dgitos, los cuales corresponden al consecutivo que para cada ao inicia en 001, la cual se realiza en laSecretara General.


20/38






Membrete: A tres centmetros del borde superior de la hoja se escribe centrado en letra Times New Romnfuente 12, en negrilla y mayscula fija, la frase UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS, a una interlnea debajo,centrado, en negrilla, mayscula fija y fuente No. 10, se escribe el nombre de la instancia que aprueba el

Acuerdo ya sea, Consejo Superior Universitario o Consejo Acadmico.Dos interlneas abajo, centrado en negrilla, mayscula fija y fuente No. 14 en el mismo tipo de letra se escribe ladenominacin del Acto Administrativo, segn sea el caso, as:

ACUERDO SUPERIOR No.

ACUERDO ACADMICO No.

En el rengln siguiente, en mayscula inicial, entre parntesis y en fuente No. 10, se identifica el Acta deaprobacin y la fecha de la misma.

Dos interlneas abajo, se escribe el epgrafe ....(resumen conciso del tema), con la expresin Por la cual,escrito en negrilla y mayscula inicial en fuente No. 12 y letra cursiva.

Dos interlneas abajo, en negrilla, mayscula fija y fuente No. 12 se escribe la frase EL CONSEJO SUPERIORDE LA UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS.

Dos o tres interlneas abajo, en mayscula inicial y en fuente No. 12 se escribe el fundamento legal yfinalmente a tres interlneas, en mayscula fija, negrilla y fuente No. 12 la palabra CONSIDERANDO(no utilizardos puntos (:).

Cuerpo. A dos o tres interlneas de la palabra CONSIDERANDO se escriben los prrafos en los cuales sesoporta el Acto Administrativo; cada uno de los cuales va separado por un punto y dos interlneas.

Despus de la ltima frase del considerando, a tres interlneas, en negrilla, mayscula fija y fuente No. 12 seescribe la palabra ACUERDA(no utilizar dos puntos (:).

Dos interlneas abajo se inicia el texto del Acuerdo. La numeracin de los artculos se realiza con letras enmayscula fija y nmeros arbigos seguidos por un punto, as:

ARTICULO 1.ARTICULO 2.

Cada uno de los artculos va separado por un punto y dos interlineas sencillas.

Terminado el texto del Acuerdo, a tres interlneas, se escribe centrada en negrilla, mayscula fija y fuente No.12 la expresin PUBLQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE; a continuacin, a dos interlneas, contra elmargen izquierdo, se escribe la expresin Dado en Villavicencio.... seguida de la fecha de expedicin, la cualse escribir en letras y nmeros en el siguiente orden: da, mes y ao. No debe utilizarse punto despusdel ao; los nombres de los meses se escriben con minscula. Ejemplo:

Dado en Villavicencio, a los diez (10) das del mes marzo del ao dos mil tres (2003)

Firmas. Cinco o seis interlneas abajo, en mayscula fija se escriben los nombres del Presidente y delSecretario de la instancia que aprueba, ya sea el Consejo Superior Universitario o el Consejo Acadmico, segnse al caso, en el rengln siguiente, sin centrar y con mayscula inicial se escribe el cargo que desempean enel Consejo Superior

Pie de firma. Cuando los Actos Administrativos (Acuerdos y Resoluciones) corresponden a proyectospresentados por alguna dependencia distinta de la Secretara General o la Rectora, llevarn pie de firma as:


21/38






En la lnea del margen inferior izquierdo, a unas tres lneas de las firmas se incluye la expresin: preparadopor: ms el nombre completo dequien proyect el escrito, enmayscula inicial, fuente No. 6.

Aprobacin. A tres o cuatro lneas, debajo de las firmas responsables (o del pie de firma), se indica el Acta dela sesin en la cual fue aprobado el texto del Acuerdo, en mayscula inicial y fuente No. 7, as:

Primer debate: Acta No. 05, septiembre 29 de 2009.Segundo debate: Acta No. 08, noviembre 27 de 2009.

Pie de pgina. Tanto los Acuerdos como las Resoluciones no llevan impreso el pie de pgina.

NOTA. El texto de los Actos Administrativos se elabora teniendo en cuenta los parmetros generales descritosen el presente Manual para la elaboracin de las comunicaciones y documentos institucionales.

5.2.3.2. Elaboracin de Actas. Las Actas son comunicaciones escritas que registran de manera sucinta, loque sucede, se debate y se acuerda o da lugar a discrepancias en una sesin.

Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administracin pblica se harnconstar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunin para tal efecto, yfirmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deber indicarse, adems, los votosemitidos en cada caso5.

Se constituye en documento legal e histrico, por cuanto es la memoria de reuniones en las que generalmentese toman decisiones que dan origen a actos administrativos, adems, son documentos con valor probatoriopara la Administracin Pblica. A continuacin se describe el procedimiento para la elaboracin de las Actas delos Consejos y Comits Institucionales, ya que para las Actas de reuniones de grupos no formales, se debeutilizar el formato de Acta de Reunin FO- GDO-05.

Encabezado. Se procede igual que en los Acuerdos.

Naturaleza o carcter de la reunin. A tres interlneas del encabezado o membrete, centrada, con maysculafija, en negrilla y fuente No. 12 se escribe el nombre de la reunin y su naturaleza., separadas por unainterlnea, as:

COMIT DE ARCHIVOSSesin Ordinaria

Denominacin o Identificacin. La constituye la palabra ACTA centrada con mayscula fija y seguida delnmero, en negrilla y fuente No. 14, a tres interlneas del ttulo

Ao. A continuacin del nmero del Acta, se escribe el ao, as:

ACTA No.010 DE 2003

Fecha. Contra el margen izquierdo, a tres interlneas de la denominacin del documento se escribe la palabraFECHA, en mayscula fija y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se realiz la reunin yla fecha completa (da, mes y ao), separados por coma (,). Ejemplo:

FECHA: Villavicencio, 20 de julio de 2003.

5Artculo 33 del Decreto 019 de 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la AdministracinPblica".


22/38






Hora. Contra el margen izquierdo a dos interlneas de la fecha, con mayscula fija, se escribe la palabraHORA, frente a la cual se anota la hora de inicio de la sesin respectiva, as:

HORA: 9:10 a.m.Lugar. A dos interlneas, debajo de la hora, en mayscula fija, se escribe la palabra LUGAR seguida de dospuntos (:), frente a la cual se anota el sitio donde se desarroll la sesin, as:

LUGAR: Sala de Juntas de la Rectora

Asistentes.A dos interlneas, debajo del lugar, en mayscula fija, se escribe la palabra ASISTENTES, seguidade dos puntos (:), frente a la cual se hace la relacin de los nombres, en mayscula inicial, indicando el cargoque desempean en el Consejo o Comit respectivo, separados por una coma (,) y a interlineacin sencilla.

Se sigue en orden jerrquico; en caso de igual jerarqua, se sigue el orden alfabtico por apellidos.

En Comits en los cuales el cargo en la Entidad cuenta para la reunin, el orden alfabtico se aplica pordependencia.En Consejos o Comits que no obligan a qurum, integrados por personal de igual jerarqua y pertenecientes adiferentes entidades, se sigue por orden alfabtico de las mismas.

Siempre se debe aclarar cuando una persona lleve la representacin de otra, as:

ASISTENTES: Ing. Pedro Prez, presidenteDr. Pepe Castro, SecretarioDr. Rafael Rincn, en representacin del arquitecto Jaime Daz.

Cuando los asistentes pasen de quince (15) se elabora una lista aparte y se incluye como primer anexo, as:

ASISTENTES: Lista aparte (25)

Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin, se enuncia comosubttulo. Ejemplo:

ASISTENTES: Consejeros PrincipalesManuel SnchezAdriana PrezJuan Acosta

SUPLENTES: Francisco AriasGustavo LpezNelson Prez

Invitados. A dos interlneas del ltimo nombre, contra el margen izquierdo, se relaciona la lista de invitados ( si

los hay) con mayscula inicial, despus de la palabra INVITADOS, escrita con mayscula fija y seguida de dospuntos (:).

Ausentes. A dos interlneas de los invitados, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra AUSENTES enmayscula fija y seguida de dos puntos (:), frente a la cual se relaciona la lista de quienes no asistieron a lasesin. Se debe indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del Da. Contra el margen izquierdo a tres interlneas del ltimo nombre, se escribe en mayscula fija lafrase ORDEN DEL DIA, seguida de dos puntos (:) , y a continuacin se anotan los temas motivo de la sesin,identificndolos con nmeros arbigos.


23/38






Desarrollo. A tres lneas del ltimo prrafo del orden del da, contra el margen izquierdo, se escriben laspalabras DESARROLLO DE LA SESION.

Cuerpo o Texto. El desarrollo del texto se inicia con el primer tema del orden del da. En sesiones que no lorequieran, se inicia con lectura y aprobacin del Acta No. ; y se indica si fue aprobada o se anotan lasmodificaciones que se presenten.

Documentos analizados y firmas. Cuando en una sesin se presentan documentos que sustentan unainformacin, stos deben enunciarse en el desarrollo del orden del da y adjuntarse al Acta. En este caso, antesde escribir los nombres, se debe anotar en un prrafo la expresin Los documentos analizados se anexan a lapresente Acta, por ser parte integral de la misma.

A cuatro lneas de esta expresin, en mayscula fija se escriben los nombres completos de los firmantesresponsables, debajo del nombre se escribe el cargo en la sesin, (en mayscula inicial y sin centrar).

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben por pares uno al frente del otro, si es impar, el ltimo vacentrado.Si se necesitan varias hojas para firmantes, se escribe la expresin pasan firmas seguida de dos puntos en elborde inferior de la hoja y hacia el margen derecho.

Segunda pgina y sucesivas. Se procede de igual manera que en las cartas y memorandos, as:

Comit de Capacitacin Acta No. 002 DE 2003, Hoja 2 de 5

NOTA: Las actas se redactan en tiempo presente y no se deben iniciar con gerundio.

Toda Acta debe expresar lo tratado en una reunin sin describir detalles sin trascendencia. Los prrafos debenser concisos, claros y con mayor nfasis en las determinaciones tomadas, sin embargo por solicitud expresa,deben anotarse las discrepancias; cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes, sehace con su nombre completo.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco; en casode nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

NOTA: En las Actas del Consejo Superior y del Consejo Acadmico, a tres lneas de las firmas responsables,en fuente No. 6, se escribe la sesin en la cual fue aprobada.

5.2.3.3 Elaboracin de Circulares. Las circulares son comunicaciones internas que dan instrucciones yorientaciones, o simplemente informan respecto de una norma o poltica producida por la Universidad. Sonemitidas y elaboradas por: La Rectora, las Vicerrectoras, la Secretara General y la Oficina de Talento Humanoo quien haga sus veces, dirigidas a todas las Unidades acadmicas o administrativas o a un rea especfica. Suradicacin consta de tres dgitos, los cuales corresponden al consecutivo que para cada ao inicia en 001.

Membrete: Se procede igual que en las cartas y memorandos.

Formato o Identificacin. Lo constituye la palabra CIRCULAR escrita en mayscula fija, centrada, a cinco oseis interlneas del membrete (o encabezado) en fuente No. 14, seguida del nmero correspondiente (sinutilizar smbolo ni abreviatura) y el ao, (no utilizar negrilla).

Nmero. Est constituido por el nmero consecutivo correspondiente, asignado por la oficina productora, seubica a dos o tres espacios de la palabra CIRCULAR.


24/38






Destinatario.A tres o cuatro interlneas del nmero, en mayscula inicial y fuente No. 11 se escribe el grupodestinatario de la informacin antecedido del vocablo PARA seguido por dos puntos (:). No se colocan nombrespropios del destinatario, en su lugar se indica el nombre del grupo al que se desea dar la informacin). Ejemplo:

PARA: PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO

Remitente. A dos interlneas del grupo destinatario se escribe el cargo del funcionario o la unidad que expide lacircular, en mayscula inicial y precedida del vocablo DE, la cual estar seguida por dos puntos (:).

Asunto. A dos interlneas del remitente, en mayscula inicial y precedida del vocablo ASUNTO: se escribe lasntesis del tema expresada en mnimo cuatro palabras. No es conveniente mezclar en una misma circular doso ms asuntos de distinta naturaleza.

Fecha. A dos interlneas y precedida del vocablo, se indica la fecha en la cual se expide la circular.

Cuerpo o Texto. El texto de la circular se empieza a tres o cuatro interlneas de la fecha. Se escribe ainterlineacin sencilla y doble entre prrafos. Este debe redactarse en tercera persona del singular, en primera

del plural o en forma impersonal. Ejemplos:

a. El Rector informa...b. Informamos....c. Se informa ....

Al calcular la extensin, hay que tener presente que solamente las circulares muy breves se pueden escribir ainterlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos; las dems van a interlineacin sencilla ydoble entre prrafos.

Numeracin de prrafos. La numeracin de los prrafos, aparte de dar ms consistencia y carcter a lascirculares, facilitan el proceso de redaccin y consulta. En consecuencia, en los casos en que se desee utilizar,los prrafos de las circulares llevarn numeracin arbiga sucesiva. Las circulares de un solo prrafo norequieren nmero.

Despedida y firma del remitente: A dos interlneas del texto y contra el margen izquierdo, se ubica ladespedida con una expresin breve seguida de coma (,) o con una frase de cortesa terminada en punto (.) Acuatro o seis interlneas del ltimo rengln o de la despedida, centrado y en mayscula fija se escribe el nombredel remitente, debajo centrado y en mayscula inicial, se escribe el cargo.

Anexos. Eventualmente las circulares pueden tener anexos, en tal caso se procede igual que en las cartas ymemorandos.

Firmas. Se procede igual que en los Acuerdos.

Pie de firma: En la lnea del margen inferior izquierdo, a unas tres lneas de la firma del remitente, se escribirla expresin preparado por seguida de dos puntos(:) y a continuacin el nombre completo de quien

proyect la circular, en mayscula inicial y fuente No.7.

Iniciales del digitador: Se procede de la misma manera que en las cartas y memorandos.

5.2.3.4 Elaboracin de Certificados y Constancias. Son documentos que se emplean en para probar hechoso circunstancias acadmicas o administrativas, de acuerdo con el tipo de documento llevan la firma del Jefe dela Unidad que los genera ya que su elaboracin est sujeta a las funciones, atribuciones y responsabilidadespropias del cargo.

En la Universidad se expiden los siguientes certificados y constancias:


25/38






Certificado de calificaciones, Certificado de asistencia a congresos, cursos y seminarios. Constancia de estudios y Constancia laboral

Los certificados de calificaciones y las constancias de estudios son expedidos nicamente por la Oficina deAdmisiones, Registro y Control Acadmico; los de asistencia a congresos, cursos y seminarios, por elcoordinador u organizador autorizado del evento, las constancias laborales son expedidas nicamente por elJefe de Talento Humano o quien haga sus veces. Se numeran en forma secuencial; el nmeroconsta de cuatro dgitos, los cuales corresponden al consecutivo que cada ao inicia en 0001.

Papel. Los certificados y constancias se elaboran en papel con membrete y logotipo de la Universidad y suselementos se distribuyen de la siguiente manera:Encabezado. Igual que en las cartas.

Nmero, ciudad y fecha. De dos a tres interlneas del membrete; se escribe el nombre de la ciudad y la fecha.

Cargo. A tres o cuatro interlneas de la fecha, centrado, en mayscula fija y precedido de los artculos EL o LA,se escribe el cargo de la persona responsable. Ejemplo:

LA JEFE DE DIVISIN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Identificacin. A tres o cuatro interlneas del cargo, centradas, en mayscula fija y seguidas de dos puntos (:),se escriben las expresiones CERTIFICA..... o HACE CONSTAR....., (puede utilizarse negrilla pararesaltar). Ejemplo:

EL JEFE DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

HACE CONSTAR:

Cuerpo o Texto. A tres o cuatro interlneas de la identificacin y contra el margen izquierdo, precedida de laconjuncin Que, se inicia el texto del documento, con los datos del solicitante en el siguiente orden:

Tratamiento, Nombre completo del solicitante en mayscula fija y Nmero del documento de identidad (no se utiliza la abreviatura No. ni el smbolo # ).

Ejemplo:

Que el seor ALVARO MEJIA, con cdula de ciudadana 17.231.840 de...

Finalmente, en el ltimo rengln se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin y de preferencia seincluye el destinatario. Ejemplos:

Esta constancia se expide con destino al ICETEX para crdito estudiantil,

Esta constancia se expide a solicitud del interesado.

5.2.3.5 Elaboracin de Resoluciones. Las resoluciones son disposiciones de carcter normativo y decisorioque establecen normas y procedimientos que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por elConsejo Superior, definen asuntos de carcter administrativo de la Universidad, son dirigidas a la comunidaduniversitaria a un rea especfica o un funcionario en particular. De conformidad con lo establecido en elEstatuto General de la Universidad, se clasifican en:


26/38






Resoluciones Superiores: Emitidas por el Consejo Superior, se elaboran o gestionan en la SecretaraGeneral y son firmadas por el Presidente y el Secretario del Consejo Superior Universitario. Su radicacin

consta de tres ( 3 ) dgitos, los cuales corresponden al consecutivo que para cada ao inicia en 001 y serealiza en la Secretara General.

Resoluciones Rectorales: Emitidas por el Rector, se elaboran o gestionan en la Rectora y las firmanicamente el Rector. Su radicacin consta de cuatro ( 4 ) dgitos, los cuales corresponden al consecutivoque para cada ao inicia en 0001 y se realiza en la Rectora.

Resoluciones Acadmicas: Son emitidaspor el Consejo Acadmico, sern elaboradas en la VicerrectoraAcadmica y firmadas por el Presidente y el Secretario del Consejo Acadmico (Rector y SecretarioGeneral respectivamente). Su radicacin consta de tres ( 3 ) dgitos, los cuales corresponden alconsecutivo que para cada ao inicia en 001 y se realiza en la Secretara General.

Resoluciones de Facultad: Cuando se trate de Resoluciones emitidas por los Consejos de Facultad, sern

elaboradas en la respectiva Facultad y firmadas por el Decano y Secretario Acadmico de la misma. Suradicacin consta de tres ( 3 ) dgitos, los cuales corresponden al consecutivo que para cada ao inicia en001 y se realiza en el Decanato de la Facultad que las emite.

Encabezado. Se sigue el mismo procedimiento que en los Acuerdos, teniendo cuidado de indicar la oficinaproductora as: Consejo Superior Universitario, Rectora Consejo de Facultad, adems se debe identificar el tipode Resolucin de acuerdo con la clasificacin dada anteriormente (Resolucin Superior, Resolucin Rectoral).

NOTA: Cuando se trate de Resoluciones de Facultad, se agrega el nombre de la Facultad que expide el ActoAdministrativo.

Cuerpo. Se sigue el mismo procedimiento que en los Acuerdos, teniendo cuidado de cambiar la palabraACUERDA por RESUELVEy continuar todo el procedimiento igual que en los Acuerdos.

Firmas. Se procede igual que en los Acuerdos, teniendo en cuenta las firmas responsables segn el tipo deResolucin.

Cuando se trate de Resoluciones de Rectora, el nombre del Rector se escribe centrado y debajo de ste,tambin centrado y con mayscula inicial, el cargo.

Pie de firma. Se procede de igual manera que en los Acuerdos, pero al lado del pie de firma se escriben lasiniciales y la rbrica o Visto Bueno del Asesor Jurdico o del Secretario General segn sea el caso.

NOTA: Cuando el documento contenga ms de dos (2) pginas, en las pginas subsiguientes se debe imprimirel encabezado de la misma manera que en la primera pgina y a dos o tres centmetros del borde superior dela hoja (en papel blanco) o a dos interlneas del logotipo, hacia el margen derecho y en fuente No. 8 se escribeel encabezado con la expresin, hoja 2 de ... y as sucesivamente. Ejemplo:

Resolucin No. 010 de 2003, hoja 2 de 3

5.2.3.6. Elaboracin de Convenios: Son acuerdos entre la Un

Mn-gdo-01 Manual de Correspondencia y Archivo12

Documents

Transcript of Mn-gdo-01 Manual de Correspondencia y Archivo12