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8 de agosto, 2013

Licenciado Mario Zamora Cordero MINISTRO DE SEGURIDAD PUBLICA, GOBERNACION Y POLICIA Estimado señor:

Por este medio le remitimos los resultados del estudio de auditoría sobre la

ejecución presupuestaria del segundo semestre del año 2012. En la revisión se determinó que la ejecución presupuestaria al cierre del ejercicio

económico del año 2012 se vio afectada por la aprobación el 21 de diciembre del 2012 del Presupuesto Extraordinario Ley N° 9105 por un total de ¢17.758.472.570,24 del cual solamente se ejecutó un 3.16% que corresponde a ¢561.441.318,97 por lo que la mayoría de recursos de ese presupuesto quedaron sin aprovecharse.

Además se determinaron debilidades importantes en el control sobre los plazos

de entrega por parte del proveedor en los sub-programas 090-01 de la Policía Control Drogas, 090-02 de la Escuela Nacional de Policía, 090-04 del Servicio Nacional de Guardacostas y 090-05 del Servicio Vigilancia Área.

Los resultados de este estudio fueron expuestos el día 6 de agosto del 2013, en

presencia de la Licda. Carolina Castro del Castillo, representante de la Dirección General Administrativa y Financiera, la Licda. Paula Solano Aguilar, Asesora del Despacho del Viceministro Administrativo, el MBA Tomás Brealey Zamora, Director Financiero y el Lic. Humberto Castro Arias, Director del programa presupuestario 090- Gestión Operativa de los cuerpos policiales.

No omitimos recordar a su Despacho que dispone de 30 días hábiles para ordenar

la ejecución de las recomendaciones, según lo dispuesto en el Ley General de Control Interno N° 8292, artículo N° 37.

Dejándolo informado, para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Máster. Juan de Dios Araya Navarro AUDITOR INTERNO

Aob/asn

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TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO.............................................................................................................. 3

I. INTRODUCCION .................................................................................................................. 4

II. RESULTADOS OBTENIDOS ................................................................................................. 5

2.1) Sobre el presupuesto extraordinario del año 2012 ............................................................ 5

2.2) Sobre el presupuesto proveniente de la aplicación del impuesto al banano ..................... 7

2.3) Sobre lo establecido en la Ley de creación del SINART ................................................... 9

2.4) Debilidades en el control de los plazos de entrega .......................................................... 10

2.5) Sobre las funciones de la Dirección Financiera ............................................................... 13

2.6) Sobre las conciliaciones entre SIBINET y SIGAF de los bienes duraderos ................... 15

III. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 17

IV. RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 18

4.1) Al Comisario Walter Navarro Romero, Vic. de Unidades Regulares Fuerza Pública. .... 18

4.2) Al Lic. Jesús Ureña Mena , Jefe del Departamento de Prensa y Relaciones Públicas.... 19

4.3) A la Licda. Dinorah Baltodano Quintana, Directora General Administrativa y Financiera

.................................................................................................................................................... 19

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RESUMEN EJECUTIVO

ESTUDIO SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DEL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2012

El estudio se realizó en atención al Plan de Trabajo del Área de Auditoría de Servicios Administrativos y de Apoyo para el año 2013 y fue realizado por la Licda. Adriana Obando Boza, con la colaboración de la Licda. Patricia Quesada Trejos y bajo la supervisión del Lic. Adrián Sanabria Núñez, Coordinador de Área. Este estudio abarcó el análisis de la ejecución presupuestaria del segundo semestre del año 2012 de los dos programas presupuestarios: 089- Gestión administrativa de los cuerpos policiales y 090- Gestión operativa de los cuerpos policiales y sus cinco sub- programas.

Por medio del estudio se confirmó que el porcentaje de ejecución presupuestaria al cierre del ejercicio económico 2012 se notó influenciado por la sub-ejecución del Presupuesto Extraordinario de ¢17.758.472.570,24 de los cuales solamente se ejecutaron ¢561.441.318,97 debido principalmente a la aprobación tardía por parte de la Asamblea Legislativa. En cuanto a la ejecución del presupuesto proveniente del impuesto al banano, se determinó que al cierre del ejercicio económico 2012 se logró ejecutar en promedio un 51.8%. Sobre el particular se considera que aunque se realizaron esfuerzos en los sub- programas presupuestarios 090-01 Policía Control Drogas, 090-03 Seguridad Ciudadana y 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas, los procedimientos utilizados no fueron suficientes para acercarse al 100% de su ejecución. Por otra parte, se comprobó que existen algunas debilidades en cuanto a la verificación del cumplimiento de los plazos de entrega en los sub programas presupuestarios 090-01 Policía Control de Drogas, 090-02 Escuela Nacional de Policía, 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas y 090-05 Servicio de Vigilancia Aérea, sobre las cuales se emitieron documentos de advertencia en su momento, para la toma de decisiones por parte de la Administración. En el último capítulo de este informe se incluyen algunas recomendaciones tendientes a corregir las situaciones descritas en este informe, así mismo esta Auditoría continuara con el seguimiento de recomendaciones para verificar las mejoras al control interno establecido.

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I. INTRODUCCION 1.1) Origen

El estudio se realizó de conformidad con el Plan Anual de Labores para la Auditoría de Servicios Administrativos y de Apoyo para el año 2013 y de conformidad con las competencias que nos otorga el artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno N° 8292.

1.2) Objetivo

Analizar las acciones realizadas por la Administración en el segundo semestre del año 2012, para la ejecución presupuestaria según el marco normativo y en concordancia con los objetivos institucionales.

1.3) Alcance

Se analizó la ejecución presupuestaria del segundo semestre del año 2012 de los dos programas presupuestarios: 089- Gestión administrativa de los cuerpos policiales y 090- Gestión operativa de los cuerpos policiales y sus cinco sub programas.

Se exceptuó de esta revisión por motivos de independencia de criterio la Actividad 02 del programa 089, que corresponde a la Auditoría General.

Es preciso informar que las revisiones durante el estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, de conformidad con el marco regulativo de nuestra profesión emitida por la Contraloría General de la República.

1.4) Marco de referencia

Para efectos del estudio se consideró la siguiente normativa:

a) “Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el Ejercicio Económico del 2012” N°9019.

b) “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” N° 8131.

c) “Ley General de Control Interno” N° 8292.

d) “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión N° 8346.”

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e) “Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, Decreto Ejecutivo N° 30051.

f) “Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República”, R-2-2003-CO-DFOE.

g) “Decreto Ejecutivo Nº 34028-MAG-SP de reforma al Decreto Ejecutivo Nº 30841 que determina el impuesto por caja o envase de banano de 40 libras a exportar.”

h) “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado.”

II. RESULTADOS OBTENIDOS

2.1) Sobre el presupuesto extraordinario del año 2012

El 21 de diciembre de 2012 la Asamblea Legislativa aprobó la Ley N° 9105 correspondiente a un Presupuesto Extraordinario que en el caso del Ministerio de Seguridad Pública correspondió a ¢17.758.472.570,24 que representan aproximadamente un 34% del total del presupuesto operativo aprobado para el ejercicio económico 2012.

Según certificación facilitada por la Dirección Financiera de este presupuesto solamente se logró ejecutar un 3.16% que corresponde a ¢561.441.318,97. Los trámites que se lograron ejecutar corresponden a una contratación directa aprobada por la Contraloría General de la República desde el mes de setiembre 2012 para el sub-programa 090-01 (Policía de Control de Drogas) con el objetivo de adquirir un terreno por ¢350.200.000,00 millones de colones y en el sub- programa 090-03 (Seguridad Ciudadana) una ampliación de contrato por trámite cerrado para la compra de repuestos por un valor de ¢65.130.982,57 y la compra de uniformes policiales por contrato marco por ¢146.110.3366,40.

Al consultar en los sub-programas 090-02 Escuela Nacional de Policía, 090-03 Seguridad Ciudadana y 090-04 Servicio Nacional de Guardacostas sobre los motivos por los cuales la ejecución de ese presupuesto fue tan baja, se nos indicó que por la fecha de aprobación de este, el 21 de diciembre del 2012, fue imposible generar trámites ante la Proveeduría Institucional.

Además, en el sub-programa 090-03 (Seguridad Ciudadana) se nos indicó que con el presupuesto extraordinario se esperaba adquirir 5 edificios y por ese motivo se solicitaron ¢13.344.362.830,24 en la sub-partida 5.03.02 Edificios preexistentes. Sin embargo para 4 de los 5 edificios que se esperaban adquirir, la CCSS desestimó la venta antes del mes de diciembre del 2012 por lo que solamente se

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esperaba poder adquirir la “Casa Saprissa” en Tibás, por un valor de ¢773.000.000,00 trámite que tampoco se concretó.

La situación en comentario permite inferir que desde antes de la aprobación del presupuesto extraordinario en el sub-programa 090-03, se conocía que los recursos solicitados en la sub-partida Edificios preexistentes 5.03.02 no se iban a ejecutar.

De similar manera en el sub-programa 090-02 se verificó que en el presupuesto extraordinario se solicitaron ¢90.400.000,00 para la adquisición de un Terreno sin embargo, este presupuesto no fue necesario porque por medio de una modificación presupuestaria el sub-programa 090-03, le transfirió los recursos para tramitar una contratación directa para compra de terreno.

Para esta Auditoría General es claro que por la fecha de aprobación del presupuesto extraordinario su ejecución era casi imposible; no obstante al analizar los procedimientos utilizados por la Policía de Control de Drogas para lograr adquirir con el presupuesto extraordinario un edificio por ¢350.200.000,00 a través de una contratación directa aprobada por la Contraloría nuestro criterio es que en los sub-programas 090-02 y 090-03 aunque se realizaron esfuerzos por ejecutarlo, los procedimientos de planificación para la utilización de estos recursos extraordinarios no fueron suficientes.

En este punto cabe recordar lo que establece la Ley de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos en su artículo N° 5, en cuanto a los principios que rigen la ejecución presupuestaria:

“Artículo 5.-Principios presupuestarios Para los efectos del artículo anterior, deberán atenderse los siguientes principios presupuestarios: a)….. b) Principio de gestión financiera. La administración de los recursos financieros del sector público se orientará a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economía, eficacia y eficiencia, con sometimiento pleno a la ley.”

A la luz del artículo antes mencionado, esta Auditoría considera que en el caso del presupuesto extraordinario del año 2012, se materializó el riesgo de no lograr ejecutar los recursos que fueron asignados con observancia de criterios de eficiencia, eficacia y economía, teniendo como consecuencia la ausencia de los bienes y servicios que se esperaban adquirir para suplir las necesidades de los cuerpos policiales; además de que esto denota incumplimiento de los objetivos para los cuales se planificaron y presupuestaron estos recursos.

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2.2) Sobre el presupuesto proveniente de la aplicación del impuesto al banano

Para el año 2012, el Ministerio de Seguridad recibió ¢1.682.800.000,00 millones de colones provenientes de la aplicación del Impuesto al banano, recursos que fueron distribuidos de la siguiente manera:

Sub programa 090-01 ¢300.000.000,00 millones de colones

Sub programa 090-03 ¢1.014.820.000,00 millones de colones

Sub programa 090-04 ¢367.980.000,00 millones de colones

De acuerdo con la revisión realizada por esta Auditoría General se determinó:

Sub programa 090-01 (PCD): Por medio de la Ley de Presupuesto para el año 2012 se le asignaron ¢300.000.000,00 inicialmente para el Alquiler de edificios. Sin embargo este monto fue redistribuido en la sub-partida 5.02.01 Edificios y se adjudicó el área de rodamiento de la Sede de Limón y la tapia para la Delegación en Guápiles. Al cierre del ejercicio económico 2012, quedaron pendientes de ejecutar ¢79.875.073,40 (26%) trabajos que se arrastraron para ser atendidos con recursos del año 2013.

Sub programa 090-03 (SC): De acuerdo con la Ley de presupuesto N° 9019, se le asignaron ¢1.014.820.000,00 para la compra de vehículos para las zonas bananeras. Sin embargo aunque se tramitó una contratación directa por ¢2.148.120.000,00 para la cual se solicitó permiso a la Contraloría General de la República, a la fecha de nuestro informe este trámite se encontraba detenido por el Tribunal Contencioso Administrativo a solicitud de la Agencia Datsun S.A. Lo anterior generó un 0% de ejecución de estos recursos en el año 2012 . Según se nos indicó en el sub- programa 090-03, se espera que en el momento que ingresen los vehículos se haga la distribución en las zonas bananeras.

Sub programa 090-04(SNG): Se le asignaron ¢67.980.000,00 para la compra de 6 motores fuera de borda y ¢300.000.000,00 para la compra de embarcaciones para las zonas bananeras. Se verificó que se realizaron los trámites de compra de 9 motores fuera de borda por un valor de ¢98.947.660,00; 2 de los cuales fueron instalados en Limón y 3 en Golfito.

Además por la sub-partida Equipo de Transporte, con el presupuesto del Impuesto al banano, se realizaron compras de embarcaciones, vehículos y carretas por un valor de ¢ 188.460.000 que corresponden aproximadamente

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a un 62.82% del presupuesto proveniente del impuesto al banano para la sub partida 5.01.02 Equipo de transportes. En promedio, el Servicio Nacional de Guardacostas ejecutó un 81.41% del presupuesto proveniente del impuesto al banano.

En relación con el presupuesto proveniente de la aplicación del impuesto al banano cabe recordar lo que establece el Decreto Ejecutivo N° 34028 de “Reforma Decreto Ejecutivo Nº 30841-H-MAG del 31 de agosto del 2012”, que determina el impuesto por caja o envase de banano de 40 libras a exportar” que a la letra dice:

“Artículo 3º—Los recursos establecidos en el artículo 2º del Decreto Ejecutivo Nº 32928-H-MAG, tal y como ha sido reformado en el artículo 1º de este Decreto, ingresarán a la Caja Única del Estado y el Ministerio de Seguridad Pública será el encargado de diseñar y ejecutar el programa específico de utilización de los mismos, el cual se deberá contemplar en su planificación operativa y en el anteproyecto de presupuesto que le presente anualmente al Ministerio de Hacienda, a tenor de lo cual posteriormente el Ministerio de Seguridad Pública ejecutará, una vez aprobado por la Asamblea Legislativa. Los programas que diseñe el Ministerio de Seguridad podrán incluir la construcción y mantenimiento de instalaciones, compras de equipo, así como obras de recreación que ayuden a la prevención del delito.” (El subrayado no es del original)

Al considerar las disposiciones del artículo antes mencionado, esta Auditoría General insiste en la necesidad de que se mejore el procedimiento de planificación de la utilización de estos recursos para alcanzar un 100% de su ejecución atendiendo los principios de eficiencia, eficacia y economía dispuestos en la Ley de Administración Financiera y de Presupuestos Públicos y para que estos recursos no queden ociosos y sin aprovechamiento en la atención de las múltiples necesidades que tienen nuestros cuerpos de policía. Al referirnos a la ejecución del impuesto al banano es necesario recordar que por medio del Decreto Ejecutivo N° 30841-H-MAG del 31 de agosto del 2012, se rebajó el monto que se le asignaba al Ministerio de Seguridad Pública, que antes era de un $0.03 por caja, a un $0.01 y el restante $0.02 ahora es administrado por

CORBANA para financiar obras a través del Fondo Especial de Prevención e Infraestructura.

Ante esta condición, es nuestro criterio que los recursos provenientes del impuesto al banano son necesarios para financiar los gastos operativos del Ministerio, por

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lo que de no administrarlos eficientemente, existe el riesgo de que no se pueda rendir cuentas a las zonas bananeras sobre su utilización y como consecuencia puede llegar a desaparecer completamente esa fuente de financiamiento.

2.3) Sobre lo establecido en la Ley de creación del SINART

Se verificó que durante julio y agosto 2012 el Ministerio de Seguridad contrató pautas informativas por medio del sub-programa 090-03, por un total de ¢17.473.000,00 y se omitió pautar en el SINART, según se establece en el artículo N° 19 de la Ley Nº 8346, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural.

En este sentido, se verificó que la Oficina de Prensa presentó al sub-programa 090-03 Seguridad ciudadana, una propuesta para el desarrollo de una campaña publicitaria con cortos preventivos y espacios de entrevistas, en la que se incluyó a varios medios omitiendo incluir al SINART, lo que materializa el riesgo de incumplimiento legal, de lo dispuesto en el artículo N° 19 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión que a la letra dice:

“Artículo 19.—Financiamiento. El SINART, S. A., se financiará de la siguiente manera: a)…. c) La Asamblea Legislativa, la Defensoría de los Habitantes de la República, la Contraloría General de la República, las instituciones autónomas y semiautónomas, las empresas públicas y demás entes menores, así como todas las instituciones y dependencias del Poder Ejecutivo, pautarán en el SINART, S. A., mediante la agencia de publicidad del SINART, S. A., creada en esta Ley, por lo menos el diez por ciento (10%) de los dineros que destinen a publicidad e información en radio, televisión u otros medios de comunicación.” (El subrayado no es del original)

En cuanto al incumplimiento del artículo antes mencionado, esta Auditoría emitió el documento de advertencia N° AGSP/SA-A01-D26-2013 del 8 de abril 2013 dirigido al Despacho del Ministro, comunicando la necesidad de que se tomen las medidas correctivas pertinentes. Por parte del Despacho se emitieron los oficios N° 0731-2013DI dirigido a la Licda. Ileana Camaronero Arrieta, N° 0664-2013DI dirigido al Comisario Juan José Andrade, Director General de la Fuerza Pública, Máster Agustín Barquero Acosta , Viceministro y Licenciado Carlos Hidalgo Flores , Jefe a.i. del Dpto de Prensa y Relaciones Públicas. Por su parte, el Comisario Juan José Andrade Morales, Director General de la Fuerza Pública emitió el oficio N° 1270-2013-DGFP del 2

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de mayo del 2013 solicitándole al Lic, Carlos Hidalgo Flores, Jefe a.i. del Departamento de Prensa y Relaciones Públicas incluir dentro de las recomendaciones de pautas informativas al SINART.

2.4) Debilidades en el control de los plazos de entrega

De la revisión de una muestra de documentos de pago remitidos a la Dirección Financiera por parte del Servicio Nacional de Guardacostas, Escuela Nacional de Policía, Policía de Control de Drogas y Servicio de Vigilancia Aérea se determinó lo siguiente:

2.4.1) En el sub-programa presupuestario 090-01 Policía de Control de Drogas se

determinaron 3 casos de la muestra en los que el proveedor entregó tarde y no se solicitó a la Proveeduría Institucional el análisis y sanción pertinente por entrega tardía. En este sub-programa se nos indicó que no se solicitó a la Proveeduría Institucional el análisis por la entrega tardía por el costo beneficio en que incurre la administración al aplicar la cláusula penal.

Sobre esta situación se informó a la Policía de Control de Drogas por medio del documento de advertencia N°AGSP/SA-A26-D23-2013 del 18 de abril 2013 sugiriendo tomar las acciones correctivas pertinentes, ante lo cual la Policía de Control de Drogas comunicó por medio del oficio N° DPCD DL 393-2013 del 23 de abril 2013 que a partir de la recepción del documento, sin importar el monto, el tipo de bien ni el atraso se están remitiendo las facturas para proceso ante la Proveeduría Institucional.

2.4.2) En el sub-programa 090-02 Escuela Nacional de Policía también se determinaron

4 casos en los que no se comunicó a la Proveeduría Institucional la entrega tardía de bienes por parte del proveedor. Además se determinó que no se tenía un control exacto del cumplimiento de los plazos en las reparaciones de vehículos contratados según los trámites 2012CD-000579-09002, pedido 4500144153 y 2008LA-000502-09002, pedido 4500138067 a nombre de Taller Vargas Matamoros. Así mismo, se verificó que sobre la contratación 2012CD-000184-09002, pedido 4500138677 a nombre de Servicios Múltiples Especializados por servicios de jardinería en la Sede Central de la Escuela y en la Sede de Barrio el Socorro, no constaban las fechas en las que el proveedor realizó los trabajos solicitados durante el año 2012.

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Sobre esta situación se informó a la Escuela Nacional de Policía por medio del documento de advertencia N°AGSP/SA-A21-D30-2013 del 15 de abril 2013, sugiriendo tomar las acciones correctivas pertinentes, ante lo cual la Escuela Nacional de Policía comunicó por medio del oficio D. 0404-2013ENP del 23 de abril que se giraron instrucciones a los funcionarios encargados de verificar el cumplimiento de los plazos y que se solicitó a la Proveeduría Institucional el análisis correspondiente por entrega tardía.

2.4.3) En el sub-programa 090-03 Seguridad Ciudadana, con respecto a la contratación N°2009LN-000013-09003 pedido N°4500138405 por ¢200.000.000,00 se determinó que en el Centro de Servicio de Transportes, que actualmente es la Sección de Taller Mecánico del Departamento de Mantenimiento Vehicular, no se lleva un control sobre la fecha a partir de la cual se entregó el vehículo al Taller Vargas Matamoros para su reparación, condición que no permite verificar si el proveedor cumplió con el plazo establecido en el contrato y en el pedido de compra.

La condición anterior impide llevar el control preciso sobre el cumplimiento del plazo de entrega por parte del proveedor y también imposibilita llevar un registro exacto de la ubicación de los vehículos que se sacan para ser reparados por medio de este Centro de Servicio. Sobre esta condición se informó al sub-programa 090-03 por medio del documento de advertencia N° AGSP/SA-A24-D43-2013 del 13 de mayo 2013 solicitando tomar las medidas correctivas. A la fecha de este informe se nos indicó por correo electrónico que se giraron instrucciones verbalmente al Jefe del Centro de Servicio de Transportes desde el momento en que se conoció el documento de advertencia, sin embargo no consta que se hayan girado instrucciones formalmente.

2.4.4) En el Servicio Nacional de Guardacostas se determinó que existen debilidades sobre el control de los plazos de entrega y sobre las reparaciones realizadas por el Taller Manley con ocasión de la contratación 2011CD-000167-09004. Al respecto se determinó que durante el 2012 se remitieron facturas para trámite de pago, sin verificar el cumplimiento del plazo de entrega por parte del proveedor y que en el caso de las reparaciones contratadas al Taller Manley para la reparación de embarcaciones, la Sección de Mantenimiento Aeronáutico no lleva un control exacto de la fecha a partir de la cual se inició y cuando finalizó la reparación. Además cabe mencionar que se revisó el recibo de la compra de una Casa Prefabricada para la Estación de Guardacostas en Pacuare por ¢15.000.000,00 de la cual no se ubicó el recibo provisional por parte del sub-programa

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presupuestario, lo que impide también verificar si el proveedor cumplió con el plazo de fabricación ofrecido. Sobre estas debilidades se le informó al Comisario Martín Arias Araya, Director del Servicio Nacional de Guardacostas por medio del documento de advertencia N° AGSP/SA-A25-D33-2013 del 17 de abril del 2013, solicitando tomar las medidas correctivas oportunas. Por su parte el Director General a.i. Comisario Miguel Madrigal López solicitó por medio del oficio 226-2013-DG del 9 de abril del 2013 al Lic. Milton Pérez Quirós, Jefe Administrativo a.i. tomar las medidas correctivas del caso. El Lic. Pérez Quirós solicitó por medio de los oficios 0594-2013-JA-DNG-MP, 0576-2013-JA-DNG-MP, 0573-2013-JA-DNG-MP y 0575-2013-JA-DNG-MP dirigidos a los encargados de Logística, Mantenimiento y Comunicaciones tomar las medidas preventivas y comunicar en el momento en que un proveedor realiza la entrega de forma extemporánea.

2.4.5) En el Servicio de Vigilancia Aérea también se determinaron debilidades sobre el control de los plazos de entrega, por lo que se verificó que en 8 casos de la muestra de documentos seleccionada por esta Auditoría, se omitió comunicar a la Proveeduría Institucional sobre el incumplimiento en el plazo de entrega por parte del proveedor. Sobre esta condición se emitió el documento de advertencia N° AGSP/SA-A30-D36-2013 del 24 de abril del 2013, solicitándole al Comisario Oldemar Madrigal Medal, implementar las medidas correctivas oportunas. El Director del Servicio Nacional de Guardacostas dirigió a esta Auditoría General el oficio N° 0565-2013-DSVA-SL del 7 de mayo del 2013, comunicando que como medida de control sobre el plazo de entrega se implementó la impresión del correo electrónico por medio del cual se comunica al proveedor la emisión de la orden de compra y que desde enero del 2013 se comunica a la Proveeduría Institucional cuando se presenta algún atraso en la entrega de los bienes adjudicados.

Con respecto a las condiciones señaladas en los punto 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, 2.4.4 y 2.4.5 anteriores, es importante recordar lo que se establece en el “Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto Ejecutivo Nº33411-H”, artículo N° 8 que dispone lo que se transcribe a continuación:

“Artículo 8º—Decisión inicial. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por el Jerarca de la Unidad solicitante o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas de cada institución.

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El funcionario competente valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas y responsables de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.” (El énfasis es nuestro)

A la luz del artículo antes mencionado es nuestro criterio que corresponde a los funcionarios responsables de los sub-programas presupuestarios 090-01, 090-02, 090-03, 090-04 y 090-05 verificar el cumplimiento tanto de las características técnicas como del cumplimiento del plazo de entrega por parte del proveedor; el no realizar esta verificación asumen el riesgo de un posible favorecimiento a favor del proveedor frente a los intereses del Ministerio.

2.5) Sobre las funciones de la Dirección Financiera

2.5.1) Como parte del estudio se verificó el cumplimiento del “Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República” y del “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado”, por medio de la revisión de los documentos contables registrados en el SIGAF (Sistema Integrado de la Gestión Financiera), incluidos en cinco propuestas de pago del segundo semestre del 2012.

A partir de la revisión de estos documentos se concluye que la Dirección Financiera cuenta con procedimientos de control suficientes y completos que permiten asegurar que los documentos que se ingresaron al SIGAF, en el segundo semestre del año 2012 cumplen con la normativa aplicable.

Solamente se realizó una observación a la Dirección Financiera sobre la consignación de la fecha de aprobación por parte de su Director en la creación de las reservas de recursos, por lo que se emitió el documento de asesoría N° AGSP/SA-A22-D31-2013 sugiriendo consignar en todas las boletas de creación la fecha de aprobación.

El Director Financiero envió copia a esta Auditoría General del oficio 066-2013 DF del 17 de abril 2013 remitido al Licenciado Alejandro Redondo Soto Jefe del Departamento de Presupuesto, solicitando atender lo indicado en la respectiva asesoría.

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2.5.2) Por otra parte, se verificó que para la tercera modificación ordinaria el Sub-

programa 090-03 Seguridad Ciudadana solicitó una rebaja de ¢310.180.000,00 en la sub-partida 0.01.01 Sueldos para cargos fijos para aumentar las sub partidas 1.06.01 Seguros, 6.03.01 Prestaciones Legales y 6.06.01 Indemnizaciones, la cual se solicitó al Ministerio de Hacienda por medio del oficio 3474-2012DM del 20 de junio 2012.

El Ministerio de Hacienda, por medio del oficio N° DGPN-0403-2012 emitió una llamada de atención al Ministro de Seguridad Pública, porque en la circular N° DGPN-0091-2012 dirigida a los Ministros de Gobierno se indicó, que no podían tomarse remanentes de la partida remuneraciones para aumentar cualesquier otro gasto.

La Dirección Financiera como instancia técnica que revisa y consolida el documento para las modificaciones presupuestarias no advirtió la situación en el momento en que el sub-programa 090-03 presentó la propuesta para la modificación presupuestaria.

Al respecto el Lic. Tomás Brealey Zamora, Director Financiero señaló que la utilización de los remanentes de la partida remuneraciones fue un tema que se tocó en las reuniones de seguimiento de la ejecución presupuestaria y de contratación administrativa que preside el Viceministro Agustín Barquero Acosta por lo que no consideró necesario hacer la advertencia al sub-programa 090-03. En cuanto a las afirmaciones establecidas anteriormente por el Director Financiero, es nuestro criterio que como instancia técnica, debe advertir a los programas y sub-programas sobre el cumplimiento de la normativa presupuestaria y lineamientos emitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional de conformidad con lo que se establece en el Reglamento a la Ley de Administración Financiera, artículo N° 21 y 22 que disponen lo siguiente:

“Artículo 21.- Unidades Financieras En cada órgano componente de la Administración Central, existirá una Unidad encargada de la administración financiera, que dependerá administrativamente de la jerarquía formal del órgano de que se trate, y técnicamente del Ministerio de Hacienda.” Artículo 22.- Responsabilidades (*) Será responsabilidad de las Unidades Financieras a que se refiere el artículo anterior, el adecuado y oportuno cumplimiento de todas las etapas relacionadas con la gestión de los recursos financieros

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del órgano del que forman parte, que son: programación, formulación, ejecución, control y evaluación presupuestaria. Para efectos de lo anterior, realizará las siguientes funciones: a) Vigilar que la actividad presupuestaria del órgano sea acorde con el ordenamiento jurídico y la normativa técnica impartida por la Dirección General de Presupuesto Nacional.”

Así mismo, en la circular DGPN-0091-2012 del 1 de febrero emitida por la Dirección de Presupuesto Nacional se establece lo siguiente:

“Artículo 1. Los Ministerios del Poder Ejecutivo no podrán tomar sobrantes o remanentes generados en ninguna de las sub-partidas de la partida presupuestaria de remuneraciones, para incrementar cualquier otro gasto durante el ejercicio económico del 2012, aún cuando se trate de incrementos en otros renglones de la partida Remuneraciones. Artículo 3. Este lineamiento rige a partir del 1 de febrero del 202 y su inobservancia por parte de los órganos del Gobierno de la República aquí regulados, podrá constituir responsabilidad administrativa sancionable según lo estatuido en el Título X, Artículo 110, inciso o de la LAFRPP.”

En atención a la normativa antes mencionada, es nuestro criterio que el solicitar la utilización de remanentes de la partida 0 Remuneraciones representa un riesgo para la Administración, al incumplir lo establece el artículo 3 de la circular DGPN-0091-2012 en el que se indica que la inobservancia de este lineamiento puede constituir responsabilidad administrativa sancionable.

2.6) Sobre las conciliaciones entre SIBINET y SIGAF de los bienes duraderos

Esta Auditoría General verificó que en el Departamento de Control y Fiscalización de Activos se realizan las conciliaciones entre los bienes adquiridos por la partida 5- “Bienes duraderos” pagados por medio del SIGAF y los registrados en el sistema SIBINET. A partir de estas conciliaciones se determinan diferencias producto de reajustes de precios, diferencial cambiario y otras que se presentan porque los bienes aún no han sido patrimoniados, debido a que los programas o sub-programas que realizaron la compra no han remitido a este Departamento los documentos correspondientes. Sobre el particular se determinó que una vez que el Departamento de Control y Fiscalización de Activos identifica las diferencias entre ambos sistemas, no se comunica formalmente a los programas o sub-programas presupuestarios que realizaron la compra sobre la necesidad de que se remitan los documentos

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correspondientes, para asignar patrimonio a los bienes. Lo anterior se verificó en la conciliación de noviembre y diciembre 2012, Anexo 1, en el que se detectaron dos estaciones de trabajo y tres extintores del programa presupuestario 089, un terreno del sub-programa 090-02 y un edificio del sub-programa 090-01 cuya contabilización se realizó desde diciembre del 2012 y a mayo del 2013, todavía no tenían patrimonio asignado. Por otra parte, se verificó que en el momento de nuestra revisión en el caso de bienes adquiridos por los sub-programas presupuestarios 090-02 y 090-03 así como bienes para el Despacho del Ministro, en el SIBINET se registra como responsable del bien a funcionarios que ya no ejercen la dirección de esas instancias. En este sentido, para el sub-programa 090-02 Escuela Nacional de Policía se registra como responsable al Comisionado Daniel Calderón Rodríguez, para el sub-programa 090-03 Seguridad Ciudadana a al Comisario Eric Lacayo Rojas y para bienes del Despacho del Ministro se registra como responsable a Janina del Vecchio Ugalde, exministra de esta cartera. Lo anterior a pesar de que en las actas de asignación de patrimonio se indica como responsable a otros funcionarios. En este punto es preciso recordar lo que establece el artículo 77 del “Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública”, Decreto Ejecutivo N° 36366 que sobre las responsabilidades del Departamento de Control de Activos, que se transcriben a continuación:

“Artículo 77.—El Departamento de Control y Fiscalización de Activos tendrá las siguientes funciones: 1) Realizar, coordinar, asignar, dirigir, controlar y supervisar los procedimientos administrativos y su aplicación, relacionados con los activos del Ministerio de Seguridad Pública, de conformidad con las disposiciones normativas legales y reglamentarias existentes, y demás disposiciones que los entes gubernamentales competentes, en relación con la materia de Control y Fiscalización de Activos de la Hacienda Pública. 2) Implementar las medidas correctivas y de control interno que se estimen necesarias, en materia de registro y control de bienes. (El subrayado es nuestro)”

Por lo anterior señalado, el Departamento de Control y Fiscalización de activos tiene la responsabilidad de implementar los procedimientos necesarios para procurar que se le asigne patrimonio a los bienes que ya han sido cancelados e implementar procedimientos, para asegurar que se registre información exacta en el sistema SIBINET.

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Estas debilidades fueron comunicadas por medio del documento de advertencia N° AGSP/SA-A18-D42-2013 del 13 de mayo del 2013, dirigido a la Licda. Gladys Montealegre Ibarra, Jefe del Departamento de Control y Fiscalización e Activos, solicitándole implementar las medidas correctivas que considere oportunas. A la fecha de este informe no se ha recibido comunicación sobre las acciones correctivas implementadas en este Departamento.

III. CONCLUSIONES

Producto de la verificación realizada se obtuvieron las siguientes conclusiones:

3.1) En el caso del presupuesto extraordinario del año 2012 por ¢17.758.472.570,24

se materializó el riesgo de no lograr ejecutar los recursos asignados con eficiencia, eficacia y economía, teniendo como consecuencia la ausencia de los bienes y servicios que se esperaban adquirir para suplir las necesidades de los cuerpos policiales.

3.2) Durante el año 2012 no fue posible ejecutar el 100% de los recursos provenientes

del impuesto al banano, a pesar de los esfuerzos realizados por los sub-programas 090-01, 090-02 y 090-03, lo anterior debido a debilidades en los procedimientos de planificación para su ejecución.

3.3) Se verificó que durante julio y agosto del año 2012 el Ministerio de Seguridad

contrató pautas informativas por medio del sub-programa 090-03 y se omitió pautar con el SINART según se dispone en el artículo N° 19 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural Nº 8346.

3.4) Se determinó que existen debilidades en el control de los plazos de entrega en los

bienes que se contratan para ser recibidos por el Servicio Nacional de Guardacostas, Escuela Nacional de Policía, Policía de Control de Drogas y Servicio de Vigilancia Aérea, condición que hace asumir el riesgo para la Administración de un posible favorecimiento del proveedor frente a los intereses de la Institución.

3.5) La Dirección Financiera cuenta con procedimientos de control suficientes y

completos que permiten asegurar que los documentos que se ingresan al sistema SIGAF cumplen con la normativa aplicable. No obstante se verificó que para la tercera modificación ordinaria del año 2012 esta Dirección omitió advertir al sub-programa 090-03 Seguridad Ciudadana, sobre la improcedencia de utilizar los remanentes de la partida 0 Remuneraciones, para cubrir gastos operativos.

3.6) El Departamento de Control y Fiscalización de Activos en el momento de realizar

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las conciliaciones entre el SIGAF y el SIBINET omite comunicar a los programas y sub-programas presupuestarios sobre la necesidad de que se remitan oportunamente los documentos para la asignación de patrimonio a los bienes adquiridos por la partida 5 de Bienes Duraderos.

IV. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno en las áreas de ejecución presupuestaria, solicitamos a ese Despacho ordenar a las instancias responsables el cumplimiento de las siguientes acciones:

4.1) Al Comisario Walter Navarro Romero, Viceministro de Unidades Regulares de la

Fuerza Pública. 4.1.1) Ordenar al Lic. Humberto Castro Arias, Director del Programa Presupuestario

090, las siguientes acciones:

a) Solicitar a los sub-programas que integran su programa presupuestario lo siguiente:

a.1) Valorar para futuras solicitudes de presupuestos extraordinario los riesgos que pueden presentarse por la incertidumbre del plazo de aprobación y que se tomen las medidas para minimizar estos riesgos. Lo anterior, con el objetivo de que por medio de la definición de medidas para la administración de los riesgos, los sub programas presupuestarios puedan mejorar los procesos de planificación y la definición de las acciones a realizar para alcanzar una ejecución del presupuesto extraordinario bajo los principios de eficacia, eficiencia y economía.

a.2) Planificar la ejecución del presupuesto proveniente del impuesto al banano con

base en las necesidades especiales que los cantones bananeros puedan tener y llevar un registro independiente de la ejecución de este presupuesto, junto con el detalle de los bienes adquiridos y su distribución.

a.3) Implementar procedimientos de control que permitan llevar los registros exactos,

oportunos y completos sobre el cumplimiento de los plazos de entrega por parte de los proveedores de bienes y servicios. Para el cumplimiento de las anteriores recomendaciones se propone un plazo inmediato, posterior al recibo de la instrucción superior, para lo cual solicitamos informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas para su cumplimiento.

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4.1.2) Ordenar al Comisario Juan José Andrade Morales, Director del sub programa presupuestario 090-03, tomar inmediatamente las medidas correctivas en coordinación con el Departamento de Mantenimiento Vehicular de la Dirección de Transportes, ante las debilidades señaladas en el punto N° 2.4.3 de este informe y que fueron comunicadas mediante el documento de advertencia N° AGSP/A24-D43-2013 del 14 de mayo del 2013, dado que a la fecha de este informe no se han girado instrucciones para corregir las omisiones de control sobre los plazos de entrega de las reparaciones de vehículos contratadas al Taller Vargas Matamoros con ocasión de la contratación N°2009LN-000013-09003.

El plazo para el cumplimiento de esta recomendación es inmediato posterior al recibo de la instrucción superior, para lo cual solicitamos informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas para su cumplimiento.

4.2) Al Lic. Jesús Ureña Mena, Jefe del Departamento de Prensa y Relaciones

Públicas

Incluir al SINART dentro de todos los proyectos de publicidad e información en radio, televisión u otros medios de comunicación, que se promuevan en el Ministerio de Seguridad Pública, de conformidad con lo que establece el artículo N° 19 de la Ley Nº 8346, “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural”. Para el cumplimiento de esta recomendación se considera un plazo inmediato posterior al recibo de la instrucción superior, para lo cual solicitamos informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas para su implementación.

4.3) A la Licda. Dinorah Baltodano Quintana, Directora General Administrativa y

Financiera a) Señalar al Director Financiero Tomas Brealey Zamora, la importancia de que

advierta por escrito a los programas y sub-programas presupuestarios cuando se solicitan modificaciones presupuestarias que pueden ser contrarias con la normativa presupuestaria y los lineamientos emitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional.

b) Solicitar a la Directora de la Proveeduría Institucional Jéssica González Montero que gire instrucciones a la Jefe del Departamento de Control y Fiscalización de Activos, Licda. Gladys Montealegre Ibarra, para que atienda las siguientes recomendaciones:

b.1) Implementar la política de solicitar por escrito a los directores de programa o sub

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programa presupuestario que remitan los documentos correspondientes sobre la compra de los bienes que en el momento de la conciliación con el SIGAF se determina que aún no tienen patrimonio asignado y que por lo tanto no están registrados en SIBINET.

b.2) Realizar las coordinaciones necesarias para corregir en el SIBINET, el nombre de los responsables de los bienes adquiridos por los sub programas presupuestarios 090-02, 090-03 y Despacho del Ministro, con el objetivo de asegurar que en el momento del registro inicial de los bienes duraderos en este sistema de registro se anote como responsable al director del programa presupuestario correspondiente. Se le solicita además mantener una revisión constante con el fin de realizar los cambios que eventualmente sucedan en las direcciones de programa o sub programa presupuestario. Para el cumplimiento de las anteriores recomendaciones b.1) y b.2) se propone un plazo inmediato, posterior al recibo de la instrucción superior, para lo cual solicitamos informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas para su implementación.