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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CÓDIGO: GF-MA-01

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / MANUAL FINANCIERO VERSIÓN: 4

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 1 de 51

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 10 / 10 / 14

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del documento.

2

Ajuste Marco Legal Actualización Organismos e Instrumentos Relacionados Actualización parte temática

3 Actualización Plan Anual de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pública.

4 Actualización Plan Anual de Adquisiciones.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

RAÚL GAITAN GARCÍA Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior

10/10/2014

JOSE HUMBERTO SOLANO Contador Ministerio de Relaciones Exteriores 10/10/2014

ISIDORO PALACIOS Contador Fondo Rotatorio 10/10/2014

MARTHA INES MEJIA Asesor 10/10/2014

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Secretario Ejecutivo 10/10/2014

REVISÓ CARGO FECHA

RAUL GAITAN GARCIA Director Administrativo y Financiero ( E ) 10/10/2014

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 10/10/2014






TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5

ALCANCE 6 OBJETIVOS DEL MANUAL 7 Objetivo General 7 Objetivos Específicos 7 I. MARCO LEGAL 8 II. ORGANISMOS E INSTRUMENTOS RELACIONADOS 9 Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) 9 Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) 9 Estatuto Orgánico del Presupuesto 10 Ley anual sobre el Presupuesto General de la Nación 11 III. ASPECTOS RELEVANTES DEL ÁREA FINANCIERA 12 IV. PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN 13 Composición del Presupuesto General de la Nación 13 Presupuesto de Ingresos 13 Presupuesto de Gastos 21 Cronograma de presentación, estudio, repetición y liquidación del presupuesto 27 V. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO PRESUPUESTAL 29 Concepto y Definición de Presupuesto 29 Componentes del Sistema Presupuestal 29 Principios del Sistema Presupuestal 29 Ciclo Presupuestal 31 VI. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 32 Aspectos Generales 32 Afectación del Presupuesto 33 Ejecución Presupuestal de Ingresos 33 Ejecución Presupuestal de Gastos 34 Vigencias Expiradas 37 Vigencias Futuras 37 Caja Menor 37 VII. PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS PUBLICAS 38 Sistema de Información y vigilancia de la Contratación Estatal SICE 39






VIII. ASPECTOS DE TESORERIA 39 Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC 39 Clasificación del PAC 40 Programación, Modificaciones y Controles PAC 40 Transacciones Financieras 41 Presupuesto de Ingresos 42 Fuentes de Financiación 42 Reintegros 42 Inversiones del Tesoro Nacional 43 Cuentas por Pagar 43 Rendimientos Financieros 44 Donaciones 44 IX. ASPECTOS CONTABLES 44 Sistema Nacional de Contabilidad Pública SNCP 44 Postulados de la Contabilidad Pública 45 Objetivos de la Contabilidad Pública 45 Requisitos de la información contable publica 45 Principios de la Contabilidad Pública 44 Cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales 46 Normas técnicas relativas a los activos 47 Normas técnicas relativas a los pasivos 48 El Patrimonio público 48 Normas técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica y social 49 Cuentas de Orden 50 Libros de contabilidad 50 Estados contables y económicos 51 Tipos de estados contables 51 X. SISTEMAS FINANCIEROS 52 Sistema integrado de Información financiera SIIF 52 Programa Contable CNT 53 XI. CONTROL FINANCIERO 54 Control Fiscal 54 Indicadores de Ejecución 54 Generalidades 55 XII. FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES 55






INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta las diferentes normas sobre las cuales se debe centrar la gestión financiera pública, se ha estructurado el «Manual Financiero»; el cual en términos generales se esquematiza en cuanto al marco legal del presupuesto público Colombiano, aspectos de orden presupuestal, de tesorería, contables, de los sistemas financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores (Sistema SIIF II, y Programa Contable CNT), sin dejar de lado el control interno, que lógicamente debe existir en toda actuación y gestión y con más razón en la parte financiera. Su finalidad es que en forma didáctica se adquiera el conocimiento y se pueda, en términos generales, tener una visualización del manejo del Presupuesto General de la Nación. Este Manual es una iniciativa de la Dirección Administrativa y Financiera, encaminada a brindar conocimiento y difusión de la gestión financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores.






ALCANCE El Manual está dirigido a todo el personal que labora en el área financiera de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Relaciones Exteriores e inclusive a quienes sin pertenecer a ésta desean conocer sobre los conceptos y principales aspectos que deben adelantar para lograr una óptima gestión de esta aérea tan importante en cualquier organización.






OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General Estructurar un Manual Financiero para dar una mayor claridad de la conceptualización utilizada, teniendo en cuenta las diferentes áreas que la componen para garantizar el proceso financiero.

Objetivos Específicos Suministrar un documento didáctico y de fácil comprensión para el personal del Ministerio de Relaciones

Exteriores Nacional a fin de adelantar la gestión financiera. Socializar y difundir a nivel nacional la conceptualización financiera.






I. MARCO LEGAL Las bases legales de las diferentes etapas y procesos del Presupuesto General de la Nación se encuentran contempladas en las siguientes disposiciones: Constitución Política de Colombia. Ley de Presupuesto General de la Nación. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. «Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en

las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones». Ley 734 del 5 de febrero de 2002. «Por la cual se expide el Código Disciplinario Único». Ley 819 del 9 de julio de 2003. «Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,

responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones». Decreto 111 del 15 de enero de 1996. «Por el cual se compilan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de

1995, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto». Decreto 568 del 21 de marzo de 1996. «Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de

1995, Orgánicas del Presupuesto General de la Nación». Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004. «Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información

Financiera SIIF Nación». Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Resolución 5312 de 25 de Octubre de 2011 por la cual se adopta el Manual Financiero del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Resolución 036 del 7 de mayo de 1998. «Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre

registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación». Plan General de Contabilidad Pública. Demás normas reglamentarias






II. ORGANISMOS E INSTRUMENTOS RELACIONADOS

Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) Está Integrado por: El Ministro de Hacienda y Crédito Público. El Director del Departamento Administrativo de Planeación Nacional. El Consejero Económico del Presidente de la República. El Viceministro de Hacienda El Director General del Presupuesto Nacional y Crédito Público El Director de Crédito Público El Director General del Tesoro Nacional. El Director de Impuestos y Aduanas. Funciones: 1. Aprobar, modificar y evaluar el plan financiero del Sector Público, previa presentación al CONPES y ordenar las

medidas para su estricto cumplimiento. 2. Analizar y conceptuar sobre las implicaciones fiscales del Plan Operativo Anual de Inversiones, previa

presentación al CONPES. 3. Determinar las metas financieras para la elaboración del Programa Anual Mensualizado de Caja del Sector

Público. 4. Aprobar y modificar, mediante resolución, los presupuestos de ingresos y gastos de las Empresas Industriales y

Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras, previas consultas con el Ministerio respectivo.

5. Las demás que establezca la Ley Orgánica del Presupuesto, sus reglamentos o las Leyes Anuales de Presupuesto.

El CONFIS para aprobar, modificar y evaluar el Plan Financiero y conceptuar sobre las implicaciones del Plan Operativo Anual de Inversiones requiere previamente presentar éstos al Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES).

Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) Organismo asesor principal del Gobierno Nacional en lo relacionado con el desarrollo económico y social del País. Está integrado por: Presidente de la República Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Hacienda y Crédito Público Ministro de Desarrollo Económico Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural






Ministro de Trabajo y Seguridad Social Ministro de Transporte Ministro del Medio Ambiente Ministro de Comercio, Industria y Turismo Ministro de Cultura Director General Departamento Nacional de Planeación Gerente del Banco de la República Gerente de la Federación Nacional de Cafeteros Director Comunidades Negras del Ministerio del Interior Consejero Presidencial de Equidad para las Mujeres Directores o Gerentes de Organismos Descentralizados y demás funcionarios públicos invitados por el

Presidente. Funciones: 1. Determinar la cuantía que hará parte de los recursos de capital del Presupuesto Nacional. Fijar la fecha de su

consignación en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y asignar por lo menos el 20% de la empresa que haya generado dicho excedente.

2. Impartir las instrucciones a los representantes de la Nación y sus entidades en las juntas de socios o asambleas de accionistas sobre las utilidades que se capitalizarán o reservarán y las que se repartirán a los accionistas como dividendos.

3. Aprobar la meta de Superávit Primario para el sector Público no financiero que determine el Gobierno Nacional. 4. Coordinador de los distintos organismos especializados de la Dirección Económica y Social. 5. Recomendar la Política Económica y Social que adopte el Gobierno en la elaboración de planes y programas de

desarrollo. 6. Evaluar los planes y programas sectoriales, regionales y urbanos. 7. Estudiar y definir las bases de los programas de inversión y los de gastos públicos. 8. Aprobar o no el otorgamiento de garantías por parte de la Nación en Préstamos Externos.

Estatuto Orgánico de Presupuesto El Estatuto Orgánico del Presupuesto es el único que podrá regular la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, sin dejar de lado la capacidad de contratación y la definición del gasto público social. El estatuto Orgánico del Presupuesto General de la nación consta de dos (2) niveles: 1. Primer Nivel: Presupuesto General de la Nación que comprende el Presupuesto de los Establecimientos públicos

de Orden Nacional y el Presupuesto Nacional que comprende las Ramas Legislativa y Judicial, el Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la Organización Electoral y la Rama Ejecutiva del nivel nacional.

2. Segundo Nivel: Aspectos financieros que incluye la fijación de metas financieras a todo el sector público y la

distribución de los excedentes financieros de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, y de las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas.






La Ley Anual sobre el Presupuesto General de la Nación Es el instrumento para el cumplimiento de los Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social. Se compone de Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones 1. Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital Ingresos corrientes de la nación: Corresponden a los recursos por transferencias del Presupuesto Nacional, así

como los generados por conceptos de servicios internos educativos, de guardería, médicos, y venta de publicaciones, arrendamientos, multas, aportes y participaciones, y otros ingresos corrientes.

Contribuciones parafiscales: Son gravámenes que afectan a un determinado y único grupo social o económico

para beneficio del propio Sector. (Cajas de Compensación, SENA, ICBF, entre otras.) Fondos especiales: Son los ingresos que obtiene un determinado órgano, el cual los recauda directamente y

gestiona su apropiación para poder utilizarlos en el funcionamiento del mismo órgano que los obtuvo. (Recaudo por Ventas de Pasaportes, Visas y/o Apostillas).

Recursos de capital: Comprenden los recursos del balance (superávit o déficit); Recursos de crédito interno y

externo; Rendimientos financieros; Diferencial cambiario; Donaciones; Excedentes financieros de establecimientos públicos nacionales y de las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta; Utilidades del Banco de la Republica.

Ingresos de establecimientos públicos del orden Nacional Los recibidos por las agencias del gobierno

(impuestos, tarifas aduaneras). 2. Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones el cual se distribuye en: Gastos de Funcionamiento: Son las apropiaciones necesarias para el pago de los servicios y adquisición de

bienes indispensables para el normal desarrollo de las actividades administrativas y de apoyo de la Entidad. Comprende los servicios personales, los gastos generales y las transferencias.

Gastos de Inversión: Gastos en que se incurre para la adquisición, mejoramiento o mantenimiento de inmuebles,

maquinaria y equipo en el desarrollo de programas y proyectos en cumplimiento de los Planes de Desarrollo. Servicio de la Deuda. Son los gastos que tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones

contractuales correspondientes al pago de capital, interese, comisiones imprevistos originados en operaciones de crédito público que incluyen los gastos necesarios para la consecución de los créditos externos.

III. ASPECTOS RELEVANTES DEL ÁREA FINANCIERA






Verificar que se constituyan las fianzas y garantías a que haya lugar, con el fin de proteger los recursos del Presupuesto General de la Nación.

Efectuar arqueos periódicos y sorpresivos. Estar permanentemente actualizados de las normas, políticas y procedimientos que se adelantan en el área

financiera. Solicitar en forma previa y oportuna las vigencias futuras para los compromisos que la Unidad prevea que van a

cubrir más de una vigencia fiscal. Análisis y permanente seguimiento a los diferentes reportes que generan los sistemas financieros para conocer

el estado de la ejecución presupuestal y tomar las medidas pertinentes. No mantener recursos ociosos en Bancos. Efectuar conciliaciones entre la información presupuestal con la contable. Adecuada utilización de las claves del Sistema SIIF, las cuales son personales e intransferibles. Permanente coordinación entre las diferentes áreas: Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, así como con las

dependencias de Contratos, Planeación y los Ordenadores del Gasto. Revisión permanente de la documentación soporte de las actividades de orden financiero. Registro oportuno de la gestión financiera con base en los documentos soportes. Permanente actualización y efecto multiplicador al interior de las unidades ejecutoras. Coordinación con los ordenadores del gasto, área financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería), entre otros.






IV. PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social. Está conformado por el Presupuesto de la Nación y el Presupuesto de los Establecimientos Públicos del orden nacional, para una vigencia fiscal, El presupuesto nacional comprende las ramas legislativa y judicial, el Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la organización electoral, y la rama ejecutiva del nivel nacional, con excepción de los establecimientos públicos, las empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

Composición del Presupuesto General de la Nación El presupuesto General de la Nación se compone de las siguientes partes: a) El Presupuesto de Rentas contendrá la estimación de los ingresos corrientes de la Nación; de las contribuciones

parafiscales cuando sean administradas por un órgano que haga parte del Presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional.

b) El Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones. Incluirá las apropiaciones para la Rama Judicial, la Rama

Legislativa, la Fiscalía General de la Nación la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, los Establecimientos Públicos y la Policía Nacional, distinguiendo entre gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública y gastos de inversión, clasificados y detallados en la forma que indiquen los reglamentos.

c) Disposiciones generales. Corresponde a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del Presupuesto

General de la Nación, las cuales regirán únicamente para el año fiscal para el cual se expidan. (Art. 7Ley 38 de 1989, arts. 3, 16y 71 Ley 179 de 1994, Art. 1 Ley 225 de 1995 y Art. 11 Decreto 111/96).

Presupuesto de Ingresos Los ingresos totales corresponden a la sumatoria de los ingresos corrientes, los ingresos de capital y los ingresos de terceros o contractuales Los ingresos del Presupuesto General de la Nación están constituidos por los ingresos de la Nación y por los recursos propios de los establecimientos públicos nacionales. A continuación se presenta una definición de los principales componentes de cada grupo.






Ingresos de la Nación Esta categoría comprende: Ingresos corrientes, recursos de capital, contribuciones parafiscales y Fondos Especiales. 1.1. Ingresos Corrientes de la Nación Son los recursos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas y contribuciones, siempre que no sean ocasionales. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. Los primeros se clasifican en impuestos directos e indirectos. Los segundos, incluyen las tasas, multas, contribuciones y otros ingresos no tributarios.






1.1.1. Ingresos Tributarios Conformados por pagos obligatorios al Gobierno, sin contraprestación, fijados en virtud de norma legal, provenientes de impuestos directos o indirectos. Impuestos Directos: Comprende los tributos creados por norma legal que recaen sobre la renta o la riqueza de las personas, natura les o jurídicas, consultando la capacidad de pago de éstas. Se denominan directos porque dependen de la renta de cada persona.

Impuestos Indirectos: Son los tributos que recaen sobre la producción, extracción, venta, transferencias, arrendamiento o aprovisionamiento de bienes y prestación de servicios, así como sobre importaciones y exportaciones; y los impuestos específicos al consumo y a los servicios y los que en general gravan una actividad y no consultan la capacidad de pago del contribuyente. 1.1.2. Ingresos no Tributarios Son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad, en cumplimiento de su objetivo social y comprenden, entre otras, venta de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos. Esta categoría incluye los ingresos del gobierno nacional que aun que son obligatorios dependen de las decisiones o actuaciones de los contribuyentes o provienen de la prestación de servicios del Estado. Este rubro incluye los ingresos originados por las tasas que son obligatorias pero que por su pago se recibe una contraprestación específica y cuyas tarifas se encuentran reguladas por el Gobierno Nacional, los provenientes de pagos efectuados por concepto de sanciones pecuniarias impuestas por el Estado a personas naturales o jurídicas que incumplen algún mandato legal y aquellos otros que constituyendo un ingreso corriente, no puedan clasificarse en los ítems anteriores. Venta de Bienes y Servicios Son los ingresos provenientes de la venta de bienes producidos directamente por la entidad u obtenidos por la prestación de servicios técnicos, administrativos, docentes, culturales, médicos, hospitalarios y públicos, entre otros. Aportes Patronales Aportes establecidos por la ley y asignados a las entidades de seguridad y previsión social, para la prestación de estos servicios a sus funcionarios. Los aportes patronales están constituidos por los del sector central, de las entidades descentralizadas del orden nacional (establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales y empresas de economía mixta), departamental, distrital y municipal y de los patronos que ocupen uno o más trabajadores permanentes. Aportes de Afiliados






Aportes percibidos por las entidades de previsión y seguridad social provenientes de los beneficiarios de sus servicios Aportes de otras Entidades Aportes que por conceptos diferentes a los de previsión y seguridad social, reciben las entidades, provenientes de la Nación, departamentos, municipios, entidades internacionales y particulares. 1.2. Contribuciones Parafiscales Son contribuciones parafiscales los gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hará exclusivamente en la forma dispuesta en la ley que los crea y se destinarán solo al objeto previsto en ella, lo mismo que los rendimientos y excedentes financieros que resulten al cierre del ejercicio contable. Las contribuciones parafiscales administradas por los órganos que formen parte del Presupuesto General de la Nación se incorporarán al presupuesto solamente para registrar la estimación de su cuantía y en capítulo separado de las rentas fiscales y su recaudo será efectuado por los órganos encargados de su administración. (Art. 12 Ley 179 de 1994, Art. 2 Ley 225 de i Art. 2.9 Decreto 111/96). 1.3. Fondos Especiales Constituyen fondos especiales en el orden nacional, los ingresos creados y definidos en la ley para la prestación de un servicio público especifico así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador. (Art. 27 Ley 225 de 1995, Art. 30 Decreto 111/96). Dentro de estos Fondos podemos mencionar, entre otros, los siguientes: Fondo de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Fondo de la Superintendencia Bancaria. Fondo de la Superintendencia de Industria y Comercio. Fondo Especial de la Superintendencia Nacional de Valores. Contribuciones a la superintendencia de puertos. Cuota de fiscalización de la Contraloría General de la Republica. Aportes especiales para la Administración de Justicia. Fondo de Defensa Nacional. Fondo Nacional de Estupefacientes. Fondos Internos del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional. Escuelas Industriales e Institutos Técnicos. Junta Central de Contadores. Fondo de Solidaridad y Garantía en salud.






Fondo Nacional de Regalías. Fondo de Solidaridad Pensional. Fondo del Sistema General de Riesgos Profesionales. Comisiones de Regulación. Instituto de Estudios del Ministerio Público.

1.4. Recursos de Capital Los recursos de capital son ingresos extraordinarios que percibe la Nación, dentro de estos se encuentran: 1.4.1. Recursos del Balance Son los provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior, resultantes de la diferencia que se origina al comparar el recaudo de los ingresos de libre disponibilidad, incluyendo los no presupuestados y las disponibilidades iniciales en efectivo, frente a la suma de los pagos efectuados durante la vigencia con cargo a las apropiaciones vigentes, las reservas presupuéstales y las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre. Este resultado debe ser incorporado al presupuesto como un servicio de deuda en el evento de que los ingresos sean inferiores a los gastos; si por el contrario la ejecución de los ingresos es superior a la de los gastos, ésta diferencia se puede incluir en el presupuesto de ingresos. Es pertinente aclarar que la mencionada disponibilidad inicial en efectivo corresponde a los recursos de libre utilización no afectados con las reservas, las cuentas por pagar ni los acreedores varios. Por esta razón es importante advertir que el superávit fiscal está contemplado en la disponibilidad inicial, de tal forma que cuando se incorpora al presupuesto no puede entenderse como una ejecución del presupuesto de ingresos. Deben excluirse de todo el análisis los recursos provenientes de las operaciones de crédito, de los Fondos Especiales y las Rentas Parafiscales por tratarse de déficits financiados en el caso de los primeros, y por ser rentas de destinación específica en el caso de los demás. El anterior concepto es el superávit o déficit fiscal de la Nación al cual hace referencia el artículo 31 del Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación. 1.4.2. Recursos del Crédito Interno y Externo Son los ingresos provenientes de empréstitos con vencimiento mayor a un año concedidos directamente a la nación. De acuerdo con su fuente, se clasifican en externos o internos. La incorporación en el Presupuesto General de la Nación de los recursos del crédito autorizados y aún no contratados ni perfeccionados, se hará de acuerdo con los cupos autorizados por el Congreso de la República y las estimaciones de la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Hacienda. Recursos del Crédito Externo:






Son recursos provenientes del exterior previamente autorizados a la Nación, obtenidos con entidades financieras, organismos internacionales o a través de la emisión de títulos. Se clasifican en: Perfeccionado: Cuando el contrato de empréstito se encuentra suscrito y se han cumplido las formalidades que exige la ley para su perfeccionamiento. Autorizado: Cuando se cuente con el acto administrativo o norma que autorice su contratación y de acuerdo con las estimaciones de la Dirección General de Crédito Público. Los recursos del crédito externo provienen de los bancos comerciales e inversionistas, de las entidades de fomento, de los gobiernos extranjeros, de los organismos multilaterales (BIRF, BID, etc.), de los proveedores y de la colocación de títulos en el exterior. Recursos del Crédito Interno Son los ingresos provenientes de las autorizaciones dadas a la Nación para contratar créditos con entidades financieras, organismos nacionales o emisión de títulos previamente aprobados por la Dirección General de Crédito Público. Se clasifican en: Perfeccionado: Cuando el contrato de empréstito se encuentra suscrito y se han cumplido las formalidades que exige la ley para su perfeccionamiento. Autorizado: Cuando se encuentra en el acto administrativo o norma que autoriza su contratación y previsto en las estimaciones de la Dirección General de Crédito Público. 1.4.3. Diferencial Cambiario El diferencial cambiario se define como el mayor valor en pesos, originado por la diferencia entre las tasas de cambio utilizadas en la incorporación al presupuesto general de la Nación de los recursos de crédito nominados en moneda extranjera y las tasas de cambio vigentes a la fecha de su utilización o de su conversión en pesos. 1.4.4. Rendimientos por Operaciones Financieras Corresponde a los ingresos obtenidos por la colocación de recursos en el mercado de capitales o en títulos valores y se clasifican en intereses y corrección monetaria. 1.4.5. Donaciones Son ingresos sin contraprestación pero con la destinación que establezca el donante, recibidos de otros gobiernos o de instituciones públicas o privadas de carácter nacional o internacional. Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital mediante ley, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos internacionales que los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría General de la República






1.4.6. Excedentes y utilidades de los Establecimientos Públicos y de la Empresas Industriales, y Comerciales del Estado y asimiladas: Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado se rigen por la Ley Orgánica del Presupuesto con excepción del principio de inembargabilidad. El Ministro de Hacienda y Crédito Público establecerá las directrices y controles de estas empresas dedicadas a actividades financieras, que deben cumplir con la elaboración, aprobación, conformación y ejecución de sus presupuestos. Los excedentes financieros de estas empresas son propiedad de la Nación; el CONPES determinará el valor de los excedentes financieros que regresarán a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, esta cuantía debe ser por lo menos del 20% de dicho excedente. El excedente corresponde al patrimonio menos el capital social y las reservas legales. En su liquidación se considera además la situación de liquidez de la respectiva entidad, que resulta de comparar los activos corrientes disponibles con los pasivos corrientes exigibles, así como una proyección de caja de la vigencia siguiente, a fin de establecer los efectos que la decisión pueda tener sobre los demás activos de la entidad o sobre sus exigencias de endeudamiento. En todo caso la decisión no puede llevar a la entidad a su liquidación. Para que el CONPES reasigne o distribuya los excedentes financieros de las entidades descentralizadas del orden nacional se analiza en las cuentas del balance general el tratamiento dado a las reservas presupuéstales, de tal forma que tanto estas como las cuentas por pagar hagan parte del análisis de liquidez. Igualmente se deben excluir del análisis los recursos que estando registrados como activos, se encuentran financiando apropiaciones de la siguiente vigencia fiscal. La Dirección General del Presupuesto Nacional efectuará los estudios y análisis a los estados financieros a que haya lugar para la determinación de los excedentes financieros de los Establecimientos Públicos Nacionales, de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de estas. Cuando se trate de Empresas Industriales y Comerciales del Estado organizadas como Sociedades de Economía Mixta, la distribución de las utilidades de la Nación y de sus entidades descentralizadas, será efectuada por los socios, previa la decisión que al respecto tome el CONPES. 1.4.7. Rentas e Ingresos Ocasionales. Aquellos recursos que tengan estas características deberán incluirse como tales dentro de los correspondientes grupos y subgrupos del agregado de recursos de capital (Art. 21 Decreto 111/96). 1.5. Recursos Propios de los Establecimientos Públicos Nacionales Son aquellos ingresos generados por la actividad propia de la entidad, los cuales se derivan de venta de servicios, venta de productos, ingresos por loterías, ingresos de operación, rodamiento, aportes para la salud, etc., de acuerdo con el tipo de entidad a que se refiera y comprenden:






1.5.1. Rentas Propias Todos los ingresos corrientes de los Establecimientos Públicos, excluidos los aportes y transferencias de la Nación. 1.5.2. Operaciones Comerciales Son los recursos provenientes de la comercialización de productos adquiridos en el mercado nacional o extranjero. 1.5.3. Recursos de Capital Todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones. (Véase Art. 22 Ley 38 de 1989, Art. 14 Ley 179 de 1994 y Art. 34 Decreto 111/96). Estructura General y nomenclatura de los ingresos de los establecimientos públicos






* Código de identificación en el sistema de la Dirección General del Presupuesto Nacional.

Presupuesto de gastos

En el presupuesto de gastos solo se pueden incluir apropiaciones de: 1. Créditos judicialmente reconocidos 2. Gastos decretados conforme a la Ley 3. Leyes organizadas por distintos órganos del estado 4. Gastos destinados al cumplimiento de planes y programas de desarrollo económico y social aprobados por el

Congreso Nacional Dentro de los presupuestos de gastos de Funcionamiento e Inversión no se podrán incluir gastos con destino al servicio de la Deuda Pública.

Clasificación del Presupuesto de Gastos El presupuesto de gastos se compone de los gastos de funcionamiento, el servicio de la deuda pública y de los gastos de inversión. Cada uno de estos presupuestos de gastos se presenta clasificado en diferentes secciones, las cuales corresponden a la Rama Legislativa, la Rama Judicial, la Fisca1í General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del Estado






Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, una (1) por cada ministerio, departamentos administrativos y establecimientos públicos y la Policía Nacional, y una sección especial para el servicio de la deuda pública. Dentro de cada órgano existen unidades ejecutoras cuyo presupuesto de gastos de funcionamiento se clasifica en apropiaciones para Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias Corrientes, Transferencias de Capital, y Gastos de Comercialización y Producción. 1. Gastos de Funcionamiento Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la Ley. 1.1. Gastos de Servicios Personales Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado como contraprestación de los servicios que recibe, al personal de nómina, supernumerario y/o técnico, los cuales se definen como sigue:

1.1.1. Servicios Personales Asociados a la Nómina Comprende la remuneración por concepto de sueldos y demás factores salariales legalmente establecidos de los servidores públicos vinculados a la planta de personal como gastos de representación, honorarios, primas e indemnizaciones, bonificaciones, horas extras, subsidios, licencias remuneradas, etc. tales como: Sueldos Personal de Nómina: Pago de las remuneraciones a los empleados públicos y trabajadores oficiales

incluidos en la planta de personal, teniendo en cuenta los incrementos por antigüedad y el trabajo en días festivos y nocturnos ordinarios. Debe considerarse además lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley 344 de 1996 en lo que tiene que ver con los encargos del personal titular.

Horas Extras: Remuneración al trabajo realizado en horas adicionales a la jornada ordinaria diurna o nocturna, o en días dominicales y festivos. Su reconocimiento y pago están sujetos a las limitaciones establecidas en las disposiciones legales vigentes.

Indemnización por Vacaciones: Compensación en dinero por vacaciones causadas y no disfrutadas que se paga al personal que se desvincula o a quienes, por necesidades del servicio, no pueden tomarlas en tiempo. Su cancelación se hará con cargo al presupuesto vigente, cualquiera que sea el año de su causación. La afectación de este rubro requiere resolución motivada suscrita por el jefe del respectivo órgano.

Prima Técnica: Reconocimiento económico a algunos servidores públicos que se pagara de acuerdo al cargo que desempeñe y una vez sea otorgada Conforme a los requerimientos legales.

Otros Gastos: Son aquellos gastos por servicios personales asociados a la nómina que no se encuentran bajo las denominaciones anteriores, tales como gastos de representación, bonificación por servicios prestados, subsidio de alimentación, auxilio de transporte, prima de servicio, prima de vacaciones, prima de navidad, primas extraordinarias, bonificación de recreación

1.1.2. Servicios Personales Indirectos: Son gastos destinados a atender la contratación de personas jurídicas y naturales para que presten servicios calificados o profesionales, cuando no puedan ser desarrollados con personal de planta. Incluye la alimentación y bonificación por licenciamiento de soldados, seguro de vida, primas de






instalación y alojamiento y sueldos en el exterior para la fuerza pública. Igualmente incluye la remuneración del personal que se vincule en forma ocasional para desarrollar actividades netamente temporales o para suplir a los servidores públicos en caso de licencias o vacaciones; dicha remuneración cubrirá las prestaciones sociales a que tenga derecho, así como las contribuciones a que haya lugar. No obstante, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 344 de 1996 sobre Racionalización del Gasto Publico, que dice: “Los servidores públicos que sean encargados, por ausencia temporal del titular, para asumir empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, no tendrán derecho al pago de la remuneración señalada para el empleo que se desempeña temporalmente, mientras su titular la esté devengando.” Contribuciones Inherentes a la Nómina al Sector Privado: Corresponde a las contribuciones legales que

debe hacer el órgano como empleador, que tienen como base la nómina del personal de planta, destinadas a entidades del sector privado, tales como Cajas de Compensación Familiar, Fondos Administradores de Cesantías y Pensiones, Empresas Promotoras de Salud privadas, así como las administradoras privadas de aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

Contribuciones Inherentes a la Nómina al Sector Público: Corresponde a las contribuciones legales que debe hacer el órgano como empleador, que tienen como base la nómina del personal de planta, destinadas a entidades del sector público, tales como, SENA, ICBF, Fondo Nacional de Ahorro, Fondos Administradores de Cesantías y Pensiones, Empresas Promotoras de Salud públicas, así como las administradoras públicas de aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

1.2. Gastos generales Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la constitución y la ley, que permiten el normal desarrollo de la entidad, y con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente. Y están compuestos por: Adquisición de Bienes: Corresponde a la compra de bienes muebles duraderos y de consumo, destinados a

apoyar el desarrollo de las funciones del órgano, como compra de equipo, materiales, suministros e impresos y publicaciones.

Adquisición de Servicios: Comprende la contratación y el pago a personas jurídicas y natura les por la prestación de un servicio que complementa el desarrollo de las funciones del órgano y permiten mantener y proteger los bienes que son de su propiedad o están a su cargo, así como los pagos por concepto de tasas a que estén sujetos los órganos. Incluye, entre otros, el pago de servicios públicos, arrendamientos de inmuebles, viáticos y gastos de viaje, vigilancia y aseo.

Impuestos y Multas: Involucra el pago de impuestos nacionales y territoriales que por mandato legal deban atender los órganos. Así mismo, incluye las multas que la autoridad competente le imponga a la entidad.

1.3. Transferencias Corrientes Son todos los pagos que transfieren las entidades a otras entidades descentralizadas o de la administración pública nacional o internacional, pública o privada, como apoyo para su normal funcionamiento con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la atención de la misma. Las transferencias corrientes se clasifican en:






Transferencias por Convenios con el Sector Privado: Estas transferencias corresponden a las apropiaciones

que los órganos desarrollan en cumplimiento de sus funciones a través de convenios con entidades privadas. Transferencias al Sector Público: Estas transferencias corresponden a las apropiaciones que los órganos

destinan con fundamento en un mandato legal a entidades públicas del orden nacional para que desarrollen un fin específico.

Situado Fiscal: El artículo 356 de la constitución Política define el situado fiscal como el porcentaje de los ingresos corrientes de la Nación que es cedido a los departamentos, al Distrito Capital y a los distritos especiales de Cartagena y Santa Marta, para la atención de los servicios públicos de educación y salud de la población.

Transferencias al Exterior: Son recursos que transfieren los órganos a organismos y entidades internacionales, con fundamento en los convenios suscritos por el Gobierno y aprobados por el Congreso.

Transferencias de Previsión y Seguridad Social: Son los pagos que se hacen a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) públicas o privadas, a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) públicas o privadas, o a otras entidades encargadas de suministrar las prestaciones económicas y asistenciales (cesantías, salud, pensiones) a los funcionarios de la entidad. De acuerdo al objeto del gasto se clasifican entre otras, en: A) Pensiones y jubilaciones: Son los pagos por concepto de nóminas de pensionados y jubilados, incluidas las asignaciones de retiro de la Fuerza Pública, que los órganos hacen directamente, en los términos señalados en las normas legales vigentes. B) Cesantías: son los pagos por concepto de cesantías que los órganos hacen directamente al personal, conforme al régimen especial que le señale la ley o la norma legal que lo sustenta. C) Otras transferencias de previsión y seguridad social: Comprende las transferencias que las entidades de previsión social hacen al Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud, a las cuentas de solidaridad, seguros de riesgos catastróficos y accidentes de tránsito, conforme a los lineamientos señalados en la Ley 100 de 1993. Igualmente comprende los gastos por servicios médicos que las entidades deben hacer cuando tienen la obligación de prestar directamente este servicio, de acuerdo a la norma legal que lo rige.

Otras Transferencias Corrientes: Son recursos que transfieren los órganos a personas naturales o jurídicas, con fundamente en un mandato legal, que no se pueden clasificar en las anteriores subcuentas de transferencias corrientes.

Transferencias de Capital: Son aportes de la entidad, sin contraprestación, con fines de inversión, y con el objeto de que quienes lo reciben puedan adquirir o mejorar los activos de capital fijo; comprende aportes a órganos y entidades para gastos de capital, capitalización del ente receptor y la participación de los municipios

1.4. Gastos de Comercialización y Producción - Operación comercial Son los que realizan las entidades para adquirir bienes y servicios destinados a la comercialización o producción. 2. Servicio de la Deuda Los gastos por concepto del servicio de la deuda pública, tanto interna como externa, tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de capital, los intereses, las comisiones y los imprevistos, originados en operaciones de crédito público que incluyen los gastos necesarios para la consecución de los créditos externos, realizadas conforme a la ley.






Los rendimientos que devenguen los títulos de Tesorería -TES, clase A y B, se atenderán con cargo al Presupuesto Nacional. 2.1. Servicio de la Deuda Externa Se refiere al monto total de pagos que se causen durante la vigencia fiscal por amortización, intereses y comisiones correspondientes a empréstitos con acreedores del exterior y pagaderos en moneda extranjera. El servicio de la deuda externa se clasifica en: Amortización deuda pública externa: Es el monto total de pagos que se causen durante la vigencia fiscal por

la amortización de empréstitos con acreedores internacionales y que se paguen en moneda extranjera. Intereses, comisiones y gastos deuda pública externa: Es el monto total de pagos que se causen durante la

vigencia fiscal por concepto de intereses, gastos y comisiones de empréstitos con acreedores internacionales y que se paguen en moneda extranjera.

2.2. Servicio de la Deuda Interna Constituye el monto total de pagos que se causen durante la vigencia fiscal por amortización, intereses, gastos y comisiones, correspondientes a empréstitos con acreedores nacionales y que se paguen en pesos colombianos. El servicio de la deuda interna se clasifica en las subcuentas: Amortización deuda pública interna. Intereses, comisiones y gastos deuda pública interna.

3. Gastos de Inversión Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado a extinguirse con su empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. Incluye los gastos en que incurre la entidad para la adquisición o construcción de obras, edificios, e inmuebles, maquinaria y equipo. Comprende los gastos incorporados a bienes de capital fijo existentes con el fin de mejorarlos. La característica fundamental de este gasto es que su asignación permita acrecentar la capacidad de producción y productividad en el campo de la estructura física, económica y social. Las inversiones que estén financiadas con recursos del crédito, para poder ejecutarse, deberán tener el recurso incorporado en el Presupuesto, tener aprobación del CONFIS para el crédito autorizado y someterse a los procedimientos de contratación administrativa.






Cronograma de Presentación, Estudio, Repetición y Liquidación del presupuesto La Oficina de Planeación de cada organismo, preparará y enviará a la Dirección General del Presupuesto Nacional, antes del 15 de marzo del año en curso, su anteproyecto de presupuesto para la vigencia fiscal siguiente.






V. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO PRESUPUESTAL

Concepto y Definición de Presupuesto El presupuesto es la herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del país El presupuesto público es una de las herramientas fundamentales para la ejecución de la política económica por parte del Estado. Es el instrumento mediante el cual ejerce su función de financiador o proveedor directo de bienes y servicios.

Componentes del Sistema Presupuestal Los componentes del sistema presupuestal son: 1. Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiero del sector público, que tiene como base las operaciones efectivas de las entidades, cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal amerite incluirlas en el plan. Este plan es preparado por El Ministerio de Hacienda y Crédito Público en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación y es aprobado por el CONPES. 2. Plan Operativo Anual de Inversiones: Clasifica los proyectos de inversión por sectores, órganos y programas y contiene un conjunto de actividades viables, previamente evaluadas social, técnica y económicamente, registradas y sistematizadas en el DNP. Guardara concordancia con el Plan Nacional de Inversiones.

Los proyectos de inversión para el apoyo regional autorizados por la ley forman el BANCO NACIONAL DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 3. Presupuesto General de la Nación: Es una herramienta de política gubernativa, mediante la cual se asignan recursos y se determinan gastos, para cubrir los objetivos trazados en los planes de desarrollo económico y social en un periodo dado.

Principios del sistema presupuestal Los principios presupuestales constituyen el marco general de referencia sobre el cual se desarrolla el proceso presupuestal en sus diferentes etapas y son: 1. Planificación. El Presupuesto General de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan

Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones






2. Anualidad. El año fiscal comienza el 1°. de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción

3. Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la

vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto

4. Unidad de Caja. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las

apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación. 5. Programación Integral. Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión

y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.

6. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones,

y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas 7. Inembargabilidad. Son inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General de la Nación, así como

los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. 8. Coherencia macroeconómica. El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por

el Gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República. 9. Homeostasis presupuestal. El crecimiento real del Presupuesto de Rentas incluida la totalidad de los créditos

adicionales de cualquier naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico.

10. Principio de legalidad del gasto público. En tiempo de paz no se podrá percibir contribución o impuesto que no

figure en el presupuesto de rentas, ni hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en el de gastos.

11. Principio de unidad presupuestal: Todos los ingresos y gastos deben estar agrupados en un mismo documento y

deben ser presentados simultáneamente para su aprobación. 12. Principio de autonomía presupuestal. Los órganos tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre

de la persona jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada órgano quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración pública y en las disposiciones legales vigentes.

Ciclo presupuestal






Por su naturaleza, el presupuesto es una sucesión de procesos que se repite en el tiempo, por lo que existe una interrelación continua entre las diversas fases que integran el denominado ciclo presupuestal.






VI. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL La ejecución presupuestal, busca ejercer un control efectivo sobre la destinación del gasto. La inobservancia de la normatividad presupuestal acarrea responsabilidad personal y pecuniaria por parte del responsable de la ejecución. En este sentido se establece la obligación de que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales cuenten con los certificados de disponibilidad previos, que garanticen la apropiación suficiente para atender los gastos. Ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.

Aspectos Generales La ejecución presupuestal está basada legalmente en lo establecido por los artículos 68 al 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, artículos 19 al 39 del Decreto 568 de 1996, artículos 1 al 15 del Decreto 630 de 1996 y las disposiciones generales de las leyes anuales de presupuesto. Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación se entienden ejecutadas cuando con éstas, en la respectiva vigencia fiscal o en la inmediatamente siguiente, previa la constitución de reservas presupuéstales y cuentas por pagar respectivas, se ha desarrollado el objeto de la apropiación para el cual fueron programadas (arts. 18 y 89 Decreto 111 de 1996). No se puede ejecutar ningún programa o proyecto de inversión sin que haya sido evaluado por el órgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y Proyectos de Inversión Pública. El presupuesto asignado a cada órgano, como sección presupuestal, será ejecutado en virtud de su autonomía presupuestal (art. 110 Decreto 111/96) y en desarrollo de la capacidad de ordenación del gasto que posee el Jefe de cada órgano o el funcionario del nivel directivo a quien éste delegue, observando las normas consagradas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes. Igualmente se tendrá en cuenta la resolución de la Dirección General del Presupuesto Nacional que determina los formatos y procedimientos sobre registros presupuéstales y las etapas que se deben cumplir en el proceso de afectación presupuestal. (Anexo 2). En forma simultánea al proceso de ejecución presupuestal necesariamente deben tenerse en cuenta las modificaciones al presupuesto fijado por la Ley, el régimen de reservas y cuentas por pagar y las autorizaciones para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales futuras que serán objeto de análisis por separado en el presente documento. Para ejecutar un programa o proyecto que haga parte del Presupuesto General de la Nación, tiene obligatoriamente que ser evaluado por el órgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y Proyectos.






Afectación del Presupuesto La afectación del presupuesto constituye un procedimiento de ejecución presupuestal llevado a cabo por los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación, en virtud de la autonomía presupuestal otorgada por la Constitución Política y la ley, esto mediante el rubro presupuestal correspondiente, el cual no es más que un código numérico de afectación que indica el rubro al que se debe cargar cada movimiento Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuéstales debe contar previamente con certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender el compromiso que se pretende adquirir. Este documento afecta el presupuesto provisionalmente hasta tanto se perfeccione el acto que respalda el compromiso y se efectúe el correspondiente registro presupuestal. Para ello, y como mecanismo de control interno, los órganos pueden reglamentar internamente la vigencia de los certificados de disponibilidad expedidos y llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponibles para adquirir nuevos compromisos. Cuando estos certificados no sean utilizados o expire su vigencia, deberán cancelarse para dejar libre la apropiación y permitir la expedición de nuevas disponibilidades. Una vez culminado el proceso administrativo se perfecciona el compromiso asignando el registro presupuestal, que garantiza que los recursos con él financiados no serán utilizados para ningún otro fin; este debe indicar claramente el valor y el plazo en que se recibirán las prestaciones a las que haya lugar. El órgano respectivo, en forma oportuna y consistente, debe contabilizar los registros presupuéstales que afectan las apropiaciones, de tal forma que permitan observar los saldos de apropiación libres de compromisos. En razón a lo anterior, los actos administrativos asumidos sin el cumplimiento de esos requisitos se constituyen en hechos cumplidos y la responsabilidad personal y pecuniaria estará a cargo del funcionario que los ordenó, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar, conforme a lo establecido en el Capítulo XVII del Decreto 111 de 1996.

Ejecución Presupuestal de Ingresos Ingresos de los Establecimientos Públicos. En el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital Se identificarán y clasificarán por separado las rentas y recursos de los Establecimientos Públicos. 2.1. Causación del ingreso Para la causación y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho económico que los produjo. 2.2. Recaudo Constituye el hecho real de registro de la ejecución presupuestal de los ingresos aforados. Los ingresos corrientes de la Nación y aquellas contribuciones y recursos cuyo recaudo y manejo no haya sido asignado por normas legales a otro órgano deberán ser consignados en la DGCPTN por quienes estén encargados de su recaudo.






2.3. Devoluciones Cuando una persona natural o jurídica paga un valor en exceso al erario público, la devolución debe registrarse en los ingresos como un menor monto y no afecta de ninguna manera el presupuesto de gastos. Esta es una operación de tesorería netamente.

Ejecución Presupuestal de Gastos Las apropiaciones incluidas con la recepción de los bienes y servicios que se han acordado en los compromisos adquiridos con todas las formalidades legales y, en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago. En cada actividad se debe exigir una serie de requisitos previos para poder realizarla y dar así cumplimiento a las normas legales vigentes toda vez, que el proceso presupuestal está diseñado de forma que exista una secuencia lógica y coherente que interrelaciona una actividad con la otra. La Cadena Presupuestal requiere que se lleven a cabo los diferentes pasos para poder cumplirla y, no se puede alterar el orden. La secuencia es indispensable en atención a que se trata de recursos de la Nación y es necesaria la transparencia en su ejecución, se debe seguir el siguiente ciclo:

Proceso de afectación presupuestal Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales debe contar previamente con certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender el compromiso que






se pretende adquirir. Este documento afecta el presupuesto provisionalmente hasta tanto se perfeccione el acto que respalda el compromiso y se efectúe el correspondiente registro presupuestal. Apropiación Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Compromisos Son los actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas. Registro presupuestal del compromiso Se entiende por registro presupuestal del compromiso la operación de imputación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación garantizando que ésta no será desviada y solo se utilizara para este fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar, mediante un plan de pagos ajustado al cupo PAC Mensualizado. Obligación Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento –total o parcial– de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. Orden de pago presupuestal Es la transacción que realiza el nivel central (Unidad en Línea con el Sistema SIIF), para ordenar el pago a un beneficiario final, la cual se asocia en forma directa a la cadena presupuestal y aplica tanto para recursos Con Situación de Fondos o Sin Situación de Fondos.

Pago






Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley o las contractuales y verificado el saldo en bancos, desembolsa al beneficiario el monto de la obligación, extinguiendo la respectiva obligación. Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar Las reservas presupuestales son los compromisos legalmente constituidos por los órganos cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y, por lo mismo, se pagarán dentro de la vigencia siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior; es decir, con cargo al presupuesto que las originó. Las cuentas por pagar son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago para la siguiente vigencia fiscal, y se presentan en los casos en que el bien o servicio se ha recibido a satisfacción a 31 de diciembre o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no fueron cancelados. Ejecución de los proyectos de inversión pública Actualización de los proyectos de inversión. La actualización de los proyectos de inversión tiene como propósito garantizar la consistencia entre la estructuración de los proyectos de inversión que han sido registrados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos y las apropiaciones contenidas en la Ley Anual del Presupuesto o en las autorizaciones para comprometer presupuesto de vigencias futuras aprobadas.

Vigencias expiradas Las normas presupuestales han previsto la manera de cancelar los compromisos durante la vigencia fiscal en la cual se contraen o durante la inmediatamente siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior, prohibiendo tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos exigidos por la ley o se configuren como hechos cumplidos, estableciendo responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal del representante legal y del ordenador del gasto o sus delegados, por el incumplimiento de esta disposición. Excepcionalmente, podrían cancelarse aquellos compromisos originados en vigencias fiscales anteriores con cargo al presupuesto de la vigencia siguiente (pago de pasivos exigibles) siempre y cuando los mismos se hayan adquirido con las formalidades legales, contando con el respectivo soporte presupuestal, pero que por razones ajenas a la entidad pública, no se hubiesen podido ejecutar en la vigencia prevista.

Vigencias futuras. Una vigencia futura es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso (VF Ordinarias) y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas. Es decir, es una autorización mediante la cual se garantiza la






existencia de apropiaciones suficientes en los años siguientes para asumir obligaciones con cargo a ellas en las vigencias respectivas.

Caja Menor La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de menor cuantía que requiera la Entidad, en el cumplimiento de sus objetivos misionales. Funcionalidad: Tener la disponibilidad del monto máximo autorizado en efectivo anualmente por la Dirección

General del Presupuesto Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin de adquirir Bienes y Servicios que sean de carácter urgente y que estén contemplados dentro de los rubros del Presupuesto.

Prohibiciones: Con los recursos de Cajas Menores está prohibido:

Fraccionar compras de un mismo elemento. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80/93 deben constar por

escrito. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales, y las contribuciones que establece la Ley

sobre la nómina, cesantías y pensiones. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

VII. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Es una herramienta que facilita a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de adquisición de bienes, servicios y obras, y tomar decisiones sobre las adquisiciones y la prioridad con que éstos se suministren, basado en las necesidades indispensables para el normal funcionamiento de la Entidad. Además facilita que las entidades aumenten la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de un mayor número de oferentes ya que busca comunicar información útil a los proveedores potenciales de las entidades para que estos participen de las adquisiciones que se hacen. El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en el señalado.






La entidad debe publicar en el SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACIÓN PUBLICA-SECOP, anualmente a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, y actualizar por lo menos una vez al año. Es necesario realizar actualizaciones adicionales en el transcurso del año si la entidad:

Modifica sus objetivos estratégicos

Incrementa el número de empleados

Adquiere nuevas funciones

Planear cambiar la ubicación de sus sedes o

Requiere de adquisiciones estratégicas no reflejadas originalmente en el Plan.

Los requisitos mínimos que deben contener el Plan Anual de Adquisiciones son: 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Nombre de la Entidad NIT de la Entidad Identificación del funcionario administrador del Plan Anual de Adquisiciones Valor total del Plan Anual de adquisiciones. 2. ADQUISICIONES PLANEADAS

Descripción de la necesidad

Fecha estimada de adquisición del bien o servicio

Modalidad de contratación: Licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa o mínima cuantía.

Valor total estimado.

Sistema de Información y Vigilancia de la Contratación Estatal SICE El SICE es un sistema de información que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones.

VIII. ASPECTOS DE TESORERÍA

El Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC Define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, el cual es aprobado por el CONFIS.






El único ente que podrá hacer modificaciones en el PAC para recursos nación es la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y para recursos propios es la Entidad a través de su Representante Legal El PAC aprobado en la vigencia fiscal tendrá como límite máximo el valor del presupuesto del mismo periodo. El PAC para la vigencia será aprobado por el Consejo Superior de Política Fiscal, CONFIS, teniendo en cuenta las metas máximas de pago del periodo, establecidas en el Plan Financiero. El PAC y sus modificaciones financiadas con recursos de la Nación, siempre y cuando no modifiquen los montos globales aprobados por el CONFIS, serán aprobados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional; en cuanto a los recursos propios de los Establecimientos Públicos serán aprobados por las Juntas y/o Consejos Directivos con base en las metas globales establecidas por el CONFIS. El PAC se compromete desde el momento que se establece un plan de pagos en el registro presupuestal. Sin embargo, sólo se ejecuta hasta que se efectúa el pago; por ello, la responsabilidad de una buena ejecución del PAC reposa en las áreas de presupuesto y tesorería.

Clasificación del PAC Por tipo de presupuesto al nivel de cuenta: Funcionamiento. Servicio de la Deuda. Inversión. Por Vigencia: Vigencia Actual. Rezago Año Siguiente. Rezago año anterior Por Recursos PAC: Recurso Específico. Recurso Ordinario. Por Situación de Fondos: Recursos con situación de fondos (CSF): Son aquellos administrados por la Dirección General de Crédito

Público y del Tesoro Nacional. Recursos sin situación de fondos (SSF): Son los recursos administrados directamente por las Unidades o

Entidades. En el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene, por ejemplo, los Fondos Internos. Con Situación de Fondos. Sin Situación de Fondos.






Programación, Modificaciones y controles PAC Los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación deben presentar ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la propuesta de PAC para la vigencia fiscal siguiente, a más tardar el 10 de diciembre del año anterior de la vigencia por programar. Modificaciones Debido a que el PAC mensual aprobado la mayoría de veces no se ajusta a las necesidades reales de la Entidad, se tiene la opción de modificarlo mensualmente previa autorización de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, dentro de los primeros cuatro días calendario de cada mes; las modificaciones pueden ser: ADICIONES REDUCCIONES ANTICIPOS APLAZAMIENTOS Controles y reportes El Ministerio de Hacienda y Crédito Público asigna el PAC para el Ministerio de Relaciones Exteriores de manera global; es decir, no se hacen distribuciones por Unidades Ejecutoras, de tal forma que al interior del Sistema SIIF no hay controles de PAC por Unidad Ejecutora. Por lo anterior, es indispensable llevar controles de disponibilidad de PAC. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional es la encargada del manejo de las Cuentas Corrientes y tiene el derecho de: Negar la autorización de cuentas corrientes. Formular la terminación de una cuenta corriente Registrada y Autorizada. La sustitución de cuentas corrientes autorizadas. Mantener los recursos girados en los Bancos máximo por 5 días. Establecer procedimientos respecto al manejo de las cuentas corrientes. «Las únicas personas autorizadas, para celebrar contratos de cuenta corriente bancaria a nombre de las entidades públicas, son el representante legal o jefe de la entidad respectiva».

Transacciones financieras «Son transacciones de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional las que se hacen con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional». Esto se hace a través de La provisión de Fondos es la situación de los recursos financieros por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a las sub-unidades y aplica para recursos Con y Sin Situación de Fondos.






Las transacciones son las realizadas por los órganos del orden nacional de la administración pública a través de las siguientes cuentas: Cuentas autorizadas: Corresponden a las que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional gira

recursos para que la Entidad o Unidades Ejecutoras paguen por los Bienes y/o Servicios recibidos. Cuentas registradas: Son todas aquellas cuentas a las cuales se les puede girar recursos de la Nación, por

ejemplo, en el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores as cuentas de las Cajas Menores y las cuentas de las Misiones en el Exterior

Cuentas de Cajas Menores: Siempre y cuando a través de ellas se ejecuten recursos del Presupuesto Nacional. Recursos del Presupuesto Nacional recaudados y ejecutados sin situación de fondos. Recursos del Presupuesto Nacional en virtud de encargos fiduciarios. Las transacciones que se hacen con cargo a los recursos del Presupuesto Nacional o de los Presupuestos Territoriales se encuentran exentas del pago del impuesto sobre las transacciones, independiente de que dicha transacción sea realizada por cualquier Entidad Pública del orden nacional o territorial.

Presupuesto de Ingresos Son aquellos recursos generados por la venta de Bienes y/o Servicios a particulares y los cuales entran a formar parte en el Ministerio de Relaciones Exteriores el Fondo Rotatorio

Fuentes de Financiación Corresponde a los diferentes recursos a través de los cuales se atienden las erogaciones contempladas en el Presupuesto General de la Nación para una vigencia Fiscal.

Reintegros Existen dos tipos de reintegros: en efectivo y de apropiación. Los reintegros en efectivo se presentan por: Diferencial cambiario Mayores valores provisionados Mayores valores pagados en nómina Los reintegros de apropiación se presentan por saldos no comprometidos a 31 de diciembre, generando un saldo no utilizado de apropiación.






Los recursos no utilizados si fueron recibidos de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se deben reintegrar a ésta.

Inversiones del Tesoro Nacional La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que maneja la Cuenta Única Nacional podrá hacer las siguientes operaciones financieras: A. Operaciones en el exterior sobre: Títulos Valores de deuda pública. Títulos Valores emitidos por otros gobiernos o tesorerías, entidades bancarias o entidades financieras. B. Operaciones en el país sobre: Títulos Valores emitidos por el Banco de la República y otras instituciones financieras sometidas al control y

vigilancia de la Superintendencia Bancaria. C. Operaciones de crédito de tesorería, emitir y colocar en el país o en el exterior títulos valores de deuda pública interna. D. Liquidar anticipadamente sus inversiones, vender y endosar activos financieros que figuren en su portafolio dentro del mercado primario o secundario. E. Endosar a su favor Títulos Valores de deuda Pública de la Nación. F. Los demás que establezca el Gobierno.

Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar serán constituidas por los empleados de manejo de las pagadurías o tesorerías con la aprobación del ordenador del gasto. Las Cuentas por Pagar financiadas con recursos de la Nación se enviarán a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional antes del 20 de enero de cada año. Las Cuentas por Pagar constituidas por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán. Si durante el año de la vigencia la Cuenta por Pagar desaparece la obligación que las originó, el Tesorero elaborará un acta, la cual será enviada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro para los ajustes respectivos. Constituidas las Cuentas por Pagar, los dineros sobrantes serán reintegrados a la Dirección del Tesoro Nacional a más tardar el 25 de enero, cuando se trate de recursos de la Nación. El reintegro será refrendado por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo respectivo.






Rendimientos Financieros Pertenecen a la Nación los rendimientos obtenidos en la Cuenta Única Nacional, como también los de los órganos públicos y privados con excepción de los de previsión. Los Establecimientos Públicos invierten sus excedentes de liquidez en títulos emitidos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los órganos del orden nacional de la administración pública sólo podrán depositar sus recursos en la Cuenta Única Nacional.

Donaciones La Nación puede percibir donaciones a su nombre o ayudas para la comunidad de procedencia nacional o extranjera, las que suelen tener varias finalidades, tales como colaborar en la atención de damnificados por calamidades públicas, contribuir a elevar el nivel de vida de las clases populares, vincularse a la represión de delitos contra la humanidad o a la conservación del orden público. Cuando las donaciones son en dinero y como tales se entregan al Estado, entran a su patrimonio; por lo tanto, se consideran ingresos ocasionales que deben formar parte del presupuesto público. Además, pueden tener destinación específica cuando se refieran a la Inversión Social. Si las donaciones a la Nación son en especie (bicicletas, máquinas de coser, etc.) y se entregan al Gobierno para que éste posteriormente las distribuya entre la comunidad, no es procedente que se incorporen al Presupuesto Nacional; en este caso, bastará el registro del ingreso a los inventarios de la entidad que los recibe.

IX. ASPECTOS CONTABLES

Sistema Nacional de contabilidad Pública - SNCP El Sistema Nacional de Contabilidad Pública determina algunos elementos fundamentales en su conformación, como el ente contable público, las operaciones o hechos, la escala de medición o unidad con la cual se cuantifican los mismos y el período en el que se deben reportar. Atributos: La información que produce la Contabilidad Pública es racional, universal, medible y comparable. Si la información Contable Pública es objetiva, consistente, relevante, verificable y comprensible, esto refleja el

hecho de que el proceso de aplicación de principios, normas y procedimientos ha sido coherente.






Postulados de la contabilidad pública Postulado de Confiabilidad: La información contable pública busca revelar con racionabilidad los hechos

financieros, económicos y sociales de los entes públicos, garantizando que ésta no privilegie a usuarios específicos.

El postulado de utilidad social: La información contable pretende que, mediante su adecuada utilización, se

empleen en forma transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo.

Objetivos de la contabilidad pública: 1. De Gestión: Permitir la adopción de políticas para el manejo eficiente del gasto público, orientado al

cumplimiento de los fines y objetivos del Estado. 2. De Control: Facilitar el seguimiento de comportamientos agregados, como entrada principal de otros sistemas

estadísticos, con el fin de evaluar el resultado de las políticas macroeconómicas. 3. De Cultura Ciudadana: Conocer por parte de la sociedad, los resultados de la gestión pública, con el fin de

generar conciencia ciudadana y sentido de pertenencia en el manejo de los recursos públicos. 4. De Análisis y Divulgación: Posibilitar el desarrollo de estudios e investigaciones conforme a los requerimientos

de los usuarios.

Requisitos de la información contable pública Que sea Oportuna, Objetiva, Consistente, Relevante, Verificable, Confiable y Comprensible.

Principios de la Contabilidad Pública 1. RECONOCIMIENTO: Los hechos financieros, económicos y sociales se reconocen en función de los eventos y

transacciones que lo generan, empleando técnicas cualitativas o cuantitativas. 2. CAUSACIÓN: Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan,

independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos. 3. REGISTRO: Los hechos deben registrarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la

entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación y clasificación, con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.

4. REVELACIÓN: Los estados contables deben tener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para

una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos; permitir a los usuarios construir indicadores






de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público.

5. PRUDENCIA: En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el periodo

contable y no los potenciales sometidos a condición alguna. Los gastos deben contabilizarse no sólo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento.

6. NO COMPENSACIÓN: En ningún caso se deben compensar las partidas de activos y pasivos, ni las de gastos e

ingresos, ni los gastos e ingresos correspondientes a la programación y ejecución presupuestal. 7. ASOCIACIÓN DE INGRESOS Y COSTOS: Los flujos monetarios que representen Ingresos, Costos o Gastos

deben estar adecuadamente asociados en el período contable. 8. HECHOS POSTERIORES AL CIERRE: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y

antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, deben registrarse en el mismo período.

9. PERIODO CONTABLE: Corresponde al tiempo máximo en que regularmente el ente público debe medir los

resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre.

Cuantificación de los hechos financieros, económicos La cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales se debe hacer utilizando como unidad de medida el peso, moneda nacional de curso forzoso y poder liberatorio. Para efectos de valuación se aplica, como regla general, el costo histórico.

1. Costo Histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la forma y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación.

2. Costo Reexpresado: Está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos.

3. Precio de Mercado: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.

4. Valor Presente: Corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un activo o pasivo, empleando para el efecto una tasa de descuento.

5. Costo de Reposición: Representa el precio que se debe pagar para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones normales.

6. Método Residual: Es el que busca establecer el valor comercial del bien, normalmente para el terreno, a partir de estimar el monto total de las ventas de un proyecto de construcción.






Normas técnicas relativas a los activos 1. Inversiones: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la

adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de políticas sociales, económicas y financieras del Estado.

2. Recursos Naturales y del Medio Ambiente: Son bienes tangibles e intangibles, que por sus propiedades, especie,

género o clase, se encuentran en la naturaleza o el medio ambiente. 3. Bienes de beneficio y uso públicos e históricos y culturales: Comprenden los bienes destinados para uso y goce

de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio del ente público y pueden o no, ser administrados por éste. Están orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución.

4. Otros Activos: Comprenden los derechos y bienes tangibles e intangibles que son complementarios para el

cumplimiento del cometido estatal o están asociados a su administración y mantenimiento, en función de situaciones tales como posesión, titularización, tránsito o modalidad especial de adquisición.

5. Inventarios: Comprenden los bienes corporales adquiridos a cualquier título o producidos en desarrollo de la

actividad fundamental del ente público o actividades conexas a la misma, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en la producción de bienes o prestación de servicios o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad.

6. Rentas por Cobrar: Ingresos tributarios, anticipos y retenciones pendientes de recaudo, exigidos sin

contraprestación directa que recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo o gravando la producción, actividad o consumo. Las rentas por cobrar se deben revelar según su antigüedad en: vigencia actual, vigencia anterior y difícil recaudo, y según la naturaleza del impuesto.

7. Deudores: Comprenden los derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que se producen como resultado de la venta de bienes o servicios, así como los conceptos conexos a la liquidación de rentas por cobrar, como los intereses moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad y demás derechos originados en desarrollo del cometido estatal, por operaciones diferentes a los ingresos tributarios.

8. Propiedades Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos o que se encuentran en

tránsito, en construcción, en mantenimiento o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo éste, como el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien.

Normas técnicas relativas a los pasivos






Orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las obligaciones ciertas o estimadas, contraídas por el ente público y derivadas del desarrollo de su función administrativa o cometido estatal Corresponden a: Operaciones de Crédito Público Cuentas por Pagar Obligaciones Financieras Pasivos Estimados Otros Pasivos Otros Bonos y Títulos Emitidos Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

El Patrimonio público Comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la Ley. El Patrimonio Público lo comprenden: Superávit Pagado. Superávit Operacional. Superávit de Valuación. Superávit Donado. Superávit Incorporado El Patrimonio Público se revela dependiendo del sector al que corresponda la entidad, central o descentralizado, en Hacienda Pública o Patrimonio Institucional, respectivamente. Hacienda Pública: Comprende los aportes otorgados para la creación y desarrollo de los entes públicos del

sector central del orden nacional, departamental, distrital, municipal y demás entidades territoriales y, las variaciones patrimoniales, originadas por la operación, los procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado.

Capital Fiscal: Representa los aportes del Estado, para la creación y desarrollo del ente público, así como la

acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y el deterioro por la utilización de bienes de beneficio y uso público.

Patrimonio Institucional: Comprende los aportes otorgados por el sector público y privado, para la creación y

desarrollo de los entes públicos descentralizados; igualmente, incluye los recursos públicos que están destinados a fomentar el desarrollo de un sector específico y las variaciones patrimoniales originadas por la operación, los procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado.

Lo conforman:






Capital Social. Capital Autorizado y Pagado. Capital Fiscal. Capital Parafiscal.

Normas técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica y social Las cuentas de actividad financiera, económica y social comprenden los ingresos, gastos y costos, y reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido estatal del ente público. 1. Ingresos: Expresión monetaria de los flujos percibidos por el ente público en el período contable, que refleja la obtención de recursos originados en el desarrollo de la actividad financiera, económica y social, básica o complementaria, susceptibles de incrementar el Patrimonio Público. 2. Gastos: Corresponden a los importes monetarios no recuperables en que incurren los entes públicos en el período contable, necesarios para la obtención de los bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de las actividades básicas y complementarias adelantadas en el cumplimiento de la gestión social, operacional y administrativa, susceptibles a reducir el Patrimonio Público y lo componen: Los Gastos de Administración: Son los gastos operativos y financieros en que incurre una entidad en el

desarrollo normal de su actividad. Los Gastos Estimados. Son el importe estimado de aquellos gastos que pertenecen al período corriente, cuando

al cierre del ejercicio contable no se han recibido las facturas. El Gasto Público Social: Su objetivo es la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud, educación,

saneamiento ambiental, agua potable, vivienda y factores que estén relacionados con el bienestar familiar y mejoramiento de la calidad de vida de la población. El presupuesto de inversión y el gasto público social no se podrán disminuir con respecto al del año anterior.

Los Gastos de Inversión Social. Las Transferencias. Las Operaciones Institucionales. Otros Gastos. 3. Costos: Costos de venta, operaciones y de producción Venta: Comprende el valor de las erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la

prestación de servicios, vendidos durante el periodo contable. Operaciones: Constituyen los valores reconocidos como resultado del desarrollo directo de la operación básica

del ente público, en la administración de la seguridad social, el desarrollo de las actividades financiera y aseguradora y la explotación de los juegos de suerte y azar, operaciones que por sus características y naturaleza no son objeto de acumulación en los costos de producción.

De Producción: Comprenden las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la producción de bienes o la prestación de servicios de los cuales el ente público obtiene sus ingresos.






Cuentas de orden Representan la estimación de hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la situación financiera del ente público, y el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados por el ente público y son: 1. Cuentas de orden contingentes – Deudores y Acreedores contingentes. 2. Cuentas de orden de control. 3. Deudores y acreedores fiscales.

Libros de contabilidad De acuerdo al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, Norma Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, parágrafo 351: Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preservarse que tanto los libros de contabilidad principales como auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. Los entes públicos deben llevar libros de contabilidad para el registro de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad pública y pueden ser diligenciados de forma manual o sistemática. Para el registro de sus operaciones financieras, económicas y sociales, los entes públicos deben llevar: 1. Libros principales: Libro Mayor y Libro Diario. 2. Libros auxiliares. Los documentos soporte comprenden las relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que realice el ente público. Los comprobantes de contabilidad son documentos en los cuales se resume las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Estos comprobantes se pueden elaborar por medio manual, mecánico o electrónico y conservar de manera que sea posible su verificación posterior. Los entes públicos deben elaborar: Comprobantes de Ingresos. Comprobantes de Egresos. Comprobante General. El ente público está obligado a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documento soporte, para la justificación y comprobación de las operaciones que han sido objeto de registro.

Estados contables y económicos






Constituyen las salidas por excelencia que son generadas de los sistemas de información contable, las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las principales características de estructura y dinámica de los activos y pasivos que corresponden a variables básicas de la gestión financiera. Pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa, o estar enfocados directamente con los objetivos. Balance General: Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

Tipos de estados contables 1. Estado de actividad financiera, económica y social 2. Estado de cambios en el patrimonio 3. Estados fiscales 4. Estado de operaciones efectivas de caja 5. Estado de ahorro, inversión y financiamiento 6. Estado de cuentas económicas (Estado de fuentes y usos del ingreso y Estado de variación patrimonial) 7. Estado de producción o valor agregado Notas a los Estados Contables: Corresponden a las explicaciones que complementan los Estados Contables y forman parte integral del mismo. Existen notas de carácter general y de carácter específico. El proceso contable comprende las fases de identificación, clasificación, valuación y registro, las cuales atendiendo a normas técnicas, reconocen, revelan e incorporan al sistema de información los hechos económicos de un ente público.

X. SISTEMAS FINANCIEROS

Sistema integrado de información financiera SIIF El SIIF Nación constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que busca renovar tecnológicamente y robustecer funcional e institucionalmente, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, el cual ha permitido a la Nación a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional. Es el Sistema rector de la Administración Financiera Pública, cuya finalidad es aportar una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.






En la nueva versión del SIIF Nación, se extiende más allá del dominio financiero y cubrir aspectos relacionados con la gestión administrativa y comercial de las entidades ejecutoras, tales como: transacciones y flujos de trabajo derivados de comprar o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de oferta, venta y facturación de bienes o servicios y de administrar su inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de bienes operativos o de consumo y administrar su inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de equipos o bienes de producción y de administrar su inventario, almacenamiento, registro de entradas, traslados y daciones de baja de activos fijos. Los órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contaduría General de la Nación o quien haga sus veces, deberán registrar en línea las transacciones en el SIIF Nación asociadas con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el Administrador del Sistema. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de éstas, que reciban aportes de la Nación como Unidades Ejecutoras de una sección presupuestal, también estarán obligadas a registrar en línea sus transacciones en el SIIF Nación. Los objetivos del SIIF son: 1. Proporcionar un aplicativo que contenga todos los procesos relacionados con la gestión financiera publica

nacional. 2. Cubrir todas las entidades ejecutoras del presupuesto general de la nación. 3. Estandarizar la operación financiera publica de acuerdo a la normatividad. 4. Obtener información confiable y segura de manera oportuna. 5. Centralizar oficialmente la información financiera de la nación de forma confiable y segura. 6. Generar eficiencia operativa en la gestión financiera publica. 7. Generar eficiencia financiera por el uso oportuno de los recursos disponibles La Estructura Interna del Sistema Integrado de Información Financiera es:

El SIIF está reglamentado por el Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004.






Programa Contable CNT El programa es fundamentalmente de orden contable en el cual las Unidades Ejecutoras adelantan sus registros y en el Ministerio de Defensa Nacional está operando desde el segundo semestre de 1996. El programa de Contabilidad Pública es una aplicación de computador, diseñada para controlar de manera automática los procesos contables en una empresa o entidad del Estado Colombiano. En su desarrollo se tienen en cuenta las últimas disposiciones legales en la materia, expedidas por los diferentes órganos de control y vigilancia de la Nación. También se han tenido en cuenta las técnicas en análisis, diseño y desarrollo de los sistemas de información.

XI. CONTROL FINANCIERO El Congreso de la República ejerce el control político sobre el presupuesto, así:

Control fiscal Lo realiza la Contraloría General de la República, que vigilará la ejecución del presupuesto sobre todos los órganos que lo ejecutan.

Indicadores de ejecución






Los indicadores de ejecución fueron diseñados como un mecanismo de eficiencia en la ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional. Ejemplos de éstos son: Indicadores: Porcentaje de ejecución de acuerdo con la información suministrada por la entidad: Determina en qué proporción

la entidad cumplió con sus compromisos teniendo en cuenta los recursos del Presupuesto Nacional girado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a cada una de las cuentas corrientes autorizadas.

Días promedio de permanencia de los recursos en los bancos: Permanencia máxima de los recursos en los

bancos de 5 días promedio.

Generalidades Los recursos de la Nación provenientes de saldos de vigencias anteriores que no se encuentren amparando Reservas Presupuestales o Cuentas por Pagar, deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Los dineros sobrantes recibidos de la Nación por todos los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación serán reintegrados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a más tardar el 25 de enero de cada año. El reintegro será refrendado por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo respectivo. Las reservas correspondientes al año fiscal que no hubieren sido ejecutadas a 31 de diciembre expirarán sin excepción. En consecuencia, los funcionarios de manejo de los respectivos órganos reintegrarán los dineros de la Nación a la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional, antes del 15 de enero. Es responsabilidad de cada Unidad Ejecutora efectuar la aplicación de los reintegros correspondientes a Órdenes de Pago Presupuestales, provisiones de fondos realizados a Sub-unidades Fuera de Línea y por concepto de Caja Menor, tanto para recursos Con Situación de Fondos como Sin Situación de Fondos.

XII. FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Es una Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo con el Decreto Ley 20 del 3 de enero de 1992 La Entidad, tiene como objetivo principal servir de apoyo logístico a los objetivos y funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y en las demás que por su naturaleza le sean afines en cumplimiento de su misión constitucional. Los recursos se presupuestan Con y Sin Situación de Fondos y se incorporan al Presupuesto General de la Nación






Hacen parte de los recursos del Fondo Rotatorio los recaudos por conceptos de venta de pasaportes, expedición de visas, apostilla de documentos. También pertenecerán a este Fondo los recursos provenientes de la venta de activos y de las donaciones que se realicen al mismo. Con los recursos provenientes de la venta de activos no se podrán financiar gastos recurrentes. Estos recursos serán recaudados directamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores, se presupuestarán sin situación de fondos y se destinarán al desarrollo de los objetivos y funciones en cumplimiento de su misión constitucional. En todos los casos para la ejecución de la apropiación del Fondo Rotatorio, se requiere aprobación previa del PAC por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, por los conceptos de Gastos Generales e Inversión Ordinaria sin situación de fondos, según corresponda. Corresponde al Departamento Financiero en cada Unidad Ejecutora controlar, mensualmente la ejecución de la apropiación del Fondo Rotatorio, verificando a través de los informes que rinden los Ordenadores del Gasto a los cuales se les asignó presupuesto por este concepto.

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