Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE …€¦ · 2016-09-30 · Ministerio...

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Director General Código:

MOF-300-1-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 5

NOMBRE FUNCIONAL: Director General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Ministro de Relaciones Exteriores SUPERVISA A: Subdirector General de la Cancillería, Directores y

Asistente del área a su cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

de orden administrativo y financiero de la planta central y del servicio exterior del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Ministro, Viceministros, Jefes de Gabinete, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros, Directores Generales, Directores, Subdirectores y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Implementar y ejecutar las acciones derivadas de las responsabilidades y actividades que indica el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el ámbito de su competencia, en el marco del plan estratégico institucional y de los planes operativos anuales. Velar por la coordinación, articulación y comunicación permanente entre el personal de la dirección y el Despacho Ministerial y Despachos Ministeriales. Dirigir y supervisar la formulación del plan operativo, el presupuesto y la programación anual, para aprobación de los Vice Despachos, Direcciones Generales, y Direcciones Administrativas, en coherencia con los lineamientos del Ministro, plasmados en el plan estratégico institucional. Dar apoyo técnico en los temas de su competencia a las Unidades Administrativas bajo su cargo. Avalar las resoluciones de nacionalidad, concesivas de naturalización, cartas de naturalización, otorgamiento de placas y tarjetas de circulación a Misiones Diplomáticas, Consulares y Organismos Internacionales acreditados en el país. Avalar el trámite la liberación de franquicia de vehículos y menaje de casa para funcionarios que cesan cargos en el exterior, venta libre de impuestos de vehículos a Misiones Diplomáticas, Consulares y Organismos Internacionales acreditados en el país. Velar por la adecuada gestión en cuanto a las donaciones de vehículos a Misiones Diplomáticas, Consulares y Organismos Internacionales acreditados

en el país, pago de prestaciones laborales e indemnización de funcionarios que cesan sus funciones en planta central y el servicio exterior). Acompañar y asistir al Ministro y/o a los Viceministros de Relaciones Exteriores a las reuniones en las que se traten temas de índole administrativos y financieros Atender reuniones de altos funcionarios del Ministerio, otras dependencias del Estado e iniciativa privada. Girar instrucciones sobre documentos y expedientes recibidos, previo a ser sometida a firma de los Despachos Ministerial y Viceministeriales.

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Atender y gestionar ante los Despachos Ministerial y Viceministeriales las solicitudes de las misiones diplomáticas. Asesorar y girar instrucciones a las Misiones Diplomáticas y Consulares en la gestión y resolución de asuntos administrativos, y otros inherentes a sus funciones. Avalar certificaciones de documentos oficiales. Administrar las acciones relacionadas con visados oficiales de funcionarios guatemaltecos, nombramientos de funcionarios y empleados del Ministerio, solicitudes de las Misiones de Guatemala en el exterior. Elevar a consideración la firma de los Acuerdos Ministeriales y Gubernativos de nombramiento a comisiones oficiales por las Autoridades Superiores. Orientar y acompañar la mejora y modernización permanente de los sistemas administrativos, financieros e informáticos, destinados a garantizar la eficacia, eficiencia y transparencia del uso de los recursos de la Cancillería, en el marco de la implementación del plan estratégico y plan operativo anual. Asesorar, en cuanto a las áreas de su competencia, al Despacho Ministerial, Despachos Viceministeriales y al resto de funcionarios, en Figurar como Representante Legal de la institución para trámites de índole administrativo.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4

Evaluar periódicamente el avance y ejecución de los distintos componentes del Plan Operativo Anual de la Dirección General de Cancillería. Dirigir y Orientar la elaboración del Plan Operativo Anual del Ministerio. Girar los lineamientos generales y específicos sobre los

cuales las Direcciones y Dependencias a su cargo ejecutan sus labores. Ejecutar a través de las áreas bajo su cargo las políticas administrativas, velando por el cumplimiento de las

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normas legalmente establecidas. Orientar y supervisar la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dirección General de Cancillería. Realizar auditorías administrativas a las Misiones Diplomáticas y Consulares de Guatemala en el exterior Analizar el gasto versus el presupuesto de la institución. Firmar por delegación contratos administrativos y documentos administrativos en nombre de la institución. Desarrollar análisis periódicos con el objeto de proponer estrategias de trabajo en el marco del cumplimiento del plan estratégico y los planes operativos anuales. Establecer las bases sobre las cuales las Direcciones y Dependencias a su cargo elaboran sus Planes de Trabajo Anuales, para su integración al Plan Operativo Anual de la Dirección General de Cancillería.

c) EVENTUALES

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Sustituir a los Viceministros en caso de ausencia. Acompañar y asistir al Ministro y/o a los Viceministros de Relaciones Exteriores a las reuniones en las que se traten temas de índole administrativos y financieros Figurar como Representante Legal de la institución para trámites de índole administrativo. Actuar como Funcionario Enlace por designación ante instituciones de Estado. Cumplir con las comisiones oficiales de trabajo dentro y fuera del territorio nacional por designación de las Autoridades Superiores. Realizar auditorías administrativas a las Misiones Diplomáticas y Consulares de Guatemala en el exterior. Preparar los informes que en el ámbito de su competencia, le corresponde elaborar a la Cancillería.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.

Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y

buena presentación personal. Experiencia: Amplia experiencia profesional en puestos similares de

alta gerencia en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Asistente de Dirección General

Código: MOF-300-1-2


NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Dirección General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Director General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo profesional necesario a la Dirección

General de la Cancillería, en el análisis de documentos, seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS

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Contribuir a la eficiente realización de las funciones generales y específicas de la Dirección General. Analizar documentos y brindar asesoría de carácter técnico profesional al Director General. Analizar y elaborar documentos oficiales dirigidos a las misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el Exterior, requeridos por el Director de la Cancillería, así como a instituciones gubernamentales y privadas. Coordinar la agenda diaria del Director General de la Cancillería e informar sobre las mismas. Proporcionar información a través de llamadas telefónicas a funcionarios de Cancillería o Instituciones con las que mantiene relación la Dirección General de la Cancillería. Coordinar y dar seguimiento a reuniones locales e internacionales que programe el Director General de la Cancillería con las diferentes Direcciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituciones de Gobierno así como a las Embajadas y Consulados de Guatemala en el Exterior, en relación a asuntos de índole administrativa. Coordinar convocatorias de trabajo de acuerdo a instrucciones superiores. Administrar el sistema interno de control de correspondencia marginada, la documentación relacionada a temas administrativos. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por la Dirección General.

b) PERIÓDICOS


Coordinar actividades varias relacionadas con temas de la Dirección General. Gestionar y diligenciar los expedientes para la contratación de servicios de personal no permanente. Participar en capacitaciones nombradas por el Director General de la Cancillería. Coordinar la integración de la Memoria de Labores de la Dirección General de la Cancillería.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Administrar el control del consumo de combustible asignado a la Dirección General de la Cancillería, de acuerdo a los lineamientos girados por el Director General. Gestionar las habilitaciones de libros por la Contraloría General de Cuentas, para la Dirección General de la Cancillería. Suscribir las actas que sean requeridas por el Director General de la Cancillería. Resguardar documentación oficial sensible de acuerdo a instrucciones superiores. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento de las Autoridades Superiores. Coordinar reuniones a nivel de las Autoridades Superiores en diversos temas que sean de competencia de la Dirección General de la Cancillería.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Séptimo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares,

preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Subdirector General Código:

MOF-300-1-3


NOMBRE FUNCIONAL: Subdirector General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Director General de la Cancillería SUPERVISA A: Directores, Jefes de Departamento, Coordinadores de

Unidad, Analistas, Asistente y Recepcionista del área a su cargo.

OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades de orden administrativo y financiero de la planta central y del servicio exterior del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Ministro, Viceministros, Jefes de Gabinete, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros, Directores Generales, Directores, Subdirectores y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Implementar y ejecutar las acciones derivadas de las responsabilidades y actividades que indica el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el ámbito de su competencia, en el marco del plan estratégico institucional y de los planes operativos anuales. Planificar, dirigir y supervisar las actividades del personal bajo su cargo. Analizar y marginar la correspondencia, documentos y expedientes recibidos en la Dirección General de la Cancillería, previo a ser sometida a firma del Director General los Despachos Ministerial y Viceministeriales. Resolver y apoyar a las Misiones Diplomáticas y Consulares en aspectos administrativos, de personal y otros inherentes a sus funciones, por la vía escrita, telefónica y electrónica. Preparar informes, dictámenes, reglamentos, proyectos de acuerdos y otros documentos técnicos solicitados por el Director General y/o los Despachos Ministerial y Viceministeriales. Avalar las certificaciones de acuerdos y resoluciones ministeriales, copias de expedientes de resolución de nacionalidad, constancias de servicios no personales. Avalar correspondencia oficial (oficios, memoranda, providencias, acuerdos, notas verbales para solicitud de visados oficiales a las Misiones Consulares o Diplomáticas acreditadas en el país y otros). Analizar y resolver los asuntos de carácter administrativo encomendados por el Director General

de Cancillería y/o los Despachos Ministerial y Viceministeriales.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Ejecutar y velar por el cumplimiento de las

instrucciones administrativas emanadas por el Director General

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de la Cancillería y/o los Despachos Ministerial y Viceministeriales, así como la normativa administrativa legal aplicable. Coordinar las acciones administrativas de las Direcciones Financiera, de Recursos Humanos, Informática y Unidad de Auditoría Interna. Supervisar el trabajo de los Departamentos bajo su cargo. Girar los lineamientos de trabajo al personal técnico y administrativo de la Dirección General de la Cancillería y los Departamentos bajo su cargo. Administrar la gestión del personal técnico y administrativo de la Dirección General de la Cancillería y los Departamentos bajo su cargo. Ser enlace administrativo ante la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED-, para la elaboración del Plan Institucional de Respuesta -PIR- del Ministerio de Relaciones Exteriores. Analizar y supervisar el contenido técnico de los términos de referencia de los servicios generales a cotizarse o licitarse. Integrar el anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dirección General de Cancillería y el Plan Operativo Anual de la Dirección General de Cancillería. Supervisar los informes de avance y la Memoria de labores para el proceso de evaluación del Plan Operativo de la Dirección General de Cancillería.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3

Realizar auditorías administrativas a las Misiones de Guatemala en el Exterior. Cumplir con las comisiones oficiales de trabajo dentro y fuera del territorio nacional por designación de las Autoridades Superiores. Sustituir al Director General de Cancillería en caso de ausencia.

3. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área.


Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


buena presentación personal. Experiencia: Amplia experiencia profesional en puestos similares de

alta gerencia en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Asistente de Subdirección

General Código: MOF-300-1-4


NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Subdirección General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asistencia profesional necesaria a la

Subdirección General de la Cancillería, en el seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.



Elaborar y dar seguimiento a la correspondencia que se genera en la Subdirección General de la Cancillería para las diferentes Direcciones de la Cancillería, así como para las misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el exterior. Coordinar la agenda diaria del Subdirector General de la Cancillería e informar sobre las mismas. Reproducir, escanear y enviar correspondencia oficial a través de fax, correo electrónico y correo nacional e internacional a las misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el Exterior. Ingresar al sistema interno de control de correspondencia marginada, la documentación relacionada a temas administrativos. Organizar y resguardar los documentos generados en la Subdirección General. Coordinar la agenda diaria del Director General de la Cancillería e informar sobre las mismas. Proporcionar información a través de llamadas telefónicas a funcionarios de Cancillería o Instituciones con las que mantiene relación el Subdirector General de la Cancillería. Las demás tareas que sean asignadas por el Subdirector (a) General de la Cancillería.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2

Coordinar la asignación del teléfono de emergencia a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, según calendario establecido. Revisar y verificar el contenido de expedientes para la contratación de servicios técnicos y/o profesionales,

3 previo a la firma del Director y/o Subdirector General. Elaborar informe de cobro por exceso de consumo en líneas telefónicas celulares, asignadas a los funcionarios de la Cancillería.

c) EVENTUALES


Gestionar las habilitaciones de libros por la Contraloría General de Cuentas para la Dirección General de la Cancillería. Administrar el control del consumo de combustible asignado a la Dirección General de la Cancillería, de acuerdo a los lineamientos girados por el Director General. Participar en capacitaciones asignadas por la Subdirección General. Presentar informes de reuniones por el Subdirector General de la Cancillería.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Sexto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales.





Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Analista de Documentos

Legales Código: MOF-300-1-5


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Documentos Legales AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opinión y dar trámite a la

documentación legal recibida en la Dirección General dentro de los diferentes procesos de gestión, atendiendo la naturaleza de las solicitudes.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Analizar y revisar las Resoluciones de Autorización para la venta, donación u otra forma de traslado de domicilio de los vehículos ingresado en régimen de franquicia, solvencia, uso de placa MI, CD y CC de misiones diplomáticas, Consulares y de organismos internacionales, previo a la firma de la Dirección General del Ministerio de Relaciones Exteriores. Administrar el registro de expedientes de Franquicias, solvencia, uso de placas de Misión Internacional, Cuerpo Diplomático, y Cuerpo Consular y de Organismos Internacionales. Realizar gestiones para el trámite de pasaportes oficiales, a solicitud de funcionarios de gobierno. Elaborar solicitudes al Cuerpo Diplomático y Consular relativo a trámite de Visas Oficiales para funcionarios de gobierno. Dar respuesta y seguimiento a documentos marginados por el Director (a) General o Subdirector (a) General del Ministerio de Relaciones Exteriores. Elaborar documentos oficiales, (informes, reportes, etc.) de acuerdo al área de su competencia. Analizar y revisar las Resoluciones de Nacionalidad, Naturalización, Certificaciones de Nacionalidad, Cartas de Nacionalidad previo a elevarlos a firma de la Dirección General de la Cancillería. Registrar las Resoluciones de Nacionalidad, Naturalización, Certificaciones de Nacionalidad, Cartas de Nacionalidad en el SISCO y en la Base de Datos de la Dirección General de la Cancillería. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Subdirector General del Ministerio de Relaciones Exteriores.

b) PERIÓDICOS


Registrar las solicitudes para el trámite de Visas Oficiales en el Sistema de Información SIMRE. Coordinar las reuniones y eventos solicitados por otras instituciones de gobierno, embajadas y consulados. Coordinar la logística para el desarrollo de reuniones programadas por la Dirección General y Subdirección General de la Cancillería y otras Instituciones de Gobierno.

c) EVENTUALES


Elaborar memoranda y notas verbales para la solicitud de pasaportes oficiales de funcionarios y empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento de las Autoridades Superiores. Apoyar la organización de eventos programados por diferentes Direcciones de la Cancillería. Analizar la veracidad y autenticidad de los documentos de respaldo de los expedientes legales y el fundamento jurídicos con el que están amparados.






Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Analista de Acuerdos y

Nombramientos Código: MOF-300-1-6


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Acuerdos y Nombramientos AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, elaborar y dar trámite a los acuerdos

ministeriales y nombramientos administrativos requeridos dentro de los diferentes procesos de gestión, atendiendo la naturaleza de las solicitudes.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.


Elaborar Acuerdos Ministeriales para Asesores o personas que no laboran en el Estado, para asistir a diversas actividades oficiales por parte del Gobierno. Elaborar Acuerdos Ministeriales de autorización de Fondos Extraordinarios a las Misiones que se encuentran acreditadas en el exterior. Recolectar información para la elaboración de los acuerdos y Nombramientos Administrativos, a través de Embajadas, Consulados, vía electrónica o por teléfono de acuerdo a las necesidades. Elaborar proyectos de Nombramientos Administrativos para Directores Generales, Directores, Subdirectores y demás funcionarios de la Cancillería, para que asistan por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores en diferentes actividades oficiales. Administrar la base de datos para el registro de Acuerdos Ministeriales de Nombramiento que se elaboran la Dirección de Recursos Humanos o la Dirección General de Asuntos Consulares y Migratorios. Revisar y remitir Acuerdos Gubernativos, Acuerdos Ministeriales, Nombramientos Administrativos) a los funcionarios acreditados en el Servicios Exterior, a Funcionarios y Empleados de Planta Central y Personas que no laboran en el Estado. Coordinar la entrega de documentación al Despacho Ministerial y Viceministerial. Dar seguimiento a la documentación que se envía para visto bueno de las Autoridades Superiores. Administrar la base de datos para el registro de correlativos de los Acuerdos Ministeriales de Recursos Humanos y de la Dirección General así como de los nombramientos administrativos.

b) PERIÓDICOS


Coordinar la entrega de proyectos de Acuerdos Gubernativos de la Dirección General como de la Dirección de Recursos Humanos a la Secretaría General de la Presidencia. Coordinar la entrega de certificaciones de acuerdos ministeriales a Dirección Financiera e interesados. Coordinar la entrega de documentos firmados de la Secretaría General de la Presidencia a la Dirección de su competencia. Resguardar documentación firmada de la Secretaría General de la Presidencia.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5

Elaborar proyectos de acuerdo de comisiones oficiales de acuerdo a instrucciones de la Presidencia o Vicepresidencia. Elaborar proyectos de Acuerdos Ministeriales de las diferentes Embajadas y Consulados de Guatemala en el exterior de los funcionarios diplomáticos que asisten a reuniones, seminarios, becas o que son llamados a consulta a la Cancillería. Elaborar proyectos de Acuerdos Gubernativos o Ministeriales de Nombramientos Especiales de acuerdo a instrucciones superiores. Atender consultas de personal acreditado en el Servicio Exterior, personalmente, vía telefónica y correo electrónico, así como a personal externo del Ministerio de Relaciones Exteriores que requieran datos de relacionados a alguna Comisión Oficial a la que se les haya designado. Otras actividades que requiera el Director General o Subdirector General de la Cancillería.






Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección General de la Cancillería Puesto: Recepcionista de Dirección

General Código: MOF-300-1-7


NOMBRE FUNCIONAL: Recepcionista de Dirección General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo técnico administrativo necesario a la

Dirección General de la Cancillería, en la realización de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Recibir, registrar, clasificar y distribuir correspondencia que ingresan o se elaboran en la Dirección General. Atender y anunciar a personas que tiene audiencia con el Director o Subdirector General. Ingresar y llevar el registro el Sistema de Control de Correspondencia –SISCO-, de la documentación emitida y recibida, así como su registro en el control de correspondencia interno de la Dirección General de la Cancillería Redactar correspondencia de conformidad con instrucciones recibidas. Organizar y mantener actualizado el archivo de la Dirección y Subdirección General de la Cancillería Coordinar la firma de los contratos 029 y Subgrupo 18 por parte de los consultores de nuevo ingreso. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Subdirector General de la Cancillería.

b) PERIÓDICOS


Coordinar la elaboración y entrega de gafete de identificación al personal de nuevo del Ministerio. Brindar apoyo a las unidades administrativas de la Dirección general en aspectos secretariales cuando sea requerido.

c) EVENTUALES


Asistir a cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. Informar a todas las Direcciones y Unidad del Ministerio sobre disposiciones o mensajes de la Dirección General vía electrónica. Atender y resolver consultas internas y externas relacionadas con la naturaleza del cargo. Dar seguimiento en algunos casos al Director y en otros, con apoyo de las asistentes de la Dirección General, a la correspondencia asignada a fin de verificar cumplimiento de instrucciones en tiempos específicos. Colaborar en la realización de actividades organizadas por la Dirección General.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Treinta meses de experiencia en puestos similares,


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Correspondencia Puesto: Jefe del Departamento de

Correspondencia Código: MOF-300-2-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Correspondencia AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Técnicos de Recepción y Archivo de Correspondencia,

y Mensajeros del área a su cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

de recepción de documentos, archivo de correspondencia y mensajería del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general. Externas: Unidades de Correspondencia de otras instituciones y público en general.


Supervisar y velar por el cumplimiento de las tareas del personal a su cargo. Supervisa el ingreso de documentos al sistema de correspondencia –SISCO- dirigidos a las diferentes direcciones y subdirecciones dentro de la Cancillería procedentes de las diferentes Misiones Internacionales con sede en Guatemala e Instituciones Gubernamentales así como de las 63 misiones (Embajadas y Consulados) acreditadas en el Exterior. Supervisar la clasificación de los documentos en el Sistema de Correspondencia para su posterior entrega a las diferentes unidades del Ministerio. Supervisar los procedimientos para el trámite de los documentos recibidos a través de valija diplomática y Courier provenientes de las Misiones Diplomáticas en el servicio exterior. Coordinar y supervisar el despacho y entrega de notas a las distintas oficinas del Ministerio de Relaciones exteriores. Coordinar y supervisa las rutas diarias de los mensajeros. Presentar informes semanales de la recepción y entrega de documentos oficiales.

b) PERIÓDICOS


Planificar la elaboración de informe de Guías de las Valijas Diplomáticas. Velar por el buen aprovechamiento de los suministros necesarios para el buen funcionamiento del departamento.

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Realizar las gestiones necesarias de transporte para la entrega y recepción de Valijas Diplomáticas. Coordinar el abastecimiento de combustible del

transporte del Departamento. Diligenciar el trámite para pago de correo local. Realizar el trámite para pago del correo local.

c) EVENTUALES


Cubrir los puestos en caso de ausencia. Coordinar el envío de las Valijas diplomáticas.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Octavo semestre aprobado de en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Recepción de Documentos Puesto: Técnico de Recepción de

Documentos Código: MOF-300-2-2


NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Recepción de Documentos AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Correspondencia SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la recepción de la documentación que ingresa

al Ministerio, registrando la misma en el sistema automatizado correspondiente.



Ingresar documentos al sistema –SISCO- dirigidos a las diferentes direcciones y subdirecciones dentro de la Cancillería, procedentes de las Misiones Internacionales con sede en Guatemala e Instituciones Gubernamentales y las 63 misiones (Embajadas y Consulados) acreditadas en el Exterior. Clasificar la correspondencia ingresada para las diferentes direcciones, subdirecciones y departamentos. Atender consultas personales y telefónicas en relación a documentos que han ingresado y se han asignado a los Despachos y Direcciones. Generar listado de la documentación ingresada al Sistema de Correspondencia SISCO. Brindar información de documentos vía telefónica a las Direcciones y Subdirecciones. Elaborar las carpetas de las distintas Direcciones y llevar su respectivo registro y control. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

b) PERIÓDICOS


Elaborar carpetas de las diferentes Direcciones asignadas. Clasificar y archivar los reportes de documentos entregados debidamente selladas y firmadas. Revisar y ordenar los documentos de las Valijas Diplomáticas, Courier y Correo Certificado, enviados por las Misiones, Embajadas y Consulados de Guatemala acreditados en el exterior.

c) EVENTUALES


Entregar documentos a las diversas direcciones, subdirecciones y departamentos. Hacer entrega del periódico en las oficinas de la institución. Participar en las comisiones oficiales de cancillería para las cuales sea nombrado.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de alguna carrera del nivel de educación media. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y


presentación personal. Experiencia: Seis meses de experiencia en puestos similares,


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Recepción de Documentos Puesto: Técnico de Correspondencia

y Archivo Código: MOF-300-2-3


NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Correspondencia y Archivo AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Correspondencia SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la recepción de la correspondencia que

ingresa al Ministerio, registrando la misma en el sistema automatizado y archivando las constancias de entrega correspondencias.



Supervisar el cumplimiento de los procedimientos para el trámite de los documentos recibidos. Llevar el control del ingreso al Sistema de Correspondencia SISCO, de toda la documentación recibida de diferentes de las diferentes direcciones para ser enviada a cada institución dentro y fuera del perímetro citadino. Verificar que los procedimientos de clasificación de documentos se realicen dentro de las normas establecidas para el efecto. Clasificar la documentación recibida por zona y prioridad. Verificar que todos los documentos cuenten con la identificación y copias correspondientes para su posterior entrega. Llevar el control de la documentación y expedientes despachos por las direcciones del Ministerio. Brindar información de documentos vía telefónica a las Direcciones y Subdirecciones. Verificar que los expedientes de nacionalidad estén completos y los traslada a la Procuraduría General de la Nación.

b) PERIÓDICOS


Elaborar carpetas de las diferentes Direcciones asignadas. Clasificar y archivar los reportes de documentos entregados debidamente sellados y firmados.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Participar en las comisiones de cancillería en las cuales sea requerido. Sugerir a la Jefatura de la Unidad las medidas que considere necesarias para mejorar el servicio. Elaborar los informes de la distribución de periódicos y de la correspondencia Apoyar en la coordinación del servicio de valija de la institución. Hacer entrega del periódico en las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores. Asumir la jefatura en caso de ausencia del Jefe del Departamento.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de alguna carrera del nivel de educación media. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y




Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

=== * === Descripciones de Puestos Unidad de Mensajería Puesto: Mensajero Interno Código: MOF-300-2-4


NOMBRE FUNCIONAL: Mensajero Interno AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Correspondencia SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo operativo necesario en la prestación

del servicio de mensajería a la Cancillería, para el cumplimiento de las funciones inherentes del área.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5

Recibir, clasificar y repartir la correspondencia en las diferentes áreas que conforman la institución. Trasladar los diferentes periódicos a las direcciones y Despacho Superior de la Cancillería. Entregar memorandos, oficios, circulares, boletines y otros a las diferentes direcciones de la Cancillería. Trasladar correspondencia externa al Despacho Superior. Realizar todas las actividades adicionales inherentes a la naturaleza de sus funciones y que le sean asignadas por el jefe inmediato.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Realizar visitas a Instituciones Públicas y Privadas para

cualquier trámite administrativo que se le solicite. c) EVENTUALES


Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional. Participar en las comisiones oficiales de cancillería para las cuales sea nombrado.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer grado de educación primaria aprobado. Conocimientos de Computación: Conocimiento básico de Microsoft Office y correo

electrónico Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Distribución geográfica de la ciudad de Guatemala. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Mensajería Puesto: Mensajero Externo Código: MOF-300-2-5


NOMBRE FUNCIONAL: Mensajero Externo AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Correspondencia SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la entrega de la documentación que envía el

Ministerio a los diferentes destinos, registrando la misma en el sistema automatizado correspondiente.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Verificar que los documentos a entregar cumplan con los requisitos de identificación necesarios. Clasificar por zona y conforme prioridad la entrega de correspondencia. Entregar documentos a las distintas oficinas gubernamentales, según ruta asignada por el Jefe del Departamento. Reproducir fotocopias de documentos oficiales. Realizar trámites para obtención de certificaciones del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Recepcionar e ingresar al Sistema de Correspondencia –SISCO- todas las notas recibidas por las diferentes direcciones, para ser enviadas a su destino.

b) PERIÓDICOS


Entregar las valijas diplomáticas en las diferentes oficinas de carga de las líneas aéreas así como las guías de las mismas. Recoger las valijas diplomáticas de las diferentes misiones de Guatemala en el exterior que son enviadas

a la Cancillería, en las oficinas en COMBEX. Entregar los periódicos a las diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio.

c) EVENTUALES


Apoyar en la logística para el envío de invitaciones para las diversas actividades de gobierno. Velar por el buen funcionamiento del equipo asignado. Preparar la valija diplomática para las diferentes Misiones en el servicio exterior. Organizar en los casilleros asignados para cada Dirección, la correspondencia entregada a las diferentes instituciones.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer grado de educación primaria aprobado. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Distribución geográfica de la ciudad de Guatemala. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Apoyo Logístico Puesto: Jefe del Departamento de Apoyo

Logístico Código: MOF-300-3-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Apoyo Logístico AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Asistentes y Auxiliares de Apoyo Logístico, Auxiliares

de Servicio de Café OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

de apoyo logístico en los diferentes eventos del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Asistentes de Dirección y Subdirección, Técnicos, Conductores de Vehículos y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.


Coordinar todas las actividades de Apoyo Logístico. Supervisar el trabajo que realizan las personas asignadas a la unidad. Elaborar programación diaria de reuniones a realizarse dentro de Cancillería, según solicitudes de la diferentes Direcciones y/o Unidades del Ministerio. Supervisar el cumplimiento de entrada y salida del personal de jardinería y limpieza Supervisar el montaje de mobiliario, sonido, aire acondicionado y otros en los eventos programados. Coordinar y supervisar la limpieza de salones, sanitarios, corredores, bodegas y otros. Verificar el cumplimiento de los contratos administrativos celebrados entre las empresas que proporcionan los servicios en el ámbito de su competencia. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad.

b) PERIÓDICOS


Diligenciar el abastecimiento de productos de jardinería, limpieza y suministros para los eventos de Cancillería. Supervisar el cumplimiento de tareas del personal de limpieza, jardinería y áreas verdes. Elaborar planificador semanal de las actividades a desarrollarse en Cancillería.

4 5 6

Planificar el calendario mensual de limpieza de vestidores y otros. Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar programas y proyectos requeridos para tal efecto. Tramitar el pago de servicio de limpieza, jardinería y

lavandería de la Cancillería.

c) EVENTUALES


Llevar registro de los proveedores de servicios de alimentos, clasificando de acuerdo a su tipo y calidad. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.




buena presentación personal. Experiencia: Tres años de experiencia profesional en puestos

similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Apoyo Logístico Puesto: Asistente de Apoyo Logístico



NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Apoyo Logístico AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Apoyo Logístico SUPERVISA A: Auxiliares de Apoyo Logístico y Auxiliares de Servicio

de Café OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar apoyo de coordinación y operativo en la

logística para la organización de todo tipo de eventos o reuniones del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8

Brindar el apoyo necesario en el montaje de actividades diarias y especiales de la Cancillería. Apoyar en la coordinación de los servicios logísticos solicitados para las reuniones programadas en los diferentes salones del Ministerio. Proporcionar apoyo en la coordinación de la limpieza de las oficinas y salones. Dar seguimiento a la limpieza de la mantelería utilizada en los diferentes salones. Verificar la instalación de equipo de sonido para las reuniones y/o eventos. Supervisar la entrada y salida del personal que presta el servicio de limpieza en la Cancillería. Apoyar en el traslado de equipo y muebles de oficinas a donde sea requerido. Realizar otras tareas que le sean asignadas según la naturaleza del cargo.

b) PERIÓDICOS


Verificar la limpieza de canales, drenajes y techos de las instalaciones del Ministerio. Coordinar la limpieza de la ventanería, persianas y alfombras de las diferentes áreas. Brindar apoyo en la coordinación de la limpieza de las fuentes ubicadas en los jardines interiores y exteriores del Ministerio. Coordinar la limpieza de los dispensadores de agua (oasis) colocados en todo el Ministerio.

5 Verificar la limpieza de las áreas de parqueos, plazas, encaminamientos y estructuras metálicas.

c) EVENTUALES


Apoyar en la coordinación logística en eventos diplomáticos o comisiones fuera del Ministerio. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer grado aprobado de educación primaria. Conocimientos de Computación: Conocimientos básicos en el uso de

computadoras. Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Ninguno Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Apoyo Logístico Puesto: Auxiliar de Apoyo Logístico



NOMBRE FUNCIONAL: Auxiliar de Apoyo Logístico AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Apoyo Logístico y Asistentes SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el apoyo operativo necesario en la

logística para la organización de todo tipo de eventos o reuniones del Ministerio.



Brindar el apoyo operativo necesario en el montaje de actividades diarias y especiales de la Cancillería. Apoyar en los servicios logísticos solicitados para las reuniones programadas en los diferentes salones del Ministerio. Proporcionar apoyo en la limpieza de las oficinas y salones. Apoyar en la limpieza de la mantelería utilizada en los diferentes salones del Ministerio. Instalar el equipo de sonido requerido para las reuniones y/o eventos. Efectuar los traslados de equipo y muebles de oficina a donde sea requerido. Realizar otras tareas que le sean asignadas según la naturaleza del cargo.

b) PERIÓDICOS


Colocar equipo de sonido para las reuniones y/o eventos. Proporcionar apoyo en la limpieza de canales, drenajes y techos de las instalaciones del Ministerio. Apoyar la limpieza de la ventanería, persianas y alfombras de las diferentes áreas. Brindar apoyo en la limpieza de las fuentes ubicadas en los jardines interiores y exteriores del Ministerio. Apoyar la limpieza de los dispensadores de agua (oasis) colocados en todo el Ministerio.

6 Apoyar la limpieza de las áreas de parqueos, plazas, encaminamientos y estructuras metálicas.

c) EVENTUALES


Brindar el apoyo operativo necesario en la realización de eventos o comisiones fuera del Ministerio. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer grado aprobado de educación primaria. Conocimientos de Computación: Ninguno Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Ninguno Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Apoyo Logístico Puesto: Auxiliar de Servicio de Café



1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE FUNCIONAL:

Auxiliar de Servicio de Café

AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Apoyo Logístico y Asistentes SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo operativo necesario en la prestación

del servicio de café al personal, así como en las reuniones o actividades programadas, para el cumplimiento de las funciones inherentes del área.



Proveer diariamente el servicio de café en todas las reuniones que se llevan a cabo en los salones de la Cancillería. Velar por el adecuado funcionamiento del equipo para el servicio de café, cristalería, cubiertos, etc. Revisar diariamente las solicitudes para uso de salones y preparar la logística necesaria para atender las reuniones. Recoger y limpiar los utensilios (tazas, vasos, platos, picheles, cubiertos, etc.), después de cada reunión, así como los utilizados diariamente por el personal de la institución en los diferentes niveles del edificio. Auxiliar las reuniones sostenidas por diversas Direcciones a su requerimiento.

Realizar todas las actividades adicionales inherentes a la naturaleza de sus funciones y que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Solicitar y llevar control de los insumos

necesarios para el servicio de café. c) EVENTUALES


Realizar un inventario de los utensilios existentes cada dos meses. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer grado aprobado de educación primaria. Conocimientos de Computación: Ninguno Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Ninguno Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena



Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Reproducciones Puesto: Jefe del Departamento de

Reproducciones Código: MOF-300-4-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Reproducciones AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Técnicos de Reproducciones OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

de edición, reproducción, encuadernación, etc., de los documentos de las diferentes áreas del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección, Técnicos y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4

Planificar, coordinar y supervisar la impresión y edición folletos, invitaciones, cartas credenciales, diplomas, tarjetas, tarjetones de protocolo y gafetes. Administrar los equipos de fotocopiado y faxes con que cuenta el Departamento y los de las otras dependencias del Ministerio, verificando su adecuado funcionamiento. Coordinar los servicios de impresión y reproducción de documentos institucionales, solicitados por los Despachos Superiores, Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones y Departamentos que conforman el Ministerio de Relaciones Exteriores. Supervisar y avalar los trabajos realizados por los técnicos a cargo del Jefe del Departamento, para ser entregados a los interesados.

b) PERIÓDICOS


Coordinar el mantenimiento preventivo de los equipos de fotocopiado y faxes del Departamento y de las diferentes direcciones del Ministerio. Presentar informe de las actividades realizadas en el departamento. Administrar los suministros propios del área para garantizar las existencias necesarias que permitan el buen desempeño Coordinar y asesorar en el proceso de contratación anual de las empresas que participan en el mantenimiento de los equipos.

c) EVENTUALES


Coordinar con las empresas proveedoras de suministros para la adquisición de aquellos cuyas características de calidad garanticen el buen desempeño de los equipos del Departamento. Formar parte de la Junta de Licitación para prestar asesoramiento técnico durante la selección de la empresa que será contratada durante el año para que preste el servicio de arrendamiento de fotocopiadoras. Coordinar la movilización de equipos que se utilizan en las reuniones, realizadas dentro y fuera de las instalaciones de la Cancillería. Supervisar y avalar el diseño para tarjetas de presentación, blocks de anotaciones, cuadernillos solicitados por las diferentes dependencias de la Cancillería. Coordinar el suministro de tintas para fotocopiadoras.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Octavo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Programas para diseño gráfico.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Manejo de equipo para

edición, reproducción y encuadernado de documentos.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.

Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Reproducciones Puesto: Técnico de Reproducciones



NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Reproducciones AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Reproducciones SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la reproducción de los documentos remitidos

por las direcciones del Ministerio, así como la encuadernación y preparación de los mismos para su utilización.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5

Ejecutar actividades relacionadas con reproducción y presentación de documentos oficiales recibidas por las diversas direcciones del Ministerio. Clasificar, ordenar y transmitir documentos vía fax y/o correo electrónico a Misiones Diplomáticas, Consulares, Organismos Internacionales y a diferentes medios de comunicación todos acreditados en Guatemala y en el Exterior de acuerdo a las solicitudes que presentan las Direcciones que conforman la Cancillería. Realizar actividades de engargolado de documentos especiales enviados por el Despacho Ministerial, Vice Despacho y demás Direcciones de este Ministerio. Atender consultas diversas respecto a manejo, transmisión y funcionamiento de fotocopiadoras y escáners asignados a las direcciones. Realizar empastados de informes, CURS, acuerdos ministeriales, etc. y otras actividades asignadas por el jefe inmediato o Director del área.

b) PERIÓDICOS


Emplasticar formas, listados de números telefónicos, distintivos de vehículos para comisiones oficiales y gafetes. Mantener actualizada la memoria de números de fax y correos electrónicos en los dispositivos multifuncionales a cargo del departamento. Realizar chequeo y verificación del funcionamiento de los equipos de: fotocopiado, fax y scanner que se encuentran ubicados en las diferentes direcciones de Cancillería así como abastecimiento de los

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suministros específicos. Realizar actividades de engargolado y empastado de documentos de calidad fina y rústica. Realizar trabajos en guillotina eléctrica y manual para cortes especiales así como el uso de engomadora para los empastados finos. Diseñar y elaborar folletos, rotulaciones y otros. Diseñar y elaborar cartas credenciales, diplomas de la Carrera Diplomática y de reconocimiento, tarjetas de invitación, rotulación, gafetes, entre otros. Elaborar cortes en la guillotina electrónica y manual, cortes especiales de papel para uso diario solicitados por las diferentes Direcciones y Subdirecciones de Cancillería. Elaborar gafetes para alumnos de diversificado seleccionados por la Dirección de Recursos Humanos para la realización de practica supervisada en las diferentes dependencias de la Cancillería Imprimir las fotos para carné de recreación de trabajadores del Ministerio de Relaciones Exteriores.

c) EVENTUALES


Apoyar las diferentes actividades de la Cancillería (Transmisión de Mando Presidencial, Cumbres de Jefes de Estado, celebración de Reuniones Bilaterales, Multilaterales, etc.), para la reproducción de documentos relacionados con cada una de las actividades, elaboración de programas, invitaciones, diseño y/o elaboración de gafetes de identificación, etc. Sustituir al Jefe del Departamento durante las ausencias que éste solicite. Llevar a cabo el proceso de emplasticado de toda clase de documentos (listados de teléfonos, marbetes, rotulaciones, distintivos de vehículos para comisiones oficiales y gafetes de acreditaciones y otros). Elaborar blocks de papel para anotación de mensajes e instrucciones y folletos varios, solicitados por los Despachos Ministerial, Viceministeriales, Direcciones y Subdirecciones en General.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título de alguna carrera del nivel de educación media.


Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Manejo de equipo para reproducción y

encuadernación de documentos. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y

buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Mantenimiento Puesto: Jefe del Departamento de

Mantenimiento Código: MOF-300-5-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Mantenimiento AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Subjefe y Auxiliares de Mantenimiento OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e instalaciones del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección, Técnicos y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.


Planificar, organizar, dirigir y controlas las actividades del personal a su cargo. Asignar las actividades al personal a su cargo. Coordinar y supervisar los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc. Supervisar constantemente el buen funcionamiento de las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ordenar y supervisar la reparación de equipos. Estimar el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. Inspeccionar las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos y mecánicos. Supervisar el mantenimiento y las reparaciones realizadas. Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Elaborar notas de pedidos de materiales y repuestos. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Suministrar al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. Supervisar el desempeño del personal a su cargo. Detectar fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución. Coordinar con el personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. Velar por el orden del equipo y área de trabajo. Supervisar el buen funcionamiento de la Planta Eléctrica, así como el engrasado de portones y plumas de acceso a

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las instalaciones Tramitar requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. Presentar informes del mantenimiento y las reparaciones realizadas a la Subdirección General de la Cancillería. Preparar órdenes de ejecución de trabajo. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la institución. Supervisión de la instalación de cableados eléctricos, así como de los trabajos de carpintería y plomería realizados en el Ministerio Elaborar informes de las actividades realizadas. Evaluar el desempeño del personal a su cargo. Coordinar la realización de muestreos periódicos del agua para establecer su pureza y calidad.

c) EVENTUALES


Coordinar y supervisar las actividades especiales en el área de su competencia. Participar en eventos de cotización en compras sobre artículos que tengan relación con su área de competencia.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Octavo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Ingeniería o Arquitectura.


Dominio de otros idiomas: Ninguno. Otros conocimientos: Uso de equipo para mantenimiento de edificios y

jardinería. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Mantenimiento Puesto: Subjefe del Departamento de

Mantenimiento Código: MOF-300-5-2


NOMBRE FUNCIONAL: Subjefe del Departamento de Mantenimiento AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Mantenimiento SUPERVISA A: Auxiliares de Mantenimiento OBJETIVO PRINCIPAL: Apoyar la planificación, dirección, coordinación y

supervisión de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e instalaciones del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección, Técnicos y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.


Apoyar la planificación, coordinación y control del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, sistemas eléctricos y mecánicos e instalaciones del Ministerio. Asignar las actividades al personal a su cargo, de acuerdo a los requerimientos recibidos. Verificar el buen funcionamiento de las instalaciones del Ministerio. Apoyar el montaje de actividades especiales. Coordinar el traslado de equipo y muebles de oficinas a donde sea requerido. Realizar trabajo de pintura en las diferentes oficinas del Ministerio. Verificar el estado de lámparas en las oficinas, pasillos, etc. y coordinar los cambios respectivos. Realizar otras tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato según la naturaleza del cargo.

b) PERIÓDICOS


Supervisar y apoyar en la realización de trabajos de soldadura. Apoyar la coordinación en la colocación de equipo de sonido para las reuniones y/o eventos y hacer las pruebas necesarias para su adecuado funcionamiento. Apoyar con la supervisión del mantenimiento de engrasado de portones y plumas de acceso. Coordinar la limpieza de canales y drenajes.

5 6 7

Supervisar y apoyar en la realización de trabajos de remodelaciones de tabla yeso. Realizar trabajos de impermeabilización y reparación de techos. Verificar el mantenimiento y las reparaciones realizadas en las diferentes áreas del Ministerio.

c) EVENTUALES


Supervisar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo del aire acondicionado. Gestionar el abastecimiento de combustible del generador eléctrico, verificar su estado y buen funcionamiento. Apoyar la coordinación logística de eventos o comisiones fuera del Ministerio. Elaborar reporte de desperfectos, malfuncionamiento, etc. para coordinar su reparación. Asumir la jefatura en ausencia del Jefe de Mantenimiento.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Ingeniería o Arquitectura.


Dominio de otros idiomas: Ninguno. Otros conocimientos: Uso de equipo para mantenimiento de edificios y

jardinería. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


presentación personal. Experiencia: Dieciocho meses de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Mantenimiento Puesto: Auxiliar de Mantenimiento



NOMBRE FUNCIONAL: Auxiliar de Mantenimiento AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe y Subjefe del Departamento de Mantenimiento SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el apoyo operativo necesario en el

mantenimiento de las instalaciones, mobiliario y equipo del Ministerio.



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Realizar todas las actividades de mantenimiento de las instalaciones, mobiliario y equipo de la Cancillería que sean necesarias. Realizar los diferentes trabajos de plomería solicitados. Apoyar en el traslado de equipo y muebles de oficinas a donde sea requerido. Realizar trabajos de pintura en las diferentes oficinas y áreas en general del Ministerio. Verificar el estado de lámparas en las oficinas, pasillos, etc. y realizar los cambios respectivos. Realizar trabajos menores de carpintería. Realizar otras tareas que le sean asignadas según la naturaleza del cargo.

b) PERIÓDICOS


Apoyar en trabajos de soldadura que sean requeridos. Brindar el mantenimiento de engrasado de portones y plumas de acceso. Realizar la limpieza de canales y drenajes en las diferentes áreas del Ministerio. Apoyar en trabajos de remodelaciones de tabla yeso que sean necesarios. Realizar trabajos de impermeabilización y reparación de techos.

c) EVENTUALES


Apoyar en la elaboración de reportes de daños, desperfectos, malfuncionamientos, etc., para solicitar la autorización de las reparaciones necesarias. Realizar trabajos de instalaciones eléctricas.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Sexto grado aprobado de educación primaria y diploma de Adiestramiento Ocupacional en la especialidad que se requiera.

Conocimientos de Computación: Ninguno Dominio de otros idiomas: Ninguno Otros conocimientos: Ninguno Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Seis meses de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Transportes Puesto: Jefe del Departamento de

Transportes Código: MOF-300-6-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Transportes AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Conductores de Vehículos OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

de transporte de funcionarios y personal en general del Ministerio, así como el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos.

RELACIONES: Internas: Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.


Coordinar y supervisar servicio de transporte de los funcionarios del Ministerio en las diferentes comisiones de trabajo así como en visitas oficiales. Elaborar informes sobre mantenimiento preventivo de los vehículos del Departamento a su cargo. Coordinar las rutas asignadas a cada uno de los pilotos para las comisiones que se presenten. Coordinar la rotación de pilotos previendo la equidad en la distribución de salida en las diferentes comisiones asignadas. Supervisar la limpieza y mantenimiento de los vehículos, microbuses y motos asignadas a los pilotos. Supervisar el desempeño de los pilotos asignados al Departamento de Transportes. Coordinar la solicitud de abastecimiento de combustible para los vehículos del Departamento. Velar por el cumplimiento de normas y procedimientos en materia de seguridad integral establecidos por la institución. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

b) PERIÓDICOS


Coordinar el traslado de las valijas diplomáticas. Resolver quejas y reclamos relacionados con el servicio de transporte.

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Presentar informes del consumo de combustible en base a los reportes proporcionados por los pilotos. Coordinar el manejo adecuado de Caja Chica de ese departamento. Elaborar solicitudes de servicio, mantenimiento y reparaciones en general para las unidades que lo ameriten. Supervisar de los trabajos de reparación de las vehículos en los diferentes talleres contratados

10 Realizar los trámites administrativos para efectuar el pago de las facturas de reparación y mantenimiento de vehículos. Diligenciar los trámites y da seguimiento para obtener los beneficios de cobertura de los seguros de los vehículos. Realizar las gestiones y trámites pertinentes a los seguros de los vehículos así como renovación de pólizas. Realizar los trámites correspondientes para verificar el estado de los vehículos ante la SAT (calcomanías y multas).

c) EVENTUALES


Coordinar el traslado de correspondencia confidencial. Asistir a los pilotos en caso de siniestros conjuntamente con la compañía de seguros. Aplicar pruebas técnicas y prácticas a los pilotos aspirantes.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Sexto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.


Dominio de otros idiomas: Ninguno. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Mecánica automotriz en

general. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena





=== * === Descripciones de Puestos Departamento de Transportes Puesto: Piloto Código: MOF-300-6-2


NOMBRE FUNCIONAL: Piloto AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe del Departamento de Transportes SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el apoyo operativo en la conducción de

los vehículos del Ministerio, para el traslado de los funcionarios y empleados a las diferentes comisiones oficiales.



Verificar el estado del vehículo que se le asigne antes de realizar una Comisión Oficial con el fin que el mismo se encuentre en óptimo estado. Recoger y trasladar a funcionarios a donde sea requerido para cumplir con las labores asignadas. Llevar a funcionarios de Guatemala y funcionarios de Organismos Internacionales a reuniones y actividades oficiales. Cumplir en forma estricta las leyes de tránsito. Mantener comunicación constante con el jefe inmediato en cada una de las comisiones. Realizar mantenimiento del vehículo asignado. Recibir y trasladar al Cuerpo Diplomático dentro del territorio guatemalteco. Realiza otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

b) PERIÓDICOS


Preparar informes sobre el gasto de gasolina en la unidad asignada de acuerdo a instrucciones detalladas. Mantener en regla todos los requisitos y documentos requeridos para el tránsito del vehículo como la licencia de conducir. Trasladar cuando corresponde el vehículo asignado al servicio o mantenimiento respectivo.

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Presentar informe detallado de registros de salida y entrada, ruta asignada y kilometraje en cada comisión asignada. Abastecer de combustible el vehículo asignado y entregar el comprobante de abastecimiento al Jefe del Departamento de Transportes. Entregar y recoger correspondencia en las dependencias del gobierno y en las Misiones Diplomáticas y Organismos Internacionales, incluyendo

valijas diplomáticas en el aeropuerto. Realizar reparaciones menores del vehículo asignado, como cambio de llantas, de batería, limpieza de plumillas y otros que sea necesario. Informar oportunamente todo tipo de fallas o daños presentados en la unidad a su cargo.

c) EVENTUALES


Cumplir con las comisiones especiales en la capital, interior de la República y el extranjero. Trasladar el vehículo a talleres mecánicos para servicio o mantenimiento. Asistir a cursos de capacitación que sea nombrado por el Jefe del Departamento. Apoyar en comisiones especiales que realice el Ministerio.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Sexto grado de educación primaria aprobado. Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Ninguno. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Distribución geográfica

de la ciudad capital de Guatemala y del país en general. Mecánica básica.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Seis meses de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Biblioteca y Centro de Documentación Puesto: Jefe de Biblioteca y Centro

de Documentación Código: MOF-300-7-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe de Biblioteca y Centro de Documentación AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Asistente de Biblioteca y Centro de Documentación OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades

de la Biblioteca y el Centro de Documentación del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas, sector académico y empresarial, público en general.


Planificar, dirigir y supervisar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Biblioteca y Centro de Documentación. Supervisar la catalogación del material bibliográfico de la biblioteca procedente de donaciones de instituciones públicas y privadas. Velar por el cumplimiento de la normativa reglamentaria vigente de la biblioteca. Atender consultas a usuarios especiales de la biblioteca (investigadores, visitas universitarias, etc.) Analizar, clasificar y catalogar la información de los ejemplares previo a su ingreso al sistema. Recopilar documentos que se producen en las distintas Direcciones de la Cancillería. Coordinar al personal orientándolo y capacitándolo en aspectos técnicos. Elaborar, aplicar y supervisar las políticas de los servicios, que aseguren calidad, eficacia y oportunidad en la atención a las necesidades de los usuarios. Realizar actividades de promoción y difusión de los servicios, orientados a la optimización del uso de los recursos bibliotecarios y de información. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director o el Subdirector le asignen.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Elaborar los Informes, memorias y estadísticas de Actividades de la Biblioteca. Planificar y establecer las directrices para la formación y mantenimiento de las colecciones. Velar por la adecuada actualización de la colección de catálogos físicos y electrónicos, así como del resguardo de los documentos. Planificar y desarrollar nuevos servicios y adecuar los ya existentes a las nuevas necesidades. Coordinación, selección y publicación de los artículos del Boletín Virtual “Heraldo Diplomático” Elaborar y Actualizar el Reglamento Interno de la Biblioteca. Elabora informes de labores que se realizan en la Unidad. Elaborar el POA de la Biblioteca y Centro de Documentación y presentarlo ante las autoridades correspondientes.

c) EVENTUALES


Representar a la Biblioteca en eventos académicos. Velar por el estado de la colección para su conservación y resguardo. Coordinar actividades de donaciones de material bibliográfico. Impartir charlas informativas a grupos de estudiantes de nivel medio y universitario

5 6

Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional. Asistencia a reuniones de comisiones y grupos de trabajo.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Sociales, Económicas o Bibliotecología.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector

Público, preferiblemente. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


buena presentación personal. Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Biblioteca y Centro de Documentación Puesto: Asistente de Biblioteca y

Centro de Documentación Código: MOF-300-7-2


NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Biblioteca y Centro de Documentación AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Jefe de Biblioteca y Centro de Documentación SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo técnico administrativo necesario a la

Biblioteca y Centro de Documentación, en la realización de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.



Catalogar el material bibliográfico de la biblioteca procedente de donaciones de instituciones públicas y privadas. Apoyar la elaboración del informe de noticias a nivel nacional e internacional de medios de prensa escrita concernientes a la temática del Ministerio. Atender consultas a usuarios especiales de la biblioteca (investigadores, visitas universitarias, etc.) Analizar, clasificar y catalogar la información de los ejemplares previo a su ingreso al sistema. Recopilar documentos que se producen en las distintas Direcciones de la Cancillería. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director o el Secretario le asignen

b) PERIÓDICOS


Apoyar la elaboración de los Informes, memorias y estadísticas de actividades de la Biblioteca. Velar por la adecuada actualización de la colección de catálogos físicos y electrónicos, así como del resguardo de los documentos. Apoyar la elaboración de informes de labores que se realizan en la Unidad. Apoyar la elaboración del POA de la Biblioteca y Centro de Documentación y presentarlo ante las autoridades correspondientes.

c) EVENTUALES

No. Descripción

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Verificar el estado de la colección para su conservación y resguardo. Apoyar la realización de charlas informativas a grupos de estudiantes de nivel medio y universitario Aplicar y supervisar las políticas de los servicios, que aseguren calidad, eficacia y oportunidad en la atención a las necesidades de los usuarios. Apoyar la realización de promoción y difusión de los servicios, orientados a la optimización del uso de los recursos bibliotecarios y de información. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional. Asistir a reuniones de comisiones y grupos de trabajo.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Sociales, Económicas o Bibliotecología.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del

Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena




=== * === Descripciones de Puestos Unidad Administrativa Puesto: Coordinador Administrativo Código: MOF-

300-8-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador Administrativo AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Analista Administrativo, Coordinadores de Unidad,

Recepcionistas y Jefes de Departamento del área asignada.

OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades necesarias para brindar servicios administrativos eficientes al Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones estatales, empresas privadas y público en general.


Coordinar conjuntamente con los jefes, las áreas que por mandato le han sido asignadas: servicios administrativos en general, las adquisiciones de bienes y servicios, el almacén de los suministros, las reproducciones, el apoyo logístico, el mantenimiento, los medios de transporte y la seguridad institucional. Supervisar el desarrollo de las actividades y servicios que presta el Archivo General a los usuarios internos y externos del Ministerio. Verificar el cumplimiento de los controles, normas y procedimientos en las áreas a coordinar, para transparentar la gestión en los diferentes procesos administrativos. Administrar los bienes muebles e inmuebles que estén en propiedad, posesión o adscripción al Ministerio y velar por el uso eficiente de los mismos. Supervisar el servicio en el área de recepción de personas que visitan el Ministerio, así como la atención telefónica en general. Coordinar todas las actividades de apoyo administrativo que soliciten las diferentes áreas del Ministerio. Supervisar directamente el trabajo que realizan las personas asignadas a la Unidad.

b) PERIÓDICOS


Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar programas y proyectos requeridos para tal efecto. Verificar el cumplimiento de los contratos administrativos celebrados entre las empresas que

proporcionan

3 4 5 6 7

los servicios en el ámbito de su competencia. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad. Diligenciar el abastecimiento de productos de limpieza y suministros para los eventos de Cancillería. Elaborar una agenda semanal de las actividades a desarrollarse en el área a su cargo para coordinar de mejor forma los recursos necesarios para las mismas. Presentar Plan de Trabajo de la Unidad bajo su cargo. Elaborar y presentar el programa de gastos cuatrimestral a la Subdirección General de la Cancillería.

c) EVENTUALES


Actualizar la base de datos de proveedores de los diferentes servicios, clasificándolos de acuerdo a su tipo y calidad. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.




Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


buena presentación personal. Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Administrativa Puesto: Analista Administrativo Código: MOF-

300-8-2


NOMBRE FUNCIONAL: Analista Administrativo AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador Administrativo SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, elaborar propuestas y apoyar la coordinación

de las operaciones realizadas en la Unidad, para la prestación de servicios administrativos eficientes al Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general.

Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.


Apoyar la coordinación, conjuntamente con los jefes, de las áreas que por mandato le han sido asignadas: servicios administrativos en general, las adquisiciones de bienes y servicios, el almacén de los suministros, las reproducciones, el apoyo logístico, el mantenimiento, los medios de transporte y la seguridad institucional. Evaluar el desarrollo de las actividades y servicios que presta el Archivo General a los usuarios internos y externos del Ministerio. Analizar y preparar los informes necesarios sobre el cumplimiento de los controles, normas y procedimientos en las áreas a coordinar por parte de la Unidad, para transparentar la gestión en los diferentes procesos administrativos. Apoyar la administración de los bienes muebles e inmuebles que estén en propiedad, posesión o adscripción al Ministerio y velar por el uso eficiente de los mismos. Verificar la eficiencia del servicio en el área de recepción de personas que visitan el Ministerio, así como la atención telefónica en general. Verificar la realización de todas las actividades de apoyo administrativo que soliciten las diferentes áreas del Ministerio. Apoyar la supervisión del trabajo que realizan las personas asignadas a la Unidad.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Elaborar propuestas de planificación de las acciones

que se ejecutarán en la unidad y diseñar programas y proyectos requeridos para tal efecto.

2 3 4 5 6 7

Llevar control y verificar el cumplimiento de los contratos administrativos celebrados entre las empresas que proporcionan los servicios en el ámbito de su competencia. Verificar el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad, informando a las autoridades correspondientes. Gestionar el abastecimiento de productos de limpieza y suministros para los eventos de Cancillería. Elaborar una agenda semanal de las actividades a desarrollarse en el área a su cargo para coordinar de mejor forma los recursos necesarios para las mismas. Colaborar en la elaboración del Plan de Trabajo de la Unidad. Elaborar y presentar el programa de gastos cuatrimestral a la Subdirección General de la Cancillería.

c) EVENTUALES


Actualizar la base de datos de proveedores de los diferentes servicios, clasificándolos de acuerdo a su tipo y calidad. Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.



Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales,

proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos similares

en el sector público.


=== * === Descripciones de Puestos Archivo General Puesto: Coordinador de Archivo General Código: MOF-

300-8-3


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Archivo General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador Administrativo SUPERVISA A: Técnico de Archivo General OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

necesarias en el Archivo General para brindar un servicio eficiente a los usuarios.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones estatales y público en general.


Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia enviada por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades del Ministerio. Proponer y establecer los criterios específicos y técnicos en materia de organización, conservación y preservación de archivos Analizar, supervisar y avalar certificaciones de nacionalidades guatemaltecas. Velar por la actualización de bases de datos de nacionalidades y actas de registro civil. Coordinar la elaboración de diferentes certificaciones que se extienden relativas a la nacionalidad guatemalteca y otros documentos inherentes a la misma. Velar por la conservación y restauración de los expedientes y documentos bajo su responsabilidad. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y, en su caso, con las disposiciones internas establecidas. Coordinar y supervisar la entrega del Diario Oficial de Centroamérica a las diferentes Direcciones Generales, Subdirecciones, Departamento y Unidades del Ministerio. Supervisar los trabajos asignados al personal del Archivo General.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Avalar documentos de cancelación de inscripciones de

extranjeros residentes y coordinar su entrega a la

2 3 4 5 6

Dirección General de Migración. Avalar documentos de cancelación de inscripciones como extranjeros domiciliados y coordinar su entrega al Registro Nacional de las personas (RENAP). Elaborar y presentar a la Unidad de Información Pública, los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información. Avalar informes requeridos por diversas instituciones del Estado. Realizar Informe sobre el funcionamiento, finalidad, sistema de registro, categorías de información, procedimientos, facilidades de acceso al archivo, en cumplimiento a la ley de acceso a la Información Pública de Oficio, Artículo 10, numeral 26.} Asistir a reuniones y capacitaciones por nombramiento de la Dirección General de la Cancillería.

c) EVENTUALES


Avalar certificaciones de la escuela de Diplomacia. Brindar asesoría a visitas especiales en temas de investigación. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Octavo semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias de la Información, Económicas, Sociales o Archivo.




presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares.


=== * === Descripciones de Puestos Archivo General Puesto: Técnico de Archivo General Código: MOF-300-8-

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NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Archivo General AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador de Archivo General SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la catalogación y archivo de la documentación

remitida por las direcciones del Ministerio, así como la atención de las solicitudes de información de los funcionarios y público en general.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recibir y atender a los funcionarios y al público del archivo ofreciéndole la información que requiera. Realizar los trabajos administrativos correspondientes. Introducir los datos de series documentales al sistema informático. Llenar el formulario respectivo de préstamo de expedientes: usuario, fecha, dirección, descripción. Localizar la documentación en los estantes del archivo y entregarla a los usuarios, devolviéndola a su lugar una vez finalizada la consulta. Preparar índices y rótulos de identificación del contenido de carpetas. Reproducir la documentación solicitada por los usuarios. Realizar la distribución del Diario Oficial de Centroamérica, a las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones del Ministerio Clasificar de acuerdo a las normas y procedimientos del departamento, la documentación recibida eliminando clips, gomas, plásticos etc. Elaborar paquetes de documentación de las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades del Ministerio para su posterior resguardo. Clasificar, archivar los documentos producidos por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades del Ministerio previo a su archivo. Entregar la correspondencia producida por el Departamento de Archivo a las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que le sea asignada por su jefe inmediato o Director de área.

b) PERIÓDICOS


Reproducir documentos contenidos en los Libros de Nóminas, Acuerdos Gubernativos y Ministeriales solicitados por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades de la Cancillería. Actualizar Índices de Archivo. Clasificar, archivar y resguardar los expedientes de los exfuncionarios de la Cancillería. Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que se le ha indicado por deterioro.

c) EVENTUALES


Participar en reuniones y comisiones del Ministerio por nombramiento de la Dirección General de la Cancillería. Revisar, clasificar, archivar y resguardar las Cajas Fiscales de las Diferentes Embajadas y Consulados Acreditados ante el Gobierno de Guatemala. Elaborar certificaciones de resolución de nacionalidad guatemalteca. Elaborar certificaciones de funcionarios egresados de la Escuela de Diplomacia



Dominio de otros idiomas: Ninguno. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Catalogación y archivo

de documentos. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Recepción y Atención de Planta Telefónica Puesto: Recepcionista Código:

MOF-300-8-5


NOMBRE FUNCIONAL: Recepcionista AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador Administrativo SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo técnico administrativo necesario a la

Dirección General de la Cancillería, en la realización de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.



Operar la central telefónica recibiendo y trasladando llamadas conectando las mismas con las diferentes extensiones internas del Ministerio. Proporcionar información sobre la ubicación de las representaciones diplomáticas de Guatemala acreditadas en otros países. Proporcionar información sobre la ubicación de las representaciones diplomáticas del Exterior, acreditadas en Guatemala. Brindar información acerca de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores. Brindar información de los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores. Manejar el sistema de correspondencia, ingresando toda la correspondencia recibida, e imprimiendo la boleta de traslado, y verificando que la misma sea recibida. Verificar el uso efectivo del sistema informático para registro y traslado de correspondencia, dando seguimiento al mismo. Guiar a los visitantes sobre las ubicaciones físicas de las diferentes Direcciones y salones dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores. Realizar tabulaciones de llamadas entrantes a los diferentes departamentos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Realizar todas las actividades adicionales que le sean asignadas por el Director

b) PERIÓDICOS


Realizar informes sobre los inconvenientes que se presenten en relación a las llamadas de la planta central. Realizar gráficas en base a la tabulación de llamadas de la planta central.

c) EVENTUALES


Cubrir las recepciones de otras áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores. Apoyar en actividades protocolarias realizadas en el Ministerio. Resolver conflictos menores con los visitantes al Ministerio, prestando el apoyo necesario. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional.



Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Manejo de plantas telefónicas. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Coordinador de Gestión

de Proyectos Código: MOF-300-9-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Gestión de Proyectos AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

necesarias en la gestión y ejecución de los proyectos especiales del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades necesarias para la gestión y ejecución de los proyectos especiales del Ministerio. Elaborar, en coordinación con el personal técnico del área que corresponda, los proyectos requeridos para la mejora operativa del Ministerio. Realizar las negociaciones necesarias con los entes involucrados en los diferentes proyectos del Ministerio, para conseguir el financiamiento necesario, así como la aprobación y ejecución de los mismos. Velar por la debida ejecución y gestión de los proyectos especiales que ejecuta el Ministerio, financiados con recursos propios o de la cooperación internacional. Mantener una supervisión del avance físico y financiero de la ejecución de los proyectos y programas ejecutados por el Ministerio, generando los sistemas de seguimiento, reportes y alerta requeridos. Coordinar la planificación del presupuesto programa, sus modificaciones, agenda y prórrogas, incluyendo las actividades solicitadas por los distintos beneficiarios. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la programación del presupuesto en lo que a su área le corresponde. Coordinar el seguimiento a los temas contables en apoyo al área financiera especializada en la temática. Supervisar los trabajos asignados al personal de la Unidad. Fungir como punto de enlace y contacto con los beneficiarios de los Proyectos. Coordinar la supervisión de los informes de los distintos contratos suscritos en el marco de la cooperación internacional. Supervisar y avalar las comunicaciones relacionadas con las distintas actividades de los Proyectos hacia los beneficiarios y hacia los Cooperantes.

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Supervisar el seguimiento al presupuesto asignado a los Proyectos con fondos de donación y fondos de contrapartida. Velar por el cumplimiento de cualquier recomendación derivada de las auditorías, del Comité Consultivo de Proyecto de la Unión Europea o de cualquier otra autoridad. Coordinar la preparación de toda la documentación relacionada con aspectos sustantivos de la ejecución de los Proyectos. Desarrollar cualquier otra actividad necesaria para la coordinación, implementación y ejecución de los Proyectos de Cooperación Internacional.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Coordinar el seguimiento del cumplimiento de todos los contratos suscritos en el marco de la cooperación internacional, elaborar la documentación necesaria para cualquier modificación. Asistir a todas las reuniones en el marco del proyecto y/o aquellas convocadas por las Autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores. Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar los programas requeridos para tal efecto. Verificar el cumplimiento de los contratos administrativos celebrados entre las empresas que proporcionan los servicios en el ámbito de su competencia. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad. Coordinar, revisar y avalar la elaboración de matrices e informes. Presentar Plan de Trabajo de la Unidad bajo su cargo.

c) EVENTUALES


Preparar los discursos y presentaciones solicitados por las autoridades superiores del Ministerio de Relaciones Exteriores, relacionados con la cooperación internacional. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales, preferiblemente con especialización en el área.


Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector

Público. Elaboración y ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.


Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Especialista Financiero



NOMBRE FUNCIONAL: Especialista Financiero AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asesoría y apoyo necesarios en todas las

actividades que se realizan en el área financiera de la Unidad, para el eficiente cumplimiento de las funciones asignadas al área.



Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades que se realizan en el área financiera del Proyecto. Supervisar y dar seguimiento al presupuesto asignado al Proyecto en fondos de donación y fondos de contrapartida. Revisar y avalar los compromisos adquiridos con proveedores, velando que se ejecute la cuota financiera solicitada para el mes que corresponda. Revisar y dar seguimiento a las regularizaciones de pagos directos para que el gasto se refleje en la ejecución del presupuesto asignado al Proyecto. Revisar la elaboración de los informes mensuales de avance físico y financiero que son enviados al congreso, vicepresidencia, etc. Velar por el cumplimiento de la elaboración de memorias de gastos o rendiciones de cuentas de los fondos de donación, solicitados por el donante. Supervisar y aprobar la conformación de los expedientes de pago. Supervisar la planificación del presupuesto programa del año que sigue al actual, haciendo ronda de reuniones con los beneficiarios del Proyecto para definir las actividades que se van a cubrir, haciendo las estimaciones presupuestaria para siguientes ejercicios. Dar Seguimiento al cumplimiento de las directrices de visibilidad de la Unión Europea relacionada con el Proyecto. Dar seguimiento al presupuesto asignado al Proyecto con fondos de donación y fondos de contrapartida.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción

1 2 3 4

Apoyar en la resolución de cualquier tema legal o procedimental del Proyecto AdA-Integración. Elaborar las matrices e informes de ejecución que le soliciten. Velar por el cumplimiento de cualquier recomendación derivada de las auditorías, del Comité Consultivo del Proyecto de la Unión Europea o de cualquier otra autoridad. Asistir a todas las reuniones a las que sea designado por el Administrador del Proyecto o por las Autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 Realizar cualquier otra actividad, inherente a la

naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.




Público. Ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.



Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad Especial de Gestión de Proyectos Puesto: Analista de

Adquisiciones Código: MOF-300-9-3


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Adquisiciones AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar el apoyo profesional necesario en los procesos

de adquisiciones de la Unidad, para el eficiente cumplimiento de las funciones asignadas al área.



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Coordinar y participar en los procesos de compras del Proyecto, desde la recepción de las cotizaciones por productos, elaboración de la solicitud de pedido, gestión de firmas e ingreso a Almacén y posteriormente traslado del expediente al Departamento de Compras del MINEX. Coordinar los procesos de cotización conjuntamente con el Departamento de Compras de la Cancillería. Elaborar los proyectos de base de cotización para los procesos de cotización y licitación conjuntamente con el Departamento de Compras de la Cancillería. Revisar, gestionar y dar seguimiento a los documentos pendientes para la liquidación del cierre mensual. Mantener una comunicación estrecha con las empresas contratistas, con relación a informes, correspondencia y eventos. Supervisar el control de circuito de aprobación de informes. Revisar la redacción y ortografía de notas emanadas de gestores de Contratos. Supervisar el escaneo del archivo físico para la conformación del archivo digital. Clasificar, registrar, controlar y archivar toda la documentación que integra el expediente de cada contrato. Coordinar el proceso de aprobación de informes de contrato. Coordinar el control de suministros del Proyecto. Cumplir con las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el jefe superior le asigne.

b) PERIÓDICOS


Supervisar y autorizar la logística de reuniones internas del personal del proyecto con funcionarios de otras instituciones. Supervisar y dar seguimiento al archivo físico del Proyecto. Revisar la elaboración de las ayudas de memoria de diferentes reuniones realizadas en el proyecto. Asistir a reuniones y capacitaciones por nombramiento de las autoridades de Dirección General de la Cancillería o del Despacho Superior.

c) EVENTUALES


Coordinar la logística de eventos como capacitaciones a beneficiarios y otros. Supervisar, elaborar y gestionar las firmas para diplomas de participación en las capacitaciones. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.




Público. Ejecución de proyectos de la Cooperación Internacional.



Experiencia: Dieciocho meses de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Planificación Institucional Puesto: Coordinador de Planificación

Institucional Código: MOF-300-10-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Planificación Institucional AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Analista de Planificación Institucional OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

necesarias en la elaboración, ejecución, monitoreo y evaluación de la planificación del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección. Externas: Otras instituciones estatales, organismos internacionales y público en general.


Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades necesarias para la elaboración, ejecución, monitoreo y evaluación de la planificación del Ministerio. Mantener supervisión constante del avance físico y financiero de la ejecución de la planeación estratégica y operativa del Ministerio, generando los sistemas de seguimiento, reportes y alerta requeridos. Supervisar los trabajos asignados al personal de la Unidad, así como el desarrollo de las actividades y servicios que presta la Unidad a los usuarios internos y externos del Ministerio. Verificar el cumplimiento de los controles, normas y procedimientos internos, para transparentar la gestión en los diferentes procesos de planeación. Elaborar los instrumentos necesarios para recopilar, integrar, analizar y evaluar la información relacionada con los resultados de las áreas de gestión establecidas en la planeación estratégica institucional. Coordinar la recopilación e integración de los

resultados obtenidos por las diferentes áreas de gestión. Analizar y evaluar los resultados de las diferentes áreas de gestión, comparando contra lo planeado. Diseñar el formato para preparar los informes trimestrales y anuales del grado de avance del cumplimiento de lo establecido en la planeación estratégica de la Institución, por cada área de gestión. Realizar los formatos para la presentación de los resultados estratégicos a las autoridades del Despacho Superior, apoyando en las reuniones de retroalimentación necesarias para establecer brechas y plantear medidas para la consecución de objetivos en rezago. Elaborar opiniones de carácter técnico profesional que le sean solicitadas, con respecto a temas específicos relacionados con la naturaleza de la presente contratación.

b) PERIÓDICOS


Asistir a reuniones y capacitaciones por nombramiento de la Dirección General de la Cancillería. Planificar las acciones que se ejecutarán en la unidad a su cargo y diseñar los programas requeridos para tal efecto. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad. Presentar Plan de Trabajo de la Unidad bajo su cargo.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 Realizar cualquier otra actividad, inherente a la

naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.


Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Sistemas informáticos de gestión financiera del Estado.


Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


buena presentación personal. Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos

similares en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Planificación Institucional Puesto: Analista de Planificación



NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Planificación Institucional AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Coordinador de Planificación Institucional SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir informes, dar seguimiento y apoyar la

elaboración, ejecución, monitoreo y evaluación de la planificación del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Apoyar la elaboración de los instrumentos necesarios para recopilar, integrar, analizar y evaluar la información relacionada con los resultados de las áreas de gestión establecidas en la planeación estratégica institucional. Recopilar e integrar los resultados obtenidos por las diferentes áreas de gestión. Elaborar las presentaciones para las diversas reuniones que tiene el Jefe de la Unidad de Planificación. Revisar los informes elaborados por las Direcciones Generales de Planta Central y de Embajadas o Consulados. Ingresar los informes de las Direcciones Generales, Embajadas o Consulados a los archivos correspondientes en los Centros de Costo respectivos. Dar seguimiento del Registro de Informes Mensuales de la Unidad. Brindar apoyo e información a las Direcciones General de Planta Central, Embajadas o Consulados, según sea requerida. Elaboración de notas, cuadros estadísticos, informes técnicos, para la presentación del avance de resultados por parte del Jefe de la Unidad a la Dirección General de la Cancillería. Recepción y envío de documentación generada por las gestiones de la Unidad ante las Direcciones Generales, Embajadas o Consulados. Brindar apoyo en la elaboración de los perfiles para manejo de módulos de fiscalización del Ministerio de Finanzas (Sistema SIGES y SICOIN) Otras actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato.

b) PERIÓDICOS


Elaborar los Informes de Rendición de Cuentas. Enviar la documentación e información, vía correo electrónico a las Misiones en el servicio exterior, así como planta central. Sistematizar la información para las herramientas de planificación. Llevar registro de la información relacionada con el Plan Operativo Anual del Ministerio de Relaciones Exteriores (POA), del año en curso.

c) EVENTUALES


Brindar apoyo en la formulación del POA y Multianual. Diseñar los informes para la presentación de los resultados estratégicos a las autoridades del Despacho Superior, apoyando en las reuniones de retroalimentación necesarias en donde se establecen brechas y plantear medidas para la consecución de objetivos en rezago. Apoyar en las capacitaciones en relación a la elaboración del POA y Plan Estratégico. Acompañar al Jefe de la Unidad, en las distintas reuniones de trabajo. Participar en las diferentes capacitaciones para seguimiento y evaluación de la planificación institucional.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Sistemas informáticos de gestión financiera del Estado.


Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales,

proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos

similares en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Seguridad Institucional Puesto: Coordinador de Seguridad



NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Seguridad Institucional AREA FUNCIONAL: Dirección General de la Cancillería REPORTA A: Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Personal de Seguridad OBJETIVO PRINCIPAL: Dirigir, coordinar, supervisar y apoyar las actividades

necesarias para proporcionar la seguridad a los empleados, visitantes, bienes e instalaciones del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Coordinadores de Unidad, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal en general del Ministerio. Externas: Otras instituciones estatales y público en general.


Administrar, coordinar y supervisar al personal de seguridad de la empresa contratada para prestar los servicios de vigilancia y seguridad en el Ministerio, para dar cumplimiento con lo establecido en el contrato de este servicio y al personal de la Policía Nacional Civil que brinda protección al señor Ministro. Coordinar la logística en el tema de seguridad en las diferentes áreas del Ministerio. Recopilar, clasificar y analizar información para elaborar las estrategias y los planes administrativos y de seguridad en general. Monitoreo en cámaras. Administrar, coordinar y supervisar el adecuado uso del estacionamiento del Ministerio. Evaluar las condiciones de riesgo que existen en las instalaciones. Programar y coordinar las diferentes actividades que se llevan a cabo en el Ministerio, con el personal de seguridad. Dar seguimiento en representación de la Dirección General a los servicios prestados por la empresa de radiocomunicación. Atender vía radio o vía teléfono todo requerimiento relacionado con la seguridad del Ministerio. Dar seguimiento al proyecto de actualización de llaves. Elaborar memos, informes, oficios, circulares, cotizaciones, requisiciones y pedidos.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción

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Dar respuesta y seguimiento a documentos marginados por la Dirección o Subdirección General (Memorándum, oficios, circulares, etc.) Realizar funciones y/o actividades que sean asignadas por la Dirección o Subdirección General. Impartir capacitaciones a los agentes de seguridad que prestan servicio en Cancillería. Coordinar la elaboración de las normas y procedimientos en materia de seguridad industrial, seguridad de funcionarios y seguridad de instalaciones. Trasladar el expediente completo para el pago de servicios de radiocomunicación y de seguridad. Diseñar y elaborar los controles que sean necesarios, así como la implementación de nuevos sistemas de control, de las áreas

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Apoyar en la logística de actividades organizadas por el Ministerio o por la Dirección General de Protocolo dentro y fuera de las instalaciones así como participar directamente en actos protocolarios como la presentación de Cartas Credenciales, Visitas Oficiales y otros. Elaborar términos de referencia para puestos relacionados a la seguridad. Asistir a la Dirección o Subdirección General en la elaboración de informes ejecutivos o técnicos. Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos de trabajo. Elaborar y someter a evaluación proyectos de reglamentación y normativa administrativa. Desempeñar comisiones de trabajo por nombramiento de las autoridades superiores. Realizar cualquier otra actividad, inherente a la naturaleza de sus funciones, que sea requerida por su jefe inmediato superior.



Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Sistemas de Seguridad.

Funcionamiento del Sector Público, preferiblemente. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena


buena presentación personal. Experiencia: Dieciocho meses de experiencia

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