MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Guía de … · Norma Técnica Colombiana 3393 de 1996. 7 Guía de...

Guía de Diseño de los Documentosdel Sistema de Gestión

de Calidad

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL REPÚBLICA DE COLOMBIA

Libertad y Orden

Por una cultura de mejoramiento gerencial

Gerencia Pública Activa

GUÍA DE DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

GPA

POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVAOFICINA DE CONTROL INTERNO

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLÍTICA DE GERENCIA

2Guía de Diseño de los Documentos

del Sistema de Gestión de Calidad

GPAMinisterio de Defensa Nacional

Ministro de Defensa Nacional

Juan Manuel Santos Calderón

Viceministro para la Estrategia y Planeación

Juan Carlos Pinzón Bueno

Jefe Oficina de Control Interno

Ricardo Garzón Villegas

Coordinador Grupo de Desarrollo Organizacional

Coronel William Tamayo Rojas

Grupo de Desarrollo Organizacional

Armando Amaya Roa

Adriana Fierro Concha

Lyda Batista Morales

Harold Mena Ossa



Contenido

1. Diseño de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.1. Características de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.2. Normas de diligenciamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.2.1. Formato General 5

1.2.2. Hoja de impresión 6

1.2.3. Márgenes 6

1.2.4. Fechas 6

1.2.5. Horas 6

1.2.6. Escritura 6

1.2.7. Redacción 7

1.2.8. Títulos 7

1.3. Procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.3.1. Portada 8

1.3.2. Codificación 10

1.4. Cuerpo de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.4.1. Cuerpo de los procedimientos 14

1.4.2.Cuerpo de los instructivos 15

1.5. Abreviaturas, unidades de medida y expresiones aceptadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.6. Notas y advertencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.7. Documentos asociados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.8. Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Contenido




1.9. Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.10. Características de las caracterizaciones . . . . . . . . . . . . . 16

1.11. Características de los otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRE- SIONES ACEPTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3. NOTAS Y ADVERTENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5. DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

6. ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20




1. DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS

1.1. Características de la documentación

Todos los documentos del sistema de gestión de la calidad de la Unidad presupuestal Gestión General deben ser diligenciados teniendo en cuenta las siguientes características de la buena documentación:

Permanente: • la información no puede cambiarse, borrarse o lavarse.

Legible: • la información contenida debe leerse fácilmente.

Exacta:• los cálculos realizados deben ser correctos y pueden entenderse fácilmente. Por ejemplo: códigos, nombres.

Puntual:• la información se debe registrar a tiempo.

Clara:• todo el que lee el documento lo entiende igual.

Consistente: • toda la información, tal como fechas, abreviaturas, unidades de medida, está normalizada para que no haya confusión.

Completa:• se incluye la documentación requerida.

Directa: • toda la información se registra inmediatamente en el formato correcto.

Cierta:• toda la información y conclusiones incluidas son, según el conocimiento y habilidad del escritor, lo que realmente sucedió. La firma confirma lo anterior.

Se deben diligenciar los documentos en su totalidad. En los espacios •en blanco se debe escribir No aplica o las letras N.A.

Se deben cuidar los documentos, evitar maltratarlos y se deben •archivar acorde con las disposiciones legales vigentes sobre el tema.

Escritura manual: • Todos los formatos de registro de la Entidad deben ser diligenciados con letra imprenta, legible para cualquier persona y diferenciando claramente las comas de los puntos para evitar confusiones.

1.2. Normas de diligenciamiento

1.2.1. Formato general

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad pueden presentarse en diversas formas (papel, disco magnético, óptico o electrónico, entre otras aceptadas por la Entidad).




1.2.2. Hoja de impresión

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad podrán imprimirse en papel carta, en calidad Bond o Xerox, excepto aquellos registros que por metodología deban hacerse en tamaño oficio como por ejemplo: Actos administrativos, documentaciones procesos disciplinarios, caracterizaciones de los procesos, tablas, ilustraciones.

1.2.3. Márgenes

Las márgenes de los documentos del sistema de gestión de la calidad deberán ser en lo posible, las siguientes:

Superior: 2,0 cm.Inferior: 2,0 cm.Izquierdo: 2,0 cm.Derecho: 2,0 cm.

1.2.4. Fechas

En los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad las fechas deben diligenciarse de la siguiente manera: Día (dos dígitos) Mes (tres letras) Año (cuatro dígitos), (dd mmm aaaa). Por ejemplo: 30 JUN 2007. Sin utilizar ningún signo, solamente un espacio en blanco.

1.2.5. Horas

En los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se debe diligenciar la hora tipo militar (24 horas). Por ejemplo: 14:00 horas.

1.2.6. Escritura

En los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

El tipo de letra en lo posible es ARIAL NARROW• 1, con tamaño 11, interlineado sencillo y un (1) espacio en lo posible entre numeral y numeral.

La negrilla y el subrayado puede utilizarse para resaltar alguna •información.

No utilizar sangría en lo posible. •

1 Según el Manual de Identidad Visual para la Presidencia, Ministerios y otras entidades del Estado. Acuerdo 66 del Archivo General de la Nación. Norma Técnica Colombiana 3393 de 1996.




1.2.7. Redacción

En los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se debe:

Precisar el significado de los términos, códigos y siglas empleados. •

Ser breve, coherente, clara, sencilla y uniforme. •

Evitar extranjerismos (si son necesarios, definirlos claramente).•

Ser impersonal, tiempo presente, modo infinitivo, Ej. Dirigir, conducir, •solicitar.

Incluir solo las explicaciones y definiciones estrictamente •necesarias.

Deberá existir uniformidad en la terminología y redacción, utilizando •siempre el mismo término para el mismo concepto.

1.2.8. Títulos

Títulos de primer nivel: se deben escribir los títulos con negrillas y en •mayúscula sostenida.

Títulos de segundo nivel: se deben escribir con mayúscula inicial en •negrilla.

Títulos de tercer nivel: se deben escribir con mayúscula inicial en •negrilla.

Los títulos y subtítulos deberán numerarse de manera ascendente •haciendo uso de los puntos que separan los números arábigos entre sí, de manera que el documento sea fácil de leer y entender.

Ejemplo de la forma de numerar los títulos:

1. TÍTULO Primer nivel

1.1. Subtítulo Segundo nivel

1.1.1. Subtítulo Tercer nivel

1.1.1.1. Subtítulo Cuarto nivel

1.3. Procedimientos

Los procedimientos a documentar tienen dos (2) características:

Se deben documentar los procedimientos que conllevan a la obtención •de los productos determinados en el proceso identificado (resultados tangibles obtenidos con la realización de las actividades).




Deben ser documentados los procedimientos que tengan valor •agregado para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

1.3.1. Portada

1.3.1.1. El encabezado

Estará dividido en tres columnas así:

Primera columna:• Llevará el Escudo de la República de Colombia más Ministerio de Defensa Nacional.

Segunda columna:• Se dividirá en dos filas: la primera fila indicará el tipo de documento (Procedimiento, Manual, Instructivo, Caracterización, Guía y demás que se indiquen en el Manual de Calidad). En la segunda fila se indicará de manera breve y clara el título del documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

Tercera columna:• Se dividirá en tres filas: Deberá indicar en la primera fila la paginación (numeración arábiga del documento). En la segunda fila se debe escribir el código según lo indica el presente procedimiento. En la tercera fila se escribirá la fecha a partir de la cual será vigente el documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

PROCEDIMIENTO Página X de

TítuloCódigo:

Vigente a partir de:

1.3.1.2. El cuerpo de la portada

Llevará lo siguiente:

Objetivo: Escribir el propósito o finalidad del documento del Sistema •de Gestión de la Calidad.

Alcance: Precisa los límites del procedimiento y específica en qué •situaciones tiene aplicación.

Fecha de emisión: Fecha en la cual el documento es implantado en •la Entidad.

Responsable del documento: Casilla en la cual figurará la dependencia •responsable de tener y manejar el documento. Se recomienda que sea el Director o Jefe de la Dependencia, pues es quien responde por todas las actividades de la misma.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia




Ubicación: Lugar donde se encontrará disponible el documento del •Sistema de Gestión de la Calidad.

Histórico de cambios: Casilla en la cual se registrará los cambios •realizados con respecto a las versiones anteriores de manera cronológica y presentará la versión actual del documento vigente.

Dependencias participantes: Señala las dependencias que participan •en el desarrollo del documento.

OBJETIVO:

ALCANCE:

Fecha de emisión Responsable del documento Ubicación

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

1.3.1.3. El pie de página

Llevará lo siguiente:

Elaborado por: firma, posfirma y cargo de quien elabora el •procedimiento.

Revisado por: firma, posfirma y cargo de quien revisa el proced-•imiento. (Por lo general es el Director o Jefe de la Dependencia).

Aprobado por: firma, posfirma y cargo de quien aprueba el •procedimiento (Por lo general es el Representante ante la Alta dirección del SGC y MECI).




Logo del modelo de Gerencia Pública Activa en la parte inferior •izquierda y el siguiente mensaje en la parte inferior derecha Control Interno herramienta de gestión al servicio del gerente público.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Firma: Firma: Firma:

Gerencia Pública Activa

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional

No está autorizada su reproducción total o parcial.

Control Interno herramienta de gestión

al servicio del gerente público

La cantidad de columnas correspondientes a la relación de elaborado, revisado y aprobado, pueden ampliarse de acuerdo a la cantidad de personas que participen en la construcción del documento. Por ejemplo: si un procedimiento lo elaboraron 2 personas, se hacen dos columnas de "elaborado por" así:

Elaborado por: Revisado por:

Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha:

Firma: Firma:

1.3.2. Codificación

La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad es asignada por el Responsable de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, teniendo en cuenta las tablas de retención documental.

El código está compuesto por cinco elementos separados entre sí por un guión. La codificación de los documentos se asigna teniendo en cuenta el siguiente orden:




Primero, el código de acuerdo a la tabla de retención documental: •

Para Manual de calidad: 33.3, del cual se desprende para los •siguientes documentos: Mapa de procesos, Caracterización y Normograma.

Para Manual de procedimientos: 33.2, del cual se desprende •para los siguientes documentos: Procedimientos, Instructivos y Guías.

Segundo, la letra que identifica el proceso que genera el •documento:

Las letras que identifican los procesos, se clasifican de la siguiente manera:

CLASIFICACIÓN PROCESO CÓDIGO

PROCESOS GERENCIALESDireccionamiento estratégico sectorial DE

Comunicación Pública Estratégica CP

PROCESOS MISIONALES

Planeación y presupuestación PP

Asuntos nacionales e internacionales AN

Políticas de seguridad y defensa nacional PS

Estructura Fuerza EF

PROCESOS APOYO

Asuntos legales AL

Gestión logística y administrativa GL

Gestión financiera GF

Gestión del talento humano GT

Contratación estatal CE

Gerencia pública y control GP

Comunicación organizacional e información CO

Tecnologías de información para la gerencia TI

Apoyo GSED AG

PROCESOS EVALUACIÓN Gerencia y control GC

Tercero, las letras que identifican la dependencia de la cual hace parte •el documento, las cuales se clasifican de acuerdo a las indicadas en la serie documental, de la siguiente manera:

DEPENDENCIA SIGLAS SERIE DOCUMENTAL

Despacho Ministro MDDM

Dirección ejecutiva del Grupo Social Empresarial del Sector Defensa MDMDEGSED

Dirección Ejecutiva de Justicia Penal Militar MDMDEJPM

Dirección de FONDELIBERTAD MDMDF




DEPENDENCIA SIGLAS SERIE DOCUMENTAL

Dirección de Comunicación Sectorial MDMDCS

Obispado Castrense MDMOC

Despacho del Viceministro para las políticas y asuntos inter-nacionales

MDVPAI

Dirección de Políticas de Defensa y Seguridad MDVPAIDPDS

Dirección de Programas MDVPAIDP

Programa de Atención Humanitaria al Desmovilizado MDVPAIDPGAHD

Dirección de Derechos Humanos MDVPAIDH

Dirección de Asuntos Internacionales MDVPAIDAI

Despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación MDVEP

Grupo CNMC MDVEPGCNMC

Grupo SILOG MDVEPGSL

Oficina de Control Interno MDVEPOCI

Dependencia SIGLAS SERIE DO-CUMENTAL

Dirección de Gestión de Información y Tecnología MDVEPDGIT

Dirección de Proyectos Especiales MDVEPDPE

Dirección de Planeación y presupuestación del Sector Defensa MDVEPDPSD

Dirección de Estudios Sectoriales MDVEPDES

Despacho del Secretario General MDSG

Grupo Ayudantía General MDSGAG

Grupo Atención y Orientación Ciudadana MDSGAGOC

Tribunal Médico (Hospital y asesoría jurídica) MDSGTML

Oficina de Control Disciplinario Interno MDSGOCDI

Oficina de Normas Técnicas MDSGONT

Dirección de Asuntos Legales MDSGDAL

Dirección de Finanzas MDSGDF

Dirección Administrativa MDSGDA

Dirección de Contratación Estatal MDSGDCE

Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial MDSGDVBS

Nota: Las caracterizaciones están exentas de este punto.

Cuarto, las letras que identifican el tipo de documento se clasifican •de la siguiente manera:




Corresponde al código asignado por la tabla de retención documental para Manual de Procedimientos

Corresponde al código asignado por la tabla de retención documental

Corresponde al consecutivo del documento

Corresponde al proceso

de asuntos legales

Corresponde al número de versión del documento

Corresponde al consecutivo

del documento

Corresponde al proceso de Planeación y presupuestación

Corresponde a la Dirección de Planeación

y presupuestación

Corresponde al tipo de documento

Corresponde al número de versión del documento

Corresponde al tipo de documento

33.2. PP – MDVEPDPSD – P001 – 01

Ejemplo para caracterizaciones:

Caracterización “Proceso Asuntos legales”: 33.3.AL – C001 - 01

TIPO DE DOCUMENTO LETRASMapa de procesos M

Caracterización C

Procedimientos P

Instructivos I

Guías G

Manuales M

Formatos F

Planes Pl

Quinto, escribir tres (3) dígitos después de la letra, equivalentes al •consecutivo.

Sexto, indicar dos (2) dígitos después del guión, que indican la •versión del documento.

Ejemplo para procedimientos:

Procedimiento “Seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestal”:




1.4. Cuerpo de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

El cuerpo de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad tendrá las siguientes características:

1.4.1. Cuerpo de los procedimientos

Este llevará como mínimo los siguientes ítems:

Paso Nº: Escribir el número en orden ascendente relacionándolo con •cada una de las actividades.

Entrada: Escribir los insumos (información, servicios o productos) •necesarios para la ejecución de la actividad

Actividad: Describa brevemente el desarrollo de la actividad. •

Salida: Escriba la información, servicio o producto resultado de la •gestión de la actividad.

Responsable: Registre el cargo que realiza la actividad dentro del •desarrollo del procedimiento.

Formato o registro que se genera: •

Formato: Indicar cuando aplique, si se genera una plantilla para •registrar información o resultados de una actividad.

Registro: Indicar, cuando aplique, el documento que presenta •resultados obtenidos o que proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Se deberán aplicar las disposiciones que se presentan en este documento.

Aplicar el siguiente formato:

PASO No.

ENTRADAACTIVI-

DADSALIDA

RESPONSABLE (Cargo)

FORMATO O REGISTRO QUE SE GENERA




1.4.2. Cuerpo de los instructivos

Este llevará como mínimo los siguientes ítems:

Cumple las indicaciones del numeral 1.3.•

Se elaborarán instructivos cuando lo requiera el documento.•

Se aplicará el siguiente formato:

PASO No. ACTIVIDAD

1.5. Abreviaturas, unidades de medida y expresiones aceptadas

Listar y describir las abreviaturas, unidades de medida y expresiones utilizadas en el documento.

Ejemplo:

MDN: Ministerio de Defensa Nacional

Kg: Kilogramo

1.6. Notas y advertencias

Este es un punto opcional del formato. Deberán indicarse los implementos y medidas de seguridad que se deben tomar para el correcto desarrollo del procedimiento o instructivo.

1.7. Documentos asociados

Listar con números arábigos los documentos a los que haya hecho referencia el procedimiento.

1.8. Anexos

Listar con números arábigos los gráficos, tablas, figuras, ilustraciones o formatos referenciados en el documento.




1.9. Definiciones

Listado de términos y definiciones utilizados en el procedimiento, los cuales permiten establecer una comunicación completa entre lector y escritor del procedimiento.

1.10. Características de las caracterizaciones

El formato de caracterización debe llevar lo siguiente y se encuentra en Anexos de este documento:

El encabezado:• Estará de acuerdo a las disposiciones del numeral 1.3.1.1. de este documento.

La portada •

Histórico de cambios: Casilla en la cual se registrará los cambios •realizados con respecto a las versiones anteriores de manera cronológica y presentará la versión actual del documento vigente.

Dependencias participantes: Señala las dependencias que •participan en el desarrollo del documento.

Tabla con la siguiente información: •

Elaborado por:* firma, posfirma y cargo de quien elabora el procedimiento.

Revisado por:* firma, posfirma y cargo de quien revisa el procedimiento. (por lo general es el Director o Jefe de la Dependencia).

Aprobado por:* firma, posfirma y cargo de quien aprueba el procedimiento (por lo general es el Representante ante la Alta dirección del SGC y MECI).

Notas y advertencias:• Deberán indicarse los implementos y medidas de seguridad que se deben tomar para el correcto desarrollo del proceso.

Pie de página: • Logo del modelo de Gerencia Pública Activa en la parte inferior izquierda, y el siguiente mensaje en la parte inferior derecha Control Interno herramienta de gestión al servicio del gerente público.




El cuerpo de la caracterización• está compuesta por:

Propósito:* Describe de forma concisa lo que el proceso debe lograr. Debe responder a la pregunta de ¿para qué existe el proceso? Es importante asegurar que se encuentra alienado con la Misión y los Planes Estratégicos de la Entidad, así como garantizar una coherencia con el resto de los procesos.

Alcance: * Delimita el cubrimiento del documento (actividades que marcan el inicio y fin del proceso), dónde, a qué o cuándo se aplica el proceso. No es necesario hacer una descripción exhaustiva del alcance del proceso.

Responsable:* Cargos que asumen la responsabilidad del proceso y en concreto de los resultados esperados del proceso. Se encarga de velar por el cumplimiento de todos los requisitos del mismo, asegura que el proceso esté debidamente documentado, realiza un seguimiento de los indicadores del proceso, verificando su eficacia y eficiencia y el logro del objetivo de dicho proceso.

Descripción del proceso•

Proveedores:* Persona u organización que proporciona entradas. Se deben identificar los proveedores internos y los externos.

Entradas:* Pueden ser tangibles o intangibles. Materiales, información, solicitudes, parámetros, resultados de otros procesos, entre otros, que son requeridos por el proceso para realizar las actividades y producir las salidas.

Actividades:* Todas las acciones que se requieren para alcanzar el objetivo del proceso, en orden secuencial, deben cumplir el PHVA. Un destinatario (usuario o cliente) puede ser la instancia previa (proveedor) de la actividad siguiente.

Salidas:* Servicios, productos, datos, informes y documentos que componen el resultado que recibe el cliente. Determinar por cada actividad cuál es el producto y/o servicio (intermedio o final) que se produce.

Clientes (destinatario, usuario):* Destinatario del producto o servicio generado por el proceso. Pueden ser Internos (personas o grupos dentro de la organización que utilizan los resultados como entrada de otro proceso) o Externos




(personas o grupos ajenos a la organización que utilizan los resultados del proceso).

Procesos con los cuales interactúa:• Lista de procesos que interactúan con este proceso

Recursos del proceso:• Personas, materiales, equipos, infraestructura, etc.

Requisitos:• Parámetros, Normas, Actos administrativos, reglamentos internos, entre otros, que apoyan o guían el desarrollo del proceso.

Documentos relacionados:• Lista de los documentos que tienen relación directa con este proceso. Ej. Procedimientos, instructivos, entre otros. Estos documentos permiten evidenciar la conformidad del proceso.

Controles al proceso:• Indicar los controles que se aplican para garantizar el objetivo del proceso. Pueden desprenderse de los controles identificados en el Mapa de Riesgos. Los controles se refieren a inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso con fines de control del mismo. Generalmente se realizan en las salidas del proceso; sin embargo, se pueden establecer sobre las entradas o en las actividades del mismo.

Parámetros de medición:• Hace referencia a los Indicadores. Mecanismos de monitoreo que permiten determinar con el mayor grado de precisión posible los resultados del proceso. Estos indicadores se deben formular de manera que permita conocer la evolución y tendencias del proceso, así como planificar los valores deseados para los mismos. Se pueden formular de acuerdo a los factores clave de éxitos, identificado en las actividades del proceso.

1.11. Características de los otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

El formato para otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad tendrán las siguientes disposiciones:

Registros:• Los Oficios, Memorandos, Actas, Circulares, Directivas, Resoluciones, Planes, Informes y demás registros adoptados por la Entidad, se elaborarán de acuerdo a las disposiciones del Manual de Identidad Visual2 vigente y el formato dispuesto en el Sistema de

2 Manual de Identidad Visual para la Presidencia, Ministerios y otras entidades del Estado. Acuerdo 66 del Archivo General de la Nación. Norma Técnica Colombiana 3393 de 1996.




Información vigente (módulo correspondencia) o de acuerdo a las necesidades y requerimientos de las dependencias. De ser posible, los registros llevarán un código que los identifique en la parte inferior. Pueden quedar exentos los relacionados con correspondencia.

Manuales y Guías• se elaborarán conforme lo establecido en el numeral 1.1. y 1.2. y el cuerpo se diseñará de acuerdo a las necesidades de cada dependencia. La codificación también se asignará de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 1.3.2.

2. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS

No aplica.

3. NOTAS Y ADVERTENCIAS

3.1. Cuando exista cambio del aplicativo del SIGOB, se actualizará el formato de los registros que le aplique.

3.2. Para facilitar la comprensión de los procedimientos se pueden elaborar diagramas de flujo como documento anexo al mismo.

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

4.1. Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2004.

4.2. Manual de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

4.3. Tablas de Retención Documental vigentes.

4.4. Guía de procesos y procedimientos Ministerio de Defensa Nacional.

5. DEFINICIONES

5.1. Documento: Información y su medio de soporte.

5.2. Documento del Sistema de Gestión de La Calidad: Todos aquellos documentos relevantes para el Sistema de Calidad que definen a los servicios que presta la Entidad y que son




necesarios para el funcionamiento eficaz del Sistema como por ejemplo, el manual de calidad, los procedimientos, los instructivos, los registros, las normativas gubernamentales, entre otros.

5.3. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Deben definir como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Un procedimiento es el cómo de un proceso.

5.4. Instructivo: enuncia de forma detallada cómo efectuar una tarea o actividad dentro de un procedimiento. También sirve para explicar el diligenciamiento de un registro.

5.5. Caracterización: documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. Recoge todas las características relevantes para que el proceso cumpla con su objetivo. Debe haber tantas caracterizaciones como número de procesos identificados existan.

5.6. Registro: son las evidencias objetivas de las actividades que se realizan o de los resultados alcanzados.

5.7. Guías: son documentos que sirven para dirigir o encaminar una tarea o actividad dentro de un proceso.

5.8. Edición: Modificación completa o parcial de un documento que genera uno nuevo sin cambiar su nombre.

5.9. Revisión: Verificación realizada que ajusta un procedimiento vigente.

6. ANEXOS

6.1. Formato Procedimientos

6.2. Formato Instructivo

6.3. Formato Caracterizaciones.

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