Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 1 SISTEMA DE GESTION DE...

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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía

SISTEMA DE SISTEMA DE GESTION DE GESTION DE

CALIDAD -FORPOCALIDAD -FORPO

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ISO 9000ISO 9000Organización Internacional de normalización

(International Standarization Organization)

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ISO 9000SISTEMA DE GESTION DE CALIDADFUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

Ap

licaci

ón V

olu

nta

ria

ISO 9001SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

REQUISITOS

ISO 9004SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

DIRECTRICES PARA LA MEJORA DEL DESEMPEÑO

ISO 19011AUDITORIAS DE GESTION DE CALIDAD

Y GESTION AMBIENTAL

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NTC GP 1000:2000NTC GP 1000:2000Norma Técnica de calidad de la Norma Técnica de calidad de la

Gestión PúblicaGestión Pública

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DIFERENCIASDIFERENCIAS

Enfoque al Cliente

ISO 9001_2000ISO 9001_2000 NTC GP NTC GP 1000_20041000_2004

Enfoque al cliente y partes interesadas

Amplia en términos de eficiencia y efectividad

Solamente enfoca hacia la eficacia

Identifica los procesos para su aplicación en la organización.

Identifica los procesos para el cumplimiento de la misión. ( y los clasifica en misionales, de apoyo, estratégico y de verificación)

Objetivos de calidad medibles Objetivos de calidad mesurables

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DIFERENCIASDIFERENCIAS


Agrega la identificación y diseño de puntos de control para los riesgos

Agrega el cumplimiento de las disposiciones regulatorias, expedidas por una autoridad competente.

Cumplimiento de los requisitos del cliente

-- Agrega el concepto de manual de procesos y procedimientos

--

Agrega la aplicación de los requisitos de la Ley 594 de 2000

--

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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía DIFERENCIASDIFERENCIAS

Organización - Personal


Entidad – Servidores públicos – funciones publicas

Producto Productos y/o servicios

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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía El Ciclo de El Ciclo de

DemingDeming

PlanearActuar

•Ejecutar según lo planeado

• Lograr Objetivos

• Seguimiento

• Mantenimiento

• Mejoramiento

• Qué• Quién• Dónde• Cómo• Cuándo• Por qué

Verificar

Hacer

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CONSEJO DIRECTIVOCONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN GENERAL

OFICINA DECONTROL INTERNO

SUBDIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA E INDUSTRIALADMINISTRATIVA E INDUSTRIAL

OFICINA JURÍDICA

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOCONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

AREA DE ATENCIÓN AL USUARIOAREA DE ATENCIÓN AL USUARIO

OFICINA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

SISTEMASSISTEMAS

MEJORAMIENTOMEJORAMIENTO CONTINUOCONTINUO

TALENTO HUMANO

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

SERV GENERALES

DOCUMENTACIÓN INFORMACION

ALMACÉN GENERAL

CONTABILIDADY COSTOS

PRESUPUESTO

TESORERÍA

CRÉDITO Y CARTERA

DIVISIÓN FINANCIERA

DIVISIÓN COMERCIAL

CONTRATOS

ADQUISICIONES

CONSTRUCCIONES

DEPÓSITO ADUANERO

IMPRENTA

FÁBRICA DECONFECCIONES

DIVISIÓNPRODUCCIÓN

MERCADEOMERCADEO

VENTA BIENES EN DESUSO

OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

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ESTRATEGICOSESTRATEGICOS

PLANEACIONPLANEACIONGERENCIALGERENCIAL

APOYOAPOYO

ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVOFINANCIEROFINANCIERO

VERIFICACION Y VERIFICACION Y EVALUACIONEVALUACION

AUDITORIAAUDITORIA

INFORMATICOINFORMATICO

MISIONALESMISIONALES

INDUSTRIALINDUSTRIALCONTRACTUALCONTRACTUAL

VENTA DE BIENES EN DESUSO

VENTA DE BIENES EN DESUSO CREDITOSCREDITOS

MEJORAMEJORA

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

SA

TIS

FA

CC

IÓN

SA

TIS

FA

CC

IÓN

RETROALIMENTACIÓN

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

RE

QU

ISIT

OS

RE

QU

ISIT

OS

COMUNICACION

0000 0808 0909

0101 0202

1010 0404

0505 0707 0606

PRODUCTOSY

SERVICIOS

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P1P1

P2P2

Dirección / presidencia

Subdirección / Secretaria

Area A Area B Area C Area D

P5P5 P5P5

P4P4 P4P4

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POLÍTICA DE CALIDADPOLÍTICA DE CALIDADGarantizar a nuestros clientes la entrega de bienes y servicios de calidad, apoyados en proveedores idóneos y talento humano competente, enmarcado en un esquema permanente de mejoramiento continuo.

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Requisitos de Documentación y Aplicacionesmínimas para el SGC

1. Política y Objetivos de Calidad2. Manual de Calidad3. Procedimientos Esenciales4. Procedimientos requeridos (NTC ISO

9001_2000)• Control de Documentos• Control de Registros• Control Producto No conforme• Acciones Correctivas • Acciones Preventivas• Auditorías Internas de calidad

5. Registros necesarios

P

HVy

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CARACTERIZACIONCARACTERIZACION

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Proceso _______________________

Entrada

Objetivo_________________________________________

SalidaProcedimientos Que

Hacer___________________________________

Procedimientos soporte

Responsables Requisitos Recursos

Medición/ Seguimiento Indicadores

Análisis de Causas - Acciones de Mejora

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Caracterizacion

SUBPROCESO CONFECCION DE PRENDAS

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PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMAREQUERIDOS POR LA NORMA

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1. CONTROL DE 1. CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

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Solicitar

Analizar Necesidad

Revisar

EditarDistribuirDifundir

Aplicar

Modificar

Con

trol d

e los D

ocu

men

tos

Elaborar Aprobar

Numeral 4.2.3 Control de documentos

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LISTADO DE LISTADO DE CONTROLCONTROL

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2. CONTROL DE REGISTROS2. CONTROL DE REGISTROS

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Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTALDOCUMENTAL

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ÍTEM 6. REGISTROS DE CALIDAD

No. NOMBREMEDIO DE

PRESENTACIÓN

FORMA DE ARCHIVO

TIEMPO DE ARCHIVO

UBICACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO

DISPOSICIÓN FINAL

1 Plan de Acción PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad

Anual División de

producción

Secretaria de la División de Producción

Archivo central copia en FACON e Imprenta y copia

en Oficina de Gestión

Institucional

2 Plan operativo PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad

Anual División de

producción


Archivo central copia en FACON e Imprenta y copia

en Oficina de Gestión

Institucional

3 Mapa de riesgos PapelCarpeta Sistema Gestión Calidad

Anual División de

producción


Archivo central copia en FACON e

Imprenta

4Solicitud de

necesidades de prendas

PapelCarpeta de solicitudes

2 años División de

producción y

Fábrica de

Confecciones


Archivo central copia en FACON e

Imprenta

5Listado maestro

de normas técnicas

PapelCarpeta listado de Normas Técnicas

Anual Area Técnica

Jefe Area Técnica

Archivo en Oficina Técnica

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3. ACCIONES 3. ACCIONES CORRECTIVAS Y CORRECTIVAS Y 4. ACCIONES PREVENTIVAS4. ACCIONES PREVENTIVAS

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CorrecciónCorrección

• Apagar el incendioApagar el incendio

Acción CorrectivaAcción Correctiva

•Cambiar el TapeteCambiar el Tapete

Acción PreventivaAcción Preventiva

• No fumar en el vehículoNo fumar en el vehículo

La situación : Incendio en el tapete de un vehículo

La causa : El conductor fuma en el vehículo

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CorrecciónCorrección

• Apagar el incendioApagar el incendio

Acción CorrectivaAcción Correctiva

• Cambio de cables afectadosCambio de cables afectados

Acción PreventivaAcción Preventiva

• Realizar una revisión periódica al sistema eléctrico del vehículo.Realizar una revisión periódica al sistema eléctrico del vehículo.

La situación : Incendio el tapete del vehículo

La causa : Falta de mantenimiento al sistema eléctrico

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Acciones Correctivas Acciones Correctivas y acciones`preventivasy acciones`preventivasSe implantó un método de solución de problemas que incluye los siguientes aspectos

•Identificar y documentar el problema

•Identificar y documentar las causas

•Proponer y documentar soluciones

•Implantar la solución más conveniente

•Efectuar seguimiento a la solución

•Aprender de los errores

•Documentar para evitar ocurrencia

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PP

HH

AA

VV

11 Análisis de Situaciones

22Identificación del Problema

Causa Conocida ?NONO

33 Observación

44 Análisis de Causas

55 Plan de Acción

SISI

66 Implementación de la Solución

Es Efectivo el Resultado ?

77 Verificación en Campo

88SISI

Documentación

99 Evaluación

NONO

Investigar características del problema desde varios ópticasObservaciónObservación

Identificar y priorizar incidentes y problemas potenciales

Análisis de SituacionesAnálisis de Situaciones

Definir el problema con claridad y reconocer su importancia

Identificación del Identificación del ProblemaProblema

Causa Conocida ?Causa Conocida ?

Determinar causas fundamentales

Análisis de CausasAnálisis de Causas

Plan de AcciónPlan de Acción Concebir soluciones para eliminar el impacto de las causas

Implementación de Implementación de la Soluciónla Solución

Ejecutar el plan de acción analizando datos

Verificación en CampoVerificación en Campo Comparar resultados y verificar la efectividad de las soluciones implementadasEs Efectivo el Resultado ?Es Efectivo el Resultado ?

Prevenir la repetición del problema por las mismas causas

DocumentaciónDocumentación

Realizar evaluación del proceso y ejercer control sobre los cambios

EvaluaciónEvaluación

PP

HH

VV

AA

PASOPASO PROPÓSITOPROPÓSITOPHVAPHVA CICLOCICLO

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Control de acciones Correctiva y Preventiva Control de acciones Correctiva y Preventiva QUE SE MANEJA EN LOS PROCESOSQUE SE MANEJA EN LOS PROCESOS

CUALQUIER PROBLEMA SE DEBE DOCUMENTAR

MANEJO DE PROBLEMAS POR LOS JEFES DE OFICINA, DIVISION Y COORDINADORES DE GRUPO.

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DE PROCESOS (JEFES DE OFICINA Y DIVISION).

LOS REPORTES DE A/C Y A/P SE MANEJAN EN LA CARPETA DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE CADA DEPENDENCIA.

MONITOREAR LOS PROCESOS Y EVALUAR EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y CIERRE DE LOS REPORTES. Ogein - Mecon

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1 REPORTE Nº 2 AREA QUE ORIGINA

FIRMA: FECHA:FIRMA: FECHA:

Firma Fecha7 Analisis realizado por

4 Responsable de Area:5 Director de establecimiento o jefe de dependencia:

8 SECCIÓN 2 - CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD

3 SECCIÓN 1 - DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

9 CO 10 PR 11 RESPONSABLE 12 FECHA LIMITE

14 FECHA

SI NO

19 Firma 20 Fecha

Vo.Bo. responsable

Vo.Bo. responsable

Vo.Bo. responsable

Vo.Bo. responsable

Vo.Bo. responsable17 SECCIÓN 5 – CONCLUSIONES

2. Existe al menos una acción propuesta que no generó losresultados que se esperaban

1. Las acciones propuestas fueron concluídas satisfactoriamente

3. Es necesario generar un nuevo reporte para complementar losresultados no satisfactorios – No. Reporte18 Quien autoriza el cierre

8 SECCIÓN 3 - ACCIONES PROPUESTAS

15 REVISIÓN DEL GRADO DE AVANCE / SITUACIÓNENCONTRADA

16 RESPONSABLE(S)

Vo.Bo. responsable

13 SECCIÓN 4 – DESARROLLO DE LAS ACCIONES PROPUESTAS

FORMATOFORMATO

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5. CONTROL PRODUCTO NO 5. CONTROL PRODUCTO NO CONFORMECONFORME

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Producto No Conforme ?

• En la normatividad vigente

• En normas internas o técnicas

• En Procedimientos

• En Convenios o Contratos (interadministrativos, con o sin formalidades)

Es el producto o servicio que no es conforme con los requisitos

• En Especificaciones técnicas

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DETECTAR PRODUCTO NO CONFORME

OPERARIO

DETECCIÓN

1

1. REPROCESAR

2. DESTRUIR O ELIMINAR

3. CAMBIO DE USO O DESTINACIÓN

4. LIBERAR

AUTORIZA

SUPERIOR

3

DIS

PO

SIC

ION

SUPERIOR

CONTROL DE LA DISPOSICION

CONFIRMACUMPLIMIENTO DISPOSICION

5

1.CUMPLE DISPOSICION

2. VERIFICAREQUISITOS

OPERARIO

APLICA

4

MANEJAR ACCIONES CORRECTIVAS CUANDO SE PRESENTAN SITUACIONES REPETITIVAS O PROBLEMAS

SUPERIOR

CHEQUEO

2

ESTABLECE SI CUMPLE O NO CON REQUISITOS

No conforme •ANALIZA LOS ASPECTOS QUE DISPARARON LA ALARMA

•SE VUELVE A INCORPORAR AL PROCESO

Conforme

Pasos del tratamiento

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6. AUDITORIAS INTERNAS 6. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDADDE CALIDAD

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El 27 de abril de 2005 fue otorgado por parte de ICONTEC el certificado de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2000, incluye el alcance a todos los procesos. Vigencia hasta abril 2008.

Mediante primera a auditoria de seguimiento realizada por el Ente Certificador, Junio 12 y 13 de 2006, se mantuvo la integridad del SGC.

Externas Por el órgano certificador ICONTEC

La Auditoria de certificación Dos auditorias de seguimiento

Una auditoria de renovación del sello de calidad cada tres años

Internas Por los auditores internos de calidad

De acuerdo al plan de auditorias – cada trimestre

AuditoriasAuditorias

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