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AUDITORIA INTERNA
INFORME N° AI-006-2015
INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL: ARQUEO DEL FONDO
GENERAL DE CAJA CHICA Y DEL FONDO EN EFECTIVO A CARGO DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen y Antecedentes
El presente estudio, a cargo de la Licda. Milena Calderón Durán, se realizó al
Fondo General de Caja Chica, el cual es administrado bajo la responsabilidad
del Departamento Financiero Contable de este Ministerio, y se efectuó de
conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General
de Control Interno, el artículo Nº 39 del Reglamento General del Fondo de
Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874-h, publicado en la Gaceta Nº 22 del 31/01/2006),
así como en la Norma 36, del Manual Institucional de Operación del Fondo
Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud, que establece incluir en
el plan de trabajo de la Auditoría Interna un estudio del Fondo General de
Caja Chica y en cumplimiento al Plan de trabajo para el año 2015 de ésta
Auditoría Interna.
1.2 Objetivo General
Velar por el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable en el
funcionamiento de la Caja General y Cajas Chicas a cargo del Departamento
Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.
1.3 Alcance
El estudio comprende la verificación de la documentación relacionada con
los trámites efectuados con cargo al fondo fijo-caja chica, mediante la
aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y
controles correspondientes, en el período comprendido entre octubre del
2014 al mes de marzo del 2015.
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Se aplicaron en su ejecución las Normas Generales de Auditoría del Sector
Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público,
así como las directrices, lineamientos y regulaciones atinentes.
1.4 Disposiciones sobre la Ley General de Control Interno
De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República y con
el fin de prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda)
de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben
observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden
incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de
Control Interno, se incorporan en este informe las transcripciones de los
artículos de dicha ley, que se detallan a continuación:
“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se
procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe
de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones
por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas
para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la
auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de
su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de
ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para
pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que
el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría
interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.”
“Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté
dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el
informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones,
dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente
disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al
titular subordinado correspondiente.”
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“Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la
República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las
recomendadas por la Auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles,
contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su
inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse
a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes,
salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a
solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días
hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no
ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la
aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994”.
“Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda,
si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras
causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en
responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control
interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,
perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que
injustificadamente no asigne los recursos a la Auditoría Interna en los términos del
artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control
interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar
las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por
obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el Subauditor y los
demás funcionarios de la Auditoría Interna, establecidas en esta Ley.
Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será
atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.
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1.5 Antecedentes
El Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud
forma parte de la Administración Central y tiene como misión velar porque la
distribución y uso racional de los recursos públicos se realicen según los
principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia mediante la
aplicación de un sistema de supervisión y control financiero-contable, acorde
con los programas y proyectos que desarrolle el Ministerio a través de sus
diversas instituciones.
1.6 Limitantes
El presente estudio sufrió retrasos, principalmente en cuanto a la entrega de
información que se solicitó al Departamento Financiero Contable, situación
que provocó no poder concluir el presente estudio en el tiempo establecido.
1.7 Marco Jurídico
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la siguiente
normativa:
Ley General de Control Interno N° 8292.
Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio
de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren fondos y
valores públicos (Decreto Nº 34110-C).
Normas de Control Interno para el Sector Público (Aprobado mediante
resolución de la Contraloría General de la República, publicado en la
Gaceta Nº 26 del 06 de febrero del 2009).
Reglamento general del fondo cajas chicas, del Ministerio de Hacienda
(decreto 32874-H).
Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la
República (R-2-2003-CO-DFOE).
Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio
de Cultura y Juventud.
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Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
(Resolución R-DC-119-2009).
Reglamento para la utilización del Sistema de Compras Gubernamentales
Compra RED.
1.8 Comunicación de Resultados
En cumplimiento de la Norma No. 2.5.4 “Difusión de resultados” del Manual de
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, emitido
por la Contraloría General de la República, así como el artículo 37 y siguientes
de la Ley General de Control Interno, el día 08 de junio del 2015, a las 9.30 a.m.,
se realizó la comunicación de los resultados del presente informe.
La reunión contó con la presencia del señor Dennis Portuguez Cascante,
Viceministro Administrativo; de la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del
Departamento Financiero Contable; así como del señor William Kelly Picado,
Auditor Interno y la funcionaria Milena Calderón Durán, encargada del
presente estudio.
Luego de haber transcurrido el plazo de tres días hábiles otorgados por la
Auditoría Interna, no se recibió por parte de la señora Guadalupe Gutiérrez
Aragón ningún comentario, por lo que se procede a la comunicación oficial
del presente informe.
2 RESULTADOS
2.1 Revisión de documentación de respaldo a los pagos efectuados por Caja
Chica
En el presente estudio se revisó una muestra aleatoria del 74,76%, de los
comprobantes del periodo indicado, por un total de ¢4.980.980,28 (cuatro
millones novecientos ochenta mil novecientos ochenta colones con 28/100).
El total de gastos girados en el periodo comprendido entre octubre 2014 y
marzo 2015, fue por la suma total de ¢6.662.394,86 (seis millones seiscientos
sesenta y dos mil trescientos noventa y cuatro colones con 86/100), según se
detalla en anexo 1.
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En la muestra revisada se verificó que los documentos de respaldo de los
reintegros de caja chica, contienen las siguientes deficiencias de control (Ver
anexo 2):
a) Para los casos específicos de las facturas SIGAF No. 19-2968, 19-3029, 19-
3483, 19-4154, 19-4155, 19-4367 y 19-0456, no se encuentra incluida la
respectiva orden de compra por caja chica.
Considerando la situación expuesta, se procedió a realizar entrevista al señor
Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero
Contable mediante la cual se le consultó sobre el tema en cuáles casos en los
que se debe emitir una orden de compra por Caja Chica, respondiendo lo
siguiente: “Para todo excepto para reintegros y pagos de inscripciones a
cursos en el exterior”.
En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja
Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las compras de bienes
o servicios realizadas por medio de Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los
mismos, inciso a), señala:
“Toda compra quedará respaldada por: una reserva de recursos por caja
chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor
respectivo, las facturas proformas, la solicitud de pedido de compra por
caja chica, el pedido de compra, la copia del cheque o copia del
comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en
efectivo. Estos documentos son responsabilidad del Departamento
Financiero Contable en cuanto a recibo, emisión, registro, según
corresponda”
Cabe indicar que en el informe No. AI-004-2015, correspondiente al
seguimiento elaborado por la Auditoría Interna en relación a los informes
emitidos durante el periodo 2014, y sobre el estudio “Arqueo del Fondo
General y del Fondo en efectivo”, para atender la recomendación en cuanto
a que los documentos de respaldo a los reintegros de caja chica cuenten con
la información completa, el señor González giró instrucciones a la señora Olga
Gómez Quirós del área de Tesorería y encargada de la Caja Auxiliar para
cumplir con lo definido, respondiendo la señora Gómez vía correo electrónico
lo siguiente: “Al respecto me permito indicarle, que efectivamente se está
cumpliendo a cabalidad, con los puntos señalados por su persona en este
correo, a la hora de efectuar trámites con solicitudes de Caja Chica”.
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Por lo anterior, como ya se indicó a pesar de que se han girado instrucciones
con el objetivo de cumplir con que los documentos de respaldo a los
reintegros de caja chica se encuentren completos, se sigue presentado
ausencia de la orden de compra, por lo que se hace necesario reforzar las
medidas de control y supervisión correspondientes, con el fin de que en los
documentos de respaldo de cada uno de los trámites de caja chica se
encuentre toda la información que dicta la normativa vigente y aplicable y
así fortalecer el sistema de control interno del Departamento Financiero
Contable.
b) En las facturas Sigaf No. 19-2961, 19-3201, 19-3485, 19-3483, 19-3944, y 19-
4367, se presentan inconsistencias en cuanto al recibido conforme,
existen casos en que no se utiliza el sello respectivo, información
incompleta, y reciben funcionarios que no se encuentran autorizados
de conformidad con el registro de firmas vigente.
Sobre el tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo – Caja
Chica, en la norma 17, punto h), indica:
“La recepción de conformidad de los bienes o servicios, se efectuará
expresa del nombre, la firma, y el número de cédula de la persona
autorizada que los recibió a satisfacción”
La norma 13.- Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso
e), señala: “Tener el recibido conforme de quien solicitó y recibió el bien o
servicio”.
Para el año 2013, la señora Gutiérrez, emite circular MCJ-DFC-188-2013, del 01
de marzo del 2013, dirigida a los Directores de Programa y Jefes de
Departamento, en la cual sobre el tema dice: “…Toda factura que respalda
un gasto por caja chica debe presentar al reverso el sello del Departamento
respectivo y las firmas autorizadas que aprueben y reciben de conformidad el
bien o servicio”.
El instructivo sobre Aspectos mínimos a considerar en el análisis de los
documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado emitido por
la Contraloría General de la República, en el punto 2.2, Aspectos contables y
presupuestarios, define que para todos los documentos de ejecución
presupuestaria se debe de verificar lo siguiente: punto 7, detalla: “Que todo
documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado
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contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan, para lo cual se
debe mantener un registro de firmas de los funcionarios responsables según lo
dispuesto en el artículo del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo
al Presupuesto de la República...”.
Además, este tema fue considerado en el estudio correspondiente al periodo
2014, recomendando la Auditoría Interna al Departamento Financiero
Contable, girar instrucciones para que se verifique al momento de recibido de
la factura comercial que además de que cuente con el sello elaborado para
dicho fin, se encuentren los datos de la persona autorizada para hacerlo. De
acuerdo con el informe de seguimiento No. AI-004-2015, el señor Freddy
González Soro, Coordinador de Tesorería de dicho Departamento, le indica a
la señora Olga Gómez Quirós, encargada de Caja Chica cumplir con lo
definido por la Auditoría, señalando la señora Gómez que efectivamente se
está cumpliendo a cabalidad con la recomendación.
Sin embargo, luego de la revisión de la muestra a los documentos de respaldo
de los reintegros de caja chica, se observa que se siguen presentando las
mismas inconsistencias en los recibidos conformes en cuanto al uso del sello y
de los funcionarios que reciben conforme el bien o servicio adquirido.
De conformidad con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que se
debe elaborar un mecanismo de control eficaz a lo interno del Departamento,
con el fin de evitar se sigan presentando este tipo de inconsistencias que se
han detectado también en estudios anteriores y que a pesar de las medidas
tomadas persisten.
c) Facturas Sigaf No. 19-2961, 19-2968, 19-3029, 19-3223, 19-3485, 19-4203,
19-4218, 19-4367, 19-0188 y 19-0456, no cuentan con la copia del cheque
respectivo.
El Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, en la norma
15.-Respaldos de las compras de bienes o servicios realizadas por medio de
Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los mismos, inciso a), ya transcrito en el
punto a) del presente resultado, es claro en indicar que dentro de los
documentos de respaldo se debe incluir la copia del cheque o copia del
comprobante de pago, si se ha usado una transferencia o cancelado en
efectivo.
Las inconsistencias dadas a conocer en el presente inciso como ya fue
indicado en los anteriores, han sido reiterativas en los estudios anuales que ha
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realizado la Auditoría en relación al Arqueo del Fondo General de Caja Chica
y Fondo de Efectivo. Para el periodo 2014 no fue la excepción, en el cual hubo
ausencia de la copia del cheque o comprobante de pago en algunos de los
casos revisados. De acuerdo con el Informe, y según seguimiento de la
Auditoría Interna, el señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del
Departamento Financiero Contable, giró instrucciones a la señora Olga
Gómez, encargada de Caja Chica, con el objetivo de que los documentos
de respaldo a los reintegros de caja chica cuenten con la información
completa, mencionando la señora Gómez que se está cumpliendo a
cabalidad con los puntos señalados.
Además, mediante cuestionario de control interno se le consultó al señor
González, si el encargado del Fondo de Caja Chica verifica que las compras
cuenten con: reserva de recursos, factura comercial, facturas proformas,
copia del cheque o comprobante de pago si se ha usado transferencia o
cancela en efectivo, a lo que nos responde: “Si verifica y es parte de las
responsabilidades que le compete realizar”.
Así las cosas, el Manual de Normas de control interno para el Sector Público,
emitido por la Contraloría General de la República, capítulo IV: Normas sobre
actividades de control, norma 4.5.1, supervisión constante, señala: “El jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una
supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la
observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las
acciones necesarias para la consecución de los objetivos”.
Así las cosas, se hace necesario se elabore un mecanismo de control con el
cual se asegure de que la documentación de respaldo a los reintegros de caja
chica se encuentre completa, ejerciendo una supervisión constante por parte
del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de evitar se sigan presentando
estas inconsistencias año con año y que incumplen con lo que establece la
normativa vigente así como debilitan el Sistema de Control Interno del
Departamento Financiero Contable.
d) De los 18 trámites analizados, solamente en 5 de ellos se encuentran las
firmas completas en el formulario “Reintegro Caja Chica”.
Sobre el tema, dicha situación fue revisada en el estudio correspondiente al
periodo 2014, en el cual quedó constancia de que la mayoría de los
formularios “Reintegro Caja Chica” no contaban con las firmas que se
solicitan. Debido a la situación presentada, ésta Auditoría Interna recomendó
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elaborar un procedimiento de control mediante el cual dicho formulario
contenga todas las firmas que se indican, fue así como el señor Freddy
González Soro, Coordinador de Tesorería, acatando instrucciones de la señora
Guadalupe Gutiérrez Aragón, jefa del Departamento Financiero Contable, le
solicitó a la señora Olga Gómez Quirós, funcionaria de ese Departamento
verifique que el formulario en mención contenga todas las firmas que cita el
documento, respondiendo la señora Gómez lo siguiente: “Al respecto me
permito indicarle, que efectivamente se está cumpliendo a cabalidad, con los
puntos señalados por su persona en este correo, a la hora de efectuar trámites
con solicitudes de Caja Chica”.
Por su parte, en entrevista aplicada al señor González, se le consultó qué
controles llevan a cabo para que los documentos de respaldo a los reintegros
de caja chica se encuentren completos, con los sellos correspondientes y
firmados por las personas autorizadas para hacerlo, respondiendo lo siguiente:
“Olga como encargada de caja auxiliar es quien debe de revisar que todo
esté completo, posteriormente cuando se hace el reintegro por cheque se
realiza una nueva revisión por parte del Coordinador de Tesorería”.
Al respecto, El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público,
emitido por la Contraloría General de la República, en el capítulo II: Normas
sobre ambiente de control, norma 2.5.2: Autorización y aprobación, dice:
“La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales
debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los
funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de
los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones
institucionales”.
Además, el capítulo I: Normas Generales, norma 1.4: Responsabilidad del
jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, establece como parte del
cumplimiento de la responsabilidad del Sistema de Control Interno tanto del
jerarca como de los titulares subordinados, dar especial énfasis entre otras, las
siguiente: inciso e) “La comunicación constante y el seguimiento de los asuntos
asignados a los distintos miembros de la institución, en relación con el diseño,
la ejecución y el seguimiento del SCI”. También el inciso g) dice: “Una pronta
atención a las recomendaciones, disposiciones y observaciones que los
distintos órganos de control y fiscalización emitan sobre el particular”.
Por su parte, la Ley General de Control Interno, en el artículo 12.-Deberes del
jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno, define:
“en materia de control interno, el jerarca y los titulares subordinados les
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corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes…” inciso c)
“Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y
disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la
República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y
fiscalización que correspondan”.
Si bien es cierto, el Departamento Financiero Contable gira instrucciones al
área de Tesorería, y dan a conocer a la Auditoría como parte de la labor de
seguimiento que se realiza, las gestiones que ejecutan en relación a las
recomendaciones emitidas, sin embargo al momento de revisar los
documentos de respaldo a los reintegros de caja chica se continúan
presentado las mismas inconsistencias por lo que, de acuerdo con la
normativa indicada en el presente inciso, y el criterio de ésta Auditoría Interna,
se debe elaborar de inmediato un mecanismo de control eficaz que evite se
estén presentando omisión de documentos o información incompleta en el
respaldo a las compras por Caja Chica.
e) Factura Sigaf Nº 19-3201, trámite sobre el pago de inscripción al
Congreso Mundial de Contabilidad que se llevó a cabo en Italia, al cual
asistieron la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del
Departamento Financiero Contable y el señor Jimmy Castillo Fernández,
Funcionario de ese Departamento. No hay copia del acuerdo de viaje
de ninguno de los dos funcionarios, no hay comprobante de pago al
evento y la información se encuentra en idioma inglés.
En relación al tema, se le aplicó entrevista de control interno al señor Freddy
González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero
Contable, solicitándole indicar en qué trámites debe de incluir el acuerdo de
viaje de los funcionarios cuando se realizan por medio de caja chica,
respondiendo lo siguiente: “Inscripciones a cursos al exterior o compra de
tiquetes aéreos”.
Además, mediante oficio AI-137-2015, ésta Auditoría le solicitó a la señora
Gutiérrez, responder sobre el tema considerando que no existe comprobante
de la cancelación (transferencia, recibo de dinero, etc), siendo recibido
conforme un documento en idioma inglés sobre el registro para la
participación en el Congreso, señalar el motivo del por qué se presenta esta
situación, y enviar copia del respectivo comprobante de pago de los
funcionarios en cita, respondiendo según oficio MCJ-DFC-813-2015, del 08 de
mayo del 2015 lo siguiente:
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“La inscripción a este tipo de eventos como es de su conocimiento, sobre todo
en estos casos en que son congresos mundiales, se realiza por medio de una
página web…” continúa diciendo: “Por lo tanto no hay forma de imprimir la
constancia de inscripción al curso en idioma español, sin embargo en la
traducción es claro que se conforma la inscripción en el seminario”.
Conocida la respuesta dada por la señora Guadalupe Gutiérrez, en la cual no
adjunta copia de los comprobantes de pago ni hace mención de los mismos,
se hace necesario anotar lo que establece el Reglamento sobre el visado de
gastos con cargo al presupuesto de la República, en el artículo 10.
Responsabilidad de verificar la legalidad del gasto, punto 2) establece: “El
visado se entenderá concluido con la aprobación de los respectivos
documentos de ejecución presupuestaria que posibilitan la emisión de las
órdenes de pago contra los fondos del Estado contenidos en el Presupuesto
de la República, realizada por el funcionario responsable designado en cada
uno de los órganos comprendidos dentro del ámbito de aplicación de este
Reglamento”.
El Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, emitido por el Ministerio de
Hacienda, artículo 21.-Requisitos para compras, pago de viáticos y transporte
y gastos de representación sujetos a liquidación, inciso o), dice: “Toda compra
deberá quedar respaldada por: una reserva de recursos para caja chica,
proformas, la solicitud de pedido de compra por caja chica, el pedido de
compra, la copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha
usado una transferencia o cancelo en efectivo. Estos documentos son
responsabilidad de una Unidad Financiera respectiva en cuanto a recibo,
emisión, registro, según corresponda”.
El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la
Contraloría General de la República, en el capítulo IV: Normas sobre
Actividades de control, norma 4.4: Exigencia de confiabilidad y oportunidad
de la información, dice: ”El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se
recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el
funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa
información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas
y externas respectivas…”.
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Así las cosas, y como ha reiterado ésta Auditoría Interna en el desarrollo del
presente resultado, así como en anteriores estudios del Fondo General y Fondo
de Efectivo, es necesario que el Departamento Financiero Contable elabore
mecanismos de control eficaces con los cuales se evite la omisión de
documentación de respaldo en los reintegros de caja chica.
f) Factura SIGAF N° 19-3485, en este trámite se incluyen 4 pagos a
funcionarias del Departamento Financiero Contable, debido a
capacitación que realizaron para adaptar la nueva estructura
organizativa de la Institución a dos funcionarios de la Casa de la Cultura
de Puntarenas, según se indica en la solicitud de pedido. Los trámites
son realizados mediante la subpartida 1.07.02, “Actividades
protocolarias y sociales”.
Analizados estos trámites, se procedió a consultarle a la señora Guadalupe
Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, mediante
oficio AI-137-2015, lo siguiente:
- ¿Cuál es el fundamento o justificación para reembolsar los dineros a las
funcionarias: Hellen Barquero Durán, Karol Sanabria Rosales y Elizabeth
Matarrita Saborío, funcionarias del Departamento Financiero Contable,
que tanto a dichas funcionarias como a su persona se les pagara los
almuerzos de acuerdo con el detalle de las solicitudes de pedido?,
respondiendo según oficio MCJ-DFC-813-2015, entre otras cosas lo
siguiente: “…se incluye el pago de almuerzo a personal del
Departamento Financiero, que participaron en la encerrona, pues se
requería capacitar sobre diversos temas en solo una semana, por lo que
era necesario que los plazos de trabajo y las horas de almuerzo se
aprovecharan al máximo”.
De acuerdo con lo indicado por la señora Gutiérrez, se procedió a realizar
consulta vía correo electrónico a la señora Elizabeth Briceño, Coordinadora
del Área de Gestión del Desarrollo de la Gestión Institucional de Recursos
Humanos, en cuanto a si se ha reportado por parte del Departamento
Financiero Contable sobre las capacitaciones que han llevado a cabo para
la Casa de la Cultura de Puntarenas, respondiendo la señora Briceño lo
siguiente: “NO, Hasta el momento, el Departamento Financiero Contable no ha
reportado actividad de capacitación realizada para la Casa de la Cultura de
Puntarenas, que es una dependencia de la Dirección de Cultura”. Además, le
consultamos si se debe comunicar al área que coordina sobre cualquier tipo
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de capacitación que sea organizada por los Departamentos o Programas del
Ministerio de Cultura y Juventud, señalando lo siguiente: “SI, estamos sujetos a
la normativa que nos compete, como lo establece el artículo 11 de la Ley
General de la Administración Pública. De esta forma la Resolución supra
citada, DG-135-2013 de la Dirección General de Servicio Civil”.
Por tanto, es necesario se realicen las gestiones necesarias para que el
Departamento Financiero Contable trámite las capacitaciones que realiza
ante la Gestión Institucional de Recursos Humanos según corresponda, con el
objetivo de que se cumpla con lo establecido y que las actividades que se
coordinen como parte de la capacitación como el caso de los almuerzos se
encuentren debidamente autorizados.
- ¿Por qué motivo no se realizó el pago de almuerzos al señor Olger Torres
y Yannina Ruíz, funcionarios de la Casa de la Cultura de Puntarenas
como viáticos?, según oficio MCJ-DFC-813-2015, la señora Gutiérrez,
manifiesta: “Con respecto al pago de los señores Olger Torres y Yannina
Ruíz, debido a que la Casa de la Cultura de Puntarenas no contaba con
una “estructura formal” administrativa y financiera, no utilizaban el pago
de viáticos, razón por la cual se pidió autorización verbal al Vice Ministro
Administrativo y se tomó la decisión de darles el almuerzo por medio de
caja chica”.
Sobre el tema, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público,
capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.4.1 Documentación
y registro de la gestión Institucional establece: “El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas
pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros
eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y
conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso
a la información pública, según corresponda”.
Por tanto, se hace necesario que toda aprobación, autorización, y cualquier
gestión que se realice quede con un respaldo de manera escrita, evitando
posibles inconvenientes posteriormente, así como estar de acuerdo con la
normativa vigente.
- ¿Por qué el trámite se realiza por la subpartida 1.07.02 y no por la
subpartida 2.02.03?, la señora Guadalupe Gutiérrez según oficio MCJ-
DFC-813-20185, dice: “En este caso el objeto del gasto debió registrarse
correctamente por la sub partida 1.07.01 Actividades de Capacitación,
por tratarse de una capacitación a funcionarios de la Casa de la Cultura
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de Puntarenas, sin embargo por error, se incluyó en la partida 1.07.02
Actividades Protocolarias y Sociales. Es conveniente aclarar que en la
subpartida 2.02.03 Alimentos y Bebidas se deben registrar gastos
únicamente a lo que corresponda a compras del CNP o Catering
Service para reuniones de trabajo entre funcionarios y/o personas
externas, por lo tanto en este caso esta sub partida no aplica en la
contratación realizada, pues en el último párrafo del clasificador por
objeto del gasto excluye actividades de capacitación”.
De acuerdo con lo expresado por la señora Gutiérrez, el Manual de Normas
de Control Interno para el Sector Público, capítulo V: Normas sobre Sistemas
de Información, norma 5.7.1 Canales y medios de comunicación, dice:
“Deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios de
comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente,
ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos…”.
Por otra parte, se hace necesario anotar lo que expresó las señora Guadalupe
Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable en su oficio
MCJ-DFC-813-2015, refiriéndose a las subpartidas presupuestarias, señalando
que debido a que no se tiene claridad en su uso, entre las diferentes unidades
del Ministerio de Cultura y Juventud, se está girando una circular aclarando
respecto a la contratación de servicios de catering, para que se entienda
según lo indicado, de la siguiente manera:
“10701 Catering para funcionarios que participen en actividades de
capacitación.
1.07.02 Catering para actividades como celebraciones, conmemoraciones,
etc. En este caso solo incluye la contratación del Catering para la
inauguración o la clausura de la capacitación o talleres.
20203 según el clasificador y conforme lo establecido en la Directriz DGABCA-
1-2014 del 26 de febrero 2014 sobre el “Inicio de ejecución del Convenio
Marco para el Servicio de Actividades Protocolarias (Catering Service) para
las Instituciones Públicas que utilizan Compr@Red. Licitación Pública No.
2011LN-000004-CMBYC se pueden contratar servicios de Catering para
Reuniones de Trabajo donde participen funcionarios y personas externas,
excepto para actividades de capacitación, protocolarias o sociales”.
De acuerdo con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que dicha
circular debe de ir de acuerdo con el Reglamento para Gastos Protocolarios
y Sociales que a la fecha se encuentra en proceso, habiendo sido
recomendada su elaboración durante el periodo 2011 y que durante los
estudios posteriores se ha venido insistiendo en su confección para regular
dichos gastos como lo ha dado a conocer también el ente Contralor. Además,
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para el punto 3 sobre la subpartida 20203 la explicación que se da no es clara,
por cuanto la Directriz citada establece que las sub partidas para el uso del
convenio marco son: 10701, 10702 y 20203, y tampoco es clara la definición
de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por objeto del gasto. Por lo
tanto, si bien es importante elaborar la circular debe de realizarse tomando en
cuenta lo aquí definido.
Por último, teniendo en cuenta que el correcto uso de las subpartidas para la
adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con el clasificador por objeto
del gasto es competencia del Departamento Financiero Contable, se hace
necesario que la Jefatura de dicho Departamento tome las medidas
necesarias a lo interno, así como la supervisión correspondiente para evitar
utilizar subpartidas que no corresponden.
g) Factura SIGAF N° 19-3944, Servicio de catering para atender la X reunión
de capacitación mensual de seguimiento y acompañamiento al
proceso de Implementación de las Normas Internacionales de
Contabilidad para el Sector Público, que tiene el Ministerio de Cultura
con sus órganos desconcentraos y programas, la cual se realizó en la
Casa de la Cultura de Puntarenas.
Luego de llevar a cabo la revisión de los documentos de respaldo al Reintegro
de Caja Chica, se le consultó a la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del
Departamento Financiero Contable, mediante oficio AI-137-2015, indicara los
motivos del por qué el trámite se realizó por caja chica y no se hizo por medio
de la Proveeduría como trámite normal y no mediante contrato marco por ser
como lo indicaron que el servicio se realizó el Puntarenas, además de por qué
se utilizó la subpartida 1.07.01, respondiendo de acuerdo con el oficio MCJ-
DFC-813-2015, lo siguiente: “…en aras de reducir el gasto que generaría la
actividad, se procedió a realizar una consulta a los proveedores inscritos en el
convenio marco para servicios de alimentación y se logró determinar que si
se contrataba un servicio de catering de San José, el costo se elevaría
considerablemente…” continúa diciendo: “Se utilizó la partida 1.07.01 pues es
la que se utiliza para la “contratación de servicio inherentes a la organización
y realización de eventos de capacitación y aprendizaje (…). Se pueden
contratar de manera integral o bien por separado…”.
De acuerdo con lo anterior, queda claro que el Departamento Financiero
Contable no responde nuestra pregunta en relación a que por qué el trámite
no se realizó por trámite normal concursado ante la Proveeduría Institucional,
como sucede en los casos en que existe un convenio marco que no se ajusta
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a las necesidades del momento. Al respecto, es importante mencionar lo que
establece el Reglamento para la Utilización del Sistema de Compras
Gubernamentales Compra RED, en el artículo 3°- Utilización del Sistema de
compras gubernamentales CompraRED, el cual establece: “La Administración
Central de manera imperativa, y las demás instituciones del Sector Público que
así lo deseen; utilizarán CompraRED para lograr una mayor eficiencia y
eficacia en los procedimientos de contratación administrativa…”.
Sobre el tema, se hace necesario anotar lo que define el Reglamento General
del Fondo Cajas Chicas, artículo 4°.-Naturaleza, dice: “La ejecución del gasto
mediante el Fondo Fijo-Caja Chica es un procedimiento de excepción y por
consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y
urgentes, según el criterio justificado de la administración de cada
Institución…”.
La circular DGPN N° 242-TN-682-2010 del 22 de julio del 2010, sobre lineamientos
técnicos con aspectos sobre la ejecución de cajas chicas del Gobierno de la
República, emitida por los señores Marjorie Morera González, Directora
General de Presupuesto Nacional y José Adrián Vargas Barrantes, Tesorero
Nacional, establece en el punto 1., lo siguiente: “Por la naturaleza del Fondo
de Caja Chica, su utilización debe derivar de la adquisición de bienes y
servicios indispensables de apremiante urgencia, de tal suerte que se debe
circunscribir a la satisfacción de necesidades impostergables que justifican su
inmediata cancelación para el logro de los objetivos y metas determinados
en los planes operativos y el normal desarrollo de las funciones
institucionales…”.
El Manual Institucional del Fondo Fijo Caja Chica emitido por el Departamento
Financiero Contable, norma 7.- establece: “El fondo de la Caja Chica debe ser
usado única y exclusivamente en la adquisición de bienes y servicios, para
realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente
y que sean de carácter indispensable y urgentes...”.
Cabe indicar, que por tratarse de una capacitación según lo indicado por el
Departamento Financiero Contable, debe de planificarse con la Gestión
Institucional de Recursos Humanos, tal y como se ha anotado en el inciso f) del
presente resultado.
Así las cosas, es criterio de ésta Auditoría que el servicio de catering adquirido
mediante trámite de Caja Chica, no califica como urgencia apremiante, ni
como una situación no previsible oportunamente, además en el documento
de justificación que presentan para realizar el trámite, únicamente se
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respaldan en que los oferentes que se encuentran en el contrato marco de
Compra RED son de San José y el costo aumenta considerablemente porque
la actividad es en Puntarenas, sin embargo el trámite correcto debió ser el de
solicitar un trámite normal concursado ante la Proveeduría Institucional. Por lo
que se hace necesario, que la Jefa del Departamento Financiero Contable
evite realizar este tipo de trámites, que van en contra de la normativa definida
y vigente para realizar compras por caja chica, y que deben de ser situaciones
de excepción, urgentes y no previsibles, así como si están realizando
capacitaciones, debe de cumplir con lo que establece la normativa en la
materia.
h) Factura SIGAF N° 19-4154 (Reunión de oficinas regionales con los
motores del programa de Formación de Gestión Cultural, el 25 de
noviembre del 2014) y factura SIGAF N° 19-4155 (Reunión de la Comisión
Seleccionadora de Becas Taller, el 24 de noviembre del 2014).
Luego de revisar los documentos de respaldo a estos dos trámites, los cuales
corresponden a la Dirección General de Cultura, se procedió a consultarle en
primera instancia a la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del
Departamento Financiero Contable, por qué motivo no se utilizó la subpartida
2.02.03, como fue indicada por la Proveeduría Institucional en su momento al
devolver el trámite para correcciones; además se presenta una sola factura
proforma para la adquisición del servicio. Al respecto, mediante oficio MCJ-
DFC-813-2015, la señora Gutiérrez dice: “En este caso la contratación se inició
por medio de la Proveeduría Institucional, sin embargo por el tipo de servicio
solicitado, todos los tiempos de comida durante varios días, se presentaron
problemas a la hora de hacer la contratación. Finalmente la solicitud de
contratación se anuló y se presentó el inconveniente de que el programa no
contaba con la partida presupuestaria que correspondía y la actividad estaba
pronta a iniciar. En razón de lo anterior, y con el fin de no afectar la actividad
se autorizó el pago por medio de Caja Chica por la partida 1.07.02”. Además
afirma: “…como se puede apreciar no se tiene claridad respecto al uso de las
partidas presupuestarias que se refieren a la contratación de alimentos,
catering service, etc., entre las diferentes unidades del Ministerio de
Cultura…”.
La anterior afirmación, preocupa a ésta Auditoría Interna, por cuanto la
responsabilidad de que la sub partida utilizada para las compras de bienes y
servicios es del Departamento Financiero Contable, tal y como se encuentra
establecido en el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja
Chica, del Ministerio de Cultura y Juventud, norma 13.- el cual dice:
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“Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso a) “Consultar
el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público, a efecto de
identificar claramente la subpartida y la disponibilidad presupuestaria”.
Por lo anterior, se hace necesario que dicho Departamento como
responsable de que las subpartidas que se utilicen para el registro de las
compras de bienes y servicios sean las correctas de acuerdo con el
Clasificador por objeto del gasto del sector público, como se ha venido
diciendo en el desarrollo del presente resultado, debe la jefatura girar
instrucciones precisas así como mantener una supervisión constante en
cumplimiento de la normativa vigente y aplicable al tema.
Por otra parte, fue consultada sobre el tema la señora Fresia Camacho Rojas,
Directora de la Dirección de Cultura, según oficio AI-138-2015, respondiendo
de acuerdo con el oficio DC-A-215-2015, lo siguiente: “Para este trámite es
importante mencionar que en el presupuesto del periodo 2014, del Programa
Presupuestario 753 “Gestión y Desarrollo Cultural”, no tenía asignados recursos
en la subpartida 2.02.03 (Alimentos y bebidas). Este vacío ya había sido
detectado, por tal motivo para el periodo 2015 se intentó subsanar realizando
una modificación presupuestaria para dar contenido económico a esta
subpartida, sin embargo ésta fue denegada por el Ministerio de Hacienda. Al
no contar con recursos en esa subpartida y en vista de la importancia de las
actividades señaladas, y con la finalidad de avanzar en el cumplimiento del
plan de trabajo de la Dirección, se tomó la decisión de utilizar la subpartida
1.07.02 (actividades protocolarias y sociales), subpartida en la cual si se
contaba con contenido económico…”.
La señora Camacho, en relación a la Factura SIGAF N° 19-4155, aclara, que la
actividad realizada fue con atención al jurado seleccionador de las becas en
un evento que se desarrolla una vez al año, por lo que si se podía utilizar la
subpartida 1.07.02.
En cuanto al motivo, por el cual solo se presenta una cotización, entre otras
cosas informa que la intención era contratar el servicio mediante solicitud de
pedido por Compra RED, pero por los atrasos no fue posible realizar este
procedimiento, por tal situación como medida de emergencia se tuvo que
solicitar cubrir el gasto por caja chica, de modo que ya no fue posible hacer
las tres cotizaciones para cada evento.
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AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015
20
Sobre el tema de porque se realizó el trámite por separado si la solicitud de
pedido incluida en Compra RED contenía las dos fechas, nos informó la señora
Fresia Camacho Rojas, Directora de la Dirección de Cultura según oficio DC-
A-215-2015, lo siguiente: “…Se presentaron por separado con el objetivo de no
generar ningún tipo de confusión, ya que se tramitaban dos facturas
distintas…”.
En relación a dicha situación, se hace necesario anotar lo que establece el
Manual Institucional del Fondo Fijo Caja Chica de éste Ministerio, norma 14.-
Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, punto e), dice:
”…Excepcionalmente y con la debida justificación, el Jefe de la Unidad
Financiera podría autorizar que el trámite se realice considerando una sola
cotización, no fraccionando la compra en dos facturas diferentes…”.
Por lo anterior, es criterio de ésta Auditoría que éste trámite se debió hacer en
uno solo, evitando así el fraccionamiento, tal y como se había solicitado a la
Proveeduría Institucional, situación que cambiaba el procedimiento por
cuanto se debía de solicitar autorización a la Tesorería Nacional por superar el
límite económico para el Gasto por Fondo Fijo Caja Chica, el cual para el
Ministerio de Cultura y Juventud en ese momento era de ¢300.000,00 y se
debió de realizar la retención del 2% del Impuesto de Renta de acuerdo con
el monto de la sumatoria de ambas facturas, el cual ascendió a los
¢404.400,00. Así las cosas, es de suma importancia que el Departamento
Financiero Contable, como responsable del sub proceso Caja Chica, elabore
mecanismos de control que eviten este tipo de situaciones que van en contra
de la normativa vigente y que debilitan el Sistema de Control Interno de ese
Departamento.
Por otra parte, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público,
capítulo IV: Normas sobre Actividades de Control norma 4.5.2 Gestión de
proyectos, establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben establecer, vigilar el cumplimiento y perfeccionar las
actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta
planificación y gestión de los proyectos que la institución emprenda…”.
Por tanto, es necesario que se mantenga una planificación adecuada en el
manejo del presupuesto asignado y las actividades a realizar durante el año
por cuanto no es conveniente realizar trámites por otra subpartida por no tener
recursos en la subpartida que corresponde.
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Además, es importante que cada una de las situaciones que se presenten
para realizar las compras de bienes y servicios por caja chica estén indicadas
en la justificación que se elabore al respecto, como en los casos en que solo
se presenta una cotización. Lo anterior, con el objetivo de fortalecer el Sistema
de Control Interno en el sub proceso Caja Chica del Departamento Financiero
Contable.
i) Trámites sobre servicios de catering solicitados por caja chica que
resultaron infructuosos en la Proveeduría Institucional
De los siete trámites analizados como parte de la muestra solicitada al
Departamento Financiero Contable en relación con las subpartidas 1.07.01:
Actividades de capacitación (catering service) y 1.07.02: Actividades
protocolarias y sociales (catering service) se presenta lo siguiente:
Factura
SIGAF
Programa Subpartida Asunto Trámite
Proveeduría
Justificación
19-2968
749
1.07.02
Taller de
mediadores y
mediadoras.
Si
Solicitud de
pedido creada
el 08/09/14
para actividad
el 11/09/14
(Infructuosa –
no se
presentaron
ofertas).
19-3485
749
1.07.02
- Capacitación
a funcionarios
de la Casa de
la Cultura de
Puntarenas.
- Actividad día
de la
mascarada.
No
Si
Reembolso de
dinero a
funcionarias.
Solicitud de
pedido creada
el 30/10/14
para actividad
del 31/10/14
(Infructuosa, no
se presentaron
ofertas).
19-3483
749
1.07.02
Atender
actividad del
Festival
Si Solicitud de
pedido creada
el 22/10/14
para actividad
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Internacional
de Poesía
el 25/10/14
(Infructuosa, no
se presentaron
ofertas).
19-3944
749
1.07.01
Atender X
reunión de
capacitación
mensual sobre
NICSP.
No Se realizó
trámite
directamente
por Caja Chica
sin justificación,
solo que
convenio
marco de
Compra RED
aumenta costo
por ser
actividad en
Puntarenas. No
se hizo trámite
concursado.
19-4154
753
1.07.02
Atender
reunión de
Comisión de
Becas
Si Solicitud de
pedido creada
el 20/11/14
para trámite
que inicia el
24/11/14.
(Infructuosa –
no se
presentaron
ofertas).
19-4155
753
1.07.02
Atender
reunión de
Comisión de
Becas
Si Solicitud de
pedido creada
el 20/11/14
para trámite
que inicia el
24/11/14.
(Infructuosa –
no se
presentaron
ofertas).
19-0188
749
1.07.02
Grupo de
trabajo del
Sector Música,
elaboración
No Según se indica
en justificación
en ese
momento
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AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015
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de plan
estratégico.
(14/01/15) no
era posible por
deficiencias
hacer uso de
convenio
marco.
Como se puede observar en el cuadro anterior, de los cinco trámites que
fueron solicitados en su momento por medio de la Proveeduría Institucional,
todos resultados infructuosos porque no se presentaron oferentes. Se destaca
también, que de la creación de la solicitud de pedido a la fecha en que daba
inicio cada evento, el mayor plazo es de 3 días hábiles para que la
Proveeduría iniciara el procedimiento y adjudicara. La situación expuesta,
claramente afecta el cumplimiento de los objetivos en cuanto a llevar a cabo
los trámites de manera normal mediante la Proveeduría, además, debido al
tiempo tampoco era posible volver a sacar el trámite por el convenio marco.
Por lo anterior, lo que hacen los programas y departamentos es tramitar la
adquisición del servicio por medio de Caja Chica, situación que ha criterio de
la Auditoría Interna no son gastos menores, ni que atienden situaciones no
previsibles oportunamente que son los conceptos en los que se enmarcan y
justifican las compras por Caja Chica, sino más bien un asunto de planificación
para organizar los eventos del Ministerio de Cultura y Juventud, tampoco se
sustentan de otra manera en los documentos que se anexan a la solicitud de
pedido por Caja Chica.
Sobre el tema, el Manual Institucional del Fondo Fijo-Caja Chica de éste
Ministerio, norma 11, dice: “Corresponde al Jefe de la Unidad Financiera la
responsabilidad del Fondo Fijo-Caja Chica: recibir los fondos autorizados,
custodiarlos, efectuar los registros del gasto en el sistema correspondiente, así
como pagar con cargo al Fondo los bienes o servicios recibidos a satisfacción,
de acuerdo con el procedimiento establecido por este Manual, el Reglamento
General del Fondo Cajas Chicas y los lineamientos que el efecto emita la
Tesorería Nacional”.
Por lo tanto, es necesario que al momento de que el Departamento Financiero
Contable apruebe tramitar una compra de un bien o servicio por Caja Chica,
verifique que sea realmente para atender situaciones no previsibles
oportunamente lo cual debe de quedar respaldado con la justificación que
el Programa Presupuestario o Departamento elabore al respecto, en
cumplimiento con la normativa vigente y con el objetivo de fortalecer el
Sistema de Control Interno de dicho Departamento. También, es necesario
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AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015
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que los Programas y Departamentos planifiquen sus actividades y
presupuestos evitando así tramitar ante la Proveeduría Institucional las
compras de bienes o servicios con tan poco tiempo de anticipación, sin dejar
de lado la Directriz No. 23-H de la Presidencia de la República que entre otras
cosas hace un llamado a los Jerarcas de velar por el uso racional, austero,
eficaz y transparente de los recursos públicos de cada una de las Instituciones
del Estado en cumplimiento de sus metas institucionales, en beneficio del
desarrollo económico y social del país.
j) Otras deficiencias encontradas:
- Facturas Sigaf Nº 19-3201, 19-4154 y 19-4155, no hay firma de la
persona solicitante en el formulario “Solicitud de Pedido”.
- Facturas Sigaf N° 19-2961 y 19-3201, no hay información alguna del
curso al que asistió el funcionario respectivo.
- Factura Sigaf No. 19-3485: Se pagan dos facturas con impuesto de
ventas.
- Factura Sigaf No. 19-3944: Trámite mediante subpartida 1.07.01 pero
la orden de compra por caja chica dice subpartida 2.03.04
(Productos eléctricos, telefónicos y cómputo).
Sobre el primer punto, en el estudio de Arqueo de Caja al Fondo General y
Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del
periodo 2014, se presentó ésta deficiencia, recomendando la Auditoría revisar
los formularios que utilizan los Departamentos y Programas Presupuestarios
para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de definir un formato
uniforme en los mismos y proceder a comunicar a las partes involucradas. Lo
anterior, de acuerdo con el Manual de Normas de Control Interno para el
Sector Público, capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.4.2:
Formularios uniformes, que establece: “El jerarca y los titulares subordinados,
según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la
administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios
uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las
transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las
seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales
formularios”.
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AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015
25
Como parte del seguimiento que se realizó en abril anterior, sobre el tema el
señor Freddy González Soro, Coordinador de Área de Tesorería detalló que se
elaboró una propuesta de los documentos los cuales incluyen viáticos, sin
embargo no habían sido autorizados por la Jefa del Departamento.
Si bien existe una disminución de las inconsistencias presentadas, en cuando
a los formularios “Solicitud de Pedido”, los formularios deben de ser uniformes,
por lo que es necesario que el Departamento Financiero Contable cumpla
con la recomendación girada por la Auditoría Interna.
Sobre el segundo punto, se debe recordar que el Manual de Normas de
Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la
República, capítulo V: Normas sobre sistema de información, norma 5.6.1:
Confiabilidad, dice: “La información debe poseer las cualidades necesarias
que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores,
defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la
instancia competente”. Cabe destacar que dicha situación es también parte
de las que se repiten al momento de la revisión de los documentos de respaldo
a los reintegros de caja chica y que la Auditoría Interna ha dado a conocer
en los estudios que se han realizado anteriormente.
En cuanto al tema del impuesto de ventas, el Manual Institucional de
Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud,
norma 14.-Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, inciso K), señala:
“Todas las compras que se realicen deberán estar exentas del Impuesto
General de ventas…”.
Sobre el tema, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento
Financiero Contable, mediante circular No. 188-2013 del 04 de marzo del 2013,
entre otras cosas expresa lo siguiente: “…se aclara que a partir de la fecha, sin
excepción alguna no se reconocerá el impuesto de ventas a aquellos
funcionarios que solicitan el reintegro de un gasto por caja chica”.
Por último, sobre el error de la subpartida anotada en la orden de pedido por
caja chica, es necesario se mantenga una supervisión constante como se ha
venido indicando en el desarrollo del presente resultado, y se elaboren los
controles necesario para evitar errores en la información que se debe de incluir
en los documentos que respaldan las compras de bienes y servicios por caja
chica.
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Las situaciones anteriormente citadas, demuestran deficiencias en el sistema
de control interno del Departamento Financiero Contable que atentan en
contra del cumplimiento de los objetivos de dicho Departamento y que deben
de solventarse en el menor tiempo posible y con esto lograr el cumplimiento
de los objetivos del Departamento así como del Ministerio de Cultura y
Juventud.
2.2. Arqueo del Fondo General de Caja Chica
El fondo de Caja Chica autorizado para el Ministerio de Cultura y Juventud es
por la suma de ¢2.200.000,00 (Dos millones doscientos mil colones exactos), el
cual se encuentra depositado en la cuenta bancaria Nº 001-0188250-3 del
Banco de Costa Rica.
El arqueo realizado en dicho Fondo, reveló que existe un faltante de ¢0,01, y
por tanto se obtuvo un resultado satisfactorio.
Como parte de los mecanismos de control interno que se realizan, están los
arqueos sorpresivos, los cuales se llevan a cabo una o dos veces al mes y que
constan en los informes realizados trimestralmente por el Departamento
Financiero Contable y dirigidos a la señora Martha Cubillo, Tesorera Nacional,
mismos que se envían con copia a esta Auditoría Interna.
Asimismo, mediante entrevista aplicada a la señora Guadalupe Gutiérrez
Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, le consultamos qué
acciones se realizan para establecer, evaluar y mantener un adecuado
sistema de control del fondo autorizado de caja chica, a lo que respondió
según oficio MCJ-DFC-711-2015 del 17 de abril del 2015 lo siguiente: “Existen
diferentes puntos de control en el proceso de caja chica: Se verifica que el
gasto se pueda realizar por medio de caja chica, que cuente con fondos, que
se abra una reserva o que ya esté abierta. Que tenga una justificación que
avale la urgencia o necesidad por medio del solicitante para aprobar la
compra. Se realiza la orden de compra…”, continúa diciendo”…En algunos
casos se solicita el efectivo por que en algunas dependencias no aceptan o
no tienen crédito. Posteriormente se verifica que la compra esté de acuerdo
con lo solicitado en el formulario y que las facturas cuenten con todos los
requisitos para su pago. Posteriormente se procede al pago de la factura, se
confecciona un detalle para el reintegro del efectivo al fondo de caja chica,
donde se realiza una revisión de las facturas por parte del encargado del
fondo y el coordinador de Tesorería. Reintegrado el efectivo se confecciona
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el documento reintegro de Caja Chica donde se verifica nuevamente las
facturas que se tienen que pagar y es ingresado al sistema de SIGAF, donde
el analista de presupuesto verifica que todo esté de acuerdo con la partida y
la reserva presupuestaria correspondiente. Finalmente una vez realizado el
acuerdo de pago por parte de la Tesorería Nacional, se brinda una última
revisión por parte del encargado de archivo, verificando el monto pagado por
Hacienda y el monto de la factura y se procede a ingresarlas a acuerdo de
pago para ser foliadas y su archivo por parte del responsable de este
proceso”.
Por otra parte, es importante indicar que el Fondo General de Caja Chica
actualmente se encuentra compuesto por los siguientes rubros:
a) Saldo en libros según bancos
b) Fondo de caja chica auxiliar
c) Facturas para reintegro
Monto de cada uno de los rubros citados:
Detalle Monto
Saldo en libros según bancos ¢1.591.999,99
Efectivo en caja ¢ 500.000,00
Facturas para reintegro periodo 2015 ¢ 108.000,00
Menos:
Diferencia en arqueo al 08/05/2015 ¢ 0,01
TOTAL FONDO GENERAL CAJA CHICA 2.200.000,00
2.3. Arqueo del Fondo de Efectivo
La Caja Chica auxiliar del Departamento Financiero Contable, cuenta con un
fondo fijo de efectivo por un monto de ¢500.000,00 (quinientos mil colones
exactos).
La funcionaria encargada de dicho Fondo, es la señora Olga Gómez Quirós,
misma que al momento de realizar el arqueo del fondo de efectivo no se
encontraba trabajando por estar enferma, según lo indicó el señor Freddy
González Soro, por lo que se procedió a realizar dicho arqueo en presencia
del señor González.
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28
A continuación se presentan los resultados del Arqueo de Efectivo y el detalle
respectivo:
TOTAL FONDO DE CAJA AUXILIAR:
Rubros que componen la caja auxiliar Monto
Total efectivo en caja ¢191.870,00
Total solicitudes pendientes de liquidar y facturas
pendientes de reintegro
¢308.136,12
Menos:
Diferencia en arqueo al 06 de mayo del 2015 ¢6,12
Total fondo de caja auxiliar ¢500.000,00
a) Arqueo en efectivo
Arqueo de efectivo
Saldo al 06 de mayo del 2015
Billetes: Cantidad Monto en ¢
De ¢20.000,00 -- --
De ¢10.000,00 1 10.000,00
De ¢ 5.000,00 32 160.000,00
De ¢ 2.000,00 1 2.000,00
De ¢ 1.000,00 14 14.000,00
Total de Billetes ¢186.000,00
Monedas:
De ¢500,00 -- --
De ¢100,00 26 2.600,00
De ¢ 50,00 35 1.750,00
De ¢ 25,00 57 1.425,00
De ¢ 10,00 1 10,00
De ¢ 5,00 17 85,00
Total de monedas ¢5.870,00
Total efectivo ¢191.870,00
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b) Solicitudes pendientes de liquidar y facturas pendientes de reintegro:
Fecha Nº de
documento
Detalle Monto
05/05/15 Cheque
No. 11831 6
Reintegro de caja chica de
compras menores varias realizadas
por medio del fondo en efectivo de
la caja chica.
¢292.755,00
27/04/15 Sin número Renovación de firma digital ¢15.381,12
Total ¢308.136,12
Como resultado del arqueo realizado el 06 de mayo anterior al fondo auxiliar
de caja chica, se comprobó que los resultados fueron satisfactorios.
Únicamente, se puede indicar que los documentos de respaldo al reintegro
de caja chica en relación a las solicitudes pendientes de liquidar,
correspondiente a la renovación de la firma digital, el monto entregado como
adelanto de efectivo según el detalle indicado fue por ¢15.381,12, por lo que
así se debió de anotar en la información para el arqueo realizado, afectando
el resultado. Por lo anterior, se procedió a consultar vía correo electrónico al
señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del Departamento
Financiero Contable, que indicara el procedimiento a seguir para que no se
sigan presentando este tipo de situaciones que alteran el resultado del
arqueo, respondiendo lo siguiente: “…efectivamente se le indicó a la
encargada de caja chica, que cuando haya que entregar dinero en que el
monto contenga céntimos, debe redondear el monto, aplicando los criterios
normales de hasta 0,49 céntimos se redondea hacia abajo y, de 0,51 céntimos
se redondea hacia arriba. Sin embargo debe quedar claro que esto es muy
rara vez que pasa, pues siempre se pone el monto exacto entregado. Fue error
a la hora de anotar en el formulario que se puso el monto con céntimos”.
Sobre el tema, la Ley General de Control Interno, en el artículo 10.-
Responsabilidad por el sistema de control interno, define: “Serán
responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo,
será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones
necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento”.
Por lo anterior, es necesario se mantenga una supervisión constante por parte
del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de que una vez dada la
instrucción se verifique que se esté cumpliendo con la misma y con esto
fortalecer el Sistema de Control Interno del sub proceso Caja Chica.
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30
2.4 Garantías que deben rendir los funcionarios del Departamento Financiero
Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.
En relación con el tema de la garantía que deben de rendir los funcionarios
del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren
fondos y valores públicos, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del
Departamento Financiero Contable, mediante oficio MCJ-DFC-711-2015, de
fecha 17 de abril del 2015, adjunta copia de las garantías respectivas, a saber:
Nombre Monto de garantía Fecha de vencimiento
Guadalupe Gutiérrez Aragón ¢1.350.000,00 12 de febrero, 2016
Elizabeth Matarrita Saborío ¢1.350.000,00 25 de mayo, 2015
Freddy González Soro ¢1.100.000,00 27 de setiembre, 2015
Olga Gómez Quirós ¢ 700.000,00 26 de febrero, 2015
Conociendo la Auditoría que la póliza de la señora Olga Gómez Quirós,
encargada de Caja Chica se encontraba desactualizada, se solicitó al señor
Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería, vía correo electrónico enviar
la información actualizada, sin embargo el señor González responde: “…le
informo que la situación que se presentó fue que en el auxiliar donde están
registradas las cauciones se anotó por error mal el mes de vencimiento. Por
esta razón no se le había recordado a ella la renovación de la misma.
Lamentablemente, como ya había pasado el periodo de gracia que da el INS
para renovarla sin tener que hacerla de nuevo, tuvo que iniciar con el proceso
de una nueva caución, la cual está gestionando pero lamentablemente el
documento tiene que ser firmado por la representante legal del Ministerio, y
en estos momentos es imposible debido a la situación que se ha presentado”.
Lo anterior, contraviene con el Reglamento de garantías que deben rendir los
funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, específicamente con el
Artículo 10.—Sujetos obligados a rendir caución, el cual establece: “Se
entenderán como sujetos obligados a rendir la caución en el Ministerio y en
sus órganos desconcentrados, los siguientes caucionantes: Ministra(o),
Viceministros, Directores Administrativos, Jefes de Programa, Administradores
de Programas, encargados de Presupuesto, Directores de Recursos Humanos,
Directores Financieros, Jefe Servicios Generales, Coordinadores de Áreas
Financiero Contable, quienes confeccionan y custodian cheques, encargados
de cajas chicas, Proveedores Institucionales, encargados de custodiar las
garantías rendidas por los oferentes en concursos de contratación
administrativa, los coordinadores de los analistas de los procesos de
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contratación administrativa, los miembros de las Comisiones de
Recomendación de Adjudicaciones, los encargados de los almacenes de
bienes y los miembros de los Órganos Colegiados que dirigen los órganos
desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud”.
Por su parte, el artículo 21.- Funciones. Dirección Financiera Contable,
encargada del trámite y control de las cauciones, así como de la custodia de
los documentos tendrá las siguientes funciones: inciso 2. “Velar para que los
caucionantes cumplan con su obligación de rendir la garantía a que se refiere
el presente Reglamento en forma actualizada y eficaz”. El punto 6, establece:
“Controlar e informar con la debida antelación al caucionante el deber de
renovar o actualizar la garantía”.
También el artículo 22.-Control de actualización y vigencia de cauciones,
inciso a) dice: “La Dirección Financiera Contable deberá velar por la vigencia
y monto actualizado de las garantías”.
El Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la
Contraloría General de la República, Capítulo IV: Normas sobre Actividades
de Control, norma 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones
dice: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz
de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente
el bloque de legalidad, la naturaleza de las operaciones y los riesgos
relevantes a los cuales puedan verse expuestas…”.
Así las cosas, considerando lo descrito por ésta la Auditoría Interna, en el
informe sobre “Arqueo del fondo General y fondo en efectivo a cargo del
Departamento Financiero Contable” correspondiente al período 2014, en
relación al tema sobre los funcionarios que caucionan por parte de ese
Departamento, lo que se encuentra reglamentado, y al seguimiento del
cumplimiento de recomendaciones realizado en el pasado mes de abril de los
corrientes, nos mantenemos a la espera de las modificaciones que se le
realicen al “Reglamento de garantías que deben rendir los funcionarios del
Ministerio de Cultura y Juventud”, con el objetivo de cumplir con lo que se
encuentre definido y que caucionen los funcionarios previamente
establecidos en la normativa.
Por otra parte, en relación a la garantía de la señora Olga Gómez, encargada
de Caja Chica, y la cual tiene aproximadamente 3 meses de encontrarse
vencida, considerándose esto de acuerdo con la normativa vigente,
responsabilidad del Departamento Financiero Contable, nuevamente se
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32
insiste en que se hace necesario definir controles eficaces que eviten
situaciones como la presentada y con esto fortalecer el sistema de control
interno del Departamento Financiero Contable.
2.5 Cheques emitidos no retirados y cheques no cambiados
Como parte del estudio realizado, se verificó en la conciliación bancaria
elaborada por el Departamento Financiero-Contable, correspondiente al 30
de abril de los corrientes, que a la fecha únicamente existen dos cheques
pendientes por cobrar en el banco, a saber:
Fecha emisión A nombre de: Nº de
cheque
Monto
17-12-2012 Sefuisa S.A. 16177039 ¢105.961,00
27-04-2015 Verita Food S.A. 11830-1 ¢108.000,00
Cabe destacar que al cierre del presente informe no se encontraron cheques
pendientes de retiro.
2.6. Valoración del Riesgo en el Sub Proceso Caja Chica
Como parte del estudio del periodo 2014, sobre “Arqueo del Fondo General
de Caja Chica y del Fondo de efectivo a cargo del Departamento Financiero
Contable” (AI-014-2015), y luego de conocer que no se había realizado la
valoración del riesgo en dicho subproceso, ésta Auditoría Interna procedió a
recomendar lo siguiente: “Realizar la valoración del riesgo al subproceso caja
chica, con el propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del
Departamento Financiero Contable”.
Además, de acuerdo con el seguimiento elaborado por la Auditoría (Informe
AI-004-2015), en relación a los estudios del periodo 2014, la señora Elizabeth
Matarrita Saborío, Sub jefa del Departamento Financiero Contable expresó
sobre el tema lo siguiente: “… Se confeccionaron procedimientos para cada
subproceso de tesorería, y se les asignó un nivel de riesgo, con el fin de que a
partir de estos valores se puedan mejorar los puntos de control de los
subprocesos. Esto está en etapa de validación y formalización dentro del
Departamento Financiero Contable”.
En el citado informe de seguimiento, se recomendó implantar lo indicado en
el informe AI-014-2015. Así las cosas, se procedió mediante correo electrónico
a consultarle al señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería del
Departamento Financiero Contable, indicar si se ha realizado la valoración del
riesgo al sub proceso caja chica, respondiendo lo siguiente: “…me permito
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33
indicarle que los mismos fueron planteados en su oportunidad y le fueron
comunicados al señor William Kelly mediante oficio MCJ-DFC-3126-2014. Sin
embargo, dicha valoración se está utilizando actualmente nada más como
referencia para tener mayor cuidado con algunas actividades del sub proceso
de Tesorería, pues todavía no se ha iniciado con la modificación de
procedimientos, y se está a la espera de que se actualicen los mismos para
incorporar estos parámetros”.
Es importante señalar, que a lo que se refiere el señor González es a la solicitud
realizada por ésta Auditoría Interna durante el año 2014 y dirigida tanto a los
Directores de Órganos Desconcentrados, como a los Directores de Programas
y Jefes de Departamentos y de Unidad de la Administración Central, con el
objetivo de actualizar la herramienta de valoración de riesgos institucional de
ésta Auditoría Interna, esto con el fin de utilizarlo como insumo para la
elaboración del Plan Anual para el periodo 2015 de ésta oficina de
fiscalización, por lo que no tiene ninguna relación con la Valoración de Riesgos
del sub proceso caja chica, situación que fue indicada en el informe para el
periodo 2014 del “Arqueo al Fondo General y al Fondo en Efectivo a cargo del
Departamento Financiero Contable” y que por tanto se dio la recomendación
de efectuarla.
Respecto al tema, la Ley General de Control Interno, en su artículo 2, inciso f)
valoración del riesgo nos dice: “Valoración del riesgo: identificación y análisis
de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como
externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados
por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se
deben administrar dichos riesgos”
Asimismo, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y Órganos sujetos a su
fiscalización, en su capítulo III, Normas Generales Relativas a la Evaluación de
Riesgos, específicamente en la norma 3.1, Identificación y evaluación de
riesgos, indica: “La administración deberá identificar y evaluar los riesgos
derivados de los factores ambientales que afectan a la institución, así como
emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz de afrontar
exitosamente tales riesgos”
Por lo anterior, y teniendo en cuenta la importancia de realizar una valoración
de riesgos dentro del sub proceso de caja chica, del Departamento Financiero
Contable, con el objetivo de fortalecer el sistema de control interno, es
necesario se realicen las gestiones correspondientes a fin de que dicha
valoración sea aplicada como lo establece la normativa vigente.
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34
3. CONCLUSIONES
Luego de proceder con el estudio sobre el Fondo General de Caja Chica y
del Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del
Ministerio de Cultura y Juventud, correspondiente al año 2015, se determinan
las siguientes conclusiones:
Se hace necesario elaborar medidas de control eficaces que logren eliminar
las inconsistencias que se presentan en cuando a ausencia de orden de
compra por caja chica, recibidos conformes por parte de funcionarios no
autorizados y sin uso del sello respectivo, ausencia de la copia del cheque con
que se realizó el pago, Formulario “Reintegro de Caja Chica” con firmas
incompletas, omisión de acuerdo de viaje para trámite de inscripciones a
cursos en el exterior, no firma de la persona solicitante en el formulario
“Solicitud de Pedido”, pago de facturas incluido el impuesto de ventas y falta
de información de los cursos a los que asisten los funcionarios, por cuanto son
deficiencias que han sido reiterativas en los estudios que ha realizado la
Auditoría a pesar de que han indicado cumplen con las recomendaciones
que se les brinda en cada estudio.
Además, se presentan otro tipo de inconsistencias que contraviene con lo que
se encuentra establecido en la normativa vigente por ejemplo que se realizan
capacitaciones sin la comunicación o coordinación de la Gestión Institucional
de Recursos Humanos; se tramitaron pagos con autorizaciones verbales; se
utilizan subpartidas incorrectas; error de datos en la orden de compra por Caja
Chica; entre otros.
Varios de los trámites, sobre diferentes tipos de servicios de catering se solicitan
por Caja Chica, debido a que son ingresados a Compra RED como máximo
con tres días hábiles de plazo para que inicie el evento, generando así que los
trámites para todos los casos resulten infructuosos y no haya posibilidad de
volverlos a sacar, por esta razón las adquisiciones de los servicios no se
deberían de considerar de urgencia para atender situaciones no previsibles
oportunamente, tal y como deben de ser las compras que se gestionen
mediante Caja Chica.
En relación al arqueo realizado, tanto al Fondo General de Caja Chica, como
al Fondo de Efectivo, ambos tuvieron resultados satisfactorios, con la única
salvedad en cuando al arqueo del fondo en efectivo, que se indica se entregó
dinero a un funcionario incluyendo centésimos, debido a la conversión por el
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tipo de cambio, situación que el Coordinador de Tesorería dio a conocer a la
encargada de la Caja Auxiliar para evitar se vuelva a presentar.
En cuanto a las garantías que deben de rendir los funcionarios del
Departamento Financiero Contable que son caucionantes, se detectó que la
funcionaria de la Caja Auxiliar tiene vencida su póliza desde el pasado 26 de
febrero de los corrientes, debido según lo indicaron en su momento a un error
en la información que se anotó en el auxiliar donde se registran las cauciones.
En este momento no se ha podido actualizar según fue indicado, debido a
que no hay personas autorizadas a firmar los documentos que requieren la
firma de las Autoridades de este Ministerio por los cambios de Jerarcas que se
presentaron en las últimas semanas.
En cuanto a los cheques no retirados, no existe ninguno al cierre del presente
informe.
Además, no se ha aplicado la valoración de riesgos en el sub proceso caja
chica, valoración que es importante para fortalecer el sistema de control
interno del Departamento Financiero Contable, habiendo una confusión en
cuanto a la solicitud realizada el año anterior por la Auditoría en la cual se
solicitó calificar riesgos a los procesos de los Departamentos y que lo han
considerado como esa valoración.
Por otra parte, hasta la fecha no existe regulación para el gasto por concepto
de actividades protocolarias y sociales a pesar de la jurisprudencia emitida
por la Contraloría General de la República y las recomendaciones efectuadas
por la Auditoría Interna durante los últimos cinco años.
Por último, y considerando el histórico de movimientos para compras por caja
chica del año 2011 al año 2015, en la mayoría de los casos el mayor porcentaje
de compras lo obtiene la Administración Central.
Es importante reiterar que para las compras de bienes y servicios por medio
del fondo de caja chica, se deberá considerar que sea un gasto menor,
imprevisto, indispensable y urgente, no debiéndose desnaturalizar el régimen
de urgencia apremiante o de emergencia, por muy necesarios e importantes
que resulten las compras para la satisfacción de un servicio público que no fue
atendido, por una falta de planificación o de un inadecuado control sobre
existencias.
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36
4.- RECOMENDACIONES
En razón de las situaciones señaladas por esta Auditoría en el presente estudio,
y con la finalidad de que las mismas sean consideradas, se emiten las
siguientes recomendaciones:
4.1 Al Señor Dennis Portuguez, Viceministro Administrativo del Ministerio de
Cultura y Juventud
4.1.1 Continuar con las gestiones necesarias para que en el corto plazo se
oficialice el Reglamento para gastos protocolarios y sociales del
Ministerio de Cultura y Juventud. Remitir a ésta Auditoría Interna a más
tardar el 15 de julio del presente año los documentos probatorios que
sustentan el cumplimiento de la recomendación (Ver resultado 2.1)
4.1.2 Elaborar una circular y divulgarla tanto a Programas Presupuestarios
como a los Departamentos recordando sobre el uso de la Caja Chica,
que es únicamente para adquisiciones de bienes y servicios de
apremiante urgencia, un procedimiento de excepción limitado a gastos
menores indispensables y urgentes, atendiendo situaciones no
previsibles oportunamente; así como recordar que se deben de tramitar
las compras ante la Proveeduría Institucional en los plazos establecidos,
de igual forma los trámites por convenio marco, deben enviarse
considerando las fechas de inicio de la actividad, con el objetivo de
que se cuente con el tiempo suficiente para adjudicarlos o volverlos a
tramitar en caso de que resulten infructuosos, evitando realizar trámites
por Caja Chica que no corresponden. Remitir a más tardar el 30 de junio
de los corrientes a ésta Auditoría Interna, la documentación que
sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado
2.1)
4.1.2 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,
de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de
Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en
atención de las anteriores recomendaciones, aportando
documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir
un cronograma de actividades y personas designadas como
responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de
la Ley General de Control Interno.
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37
4.2 A la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del Departamento Financiero
Contable del Ministerio de Cultura y Juventud
4.2.1 Fortalecer los controles que se encuentran establecidos, con el fin de
lograr que todos los documentos de respaldo a los reintegros de caja
chica tal y como se encuentra definido en la normativa, cuenten con la
información de respaldo completa y firmada según los requerimientos
de cada uno de los formularios que se utilizan, manteniendo una
supervisión constante. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes
a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento
de la citada recomendación (ver resultado 2.1).
4.2.2 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería, para que sea verificado
al momento del recibo de la factura comercial, que además de que
cuente con el sello elaborado para dicho fin, que se encuentren los
datos de la persona autorizada para hacerlo. Remitir a más tardar el 30
de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que
sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado
2.1).
4.2.3 Elaborar un mecanismo de control mediante el cual se verifique que el
formulario “Reintegro Caja Chica”, contenga todas las firmas que se
indican en el citado documento. Remitir a más tardar el 30 de junio de
los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el
cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)
4.2.4 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería, para que los trámites
que se realicen sobre actividades en el exterior cuenten con la copia
del acuerdo de viaje respectivo. Remitir a más tardar el 30 de junio de
los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el
cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)
4.2.5 Realizar las gestiones correspondientes ante la Gestión Institucional de
Recursos Humanos para que cuando se va a organizar una
capacitación por parte del Departamento Financiero Contable, tal y
como lo establece la normativa vigente y se coordine y comunique lo
que corresponde. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a
ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento
de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)
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AUDITORÍA INTERNA Informe N° AI-006-2015
38
4.2.6 Emitir un lineamiento para que toda autorización por parte de los
superiores jerárquicos en la elaboración de un trámite debe de
encontrarse por escrito como respaldo a las gestiones realizadas. Remitir
a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la
documentación que sustente el cumplimiento de la citada
recomendación (Ver resultado 2.1)
4.2.7 Girar instrucciones a la persona encargada por parte del Departamento
Financiero Contable de confirmar en el Clasificador por objeto del
Gasto mediante Caja Chica, que sea correcta la subpartida que se va
a utilizar para la compra de un bien o servicio, que verifique que
efectivamente sea así. Remitir a más tardar el 30 de junio de los
corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el
cumplimiento de la citada recomendación. (Ver resultado 2.1)
4.2.8 Elaborar circular dirigida tanto a los Programas Presupuestarios así como
a los Jefes de Departamento con información sobre el uso correcto que
se le debe de dar a cada una de las subpartidas que se utilizan para
servicios de catering y se elabore de acuerdo con regulaciones
indicadas en el Reglamento para Gastos Protocolarios y Sociales de éste
Ministerio una vez que sea publicado, adaptándose además a las
definiciones de cada una de las subpartidas según el Clasificador por
Objeto del Gasto por Caja Chica. Remitir a más tardar el 30 de julio de
los corrientes posterior a la publicación del “Reglamento sobre Gastos
Protocolarios y Sociales” a ésta Auditoría Interna la documentación que
sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado
2.1)
4.2.9 Emitir directriz para que se elaboren los mecanismos de control
necesarios por parte del Coordinador de Tesorería, con el objetivo de
tramitar servicios de catering en una subpartida que no corresponde por
el motivo de que no se cuenta con presupuesto en la subpartida
correcta. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta
Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento de la
citada recomendación (Ver resultado 2.1)
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39
4.2.10 Emitir lineamiento al Coordinador de Tesorería para que la persona
encargada de recibir y gestionar los trámites por caja chica verifique
que en dichos trámites no se estén fraccionando las compras de bienes
y servicios, evitando así otro tipo de procedimiento. Remitir a más tardar
el 30 de junio de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación
que sustente el cumplimiento de la citada recomendación (Ver
resultado 2.1)
4.2.11 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que cuando se
presente una sola cotización en las adquisiciones de bienes y servicios
superiores a los ٕ ¢10.000,00 en la justificación de la compra que se
presente se encuentre claramente el motivo por el cual se presenta
dicha situación. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a
ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento
de la citada recomendación (Ver resultado 2.1)
4.2.12 Definir los formularios que utilizan los Departamentos y Programas
Presupuestarios para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de
que exista un formato uniforme en los mismos y proceder a comunicar
a las partes involucradas. Remitir a más tardar el 30 de junio de los
corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el
cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.1).
4.2.13 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que los funcionarios
responsables del Departamento Financiero Contable de verificar los
montos de las facturas comerciales en caso de que se incluya el
impuesto de ventas no pagarlo, manteniendo una supervisión
constante. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta
Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento de la
citada recomendación (Ver resultado 2.1).
4.2.14 Girar instrucciones al Coordinador de Tesorería para que la persona
encargada de elaborar las órdenes de compra por caja chica
mantenga el debido cuidado en su confección evitando errores en las
mismas. Remitir a más tardar el 30 de junio de los corrientes a ésta
Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento de la
citada recomendación (Ver resultado 2.1)
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40
4.2.15 Establecer un mecanismo de control para mantener una supervisión
constante por parte del Coordinador de Tesorería con el objetivo de
que luego de la instrucción girada a la encargada de la Caja Auxiliar,
se pueda comprobar que efectivamente no se siga anotando como
adelanto de efectivo montos con céntimos que alteran el saldo en
efectivo que se encuentre disponible. Remitir a más tardar el 30 de junio
de los corrientes a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente
el cumplimiento de la citada recomendación (Ver resultado 2.3)
4.2.16 Realizar, de manera inmediata una vez que se resuelva el registro de
firmas de los Jerarcas, el trámite para el pago de la garantía que debe
de rendir la señora Olga Gómez Quirós, encargada de Caja Chica y
que se encuentra vencida desde el 26 de febrero del 2015 (Ver
resultado 2.4).
4.2.17 Realizar la valoración del riesgo al sub proceso caja chica, con el
propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del Departamento
Financiero Contable. Remitir a más tardar el 15 de julio de los corrientes
a ésta Auditoría Interna la documentación que sustente el cumplimiento
de la citada recomendación (Ver resultado 2.6)
4.2.18 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,
de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de
Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en
atención de las anteriores recomendaciones, aportando
documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir
un cronograma de actividades y personas designadas como
responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de
acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de
la Ley General de Control Interno.
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ANEXO Nº 1
DETALLE DE LAS COMPRAS EFECTUADAS
POR CAJA CHICA DURANTE EL PERIODO
OCTUBRE 2014 A MARZO 2015
PERIODO PROGRAMA MONTO PORCENTAJE
2014
749 3.481.294,26 74,70%
751 25.000,00 0,54%
753 404.400,00 8,68%
755 504.720,64 10,83%
758 244.839,74 5,25%
TOTAL 2014 4.660.254,64 100%
2015
749 1.595.815,89 79,71%
751 322.273,33 16,10%
753 43.001,00 2,15%
755 41.051,00 2,05%
758 0,00 0,00%
TOTAL 2015 2.002.141,22 100%
TOTAL 2014-
2015 6.662.395,86