Microsoft power point_-_ciclo_de_vida

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GERENCIA DE PROYECTOSUniversidad del Valle

Programa de Ingeniería Industrial

CICLO DE VIDAGloria Stella Ramírez [email protected]

� Conjunto de fases/etapas por las que pasa el proyecto

� Cada fase/etapa se completa con la obtención de uno o más entregables

� Los entregables y por lo tanto las fases/etapas son parte de una secuencia lógica diseñada para asegurar la definición apropiada de los productos del proyecto

� El fin de una fase/etapa generalmente está marcada por una revisión de los entregables claves y del rendimiento del proyecto hasta esa fecha

Conceptualización BásicaCiclo de vida

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Conceptualización BásicaCiclo de vidaCiclo de vida depende de:Ciclo de vida depende de:

� Si el proyecto es complejo o sencillo� Si el proyecto es interno o externo� Si el proyecto es:

� Industrial / De Innovación / De desarrollo� Social� De Investigación� ........

� Ciclo de vida Proyectos sencillos� Administración de proyectos

� Etapas� Actividades

� Ciclos de vida Proyectos complejos:� Dirección integrada de proyectos / Gestión de proyectos� Cuatro grandes fases� Procesos verticales y procesos transversales� Modelo Project Management Institute (PMI)

Tecnología o Metodología

usada

QUÉ DETERMINA LA COMPLEJIDAD DE UN PROYECTO?� Alcance � Objetivos (producto) / Impacto� Restricciones � Potenciales / Acumulativas (# recursos)� Tecnología � Proceso (# actividades)

� Adaptar la metodología a la envergadura y características de cada caso en concreto

� En proyectos grandes y complejos, es difícil y costoso aplicar los principios de la gestión de proyectos.

� Descomposición del proyecto en subproyectos� WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) � Entregas

Conceptualización BásicaComplejidad de los proyectos

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ViabilidadEjecución y control

Cierre

Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):Proyecto Sencillo (Etapas):

Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)Proyecto complejo (Fases)

Conceptual DiseñoEjecucióny control

Cierre

Organizacióny planificación

Conceptualización BásicaCiclo de vida

Identificación del problema yFormalización de ideas de solución

Formulación de alternativasde solución

Análisis y evaluación de las alternativas de proyectos

DECISIÓN

Ciclo de vida proyectoSencillo con

AP

NO

SI

Etapa

de viab

ili da d

Abandonar

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Organización:- Director del proyecto- Equipo de Trabajo

Planificación:-Preparación-Programación-Presupuestación -Encaje

Cierre y entrega

Ciclo de vida proyectoSencillo con

AP

Etapas de

Ejecución y control

I. Fase de concepto: estudiode viabilidad (concepción) – 5%

t

Fase IVFase I Fase IIIFase II

II. Fase de Diseño (definición) - 20% IV. Fase de cierre ó desactivación- 15%

III: Fase de Ejecución (construcción)- 60%

Ciclo de Vida de un Proyecto Complejo de Inversión con GP

% Desarrolloó

% Horas de Trabajo

PREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSIONPREINVERSION INVERSIONINVERSIONINVERSIONINVERSION OPERACIONOPERACIONOPERACIONOPERACION

5

FASES

tIVI IIIII

Fase Con

ceptua

l

Fase de

Ejecu

ción

Fase de

Entrega

yPue

sta en

march

a

Fase de

Desarrollo

Dirección del alcance

Dirección de los plazos

Dirección del costo

Dirección de la calidad

Dirección de comunicaciones del proyecto

Dirección del riesgo

Dirección de aprovisionamientos

Procesos en la Gestión de Proyectos

Dirección de recursos humanos

Problema

Ideas de Solución(Formalización)

Opciones de Solución

Ideas de Solución(Formalización)

Opciones de Solución

Formulación de Alternativas de SoluciónEstudios de Viabilidad(Técnica/Financiera....)

Preparación de Ofertas

Decisión(Evaluación y selección)

Contrato

Proyectos

Internos Sencillos

Proyectos

Externos Sencillos

TécnicoComercial

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OrganizaciónPlaneación

OrganizaciónPlaneación

EjecuciónControlEjecuciónControl

Entrega y Puesta en Marcha

Entrega y Puesta en Marcha

AP

Ciclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosCiclo de vida General de proyectos internos y externos sencillosComponentes de una

Oferta

COMERCIAL

AtractivaCompleta y ClaraBien presentadaAdaptada al

clienteCompetitiva

TÉCNICA

Solución correctaSolución concreta

ViableEspecificaciones

CONTRACTUAL

Marco de referencia

CompromisosCompletaConcreta

PROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOSPROYECTOS EXTERNOS

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Identificación del problema, oportunidad, necesidadIdentificación del problema, oportunidad, necesidadIDENTIFICACIÓN: Reconocimiento del problema real

(necesidad u oportunidad) que se quiere solucionar: Identificarlo y definirlo exactamente Qué es un problema:Cuestión que se trata de aclarar / Proposición o dificultad de

solución dudosaConjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución

de algún finSituación insatisfactoria que se requiere solucionar

Qué es una oportunidad/necesidad?

I Fase conceptual – Etapa de viabilidad


... Y para los cuales existen cursos de acción con diferentes relaciones de Costo/beneficio

Tipos de problemas:Según su solución:� Problema cuya solución implica tomar una decisión (usando modelos, técnicas, herramientas)

� Problemas desgracia: “estar enfermo es un problema,....... morirse es una desgracia”

� Problemas a ser resueltos con proyectos: NO TODOS LOS PROBLEMAS, NECESIDADES, OPORTUNIDADES GENERAN UN PROYECTO, PERO TODOS LOS PROYECTOS DEBEN NACER EN UNA OPORTUNIDAD, NECESIDAD, PROBLEMA.

Según su nivel:� Estratégicos / Tácticos / Operativos

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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problemaa. Preparación de la Descripción del problema

(documento)Preguntas claves:Cuál es el problema: Hechos, Datos disponibles, Datos que se necesitan

LocalizaciónCausas y efectosAfectadosEs posible disolver el problema?Merece la pena solucionarlo: Existe una solución potencial? (Cursos de acción diferentes e interesantes)

La solución es políticamente viable


1. Identificación del problema1. Identificación del problema

b. Definición del problema:Definición del problema:� Sujeto (objeto) + indicador� No soluciones implícitas

c. Análisis de los interesados (stakeholders)� Identificación de los involucrados� Visión (percepción) que tienen del problema� Actitud frente a una posible solución del problema

d. Árbol del problema (análisis de causa y efecto)� Causas� Efectos

Métodologías:- AHP- Mapas mentales,- ZOPP- Métodos BID

Etc.


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1.1. Identificación del problemaIdentificación del problemae. Análisis del problema

Análisis estratégico: Con qué fin debe ser resuelto (Para qué debe ser resuelto: FINALIDAD)

Consecuencias de no resolverloSituación deseadaRestricciones de tiempo y dinero disponible, tecnología, políticas, sociales (definidas por el cliente)


� Requerimientos / aspiraciones de involucrados� Riesgos� Interacción con el entorno (sistema)

� Variables no controlables (ambientales, culturales, políticas, sociales)

� Supuestos�� MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL MEMORIA DE IDENTIFICACIÓN DEL

PROBLEMAPROBLEMA


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2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsolución

Comprende el planteamiento de posibles ideas de solución y la formulación de opciones de solución.

Camino metodológico para evitar el “salto a la solución”: avanzar en la solución más obvia sin un verdadero análisis del problema

Comprende:Planteamiento de ideas de soluciónSelección de opciones de soluciónSelección de perfiles de soluciónSelección de alternativas de solución


2. Formulación y selección de perfiles de 2. Formulación y selección de perfiles de soluciónsolución

a. Planteamiento de ideas de solución� Tiene por objeto proponer posibilidades para atender una necesidad o aprovechar una oportunidad, o resolver el problema

� Puesta en común de posibilidades� Fuentes de ideas:

� Talleres de creatividad / Técnicas de lluvia de ideas� Sugerencia personales / Propuestas de los clientes� Técnicas de análisis de problemas / Análisis del entorno / Estudios especiales

� REQUIERE CONFORMAR UN EQUIPO QUE CONOZCA EL PROBLEMA, LAS SOLUCIONES Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS.

CONTINUAR O ABANDONAR ?


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2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsoluciónb. Selección de opciones de solución: preparación y evaluación de las ideas de solución

Planificación y definición inicial del alcance para c/ideaObjetivo: Qué se llevará a cabo para resolver el problema y dar respuesta a los requerimientos definidos por los interesados y acordados con el cliente

Producto(s) principal(es) asociados a los requerimientos de los interesadosEstimación de costo (presupuesto tipo I) / plazos: ordenes de magnitud (expertos)

Requerimientos en recursos y tecnología RiesgosEliminación de ideas:

Relación con las estrategias organizacionales (alineación estratégica)Aplicando las restricciones definidas previamente

Se dispone de opciones o se abandona?


2.2. Formulación y selección de perfiles de Formulación y selección de perfiles de soluciónsoluciónc. Selección de perfiles de solución: preparación y evaluación de las opciones de soluciónPara cada opción:

Refinamiento de la Declaración del AlcanceObjetivoProductos entregables (componentes / resultados):

EDP conceptual Estimación del Costo / Plazos:

Presupuesto inicial de inversiones (Tipo II)Programa inicial de hitos

Requerimientos en recursos y tecnología Supuestos / Riesgos


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Eliminación (evaluación) de opciones:Comparación con las restriccionesAnálisis de pertinencia:

Alineación estratégicaPertinencia política, cultural, filosóficaLa obtención de los resultados o productos del proyecto garantizan la obtención de los objetivos propuestos?La consecución de los objetivos propuestos en el proyecto contribuyen a alcanzar la finalidad?

Se dispone de perfiles o se abandona


2.2. Formulación y selección de perfiles de soluciónFormulación y selección de perfiles de soluciónd. Selección de alternativas de solución: preparación y evaluación de las perfiles de soluciónPara cada perfil:

– Refinamiento de:• Declaración del Alcance• EDP conceptual • Estimación del Costo / Plazos:

– Presupuesto de inversiones (Tipo II)– Programa de Metas

• Requerimientos en recursos y tecnología • Supuestos / Riesgos

– Preparación de estudios de prefactibilidad


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Evaluación (eliminación) de perfiles:Comparación con las restriccionesAnálisis de pertinenciaEvaluación de prefactibilidad

Prefactibilidad técnica, Prefactibilidad social / ambientalPrefactibilidad económica y financiera

Análisis de Riesgos

Se dispone de ALTERNATIVAS DE PROYECTO(recomendable entre 1 y 3) o se abandona


3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyectob. Formulación y evaluación de las alternativas de solución

Estudio de mercado: ingresos Identificación plena de fuentes de financiaciónEvaluación:

Estratégica y política, Económica y financieraSocial y ambientalTecnológica

c. Selección de la mejor alternativaMétodos y Técnicas de selección

Se tiene un proyecto o se abandona?Si se tiene un proyecto seleccionado:

MEMORIA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO


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3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyecto

Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen.

Refinamiento mayor de las etapas anteriores, que permite generar soportes más confiables a la evaluación.



a. Preparación de las alternativas de solución• Identificación plena de cada alternativa:

– Planificación y Definición del Alcance: Revisión y refinamiento de la Declaración del alcance y EDP conceptual

(Incluye revisión del Documento de Identificación del Problema)

– Revisión del Programa de Hitos y presupuesto de inversión– Revisión de los requerimientos de recursos y tecnología– Análisis de riesgos– Supuestos


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3.3. Formulación y evaluación de alternativas de Formulación y evaluación de alternativas de solución y selección de un proyectosolución y selección de un proyectoMemoria de Aprobación del Proyecto

Memoria de Identificación del ProblemaAlcance:

Declaración del Alcance (Planificación del alcance*)EDP conceptual

Programa de Hitos (Planificación del tiempo*)Presupuesto Tipo II (Planificación del costo*)Análisis de RiesgosSupuestosEvaluaciónActa de aprobación(Planificación de la organización de dirección: director y equipo)Anexos (soportes)

Componente de planificación de la fase conceptual



c. Selección de un proyecto:Se requiere el manejo de métodos y técnicas de selección de alternativas de proyectos. Algunos métodos y técnicas:Métodos no numéricos

Alternativas impuestasNecesidades operativasNecesidades competitivas

Métodos numéricosSolo estudio económicoBasados en puntajes

Modelo 0-1 no ponderadoModelo no ponderado con escalasModelo ponderado con escalas


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ORGANIZACIÓN:Diseño de la organización del proyecto: cargos, roles, funciones(Estructura de Desagregación de la Organización EDO)Definición del equipo de dirección

Director del proyectoEquipo de dirección

Definición de los equipos operativosDesarrollo de los equipos

Selección y vinculación del equipo de dirección al proyectoElaboración del Manual de dirección

Redacción de procedimientosElaboración de la Matriz de responsabilidades(Relaciones entre Áreas funcionales y la dirección del proyecto

II. Fase de Diseño – Etapa de Organización (Inversión)

PLANIFICACIÓN:a. Planificación y Definición del AlcanceDiseño básico: Determinación de las especificaciones de los productos del proyecto

Diseño de detalle: Procesos de construcción o fabricaciónRefinamiento del alcance

Ajuste de la Declaración del AlcanceAjuste de la EDP conceptual � EDP de desarrollo

Establecer el sistema de control del alcance (Plan de Manejo del Alcance)


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b. Planificación del Tiempo y el costo• Elaboración del Programa Maestro (Cronograma línea base)

• Elaboración de Presupuestos Tipo III y IV (Presupuesto línea base)

• Encaje de programas y presupuestos• Elaborar los procedimientos de control del tiempo y del costo


PLANIFICACIÓN:c. Actividades complementariasDiseñar y poner en marcha el sistema de comunicaciones (incluido el sistema de información)

Establecer el sistema de dirección y control del riesgoEstablecer el sistema de dirección de la calidad (planificación de la calidad)

Poner en marcha el sistema de dirección de los aprovisionamientos (planificación de adquisiciones y proveedores)

Construcción del Plan del Proyecto


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Poner en marcha el proyecto (a):Vinculación de personal operativoDesarrollo de equipos de trabajoEjecución de la línea base del proyecto (cronograma y

presupuesto línea base): Implementar los paquetes de trabajo de la EDP de desarrollo y ejecutar el presupuesto

Elaboración de Programas detalladosControl de la línea base del proyecto: alcance, plazos, costos

III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión)

• Dirección de las comunicaciones del proyecto: Secretaría técnica del proyecto

– Distribución y almacenamiento de información– Administración del Sistema de información

• Consecución de créditos• Solicitud de permisos a autoridades• Adquisición de materiales, equipos y servicios

necesarios: Administración de proveedores (contratos)– Negociación de tecnología– Compra de equipos y servicios

• Aseguramiento y control de la calidad• Seguimiento y control de riesgos

III. Fase (Etapa) de Ejecución y Control (Inversión)

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Entrega formal de resultadosPreparación de informe final:Evaluación expostElaboración del INFORME FINAL DEL

PROYECTOPresentación de informe final (acta de cierre)Lecciones aprendidas

Cierre administrativoLiberación de personalCierre contable y financieroArchivo de Memorias del proyecto

Cierre de contratos

IV. Fase (etapa) de Cierre (Desactivación del proyecto)

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