Microsoft Excel aplicado a la...

Microsoft Excel aplicado a laContabilidadAutor: Efraín Ortiz

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Presentación del curso

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlookprincipalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.

El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayordifusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de unaorganización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejorcapacitado para un trabajo como contable.

En este segundo curso aprenderemos el uso del Microsoft Excel aplicado a laContabilidad (herramientas, filas y columnas, celdas, modificaciones, plan decuentas, documentos por cobrar, documentos por pagar, cuentas por pagar aaccionistas, consultas del balance, etc.).

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1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas ymodificaciones

La hoja electrónica

Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemascomputarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es laexcepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirvepara muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicascomo Lotus 123 y Q-pro.

Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogidoesta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareasdiarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software,en razón de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para quese adapte a los propósitos de la Contabilidad.

Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que laspersonas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimodesempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser demucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos aobservar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menúprincipal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús,ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú

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principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferiorencontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción paraincrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existenmuchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos máscomplejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier casose las puede guardar en un solo archivo.

Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadascon números, mientras que las columnas están designadas con letras, las filas vannumeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con laletra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar enla siguiente imagen

Celdas

Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles dealmacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejansu posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Todainformación que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamenteidentificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales setrabaja.

Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizaciónexacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango de celdas;es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejoridentificación de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7,donde aparece la selección de la primera y última celda.

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La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar variasoperaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, también sirve para darun nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando.

Modificaciones

Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamosacontinuación:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercarel cursor a la parte inferior del número de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que elalto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. De igual forma paraampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derechade la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlohacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

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2. Principales herramientas y ayudas

Opciones de Autorelleno

Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar variastareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones deautorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año, bastacon escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con losnombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derechade la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz delcursor toma una forma más delgada, es entonces que debemos mantener oprimidoel botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenencon los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lopodemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando ellunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el díadomingo, si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otravez el día lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los números no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcanlos siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una

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ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos,para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2,luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito,aparecerá entonces

Centrar datos en las celdas

Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacerclic en el ícono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno

También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, paraesto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es quese colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a

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continuación

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color queconsideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono yobservaremos lo siguiente:

Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menúINICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este,acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecerá un pequeño recuadro detexto donde se explica la función de cada uno de ellos, de modo que su uso solo escuestión de práctica.

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3. Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación,división y exponenciación

Operaciones básicas

Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operacionesbásicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.

Suma

Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que seansusceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un datoalfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Exceldará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula eserróneo.

Suma de celdas individuales

Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos arealizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos elcursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = yseguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguientecelda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestraen la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamoscolocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono desumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luegoque damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de formaautomática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

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Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de formahorizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a lasuma del rango A3:D3.

Resta

Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con lossignos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celdadonde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas,

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es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dosvalores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celdaC8.

También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dosvalores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250),restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicación

Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo =colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda paraingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, elresultado de multiplicar =A3*A4.

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División

Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luegoutilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en lacelda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece=C4/C5.

Exponenciación

Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel tambiénpuede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemploutilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismoelevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

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4. Software contable educativo desarrollado enMicrosoft Excel

Antecedentes

El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones,ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fineseducativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, sepuede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar delexcepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otrospropósitos.

La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaronal mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñarun software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario,vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona elsistema.[1]

Introducción al Software Contable

Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de formastandard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en estecaso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propósitos:

Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General

Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta

Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación

Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General

Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar alsistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye elprograma.

Diario General

En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de laentidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superiorizquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre elrango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, esterecuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar ennuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permiteconsultar desde la primera hasta la última cuenta.

En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa sellamará MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con lascolumnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son:fecha, comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en formaautomática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias paracada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito.

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cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito.

Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botón con el nombre de“Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, estebotón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya seha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para queeste botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia deseguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas, haciendo clic en“Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clicen “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:

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En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, comomedida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengancuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de loscréditos en cada asiento contable.

Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cadaasiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #),egreso(CE #) o diario(AD #).

Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimirtodas las páginas que se hayan utilizado en el período contable, cabe anotar que enocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario, en ese caso solo se imprimirálas páginas utilizadas.

Macro

Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que puedenaccionarse con un botón o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan conel objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carácter repetitivo.

Libro Mayor

Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta, contiene lossiguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente elsaldo en cualquier momento del período contable, haciendo clic en la cuenta que sedesee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor oacreedor. Consta también de una celda para la fecha en la celda E2.

Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a través

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del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celdaE5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botón“Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente:

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Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamosen la celda E5, esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”, si deseamospodemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hastala página 1, en razón de que no son muchos movimientos y no es necesarioimprimir todas las páginas, pues sería algo innecesario.

Balance de Comprobación

Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto lassumas como los saldos se encuentren cuadrados, también nos permiten hacer unaclasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informaciónnecesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

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Balance General

Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas deactivo, pasivo y patrimonio, esta información la recupera el sistema de la hojaBALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para unmejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

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Estado de Resultados

También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve paradeterminar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable, enbase a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hojaBALANCE, la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática alpatrimonio del Balance General.

Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas deresultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del BalanceGeneral, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

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Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas,códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser unprogramador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia enel manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad.

Cuando ya está listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos conun buen criterio contable, todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquierotro software contable como comprenderá el lector del presente curso, no podemosahondar más en el tema, pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está alalcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en elportal de “Libros en red”. El libro indica paso a paso como se debe proceder paraconcluir con éxito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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5. Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación

Plan de Cuentas

Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que esuna lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad.

Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesoscontables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: Noes lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado.

Requisitos del Plan de Cuentas

Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, paraque pueda adaptarse a la evolución de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener unsistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación porgrupos.[1]

Estructura, clasificación y codificación

Ejemplo:

1. ACTIVO GRUPO

1.1. ACTIVO CORRIENTE SUBGRUPO

1.1.1. CAJA CUENTA

1.1.1.01 CAJA GENERAL SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en basea un grupo principal que puede ser:

Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos.

A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existenplanes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número paradiferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.

Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerarlas cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguienteestructura:

2. PASIVO GRUPO

2.1. PASIVO CORRIENTE SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo:

2.1.1. CUENTAS POR PAGAR CUENTA

2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo:

2.1.1.01 CxP Luis Santacruz SUBCUENTA

2.1.1.02 CxP Gonzalo Peña SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para suidentificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Parael caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuentatermina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para losasientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemosun código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguientemensaje: #N/A

A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:

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MODELO S.A.

PLAN DE CUENTAS

FECHA septiembre 7, 2009

1. ACTIVO

1.1. ACTIVO CORRIENTE

1.1.1. CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO

1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL

1.1.1.10 CAJA GENERAL

1.1.1.20 CUENTA CONTROL

1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4

1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO

1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL

1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES

1.1.2.01 CLIENTES QUITO

1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL

1.1.2.03 CLIENTES CUENCA

1.1.2.04 CLIENTES MANTA

1.1.3. (-)PROV CTAS INCOBRABLES

1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES

1.1.4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS

1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES

1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES

1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA

1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE

1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA

1.1.6.03 IVA EN COMPRAS

1.1.7. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS

1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAÑA

1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO

1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO

1.2. ACTIVO FIJO

1.2.1. TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES

1.2.1.01 TERRENO

1.2.2. MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES

1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA

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1.2.3. VEHICULOS

1.2.3.01 VEHICULOS

1.2.4. OTROS ACTIVOS FIJOS

1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR

1.2.5. (-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.3. ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.1. GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION

1.3.2. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS

1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS

1.3.3. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA

1.3.4. (-)AMORTIZACION ACUMULADA

1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA

2 PASIVO

2.1. PASIVO CORRIENTE

2.1.1. CUENTAS POR PAGAR

2.1.1.01 PROVEEDORES

2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR

2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR

2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR

2.1.3. PROV SOCIALES POR PAGAR

2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO

2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO

2.1.3.03 VACACIONES

2.1.4. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS

2.1.4.01 APORTE PATRONAL

2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL

2.1.4.03 FONDO DE RESERVA

2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS

2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1%




2.1.4.09 IVA EN VENTAS

2.1.4.10 RETENC. IVA 30%

2.1.4.11 RETENC. IVA 70%

2.1.4.12 RETENC. IVA 100%

2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS

2.1.5. OTROS PASIVOS CORRIENTES

2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS

2.2. PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE

2.2.1. CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO

2.2.2. OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO

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3. PATRIMONIO

3.1. PATRIMONIO NETO

3.1.1. CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO

3.1.1.01 CAPITAL

3.1.2. RESERVAS

3.1.2.01 RESERVA LEGAL

3.1.2.02 OTRAS RESERVAS

3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES

3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO

4. INGRESOS

4.1. INGRESOS OPERACIONALES

4.1.1. VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS

4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA

4.1.2. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS

4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA

4.1.3. EXPORTACIONES

4.1.3.01 EXPORTACIONES

4.1.4. (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES

4.2.1. OTROS INGRESOS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS

4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS

4.2.1.03 OTRAS RENTAS

5. GASTOS

5.1. COSTO DE VENTAS

5.1.1. COSTO DE VENTAS

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS

5.2. GASTOS DE ADMINIST Y VTAS

5.2.1. SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS

5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO

5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO

5.2.1.04 VACACIONES

5.2.1.05 FONDO DE RESERVA

5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL

5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL

5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS

5.2.2.02 PUBLICIDAD

5.2.3. GASTOS DE GESTION

5.2.3.01 GESTIONES VARIAS

5.2.4. AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX

5.2.4.01 AGUA

5.2.4.02 LUZ

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5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX

5.2.4.04 INTERNET

5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS

5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP.

5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS.

5.2.6. DEPREC DE BIENES Y AMORT.

5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS.

5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.

5.2.6.03 AMORTIZACIONES

5.2.7. CTAS INCOB Y BAJA DE INV.

5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES

5.2.8. INTERESES Y COMISIONES

5.2.8.01 GASTO INTERESES

5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS

5.2.9. OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.

5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE

5.2.9.02 ARRIENDOS

5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE

5.2.9.04 TRANSPORTE

5.3. GASTOS NO OPERACIONALES

5.3.1. PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ.

5.3.2. OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

[1]http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basica-plan_de_cuentas/12594-6

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6. Contabilidad especializada. Las operacionescomerciales

Contabilidad especializada

Por cuanto la Contabilidad permite obtener información útil sobre las operacionesde las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que laespecialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas.

Se puede considerar como especializaciones, las siguientes:

Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidadBancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidadHoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria, etc. [1]

Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, enespecial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en términos generales puedenconservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveerinformación financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma dedecisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas,clientes, empleados y público en general. En consecuencia se originan diversasramas, de las cuales las más importantes son:

Contabilidad Financiera

Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios lastransacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientoseconómicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura ausuarios externos a la organización.

Contabilidad Administrativa

Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración,con orientación pragmática destinada a facilitar, las funciones administrativas deplaneación y control así como la toma de decisiones.

Contabilidad Fiscal

Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligacionestributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. [2]

Las operaciones comerciales

Denominadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio debienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer lasnecesidades de la colectividad. Toda transacción tiene dos partes, una que entrega yotra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia,la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de losregistros contables. Esta documentación se debe archivar adecuadamente. Elcomerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y suscomprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todopunto la liquidación de sus negocios, y diez años después.

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La especialización de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su formaparticular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y laContabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar unejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilización de la cuentaInventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que seencuentran en proceso de fabricación, mientras que en la ContabilidadAgropecuaria, existe una cuenta para describir una situación similar con la cuentaCosechas Pendientes.

Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial porejemplo, cuando se compensa el desempeño de sus empleados y se aplica un “bonode cumplimiento”, por el mismo concepto en una empresa de transporte aéreo paracompensar el desempeño de los tripulantes, se aplica el concepto “bono pormillaje”. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresasdependiendo de la especialización de la Contabilidad que se vaya a aplicar.

[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edición, Pág. 3

[2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pág. 3

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7. Cuentas y documentos por cobrar

Cuentas por Cobrar

Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por elotorgamiento de crédito sin documentos para el cobro, es decir se basa más, en laconfianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventasrealizadas o por la prestación de algún servicio.

Clasificación de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan losclientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta.

Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que losfuncionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos,anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.

Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales comoanticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o pérdidas entreotros.

Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activocorriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lomás pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclonormal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de docemeses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir enel de otros activos.

Cuentas Incobrables

Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cualse encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarsecomo un gasto.

Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son:

1- Método del % de las Ventas Netas a Crédito. (2% sobre el valor a venta a crédito)

Ejemplo:

Veamos:

Ventas a crédito 725,000.00

Estimación de Cuentas

Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

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2- Método del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta acrédito)

Ejemplo:

Veamos:

Ventas a crédito 725,000.00

Estimación de Cuentas

Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

3- Método del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en formaindividual por cada cliente).

Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%)

Casa Pérez 200,000.00 (3%)

Casa el Toro 200,000.00 (5%)

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estasdeben de aparecer en el renglón del activo y deben ser canceladas, Para cancelarestas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

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Documentos por Cobrar

Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legalse solicita al cliente que firme un documento denominado pagare.

Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociablesentre lo que tenemos:

El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fechaestipulada futura.

La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento notiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de laentidad emisora.

Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360)

Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentospor Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasade interés y la fecha de vencimiento.

Documentos por Cobrar descontados

Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos porendoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a vecesdeducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazono expirado.

Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para elque vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Estedebe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos porcobrar.

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8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio

Cuentas por Pagar

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos ocontratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior adoce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimientoes a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cadadocumento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pagoefectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras oindemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada períodoeconómico, deben reclasificarse a Corto Plazo.

Principios y Procedimientos de Control Interno

Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pagosegún controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarseexpedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente Informede Recepción(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose lasfacturas con el sello de “Pagado”.Es preciso mantener al día los mayores auxiliaresde Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldosenvejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarsepor cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarsepor la Dirección.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, debencontrolarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmenterecibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos losmayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas decontrol correspondientes.[1]

Procedimientos de Comprobación Interna

Cuentas por Pagar Corto Plazo

Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificaciónde los documentos en los expedientes de pago por acreedores(proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a lanaturaleza de estas cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas(más de 30 días).Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo asu contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades paradeterminar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligacionespendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios depago.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta encada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Análisis por edades

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comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de unaño.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar lasobligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras(contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]

Documentos por Pagar

De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés oletras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito,igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firmade pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos delos valores por los cuales nos han concedido el crédito.

Letra de cambio

Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague unadeterminada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) aun tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Dala orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pagofirmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tantoresponsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para queel acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma dedinero en el tiempo señalado.[3]

[1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar

[2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar

[3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio

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9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes parafuturas capitalizaciones

Cuentas por Pagar a Accionistas

Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita más inyección decapitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse deuna empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estasempresas no son sujetos de crédito, por tanto no tienen acceso a los créditos queestas instituciones otorgan, por esta razón es necesario convocar a una reunión delos accionistas para tratar este particular.

Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes económicospara que la empresa siga adelante, es entonces cuando se hace necesario abrir en laContabilidad, una cuenta denominada “Cuentas por Pagar a Accionistas” con lafinalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa puedacontinuar operando.

Para ilustrar de mejor manera esta situación, vamos a suponer que el señor IvanMartinez, socio de la empresa Modelo S.A. decide aportar con $ 5.000 para inyectarmas fondos al negocio. El asiento contable se mostraría de la siguiente manera:

Es conveniente que por cada aportación se realice un asiento diferente, para llevarun registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro.Cuando ya se realice la devolución de estos valores, el asiento contable sería essiguiente:

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Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de unaempresa nueva y aún no llega al punto de equilibrio (punto en el cual los ingresosgenerados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estasaportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $10.000 por un período de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuentaadicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que podemos calculardirectamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la fórmula:=10000*15%*180/360

Aportes para futuras capitalizaciones

Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunosaccionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones,es decir estos fondos a futuro, pasarán a formar parte del capital y se incrementaráel patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del socio Sr.Iván Martínez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURASCAPITALIZACIONES.

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Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, elregistro contable será el siguiente:

Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES secierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL.

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10. Consultas del mayor general y balance decomprobación

Consultas del Mayor General

Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada, es necesariorealizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, también paraasegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamosen su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargoeste método dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamentelos saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuentacon todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cercade cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Código, Débitos,Créditos y Saldo.

A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.

Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto delos dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre elriesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad. Es necesariorealizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información serefleje en el Mayor, como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológicode los cheques emitidos, así como también de los depósitos realizados en la cuentaBANCO DEL PICHINCHA.

De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemosinformación, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos aobservar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y segúnnormas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos,como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.

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Consultas al Balance de Comprobación

De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a laHoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma más panorámica algunascuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momentodado, en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.

Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un montode 100,00 dólares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de19.990,00 dólares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DELPICHINCHA tenemos 44.187,93 dólares, también vemos que a nuestros CLIENTES deQUITO hemos cobrado los $ 9.990,00 de crédito concedido. Hemos entregadoANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas ycada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea generalde cómo está marchando la empresa.

En esta hoja también podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupación devalores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para laContabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJAGENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que:

CODIGO CUENTA NIVEL

1. ACTIVO PRIMERO

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1. ACTIVO PRIMERO

1.1. ACTIVO CORRIENTE SEGUNDO

1.1.1. CAJA, BANCOS TERCERO

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO CUARTO

1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL CUARTO

1.1.1.10 CAJA GENERAL CUARTO

1.1.1.20 CUENTA CONTROL CUARTO

1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA CUARTO

1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO CUARTO

1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL CUARTO

1.1.2. CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES TERCERO

1.1.2.01 CLIENTES QUITO CUARTO

1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL CUARTO

Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirloasí, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercernivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance deComprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, más CAJA GENERAL $19.990,00, más BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel.

Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de lascuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, porúltimo los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO.Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación, verificar quelos valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión, hemosobtenido Utilidad o Pérdida, como podemos observar en la siguiente imagen.

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En esta revisión hemos podido comprobar que los débitos coinciden con loscréditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto elBalance está cuadrado y además observamos que hemos obtenido una utilidad de7.708,42 dólares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa.

La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es elobjetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasioneslos gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivosnecesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendría que liquidar laempresa, es decir cerrar las operaciones.

Como podrá darse cuenta el lector es muy importante la información que revele laContabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto aincrementar la inversión, revisión de gastos, definir políticas para aumento deventas, etc. Y por supuesto toda esta información debe estar debidamenterespaldada con todos los documentos fuente.

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